CORPORACIÓN AUTÓNOMA REGIONAL DE LA … · Así, el presente Manual tiene por objeto fijar...

RESOLUCIÓN No. 00072

(28 de enero de 2011)

“POR EL CUAL SE ACTUALIZA EL MANUAL DE INTERVENTORÍA Y SUPERVISIÓN ADOPTADO POR LA CORPORACIÓN AUTÓNOMA REGIONAL DE LA GUAJIRA - CORPOGUAJIRA”

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Manual

De

Interventoría y

Supervisión

Riohacha, La Guajira

Febrero - 2011




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EL DIRECTOR GENERAL DE LA CORPORACIÓN AUTÓNOMA REGIONAL DE LA GUAJIRA CORPOGUAJIRA, en uso de sus facultades constitucionales y legales, y en

especial, las conferidas por los artículos 209 de la Constitución Política, y

CONSIDERANDO:

Que de conformidad con el artículo 209 de la Constitución Política, LA CORPORACIÓN AUTÓNOMA REGIONAL DE LA GUAJIRA CORPOGUAJIRA, desarrolla su función administrativa bajo los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad, entre otros.

Que la actividad contractual de LA CORPORACIÓN AUTÓNOMA REGIONAL DE LA GUAJIRA CORPOGUAJIRA, es una manifestación del ejercicio de la función administrativa, razón por la cual, debe ceñirse en cuanto a los procesos de selección, celebración y ejecución de los contratos estatales, a los postulados del artículo 209 de la Constitución Política y a lo dispuesto por el Estatuto General de Contratación de la Administración Pública.

Que con el fin de ilustrar de manera óptima a cada servidor interno o externo de la Corporación sobre las actividades de Interventoría y Supervisión, se hace indispensable señalar y ordenar el procedimiento respectivo, así como definir sus principios, el régimen aplicable, las competencias, con el fin de obtener mejores resultados en la ejecución de los contratos celebrado por Corpoguajira, por lo que se ha menester recordar los deberes, prohibiciones y responsabilidades de los servidores que supervisan y realizan interventoría en la actividad contractual de esta entidad.

Que el Director General de la Corporación instará a los distintos jefes de áreas o de sección, para que con su capacidad y competencia profesional o técnica necesarias, puedan adoptar procedimientos o condiciones, que sin desconocer la normativa nacional, doten de mejores herramientas el ejercicio del control y vigilancia la ejecución de los contratos celebrados por Corpoguajira.

Que de acuerdo con lo anterior, se hace necesario actualizar el Manual de Interventoría y Supervisión adoptado por LA CORPORACIÓN AUTÓNOMA REGIONAL DE LA GUAJIRA, CORPOGUAJIRA, en aras de dotar dicho manual, de procedimientos ágiles y económicos, de conformidad con los principios señalados por la Ley 80 de 1993, y normas concordantes.

http://www.medellin.gov.co/ManualContratacion/Normatividad/CONSTITUCION%20POLITICA%20DE%20COLOMBIA%201991.doc



http://www.medellin.gov.co/ManualContratacion/Normatividad/LEY%2080%20de%201993.doc




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Que en virtud de lo anterior,

RESUELVE:

Artículo Primero: Actualizar el texto correspondiente al Manual de Interventoría y Supervisión adoptado por la CORPORACIÓN AUTÓNOMA REGIONAL DE LA GUAJIRA, CORPOGUAJIRA, el cual será publicado en la página Web de la Corporación, como instrumento guía y de base para el seguimiento, control y vigilancia en la ejecución de los contratos celebrados por la Corporación.

Parágrafo: Entiéndase como Manual de Interventoría y Supervisión de Corpoguajira, el Procedimiento de supervisión, coordinación y control a los diferentes aspectos que intervienen en el desarrollo o ejecución de un contrato, bajo la observancia de las disposiciones legales que para este evento establecen las normas y principios del Régimen de Contratación Estatal. Es decir, para supervisar, controlar y vigilar las acciones del contratista para hacer cumplir las especificaciones técnicas, las actividades administrativas, legales y presupuestales o financieras establecidas en los contratos o convenios celebrados.

Artículo Segundo: Cada Jefe de Área o de Sección, y en especial, el Jefe de la Oficina Asesora Jurídica de la Corporación Autónoma Regional de La Guajira, Corpoguajira, velarán por el estricto cumplimiento del Manual de Interventoría y Supervisión, el cual para todos los efectos del caso, se tiene el siguiente:




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GENERALIDADES PREVIAS

(Acuerdo del Consejo Directivo de Corpoguajira No. 0023 del 21 de Diciembre de 2010)

PRESUPUESTO CORPOGUAJIRA VIGENCIA FISCAL 2011: $36.557’471.505,00 M. L.

DECRETO 4834 DEL 30 DE DICIEMBRE DE 2010 MODIFICADO POR EL DECRETO 033 DEL 11 DE ENERO DE 2011

SALARIO MÍNIMO LEGAL MENSUALVIGENTE PARA LA VIGECIA 2011: $535.600,00

(PRESUPUESTO EXPRESADO EN SMLMV: 68.292,50)

MONTOS DE CONTRATACION EN LA CORPORACIÓN AUTÓNOMA REGIONAL DE LA GUAJIRA - CORPOGUAJIRA-

(Resolución No. 00093 del 11 de Enero de 2011)

CONTRATOS POR MODALIDAD DE SELECCIÓN

S.M.L.M.V. CUANTIA

CONTRATOS CON OFERTAS POR CONVOCATORIA PÚBLICA INFERIOR AL

10% DE LA MENOR CUANTÍA

IGUAL O

INFERIOR A 28

DESDE $0,01

HASTA $14’968.000,00

CONTRATOS CON OFERTAS POR

CONVOCATORIA PÚBLICA DE SELECCIÓN ABREVIADA DE MENOR

CUANTÍA

SUPERIOR A 28 HASTA 280

DESDE $14’968.000,01

HASTA $149’680.000,00

CONTRATOS POR SELECCIÓN

ABREVIADA - SUBASTA INVERSA ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS DE

CARACTERÍSTICAS UNIFORMES Y DE COMÚN UTILIZACIÓN

SUPERIOR A 28

DESDE $14’968.000,01

EN ADELANTE




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CONTRATOS POR CONCURSO DE

MÉRITOS

SUPERIOR A 28

DESDE $14’968.000,01

EN ADELANTE

CONTRATOS POR LICITACIÓN PÚBLICA

SUPERIOR A 280

DESDE $149’680.000,01

EN ADELANTE

CONTRATACIÓN DIRECTA

PRESTACIÓN DE SREVICIOS PROF. Y APOYO ALA GESTÓN

CONTRATOS PARA TRABAJOS ARTÍSTICOS CONTRATOS PO URGENCIA MANIFIESTA

CONTRATOS DE EMPRÉSTITOS

CONTRATOS INTERADMINISTRATIVOS CONTRATOS DE ENCARGOS FIDUCIARIOS

CONTRATOS PARA ACTIVIDAD CIENTÍFICA Y TECNOLÓGICA

CONTRATOS SIN PLURALIDAD DE OFERENTES CONTRATOS DE ARRENDAMIENTO O ADQ. DE INMUEBLES

SIN LÍMITE DE

CUANTÍA

DESDE $0,01 EN ADELANTE




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CONTENIDO

INTRODUCCIÓN 1. MARCO LEGAL

CONSTITUCIONALES LEYES DECRETOS REGLAMENTARIOS RESOLUCIONES DIRECTIVAS PRESIDENCIALES

2. GENERALIDADES 2.1. OBJETIVO DEL MANUAL DE INTERVENTORÍA Y SUPERVISIÓN 2.2. DEFINICION DE INTERVENTORÍA 2.3. OBJETO DE LA INTERVENTORÍA 2.4. PERFIL DEL INTERVENTOR 2.5. FUNCIONES GENERICAS DEL INTERVENTOR 2.6. RESPONSABILIDADES DEL INTERVENTOR 2.7. DOCUMENTACIÓN EMPLEADA EN LA INTERVENTORÍA 2.8. ASPECTOS DE LA INTERVENTORÍA 2.8.1. ASPECTOS TÉCNICOS Y ADMINISTRATIVOS 2.8.2. ASPECTO FINANCIERO 2.8.3. ASPECTO LEGAL 2.9. PROHIBICIONES 2.10. INFORMES DEL INTERVENTOR 2.11. ORDENES DEL INTERVENTOR 2.12. CONTROLES 3. EJECUCION Y SEGUIMIENTO DEL CONTRATO 3.1. DEFINICIÓN DE SUPERVISIÓN 3.2. DESIGNACIÓN DEL SUPERVISOR. 3.3. FUNCIONES DEL SUPERVISOR O INTERVENTOR 3.4. FUNCIONES DE LA INTERVENTORÍA O SUPERVISIÓN EN RELACIÓN CON LA

EJECUCIÓN IDÓNEA Y OPORTUNA DEL OBJETO DEL CONTRATO.




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3.5. SOBRE EL SEGUIMIENTO PERMANENTE EN LA EJECUCIÓN DEL CONTRATO EN SUS DIFERENTES ETAPAS

3.6. SOBRE LA FORMULACIÓN DE RECOMENDACIONES TENDIENTES A LA DEBIDA EJECUCIÓN DEL CONTRATO O INFORMAR CUALQUIER ANOMALÍA.

3.7. SOBRE LA ORGANIZACIÓN DE LOS DOCUMENTOS 3.8. OTRAS ACTUACIONES TENDIENTES AL DEBIDO DESARROLLO Y EJECUCIÓN

DEL CONTRATO 3.9. RECIBO DE BIENES Y SERVICIOS CONTRATADOS. 3.10. TERMINACIÓN DEL CONTRATO. 3.11. LIQUIDACIÓN DEL CONTRATO 4. ANEXOS

Acta de Iniciación de Contratos ó Convenios Acta de Recibo Parcial de Contratos de Obras

Acta de Recibo Parcial Convenios Acta de Suspensión ó Reinicio de Contrato ó Convenio Formato de Informe de Interventoría / Supervisión de Contratos o Convenios Formato de Informe De Supervisión

Acta de Recibo Final de Contratos u Órdenes Acta de Recibo Final de Convenios Acta de Liquidación de Contratos ú Órdenes Acta de Liquidación de Convenios Lista de Chequeo y Control de Documentos Contratos de Prestación de

Servicios Profesionales y de Apoyo a la Gestión Lista de Chequeo del Procedimiento (Decreto 3576 de Sept. 2009) Lista de Chequeo y Control de Documentos Convenios Interadministrativos, de

Asociación y/o Cooperación Lista de Chequeo Procesos de Concursos de Méritos de Precalificación Acta de Cambio de Obra, Bien o Servicio Aprobación de garantías Modificación de Garantías.




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INTRODUCCIÓN Con el fin de ilustrar de manera óptima a los Interventores y Supervisores de los Contratos o Convenios que suscriba la Corporación Autónoma Regional de La Guajira, se hace indispensable señalar y ordenar orientaciones generales, definiendo los alcances de sus labores, así como las funciones e instrumentos que se cumplen para obtener mejores resultados, buscando con ello recordar sus deberes, prohibiciones y responsabilidades. Así, el presente Manual tiene por objeto fijar políticas obligatorias y algunas preferentes, tal como los lineamientos, procedimientos y pautas de seguimiento y evaluación para el control de los contratos y convenios celebrados por la Corporación Autónoma Regional de La Guajira, CORPOGUAJIRA. Las actuaciones de los funcionarios que intervengan en el seguimiento de los contratos y convenios se desarrollarán con sujeción a los Principios de Transparencia, Economía, Responsabilidad, Selección Objetiva, de conformidad con los postulados que orientan la función administrativa, teniendo siempre en consideración que con la celebración de contratos y convenios y, la ejecución de los mismos, CORPOGUAJIRA busca el cumplimiento de los fines estatales, la continua y eficiente prestación de los servicios públicos y la efectividad de los derechos e intereses de los administrados que colaboran con la Entidad en la consecución de dichos fines. De acuerdo con el principio de responsabilidad, todos los funcionarios de CORPOGUAJIRA, que intervengan en cualquier etapa del proceso de contratación, responderán por sus actuaciones u omisiones.

La etapa CONTRACTUAL comprende desde Iniciación hasta la Terminación del Contrato. El contrato tiene dos formas de terminarse: normal o anormalmente. En la primera forma de terminación, la normal, se hace referencia al cumplimiento del objeto o expiración del plazo pactado; la segunda forma, es decir, la terminación anormal, implica la declaratoria de caducidad, la terminación unilateral, la declaratoria de nulidad absoluta y el mutuo acuerdo entre las partes. En cualquiera de los eventos antes expuestos, se hace imprescindible la Liquidación del contrato como la última de las etapas del proceso, vale decir, la Etapa Postcontractual. Para el efecto, en el Acta de Liquidación se dejará constancia de los Acuerdos, Conciliaciones y Transacciones a que llegaren las partes para poner fin a las divergencias presentadas y poder declararse a paz y salvo; allí se deben hacer los ajustes, revisiones y reconocimientos a que haya lugar, a las luces del artículo 60 del Estatuto Contractual y el artículo 11 de la Ley 1150 de 2007.




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Hasta esta etapa debe participar o cooperar de manera activa el interventor o supervisor designado, de conformidad con las directrices y lineamientos que en el presente Manual se señalan. Antes de entrar a definir las diferentes funciones y responsabilidades de los Interventores y el Supervisores, es necesario precisar que dichas labores o funciones, son susceptibles de todos los controles que ejercen las respectivas autoridades, la cual se deben ejercer con apego a los principios de la función pública contenidos en el artículo 209 de nuestra Carta Política y a los establecidos en la Ley 80 de 1993, en especial, los artículos 26, 30 numeral 2 y artículo 53.




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1. MARCO LEGAL La Corporación Autónoma Regional de la Guajira, CORPOGUAJIRA, es un Ente Corporativo de carácter público, creado por la ley, integrado por las entidades territoriales que por sus características constituyen geográficamente un mismo ecosistema o conforman una unidad geopolítica, biogeográfica o hidrogeográfica, dotada de autonomía administrativa y financiera, patrimonio propio y personería jurídica, encargada por la ley, de administrar, dentro del área de su jurisdicción, el Medio Ambiente y los Recursos Naturales Renovables y propender por su desarrollo sostenible, de conformidad con las disposiciones legales y las políticas del Ministerio del Medio Ambiente. El régimen contractual de la Corporación Autónoma Regional de La Guajira, es en mayor medida, el previsto en la Ley 80 de 1993, y demás normas que la reglamenten o complementen, de conformidad con lo dispuesto en el literal a) numeral 1o. del artículo 2o. de la ley citada. Igualmente y según lo establece el artículo 13 del mismo estatuto, a la Contratación Estatal le son aplicables las disposiciones comerciales y civiles pertinentes en aquellas materias no reguladas por la misma, además de poder contratar con otros regímenes de contratación previstos en normas especiales. Es decir, de acuerdo a la clase de contrato que celebre por Corpoguajira, los Interventores y Supervisores tendrán el deber de controlar, vigilar y hacer el respectivo seguimiento durante la ejecución del objeto contratado. El Director General de la entidad es la autoridad competente y el funcionario autorizado para ordenar y dirigir la celebración de licitaciones, Selecciones abreviadas o concursos públicos y la celebración de contratos o convenios, velando por su debida ejecución, hasta su liquidación. Las principales normas aplicables a la contratación de las entidades públicas son las siguientes:

CONSTITUCIONALES

Referente Normativo Descripción Constitución Política de Colombia 1991 Artículos 29, 90,12, 209, 270, 355.




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LEGALES

Referente Normativo Descripción Ley 80 de 1993. “Por la cual se expide el Estatuto General de Contratación de la

Administración Pública (Arts. 4,14,26,53,66)

Ley 87 de 1993 “Por la cual se establecen normas para el ejercicio del control interno en las entidades y organismos del Estado y se dictan

otras disposiciones”

Ley 42 de 1993 “Sobre la organización del sistema de control fiscal financiero y los organismos que lo ejercen”

Ley 190 de 1995. “Por la cual se dictan normas tendientes a preservar la moralidad en la Administración Pública y se fijan disposiciones con el fin de

erradicar la corrupción administrativa”. (Art. 51)

Ley 489 de 1998

“Por la cual se dictan normas sobre la organización y funcionamiento de las entidades del orden nacional, se expiden las disposiciones, principios y reglas generales para el ejercicio

de las atribuciones previstas en los numerales 15 y 16 del artículo 189 de la Constitución Política y

se dictan otras disposiciones”.

Ley 598 de 2000. Declarada Exequible mediante Sentencia 716 de 2002 de la Corte Constitucional, Reglamentada por el Decreto

Nacional 3512 de 2003.

“Por la cual se crean el Sistema de Información para la Vigilancia de la Contratación Estatal, SICE, el Catálogo Único de Bienes y

Servicios, CUBS, y el Registro Único de Precios de Referencia, RUPR, de los bienes y servicios de uso

común en la Administración Pública y se dictan otras disposiciones”.

Ley 599 de 2000. “Por el cual se expide el Código Penal”.

Ley 610 de 2000 “Por la cual se establece el trámite de los procesos de responsabilidad fiscal de competencia de las contralorías”

Ley 617 de 2000. “Por la cual se reforma parcialmente la Ley 136 de 1994, el Decreto Extraordinario 1222 de 1986, se adiciona la ley orgánica

de presupuesto, el Decreto 1421 de 1993, se dictan otras normas tendientes a fortalecer la descentralización, y se dictan

norma para la racionalización del gasto público nacional”.

Ley 678 de 2001. “Por medio de la cual se reglamenta la determinación de responsabilidad patrimonial de los agentes del Estado a través

del ejercicio de la acción de repetición o de llamamiento en garantía con fines de repetición”.

Ley 734 de 2002.

“Por la cual se expide el Código Disciplinario Único”. (Art 48 numeral 34)

Ley 789 DE 2002 “Por la cual se dictan normas para apoyar el empleo y ampliar la protección social y se modifican algunos artículos del Código

Sustantivo de Trabajo”.

Ley 819 de 2003

“Por la cual se dictan normas orgánicas en materia de presupuesto, responsabilidad y transparencia fiscal y se dictan

otras disposiciones”.

Ley 828 de 2003

"Por la cual se expiden normas para el Control a la Evasión del Sistema de Seguridad Social".




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Referente Normativo Descripción Ley 850 de 2003 “por medio del cual se reglamentan las veedurías ciudadanas”

DECRETOS REGLAMENTARIOS

Referente Normativo Descripción Decreto Nacional 777 de 1992.

“Por el cuál se reglamentan la celebración de los contratos a que refiere el inciso segundo del artículo 355 de la Constitución

Política”

Decreto Nacional 1403 de 1992. “Por el cuál se modifica el Decreto Nacional 777 de 1992”.

Decreto Nacional 2251 de 1993.

“Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 80 de 1993”.


“Por el cual se reglamenta parcialmente el artículo 13 de la Ley 80 de 1993”.

Decreto Nacional 2459 de 1993. “Por el cual se adoptan disposiciones en relación con los contratos a que se refiere el inciso segundo del artículo 355 de la

Constitución Política”.


“Por el cual se reglamenta el funcionamiento del registro de proponentes en las Cámaras de Comercio”.


“Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 80 de 1993 en materia de contratación directa”.

Decreto Nacional 679 DE 1994. “Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 80 de 1993”.

Decreto Nacional 1477 de 1995. “Por el cual se reglamenta la Ley 190 del 6 de junio de 1995 en materia de publicación de contratos en el Diario Único de

Contratación Pública”.


“Por el cual se suprimen y reforman regulaciones, procedimientos o trámites innecesarios existentes en la

Administración Pública”.

Decreto Nacional 287 de 1996 “Por el cual se reglamentan los artículos 24, 25, 29 y 30 de la Ley 80 de 1993”.


“Por el cual se autoriza una cobertura inferior a los mínimos propuestos para la garantía única en el artículo 17 del Decreto

679 de 1994, reglamentario del artículo 24 de la Ley 80 de 1993.reglamenta parcialmente el manejo presupuestal de los

recursos públicos a través de los negocios fiduciarios”.

Decreto Nacional 92 de 1998. “Por el cual se reglamenta la clasificación y calificación en el registro único de proponentes y se dictan otras

disposiciones. Deroga Decreto 1584 de 1994”.

Decreto Nacional 423 de 2001. “Por el cual se reglamenta parcialmente las Leyes 448 de 1998 y 185 de 1995”.

Decreto Nacional 280 de 2002. “Por el cual se reglamenta parcialmente el artículo 25 numeral 19 de la Ley 80 de 1993”.


“Por el cual se modifican parcialmente los Decretos 856 de 1994 y 92 de 1998, por medio de los cuales se reglamenta el

funcionamiento del registro de proponentes en las Cámaras de Comercio y se fijan las relativas a los registros de proponentes y

mercantil”.




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Referente Normativo Descripción Decreto Nacional 941 de 2002 . “Por el cual se adoptan unas medidas de intervención y se

reglamentan parcialmente el artículo 41 de la Ley 550 de 1999, el parágrafo 2° del artículo 41 de la Ley 80 de 1993, y el artículo

283 de la Ley 100 de 1993”.

Decreto Nacional 1696 de 2002. “Por el cual se reglamenta el artículo 36 de la Ley 80 de 1993”.

Decreto Nacional 2170 de 2002. “ Por el cual se reglamenta la ley 80 de 1993, se modifica el decreto 855 de 1994 y se dictan otras disposiciones en

aplicación de la Ley 527 de 1999”. (Art. 9)

Decreto Nacional 2790 DE 2002.

“Por el cual se reglamenta parcialmente el numeral 19 M (sic) artículo 25 de la Ley 80 de 1993”.

Decreto Nacional 3512 de 2003. “Por el cual se reglamenta la organización, funcionamiento y operación del Sistema de información para la Vigilancia de la

Contratación Estatal, SICE, creado mediante la Ley 598 de 2000, y se dictan otras disposiciones”.

Decreto Nacional 594 de 2003 . “Por el cual se aclara el inciso primero del artículo 1° del Decreto 3212 del 27 de diciembre de 2002, por el cual se

modifica parcialmente el Decreto 1126 del 27 de mayo del 2002”.

Decreto Nacional 866 de 2003 “Por el cual se modifica el artículo 14 del Decreto 2170 de 2002”.



“Por el cual se modifican parcialmente los Decretos 856 de 1994 y 92 de 1998, por medio de los cuales se reglamenta el

funcionamiento del registro de proponentes en las Cámaras de Comercio y se fijan las relativas a los registros de proponentes y

mercantil”.

Decreto Nacional 941 de 2002

“Por el cual se adoptan unas medidas de intervención y se reglamentan parcialmente el artículo 41 de la

Ley 550 de 1999, el parágrafo 2° del artículo 41 de la Ley 80 de 1993, y el artículo

283 de la Ley 100 de 1993”.


RESOLUCIONES

Referente Normativo Descripción

Resolución 5313 de 2002 Contraloría General de la República.

“Por la cual se establece la organización y operación del Sistema de Información para la Vigilancia de la

Contratación Estatal, SICE, el Catálogo Único de Bienes y Servicios, CUBS, y el Registro Único de Precios de

Referencia, RUPR”.

Resolución 5314 de 2002. Contraloría General de la República.

“Por la cual se adopta el Catálogo Único de Bienes y Servicios, CUBS, como elemento del Sistema de

Información para la Vigilancia de la Contratación Estatal, SICE, y se reglamenta el funcionamiento del Comité para

la Administración del CUBS”.

Resolución 5339 de 2002. Contraloría General de la República

“Por la cual se modifican las Resoluciones 05313 y 05314 de febrero 28 de 2002”.

Resolución 5373 de 2002. Contraloría General de la (SICE).




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Referente Normativo Descripción República

Resolución 5447 de 2003. Contraloría General de la República

(SICE).

Resolución 5554 de 2004. Contraloría General de la República.

(Sanciones por violación de reglas SICE).

DIRECTIVAS PRESIDENCIALES

Referente Normativo Descripción

Directiva 4 abril 4 de 2003. Presidencia de la República.

“Manejo de pago anticipados en la contratación estatal “

Directiva 12 de octubre 1 de 2002 Presidencia de la República.

“Lucha contra la corrupción en la contratación estatal”.




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2. GENERALIDADES 2.1. OBJETIVO DEL MANUAL DE INTERVENTORIA SUPERVISIÓN El Manual de Interventoría y Supervisión tiene como objetivo principal servir de herramienta de trabajo para que las personas o servidores públicos que ejercen la labor de Interventoría y/o supervisión a los diferentes contratos y convenios que celebra la entidad, lo conozcan y lo apliquen para evitar desviaciones o irregularidades en el desarrollo de sus labores. Así mismo, se busca mejorar y perfeccionar este procedimiento y realizar unas efectivas intervenciones en el proceso contractual propuesto por la Corporación Autónoma Regional de La Guajira CORPOGUAJIRA. 2.2. DEFINICION Y ASPECTOS RELEVANTES DE LA INTERVENTORIA.- La Interventoría es la función que cumple una persona natural o jurídica, empleado oficial o contratista habilitado profesional y técnicamente, para supervisar y controlar la ejecución y cumplimiento de los trabajos objeto de un contrato, todo lo cual realiza de conformidad con las normas legales, pliegos de condiciones, planos, diseños y en general los demás documentos base de la contratación. La Interventoría puede ser ejercida directamente por funcionarios la Corporación Autónoma Regional de La Guajira, en cuyo caso constará en el contrato u orden respectiva el área del funcionario, salvo que la contratación tenga como objeto la ejecución de una obra pública y como fuente la licitación o concurso público, en cuyo caso la Interventoría será contratada con una persona natural o jurídica. (Inciso 2 numeral 2 art. 32 Ley 80 de 1993). Cuando sea necesaria la contratación de interventoría, ésta debe realizarse a la par con el proceso para suscribir el contrato, al cual se le va a realizar la interventoría, con el fin de que inicien conjuntamente su ejecución. Además de las sanciones penales a que hubiera lugar, la Persona Jurídica o persona natural que ejerciere una interventoría será responsable de los perjuicios originados en el mal desempeño de sus funciones, sin que ello exima de la responsabilidad que por el mismo concepto pueda tener el Contratista. (Art. 53 Ley 80 de 1993) Así mismo, sin perjuicio de las acciones civiles o penales pertinentes, incurre en mala conducta el funcionario que ejerza sin el debido cuidado una interventoría que cause perjuicios a la Corporación Autónoma Regional de la Guajira, CORPOGUAJIRA.




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2.3. OBJETO DE LA INTERVENTORIA El objeto de la Interventoría consiste en supervisar, controlar y vigilar las acciones del contratista para hacer cumplir las especificaciones técnicas, las actividades administrativas, legales y presupuestales o financieras establecidas en los contratos o convenios celebrados. 2.4. PERFIL DEL INTERVENTOR La Interventoría puede ser ejercida directamente por la entidad a través de sus funcionarios, o por contratistas que ejerzan funciones administrativas y/o técnicas, siempre y cuando esta función esté permitida expresamente en el contrato o la Ley. La designación se informará por escrito a quien habrá de ejercerla. La designación del Interventor debe recaer en una persona idónea, con conocimientos, experiencia y perfil apropiado al objeto de la Interventoría. Para tal efecto, el funcionario o servidor responsable de designar al interventor deberá tener en cuenta que el perfil profesional de la persona designada o seleccionada, se ajuste al objeto del contrato, así como la disponibilidad y logística para desarrollar las funciones. En el ejercicio de sus funciones el interventor deberá tener en cuenta que la actividad de CORPOGUAJIRA, se enmarca dentro de los principios constitucionales contenidos en el artículo 209 y de manera especial en los mandatos de la Ley 80 de 1993, leyes que la modifican y sus decretos reglamentarios. 2.5. FUNCIONES GENÉRICAS DEL INTERVENTOR

Vigilar que las partes cumplan lo pactado en el contrato o convenio

Suscribir las diferentes actas

Hacer el seguimiento y dejar constancia escrita de la forma como se está cumpliendo el

contrato o convenio, dentro de los términos señalados en el mismo

Recomendar a las partes los ajustes o modificaciones que requiera el contrato en términos

de plazos, cumplimiento o cualquier otro aspecto que modifique lo pactado inicialmente, lo

cual debe ser por escrito y bajo su propia responsabilidad.




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2.6. RESPONSABILIDADES DEL INTERVENTOR Corresponde al Interventor supervisar, controlar y coordinar la ejecución de los contratos que le sean asignados, a fin de garantizar a CORPOGUAJIRA el cumplimiento de las condiciones y obligaciones pactadas en los mismos, así como el control técnico, administrativo y financiero de acuerdo con la naturaleza del contrato buscando satisfacer el fin perseguido. Los interventores externos responderán civil y penalmente tanto por el cumplimiento de las obligaciones derivadas del contrato de Interventoría, como por los hechos u omisiones que le fueren imputables y que causen daño o perjuicio a las entidades, derivadas de la celebración y ejecución de los contratos, respecto de los cuales, haya ejercido funciones de Interventoría. Los servidores públicos que ejerzan funciones de Interventoría, tienen las mismas responsabilidades y además responden disciplinariamente. El actual Régimen disciplinario, Ley 734 de 2002, consagra en su artículo 48, numeral 34, como una de las faltas gravísimas para los Interventores la siguiente:

34. “No exigir, el interventor, la calidad de los bienes y servicios adquiridos por la entidad estatal, o en

su defecto, los exigidos por las normas técnicas obligatorias, o certificar como recibidas a

satisfacción, obra que no ha sido ejecutada a cabalidad.”

2.7. DOCUMENTACION EMPLEADA EN LA INTERVENTORIA. El Interventor debe consultar permanentemente el contrato o convenio motivo de su Interventoría o supervisión y los documentos necesarios para ejercer sus funciones.




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Documentación de soporte en la Interventoría

Copia del contrato.

Pliegos de condiciones o términos de

referencia.

Planos y fotografías.

Memorandos de campo con observaciones al

contratista.

Correspondencia cruzada.

Bitácora de Interventoría.

Notificaciones.

Aprobación de materiales.

Especificaciones de herramienta, maquinaria y

equipo adecuado, según el objeto del contrato y

los términos de referencia.

Reclamaciones formales del contratista.

Certificados de disponibilidad y registro

presupuestal.

Solicitud de ampliación de términos por parte del

contratista.

Actas de acuerdo.

Informes de programación y seguimiento.

Actas de liquidación

Actas de inicio.

Actas de Suspensión

Actas de Reinicio

Actas de pago.

2.8. ASPECTOS DE LA INTERVENTORÍA Desde los siguientes tópicos se pueden medir los alcances de la Interventoría: Técnico, Financiero, Administrativo y Legal; para lo cual el interventor deberá ceñirse a:

1. Pliego de Condiciones: Contiene las reglas del proceso de contratación, el objeto, presupuesto, características, condiciones y especificaciones técnicas y económicas de las obras, bienes o servicios,

derechos y obligaciones de las partes, plazo de ejecución, forma de pago, entre otros.

2. Propuesta: Además de los documentos que acreditan la representación legal (Cámara de Comercio, NIT, Cédula de Ciudadanía) y facultades para contratar, contiene las cantidades de obra, bienes o servicios

ofrecidos (cantidades, especificaciones técnicas y el valor de los mismos, la forma de pago, cronograma de actividades, etc.).

3. Contrato, Adiciones y Modificaciones: La ejecución del contrato se rige por lo estipulado en estos




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documentos.

4. Garantía Única: Respalda el cumplimiento de todas las obligaciones a cargo del contratista. Los amparos

cubiertos dependen de lo que se determine en el contrato.

5. Actos Administrativos que se produzcan en desarrollo del Contrato: Aquellos documentos mediante los

cuales se impongan multas, modificaciones, interpretaciones o terminaciones unilaterales, etc.

2.8.1. ASPECTOS TÉCNICOS Y ADMINISTRATIVOS

OBJETIVO: Supervisar y verificar la ejecución física del contrato y los criterios de administración, de acuerdo con el objeto del mismo, el Pliego de Condiciones y la propuesta. Funciones de los Interventores o Supervisores en los aspectos Técnicos y Administrativos:

Aplicación práctica de la Interventoría en los Aspectos Técnicos y Administrativos:

FUNCIONES MEDIOS DE VERIFICACIÓN

Verificar el cumplimiento del objeto conforme al Plan de Acción, los pliegos de Condiciones y la

propuesta.

Los pliegos de condiciones, proyecto, propuesta.

Contrato

Visitas de Interventoría.

Papeles de trabajo.

Cronograma, comparación entre las actividades programadas y las ejecutadas.

Informes de avance de la ejecución física presentados por el contratista.

Evaluar y emitir concepto de aprobación o

rechazo de la calidad y cantidad de los

resultados o productos parciales y finales

obtenidos.


Registros de verificación de la ejecución física (impresos,

archivo magnético, fotográfico, audiovisual, entre otros).

Informes de Interventoría.

Informes de avance de la ejecución física presentados por el contratista.




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Presentación de avances, de resultados parciales y

finales.

Identificar oportunamente posibles dificultades

en la ejecución de los contratos y en la

obtención de los productos esperados.


Registros de verificación de la ejecución física

(impresos, archivo magnético, fotográfico, audiovisual,

entre otros).

Informes de avance de la ejecución física presentados

por el contratista.

Informes del contratista previendo dificultades en la

ejecución física del contrato.

Velar por la calidad y conservación del entorno

ambiental donde se realice el proyecto. Visitas de Interventoría.

2.8.2. ASPECTO FINANCIERO OBJETIVO: Verificar la legalidad financiera de todos los requisitos necesarios desde el inicio del contrato, hasta la liquidación del mismo, de modo que permita realizar un seguimiento económico de todas las transacciones involucradas. DEFINICIÓN: Es la verificación que se hace sobre las inversiones, de acuerdo a la necesidad real y a los principios de Economía, Eficiencia y Efectividad, lo cual implica tomar las decisiones que eviten sobrecostos, actividades, bienes, servicios u obras que en el desarrollo del contrato se detecten como innecesarios.

Aplicación práctica en los Aspectos Económicos y Financieros


Velar porque se efectúe una adecuada programación financiera del contrato.

Contrato. Documento del proyecto Verificación de precios. Cronograma de actividades.




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Velar porque la ejecución financiera del contrato, se ajuste

al plan de acción y al proyecto formulado.

Plan de acción. Contrato. Cronograma de actividades. Los documentos que soportan la inversión.

Verificar si existe una cuenta especial para el manejo de los desembolsos efectuados al contrato.

Certificado de apertura de la cuenta bancaria.

Llevar el control de los dineros desembolsados durante el desarrollo del contrato.

Contrato principal o Adiciones. Recibos de consignación. Comprobantes de egreso del pago anticipado o

anticipo. Valor de los demás desembolsos, respecto al

valor total del contrato. Extractos bancarios que den cuanta del

movimiento de la cuenta donde esta depositado el anticipo.

Controlar y verificar los rendimientos financieros

generados en el contrato y exigir al contratista el

reintegro de los mismos a CORPOGUAJIRA.

Extractos bancarios.

Certificación de los rendimientos financieros

expedida por la Entidad Bancaria

correspondiente.

Informes financieros del contratista.

Rendir el informe escrito sobre el comportamiento

financiero del contrato,

Plan de Acción.

Facturas o cuentas por cobrar.

Certificado de cumplimiento de actividades.

Cuentas de cobro.

Órdenes de pago.

Comprobantes de egreso.

Comunicar veraz y oportunamente la liberación de los

dineros que no serán utilizados durante la vigencia fiscal

correspondiente, las adiciones y deducciones presupuéstales del contrato

Contrato.

Contrato Adicional

Informes de Interventoría.

2.8.3. ASPECTO LEGAL OBJETIVO: Supervisar el cumplimiento de las normas jurídicas, actos administrativos y en general el complemento jurídico que contiene el contrato y demás documentos que obligan.




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DEFINICIÓN: Es el control y seguimiento a los aspectos jurídicos dentro del perfeccionamiento del contrato y la ejecución del mismo, dentro de los cuales se incluyen los plazos, las garantías, los compromiso laborales, las sanciones, los contratos adicionales o modificatorios y todo tipo de novedad que acompañe al contrato inicialmente pactado, lo que de modo general implica:

Cumplir y hacer cumplir las cláusulas contractuales.

Verificar la aprobación de las pólizas exigidas para cada contrato, las modificaciones realizadas al inicio del

contrato, al igual que las variaciones que se presenten durante la marcha del mismo.

Informar al Secretario de Despacho, Jefe o Director del área responsable del proyecto el incumplimiento de

las obligaciones contractuales, para que el Ordenador del Gasto, determine, a través de los grupos

interdisciplinarios de apoyo, si hay lugar a la aplicación de sanciones y/o a la declaratoria de caducidad

administrativa.

Funciones del Interventor en el Aspecto Legal

1. Informar por escrito sobre la materialización de las causales de terminación, modificación e

interpretación unilateral, para proceder a la aplicación de estas o a la terminación bilateral del contrato.

2. Requerir por escrito al contratista por todos los hechos que constituyan incumplimiento del contrato,

cuya información servirá de sustento para la posible aplicación de multas.

3. Verificar la aprobación de pólizas de estabilidad de la obra y constancia del cumplimiento de las prestaciones sociales con el fin de autorizar la cancelación del saldo adeudado a la terminación del

contrato.

4. Dar rápida y oportuna información a los organismos de control, los superiores jerárquicos y organismos

competentes.

5. Exigir periódicamente al contratista la presentación de los contratos de trabajo, las planillas de afiliación y pago al sistema de seguridad social en salud y pensiones, seguro de vida o póliza colectiva

(cuando a ello hubiere lugar), recibos de pago de salarios y prestaciones sociales y demás conceptos

para con sus trabajadores, durante la ejecución del contrato y antes de su liquidación.




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Aplicación práctica del Aspecto Legal


Autorizar los desembolsos de acuerdo con lo pactado en el contrato.

Informes de avance físico y financiero. Soportes que justifican el desembolso. Contrato. Términos de Referencia o Pliegos de Condiciones. Propuestas. Certificación de apertura de cuenta.

Organizar una carpeta por cada contrato con todos los documentos pertinentes al mismo, verificando los requisitos de legalidad y cumplimiento de las cláusulas pactadas. «

Papeles de trabajo propuestos en el presente Manual.

Recomendar, cuando se requiera, la celebración de un contrato adicional, u otrosí, teniendo en cuenta las razones que justifiquen tal situación.

Informes de Interventoría. Contrato. Solicitud del contratista exponiendo dificultades de

ejecución del contrato que justifican el otrosí. Informar la ocurrencia de eventos que den lugar a la suspensión o terminación anticipada del contrato y de su reanudación, recomendando la adopción de las medidas respectivas.

Hechos que constituyan fuerza mayor o caso fortuito. Actas. Informes.

Informar los hechos que constituyan incumplimiento parcial o total del contrato, para la aplicación de las sanciones respectivas.

Contrato. Informes de Interventoría. Actas. Comunicación de requerimiento al contratista.

Elaborar informes periódicos sobre el avance en la ejecución contractual y el informe final con los resultados de la ejecución.

Contrato. Actas. Términos de Referencia o Pliegos de Condiciones. Propuesta. Extractos Bancarios. Soportes contables.

Recomendar la liquidación unilateral del contrato cuando así se requiera.

Contrato. Actas. Informes de Interventoría.

Elaborar el acta y documentos necesarios para la liquidación definitiva del contrato.

Contrato. Soportes Contables. Recibo de pago de salarios y prestaciones. Informe final de Interventoría. Acta de liquidación. Informe de Justificación de gastos.




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Informar al representante legal o su delegado

acerca de dificultades para continuar con el ejercicio

de la Interventoría y consignar en el Acta respectiva

el avance de ejecución del contrato tanto físico como

financiero.

Visita al lugar de ejecución del contrato en compañía del nuevo interventor.

Actas. Informes de Interventoría

2.9. PROHIBICIONES Son prohibiciones de los interventores: En consideración a que las siguientes actividades son propias y exclusivas del ordenador del gasto o parte contratante, está prohibido a los interventores:

1. Autorizar cambios o especificaciones en el contrato que impliquen mayores o menores cantidades de dinero

o de obra con los cuales se modifique su valor, plazo u objeto del contrato.

2. Transar diferencias.

3. Conciliar divergencias.

4. Suspender el contrato o convenio.

2.10. INFORMES DEL INTERVENTOR. Corresponde al Interventor, en cumplimiento de una de sus funciones, preparar informes de Interventoría tanto en lo relativo a la ejecución física como a la ejecución financiera, soportados con datos de campo que deben estar registrados en la bitácora o libro de Interventoría, en formatos o papeles de trabajo.

Papeles de trabajo: Son todos aquellos documentos que se elaboran durante el desarrollo del contrato y en los cuales se registran avances de la obra o de la prestación del servicio o del cumplimiento del objeto contractual, observaciones y rectificaciones que al final sirven de respaldo a los informes de evaluación de cada interventor.

El interventor debe hacer visitas periódicas al sitio donde se ejecuta la obra, se presta el servicio o se cumple el objeto del contrato. Se recomienda dejar consignadas sus




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observaciones por escrito sobre el desarrollo del contrato, siendo su finalidad la de registrar en tiempo real la situación que debe corregirse. El interventor tomará la firma del contratista o de quien esté en su representación en el sitio de la obra, de prestación del servicio, o del cumplimiento del objeto contractual, entregará el original y conservará la copia, como prueba de su visita y de las órdenes impartidas.

Los elementos de trabajo más corrientes en el proceso de Interventoría de un contrato son los siguientes:

Informe de ejecución física.

Informe de ejecución financiera.

Actas.

INFORME DE EJECUCIÓN FÍSICA: Es el resultado de comparar la cantidad de obra o del objeto contratado, con la cantidad ejecutada a la fecha del informe, en cada uno de los ítems considerados. Durante el desarrollo del contrato, los informes pueden darse durante la etapa de ejecución o al final, es decir, pueden ser informes de ejecución física parcial o definitiva. El interventor, deberá en todo momento estar en condiciones de certificar el avance del contrato o proyecto. INFORME DE EJECUCIÓN FINANCIERA: En forma similar al informe de ejecución física, el de ejecución financiera debe reflejar la aplicación de los recursos económicos de conformidad con los ítems y cantidades contratadas y los precios pactados, de modo que le permita certificar en todo momento la ejecución de los recursos pactados. 2.11. ORDENES DEL INTERVENTOR: Es obligatorio para el interventor entregar por escrito sus órdenes o sugerencias y ellas deben enmarcarse dentro de los límites del respectivo contrato. ACTAS: Son documentos protocolarios donde quedan registrados todos los compromisos, acuerdos o discrepancias entre las partes o sus representantes, relacionadas con la ejecución del contrato. Es fundamental para el ejercicio de la Interventoría, registrar en actas, todo el desarrollo del contrato en sus diferentes fases hasta su liquidación.




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Además de las actas que pueden darse en el proceso de Interventoría, se llevará un inventario de elementos que deben estar presentes en ellas. No obstante, cada interventor, dependiendo de la naturaleza del contrato o proyecto, tiene perfecta libertad para incluir elementos adicionales que le sean de utilidad. Tipos de Actas:

1. Acta de Inicio: Documento que determina el primer día de ejecución del contrato. Marca el inicio del

desarrollo físico del contrato y por tanto, el punto de partida para el control del plazo y seguimiento por

parte del Interventor y el Supervisor.

2. Acta de Vecindad: Documento donde se deja consignado el estado actual de las edificaciones, vías y demás

elementos existentes en la vecindad directa del proyecto. Puede ir acompañada de fotografías y/o videos. La

debe firmar el contratista, los vecinos existentes y el interventor.

3. Acta de Obra, de Bien o de Servicio Ordinaria: Su finalidad es la de registrar la obra, bien o servicio que

se pacta desde el inicio del contrato.

4. Acta de obra, de bien o deservicio extra: Se elabora para registrar en ella la obra, bien o servicio que no

fue considerada en el contrato, pero que es necesario incluir para que el objeto contratado cumpla con la

finalidad pretendida. También se le conoce con el nombre de obra no pactada.

5. Acta de Obra, de Bien o de Servicio Adicional: En ella se consigna la obra, bien o servicio que se pactó en

el contrato principal pero cuya cantidad excede las consideradas en él.

6. Acta de Pago Parcial: Corresponde al pago que se efectúa una vez ejecutado un determinado porcentaje del

objeto contratado o al cabo de un determinado período.

7. Acta de Convenio de Precios no Previstos: Puede darse en aquellos contratos pactados por precios

unitarios y globalizados donde circunstancias externas imprevistas alteran los precios del mercado. La ley permite reajustes con el objeto de no romper el equilibrio de la ecuación contractual. El Interventor debe

tener presente que este reajuste debe ser autorizado por el ordenador del gasto y que implica una




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modificación al contrato con la participación del Grupo Interdisciplinario y del Comité de contratación

respectivo.

8. Acta de Suspensión: Bajo ciertas circunstancias, normalmente por fuerza mayor o caso fortuito, la ejecución de un contrato debe suspenderse por un determinado tiempo, situación ésta que debe registrarse

en acta y someterse a aprobación del ordenador del gasto y del respetivo comité de contratación, con el

debido tiempo de anticipación con la finalidad de motivar el auto de suspensión de términos.

9. Acta de Reiniciación: Una vez superados los inconvenientes que hayan motivado la suspensión del contrato,

se elabora una nueva acta que dará continuación al mismo.

10. Acta de Recibo Definitivo o Recibo Final: En ésta declaran conjuntamente Interventor y Contratista que el

contrato se ha cumplido de conformidad con lo pactado y se registran las cantidades de bienes o servicios

recibidos lo mismo que los desembolsos hechos por el contratante.

11. Acta de Liquidación o Finiquito: En ésta el ordenador del gasto, el Interventor y el Contratista declaran

conjuntamente que se dio cumplimiento a todos los bienes y servicios pactados originalmente, dentro del

tiempo previsto y además declaran encontrarse a paz y salvo. Si bien en el contrato se contempla un lapso

para su liquidación, lo recomendable es proceder en el menor tiempo posible, diligenciándose el “Acta de

liquidación definitiva”.

En el acta de liquidación o finiquito igual se consigna el objeto del contrato, su valor inicial y su valor final, la

relación de pagos al contratista y un concepto de cómo se desarrolló el contrato. Esta acta le pone fin al

vínculo contractual administrativamente.

El Interventor incluirá en el acta de Liquidación toda aquella información que permita identificar el contrato,

su plazo, valor, ejecución, relación de pagos, reclamaciones y demás aspectos necesarios para finiquitar la

relación contractual.




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CONTENIDO GENERAL DE LAS ACTAS DE INTERVENTORIA

Acta de Iniciación:

Número del contrato u orden.

Objeto del contrato.

Contratista/ Contratante.

Valor y plazo del contrato.

Pólizas: Conceptos, valores y vigencias.

Relación del personal del contratista para la

ejecución del contrato.

iniciación.

Interventor.

Declaración completa de iniciación del contrato.

Firmas: Interventor y Contratista.

Acta de vecindad:

Número de contrato u orden.

Objeto del contrato.

Contratista/Contratante.

Enumerar los elementos vecinos.

Características de cada uno de los elementos

vecinos.

Fotografías y videos si se consideran necesarios.

Acta de Pago Parcial:

Cantidad de obra ejecutada.

Fecha de corte.

Precios unitarios.

Unidad de medida.

Valor total.

Cantidad acumulada.

Cita cláusula de pago.

Declaración conjunto grado de avance ejecución

física.


Acta de Cambio de Obra, bien o servicio:

Descripción de la obra, bien o servicio que no se

ejecuta, cantidad y precio.

Descripción de la obra a ejecutar.

Valor unitario.

Cantidades de obra.

Precio.

Justificación cambio de obra y cantidades.

Firmas: Interventor Contratista.




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Acta de Autorización Obra, Bien o servicio

Adicional:

Descripción obra adicional.

Valor unitario.

Cantidad.

Precio.

Justificación obra adicional.

Cita obra adicional contratada.

Firmas: Interventor contratista.

Acta de Liquidación Final:

Valor del contrato.

Plazos.

Adiciones.

Tipo de contrato.

Obra extra.

Obra adicional.

Ampliaciones del plazo.

Descripción de la obra ejecutada y alcance del

contrato.

Fecha de inicio.

Fecha de recibo.

Pólizas vigentes.

Declaración conjunta entre el contratante y el

contratista señalando que se dio cumplimiento de

todos los trabajos del objeto contratado y de las obligaciones pactadas dentro del plazo

establecido.

Se hace énfasis en que el acta es de liquidación

final, se indica el valor definitivo y total del

contrato.

Firmas del contratante, del interventor y del

contratista.

Acta de Obra, Bien o Servicio Extra:

descripción del contrato.

Descripción de la obra, bien o servicio extra.

Cantidad.

Valor unitario.

Valor total.

Cantidad.

Justificación obra extra y soporte administrativo.


Actas de Recibo Definitivo:

Fecha.

Identificación del contrato principal.

Cita de adiciones.

Objeto del Acta: Formalizar

Entrega final por parte del Contratista y recibo a

satisfacción por parte de CORPOGUAJIRA.

Constancia de que el objeto contractual se cumplió

a satisfacción dentro de los términos

contractuales previstos.





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2.12. CONTROLES. Objetivo del Control: Establecer con rapidez y facilidad, eventuales inconvenientes que se puedan presentar durante la ejecución del contrato, para aplicar las medidas correctivas que sean necesarias, tendientes a que se cumplan los principios de Economía, Eficiencia y Eficacia que establece el régimen de contratación previsto por CORPOGUAJIRA. Los controles del Interventor en la ejecución o desarrollo el contrato pueden ejercerse sobre:

El Presupuesto

Los Costos.

La Programación.

Los Materiales.

La Mano de Obra.

Herramientas y Equipos.

Los Aspectos financieros

Los aspectos legales

La Calidad de la Obra

La Cantidad de la Obra.

Son básicos para el ejercicio de un buen control:

1. El proceso de toma de datos. Aquí cobran especial utilidad los papeles de trabajo que el Interventor debe

llevar para tomar los datos bajo criterios idénticos.

2. El proceso de información para determinar cantidades ejecutadas en el período y el acumulado.

Siempre bajo las mismas unidades de medida y finalmente, el comparativo entre lo ejecutado y lo

programado.




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3. El análisis de resultados. Aquí el interventor empieza a proponer acciones correctivas, preventivas o

simplemente registra su conformidad.

4. La toma de decisiones. Las decisiones suficientemente soportadas sirven para que los diferentes niveles

adopten decisiones frente al desarrollo contractual o del proyecto.

5. El control será técnico, financiero o de legalidad. Según el aspecto que se pretenda controlar, se

constituye en un soporte fundamental para el proceso de Interventoría, el ejercicio del control interno y el

mismo ejercicio del control fiscal posterior.




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3. EJECUCIÓN Y SEGUIMIENTO DEL CONTRATO La vigilancia sobre la ejecución de los contratos será responsabilidad del servidor Interventor o supervisor designado por el ordenador del gasto, o del interventor externo. Todo lo anterior de conformidad con el presente Manual. En el evento de que el interventor sea externo, lo anterior no exonera de responsabilidad a CORPOGUAJIRA para ejercer la vigilancia y control contractual a través de un supervisor, quien deberá verificar las actividades que adelanta el interventor contratado.

Así, la responsabilidad de la ejecución eficiente, eficaz y oportuna de un contrato es, en principio, de la persona que fue designada para la vigilancia, supervisión y control de cada contrato o convenio en forma particular. En los contratos de obra, además de un supervisor del contrato, se contará con un interventor externo de las actividades desarrolladas si el contrato de obra fue resultado de un proceso de licitación. Para adelantar la Interventoría se requerirá de la suscripción de contrato especial para el efecto, velando por que lo ejecute persona independiente del contratante y contratista. 3.1. DEFINICION DE SUPERVISIÓN.- La Supervisión es el Seguimiento, coordinación y control realizado por un Servidor Público de Corpoguajira a los diferentes aspectos que intervienen en el desarrollo o ejecución de un contrato o de una orden, llámese de servicio, consultoría, obra, trabajo, compra, suministro, etc., de acuerdo a su exigibilidad, la cual se ejerce a partir de la firma y perfeccionamiento de los mismos, hasta sus liquidaciones definitivas, bajo la observancia de las disposiciones legales que para este evento establecen las normas y principios del Régimen de Contratación previsto para las entidades públicas que se indican en el artículo 2° del Estatuto Contractual o Ley 80 de 1993.

3.2. DESIGNACION DEL SUPERVISOR. La dependencia o área encargada de la supervisión o interventoría interna será identificada desde los estudios previos por parte del funcionario encargado de su diligenciamiento. Así, con el área que se registre en el estudio previo de cada proceso, en cada contrato o convenio, y de forma específica dentro de su clausulado, se identificará la dependencia que asumirá el control y supervisión del mismo, relacionándose algunas obligaciones específicas si a ello hubiere lugar.




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Suscrito el contrato o convenio, el jefe de la Oficina Jurídica comunicará al funcionario relacionado en el mismo sobre su designación. Si la designación fuere a un Jefe de Área, éste mediante acto de delegación interno escogerá al funcionario que ejercerá tales funciones en su representación en el evento en que no pueda asumirlas de forma personal o directa. De no hacerse lo anterior, se entenderá que el Coordinador o jefe del área respectiva asume de forma personal la supervisión, control y vigilancia del respectivo contrato. 3.3. FUNCIONES DEL SUPERVISOR O INTERVENTOR. El supervisor deberá cumplir, entre otras, con las siguientes funciones, en ausencia de estipulación expresa en contrario, o contradicción con la naturaleza y fines del contrato:

Velar permanentemente por el cabal cumplimiento tanto del objeto contratado como de las obligaciones del

contratista.

Informar a la oficina jurídica de cualquier circunstancia que de manera directa o indirecta afecte el cumplimiento del objeto contratado.

Suscribir las actas de iniciación cuando a ello hubiere lugar. Avisar a CORPOGUAJIRA, por intermedio de la dependencia correspondiente, sobre cualquier retardo en el término

para el cumplimiento de las obligaciones. Efectuar el seguimiento al contrato o convenio.

Informar de los eventos que constituyen incumplimiento de las obligaciones del contratista. Expedir las certificaciones de cumplimiento o recibidos a satisfacción exigidos en el contrato, previa verificación de

cumplimiento de los servicios o entrega de los bienes. Conceder los Vo. Bo., y sustentar las justificaciones a las solicitudes de prorroga, solicitudes de modificación

contractual, solicitudes de aclaración contractual, solicitudes de celebración de contratos adicionales, y en general, justificar cualquier variación contractual, si lo estima conveniente y pertinente.

Certificar los contratos en ejecución.

Autorizar la suspensión o cesión del contrato, en los eventos en que ello sea permitido. Informar en los casos de suspensión del contrato o convenio de la manera inmediata a la entidad aseguradora.

Aprobar y firmar los actos de reinicio del contrato, luego de superadas las razones o motivos que dieron origen a la suspensión.

Requerir al contratista en los eventos de inejecución, ejecución indebida, deficiente y/o lenta. Comunicar a la oficina jurídica cualquier irregularidad advertida en la ejecución del contrato bajo su tutela.

Velar por la vigencia permanente de las pólizas constituidas en virtud del contrato, Las demás que se contemplen de forma específica en el contrato, o que se hallen contenidas en la Ley 80 de 1993 y

sus decretos reglamentarios. Tener conocimiento completo y detallado del contrato, cronograma de ejecución y de cualquier otro documento que

haga parte del contrato.




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Verificar que el objeto y los términos del contrato se cumplan en las condiciones estipuladas.

Velar por que los recursos de la Nación sean ejecutados de conformidad con el objeto contractual.

Efectuar todos sus actos relacionados con el contrato en forma escrita y con copia al expediente del contrato. La designación de supervisor es indelegable, aunque el funcionario podrá apoyarse en cualquier otro servidor de la Corporación para sustentar un concepto u obtener aclaraciones.

3.4. FUNCIONES DE LA INTERVENTORÍA O SUPERVISIÓN EN RELACIÓN CON LA EJECUCIÓN IDÓNEA Y OPORTUNA DEL OBJETO DEL CONTRATO. Velando por la ejecución idónea y oportuna del objeto contractual, el Interventor o supervisor deberán:

Rechazar los servicios, bienes u objetos que no se ajusten a las condiciones pactadas, ordenando si es el caso su respectivo cambio.

Verificar que los bienes se reciban en las condiciones del contrato para lo cual deberá comprobar su

funcionamiento. Verificar que los servicios se realicen en las condiciones del contrato, para lo cual deberá comprobar su idoneidad.

Rechazar los servicios que no se ajusten a las condiciones pactadas, ordenando si es el caso su respectiva reconsideración.

Ordenar la suspensión de los trabajos que se estén ejecutando en forma incorrecta hasta tanto el contratista cumpla con las especificaciones previstas en el contrato.

Inspeccionar los trabajos verificando el cumplimiento de las normas técnicas y especificaciones exigidas por el respectivo contrato.

Ejercer permanentemente control sobre la calidad de los materiales y elementos, vigilando su utilización y almacenamiento, rechazando oportunamente aquellos que no cumplan las especificaciones o condiciones.

3.5. SOBRE EL SEGUIMIENTO PERMANENTE EN LA EJECUCION DEL CONTRATO EN SUS DIFERENTES ETAPAS. Le corresponde al Interventor o Supervisor:

Rendir los informes parciales que se le soliciten y el informe final de ejecución y certificar el cumplimiento del objeto

contractual, acompañado del respectivo informe contable. Someter a consideración previa de la Oficina de la cual hace parte la interventoría, las modificaciones relativas a los

términos o condiciones del contrato. Toda solicitud de modificación, deberá estar acompañada de la correspondiente justificación técnica y económica, y la viabilidad presupuestal y financiera correspondiente.

Solicitar informes al contratista sobre la ejecución de los convenios y contratos, en los términos o plazos previstos

para tal efecto, o en las fechas en que el interventor o supervisor estime pertinente.




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Conceptuar sobre la necesidad de las actividades o ítems complementarios no previstos y los correspondientes

precios unitarios propuestos por el contratista, analizando su incidencia en el valor del contrato.

Efectuar evaluaciones periódicas de la ejecución del contrato para establecer, si es del caso, los incumplimientos del contratista, y solicitar la aplicación de las sanciones a que hubiere lugar, todo con la debida sustentación y

antelación. Velar porque la ejecución del contrato no ocasione daños a terceros y si esto llegare a suceder, tomar las medidas

necesarias para evitar el riesgo de futuras reclamaciones a la Corporación Autónoma Regional de La Guajira. Vigilar el cumplimiento por parte del contratista, de las disposiciones legales de carácter laboral vigente y exigir que

en la obra se apliquen las normas de seguridad industrial que sean de cumplimiento obligatorio.

3.6. SOBRE LA FORMULACIÓN DE RECOMENDACIONES TENDIENTES A LA DEBIDA EJECUCIÓN DEL CONTRATO O INFORMAR CUALQUIER ANOMALÍA. En atención a esto, el Interventor o Supervisor, deberá:

Comunicar por escrito a la dependencia respectiva en forma inmediata todas las determinaciones tomadas y enviar copia de todas las comunicaciones u órdenes dirigidas al contratista.

Atender las reclamaciones, sugerencias y demás solicitudes elevadas por el contratista, resolviendo aquellas que sean de su competencia o dando traslado de las que no lo sean, adjuntando su concepto al respecto.

Atender las reclamaciones, sugerencias y demás solicitudes elevadas por el contratista, resolviendo aquellas que sean de su competencia o dando traslado de las que no lo sean, adjuntando su concepto al respecto.

Solo en los casos fortuitos o de fuerza mayor no previsibles por las partes, se solicitará con la debida anticipación a la Oficina jurídica, la respectiva autorización para incrementar las cantidades de obra no previstas en el contrato,

siempre que guarden coherencia con el objeto general y especifico del contrato.

Comunicar a la Oficina Jurídica, en forma inmediata, todas las determinaciones tomadas en desarrollo de los trabajos y enviar copia de todas las comunicaciones.

3.7. SOBRE LA ORGANIZACIÓN DE LOS DOCUMENTOS.- En relación con la organización de los documentos, los Interventores y Supervisores deberán velar por:

Elaborar las siguientes actas, en las fechas en que realmente se produzcan los hechos a que se refieren (Dependiendo del contrato o convenio):

a. Acta de iniciación y terminación

b. Acta de recibo total o parcial del contrato

c. Acta de convenios o acuerdos.




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d. Acta de Liquidación.

e. Acta de recibo y entrega a satisfacción de la interventoría y supervisión a la Oficina Jurídica para

allegarla al expediente del contrato.

Organizar el archivo propio de la interventoría.

Verificar que CORPOGUAJIRA, esté amparada por las garantías contractuales establecidas. Así mismo, exigir con la debida anticipación su renovación o modificación, si fuere del caso.

3.8. OTRAS ACTUACIONES TENDIENTES AL DEBIDO DESARROLLO Y EJECUCIÓN DEL CONTRATO.

Solicitar a la Oficina Jurídica, la colaboración o asesoría, cuando las circunstancias, naturaleza o magnitud del asunto así lo requiera.

Velar por que los saldos a favor de CORPOGUAJIRA sean reintegrados junto con sus rendimientos. Rendir los informes que los órganos de control soliciten

Controlar el cumplimiento de las especificaciones y normas dictadas por las entidades que regulan el objeto contractual y de las demás en Colombia.

Verificar la existencia de la totalidad de permisos o autorizaciones públicas o privadas que permitan desarrollar sin oposición, las obras requeridas, notificando a la Oficina jurídica sobre los problemas que al respecto detecte.

Analizar las aptitudes y ética del personal al servicio del contratista, para exigir su remoción cuando a su juicio

perjudique el normal desarrollo de la obra. Ordenar al contratista las modificaciones al cronograma y al plan de trabajo necesario para el cumplimiento del

contrato, cuando así lo amerite. Elaborar los informes específicos que le solicite el contratista o los organismos de control del Estado.

Controlar la inversión del anticipo entregado al contratista de acuerdo con el programa de utilización aprobado. Propender por la adecuada disponibilidad de PAC para ejecución de la obra.

3.9. RECIBO DE BIENES Y SERVICIOS CONTRATADOS El recibo y aceptación de los bienes y servicios contratados se realizará de conformidad con las especificaciones y características estipuladas en el contrato, y dentro de los términos allí señalados. Al recibo de los mismos se efectuará la verificación correspondiente, de acuerdo con las cantidades, unidades, calidades, marcas, precios y descripción del bien o servicio. En el evento de presentarse diferencias entre el bien o servicio solicitado y lo recibido, se procederá a su devolución, dejando constancia de ello. Lo anterior debe efectuarse de inmediato. Corresponde al servidor encargado, hacer la confrontación del bien o servicio que recibe respondiendo por las irregularidades presentadas.




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En el procedimiento de recibo, deben agotarse todos los pasos que se encuentran descritos o que se implementen en el Proceso de Adquisición de Bienes y Servicios para CORPOGUAJIRA. 3.10. TERMINACIÓN DEL CONTRATO Es el acto mediante el cual cesan las obligaciones para ambas partes, una vez verificado el cumplimiento del objeto contractual, situación que ocurre en circunstancias normales; pero puede suceder que el contrato termine en forma unilateral tal como lo señala el artículo 17 de la Ley 80 de 1993 (causales provenientes del contratista como la muerte, la incapacidad física permanente, la disolución de la persona jurídica, la interdicción judicial, concordato preventivo, la cesación de pagos, concurso de acreedores o embargos judiciales que afecten de manera grave el cumplimiento del contrato). Así mismo pueden presentarse otras circunstancias ajenas al contratista consistentes en exigencias del servicio público o del orden público que requieran una terminación unilateral. La terminación unilateral, debe ordenarse mediante acto administrativo motivado, contentivo de la justificación y la comprobación de la causal que dio origen a la terminación. Cuando la causal es ajena al contratista, en el mismo acto administrativo y si a ello hay lugar, se debe ordenar el pago de la indemnización, así como la liquidación del contrato. Cuando las partes no llegan a un acuerdo sobre las condiciones de liquidación del contrato, debe decretarse la liquidación del mismo. La terminación del contrato debe contener en tratándose de obra pública:

Verificación previa al recibo.

Acta de recibo del bien o servicio o el visto bueno de quien recibió.

Planos actualizados (cuando a ello hubiere lugar).

Trámite protocolario de recibo en el sitio de la obra.

Cierre del acta de vecindad (cuando a ello hubiere lugar).

Entrega del contratista de la bitácora, del registro fotográfico, de los ensayos de laboratorio que todavía tenga

en su poder, el paz y salvo de la cancelación realizada a los trabajadores por concepto de salarios y

prestaciones sociales.




38

Entrega final al usuario.

3.11. LIQUIDACIÓN DEL CONTRATO El interventor en concurso con el supervisor deberá ponerse de acuerdo y elaborar el Proyecto de Liquidación definitiva a la terminación del contrato dentro de los plazos establecidos para este efecto. Dicho proyecto deberá ser socializado con el contratista y presentado ante la Oficina Asesora Jurídica para su estudio y elaboración definitiva para luego ser firmada por las partes. De conformidad con lo establecido en los artículos 60 y 61 de la Ley 80 de 1993, artículo 11 de la ley 1150 de 2007, en concordancia con el artículo 44 numeral 10 literal d) de la Ley 446 de 1998: “Los contratos de tracto sucesivo cuya ejecución o cumplimiento se prolongue en el tiempo y los demás que lo requieran, serán objeto de liquidación de común acuerdo con las partes contratantes, procedimiento que se efectuará dentro del término fijado en el pliego de condiciones o términos de referencia o, en su defecto, a más tardar antes del vencimiento de los cuatro (4) meses siguientes a la finalización del contrato o a la expedición del acto administrativo que ordene la terminación, o a la fecha del acuerdo que la disponga”. A su turno, se procederá a liquidar el contrato en forma unilateral por parte de CORPOGUAJIRA, mediante resolución motivada, susceptible del recurso de reposición, cuando el contratista no se presente a la liquidación por mutuo acuerdo, o las partes no lleguen a consenso sobre el contenido de la misma. El término para la liquidación unilateral se sujeta a lo dispuesto en el artículo 44 de la Ley 446 de 1998, y el artículo 136 del C. C. A., en el evento en que los que se requieran liquidación y ésta sea efectuada unilateralmente por la administración, a más tardar dentro de los Dos (2) meses siguientes al vencimiento del plazo convenido por las partes o, en su defecto del establecido por la ley, el interesado podrá acudir a la jurisdicción para obtener la liquidación en sede judicial a más tardar dentro de los dos (2) años siguientes al incumplimiento de la obligación de liquidar. En todo caso, el Interventor del contrato debe proyectar la respectiva acta de liquidación del mismo, en los términos citados, con base en todo el seguimiento y recorrido que se ha realizado del desarrollo contractual. Es por esto que el interventor es el funcionario que debe realizar toda la inspección y vigilancia del contrato estatal, para lo cual deberá presentar informe final ya tratado en precedencia, anexo al acta de liquidación, la cual deberá contener: el objeto del contrato, el plazo de ejecución del mismo, la fecha de perfeccionamiento, el día de aprobación de la garantía única,




39

los datos de las adiciones, la información relacionada con las prórrogas, el valor, los pagos efectuados, obras ejecutadas o servicios prestados o bienes recibidos.




40

4. ANEXOS Como parte integra del presente manual, se anexan los siguientes formatos o modelos:

Acta de Iniciación de Contratos ó Convenios

Acta de Recibo Parcial de Contratos de Obras

Acta de Recibo Parcial Convenios

Acta de Suspensión ó Reinicio de Contrato ó Convenio

Formato de Informe de Interventoría / Supervisión de Contratos o Convenios

Informe De Supervisión

Acta de Recibo Final de Contratos u Órdenes

Acta de Recibo Final de Convenios

Acta de Liquidación de Contratos ú Órdenes

Acta de Liquidación de Convenios

Lista de Chequeo y Control de Documentos Contratos de Prestación de Servicios Profesionales y de Apoyo a la

Gestión

Lista de Chequeo del Procedimiento (Decreto 3576 de Sept. 2009)

Lista de Chequeo y Control de Documentos Convenios Interadministrativos, de Asociación y/o Cooperación

Lista de Chequeo Procesos de Concursos de Méritos de Precalificación

Acta de Cambio de Obra, Bien o Servicio

Aprobación de garantías

Modificación de Garantías.




41

ACTA DE INICIACION DE CONTRATOS ó CONVENIOS

ACTA DE INICIACION DE

CONTRATOS ó CONVENIOS

Código: PA- F-047

Página 41 de 90

Versión Fecha de Aprobación

02 03 de Mayo 2010

CONVENIO No.:

CONTRATISTA:

OBJETO DEL CONTRATO:

VALOR DEL CONVENIO: $

APORTE CORPOGUAJIRA: $

APORTE CONTRAPARTIDA: $

SUPERVISOR ó INTERVENTOR:

PLAZO:

FECHA DE INICIACIÓN:

FECHA DE TERMINACIÓN:

El día ____ de _____ de 20__, en la ciudad de _________, se reunieron ____________, en representación de CORPOGUAJIRA en calidad de Supervisor y _____________, en su condición de _______________, con el fin de dar inicio a los trabajos correspondientes al __________Nº ____ del ___ de _____ de 20__, celebrado entre las partes una vez verificado los requisitos de perfeccionamiento y ejecución del _______ referenciado.

Se deja constancia que el Contratista entrego el cronograma de actividades del Convenio.

El Supervisor del contrato puso en conocimiento lo siguiente:

1. Que las garantías, fueron aprobadas el ________________, así:




42

PÓLIZA No. COMPAÑÍA

FECHA EXPEDICIÓN

VALOR ASEGURADO TOTAL

$

AMPAROS CUMPLIMIENTO ANTICIPO SALARIOS CALIDAD RESP.

EXTRACONT.

VALOR ASEGURADO

$ $ $ $

VIGENCIA DESDE

VIGENCIA HASTA

2. Que para el desarrollo del contrato es indispensable mantener el plan de trabajo presentado en el proyecto y cualquier alteración debe convenirse entre las partes.

3. Que en todo momento debe acatarse las instrucciones o exigencias que presente la Supervisión. La obligación de vigilar el cumplimiento en forma permanente de todas las obligaciones.

Verificado lo anterior, se establece como fecha de iniciación del contrato, el día ______ de ______de 20__. Para constancia firman las personas que intervinieron en esta reunión.

__________________________ __________________________ Supervisor /Interventor Contratista

ELABORO PROFESIONAL OFICINA ASESORA JURIDICA

REVISO JEFE OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN

APROBO COMITÉ DE CALIDAD

El interventor o Supervisor del contrato puso en conocimiento del contratista lo siguiente:

1. Que para el desarrollo del contrato es indispensable mantener el plan de trabajo presentado en la propuesta y cualquier alteración debe convenirse entre las partes.

2. Que en todo momento debe acatarse las instrucciones o exigencias que presente la Interventoría en lo referente a métodos de montaje.

3. La obligación de vigilar el cumplimiento en forma permanente de las normas sobre impacto ambiental por parte del

contratista de las obras civiles, del decreto 193 de 1.994 y demás normas para aminorar el impacto ciudadano. 4. La obligación de vigilar el cumplimiento permanente de las normas de señalización por parte del contratista de obras civiles.

5. El contratista puso de presente que conoce las normas y especificaciones de construcción consignadas en el pliego de condiciones que rigen para este contrato y las que tiene contempladas Corpoguajira para este tipo de trabajos.

6. El contratista presenta al interventor la relación del personal que destinará a la ejecución del contrato, con su respectiva

identificación.

ACTA DE INICIACION DEL CONTRATO DE OBRA EN QUE SE PACTA PAGO DE ANTICIPO




43

El interventor del contrato puso en conocimiento del contratista lo siguiente:

1. Que para el desarrollo del contrato es indispensable mantener el plan de trabajo presentado en la propuesta y

cualquier alteración debe convenirse entre las partes.

2. Que en todo momento debe acatarse las instrucciones o exigencias que presente la Interventoría en lo referente

a métodos de montaje.

3. La obligación de vigilar el cumplimiento en forma permanente de las normas sobre impacto ambiental por parte del

contratista de las obras civiles, del decreto 193 de 1.994 y demás normas para aminorar el impacto ciudadano.

4. La obligación de vigilar el cumplimiento permanente de las normas de señalización por parte del contratista de

obras civiles.

5. El contratista puso de presente que conoce las normas y especificaciones de construcción consignadas en el pliego

de condiciones que rigen para este contrato y las que tiene contempladas Corpoguajira para este tipo de trabajos.

6. El contratista presenta al interventor la relación del personal que destinará a la ejecución del contrato, con su

respectiva identificación.

7. Como el pago del anticipo tuvo lugar el día…, la cuenta conjunta se abrió el día…., en el Banco……, Sucursal……, bajo el nombre (contratista-interventor), y No…………, para atender el pago de obligaciones nacidas del contrato, de

acuerdo con el programa de inversión aprobado.

Habiendo efectuado el contratista la visita obligatoria al sitio de la obra, manifiesta que tiene a su disposición todos los

documentos y ayudas técnicas para la ejecución idónea de la obra. Por lo anterior, la suscripción del acta implica aceptación

de condiciones y disposición y conocimiento técnicos suficientes para la debida ejecución de la obra. Las partes declaran que las obligaciones inherentes a la ejecución, como aprobación de la póliza de garantía del contrato y certificaciones, se han

satisfecho con antelación y en la forma que determina la ley y los documentos del contrato. El interventor deja constancia expresa del cumplimiento cabal de tales exigencias.

A esta acta se incorpora, en calidad de anexo, el cronograma de trabajos y el programa de inversión del anticipo, debidamente

aprobados, para fines de control de cumplimiento.

Verificado lo anterior, se estable como fecha de iniciación del contrato, el día ____ de ____ de 20__.




44

ACTA DE RECIBO PARCIAL DE CONTRATOS DE OBRAS

ACTA DE RECIBO PARCIAL DE CONTRATOS (Contratos Obras)

CODIGO: PA-F- 047-D

VERSION FECHA DE APROBACION PAG. 1 de 1

02 03 de mayo 2010

ACTA DE RECIBO PARCIAL Nº

FECHA DE PRESENTE ACTA:

DD MM AAAA

CONTRATO DE OBRA Nº

OBJETO:

CONTRATISTA :

VALOR DEL CONTRATO:

FECHA DE INICIACION:

FECHA DE SUSPENSION:

FECHA DE REINICIACION:

FECHA DE TERMINACION:

ITEM

CANTIDADES INICIALES DEL CONTRATO CANTIDADES DE LA PRESENTE ACTA

CANTIDADES EJECUTADAS ACUMULADAS

DESCRIPCIÓN UND CANT. V. UNIT. V. TOTAL CANT VALOR CANT V. TOTAL

0 0 0

0 0 0

0 0 0

0 0 0

0 0 0




45

0 0 0

0 0 0

0 0 0

0 0 0

0 0 0

0 0 0

0 0 0

0 0 0

0 0 0

0 0 0

0 0 0

0 0 0

0 0 0

0 0 0

COSTOS DIRECTOS 0 0 0

ADMINISTRACION 0 0 0

IMPREVISTOS 0 0 0

UTILIDAD 0 0 0




46

IVA SOBRE UTILIDAD 0 0 0

COSTO TOTAL 0 0 0

MENOS AMORTIZACIÓN ANTICIPO 0

VALOR A PAGAR PRESENTE ACTA 0

Los trabajos descritos han sido verificados y recibidos a entera satisfacción y queda pendiente el Acta de Recibo Parcial Nº

Para mayor constancia se firma por los que en ella intervinieron:

Interventor

Contratista

ELABORO

PROFESIONAL OFICINA ASESORA JURIDICA REVISO

JEFE OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN APROBO

COMITÉ DE CALIDAD




47

ACTA DE RECIBO PARCIAL CONVENIOS

ACTA DE RECIBO PARCIAL

CONVENIOS Código: PA- F-047-C Página 47 de 90


01 03 de Mayo 2010

CONVENIO No.:

CONVINIENTE ó CONTRATISTA:


VALOR DEL CONVENIO: $

APORTE CORPOGUAJIRA: $

APORTE CONTRAPARTIDA: $ CONTRATOS ADICIONALES: (En caso de existir) SUPERVISOR:

PLAZO:


FECHA DE TERMINACIÓN:

El _______ (___) de _______ de 20___, en las oficinas de _______________, se reunieron _____________________, en representación de CORPOGUAJIRA en su calidad de Supervisor y ____________________, en su condición de Conviniente o Contratista, con el fin de recibir el primero y entregar el segundo Informe Parcial objeto del presente convenio, como se describe en el siguiente cuadro:

METAS Y ACTIVIDADES

1

2

3




48

4

5

6

AVANCES BALANCE:

VALOR APORTE DE CORPOGUAJIRA

$

VALOR CONTRAPARTIDA: $

VALOR TOTAL CONVENIO: $

VALOR ANTICIPO $

VALOR PAGADO AL CONTRATISTA $

VALOR PRESENTE PAGO $

MENOS AMORTIZACION ANTICIPO $

SALDO A FAVOR DEL CONTRATISTA $

SALDO DEL CONTRATO, POR EJECUTAR $

SUMAS IGUALES $ $

Por las anteriores consideraciones, se autoriza el desembolso de _________________($___________)M/cte., correspondientes al periodo____________. PAGOS DE SEGURIDAD SOCIAL Y PARAFISCALES: El contratista adjunta los recibos de pago de salud y pensión y parafiscales, correspondiente al periodo________________. Las actividades descritas han sido verificados y recibidos a entera satisfacción, correspondientes al periodo comprendido de ______________a______________. Para constancia firman las personas que intervinieron en esta reunión. _________________________ _______________________ Interventor El Contratista

ELABORO PROFESIONAL OFICINA ASESORA

JURIDICA






49

ACTA DE SUSPENSION Ó REINICIO DE CONTRATO ó CONVENIO

ACTA DE SUSPENSION Ó REINICIO DE

CONTRATO ó CONVENIO

Código: PA- F-047-B Página 49 de 90


02 03 de Mayo 2010

ACTA Nº ______ DE ______________

DEL CONTRATO Nº ___________ DE 20__, ENTRE EL CORPOGUAJIRA y________________________________________

CONTRATO Nº: CONTRATANTE: CORPOGUAJIRA OBJETO: CONTRATISTA: VALOR INICIAL: $ FORMA DE PAGO: PLAZO: INTERVENTOR: Entre los suscritos ___________________________, mayor de edad, domiciliado en la ciudad de ____________, identificado con cédula Nº _________________ de ________________, en calidad de interventor del contrato Nº ________________ según se especifica en la cláusula _________, en cumplimiento de las funciones asignadas en el Oficio Nº _______, de fecha _______, y ___________________________________, mayor de edad, domiciliado en la ciudad de ___________________, identificado con la cédula Nº




50

_____________ de ______________, en su condicion de Contratista, hemos convenido elaborar la presente acta con el fin de _________________________ del contrato Nº ____________ suscrito el ____ de _______ de 20__ y cuyo objeto es: _______________________________________________________________________________, de acuerdo con las siguientes consideraciones:

1. 2. 3. etc. Las partes procedieron a _________________ el contrato Nº _______, una vez analizados los siguientes documentos: 1. 2. 3. etc. Una vez revisados los documentos arriba señalados, las partes acuerdan: ... (objeto del acta)... haciendo constar que: ____________________________________________________________________________________________________________________________________ CONTRATISTA; EL INTERVENTOR ________________________________ ______________________________________ C.C. Nº _________ de _________ _______________________ CORPOGUAJIRA

Elaboró: Revisó: Aprobó:







51

FORMATO DE INFORME DE INTERVENTORÍA / SUPERVISIÓN DE CONTRATOS O CONVENIOS

INFORME DE INTERVENTORIA / SUPERVISION DE CONTRATOS O CONVENIOS

Código: PA-F-044-A

Versión Fecha de Aprobación Pagina 1 de 2

01 03 de Mayo 2010

FECHA DE INFORME : No.

SUPERVISOR ó INTERVENTOR

INFORMACIÓN BÀSICA

CONTRATO No

CONVENIO Nº

ORDEN Nº VALOR CONTRATADO

($)

PLAZO

INICIA (dd mm aaaa) TERMINA (dd mm aaaa)

TIPO DE CONTRATO O CONVENIO:

OBJETO :

CONTRATISTA: C.C./ NIT:

CODIGO BPC:

PÓLIZA No. COMPAÑÍA FECHA EXPEDICIÓN VALOR ASEGURADO TOTAL

AMPAROS CUMPLIMIEN

TO ANTICIPO SALARIOS CALIDAD ESTABILIDAD

RESPONSABILIDAD CIVIL

VALOR ASEGURADO

VIGENCIA DESDE

VIGENCIA HASTA




52

MODIFICACIÓN O ADICIÓN No.

FECHA OBJETO

INFORME FINANCIERO

DESEMBOLSOS

Desembolso realizado Valor ($) Desembolso Fecha

Desembolsos Valor ($) Ejecutado Por el

Contratista % Ejecución Financiera de los

desembolsos

1 - - #¡DIV/0!

2

3

- - #¡DIV/0!

% Avance financiero del Convenio

EJECUCIÓN:

CORPOGUAJIRA CONTRAPARTE TOTALES

Presupuestado

Ejecutado saldo Presupuestad

o Ejecutado Saldo

Presupuestado

Ejecutado Saldo

100 #¡DIV/0! #¡DIV/0! 100 #¡DIV/0! #¡DIV/0! 100 #¡DIV/0! #¡DIV/0!

Se anexa cuadro de ejecución presupuestal

INFORME TÉCNICO

CUMPLIMIENTO A LAS METAS O ACTIVIDADES DEL CONTRATO O CONVENIO

Ver cuadro anexo




53

GESTIÓN ADMINISTRATIVA

EL CONTRATISTA HA CUMPLIDO CON EL PAGO AL SISTEMA DE SEGURIDAD SOCIAL,RIESGOS PROFESIONALES, DE ACUERDO A LO ESTIPULADO EN EL ARTICULO 50 DE LA LEY 789 DE 2002

Y SUS DECRETOS REGLAMENTARIOS, ASI:

Nº DE PLANILLA MES

CANCELADO

NOMBRE EPS

VALOR SALUD

VALOR PENSION

RIESGOS PROF.

PARAFISCALES (*)

SENA BIENESTAR COMFAMILIAR

(*) Aplica para personas jurídicas o naturales con personal a cargo

C E R T I F I C A C I O N

CERTIFICO QUE EL CONTRATISTA IDENTIFICADO CON LA CEDULA/NIT Nº

HA CUMPLIDO CON LAS OBLIGACIONES Y COMPROMISOS ESTABLECIDOS EN LA CLAUSULA NUMERO,

DEL CONTRATO REFERENCIADO Y LAS ACTIVIDADES

SE HAN EJECUTADO EN UN

%, CORRESPONDIENTE AL PERIODO COMPRENDIDO DEL AL

LAS CUALES SE RECIBEN A SATISFACCION.- -

POR LO ANTERIOR SE DA VISTO BUENO PARA EL PAGO DEL PERIODO SEÑALADO EN EL PRESENTE INFORME.-

CIUDAD Y FECHA

CONCEPTO DEL INTERVENTOR o SUPERVISOR: REGISTRO FOTOGRAFICO:

ELABORO



COMITÉ DE CALIDAD




54

INFORME DE SUPERVISION

INFORME DE SUPERVISION

Código: PA- F-044 Página 54 de 90


02 03 de Mayo 2010

CONTRATO Nº:

FECHA:

CLASE:

VALOR INICIAL:

ADICION, MODIFICACION, O SUSPENSION Nº

FECHA:

VALOR ADICIONAL:


NOMBRE DEL CONTRATISTA: IDENTIFICACION DEL CONTRATISTA:

PLAZO O DURACION DEL CONTRATO INICIAL: PLAZO ADICIONAL O PRORROGA:

FECHA DE INICIACION: FECHA DE TERMINACION:

NUMERO Y FECHA DEL INFORME DE SEGUIMIENTO:

NOMBRE DEL SUPERVISOR:


FECHA EXPEDICIÓN

VALOR ASEGURADO TOTAL

AMPAROS CUMPLIMIEN

TO ANTICIPO SALARIOS CALIDAD ESTABILIDAD

RESPONSABILIDAD

EXTRACONTRACTUAL

VALOR ASEGURADO

VIGENCIA DESDE




55

VIGENCIA HASTA

DESARROLLO DEL INFORME: 1.- El presente documento corresponde al Informe de Supervisión del contrato referenciado correspondiente al periodo comprendido del _____________al______________, de conformidad con el análisis documental de los soportes allegados por el contratista. Encontramos que en cumplimiento de la Clausula_________________ el Contratista realizo las siguientes actividades de acuerdo a las etapas programadas en el mismo.

ACTIVIDAD TIEMPO OBSERVACION

2.- En cumplimiento de la clausula ______________ el contratista allego copia de los pagos salud pensiones y Parafiscales, así:

Nº DE PLANILLA

MES NOMBRE EPS

VALOR SALUD

VALOR PENSION

PARAFISCALES (*)

$

$

SENA:

BIENESTAR:

COMFAMILIAR:

TOTAL: $ $

(*)Si aplica

3.- ESTADO FINANCIERO: El análisis se realizó a partir del Balance del contrato Nº________ de _________, teniendo en cuenta el presupuesto inicial como base para el control de costos. El resumen del Balance hasta la fecha es el siguiente:

BALANCE DEL CONTRATO

VALOR TOTAL CONTRATO: $

ANTICIPO $



MENOS AMORTIZACION ANTICIPO $




56

SALDO A FAVOR DEL CONTRATISTA $

SALDO DEL CONTRATO, POR EJECUTAR $

SUMAS IGUALES $ $

4.- CERTIFICACION: Certifico que el Contratista_________________________________ ha cumplido con las obligaciones y compromisos establecidos en la Clausula ______________del contrato referenciado y las actividades se han ejecutado en un___________%, correspondientes al periodo comprendido de_____________ al_____________ las cuales se reciben a satisfacción. El contratista ha cumplido con el pago al Sistema de Seguridad Social: Pensión____ Salud _____Riesgos Profesionales ____ Parafiscales____, de acuerdo a lo estipulado en el Articulo 50 de la Ley 789 de 2002 y sus normas reglamentarias. Por lo anterior se da visto bueno para el pago correspondiente. Ciudad y Fecha, _________________ ____________________________________ Profesional del Área Supervisor

ELABORO



COMITÉ DE CALIDAD




57

ACTA DE RECIBO FINAL DE CONTRATOS U ÓRDENES

ACTA DE RECIBO FINAL DE CONTRATOS U ORDENES

(Prestación de servicios, Consultoría, Suministros,

Compraventa)

Código: PA- F-047-A

Página 57 de 90


02 03 de Mayo 2010

CONTRATISTA:


VALOR DEL CONTRATO: $

VALOR INICIAL: $

VALOR FINAL: $ CONTRATOS ADICIONALES: (En caso de existir) SUPERVISOR:

PLAZO:


FECHA DE TERMINACIÓN: El día ____ de _____ de 20__, en la ciudad de _________, se reunieron ____________, en representación de CORPOGUAJIRA en calidad de Supervisor y _____________, en su condición de _______________, identificado con la cédula de ciudadanía Nº____________ expedida en ___________, con el fin de suscribir la presente Acta de Recibo final del Contrato Nº __________de 20___. Se deja constancia que el Contratista entregó el Informe Final de Actividades del Contrato. 1. Que con la presente Acta se autoriza realizar el pago final, teniendo en cuenta las siguientes

consideraciones:

2. Que las garantías, fueron aprobadas el ________________, así:




58


FECHA

EXPEDICIÓN VALOR ASEGURADO TOTAL

AMPAROS CUMPLIMIENTO ANTICIPO SALARIOS CALIDAD RESPONSABILIDAD

EXTRACONTRACTUAL

VALOR

ASEGURADO $ $ $ $ $

VIGENCIA

DESDE

VIGENCIA

HASTA

3. Que el contratista adjunta recibo de pago de salud y pension correspondiente al periodo____________. 4. Que se recibió en forma satisfactoria el servicio prestado por el contratista a la Corporación, cumpliendo con las obligaciones estipuladas en el objeto del contrato, Por las anteriores consideraciones, se autoriza el desembolso de _________________($___________).- Queda pendiente la suscripción de la respectiva Acta de Liquidación del Contrato. Para constancia se firma por quienes en ella que intervinieron. Dada en __________________, a los __________________________ ____________________________ Supervisor Contratista

Los trabajos descritos han sido verificados y recibidos a entera satisfacción, dentro del plazo pactado y se queda pendiente de

la suscripción del acta de liquidación del contrato.

Nota: Al contratista se le han realizado todos los pagos estipulados en el contrato.







59

ACTA DE RECIBO FINAL DE CONVENIOS

ACTA DE RECIBO FINAL DE

CONVENIOS Código: PA- F-047-H Página 59 de 90


01 03 de Mayo 2010

CONVENIO DE (interadministrativo, Asociación y/o Cooperación):

CONTRATANTE CORPOGUAJIRA

PARTES: CORPOGUAJIRA

OBJETO:

LOCALIDAD

VALOR TOTAL DEL CONVENIO:

$ (VEINTINUEVE MILLONES SEISCIENTOS MIL PESOS

VALOR INICIAL:

VALOR ADICIONAL: (si lo hubo)

$

VALOR APORTES CORPOGUAJIRA VALOR APORTES DE (otra entidad).

$ $

PLAZO TOTAL DEL CONVENIO $

PLAZO INICIAL:

PLAZO ADICIONAL O PRORROGA: (si lo hubo)

$

FECHA SUSCRIPCION DEL CONVENIO

FECHA DE SUSCRIPCION DEL ACTA DE INICIO :

FECHA DE TERMINACION PACTADA EN EL ACTA

El día ____ de __________ de 20__, en las oficinas de ______________ de CORPOGUAJIRA, se reunieron ____________________, en representación de CORPOGUAJIRA en su condición de supervisor y _____________________, en su condición de ___________________,




60

contratista, con el fin de recibir el primero y entregar el segundo los trabajos y/o actividades objeto del presente convenio, como se describe en el siguiente cuadro:

Se deja constancia que el Contratista entregó el Informe Final de Actividades del Contrato.

1. Que con la presente Acta se autoriza realizar el pago final, teniendo en cuenta las siguientes consideraciones: 2. Que las garantías, fueron aprobadas el __________ de _________ de 20____, así:


FECHA

EXPEDICIÓN VALOR ASEGURADO TOTAL

. $

AMPAROS CUMPLIMIENTO ANTICIPO SALARIOS CALIDAD RESPONSABILIDAD

EXTRACONTRACTUAL

VALOR

ASEGURADO $ $ $ $

VIGENCIA

DESDE

VIGENCIA

HASTA

3. Que el contratista adjunta recibo de pago de salud y pensión correspondiente al

periodo____________.

ACTIVIDAD UNIDAD DE

MEDIDA V. UNITARIO

TOTAL UNIDADES

PROGRAMADAS V. TOTALES EJECUTADO

% EJECUTADO

FUENTE

TOTALES $

ENTES

FINANCIADORAS TOTAL INVERSION

BIENES Y SERVICIOS EJECUTADO

% EJECUTADO

CORPOGUAJIRA $ $ $ %

xxxxxxxxxxxxxxxxxx $ $ 3.600.000 $ %

TOTAL $




61

Nº DE PLANILLA MES NOMBRE EPS VALOR SALUD VALOR PENSION PARAFISCALES (*)

$

$

SENA:

BIENESTAR:

COMFAMILIAR:

TOTAL: $ $

4. Que se recibió en forma satisfactoria el servicio prestado por el contratista a la Corporación, cumpliendo con las obligaciones estipuladas en el objeto del contrato,

BALANCE: VALOR APORTE DE CORPOGUAJIRA $

VALOR CONTRAPARTIDA: $

VALOR TOTAL CONVENIO: $

VALOR ANTICIPO $



SALDO A FAVOR DE CORPOGUAJIRA $

SUMAS IGUALES $ $

Por las anteriores consideraciones, se autoriza el desembolso de _________________($___________).-

Los trabajos descritos han sido verificados y recibidos a entera satisfacción, dentro del plazo pactado y se queda pendiente de la suscripción de la respectiva Acta de Liquidación.

COMPROMISOS:

El contratista se compromete para con CORPOGUAJIRA a rembolsar la suma de dinero dejada de ejecutar, cuyo valor es de $___________, más los rendimientos financieros generados por los aportes de CORPOGUAJIRA en la cuenta de ahorro Nº _____________, del Banco _____________, sucursal _________________, abierta exclusivamente para el manejo de estos recursos. Estos reembolsos deberán presentarse a CORPOGUAJIRA con todos los soportes pertinentes que demuestren el cumplimiento de esta obligación (Consignaciones, extractos y liquidaciones de rendimientos financieros), para proceder a la liquidación del convenio en mención de común acuerdo entre las partes. De no cumplirse con este compromiso la Corporación se verá abocada de adelantar las acciones legales correspondientes para proceder a la liquidación de manera unilateral con las consecuencias de tipo legal a que halla lugar. Para constancia firman las personas que intervinieron en esta reunión.

_________________________ _______________________ El Supervisor /o Interventor El Contratista ó Conviniente.







62

ACTA DE LIQUIDACION DE CONTRATOS Ú ÓRDENES

ACTA DE LIQUIDACION DE CONTRATOS Ú ÓRDENES

(Prestación de servicios, Consultoría, Suministros, Compraventa, Obras)

Código: PA- F-047-F Página 62 de 90


01 03 de Mayo 2010

ACTA DE LIQUIDACIÓN FINAL DEL CONTRATO DE ________________ No ___ DE 20__, SUSCRITO ENTRE LA CORPORACIÓN AUTONOMA REGIONAL DE LA GUAJIRA- CORPOGUAJIRA- Y _______________________.

CONTRATO No:

PARTES:

CORPOGUAJIRA

___________________________________ C.C. No.

OBJETO:

VALOR INICIAL DEL CONTRATO $

VALOR ADICIONAL $

VALOR FINAL DEL CONTRATO $

PLAZO INCIAL DEL CONTRATO

PLAZO FINAL DEL CONTRATO

FECHA SUSCRIPCION DEL CONTRATO:

FECHA DE APROBACION DE GARANTIAS:


FECHA DE TERMINACIÓN DEL CONTRATO:

SUPERVISOR:




63

En las instalaciones de La Corporación Autónoma Regional de La Guajira (CORPOGUAJIRA) se reunieron a saber, ________________________, en su condición de Director General de CORPOGUAJIRA, y ________________, quien obra en calidad de CONTRATISTA, con el fin de liquidar el contrato _____________ No._____ de _____ de 20___, dando cumplimiento así a lo establecido en el Artículo 60 de la Ley 80 de 1993 y 11 de la Ley 1150 de 2007. En consecuencia, las partes acuerdan:

CONSIDERACIONES

PRIMERA: Que con fecha ___ de ____ de 20____, la CORPORACION AUTONOMA REGIONAL DE LA GUAJIRA – CORPOGUAJIRA y ___________________, suscribieron el contrato de ___________ No. ____ de 20___. SEGUNDA: Que el Objeto del Contrato de Prestación de Servicios Profesionales consiste en ______________. TERCERA: Que de conformidad con la clausula _______, el termino de duración de la prestación de servicios es de _________ (__) meses ó ________días. CUARTA: Que el _________ (__) de ____ de 20___ se aprobaron las garantías dando inicio a la ejecución del Contrato. QUINTA: Que de conformidad con el artículo 60 de la Ley 80 de 1993, modificado por el artículo 32 de la Ley 1150 de 2007, los contratos de tracto sucesivo, aquellos cuya ejecución o cumplimiento se prolongue en el tiempo y los demás que lo requieran, serán objeto de liquidación. Por su parte el artículo 11 de la Ley 1150 de 2007 establece:” Del plazo para la liquidación de los contratos. La liquidación de los contratos se hará de mutuo acuerdo dentro del término fijado en los pliegos de condiciones o sus equivalentes, o dentro del que acuerden las partes para el efecto. De no existir tal término, la liquidación se realizará dentro de los cuatro (4) meses siguientes a la expiración del término previsto para la ejecución del contrato o a la expedición del acto administrativo que ordene la terminación, o a la fecha del acuerdo que la disponga... SEXTA: No obstante lo anterior, debe precisarse que la competencia temporal para liquidar los contratos está circunscrita al término de caducidad de la acción contractual, así lo ha afirmado en diferentes oportunidades el Consejo de Estado quien señaló que “la administración puede liquidar un contrato hasta antes del vencimiento del término de caducidad de la acción




64

contractual. Esto es, vencido el término de caducidad de la acción contractual no es posible liquidar el contrato, por tratarse de términos procesales de carácter improrrogable”.

CONSTANCIAS DE LA PRESENTE LIQUIDACION

Las partes suscribientes de la presente acta manifiestan que la presente liquidación la realizan de mutuo acuerdo, formulando las siguientes consideraciones: 1. Que la ejecución del Contrato de ______________ No. ____ del ___ de ___ de 20__ se efectuó en un cien por ciento (100%). 2. Que ____________________, identificado con cédula de ciudadanía _______ de _______, prestó el servicio pactado en el contrato de _____________ Nº ____ del ___ de _______ de 20___. 3. Durante el término de ejecución no se presentó suspensión alguna. 4. Que de conformidad con lo contemplado en el artículo 50 de la ley 789 del 2002, el contratista ha dado cumplimiento a sus obligaciones a su sistema de salud y pensiones, como persona natural, lo cual ha sido objeto de verificación por CORPOGUJIRA al momento de suscribir la presente acta.

ANÁLISIS DE LA CONSTITUCIÓN DE LAS GARANTÍAS EXIGIDAS EN EL CONTRATO

Con ocasión a la suscripción del contrato fue aportada la siguiente póliza de Cumplimiento: 1. Póliza de Seguro de Cumplimiento No. ______________ anteriormente mencionada, fue expedida en fecha ____ de_________ 20___ por la Compañía Aseguradora _________________ Dicha Póliza fue aprobada mediante formato de Aprobación de Garantías, el _________ de _____ de 20____, por encontrase ajustada a los términos previstos en la prestación de servicio.

Por lo antes expuesto, las partes abajo firmantes,

DETERMINAN:




65

PRIMERO: Liquidar el Contrato de _______________ No ___ del ___ de _________ de 20____ suscrito entre CORPOGUAJIRA y _______________________, cuyo objeto es: ____________________________________ SEGUNDO: El ESTADO FINANCIERO del Contrato de _______________ No. _____ del ____ de __________ de 20___ que por este acto se conviene liquidar es el que sigue:

TERCERO: LIBERACION DE RECURSOS. Liberar a favor de CORPOGUAJIRA la suma ______________________ ($____________)M/cte. CUARTO: POLIZAS Y VIGENCIAS. La póliza que ampara los riesgos del Contrato de prestación de servicios, exigidos en la cláusula decima quinta de la misma, fueron constituidas en la forma prevista en esta liquidación. QUINTO: NO EXCENCION DE RESPONSABILIDAD. La presente acta de liquidación del Contrato de _________________ No. ______ del ______ de _____ de 20_____ no releva al ejecutor del contrato de prestación de Servicios de las acciones civiles y penales por sus

CONCEPTO VALORES SUMAS CANCELADAS Y/O PENDIENTES DE PAGO

Valor Inicial Pactado en el Contrato de ----------------

$

IVA ( si es régimen simplificado es asumido por la Corporación y corresponde al (8%), y si es régimen común debe colocarse el valor que cobra el contratista, 16% o mas si asi lo exige la Ley).

$

Valor total del contrato Incluido IVA $

Valor cancelado por mensualidad correspondiente ____________según comprobante de egreso Nº _______ del -----------------

$

Total cancelado al contratista $

Saldo a favor del Contratista

Saldo a favor de CORPOGUAJIRA $




66

acciones y omisiones en la actuación contractual, de conformidad con lo dispuesto en los artículos 52 y 53 de la Ley 80 de 1993. SEXTO: DECLARATORIA DE PAZ Y SALVO. Las partes, luego del cumplimiento de lo aquí expuesto, se declararán a paz y salvo por todas las obligaciones adquiridas en virtud de la prestación de servicios No. 0069 del 22 de Julio de 2009. En señal de aceptar todas y cada una de las estipulaciones acordadas en la presente acta, se suscribe por quienes en ella intervinieron, a los _____________________. ARCESIO J. ROMERO PEREZ ___________________________ Director Genera CORPOGUAJIRA Contratista Preparó:. Revisó: Aprobó: Oficina Jurídica -

ELABORÓ

PROFESIONAL OFICINA ASESORA JURIDICA REVISÓ

JEFE OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN APROBÓ

COMITÉ DE CALIDAD




67

ACTA DE LIQUIDACION CONVENIOS

ACTA DE LIQUIDACION CONVENIOS Código: PA- F-047-I

Página 67 de 90 Versión Fecha de Aprobación

01 03 de Mayo 2010

CONVENIO DE (interadministrativo, Asociación y/o Cooperación):

CONTRATANTE CORPOGUAJIRA

PARTES:

CORPOGUAJIRA

OBJETO:

LOCALIDAD .

VALOR TOTAL DEL CONVENIO:

(en letras y Números) $

VALOR INICIAL:

VALOR ADICIONAL: (si lo hubo)

VALOR APORTES CORPOGUAJIRA VALOR APORTES DE (otra entidad).

$. $

PLAZO TOTAL DEL CONVENIO

PLAZO INICIAL:

PLAZO ADICIONAL O PRORROGA: (si lo hubo)

FECHA SUSCRIPCION DEL CONVENIO

FECHA DE SUSCRIPCION DEL ACTA DE INICIO :

FECHA DE TERMINACION PACTADA EN EL ACTA




68

En las instalaciones de la Corporación Autónoma Regional de La Guajira, CORPOGUAJIRA, se reunieron, a saber, ARCESIO JOSÉ ROMERO PEREZ, en su condición de Director General de CORPOGUAJIRA, y el señor ______________, identificado con cédula de ciudadanía No. __________expedida en ___________, en su calidad de xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx, persona (jurídica de derecho privado, sin ánimo de lucro o ente publico según sea el caso), domicilio en XXXXXX, con personería reconocida por ___________ mediante Resolución ________ No. xxx del xx de xxx de xxxx, quien para los efectos del presente documento actúa como (entidad de carácter (gremial de derecho privado sin ánimo de lucro ente publico según el caso), debidamente facultado para celebrar este Convenio de conformidad con (el Poder General otorgado por el Representante legal de la xxxxxxxxxx en los términos de la escritura pública Nº__________ del ________ de _______, otorgada en la Notaria xxx de xxxxxxxx, conforme se demuestra con el Certificado Existencia y Representación Legal expedido por la Cámara de Comercio de __________), con el fin de liquidar el Convenio de (asociación o interadministrativo o de cooperación) No ___ de _____, dando cumplimiento así a lo establecido en el Artículo Sesenta (60) de la Ley 80 de 1993 y el Artículo 11 de la 1150 de 2007, previas las siguientes:

CONSIDERACIONES PRIMERA: Que con fecha _____, de_________, y CORPOGUAJIRA, suscribieron el convenio de xxxxxxxxxxx número _____ de _________. SEGUNDA: Que de acuerdo a la cláusula primera del convenio, el objeto que consiste en : “_______________________________________________________________________________”. TERCERA: Que la cláusula _________ del convenio estipula que para dar cumplimiento y alcance al presente convenio y durante la ejecución del mismo el (Conviniente) conformará un equipo con profesionales y técnicos idóneos que garanticen la inducción a los beneficiarios del proyecto CUARTA: Que de conformidad con lo señalado en la cláusula sexta del Convenio de Asociación, el término de duración para la ejecución del objeto se pactó en un tiempo de ____ (__) meses contados a partir del Acta de Inicio. QUINTA: Que con fecha ____ de ____ se suscribió la correspondiente Acta de Inicio por parte de ___________ en representación de CORPOGUAJIRA y _____________ en representación de la ____________ para dar comienzo a las actividades correspondientes al convenio de asociación Nº _____ del año _____ y por lo tanto se considera que la fecha de terminación del convenio es el ___ (___) de ____ de ____




69

SEXTA: Que conforme al _________ de la cláusula ______ del convenio, los recursos girados solo podrán ser utilizados por la ___________, para cubrir los gastos del convenio, de acuerdo a lo previsto en los documentos del mismo. SEPTIMA : Que en la cláusula _________ se establecieron los siguientes aportes, discriminados así:

1. CORPOGUAJIRA, aportará la suma de ____________ M/CTE ($___________.oo). 2. XXXXXXXXXXX, aportará la suma de __________ M/CTE ($_________)

representados así: a) ________ en efectivo. b) ___________ ($_______) en __________.

OCTAVA : Que de acuerdo con el _________ de la clausula _________ del convenio (nombre del Conviniente) se obliga a ejecutar el objeto y alcance del convenio en las condiciones pactadas en este y de acuerdo a las directrices impartidas por CORPOGUAJIRA de acuerdo a la propuesta presentada por la (Conviniente). NOVENA: Que de conformidad con el artículo 60 de la ley 80 de 1993, los contratos de tracto sucesivo, aquellos cuya ejecución o cumplimiento se prolongue en el tiempo y los demás que lo requieran, serán objeto de liquidación de común acuerdo por las partes contratantes, procedimiento que se efectuará dentro del término fijado en el pliego de condiciones o términos de referencia o, en su defecto, a más tardar antes del vencimiento de los cuatro (4) meses siguientes a la finalización del contrato.

DECIMA: No obstante lo anterior, debe precisarse que la competencia temporal para liquidar los convenios esta circunscrita al término de caducidad de la acción contractual, así lo ha afirmado en diferentes oportunidades el Consejo de Estado quien señaló que "la administración puede liquidar un contrato hasta antes del vencimiento del término de caducidad de la acción contractual. Esto es, vencido el término de caducidad de la acción contractual no es posible liquidar el contrato, por tratarse de términos procésales de carácter improrrogable”.

UNDECIMA: En consecuencia, expirado el término de duración del Convenio de (tipo de convenio) y al encontrarse las partes dentro del término legal, es procedente la liquidación de dicho convenio.

DUODECIMA: Que de conformidad con el Acta de Recibo Final de fecha ____ de ____ de _____

suscrita entre _______ en representación de CORPOGUAJIRA y _______ en representación de la ___________, los dineros ejecutados del Convenio de (Asociación) Nº ____ del ___ de ____ de _____, son los siguientes:

ENTIDADES Total Aporte INVERSION

EJECUCION EN BIENES

Y SERVICIOS

EJECUCIÓN ADQUISICIONES Y CONTRATACIONES

EJECUCIÓN TOTAL

1. ________ $x $x

$x $xx $x




70

2. LA CORPORACION

$x $x

$x $x

RECURSOS ADMINISTRADOS

ENTIDAD INGRESADOS EJECUTADOS SALDO POR EJECUTAR

1. ________________ $x $x $x

2. LA CORPORACION $x $x $

CONSTANCIAS Las partes suscribientes de la presente acta manifiestan que la presente liquidación la realizan de mutuo acuerdo, formulando las siguientes constancias

1. Que el ejercicio del convenio Nº ____ de _____, se efectuó en un ___%.

2. Que _____________, prestó el servicio pactado en el convenio Nº _____ de _____, de objeto: _______________.

3. Que en ejecución del convenio (Si ó No , discriminar ) se presentaron suspensiones. 4. Que de conformidad con lo contemplado en el artículo 50 de la Ley 789 de 2002. el

contratista ha dado cumplimiento a sus obligaciones a los sistemas de salud y pensiones, como persona jurídica, lo cual ha sido objeto de verificación por CORPOGUAJIRA al momento de suscribir la presente acta.

5. Que en fecha xxx de xxxx de xxxx se produjo el acta de recibo final de xxxxxx, la cual fue suscrita por el interventor y Conviniente.

ANALISIS DE LA CONSTITUCIÓN DE LAS GARANTIAS EXIGIDAS EN EL CONVENIO Con ocasión a la suscripción del convenio fueron aportadas las siguientes pólizas: 1. Nº _________ DE SEGUROS ____________, CUMPLIMIENTO DEL CONTRATO.




71

2. Nº _________ DE SEGUROS xxxxxxxxxx, RESPONSABILIDAD CIVIL EXTRACONTRACTUAL.

3. (y si posee obras anotar) Que las pólizas inicialmente constituidas fueron aprobadas mediante documento de fecha ____ de ____ de ____, por encontrarse ajustadas a los términos previstos en el convenio. Por lo antes expuestos, las partes abajo firmantes,

DETERMINAN:

PRIMERO: LIQUIDAR el convenio Nº ______ de 20__, suscrito entre CORPOGUAJIRA y ______, cuyo objeto es ___________. SEGUNDO: EL ESTADO FINANCIERO del convenio Nº ________ de ______, que por este acto se conviene liquidar es el que sigue:

CONCEPTO VALORES SUMAS CANCELADAS

Y/O PENDIENTES DE PAGO

Valor inicial pactado en el convenio (Aportes de CORPOGUAJIRA)

$x

Valor entregado por concepto de anticipo (50%), Comprobante de Egreso Nº _____ del ______ de ______

$ x

_____________ $ x

Valor Ejecutado con cargo a Corpoguajira $ .oo

Valor Ejecutado con cargo a ______ en Bienes y Servicios

$ x

Valor Ejecutado con cargo a ______ en Adquisiciones y Contrataciones

$

Valor Acta Recibo Final $

Saldo a favor de ________ de recursos $

Total saldo a favor de Corpoguajira $ x

ESTADO CUENTA DE AHORRO DE CONVENIOS

ANTICIPO CORPOGUAJIRA $

APORTE ______________________ $

MENOS TRASLADO A CUENTA $




72

CORRIENTE PARA GASTOS

DISPONIBLE CUENTA DE AHORROS $

HENDIMIENTOS FINANCIEROS A ____________________ DE ( )

$

SALDO SEGÚN EXTRACTO A $

ESTADO CUENTA CORRIENTE _____________________________________________

TRASLADO A CUENTA CORRIENTE PARA GASTOS

$

GASTOS PAGADOS CON CARGO A CORPOGUAJIRA

$

MENOS GASTOS PAGADOS CON CARGO A ________________________

$

DISPONIBLE CUENTA CORRIENTE $

LIQUIDACIÓN REINTEGRO RECURSOS

VALOR RECURSOS A REINTEGRAR A CORPOGUAJIRA DE CUENTA DE HAORROS

$

VALOR RECURSOS AREINTEGRAR ____ DE CUENTA DE HAORROS

$

DISPONIBLE A FAFVOR DE ______ EN CUENTA CORRIENTE

$

REINTEGRO RECURSO TOTAL A FAVOR DE _______________________

$

LIQUIDACIÓN REINTEGRO RENDIMIENTO FINANCIERO

RENDIMIENTOS FINANCIEROS A ( SEP 30/2009)

$

GENERADO RECURSOS COROGUAJIRA

$

GENERANDO RECURSOS $

TERCERO: LIBERACION DE RECURSOS. Liberar a favor de CORPOGUAJIRA la suma de __________ M/CTE ($ ________) discriminados así: ________ M/CTE ($__________) correspondiente a reintegro de recursos no ejecutados y _____ ($ ________) correspondiente a rendimientos financieros. Liberar a favor de ______ la suma _________ ($ _______) discriminados así: _____ ($_____) correspondiente a reintegro de recursos no ejecutados y ________ ($_______) correspondiente a rendimientos financieros CUARTO: POLIZAS Y VIGENCIAS. Las pólizas que amparan los riesgos del convenio exigidas en la Cláusula décima del mismo, fueron constituidas en la forma prevista en esta liquidación.




73

QUINTO: NO EXCENCIÓN DE RESPONSABILIDAD. La presente acta de liquidación del contrato Nº 0112 de 2007, no releva al contratista de las acciones civiles y penales por sus acciones y omisiones en la actuación contractual, de conformidad con lo dispuesto en los artículos 52 y 53 de la Ley 80 de 1993. SEXTO: DECLARATORIA DE PAZ Y SALVO. Las partes, se declaran a paz y salvo por todas las obligaciones adquiridas en virtud del Convenio Nº ____ de ______ En señal de aceptar todas y cada una de las estipulaciones acordadas en la presente acta, se suscriben por quienes en ella intervinieron, a los _____ (_____) días del mes de _____ de ____. ARCESIO JOSE ROMERO PEREZ _______________________ Director General CORPOGUAJIRA XXXXXXXXXXXXX

_________________________ Supervisor del Convenio

Proyectó: XXXXXXXXXX .

ELABORO



COMITÉ DE CALIDAD




74

LISTA DE CHEQUEO Y CONTROL DE DOCUMENTOS CONTRATOS DE PRESTACION DE

SERVICIOS PROFESIONALES Y DE APOYO A LA GESTION

LISTA DE CHEQUEO Y CONTROL DE DOCUMENTOS CONTRATOS DE PRESTACION DE SERVICIOS PROFESIONALES Y DE APOYO A LA GESTION

Código: PA- F-042

Versión Fecha de Aprobación Página 1 de 1

01 03 de Mayo 2010

CONTRATO

Nº:_______________________

___

________

_

FECHA DE

FIRMA:___________________________

__

CONTRATISTA:___________________________

__________________

____________________________

______

INTERVENTOR:___________________________________

______________

_______________________

Nº DOCUMENTOS ETAPA PREVIA PRESENTADOS

SI NO N/A 1 Estudios Previos donde se incluya la Justificación y condiciones

especiales del contratista.

2 Solicitud a Talento

Humano, sobre la

existencia o no de

personal de planta

3 Certificado de Talento Humano de la Corporación, donde conste que no

se cuenta con personal de planta, o con conocimientos especializados.

4 Certificado de Disponibilidad Presupuestal

5 Invitación a presentar propuesta y Hoja de Vida

6 Aceptación del contratista presentando la Propuesta y Hoja de Vida en el

formato de la Función Publica.

7 Certificación expedida por el Jefe o Coordinador de la Dependencia

interesada en el contrato donde se certifica la idoneidad y experiencia del

contratista.

8 Certificados

académicos, donde




75

consten los estudios y

trabajos realizados 9 Certificados de experiencias

10 Copia Cedula de Ciudadanía al 150%

11 Copia Libreta Militar para menores de 50 años

12 Fotocopia de la Tarjeta de Matricula Profesional, si a ellos hubiere lugar

de acuerdo a la Ley

13 Certificado del Registro Único Tributario (RUT)

14 Documento mediante el cual se demuestre que se encuentra afiliado al

sistema de Seguridad Social en Salud y pensión: La Corporación aceptara

la fotocopia de certificado reciente de encontrarse afiliado al Sistema de

Seguridad Social en Salud y pensión o fotocopia del formato de afiliación

reciente o del recibo de pago del mes anterior a la fecha de elaboración de

la Orden contractual.

15 Declaración del contratista donde manifiesta su voluntad de afiliación al

Sistema de Riesgos Profesionales de la Entidad.

16 certificado de antecedentes disciplinarios del contratista expedido por la

Procuraduría General de la Nación

17 Certificado de los antecedentes fiscales registrados en la Contraloría

General de la República.

18 Memorando solicitud elaboración del contrato

19 DOCUMENTOS ETAPA CONTRACTUAL

20 Minuta Contrato,

Numerado, fechado y

debidamente firmado

por ambas partes

21 Certificado de idoneidad y experiencia para la firma del Ordenador

22 Oficio designando supervisor

23 Compromiso Presupuestal

24 Publicación en el SECOP*

25 Publicación en el Diario

Único de Contratación

(si a ello hubiere

lugar)**

26 Pólizas o Garantías del contrato

27 Recibo Impuesto de Timbre (si a ello hubiere lugar)***

28 Aprobación de Garantías firmada y fechada




76

29 Acta de Inicio

30 Informe de Avance Número_________Periodo______________****

31 Recibos de de pago y planillas del pago de salud y pensión del periodo

causado.

32 Certificado de recibo a satisfacción e Informe de Supervisión ó

Interventoría del periodo anterior

33 Comprobante de Egreso debidamente refrendado del pago anterior

34 Informe Final

ETAPA POSCONTRACTUAL 35 Acta de Liquidación

Los documentos serán entregados y archivados en el mismo orden establecido en la presente lista de

chequeo

* La publicación en el Secop debe hacerse dentro de los tres (3) días siguientes a la firma del contrato por las

partes.

** Se paga los derechos de publicación en el Diario Único de contratación para contratos a partir de 50

salarios mínimos legales vigentes.

***Deben numerarse y colocar el periodo al cual corresponden para poder cuantificar el numero de

informes, teniendo en cuenta el plazo y la forma de pago.

OBSERVACIONES:

REVISO:_________________________________

________

FECHA:______________________________

_____________

ELABORO



COMITÉ DE CALIDAD




77

LISTA DE CHEQUEO DEL PROCEDIMIENTO

(DECRETO 3576 DE sept. 2009)

LISTA DE CHEQUEO DEL PROCEDIMIENTO

(DECRETO 3576 DE sept. 2009)

DE SELECCIÓN ABREVIADA PARA LA CELEBRACIÓN DE CONTRATOS CUYO OBJETO SEA LA ADQUISICIÓN DE

BIENES O SERVICIOS, CUYO VALOR NO EXCEDA EL 10% DE LA MENOR CUANTÍA DE LA ENTIDAD

Código: PA- F-042-F

Página 77 de 90

Versión Fecha de

Aprobación

01 03 de Mayo 2010

I. DOCUMENTOS PREVIOS PARA LA ELABORACIÓN DEL CONTRATO U ORDEN:

Son todos los documentos que debe anexar la dependencia que solicita la contratación.

No DESCRIPCIÓN SI

FALT

A

X

OBSERVACIONES

1 Consulta de Precios Sice y Código Cubs 2 Solicitudes de Precotizaciones para estudio

de Mercado

3 Respuesta a las precotizaciones 4 Ponderación del Presupuesto Oficial 5 Certificado de disponibilidad Presupuestal 3 Estudios previos 4 Memorando remisorio solicitando se adelante

el proceso de convocatoria pública en la

Pagina Web de CORPOGUAJIRA.

II. DOCUMENTOS QUE ELABORA LA OFICINA DE ASESORA JURIDICA PARA LA

CELEBRACIÓN DEL CONTRATO:

Documentos previos a cargo de la Oficina Asesora Jurídica (Jefe y/o Profesionales)

No DESCRIPCIÓN SI

FALT

A

X

OBSERVACIONES

1 Aviso de Invitación Publica en la página web

3 Memorando remisorio a Secretaria General

para publicación en la Pagina Web de la

Corporación




78

4 Constancia de publicación en la Pagina Web

5 Acta de Recibo de las Ofertas

Propuesta que debe contener:

Fotocopia de la cedula de ciudadanía

Certificado de Cámara de Comercio

para personas jurídicas y persona

natural con establecimiento de

Comercio

Certificado Judicial (DAS)

Certificado de Antecedentes

disciplinarios del Contratista

(PROCURADURIA) (persona natural y

jurídica)

Certificado de Antecedentes Fiscales

(CONTRALORIA) (persona natural y

jurídica).

Registro Único Tributario (RUT)

Certificados o constancia de afiliación

Salud, Pensión y Parafiscales.

Manifestación de afiliación al Sistema

de Riesgos Profesionales (para el caso

de servicios).

7 Acta de Audiencia de Revisión y

adjudicación con el Comité de la entidad

8 Notificación al Proponente

9 Minuta de la Orden de Servicio o Compra

10 Firma del Contratista adjudicatario

11 Remisión a firma del Director General con el

oficio designando supervisor

12 Publicación en el Secop

13 Entrega al Contratista para su legalización

III. DOCUMENTOS POSTERIORES A LA SUSCRIPCIÓN DEL CONTRATO.

Documentos que debe entregar el Contratista a la entidad

No DESCRIPCIÓN SI

FALT

A

X

OBSERVACIONES

1 Garantía única 2 Copias del Contrato u Orden 3 Copias de la garantía




79

IV. DOCUMENTOS DE EJECUCION DEL CONTRATO

No DESCRIPCIÓN SI

FALT

A

X

OBSERVACIONES

1 Aprobación de Garantías 2 Acta de Inicio si a ello hubiere lugar 3 Actas de Recibo si a ello lugar 4 Constancia de Pagos de Salud, Pensión para

personas Naturales del periodo causado

5 Constancia de Pagos Pago de Parafiscales

para personas Jurídicas

6 Constancias de Recibo a Satisfacción 7 Entradas de Almacén si a ello hubiere lugar 8 Acta de Liquidación 9 Publicación del Acta de Liquidación en el

Secop

Nota: Los documentos serán entregados y archivados en el mismo orden establecido en la

presente lista de chequeo.

ELABORO



COMITÉ DE CALIDAD




80

LISTA DE CHEQUEO Y CONTROL DE DOCUMENTOS

CONVENIOS INTERADMINISTRATIVOS, DE ASOCIACION Y/O COOPERACION

LISTA DE CHEQUEO Y CONTROL DE DOCUMENTOS

CONVENIOS INTERADMINISTRATIVOS, DE

ASOCIACION Y/O COOPERACION

Código: PA- F-

042-A

Página 1 de 2


01 03 de Mayo 2010

CONVENIO Nº: FECHA DE

FIRMA:____________________________

_

CLASE

CONVINIENTE: Interadministr

ativo

INTERVENTOR

O

SUPERVISOR:

Asociación

Adición o

Prorroga

Fech

a

Nº.

Modificación Fech

a

Nº.

Nº DOCUMENTOS ETAPA PREVIA * PRESENTADOS

SI NO N/

A

1 Inscripción en el Banco de Proyectos de la Corporación, que

contenga:

A -

I

2 Evaluación Técnica A -

I

3 Viabilidad del Banco de Proyectos

4 Consulta de precios SICE, incluidos códigos CUBS A

5 Presupuesto Oficial A -

I

6 Estudios Previos de oportunidad y Conveniencia A -

I

7 Certificado de Disponibilidad Presupuestal A -




81

I

8 Certificado de Disponibilidad Presupuestal ente público A -

I

9 Invitación a celebrar el convenio (si es por iniciativa institucional) A -

I

10 Respuesta de la entidad A -

I

11 Cuando se trate de contratos con entes territoriales, deberá presentarse

la autorización de la Asamblea Departamental al Gobernador o del

Concejo Municipal al Alcalde para suscribir el Convenio. (ACUERDO

DE FACULTADES)

I

12 Acta de posesión del representante legal o delegado I

13 Credencial electoral del representante legal I

HOJA DE VIDA ENTIDAD SIN ANIMO DE LUCRO: A

14 Certificado de existencia y representación legal A

15 Certificación de ingresos y patrimonio A

16 Registro Único Tributario (RUT)-NIT A -

I

17 Certificado de pago al sistema integrado de seguridad social y

parafiscales A

18 Fotocopia de documento de identidad del representante legal A -

I

19 Certificado de antecedentes disciplinarios DE LA ENTIDAD, expedido

por la Procuraduría General de la Nación A -

I

20 Certificado de antecedentes disciplinarios DEL REPRESENANTE

LEGAL DE LA ENTIDAD, expedido por la Procuraduría General de la

Nación,

A -

I

21 Certificado de antecedentes fiscales DE LA ENTIDAD, registrados en

la Contraloría General de la República A -

I

22 Certificado de antecedentes fiscales DEL REPRESENTANTE LEGAL,

registrados en la Contraloría General de la República A -

I

23 Fotocopia del Pasado Judicial Vigente del Representante Legal DE LA

ENTIDAD SIN ANIMO DE LUCRO A

24 Fotocopia

de los

documentos

que

acrediten la

experiencia

A




82

de la entidad

privada sin

ánimo de

lucro

25 Certificado de idoneidad de la entidad privada sin ánimo de lucro. A

26 Memorando solicitando la elaboración del Convenio. A -

I

ETAPA CONTRACTUAL

27 Minuta del convenio A -

I

28 Oficio designando Supervisor A -

I

29 Compromiso Presupuestal A -

I

30 Publicación en el SECOP * A -

I

31 Certificado de Registro Presupuestal del Ente Público I

32 Certificación Bancaria A -

I

33 Copia del recibo de pago del impuesto de timbre (según cuantía)) A

34 Copia del recibo de pago de publicación Diario Único de contratación

** A

35 Garantía única A

36 Aprobación de Garantía A

37 Acta de Inicio A -

I

38 Comprante de Egreso de Anticipo o desembolso A -

I

39 Certificado de Recibo a Satisfacción del Supervisor del periodo

correspondiente a: *** A -

I

40 Informe del Supervisor del periodo correspondiente a: *** A -

I

41 Informes ó Actas de Avance : *** A -




83

I

42 Recibos de Pago y Planillas del pago de salud, pensión y parafiscales

del periodo causado A

43 Informe final A -

I

44 Pago final al sistema de seguridad social (Salud y Pensión) y

parafiscales A

45 Acta final A -

I

ETAPA POSCONTRACTUAL

46 Acta de Liquidación A -

I

OBSERVACIONES:

Los documentos serán entregados y archivados en el mismo orden establecido en la presente lista de

chequeo

A = Convenio de asociación

y/o cooperación

I= Convenio interadministrativo y/o interinstitucional

* La publicación en el Secop debe hacerse dentro de los tres (3) días siguientes a la firma del contrato

por las partes.

** Se paga los derechos de publicación en el Diario Único de contratación para contratos a partir de 50

salarios mínimos legales vigentes.

***Deben numerarse y colocar el periodo al cual corresponden; para poder cuantificar el numero de

informes, se tiene en cuenta el plazo y la forma de pago.

REVISO:_________________________________________

____________________________

FECHA:______________________________

_______________________




84




LISTA DE CHEQUEO PROCESOS DE CONCURSOS DE MÉRITOS DE

PRECALIFICACIÓN

LISTA CHEQUEO PROCESO CONCURSO DE MERITOS PRECALIFICACION

Código: PA- F-

042-E

Versión Fecha de Aprobación Página 1 de 1

0 08/02/2010

CONTRATO

Nº:___________________

_______

____

____

_

FECHA DE

FIRMA:___________________________

__

CONTRATISTA:_____________________

________________________

____________________________

______

INTERVENTOR:_______________________________

__________________

______________________

_

Nº DOCUMENTOS ETAPA PREVIA PRESENTADOS

SI NO N/A

1 Consulta Sice

2 Estudios de Mercado para

determinar presupuesto Oficial

3 Presupuesto Oficial

4 Constancia de viabilidad del Banco de Proyectos

5 Certificado de Disponibilidad

Presupuestal

6 Estudios Previos y documentos previos donde se incluya ,

autorizaciones, permisos, la Justificación y condiciones especiales del

contratista.

7 Proyecto Términos de Referencia

8 Memorando solicitud elaboración de proceso contractual

9 Revisión de documentos Jurídica

10 Cronograma del Proceso

11 Publicación Proyecto de pliegos y Anexos en el SECOP

12 solicitud Expresión de interés

13 Presentación de Observaciones y Respuesta de Observaciones




85

14 Adendas si las hubiere

15 Acto de conformación de la Lista

Corta o Multiusos

16 Resolución de Apertura Proceso concurso de Meritos

17 Publicación de Términos de Referencia Definitivos y Anexos en el

SECOP

18 Presentación de observaciones y Respuesta a las observaciones

19 Adendas si las hubiere

20 Comunicación designando Comité de Evaluación debidamente

notificada

21 comunicación designando Claveros debidamente notificados

22 Acta de cierre y Presentación de las Ofertas

23 Acta ó Informe de Evaluación de Propuesta Técnica del Comité

24 Revisión de Certificado Registro, CUBS y precio Indicativo

25 Publicación en el SECOP y traslado del Informe o Acta de Evaluación

26 Observaciones

presentadas al Informe

de Evaluación y

Respuestas a estas

27 Acta de Audiencia para dar a conocer el

orden de Calificación

28 Acta de Apertura de Propuestas Económicas del primer elegible y

Verificación de la consistencia de la Propuesta Económica

29 Propuesta Ganadora

30 Consulta Códigos CUBS y precio indicativo

del contratista seleccionado

31 Resolución de Adjudicación de la Licitación, debidamente notificada

32 Oficio de notificación

DOCUMENTOS ETAPA CONTRACTUAL

33 Minuta Contrato,

Numerado, fechado y

debidamente firmado

por ambas partes

34 Oficio designando supervisor

35 Compromiso Presupuestal

36 Publicación en el SECOP*




86

37 Publicación en el Diario Único de Contratación

38 Pólizas o Garantías del contrato

39 Recibo Impuesto de Timbre (si a ello hubiere lugar)**

40 Aprobación de Garantías firmada y fechada

41 Acta de Inicio

42 Acta de Recibo Parcial ***

Nº

Fecha:

43 Recibos de de pago y planillas del pago de salud, pensión y Parafiscales del

periodo causado.

Nº

Fecha:

44 Informe de Supervisión ó Interventoría Mensual

Nº

Fecha:

45 Comprobante de Egreso debidamente refrendado del pago anterior

46 Acta de Recibo Final

47 Paz y Salvo, salud, pensión y

parafiscales

ETAPA POSCONTRACTUAL

48 Acta de Liquidación

OBSERVACIONES:

Los documentos serán entregados y archivados en el mismo orden establecido en la presente lista

de chequeo

La publicación den contrato en el SECOP debe hacerse dentro de los 3 día

si siguientes a la firma.

** Se paga teniendo en cuenta el monto establecido por el Estatuto Tributario para la vigencia.

***Deben numerarse y colocar el periodo al cual corresponden y poder cuantificar el numero de

informes, partiendo del plazo y la forma de pago.

REVISO:_______________________________________

_______________________

FECHA:_______________________

__________

ELABORO REVISO APROBO

Profesional Especializado Oficina

Jurídica

Jefe Oficina Asesora de

Planeación

Comité de Calidad




87




ACTA DE CAMBIO DE OBRA, BIEN O SERVICIO

ACTA DE CAMBIO DE OBRA, BIEN O SERVICIO

Código: PA- F-043 Página 87 de 90


01 03 de Mayo 2010

ACTA DE CAMBIO DE _________Nº________DE 20____

CONTRATO No: ____________________________________________________________ CONTRATISTA: ____________________________________________________________ OBJETO DEL CONTRATO: ___________________________________________________

En la Ciudad de Riohacha a los _______ días del mes _______ del año 2.0__ a las _____ horas, se reunieron el Señor ________________________________, en representación de ____________________________________________,y el Señor _____________________________________________, en su calidad de interventor con el fin de determinar el siguiente cambio de obra.

OBRA QUE NO SE EJECUTA: _________________________________________________ __________________________________________________________________________

ITEM: _____________________________________________________________________ DESCRIPCIÓN: ____________________________________________________________ UNIDAD: __________________________________________________________________ CANTIDAD: ________________________________________________________________ VALOR UNITARIO: __________________________________________________________ VALOR TOTAL: ____________________________________________________________

VALOR TOTAL OBRA QUE NO SE EJECUTA $___________________________________ OBRA ADICIONAL QUE SE EJECUTA: __________________________________________ VALOR TOTAL OBRA QUE SE EJECUTA $______________________________________ RESUMEN_________________________________________________________________ __________________________________________________________________________

Las partes dejan constancia de lo siguiente:

1. Se ha mantenido el objeto del contrato 2. Se conservan las condiciones técnicas que rigen para la ejecución del contrato. 3. Se ha guardado para ambas partes el equilibrio económico.

_______________________________________________________ Interventor Contratista




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APROBACIÓN DE GARANTÍAS

DIA MES AÑO

DIA MES AÑO

DIA MES AÑO DIA MES AÑO

DIA MES AÑO


FECHA DE APROBACIÓN:

APROBACIÓN DE GARANTÍAS

Version

01

VALOR ASEGURADO

LA OFICINA JURIDICA DE LA CORPORACION AUTONOMA REGIONAL DE LA GUAJIRA, “CORPOGUAJIRA”, conforme

a lo dispuesto en la Ley 80 de 1993, en uso de sus facultades legales y en especial de las conferidas mediante la

Resolución Orgánica 006 de 1995,

IMPARTE APROBACIÓN AL(LOS) SIGUIENTE(S) DOCUMENTO(S)

Fecha de Aprobación

3 de mayo de 2010

CONTRATISTA O CONVINIENTE:

Código: PA- F-040

Pagina 1 de 1

CERTIFICADO Ó ANEXO No.


GARANTIA ÚNICA DE SEGUROS DE CUMPLIMIENTO No.


VIGENCIA

VALOR ASEGURADO:

FECHA DE

EXPEDICION

POLIZA DE SEGURO DE RESPONSABILIDAD CIVIL EXTRACONTRACTUAL No.


VIGENCIA

DESDE HASTA

CERTIFICADO Ó ANEXO No.:

ANTICIPO:

SALARIOS, PRESTACIONES E

INDEMNIZACIONES:

ESTABILIDAD:

CALIDAD:

AMPAROS

CUMPLIMIENTO:

DESDE HASTA

COMPAÑÍA ASEGURADORA:

FECHA DE FIRMACONTRATO Y/O

CONVENIO No.:

OBJETO

PLAZO DE EJECUCIÓN:

NUMERO DE

POLIZA(S):FECHA DE EXPEDICION

VALOR:

JEFE DE OFICINA ASESORA JURÍDICA




89




MODIFICACIÓN DE GARANTÍAS

DIA MES AÑO

DIA MES AÑO


DIA MES AÑO


DESDE HASTA

COMPAÑÍA ASEGURADORA:

FECHA DE FIRMACONTRATO

ADICIONAL No.:

OBJETO

PLAZO ADICIONAL:

NUMERO DE

POLIZA(S):FECHA DE EXPEDICION

VALOR ADICIONAL:

ANTICIPO:

SALARIOS, PRESTACIONES E

INDEMNIZACIONES:

ESTABILIDAD:

CALIDAD:

AMPAROS

CUMPLIMIENTO:

VALOR ASEGURADO:

FECHA DE

EXPEDICION

POLIZA DE SEGURO DE RESPONSABILIDAD CIVIL EXTRACONTRACTUAL No.


VIGENCIA

DESDE HASTA

CERTIFICADO Ó ANEXO No.:

MODIFICACIÓN DE GARANTÍAS

Version

01

VALOR ASEGURADO

LA OFICINA JURIDICA DE LA CORPORACION AUTONOMA REGIONAL DE LA GUAJIRA, “CORPOGUAJIRA”, conforme

a lo dispuesto en la Ley 80 de 1993, en uso de sus facultades legales y en especial de las conferidas mediante la

Resolución Orgánica 006 de 1995,

IMPARTE APROBACIÓN AL(LOS) SIGUIENTE(S) DOCUMENTO(S)

Fecha de Aprobación

3 de mayo de 2010

CONTRATISTA O CONVINIENTE:

Código: PA- F-041

Pagina 1 de 1



GARANTIA ÚNICA DE SEGUROS DE CUMPLIMIENTO No.


VIGENCIA

FECHA DE APROBACIÓN:

JEFE DE OFICINA ASESORA JURÍDICA




90




***********

Artículo Tercero: Se delega en a los Jefes de Áreas o de Sección, en especial al Jefe de la Oficina Asesora Jurídica, responsable del adelantamiento de los procesos contractuales, la competencia para definir y recomendar procedimientos que mejoren la vigilancia, control y seguimiento en la ejecución de los contratos o convenios suscritos por Corpoguajira. Articulo Cuarto: La presente Resolución rige a partir de la fecha de su expedición y deroga todas las demás disposiciones que le sean contrarias. Dada en Riohacha, Capital del Departamento de La Guajira, a los

ARCESIO JOSÉ ROMERO PÉREZ Director General Corpoguajira.-

CORPORACIÓN AUTÓNOMA REGIONAL DE LA … · Así, el presente Manual tiene por objeto fijar...

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