81Creación de una relación de tablas

Creación de una relación de tablas

Contenido

Relación de tablasUtilidad de la relación de tablas

Modelo Entidad – RelaciónIniciar la relación de una tabla

Modificar una relación de tablasEliminar una relación de tablas

82 Estructura de base de datos

CreaCión de una relaCión de tablas

Una base de datos se compone de una serie de objetos, dentro de los cuales se encuentran las tablas. Recordemos que una tabla es un conjunto de registros relacionados con una entidad. Para obtener un mayor provecho en el manejo de una base de datos haremos uso de la relación de tablas que se pueden definir en Access.

relaCión de tablas.

La relación entre tablas de una base de datos hace referencia a la creación de un vínculo o liga entre las tablas que constituyen a la misma, con la finalidad de manipular su información en forma conjunta. Esto provoca en otras palabras el uso simultáneo de datos procedentes de diferentes tablas; siempre y cuando pertenezcan a la misma base de datos.

Para conseguir una correcta base de datos relacional es imprescindible realizar un estudio previo del diseño de la base de datos. Para poder relacionar tablas entre sí se deberá especificar un campo en común (Campo Principal) que contenga el mismo valor en las dos tablas y dicho campo será clave principal en una de ellas.

utilidad de la relaCión de tablas.

La relación de tablas en una base de datos nos proporciona una serie de utilidades que justi-fican su aplicación para el manejo de la información de un negocio u organización:

Permite la independencia de los datos con respecto a los procesos. Esto provoca que un cambio en los procesos no afecte el diseño de la base de datos. Por ejemplo si usted diseñó una base de datos para llevar el control de ventas de un negocio; en el momento que desea cambiar el proceso para calcular las comisiones de un determinado periodo, este cambio no debe afectar la estructura básica de su base de datos. Situación que le da mayor versatilidad al procesamiento de la información almacenada en la base de datos.

Evita la repetición de datos de manera innecesaria, este aspecto también es conocido como redundancia de datos. Por ejemplo siguiendo el caso del control de ventas al diseñar

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su base de datos solamente basta con capturar una vez la descripción de un articulo para poder hacer referencia a él en todos los procesos que se involucran en la base de datos; de esta manera se evita la redundancia de datos (repetición).

La información en la base de datos se podrá compartir de una manera mas sencilla entre un conjunto de usuarios, existiendo una mejor disponibilidad de la información para todos los usuario de la base de datos. Por ejemplo en el control de ventas la información de la base de datos se puede manipular de tal manera que diferentes usuarios puedan ver solamente la información que requieren acorde a sus funciones.

Optimiza el almacenamiento de la información de la base de datos reduciendo el espacio ocupado en el dispositivo de almacenamiento secundario (disco duro). En el ejemplo anterior, esto se da debido a que se esta evitando la repetición de información en la base de datos del control de ventas.

Modelo entidad – relaCión.

Para realizar el diseño de una base de datos podemos hacer uso de diferentes métodos que nos permiten desarrollar el diseño paso a paso. Uno de los métodos que estudiaremos en este capítulo es el Modelo Entidad – Relación.

El modelo Entidad – Relación percibe el diseño de una base de datos de una manera con-ceptual. Esto es, en el diseño de la base de datos se consideran elementos relevantes al tema en cuestión; sin tomar en cuenta el equipo de computo y los programas de computo que se utilizaran para la implementación de la base de datos. Por ejemplo al diseñar la base de datos para un control de ventas deberá considerar elementos como clientes, artículos, proveedores, etc. según el alcance de la base de datos.

ElEmEntos principalEs dEl modElo Entidad – rElación.Para el diseño de una base de datos por medio del modelo Entidad – Relación se manejan

elementos como: entidad, relación, atributo y dominio del atributo.

Entidad.

Un objeto, cosa, persona o hecho que se encuentre involucrado en el diseño de la base datos es considerado como una entidad. Por ejemplo si estuviera diseñando la base de datos para llevar el control de ventas de un negocio, podríamos hablar de entidades como: clientes, artículos, etc. estas entidades al final del diseño se convertirán en las tablas que formaran nuestra base de datos.

84 Estructura de base de datos

rElación.

Es la asociación o vínculo que existe entre las diversas entidades de una base de datos. En el caso del control de ventas existe una relación entre las entidades clientes y artículos; esta relación se puede describir por el hecho de que los clientes adquieren los artículos en venta.

atributo.

Los atributos son las características que confor-man a una entidad. Los atributos de la entidad clientes pudieran ser: Nombre del cliente, Domicilio, Teléfono, etc. De esta manera los atributos serían los campos que constituyen a una tabla.

Para dejar mas clara la forma en que se realizará el diseño de una base datos representare-mos como se llevaría a cabo el diseño de la base de datos del control de ventas de un negocio.

El control de ventas involucra una serie de entidades que pueden ser muy variadas dependiendo de la profundidad con que se desea diseñar nuestra base de datos. En este caso se consideran solamente 2 entidades: Entidad Clientes y Entidad Artículos.

Entidad clientes. Esta entidad representa la información de todas las personas que compran artículos en el negocio donde se realiza el diseño de la base de datos. Los atributos que se establecen para la entidad son:

• Identificación del cliente. Es el número único con el cual será identificado el cliente en la base de datos. Este atributo servirá para ubicar rápidamente los datos de un cliente especifico.

• Nombre del cliente. Nombre del cliente compuesto por los apellidos y el nombre de la persona que es identificada como cliente del negocio.

• Domicilio. Es el nombre de la calle y el número de la casa donde vive el cliente.

• Teléfono. Es el numero telefónico donde se puede contactar al cliente.

Entidad artículos. Entidad donde se representa la información que permite una descrip-ción detallada de las características de los artículos que se venden en el negocio. Los atributos de esta entidad son:

• Código del articulo. Es el número único con el cual será identificado el articulo en la base de datos. Este atributo permitirá una rápida ubicación de un articulo especifico.

• Descripción del artículo. Describirá las características generales del artículo.

• Marca del articulo. Describirá el nombre de la compañía que fabrica el artículo.

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• Precio. Valor numérico que representa el precio de venta del artículo.

Entidad ventas. Entidad donde se representa la información de las ventas realizadas en el negocio. Los atributos de esta entidad son:

• Identificación del cliente. Es el número único con el cual será identificado el cliente en la base de datos.

• Código del articulo. Es el número único con el cual será identificado el artículo en la base de datos.

• Precio. Valor numérico que representa el precio de venta del artículo.

• Cantidad. Valor numérico que representa la cantidad de artículos que se vendieron a un cliente.

La relación existente entre estas las entidades clientes y artículos da como resultado la entidad ventas.

caractErísticas dE los ElEmEntos dEl modElo Entidad – rEla-ción.

Los elementos que se utilizan para diseñar bases de datos a través del modelo Entidad – Re-lación tienen una serie de características particulares que a continuación describiremos.

Entidad.

Una entidad puede clasificarse de acuerdo a su naturaleza de la siguiente manera:

Entidad Regular. Este tipo de entidades son las que tienen existencia propia y no de-penden de otras entidades diferentes. Un caso de entidad regular es la entidad clientes en la base de datos del control de ventas.

Entidad Débil. Entidad que se origina de la existencia de entidades regulares. La entidad ventas es un ejemplo representativo de una entidad débil, debido a que la existencia de esta entidad depende de las entidades regulares clientes y artículos de la base de datos del control de ventas.

rElación.

Las relaciones que se pueden establecer entre las diversas tablas de una base de datos se clasifican en los siguientes tipos:

86 Estructura de base de datos

Relación uno a uno. Se da cuando un registro de una tabla (entidad) tiene relación con un registro de otra tabla (enti-dad). Por ejemplo en el Gobierno del Estado se elabora una base de datos para llevar un control mas formal de todos los municipios que conforman al estado, se tienen dos tablas; una con los datos de las poblaciones y otra con una lista de Alcaldes, una población sólo puede tener solamente un alcalde, y un alcalde lo será únicamente de una población.

Relación uno a varios. Se da cuando un registro de una tabla (entidad) tiene relación con varios registros de otra tabla (entidad). Siguiendo el ejemplo de la base de datos elaborada por el gobierno del estado también se contemplo tener los datos de todos los habitantes del cada municipio: Esta tabla se relaciona con la tabla que contiene los datos de todas las poblaciones, donde una población puede tener más de un habitante, pero un habitante pertenecerá (estará empadronado) a una sola población.

Relación de varios a varios. Se da cuando varios registros de una tabla (entidad) tienen relación con varios registros de una tabla (entidad). Por último con la misma base de datos del Gobierno del Estado también se desea controlar los servicios Municipales como son el agua, energía eléctrica y recolección de basura que se realizan en cada municipio. Para ello se define otra tabla con los servicios otorgados por el municipio; esta tabla se relaciona con la tabla de los datos de los municipios dándose una relación de vario a varios debido a que el estado cuenta con un grupo de municipios que ofrecen varios servicios.

atributo.

Los atributos deben cumplir con un requisito indispensable, que es el de respetar el dominio del atributo. El dominio del atributo se puede definir como el conjunto de valores permitidos para cada atributo.

iniCiar la relaCión de una tabla.

Una vez definidos los conceptos básicos sobre la relación de tablas de una base de datos e identificados los elementos que se manejan en una relación; describiremos como es posible hacer la relación de tablas a través del programa Access.

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rEquisitos para EstablEcEr una rElación dE tablas.Para elaborar una relación de tablas en una base de datos debe considerar el siguiente aspecto:

Las tablas que desea relacionar deben tener como característica común un campo o varios campos que contengan la misma información. En el caso del control de ventas las tablas de clientes y ventas tienen como campo común “Id cliente”, por medio de este campo se establecerá la relación entre ambas tablas.

Los campos que utilizará para establecer la relación de las tablas deben tener las mismas propiedades.

El campo deberá ser clave principal en una de las tablas que desea relacionar. La tabla que contenga la clave principal se identificará como tabla origen.

EstablEcEr una rElación dE tablas.Para realizar la relación de tablas usted debe llevar a cabo una serie de pasos que a conti-

nuación describiremos con detalle.

Para hacer una relación de tablas debe realizar:

1) Tener activa la base de datos que contiene las tablas que desea relacionar.

2) Establecer cual será la tabla origen y la tabla destino dentro de la relación.

3) Verificar que la tabla origen tenga establecido la clave principal. En caso de no estar establecida la clave principal agréguela a su tabla origen.

4) Cierre las tablas que se encuentren activas.

88 Estructura de base de datos

5) Seleccione [Menú Herramientas | Comando Relaciones]. Se visualiza la ventana Relaciones.

6) Seleccione [Menú Relaciones | Comando Mostrar Tabla | Ficha Tablas].

7) Seleccione la tabla que desea agregar a la relación y elija el botón Aceptar. Este paso lo repite segun el número de tablas que se manejaran en la relación.

8) Seleccione el botón Cerrar.

9) Seleccione [Menú Relaciones | Comando Modificar Relación].

10) Seleccione el botón Crear nueva.

11) En el área Nombre de la tabla izquierda seleccione la tabla origen.

12) En el área Nombre de la columna izquierda seleccione la clave principal de la tabla origen.

13) En el área Nombre de la tabla derecha seleccione la tabla destino.

14) En el área Nombre de la columna derecha seleccione el campo que coincida con la clave principal de la tabla origen.

15) Seleccione el botón Aceptar.

89Creación de una relación de tablas

16) Seleccione el botón Crear en el cuadro de dialogo Modificar relaciones.

17) Seleccione [Menú Archivo | Comando Guardar]. Para grabar la relación de las tablas.

18) Seleccione [Menú Archivo | Comando Cerrar]. Para cerrar la ventana Relaciones.

90 Estructura de base de datos

ModifiCar una relaCión de tablas.

Las relaciones existentes entre las tablas de una base de datos se pueden modificar para cambiar sus características. Para realizar una modificación a las relaciones de tablas debe seguir una serie de pasos que a continuación describiremos.

Para modificar relaciones de tablas:

1) Tener activa la base de datos que contiene las tablas que desea relacionar.

2) Verificar que todas las tablas no se encuentren activas.

3) Seleccione [Menú Herramientas | Comando Relaciones]. Se visualiza la ventana Relaciones.

4) Haga clic sobre la línea que muestra la relación que desea modificar. Al realizar este paso, la línea se visualizará con un grosor mayor al original.

5) Seleccione [Menú Relaciones | Comando Modificar Relación]. Y establezca las nuevas características de su relación.

6) Seleccione el botón Aceptar.

Las teclas [Control + W] le permiten guardar y salir de la ventana de relaciones.

91Creación de una relación de tablas

7) Seleccione [Menú Archivo | Comando Guardar]. Para grabar la relación de las tablas.

8) Seleccione [Menú Archivo | Comando Cerrar]. Para cerrar la ventana Relaciones.

eliMinar una relaCión de tablas.

Las relaciones de tablas se pueden eliminar tal como se ilustra en el siguiente procedimiento.

Para eliminar una relación de tablas:

1) Tener activa la base de datos que contiene las tablas que desea relacionar.

2) Verificar que todas las tablas no se encuentren activas.

Otra forma de manejar la ventana Relaciones es seleccio-nando el botón Relaciones de la barra de herramientas Base de datos.

92 Estructura de base de datos

3) Seleccione [Menú Herramientas | Comando Relaciones]. Se visualiza la ventana Relaciones.

4) Haga clic sobre la línea que muestra la relación que desea modificar. Al realizar este paso, la línea se visualizará con un grosor mayor al original.

5) Seleccione [Menú Edición | Comando Eliminar]. Y establezca las nuevas caracterís-ticas de su relación.

6) Seleccione el botón Sí en cuadro de dialogo para confirmar que esta seguro de eliminar de forma permanente la relación de las tablas.

7) Seleccione [Menú Archivo | Comando Guardar]. Para grabar la relación de las tablas.

8) Seleccione [Menú Archivo | Comando Cerrar]. Para cerrar la ventana Relaciones.

93Creación de una relación de tablas

PraCtiCa.

En este ejercicio se desarrollara una base de datos para llevar el control de los expedientes de un consultorio médico. La finalidad de esta practica es realizar una relación de tablas de uno a varios.

Primeramente iniciaremos con el diseño de la base datos:

1) Propósito de la base de datos.

Almacenar información para controlar los expedientes de un consultorio médico. La base de datos se denominará «Consultorio».

2) Tablas que conforman a la base de datos.

Las tablas que conformaran a la base de datos «Consultorio» son dos:

a) Tabla «Pacientes». Esta tabla contiene los datos generales de los pacientes que atienden en el consultorio médico.

b) Tabla «Expediente». Esta tabla contiene los datos relacionados con cada una de las citas a las cuales ha asistido el paciente al consultorio médico.

3) Campos que conforman a la tabla.

a) Tabla «Pacientes». Los campos que conforman a esta tabla son:

• Id_paciente. Número de identificación del paciente.

• Nombre. Nombre completo del paciente.

• Domicilio. Nombre de la calle y número de la casa donde vive el paciente.

• Teléfono. Número telefónico de la casa donde vive el paciente.

Para eliminar una relación de tablas también puede utilizar la tecla Suprimir ó Delete

94 Estructura de base de datos

b) Tabla «Expediente». Los campos que conforman a esta tabla son:

• Id_paciente. Número de identificación del paciente.

• Fecha_cita. Fecha establecida para la cita.

• Observación_1. Comentarios del doctor.

• Observación_2. Comentarios del doctor.

• Observación_3. Comentarios del doctor.

• Observación_4. Comentarios del doctor.

• Observación_5. Comentarios del doctor.

4) Relaciones de las tablas.

La relación existente entre las tablas «Pacientes» y «Expediente» de la base de datos «Consultorio» será una relación de uno (pacientes) a varios (expediente). Tal como se muestra en la siguiente imagen.

5) Compruebe el diseño de su base datos.

La relación de los datos de ambas tablas la podemos representar de la siguiente forma:

Una vez que haya realizado el diseño de su base de datos. El siguiente paso es crearla en el programa de Access. Para crear la base de datos realice:

1) Cree la base de datos denominada «Consultorio».

2) Cree las tablas que conformaran a la base de datos «Consultorio».

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a) Tabla «Pacientes».

96 Estructura de base de datos

b) Tabla «Expediente».

97Creación de una relación de tablas

Una véz terminada la creación de la base de datos y sus tablas el siguiente procedimiento a realizar es crear la relación de tablas. Para establecer la relación de tablas debe realizar el siguiente procedimiento:

1) Active la base de datos «Consultorio».

2) La tabla «Pacientes» es la tabla origen y la tabla «Expediente» será la tabla destino en la relación.

3) Verifique que la tabla «Pacientes» tenga definido como clave principal el campo «Id_paciente».

98 Estructura de base de datos

4) Verifique que las tablas «Pacientes» y «Expediente» se encuentren cerradas o inac-tivas.

5) Seleccione [Menú Herramientas | Comando Relaciones].

6) Seleccione [Menú Relaciones | Comando Mostrar Tabla | Ficha Tablas].

7) Seleccione las tablas que desea agregar a la relación

a) Seleccione la tabla «Pacientes» y elija el botón Agregar.

b) Seleccione la tabla «Expediente» y elija el botón Agregar. Una véz agregadas las tablas «Pacientes» y «Expediente» elija el botón Aceptar.

8) Seleccione el botón Cerrar.

9) Seleccione [Menú Relaciones | Comando Modificar Relación].

10) Seleccione el botón Crear nueva.

11) En el área Nombre de la tabla izquierda seleccione la tabla origen «Pacientes».

12) En el área Nombre de la columna izquierda seleccione la clave principal de la tabla origen «Id_Paciente».

13) En el área Nombre de la tabla derecha seleccione la tabla destino «Expediente».

14) En el área Nombre de la columna derecha seleccione el campo que coincida con la clave principal de la tabla origen «Id_paciente».

15) Seleccione el botón Aceptar.

16) Seleccione el botón Crear en el cuadro de dialogo Modificar relaciones.

17) Seleccione [Menú Archivo | Comando Guardar]. Para grabar la relación de las tablas.

18) Seleccione [Menú Archivo | Comando Cerrar]. Para cerrar la ventana Relaciones.

De esta manera usted ha definido la relación de las tablas «Pacientes» y «Expediente» de la base de datos «Consultorio». La imagen muestra como quedaría la relación de ambas tablas.

99Creación de una relación de tablas

resuMen.

Al concluir este capítulo se describieron los conceptos necesarios para el manejo de relaciones de tablas en bases de datos. Durante el desarrollo del tema se estudio:

Concepto de relación de tablas.

La utilidad de la relación de tablas, para el manejo de información.

El modelo Entidad - Relación para diseñar bases de datos con tablas relacionadas.

La elaboración de una relación de tablas en Access.

El procedimiento para modificar y eliminar una relación de tablas en Access.

Mida sus ConoCiMientos.

1) Es el vínculo entre las tablas que constituyen a una base de datos, que sirve para manejar su información de manera conjunta.

a) Relación de tablas b) Formularios c) Clave principal

2) Escriba el nombre del modelo utilizado para el diseño de bases de datos.

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3) Mencione el nombre de los elementos utilizados por el modelo Entidad - Relación para crear el diseño de una base de datos.

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