CONTRATO ADMINISTRATIVO

No. 038-2016 INFORME MES DE DICIEMBRE DE 2016 MODIFICACION

DE CONTRATO ADMINISTRATIVO

No. 05-2016 ASISTENTE DE SECRETARÍA EJECUTIVA

Informe de Actividades mes dediciembre /2016.

RESUMEN

Se realizó el trabajo en base al marco que establece el contrato

Administrativo No.038-2016, para la prestación de Servicios

Técnicos a Secretaría Ejecutiva del Comité Nacional de

Alfabetización -CONALFA-, en el mes de Diciembre del año en

curso.

El trabajo desarrollado fue garantizar la importancia del proceso

de Alfabetización del año 2016 y el de gestiones presentadas

ante el despacho de Secretaría Ejecutiva.

El informe incluye la descripción de las principales acciones

realizadas y ejecutadas.

Informe de Actividades mes dediciembre /2016.

FUNCIONES PRINCIPALES

a. Enviar documentos vía correo electrónico y/o física

b. Tomar dictado de la Secretaria Ejecutiva

c. convocar a reuniones al Consejo Técnico según instrucción de la

Secretaria Ejecutiva d. Atender y dar seguimiento a procesos importantes

e. llevar registro de la agenda de la Secretaria Ejecutiva

f. Apoyo en la coordinación de actividades a. Atención a llamadas telefónicas h. Recepción y envio de correspondencia

i. colaboración de eventos donde se necesite asistencia protocolaria.

j. preparar documentos para reuniones del CONALFA, Consejo Directivo, Comisión Mixta, Consejo Técnico y Coordinadores

Departamentales. k. Atención a los visitantes I. Recepción, registro y distribución de documentación que ingresa a

la oficina m. Elaboración de providencias, oficios, circulares y nombramientos

oficiales n. Archivo de documentos o. Agenda de las actividades que asistirá el Secretario Ejecutivo

p. Recepción y control de llamadas telefónicas que ingresen a la

oficina q. Apoyo logístico en las diferentes actividades

r. Trasladar documentación oficial hacia las diferentes instancias a

nivel nacional. s. Apoyo logístico y protocolo a las diferentes reunión con ministros y

viceministros. t. Elaboración de Convocatorias Oficiales. u. Notificar información a las diferentes instancias de los

departamentos. v. Apoyo a la Secretaria Ejecutiva. w. Preparar actas de I euniones en la cual se participa

Informe de Actividades mes dediciembre /2016.

1. SECRETARÍA EJECUTIVA

1.1 Recepción de Documentos

Recepción solicitudes e informaciones tanto físicas como vía electrónica

para su respetivo análisis con el fin de cumplir el trabajo emanado.

1.2 Análisis

Se da seguimiento para viabilizar documentos internos y externos dirigidos

a la Secretaria Ejecutiva, con la finalidad de una respuesta objetiva y

procedente, determinando un tiempo de entrega.

1.3 Seguimiento a los documentos que ingresan al despacho de la

Secretaria Ejecutiva.

1.4 archivar y llevar el control del área.

2 SEGUIMIENTO A LA AGENDA DIARIADE LA SECRETARIA EJECUTIVA

2.1 objetivos

a) Asistir, coordinar y ejecutar las actividades establecidas en la

gerencia a fin de asegurar el cumplimiento de las metas

establecidas en tiempo y forma.

b) realizar las gestiones necesarias para asegurar la ejecución lo

programado en el mes.

c) Revisión con periocidad la planificación de la agenda y

funciones.

Informe de Actividades mes dediciembre /2016.

d) Dar seguimiento,confirmar y asegurarque se cumpla con lo

programado, priorizandoa nivel de importancia.

3 RECEPCION Y REALIZACION DE LLAMADAS

3.1 Convocatorias

Se realizaron convocatorias para reuniones programadas vía

reieit...n1ILU y I IS..10 I

fin de de abordar temas de de suma importancia, dirigidas por

Secretaría Ejecutiva.

3.2 Recepción de llamadas internas y externas con el fin de emitir

respuesta a solicitudes.

4 DOCUMENTOS

4.1 Oficios

Se procedió con la logista de reuniones y/o sesicnes programas por tal

motivo, se elaboraron oficios mismos que fueron dirigidos al Departamento

Je Compras para los efectos correspondientes, con la autorización de la

Secretaria Ejecutiva, asimismo oficios que fueron enviados a diferentes

unidades de oficinas Centrales, como también a entidades externas.

4.2 Suscripción de Actas:

en el cuadro siguiente se detallan las sesiones programadas a las cuales se

participó:

Informe de Actividades mes dediciembre /2016.

Cant. Sesión/Reunión Fecha

1 Sesión ordinaria de Consejo Directivo del Comité

Nacional de Alfabetización -CONALFA-. 8-12-2016

2 Sesión ordinaria del Comité Nacional de Alfabetización -

CONALFA- 8-12-2016

3

Sesión extraordinaria de Consejo Directivo del Comité Nacional de Alfabetización -CONALFA-. 16-12-2016

5. COORDINACION Y LOGISTICA DE SESIONES PROGRAMADAS DEL COMITÉ NACIONAL DE ALFABETIZACION -CONALFA-

5.1 OBJETIVOS

• Planificación

• Organizar (logística).

• Manejo de la reunión (presidir / facilitar).

• Seguimiento (resultadosefectivos).

5. 2 DESARROLLO

Para la importancia a las sesiones programadas del Comité Nacional de

Alfabetización se tornaron los siguientes acciones en orden de

importancia:

• Coordinación del lugar donde se llevo a cabo la sesión.

• Solicitud de puntos para incluirlos en las agendas a los integrantes

del Consejo Técnico y documentos de soportes correspondientes

Redacción y envío de Convocatoria física a cada miembro del

Comité Nacional de Alfabetización.

• Redacción y envío de agenda a tratar vía correo electrónico a

cada miembro del Comité Nacional de Alfabetización -CONALFA-.

• Coordinación de transporte de traslado de miembros del Comité

Nacional de Alfabetización al lugar programado de la sesión.

• Coordinación de transporte de traslado del personal de apoyo que

participó en sesiones programadas.

Informe de Actividades mes dediciembre /2016.

Auí ly Re •ell Fran o Quin

Asisté e de Secr taría Ejecutiva

Vo.Bo. Li da. Ju a Victoria • 41, s *lineros

Secretaria Ejecutiva

-CONALFA-

• Preparación de carpetas que se entregarían a cada miembro

participante a las sesiones, para sustentar cada punto de la agenda.

• Realización de llamadas para confirmar la participación, debido a

que es importante la verificación de quórum para poder llevarse a

cabo la sesión programada.

• Preparación de listado de asistencia, para dejar constancia de la

participación a las sesiones llevadas a cabo.

• Solicitud de alimentos, al departamento de Compras.

o. ACTIVIDADES r'ItOGkAivtADAS

En la siguiente tabla se detallan las actividades programadas en la cual se

participó, para este fin se socializó con Secretaría Ejecutiva la temática a

ser desarrollada.

No. Fechas

1 Sesión Ordinaria de Consejo Directivo 8 de diciembre 2016 L Sesión de Extraordinaria del Comité Nacional

de Alfabetización 8 de diciembre 2016

Sesión Ordinaria de Consejp Directivo 16 de diciembre 2016

Aten lamente:

Informe de Actividades mes dediciembre /2016.

INFORME FINAL DE ACTIVIDADES CONTRATO No.038-2016

Contratista: Aurely Rosibell Franco Quin

Objeto del Contrato: Prestar los Servicios Técnicos para desarrollar actividades de Asistente de Secretaría Ejecutiva.

Periodo del Contrato: Enero - Diciembre de 2016.

INTRODUCCION

Se realizó el trabajo en base al marco que establece el contrato

Administrativo No. 038-2016, para la prestación de Servicios

Técnicos a Secretaría Ejecutiva del Comité Nacional de

Alfabetización -CONALFA-, del mes de enero al mes de

diciembre del presente año.

El trabajo desarrollado fue en cumplimento a las asignaciones

según contrato, garantizando la importancia del proceso de

Alfabetización del 2016.

El informe incluye la descripción de las acciones realizadas,

ejecutadas y presentadas que garantizaron el desempeño en la

ejecución de las funciones en el marco de lo que establece el

Contrato Administrativo antes mencionado.

A continuación se detallan las acciones que se realizaron en el

periodo comprendido del mes enero al mes de diciembre del año

2016.

• Elaboración y envío de 150 Convocatorias de Consejo Directivo.

• Elaboración y envío de 272 Convocatorias del Comité Nacional de Alfabetización.

• Suscripción de 22 Actas de Consejo Directivo.

• Elaboración y redacción de 11 Actas del Comité Nacional de Alfabetización.

• Elaboración y envío de 15 Convocatorias de Comisión Mixta

• Asistencia y logística de Reuniones de Consejo Técnico.

• Participación en 10 reuniones de Comisión Mixta.

• Elaboración y redacción de 30 Certificaciones de Actas solicitadas por diferentes unidades de Oficinas Centrales.

• Recepción, clasificación y registro de documentos que ingresan y egresan del despacho de la Secretaria Ejecutiva.

• Generación de documentos.

• Archivo de toda documentación ingresada diariamente.

• Atención a las personas que se presentan a las audiencias ante Secretaría Ejecutiva.

• Atención a llamadas que ingresan a Secretaria Ejecutiva.

• Elaboración de 525 oficios dirigidos a diferentes Unidades de oficinas centrales como también a entidades externas.

• Redacción y envío de Información por correo Electrónico

• Redacción y envío de Respuestas a información ingresa por Correo Electrónico.

• Envío interno de documentos a Unidades Especificas.

• Solicitud de documentos que se encuentran en archivo y digital solicitados.

• Asistencia a la agenda diaria de la Secretaria Ejecutiva.

• Recepción, control, registro y notificación de mensajes vía telefónica.

• Establecer contactos tepefónicos con personal interno y externo a requerimiento del secretario Ejecutivo.

• Desarrollo de la logística vinculada con reuniones ordinarias y extraordinarias celebradas por el Consejo Directivo, Comité Nacional de Alfabetización, Comisión Mixta, Consejo Técnico y con coordinadores Departamentales.

Atentamente:

Aurely Rosibell Franco Quin Asistente de Secretaria Ejecutiva -CONALFA-

Vo. Bo.

Licen a a Vict aldés Molineros Secreta ria Ejec a

-C • ALFA-

• Desarrollo de la logística vinculada con reuniones

ordinarias y extraordinarias celebradas por el Consejo Directivo, Comité Nacional de Alfabetización, Comisión Mixta, Consejo Técnico y con coordinadores Departamentales.

Atentamente:

sitresTrfra o Quin As ni de Sec taria Ejecutiva -CON FA-

Vo. B

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Licen catea Ji 17"'"a Victtri-Ialdés Molineros

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Secreta ria Ejec tiva -C • ALFA-