Cop’s dgtic oct 2009

Implantación de unas CoP’s en DGTIC-Govern Balear:Hacia la Administración-e

Pere J Mitjansoctubre 2009

jueves 25 de noviembre de 2010

La metodología inicial del proyecto de Comunidades de Prácticas en el Govern Balear surge a partir del conocimiento de ciertas experiencias en las que venimos colaborando o sencillamente

observando y aprendiendo, especialmente de “Compartim” de la Generalitat de Catalunya

Esta presentación toma algunas de las ideas de estos autores y experiencias. Les damos las gracia por contribuir en nuestro

proyecto con su conocimiento e inspiración

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“Las organizaciones públicas son grandes productoras y consumidoras de conocimiento. Su utilización inteligente es la que permite generar valor público en sus actuaciones”

Marcelo Lasagna

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“Cada comunidad de práctica es un conjunto de personas que hablan de sí mismas como “nosotros” porque comparten un proyecto común, una identidad dada por la pertenencia a la comunidad y un repertorio de preguntas y respuestas frente a los problemas”

Etienne Venger

“If you have an apple and I have an apple and we exchange our apples then you and I will still each have one apple. But if you have an idea and I have an idea and we exchange these ideas, then each of us will have two ideas”

G. Bernard Shaw

“Estrictamente hablando, el conocimiento existe sólo en la cabeza de las personas”

(Mario Pérez-Montoro Gutiérrez)


La producción de conocimiento

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Base de conocimiento

Portal de conocimiento

Empleado

BibliotecaProductos

Experto externo

Articulos relevantes

Píldoras de

conocimiento

Píldoras de

conocimiento

Píldoras de

conocimiento

Comunidad de práctica


Comunidades de Práctica‣ Las Comunidades de Prácticas son el marco organizativo que

ofrece la oportunidad de aflorar conocimiento, nuevas ideas y aprendizaje

‣ Ejes de actuación que parten de la experiencia:

‣ Aspectos cognitivos

‣ Aspectos emotivos

‣ Aspectos sociales

‣ Las Comunidades de Práctica sitúan la noción del aprendizaje en el contexto de las instituciones educativas y, sobre todo, en el de la vida personal y social de las personas involucradas en el aprendizaje. Estos contextos se interrelacionan situando al aprendizaje como un componente más de la experiencia, en vez de como un fin.

‣ Se entiende a la comunidad como el origen de la vida social, y, por tanto, como contexto de referencia principal para cualquier sujeto.

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Beneficios de una CoPs

‣ Focalizar el talento

‣ Alinear las personas con los objetivos de negocio

‣ Creación de redes dentro de la organización

‣ Abordar los problemas complejos y multidisciplinares de las organizaciones

‣ Delimitar reglas y responsabilidades

‣ Mejorar la planificación y los recursos

‣ Desarrollar una memoria corporativa

‣ Generar nuevo conocimiento individual y colectivo

‣ Mejorar la productividad del negocio

‣ Posibilitar la generación de innovación

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Claves del éxito de una CoPs

‣ Organización voluntaria

‣ Empezar con personal o áreas “maduras” (aunque no sean las más “necesitadas”)

‣ Selección del e-moderador adecuado y debidamente formado

‣ Participación de expertos externos

‣ Implicación político/gerencial

‣ Incentivos, estímulos

‣ Orientado a resultados inmediatos (aplicación)

‣ Saber encontrar el método del lideraje

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Objetivos de las CoP’s

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a) Facilitar el cambio de los procesos a nivel interno, ya que una nueva herramienta va a significar una nueva forma de hacer las cosas.

b) Incorporar nuevas herramientas que faciliten la mejor gestión del proyecto en sí mismo.

c) Facilitar y dinamizar un nuevo entorno de trabajo en todas las fases de implantación de las Nuevas Tecnologías.

d) Ayudar a las personas a involucrarse con los cambios y ser parte activa de los mismos.

e) Fomentar la participación y la colaboración de todos los actores implicados.


La primera reflexión sobre los procesos de estrategia y práctica

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Plan estratégico

Gestión del Conocimiento

Comunidad de

Prácticas

¿O bien?

Plan estratégico

Comunidad de

Prácticas



Estructura de una CoP

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Grupo de trabajo

Comunidad de práctica

e-moderador

Discusión

Productos

Difusión

Evaluación

Trabajo en líneaReuniones presenciales


Etienne Venger, gurú de las CoP’s

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‣ Definición: “Un grupo de personas, reunidas de manera informal, que convierten su saber personal (su saber hacer) en valores colectivos, los cuales se traducen en prácticas”

‣ Formado por un grupo de practicantes que tienen retos similares, que interactúan entre ellos, y aprenden unos de otros, con la misión de mejorar sus habilidades

‣ Etapas:

ARRANQUE CONSTRUCCIÓN CONSOLIDACIÓNMEJORA PERMANENTE (incluye evaluación y difusión)


1

Fase 1: Arranque

1. Buscar indicios que hagan pensar que hay una cultura de intercambio y de colaboración en la organización.

2. Identificar problemas reales de las personas.

3. Identificación de prácticas criticas (criterios de selección por interés o impacto).

4. Identificación de grupos dinámicos como primer colectivo (con cultura de compartir).

5. Determinación consensuada de los objetivos a cumplir y los resultados concretos esperados.

6. Asegurar el alineamiento de los objetivos de las CoP con los los objetivos institucionales.

7. Sopo r t e i n s t i t u c i ona l pa ra ex i g i r e l cumplimiento de los objetivos.

8. Jornada de Buenas Prácticas

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Errores que hay que evitar‣ Disponibilidad versus Idoneidad de la CoPs

‣ Buscar buenas prácticas individuales

‣ No métricas (de entrada)

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Puntos relevantes‣ Valoración de idoneidad CoPs

‣ Inicio de grupos de trabajo colaborativo inmediatamente

‣ Aplicación rápida y evaluación producción elaborada

X


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Fase 2: Construcción modelo de CoP

9. Plantear un modelo simple de tareas clave, roles y responsabilidades (modulable y escalable).

10. Introducir tecnología bajo demanda y en función de necesidades reales.

11. Delimitar las responsabilidades de cada participante de la CoP.

12. Vincular estructuras que puedan inyectar información y conocimiento externo a la CoP.

13. Política de incentivos.

14. Planificar política de difusión interna y externa.

14


Errores que hay que evitar‣ Modelo único de CoP

‣ Herramienta única tecnológica

‣ Demasiada presencia

‣ Menospreciar la difusión interna a directivos intermedios

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Puntos relevantes‣ Flexibilidad de modelo: grupos de trabajo colaborativo orientados a

capacitación, orientados a consecución, etc.

‣ Flexibilidad de herramientas tecnológicas (más síncronas)

‣ Información y difusión específica por colectivos implicados

‣ Política de incentivos

‣ Equilibrio entre conocimiento de experto externo y conocimiento interno

X


3

Fase 3: Consolidación

15. Trasladar progresivamente necesidades y problemas de la organización a las CoPs buscando soluciones e innovación.

16. Establecer dinámicas que hagan aflorar el conocimiento tácito en explícito para cada comunidad y difundir el conocimiento.

17. Ind icadores de retorno s is temát icos: evaluación de lo que han supuesto las respuestas aplicadas a la organización.

18. Mantener y alimentar la percepción de éxito de la CoP

19. Política regular de difusión dentro y fuera de la organización.

20. Formación y soporte tecnológico a demanda.

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Errores que hay que evitar‣ No detectar dinámicas parciales confrontativas a tiempo

‣ No detectar a tiempo dinámicas de acomodación de CoPs

‣ Apostar en exceso por la presencialidad

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Puntos relevantes‣ Reglas de juego de inicio muy claras

‣ Impulso a acciones de mejora de la organización

‣ Blended

X


4

Fase 4: Mejora permanente

21. Análisis de los resultados de los indicadores planteados.

22. Feedback y toma de decisiones.

23. Consideración de nuevos retos para las CoP.

24. Autonomía progresiva (learning to fly)

25. Protocolización del proceso y diseminación (Tener el Manual)

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Evaluación de las CoPs

Definición de indicadores consensuados en la propia CoP

‣ Debería haber: indicadores de producción (núm. de pa r t i c i pan tes , mate r i a l e s elaborados, etc.)

‣ Debería haber: indicadores de impacto (cuantitativos: veces que se aplican casos tratados, núm. de personas beneficiadas, etc.; y cualitativos: buenas prácticas establecidas, modificación/simplificación de procesos, observación de mejora del servicio público, opinión de la estructura directiva, etc.)

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Modos de Participar: 0.0, 1.0, 2.0‣ Cara a cara, siempre

‣ (El concepto de Web 2.0 describe la evolución social de internet, donde las personas organizadas en redes sociales crean, comparten y organizan información y conocimiento en torno a diversos intereses y desde diversos puntos geográficos)

‣ Foros, listas

‣ Blogs, portales, boletines (contenidos)

‣ Teleconferencia, Skypecast, (chat)

‣ Wikis (contenidos)

‣ e-Learning

‣ Favoritos (tags, folksonomías)

‣ Facebook, Twitter

RSS, búsquedas, tags: orden emergente

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Herramientas 2.0

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Herramientas 2.0

22


Consultoría o soporte externo para las CoP’s

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1.Estudio de necesidades.2.El planteamiento de soluciones técnicas.3.El planteamiento de recursos humanos: managers, moderadores y personal

administrativo.4.El planteamiento de las dinámicas concretas de moderación - impulso de las

Comunidades.5.El planteamiento y impartición de la formación para moderadores de las comunidades

para perfiles de:1.Dinamizador de comunidades2.e-moderador que conozca las herramientas tecnológicas (específicas para

implementar la plataforma y en general herramientas web 2.0)6.El soporte inicial a la dinamización (empezar bien es importante para el éxito y

supervivencia de la comunidad)7.Evaluación periódica de productos generados por las comunidades, participación, etc.,

para, si fuera necesario, reconducir el proyecto tanto el lo referido a las plataformas tecnológicas, las dinámicas o recursos humanos.

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Consultoría previa

‣ Un consultor experto en dinamizar o coordinar grupos de CoP’s analizará conjuntamente con personal del staff de la organización los objetivos que se pretenden alcanzar, los temas y/o causas aparentes de la problemática observada (en nuestro caso introducción de la Administración electrónica lo que comporta: nuevas TIC, reingeniería de procesos y organización, innovación en atención a los ciudadanos, etc.).

‣ Se tratará de dilucidar el alcance de la intervención (¿una sola comunidad o varias?, ¿con subcomunidades o no?...), así como la disponibilidad estimada de recursos internos existentes (siempre hay que evitar una alta participación de e-moderadores y de expertos externos)

‣ Se analizará la problemática de los RRHH de los Departamentos, Conselleries, etc., así como su estructura (personal técnico, administrativo, etc.) haciendo propuestas de intervención global, parcial, por fases, hitos, así como un propuesta inicial de grupos de CoP’s, aunque la configuración definitiva de las CoP’s sólo puede hacerse una vez iniciada la Fase de Arranque con la participación de los involucrados.

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Cooperación en redes virtuales

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A

A

AA

A



25

A

A

AA

A

Interdependencia positiva



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A

A

AA

A


Responsabilidad Individual y de equipo



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A

A

AA

A



Interacción Estimuladora



25

A

A

AA

A




Gestión Interna de equipo



25

A

A

AA

A





Evaluación Interna

de equipo


Cooperación en redes Cop’s

26

Es el factor de cohesión en torno a la meta conjunta

1 1 Identificación de la meta de equipo. 1 1 1 Enunciar la meta de equipo. 1 1 2 Recordar la meta de equipo. 1 2 Dependencia entre el éxito personal con el éxito del equipo. 1 2 1 Visión de conjunto en torno a la meta de equipo. 1 2 2 Compromiso personal con la meta de equipo.



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1 Interdependencia positiva


1 1 Identificación de la meta de equipo. 1 1 1 Enunciar la meta de equipo. 1 1 2 Recordar la meta de equipo. 1 2 Dependencia entre el éxito personal con el éxito del equipo. 1 2 1 Visión de conjunto en torno a la meta de equipo. 1 2 2 Compromiso personal con la meta de equipo.



27

Es el factor que contribuye a no descuidar la parte y el todo.

2 1 Responsabilidad individual. 2 1 1 Respuesta a preguntas sobre una lectura. 2 1 2 Aporte de informes de lectura. 2 2 Responsabilidad con el trabajo común. 2 2 1 Elaboración de tareas más allá de la

responsabilidad propia 2 2 2 Integración de los aportes personales al trabajo

grupal. 2 2 3 Realizar tareas que no son efectuadas por otros



27

2 Responsabilidad Individual y de equipo

Es el factor que contribuye a no descuidar la parte y el todo.

2 1 Responsabilidad individual. 2 1 1 Respuesta a preguntas sobre una lectura. 2 1 2 Aporte de informes de lectura. 2 2 Responsabilidad con el trabajo común. 2 2 1 Elaboración de tareas más allá de la

responsabilidad propia 2 2 2 Integración de los aportes personales al trabajo

grupal. 2 2 3 Realizar tareas que no son efectuadas por otros



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Es el factor que contribuye a crear el clima de confraternidad en torno al objetivo común

3 1 Promoción del éxito personal y de equipo. 3 1 1 Motivación al equipo 3 1 2 Motivación a la persona 3 1 3 Reconocimiento al esfuerzo y participación. 3 1 4 Reconocimiento del trabajo bien hecho 3 1 5 Ayuda a los demás en sus tareas 3 1 6 Invitar a participar3 2 Confraternidad en torno a la meta de trabajo 3 2 1 Identidad con el equipo 3 2 2 Compañerismo en torno a la meta. 3 2 3 Muestras de afecto o consideración.



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3 Interacción Estimuladora


3 1 Promoción del éxito personal y de equipo. 3 1 1 Motivación al equipo 3 1 2 Motivación a la persona 3 1 3 Reconocimiento al esfuerzo y participación. 3 1 4 Reconocimiento del trabajo bien hecho 3 1 5 Ayuda a los demás en sus tareas 3 1 6 Invitar a participar3 2 Confraternidad en torno a la meta de trabajo 3 2 1 Identidad con el equipo 3 2 2 Compañerismo en torno a la meta. 3 2 3 Muestras de afecto o consideración.



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Factor necesario para un funcionamiento efectivo del equipo4 1 Organización de la estrategia de trabajo. 4 1 1 Elaboración del plan de trabajo grupal. 4 1 2 División de roles y tareas en el equipo. 4 1 3 Gestión del tiempo de trabajo. 4 1 4 Plantear problemas de organización. 4 1 5 Enunciación de propuestas. 4 1 6 Centrar el trabajo pendiente.

4 2 Habilidades de trabajo en equipo. 4 2 1 Opiniones de consenso. 4 2 2 Opiniones divergentes. 4 2 3 Intercambio de experiencias. 4 2 4 Búsqueda de salidas a problemas y conflictos. 4 2 5 Asumir el liderazgo. 4 2 6 Tolerancia a las criticas y sugerencias.

4 2 7 Tomar decisiones conjuntas. 4 2 8 Cortesía. 4 2 9 Reconocimiento del error o incumplimiento. 4 2 10 Disposición al trabajo.



29

4 Gestión Interna de equipo

Factor necesario para un funcionamiento efectivo del equipo4 1 Organización de la estrategia de trabajo. 4 1 1 Elaboración del plan de trabajo grupal. 4 1 2 División de roles y tareas en el equipo. 4 1 3 Gestión del tiempo de trabajo. 4 1 4 Plantear problemas de organización. 4 1 5 Enunciación de propuestas. 4 1 6 Centrar el trabajo pendiente.

4 2 Habilidades de trabajo en equipo. 4 2 1 Opiniones de consenso. 4 2 2 Opiniones divergentes. 4 2 3 Intercambio de experiencias. 4 2 4 Búsqueda de salidas a problemas y conflictos. 4 2 5 Asumir el liderazgo. 4 2 6 Tolerancia a las criticas y sugerencias.

4 2 7 Tomar decisiones conjuntas. 4 2 8 Cortesía. 4 2 9 Reconocimiento del error o incumplimiento. 4 2 10 Disposición al trabajo.



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Factor de calidad del desempeño

5 1 Evaluación del logro de la meta de equipo. 5 1 1 Verificación del cumplimiento de la meta. 5 1 2 Identificación de correctivos para lograr la meta. 5 2 Evaluación de la dinámica de trabajo de equipo. 5 2 1 Estimación del desempeño grupal. 5 2 2 Referencia a la acción de cooperar.



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5 Evaluación Interna de equipo

5 1 Evaluación del logro de la meta de equipo. 5 1 1 Verificación del cumplimiento de la meta. 5 1 2 Identificación de correctivos para lograr la meta. 5 2 Evaluación de la dinámica de trabajo de equipo. 5 2 1 Estimación del desempeño grupal. 5 2 2 Referencia a la acción de cooperar.



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A

A

AA

A


Es el factor que contribuye a no descuidar la parte y el todo


Factor necesario para un funcionamiento efectivo del equipo




31

A

A

AA

A

Interdependencia positiva Es el factor de cohesión en

torno a la meta conjunta







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A

A

AA

A










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A

A

AA

A





Evaluación Interna

de equipo







Experiencias de éxito

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www.gencat.cat/justicia/compartim

Como el programa Compartim del Departament de Justicia Generalitat de Catalunya, donde más de 500 personas trabajan colaborativamente siguiendo la metodología de las comunidades de práctica y aplicando Internet y las TIC


http://www.gencat.cat/justicia/compartim

http://www.gencat.cat/justicia/compartim

Dos preguntas y la respuesta (*)

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Una a los empleados:¿Estaríais dispuestos a poner parte de vuestro tiempo y de vuestro conocimiento para encontrar soluciones a problemas de vuestro trabajo que ahora no tienen una solución satisfactoria?

Otra a los jefes:¿Estaríais dispuestos a dejar que vuestra gente disponga de tiempo para proveer soluciones a problemas que pueden hacer más eficiente y productiva –y feliz– la organización?

(*) Jordi Graells

La respuesta:La ley de la participación humana en proyectos de innovación:

-15% entusiastas

-15% nunca participarán

-60% a la expectativa


Conclusiones

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Cop’s dgtic oct 2009

Technology

Transcript of Cop’s dgtic oct 2009