COORDINACIÓN DE SERVICIOS GENERALES

COORDINACIÓN DE SERVICIOS GENERALES

MANUAL INTEGRAL DE ORGANIZACION Y PROCEDIMIENTOS

El Colegiode la FronteraNorte

UNIDAD ADMINISTRATIVA DE DEPENDENCIA: DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS.

PUESTO INMEDIATO SUPERIOR: DIRECTOR DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS.

UNIDADES ADMINISTRATIVAS BAJO SU COORDINACIÓN: NINGUNA.

COORDINACION HORIZONTAL: COORDINACIÓN DE OBRAS Y

MANTENIMIENTO, COMPRAS, PRESUPUESTO, CONTABILIDAD,

TESORERA, RELACIONES LABORALES, NÓMINA,, COMUNICACIÓN,

PUBLICACIONES, SISTEMAS, CÓMPUTO Y COORDINACIONES

ACADÉMICAS..

OBJETIVOS DE LA COORDINACIÓN DE SERVICIOS GENERALES.

REALIZAR LA CONTRATACIÓN DE TODOS LOS SERVICIOS EN FORMA EFICIENTE Y EFICAZ PARA PROPORCIONAR LOS SERVICIOS EN GENERAL QUE REQUIERA EL COLEGIO A FIN DE COADYUVAR AL CUMPLIMIENTO DE LOS OBJETIVOS Y ACTIVIDADES DE LAS ÁREAS ADMINISTRATIVAS Y ACADÉMICAS, OPTIMIZANDO LOS RECURSOS DE LA INSTITUCIÓN.


El Colegiode la FronteraNorte DESCRIPCIÓN ORGANIZACIONAL DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA

UNIDAD ADMINISTRATIVA: COORDINACIÓN DE SERVICIOS GENERALES FECHA DE ACTUALIZACIÓN: SEPTIEMBRE 2007

V

IV

DIRECCIÓN DE RECURSOS

MATERIALES Y SERVICIOS

COORD. DE OBRAS Y

MTTO.COORD. DE COMPRAS

COORD. DE SERVICIOS

GENERALES

DESCRIPCION ORGANIZACIONAL DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA: COORDINACION DE SERVICIOS GENERALES

NIVEL JERÁRQUICO

DIRECCIÓN GENERAL DE

ADMINISTRACIÓN Y FINANANZAS III

DATOS GENERALES ORGANIGRAMA

• SOLICITAR LOS RECURSOS PARA REALIZAR EL PAGO DE SERVICIOS PROPORCIONADOS EN LA INSTITUCIÓN.

• PARTICIPAR EN LA ELABORACIÓN DE BASES DE LICITACIÓN E INVITACIÓN, DEFINIENDO LAS CARACTERISTICAS TECNICAS DE LOS SERVICIOS A CONTRATAR, ASI COMO EN EL PROCESO DE LICITACION.

• PARTICIPAR EN LA CONTRATACIÓN DE SERVICIOS POR INVITACIÓN, PROPONIENDO LOS SERVICIOS Y EN EL DICTAMEN ECONÓMICO EN BASE A LAS TABLAS DE COTIZACIONES.

• SUPERVISAR EL ASEGURAMIENTO DE TODOS LOS BIENES PATRIMONIALES Y DEL PARQUE VEHÍCULAR PROPIEDAD DE LA INSTITUCIÓN MEDIANTE LA CONTRATACIÓN OPORTUNA DE SEGUROS ATENDIENDO LOS LINEAMIENTOS Y NORMATIVIDAD VIGENTES PARA EL EFECTO.

• COORDINAR Y SUPERVISAR LA PRESTACIÓN DE TODOS LOS SERVICIOS EXTERNOS QUE SE PROPORCIONAN A LA INSTITUCIÓN.

• COORDINAR LA RENOVACION DE LOS CONTRATOS DE ARRENDAMIENTO, SEGUROS Y DEMÁS SERVICIOS A TRAVES DE CONVENIOS ADICIONALES, GESTIONANDO EN SU CASO, LAS JUSTIFICACIONES Y AUTORIZACIONES DE LA INDAABIN.

• PROPORCIONAR TODOS Y CADA UNO DE LOS SERVICIOS QUE REQUIERAN LAS ÁREAS ACADÉMICAS Y ADMINISTRATIVAS PARA EL CUMPLIMIENTO DE SUS OBJETIVOS Y FUNCIONES.

• SUPERVISAR QUE SE PROPORCIONE EN FORMA EFICIENTE EL SERVICIO DE TRANSPORTE AL PERSONAL O EL PRÉSTAMO DE VEHÍCULOS Y RESPETANDO SIEMPRE EL REGLAMENTO DE TRANSPORTE INTERNO, ASÍ COMO VIGILAR EL MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y CORRECTIVO NECESARIO PARA EL FUNCIONAMIENTO DE LAS UNIDADES.

• SUPERVISAR EL ADECUADO USO DE LOS VALES DE COMBUSTIBLE, PROCURANDO DAR SEGUIMEINTO PERMANENTE A LAS BITÁCORAS RESPECTIVAS.

• ELABORAR UN PROGRAMA DE MANTENIMIENTO CORRECTIVO Y PREVENTIVO DEL PARQUE VEHÍCULAR DE LA INSTITUCIÓN PARA MANTENER EN OPTIMAS CONDICIONES EL FUNCIONAMIENTO DE LOS MISMOS.

• COMUNICAR Y DAR SEGUIMIENTO A LA ASESORIA EXTERNA EN MATERIA DE SEGUROS, ASI COMO GESTIONAR LAS RECLAMACIONES DERIVADAS DE CUALQUIER SINIESTRO.

• ESTABLECER Y SUPERVISAR LAS POLÍTICAS INTERNAS PARA PROPORCIONAR LOS DIFERENTES SERVICIOS.

• ATENDER DE MANERA INTEGRA E INMEDIATA TODA OBSERVACIÓN A SU ÁREA QUE LA SECRETARÍA DE LA FUNCIÓN PÚBLICA O CUALQUIER OTRA INSTANCIA FISCALIZADORA QUE REALICE A TRAVÉS DE SUS AUDITORÍA Y REVISIONES PERIODIDAS, ASI COMO DARLE SEGUIMIENTO A CUALQUIER REQUERIMEINTO HASTA SU SOLVENTACION.



FUNCIONES DE LA COORDINACIÓN DE SERVICIOS GENERALES

DESCRIPCIÓN ORGANIZACIONAL DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA: COORDINACIÓN DE SERVICIOS GENERALES




FUNCIONES DE LA COORDINACION DE SERVICIOS GENERALES

• SUPERVISAR Y EVALUAR EL DESEMPEÑO DE LOS INTEGRANTES DE LA COORDINACION A SU CARGO.

• ATENDERA LAS DISPOSICIONES QUE EN MATERIA DE AUSTERIDAD EMITA LA SECRETARIA DE LA FUNCION PUBLICA Y LA SECRETARIA DE HACIENDA Y CREDITO PUBLICO.

• PARTICIPAR EN LOS COMITÉS QUE SE INTEGREN PARA LA EJECUCIÓN Y SEGUIMIENTO DE LA CONTRATACIÓN DE LOS SERVICIOS.

• SUPERVISAR QUE EL SERVICIO DE TELEFONÍA SE PROPORCIONE EN FORMA EFICIENTE Y GESTIONAR EL COBRO DE LAS LLAMADAS PERSONALES.

• VIGILAR LA CONSERVACIÓN, MANTENIMIENTO, PERMANENCIA Y BUEN USO DE LOS ACTIVOS FIJOS (SALAS DE JUNTAS, AUDITORIO, CAFETERIA Y CUADROS DE AREAS COMUNES) ASIGNADAS A LA COORDINACIÓN.

• APOYAR AL COMITÉ DE INFORMACIÓN EN EL ESTABLECIMIENTO DE CRITERIOS ESPECÍFICOS EN MATERIA DE ORGANIZACIÓN Y CONSERVACIÓN DE ARCHIVOS

• ELABORAR Y PRESENTAR AL COMITÉ DE INFORMACIÓN LOS PROCEDIMIENTOS ARCHIVÍSTICOS PARA FACILITAR EL ACCESO A LA INFORMACIÓN

• ELABORAR, EN COORDINACIÓN CON LOS ARCHIVOS DE TRÁMITE, DE CONCENTRACIÓN E HISTÓRICO, EL CUADRO GENERAL DE CLASIFICACIÓN ARCHIVÍSTICA, EL CATÁLOGO DE DISPOSICIÓN DOCUMENTAL, ASÍ COMO EL INVENTARIO GENERAL DE LA ENTIDAD

• SEGUIMIENTO A LAS ACCIONES DE LOS ARCHIVOS DE TRÁMITE

• ESTABLECER Y DESARROLLAR UN PROGRAMA DE CAPACITACIÓN Y ASESORÍA ARCHIVÍSTICA PARA LA ENTIDAD

• SUPERVISAR EL REGISTRO DE LOS TITULARES DE LOS ARCHIVOS DE LA ENTIDAD.

• ATENDER LOS PROCEDIMIENTOS DE VALORACIÓN Y DESTINO FINAL DE LA DOCUMENTACIÓN, CON BASE EN LA NORMATIVIDAD ESTABLECIDA POR EL ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN.

• COORDINAR CON EL ÁREA DE SISTEMAS DE LA ENTIDAD, LA AUTOMATIZACION DE LOS ARCHIVOS Y A LA GESTIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS



DATOS GENERALES ESCOLARIDAD HABILIDADES

DENOMINACIÓN DEL PUESTO:

COORDINADOR DE SERVICIOS GENERALES.

NIVEL JERARQUICO: V.

LICENCIATURA EN

ADMINISTRACION O

CARRERA AFIN.

HABER DESEMPEÑADO

UN PUESTO SIMILAR O

AFIN MÍNIMO 2 AÑOS.

VISIÓN INSTITUCIONAL.

NEGOCIADOR.

DON DE MANDO.

LIDERAZGO.

AUTORIDAD.

CAPACIDAD DE COMUNICACIÓN ORAL Y ESCRITA.

CAPACIDAD DE ADMINISTRAR PERSONAL.

ORDENADO, ALTA CONFIABILIDAD Y DISCRECIÓN.

TRABAJAR BAJO PRESIÓN.

CAPACIDAD DE GESTIÓN Y MANEJO DE CONFLICTOS.

CAPACIDAD DE ANÁLISIS

SENTIDO DE COLABORACIÓN

TRABAJO EN EQUIPO.

PROPORCIONAR Y DOTAR DE TODOS LOS SERVICIOS EN GENERAL QUE SE REQUIERAN PARA LA EJECUCIÓN DE LAS ACTIVIDADES ADMINISTRATIVAS Y ACADÉMICAS A FIN DE FACILITAR EL LOGRO DE LOS OBJETIVOS DE EL COLEF.

EXPERIENCIA

RESPONSABILIDAD REQUISITOS

DESCRIPCIÓN DE LA COORDINACIÓN DE SERVICIOS GENERALES .


TÍTULO PROFESIONAL.

COMPROBANTE DE EXPERIENCIA.

DOCUMENTOS PARA EXPEDIENTE.



REPORTE Y BITACORA DE REPARACIONES DEL PARQUE VEHÍCULAR.

REPORTE DE LLAMADAS DE LARGA DISTANCIA.

REPORTE Y BITACORA DE PRESTAMO VEHÍCULAR

RELACIÓN DEL PERSONAL QUE TIENE ASIGNADA TARJETAS DE FOTOCOPIADO.

PROGRAMA DEL PAGO DE SERVICIOS.

REPORTES DE VALES DE GASOLINA.

REPORTES DE TARJETAS IAVE.

PADRON DE ASIGNACION DE TARJETAS IAVE.

REPORTES PARA EL SISTEMA INTEGRAL DE INFORMACIÓN EN MATERIA DE SERVICIOS.

REPORTE DE VENCIMIENTO DE LOS CONTRATOS DE ARRENDAMIENTO Y SEGUROS.

CALENDARIO INSTITUCIONAL PARA LA ORGANIZACIÓN Y CONSERVACIÓN DE LOS ARCHIVOS

CRITERIOS ESPECÍFICOS EN MATERIA DE ORGANIZACIÓN Y CONSERVACIÓN DE ARCHIVOS

PROCEDIMIENTOS EN MATERIA DE ORGANIZACIÓN Y CONSERVACIÓN DE ARCHIVOS.

CUADRO GENERAL DE CLASIFICACIÓN ARCHIVÍSTICA.

CATALOGO DE DISPOSICIÓN DOCUMENTAL.

GUIA SIMPLE DE ARCHIVOS

INVENTARIO GENERAL A NIVEL DE SERIES Y A NIVEL DE EXPEDIENTES.

RELACIÓN DE RESPONSABLES DE ARCHIVO DE TRÁMITE.

DOCUMENTOS A GENERAR


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