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MANUAL DE PROCESO DE NÓMINA Y ROLES DE PAGO
COORDINACIÓN GENERAL ADMINISTRATIVA FINANCIERA
GESTIÓN ADMINISTRATIVA DE TALENTO HUMANO (CGAF-DATH-H.4.3)
Versión 1.0, Revisión 1.0
© 2016 Dirección de Administración por Procesos – Coordinación General de Gestión Estratégica MIDUVI
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LISTA DE CAMBIOS
Versión Fecha de ejecución
Descripción del cambio o eliminación
Fecha de vigencia
Solicitado por Responsable y/o Cargo
1.0 Julio-2016 Elaboración del Manual Julio-2016 Ing. Silvia Gómez Directora de la Dirección de Servicios Procesos y Calidad
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TABLA DE CONTENIDO
INFORMACIÓN GENERAL DEL DOCUMENTO.............................................................................. 1
FIRMAS Y APROBACIONES ......................................................................................................... 1
LISTA DE CAMBIOS .................................................................................................................... 2
1.- Objetivos ............................................................................................................................. 6
1.1 Objetivo general ........................................................................................................ 6
1.2 Objetivos específicos ................................................................................................. 6
2.- Alcance ................................................................................................................................ 6
3.- Responsables ....................................................................................................................... 6
4.- Glosario de Términos y Abreviaturas .................................................................................... 7
5.- Lineamientos y Políticas del Proceso ................................................................................... 8
6.- Información Básica del Proceso ............................................................................................ 9
6.1 Ficha del Proceso............................................................................................................. 9
7.- Mapa de Interrelación de los Procesos ............................................................................... 11
8.- Descripción de los Subprocesos.......................................................................................... 12
8.1 Subproceso de pago de Horas Extras. ............................................................................ 12
8.1.1. Ficha del subproceso de pago de Horas Extras ........................................................... 12
8.1.2 Controles del subproceso de pago de Horas Extras ..................................................... 13
8.1.3 Diagrama de flujo del subproceso de pago de Horas Extras ........................................ 13
8.1.4 Matriz aclaratoria del subproceso de pago de Horas Extras ........................................ 14
8.1.5.- Indicadores de gestión del subproceso de pago Horas Extras.................................... 15
8.2 Subproceso de pago de Liquidaciones ...................................................................... 16
8.2.1 Ficha del subproceso de pago de Liquidaciones ...................................................... 16
8.2.2 Controles del subproceso de pago Liquidaciones .................................................... 16
8.2.4 Matriz aclaratoria del subproceso de pago de Liquidaciones ................................... 18
8.2.5.- Indicadores de Gestión del Subproceso de pago de Liquidaciones ........................ 19
8.3 Subproceso de Subsidios ............................................................................................... 20
8.3.1. Ficha del subproceso de pago de Subsidios ................................................................ 20
8.3.2 Controles del subproceso de pago de subsidios .......................................................... 20
8.3.3 Diagrama de flujo del subproceso de pago de Subsidios ............................................. 21
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8.3.4 Matriz aclaratoria del subproceso de pago de Subsidios ............................................. 22
8.3.5.- Indicadores de gestión del subproceso de pago Subsidios ........................................ 23
8.4 Subproceso de pago de Remuneraciones y Salarios ....................................................... 24
8.4.1. Ficha del subproceso de pago de Remuneraciones y Salarios ..................................... 24
8.4.2 Controles del subproceso de pago de Remuneraciones y Salarios ............................... 24
8.4.3 Diagrama de flujo del subproceso de pago de Remuneraciones y Salarios .................. 25
8.4.4 Matriz aclaratoria del subproceso de pago de Remuneraciones y Salarios .................. 25
8.4.5.- Indicadores de gestión del subproceso de pago de Remuneraciones y Salarios ......... 27
8.5 Subproceso de pago de Fondos de Reserva ............................................................... 28
8.5.1 Ficha del subproceso de pago de Fondos de Reserva .............................................. 28
8.5.2 Controles del subproceso de pago de Fondos de Reserva ....................................... 28
8.5.3 Diagrama de flujo del subproceso de pago de Fondos de Reserva ........................... 29
8.5.4 Matriz aclaratoria del subproceso de pago de Fondos de Reserva ........................... 29
8.5.5.- Indicadores de gestión del subproceso Fondos de Reserva ................................... 30
8.6 Subproceso de Pago de pago de Jubilaciones Patronales ........................................... 31
8.6.1 Ficha del subproceso de pago de Jubilaciones Patronales ....................................... 31
8.6.2 Controles del subproceso de pago de Jubilaciones Patronales ................................ 31
8.6.3 Diagrama de flujo del subproceso de pago de Jubilaciones Patronales .................... 32
8.6.4 Matriz aclaratoria del subproceso de pago de Jubilaciones Patronales .................... 33
8.6.5.- Indicadores de gestión del subproceso de pago de Jubilaciones Patronales .......... 33
8.7 Subproceso de pago de Honorarios ........................................................................... 34
8.7.1 Ficha del subproceso de pago de Honorarios .......................................................... 34
8.7.2 Controles del subproceso de pago de Honorarios ................................................... 34
8.7.3 Diagrama de flujo del subproceso de pago de Honorarios ....................................... 35
8.7.4 Matriz aclaratoria subproceso de pago de Honorarios ........................................... 36
8.7.5.- Indicadores de gestión de pago de Honorarios ..................................................... 36
8.8 Subproceso de pago de Encargos y Subrogaciones ........................................................ 37
8.8.1. Ficha del subproceso de pago de Encargos y Subrogaciones ...................................... 37
8.8.2 Controles del subproceso de pago de Encargos y Subrogaciones ................................ 37
8.8.3 Diagrama de flujo del subproceso de pago de Encargos y Subrogaciones .................... 38
8.8.4 Matriz aclaratoria del subproceso de pago de Encargos y Subrogaciones .................... 39
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8.8.5.- Indicadores de gestión de pago de Encargos y Subrogaciones ............................... 40
8.9. Subproceso de pago de Gastos por Residencia ......................................................... 41
8.9.1 Ficha del subproceso de pago de Gastos por Residencia ......................................... 41
8.9.2 Controles del subproceso de pago de Gatos por Residencia .................................... 41
8.9.3 Diagrama de flujo del subproceso de pago de Gastos por Residencia ...................... 42
8.9.4 Matriz aclaratoria subproceso de pago de Gastos por Residencia ........................... 43
8.10 Subproceso de pago de Décimo Tercer y Cuarto Sueldo ........................................... 45
8.10.1 Ficha del subproceso de pago de Décimo Tercer y Cuarto Sueldo.......................... 45
8.10.2 Controles del subproceso de pago de Décimo Tercer y Cuarto Sueldo................... 45
8.10.3 Diagrama de flujo del subproceso de pago de Décimo Tercer y Cuarto Sueldo ...... 46
8.10.4 Matriz aclaratoria subproceso de pago de Décimo Tercer y Cuarto Sueldo ............ 47
8.10.5.- Indicadores de gestión del subproceso de pago de Décimo Tercer y Cuarto Sueldo
....................................................................................................................................... 49
9.- Anexos ............................................................................................................................... 50
9.1 Ficha técnica y diagrama del Subproceso de Horas Extras. ............................................. 50
9.2 Ficha técnica y diagrama del Subproceso de Liquidaciones ....................................... 52
9.3 Ficha técnica y diagrama del Subproceso de Subsidios ................................................... 54
9.4 Ficha técnica y diagrama del Subproceso de Remuneraciones y Salarios ........................ 56
9.5 Ficha técnica y diagrama del Subproceso de Fondos de Reserva ................................ 58
9.6 Ficha técnica y diagrama del Subproceso Jubilaciones ............................................... 60
9.7 Ficha técnica y diagrama del Subproceso de Honorarios ............................................ 62
9.8 Ficha técnica y diagrama del Subproceso de Encargos y Subrogaciones ......................... 64
9.9. Ficha técnica y diagrama del Subproceso de Gastos por Residencia .......................... 66
9.10 Ficha técnica y diagrama del Subproceso de Décimo Tercer y Cuarto Sueldo ........... 68
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PROCESO DE NÓMINA Y ROLES DE PAGO
1.- Objetivos
1.1 Objetivo general
Registrar y documentar las obligaciones adquiridas por el Ministerio de Desarrollo Urbano y Vivienda, mediante la verificación, revisión, cálculo y análisis de los pagos mensuales y anuales que tienen derecho los funcionarios, servidores y trabajadores de la Institución.
1.2 Objetivos específicos
Documentar y validar el pago a los funcionarios, servidores y trabajadores las
remuneraciones, salarios, subsidios, jubilaciones, honorarios, gastos por
residencia, fondos de reserva, encargos y subrogaciones, décimo tercer sueldo,
décimo cuarto sueldo, horas extras y liquidaciones.
Analizar, aprobar y documentar las solicitudes recibidas de las diferentes
unidades de gestión.
Realizar el control previo de las obligaciones de ley adquiridas por los
funcionarios y la institución.
2.- Alcance
El proceso de Nómina y Roles de Pago es aplicable al Ministerio de Desarrollo Urbano y
Vivienda para todas las unidades de gestión desde calcular y documentar el pago
mensual y anual de las remuneraciones, salarios, subsidios, jubilaciones, honorarios,
gastos por residencia, fondos de reserva, encargos y subrogaciones, Décimo Tercer
Sueldo, Décimo Cuarto Sueldo, Horas Extras y Liquidaciones, hasta obtener la
certificación presupuestaría y generar el CUR de pago para continuar con el proceso de
pago en la Dirección Financiera.
3.- Responsables
Coordinador (a) General Administrativo Financiero
Director (a) Financiero
Director (a) de Administración del Talento Humano
Director (a) de la unidad requirente
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Analista de Talento Humano
Analistas de las unidades requirentes
Analista Financiero
4.- Glosario de Términos y Abreviaturas
ABREVIATURAS DEFINICIÓN
CGAF Coordinación General Administrativa Financiera
CUR Código único de registro
DATH Dirección de Administración del Talento Humano DF Dirección Financiera
SPRYN Subsistema Presupuestario de Remuneraciones y Nómina
IESS Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social
MF Ministerio de Finanzas
UR Unidad requirente
TÉRMINOS DEFINICIÓN
Liquidaciones Pago de valores que tiene derecho el funcionario al momento de separarse de la institución (terminación de la relación laboral con la institución
Hora extra Pago de valores que tiene derecho el servidor y el trabajador cuando labore en horas adicionales a la jornada normal de trabajo
Certificación presupuestaria Comprende el acto administrativo que permite a la unidad responsable de la ejecución presupuestaria reservar y generar compromisos de gasto
Décimo Tercer Sueldo Pago de valores que tiene derecho el funcionario, servidor y trabajador conforme a lo que estipula las leyes que lo rigen, el mismo que es la sumatoria de sus remuneraciones en el año fiscal dividido para dos
Décimo Cuarto Sueldo Pago de valores que tiene derecho el funcionario, servidor y trabajador conforme a lo que estipula las leyes que lo rigen, el mismo que es el pago de un salario básico unificado general vigente a la fecha o proporcional al tiempo de trabajo en la institución
Encargos y Subrogaciones Pago por el tiempo que un funcionario se le encarga un puesto de nivel jerárquico superior, el mismo que es la diferencia entre el sueldo del encargo y el sueldo del encargado
Fondos de Reserva Es el valor al que tiene derecho el funcionario , servidor o trabajador cuando cumple un año de servicio en la institución, el mismo que es el 8,33% de su remuneración mensual unificada o sueldo
Gastos por Residencia Es el pago que tiene derecho el funcionario cuando su lugar habitual de trabajo es diferente al lugar de residencia permanente, siempre y cuando disten entre las ciudades 100km de distancia.
Honorarios Pago proporcional de su remuneración mensual unificada al día ingresado que no sea el primero del mes.
Jubilaciones Cuando el trabajador haya cumplido por lo menos 25 años de trabajo en la institución y cumpla las condiciones de jubilación el trabajador tiene derecho a cobrar la jubilación patronal.
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Remuneraciones y Salarios Es el estipendio monetario que tiene derecho el funcionario, servidor y trabajador que ingresa a la institución conforme al distributivo.
Subsidios Es un beneficio adicional a los salarios de los trabajadores, estipulado en su contratación colectiva.
Nómina Es la sumatoria de todos los registros financieros de las remuneraciones de los funcionarios, servidores y trabajadores de la institución
Planilla Listado de los funcionarios servidores y trabajadores de la institución en el que reflejará ingresos o descuentos a los mismos
Distributivo de Personal Es la sumatoria de todos los registros de los funcionarios, servidores y trabajadores de sus remuneraciones y en general de su situación financiera administrativa dentro de una institución
5.- Lineamientos y Políticas del Proceso
Las funciones y responsabilidades en el proceso de Nómina y Roles de Pago y
sus subprocesos, deben estar formalmente definidas y difundidas para tener los
resultados óptimos.
Los cálculos de los pagos mensuales y anuales de las remuneraciones, salarios,
subsidios, jubilaciones, honorarios, gastos por residencia, fondos de reserva,
encargos y subrogaciones, Décimo Tercer, Décimo Cuarto Sueldo, Horas Extra y
Liquidaciones, se lo realizará en la Dirección de Administración de Talento
Humano, para revisión y pago de la Dirección Financiera.
El distributivo de personal y mecanismos de control deberán estar actualizados.
Los requerimientos de pagos, documentación solicitada y entregada, se lo
realizará de manera formal y respetando cadena de jerarquías.
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6.- Información Básica del Proceso
6.1 Ficha del Proceso
Proceso:
Proceso de Nómina y Roles de Pago
Código del Proceso: CGAF-DATH-H.4.3
Descripción:
PROPÓSITO:
Establecer los lineamientos y directrices generales del proceso de Nómina y Roles de Pago
DISPARADOR:
Necesidades de los funcionarios, cálculos mensuales y anuales que tienen derecho por ley los funcionarios, servidores y trabajadores de la institución.
ENTRADAS:
Memorando con la solicitud para laborar horas extras (suplementarias y extraordinarios)
Distributivo de personal
Planillas y préstamos solicitados al IESS
Anticipos de sueldo
Terminación de contrato
Acciones de personal
Memorando de Renuncias
Nómina del personal que se acoge al contrato colectivo
Reporte biométrico
Numero de cargas familiares y años de antigüedad.
SUBPROCESOS:
1. Pago de Horas extras
2. Pago de Liquidaciones
3. Pago de Subsidios
4. Pago de Fondos de Reserva
5. Pago de Remuneraciones y salarios
6. Pago de Jubilaciones
7. Pago de Honorarios
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8. Pago de Encargos y Subrogaciones
9. Pago de Gastos por Residencia
10. Pago de Décimo Tercer y Cuarto Sueldo
Productos/Servicios del Proceso:
Memorando de solicitud de pago revisada y aprobada por el
analista de talento humano para proceder con la continuidad del
subproceso de pago en la Dirección Financiera
Documentación revisada, validada para que la dirección
financiera continúe con el pago de la liquidación.
Memorando de solicitud de pago de subsidios
Memorando mensual de solicitud de pago de remuneraciones y
salarios.
Pago mensual de los fondos de reserva.
Documentación para pagar a los ex trabajadores amparados
bajo el código de trabajo el valor de su jubilación patronal.
Documentación aprobada y revisada para solicitar el pago a los
Funcionarios y servidores el encargo o subrogación de los días
que ocupó el puesto de nivel jerárquico superior.
Documentación y cálculo para pagar a los Funcionarios,
servidores y trabajadores sus Décimos Terceros y Décimos
Cuartos sueldos, contempladas en la LOSEP y Código de Trabajo.
Tipo de Proceso: Adjetivo
Responsable del Proceso:
Director (a) de Administración de Talento Humano
Tipo de cliente: Interno
Marco Legal: ARTÍCULO NORMATIVA
21, 22, 60, 61 Ley Orgánica de Justicia Laboral
23, 97, 98, 99, 102, 108, 110, 111, 114,
124, 126, 127
LOSEP
55, 111, 113, 211, 216, 217,281
Código de trabajo
Acuerdo Ministerial MDT-2015-0054
Contrato Colectivo, Clausula vigésima primera, vigésima segunda, vigésima séptima
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7.- Mapa de Interrelación de los Procesos
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8.- Descripción de los Subprocesos
8.1 Subproceso de pago de Horas Extras.
8.1.1. Ficha del subproceso de pago de Horas Extras
Subproceso:
Horas Extras
Código del Subproceso:
CGAF-DATH-H.4.3.1
Descripción:
PROPÓSITO:
Calcular el pago a los servidores y trabajadores las horas laboradas, fuera de la jornada normal de trabajo
DISPARADOR:
Planificación mensual para laborar horas extras de la unidad requirente
ENTRADAS:
Memorando con la solicitud para laborar horas extras (suplementarias y extraordinarios)
ACTIVIDADES PRINCIPALES:
Receptar y revisar documentos de comprobación para el pago de horas extras
Solicitar informe del biométrico
Solicitar la certificación presupuestaría
Productos/Servicios del Subproceso:
Memorando de solicitud de pago revisada y aprobada por el analista de talento humano para proceder con la continuidad del subproceso de pago en la Dirección Financiera
Responsable del Subproceso:
Director (a) de Administración de Talento Humano
Tipo de cliente: Interno
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8.1.2 Controles del subproceso de pago de Horas Extras
ARTÍCULO NORMATIVA
114 LOSEP
55 Código de trabajo
Acuerdo Ministerial 0025-15 del 28 de agosto del 2015
8.1.3 Diagrama de flujo del subproceso de pago de Horas Extras
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8.1.4 Matriz aclaratoria del subproceso de pago de Horas Extras
No. Actividad Rol Descripción Documento
1
Receptar y revisar
documentos de
comprobación
para el pago de
horas extras
Analista de
Talento
Humano
El analista de talento humano revisará la
información adjunta
Planificación mensual para laborar horas extras de la unidad requirente firmado por el jefe inmediato, aprobación de la autoridad nominadora para laborar horas extras
2 Solicitar informe
del biométrico
Analista de
Talento
Humano
Se comprueba la información del formulario de
actividades con el reporte del control
biométrico
3 Calcular horas
extras
Analista de
Talento
Humano
Del análisis del formulario de actividades y el
control biométrico se procede a calcular las
horas extras.
4
Solicitar
Certificación
Presupuestaría
Analista de
Talento
Humano
El analista de talento humano consolida la
información mensual en el sistema SPRYN
validando la nómina y remite a la Dirección
Financiera para la revisión y solicitud de la
certificación presupuestaría
Memorando de
solicitud de la
certificación
presupuestaría
5
Revisar y emitir
la certificación
presupuestaría
Analista
Financiero
La dirección financiera emite la certificación
presupuestaría a la dirección de talento
humano
6 Generar el CUR de
Pago
Analista de
Talento
Humano
Con esta certificación presupuestaría se
ingresa al sistema SPRYN para aprobar y
generar el CUR de pago
7 Solicitar Pago
Analista de
Talento
Humano
Con el CUR de pago generado se procede a
solicitar el pago
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8.1.5.- Indicadores de gestión del subproceso de pago Horas Extras
N° Indicador Fórmula de Cálculo Unidad de Medida
Responsable de Medición
Fuente de la Medición
Frecuencia de Medición
1 Pago de Horas Extras
(Pago de horas extras/Solicitudes de pago de horas extras) X 100
Porcentaje Dirección de Administración de Talento Humano
Quipux Semestral
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8.2 Subproceso de pago de Liquidaciones
8.2.1 Ficha del subproceso de pago de Liquidaciones
Subproceso:
Liquidaciones
Código del Subproceso:
CGAF-DATH-H.4.3.2
Descripción:
PROPÓSITO:
Pagar a todo el personal que se desvincula de la institución la liquidación de haberes a la que tiene derecho
DISPARADOR:
Desvinculación de personal de la institución
ENTRADAS:
Terminación de contrato
Acciones de personal
Memorando de Renuncias
ACTIVIDADES PRINCIPALES:
Revisar los movimientos de personal
Solicitar documentos de salida a la persona a ser liquidada
Solicitar certificación presupuestaría
Productos/Servicios del Subproceso:
Documentación revisada, validada para que la dirección financiera continúe con el pago de la liquidación.
Responsable del Subproceso:
Director (a) de Administración de Talento Humano
Tipo de cliente: Interno
8.2.2 Controles del subproceso de pago Liquidaciones
ARTÍCULO NORMATIVA
102, 110, 111 LOSEP
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8.2.3 Diagrama de flujo del subproceso de pago de Liquidaciones
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8.2.4 Matriz aclaratoria del subproceso de pago de Liquidaciones
No. Actividad Rol Descripción Documento
1
Revisar el listado
del personal que
se desvincula de
la institución
Analista de
Talento
Humano
El analista de talento humano revisará
el listado del personal que se
desvincula de la institución.
Memorando de
Renuncia
2
Solicitar
documentos de
salida a la
persona a ser
liquidada
Analista de
Talento
Humano
El analista de talento humano solicitará
entrega de documentos para proceder a la
liquidación respectiva
Declaración
juramentada
de fin de
gestión, hoja
de paz y salvo,
memo de
renuncia
3
Revisar que la
documentación
este completa
Analista de
Talento
Humano
Revisar el contrato, hoja de paz y salvo con las
firmas respectivas, declaración juramentada
de fin de gestión, renovaciones de contratos
con autorizaciones)
Si la documentación está completa pasa al
punto 4
Si la documentación está incompleta pasa al
punto 7
4
Solicitar
certificación
presupuestaría
Analista de
Talento
Humano
La Dirección de talento humano solicita
mediante Memorando a la Dirección
Financiera se emita la certificación
presupuestaría
Memorando de
solicitud de
Certificación
Presupuestaría
5
Emitir
certificación
presupuestaría
Analista
Financiero
La Dirección Financiera revisa la copia del
contrato y el cálculo de la liquidación de
haberes para emitir la certificación
presupuestaría
Memorando de
emisión de
Certificación
Presupuestaría
6 Generar el CUR
de pago
Analista de
Talento
Humano
Con la certificación presupuestaría recibida el
analista de talento humano Genera el CUR de
pago en el sistema SPRYN
Memorando
donde se
adjunta el CUR
de pago
7
Solicitar vía
telefónica la
documentación
faltante
Analista de
Talento
Humano
El analista de talento humano no procede con
el trámite de la liquidación hasta tener todos
los documentos necesarios
8 Paralizar el
proceso de pago
Analista de
Talento
Humano
Se paraliza el proceso de pago y el trámite se
envía al IESS
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8.2.5.- Indicadores de Gestión del Subproceso de pago de Liquidaciones
N° Indicador Fórmula de Cálculo Unidad de
Medida Responsable de Medición
Fuente de la
Medición
Frecuencia de Medición
1 Pago de Liquidación
(Liquidaciones pagadas/liquidaciones solicitadas) X 100
Porcentaje Dirección de Administración de Talento Humano
Quipux Semestral
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8.3 Subproceso de Subsidios
8.3.1. Ficha del subproceso de pago de Subsidios
Subproceso:
Subsidios
Código del Subproceso:
CGAF-DATH-H.4.3.3
Descripción:
PROPÓSITO:
Pagar a los trabajadores amparados bajo el código de trabajo los rubros que tienen contemplados en su contratación colectiva.
DISPARADOR:
Contrato colectivo
ENTRADAS:
Nómina del personal que se acoge al contrato colectivo
Reporte biométrico
Numero de cargas familiares y años de antigüedad.
ACTIVIDADES PRINCIPALES:
Revisar el reporte biométrico
Calcular el subsidio del trabajador
Generar nómina de subsidios para el código de trabajo
Productos/Servicios del Subproceso:
Memorando de solicitud de pago de subsidios
Responsable del Subproceso:
Director (a) de Administración de Talento Humano
Tipo de cliente: Interno
8.3.2 Controles del subproceso de pago de subsidios
ARTÍCULO NORMATIVA
Acuerdo Ministerial MDT-2015-0054
Contrato Colectivo, Clausula vigésima primera, vigésima segunda, vigésima séptima
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8.3.3 Diagrama de flujo del subproceso de pago de Subsidios
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8.3.4 Matriz aclaratoria del subproceso de pago de Subsidios
No. Actividad Rol Descripción Documento
1
Revisar el reporte
biométrico y
actualizar nómina
Analista de
Talento
Humano
El analista de talento humano recibe
un correo que contiene una tabla de
base de datos con el número de días a
descontar al trabajador
2 Calcular el subsidio
del trabajador
Analista de
Talento
Humano
Elaborar el cálculo de los valores a pagar al
trabajador por alimentación, antigüedad y
familiar.
3
Ingresar los
valores a pagar en
el sistema SPRYN
Analista de
Talento
Humano
El analista de talento humano después de
realizar el cálculo por cada uno de los rubros a
pagar ingresará la información al sistema
SPRYN
4
Generar nómina
de subsidios para
el código de
trabajo
Analista de
Talento
Humano
Una vez ingresada la información en el sistema
SPRYN se genera la nómina
Nómina de
subsidios
5 Imprimir Roles de
pago
Analista de
Talento
Humano
El analista de talento humano imprime los
roles de pago generados por el sistema SPRYN
6
Solicitar
certificación
presupuestaría
Analista de
Talento
Humano
La Dirección Administrativa de Talento
Humano solicita vía memorando la
certificación presupuestaría a la Dirección
Financiera
Memorando de
solicitud de
certificación
presupuestaría
7 Enviar certificación
presupuestaría
Analista
Financiero
La Dirección Financiera revisa el Memorando y
documentación adjunta y emite la certificación
presupuestaría
8 Generar CUR de
pago
Analista de
Talento
Humano
Con la certificación presupuestaría recibida el
analista de talento humano procede a generar
el CUR de pago en el sistema SPRYN
9 Solicitar pago
Analista de
Talento
Humano
La Dirección de Administración de talento
Humano genera memorando a la Dirección
Financiera solicitando el pago.
Memorando de
solicitud de
pago
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8.3.5.- Indicadores de gestión del subproceso de pago Subsidios
N° Indicador Fórmula de Cálculo Unidad de
Medida Responsable de Medición
Fuente de la Medición
Frecuencia de Medición
1 Pago de subsidios
Número de trabajadores pagados
Número Dirección de Administración de Talento Humano
Semestral
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8.4 Subproceso de pago de Remuneraciones y Salarios
8.4.1. Ficha del subproceso de pago de Remuneraciones y Salarios
Subproceso:
Remuneraciones y Salarios
Código del Subproceso:
CGAF-DATH-H.4.3.4
Descripción:
PROPÓSITO:
Pagar a los Funcionarios, servidores y trabajadores sus remuneraciones contempladas en la LOSEP y Código de Trabajo.
DISPARADOR:
Fin de mes
Pagos de los beneficios de ley
ENTRADAS:
Distributivo de personal
Planillas de afiliación al IESS y préstamos solicitados al IESS
Anticipos de sueldo
ACTIVIDADES PRINCIPALES:
Cotejar nómina con planilla
Solicitar certificación presupuestaría
Emitir la certificación presupuestaría
Productos/Servicios del Subproceso:
Memorando mensual de solicitud de pago de remuneraciones y salarios.
Responsable del Subproceso:
Director (a) de Administración de Talento Humano
Tipo de cliente: Interno
8.4.2 Controles del subproceso de pago de Remuneraciones y Salarios
ARTÍCULO NORMATIVA
23 literal b LOSEP
281 Código de Trabajo
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8.4.3 Diagrama de flujo del subproceso de pago de Remuneraciones y Salarios
8.4.4 Matriz aclaratoria del subproceso de pago de Remuneraciones y Salarios
No. Actividad Rol Descripción Documento
1 Ingresar a la
página del IESS
Analista de
Talento
Humano
El analista de talento humano
ingresará a la página del IESS para
revisar la planilla de préstamos
2 Imprimir planillas
de préstamos
Analista de
Talento
Humano
Después de revisar la información se procede a
imprimir las planillas
Planilla de
préstamos
3
Revisar
movimientos
presupuestarios
Analista de
Talento
Humano
Revisar los movimientos presupuestarios
(descuentos)de cada trabajador
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de la asociación ,
supermaxi,
Génesis
4
Ingresar los
movimientos
presupuestarios al
sistema SPRYN
Analista de
Talento
Humano
Para ingresar los movimientos presupuestarios
(descuentos), al sistema SPRYN, el analista de
talento humano genera un archivo de Excel en
donde conste el descuento de cada trabajador
detallado por monto y entidad
5
Generar nómina
en el sistema
SPRYN
Analista de
Talento
Humano
Con las modificaciones ingresadas en el
sistema SPRYN se procede a generar la nómina
Nómina
generada en el
sistema SPRYN
6 Cotejar nómina
con planilla
Analista de
Talento
Humano
Una vez generada la nómina se la compara con
la planilla IESS para revisar que en los dos
documentos conste el mismo número de
trabajadores y total de remuneraciones.
(verificar los
montos de
anticipos y
descuentos a
cada persona
que labore en
la institución)
7 Imprimir Roles de
Pago
Analista de
Talento
Humano
El analista de talento humano imprime los
roles de pago generados por el sistema SPRYN
8
Solicitar
certificación
presupuestaría
Analista de
Talento
Humano
La Dirección Administrativa de Talento
Humano solicita vía memorando la
certificación presupuestaría a la Dirección
Financiera
Memorando
solicitando la
certificación
presupuestaría
9
Emitir la
certificación
presupuestaría
Analista
Financiero
La Dirección Financiera revisa el Memorando y
documentación adjunta y emite la certificación
presupuestaría
Memorando
emitiendo la
certificación
presupuestaría
10 Generar CUR de
pago
Analista de
Talento
Humano
Con la certificación presupuestaría recibida el
analista de talento humano procede a generar
el CUR de pago en el sistema SPRYN
11 Solicitar pago
La Dirección de Administración de talento
Humano genera memorando a la Dirección
Financiera solicitando el pago.
Memorando de
solicitud de
pago
12
Reportar a la
asociación ,
supermaxi,
Génesis, los
descuentos vía
El analista de talento humano reporta vía mail
los descuentos realizados a cada trabajador de
las diferentes entidades
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8.4.5.- Indicadores de gestión del subproceso de pago de Remuneraciones y
Salarios
N° Indicador Fórmula de Cálculo Unidad de
Medida Responsable de Medición
Fuente de la
Medición
Frecuencia de
Medición
1 Pago de Remuneraciones y Salarios
(Funcionarios, servidores y trabajadores pagados/Funcionarios, servidores y trabajadores de la institución)*100
Porcentaje Dirección de Administración de Talento Humano
Quipux Semestral
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8.5 Subproceso de pago de Fondos de Reserva
8.5.1 Ficha del subproceso de pago de Fondos de Reserva
Subproceso:
Fondos de Reserva
Código del Subproceso:
CGAF-DATH-H.4.3.5
Descripción:
PROPÓSITO:
Pagar a los funcionarios, servidores y trabajadores los fondos de reserva una vez que cumplan el tiempo estipulado por la ley.
DISPARADOR:
El personal debe permanecer 12 meses en la institución
ENTRADAS:
Planilla de calificación de derechos de fondos de reserva.
ACTIVIDADES PRINCIPALES:
Generar planilla, reporte y revisar
Generar un archivo de movimientos de acuerdo a la planilla
Solicitar certificación presupuestaría
Productos/Servicios del Subproceso:
Pago mensual de los fondos de reserva.
Responsable del Subproceso:
Director (a) de Administración de Talento Humano
Tipo de cliente: Interno
8.5.2 Controles del subproceso de pago de Fondos de Reserva
ARTÍCULO NORMATIVA
99 LOSEP
211 Código de trabajo
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8.5.3 Diagrama de flujo del subproceso de pago de Fondos de Reserva
8.5.4 Matriz aclaratoria del subproceso de pago de Fondos de Reserva
No. Actividad Rol Descripción Documento
1 Ingresar a la
página del IESS
Analista de
Talento
Humano
El analista de talento humano revisa la
información de los fondos de reserva
en la página del IESS
2 Generar planilla,
reporte y revisar
Analista de
Talento
Humano
El analista de talento humano genera la
planilla de los fondos de reserva en la página
del IESS
3 Generar un archivo
de movimientos de
Analista de
Talento
Con la planilla se procede a generar un archivo
de movimientos (se acumule fondos de
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8.5.5.- Indicadores de gestión del subproceso Fondos de Reserva
N° Indicador Fórmula de Cálculo Unidad de
Medida Responsable de Medición
Fuente de la Medición
Frecuencia de Medición
1 Pago de Fondos de reserva
(Número de Funcionarios, servidores y trabajadores pagados/ Número de Funcionarios, servidores y trabajadores de la institución) X 100
Porcentaje Dirección de Administración de Talento Humano
Quipux Semestral
acuerdo a la
planilla
Humano reserva, pago mensualizado y nuevo
beneficiario)
4
Ingresar la
información al
sistema SPRYN
Analista de
Talento
Humano
El analista de talento humano después de
revisar la información la ingresará en el
sistema SPRYN
5
Generar nómina
de fondos de
reserva
Analista de
Talento
Humano
Una vez ingresada la información en el sistema
SPRYN se genera la nómina de fondos de
reserva
Nómina de
Fondos de
Reserva
6 Imprimir Roles de
Pago
Analista de
Talento
Humano
El analista de talento humano imprime los
roles de pago generados por el sistema SPRYN
7
Solicitar
certificación
presupuestaría
Analista de
Talento
Humano
La Dirección Administrativa de Talento
Humano solicita vía memorando la
certificación presupuestaría a la Dirección
Financiera
Memorando de
Solicitud de
Certificación
Presupuestaría
8
Emitir la
certificación
presupuestaría
Analista
Financiero
La Dirección Financiera revisa el Memorando y
documentación adjunta y emite la certificación
presupuestaría
Memorando de
emisión de la
certificación
presupuestaría
9 Generar CUR de
pago
Director de
Talento
Humano
Con la certificación presupuestaría recibida el
analista de talento humano procede a generar
el CUR de pago en el sistema SPRYN
10 Solicitar pago
Analista de
Talento
Humano
La Dirección de Administración de talento
Humano genera memorando a la Dirección
Financiera solicitando el pago.
Memorando de
solicitud de
Pago
DIRECCIÓN DE SERVICIOS, PROCESOS Y CALIDAD.
MANUAL DE PROCESO DE NÓMINA Y ROLES DE PAGO Versión: 1 .0.0 Página 31 de 69
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8.6 Subproceso de Pago de pago de Jubilaciones Patronales
8.6.1 Ficha del subproceso de pago de Jubilaciones Patronales
Subproceso:
Jubilaciones Patronales
Código del Subproceso:
CGAF-DATH-H.4.3.6
Descripción:
PROPÓSITO:
Pagar a los ex trabajadores amparados bajo el código de trabajo el valor de su jubilación patronal.
DISPARADOR:
Personal de código de trabajo que cumple 25 años de servicio en la institución
ENTRADAS:
Acta de finiquito
Aviso de salida del IESS
Acción de personal
ACTIVIDADES PRINCIPALES:
Generar nómina del personal jubilado en el sistema SPRYN
Solicitar certificación presupuestaría
Productos/Servicios del Subproceso:
Documentación para pagar a los ex trabajadores amparados bajo el código de trabajo el valor de su jubilación patronal.
Responsable del Subproceso:
Director (a) de Administración de Talento Humano
Tipo de cliente: Interno
8.6.2 Controles del subproceso de pago de Jubilaciones Patronales
ARTÍCULO NORMATIVA
216, 217 Código de Trabajo
DIRECCIÓN DE SERVICIOS, PROCESOS Y CALIDAD.
MANUAL DE PROCESO DE NÓMINA Y ROLES DE PAGO Versión: 1 .0.0 Página 32 de 69
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8.6.3 Diagrama de flujo del subproceso de pago de Jubilaciones Patronales
DIRECCIÓN DE SERVICIOS, PROCESOS Y CALIDAD.
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8.6.4 Matriz aclaratoria del subproceso de pago de Jubilaciones Patronales
8.6.5.- Indicadores de gestión del subproceso de pago de Jubilaciones Patronales
N° Indicador Fórmula de Cálculo Unidad de Medida
Responsable de Medición
Fuente de la Medición
Frecuencia de Medición
1 Pago de Jubilaciones
(Trabajadores pagados/ Número de trabajadores que cumplen los requisitos para el pago de la jubilación patronal) X 100
Porcentaje Dirección de Administración de Talento Humano
Quipux Semestral
No. Actividad Rol Descripción Documento
1
Generar nómina
del personal
jubilado en el
sistema SPRYN
Analista de
Talento
Humano
El analista de talento humano ingresa
al sistema SPRYN y procede a generar
la nómina
Nómina del
personal del
código de
trabajo que
cumple 25 años
en la
institución
2 Imprimir Roles de
Pago
Analista de
Talento
Humano
El analista de talento humano imprime los
roles de pago generados por el sistema
SPRYN
3
Solicitar
certificación
presupuestaría
Analista de
Talento
Humano
La Dirección Administrativa de Talento
Humano solicita vía memorando la
certificación presupuestaría a la Dirección
Financiera
Memorando
solicitando la
certificación
presupuestaría
4
Emitir la
certificación
presupuestaría
Analista
Financiero
La Dirección Financiera revisa el Memorando
y documentación adjunta y emite la
certificación presupuestaría
Memorando
emitiendo la
certificación
presupuestaría
5 Generar CUR de
pago
Analista de
Talento
Humano
Con la certificación presupuestaría recibida el
analista de talento humano procede a
generar el CUR de pago en el sistema SPRYN
6 Solicitar pago
Analista de
Talento
Humano
La Dirección de Administración de talento
Humano genera memorando a la Dirección
Financiera solicitando el pago.
Memorando
solicitando el
pago
DIRECCIÓN DE SERVICIOS, PROCESOS Y CALIDAD.
MANUAL DE PROCESO DE NÓMINA Y ROLES DE PAGO Versión: 1 .0.0 Página 34 de 69
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8.7 Subproceso de pago de Honorarios
8.7.1 Ficha del subproceso de pago de Honorarios
Subproceso:
Honorarios
Código del Subproceso:
CGAF-DATH-H.4.3.7
Descripción:
PROPÓSITO:
Pagar a los Funcionarios y servidores que ingresan a mediados de mes su honorario proporcional por los días trabajados dentro de la institución.
DISPARADOR:
Nueva contratación de personal que ingresa pasado el primer día laboral del mes
ENTRADAS:
Contratos de nuevo personal firmados
Certificación presupuestaria
Acciones de personal
ACTIVIDADES PRINCIPALES:
Receptar ingreso de personal pasado el segundo día laboral del mes
Generar reforma de ingreso al distributivo en el sistema SPRYN
Generar nómina de honorarios
Productos/Servicios del Subproceso:
Documentación para pagar a los Funcionarios y servidores que ingresan a mediados de mes su honorario proporcional por los días trabajados dentro de la institución.
Responsable del Subproceso:
Director (a) de Administración de Talento Humano
Tipo de cliente: Interno
8.7.2 Controles del subproceso de pago de Honorarios
ARTÍCULO NORMATIVA
108 LOSEP
DIRECCIÓN DE SERVICIOS, PROCESOS Y CALIDAD.
MANUAL DE PROCESO DE NÓMINA Y ROLES DE PAGO Versión: 1 .0.0 Página 35 de 69
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0
Interno Av. 10 de agosto 2270 y Luis Cordero – (593)2 2983600 , Quito Ecuador
MIDUVI, 2016.
8.7.3 Diagrama de flujo del subproceso de pago de Honorarios
DIRECCIÓN DE SERVICIOS, PROCESOS Y CALIDAD.
MANUAL DE PROCESO DE NÓMINA Y ROLES DE PAGO Versión: 1 .0.0 Página 36 de 69
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MIDUVI, 2016.
8.7.4 Matriz aclaratoria subproceso de pago de Honorarios
8.7.5.- Indicadores de gestión de pago de Honorarios
N° Indicador Fórmula de Cálculo Unidad de
Medida Responsable de Medición
Fuente de la Medición
Frecuencia de Medición
1 Pago de Honorarios
(Número de honorarios pagados/Número de Funcionarios o servidores que ingresan a mediados de mes) X 100
Porcentaje Dirección de Administración de Talento Humano
Novedades mensuales de ingresos de personal
Semestral
No. Actividad Rol Descripción Documento
1
Receptar ingreso
de personal
pasado el
segundo día
laboral del mes
Analista de
Talento
Humano
El analista de talento humano
revisará que en el memorando de
ingreso conste la certificación
presupuestaría.
Memorando en
el cual se
revisará los
movimientos de
personal
2
Generar reforma
de ingreso al
distributivo en el
sistema SPRYN
Analista de
Talento
Humano
Con la certificación presupuestaría el analista
de talento humano genera la reforma en el
distributivo
3
Revisar reforma
en el sistema
SPRYN
Analista
Financiera
Revisar y validar la información en el sistema
SPRYN
4 Generar nómina
de honorarios
Analista de
Talento
Humano
Una vez revisada la información se procede a
generar la nómina de honorarios
5 Generar CUR de
pago
Analista de
Talento
Humano
Con la certificación presupuestaría recibida el
analista de talento humano procede a
generar el CUR de pago en el sistema SPRYN
6 Solicitar pago
Director de
Talento
Humano
La Dirección de Administración de talento
Humano genera memorando a la Dirección
Financiera solicitando el pago.
Memorando de
solicitud de pago
DIRECCIÓN DE SERVICIOS, PROCESOS Y CALIDAD.
MANUAL DE PROCESO DE NÓMINA Y ROLES DE PAGO Versión: 1 .0.0 Página 37 de 69
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8.8 Subproceso de pago de Encargos y Subrogaciones
8.8.1. Ficha del subproceso de pago de Encargos y Subrogaciones
Subproceso:
Encargos y Subrogaciones
Código del Subproceso:
CGAF-DATH-H.4.3.8
Descripción:
PROPÓSITO:
Pagar a los Funcionarios y servidores el encargo o subrogación de los días que ocupó el puesto de nivel jerárquico superior.
DISPARADOR:
Salida, vacaciones, permisos de nivel jerárquico superior
ENTRADAS:
Acción de personal de encargo o subrogación.
ACTIVIDADES PRINCIPALES:
Revisar cuadro de novedades de personal
Determinar el Número de funcionarios que han subrogado o tienen encargo
Productos/Servicios del Subproceso:
Documentación aprobada y revisada para solicitar el pago a los Funcionarios y servidores el encargo o subrogación de los días que ocupó el puesto de nivel jerárquico superior.
Responsable del Subproceso:
Director (a) de Administración de Talento Humano
Tipo de cliente: Interno
8.8.2 Controles del subproceso de pago de Encargos y Subrogaciones
ARTÍCULO NORMATIVA
126 y 127 LOSEP
DIRECCIÓN DE SERVICIOS, PROCESOS Y CALIDAD.
MANUAL DE PROCESO DE NÓMINA Y ROLES DE PAGO Versión: 1 .0.0 Página 38 de 69
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Interno Av. 10 de agosto 2270 y Luis Cordero – (593)2 2983600 , Quito Ecuador
MIDUVI, 2016.
8.8.3 Diagrama de flujo del subproceso de pago de Encargos y Subrogaciones
DIRECCIÓN DE SERVICIOS, PROCESOS Y CALIDAD.
MANUAL DE PROCESO DE NÓMINA Y ROLES DE PAGO Versión: 1 .0.0 Página 39 de 69
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Interno Av. 10 de agosto 2270 y Luis Cordero – (593)2 2983600 , Quito Ecuador
MIDUVI, 2016.
8.8.4 Matriz aclaratoria del subproceso de pago de Encargos y Subrogaciones
No. Actividad Rol Descripción Documento
1
Revisar cuadro de novedades de personal
Analista de
Talento
Humano
El analista de talento humano revisa
los encargos o subrogaciones
mensuales
Memorando en
donde se revisa
los movimiento
de personal
2
Determinar el
Número de
funcionarios que
han subrogado o
tienen encargo
Analista de
Talento
Humano
Se procede a revisar la acción de personal en
donde deberán constar las subrogaciones y
encargos que se han dispuesto en el mes.
3 Calcular el valor a
pagar
Analista de
Talento
Humano
Con la acción de personal se procede a calcular
los valores a pagar al funcionario.
4 Ingresar valores al
sistema SPRYN
Analista de
Talento
Humano
El analista de talento humano ingresa los
valores a apagar en el sistema SPRYN
5 Generar nómina
Analista de
Talento
Humano
Una vez ingresada la información en el sistema
SPRYN se genera la nómina
Nómina
generada en el
sistema
6 Imprimir roles de
pago
Analista de
Talento
Humano
El analista de talento humano imprime los
roles de pago generados por el sistema SPRYN
7
Solicitar
certificación
presupuestaría
Analista de
Talento
Humano
La Dirección Administrativa de Talento
Humano solicita vía memorando la
certificación presupuestaría a la Dirección
Financiera
Memorando
solicitando la
certificación
presupuestaría
8 Emitir certificación
presupuestaria
Analista
Financiero
La Dirección Financiera revisa el Memorando y
documentación adjunta y emite la certificación
presupuestaría
Memorando
emitiendo la
certificación
presupuestaría
9 Generar CUR de
pago
Analista de
Talento
Humano
Con la certificación presupuestaría recibida el
analista de talento humano procede a generar
el CUR de pago en el sistema SPRYN
10 Solicitar pago
Analista de
Talento
Humano
La Dirección de Administración de talento
Humano genera memorando a la Dirección
Financiera solicitando el pago.
Memorando de
solicitud de
pago
DIRECCIÓN DE SERVICIOS, PROCESOS Y CALIDAD.
MANUAL DE PROCESO DE NÓMINA Y ROLES DE PAGO Versión: 1 .0.0 Página 40 de 69
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8.8.5.- Indicadores de gestión de pago de Encargos y Subrogaciones
N° Indicador Fórmula de Cálculo Unidad de
Medida Responsable de Medición
Fuente de la
Medición
Frecuencia de Medición
1 Pago de Encargos
(Número de encargos pagados/Número de funcionarios y servidores encargados) X 100
Porcentaje Dirección de Talento Humano
Quipux y acciones de personal
Semestral
2 Pago de Subrogaciones
(Número de subrogaciones pagadas/Número de funcionarios y servidores subrogantes)x100
Porcentaje Dirección de Talento Humano
Quipux y acciones de persona
Semestral
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MANUAL DE PROCESO DE NÓMINA Y ROLES DE PAGO Versión: 1 .0.0 Página 41 de 69
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8.9. Subproceso de pago de Gastos por Residencia
8.9.1 Ficha del subproceso de pago de Gastos por Residencia
Subproceso:
Gastos por Residencia
Código del Subproceso:
CGAF-DATH-H.4.3.9
Descripción:
PROPÓSITO:
Pagar a los funcionarios el monto aprobado por la ley, por el concepto de gastos por residencia.
DISPARADOR:
Ingreso de personal que no reside en la misma ciudad que labora
ENTRADAS:
Declaración juramentada del lugar de residencia
Autorización de la autoridad nominadora para el pago de gastos por residencia
ACTIVIDADES PRINCIPALES:
Solicitar pago de gastos por residencia
Notificar la entrega de documentos de comprobación del lugar de residencia al funcionario
Productos/Servicios del Subproceso:
Documentación para pagar a los funcionarios el monto aprobado por la ley, por el concepto de gastos por residencia.
Responsable del Subproceso:
Director (a) Administrativo de Talento Humano
Tipo de cliente: Interno
8.9.2 Controles del subproceso de pago de Gatos por Residencia
ARTÍCULO NORMATIVA
124 LOSEP, art, 124
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8.9.3 Diagrama de flujo del subproceso de pago de Gastos por Residencia
DIRECCIÓN DE SERVICIOS, PROCESOS Y CALIDAD.
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8.9.4 Matriz aclaratoria subproceso de pago de Gastos por Residencia
No. Actividad Rol Descripción Documento
1
Solicitar
autorización
para el pago de
gastos por
residencia
Analista de
Talento
Humano
El funcionario hará la solicitud de pago de
gastos por residencia a la máxima
autoridad
Memorando de
solicitud de pago
de gastos por
residencia
2 Revisar la
solicitud
Analista de
Talento
Humano
Una vez aprobada la solicitud por la
máxima autoridad el analista de talento
humano procede a revisar la solicitud
3
Notificar la
entrega de
documentos de
comprobación
del lugar de
residencia al
funcionario
Analista de
Talento
Humano
Notificar la entrega de documentos de
comprobación del lugar de residencia al
funcionario
4
Verificar
físicamente el
lugar de
residencia
Analista de
Talento
Humano
El analista de talento humano debe verificar
físicamente el lugar de residencia del
funcionario
5
Solicitar
certificación
presupuestaría
Analista de
Talento
Humano
La Dirección Administrativa de Talento
Humano solicita vía memorando la
certificación presupuestaría a la Dirección
Financiera
Memorando de
solicitud de
certificación
presupuestaría
6
Emitir la
certificación
presupuestaría
Analista
Financiero
La Dirección Financiera revisa el
Memorando y documentación adjunta y
emite la certificación presupuestaría
Memorando
emitiendo la
certificación
presupuestaría
7 Generar CUR de
pago
Analista de
Talento
Humano
Con la certificación presupuestaría recibida
el analista de talento humano procede a
generar el CUR de pago en el sistema
SPRYN
8 Solicitar pago
Director de
Talento
Humano
La Dirección de Administración de talento
Humano genera memorando a la Dirección
Financiera solicitando el pago.
Memorando de
solicitud de pago
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8.9.5.- Indicadores de gestión del subproceso de pago de Gastos por Residencia
N° Indicador Fórmula de Cálculo Unidad de
Medida Responsable de Medición
Fuente de la Medición
Frecuencia de Medición
1 Pago de Gastos por Residencia
(Número de funcionarios pagados/Número de funcionarios que solicitan el pago de gastos por residencia) X 100
Porcentaje Dirección de Administración de Talento Humano
Quipux Semestral
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8.10 Subproceso de pago de Décimo Tercer y Cuarto Sueldo
8.10.1 Ficha del subproceso de pago de Décimo Tercer y Cuarto Sueldo
Subproceso:
Décimo Tercer y Cuarto Sueldo
Código del Subproceso:
CGAF-DATH-H.4.3.10
Descripción:
PROPÓSITO:
Pagar a los Funcionarios, servidores y trabajadores sus Décimos Terceros y Décimos Cuartos sueldos, contempladas en la LOSEP y Código de Trabajo.
DISPARADOR:
Fechas de pago que estipula la ley
ENTRADAS:
Fecha de contratación o ingreso de personal
ACTIVIDADES PRINCIPALES:
Revisar el cuadro de novedades de personal
Generar nómina de los décimos mensualizados
Productos/Servicios del Subproceso:
Documentación y cálculo para pagar a los Funcionarios, servidores y trabajadores sus Décimos Terceros y Décimos Cuartos sueldos, contempladas en la LOSEP y Código de Trabajo.
Responsable del Subproceso:
Director (a) Administrativo de Talento Humano
Tipo de cliente: Interno
8.10.2 Controles del subproceso de pago de Décimo Tercer y Cuarto Sueldo
ARTÍCULO NORMATIVA
97, 98 LOSEP pago anual
21, 22, 60, 61 Ley Orgánica de Justicia Laboral
111,113 Código de Trabajo
DIRECCIÓN DE SERVICIOS, PROCESOS Y CALIDAD.
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8.10.3 Diagrama de flujo del subproceso de pago de Décimo Tercer y Cuarto Sueldo
DIRECCIÓN DE SERVICIOS, PROCESOS Y CALIDAD.
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8.10.4 Matriz aclaratoria subproceso de pago de Décimo Tercer y Cuarto Sueldo
No. Actividad Rol Descripción Documento
1
Revisar el
cuadro de
novedades de
personal
Analista de
Talento
Humano
El analista de talento humano revisará el
memorando de cuadro de novedades de
personal tomando en cuenta los ingresos,
salidas y aumento o disminución de
remuneración de personal que labora en la
institución.
Memorando de
cuadro de
novedades de
personal
2
Revisar el
formulario en
donde se
parametriza el
cobro del
funcionario
Analista de
Talento
Humano
El analista de talento humano procede a
revisar el formulario de forma de pago de los
décimos en el cual parametrizará el cobro de
los décimos en el sistema SPRYN.
3
Ingresar
información en
el sistema
SPRYN
Analista de
Talento
Humano
Una vez parametrizado el cobro mensual del
funcionario, servidor y trabajador se procede a
ingresar la información en el sistema SPRYN
4
Generar
nómina de los
décimos
mensualizados
Analista de
Talento
Humano
Con la información ingresada en el sistema
SPRYN se procede a generar la nómina
Nómina de
décimos
mensualizados
5 Imprimir roles
de pago
Analista de
Talento
Humano
El analista de talento humano imprime los
roles de pago generados por el sistema SPRYN
6
Solicitar
Certificación
presupuestaría
Analista de
Talento
Humano
La Dirección Administrativa de Talento
Humano solicita vía memorando la
certificación presupuestaría a la Dirección
Financiera
Memorando de
solicitud de
certificación
presupuestaría
7 Certificación
Presupuestaría
Director
Financiero
La Dirección Financiera revisa el Memorando y
documentación adjunta y emite la certificación
presupuestaría
Memorando
emitiendo la
certificación
presupuestaría
8 Generar CUR
de pago
Analista de
Talento
Humano
Con la certificación presupuestaría recibida el
analista de talento humano procede a generar
el CUR de pago en el sistema SPRYN
9 Solicitar pago
Analista de
Talento
Humano
La Dirección de Administración de talento
Humano genera memorando a la Dirección
Financiera solicitando el pago.
Memorando de
solicitud de
pago
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10
Determinar el
pago
acumulado
Analista de
Talento
Humano
Una vez parametrizada la forma de cobro
acumulado del funcionario, servidor y
trabajador se procede a ingresar al sistema
SPRYN
11
Determinar en
base a la
nómina los
valores
acumulados en
el período de
pago
Analista de
Talento
Humano
¿Si el pago es Décimo Tercer Sueldo?
El analista de talento humano procede a
calcular los valores acumulados en el período
de pago.
12
Determinar en
base a la
nómina el
número de
meses y días a
pagar
Analista de
Talento
Humano
¿Si el pago es Décimo Cuarto Sueldo?
El analista de talento humano procede a
calcular en base a nómina el número de meses
y días a pagar al funcionario.
13
Ingresar la
información
calculada en
nómina en el
sistema SPRYN
Analista de
Talento
Humano
El analista de talento humano después de
calcular la información del valor a pagar del
Décimo Tercer y Cuarto Sueldo, procede a
ingresarla al sistema SPRYN
14
Generar
nómina del
Décimo Tercer
y Décimo y
Cuarto Sueldo
Analista de
Talento
Humano
Una vez ingresada la información al sistema
SPRYN se procede a generar la nómina del
Décimo Tercer y Cuarto Sueldo y el proceso
sigue su curso al punto 5 hasta el punto 9.
Nómina de
décimos
acumulados
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8.10.5.- Indicadores de gestión del subproceso de pago de Décimo Tercer y Cuarto
Sueldo
N° Indicador Fórmula de Cálculo Unidad de
Medida Responsable de Medición
Fuente de la
Medición
Frecuencia de Medición
1 Pago de Décimo Tercer Sueldo mensualizado
(Número de funcionarios pagados/Número de funcionarios de la Institución)*100
Porcentaje Dirección de Administración de Talento Humano
Roles de Pago
Semestral
2 Pago de Décimo Cuarto Sueldo mensualizado
(Número de funcionarios pagados/Número de funcionarios de la Institución)*100
Porcentaje Dirección de Administración de Talento Humano
Roles de Pago
Semestral
3 Pago de Décimo Tercer Sueldo acumulado
(Número de funcionarios pagados/Número de funcionarios de la Institución)*100
Porcentaje Dirección de Administración de Talento Humano
Roles de Pago
Semestral
4 Pago de Décimo Cuarto Sueldo acumulado
(Número de funcionarios pagados/Número de funcionarios de la Institución)*100
Porcentaje Dirección de Administración de Talento Humano
Roles de Pago
Semestral
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9.- Anexos
9.1 Ficha técnica y diagrama del Subproceso de pago de Horas Extras.
TIPO DE PROCESO: Adjetivo
FECHA: 31/05/2016
CÓDIGO: H.4.4
VERSIÓN: 1.0
MACROPROCESO
PROCESO
SUBPROCESO
CÓDIGO PROCESO DE REFERENCIA
CÓDIGO PROCESO DE REFERENCIA
FISICOS
Computadoras
Teléfonos
Escritorios
TIPO DEL PROCESO TIPO DE CLIENTE Interno
RESPONSABLE DEL PROCESO PROCESO Operación
LINEA BASETIEMPO DE CLICLO
(DIAS)
PROCESO CERTIFICADOFECHA DE
CERTIFICACIÓN
Elaborado por: Héctor Salazar
Fecha: 31/05/2016
LINEA BASE
META
RESPONSABLE DE MEDICIÓN
FRECUENCIA DE CALCULOFUENTE PARA CALCULO
Dirección de Administración de Talento Humano Memorando con la solicitud para laborar horas extras
LOSEP art, 114
Aprobado por: Ing. Romina AndradeRevisado por: Ing. Silvia Gómez
Memorando de solicitud de pago revisada y aprobada
por el analista de talento humano para proceder con la
continuidad del subproceso de pago en la Dirección
Financiera
DENOMINACIÓN
Fecha:
Semestral
Código de trabajo art, 55
DENOMINACIÓN FORMULA DE CÁLCULO
Pago de hora extraPago de horas extras/Solicitudes de pago de horas
extras
Memorando de emisión de la certificación presupuestaría
Memorando de soliciud de pago
OBJETIVO DEL PROCESO / SUBPROCESO
ALCANCE DEL PROCESO / SUBPROCESO
El proceso inicia con la solicitud para laborar fuera del horario normal de trabajo a la máxima autoridad, hasta poder calcular y pagar los valores de horas
extras.
CONTROLES / BASE NORMATIVA / INSTRUCTIVOS
DISPARADOR
Planificación mensual para laborar horas extras de la unidad requirente
Código
ENTRADAS
Servidores y trabajadores del MIDUVI
Analista de Talento Humano
PRODUCTOS/SERVICIOS DEL PROCESO (SALIDAS)
Jaime Dominguez
Sistema de Finanzas
Hardware de la Institución
Analista Financiero Software de la institución
Procesos Adjetivos
INDICADORES
FICHA DE PROCESO /
SUBPROCESO
COORDINACIÓN GENERAL ADMINISTRATIVA FINANCIERAGestión interna de remuneración y nómina
Horas Extra
RECURSOS
HUMANOS TECNOLÓGICOS
Pagar a los servidores y trabajadores las horas laboradas fuera de la jornada normal de trabajo
CLIENTES
Dirección de Talento Humano
Semestral
NO
INDICADOR No. 1
0 (según GPR)
Fecha: 31/05/2016
Director de Talento Humano
Director Financiero
Director Area Requiriente
REGISTROS
Memorando de solicitud de la certificación presupuestaría
Sistema del IESS
Memorando de requerimiento del pago de horas extras
PROVEEDORES
Dirección de Talento Humano
80%
INDICADOR No. 2
80%
DIRECCIÓN DE SERVICIOS, PROCESOS Y CALIDAD.
MANUAL DE PROCESO DE NÓMINA Y ROLES DE PAGO Versión: 1 .0.0 Página 51 de 69
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0
Interno Av. 10 de agosto 2270 y Luis Cordero – (593)2 2983600 , Quito Ecuador
MIDUVI, 2016.
DIRECCIÓN DE SERVICIOS, PROCESOS Y CALIDAD.
MANUAL DE PROCESO DE NÓMINA Y ROLES DE PAGO Versión: 1 .0.0 Página 52 de 69
3223210101121111110107
0
Interno Av. 10 de agosto 2270 y Luis Cordero – (593)2 2983600 , Quito Ecuador
MIDUVI, 2016.
9.2 Ficha técnica y diagrama del Subproceso de pago de Liquidaciones
TIPO DE PROCESO: Adjetivo
FECHA: 31/05/2016
CÓDIGO: H.4.7
VERSIÓN: 1.0
MACROPROCESO
PROCESO
SUBPROCESO
CÓDIGO PROCESO DE REFERENCIA
CÓDIGO PROCESO DE REFERENCIA
FISICOS
Computadoras
Teléfonos
Escritorios
TIPO DEL PROCESO TIPO DE CLIENTE Externo
RESPONSABLE DEL PROCESO PROCESO Operación
LINEA BASETIEMPO DE CLICLO
(DIAS)
PROCESO CERTIFICADOFECHA DE
CERTIFICACIÓN
Elaborado por: Héctor Salazar
Fecha: 31/05/2016
LINEA BASE
META
RESPONSABLE DE MEDICIÓN
FRECUENCIA DE CALCULOFUENTE PARA CALCULO
Dirección Administrativa de Talento Humano Terminación de contrato, Acciones de personal,
Memorando de Renuncias
Reglmaneto a la LOSEP, art, 102, 110, 111
Aprobado por: Romina AndradeRevisado por: Ing. Silvia Gómez
Documentación revisada, validada para que la dirección
financiera continúe con el pago de la l iquidación.
DENOMINACIÓN
Fecha:
DENOMINACIÓN FORMULA DE CÁLCULO
Pgo de liquidación Liquidaciones pagadas/liquidaciones solicitadas
Memorando de emisión de Certificación Presupuestaría
Memorando donde se adjunta el CUR de pago
OBJETIVO DEL PROCESO / SUBPROCESO
ALCANCE DEL PROCESO / SUBPROCESO
El proceso inicia con la desvinculación del personal que labora en la institución hasta pagar la l iquidación de haberes a la que tiene derecho
CONTROLES / BASE NORMATIVA / INSTRUCTIVOS
DISPARADOR
Desvinculación de personal de la institución
Código
ENTRADAS
Ex servidores de la institución
Analista de Talento Humano
PRODUCTOS/SERVICIOS DEL PROCESO (SALIDAS)
Iris Cuesta, Jaime Domínguez
Sistemas de Finanzas
Hardware de la Institución
Analista Financiero Software de la institución
Procesos Adjetivos
INDICADORES
FICHA DE PROCESO /
SUBPROCESO
COORDINACIÓN GENERAL ADMINISTRATIVA FINANCIERAGestión interna de remuneración y nómina
Liquidaciones
RECURSOS
HUMANOS TECNOLÓGICOS
Pagar a todo ex servidor la l iquidación de haberes a la que tiene derecho
CLIENTES
Dirección de Talento Humano
Semestral
NO
INDICADOR No. 1
0 (según GPR)
Fecha: 31/05/2016
Director de Talento Humano
Director Financiero
REGISTROS
Memorando de solicitud de Certificación PresupuestaríaMemorando de Renuncia
PROVEEDORES
Quipus
INDICADOR No. 2
90%
DIRECCIÓN DE SERVICIOS, PROCESOS Y CALIDAD.
MANUAL DE PROCESO DE NÓMINA Y ROLES DE PAGO Versión: 1 .0.0 Página 53 de 69
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0
Interno Av. 10 de agosto 2270 y Luis Cordero – (593)2 2983600 , Quito Ecuador
MIDUVI, 2016.
DIRECCIÓN DE SERVICIOS, PROCESOS Y CALIDAD.
MANUAL DE PROCESO DE NÓMINA Y ROLES DE PAGO Versión: 1 .0.0 Página 54 de 69
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0
Interno Av. 10 de agosto 2270 y Luis Cordero – (593)2 2983600 , Quito Ecuador
MIDUVI, 2016.
9.3 Ficha técnica y diagrama del Subproceso de pago de Subsidios
TIPO DE PROCESO: Adjetivo
FECHA: 31/05/2016
CÓDIGO: H.4.6
VERSIÓN: 1.0
MACROPROCESO
PROCESO
SUBPROCESO
CÓDIGO PROCESO DE REFERENCIA
CÓDIGO PROCESO DE REFERENCIA
FISICOS
Computadoras
Teléfonos
Escritorios
TIPO DEL PROCESO TIPO DE CLIENTE Interno
RESPONSABLE DEL PROCESO PROCESO Operación
LINEA BASETIEMPO DE CLICLO
(DIAS)
PROCESO CERTIFICADOFECHA DE
CERTIFICACIÓN
Elaborado por: Héctor Salazar
Fecha: 31/05/216
LINEA BASE
META
RESPONSABLE DE MEDICIÓN
FRECUENCIA DE CALCULOFUENTE PARA CALCULO
PROVEEDORES
INDICADOR No. 2
100%
Director Financiero
Director de Talento Humano
REGISTROS
Nómina de subsidiosMemorando de solicitud de certificación presupuestaría
Dirección de Talento Humano
Semestral
NO
INDICADOR No. 1
0 (según GPR)
Fecha: 31/05/2016
FICHA DE PROCESO /
SUBPROCESO
COORDINACIÓN GENERAL ADMINISTRATIVA FINANCIERAGestión interna de remuneración y nómina
Subsidios
RECURSOS
HUMANOS TECNOLÓGICOS
Pagar a los trabajadores amparados bajo el código de trabajo los rubros que tienen contemplados en su contratación colectiva.
CLIENTES
Trabajadores amparados bajo el código de trabajo
Analista de Talento Humano
PRODUCTOS/SERVICIOS DEL PROCESO (SALIDAS)
Jaime Domínguez
Sistemas de Finanzas
Hardware de la Institución
Analista de la Dirección Financiera Software de la institución
Procesos Adjetivos
INDICADORES
OBJETIVO DEL PROCESO / SUBPROCESO
ALCANCE DEL PROCESO / SUBPROCESO
El proceso inicia con la revisión del reporte del biométrico, número de cargas familiares y número de años de antiguedad de los trabajadores de la institución
hasta solicitar su respectivo pago de acuerdo con sus derechos contemplados en la contratación colectiva
CONTROLES / BASE NORMATIVA / INSTRUCTIVOS
DISPARADOR
Contrato colectivo
Código
ENTRADAS
Fecha:
Contrato Colectivo, Clausula vigésima primera, vigésima segunda, vigésima séptima
DENOMINACIÓN FORMULA DE CÁLCULO
Pago de subsidios Número de trabajadores pagados
Memorando de solicitud de pago
Dirección Administrativa de Talento HumanoNómina del personal que se acoge al contrato colectivo,
Reporte biométrico, Numero de cargas familiares y años
de antigüedad.
Acuerdo Ministerial MDT-2015-0054
Aprobado por: Ing. Romina AndradeRevisado por: Ing. Silvia Gómez
Memorando de solicitud de pago de subsidios
DENOMINACIÓN
DIRECCIÓN DE SERVICIOS, PROCESOS Y CALIDAD.
MANUAL DE PROCESO DE NÓMINA Y ROLES DE PAGO Versión: 1 .0.0 Página 55 de 69
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Interno Av. 10 de agosto 2270 y Luis Cordero – (593)2 2983600 , Quito Ecuador
MIDUVI, 2016.
DIRECCIÓN DE SERVICIOS, PROCESOS Y CALIDAD.
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9.4 Ficha técnica y diagrama del Subproceso de pago de Remuneraciones y
Salarios
TIPO DE PROCESO: Adjetivo
FECHA: 01/06/2016
CÓDIGO: H.4.3
VERSIÓN: 1.0
MACROPROCESO
PROCESO
SUBPROCESO
CÓDIGO PROCESO DE REFERENCIA
CÓDIGO PROCESO DE REFERENCIA
FISICOS
Computadoras
Teléfonos
Escritorios
TIPO DEL PROCESO TIPO DE CLIENTE Interno
RESPONSABLE DEL PROCESO PROCESO Operación
LINEA BASETIEMPO DE CLICLO
(DIAS)
PROCESO CERTIFICADOFECHA DE
CERTIFICACIÓN
Elaborado por: Héctor Salazar
Fecha: 1/06/2016
LINEA BASE
META
RESPONSABLE DE MEDICIÓN
FRECUENCIA DE CALCULOFUENTE PARA CALCULO
Dirección Administrativa de Talento HumanoDistributivo de personal, Planillas y préstamos
solicitados al IESS, Anticipos de sueldo
LOSEP, art 23 literal b)
Memorando de solicitud de pago
Aprobado por: Romina AndradeRevisado por: Ing. Silvia Gomez
Memorando mensual de solicitud de pago de
remuneraciones y salarios.
DENOMINACIÓN
Fecha:
Código de Trabajo, art 281
DENOMINACIÓN FORMULA DE CÁLCULO
Pago de Remuneraciones y SalariosFuncionarios, servidores y trabajadores
pagados/Funcionarios, servidores y trabajadores de la
institución
Memorando solicitando la certificación presupuestaría
Memorando emitiendo la certificación presupuestaría
OBJETIVO DEL PROCESO / SUBPROCESO
ALCANCE DEL PROCESO / SUBPROCESO
El proceso inicia con la revisión del memorando de movimientos de personal hasta cumplir con su respectivo pago de acuerdo con sus derechos
contemplados en las leyes que los rigen.
CONTROLES / BASE NORMATIVA / INSTRUCTIVOS
DISPARADOR
Fin de mes, Pagos de los beneficios de ley
Código
ENTRADAS
Funcionarios, servidores y trabajadores de la institución
Analista de Talento Humano
PRODUCTOS/SERVICIOS DEL PROCESO (SALIDAS)
Jaime Dominguez
Sistemas de Finanzas
Hardware de la Institución
Analista de la Dirección Financiera Software de la institución
Procesos Adjetivos
INDICADORES
FICHA DE PROCESO /
SUBPROCESO
COORDINACIÓN GENERAL ADMINISTRATIVA FINANCIERAGestión interna de remuneración y nómina
Pago de Remuneraciones y Salarios
RECURSOS
HUMANOS TECNOLÓGICOS
Pagar a los Funcionarios, servidores y trabajadores sus remuneraciones contempladas en la LOSEP y Código de Trabajo.
CLIENTES
Dirección de Talento Humano
Semestral
NO
INDICADOR No. 1
0 (según GPR)
Fecha: 1/06/2016
Director de Talento Humano
Director Financiero
REGISTROS
Nómina generada en el sistema SPRYN
Sistema del IESS
Planilla de présatmos
PROVEEDORES
INDICADOR No. 2
100%
DIRECCIÓN DE SERVICIOS, PROCESOS Y CALIDAD.
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DIRECCIÓN DE SERVICIOS, PROCESOS Y CALIDAD.
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9.5 Ficha técnica y diagrama del Subproceso de pago de Fondos de Reserva
TIPO DE PROCESO: Adjetivo
FECHA: 31/05/2016
CÓDIGO: H.4.3
VERSIÓN: 1.0
MACROPROCESO
PROCESO
SUBPROCESO
CÓDIGO PROCESO DE REFERENCIA
CÓDIGO PROCESO DE REFERENCIA
FISICOS
Computadoras
Teléfonos
Escritorios
TIPO DEL PROCESO TIPO DE CLIENTE Interno
RESPONSABLE DEL PROCESO PROCESO Operación
LINEA BASETIEMPO DE CLICLO
(DIAS)
PROCESO CERTIFICADOFECHA DE
CERTIFICACIÓN
Elaborado por: Héctor Salazar
Fecha: 31/05/2016
LINEA BASE
META
RESPONSABLE DE MEDICIÓN
FRECUENCIA DE CALCULOFUENTE PARA CALCULO
PROVEEDORES
INDICADOR No. 2
100%
Director de Talento Humano
Director Financiero
REGISTROS
Memorando de Solicitud de Certificación Presupuestaría
Sistema del IESS
Nómina de Fondos de Reserva
Dirección de Talento Humano
Semestral
NO
INDICADOR No. 1
0 (según GPR)
Fecha: 31/05/2016
FICHA DE PROCESO /
SUBPROCESO
COORDINACIÓN GENERAL ADMINISTRATIVA FINANCIERAGestión interna de remuneración y nómina
Fondos de Reserva
RECURSOS
HUMANOS TECNOLÓGICOS
Pagar a los funcionarios, servidores y trabajadores los fondos de reserva una vez que cumplan el tiempo estipulado por la ley.
CLIENTES
Funcionarios, servidores y trabajadores
Analista de Talento Humano
PRODUCTOS/SERVICIOS DEL PROCESO (SALIDAS)
Jaime Domínguez
Sistemas de Finanzas
Hardware de la Institución
Analista de la Dirección Financiera Software de la institución
Procesos Adjetivos
INDICADORES
OBJETIVO DEL PROCESO / SUBPROCESO
ALCANCE DEL PROCESO / SUBPROCESO
El proceso inicia con generar la planilla IESS, de los funcionarios, servidores y trabajadores que tienen derecho al cobro de los fondos de reserva hasta
generar la solicitud de pago
CONTROLES / BASE NORMATIVA / INSTRUCTIVOS
DISPARADOR
Código
ENTRADAS
Fecha:
Código de trabajo, art, 211
DENOMINACIÓN FORMULA DE CÁLCULO
Pago de Fondos de reservaNúmero de Funcionarios, servidores y trabajadores
pagados/ Número de Funcionarios, servidores y
Memorando de emisión de la certificación presupuestaría
Memorando de solicitud de Pago
Dirección Administrativa de Talento Humano Planilla de calificación de derechos de fondos de
LOSEP, art, 99
Aprobado por: Romina Andrade Revisado por: Ing. Silvia Gómez
Pago mensual de los fondos de reserva
DENOMINACIÓN
DIRECCIÓN DE SERVICIOS, PROCESOS Y CALIDAD.
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9.6 Ficha técnica y diagrama del Subproceso de pago de Jubilaciones Patronales
TIPO DE PROCESO: Adjetivo
FECHA: 01/06/2016
CÓDIGO: H.4.3
VERSIÓN: 1.0
MACROPROCESO
PROCESO
SUBPROCESO
CÓDIGO PROCESO DE REFERENCIA
CÓDIGO PROCESO DE REFERENCIA
FISICOS
Computadoras
Teléfonos
Escritorios
TIPO DEL PROCESO TIPO DE CLIENTE Externo
RESPONSABLE DEL PROCESO PROCESO Operación
LINEA BASETIEMPO DE CLICLO
(DIAS)
PROCESO CERTIFICADOFECHA DE
CERTIFICACIÓN
Elaborado por: Héctor Salazar
Fecha: 01/06/2016
LINEA BASE
META
RESPONSABLE DE MEDICIÓN
FRECUENCIA DE CALCULOFUENTE PARA CALCULO
Dirección Administrativa de Talento HumanoActa de finiquito, Aviso de salida del IESS, Acción de
personal
Código de Trabajo art, 216 y 217
Aprobado por: Ing. Romina AndradeRevisado por: Ing. Silvia Gómez
Documentación para pagar a los ex trabajadores
amparados bajo el código de trabajo el valor de su
jubilación patronal.
DENOMINACIÓN
Fecha:
DENOMINACIÓN FORMULA DE CÁLCULO
Pago de JubilacionesTrabajadores pagados/ Número de trabajadores que
cumplen los requisitos para el pago de la jubilación
Memorando emitiendo la certificación presupuestaríaMemorando solicitando el pago
OBJETIVO DEL PROCESO / SUBPROCESO
ALCANCE DEL PROCESO / SUBPROCESO
El proceso inicia generando la nómina de jubilaciones en el sistema SPRYN a los trabajadores que cumplieron con los parámetros hasta llegar al cobro de la
jubilación patronal
CONTROLES / BASE NORMATIVA / INSTRUCTIVOS
DISPARADOR
Código
ENTRADAS
Trabajadores amparados bajo el código de trabajo
Analista de Talento Humano
PRODUCTOS/SERVICIOS DEL PROCESO (SALIDAS)
Jaime Domínguez
Sistemas de Finanzas
Hardware de la Institución
Analista de la Dirección Financiera Software de la institución
Procesos Adjetivos
INDICADORES
FICHA DE PROCESO /
SUBPROCESO
COORDINACIÓN GENERAL ADMINISTRATIVA FINANCIERAGestión interna de remuneración y nómina
Jubilaciones
RECURSOS
HUMANOS TECNOLÓGICOS
Pagar a los ex trabajadores amparados bajo el código de trabajo el valor de su jubilación patronal.
CLIENTES
Dirección de Talento Humano
Semestral
NO
INDICADOR No. 1
0 (según GPR)
Fecha: 01/06/2016
Director de Talento Humano
Director Financiero
REGISTROS
Memorando solicitando la certificación presupuestaríaNómina del personal Jubilada
PROVEEDORES
INDICADOR No. 2
100%
DIRECCIÓN DE SERVICIOS, PROCESOS Y CALIDAD.
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9.7 Ficha técnica y diagrama del Subproceso de pago de Honorarios
TIPO DE PROCESO: Adjetivo
FECHA: 01/06/2016
CÓDIGO: H.4.3
VERSIÓN: 1.0
MACROPROCESO
PROCESO
SUBPROCESO
CÓDIGO PROCESO DE REFERENCIA
CÓDIGO PROCESO DE REFERENCIA
FISICOS
Computadoras
Teléfonos
Escritorios
TIPO DEL PROCESO TIPO DE CLIENTE Interno
RESPONSABLE DEL PROCESO PROCESO Operación
LINEA BASETIEMPO DE CLICLO
(DIAS)
PROCESO CERTIFICADOFECHA DE
CERTIFICACIÓN
Elaborado por: Héctor Salazar
Fecha: 01/06/2016
LINEA BASE
META
RESPONSABLE DE MEDICIÓN
FRECUENCIA DE CALCULOFUENTE PARA CALCULO
PROVEEDORES
INDICADOR No. 2
100%
Director de Talento Humano
REGISTROS
Memorando de solicitud de pago
Sistema del IESS
Memorando en el cual se revisará los movientos de personal
Dirección de Talento Humano
Semestral
NO
INDICADOR No. 1
0 (según GPR)
Fecha: 01/06/2016
FICHA DE PROCESO /
SUBPROCESO
COORDINACIÓN GENERAL ADMINISTRATIVA FINANCIERAGestión interna de remuneración y nómina
Honorarios
RECURSOS
HUMANOS TECNOLÓGICOS
Pagar a los Funcionarios y servidores que ingresan a mediados de mes su honorario proporcional por los días trabajados dentro de la institución.
CLIENTES
Funcionarios y Servidores de la institución
Analista de Talento Humano
PRODUCTOS/SERVICIOS DEL PROCESO (SALIDAS)
Jaime Domínguez
Sistemas de Finanzas
Hardware de la Institución
Analista de la Dirección Financiera Software de la institución
Procesos Adjetivos
INDICADORES
OBJETIVO DEL PROCESO / SUBPROCESO
ALCANCE DEL PROCESO / SUBPROCESO
El proceso inicia con la revisión del memorando de movimientos de personal hasta determinar el pago correspondiente a los Funcionarios y servidores que
ingresaron a mediados de mes.
CONTROLES / BASE NORMATIVA / INSTRUCTIVOS
DISPARADOR
Nueva contratación de personal que ingresa pasado el primer día laboral del mes
Código
ENTRADAS
Fecha:
DENOMINACIÓN FORMULA DE CÁLCULO
Pago de HonorariosNúmero de honorarios pagados/Número de
Funcionarios o servidores que ingresan a mediados de
Dirección Administrativa de Talento HumanoContratos de nuevo personal firmados, Certificación
presupuestaria, Acciones de personal
LOSEP, art, 108
Aprobado por: Ing. Romina AndradeRevisado por: Ing. Silvia Gómez
Documentación para pagar a los Funcionarios y
servidores que ingresan a mediados de mes su honorario
proporcional por los días trabajados dentro de la
institución.
DENOMINACIÓN
DIRECCIÓN DE SERVICIOS, PROCESOS Y CALIDAD.
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DIRECCIÓN DE SERVICIOS, PROCESOS Y CALIDAD.
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9.8 Ficha técnica y diagrama del Subproceso de pago de Encargos y
Subrogaciones
TIPO DE PROCESO: Adjetivo
FECHA: 01/06/2016
CÓDIGO: H.4.6
VERSIÓN: 1.0
MACROPROCESO
PROCESO
SUBPROCESO
CÓDIGO PROCESO DE REFERENCIA
CÓDIGO PROCESO DE REFERENCIA
FISICOS
Computadoras
Teléfonos
Escritorios
TIPO DEL PROCESO TIPO DE CLIENTE Interno
RESPONSABLE DEL PROCESO PROCESO Operación
LINEA BASETIEMPO DE CLICLO
(DIAS)
PROCESO CERTIFICADOFECHA DE
CERTIFICACIÓN
Elaborado por: Héctor Salazar
01/06/2016
LINEA BASE
META
RESPONSABLE DE MEDICIÓN
FRECUENCIA DE CALCULOFUENTE PARA CALCULO
Dirección Administrativa de Talento Humano Acción de personal de encargo o subrogación.
LOSEP, art 126 y 127
Memorando de solicitud de pago
Aprobado por: Ing. Romina AndradeRevisado por: Ing. Silvia Gómez
Documentación aprobada y revisada para solicitar el
pago a los Funcionarios y servidores el encargo o
subrogación de los días que ocupó el puesto de nivel
DENOMINACIÓN
Fecha:
Semestral
DENOMINACIÓN FORMULA DE CÁLCULO
Pago de encargosNúmero de encargos pagados/Número de funcionarios
y servidores encargados
Memorando solicitando la certificación presupuestaría
Memorando emitiendo la certificación presupuestaría
OBJETIVO DEL PROCESO / SUBPROCESO
ALCANCE DEL PROCESO / SUBPROCESO
El proceso inicia con la revisión del memorando de movimientos de personal hasta poder calcular y pagar los valores proporcionales por los días de su
encargo o subrogación al puesto de nivel jerárquico superior.
CONTROLES / BASE NORMATIVA / INSTRUCTIVOS
Pago de subrogacionesNúmero de subrogaciones pagadas/Número de
funcionarios y servidores subrogantes.
DISPARADOR
Salida, vacaciones, permisos de nivel jerárquico superior
Código
ENTRADAS
Funcionarios y servidores de la institución
Analista de Talento Humano
PRODUCTOS/SERVICIOS DEL PROCESO (SALIDAS)
Jaime Domínguez
Sistemas del IESS
Hardware de la Institución
Analista de la Dirección Financiera Software de la institución
Procesos Adjetivos
INDICADORES
FICHA DE PROCESO /
SUBPROCESO
COORDINACIÓN GENERAL ADMINISTRATIVA FINANCIERAGestión interna de remuneración y nómina
Pago de Encargos y Subrogaciones
RECURSOS
HUMANOS TECNOLÓGICOS
Pagar a los Funcionarios y servidores el encargo o subrogación de los días que ocupó el puesto de nivel jerárquico superior.
CLIENTES
Dirección de Talento Humano
Semestral
NO
INDICADOR No. 1
0 (según GPR)
Fecha: 01/06/2016
REGISTROS
Nómina generada en el sistema
Sistemas de Finanzas
Memorando en donde se revisa los movimiento de personal
PROVEEDORES
Dirección de Talento Humano
100%
INDICADOR No. 2
100%
DIRECCIÓN DE SERVICIOS, PROCESOS Y CALIDAD.
MANUAL DE PROCESO DE NÓMINA Y ROLES DE PAGO Versión: 1 .0.0 Página 65 de 69
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Interno Av. 10 de agosto 2270 y Luis Cordero – (593)2 2983600 , Quito Ecuador
MIDUVI, 2016.
DIRECCIÓN DE SERVICIOS, PROCESOS Y CALIDAD.
MANUAL DE PROCESO DE NÓMINA Y ROLES DE PAGO Versión: 1 .0.0 Página 66 de 69
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MIDUVI, 2016.
9.9. Ficha técnica y diagrama del Subproceso de pago de Gastos por Residencia
TIPO DE PROCESO: Adjetivo
FECHA: 01/06/2016
CÓDIGO: H.4.3
VERSIÓN: 1.0
MACROPROCESO
PROCESO
SUBPROCESO
CÓDIGO PROCESO DE REFERENCIA
CÓDIGO PROCESO DE REFERENCIA
FISICOS
Computadoras
Teléfonos
Escritorios
TIPO DEL PROCESO TIPO DE CLIENTE Interno
RESPONSABLE DEL PROCESO PROCESO Operación
LINEA BASETIEMPO DE CLICLO
(DIAS)
PROCESO CERTIFICADOFECHA DE
CERTIFICACIÓN
Elaborado por: Héctor Salazar
Fecha: 01/06/2016
LINEA BASE
META
RESPONSABLE DE MEDICIÓN
FRECUENCIA DE CALCULOFUENTE PARA CALCULO
PROVEEDORES
INDICADOR No. 2
100%
Máxima Autoridad
Director de Talento Humano
Director Financiero
REGISTROS
Memorando de solicitud de certificación presupuestaríaMemorando de solicitud de pago de gastos por residencia
Dirección de Talento Humano
Semestral
NO
INDICADOR No. 1
0 (según GPR)
Fecha: 01/06/2016
FICHA DE PROCESO /
SUBPROCESO
COORDINACIÓN GENERAL ADMINISTRATIVA FINANCIERAGestión interna de remuneración y nómina
Gastos por Residencia
RECURSOS
HUMANOS TECNOLÓGICOS
Pagar a los funcionarios el monto aprobado por la ley, por el concepto de gastos por residencia.
CLIENTES
Funcionarios de la institución
Analista de Talento Humano
PRODUCTOS/SERVICIOS DEL PROCESO (SALIDAS)
Jaime Domínguez, Iris Cuesta
Sistemas de Finanzas
Hardware de la Institución
Analista de la Dirección Financiera Software de la institución
Procesos Adjetivos
INDICADORES
OBJETIVO DEL PROCESO / SUBPROCESO
ALCANCE DEL PROCESO / SUBPROCESO
El proceso inicia con la solicitud de pago de gastos por residencia por parte del funcionario a la máxima autoridad hasta obtener el pago de acuerdo a la ley
que lo ampara
CONTROLES / BASE NORMATIVA / INSTRUCTIVOS
DISPARADOR
Ingreso de personal que no reside en la misma ciudad que labora
Código
ENTRADAS
Fecha:
DENOMINACIÓN FORMULA DE CÁLCULO
Pago de gastos por residenciaNúmero de funcionarios pagados/Número de
funcionarios que solicitan el pago de gastos por
Memorando emitiendo la certificación presupuestaría
Memorando de solicitud de pago
Dirección Administrativa de Talento Humano
Declaración juramentada del lugar de residencia,
Autorización de la autoridad nominadora para el pago
de gastos por residencia
LOSEP, art, 124
Aprobado por: Ing. Romina AndradeRevisado por: Ing. Silvia Gómez
Documentación para pagar a los funcionarios el monto
aprobado por la ley, por el concepto de gastos por
residencia.
DENOMINACIÓN
DIRECCIÓN DE SERVICIOS, PROCESOS Y CALIDAD.
MANUAL DE PROCESO DE NÓMINA Y ROLES DE PAGO Versión: 1 .0.0 Página 67 de 69
3223210101121111110107
0
Interno Av. 10 de agosto 2270 y Luis Cordero – (593)2 2983600 , Quito Ecuador
MIDUVI, 2016.
DIRECCIÓN DE SERVICIOS, PROCESOS Y CALIDAD.
MANUAL DE PROCESO DE NÓMINA Y ROLES DE PAGO Versión: 1 .0.0 Página 68 de 69
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Interno Av. 10 de agosto 2270 y Luis Cordero – (593)2 2983600 , Quito Ecuador
MIDUVI, 2016.
9.10 Ficha técnica y diagrama del Subproceso de pago de Décimo Tercer y Cuarto
Sueldo
TIPO DE PROCESO: Adjetivo
FECHA: 02/06/2016
CÓDIGO: H.4.3
VERSIÓN: 1.0
MACROPROCESO
PROCESO
SUBPROCESO
CÓDIGO PROCESO DE REFERENCIA
CÓDIGO PROCESO DE REFERENCIA
FISICOS
Computadoras
Teléfonos
Escritorios
TIPO DEL PROCESO TIPO DE CLIENTE Interno
RESPONSABLE DEL PROCESO PROCESO Operación
LINEA BASETIEMPO DE CLICLO
(DIAS)
PROCESO CERTIFICADOFECHA DE
CERTIFICACIÓN
Elaborado por: Héctor Salazar
Fecha: 02/06/2016
INDICADOR No. 1 INDICADOR No. 2 INDICADOR No. 3 INDICADOR No. 4
LINEA BASE
META 80% 80% 80% 80%
RESPONSABLE DE MEDICIÓNDirección de Talento
HumanoDirección de Talento Humano
Dirección de
Talento HumanoDirección de Talento Humano
FRECUENCIA DE CALCULO Semestral Semestral Semestral SemestralFUENTE PARA CALCULO
PROVEEDORES
CLIENTES
(LOSEP, art 97, 98 pago anual),(Ley Orgánica de Justicia Laboral, art, 21, 22, 60, 61)
NO
0 (según GPR)
Memorando solicitando la certificación presupuestaría
Memorando emitiendo la certificación presupuestaría
Fecha: 02/06/2016
Director de Talento Humano
Director Financiero
Procesos Adjetivos
INDICADORES
Aprobado por: Romina Andrade
REGISTROS
DENOMINACIÓN FORMULA DE CÁLCULO
FICHA DE PROCESO /
SUBPROCESO
COORDINACIÓN GENERAL ADMINISTRATIVA FINANCIERAGestión interna de remuneración y nómina
Pago de Décimo Tercer y Décimo Cuarto Sueldo
RECURSOS
HUMANOS TECNOLÓGICOS
Pagar a los Funcionarios, servidores y trabajadores sus Décimos Terceros y Décimos Cuartos sueldos, contempladas en la LOSEP y Código de Trabajo.
OBJETIVO DEL PROCESO / SUBPROCESO
ALCANCE DEL PROCESO / SUBPROCESO
El proceso inicia con la revisión del memorando de movimientos de personal hasta cumplir con su respectivo pago de acuerdo con sus derechos
contemplados en las leyes que los rigen.
CONTROLES / BASE NORMATIVA / INSTRUCTIVOS
DISPARADOR
Fechas de pago que estipula la ley
Código
ENTRADAS
Dirección Administrativa de Talento Humano Fecha de contratación o ingreso de personal
Sistema del IESS
Jaime Domínguez
Nómina generada en el sistema SPRYN de los décimos mensualizadosMemorando de movimientos de personal
Revisado por: Ing. Silvia Gómez
Documentación y cálculo para pagar a los Funcionarios,
servidores y trabajadores sus Décimos Terceros y
Décimos Cuartos sueldos, contempladas en la LOSEP y
Código de Trabajo.
DENOMINACIÓN
Código de Trabajo, art 111,113
Fecha:
Funcionarios, servidores y trabajadores de la institución
Analista de Talento Humano
PRODUCTOS/SERVICIOS DEL PROCESO (SALIDAS)
Sistemas de Finanzas
Nómina generada en el sistema SPRYN de los décimos acumulados
Memorando de solicitud de pago
Hardware de la Institución
Analista de la Dirección Financiera Software de la institución
Pago de Décimo Tercer Sueldo mensualizado
Pago de Décimo Cuarto Sueldo mensualizado
Pago de Décimo Tercer Sueldo acumulado
Pago de Décimo Cuarto Sueldo acumulado
(Número de funcionarios pagados/Número de
(Número de funcionarios pagados/Número de
(Número de funcionarios pagados/Número de
(Número de funcionarios pagados/Número de
DIRECCIÓN DE SERVICIOS, PROCESOS Y CALIDAD.
MANUAL DE PROCESO DE NÓMINA Y ROLES DE PAGO Versión: 1 .0.0 Página 69 de 69
3223210101121111110107
0
Interno Av. 10 de agosto 2270 y Luis Cordero – (593)2 2983600 , Quito Ecuador
MIDUVI, 2016.