Curso Auditores Internos Upch Cur So Material
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DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN -UPCH
DIRECCION GENERAL DE
ADMINISTRACION -UPCH
CURSO AUDITORIAS INTERNAS DEL
SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD
Proyecto ISO 9001Dirección General de Administración
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN -UPCH
OBJETIVOS del CURSO
El Participante al finalizar el curso será
capaz de:
• Planificar una auditoria
• Contar con los criterios para Ejecutar
una auditoria
•Elaborar un Informe de una auditoria
realizada
•Ejecutar actividades de seguimiento de
auditorias realizadas
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN -UPCH
TEMARIO•Introducción a las auditorias – Clasificación
•Términos y Definiciones
•Procedimientos de Auditoria
•Guía 19011
•Etapas de la auditoria
•Auditoria – Planificación
•Enfoque de la auditoria
•Auditoria - Ejecución
•Rol del Auditor
•Reporte de NC
•Auditoria - El Reporte
•Auditoria - Seguimiento
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN -UPCH
Introducción a las auditorias – Clasificación
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN -UPCH
“Proceso de verificación sistemático,
independiente y documentado para obtener
y evaluar objetivamente las evidencias de
auditoria” ...
Evidencias de Auditoria: información
verificable, registros o declaraciones de
hechos.
Definición (ISO 9000)
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN -UPCH
... “con el fin de determinar la extensión
con que se cumplen los criterios de
auditoria”
Criterios de Auditoría: políticas,
procedimientos, estándares, buenas
prácticas o requisitos con los que el
auditor compara la evidencia reunida
durante la auditoria.
Definición (cont.)
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN -UPCH
“Proceso de verificación sistemático,
independiente y documentado
para obtener y evaluar objetivamente las
evidencias de auditoria con el fin de
determinar la extensión con que se
cumplen los criterios de auditoria del
sistema de gestión fijado por la
organización”
DEFINICION
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN -UPCH
CLASIFICACIÓN DE LAS
AUDITORÍAS
AUDITORÍAS
INTERNAS
AUDITORÍAS
EXTERNAS
SEGUNDA PARTE
El SGC de la organización
es auditado por auditores
externos de partes
interesadasEj.: cliente audita proveedor
TERCERA PARTE
El SGC de la organización
es auditado por auditores
externos independientesEj.: auditoria de certificación
PRIMERA PARTE
La organización audita su
propio SGCEj.: auditoria interna
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN -UPCH
Términos y Definiciones
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN -UPCH
auditoriaProceso sistemático,
independiente y documentado
para obtener evidencias de la
auditoria y evaluarlas de manera
objetiva con el fin de determinar la
extensión en que se cumplen los
criterios de auditoria
Equipo auditor
Uno o más auditores que
llevan a cabo una auditoría
auditor
Persona con la competencia
para llevar a cabo una auditoría
Experto técnico
Persona que aporta
experiencia o conocimientos
específicos al equipo auditor
Cliente de la
auditoria
Organización o persona
que solicita una auditoría
auditado
Organización que es
auditada
Uno de los
auditores es
designado como
líder
Puede incluir
auditores en
entrenamiento
Puede ser el
auditado u
otra
organización
No participa
como auditor
ISO 9000:2005
ISO 19011:2002
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN -UPCH
programa de auditoria
Conjunto de uno o más
auditorias planificadas para un
período de tiempo determinado
y dirigidas hacia un propósito
específico
hallazgos de la auditoría
resultados de la evaluación
de la evidencia de la
auditoria recopilada frente
a los criterios de auditoria
evidencia de la auditoría
registros, declaraciones de
hechos o cualquier otra
información que son pertinentes
para los criterios de auditoria y
que son verificables
conclusión de la auditoria
resultado de una auditoria
que proporciona el equipo
auditor tras considerar los
objetivos y todos los
hallazgos de la auditoria
plan de auditoria
descripción de las
actividades y de los detalles
de una auditoria
alcance de la auditoria
extensión y límites de una
auditoria
criterio de auditoria
conjunto de políticas,
procedimientos o requisitos
utilizados como referencias
ISO 9000:2005
ISO 19011:2002
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN -UPCH
conformidad
cumplimiento de un requisito
no conformidad
incumplimiento de un requisito
requisito
necesidad o expectativa
establecida generalmente
implícita u obligatoria
ISO 9000:2005
ISO 19011:2002
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN -UPCH
Principios de auditoria
relacionados con los auditores
Conducta ÉticaEl fundamento del
profesionalismo
Cuidado profesionalLa aplicación de esmero y criterio en
la auditoría
Presentación justaLa obligación de reportar
acertada y precisamente
ISO 19011:2002
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN -UPCH
ISO 19011:2002Independencia
La base para la
imparcialidad de la
auditoría y la objetividad
de las conclusiones
Enfoque basado en evidenciasEl método racional para lograr
conclusiones de la auditoría confiables y
reproducibles en un proceso sistemático
Principios de auditoria
relacionados con los auditores
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN -UPCH
Procedimientos de Auditoria
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN -UPCH
PROPÓSITO DE UNA AUDITORIA
Es Conforme a las disposiciones
planificadas, los estándares y los
requisitos de las normas aplicables
Está funcionando / implementado
Es efectivo y produce los resultados
previstos
Determinar si el Sistema de Gestión
Proveer información para la Revisión
por la Dirección
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN -UPCH
Razones para realizar una
auditoria
Está programada
Nuevos proveedores
Revisión periódica de proveedores
Requisito contractual
Cambios en el sistema
Problemas de calidad
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN -UPCH
Beneficios
Dar confianza a la dirección
Dar confianza al cliente
Observar problemas operacionales
Proveer oportunidades de mejoramiento
Proveer retroalimentación para acciones
correctivas y preventivas
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN -UPCH
EL PROGRAMA DE AUDITORIASConsiderar
Importancia de los procesos y áreas a
auditar
Estado de la actividad
Resultados de auditorías previas
Minimizar alteraciones en la Empresa
Disponibilidad de los auditados y auditores
El programa suele ser anual o semestral
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN -UPCH
1. Incluir todos los sectores/areas y procesos
dentro del alcance del SGC
2. Cubrir todos los requisitos de la norma
aplicable
3. Definir frecuencia de auditorías según
importancia de la actividad
4. Considerar tiempo de realización de cada
auditoría
EL PROGRAMA DE AUDITORIASPAUTAS
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN -UPCH
alcance
frecuencia
metodología de auditorias
responsabilidades y requisitos para
conducirlas
comunicar sus resultados
Debe comprender:
PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN -UPCH
Guía 19011
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN -UPCH
ISO 19011:2002
Guías para auditar sistemas de
calidad y ambiental
1 Alcance
2 Referencia Normativa
3 Términos y definiciones
4 Principios de auditoria
5 Gestión de programas de auditoria
6 Actividades de auditoria
7 Competencia y evaluación de auditores
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN -UPCH
Calificaciones del auditor
• Atributos personales
• Educación,
entrenamiento,
trabajo y experiencia
en auditorias
• Competencia
• Líder del equipo
• Calificaciones duales
• Proceso de evaluación
• Desarrollo profesional
continuo DPC
• Cuidado profesional
• Selección del equipo
auditor
• LenguajeISO 19011:2002
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN -UPCH
Revisión documental inicial
u otros
criterios de
auditoría
ISO
9001:2008
(Adecuación, de escritorio, de intención)
Utilizar listas de chequeo
En muchos casos no es posible
asegurar si los requisitos de
ISO 9001 se cumplen, solamente
revisando el manual de calidadLos auditores tendrán que desarrollar
un enfoque global para asegurar la
adecuación de la documentación del
SGC (no sólo procedimientos) y pueden
desarrollar una parte o el total de esa
actividad en sitio
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN -UPCH
Beneficios de la revisión
documental inicial
• Entender el sistema
• Ayuda a la planificación
• Identifica necesidad de especialista
• Identifica problemas
• Provee oportunidad para llenar
insuficiencias
• Evalúa si es entendible
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN -UPCH
Auditoria de conformidad
o de implementación
Prácticas de trabajoy el resto de
la documentación
del SGC
Las prácticas de trabajo pueden
no estar documentadas en
procedimientos o instructivos
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN -UPCH
Etapas de la auditoria
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN -UPCH
1 – PREPARACIÓN
2 – EJECUCIÓN
3 – INFORME
4 – SEGUIMIENTO
ETAPAS DE UNA AUDITORÍA
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN -UPCH
Distribución típica de tiempos
1.- Preparación 40%
2.- Ejecución 40%
3.- Informe 10%
4.- Seguimiento 10%
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN -UPCH
Auditoria – Planificación
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN -UPCH
PAUTAS PARA LA PREPARACIÓN DE LA AUDITORÍA
• Las auditorías son costosas
• Las auditorías deben ser bien planeadas y
conducidas
• Las auditorías no deben ser realizadas “por
sorpresa”
• Acordar siempre con el auditado fechas
convenientes por adelantado (ver “Programa de
Auditoria”)
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN -UPCH
INFORMACIÓN PREVIA
Informes de Auditorias anteriores y
Revisiones de la Dirección
Documentos del SGC: Fichas de
procesos, procedimientos, métodos,
manuales, etc.
Mapa de procesos
Legislación, otros requisitos aplicables
y Documentos Institucionales
Reclamos de partes interesadas
Necesidades de la Gerencia
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN -UPCH
• Qué hacen en el Area / sector?
• Cuán grande es cada proceso?
• Qué procesos operan?
• Qué criterios se deben cumplir?
• Complejidad de las operaciones
INFORMACION DEL AREA A AUDITAR
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN -UPCH
PREPARACION DEL AUDITOR
ENTENDER EL SISTEMA Y LOS PROCESOS...
• Mapear el sistema
– Procesos
– Entradas & salidas
– Controles
– Secuencia de procesos
– Interacciones
• Elaborar el Plan de Auditoria!
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN -UPCH
PREPARACION DEL AUDITOREl auditor debe prepararse para...
Seguir el proceso de un extremo hasta el otro,
verificando la eficacia del control
No limitarse solo a determinar la conformidad de las
actividades con lo establecido en los procedimientos
Evaluar también, y sobre todo, si el proceso es
capaz y produce los resultados intentados
El auditor debe enfocarse en evaluar la capacidad
de los procesos y del sistema para alcanzar los
objetivos establecidos !
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN -UPCH
Objetivo y alcance
Lugares, fechas y recursos
Criterio: Documentos o requisitos
aplicables
Integrantes del Equipo de
Auditoria
Cronograma de actividades, con tareas
asignadas a los auditores
Debe ser acordado con el auditado
AGENDA DE AUDITORÍA
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN -UPCH
AGENDA DE AUDITORÍA
AGENDA DE LA AUDITORIA
1. Información General de Auditoria Interna
Procesos / Sector Auditado:
VENTAS – ADMINISTRACION
Código de Auditoría:
2008 / 04
Fecha de Auditoria: 11 de Junio de 2008
Auditor Líder: Sr. Au.
Auditor Asistente: Sr. Ditor
Objetivo de la Auditoria: : Evaluar el grado de implementación del Sistema Integrado
de Gestión
Alcance de la Auditoria:
Todos los procesos comerciales y Administrativos. Todos los requisitos aplicables
1.1 Agenda
Hora Auditor Líder Auditor Asistente
9:00 Reunión Inicial
9:15 Seguimiento de NC y AC (8.5.2, 8.5.3)
9:45Procesos comerciales (7.2., 8.2.1)
Mercado externo (7.2., 8.2.1)
10:30 Logística (7.4) Exportaciones (7.2, 8.2.1)
12:00
13:00 Reunión de enlace del equipo auditor
14:00 Reunión Final
REFRIGERIO
Criterio: ISO9001:2000
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN -UPCH
El Equipo de Auditoria debe ser informado de:
Objetivos, Alcance y Criterio de la auditoria
Detalles de los sectores y actividades a auditar
El Equipo de Auditoria debe:
Recopilar la información previa necesaria
Elaborar la agenda de Auditoria
Preparar los documentos de trabajo:
Listas de verificación
Formatos
PREPARACIÓN DE LA AUDITORIA
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN -UPCH
TEMAS A INVESTIGAR Y SECUENCIA
2.- El SGC está implementado y
funciona según la planificación?
3.- El SGC es eficaz?
¿ Es capaz para lograr los objetivos
y alcanzar la satisfacción de las
partes interesadas?
Secuencia tradicional
Secuenciasugerida
1.- El SGC está diseñado conforme a
las normas aplicables?
DebilidadesEn requisitosespecíficos
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN -UPCH
PAUTAS PARA LA AGENDA DE
AUDITORIA
• Se recomienda realizar la primera entrevista al
responsable del Sistema de gestión de calidad para
tener una visión global del mismo.
• La penúltima entrevista debe hacerse a Recursos
Humanos para cruzar información recogida en
campo sobre competencias y responsabilidades del
personal.
• La última entrevista es a la Alta Dirección ya que es
importante preguntarle aspectos de gestión una vez
que se ha auditado todos los procesos planificados.
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN -UPCH
PAUTAS PARA LA AGENDA DE
AUDITORIA
• Siempre debe auditarse al Representante de la Dirección y a la Alta Dirección aún cuando el alcance de la auditoria fuese bien reducido.
• Respetar los horarios de entrada/salida, tiempos de descanso y otros.
• Incluir en la Agenda los tiempos de traslado cuando las sedes son distantes entre sí.
• Incluir en la Agenda los tiempos de refrigerio de los auditores pero no contabilizarlos en el numero de días/ horas auditor.
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN -UPCH
TALLER 1 – AGENDA DE
AUDITORIA
INSTRUCCIONES
• Para la DGA, elabore un Plan de auditoria
interna para el alcance INDICADO EN EL
MANUAL de Calidad y utilizando la
información del mismo.
• Tiempo estimado 8 días auditor.
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN -UPCH
TALLER 1- AGENDA DE
AUDITORIA
MATERIALES A UTILIZAR:
• Manual de gestión de Calidad de DGA
• Formato de Plan de Auditoria de DGA
• Norma ISO 9001:2008
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN -UPCH
Fecha:
Objetivo:
Alcance:
Criterios de Auditoría:
DIA 1 DIA 2
Día Hora Auditor Proceso a Auditar Auditado Requisitos Día Hora Auditor Proceso a Auditar Auditado Requisitos
Equipo Auditor:
PROCESO
AL: Auditor Líder, A: Auditor, O:Observador
Consideraciones:
PLAN DE AUDITORIA
Jefe de Calidad
NOMBRES
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN -UPCH
Guía para asegurar la continuidad de la
Auditoria
LISTA DE VERIFICACIÓN
Mantiene claros los objetivos
Ayuda a administrar el tiempo
Define el camino de la
investigación
Organiza la toma de notas
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN -UPCH
SISTEMAS INTEGRADOS
AUDITORIA INTERNA
LISTA DE VERIFICACION
MUNDIAL S.A.
FECHA:.............
AUDITORIA:......
SECTOR/PROCESO:...............................
ALCANCE:.................................................
AUDITADO:...........................
AUDITOR:...................................
.REQUISITOS PUNTOS A VERIFICAR Doc HALLAZGOS
CONTROL
DEL
PROCESO
MEJORA
DEL
PROCESO
PLAN&
IMPLEMENT,
PROCESO
NC
TOTAL AUDITORIA
SIG
Resp.
Recursos
Diseñar una muestra
sistémica y registrarla
en la
Lista de Verificación
Reg
.
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN -UPCH
Mal uso de la Lista de Verificación:
Omisión de temas importantes por no estar
incluidos
Realizar un ejercicio de preguntas y
respuestas (obstrucción de la comunicación)
Tener una perspectiva estrecha del sistema de
Calidad
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN -UPCH
TALLER 2 – LISTA DE
VERIFICACION
INSTRUCCIONES;
Para un proceso a auditar que está
incluido en el Plan de la Auditoria, elabore
una lista de verificación, considerando
como potenciales preguntas los puntos de
las normas a auditar, los documentos
Institucionales y el marco legal
relacionado.
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN -UPCH
TALLER 2 – LISTA DE
VERIFICACION
MATERIALES A UTILIZAR:
• Plan de la auditoria (Taller 1)
• Ficha de proceso asignada
• Formato Lista de Verificación de DGA
• Papel en blanco
• Norma ISO 9001
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN -UPCH
Enfoque de la auditoria
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN -UPCH
Las relaciones entre auditor y
auditado son críticas para una
auditoría exitosa
Relaciones auditor - auditado
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN -UPCH
Información
Ideas
Actitudes
Comunicación
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN -UPCH
Emisor
codifica
Receptor
decodifica e
interpreta
Mensaje
Retroalimentación
Proceso comunicativo
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN -UPCH
Físicas
Intelectuales
Fisiológicas
Barreras para una
comunicación efectiva
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN -UPCH
Creando un clima para la comunicación:
Tranquilice al auditado
Explique el propósito
Explique acerca de las notas
Mantenga al auditado informado de sus
observaciones
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN -UPCH
• Establecer un clima apropiado
• Tranquilice al auditado
• Utilice la técnica para preguntar apropiada
• Haga preguntas aclaratorias
• Observe el lenguaje corporal
• Observe el lenguaje paralelo
• Sea amigable y diplomático
Enfoque exitoso para la auditoria
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN -UPCH
Auditoria - Ejecución
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN -UPCH
EJECUCIÓN DE LA AUDITORÍA
ETAPAS
Reunión inicial
Recopilación de evi dencias
Reunión final
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN -UPCH
Se establecen las reglas generales
para la realización de la Auditoria
Contenidos:
Presentaciones
Exponer cuál es el objetivo, alcance y criterio de la
Auditoria, siempre enfocando el propósito de mejora
Metodología a emplear para entrevistas y reporte
Definición de No Conformidad, Observación, etc
Revisión de la agenda de Auditoria
Identificar los responsables de las áreas a ser
auditadas (interlocutores válidos)
REUNION DE APERTURA
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN -UPCH
Aclarar que la Auditoria es
una muestra
Declaración de confidencialidad
Arreglos logísticos, traslados, seguridad,
pasaportes médicos, etc
Aclaración de dudas
Confirmar horario de la
reunión final
Confirmar visitas guiadas a las instalaciones (si es
necesario)
La reunión inicial no se debe suprimir!
Contenidos (cont.) :
REUNION DE APERTURA
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN -UPCH
Información verificable
Se basan en:
- entrevistas
- examen de documentos
- observación de actividades y condiciones
- resultados de mediciones y ensayo
- registros
EVIDENCIAS OBJETIVAS
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN -UPCH
Técnicas de preguntas: Abiertas
qué
porqué
cuándo
cómo
dónde
quién
Usar prudentemente las preguntas:
Cerradas
Aclaratorias
Muéstreme!
ENTREVISTAS
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN -UPCH
El auditor mantiene el control
Lista de participantes
Auditar dentro de la actividad
planeada
Tomar notas
Recabar evidencias objetivas en
todas sus formas
RECOPILACION DE EVIDENCIAS
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN -UPCH
Investigar todo lo necesario
Seguir la pista de auditoria
Tomar muestras representativas
Verificar la coincidencia entre
procedimientos escritos y la
realidad
RECOPILACION DE EVIDENCIAS
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN -UPCH
Verificar lo expuesto durante
las entrevistas
Comunicar al auditado las No
Conformidades
Determinar si las No Conformidades
constituyen casos aislados o si son
generalizadas
Registrar las No Conformidades
RECOPILACION DE EVIDENCIAS
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN -UPCH
Rol del Auditor
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN -UPCH
El rol del auditor es establecer para el cliente
de la auditoria la información basada en
hechos de hasta qué grado los requisitos del
criterio de auditoria se cumplen
Todas las conclusiones deben basarse
firmemente en evidencia objetiva
El auditor líder debe estar completamente a
cargo de la auditoria.
Rol del Auditor
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN -UPCH
RESPONSABILIDADES DEL
AUDITOR
Cumplir con los requisitos
Seguir plan y procedimientos
Permanecer dentro del alcance
Comunicar y aclarar requisitos de auditoría
Planear y realizar tareas individuales, acertada y
responsablemente
Recolectar y analizar evidencia
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN -UPCH
RESPONSABILIDADES DEL
AUDITOR
Permanecer alerta
Reportar las observaciones
Verificar acciones correctivas
Cooperar con el auditor líder
Retener y proteger documentos de la auditoría
Mantener confidencialidad
Actuar de manera ética
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN -UPCH
Responsabilidades del
Auditor Líder
• Obtener toda la información requerida para laplanificación
• Asistir en la selección del equipo
• Preparar el plan general
• Asignar tareas individuales
• Asegurar que los documentos de trabajo esténpreparados
• Auditar suficiencia
• Representar al equipo auditor
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN -UPCH
Responsabilidades del
Auditor Líder
• Presidir las reuniones de apertura y cierre
• Asegurar el progreso de la auditoria de acuerdoal plan
• Asegurar que las reuniones de enlace se llevan acabo regularmente
• Asegurar que los resultados de auditoria seanreportados de una forma clara, concluyente y sindemoras
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN -UPCH
Reporte de NC
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN -UPCH
Qué es una No Conformidad?...
No cumplimiento de un requisito del cliente o
de otras
partes interesadas
Requisito: necesidad o expectativa establecida
o implícita
Requisito legal o regulatorio
Una Oportunidad para mejorar el desempeño, los
resultados y la satisfacción de partes interesadas
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN -UPCH
HALLAZGO
DE LA
AUDITORÍA
• Documentar las Fortalezas encontradas
• Las Debilidades pueden darse a través de:
a. No conformidades: generadas por el incumplimiento de
requisitos establecidos
b. Potenciales No conformidades (Observaciones): se
generan a raíz de hallazgos donde aún no se ha
incumplido requisitos pero se tienen evidencias que en
cualquier momento se presentarán las mismas.
DEBILIDADESFORTA
LEZAS
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN -UPCH
DEBILIDADES
Para que un Hallazgo se defina como NC se
requieren 2 condiciones mínimas:
• Debe estar basado en evidencias objetivas
• Debe demostrarse incumplimiento de
requisitos:
De la norma ISO 9001 y otros estándares
aplicables
Procedimientos, planes u objetivos/metas
Requisitos legales o regulatorios
NC
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN -UPCH
INFORME DE NO CONFORMIDAD
CONTENIDOS
Area/Proceso
Hallazgo(evidencia objetiva)
Requisito Incumplido
Firma
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN -UPCH
SOLICITUD DE ACCION: CORRECTIVA PREVENTIVA
Fecha: Proceso: FP-1-C-7.4-L-06 Propietario del proceso:
Fuente: Auditoria Revisión por la Dirección Análisis de Datos Reclamos
N° ……….
Nº
N° de AC/AP anterior.
Descripción de la no-conformidad: Descripción de la no-conformidad potencial:
Nombre: Firma: Fecha:
Acción inmediata (cuando aplique)
Nombre: Firma: Fecha:
Descripción de causas principales:
Acciones a tomar: Correctivo Acción Correctiva Acción Preventiva
Descripción de acción: Responsable Fecha
10.07.2010
22.07.2010
05.08.2010
Responsable del proceso: Firma: Fecha:
Verificación de la implementación:
Nombre
Firma
Fecha:
Comentarios:
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN -UPCH
Para el proceso Bienestar de Personal, se tiene como objetivo “Cumplir oportunamente con el trámite de pagos de subsidios”, cuyo Indicador es “Porcentaje de expedientes tramitados oportunamente para el pago de subsidios” teniendo como meta 90% de cumplimiento mensual, la cual no se ha logrado para los últimos 4 meses, en los que los resultados están por debajo del 85%. El jefe de la División de RR.HH dice que aún no se han identificado las causas de los problemas ni tomado las acciones correspondientes.
EJEMPLO 1
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN -UPCH
Para el Proceso Bienestar de Personal, NO se evidencia la
toma de acciones relacionadas con el incumplimiento del Objetivo “Cumplir oportunamente con el trámite de pagos de subsidios”, cuyo Indicador es “Porcentaje de expedientes tramitados oportunamente para el pago de subsidios” teniendo como meta 90% de cumplimiento mensual, la cual no se ha logrado para los últimos 4 meses, en los que los resultados están por debajo del 85%. La Norma ISO 9001:2008 requiere, en el punto 8.2.3 lo siguiente:…”Cuando no se alcancen los resultados planificados , deben llevarse a cabo correcciones y acciones correctivas, según sea conveniente”. La Ficha de procesos Bienestar del Personal establece la meta referida.
REDACCIÓN DEL EJEMPLO 1EVIDENCIA
REQUISITO INCUMPLIDO
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN -UPCH
Durante la auditoria a la DGA se ha evidenciado que las personas auditadas en los procesos de: Servicios Generales, Gestión de Compras, Almacenes, Egresos- Pago manifestaron que no les habían comunicado sus responsabilidades.
EJEMPLO 2
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN -UPCH
Se ha evidenciado la No comunicación de sus responsabilidades a los auditados de los procesos siguientes: Servicios Generales, Gestión de Compras, Almacenes, Egresos- Pago.
La Norma ISO 9001:2008 requiere, en el punto 5.5.1 lo siguiente: La Alta Dirección debe asegurarse que las responsabilidades y autoridades están definidas y son comunicadas dentro de la Organización.
REDACCIÓN DEL EJEMPLO 2EVIDENCIA
REQUISITO INCUMPLIDO
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN -UPCH
NO CONFORMIDADES
Auditor Auditado
NOCONFORMIDAD
ACEPTA LA NO CONFORMIDAD
INVESTIGAR CAUSA
DETERMINARACCIÓN
CORRECTIVA
VERIFICACIÓN IMPLEMENTACIÓN
VERIFICACIÓN EFICACIA
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN -UPCH
REUNIÓN DE CIERRE Agradecimientos
Objetivos y alcance de la Auditoría
Aclarar que la Auditoría fue una muestra
Conclusiones:
- existe un SGC?
- está implementado?
- es eficaz?
En relación al objetivo de la auditoría,
cuál es la conclusión?
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN -UPCH
Acordar fechas de verificación de
acciones correctivas
Aclaración de dudas
No conformidades
presentadas por cada auditor
REUNIÓN DE CIERRE
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN -UPCH
TALLER 3- REPORTES DE NO
CONFORMIDAD
INSTRUCCIONES
• Los participantes resolverán los casos
presentados por el Expositor.
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN -UPCH
TALLER 3- REPORTES DE NO
CONFORMIDAD
MATERIALES A UTILIZAR:
• Separata de Reporte de No conformidades
• Formato de Solicitud de Acción correctiva/ preventiva de la DGA
• Norma: ISO 9001
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN -UPCH
Auditoria Integrada -El Reporte final
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN -UPCH
El Reporte es un proceso continuo!!!
El informe escrito
Área auditada
Lugar y Fecha
Equipo de Auditoria
Participantes
Documentación aplicable
Objetivo , Alcance y Conclusiones
Resumen de los resultados, fortalezas y debilidades
del SGC
No conformidades y observaciones
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN -UPCH
Auditoria Integrada -Seguimiento
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN -UPCH
SEGUIMIENTO DE LA IMPLEMENTACIÓN
EVIDENCIAS DE:
•CAPACITACIÓN
•NUEVOS PROCEDIMIENTOS
•CAMBIOS EN LA INFRAESTRUCTURA
•NUEVOS REGISTROS
SEGUIMIENTO A LA EFICACIA
NO HAY RECURRENCIA DE LA NC
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN -UPCH
TALLER 4 - ENTREVISTAS
INSTRUCCIONES:
En base a la Lista de verificación del
Taller 2, realice una entrevista a su
auditado de acuerdo a lo desarrollado en
el taller mencionado.
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN -UPCH
TALLER 4 - ENTREVISTAS
MATERIALES A UTILIZAR:
• Lista de verificación del Taller 2
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN -UPCH
FIN DEL CURSO
GRACIAS POR SU ATENCIÓN