CONTROL DE INVENTARIOS

“Ok Suministros”

LEIDY VIVIANA ZULUAGA ESCOBAR

Proyecto Pedagógico Integrador del Nivel 1

T E C N O L Ó G I C O D E A N T I O Q U I A

F A C U L T A D D E I N G E N I E R Í A

D E P A R T A M E N T O D E I N F O R M Á T I C A

2013

Medellín

2

CONTENIDO

Pág.

1. TÍTULO DEL PROYECTO 4

2. ANTECEDENTES 5

3. JUSTIFICACIÓN 6

4. OBJETIVOS 7

4.1. OBJETIVO GENERAL 7

4.2. OBJETIVOS ESPECÍFICOS 7

5. ALCANCE Y PRODUCTOS 8

6. METODOLOGÍA 9

7. RECURSOS 10

7.1. TALENTO HUMANO 10

7.2. RECURSOS TÉCNICOS Y TECNOLÓGICOS 10

8. CRONOGRAMA 11

9. DESCRIPCIÓN DEL NEGOCIO 12

9.1. Razón social 12

9.2. Ubicación 12

9.3. Clasificación empresarial 12

9.4. Organigramas 12

9.5. Descripción de las áreas del negocio 13

9.6. Misión 13

9.7. Visión 13

9.8. Objetivos de la organización 14

9.9. Descripción del proceso objeto de estudio 14

9.10. Análisis estructural del proceso objeto de estudio 14

9.11. Análisis funcional del proceso objeto de estudio 15

10. DESCRIPCIÓN DEL SISTEMA 16

10.1. Problema Detectado 16

10.2. Propuesta de solución 16

10.3. Funciones del sistema 17

10.4. Recursos técnicos y tecnológicos para desarrollar la posible solución 17

11. BLOG DEL PROYECTO 18

3

12. FLUJOGRAMAS 19

13. BIBLIOGRAFÍA 25

14. CIBERGRAFÍA 26

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1. TÍTULO DEL PROYECTO

CONTROL DE INVENTARIOS “Ok Suministros”

5

2. ANTECEDENTES

Ok Suministros es una empresa antioqueña con quince años de experiencia en la

venta de tecnología informática, proyectada a dar soluciones, satisfacer las

necesidades del cliente en sus gustos y novedades que trae la tecnología.

En la actualidad comercializa las principales marcas de productos tecnológicos,

con 3 puntos de venta ubicados estratégicamente en el Centro Comercial

Monterrey, hoy uno de los centros comerciales más importantes de la ciudad, es el

centro de los computadores y la tecnología.

Ok Suministros, Sumicomputo, Punto Portátil, y en su conjunto INVERSIONES Y

SUMINISTROS TECNOLOGICOS S.A.S, registrado legalmente en cámara de

comercio con 10 empleados establecidos en sus diferentes puntos de venta y

dedicándose a la venta, asesoría con Calidad en la comercialización de productos

tecnológicos y servicio técnico. Razón por la cual se ubica en el sector terciario de

la economía.

Cuenta con tecnología de punta, computadores, software, Internet y zonas wi-fi,

para brindar al cliente una correcta asesoría.

Ok suministros es una empresa que está dividida en 4 grandes departamentos

que permiten el correcto funcionamiento y cumplimiento en sus procesos y

objetivos, los departamentos son: Gerencial, Administrativo, Técnico, y Comercial.

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3. JUSTIFICACION

Según el proceso de investigación realizado por el estudiante del tecnológico de

Antioquia y en base a su objetivo que es el estudio y selección de información en

la empresa OK SUMINISTROS, se pudo evidenciar que es necesario y urgente

implementar una herramienta que agilice y tecnifique el inventario de productos

existentes del almacén principal.

La empresa donde se ejecutara este proyecto, carece de un control de inventarios,

por lo tanto el proyecto pretende dar una propuesta de solución, mediante la

creación de un programa que permita llevar un control de la mercancía que entra,

sale y queda en bodega.

De igual manera se podrá tener claridad en las entradas, salidas, costos y ventas

de cada artículo ingresado al almacén, facilitando al personal el registro y acceso

a la información necesaria a corto y largo plazo, dando como resultado un informe

conciso, preciso y oportuno.

Uno de los retos a abordar es la capacitación del personal que hará uso directo

de este programa de inventario, para que este cumpla su cometido eficientemente

y tecnifique el proceso de la empresa.

7

4. OBJETIVOS

4.1. OBJETIVO GENERAL

Analizar las necesidades de la empresa, seleccionando la información necesaria,

que de cómo resultado la posibilidad de un control de inventarios en una tienda de

tecnología.

4.2. OBJETIVOS ESPECÍFICOS

Estudiar la información recopilada, seleccionándola y organizándola

detalladamente, determinando así su importancia para dar a conocer la

propuesta.

Construir un modelo que cumpla las debilidades y necesidades de la

empresa, utilizando adecuadamente la información copilada, para fortalecer y

mejorar los procesos,

Aplicar y evaluar el modelo, con todos los recursos adquiridos en la empresa,

para desarrollar y plantear el punto de partida del control de inventarios “ok

suministros”.

8

5. ALCANCE Y PRODUCTOS

Realizando un estudio de las necesidades de la empresa, y con la ayuda del

asesor Marly Morales (Empleado Ok suministros), se encuentran varias

debilidades: principalmente carecen de un control de inventarios, ya que los

productos que ingresan, salen y quedan en bodega, les elaboran un informe

manual. Por lo tanto no se tiene información precisa a la hora de necesitar un

inventario detallado y se tiene que hacer conteo de nuevo. En base a esto se

brinda la propuesta para realizar un modelo de un control de inventarios

sistemático, teniendo en cuenta bases de datos, información de la factura

entrante, proveedores, costo, venta final de cada producto. Obteniendo

debilidades y nuevos procesos a implementar en el proyecto final.

Por consiguiente se propone brindar capacitaciones al personal de la empresa

para hacer un buen uso del programa y dar una solución inmediata a la hora de

conteo costos, ventas e inventarios finales de los artículos ingresados al

programa.

Por otra parte el proyecto es el producto que se realiza en 3 fichas, y se

entregaran en fechas establecidas hasta terminar el semestre.

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6. METODOLOGIA

1. Inicialmente conté con la aprobación de Gerencia para realizar este estudio

y asignan al asesor Marly Morales, para hablar del funcionamiento de la

empresa Ok suministros, e inmediatamente vemos la debilidad en los

procesos con los inventarios; entradas y salidas de los productos.

2. En base a esto se toma información necesaria del proceso, desarrollando

ideas y argumentando con palabras una posible solución, a la debilidad del

proceso de inventarios de la empresa, obteniendo las ventajas y

desventajas para el proyecto a trabajar.

3. Se toman esas debilidades, fortalezas, información detallada, bases de

datos de la empresa y se realiza un informe detallado del proceso.

4. Continuamente se va desarrollando el proceso, se muestra un modelo de

prueba para cumplir con el objetivo de la empresa y hacer mejoras para el

producto final.

5. Finalmente se entrega la propuesta definitiva, para la mejora del proceso

del control de inventarios Ok suministros.

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7. RECURSOS

7.1. TALENTO HUMANO

Nombre Descripción Horas

semanales Total

Viviana Zuluaga Desarrollo del PPI 6 96

Manuel Valbuena Seguimiento PPI 4 64

Roger Rojas Seguimiento PPI 4 64 Marly morales Contacto PPI 2 32

Total 256

7.2. RECURSOS TÉCNICOS Y TECNOLÓGICOS

Descripción Cantidad Valor unidad Total

Servicio de Internet 16 2.500 40.000

Memoria usb 4gb 1 25.000 25.000

Impresiones 40 100 4.000

Transporte 15 2.100 31.500

Total $ 100.500

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8. CRONOGRAMA

Actividad Responsable Tiempo (mes-semana)

FEBRERO MARZO ABRIL MAYO JUNIO

Clase sobre PPI Manuel Valbuena 06

Conformación grupo de trabajo Viviana Zuluaga 11

Selección de Empresa Viviana Zuluaga 13

Asesoría y definición de objetivos

Viviana Zuluaga- Manuel Valbuena 25 27

Asesoría de la ficha 1

Manuel Valbuena Rojer Rojas 25 27 01

Entrega ficha 1

Viviana Zuluaga- Manuel Valbuena 04

Asesoría de la ficha

2

Manuel Valbuena

Rojer Rojas 20 22

Entrega ficha 2

Viviana Zuluaga- Manuel Valbuena 01

Visita a la empresa Estudio Marly Morales 15

Informe del

resultado del estudio en la empresa

Viviana Zuluaga- 20

Reunión para Desarrollo,

decisiones e

informe.

Marly Morales- Viviana Zuluaga-

28

Realización de modelo (prueba)

Viviana Zuluaga-

Marly Morales 10

Asesoría de la ficha 3

Manuel Valbuena Rojer Rojas 27 29 31

Entrega final

Ficha 3

Viviana Zuluaga-

Manuel Valbuena

01

12

9. DESCRIPCIÓN DEL NEGOCIO

9.1. Razón social: Inversiones y Suministros Tecnológicos S.A.S dedicado a

la venta y comercialización de tecnología.

9.2. Ubicación: Carrera 48 Nº 10 – 45 locales 329 – 330 CC Monterrey.

9.3. Clasificación empresarial: Pequeña empresa, (10 empleados)

9.4. Organigrama:

GERENCIA

ADMINISTRACION SERVICIO

TECNICO COMERCIAL

SECRETARIA

AUXILIAR

CONTABLE

INGENIERO ASESORES

COMERCIALES

ATENCION AL

CLIENTE

13

9.5. Descripción de las áreas del negocio:

Las áreas de negocio son:

Administración, encargada de la coordinación de las actividades de

trabajo y que se realicen de manera eficiente.

Servicio técnico, encargado de servicio, mantenimiento y configuración de

equipos nuevos.

Comercial, responsables de la relación directa con los clientes, objetivos

de venta, cotizaciones y telemercadeo.

9.6. Misión

Somos una empresa interesada en brindar productos y servicios en el área de la

tecnología. Ofrecemos variedad de marcas y modelos, buscando cubrir las

necesidades comerciales, sociales y culturales de nuestros clientes ajustándonos

a sus posibilidades económicas.

Estamos comprometidos con ustedes a desarrollar en forma íntegra nuestro

potencial humano y tecnológico, bajo criterios de responsabilidad, actualización y

garantías; buscando un margen de utilidades que nos permita expandir el negocio

y la cobertura de nuestros servicios.

9.7. Visión

Ser el comercializador más fuerte del mercado e integrador de soluciones

informáticas, brindando la mejor asesoría con productos de muy buena calidad,

que se adapten a las necesidades y satisfacción de nuestros clientes.

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9.8. Objetivos de la organización

Estar comprometidos con proveedores, equipo humano y lo más importantes

nuestros clientes ya que son nuestra razón de ser, brindándoles una asesoría que

se adapten a sus necesidades, gusto y novedades que trae año a año la

tecnología, orientados a ofrecer mejor respaldo y garantías.

9.9. Descripción del proceso objeto de estudio

Una vez la mercancía entra al almacén con su factura correspondiente, se

procede a buscar código del proveedor, fecha de factura, calcular costo con IVA

incluido 16% y porcentaje de ganancia de cada artículo para la venta final, se

etiqueta cada artículo con la información obtenida, se hace salida para repartir en

cada punto de venta y firman comprobante de recibido. Los comprobantes se

archivan y se hacen apuntes manuales para informe de artículos en inventario.

En este proceso el control no es preciso y podemos ver que todo es manual, tanto

la etiquetada, como la entrega a puntos de venta e inventario en bodega. Y a la

hora de un informe detallado es necesario conteo manual de los productos reales

en inventario.

9.10. Análisis estructural del proceso objeto de estudio

1. El proceso inicia cundo entra la mercancía al almacén, con el propósito de

marcar con información detallada de la factura cada producto, repartirla en

los demás puntos de venta y almacenar en bodega.

2. El proceso finaliza cuando cada producto tiene su respectivo rotulo, y es

entregado en los puntos de venta para su comercialización.

3. Los subsistemas son: cliente interno (gerente de compras) y cliente externo

(administrador de punto de venta).

4. El objetivo es recibir y rotular cada producto con la información detallada de

la factura correspondiente, repartir en puntos de venta e inventariar.

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9.11. Análisis funcional del proceso objeto de estudio

Entradas

Facturas.

Código proveedor.

Fecha factura.

Costo.

Venta.

Retroalimentación

Rotular cada producto con información detallada.

Salidas

Entregar en los puntos de venta.

Actividades

Entrega de mercancía.

Buscar código de proveedor.

Rotular cada artículo.

Llenar formato de salida.

Recibir formato firmado.

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10. DESCRIPCION DEL SISTEMA

10.1. Problema detectado

Después de haber realizado el estudio correspondiente, en la empresa Ok

suministros, se puede demostrar que tienen un mal manejo del inventario y no

obtienen un control verdadero e inmediato de la existencia de los productos en

bodega, se realiza de forma manual todos los procesos y datos a la hora de

realizar entradas, salidas y costos. Este problema ocupa más pérdida de tiempo y

afecta la eficiencia del personal encargado.

10.2. Propuesta de solución

Con la información recopilada se propone realizar un modelo de un programa

algorítmico, que incluirá ingreso de factura detalladamente, lista de proveedores,

costos, ventas, entradas, salidas, bases de datos. El cual nos indicara las

debilidades, fortalezas y alcanzar la eficiencia del producto final. Por otra parte les

agilice el proceso, les permita acceder rápidamente, modificar datos y buscar

informes detallados del inventario ingresado. Este programa no solo solucionara el

control de inventarios, y al tomar datos correctos en las entradas, podrán también

agilizar el proceso de garantías de la empresa Ok suministros.

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10.3. Funciones del sistema

El sistema deberá tener las siguientes funciones:

Ingreso masivo proveedores

Ingreso masivo de facturas con información detallada.

Ingreso masivo de productos por marca.

Costos y ventas

Datos de salidas

Consultas de informes en tiempo real

10.4. Recursos técnicos y tecnológicos para desarrollar la posible

solución

Descripción Cantidad Valor unidad Total

Computador de mesa 2 950.000 1.900.000

Impresora laser 1 440.000 440.000

Lector de códigos de barras 2 150.000 300.000

Licencias 4 500.000 2.000.000

Mano de obra 1 1.500.000 1.500.000

Costos de instalación 1 500.000 500.000

Total $ 6.640.000

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11. BLOG DEL PROYECTO

http://inventariosok.blogspot.com/

19

12. FLUJOGRAMAS

TABLA DE TAREAS

ID TAREA ENTRADA SALIDA

T1 ENTREGA DE MERCANCIA FACTURA RECIBIDA

T2 BUSCAR CODIGO DE PROVEEDOR CODIGOS PROVEEDOR STIKER (ROTULO)

T3 ROTULAR CADA ARTICULO DATOS DATOS OBTENIDOS

T4 LLENAR FORMATO DE SALIDA FORMATO DATO CORRECTO E INCORRECTO

T5 RECIBIR FORMATO FIRMADO DOCUMENTO RECIBIDA

TABLA DE DECISIONES

TAREA DECISIÓN SI NO

T3 ¿ESTA CORRECTO EL ROTULO? FIN T2

INICIO

ENTREGA DE

MERCANCIA

FACTURA

BUSCAR CODIGO

DE PROVEEDOR

CODIGOS

DE

PROVEED

OR

FACTURA

RECIBIDA

STIKER (ROTULO)

20

si

ROTULAR CADA

ARTÍCULO

LLENAR FORMATO

SALIDA

FORMATO DE SALIDA

¿ESTA CORRECO

EL ROTULO?

RECIBIR FORMATO

FIRMADO

DATOS

FORMATO

DOCUMENT

OS

FIN

DATOS

OBTENIDOS

DATOS

CORRECTOS

DATOS

INCORRECTOS

FORMATO RECIBIDO

21

TABLA DE TAREAS

ID TAREA ENTRADA SALIDA

A1 RECOLECTAR DATOS DATOS DATOS RECOLECTADOS

A2 VERIFICAR DATOS DATOS RECOLECTADOS DATOS CORRECTOS

INCORRECTOS

A3 CREAR COTIZACIÓN DATOS CORRECTOS COTIZACIÓN ORIGINAL Y COPIA

A4 DEVOLVER DATOS DATOS INCORRECTOS DATOS DEVUELTOS

TABLA DE DECISIONES

TAREA DECISIÓN SI NO

A2 ¿DATOS CORRECTOS? A3 A4

22

No

Si

Recolectar datos Datos

Inicio

Verificar datos

Datos Recolectados

¿Datos

correctos?

Datos correctos

Crear cotización

Fin

Datos

Incorrectos

Devolver datos

Cotización

original y copia

23

TABLA DE ACTIVIDADES

ID TAREA ENTRADA SALIDA

A1 VERIFICAR CORREO CLIENTE COTIZACIÓN CORREO VERIFICADO

A2 ENVIÓ CORREO VERIFICADO CORREO CORRECTO O

INCORRECTO

A3 ENVIÓ DE INFORMACIÓN CORREO CORRECTO LISTA DE COTIZACIÓN

ENVIADAS

A4 CANCELAR ENVIÓ CORRECTO INCORRECTO VERIFICAR CORREO CLIENTE

TABLA DE DECISIONES

TAREA DECISIÓN SI NO

A2 ¿CORREO CORRECTO? A3 A4

24

No

Si

Verificar correo

cliente

Cotización

Inicio

Envió

Correo

verificado

¿Correo

correcto?

Correo correcto

Envió de información

Fin

Correo

incorrecto

Cancelar envió

Lista de

cotizacion

enviadas

25

13. BIBLIOGRAFIA

No contiene datos bibliográficos.

26

14. CIBERGRAFIA

http://ppicardona.blogspot.com/

http://loysp.blogspot.com/