Validacin de datosLa validacin de datos se usa para controlar el tipo de datos o los valores que los usuarios pueden escribir en una celda. Por ejemplo, puede usar la validacin de datos para restringir la entrada de datos a un intervalo de fechas determinado, para limitar las opciones usando una lista o para asegurarse de que solo se escriben nmeros enteros positivos.Procedimiento: 1- Seleccione una o ms celdas para validar y luego, en la ficha Datos en el grupo Herramientas de datos, haga clic en Validacin de datos.

2- En el cuadro de dilogo Validacin de datos, haga clic en la pestaa Configuracin y luego seleccione el tipo de validacin de datos que desee.

Por ejemplo, si desea que los usuarios especifiquen un nmero de cuenta de 5 dgitos, en el cuadro Permitir, seleccione Longitud del texto, en el cuadro Datos seleccione igual a y en el cuadro Longitud escriba 5.Siga uno o ambos procedimientos: Para mostrar un mensaje de entrada cuando se hace clic en la celda, haga clic en la pestaa Mensaje de entrada, active la casilla de verificacin Mostrar mensaje de entrada al seleccionar la celda y luego escriba las opciones de mensaje de entrada que desee. Para especificar una respuesta cuando los usuarios escriben datos no vlidos en la celda, haga clic en la pestaa Mensaje de error, active la casilla de verificacin Mostrar mensaje de error si se introducen datos no vlidos y luego especifique las opciones de alerta que desee.

Ordenacin de datos

Ordenar los datos es una parte esencial del anlisis de datos. Puede que desee poner una lista de nombres en orden alfabtico, compilar una lista de niveles de inventario de productos de mayor a menor u ordenar filas por colores o por iconos. Ordenar los datos ayuda a verlos y a comprenderlos mejor, as como a organizarlos y encontrarlos ms fcilmente y a tomar decisiones ms eficaces.

Procedimiento: Seleccionar los datos que desea ordenar

Seleccione un rango de datos, como A1:L5 (varias filas y columnas) o C1:C80 (una sola columna). El rango puede incluir ttulos creados para identificar las filas o las columnas.

Ordenacin rpida1- Seleccione una sola celda de la columna en la que desea ordenar.2- Haga clic en para clasificar en orden ascendente (de A a Z o del nmero menor al mayor).

3- Haga clic en para clasificar en orden descendente (de Z a A o del nmero mayor al menor).

Especificar criterios para ordenarPuede elegir las columnas en las que se ordenar haciendo clic en el comando Ordenar en el grupo Ordenar y filtrar de la pestaa Datos.

1- Seleccione una sola celda en cualquier lugar del rango que desee ordenar.2- En el grupo Ordenar y filtrar de la pestaa Datos, haga clic en Ordenar.

Aparecer el cuadro de dilogo Ordenar.

3- En la lista Ordenar por, seleccione la primera columna en la que desea ordenar.4- En la lista Ordenar segn, seleccione Valores, Color de celda, Color de fuente o Icono de celda.5- En la lista Orden, seleccione el orden en el que desea aplicar la operacin de ordenacin:de forma alfabtica o numrica, ascendente o descendente (es decir, de la A a la Z o de la Z a la A para texto o bien, de menor a mayor o de mayor a menor para los nmeros).FiltrosAl filtrar informacin en una hoja de clculo, puede encontrar valores rpidamente. Puede filtrar una o ms columnas de datos. Con el filtrado, no solo puede controlar lo que desea ver, sino que adems puede controlar qu desea excluir. Puede aplicar un filtro en base a opciones elegidas en una lista o crear filtros especficos para centrarse exactamente en los datos que desea ver.Al filtrar, puede buscar texto y nmeros mediante el Cuadro de bsqueda en la interfaz del filtro.Cuando se filtran datos y los valores en una o ms columnas no renen los criterios de filtrado, se ocultan las filas completas. Puede filtrar segn valores numricos o de texto o bien puede filtrar por color en el caso de las celdas que tienen aplicado un formato de color en el fondo o en el texto.

Procedimiento:Seleccione los datos que desea filtrar.

1. En el grupo Ordenar y filtrar de la pestaa Inicio, haga clic en Filtro.

2. Haga clic en la flecha en el encabezado de columna para mostrar una lista de la cual puede seleccionar filtros.NotaSegn el tipo de datos que hay en la columna, Microsoft Excel muestra en la lista Filtros de nmero o Filtros de texto

Seleccione valores o realice bsquedas para filtrar.

Seleccionar valores en una lista y realizar bsquedas son los mtodos ms rpidos para filtrar. Cuando hace clic en la flecha de una columna que tiene un filtro habilitado, todos los valores en esa columna aparecen en una lista.

1. Use el Cuadro de bsqueda para escribir el texto o los nmeros que desea usar para realizar la bsqueda.2. Active y desactive las casillas de verificacin para mostrar los valores que se encuentran en la columna de datos.3. Use criterios avanzados para buscar valores que renen condiciones especficas.Para seleccionar segn valores, desactive la casilla de verificacin (Seleccionar todo) en la lista. Mediante esta accin se desactivan todas las casillas de verificacin. Luego seleccione nicamente los valores que desea ver y haga clic en Aceptar para ver los resultados.Para buscar texto en las columnas, escriba el texto o los nmeros en el Cuadro de bsqueda. Otra alternativa es usar caracteres comodn, como el asterisco (*) o el signo de interrogacin (?). Presione ENTRAR para ver los resultados.

Filtre los datos mediante la especificacin de condiciones.

Al especificar condiciones, se pueden crear filtros personalizados que limiten los datos exactamente del modo en que desea. Para ello, se crea un filtro. Si alguna vez ha consultado datos en una base de datos, esto le resultar familiar.1. Seleccione Filtros de nmero o Filtros de texto en la lista. Aparece un men que le permite filtrar segn diferentes condiciones.2. Elija una condicin y luego seleccione o especifique los criterios. Haga clic en el botn Y para combinar criterios (es decir, dos o ms criterios que se deben cumplir), o en el botn O para requerir que se cumpla solo una de varias condiciones.3. Haga clic en Aceptar para aplicar el filtro y obtener los resultados que espera.