Cuadro General de Clasificacion Archivistica

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    INSTRUCTIVO PARA LA ELABORACIONDEL CUADRO GENERAL DE

    CLASIFICACION ARCHIVISTICA DE LASECRETARIA DE GOBIERNO

    Coordinacin General de Administracin y Control Presupuestal Mayo de 2014

    04-CGA-P08-I01/REV.00

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    INSTRUCTIVO PARA LA ELABORACIONDEL CUADRO GENERAL DE

    CLASIFICACION ARCHIVISTICA DE LASECRETARIA DE GOBIERNO

    Coordinacin General de Administracin y Control Presupuestal Mayo de 2014

    04-CGA-P08-I01/REV.00

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    INSTRUCTIVO PARA LA ELABORACIONDEL CUADRO GENERAL DE

    CLASIFICACION ARCHIVISTICA DE LASECRETARIA DE GOBIERNO

    Coordinacin General de Administracin y Control Presupuestal Mayo de 2014

    04-CGA-P08-I01/REV.00

  • Cuadro General deClasificacin Archivstica

    Instructivo para su elaboracin

    Secretara de Gobierno

    1

    Con fundamento en los Lineamientos Generales para la Administracin Documental en elEstado de Sonora, aprobados por la mayora del Pleno del Instituto de TransparenciaInformativa del Estado de Sonora, el da 11 de febrero de 2014, la Secretara de Gobierno,para elaborar su Cuadro General de Clasificacin Archivstica, ha tomando como base, lametodologa utilizada por el Archivo General de la Nacin.

    En el presente Instructivo, se establecen los criterios generales en materia de generacinde datos, registros y archivos as como su administracin, conservacin, preservacin,clasificacin archivstica y consulta que permita una pronta localizacin y seguridad de lainformacin pblica requerida.

    ROBERTO ROMERO LPEZSecretario de Gobierno

    Cuadro General deClasificacin Archivstica

    Instructivo para su elaboracin

    Secretara de Gobierno

    1

    Con fundamento en los Lineamientos Generales para la Administracin Documental en elEstado de Sonora, aprobados por la mayora del Pleno del Instituto de TransparenciaInformativa del Estado de Sonora, el da 11 de febrero de 2014, la Secretara de Gobierno,para elaborar su Cuadro General de Clasificacin Archivstica, ha tomando como base, lametodologa utilizada por el Archivo General de la Nacin.

    En el presente Instructivo, se establecen los criterios generales en materia de generacinde datos, registros y archivos as como su administracin, conservacin, preservacin,clasificacin archivstica y consulta que permita una pronta localizacin y seguridad de lainformacin pblica requerida.

    ROBERTO ROMERO LPEZSecretario de Gobierno

    Cuadro General deClasificacin Archivstica

    Instructivo para su elaboracin

    Secretara de Gobierno

    1

    Con fundamento en los Lineamientos Generales para la Administracin Documental en elEstado de Sonora, aprobados por la mayora del Pleno del Instituto de TransparenciaInformativa del Estado de Sonora, el da 11 de febrero de 2014, la Secretara de Gobierno,para elaborar su Cuadro General de Clasificacin Archivstica, ha tomando como base, lametodologa utilizada por el Archivo General de la Nacin.

    En el presente Instructivo, se establecen los criterios generales en materia de generacinde datos, registros y archivos as como su administracin, conservacin, preservacin,clasificacin archivstica y consulta que permita una pronta localizacin y seguridad de lainformacin pblica requerida.

    ROBERTO ROMERO LPEZSecretario de Gobierno

  • Cuadro General deClasificacin Archivstica

    Instructivo para su elaboracin

    Secretara de Gobierno

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    ndicePg.

    Presentacin 31. Objetivo General 4

    1.1. Objetivos Especficos2. Marco Jurdico 53. Del Cuadro General de Clasificacin Archivstica 10

    3.1. Instrumentos y principios para la elaboracin del Cuadro General deClasificacin Archivstica

    3.2. Del desarrollo del Cuadro General de Clasificacin Archivstica3.2.1. Primera etapa

    3.2.1.1. Identificacin3.2.1.2. Jerarquizacin3.2.1.3. Codificacin

    3.2.2. Segunda etapa3.2.2.1. Validacin3.2.2.2. Formalizacin3.2.2.3. Supervisin y asesora3.2.2.4. Capacitacin

    4. De la estructura de los archivos 154.1. Definiciones y criterios de identificacin de la estructura de archivos4.2. Cuadro General de Clasificacin Archivstica de Funciones Comunes4.3. Cuadro General de Clasificacin Archivstica de Funciones Sustantivas

    5. Bibliografa 32

  • Cuadro General deClasificacin Archivstica

    Instructivo para su elaboracin

    Secretara de Gobierno

    3

    PRESENTACIONDe acuerdo con los Lineamientos Generales para la Administracin Documental en el Estado de Sonora,aprobados por la mayora del Pleno del Instituto de Transparencia Informativa del Estado de Sonora, el da 11 defebrero de 2014, en adelante Lineamientos, el Cuadro de clasificacin archivstica es el instrumento tcnico querefleja la estructura de un archivo con base en las atribuciones y funciones de todas las Unidades Administrativas,rganos Desconcentrados y Organismos Descentralizados que integran la Secretara de Gobierno.

    Para desarrollar la propuesta metodolgica para el diseo del Cuadro General de Clasificacin Archivstica de laSecretara de Gobierno, se ha tomando como instrumento base, el Instructivo para Elaborar el Cuadro General deClasificacin Archivstica del Archivo General de la Nacin, y que nos permite:

    Conformar los cdigos de las series documentales que identificarn los archivos generados.

    Ordenar los documentos de archivo dentro del espacio fsico que ocuparn para su conservacintemporal o definitiva.

    Agrupar los elementos que representan su contenido para relacionarlos de manera lgica con otrosdocumentos de archivo mediante el lenguaje clasificatorio.

    Los elementos para elaborar el cuadro de clasificacin que ahora se presentan, se conciben como un mecanismocompleto, homogneo y nico destinado a facilitar el control y el acceso a los documentos de archivo.

    La clasificacin permite un nivel de comprensin y utilidad de los archivos como suma de los procesos deordenacin preestablecida, la operacin de identificacin y la creacin integrada de criterios clasificatorios.

    Los titulares de las Unidades Administrativas y rganos Desconcentrados, de conformidad con las disposicionesaplicables, debern asegurar el adecuado funcionamiento de los archivos.

    El Cuadro General de Clasificacin Archivstica de la Secretara de Gobierno, estar sujeto a cambios en sudiseo, como consecuencia de modificaciones en las facultades que le confiere el Artculo 23 de la Ley Orgnicadel Poder Ejecutivo del Estado, en las atribuciones que se confieren en el Reglamento Interior de la Secretara deGobierno, en las funciones que se confieren en los manuales especficos de organizacin y de procedimientos, yen los propios Lineamientos Generales para la Administracin Documental en el Estado de Sonora.

  • Cuadro General deClasificacin Archivstica

    Instructivo para su elaboracin

    Secretara de Gobierno

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    1. OBJETIVO GENERALEstablecer las bases para el diseo del Cuadro General de Clasificacin Archivstica, a partir de las prcticas ytcnicas de la archivstica y administracin de documentos, as como definir las actividades y estrategiasencaminadas a asegurar su desarrollo uniforme, coherente y atento a los propsitos planteados en losLineamientos Generales para el acceso a la informacin pblica, clasificacin y desclasificacin de la informacinde los sujetos obligados para el Estado y organizacin y conservacin de la documentacin pblica.

    1.1 OBJETIVOS ESPECFICOS

    Establecer los conceptos generales de la clasificacin y organizacin de los archivos de la Secretarade Gobierno.

    Definir la forma en la que debe elaborarse el Cuadro General de Clasificacin Archivstica de laSecretara de Gobierno, estableciendo los criterios para su formulacin.

    Determinar las actividades y enumerar los procesos a cumplir.

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    Secretara de Gobierno

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    2. MARCO JURDICO LEY DE ACCESO A LA INFORMACIN PBLICA Y DE PROTECCIN DE DATOS PERSONALES

    DEL ESTADO DE SONORA.

    TITULO QUINTODEL SISTEMA DE ARCHIVOS

    CAPTULO UNICODEL SISTEMA DE ARCHIVOS

    Artculo 63.- Los sujetos obligados debern mantener en operacin archivos que permitan localizar con prontitudy seguridad l