8/18/2019 Control de Gestio n y Ejecucio n Del Proyecto

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CONTROL DE GESTIÓN Y EJECUCIÓN DEL PROYECTO

La Gerencia de Proyectos incluye dentro de sus procesos críticos el controly el monitoreo, que consisten en todas aquellas actividades que tienden aseguir, revisar y regular el progreso y desempeño del proyecto,identificando que áreas requieren cambios y que impactarán el plan. Seproduce una medición continua y constante para identificar las varianzasrespecto a la línea base del proyecto y por lo tanto al plan de gerencia delproyecto.Podemos diferenciar los siguientes temas relevantes como parteimportante de este grupo:

• Control de los cambios, recomendando acciones preventivas paraanticipar posibles problemas.

• Monitoreo de las actividades• Identificación de factores de influencia que puedan producir

cambios y garantizar que sólo se apliquen los aprobados.

Los grupos de proceso incluidos son:• Monitoreo y control del trabajo. Incluye reportes de estado, progreso

y proyección.• Revisión de todas las solicitudes de cambios y aprobación de las

adecuadas.• Verificar el alcance• Controlar el alcance• Controlar el cronograma• Controlar los costos• Realizar el control de calidad• Reportar el desempeño en cuanto a la calidad• Monitorear y controlar los riesgos• Administrar la procura

Lo anterior deriva en establecer indicadores para medir y seguir eldesempeño en los diferentes procesos y áreas del conocimiento. Al

identificar las variables relevantes para el éxito del proyecto, surgeinmediatamente la pregunta de cómo medirlas. La respuesta está endeterminar indicadores, ratios , que permitan comprender rápidamentecómo se está gestionando. Para poder calificar la gestión es indispensabledefinir los valores de referencia contra los que se producirá lacomparación.

Un ejemplo de indicador es el Valor Ganado en el proyecto

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El Earned Value Management – EVM es una herramienta gerencial quepermite medir el desempeño del proyecto:

• Alcance• Tiempo• Costo

Medimos el avance del proyecto durante la ejecución y lo controla la líneabase de alcance, tiempo y costo para determinar si hay que tomarcorrectivos para volver hacia el desempeño planificado.Esta herramienta se debe usar durante la ejecución en cada control delproyecto, sea control periódico, control por hito o control por entregable.EVM se basa en tres variables:

• Planned Value - PV (BCWS)• Earned Value – EV (BCWP)• Actual Cost – AC (ACWP).

PV se mide en dinero y determina el Costo Presupuestado del TrabajoProgramado ( Budgeted Cost of Work Scheduled ).El AC también se determina en dinero y determina el Costo Real delTrabajo Realizado ( Actual Cost of Work Performed ).El EV se mide en dinero y determina el Costo Programado del TrabajoRealizado ( Budgeted Cost of Work Performed ).Con base en estas variables determinamos cinco fórmulas del conjunto defórmulas que contiene EVM:

• SV (Schedule Variance – Variación o Varianza en Programación)• CV ( Cost Variance – Varianza en costos)• SPI (Schedule Performance Index – Indicador de Gestión de

Programación• CPI ( Cost Performance Index – Indicador de Gestión de Costos)

SV mide la diferencia entre EV y PV. Mide la diferencia entre el trabajo realy el programado.CV mide la diferencia entre EV y AC. Mide la diferencia entre los costosreales y los costos planificados.SPI mide, como indicador, la división entre EV y PV.CPI mide la relación entre EV y AC. Mide el desempeño de la inversión.SV y CV son positivas cuando el trabajo real supera al trabajo planificado.

SPI y CPI deben ser iguales o mayores de uno para tener un desempeñomayor al presupuestado.Para determinar el costo final del proyecto usamos dos variables más:

• BAC ( Budget At Completion ) representa el presupuesto totalcontratado

• EAC ( Estimate At Completion ) representa el valor total del costo delproyecto al momento de finalizarlo.

Con lo anterior, determinamos la siguiente fórmula:

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EAC = BAC / CPIEl software para gerencia de proyectos tiene incorporado el EVM y losvalores según la evolución y su gráfica se puede realizar usándolo.

JUAN CARLOS BARRERO NEIRA