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Curso Avanzado con Microsoft Project 2013

Sesión 5

Docente: Rafa Pagán. MSc. CBAP. PMP. PMI-ACP. PMI-PBA. MCT. MCTS. MCITP. Comptia CTT+. CSM. CSPO


Módulo 1: Seguimiento del Progreso

Objetivos de aprendizaje del módulo


Actuacionesfrente a las

desviaciones

6611

22

Módulo: 1 Seguimiento del

Progreso

Actualizando el trabajo

33

Análisis de la variación

55

Actualizando el costo

44

Trabajando con líneasbases

Actualizando la duración de las

tareas

M1 L1: Trabajando con líneas bases

Fórmulas utilizadas para calcular porcentajes.


Percent (%) Complete = Actual Duration / (Actual + Remaining Duration) × 100

Percent (%) Work Complete = Actual Work / (Actual + Remaining Work) × 100


Consideraciones asociadas a la estrategia de actualización.


Ocurrir regularmente y de forma consistente.Dar suficiente nivel de detalle y estar ajustada a los datos disponibles.Ser soportada por todos los miembros del proyecto, fácilmentecomprensible y de obligado cumplimiento.Usar campos de datos independientes para evitar conflictos en loscálculos.Tener en cuenta la necesidad de recalcular el trabajo restante.Estar basada en un método consistente, independientemente del nivel dedetalle seleccionado.


Cómo se actualiza la programación.


Planificar el trabajo y guardar la línea base.

Realizar el trabajo y recopilar datos actuales de nivel derealización:

a. Sobre el nivel de realización de las tareas.b. Sobre el nivel de trabajo realizado.c. Sobre el nivel de costos incurridos.

Registrar los datos actuales de realización en MS Project.

Actualizar las previsiones sobre el trabajo restante.

Repetir los pasos anteriores con todas las tareas.

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¿Qué es una línea base y cómo se usa?


Líneas bases: Planificación inicial del proyecto, incluyendo: Recursos. Costos. Tiempo.

Sirve para comparar el desempeño actual del proyecto con respecto alinicialmente planificado.

Podemos guardar en Project hasta 11 líneas base.

Línea base: Se trata del plan originalmente aprobado antesde la ejecucíón del proyecto.


¿Qué es una línea base y cómo se usa? (Cont)


Campos guardados en la líneas base: Duración al campo Duración de línea base. Comienzo al campo Comienzo de línea de base. Fin en el campo Fin de línea base. Trabajo en el campo Trabajo previsto. Costo en el campo Costo de línea base. Trabajo presupuestado en Trabajo presupuestado de línea base. Costo presupuestado en Costo presupuestado previsto. Comienzo de la entrega en Comienzo de la entrega previsto. Costo fijo en Costo fijo previsto. Acumulación de costos fijos en acumulación de costos fijos previstos. Duración para tarea manual en Duración del línea base estimada. Comienzo para tarea manual en Comienzo de línea base estimado. Fin para tarea manual en Fin de línea base estimado.


¿Qué es un plan interino?


Un plan temporal que todavía no ha sido aprobado.Es útil en el análisis de alternativas.Un plan provisional guarda una instantánea de las fechas de inicio yfinalización de todas sus tareas,Puedes agregar estos campos de inicio y fin como barras de Gantt en suGráfico de Gantt para ver los efectos de posibles cambios.

M1 Demo 1: Trabajando con líneas bases

Veremos cómo guardar una línea base


Sistema integrado de control de cambios y plan de gestiónde cambios.Se pueden usar múltiples líneas bases.Se pueden usar líneas bases parciales.Es posible que notes que los campos de la tabla LíneaBase son editables. Sin embargo, incluso aunque MicrosoftProject permite editar estos campos, eso no significa quedebas hacerlo.

M1 Demo 2: Trabajando con líneas bases

Veremos cómo actualizar una línea base


Las líneas base pueden cambiarse siempre que seaprueben dichos cambios.La modificación de una línea base sobrescribe los valoresiniciales.Planificación progresiva = fijar una línea base parcial delproyecto.

M1 Práctica 1:Trabajando con líneas bases

En esta práctica: Mostrarás la información de las líneas bases. Guardar cambios a la línea bases para ciertas tareas

seleccionadas. Ver Documento de Prácticas. Módulo 1, Práctica 1.


M1 L2: Actualizando la duración de las tareas

Planificar el trabajo usando duraciones estimadas y grabar lalínea base.

Ejecutar el trabajo y recopilar datos actuales de duración de lastareas así como:

a. Fecha actual de comienzo y finalización (en su caso).b. Actualizar la estimación de la duración restante.

Actualizar los datos anteriores de duración en Project.

Revisar la proyección sobre la duración restante.

Repetir los pasos anteriores para todas las tareas.

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M1 L2: Actualizando la duración de las tareas


Directrices para recopilar las actualizaciones de las duraciones de las tareas.

No mezclar distintos tipos de datos.Transmitir la importancia de un reporte a tiempo y coherente.Uso de hojas de tiempo, si son necesarias.Asegurarse que todo el equipo: Entiende la metodología seleccionada para el proyecto. Sigue la misma metodología de forma consistente.

M1 Demo 3: Actualizando la duración de las tareas

Veremos cómo configurar las opciones para actualizar losvalores de las duraciones de las tareas.



Veremos cómo establecer la fecha de progreso (estado) delproyecto.



Veremos cómo actualizar la duración de una tarea:


Partir de una estimación inicial y guardaruna línea base.

Ejecutar el trabajo de la tarea.

Recopilar la duración actual.

Estimar la duración restante.

Repetir con el resto de las tareas.

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Veremos cómo:Verificar que el trabajo finalizado se encuentra reflejado en el

cronograma en el pasado.Verificar que todo el trabajo que se encuentra incompleto está

programado en el futuro (a partir de la fecha de reporte).


M1 L3: Actualizar el trabajo. El proceso de actualizar el trabajo


Planifica el trabajo y graba una línea base.

Ejecuta el trabajo y recopila los datos asociados al nivel deejecución del mismo. En concreto:

a. El trabajo realizado y el restante de las tareas.b. Recopila datos actuales sobre el nivel de disponibilidad

de los recursos y el esfuerzo total realizado.

Introduce los datos relativos al trabajo realizado en Project .

Revisa las estimaciones del trabajo restante.

Repite los pasos anteriores con todas las tareas.

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M1 L3: Actualizando el trabajo de las tareas


Directrices para recopilar las actualizaciones del trabajo de las tareas

No mezclar distintos tipos de datos.Transmitir la importancia de un reporte a tiempo y coherente.Uso de hojas de tiempo, si son necesarias.Asegurarse que todo el equipo: Entiende la metodología seleccionada para el proyecto. Sigue la misma metodología de forma consistente.

M1 Demo 7: Actualizando el trabajo de las tareas

Veremos cómo:Configurar la vista para realizar las actualizaciones a los

valores del trabajo asociado a las tareas.Actualizar el trabajo realizado en las tareas.



Veremos cómo:Verificar que el trabajo finalizado se encuentra reflejado en el

cronograma en el pasado.Verificar que todo el trabajo que se encuentra incompleto está




Veremos cómo:Configurar la vista para realizar las actualizaciones a las

asignaciones de trabajo de los recursos de las tareas.Actualizar el trabajo real de los recursos asignados a las

tareas.



Veremos cómo:Verificar que el trabajo real realizado por los recursos se

encuentra reflejado en el cronograma en el pasado.Verificar que todo el trabajo que se encuentra incompleto está



M1 Práctica 2:Actualizando el trabajo de las tareas

En esta práctica: Utilizarás una vista para mostrar el trabajo programado. Actualizarás el trabajo realizado. Ver Documento de Prácticas. Módulo 1, Práctica 2.


M1 L4: Actualizando los costos


Planificar los costos de las actividades y guardar una líneabase.

Llevar a cabo el trabajo y recopilar datos relativos a costosincurridos. Como, por ejemplo:

a. Materiales, personas asignadas y otros recursostangibles que han sido usados y puedan seguirsiendo usados.

b. Gastos de viajes, permisos y otros recursosintangibles.

Registrar los gastos realizados en Project .

Revisar las estimaciones de los costos restantes.

Repetir los pasos anteriores para todas las actividades.

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M1 Demo 11: Actualizando los costos

Veremos cómo:Actualizar las tareas con sus costos actuales.Actualizar los recursos de costo y material con sus costos

actuales.


Costo actual vs Opciones de cálculo

Horas vs Materiales vs Costos

M1 L5: Análisis de la desviación (varianza)


Variación vs Valor Ganado

Son dos métodos distintos de monitorización de un proyecto.MS Project nos proporciona los dos métodos de forma automática.Se establece en el Plan de Dirección de Proyectos la metodología autilizar.

M1 Demo 12: Análisis de la desviación (varianza)

Veremos cómo:Analizar las variaciones en trabajo, coste y tiempo.




¿Qué es el valor ganado?

El análisis del valor ganado

El valor ganado es el valor económico del producto/trabajoproducido.

Tiene en cuenta los costos presupuestados, los costosactuales y el valor del trabajo realizado.Nos indica el estado del proyecto conforme a su cronograma.Nos indica el estado del proyecto conforme a su presupuesto(budget).




Ejemplo: Proyecto construcción inmobiliaria

Costo de construcción de cada casa:200.000 €.Presupuesto del proyecto: 1.600.000 €.Tiempo de construcción de cada casa: 1mes.Tiempo total del proyecto: 8 meses.



¿Qué es el valor ganado? Ejemplo: Después de 2 meses:

2 casas han sido construídas.Costo real del trabajo realizado: 400.000 €(CRTR).Valor planeado (VP): 400.000 €.Valor acumulado/ganado (VA): 400.000 €.




Variación de Programación (VP). VP=Valor Acumulado (VA)-Valor

Planeado (VP). VP=400.000-400.000=0 €.

Variación de Costo (VC) VC=Valor Acumulado (VA)-Costo

Real del Trabajo Realizado (CRTR). VC=400.000€ -400.000 €=0 €.




Ejemplo: Después de 3 meses:

2 casas han sido construídas.Costo real del trabajo realizado: 500.000 €(CRTR).Valor planeado (VP): 600.000 €.Valor acumulado/ganado (VA): 400.000 €.




Variación de Programación (VP). VP=Valor Acumulado (VA)-Valor

Planeado (VP). VP=400.000€-600.000€= -200.000€ .

Variación de Costo (VC). VC=Valor Acumulado (VA)-Costo

Real del Trabajo Realizado (CRTR). VC=400.000€-500.000€= -100.000 €.

M1 Demo 13: Análisis de la desviación (varianza)

Veremos cómo:Mostrar la información del valor acumulado para tareas y

asignaciones.Mostrar la información del valor acumulado para los recursos.




Proceso de control del plan

Confirmar la validez y grado de fiabilidad de los datos deseguimiento.Confirmación de los objetivos planificados.Acuerdo previo sobre la métrica y nivel de tolerancia adesviaciones.Analizar los datos de seguimiento frente a lo planificado. Análisis de la variación y la tendencia: Favorable vs No

Favorable.Diseñar medidas correctoras o preventivas.

M1 Práctica 3:Análisis de la desviación (varianza)

En esta práctica: Mostraremos la información del valor acumulado, tanto para

las tareas como para las asignaciones. Mostraremos la información del valor acumulado para los

recursos. Usaremos filtros para encontrar las desviaciones. Ver Documento de Prácticas del Módulo 1. Práctica 3.


M1 L6:Actuaciones frente a las desviaciones


¿Qué se entiende por la optimización del cronograma del proyecto?

Optimizar por: Puede significar:

TiempoAcortar el cronograma.Programar tareas con solapamiento.

CostoReconciliar el cronograma con los límitestemporales de financiación del proyecto.Ajustar el presupuesto global.

AlcanceAjustarse a las capacidades de los recursos.Ajustar el nivel de asignación.

Un cronograma optimizado responde a todos los objetivos del proyecto.



Indicaciones para reducir o eliminar las desviaciones de costo: Comprender la causa que motiva la desviación en costo de lo planificado. Asegurarse que el nivel de detalle de la actualización sea el de asignación.

Las técnicas que se pueden usar incluyen:

El uso de recursos alternativos de menor coste.Prevenir, en la medida de lo posible, el uso de horas extras.Acortar la duración del proyecto ,si con ello se reducen costes.Disminuir el alcance del proyecto.Modificar las estimaciones realizadas en la línea base(Replanificar).



Indicaciones para reducir o eliminar las desviaciones en duración. Comprender la causa que motiva la desviación en duración. Asegurarse que el nivel de actualización de la duración se realice en el

nivel más detallado y que esté acorde con el nivel definido en la líneabase.



Indicaciones para reducir o eliminar las desviaciones en duración (Cont).

Las técnicas que pueden usarse incluyen: Cambiar las dependencias secuenciales de las tareas por otras consolapamiento (Fast tracking).Modificar las restricciones temporales de las tareas.Dividir tareas más largas en otras de menor duración.Acortar o eliminar retrasos entre tareas.Modificar las estimaciones incluídas en la línea base (modificar línea base).Dividir tareas cercanas a otras con retriscciones del tipo “Debe comenzar en”.Reducir el alcance.Añadir recursos a tareas condicionadas por el esfuerzo (Crashing).Añadir horas extras.

M1 Demo 14: Actuaciones frente a las desviaciones

Veremos cómo:Usar el inspector de tareas.Proponer acciones correctoras o preventivas.


M1 Preguntas y Lecciones Aprendidas

¿Preguntas?¿Qué ideas y conceptos de este módulo tienen mayor valor para ti?¿Cómo pueden implementarse en tu organización estas ideas y conceptos?


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