cuestionario-sucursal

Por: Ángel María Fierro Martínez

1. ¿Qué es una Sucursal?Es un establecimiento de comercio abierto por una sociedad, dentro o fuera de su domicilio, para el desarrollo de los negocios de la sociedad o parte de ellos, administrados por mandatarios con facultades para representar a la sociedad. Si los estatutos no determinan las facultades de los administradores de las sucursales, deberá otorgárseles un poder por escritura pública o documento legalmente reconocido, que se debe inscribir en el Registro Mercantil. Si no existe ese poder, se presume que sus administradores tienen los mismos poderes de los administradores de la principal.

2. ¿Cuál es la diferencia entre la Agencia y Sucursal?La Sucursal se constituye de acuerdo al registro en la escritura pública de la Casa Matriz en la Notaria Pública y registro mercantil en Cámara de Comercio. Su autonomía es delegada. Lleva contabilidad. Paga impuestos municipales y los nacionales son de responsabilidad de la Casa Matriz.

La Agencia se constituye mediante contrato de agencia sin autonomía. No lleva contabilidad. No paga impuestos porque las ventas son directamente facturadas por la Casa Principal.

3. ¿Qué es un contrato de mandato?Es un documento donde se le autoriza al administrador de una sucursal sus derechos y deberes para con la Casa Matriz. Puede contener autorizaciones para comprar, mover precios, otorgar créditos a los clientes, obtener crédito con los proveedores, bancos etc.

4. ¿La Sucursal debe tener registro mercantil y llevar libros de contabilidad?

Si, la sucursal debe inscribirse en el registro mercantil de la Cámara de Comercio de la respectiva circunscripción. La inscripción debe efectuarse mediante la formalidad de la autorización de la escritura pública y documentos privados que contengan nombre, domicilio, nacionalidad, actividad cumpliendo con las obligaciones de llevar libros de contabilidad, ya que sin ellos no se podrá presentar estados financieros fidedignos de propósito general combinados, ni tampoco conocer el resultado de la gestión de los administradores de las sociedades.

Sin embargo, si la Casa Matriz opta por la política de centralizar la información en el sistema general de contabilidad, puede llevarla con la categoría de sucursal o centro de costo.

5. ¿Cuáles son los libros de contabilidad que debe llevar la Sucursal?

La contabilidad de la sucursal se puede llevar como un centro de costo o como una sucursal en el paquete de contabilidad dentro de la contabilidad general de un negocio, pero cuando se opta por llevar contabilidad independiente como una unidad estratégica de negocios tienen que ser aquellos que la costumbre comercial exige.

6. ¿Qué es un centro de costos?Es un componente de la contabilidad general que ofrece un tipo de información especializada de un departamento, punto de venta o segmento de mercado, por medio del cual se pueden controlar en forma personalizada tanto los ingresos como los egresos, la cartera, los activos, asignados, etc., con el fin de analizar el valor generado por la unidad, y la rentabilidad de la inversión.

7. ¿Qué es un segmento de mercado?Es un grupo de personas identificados por una característica en especial, las cuales pueden ser: ejecutivos, empleados, amas de Casa, estudiantes, etc., otro ejemplo para una surtidora de gasolina pueden ser: motos, taxis, busetas y tracto mulas.

8. ¿Cómo se puede asimilar los conceptos: Sucursal, Centro de Costo y Segmento de Mercado?

Los tres conceptos se asimilan y pueden generar una contabilidad en particular con el fin de hacer los análisis de valor correspondiente. La contabilidad de una sucursal se puede llevar a través de un centro de costos, los cuales a su vez pueden estar identificados por un segmento de mercado en particular.

9. ¿En qué cuentas se lleva la contabilidad entre la Casa Matriz y la Sucursal?

La Casa Matriz maneja la cuenta 1320 Deudores, Sucursales por todos los despachos que haga a la Sucursal contra la cuenta que identifique la salida de bienes en efectivos, mercancías o contratos de servicios.

La Sucursal maneja las cuentas del activo apropiadas por los bienes que reciben contra las cuentas 2220 Proveedores Casa matriz y 2310 cuentas por pagar A casa matriz.

La cuenta 2220 Proveedores Casa Matriz, registra el valor de las deudas cargo del ente económico, originadas en la adquisición de bienes, servicios y/o contrato de obra suministrados directamente por la Casa Matriz.

Se acredita por el valor de las facturas, cuentas de cobro o notas debito, por concepto de prestaciones de servicios, adquisición de bienes y/o construcciones de obras y por el valor del ajuste por diferencia en cambio o pacto de reajuste se fuere del caso.

Se debita por el valor de los pagos parciales o totales que se hagan. Por el valor de las notas crédito que envía la Casa Matriz. Por el ajuste negativo por diferencia en cambio de los saldos en moneda extranjera.

La 2310 Cuentas por pagar A Casa Matriz, registra las deudas a cargo del ente económico y a favor de la Casa Matriz o principal, por otros conceptos no definidos en la cuenta 2220.

Se acredita por el valor de las obligaciones y por el valor del ajuste por diferencia en cambio o pacto de reajuste, si fuere el caso.

Se debita por el valor en los pagos parciales o totales que se hagan, por el valor de las notas crédito que se envíen por diferentes conceptos. Y por el ajuste negativo por diferencia en cambio en moneda extranjera.

10. ¿Qué tipo de obligaciones legales debe cumplir la Sucursal? El pago de impuestos municipales sobre las ventas por concepto de industria y comercio; de impuesto al consumo; degüello, puertos; predial; registrarse con base en la escritura pública de la Casa Matriz ante la Cámara de Comercio; llevar contabilidad y expedir certificados.

11. ¿Por qué valor se registra la Sucursal?Por el mismo valor de la inversión que tiene la Casa Matriz, tratándose de sucursales de una persona natural opera de la misma forma. Las sucursales nacionales no tiene capital asignado, solamente las sucursales de sociedades extranjeras aprobadas por el departamento nacional de planeación.

12. ¿Qué tipo de facultades se le otorgan al administrador?El administrador debe hacer proyecciones para la empresa con base en los informes presentados por el contador y con la información del entorno. Dirección y mando de las áreas de la empresa. Autonomía al tomar una decisión de créditos. Dar su visto bueno sobre los proveedores.

13. ¿Cuáles son las diferencias entre Casa Matriz, Agencia y Sucursal?

La Matriz se constituye mediante escritura pública. Es autónoma. Lleva contabilidad. Paga impuestos municipales y nacionales.

La Sucursal inscribe el establecimiento comercial en la Cámara de Comercio con la misma escritura de la Casa Matriz. Su autoridad es delegada y limitada, para un negocio especial debe pedir autorización. Lleva contabilidad independiente o simplemente por el sistema se lleva como sucursal o centro de costos. Declara y paga impuestos municipales, los nacionales son de responsabilidad de la Casa Matriz.

La Agencia se constituye por contrato de mandato. No tiene autonomía. No lleva contabilidad. No paga impuestos ni municipales ni nacionales.

14. ¿Qué tipo de operaciones se llevan a cabo entre Matriz y Sucursal?

La Casa Matriz dispone el efectivo suficiente para las operaciones en la Sucursal, al igual despacha las mercancías o inventarios para su venta, paga los servicios, la nómina, pago de inversiones y al final la Sucursal transfiere las utilidades a la Casa Matriz, al igual que los impuesto nacionales para que elaboren las declaraciones de renta, retención e IVA.

15. Elabore los registros contables de un despacho de mercancía por la Casa Matriz por valor de $100.000, con un sobre costo del 20%.

Código Cuenta Débito Crédito132015

Sucursales 120.000

143536

Mercancías no elaboradas 100.000

273005

Utilidad diferida en la Subordinada 20.000

16. ¿Cuál es el objetivo de la Casa Matriz hacer despachos de mercancía con sobre costos a la Sucursal?

El objetivo del sobre costo en las mercancías despachadas es: Controlar la utilidad bruta en ventas y dejar sin autoridad a la Sucursal

para modificar precios al público. Controlar la utilidad que genera la Sucursal mediante el reporte de una

cuenta de pasivo diferido por el valor del sobre costo. En la medida que reporte sus gastos de administración y ventas se

calcula la utilidad de la Sucursal.

Evitar que se divulguen los precios reales de compra por parte de la Casa Matriz.

17. ¿Qué tratamiento contable se le da al sobre costo en los despachos a la Sucursal?

El plan único de cuentas no expone una cuenta en especial, tales como: Como utilidad diferida en exceso del costo. Utilidad diferida en sucursal. Sin embargo se propone la cuenta 271605 para registrar y llevar el control de la utilidad diferida como una nueva cuenta del PUC. La similitud que se le quiere dar es igual al pasivo diferido en las utilidades diferidas en ventas a plazos 2715.

18. ¿Qué pasa con los inventarios en existencia en la Sucursal?Los despachos de mercancías a la sucursal que no hayan sido vendidos a terceros en el momento de la combinación de los Estados Financieros se conservan para el siguiente mes, se consideran como inventarios de la Casa Matriz en otra bodega los cuales aparecen en la combinación en el estado Balance General por valor de costo.

19. ¿Cual es la diferencia entre la cuenta 2220 Casa Matriz y 2310 A Casa Matriz que maneja la contabilidad de la Sucursal?

La 222005 acumula las provisiones de bienes recibidos, servicios o contratos y además la cancelación de dichos bienes, servicios y contratos. La 231005 acumula las cuentas por pagar por concepto de gastos y efectivos y otros distintos de mercancías recibidas o canceladas.

20. ¿Cuál es el principio general que rige la consolidación y la combinación de Estados Financieros?

Principio: Nadie puede venderse, ganarse o deberse a si mismo.

21. ¿Cuál es el procedimiento para combinar Estados Financieros?

Para combinar el estado de resultado se cancela las utilidades de la Sucursal en la Casa Matriz y se suman las cuentas en una y otra empresa. Cuando existan despachos con sobre costo dicho valor se debe cancelar para que el costo de ventas sea real.

Para combinar el Balance general se cancelan las cuentas reciprocas 1320 de la Casa Matriz con las cuentas de la Sucursal 2220 y 2310 y luego se suman cada cuenta de la Casa Matriz con las cuentas de la Sucursal.

22. ¿De quién es la responsabilidad de las declaraciones de Renta y Complementarios, Retención en la Fuente y del Impuesto al Valor Agregado IVA?

La responsabilidad de preparar, presentar y pagar las declaraciones de renta, IVA y retenciones en la fuente es de la Casa Matriz.

23. ¿De quién es la responsabilidad del planeamiento tributario?La responsabilidad del planeamiento tributario es de la Casa Matriz, mediante un plan de negocios que contenga todas las operaciones, se plantea la cuantía de los impuestos que se han de liquidar y pagar en la siguiente vigencia.

24. ¿De quién es la responsabilidad de recaudar, liquidar y pagar el Impuesto de Industria y Comercio en una Sucursal?

El gerente o administrador del establecimiento de comercio o Sucursal tiene la responsabilidad de liquidar, recaudar la retención en la fuente de industria y comercio, presentar la declaración de retención y pagar, así mismo es de su responsabilidad liquidar, presentar y pagar el anticipo para la siguiente vigencia.

25. ¿Cuándo la Sucursal tiene la Casa Matriz en el Exterior de quien es la obligación de presentar las declaraciones?

En particular para el caso Colombiano, es de responsabilidad de la Sucursal presentar y pagar los tributos de carácter nacional y municipal.

26. ¿En que consiste los papeles de trabajo en la combinación de los estados financieros?

Los papeles de trabajo o memorias de la combinación de los Estados Financieros son documentos en los cuales se han hecho los ajustes correspondientes extracontables, las eliminaciones de las cuentas recíprocas para presentar estados financieros combinados, los cuales deben conservarse para que personas interesadas en estas labores puedan verificar el trabajo correspondiente.