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DECISIONES FIRMES. REBULTADOS FUERTES.

Cuadro General de ClasificaciónArchivística del Tecnológico de Estudios

Superiores de Ecatepec.

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EDOMÉX

Gobierno del Estado de MéxicoSecretaría de EducaciónTecnológico de Estudios Superiores de EcatepecAv. Tecnológico s/n, sección fuentesCol. Valle de Anáhuac, C.P. 55210,

\ Ecatepec de Morelos, Estado de México

pág. 1Tecnológico de Estudios Superiores de EcatepecCentro de InformaciónÁrea Coordinadora de Archivobiblioteca.tese.edu.mx

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www.tese.edu.mx

biblioteca.tese.edu.mx

ÍNDICE

DECISIONES FIRMES. RESULTADOS FUERTES.

I. PRESENTACIÓN 3

II. OBJETIVOS 5

III. MARCO JURÍDICO 6

IV. POLÍTICAS 7

V. DESCRIPCIÓN DEL CUADRO GENERAL DE CLASIFICACIÓN ARCHIVÍSTICA 9

VI. CUADRO GENERAL DE CLASIFICACIÓN ARCHIVÍSTICA DEL TECNOLÓGICO DEESTUDIOS SUPERIORES DE ECATEPEC in

Vil. TERMINOLOGÍA ARCHIVISTICA Y ADMINISTRATIVA 27

pág.2Tecnológico de Estudios Superiores de EcatepecCentro de InformaciónÁrea Coordinadora de Archivobiblioteca.tese.edu.mx

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GOBIERNO DELESTADO DE MÉXICO

EDOMÉXDECISIONES HRMES. RESULTADOS FUERTES.

I. PRESENTACIÓN

Actualmente la información documental establece un recurso importante, que se forma a través deltrabajo adecuado de cada uno de los procesos oficiales; es parte fundamental de toda administraciónpara la toma de decisiones yes lo que le provee de un alto nivel de competencia a las diversas oficinasgubernamentales.

Por lo anterior podemos afirmar que el éxito de una instancia de gobierno no sólo depende de la formaen que maneja los recursos materiales, financieros y humanos con que cuenta, sino también dependede la utilización los activos que no podemos tocarcomo la información contenida en losdocumentos queproduce diariamente.

Siconsideramos que la memoria documental de una dependencia se genera en base al ejercicio de susfunciones, por lo tanto el contar con archivos documentales que justifiquen todas las actividades de laAdministraciónde una institución educativa como es el Tecnológico de Estudios Superiores de Ecatepec(TESE) de manera organizada y normalizada, se convierte en una condición necesaria para alcanzar laconsulta efectiva y oportuna de la información, que permitirá conducir correctamente las energíasadministrativas y lograr la debida transparencia gubernamental.

En consecuencia, y en consideración a que los archivos documentales conservan información valiosa einsustituible, que conforma la evidencia del diario acontecer del TESE; y a que así mismo son la baseen la cual se establece la transparencia y el derecho ciudadano de acceso a la información, el TESE hainiciado acciones encauzadas a mejorar el proceso de gestión de los documentos administrativos,particularmente en lo relativo a la organización ysistematización de los Archivos de Trámite queexistenen cada una de las unidades administrativas que lo integran.

La adecuada gestión yorganización de los Archivos deTrámite comprende una clasificación archivísticade los documentos y expedientes, de acuerdo a una distribución que represente por el cual han sidocreados o recibidos. Que permita su localización expedita, además de que reafirme su disponibilidad eintegridad. Por ello y en respuesta a los trabajos emprendidos en el ámbito del Sistema Estatal deDocumentación del Estado de México, en lo relativo a la modernización de los servicios archivísticos ydocumentales, el Tecnológico de Estudios Superiores de Ecatepec, organismo público descentralizado Xdel Estado de México y con la asesoría del Archivo General del Poder Ejecutivo, instancia responsablede cumplimentar las funciones asignadas al Área Coordinadora deArchivos en los Lineamientos para la


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Administración de Documentos en el Estado de México, ha elaborado el presente Cuadro General deClasificación Archivística del TESE (CGCATESE), el cual construye las bases que dirigen lasactividades relacionadas con la clasificación vinculada y semejante de los documentos generados yrecibidos en las áreas administrativas del TESE.

El Cuadro General de Clasificación Archivística es la herramienta técnica que detalla la estructurajerárquica yfuncional documental de un Archivo, con base en lasfacultades yfunciones de la instituciónproductor, en el que se construye un principio de diferenciación y estratificación de los diversos gruposdocumentales que conforman el acervo de una entidad pública.

De esta manera, losdocumentos se agrupan en: Fondo, Sección, Serie, Subserie, Expediente y UnidadDocumental.

El Cuadro General de Clasificación Archivística del Tecnológico de Estudios Superiores de Ecatepectiene tres propósitos claramente establecidos:

a) Presenta una distribución lógica de la documentación producida o recibida de las unidadesadministrativas del Tecnológico de Estudios Superiores de Ecatepec en base a sus facultades ofunciones.

b) Facilitar la organización, control y manejo de los documentos y expedientes producidos yrecibidos por las Unidades Administrativas del TESE.

c) Acelerar la localización de los documentos yexpedientes, proporciona el acceso a la informaciónde dichos documentos.

Por lo tanto, la clasificación archivística debe desarrollarse desde la primera etapa de vida de losdocumentos,' es decir la de trámite, ya que compone la fase del procedimiento documental que tiene porobjeto el análisis de la información contenida en un Fondo de archivo ysu estructura conceptual en unsistema objetivo y estable.

La aplicación del Cuadro General de Clasificación Archivística es uno de los mecanismos másimportantes para la debida organización de los Archivos de Trámite del TESE, el cual, junto con lasdemás herramientas y procedimientos archivísticos, asegurarán la preservación y accesibilidad de lainformación que diariamente se produce y recibe en todas ycada una de las unidades administrativasadscritas a esta Dependencia.


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II. OBJETIVOS

GENERAL


EDOMÉXULLIIHI'fl FIRMES. REBULTADOS FUERTES.

Crear yaplicar las bases metodológicas para la implantación de un Sistema de Clasificación Archivística,que permitan la codificación de los documentos y expedientes de las unidades administrativas delTecnológico de Estudios Superiores de Ecatepec, con el propósito de optimizar su organización,satisfacer las necesidades de información de la comunidad usuaria interna yexterna ydar cumplimientoa lo establecido en las disposiciones jurídicas yadministrativas relacionadas con la Administración deDocumentos vigentes en el Estado de México yel Sistema Nacional de Archivos.

Específicos• Implementar la metodología necesaria para la aplicación de un Sistema de Clasificación

Archivística propio del Tecnológico de Estudios Superiores de Ecatepec.

• Aplicar los procedimientos generales para la clasificación y codificación de los expedientes delos Archivos de Trámite de las unidades administrativas del Tecnológico de Estudios Superioresde Ecatepec.

• Delimitar el nombre de las series documentales, a fin de mejorar la integridad del patrimonioarchivístico del Tecnológico de Estudios Superiores de Ecatepec.

• Facilitar la búsqueda y la consulta documental, que permitan recuperar los documentos detrámite de las unidades administrativas del Tecnológico de Estudios Superiores de Ecatepec.

• Crear un lenguaje de clasificación funcional, de acuerdo con las atribuciones y funciones de lasunidades administrativas del Tecnológico de Estudios Superiores de Ecatepec.


EDUCACIÓNw

GOBIERNO DELESTADO DE MÉXICO OCCISIONES FIRMES. RESULTADOS FUERTES.

III. MARCO JURÍDICO

Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos

Diario Oficial de la Federación, 5 de febrero de 1917, reformas y adiciones.

Constitución Política del Estado Libre y Soberano de MéxicoPeriódico Oficial del Gobierno del Estado de México, 10, 14 y 17 de noviembre de 1917, reformas y

adiciones.

Ley General de Transparencia y Acceso a la Información PúblicaDiario Oficial de la Federación, 4 de mayo 2015.

Ley Orgánica de la Administración Pública del Estado de MéxicoPeriódico Oficial "Gaceta del Gobierno", 17 de septiembre de 1981, reformas y adiciones.

Ley para la Coordinación y Control de Organismos Auxiliares del Estado de MéxicoPeriódico Oficial "Gaceta del Gobierno", 24 de agosto de 1983, reformas y adiciones.

Ley de Documentos Administrativos e Históricos del Estado de MéxicoPeriódico Oficial "Gaceta del Gobierno", 24 de marzo de 1986, reformas y adiciones.

Ley de Responsabilidades de los Servidores Públicos del Estado y MunicipiosPeriódico Oficial "Gaceta del Gobierno", 11 de septiembre de 1990, reformas y adiciones.

Ley deTransparencia y Accesoa la Información Pública del Estado de México y municipiosPeriódico Oficial "Gaceta del Gobierno", 4 de mayo de 2016.

Reglamento Interno del Instituto de Profesionalización de los Servidores Públicos del PoderEjecutivo del Gobierno del Estado de MéxicoPeriódico Oficial "Gaceta del Gobierno", 9 de julio de 2014.

Manual General de Organización del Tecnológico de Estudios Superiores de EcatepecPeriódico Oficial "Gaceta del Gobierno", 1 de julio de 2016.

Lineamientos para la Administración de Documentos en el Estado de MéxicoPeriódico Oficial "Gaceta del Gobierno", 29 de mayo de 2015.

Lineamientos para la valoración, selección y baja de los documentos, expedientes y series detrámite concluido en los Archivos del Estado de México

Periódico Oficial "Gaceta del Gobierno", 29 de mayo de 2015.

Lineamientos para la organización y conservación de archivosDiario Oficial de la Federación, 4 de mayo de 2016.

Tecnológico de Estudios Superiores de EcatepecCentro de Información

Área Coordinadora de Archivobiblioteca.tese.edu.mx

pág.6

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EDOMÉXDCCIStONES FIRMES. RESULTADOS FUERTES.

V

IV. POLÍTICAS

1. Las y los titulares de las unidades administrativas señaladas en el Manual General deOrganización del Tecnológico de Estudios Superiores de Ecatepec son responsables ellosmismos ytambién a través de la oel Responsable de su Archivo, de organizar ycontrolar susArchivos de Trámite conforme a lo establecido en el presente Cuadro General deClasificación Archivística y en la normatividad vigente en la materia, con el propósito demantener disponible la información que facilite la gestión administrativa y la rendición decuentas.

2. Todos los documentos físicos y electrónicos generados y recibidos por las unidadesadministrativas del Tecnológico de Estudios Superiores de Ecatepec, deberán clasificarse ycodificarse conforme a los establecido en el presente Cuadro General de ClasificaciónArchivística, como paso previo a su integración en el expediente y a su resguardo en elArchivo de Trámite correspondiente.

3. Los documentos físicos y electrónicos generados y recibidos por las unidades administrativasdel Tecnológico de Estudios Superiores de Ecatepec deben integrarse y obrar en expedientesconstituidos por uno o varios documentos, ordenados lógica ycronológicamente y relacionadosentre sí por un mismo asunto, materia, actividad o trámite.

4. Los expedientes que en conjunto estén vinculados con el ejercicio de unafunción o atribucióngenérica, formaran parte de una serie documental. Los expedientes deberán siempre asociarsea la serie documental o función de la que derive su creación y organizarse de conformidad conlo señalado en el presente Cuadro General de Clasificación Archivística.

5. El Centro de Información en su función como Área Coordinadora de Archivos del Tecnológicode Estudios Superiores de Ecatepec, otorgará asesoría técnica para la aplicación del presenteinstrumento archivístico.

6. El Centro de Información notificará a las unidades administrativas del Tecnológico de EstudiosSuperiores de Ecatepec cualquier cambio al Cuadro General de Clasificación Archivística.

7. Para la conservación o baja de las series y subseries documentales establecidas en el presenteCuadro General de Clasificación Archivística, se considerarán las vigencias y valoresdocumentales establecidos en el Catalogo de Disposición Documental, y en los Dictámenesde Valoración Documental, emitidos por la Comisión Dictaminadora de Depuración deDocumentos.


wEDUCACIÓN

GOBIERNO DELESTADO DE MÉXICO DECISIONES FIRMES. RESULTADOS FUERTES.

8. El Archivo General del Poder Ejecutivo es responsable de coordinar la instrumentación delpresente Cuadro General de Clasificación Archivística, y de supervisar su correctaaplicación.

9. Los expedientes que se creen en los Archivos de Trámite del Tecnológico de EstudiosSuperiores de Ecatepec deben de incluir una portada o guarda exterior en la que se registrenlos datos de identificación de los mismos, considerando el Cuadro General de Clasificación

Archivística.

10. Los expedientes generados a partir de la fecha de publicación del Cuadro General deClasificación Archivística del Tecnológico de Estudios Superiores de Ecatepec debenatender a la estructura básica de Fondo, Sección, Serie y Subserie para su clasificación, locual es una condición para que puedan recibirse en el Archivo de Concentración del ÁreaCoordinadora de Archivos, cuando se vaya a realizar su transferencia primaria o bien cuandose vaya a hacer su depuración y/o eliminación de archivos con el Comité de SelecciónDocumental.

11. Las y los Responsables de Archivo de Trámite de cada unidad administrativa del Tecnológicode Estudios Superiores de Ecatepec, trabajarán en conjunto con el Área Coordinadora deArchivos para actualizar el presente Cuadro General de Clasificación Archivística.

pág.8Tecnológico de Estudios Superiores de EcatepecCentro de Información


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EDUCACIÓN GOBIERNO DELESTADO DE MÉXICO

EDOMÉXDECISIONES FIRMES. REBULTADOS FUERTES.

V. DESCRIPCIÓN DEL CUADRO GENERAL DE CLASIFICACIÓN ARCHIVÍSTICA

El Cuadro General de Clasificación Archivística es el instrumento base para la organización delos Archivos de Trámite del Tecnológico de Estudios Superiores de Ecatepec, su estructura estábasada en un sistema declasificación "Funcional", es decir, conforme a las funciones de las unidadesadministrativas del Manual General de Organización de esta Institución y sirve para clasificar ladocumentación producida orecibida, facilitando con ello su disposición, localización yconsulta.

La estructura del Cuadro General de Clasificación Archivística está representada en los nivelesde Fondo, Sección, Serie ySubserie, a partir de las que se establece la relación ocoordinación entreellas.

El Tecnológico de Estudios Superiores de Ecatepec, constituye el Fondo Documental, el cual estáintegrado por 10 secciones (comunes), con 79 Series y 62 Subseries; así como, 17 Secciones(sustantivas), con 118 Series y 55 Subseries, con las que será posible clasificar cualquier tipo dedocumento de archivo quese genere o reciba en las unidades administrativas de la Institución.

Fondo

Sección

Serie

Subserie

Estructura documental (niveles de descripción)

Es el conjunto de documentos recibidos o producidos orgánicamente por ladependencia cuyo nombre se identifica, es decir, comprende toda ladocumentación generada o recibida por las unidades administrativas delTecnológico de Estudios Superiores de Ecatepec.Es cada una de las divisiones del Fondo, basadas en las atribuciones de ladependencia, de conformidad con las disposiciones legales aplicables; sonlos documentos agrupados con base a las 27 funciones sustantivas ycomunes que realiza el Tecnológico de Estudios Superiores de Ecatepec.Esla división de una sección, que corresponde al conjunto de documentosproducidos en el desarrollo de una misma atribución general y que versasobre una materia o asunto especifico; son las agrupaciones o expedientesque corresponden a las funciones dentro de las Secciones.Es el conjuntode documentos que forman parte de una Serie, identificadosde forma separada de está por su contenido y sus característicasespecíficas; son las agrupaciones de los documentos o expedientes, conbase en las actividades dentro de las Series.

pág. 9Tecnológico de Estudios Superiores de EcatepecCentro de IrvformaciónÁrea Coordinadora de Archivobiblioteca.tese.edu.mx

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VI. CUADRO GENERAL DE CLASIFICACIÓN ARCHIVÍSTICA DEL TECNOLÓGICODE ESTUDIOS SUPERIORES DE ECATEPEC

SERIES SUSTANTIVAS

1S Oficina del Director General

2S Secretaría Particular

3S Relaciones Públicas y Difusión

4S Académica

5S Dirección de Apoyo y Desarrollo Académico

6S Registro y Certificación

7S Control Escolar

8S Desarrollo Académico y Formación Docente

9S Servicio Social y Seguimiento de Egresados

10S Centro de Cómputo y Telemática

11S Centro de Información

12S Dirección de Vinculación y Extensión

13S Educación Continua

14S Idiomas

15S Gestión Tecnológica e Incubadora de Empresas

16S Actividades Culturales

17S Actividades Deportivas

1C Control y Evaluación

2C Asuntos Jurídicos

3C Planeación

4C Evaluación y Calidad Institucional

5C Dirección de Administración y Finanzas

6C Recursos Humanos

7C Tesorería

8C Recursos Financieros

9C Recursos Materiales

10C Servicios Generales y Mantenimiento

SERIES COMUNES



pág. 10

M) EDUCACIÓN GOBIERNO DEL^ESTADO DE MÉXICO

EDOAVÉXDECISIONES FUMES, RESULTADOS FUERTES.

V

v

Fondo Documental: TESE Tecnológico de Estudios Superiores DeEcatepec

FUNCIONES SUSTANTIVAS

eccion

Serie 11S.1 Junta Directiva

Subserie 1S.1.1 Patronato

• Subserie 1S.1.2 Informes Anuales de Actividades

Serie1S.2 Planes, Programas y Proyectos

Serie 1S.3 Representaciones

Serie1S.4 Nombramientos y Designaciones

Serie1S.5 Premios, Distinciones y Reconocimientosrecibidos por la Institución

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Serie 1S.6 Asociaciones, _ •

Serie

Series 6 Subseries 2

Sección 2S Secretaría Particu

Serie

ar

2S.1 Coordinación de Información de Funcionesy Agenda de la Dirección General

Serie 2S.2 Atención y Canalización de Peticiones

Serie 2S.3 Seguimiento de Acuerdos

Serie 2S.4 Dependencias Federales

Serie 2S.5 Dependencias Estatales

Serie 2S.6 Atención de Quejas


• Sección 3S Relaciones Públicas y Difusión

Serie 3S.1 Programas de Relaciones Públicas

Serie3S.2 Programas de Comunicación Social


EDUCACIÓNGOBIERNO DELESTADO DE MÉXICO J»^L.

EDQMÉXDECISIONES FWMES. RESULTADOS FUERTES.

Serie 3S.3 Programas Editorial

Serie 3S.4 Gestión, Creación y Difusión

Subserie 3S.4.1 Apoyos Gráficos

Subserie 3S.4.2 Material POP

Subserie 3S.4.3 Cobertura de Eventos

Serie3S.5 Organización Documental y Periodística deActividades

Serie3S.6 Emisión de Boletines de prensa e InserciónPeriodística

Serie3S.7 Creación de Contenidos en Medios de

Comunicación Electrónica

Serie 3S.8 Documentos Institucionales

Serie3S.9 Difusión y Promoción de Eventos enInstituciones

Serie 3S.10 Programa Institucional de Difusión

Subserie 3S.10.1 Difusión de la OfertaEducativa


Sección 4S Académica

5er¡e 4S.1 Divisiones Académicas

Subserie 4S.1.1 Reglamentos, Lineamientos yPolíticas

Serie 4S.2 Planes y Programas de Estudios

Subserie 4S.2.1 Licenciatura

Subserie 4S.2.2. Posgrado

Serie4S.3 Evaluación Académica (EstímulosDocentes)

Serie4S.4 Organización y Control de Talleres yLaboratorios

Serie4S.5 Horario de Clases y Períodos de Evaluación

Serie4S.6 Asignación de Funciones del PersonalDocente

Serie 4S.7 Estrategias de Enseñanza - Aprendizaje

Serie4S.8 Propuestas de Ampliación y Mejoramientode espacios Físicos y de Servicios Educativos

Serie 4S.9 Programas de Movilidad Estudiantil

Subserie 4S.9.1 Visitas Industriales

Subserie 4S.9.2 Estancias (viene de14S.9)

pág. 12Tecnológico de Estudios Superiores de EcatepecCentro de Información


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EDUCACIÓN

Subserie

Subserie

Serie

Serie

Serie

Serie

Serie

Series 14

GO81ERN0DELESTADO DE MÉXICO <:'*i:

EDQMÉXDECISIONES HRMES. RESULTADOS FUERTES.

4S.9.3 Prácticas Profesionales

4S.9.4 ResidenciasProfesionales

4S.10 Consejo Académico Departamental

4S.11 Mecanismos de Selección para Ingreso

4S. 12 Tutorías

4S. 13 Asesorías

4S.14 Organismos Acreditadores

Subseries 6

5S Apoyo y Desarrollo Académico

Serie

Serie

Serie

Serie

Serie

Serie

Series 2

5S.1 Control de Registro, Acreditación yCertificación Escolar _____^__5S.2 Información Estadística

5S.3 Calendario Escolar

5S.4 Servicios Bibliotecarios

5S.5 Becas

5S.6 Comité de Mejora Regulatoria

Subseries 0

Sección 6S Registro y Certificación

Serie6S.1 Validación y Elaboración de DocumentaciónComprobatoria de Alumnas y Alumnos

Serie6S.2 Resguardo y Control de Expedientes deAlumnas y Alumnos

Serie 6S.3 Difusión de los Servicios

Serie 6S.4 Exámenes de Admisión

Subserie 6S.4.1 Gestión

Subserie 6S.4.2 Aplicación

Subserie 6S.4.3 Supervisión

Subserie 6S.4.4 Informe de Resultados

Serie6S.5 Requisitos para el Otorgamiento deConstancias, Certificados y Títulos Profesionales

Serie 6S.6 Inscripción y Reinscripción

Serie 6S.7 Otorgamiento de Becas

Tecnológico de Estudios Superiores de EcatepecCentro de InformaciónÁrea Coordinadora de Archivobiblioteca.tese.edu.mx

pág. 13

EDUCACIÓN}í£? »KOtr*OU DI «DUCACION PÜDIICA

Serie

Serie

Serie

Serie

Serie

Serie

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Series 12

Serie

Serie

Serie

Serie

Serie

Subserie

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Subserie

GOBIERNO DEL.ESTADO DE MÉXICO

6S.7.1 Federales

6S.7.2 Estatales

DECISIONES FIRMES. RESULTADOS FUERTES.

6S.7.3 Recursos Propios

6S.8 Revalidación y Equivalencia de Estudios

6S.9 Difusión de la Oferta Educativa del

Tecnológico6S.10 Calendario Escolar Institucional

6S.11 Solicitudes de Información

6S.11.1 Internas

6S.11.2 Externas

6S. 12 Titulación

6S.13 Expedientes de Egresadas y EgresadosTitulados

6S.14 Registro de Planes y Programas deEstudios

Subseries 9

7S.1 Estatus del Alumnado

7S.1.1 Registro de Cambios

7S.1.2 Bajas Temporales

7S.1.3 Bajas Definitivas

7S.2 Solicitudes de Información

7S.3 Sistema de Información de Control Escolar

7S.4 Seguro Facultativo

7S.5 Operación de Sistema

7S.5.1 Admisión

7S.5.2 Inscripción

7S.5.3 Revalidación

Subserie 7S.5.4 Equivalencia

Serie7S.6 Elaboración y Emisión de DocumentosEscolares

Subserie 7S.6.1 Constancias de Estudios

Subserie 7S.6.2 Certificados

Serie7S.7 Verificación de Antecedentes Académicos

Serie7S.8 Registro y Verificación de EvaluaciónAcadémica



pág. 14

¿H EDUCACIÓN GOBIERNO DEL^ESTADO DE MÉXICO

EDOMÉXOCCISIONES FIRMES. RESULTADOS FUERTES.

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esarrollo Académico y Formación Docente

8S.1 Seguimiento y Capacitación DocenteSerie

Serie

Serie

Serie

Series 4

Serie

Serie

Serie

Serie

Serie

Series 5

8S.2 Apoyo Psicológico y Orientación Educativa

8S.3 Evaluación al Desempeño Docente

8S.4 Atención Social Institucional

Subseries 0

9S.1 Opciones de Servicio Social para Alumnadodel TESE (INSTITUCIONES)9S.2 Solicitudes de servicio social

9S.3 Servicio Social Interno

9S.4 Servicio Social Externo

9S.5 Seguimiento a Egresadas y Egresados

Subseries 0

Secciór

Serie

Centro de Córnpiito y Telemática

10S.1 Dictámenes Técnicos para la Adquisiciónen materia de Informática

Serie10S.2 Desarrollo del Sistema Integral deInformación

Serie 10S.3 Planeación de Infraestructura Informática

Subserie

10S.3.1 Proyectos Estratégicos deTecnología de la Información yComunicación

Serie 10S.4 Estudios de Viabilidad

Subserie 10S.4.1 Cambio de Equipo de Cómputoy de Comunicación

Subserie 10S.4.2 Aplicación de Equipo deCómputo y de Comunicación

- Serie 10S.5 Red de Voz, Datos y Video

Subserie 10S.5.1 Establecimiento

Subserie 10S.5.2 Operación

Subserie 10S.5.3 Mantenimiento


pág. 15

EDUCACIÓN GOBIERNO DELESTADO DE MÉXICO

EDOMÉXDECISIONES FIRMES. RESULTADOS FUERTES.

Serie10S.6 Programa de Mantenimiento Preventivoy/o Correctivo

Subserie 10S.6.1 Equipo de Computo

Subserie 10S.6.2 Telefonía

Subserie 10S.6.3 Sistemas de Información

Serie 10S.7 Administración de uso de las TICS

Serie 10S.8 Inventario del Equipo de Computo

Serie10S.9 Políticas de la Dirección General del

Sistemas estatal de Informática

Serie 10S.10 Alianzas Estratégicas

Sene 10S.11 Licitaciones

Serie 10S.11 Análisis técnico de propuestas

Subserie 10S. 11.1 Adquisición o Contratación deProductos

Subserie 10S. 11.2 Adquisición o Contratación deServicios

Subserie 10S. 11.3 Análisis Técnico dePropuestas

Serie10S.12 Atención a las Usuarias y los Usuarios delos Sistemas de Información


Serie11S.1 Desarrollo de colecciones

Subserie 11S.1.1 Libros

Subserie 11S.1.2Ebook

Subserie 11S.1.3 Bases de Datos

Subserie 11S.1.4 Revistas Físicas y Digitales

Serie11S.2 Catalogación y Clasificación

Serie11S.3 Control, Resguardo y Conservación deAcervo Documental

Serie 11S.4 Servicios

Serie11S.5 Sistemas Automatizados de Información

Serie11S.6 Formación y Fomento a la Lectura

Serie11S.7 Área Coordinadora de Archivo

Serie 11S.8 Museo de la Pluma


pág. 16

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EDUCACIÓN SOBEFUODELESTADO DE MÉXICO

EDOAVÉX

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Series 8Subseries 4

inculación y E

Serie12S.1 Participación Empresarial e Industrial

Subserie 12S.1.1 Actividades de Extensión

Serie12S.2 Sector Público, Social y Privado

Subserie 12S.2.1 Gestión de Servicios

Subserie 12S.2.2 Programa Dual

Subserie 12S.2.3 Requerimientos

Serie12S.3 Espacios Físicos y Servicios de Extensión

Subserie 12S.3.1 Ampliación y Mejoramiento(véase 10C.3)


Sección 13S Educación Continua

Serie13S.1 Catálogo de cursos, certificaciones y servicios decapacitación extracurricular

Serie

Serie

Series 3

13S.2 Cursos extracurriculares

13S.3 Certificaciones y reconocimientosextracurriculares

Subseries 0

Sección 14S Idiomas

Ser¡e I 14S.1 Cursos de IdiomasSubserie 14S.1.1 Internos

Subserie 14S.1.2 Externos

Subserie 14S.1.3 Modalidad de Aprendizaje

Subserie 14S.1.4 Modalidad de Actualización

Subserie

14S.1.5 Modalidad de Perfeccionamiento yPreparación para la Certificación delDominio

Serie14S.2 Actividades en torno a la Educación Integral eInmersión Cultural


(M\ EDUCACIÓN GOBIERNO DELESTADO DE MÉXICO

EDOMÉXDECISIONES FIRMES, RESULTADOS FUERTES

Serie 14S.3 Innovación en la Enseñanza de Idiomas

Serie14S.4 Servicios de Traducción e Interpretaciónrequeridos para la Gestión

Serie 14S.5 Material Didáctico de Idiomas

Serie 14S.6 Estrategias de Formación Docente

Subserie 14S.6.1 Didácticas

Subserie 14S.6.2 Pedagógicas

Subserie 14S.6.3 Certificación

^ . 114S.7 Acreditación y Certificación de LenguasSerie ,- . .Extrajeras

Subserie 14S.7.1 Licenciatura

Subserie 14S.7.2 Posgrado

Subserie 14S.7.3 Certificación

Serie 14S.8 Moví dad e Intercambio

Serie14S.9 Estancias Nacionales e Internacionales (véase4S.9.2)


Sección 15S Gestión Tecnológica e Incubadora de Empresas

Serie 15S.1 Directorio de industrias y empresas

Serie15S.2 Programas Tecnológicos, de Innovación yEmprendimiento

Serie 15S.3 Incubadora de Empresas

Serie 15S.4 Bolsa de trabajo


Sección íS Actividades Culturales

Señe I 16S.1 Intercambio CulturalSubserie

Subserie

Subserie

Subserie

I6S.1.1 Instituciones Educativas

16S.1.2 Organismos Estatales

16S.1.3 Organismos NacionalesX

16S.1.4 Organismos Internacionales

Serie tos Culturales, Artísticos y Cívicos16S.2Even



pág. 18

EDUCACIÓN HOMttGKOi KiCKXU MUW5J. GOBIERNO DEL^

ESTADO DE MÉXICO

EDOAVÉXDECISIONES FIRMES. RESULTADOS FUERTES.

V

Serie

Serie

Serie

Serie

Serie

Serie

Serie

Serie

Serie

Series 10

16S.3 Invitaciones a Eventos

16S.3 Invitaciones a Eventos Culturales y Artísticos

Subserie

Subserie

Subserie

16S.3.1 Sector Público

16S.3.2 Sector Social

16S.3.3 Sector Privado

16S.4 Talleres Artísticos

16S.5 Talleres Culturales

165.6 Identificación y Promoción de Espacios Culturales

165.7 Supervisión de Técnicos Docentes

16S.8 Logística de Eventos Institucionales

16S.9 Banda de Guerra

16S.10 Escolta Institucional

Subseries 0

Sección 17S Actividades ueponivas

Ser¡e I 17S.1 Programas de desarrollo deportivo

Subserie 17S. 1.1 Registro interno y externo dedeportistas

Serie17S.2 Representación institucional en eventosdeportivos

Serie 17S.3 Organización de eventos y actividades deportivas


>*

Tecnológico'de Estudios Superiores de EcatepecCentro de InformaciónÁrea Coordinadora de Archivobiblioteca.tese.edu.mx

pág. 19

EDUCACIÓN GOBIERNO DEL,ESTADO DE MÉXICO

EDOAVEXDECISIONES FIRMES. RESULTADOS FUERTES-

FUNCIONES COMUNES

Subserie

Subserie

Subserie

Subserie

1C.1.1 Auditoria Administrativa

1C.1.2 Auditoria Financiera

1C.1.3 Evaluación al DesempeñoInstitucional

1C.1.4 Inspecciones

Serie 1C.2 Quejas y Denuncias

Serie 1C.3 Procedimientos Administrativos, Disciplinarios yResarcitorios

Serie 1C.4 Disposiciones Jurídicas y Administrativas

Serie 1C.5 Actos Administrativos de Entrega-Recepción

Serie 1C.6 Participación en Comités

Serie 1C.7 Participación de Protocolos de actuación

Serie 1C.8 Secretaría de Contraloría


Sección • 2C Asuntos Jurídicos^^^^^^^^^^HSerie 2C.1 Asistencias, Consultas, Asesorías y Opiniones

Jurídicas

Serie 2C.2 Actuaciones y Representaciones

Serie 2C.3 Proyectos de Ordenamientos Legales yNormativos

Serie 2C.4 Derechos de Propiedad como Patentes'yDerechos de Autor

Serie 2C.5 Marco Normativo

Serie 2C.6 Juicios

Serie 2C.7 Demandas Laborales

Serie 2C.8 Convenios, Contratos y Otros InstrumentosJurídicos Consensúales




pág. 20

&É. EDUCACIÓN GOBIERNO DS-ESTADO DE MÉXICO

EDOMÉXUljl.HlH W"l FIRMES. RESULTADOS FUERTES.

>^

ccion 3C Planeación

Serie

Serie

Serie

Serie

Serie

Serie

Serie

3C.1 Programas Anuales de Trabajo

3C.2 Información Estadística

3C.3 Reporte de Actividades

3C.4 Comité de Transparencia

3C.5 Comité de Ética del Tecnológico de EstudiosSuperiores de Ecatepec3C.5 Comité de Ética de Prevención de Conflictos deIntereses

3C.6 Comité de Selección Documental


Seccección. 4C Evaluación y Calidad Institucional

Serie 4C.1 Manuales de Procedimientos

Serie

Serie

Serie

Series 3

eccion

4C.1 Manuales de Organización y Procedimientos

4C.2 Programa Institucional de Innovación y Desarrollo

4C.3 Sistemas de Gestión

Subserie

Subserie

Subserie

Serie

4C.3.1 Integral

4C.3.2 Energía

4C.3.3 NMXR-025-SCFI-2015 Igualdad Laboral y NoDiscriminación _^___

Subseries 3

5C.1 Normas, Políticas y Procedimientos

Serie 5C.2 Anteproyecto y Proyecto de Presupuesto Anual

Serie 5C.3 Administración de Recursos Humanos

Serie 5C.4 Sindicatos

Serie 5C.5 Adquisiciones de Bienes y Servicios

Serie 5C.6 Contrato de Seguros y Fianzas

Serie 5C.7 Medidas de Seguridad y Vigilancia


EDUCACIÓN GOBIERNO DEL,ESTADO DE MÉXICO


Serie 5C.8 Autorización de Solicitudes y Comprobaciones deRecursos Financieros

Serie 5C.9 Órganos Colegiados


Sección SC Recursos Humanos

Serie 6C.1 Seguimiento a Capacitación PersonalAdministrativo

Serie 6C.2 Programa de Evaluación al Desempeño y ClimaOrganizacional

Serie 6C.3 Obligaciones y Derechos Laborales

Serie 6C.4 Reclutamiento y Selección

Serie 6C.5 Control de Movimientos de Personal

Subserie 6C.5.1 Licencias

Subserie 6C.5.2 Pagos de Maestría y Doctorado

Subserie 6C.5.3 Cambios de Horarios

Serie 6C.6 Nómina

Subserie 6C.6.1 Trámite de Nómina

Subserie 6C.6.2 Solicitudes de Constancias de

Percepciones

Subserie 6C.6.3 Movimientos ISSEMYM

Subserie 6C.6.4 Pago de Nómina

Subserie 6C.6.5 Sinodalias

Subserie 6C.6.6 Resumen de Nómina

Serie 6C.7 Exped¡ente Único de Personal

Serie 6C.8 Prestaciones

Subserie 6C.8.1 Económicas

Subserie 6C.8.2 Seguridad y Bienestar Social

Subserie 6C.8.3 Culturales, Recreativas yEducativas

Serie 6C.9 Control de Asistencia

Subserie 6C.9.1 Comisiones

Subserie 6C.9.2 Constancias de Permanencia

Subserie 6C.9.3 Incapacidades



pág. 22

EDUCACIÓN TtOOMCDI NCNN1 M WXCO.

Subserie

GOBIERNO DEL^ESTADO DE MÉXICO

6C.9.4 Incidencias

EDOMÉXDECiatONEB FIRMES. RESULTADOS FUERTES.

Serie 6C.10 Sanciones

Serie 6C.11 Servicio Médico

Subserie

Subserie

Subserie

Subserie

Subserie

Subserie

Series 11

V


6C.11.1 Exámenes Médicos

6C.11.2 Campañas de Salud

6C.11.3 Expediente Clínico

6C.11.4 Suministro y control demedicamentos

6C.11.5 Recetas

6C.11.6 Registro de atención

Subseries 22

pág. 23

EDUCACIÓN^/

Sección 7C Tesorería

Serie í 7C.1 Instituciones Financieras

Subserie 7C.1.1 Inversión

Subserie 7C.1.2 Promociones

Serie 7C.2 Pagos de Bienes y Servicios, Impuestos, Prestaciones del Personal yTerreros

Subserie 7C.2.1 Cheques

Subserie 7C.2.2 SPEI y Transferencias

Serie 7C.3 Sistema Integral de Control de Ingresos

Subserie 7C.3.1 Catálogo de Conceptos

Subserie 7C.3.2 Reporte de Subsidio Mensual

Subserie 7C.3.3 Reporte de Subsidio Anual

Serie 7C.4 Enlace con Instituciones Financieras

Subserie 7C.4.1 Promoción de Productos y servicios

Serie 7C.5 Conciliaciones y Revisiones de Pagos

Subserie 7C.5.1 Idiomas

Subserie 7C.5.2 Educación Continua

Subserie 7C.5.3 Admisión, Inscripciones y Reinscripciones

Subserie 7C.5.4 Actividades Deportivas

Subserie 7C.5.5 Servicios Generales y Mantenimiento

Subserie 7C.5.6 Titulación

Serie 7C.6 Cuo as y Lineamientos

Serie 7C.6 Cuotas

Serie 7G.7 Lineamientos y Cuotas Semestrales

Serie 7C.7 Seguro de Accidentes

Subserie 7C.7.1 Alumnado

Subserie 7C.7.2 Administrativos y Docentes

Serie 7 Subseries 16



pág.24 ^

EDUCACIÓN »' G03ERN0 DEL^ESTADO DE MÉXICO

<Sección 8C Recursos

Serie 8C.1 Estados Presupuéstales

Serie 8C.2 Estados Financieros

EDOMÉXDECISIONES FIRMES, RESULTADOS FUERTES.

Serie 8C.3 Medidas de Racionalidad, Austeridad y Disciplina Presupuestal

Serie 8C.4 Pólizas de Diario

Serie 8C.5 Conciliaciones Bancarias

Serie 8C.6 Pólizas de Ingresos

Serie 8C.7 Subsidios

Subserie 8C.7.1 Federal

Subserie 8C.7.2 Estatal

Serie 8C.8 Facturación de Servicios

Serie 8C.9 Erogaciones

Serie 8C.10 Declaraciones Fiscales

Serie 8C.11 Cuenta Pública

Serie 8C.12 Adecuaciones Presupuéstales

Series 12 Subserie 2

Sección 9C Recursos Materiales

Serie 9C.1 Contrataciones

Subserie 9C.1.1 Licitaciones

Subserie 9C.1.2 Invitaciones

Subserie 9C.1.3 Adjudicaciones Directas

Subserie 9C.1.4 Requisiciones

Subserie 9C.1.5 Sin Contrato

Serie 9C.2 Catálogo de proveedores

Serie 9C.3 Almacén

Subserie 9C.3.1 Suministro de Bienes. Materiales y Servicios

Serie 9C.4 Suministro de Bienes y Materiales

Serie 9C.5 Control e inventario de bienes muebles y equipo

Subserie 9C.5.1 Bajas

Subserie 9C.5.2 Salida de Bienes


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EDUCACIÓN GOBIERNO DEL^ESTADO DE MÉXICO


Serie 9C.6 Fianzas

Serie 9C.7 Comité de Adquisiciones y Enajenaciones

Sene 9C.6 Enajenaciones


SeccUcción 10C Servicios Generales y Mantenimiento

Sene | 10C.1 Servicios de mensajería, transporte y vales de gasolina

Serie 10C.2 Servicios concesionados

Subserie 10C.2.1 Limpieza, jardinería y mantenimiento

Subserie 10C.2.1 Limpieza

Subserie 10C.2.2 Jardinería

Subserie 10C.2.2 Vigilancia

Subserie 10C.2.3 Fotocopiado

Subserie 10C.2.4 Fumigación y Desinfección

Serie 10C.3 Mantenimiento preventivo y correctivo de Muebles e Inmuebles(viene de 14S.9)

Serie 10C.4COntrol del parque vehicular

Serie 10C.5 Comisión mixta de seguridad e higiene

Serie 10C.5 Protección civil, seguridad e higiene

Serie 10C.6 Servicios de casilleros y tramite de estacionamiento

Serie 10C.7 Protección Ambiental

Subserie 10C.7.1 Manejo de Residuos Peligrosos

Subserie 10C.7.2 Residuos Sólidos Urbanos

Subserie 10C.7.3 Residuos de Manejo Especial

Subserie 10C.7.4 Planta Tratadora de Aguas Residuales

Subserie 10C.7.5 Medición de Energía Eléctrica

Serie 10C.8 Obras Civiles


X

pág. 26Tecnológico de Estudios Superiores de EcatepecCentro de Información


(M EDUCACIÓN<¡¡¡jg? .,„.».».. ...etc.... .o.uca GOBIERNO DEL^ESTADO DE MÉXICO

VIL TERMINOLOGÍA ARCHIVÍSTICA Y ADMINISTRATIVA

DECISIONES l'IIIIIIIMII, RESULTADOS FUERTES.

Área Coordinadora de Archivos del Tecnológico de Estudios Superiores de Ecatepec:Área responsable de coordinar las acciones de las Unidades de archivo del Tecnológico de EstudiosSuperiores de Ecatepec, así como de formular criterios en materia de organización, administración yconservación de los archivos existentes en las unidades administrativas del Tese.

Archivo de trámite:Conjunto organizado de expedientes de asuntos en gestión, ordenados conforme a un método ycuyaconsulta esfrecuente ynecesaria para una adecuada toma de decisiones. Documentos de uso cotidianoynecesario para el ejercicio de las atribuciones de una Unidad Administrativa.

Clasificación archivística:Operación archivística que establece las categorías ogrupos que reflejan la estructura jerárquica delFondo, es el primer paso del proceso de organización. Consiste en separar los documentos en gruposycategorías según la estructura orgánica y/o funcional de la entidad productora o, si se trata de unFondo de un particular, según las actividades de la persona que genero el documento, o bien con latemática de los mismos en el caso de las colecciones.

Cuadro General de Clasificación Archivística:Instrumento Técnico que describe la estructura jerárquica y funcional documental de un Archivo, conbase en las atribuciones y funciones del órgano productor, en la que se establece un principio dediferenciación yestratificación de las diversas agrupaciones documentales que conforman el acervo deun ente público. De esta manera, los documentos se reúnen en agrupaciones naturales llamadas Fondo,Sección, Serie, Subserie, Expediente y Unidad Documental.

Documento de archivo:Soporte que registra un acto administrativo, jurídico, fiscal o contable; creado, recibido, manejado yusado en el ejercicio de las facultades yactividades de una Unidad Administrativa, independientementedel soporte en el que se encuentre.

Expediente:Unidad documental constituida por uno o varios documentos de Archivo, ordenados y relacionados conun mismo asunto, actividad o trámite o por ser resultado de un mismo proceso de gestión y deacumulación de los documentos que los constituyen.

**. Fondo:Conjunto de documentos recibidos oproducidos orgánicamente por una Dependencia con cuyo nombrese identifica.


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EDUCACIÓNw?


EDOMÉXDECISIONES HRMES. RESULTADOS FUERTES.

Ordenación:

Actividad archivística que se desarrolla dentro del proceso deorganización de los expedientes yconsisteen establecer secuencias dentro de grupos conforme a secciones o series documentales, puede sercronológica, alfabética o numérica.

Organización:Operación archivística intelectual y mecánica, por la que las diferentes agrupaciones documentales serelacionan de forma jerárquica con criterios orgánicos o funcionales para revelar su contenido einformación; dividiéndose en dos etapas: clasificación y ordenación. Es la suma de la identificación, laclasificación, la ordenación y la descripción.

Sección:

Es cada una de las divisiones del Fondo, basadas en las atribucionesde la Dependencia, de conformidadcon las disposiciones legales aplicables.

Serie:

Es la división de una Sección, que corresponde al conjunto de documentos producidos en el desarrollode una misma atribución general y que versa sobre una materia o asunto especifico.

Subserie:

Conjunto de documentos que forman parte de una Serie, identificados de forma separada de ésta, porsu contenido y sus características específicas.

Unidad administrativa:

Unidades administrativas, áreas, oficinas, órganos o equivalentes pertenecientes al Poder Ejecutivo y alos Organismos Auxiliares, en términos de las disposiciones legales aplicables y de las estructuras deorganización bajo las cuales operan.

NOTA: Las Series y Subseries en color naranja son aquellas que existían en la versión 2019 y que handejado de usarse en la presente versión 2020.

La nota "véase" es el que nos remite de una Serie o Subserie no usada y "viene de" corresponde al quese debe utilizar.

La actualización del presente Cuadro General de Clasificación Archivística 2020, que el ÁreaCoordinadora de Archivo del Tecnológicode Estudios Superiores de Ecatepec presenta, fue autorizadaen la Décima Séptima Sesión Extraordinaria de Trabajo del Comité de Transparencia, celebrada el 29de enero a las 12:00 horas del 2020.



pág. 28

wEDUCACIÓNKCatTAalA DI IDUCACOX *•

Mtra. Cristina Peres AyalaResponsable de la Unidad de Transparencia

Mtro. Roberto César Nepomuceno DionisioTitulardel órgano Interno de Control

Mtra. Ana Cecilia Uría MartínezJefa del Centro de Información yresponsable del Área Coordinadora de Archivo



EDOMÉXPeCHIQIgl FIRMES. REBULTADOS FUERTES

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Cuadro General de Clasificación Archivística del ... · para la toma de decisiones yes lo que le...

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