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CURSO AVANZADO DE EXCEL

Dagoberto Salgado HortaE-mail: [email protected]

Tel (300) 6527920

V 1.0

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CAPITULO I

CONDICIONALES, BUSCARV Y BUSCARH

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Objetivos

Aprender a utilizar funciones condicionalesAprender a utilizar las funciones BuscarV y BuscarH

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Condicionales

Se utilizan para retornar un valorcuándo se cumple una condición lógicay un valor diferente de lo contrarioSe construyen a partir de una condiciónlógica, el valor de retorno cuándo laexpresión es verdadera y el valor deretorno cuándo la expresión es falsa

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Ejemplo

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Aspectos a tener en cuenta

El primer argumento puede ser cualquier expresión lógica, inclusive utilizando las funciones Y y O

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Condicionales anidados

Es posible que el valor verdadero o el falso sea otra expresión condicional. Por ejemplo:

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Función Contar.Si

Es útil para contar el número de celdas (datos) cumplen con una condición dada. Por ejemplo:

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Función Sumar.Si

Similar a la anterior pero en vez decontar ocurrencias, suma los valores delas celdas. Por Ejemplo:

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Base de Datos

Recuerde que los datos deben de residiren una sola celda (nombres compuestosen una sola celda) y la información sedebe disponer en forma de “registros”debajo de los encabezados (nombre delos atributos)

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Ejemplo

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Función BuscarV

Esta función permite buscar un valordado en la primera columna de unatabla y retornar otro atributo (columna)de la fila dónde se encontró el valor.

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Ejemplo

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Continuación

Esta función resulta de gran utilidadcuando se requiere “completar” o“cruzar” información entre diferentestablas

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Función BuscarH

Similar a la función BuscarV, pero eneste caso se busca el valor en laprimera fila y se retorna el valor de unafila diferente en la misma columna

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Ejemplo

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CAPITULO II

Importación / Exportación de Datos

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Objetivos

Aprender a importar datos desdefuentes externas tales como archivosplanos, bases de datos, otros libros deExcel y página Web

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Introducción

Por qué importar datos?Evitar re-escribir información existenteActualizar las hojas de cálculo con datosexternosAnalizar información de una base de datoscon Excel

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Requisitos

Para importar datos de alguna fuenteexterna se requiere:

Tener acceso a los datos (conexión a labase de datos, tener disponible el archivode texto, etc)El formato de los datos externos debepoder ser reconocido por Excel (Excelcuenta con una gran variedad de filtrospara el importación de los datos)

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Importación de Archivos planos

1. Abra un libro existente dónde secopiaran los datos o cree uno nuevo.

2. Utilice la opción Obtener datosexternos del menú Datos

3. En el cuadro de dialogo Seleccionararchivos de origen de datos,seleccione el archivo de texto a cargar

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Continuación4. Seleccione el tipo de archivo. Ancho fijo si todos los campos tienen igual longitud o delimitado si los campos están separados por un caracteres espacial como coma (,), punto y coma (;), etc

Utilice esta opción si no quiere importar algunas filas del comienzo

Previsualización del archivo

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Continuación….

5. Seleccione el caracter de separación

Caracter en el que se encuentran encerradas las cadenas (útil si hay celdas que contengan dos o más palabras)

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Continuación

6. Seleccione el formato de la columna a importar

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Continuación

7. Finalmente seleccione el lugar (celda)donde se realizará la importación

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Actualización de datos Importados

Puede actualizar los datos importados pormedio de la opción Actualizar Datos delmenú Datos o con la misma opción en elmenú que se despliega al hacer click

derecho.

O por medio del icono

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Importación desde bases de datos1. Seleccione la opciónNueva Consulta deBase de Datos delsubmenú Obtener DatosExternos del menúDatos2. Seleccione el tipo dearchivo de base de datosdesde la cual realizará laimportación (en este caso,una Base de Datos deAccess)

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Continuación3. Seleccione el archivode Base de Datos(Access) desde el cualimportará los datos(ADatos1.dbf)4. Seleccione las tablasque importará (en esteejemplo solo se tienenla tabla Personas)

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Continuación

5. Puede seleccionar un filtro para laimportación de los datos (solo de importanlos datos que cumplan con la condición delmismo)

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Continuación

6. Seleccione (de ser necesario) uncriterio de ordenamiento para los datos

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Continuación

7. Finalmente aparecerá el siguiente cuadro de diálogo

Y se selecciona el lugar dónde se importarán los datos

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Continuación

También se pueden actualizar los datos importados con las opciones vistas anteriormente.

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CAPITULO III

FILTROS Y FILTROS AVANZADOS

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Objetivos

Aprender a filtrar información en una base de datos.Delimitar los datos que se muestran en la pantalla

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Introducción

Las hojas de calculo de Excel puedencontener tantos datos como sea necesario.Quizás en ocasiones no se desee trabajar contodos ellos al mismo tiempo; se deseebuscar algún nombre, número, código, etc enespecial o rangos con alguna característicadefinida. Para lo anterior, se hace uso deFiltro y Filtros Avanzados

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Continuación

Importante: Al ejecutar un filtro, Exceltrata las celdas en la columna de lacelda activa como un rango. Paragarantizar que el filtro funcionecorrectamente, se recomienda agregarsiempre un título a la columna quedesea filtrar.

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Continuación.

Para utilizar un auto-filtro se selecciona la opción AutoFiltro del menú Datos.

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AutoFiltro

Solo se puede aplicar filtros a una lista de unahoja de cálculo a la vez.Haga clic en la celda de la lista que desea filtrar.En el menú Datos, seleccione Filtro y haga click en Autofiltro.

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Continuación

Para presentar sólo las filas que contienen un valor específico, haga clic en la flecha de la columna que contiene los datos que desea presentar.Haga clic en el valor.

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Ejemplo

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Continuación.

Para filtrar la lista por dos valores de lamisma columna, o para aplicaroperadores de comparación distintos aEs igual a, haga click en la flecha de lacolumna y después en Personalizar.

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Continuación.Para buscar según uncriterio, haga clic en eloperador decomparación que deseeutilizar en la primeracasilla y en la casilla deenfrente el valor dereferencia.

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Continuación

Puede adicionar un segundo criterio defiltro utilizando las dos casillas inferiores

Utilice Y si ambos criterios deben cumplirse y O si es suficiente con que alguno de los dos se cumpla

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Caracteres Comodín

Se puede hacer uso de caracteres comodín para buscar celdas que difieran en uno varios caracteres a partir de la expresión suministradaLos comodines que se pueden utilizar son los siguientes:

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ContinuaciónCuando hay datosocultos (filtrados), losnúmeros de filacambian de color aAzul. Si se quierenvolver a mostrar todoslos valores, se haceclick sobre la opciónTodas debajo de laflecha de las columnaque contenga filtros

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Filtros Avanzados

Para realizar filtros avanzados, la hojade cálculo debe disponer al menos detres filas vacías después de los rótulosde columna que puedan utilizarse comorango de criterios sobre la lista

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ContinuaciónEn las filas situadas bajo los rótulos de criterios,introduzca los criterios que desea buscar.Compruebe que existe al menos una fila vacíaentre los valores de criterios y la lista.

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Continuación

Haga clic en una celda de la lista.En el menú Datos, seleccione Filtro y haga click enFiltro avanzado.Para filtrar la lista ocultando las filas que no cumplenlos criterios, haga clic en Filtrar la lista sin moverla.Para filtrarla copiando las filas que cumplen loscriterios a otra área de la hoja de cálculo, haga clic enCopiar a otro lugar y utilice el campo Copiar A paraespecificar dónde se copiar los datos

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ContinuaciónEn la opción Rango dela Lista seleccione losrótulos y las filas tantode los criterios como lade los datos.En la casilla Rango decriterios introduzca lasceldas que contienencriterios incluyendo losrótulos de las columnas.

Utilice esta opción si quiere “eliminar” los registros repetidos.

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Continuación

Para volver a mostrar los datos ocultos, utilice la opción Mostrar Todo del submenú Filtro del menú Datos

Presenter
Presentation Notes
Yo
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Ejemplo

Muestra las filas cuyo código sea mayor a 2 y que el nombre de la personacontenga las letras “ar

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CAPITULO IV

SUBTOTALES Y AGRUPAMIENTOS

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OBJETIVOS

Crear listas como bases de datosAgrupar información generando totalesy subtotales de los mismos

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Introducción

Por qué agrupar datos:Los datos se agrupan para “ocultar”información que no es de utilidad en unmomento determinadoPara calcular subtotales por “áreas dedatos” (ventas por ciudad, sucursal,vendedor, etc)

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Creación de Subtotales

Primero se debe tener una tabla (como basede datos) con filas (registros) y columnas(atributos). La primera fila debe tener losrótulos de la tabla (nombre de los atributos)

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Continuación

Se ordena la tabla para poder realizar losagrupamientos. Para ordenar datos se puede:

Seleccionar la tablaUtilizar el iconoÓ utilizar la opción Ordenar del menú Datos

NOTA: Debe seleccionar todas las columnas y filasde la tabla para no “dañar” la información

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Continuación

En la opción del menú Ordenar, se puede seleccionar sobre cuáles columnas se hará el ordenamiento. P. Ej

Se debe seleccionar la opción Si en caso de tener en la primera fila el nombre de las columnas (Atributos)

Primer,segundo y tercer criterio de ordenamiento

Ordenamiento ascendente o Descendente

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El resultado

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Adicionar subtotalesSeleccionar la tabla y utilizar la opción Subtotales del menú Datos

Atributo por el que se realizará el agrupamiento

Función de agrupamiento (promedio, suma, máximo, etc)

Atributo que se sumará, promediará, etc (normalmente cantidades numéricas)

1er: Se debe desmarcar para adicionar nuevas operaciones de subtotales a la tabla.2do: Adicionar saltos de página por cada grupo3er: Desmarcar si se quieren los subtotales al inicio del bloque de datos Eliminar los subtotales

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El resultadoTotal del primer grupo

Total (suma) de todos los grupos

Permiten compactar o expandir un grupo (útil para ocultar información no relevante)

Permiten seleccionar hasta que nivel de agrupamiento se desea visualizar. En este caso, 1 para solo el total, 2 para el total general y los subtotales por vendedor y 3 para ver los detalles de cada vendedor

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Adición de otras operaciones en los subtotales

Para adicionar otra operación comopromedio en cada uno de los subtotales, sedebe ubicar en alguna de la celdas de latabla, seleccionar la opción subtotales delmenú datos. Cambiar de opción (usarfunción) y desmarcar la opciónReemplazar subtotales actuales

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continuación

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Subtotales Anidados

Es posible definir “grupos de datos”dentro de los grupos (subtotales) yacreados. Por ejemplo, por cadavendedor totalizar por productovendido.A estos subtotales se les conoce comosubtotales anidados.

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Ejemplo

Se debe seleccionar una de las celdasde la tablas. Utilizar la opciónsubtotales del menú datos.Seleccionar el atributo Producto,escoger una función de agrupamiento ydesmarcar la opción Reemplazarsubtotales actuales.

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Continuación

Igualmente sobre los subtotalesanidados se pueden utilizar diferentesfunciones siguiendo los pasos vistosanteriormente:

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Continuación

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CAPITULO V

FORMULARIOS

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Objetivos

Utilizar la opción de formularios parainsertar, modificar y eliminar registros(filas) de una tabla de Excel

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Introducción

Un formulario es un cuadro de dialogoque permite visualizar y modificar elcontenido de las filas de una tabla enExcel.La tabla para que pueda ser manipuladapor un formulario debe tener rótulos decolumna.

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Adición de Registros por medio de Formularios

Para tener acceso a la utilidad de Formularios, se debe localizar en una celda de la tabla de datos y luego seleccionar la opción Formulario en el menú Datos

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ContinuaciónUna vez se haya desplegado el formulario, seadicionan registros presionando el botón nuevo,llenando la información de cada uno de los campos ypresionando Enter al final.

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Continuación

Cuando cierre el formulario, podrá ver que en la hoja de cálculo se adicionó el nuevo registro.

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Algunas Consideraciones

Las columnas que incluyan fórmulas no pueden editarse directamente en el formularioSe pueden deshacer los cambios presionando el botón Restaurar

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Modificación de Registros

Es posible modificar registros por medio de un formulario. Ubique el registro a modificar (puede utilizar la barra de desplazamiento) modifique la información y luego presione Enter

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Continuación

Si desea deshacer la modificación,puede presionar el botón Restaurar.Una vez presione Enter, el registroquedará modificado.

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Búsqueda de Registros

Puede desplazarse entre los registros de la tabla por medio de la barra de desplazamiento. Con las flechas se desplazará de 10 en 10 registros

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Continuación

Para buscar un registro que cumpla conalgún criterio, utilice el botón Criterios.Al hacerlo, los campos quedan vacíospara especificar criterios de búsqueda.Una vez escritos se puede utilizar lasbotones Buscar Siguiente y BuscarAnterior

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Ejemplo

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CAPITULO VI

TABLAS DINÁMICAS.

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OBJETIVOS

Crear listas dinámicas que permitanordenar, filtrar y reorganizar datos.

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PARA QUE SIRVEN LAS T.D?

Permiten agrupar los datos según como sedesee visualizar la información.Modifican el formato de los datos paraenfatizar el contenido de celdas particulares.Ordenan y filtran sus hojas de cálculobasándose en el contenido de algunascolumnas u oculta filas que contengan datosque no sean de interés.

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Tablas Dinámicas

Es importante tener en cuenta queinformación se quieren generar a partirde los datos.Recuerde que antes de manipular losdatos es necesario revisar el formato yla forma como están organizados

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Campos y elementos

Un informe de tabla dinámica contienecampos, cada uno de los cualescorresponde a una columna de losdatos de origen y resume varias filas.

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Elementos de un Informa de T. Dinámica

Elemento del campo de página.

Campos de fila.

Campo de página.

Campo de fila exterior.

Flecha de lista desplegable de campo.

Campo de columna.

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Continuación

CAMPO DE FILA: Campos de los datos de origen que se asignan a una fila de la tabla dinámica.CAMPO DE COLUMNA: Un campo que se asignan a una columna en una tabla dinámica.

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Continuación

ELEMENTO: Una subcategoría ointegrante de un campo de la tabladinámica.CAMPO DE PÁGINA: Un campo quese asigna a una página o filtro.

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Continuación

ELEMENTO DEL CAMPO DEPÁGINA:Cada entrada o valorexclusivo que será un elemento en lalista de campo de página.CAMPO DE DATOS: Un campo de unalista o tabla de origen que contienedatos que se van a resumir.

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ÁREA DE DATOS: Parte de un informede tabla dinámica que contiene datosde resumen. Las celdas del área dedatos muestran los datos resumidos delos elementos de los campos de fila yde columna.

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FLECHA DE LISTA DESPLEGABLE DELCAMPO: Hacer click sobre la parte derechade los campos permite seleccionar loselementos que se desean mostrar.Las celdas situadas en la intersección de unafila y una columna muestran los datosresumidos de los elementos de la partesuperior de la columna y de la izquierda de lafila.

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Continuación

CAMPOS DE DATOS Y CELDAS: Un campode datos como suma de Ventas, proporcionalos valores que están resumidos en el informede tabla dinámica.FUNCIONES DE RESUMEN: Para resumirlos valores de los campos de datos, losinformes de tabla dinámica utilizan funcionesde resumen como Suma, contar, promedioetc.

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Creación De Tablas DinámicasPara crear una tabla dinámica, se debe seleccionar los datos que harán parte del informe y utilizar el asistente para tablas dinámicas. (Menú Datos opción Informe de tablas y Gráficos Dinámicos)

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Creación De Tablas DinámicasLa caja de diálogo para esta opción es la siguiente:

Origen de Datos

Tipo de Informe

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Continuación

Datos de origen para un informe de tabla dinámica.

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Continuación

Diseño del informe y sus campos

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El Resultado

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Continuación

VER DETALLES: En un informe detabla dinámica se pueden visualizar lasfilas de detalle de los datos de origenque conforman el valor de resumen.Para ello hace Click Derecho sobre elinforme y seleccione la opción Agrupary luego en Mostrar detalle

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Ejemplo

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Continuación

Así mismo es posible ocultar los detalles, con la opción Ocultar Detalle

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Agrupar Datos

También es posible agrupar diferentes datos en un solo, por ejemplo:

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Continuación

Y se desagrupar con la opción Desagrupar

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Cambio de Diseño

Es posible cambiar eldiseño (ubicación delos campos) delinforme de tablasdinámicas, arrastrandoun botón de campo aotro lugar del mismo.

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Ocultar Filas (Datos)

Es posible ocultar algunas filas o datos con ayuda de las flechas izquierdas de los campos del informe:

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Gráficos Dinámicos.

A partir de los informes de TablasDinámicas es posible generar gráficosdinámicos para visualizar la informaciónPara generar el G. Dinámico, seleccionedel menú Tabla dinámica de la barra deherramientas la opción Grafico

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Continuación.Siguiendo las instrucciones del asistente para gráficos se obtiene un gráfico con los datos del informe:

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Continuación.NOTAS: Un gráfico creado a partir de una tabla dinámicacambiará cuando se oculten elementos, se muestrendetalles o se reorganicen campos en la tabladinámica fuente. Si la tabla dinámica tiene camposde página, el gráfico cambiará cuando se presentendiferentes páginas. Cuando se presente cadaelemento de la lista del campo de página, Excelactualizará el gráfico para que muestre los datosactuales.

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Auto formato

Es posible dar formato al informe de Tabla Dinámica de acuerdo a un estilo predefinido. Para ello, utilice el icono

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CAPITULO VII

MACROS

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Objetivos

Automatizar tareas comunes con ayuda de MacrosEjecutar, crear y modificar Macros

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Introducción

Si ejecuta frecuentemente una tarea enExcel, puede automatizarla mediante unamacro. Una macro consiste en una serie decomandos y funciones que se almacenan enun módulo de Visual Basic y que puedeejecutarse siempre que sea necesario.

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Macros

La forma mas sencilla de crear macros,es grabar una serie de acciones y luegoExcel las repetirá cuando se le solicite laejecución del mismo

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Continuación.

Antes de grabar o escribir una macro,planifique los pasos y los comandos quedesea que ejecute la macro. Si se cometealgún error mientras se graba, también segrabarán las correcciones que se realicen.Cada vez que se grabe una macro, ésta sealmacenará en un nuevo módulo de VisualBasic adjunto al un libro.

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Continuación.

Con el Editor de Visual Basic es posiblemodificar y copiar macros entre módulos ylibros, cambiar de nombre a los módulos quealmacenan las macros o cambiar el nombre alas macros.

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Grabar una Macro

Seleccione la opción Macro en el menúHerramientas y a continuación, haga clic enGrabar.En el cuadro Nombre de la macro, escriba unnombre para la macro.El primer carácter del nombre de la macrodebe ser una letra. Los demás caracterespueden ser letras o números. No se permitenespacios en un nombre de macro.

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Continuación

Utilice esta opción si desea que el Macro se ejecute con un comando del teclado

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Continuación

Una vez especificado el nombre delmacro y presionado el botón Aceptar,Excel grabará cada una de lasoperaciones que usted realice.Para finalizar la grabación utilice elbotón

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Ejecución del Macro.

Podrá ejecutar el Macro almacenadoutilizando el método abreviado delteclado (si especificó alguno) o con laopción Ejecutar del submenú Macro

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Continuación

Desde el cuadro de dialogo anterior,también podrá eliminar o modificarMacros. También es posible ejecutar elMacro paso a paso

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Referencias Relativas o Absolutas

Si se seleccionan celdas mientras se está ejecutandouna macro, ésta seleccionará las mismas celdasindependientemente de la celda que se hayaseleccionado en primer lugar ya que grabareferencias absolutas de celda. Si desea tener unamacro para seleccionar celdas no independientes a laposición que tenga la celda activa cuando se ejecute,configure el grabador de macros para que grabereferencias relativas de celda. Esta opción seencuentra disponible en la barra de herramientasDetener Grabación en el icono R. Relativas

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Continuación.

Excel continuará grabando macros conreferencias relativas hasta que terminela sesión con Excel o hasta que hagaclic otra vez en Referencias relativas.

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CAPITULO VIII

Temas Adicionales

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ESCENARIOS

Un escenario es un conjunto de valoresque Excel guarda y puede sustituirautomáticamente en la hoja de cálculo.Se útiles para analizar diferentesalternativas.

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Ejemplo

Un alumno está analizando cuanto debesacar en su examen y proyecto finalpara pasar la materia. El cuenta con lossiguiente datos:

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ContinuaciónEl plantea algunas alternativas y cada una de ellas las adiciona en un Escenario :Seleccione la opción Escenario del menú Herramientas.En el cuadro de Dialogo presioneel botón Agregar

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Continuación

Luego aparece el siguiente cuadro de Diálogo

Nombre del Escenario o Alternativa

Celdas que van a cambiar (valores del Escenario)

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Continuación

Luego se especifican los valores de cada una de las celdas cambiantes

Adicionar nuevos Escenarios

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Continuación

Finalmente aparece el siguiente cuadro de dialogo con el que se pueden visualizar cada una de las alternativas (utilice el botón Mostrar)

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AUDITORIA DE FORMULAS

La auditoria de fórmulas se utiliza pararastrear las precedencias y/o errores enuna fórmula.Es muy útil cuando se tienen fórmulascomplejas que implican varias celdas yse quiere visualizar cuales son losparámetros o referencias de la misma

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Continuación

Para utilizar esta utilidad, primero sedebe localizar en la celda que contienela fórmula y luego utilizar la opciónAuditoria de Fórmulas del menúHerramientas

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Continuación

Al rastrear precedentes aparecen flechas desde las celdas que sirven como parámetro o referencia a la fórmula actual

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Continuación

Con la opción Mostrar Barra deHerramientas de Auditoria deFórmulas aparecerá la siguiente barrade herramientas, en la que seencuentran disponibles todas lasopciones de auditoria

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VALIDACION DE DATOS

Excel ofrece la posibilidad de validar losdatos que se ingresan en las celdas.Para realizar esto, primero ubíquese enla celda que desea validar y luegoseleccione la opción Validar del menúDatos

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Continuación

Aparecerá la siguiente caja de Dialogo

Valida el ingresoDe notas entre0 y 5

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Continuación

En la pestaña mensaje de entrada, sepuede poner un mensaje que aparecerácuando se ubica sobre la celda de lavalidación

Page 135: CURSO AVANZADO DE EXCEL - …estadisticacondago.com/images/aplicaciones_excel/excel avanzado.pdf · cuenta con una gran variedad de filtros para el importación de los datos) Importación

ContinuaciónFinalmente, en la pestaña mensaje deerror, se especifica el mensaje queaparecerá si se intenta ingresar un datono válido