Cuestionario de diagnóstico de gestión integral

N Pregunta Ejemplos de evidencias Nivel de madurez1 2 3 4 5

4. Sistema de Gestión Integral de la organización

1 ¿La organización ha definido un mapa de procesos propio? Mapa de procesos desarrollado

2 ¿Existe un manual de gestión de la organización? Manual de gestión integral (Manual SGI)

3 ¿El manual incluye la misión, visión, política y objetivos de Ca, MA y de SSL?

Plan estratégico y programa de gestión integral

4 ¿Incluye el manual de gestión guías, instrucciones y registros relacionados con los procesos?

Guías, instrucciones y registros implantados

5 ¿Se han definido documentos informativos para los clientes? Trípticos de presentación y folletos

6 ¿En el análisis de los procesos se tienen en cuenta los aspectos ambientales y los riesgos laborales que estos pueden generar?

Registro de aspectos ambientales y

7 ¿Se ha establecido un sistema de codificación y archivo documental?

Procedimiento de gestión documental

8 ¿Existe un procedimiento de gestión de documentos y registros?

Procedimiento y BBDD informáticas

9 ¿Existe un procedimiento de gestión de auditorías internas con alcance a la gestión de Ca, MA y SSL?

Procedimiento e informes auditorías

10 ¿Existe un procedimiento de gestión de no conformidades? Procedimiento e informes generados

Media Parcial – Capítulo 4

5. Responsabilidades del equipo directivo

11 ¿El equipo directivo ha diseñado el Plan Estratégico y Objetivos de Ca, MA y SSL?

DAFO + Análisis del Sistema Integral + Plan Estratégico

12 ¿El equipo directivo ha definido, actualiza y comunica la Política Integral, de Ca, MA y SSL?

Documento “Política de Calidad de la Organización”

13 ¿Existe un Plan de Comunicación Interno (personal) y Externo (clientes) que abarque los ámbitos de Ca, MA y SSL?

Tabla doble entrada: “qué hay que comunicar” vs. “cómo lo comunicamos”

14 ¿El equipo directivo revisa periódicamente el SGC? Proceso de revisión del sistema

15 ¿El equipo directivo ha establecido cómo conocer las necesidades de los clientes?

Sistema de feedback con clientes(encuestas, actas de reuniones, etc.)

16 ¿Se han definido y actualizado las funciones y responsabilidades del personal?

Fichas de funciones, definiciones de los puestos de trabajo y criterios de selección

Media Parcial – Capítulo 5

6. Gestión de los recursos de la organización

17 ¿El equipo directivo provee los recursos necesarios en el Presupuesto?

Plan estratégico y plan de accionescon detalle de presupuesto por acción

18 ¿Se analizan las necesidades de software de gestión?Sistema de Gestión de Internet eIntranet

19 ¿Se analizan las necesidades formativas del personal, en los ámbitos de producto, gestión de Ca, MA y SSL?

Proceso de gestión personal(encuesta, fichas necesidadesformativas por área)

20 ¿Existe un Plan de Formación del personal según necesidades?

Proceso de gestión personal (lista de cursos a realizar por personas y por áreas)

21 ¿Se ha definido el proceso de selección y evaluación del personal?

Proceso de gestión personal (registros, etc.), fichas de puestos de trabajo y de equipos de trabajo

22 ¿Se han determinado las necesidades de uso ymantenimiento de instalaciones y equipos, teniendo en cuenta la prevención de riesgos MA y de SSL?

Plan de mantenimiento de instalaciones y equipos y evaluaciones de riesgos, Lista de equipos de protección personal

23 ¿Se analiza y gestiona la seguridad de la información digital? Instrucción de copias seguridad

24 ¿Se analiza y gestiona la protección de datos de carácter personal?

Análisis e instrucción escritas/Ley deProtección de Datos

25 ¿Se ha previsto el método utilizado para investigar los posibles accidentes medioambientales o de SSL?

Proceso de Gestión de Emergencias yAccidentes

26 ¿El equipo directivo analiza el ambiente de trabajo? Encuesta clima laboral y Plan de acciones

27 ¿Existe un Plan de Emergencias de SSL y MA?Programa e informes de simulacros yRegistro de Planes de Emergencias

28 ¿Se realizan evaluaciones de los Riesgos Laborales y Ambientales?

Informes de evaluación y accionescorrectoras y preventivas derivadas

29 ¿Se asegura la actualización y aplicación de las leyes que afectan a los productos que se producen, al personal y a los ámbitos de Ca, MA y SSL?

Proceso de compras, análisis y certificación de productos, contrato con suministrador de leyes, evaluaciones de riesgos

Media Parcial – Capítulo 6

7. Realización de los productos y prestación de los servicios de la empresa

30 ¿Se han definido por escrito los procesos operativos, teniendo en cuenta la mejora de la calidad y los aspectos medioambiente

Procesos de diseño, fabricación y postventa, registros e instrucciones

31 ¿Cada proceso cuenta con objetivos a cumplir? Tabla procesos vs. objetivos/ indicadores

32 ¿Se han generado los registros y documentos necesarios para asegurar la Ca, el impacto MA y la SSL de los procesos operativos?

Tabla procesos vs. registros y documentos

33 ¿Se han determinado los puntos de control de Ca, MA y de SSL en fabricación?

Plan de inspección y control de fabricación

34 ¿Se analizan los requisitos de los clientes para definir los productos adaptados a sus necesidades?

Encuestas, quejas, sugerencias einformes de clientes

35 ¿Se han definido y se actualizan las características de los productos, teniendo en cuenta las necesidades del cliente y los aspectos MA y de SSL?

Registro de productos, fichas de producto, catálogo de productos, procesos definidos, encuestas a clientes.

36 ¿Se ha definido cómo diseñar un nuevo producto, teniendo en cuenta las necesidades del cliente y los aspectos MA y de SSL?

Proceso de diseño, análisis nuevasnecesidades de clientes, registro dediseños y sus modificaciones

37 ¿Se ha definido el proceso de compras, incluida la selección y evaluación de proveedores y en ella, las necesidades de cumplimiento de Ca, MA y SSL de sus suministros y servicios?

Proceso de compras, registro de proveedores, criterios de selección,etc.

38¿Existe un método para mejorar el diseño, la producción y la entrega de productos y prestación de servicios?

Sistema de indicadores y objetivos,proceso de revisión del sistema,no conformidades, satisfacción declientes, evaluación de riesgos, etc.

Media Parcial – Capítulo 7

8. Medición, análisis y mejora de los servicios y del SGC

39 ¿Los procesos definidos cuentan con objetivos/indicadores, incluidos aspectos de Ca, MA y SSL?

Procesos y sus objetivos/indicadores

40 ¿Existe un sistema de gestión de quejas? Proceso, registro y formato

41 ¿Se analiza el nivel de satisfacción de los clientes? Proceso, registro y encuesta tipo

42 ¿Se aplica el proceso de auditorías internas en los tres ámbitos de Ca, MA y SSL?

Procedimiento, plan de auditorías,informes

43 ¿Existe un proceso de gestión de quejas y no conformidades y éste afecta a incidencias de Ca, MA y SSL?

Procedimiento, registros, formatos,informes de acciones correctoras/preventivas

44 ¿Los resultados de encuestas, quejas y no conformidades se utilizan para revisar y mejorar los procesos respecto los tres ámbitos (Ca, MA y SSL)?

Proceso estratégico, acta de revisiónSGC, informes, etc.

Media Parcial – Capítulo 8Media final – Sistema Gestión Integral

Nivel 1 - INICIAL. Sin aproximación formal del sistema de gestión en la organización: la actividad o proceso se realiza total o parcialmente, pero no se documenta de manera adecuada (sin formalizar).

Nivel 2 - BÁSICO. Aproximación reactiva del sistema de gestión: La actividad o proceso se realiza totalmente y se documenta de manera adecuada existiendo mínimos datos de su seguimiento y revisión para la mejora (Nivel documentado pero no implantado o bien implantado pero no documentado).

Nivel 3 - AVANZADO. Aproximación del sistema formal estable: La actividad o proceso se realiza y revisa; se toman acciones derivadas del seguimiento y análisis de datos. Existe tendencia a la mejora en etapas tempranas del proceso (Documentado e implantado).

Nivel 4 - EXPERTO. Énfasis en la mejora continua en la gestión del sistema : La actividad o proceso se realiza, revisa y se toman acciones derivadas del análisis de los datos. El proceso es eficaz y eficiente. Tendencia mantenida a la mejora (Alto nivel de madurez en cumplimiento y resultados obtenidos).

Nivel 5 - PREMIO. Desempeño de la organización como el “mejor de su clase”: La actividad se realiza y se revisa teniendo en cuenta lo que hacen los mejores en el sector y midiendo el nivel de satisfacción de las partes afectadas. Se toman acciones derivadas del seguimiento de la revisión. Se mide la eficacia y eficiencia de la actividad y se mejora continuamente para optimizarla (los mejores resultados del sector en el tema planteado).Una vez se cuenta con el cuestionario y se ha formado el equipo, es conveniente llevar a cabo la última acción de preparación del diagnóstico