CUADRO DE MANDO INTEGRAL (Balanced ScoreCard) · corporaciÓn concejo municipal de armenia cuadro...

CORPORACIÓN CONCEJO MUNICIPAL DE ARMENIA

CUADRO DE MANDO INTEGRAL (BALANCED SCORECARD)

CÓDIGO: G-UG

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Concejo Municipal de Armenia Centro Administrativo Municipal CAM – Carrera 18 Calle 17 PBX: 7414185 Fax 7441120

CUADRO DE MANDO INTEGRAL

(Balanced ScoreCard)



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CONTENIDO

1. INTRODUCCIÓN .......................................................................................... 3

2. OBJETIVOS DEL CUADRO DE MANDO INTEGRAL .................................. 5

2.1 OBJETIVO GENERAL ............................................................................ 5 2.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS ................................................................... 5

3. PERSPECTIVAS O ENFOQUES ................................................................. 6

3.1 PERSPECTIVA FINANCIERA ................................................................ 6

3.2 PERSPECTIVA DEL CLIENTE ............................................................... 6 3.3 PERSPECTIVA DE PROCESOS INTERNOS ......................................... 6

3.4 PERSPECTIVA DE APRENDIZAJE - CRECIMIENTO ............................ 7

4. FACTORES CRÍTICOS DE ÉXITO............................................................... 8

5. MAPA ESTRATÉGICO ............................................................................... 10

6. CUADRO DE MANDO INTEGRAL ............................................................. 11



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1. INTRODUCCIÓN

El presente documento muestra el Balanced Scorecard (BSC) o Cuadro de Mando

Integral adoptado en la Corporación Concejo Municipal de Armenia, como

instrumento para establecer y enlazar el conjunto de objetivos e indicadores

derivados de su visión y estrategia definidos en la Plataforma Estratégica, en su

compromiso por la Gestión de Calidad.

El Cuadro de Mando Integral es una forma integrada, balanceada y estratégica de

medir el progreso actual y suministrar la dirección futura de la compañía, que le

permitirá convertir la visión en acción, por medio de un conjunto coherente de

objetivos, indicadores e iniciativas agrupados en perspectivas.

Esta herramienta de gestión ayuda a la toma de decisiones directivas al

proporcionar información periódica sobre el nivel de cumplimiento de los objetivos

previamente establecidos mediante indicadores. De esta manera el BSC permite

convertir la estrategia de la organización en objetivos concretos y evaluarlos por

medio de la interrelación entre los diferentes indicadores.

Además, es una manera de realizar una planificación estratégica que contempla

cuatro perspectivas: la financiera, la del cliente, la del proceso interno y la de

aprendizaje y crecimiento. Su aplicación permite comprobar que los objetivos e

indicadores de la organización están alineados con la visión y la estrategia.



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Pla

n E

str

até

gic

o

Análisis

Interno

Análisis

Externo

Declaración

Misión, Visión y Valores

Definición de la Estrategia y

Objetivos estratégicos

Cu

ad

ro d

e M

an

do

In

teg

ral Creación del Mapa

Estratégico

Definición de los Indicadores

Creación del CMI



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2. OBJETIVOS DEL CUADRO DE MANDO INTEGRAL

2.1 OBJETIVO GENERAL

Implementar una herramienta que permita realizar un seguimiento continuo del

alcance de los objetivos y resultados definidos en el plan estratégico de la

corporación, a través de la medición de las actividades en términos de la visión y

estrategia.

2.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS

Definir la visión y la estrategia de la Corporación en acciones concretas

medibles.

Comunicar y vincular los objetivos e indicadores estratégicos.

Establecer objetivos y alinear las iniciativas estratégicas.

Medir de un modo sistemático la realización, proponiendo acciones

correctivas oportunas.

http://es.wikipedia.org/wiki/Mapa_estrat%C3%A9gico



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3. PERSPECTIVAS O ENFOQUES

3.1 PERSPECTIVA FINANCIERA

Hace referencia a la evaluación y monitoreo de la Dirección respecto al

cumplimiento de los objetivos económicos de la entidad, teniendo en cuenta que

en el caso de una entidad pública estos objetivos están orientados a obtener

rendimientos económicos de orden social a partir de un uso adecuado de los

recursos que le son entregados a la corporación mediante transferencias que le

hace el Municipio de Armenia para su administración, los cuales se concretan en

servicios que la ciudadanía espera le sean prestados por parte de quien los

administra.

La perspectiva financiera mostrada permite definir, analizar y profundizar en los

objetivos financieros planteados por la dirección, así como desglosar las posibles

estrategias y planes de acción necesarios para conseguir nuestra visión.

3.2 PERSPECTIVA DEL CLIENTE

Desde la perspectiva del cliente el equipo directivo puede monitorear el

cumplimiento de los objetivos y las metas relacionados con la calidad de los

servicios que produce o genera la entidad, así como el nivel de satisfacción que

tienen los clientes o beneficiarios de dichos servicios, factor fundamental para

conocer la tendencia de aceptación o rechazo que tiene la empresa o entidad en

la comunidad.

3.3 PERSPECTIVA DE PROCESOS INTERNOS

Permite monitorear el cumplimiento de los objetivos relacionados con el

mejoramiento continuo de los procesos al interior de la entidad; en especial, medir

permanentemente si los mismos se están ejecutando bajo los principios de

efectividad, eficacia y eficiencia, es decir, si los procesos están desarrollándose de

una forma orientada a la satisfacción real de las necesidades de los clientes o

usuarios de los servicios, y si éstos están, así mismo, orientados a lograr una

mayor economía y a incrementar la rentabilidad económica o social de la entidad.



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3.4 PERSPECTIVA DE APRENDIZAJE - CRECIMIENTO

Desde esta perspectiva se monitorea y mide que los objetivos relacionados con la

formación, la capacitación, el entrenamiento y el desarrollo del talento humano de

la entidad o empresa, estén orientados a que las personas que ejecutan los

procesos internos de la entidad desarrollen sus actividades dentro de los

parámetros de la calidad y la eficiencia, con ambientes laborales y condiciones

físicas sanas, y que la cultura organizacional esté, a su vez, orientada a alcanzar

un mayor y mejor nivel de calidad de vida de los funcionarios para que esto se

refleje en mayores índices de eficiencia del personal.



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4. FACTORES CRÍTICOS DE ÉXITO

Los Factores Críticos de éxito de la Corporación Concejo Municipal de Armenia,

hacen referencia a todos aquellos aspectos que necesariamente se tienen que

mantener bajo control para lograr el éxito de la gestión. Son el conjunto mínimo de

áreas determinantes en las cuales, si se obtienen resultados satisfactorios, se

asegura un desempeño exitoso para la organización.

Para identificar los Factores Críticos de Éxito de la entidad, se evalúan los

objetivos y estrategias de la corporación para determinar las variables que inciden

directamente en el logro de los planes trazados y permiten dar cumplimiento a la

misión y visión institucional.

OBJETIVO FACTOR CRÍTICO DE ÉXITO

Mejorar la imagen institucional del concejo a través del cumplimiento y satisfacción de los requerimientos y expectativas de los usuarios.

Mejoramiento Imagen Corporativa Satisfacción de clientes o usuarios Gestión Transparente

Alcanzar la misión institucional cumpliendo con sus funciones constitucionales y legales.

Gestión y Control Político

Promover el desarrollo económico y social de la comunidad mediante el cumplimiento de sus funciones misionales.

Desarrollo económico y social

Minimizar el impacto ambiental derivado de las funciones realizadas en la corporación mediante la realización de campañas de mejoramiento ambiental.

Gestión Medio ambiental

Fortalecer las competencias de los funcionarios para mejorar la prestación de los servicios

Fortalecimiento Talento Humano Mejoramiento Continuo

Incrementar el índice de satisfacción de los usuarios de la corporación a través del Mejoramiento de los servicios, promoviendo la eficacia y eficiencia de la gestión administrativa de

Gestión de Salud Ocupacional



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la corporación con criterios de calidad, velando por el bienestar de sus funcionarios y el desarrollo sostenible.

Una vez identificados los Factores Críticos de éxito de la Corporación, se procede

a diseñar el Mapa Estratégico de la entidad, en el cual se clasifican cada uno de

estos factores en las 4 Perspectivas evaluadas por el Cuadro de Mando Integral y

así mismo, se muestra la interrelación existente entre cada uno de los factores

críticos de éxito hasta dar cumplimiento a la misión y visión institucional.



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5. MAPA ESTRATÉGICO

MISIÓN

VISIÓN

PERSPECTIVA

FINANCIERA

PERSPECTIVA

PROCESOS

INTERNOS

PERSPECTIVA

APRENDIZAJE Y

CRECIMIENTO

Representación y liderazgo

íntegro de la Comunidad

Desarrollo equitativo y sostenible

de la ciudad de Armenia

PERSPECTIVA

CLIENTES

Fortalecimiento Talento Humano

Gestión Medio ambiental

Gestión de Salud Ocupacional

Gestión de la Calidad

Gestión Administrativa

Administración de los recursos públicos

Gestión Documental

Gestión y control Político

Mejoramiento Continuo

Gestión Financiera

Satisfacción de clientes o usuarios

Gestión Transparente

Impactos en la Sociedad

Mejoramiento de la Imagen Corporativa



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6. CUADRO DE MANDO INTEGRAL

PERSPECTIVA APRENDIZAJE - CRECIMIENTO

OBJETIVO FACTOR

CRÍTICO DE ÉXITO

ACCIONES INDICADOR FÓRMULA RANGO DE

EVALUACIÓN PERIODICI

DAD MEDIDOR

Mejorar los servicios de manera que promuevan la eficacia y eficiencia de la gestión administrativa de la corporación con criterios de calidad, velando por el bienestar de sus funcionarios y el desarrollo sostenible.

Gestión Medio

ambiental

Elaborar el Plan de Gestión Ambiental de la Corporación.

Plan de Gestión Ambiental elaborado

# de Planes de Gestión

Ambiental elaborados

0 Anual

Requisitos plan de Gestión

Ambiental 1

Gestión de Salud

Ocupacional

Desarrollar el Plan de Salud Ocupacional con indicadores definidos e implementarlos

Porcentaje de

accidentalidad en

toda la planta

administrativa

# De accidentes reportados a la A.R.P / # Total de funcionarios

de la corporación x

100

> 6%

Semestral Reportes de

accidentalidad en A.R.P

4% - 6%

< 0%

Fortalecer el desempeño del Talento Humano a

través de capacitaciones que permita el

mejoramiento continuo de la corporación.

Fortalecimiento Talento Humano

Certificar en competencias laborales generales a los funcionarios de la corporación.

Realizar seguimiento periódico a la contratación necesaria de apoyo a la gestión.

Implementar un programa de inducción para trabajadores nuevos y un programa de reinducción para funcionarios y/o contratistas antiguos.

Regular los días compensatorios y el

Mejoramiento de las

competencias

Nivel de mejoramiento

de las competencias del personal adscrito a la corporación

< 50%

Anual Evaluaciones

de Desempeño

50% – 70%

> 70%

Porcentaje de funcionarios capacitados

# de funcionarios capacitados /

< 66%

Semestral Listas de

asistencia a las

66% - 90%



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tiempo de vacaciones de los funcionarios de la corporación.

Diseñar e implementar un programa de capacitación para la Plenaria y funcionarios de la corporación.

# Total de funcionarios de la corporación x

100

> 90%

capacitaciones realizadas

Evaluación de competencias de los funcionarios

# de funcionarios

con evaluaciones aprobadas /

# total de funcionarios

evaluados x 100

< 80%

Anual Informes de

Evaluación de desempeño

80% - 90%

> 90%

Porcentaje de funcionarios

certificados en competencias

laborales

# de funcionarios

certificados / # de funcionarios

de la corporación x

100

< 65%

Anual

Certificados entregados a

los funcionarios por parte de entidades

respectivas.

65% - 75%

> 75%

Porcentaje de contratos

revisados y aprobados

# de contratos revisados,

aprobados y en COVI / # de

contratos realizados x 100

< 90%

Permanente

Contratos Registrados plataforma

COVI

90% – 99%

100%

Porcentaje de reconocimiento de vacaciones y

días compensatorios por parte de la Corporación

# de funcionarios con

días compensatorios y vacaciones al

día / # de funcionarios de la corporación x

100

< 90%

Anual

Oficios de solicitud y

aceptación de peticiones de

los funcionarios

90% - 99%

100%



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Mejoramiento Continuo

Elaborar plan de mejoramiento institucional y de mejoramiento por procesos.

Nivel de mejoramiento de

los procesos

# de procesos que

demuestran mejoramiento

/ # Total de procesos *

100

< 50%

Anual

Plan de mejoramiento institucional

y por procesos

50% – 70%

> 70%

Porcentaje de planes de

mejoramiento realizados e

implementados

# de planes de mejoramiento publicados e

implementados / # de informes

de auditoría que lo exijan x 100

< 80%

Semestral

Informes de auditoría. Planes de

mejoramiento

80% - 99%

100%

PERSPECTIVA PROCESOS INTERNOS

OBJETIVO FACTOR

CRÍTICO DE ÉXITO


EVALUACIÓN PERIODICIDAD

MEDIDOR

Asegurar el cumplimiento

misional institucional en

el marco de las

obligaciones constitucionale

s y de ley orientadas

hacia el logro de la visión

Gestión y Control Político

Generar en tiempo real los formatos diseñados por el COVI para la publicación de contratos, proyectos y metas de la corporación.

Realizar seguimiento a los proyectos de acuerdo radicados durante la respectiva vigencia.

Realizar seguimiento a la ejecución de los acuerdos aprobados durante la vigencia.

Invitar o citar a funcionarios públicos de la administración municipal, a los entes de control y a otras entidades para que rindan cuentas, presenten informes de gestión o para que dicten capacitaciones al que hacer público.

Realizar los debates de control político para

Porcentaje cumplimiento

de control político a

proyectos de acuerdo

# de proyectos debatidos / # de

proyectos presentados x

100

< 90%

Mensual Cronograma

de sesiones y plenarias 100%

Porcentaje de contratos

revisados y aprobados

# de contratos publicados en COVI / # de

contratos firmados x 100

< 90%

Permanente

Contratos Registrados plataforma

COVI

90% – 99%

100%

Porcentaje de proyectos

# de proyectos tramitados / # de

< 85% Permanente

Proyectos radicados 85% - 99%



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institucional. situaciones específicas identificadas. Grabar la información de los debates de las

sesiones en medio electrónico y aplicativo tecnológico. Revisar y asegurar la información dirigida en actas. Aprobar y publicar las actas por parte de los concejales de la comisión en la sesión inmediatamente siguiente. Archivar las actas de cada sesión en medio físico y electrónico.

Efectuar el debate frente a los proyectos de acuerdo presentados, cumpliendo con la constitución nacional, las disposiciones legales y aprobarlos o negarlos según la normativa.

Tramitar las proposiciones y proyectos de acuerdo conforme al reglamento interno.

tramitados proyectos radicados x 100

100%

Porcentaje jornadas de rendición de

cuentas realizadas

# de jornadas de rendición de

cuentas y capacitaciones

realizadas / # de jornadas

programadas x 100

< 70%

Semestral

Actas e Informes

Rendición de cuentas

70% - 85%

> 85%

Porcentaje de actas de sesiones

satisfactorias

# de actas aprobadas y

publicadas en sesión siguiente /

# de actas generadas x 100

< 95%

Permanente

Actas generadas en las sesiones de Control

Político

95% - 99%

100%

PERSPECTIVA CLIENTES

OBJETIVO FACTOR

CRÍTICO DE ÉXITO


EVALUACIÓN PERIODICI

DAD MEDIDOR

Fortalecer el posicionamiento y el reconocimiento del

Concejo, cumpliendo y satisfaciendo los requerimientos y

expectativas de los

Mejoramiento Imagen

Corporativa

Divulgar la gestión de actividades, eventos y proyectos propios de la corporación mediante boletines de prensa e informativos en los diferentes medios masivos de comunicación.

Aumento en el nivel de Reputación de la

Corporación

% de Incremento en el nivel de

satisfacción de los usuarios

< 5%

Semestral Encuestas de percepción del usuario

5% - 9%

> 9%

Porcentaje de eventos divulgados

# de eventos divulgados / # de

eventos proyectados x 100

< 70%

Semestral

Informes sobre eventos

realizados, página web.

70% - 85%

> 85%



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entes públicos, privados y de la sociedad civil.

Satisfacción de clientes o usuarios

Realizar encuestas sobre satisfacción de la comunidad frente a la gestión del Concejo, tabulación de las mismas, socialización de resultados y toma de decisiones.

Fomentar acciones que mejoren la relación y participación ciudadana: cabildos abiertos y jornadas de rendición pública de cuentas del Concejo.

Aumento en el nivel de satisfacción de los

usuarios



< 5%

Semestral Encuestas de satisfacción

5% - 9%

> 9%

Porcentaje de encuestas de

satisfacción de clientes aplicadas

# de encuestas aplicadas / # de

encuestas proyectadas x 100

< 80%

Anual Tabulación encuestas 80% - 99%

100%

Porcentaje de foros proyectados cumplidos

# de foros realizados / # de

foros proyectados x 100

< 80%

Anual

Actas producidas en el foro, listas de asistencia.

80% - 99%

100%

Porcentaje de clientes o usuarios satisfechos

# de clientes o usuarios

satisfechos / # de clientes

encuestados x 100

< 70%

Semestral Tabulación de

encuestas realizadas

70% - 90%

> 90%

Gestión Transparente

Identificar el nivel de participación de la comunidad en las sesiones plenarias y demás eventos del Concejo.

Realizar un programa de Comunicaciones Corporativas para el desarrollo organizacional, destinando a cada concejal una semana para que presente su gestión en la corporación.

Programación institucional abierta dirigida a: asociaciones cívicas, profesionales, sindicales y comunitarias.

Aumento en el nivel de Reputación de la

Corporación



< 5% Semestral

Encuestas de percepción del usuario 5% - 9%

> 9%

Promedio de asistencia de la comunidad a plenarias y demás

eventos del Concejo

# de personas asistentes a

plenarias y demás eventos del conejo / # de plenarias y/o eventos realizados

< 10

Trimestral

Listas de asistencia a plenarias y

demás eventos

10 – 20

> 20

Porcentaje de Concejales que

rindieron informe sobre su gestión

# de presentaciones realizadas / # de concejales x 100

< 85%

Semestral Informe de

gestión 85% - 99%

100%

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