Control Documentos-Rev 0

DOCUMENTO DEL SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD PAGINA1 de 9

CONTROL DE LOS DOCUMENTOS SGC-001-00

Rev. Fecha Cambio realizado0 07-Feb-2014 Emisión Original

Elaborado Revisado AprobadoCargo: Coordinador de Gestión

de CalidadCoordinador de Gestión

de CalidadGerencia General

Fecha:Firma:



OBJETIVO

El objetivo de este procedimiento es asegurar los controles necesarios a todos los documentos del Sistema de Gestión de la Calidad (internos y externos) en la empresa, son aprobados redactados, revisados, aprobados, emitidos, mantenidos, actualizados, identificados y sustituidos de acuerdo con estas directivas.

ALCANCE

Este procedimiento se aplica a todos los documentos tanto internos como externos del Sistema de Gestión de Calidad de la empresa.

DEFINICIONES

Proceso: Conjunto de actividades mutamente relacionadas o que interactuan , las cuales transforman elementos de entrada en resultados. Procedimiento: documento que describe en forma general las tareas necesarias para controlar un proceso o actividad.Instructivo de trabajo: documento que describe de manera detallada y especifica los pasos a seguir para desarrollar una tarea específica dentro de un proceso (ejemplo: operación de un equipo).

REFERENCIAS

Nº Código Título1 Manual de Calidad – Cap 4 Sistema de Gestión de Calidad2 NB-ISO 9000:2005, Sistema de Gestión de la Calidad - Fundamentos

y Vocabulario. 3 NB-ISO 9001:2008, Sistema de Gestión de la Calidad - Requisitos4 NB-ISO 9004:2000, Sistema de Gestión de la Calidad - Directrices

para la mejora continua del desempeño.

PROCESO

Responsable Op Tarea

Coordinador de Gestion de

Calidad

1 Es responsable de elabora los siguientes documentos: Manual del Sistema de Gestion de Calidad(MSGC) Manual de Procedimientos (MP’s) Instructivos(IT’s). Planes de Calidad (PC)

Los MP´s y IT´s son elaborados por el Coordinador de SGC y Jefes de Areas y son verificados por las Gerencias que intervienen en los procesos y aprobados por Gerencia General

2 Elaborar los puntos que debe contener cada procedimiento:

Objetivo: Intención o propósito del procedimiento (para qué se



lo redacta).

Alcance: Descripción de las organizaciones, funciones o productos afectados por el procedimiento (a qué se aplica).

Definiciones: Términos especiales o únicos del procedimiento.

Referencias: Documentos asociados al procedimiento.

Proceso: Descripción clara de los pasos necesarios para cumplir con el procedimiento (cómo se desarrolla la tarea).

Anexos: Documentos asociados al procedimiento para aclarar alguna información o para volcar resultados de las tareas requeridas (por ejemplo: tablas, formatos).

Los puntos definiciones y anexos son incorporados si es necesario o conveniente a juicio del redactor.

3 Al redactar los instructivos de trabajo, estos deben contener como mínimo, los siguientes puntos:

Objetivo, Referencias y Proceso.

4 Al redactar los planes de calidad estos deben contener mínimamente los siguientes puntos:

especificación del producto. identificación y trazabilidad. diagrama de flujo del proceso. control de proceso. control de calidad. control de producto no conforme.

Coordinador de Gestión de

Calidad

5 Revisar el documento redactado y verificar: que la secuencia de tareas sea la correcta. que las directivas no se contrapongan con otras del

sistema. que la redacción sea clara y adecuada. que se especifiquen claramente las responsabilidades.

Evidenciar su conformidad firmando en la casilla referida a Revisado en la primera hoja del procedimiento (ANEXO I)La codificación de documentos la realiza conforme ANEXO III y actualiza la lista maestra de documentos vigentes del sistema de calidad (RG–01).

Gerencia General

6 Aprobar el documento, firmando en la casilla referida a Aprobado en la primera hoja del documento (ANEXO I), asignar la fecha de inicio de vigencia correspondiente y enviar al Coordinador de Calidad.

Coordinador de 7 Emitir el documento aprobado, en copia papel, a todos los



Gestión de Calidad

destinatarios establecidos en la lista maestra de documentos vigentes del sistema de calidad (RG–01).

El documento original se archiva adecuadamente.

8 Cada copia distribuida fisicamente debe llevar en su carátula la identificación de “COPIA CONTROLADA”.

Cada copia distribuida digitalmente debe ser colocada en la carpeta del Sistema de Gestion de la Calidad, en un formato no editable (ejemplo: pdf o word en modo de solo lectura).

Confeccionar la planilla de recepción de documentos (RG-02), donde indica la documentación distribuida, y la caduca (devuelta en papel o borrada en digital) si hubiera.

Las versiones caducas de un documento se destruyen, pero se mantiene archivo del original, identificado claramente como “Documento No Vigente”, por un tiempo mínimo de dos años.

9 Cualquier cambio parcial o total de un documento es realizado, revisado y aprobado según los puntos 1 al 8 de este procedimiento.

En la carátula del documento (ANEXO I) se dejará constancia de la modificación realizada, especificando los puntos en los cuales se realizó las modificaciones.

10 Mantener una lista maestra de todos los documentos habilitados del sistema de gestion de la calidad (RG-01).

Receptor

11 Mantener archivado todo documento en: un lugar accesible y conocido por todo el personal del área. lo más cercano posible al lugar en donde se desarrollan las

tareas. seguro en cuanto a pérdidas o daños. ordenado.

12 Es responsable de notificar al Coordinador de Calidad cualquier anomalía que pueda sufrir el documento mientras permanece a su cargo.

Coordinador de Gestión de

Calidad

13 Establecer qué documentación externa (Normas, Manuales, Reglamentos, Especificaciones, Leyes, etc) que implique requisitos para el producto o servicio, deba ser mantenida actualizada en la empresa y lo registra en la lista maestra de documentos externos (RG-03).

Controlar que los documentos externos:



estén identificados. sean adecuadamente almacenados y manipulados para evitar

daños, pérdidas o deterioros. estén disponibles para todo el personal que realiza trabajos

basados en dicha documentación. sean actualizados al aparecer una nueva versión aplicable,

removiendo o identificando la versión obsoleta, para lo cual se hara una verificacion de la vigencia de los documentos a traves de publicaciones, paginas web, consulta a proveedores o clientes minimamente de manera semestral.

ANEXOS

ANEXO I : Formulario de Primera hoja de Procedimiento

ANEXO II : Formulario Hoja Continuación Procedimiento

ANEXO III: Codificación de Documentos



ANEXO IFORMULARIO PRIMERA HOJA DE PROCEDIMIENTO

DOCUMENTO DEL SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD PAGINAX de Y

(TITULO) CODIGO

Rev. Fecha Cambio realizado

Elaborado Revisado AprobadoCargo:Fecha:Firma:



ANEXO IIFORMULARIO HOJA CONTINUACION PROCEDIMIENTO

DOCUMENTO DEL SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD PAGINAX de Y

(TITULO) CODIGO



ANEXO IIICODIFICACION DE DOCUMENTOS

Se ha establecido el siguiente código para los documentos en ICE Ingenieros:

XXX-YYY-ZZ

Donde;

XXX: es el area que genera el documento conforme tabla 1.

YYY: es un número correlativo al area asignado por el Coordinador de Gestión de Calidad

ZZ: es la revisión del documento de forma incremental empezando en 00.

Tabla 1: Codificación de Areas:

Código Area Código Area

GG Gerencia General OPE Gerencia Operativa

SGC Sistema de Gestión

de Calidad

SUP Superintendencia

de Obra

MAN Gerencia de

Mantenimiento

ADM Administrador

Proyecto

EQL Jefatura de Equipo

Liviano

HSE Seguridad y Medio

Ambiente Proyecto

MNZ Jefatura de

Maestranza

PAL Almacén de

Proyecto

EQP Jefatura de Equipo

Pesado

PCOS Análisista Costo

GAF Gerencia

Administrativa

Financiera

FRE Encargado de

Frente

ALM Jefatura de

Almacenes

PLA Gerencia de

Planificación e

Ingenieria

CON Jefatura Contable SIS Asistente de

Sistemas

RRH Jefatura de COS Ingenieria de



Recursos Humanos Costos

LOG Jefatura de

Logistica y

Adquisiciones

CHSE Coordinador de

Seguridad y Medio

Ambiente

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