1

COORDINACIÓN ZONAL 8 - ARCSA

INFORME DE GESTIÓN POR PROCESOS

1. ANTECEDENTES 2

2. ACCIONES EJECUTADAS

2.1. DIRECCION ZONAL DE VIGILANCIA Y CONTROL DE ESTABLECIMIENTOS Y PRODUCTOS DESCONCENTRADOS

2.1.1 Control Posterior 3 - 10

2.1.2 Atención al Usuario 10 - 14

2.1.3 Publicidad e Imagen 15 - 16

2.2. SUBDIRECCION ZONAL ADMINISTRATIVA FINANCIERA

2.2.1 Talento Humano 17 - 19

2.1.2 Administrativo 20

2.1.3 Financiero 21 - 26

3. ACCIONES QUE SE ENCUENTRAN EN PROCESO

3.1. Acciones que se encuentran en proceso como Coordinación Zonal 8 26

4. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES 27 - 28

5. ANEXOS (GALERÍA FOTOGRÁFICA) 29 - 31

2

1. ANTECEDENTES

Mediante Decreto Ejecutivo No. 1290 de 30 de Agosto de 2012, publicado en el Suplemento de

Registro Oficial No. 788 del 13 de Septiembre del mismo año, se crea la Agencia Nacional de

Regulación, Control y Vigilancia Sanitaria- ARCSA, como persona jurídica de derecho público,

con independencia administrativa, económica y financiera, adscrita al Ministerio de Salud

Pública.

Qué; el antedicho Decreto Ejecutivo establece: “Art. 9.- la Agencia Nacional de Regulación,

Control y Vigilancia Sanitaria-ARCSA, será el organismo técnico encargado de la regulación,

control técnico y vigilancia sanitaria de los siguientes productos: alimentos procesados,

aditivos alimentarios, medicamentos en general, productos nutracéuticos, productos

biológicos, naturales procesados de uso medicinal, medicamentos homeopáticos, y productos

dentales, dispositivos médicos, reactivos bioquímicos y de diagnósticos, productos higiénicos,

plaguicidas para uso doméstico e industrial, fabricados en el territorio nacional o en el exterior,

para su importación, exportación, comercialización, dispensación y expendio, incluidos los que

se reciban en donación y productos de higiene doméstica y absorbentes de higiene personal,

relacionados con el uso y consumo humano, así como de los establecimientos sujetos a

vigilancia y control sanitario establecidos en la Ley Orgánica de Salud y demás normativa

aplicada, exceptuando aquellos de servicio de salud públicos y privados.

Mediante Resolución N° ARCSA-DE-0029-2014-DRA., suscrita por la Ing. Diana Rodríguez Ávila

en su calidad de Directora Ejecutiva de la AGENCIA NACIONAL DE REGULACIÓN CONTROL Y

VIGILANCIA SANITARIA. En la que Resuelve en el Articulo.1.-Crear las Zonales y en el Articulo

2.-Delega a los Coordinadores Zonales para que actúen con autonomía, económica,

administrativa y financiera en concordancia con lo establecido en el Articulo 23 del Estatuto de

ARCSA.

3

2. ACCIONES EJECUTADAS

2.1. DIRECCION ZONAL DE VIGILANCIA Y CONTROL DE ESTABLECIMIENTOS Y PRODUCTOS DESCONCENTRADOS

2.1.1. INFORME DE CONTROL POSTERIOR

ACTIVIDADES DESARROLLADAS

Dando cumplimiento a las directrices estipuladas por la Coordinación General Técnica de

Vigilancia y Control Posterior, Dirección de Buenas Practicas y Permisos Y la Coordinación

zonal, se han desarrollado operativos de control posterior y Pos registro en Guayaquil,

Samborondón y Duran Incluyendo: BPM, Incineraciones, Control de condiciones higiénico

sanitarias, Pos registro de medicamentos, alimentos, cosméticos, plaguicidas, productos

higiénicos, productos naturales. Se realizaron las siguientes actividades:

De Enero a Diciembre del 2014 se han ejecutado 7387 controles entre Pos registro y control Posterior. Es decir

que por mes en promedio se han levantado 738 informes.

En el mes de Enero se realizó 266 controles, correspondientes a 136 Pos registro y 130 Control posterior

En el mes de Febrero se ejecutaron 449 controles; correspondientes a 321 pos registro, y 128 de control posterior

4

En el mes de marzo se ejecutaron 198 controles, correspondientes a 35 pos registro y 163 de control posterior

En el mes de Abril se ejecutaron 408 controles, correspondientes 170 pos registro y 238 de control posterior. En el mes de Mayo se ejecutaron 986 controles, correspondientes a 596 Pos registro y 360 control posterior y 30 de control de publicidad

En el mes de Junio se ejecutaron 773 controles; correspondientes a 520 pos registro; Y 245 de control posterior Y 8 de control de publicidad.

En el mes de Julio se ejecutaron 1171 controles, correspondientes a 917 pos registro y 222 de control posterior Y 32 de control de publicidad.

En el mes de Agosto se ejecutaron 730 controles, correspondientes 517 Pos registro y 191 de control posterior Y 22 de control de publicidad. En el mes de Septiembre se ejecutaron 1410 controles, correspondientes 664 Pos registro y 723 de control Posterior y 23 de control de publicidad. En el mes de Octubre se ejecutó 1260 controles, correspondientes 737 Pos registro y 501 de

control posterior Y 22 de control de publicidad.

En el mes de Noviembre se ejecutó 1266 controles, correspondientes 671 Pos registro y 572

de control posterior Y 23 de control de publicidad.

En el mes de Diciembre se ejecutó 2374 controles, correspondientes 1164 Pos registro y

1193 de control posterior Y 17 de control de publicidad

5

TOTAL CUMPLE NO CUMPLE OTROS

POSREGISTRO 662 282 380 0

POSTERIOR 659 503 156 0

PUBLICIDAD 0 0 0 0

TOTAL CONTROLES 1321 785 536 0

100% 59% 41% 0%

ENERO A ABRIL 2104

TOTAL CUMPLE NO CUMPLE OTROS

POSREGISTRO 2550 986 571 993

POSTERIOR 1018 356 565 97

PUBLICIDAD 92 71 21 0

TOTAL CONTROLES 3660 1413 1157 1090

100% 39% 32% 30%

MAYO A AGOSTO 2104

Trabajamos en base a una planificación en la cual analizamos la ruta semanalmente, ubicando

sitios estratégicos que nunca han sido visitados y nos proyectamos a organizar estrategias para

que de esta forma podamos cubrir los diversos sectores de la zonal

Se ha cumplido al 100% de todos los operativos y se han realizado controles Pos registro,

Control Posterior y Controles de Publicidad, Controles no Planificados organizados por la

Dirección Técnica y aprobado por la Coordinación de la Zonal.

6

Porcentaje de cumplimientos de Enero a Diciembre; Fuente: Matriz de resultados de control posterior.

Se participó en la 1era, 2da, 3ra y 4ta etapa de Guayaquil Ecológico en sus cuatro fases

Fase 1 y 2: Realizadas en el año 2013

Fase 3: Total 449 establecimientos

inspeccionados.

Fase 4: Total 44 establecimientos

inspeccionados.

(Cumplen 9, No cumplen 14, No están

funcionando 21);

Realizados 35 muestreos de los productos de las plantas envasadoras de agua

(Cumplen 11 – No cumplen 24)

7

BUENAS PRACTICAS DE MANUFACTURA

Desde el mes de Enero a Diciembre se efectuaron diversos controles a Laboratorios

Farmacéuticos en las cuales la comisión conforme al anexo 1 del informe 32 de la OMS,

realizaron las siguientes inspecciones :

MES INSPECCIONES REALIZADAS

Enero 1 inspección realizada

Febrero 2 inspección realizada

Marzo 2 inspección realizada

Abril 2 inspección realizada

Mayo 6 inspecciones realizada

Junio 6 inspecciones realizada

Julio 5 inspecciones realizada

Agosto 2 inspecciones realizada

Septiembre 4 inspecciones realizada

Octubre 1 inspección realizada

Noviembre No hubo inspección

Diciembre 1 inspección realizada

INCINERACIONES

Se atendieron 22 incineraciones:

MES INCINERACIONES

ATENDIDAS

MAYO 3

JUNIO 2

JULIO 3

AGOSTO 2

8

SEPTIEMBRE 1

OCTUBRE 4

NOVIEMBRE 5

DICIEMBRE 2

CONTROL NIVEL II

Se han realizado Controles Nivel 2 desde Enero a Diciembre del 2014 un total de 81 controles

de muestreo clasificados de la siguiente manera:

Alimentos : 47 controles

Medicamentos : 32 controles

Cosméticos : 1 control

Productos Higiénicos : 1 control

PERMISOS DE TRANSPORTE

Desde el mes de Marzo hasta la actualidad se han atendido 380 solicitudes de Permisos de

Transporte de Alimentos, de las cuales 202 han obtenido el Permiso respectivo aprobado.

CAPACITACIONES

Se han realizado capacitaciones al equipo de técnicos y el equipo de atención al usuario.

Enero: Se realizó la primera capacitación sobre el decreto 1290 y el Estatuto Orgánico

de Gestión Organizacional por Procesos de la Agencia Nacional de Regulación, Control

y Vigilancia Sanitaria, durante dicha capacitación se estableció funciones y

competencias de la agencia y de los funcionarios que laboran en ella. Asistentes: Todo

el equipo zona 8

Febrero: Se realizó una capacitación dictada por Nataly Cañar, sobre permisos de

funcionamiento, se socializo el manejo de la página web y se elaboró un cuadro de

preguntas y respuestas frecuentes para unificar criterios y dar una sola respuesta a los

usuarios. Asistentes: Todo el equipo zona 8

Marzo: Se realizó una capacitación sobre manejo y uso de la VUE, dictado por el

Ingeniero en Sistemas Ricardo Gutiérrez, el objetivo de esta capacitación era clarificar

9

el proceso de obtención del registro sanitario a través de la VUE. Asistentes: Equipo de

atención al usuario.

Abril: Se realizó capacitación sobre La Ley Orgánica de la Salud y su aplicación en los

operativos de control dictado por el Abogado Alberto Montalvo el objetivo principal

fue establecer lineamientos sobre todo lo que se debe verificar durante una inspección

de condiciones higiénicas sanitarias y cuál es la importancia de esto. Asistentes: Todo

el equipo de zona 8.

Julio: Funcionarias del ARCSA participaron en el conversatorio en el ECU 911

organizado por Pro Ecuador con el gremio de cacaoteros , los cuales manifestaron las

diversos problemas que tienen en temas relacionados con VUE como tramites de

registro sanitario y CLV , para lo cual se llegó a un acuerdo de brindar capacitaciones al

gremio y al trabajo en conjunto de ambas instituciones para de esta forma poder

aclarar ciertas dudas en cuanto a los requerimientos solicitados , y poder indicar a

matriz las diversas dudas y necesidades que presenta este gremio .

Agosto: Funcionarios participaron del Comité Técnico 415“Comité de Proyecto – Cacao

Sostenible y Trazable”.

Septiembre: Funcionarios participaron de la Segunda reunión Comité Técnico

415“Comité de Proyecto – Cacao Sostenible y Trazable”.

Funcionarios participaron de la Primera reunión del Comité Técnico de Normalización

"Productos Alimenticios Azúcar"

Un grupo de técnicos asistieron al Taller "Gobernanza de Inocuidad de Alimentos

Basado en el Riesgo" en la Ciudad de Quito

Octubre: Funcionarios participaron de la Segunda reunión del Comité Técnico de

Normalización "Productos Alimenticios Azúcar"

*El Grupo de BPM participo del "Seminario de Formación para Inspectores de Buenas

Prácticas de Manufactura para Plantas Farmacéuticas"

Noviembre: Replica de curso de Buenas Prácticas de Manufactura Para Laboratorio

Farmacéuticos y Gases Medicinales a todos los técnicos de la Zonal.

Diciembre : Directrices de Access para control post establecimiento

Se realizó un taller de Fotografía con carácter de evidencia, para de esta forma

fortalecer nuestros controles ya sean Pos registro o Posterior.

Se dictó un taller de Cartografía a todos los técnicos y choferes

10

Se han realizado capacitaciones a usuarios, para difundir la imagen de la agencia y que ellos

conozcan los requerimientos, normativas y procesos

Febrero: Se realiza capacitaciones al usuario sobre permisos de funcionamiento los

días jueves de 9 a 11, además se realiza atención personalizada detallando el manejo

de la página web, 830 usuarios atendidos en ventanilla en este mes y 48 personas

capacitadas dentro de nuestras instalaciones

Marzo: Se atendió a 340 usuarios atendidos en ventanilla en este mes y 24 personas

capacitadas dentro de nuestras instalaciones

Abril: Se habilita la ventanilla de consultas técnicas para que los usuarios que

requieran información sobre registro sanitario puedan informarse. Usuarios atendidos

85, se atienden cerca de 38 correos electrónicos de usuarios.

Se realizan capacitaciones sobre etiquetado de alimentos con los representantes de la

industria ecuatoriana, se ejecutan 4 capacitaciones referentes a este tema con el Grupo Pro

ecuador, La Cámara de Industrias, Representantes de la Cámara de Industrias, Supermercados

y Distribuidores.

Mayo y Junio: Funcionarias de la Zonal Brindaron apoyo en el mes de mayo, junio

matriz en cuanto a la revisión de reactivos bioquímicos y Dispositivos médicos a través

de VUE.

Agosto: Se dieron capacitaciones a Grupo Difare, Asociación de Farmacias de la ciudad

de Guayaquil, Grupo Fybeca cuyo Tema fue Ley Orgánica De Salud, Permisos de

Funcionamiento; condiciones Higiénico Sanitarias.

Se brindó capacitación a 12 (850 asistentes) Distritos Escolares de La Zona 8, socializando el

Acuerdo 005-14 Ley Orgánica De Salud, Permisos de Funcionamiento y Condiciones Higiénico

Sanitarias.

Septiembre: Se brindó capacitación a los vendedores ambulantes según Compromiso

Presidencial SIGOB 14618.

Se participó en la reunión sobre las acciones realizadas en el Operativo de La Isla Puna.

Octubre: Se capacito a usuarios en la Feria Expo tienda, indicándoles las normativas y

condiciones higiénicas sanitarias.

Capacitación de Sistema Gráfico de Etiquetado.

Noviembre : Se brindó capacitaciones sobre Higiene y Manipulación de Alimentos

Diciembre : Se brindó capacitaciones sobre Higiene y Manipulación de Alimentos

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2.1.2. INFORME DE ATENCIÓN AL USUARIO

HORARIOS DE ATENCIÓN

El horario normal de atención es de 8h00 a 17h00 siempre hasta culminar con todos los

usuarios que se encuentren en espera.

PERMISOS DE FUNCIONAMIENTO

Conociendo la importancia de que el usuario conozca los beneficios de manejar nuestra página

web www.controlsanitario.gob.ec, se explica frente a un computador el proceso que debe

seguir para la obtención del permiso de funcionamiento para su establecimiento. En caso de

que el usuario presente algún inconveniente en manejo de la computadora, o si presenta

problemas con su solicitud, lo asesoramos y apoyamos para la obtención de su documento en

nuestras oficinas.

CONSULTAS TÉCNICAS Se responden las consultas sobre Registro Sanitario, Sistema de Etiquetado de Alimentos,

Manejo de la página web, Reglamentos de Permisos de Funcionamiento, interpretación de la

Ley orgánica de salud, VUE, etc.

REGISTRO DE DOCUMENTACIÓN Se reciben diariamente las comunicaciones que serán enviadas posteriormente vía Quipux a

planta central, registros de documentación para ingreso al sistema automatizado de permisos

de funcionamiento y toda la documentación que corresponde a secretaria general.

LLAMADAS TELEFONICAS Se cuenta con una línea exclusiva para atención, mediante la cual se asesora a los usuarios que

se les dificulta la visita a las oficinas.

12

CONTROL DE SATISFACCIÓN DEL USUARIO

Se implementó un registro de satisfacción del usuario con el fin de obtener retroalimentación

de cómo se ejecutó la atención, es indispensable que los usuarios salgan satisfechos de las

oficinas y con toda la información que buscaba. El formato utilizado se muestra a continuación:

13

RESULTADOS OBTENIDOS

PROYECTO ARCSA ITINERANTE

Con el objetivo de acercar los servicios a la ciudadanía y facilitar la obtención de Permisos de

Funcionamiento, las brigadas de ARCSA Itinerante se movilizaron por las ciudades de

Guayaquil, Durán y Samborondón atendiendo a 3664 usuarios, otorgando 944 Permisos de

funcionamiento y 490 Órdenes de pago para los establecimientos sujetos a control y vigilancia

sanitario. El siguiente es el recorrido que se manejó y los resultados obtenidos.

Resultados obtenidos “Proyecto ARCSA itinerante”

3664 Usuarios atendidos

944 Permisos de funcionamiento emitidos

490 Órdenes de pago generadas

14

ATENCIÓN AL USUARIO EN OFICINAS DE COORDINACIÓN Z8

Como resultado se han atendido a 12735 usuarios en nuestras oficinas ubicadas en Julián

Coronel 901 y Esmeraldas.

12735 Usuarios atendidos en nuestras oficinas

15

2.1.3. INFORME DE PUBLICIDAD E IMAGEN

En los meses de Mayo hasta Diciembre de 2014, la Coordinación Zonal 8 a través del Área de

Comunicación, ha procedido a levantar importantes líneas de comunicación, interna y

externa jugado un roll muy importante, ya que a través de los diferentes canales de

comunicación(Radio-TV-Diarios-Internet) que se han utilizado, se ha logrado afianzar la

Imagen de ARCSA, al mismo tiempo que se ha podido comunicar con un lenguaje claro y

preciso a la comunidad , el accionar de los diferentes controles que ARCSA cumple día a día.

Confianza Generada con los Medios de Comunicación.

Cada una de las actividades realizadas(operativos, ferias ciudadanas, capacitaciones, ARCSA

Itinerante) por la ARCSA Zonal 8 , han tenido la cobertura necesaria en diferentes medios de

comunicación, con la finalidad de exteriorizar a la ciudadanía el trabajo que cumple cada uno

de los técnicos dentro de la Agencia, logrado posicionar el nombre de la Agencia dentro de los

medios de comunicación y construyendo un vínculo importante de confianza entre el medio

de comunicación social y la agencia.

Dentro de las actividades desarrolladas se debe informar:

Mes Medios Cobertura Temas

20 al 30 mayo

2 Radios- 7 Medios

Televisivos- 1 Medio

Impreso

Local y Nacional

Control de farmacias -

control a productos

naturales- control a

centros nocturnos-

control a

01 al 30 junio

8 Radios- 6 Medios

Televisivos- 1 Medio

Impreso

Local y Nacional

Control a centros de

diversión, presentación

del proyecto ARCSA

itinerante- acciones

que la agencia

desarrolla en la zona 8

– resúmenes de

operativos de control

ejecutados en la zona

8- operativo de control

en el mercado Pedro

16

Pablo Gómez.

01 al 31 de julio

9 Radios- 6 Medios Televisivos-1 Medio Impreso

Local y Nacional

Información sobre el

avance del proyecto de

ARCSA itinerante-

ARCSA servicios a la

comunidad –permisos

de funcionamiento –

control a los

establecimientos en el

malecón simón bolívar-

control a bares y

discotecas de la zona

de las peñas-

01 al 25 de agosto

8 Radios - 8 Medios

Televisivos- 1 Medio

Impreso

Local y Nacional

Plazo para el nuevo

etiquetado-

información sobre el

nuevo sistema grafico-

operativo Lipodex-

bares escolares-

operativo de productos

en bahía de Guayaquil-

alertas sanitarias

01 al 29 de Septiembre 6 Radios- 9 Medios

Televisivo.

Local y Nacional Operativo de Control

del nuevo Sistema de

Etiquetado en

establecimientos de la

Ciudad de Guayaquil.

ARCSA Itinerante-SRI,

01 al 22 de octubre de 5 Radio- 8 Medios

Televisivos- 2 Medios

Impresos

Local y Nacional

Operativos de control

en Cangrejales de la

Zona Norte de

Guayaquil,

Participación exitosa

Expo tienda 2014,

Información acerca del

Trabajo que ARCSA

desarrolla en la Zonal

17

8, Especial de

Etiquetado, Microonda

en vivo para cubrir

Peinado de Barrido de

Permisos de

Funcionamiento en

Guayaquil.

2.2. SUBDIRECCION ZONAL ADMINISTRATIVA FINANCIERA

2.2.1 PRODUCTO: Talento Humano

La unidad de Talento humano desde el mes de Julio se forma en la Coordinación Zonal 8, el

tiempo anterior a éste, la Dirección de Talento Humano en conjunto Coordinación zonal era la

encargada de realizar procesos de selección, contratación, registro de Ingresos, Salidas,

Permisos, vacaciones, etc.

INGRESOS DE PERSONAL: Mes de mayo se tuvo el ingreso de 4 personas, 3 asistentes de

recepción e Información encargados puntualmente del archivo de la Coordinación y 1 Analista

de Vigilancia y Monitoreo de Publicidad.

Mes de Junio ingresaron a la Coordinación zonal 8 el Analista de Presupuesto y Administración

de Caja y la Analista de Talento Humano 3, que se incorporó a Quito para recibir la Inducción

por lo que a la Coordinación ingresó en el mes de Julio.

En el mes de Julio ingresó a la Coordinación el Analista de Talento Humano 1, también se

realizó La selección de Personal para completar la Plantilla total de servidores, además de la

solicitud por parte de Parte de Planta central para la contratación urgente del 30% de la

Plantilla a Nivel Zonal. Se realizaron entrevistas a alrededor de 61 personas, que se realizaron

tanto para completar la plantilla y cumplir con lo establecido en el Manual de Clasificación y

valoración de puestos, como para cumplir con el 30% adicional de técnicos solicitados y

autorizados por Planta Central.

De esta manera salieron favorables para el proceso de contratación en el Mes de Agosto 13

servidores. Los puestos que se encontraban vacantes eran: Analista Zonal de Contabilidad y

Nómina, Analista Zonal Administrativo, Analista Zonal de Adquisiciones, Analista Zonal de

Servicios Institucionales, Mantenimiento y Transporte y Analista Zonal de Farmacovigilancia,

además de 4 Analista Zonal de Otros Establecimientos y de 4 Analistas de BP y productos

18

En el mes de Septiembre se obtuvo el ingreso de 4 Analistas: 1 Analista de Secretaría General,

1 Analista de Redes y Comunicaciones, 1 Analista Zonal de Otros Establecimientos y 1 Analista

de BP y productos. En octubre ingresó a la Coordinación 1 Asistente Zonal 1.

Cuadro de Ingreso de servidores del Cuatrimestre Mayo - Diciembre.

Tabla 1.1

Distributivo Posicional zonal- Spryn

Inducciones al personal.- Las Inducciones al personal realizadas han sido 13, 9

realizadas por la Parte Técnica y 4 por la Unidad de Talento Humano y Administrativo

Financiero, dentro de los cuales se ha socializado temas de Nuevo Etiquetado, y a la

Parte Administrativa llevando un registro de participantes.

Elaboración de cronograma de vacaciones.- Aprobado por la Autoridad Nominadora,

el cual se lo realizó con la participación de los Jefes Inmediatos y de los servidores,

estableciendo así las fechas en las cuales los servidores podrán tomar sus vacaciones.

Control de Asistencia.- Con el Objetivo de tener un mayor control, se revisan y

registran consolidados mensuales de biométricos, además de contar con registros

actualizados de los permisos Médicos, y permisos con cargo a vacaciones de los

servidores.

Elaboración de Distributivo Posicional .- Se cuenta con una matriz en Excel en el que

se actualiza el ingreso de los servidores, La matriz cuenta con Nombre, Número de

cédula, Puesto Institucional, Grupo Ocupacional, Remuneración, Modalidad Laboral.

Elaboración de Contratos Zonales.- Como parte del proceso de desconcentración se

han elaborado 55 contratos, Informes Técnicos y Valoración de Puestos, en los cuales

ya se tiene como parte compareciente a la Coordinación Zonal 8- Arcsa, representado

por la Autoridad Nominadora al Coordinador Zonal.

0

2

4

6

8

10

12

14

MAYO JUNIO JULIO AGOSTO SEPTIEMBRE OCTUBRE

32

1

4

21

13

10 0

9

2

12

INGRESO DE SERVIDORES COORDINACION ZONAL 8

Administrativos Técnicos

19

Reformas Web.- Se han realizado hasta la actualidad 14 reformas Web, desde la

desconcentración de ARCSA Planta Central según resolución ARCSA-DE-0029-2014-

DRA., mismas que detallo a continuación:

Reforma 0110758, Reforma 0111104, Reforma 0120177, Reforma 0113954,

Reforma 0122923, Reforma 0129144, Reforma 0144197, Reforma 0144232,

Reforma 0144274, Reforma 0149874, Reforma 0149997, Reforma 0158194,

Reforma 0167698, Reforma 0172250, las cuales se han realizado por

desconcentración, Ingreso y salidas de Personal, todas verificables en el Spryn.

Archivo de Expedientes.- Se cuenta con el archivo de 58 expedientes dentro de las

mismas se encuentra documentación en físico a partir del mes de Julio del 2014, en la

cual incluye acciones de personal por distintos actos administrativos, permisos

médicos, permisos por horas por supuesto hojas de vidas del personal que ingreso. Se

cuenta con toda la información digital.

Informes Técnicos de Talento Humano.- Elaboración de 7 Informes Técnicos,

Incorporación de las Partidas de Nombramiento del Nivel Jerárquico Superior en el

cual por parte de planta central se realizó el Traspaso de Partidas del Nivel Jerárquico

Superior 3 y se realizó Informe de incremento de Remuneración de los servidores de

Etiquetado en los cuales se les dio el dictamen favorable para su incremento de Grupo

Ocupacional de SP5 a SP7, solicitando respaldo de información necesaria como

Aportaciones de Personal certificados laborales y demás necesarias.

Implementación del Boletín Quincenal.- Boletín que se envía a los funcionarios de la

Zona, con el fin de que siempre estén al tanto de las actividades de las diferentes

Áreas Administrativas Financieras tales como Talento Humano, Financiero,

Administrativo y TICS, con los insumos que las áreas involucradas nos proporcionen.

Ingreso al SIITH.- Siguiendo lo establecido en el Art. 52.- De la Ley Orgánica del Servicio

Público y el Art. 134.- De su Reglamento señalan que es responsabilidad de las

Unidades de Talento Humano mantener actualizado y aplicar obligatoriamente el

Sistema Integrado de Talento Humano y Remuneraciones- SIITH, elaborado por el

Ministerio de Relaciones Laborales. Se realizó el ingreso de 55 servidores.

2.2.2 PRODUCTO: Administrativo

Adquisiciones:

20

Se ejecutó USD$ 43,046.56 representando un 93% respecto al monto asignado para

adquisición de bienes y servicios.

Se efectuaron 30 procedimientos de ínfima cuantía por un monto total de USD$

39,020.91 y 3 de catálogo electrónico por USD$ 4,025.65.

De agosto a diciembre del año 2014, el mes con mayor ejecución fue diciembre con

USD$ 23,577.88 adjudicados y pagados.

Esta dependencia remitió al SERCOP los reportes de convenio marco bimensualmente

y los de adquisiciones por ínfima cuantía de manera trimestral, dando cumplimiento a

lo dispuesto por el ente regulador de la Contratación Pública.

Servicios Institucionales, Mantenimiento y Transporte:

Regulación de documentos de SOAT y matrícula del vehículo, se solicitó a través de

Quipux, y a su vez nos indicaron que la regulación de documentos de SOAT lo

realizarían en Planta Central – Quito.

Programa del plan de mantenimiento de los Vehículos de la Zonal, se encuentran ejecutando normalmente.

Se administró el proceso de combustible, llevando un registro de los tickets consumidos.

En el 2014 se ejecutaron 4 mantenimientos preventivos en el vehículo GEA-1330 y 2 en el vehículo PEI-4571.

Se recibió como traspaso de la Zona 3 el vehículo de placa GEA-1353 con 67.128 km recorridos.

Se realizó la respectiva instalación de dispensadores de papel higiénico, jabón y gel de mano, a más de los extintores en todo el edificio, a fin de brindar un mejor servicio al usuario interno y externo.

Administración de Bienes

En la última semana del mes de Noviembre del año 2014, se realizó el inventario de bienes de larga duración.

En atención a la actividad de control de suministros, esta dependencia registró el correspondiente ingreso y egreso de los mismos en los meses de Octubre, Noviembre y Diciembre.

Se llevó a cabo la constatación física de los bienes adquiridos, verificando la no presencia de fallas o inconsistencias en lo que respecta a cantidades.

de los Vehículos de la Zonal, se encuentran ejecutando normalmente.

2.2.3 PRODUCTO: Financiero

Administrativo – Financiero Las actividades diligenciadas en la Sub-Dirección Administrativa Financiera de la Coordinación Zonal 8, desconcentrada desde el mes de Julio-2014, ejecutadas a la

21

presente fecha corresponden a cada uno de los productos que la conforman; es decir Financiero (Presupuesto-Tesorería y Contabilidad - Nomina) y Administrativo (Adquisiciones - Servicios Institucional, Mantenimiento y Transporte).

Presupuesto: Referente al Presupuesto de la Zonal; inicialmente a la Coordinación Zonal 8, se les fue

asignado un presupuesto que asciende a los $694.567,84; el cual fue distribuido en los

correspondientes grupos de gastos mencionados a continuación:

GRUPO DE GASTOS PRESUPUESTARIOS VALOR INICIAL

ASIGNADO

%

INICIAL

510000 - Gastos en Personal $ 638,237,64 91,89%

530000 - Bienes y Servicios de Consumo $ 44.524,93 6,41%

570000 - Otros Gastos corrientes $ 227,47 0,03%

840000 – Bienes de Larga Duración $ 11.577,60 1,67%

Devolución de Presupuesto:

Una vez iniciado el periodo desconcentrado se procede a analizar el desenvolvimiento del

presupuesto y se toma a consideración la devolución de presupuesto a nuestra Planta

Central y a su vez al Ministerio de Finanzas, en relación al grupo de gasto 510000 por el

valor de $104.895,58 que en porcentaje es el 15.10% del presupuesto total asignado.

Ejecución anual por Grupo de Gasto:

La Ejecución Presupuestaria es el indicador de logros y objetivos Presupuestarios en

eficacia y eficiencia, que se evidencian en los avances físicos y financieros de la Zonal;

logrando en el período 2014 pasar la meta planificada, alcanzando el 99,21%.

22

TOTAL PRESUPUESTO ZONAL

GASTO CORRIENTE PLANIFICADO % DE CUMPLIMIENTO MEDIO DE VERIFICACION

$ 589.672,26 $ 589.672,26 Sistema Esigef del Ministerio de Finanzas Cédula Presupuestaria

PRESUPUESTO EJECUTADO

$ 585.029,09 99,21%

Lo que concierne al grupo 510000 – Gastos en Personal, su ejecución fue destinada para

suplir los rubros generados por el personal de la Institución, bajo la figura de Nivel

Jerárquico Superior, Contrato Ocasional y Código de Trabajo, es decir Remuneraciones

Unificadas, Servicios Personales por contrato y Beneficios de Ley, alcanzando a los

$533,342,26 de ejecución en el año 2014

Referente al grupo de gasto 530000 – Bienes y Servicios de Consumo, su presupuesto se

fijó para los gastos de Viáticos y Subsistencias al personal y Pasajes al Interior y lo

correspondiente a la adquisición de bienes de control, suministros y servicios para el

normal funcionamiento de la Zonal, su ejecución en el año $40.224,98.

En el grupo de gasto 570000 – Otros Gastos Corrientes, se destinó para suplir las

necesidades de peajes en comisiones de operativos y para los impuestos y tasas

requeridas para los habilitantes de funcionamiento de la Zonal, ejecutados $80,84.

23

MES 2014 PRESUPUESTO VIGENTE

EJECUCION

ACUMULADA

COMPROMETIDO Y

DEVENGADO

POR EJECUTAR

ACUMULADOMEDIO DE VERIFICACION

JULIO $ 572,009,82 $ 0,00 $ 572.009,82 AGOSTO $ 669.267,84 $ 103.162,56 $ 566.105,28

SEPTIEMBRE $ 679.267,84 $ 200.395,69 $ 478.872,15 OCTUBRE $ 599.428,34 $ 298.228,89 $ 300.743,14

NOVIEMBRE $ 589.928,34 $ 417.168,17 $ 172.760,17 DICIEMBRE $ 589.672,26 $ 585.029,09 $ 4.643,17

Sistema Esigef del Ministerio de Finanzas Cédula Presupuestaria

PORCENTAJES DE EJECUCIÓN PRESUPUESTARIAS DE LA ZONAL MENSUALES

DE JULIO A DICIEMBRE/2014

PORCENTAJE DE

EJECUCION

0%

15,41%

29,50%

49,75%

99,21%

70,72%

Por último el grupo de gasto 840000 – Bienes de Larga Duración, por las necesidades

propias de la institución como recién desconcentrada se fue necesario el respectivo

equipamiento, adquisición de mobiliario y equipos básicos para su normal funcionamiento,

su ejecución fue de $11.381,01.

Ejecución presupuestaria por mes:

A continuación se refleja el desenvolvimiento presupuestario mensual:

Se cumplió el proceso indicado en las Normas de Control Presupuestario, es decir el

Compromiso previo de cada una de las obligaciones asumidas por la Zonal, al devengado y

del pago de todo lo ejecutado por la Zonal.

24

Contabilidad - Nomina:

En lo que concierne a declaración de Impuestos ante el SRI, se realizaron las declaraciones por

los meses de Julio, Agosto, Septiembre, Octubre y Noviembre 2014; generando un pago de

USD 1.346,05 por las retenciones del IVA realizadas a los proveedores de bienes con los que

cuenta la zonal por las adquisiciones que se ejecutaron durante el año 2014, de la misma

forma por las retenciones de Impuesto a la Renta que se realizaron a los funcionarios de la

Zonal 8-ARCSA mediante su rol de pagos mensual.

MESES IMPUESTO AL VALOR AGREGADO

IMPUESTO A LA RENTA MENSUALIZADO

JULIO 0,00 0,00

AGOSTO 0,00 260,76

SEPTIEMBRE 0,00 130,94

OCTUBRE 249,44 119,60

NOVIEMBRE 373,69 211,62

TOTALES $ 623,13

$ 722,92

TOTAL $ 1.346,05

De la misma forma se presentó ante el SRI a través del portal Web los anexos transaccionales de los meses en mención.

Se procedió con las respectivas nóminas de remuneraciones bajo el esquema establecido por

el Ministerio de Finanzas en el sistema SPRIN, con su respectivo procedimiento de

autorizaciones de gestión.

Se efectuaron los respectivos devengados de cada uno de los movimientos efectuados por el

total del ejecutado en el año.

Tesorería – Administración de Caja:

Referente a la Administración de Caja, que consiste en la supervisión de los habilitantes en

cada uno de los procesos de adquisiciones y pagos de nóminas, se indica que se cuenta con sus

respectivas autorizaciones pagos por parte la máxima autoridad de la Zonal, logrando realizar

las respectivas solicitud de pagos, alcanzado cumplir con cada una de las obligaciones con

nuestros funcionarios y proveedores, es decir sin ninguna cuenta por pagar.

Al 31 de Diciembre/2014 se cuentan con 399 comprobantes únicos de registros (CUR) en el

sistema Esigef generados.

Por concepto a los diferentes tipos de nóminas de Remuneraciones y Beneficios de Ley; se

efectuaron en 39 CUR en el sistema Esigef, alcanzando un total de solicitud de pago de

$533.342,26, desglosados a continuación.

25

RUBRO SOLICITADO PAGO

Remuneraciones Unificadas $ 26.712,01

Décimo Tercer Sueldo (Periodo

Diciembre/2013 a

Noviembre/2014

$ 46.429,12

Décimo Cuarto Sueldo $ 675,29

Horas Extraordinarias y

Suplementarias

$ 16.399,76

Servicios Personales Ocasionales $ 373.926,76

Subrogación $776,07

Encargos $ 5.748,00

Aporte Patronal $ 39.636,97

Fondo de Reserva $ 20.058,36

Compensaciones por vacaciones

no gozadas

2.979,92

TOTAL SOLICITUD DE PAGO $ 533.342,26

En los rubros de Viáticos-Subsistencias al interior y Pasajes al interior se solicitó pagos por el

total de $8,142,22, Adquisición de bienes de Control - Suministros - Servicios - Tasas

Generales Impuestos y Contribuciones y Adquisición de Mobiliario de equipos $43.544,11, se

efectuaron 131 CUR devengados, en totales suman $51.686,33, desglosados a continuación:

GRUPO DE GASTO SOLICITADO

PAGO

530000 $ 40.224,98

570000

$ 80,84

840000 $ 11.381,01

TOTAL SOLICITUD

PAGO

$ 51.686,33

26

Por el motivo de pertenecer al sector público, somos considerados Contribuyentes Especiales,

lo cual nos faculta para realizar las respectivas Retenciones en la Fuente del IVA y Retenciones

al Impuesto a la Renta; a partir del mes de Octubre/2014; se inicia el pago de facturas a

proveedores por tal motivo se inicia la generación de comprobantes de retención, lo cual se

generaron 61 comprobantes de retención, alcanzando los siguientes totales mencionados a

continuación:

MES BASE

IMPONIBLE

VALOR DE

RETENCIÓN

OCTUBRE/2014 $ 6.359,97 $ 316,83

NOVIEMBRE/2014 $ 10.721,18 $ 484,61

DICIEMBRE/2014 $ 24.038,06 $ 924,71

TOTAL $ 41.119,21 $

1.726,15

3. ACCIONES QUE SE ENCUENTRAN EN PROCESO

3.1 Acciones que se encuentran en proceso como Coordinación Zonal 8

Las acciones que se encuentran en Proceso en la Coordinación Zonal 8 son las siguientes:

En cuanto al control Post-Registro, queremos potencializar la imagen de la

Coordinación Zonal, a través de controles más eficaces y eficientes delineados desde

Planta Central para su ejecución inmediata.

Sistematización de la gestión zonal referente a la elaboración de cronogramas de

planificaciones semanales de trabajo, registro de marcaciones por salidas a los

operativos, generar informes/reportes de establecimientos y generar Matriz de

Establecimientos.

Capacitar a los miembros de la comunidad para ser sus propios defensores y para que

planteen sus preocupaciones a los funcionarios elegidos y a los encargados de tomar

decisiones a nivel gubernamental. El proyecto llevará a cabo talleres de capacitación

diseñados para desarrollar las habilidades básicas, tales como: Analizar un problema

de la comunidad, desarrollar soluciones, planificar eventos y proyectos, administrar

tareas, plazos y recursos, lidiar con un conflicto.

27

4. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES:

CONCLUSIONES

El año 2014 en la gestión financiera fue un año provechoso a nivel presupuestario, se

logró suplir cada una de las necesidades propias de la institución y se cumplieron con

cada una de las obligaciones obtenidas tanto con el personal vigente y proveedores.

El porcentaje de ejecución presupuestario alcanzamos al 99,21%; se evidencio el

cumplimiento de controles tanto en la parte Presupuestaria, Contabilidad y

Administración de Caja; bajo las normativas emitidas vigentes.

Se ejecutaron 29 procesos de ínfima cuantía y 3 procesos de catálogo electrónico, con

la finalidad de abastecer de bienes y servicios, necesarios para el correcto desarrollo

de las actividades de la institución. Entre ellos se destaca la adquisición de suministros

de oficina y de limpieza a través de catálogo electrónico; y referente a los procesos de

ínfima cuantía, la adquisición de sellos institucionales, alquiler de carpas y sillas para

ejecución del ARCSA ITINERANTE, carpas, combustible, dispensadores de agua, espacio

en expotienda, extintores, grabadora de voz y cámaras, servicio de imprenta,

instalación de luminarias, instalación de vidrio en laboratorio, instrumentos de

medición, mantenimiento vehicular, entre otros

Realizar el mantenimiento vehicular periódico a los vehículos de la Coordinación Zonal

8 – ARCSA, ha provocado que los mismos tengan un mejor rendimiento, evitando así

que se presenten desperfectos al momento de realizar operativos.

El hacer partícipe a los Medios de Comunicación de la gestión de ARCSA, permitió que

la ciudadanía conozca las funciones y responsabilidad que tiene la agencia en cuanto a

la misión de garantizar la salud de la población a través de la regulación, vigilancia y

control de productos y servicios.

La interrelación entre Medio de Comunicación y ARCSA ha permitido desarrollar un

alto nivel de confianza, posicionándonos como una institución con credibilidad,

transparencia y responsabilidad

Por lo que podemos concluir que este año se ha trabajado fortaleciendo cada vez más

los controles y seguiremos incrementando a lo largo del 2015

Se ha fortalecido capacitaciones al equipo de técnicos y el equipo de atención al

usuario, las mismas que han fortalecido la socialización de nuestras competencias de

manera interna y externa.

La Unidad de Talento Humano ha realizado 25 contrataciones desde mayo hasta la

actualidad, de esta manera se logró completar la plantilla y personal técnico solicitado

para que la Coordinación Zonal 8 se encuentre provista del personal necesario.

Además de Llevar a cabo cada uno de los procesos inmersos en los Subsistemas de

Talento Humano.

28

RECOMENDACIONES

Es recomendable la implementación del área de Planificación en la Zonal, para llegar al

cumplimiento de objetivos zonales e institucionales, marcando los respectivos indicadores

de eficacia y competitividad bajo las perspectivas de Gobierno por Resultados.

Que se realicen periódicamente las respectivas revisiones de procesos, con la finalidad de

mejorar y aumentar la productividad como zonal.

Es necesario que se implementen directrices sobre el control del consumo de combustible, y que las mismas sean comunicadas a los conductores y al encargado de transporte, de tal manera que se dé cabal cumplimiento a estas.

Es de vital importancia que se realicen las acciones pertinentes, a fin de que se regularice el nombre de propietario de los bienes que fueron donados al ARCSA por parte del INH, para de esta manera contar con una base de bienes actualizada y que se lleve mejor control de los mismos.

Con el objetivo de continuar con la masificación de los servicios que brinda ARCSA, se

sugiere implementar campañas mediáticas.

Implementar nuevas líneas y canales de comunicación para de esta manera mantener

informado a la ciudadanía de los trabajos y servicios que cumple la Agencia en la Zonal 8

Por parte de la Unidad Administrativa de Talento Humano se recomienda la implementación de un plan de capacitaciones continuo hacia los servidores, con la finalidad de contar con una plantilla de funcionarios con los conocimientos esenciales inherentes a las actividades ejecutadas como Coordinación Zonal 8 – ARCSA.

Potenciar al analista Técnico brindándole herramientas de tipo tecnológico. que faciliten la

recopilación de información en nuestras inspecciones( base de datos, página web,

permisos de funcionamiento)

Con el objetivo de tener el mismo criterio en nuestros controles y al momento de dar

capacitación o atender al usuario externo , necesitamos un mayor acercamiento con las

otras Coordinaciones Zonales de la ARCSA.

La Dirección técnica recomienda que para una mejor atención al usuario se pueda

implementar la línea 1800.

29

5. ANEXOS

Operativos de Control en Centros de Diversión Nocturna de la Zona 8

Operativos de Control realizados a tiendas en la zona céntrica de la ciudad de Guayaquil

Operativos de Control realizados a Discotecas y Karaokes del Sector Las Peñas -Guayaquil.

30

Operativos de Control realizados a bares y Discotecas de la Zona Norte de Guayaquil

Operativos de Control de Cangrejales efectuados en la Zona Norte de Guayaquil

31

Entrevistas realizadas en varios medios de comunicación (Radios y Televisión) de la ciudad de

Guayaquil