Control de Documentos y Registros - FYM

PROCEDIMIENTO VIGENCIA: 06/03/2015

GESTIN HSEQ VERSIN: 01 CONTROL DE DOCUMENTOS Y

REGISTROS Pgina 1 de 7

COPIA CONTROLADA

1. OBJETIVO(S) 1.1 Este procedimiento tiene por objeto definir las actividades o tareas referentes al manejo,

uso y control de los documentos y registro que sean parte operativa, normativa y legal del desarrollo normal de las actividades de la organizacin y su Sistema de Gestin Integral.

1.2 Asegurar y controlar el debido proceso de identificacin, recuperacin, retencin, archivo, almacenaje y proteccin de los registros que se generen durante el desarrollo normal de las operaciones del Sistema de Gestin Integral de la organizacin.

2. ALCANCE Este procedimiento aplica a todos los documentos internos, externos y registros que son parte de la evidencia y gestin operativa del Sistema de Gestin Integral de la organizacin. 3. RESPONSABLE Coordinadora Administrativa 4. DEFINICIONES a) Aprobacin: Accin de verificar la correspondencia entre el contenido de un documento

con las polticas, objetivos y/o requisitos que deben ser cumplidos para la realizacin de una actividad.

b) Control de Documentos: Son las directrices dadas para la elaboracin, modificacin, revisin, aprobacin, distribucin, anulacin y/o eliminacin de documentos internos del Sistema de Gestin de Integral.

c) Copia Controlada: Es la copia autorizada por el Coordinadora Administrativa, de los documentos internos o externos que regulan la ejecucin de las actividades correspondientes a cada uno de los procesos del Sistema de Gestin Integral, los cuales se encuentran relacionados en el Listado Maestro de Documentos Internos.

d) Copia No Controlada: Copia de documentos internos con fines informativos o de entrenamiento que debe llevar la expresin DOCUMENTO NO CONTROLADO en la parte inferior derecha del documento.

e) Documento: Toda informacin contenida en cualquier medio o soporte.

f) Documento Obsoleto: Es aquel que ya no es vigente para la ejecucin de las actividades de la organizacin.

g) Documento Externo: Son todos aquellos requeridos por la organizacin, que son emitidos por entes externos o autoridades responsables del control y la vigilancia del desarrollo normal de las actividades de las organizaciones. Por ejemplo: libros de consulta, guas, catlogos, normatividad legal, etc.

h) Documento Vigente: Es aquel que las dependencias requieren, debido a que en ellos se establecen los requisitos y/o requerimientos actuales para el desarrollo de sus actividades.

i) Documentos Internos: Documentos que describen el desarrollo normal de las




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actividades y que son generados al interior de la organizacin, tales como: Manuales, procedimientos, instructivos, formatos, entre otros.

j) Formato: Documentos que sirven para consignar datos generados en una actividad desempeada, con el nimo de proporcionar evidencia de dicha actividad o presentar resultados obtenidos.

k) Procedimiento: Documento que describe la forma especfica para llevar a cabo las actividades de un proceso.

l) SGI: Sistema de Gestin de Integral.

m) Versin del Documento: Indica el nmero de veces que un documento ha sido modificado. Se parte del inicial 01.

n) Registro: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de las actividades desempeadas.

5. ACTIVIDADES 5.1 Aprobacin y entrega de documentos internos

La Coordinadora Administrativa en colaboracin con el Gerente General y Sub Gerente de la organizacin, revisan y aprueban todos y cada uno de los documentos que se generen al interior del Sistema de Gestin Integral; por lo tanto, la evidencia de dicha gestin se podr visualizar en el formato ACTA DE APROBACIN DE OPERACIONES DEL SISTEMA DE GESTIN INETGRAL. De igual forma, para el caso de los procedimientos, manuales y/o instructivos establecidos al interior del Sistema de Gestin Integral de la organizacin, su aprobacin se ver reflejada en el siguiente cuadro de firmas, el cual ir adjunto al mismo documento: Elaborado por: Nombre del funcionario. Cargo del funcionario,

Revisado por: Nombre del funcionario. Cargo del funcionario,

Aprobado por: Nombre del funcionario. Cargo del funcionario,

Firma del funcionario. Firma del funcionario. Firma del funcionario. Fecha de la firma del funcionario.

Fecha de la firma del funcionario.

Fecha de la firma del funcionario.

Posteriormente, estos documentos ingresarn a la base de datos correspondiente al LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS Y REGISTROS, en el cual se desarrollar un debido proceso de fcil identificacin y legibilidad, teniendo en cuenta la siguiente informacin:

a) Nombre del documento. b) Tipo de documento: Se identificar si es manual, procedimiento, instructivo o formato. c) Proceso al que pertenece el documento.




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d) Fecha de emisin: Esta fecha corresponder a la fecha de aprobacin y distribucin del

documento.

e) Formato en el cual se encuentra el documento, ya sea Word, Excel o PDF. f) Ubicacin tanto fsica y/o magntica del documento. g) Identificacin del usuario responsable del almacenamiento, proteccin y diligenciamiento

del documento.

Para efectos de entregar los documentos debidamente aprobados a cada uno de los responsables de su proteccin, custodia y diligenciamiento, la Coordinadora Administrativa debe diligenciar el formato ACTA DE APROBACIN DE OPERACIONES DEL SISTEMA DE GESTIN INTEGRAL, registrando toda la informacin suficiente y necesaria para identificar a cada uno de los usuarios de dichos documentos. 5.2 Rotulacin de los documentos internos La rotulacin que permitir identificar los documentos internos del Sistema de Gestin Integral ser la siguiente, atendiendo a las siguientes caractersticas:

LOGOTIPO DE LA ORGANIZACIN.

TIPO DE DOCUMENTO: FORMATO, MANUAL, PROCEDIMIENTO O

INSTRUCTIVO

VIGENCIA: FECHA DE

APROBACIN Y EMISIN

DEL DOCUMENTO.

Dd/mm/aa

PROCESO AL CUAL PERTENECE EL DOCUMENTO

VERSIN CON LA SE EMITE EL DOCUMENTO

##

NOMBRE DEL DOCUMENTO PAGINACIN DEL DOCUMENTO.

El campo correspondiente a la VIGENCIA del documento, se constituir como la evidencia suficiente y necesaria para certificar la fecha de emisin y aprobacin del documento de la que se trata en el numeral 4.1 literal d) del presente documento.

5.3 Control de cambios de los documentos internos La Coordinadora Administrativa en colaboracin con el Gerente General y Sub Gerente de la compaa evalan, analizan y aprueban todas y cada una de las actualizaciones y/o modificaciones necesarias para cada uno de los documentos que se hayan estimado para garantizar el desarrollo normal de las operaciones del Sistema de Gestin Integral, por lo tanto, la Coordinadora Administrativa debe registrar todas y cada una de las modificaciones en el formato ACTA DE APROBACIN DE OPERACIONES DEL SISTEMA DE GESTIN




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INTEGRAL, en el cual deber registrar los siguientes aspectos: a) ltima versin aprobada y actualizada del documento. b) Fecha de aprobacin de las modificaciones y versin actualizada del documento. c) Especificacin de cada una de las modificaciones realizadas al documento.

De igual forma, para el caso de todos los documentos aprobados y establecidos al interior del Sistema de Gestin Integral de la organizacin, el debido proceso de Control de Cambios se ver reflejado en el siguiente cuadro, el cual ir adjunto al mismo documento y se registrar la informacin anteriormente descrita:

Versin Fecha Cambios realizados

En el caso de los formatos, una vez implementados no ser necesario adjuntar dicho recuadro. 5.4 Consulta de documentos internos y seguridad de la informacin La Coordinadora Administrativa debe poner a disposicin de los funcionarios de la organizacin, todos y cada uno de los documentos que constituyen el Sistema de Gestin Integral de la misma, para lo cual, debe compartir stos documentos en un punto de acceso y consulta estratgico, y a su vez, asignar un sistema de seguridad que prevenga posibles alteraciones de forma y contenido de stos documentos; para lograr ste objetivo, se han definido los siguientes parmetros de seguridad: a) Los manuales, procedimientos e instructivos que conformen la estructura documental del

Sistema de Gestin Integral de la organizacin, se deben presentar el formato PDF, el cual debe contar con una contrasea de seguridad.

b) Los formatos que se encuentren con la extensin .xls (Archivos elaborados en Excel), debern contar con una contrasea de seguridad en cada una de las filas y columnas que constituyan ste documento.

c) La base de datos en la que se encuentra almacenado toda la informacin del Sistema de

Gestin Integral de la organizacin, deber contar con una contrasea de seguridad asignada por la Coordinadora Administrativa, el cual ser el responsable de su confidencialidad y manejo respectivamente.

5.5 Manejo de los documentos obsoletos En el momento en que la Coordinadora Administrativa en colaboracin con el Gerente General y Sub Gerente de la organizacin hayan aprobado la actualizacin y/o modificacin de algn documento que conforme la estructura formal y documental del Sistema de Gestin Integral de la misma, su versin anterior lo clasificar como obsoleto; por lo tanto, su soporte fsico y digital sern actualizados inmediatamente, registrndose dicha gestin en el formato ACTA DE APROBACIN DE OPERACIONES DEL SISTEMA DE GESTIN INTEGRAL,




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permitiendo as prevenir el uso no intencionado de documentos obsoletos. En el caso que un documento declarado como obsoleto se requiera para algn tipo de operacin especial o ejercicio interno (Auditora Interna, de certificacin, seguimiento y/o re-certificacin), se identificar y conservar hasta finalizar dichas actividades. 5.6 Control e identificacin de documentos externos al Sistema de Gestin Integral de

la organizacin.

Coordinadora Administrativa debe controlar e identificar plenamente los documentos externos al Sistema de Gestin Integral de la organizacin, por efecto a su contenido legal, tcnico, misional, institucional, pedaggico e informativo aportan y garantizan de manera significativa al desarrollo normal de las actividades al interior del Sistema de Gestin Integral de la organizacin; para ello Coordinadora Administrativa debe llevar a cabo sta gestin a travs de la base de datos que se soporta mediante el documento LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS Y REGISTROS, en el cual se suministrar la siguiente informacin: a) Nombre del documento

b) Autor del documento

c) Fecha de edicin

d) Grupo editor

e) Nmero de la edicin

f) Medio en el cual se encuentra (fsico o magntico)

g) Ubicacin del punto de almacenaje y/o archivo

5.7 Identificacin de los registros

Coordinadora Administrativa debe garantizar la identificacin plena de los registros que se generan al interior del desarrollo normal de las actividades del Sistema de Gestin Integral de la organizacin, a travs del diligenciamiento de la base de datos que se soporta con el documento LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS Y REGISTROS, teniendo en cuenta los siguientes parmetros:

a) Nombre del formato sobre el cual se soportar la informacin o los datos obtenidos,

teniendo en cuenta la asignacin que se haya estipulado en la estructura documental del Sistema de Gestin Integral de la organizacin.

b) Macro proceso al que pertenece el registro.

c) Proceso al que pertenece el registro.

d) Versin actualizada del formato que se encuentra en implementacin dentro del Sistema

de Gestin de Calidad de la organizacin.




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e) Fecha de emisin del formato. f) Medio en el que se encuentra el registro (digital y/o fsico), describiendo la ubicacin

exacta del punto de almacenaje (Ejemplo: Oficina de Calidad/Archivador 1/Cajn 2/Carpeta Registro de Mantenimiento)

g) Identificacin completa (nombre(s) completo(s)) del responsable del manejo,

diligenciamiento y proteccin de los formatos en implementacin. h) Tiempo de conservacin de los registros. i) Disposicin final de los registros. 5.8 Almacenamiento de los registros

Coordinadora Administrativa debe asegurarse que los responsables del diligenciamiento y archivo de los registros generados al interior del Sistema de Gestin Integral de la organizacin, protejan y conserven la integridad tanto de los formatos como la informacin misma; para esto se ha determinado las siguientes metodologas para el almacenamiento de la informacin, teniendo en cuenta el medio en que se encuentran los formatos: a) Para los formatos que se encuentran en medio fsico, estos se archivarn en folder o

carpetas tipo AZ, los cuales estarn debidamente rotulados e identificados, de acuerdo al tipo de informacin que se encuentran almacenados.

b) Para los formatos que se encuentren en medio magntico; stos se almacenarn en carpetas ubicadas dentro del sistema operativo de los equipos de cmputo pertenecientes a los responsables de su diligenciamiento y archivo; asimismo estos funcionarios podrn contar con el acompaamiento de la Coordinadora Administrativa, con el fin de asegurar un proceso efectivo de almacenamiento y proteccin de la informacin.

5.9 Proteccin y recuperacin de los registros

La Coordinadora Administrativa deber realizar una copia de seguridad en medio magntico de la informacin contenida en las bases de datos de los equipos de cmputo. Esta copia se debe realizar cada 30 das, y su lapso de conservacin ser de 1 ao; la cual ser almacenada en una base de datos electrnica que contenga la fecha exacta de su elaboracin y su acceso se restrinja a travs de una contrasea de seguridad asignada por la Coordinadora Administrativa y notificada posteriormente al Gerente General; de sta manera se pretende prevenir el uso y recuperacin de documentos que contengan datos e informacin tanto confidencial como obsoleta respectivamente. La Coordinadora Administrativa debe asegurar que la proteccin de los archivos en medio fsico se lleve a cabo mediante el almacenamiento de los registros en espacios fsicos libres de polvo, humedad, plagas y dems factores biolgicos y ambientales que afecten la integridad fsica de los documentos. De igual forma, el lapso de conservacin de estos registros ser de 1 ao, respectivamente.




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Para efectos de la recuperacin de los registros, la Coordinadora Administrativa debe recurrir a toda la informacin almacenada en la copia de seguridad realizada.

5.10 Tiempo de retencin de los registros

El lapso de tiempo establecido para la retencin de los registros soportados en los formatos que constituyan la estructura fundamental del Sistema de Gestin Integral de la organizacin, ser de 1 ao a partir de la ltima copia de seguridad generada por la Coordinadora Administrativa; los dems registros externos (tales como contables) sern retenidos tal como se estipule dentro de la normativa legal.

5.11 Disposicin de los registros

En el momento en que se haya cumplido el lapso de retencin de los registros que constituyan la estructura documental del Sistema de Gestin Integral de la organizacin; la Coordinadora Administrativa deber destruirlos inmediatamente. Para los registros externos, la Coordinadora Administrativa deber consultar y coordinar con el Gerente General de la organizacin, las actividades correspondientes a la disposicin final de los registros.

5.12 Poltica de diligenciamiento y legibilidad de los registros

Todos los registros que se implementen en medios fsicos deben ser diligenciados en tinta indeleble y letra legible; evitando tachones, manchones y el uso de correctores; en caso de equivocacin, los usuarios de los formatos debern diligenciarlos nuevamente y generar su copia anulada. Se deben diligenciar todos los espacios diseados para cada formato; de no ser posibles, el usuario deber manifestar sus observaciones a la Coordinadora Administrativa. Lo anterior aplica tanto para los registros que se generen en medio fsicos como magnticos.

6. CONTROL DE CAMBIOS Versin Fecha Cambios realizados

01 06/03/2015 Emisin inicial

7. CUADRO DE FIRMAS Elaborado por: Yina Paola Parra Bermdez Coordinadora Admitva

Revisado por: Mauricio Andrs Rodrguez Sub Gerente

Aprobado por: Farith Willinton Morales V. Gerente General

Fecha: 06/03/2015 Fecha: 06/03/2015 Fecha: 06/03/2015

8. DOCUMENTOS RELACIONADOS Formato LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS Y REGISTROS Formato ACTA DE APROBACIN DE OPERACIONES DEL SISTEMA DE GESTIN INTEGRAL

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