Curso Básico de Administración de Proyectos
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Captulo PueblaDesarrollando profesionalismo en project management.
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Captulo PueblaDesarrollando profesionalismo en project management.
Si sucedieran estas 5 situaciones al mismo tiempo,
cul sera el orden en el que las atendera?
1. Est sonando el timbre de su casa
2. Se est regando el agua porque est puesta la bomba
3. Est sonando su telfono celular
4. Est comenzando a llover fuertemente y dej las ventanas de su coche abiertas
5. Est sonando el telfono local
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Captulo PueblaDesarrollando profesionalismo en project management.
Cultural
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Captulo PueblaDesarrollando profesionalismo en project management.
El filtro individual
Es la experiencia particular
El filtro cultural
Son esquemas culturales aprendidos
RF I LT R O
Cada persona interpreta la realidad segn
su filtro
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Captulo PueblaDesarrollando profesionalismo en project management.
Clientes muy importantes
Plantilla joven y dinmica
Excelentes relaciones
humanas
Excelentes relaciones
exteriores
Empresa A Empresa B
Reclamaciones con graves
consecuencias
Plantilla poco calificada
El director mantiene
relaciones dudosas con su
secretaria
Escndalo fiscal
Qu empresa
prefieren y por qu?
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Captulo PueblaDesarrollando profesionalismo en project management.
R
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Captulo PueblaDesarrollando profesionalismo en project management.
Curva del cambio
Situacin
Actual
Cambio
Valle de la
Desesperanza
Mejora Continua
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Captulo PueblaDesarrollando profesionalismo en project management.
CMO LOGRAR EL CAMBIO
El comienzo de la mejora continua
Delegacin de Autoridad para la toma de decisiones
Romper las reglas establecidas del como siempre lo hemos hecho
Incremento de productividad
Liderazgo proactivo
QU HACER PARA LOGRAR EL CAMBIO
Entorno
Competencia intensa y global
Buscamos estar al principio
Se obtienen ventajas competitivas
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Captulo PueblaDesarrollando profesionalismo en project management.
Al implementar la metodologa de PM en mis proyectos qu voy a lograr?:
Mejorar la administracin de actividades y ordenar de acuerdo a prioridades
Mejor coordinacin de los elementos clave: tiempo, calidad y costo
Mayor control de las operaciones
Eficiencia en el tiempo para el seguimiento
Control efectivo de todas las actividades del proyecto
Presentacin de informacin a travs de reportes en tiempo y forma
Mejor comunicacin con el equipo de trabajo
Mayor confianza en el manejo de riesgos
Identificacin de retrasos en tiempo para tomar acciones correctivas
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Captulo PueblaDesarrollando profesionalismo en project management.
Pltica bsica de
Project Management
Abril, 2010
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Captulo PueblaDesarrollando profesionalismo en project management.
Objetivos:
Repasar los conceptos bsicos de la administracin de proyectos generalmente aceptados
Revisar el modelo de administracin de proyectos del PMI para comprender y practicar su aplicacin en los proyectos (www.pmi.org).
Que los participantes sean capaces de aplicar los conceptos bsicos y el modelo de administracin de proyectos en su entorno laboral con un enfoque prctico en los proyectos a su cargo
Introduccin al manejo de planes y programas
Orientacin Costo-Calidad-Servicio
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Captulo PueblaDesarrollando profesionalismo en project management.
Programa
1. El Contexto de la Administracin de Proyectos
2. Modelo de la Administracin de Proyectos3. Proceso de Iniciacin 4. Proceso de Planificacin5. Proceso de Ejecucin6. Proceso de Control y Seguimiento7. Proceso de Cierre
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Captulo PueblaDesarrollando profesionalismo en project management.
Grupo Fecha Frecuencia Horario Sala
1 2 semanas Das intercalados 13:00-15:00 Zaap
2 2 semanas Das intercalados 13:00-15:00 Zaap
Sesin Semana
Introduccin, el cambio, Modelos de gestin 1
Procesos de Iniciacin, Procesos de Planificacin I 1
Procesos de Planificacin II, Procesos de Planificacin III 1
Procesos de Control I y II 1 y 2
Procesos de Control III, Procesos de Cierre 2
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Captulo PueblaDesarrollando profesionalismo en project management.
Conceptos y herramientas de la Metodologa de Project
Management (Gestin de Proyectos)
Definicin y caractersticas
de un proyecto
Caractersticas de la fase de un
proyecto
Definicin de Project
Management
Habilidades interpersonales
Utilidad: Un proyecto es un concepto bsico en la metodologa de PM
Son actividades que no pueden ser tratadas en el contexto normal de una empresa
Conocer el ciclo de vida de los proyectos
Identificar las fases y sus entregables
Utilidad: Conocer los cinco grupos de procesos y su aplicacin
Cmo manejar los costos, el personal y el nivel de incertidumbre
en los proyectos
Entender por qu los elementos principales en todo proyecto son el
tiempo, el costo y la calidad
Utilidad: Conclusin y aprobacin de entregables
Aceptacin Continuacin a la siguiente fase
Utilidad Establecer metas para el desarrollo de las habilidades que permitan desarrollar una
comunicacin efectiva, liderazgo,
motivacin, manejo de estrs, trabajo en
equipo y manejo de conflictos
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Captulo PueblaDesarrollando profesionalismo en project management.
1. El Contexto de la
Administracin de Proyectos
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Captulo PueblaDesarrollando profesionalismo en project management.
El Contexto de la Administracin de Proyectos (PM)
Al final de esta sesin los participantes:
Recordarn los conceptos bsicos de PM
Obtendrn una base de conocimientos y un lenguaje comn generalmente aceptados en la profesin de PM
Agenda:
Marco Contextual
Conceptos Bsicos
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Captulo PueblaDesarrollando profesionalismo en project management.
Proyectos y Planificacin Estratgica
Los proyectos son una forma de organizar actividades que no pueden ser tratadas dentro de los lmites
operativos normales de la organizacin.
Generalmente, los proyectos son autorizados por consideraciones estratgicas como:
Una demanda de mercado
Una necesidad organizacional
La solicitud de un cliente
Un avance tecnolgico
Un requisito legal
EL CONTEXTO DE LA ADMINISTRACIN DE PROYECTOS
Marco Contextual
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Captulo PueblaDesarrollando profesionalismo en project management.
Resultado
del
Proyecto
Diferentes tipos de procesos y propsitos
CICLO DE VIDA DEL PROYECTO
PROCESOS DE SOPORTE
PMO
PROJECT MANAGEMENT
EL CONTEXTO DE LA ADMINISTRACIN DE PROYECTOS
Marco Contextual
Operacin
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Captulo PueblaDesarrollando profesionalismo en project management.
CONTROL ADVISORYKnowledge application
Knowledge transfer
COMPETENCEKnowledge generation
EL CONTEXTO DE LA ADMINISTRACIN DE PROYECTOS
Marco Contextual
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Captulo PueblaDesarrollando profesionalismo en project management.
PROYECTO es un esfuerzo temporal que se lleva a cabo para crear un producto, servicio o resultado nico
Temporal Tiene un comienzo y un final definidos El final se alcanza cuando se han logrado los objetivos
Producto, servicio o resultados nicos La singularidad es una caracterstica importante de los
productos entregables de un proyecto, aunque haya
elementos repetitivos
Elaboracin gradual Avanzar mediante incrementos Desarrollo gradual del alcance
EL CONTEXTO DE LA ADMINISTRACIN DE PROYECTOS
Conceptos Bsicos
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Captulo PueblaDesarrollando profesionalismo en project management.
CICLO DE VIDA de un Proyecto:
A B C D
Fase:
actividades / entregable principal
EL CONTEXTO DE LA ADMINISTRACIN DE PROYECTOS
Conceptos Bsicos
Resultado
del
Proyecto
Producto entregable del proyecto: la suma de caractersticas y funciones que el proyecto debe proveer, de acuerdo a los requerimientos y objetivos.
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Captulo PueblaDesarrollando profesionalismo en project management.
EL CONTEXTO DE LA ADMINISTRACIN DE PROYECTOS
Conceptos Bsicos
CICLO DE VIDA de un Proyecto:
FASES:
Los proyectos se dividen en fases con el fin de lograr un mejor
control y enlaces apropiados de las diferentes operaciones de la
organizacin
Cada fase se identifica por la entrega de uno o ms subproductos o
entregables
CICLO DE VIDA:
Sirve para definir el inicio y el fin de un proyecto
Define el trabajo tcnico a ejecutarse en cada fase
Define a los involucrados en cada fase
Determina la transicin que se llevar a cabo con la organizacin al
final del proyecto
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Captulo PueblaDesarrollando profesionalismo en project management.
> Ciclo de vida genrico de Costos y Nivel de Personal:
Time
InitialPhase
FinishStart
Intermediate Phases(one or more)
FinalPhase
Cost andStaffing
Level
EL CONTEXTO DE LA ADMINISTRACIN DE PROYECTOS
Conceptos Bsicos
El nivel de incertidumbre es ms alto al inicio del proyecto:
Implica el riesgo de no cumplir con los objetivos
Al avanzar aumenta la certeza de terminar con xito
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Captulo PueblaDesarrollando profesionalismo en project management.
EL CONTEXTO DE LA ADMINISTRACIN DE PROYECTOS
Ejemplos de Proyectos en CEO - AIKMZ
Reparaciones de pozos con IOLAIR
Implementacin del SAA (Subsistema de Administracin Ambiental)
Control de agua genrico
Anlisis de cementaciones
N2 como BN en pozos de Ku-M
Una obra de Pemex: Bases de Usuario (requerimientos), Ingeniera Bsica, Ingeniera de Detalle, Procura, Construccin, Pruebas y Arranque, Entrega y Recepcin.
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Captulo PueblaDesarrollando profesionalismo en project management.
Es la aplicacin de conocimientos, habilidades, herramientas y
tcnicas a las actividades de un proyecto para satisfacer sus
propios requisitos
Es la aplicacin e integracin de los 5 grupos de proceso de
direccin de proyectos
La direccin de un proyecto incluye:
Identificar los requisitos
Establecer objetivos claros y posibles de realizar
Equilibrar las demandas concurrentes de calidad, alcance, tiempo y costo
Considerar y adaptar las expectativas de los interesados
EL CONTEXTO DE LA ADMINISTRACIN DE PROYECTOS
Administracin de Proyectos
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Captulo PueblaDesarrollando profesionalismo en project management.
EL CONTEXTO DE LA ADMINISTRACIN DE PROYECTOS
Administracin de Proyectos
Interesados:
Director del proyecto (Project Manager)
Cliente/Usuario
Organizacin ejecutante
Miembros del equipo del proyecto
Equipo de direccin del proyecto
Patrocinador
Influyentes
Otros: Inversionistas, Proveedores, Gobierno, Sociedad en general, la Familia del equipo, etc.
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Captulo PueblaDesarrollando profesionalismo en project management.
El director del proyecto (project manager, project leader) es el
responsable de:
Alcanzar los objetivos del proyecto
Hacer que las cosas sucedan
Gestionar los proyectos en respuesta a la incertidumbre
(riesgo)
Gestionar los requisitos concurrentes del proyecto
EL CONTEXTO DE LA ADMINISTRACIN DE PROYECTOS
Administracin de Proyectos
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Captulo PueblaDesarrollando profesionalismo en project management.
El xito de un proyecto se puede definir como el proveer el entregable
del proyecto (alcance) conforme a lo especificado (calidad), en
tiempo (plazos) y dentro del presupuesto (costo de recursos),
Estas cuatro variables estn interrelacionadas, cualquier cambio a
una de ellas tendr impacto en las dems,
El usuario final siempre quiere el proyecto completo, bien hecho, de
forma rpida y al menor precio.
EL CONTEXTO DE LA ADMINISTRACIN DE PROYECTOS
Administracin de Proyectos
Tiempo
(plan de
plazos)
Costo
(recursos)
Alcance
Calidad
(especificacin y
requisitos)
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Captulo PueblaDesarrollando profesionalismo en project management.
Habilidades Interpersonales
La gestin de las relaciones interpersonales incluye:
Comunicacin efectiva: intercambio de informacin
Influencia en la organizacin: hacer que las cosas sucedan
Liderazgo / Coaching: desarrollar una visin y estrategia y motivar a la gente a que las alcancen
Motivacin y empoderamiento: estimular / autorizar al personal para que alcance altos niveles de
rendimiento y supere las barreras al cambio
Negociacin y manejo de conflictos: forma de llegar a acuerdos o establecer trminos con otros
EL CONTEXTO DE LA ADMINISTRACIN DE PROYECTOS
Administracin de Proyectos
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Captulo PueblaDesarrollando profesionalismo en project management.
Habilidades Interpersonales (cont.)La gestin de las relaciones interpersonales
incluye:
Resolucin de problemas: combinacin de definicin de problemas, identificacin y anlisis de
alternativas, y toma de decisiones.
Cambio Organizacional
Poder e influencia
Trabajo en equipo
Creatividad
Manejo del estrs negativo
Inteligencia emocional / inteligencias mltiples
Temperamento y Carcter (tipologa humana)
EL CONTEXTO DE LA ADMINISTRACIN DE PROYECTOS
Administracin de Proyectos
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Captulo PueblaDesarrollando profesionalismo en project management.
Iceberg:
EL CONTEXTO DE LA ADMINISTRACIN DE PROYECTOS
Ciencia 15%
------------
Arte 85%
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Captulo PueblaDesarrollando profesionalismo en project management.
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Captulo PueblaDesarrollando profesionalismo en project management.
2. Modelo de la Administracin
de Proyectos
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Captulo PueblaDesarrollando profesionalismo en project management.
Modelo de la Administracin de Proyectos
Agenda:
Grupos de Procesos (5) Macro Modelo
reas de Conocimiento (9)
Modelo de referencia
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Captulo PueblaDesarrollando profesionalismo en project management.
Grupos de Proceso - Macromodelo
Procesos
de IniciacinProcesos de
Planeacin
Procesos
de Ejecucin
Procesos
de Control y
Seguimiento
Procesos
de Cierre
Define y autoriza el proyecto o una fase del mismo y compromete a la organizacin
Define y refina los objetivos y planifica el curso de accin para cumplir los objetivos del negocio que el proyecto ha prometido alcanzar
Integracin de recursos para llevar a cabo el plan:Dirigir al equipo, reunirse frecuentemente Comunicarse con los responsables Resolver conflictos y problemas que siempre surgen en un proyecto Asegurar los recursos necesarios para completar los requerimientos
Formalizar la aceptacin del proyecto y llevarlo a un buen trminoAprender de la experiencia del equipo Revisar el proceso y los resultados con los miembros y responsables
Asegura que los objetivos de la fase son alcanzados va monitoreo y medidas de proceso para tomar accin correctiva cuando sea necesario:Vigilar las desviaciones del planEmprender acciones correctivas Recibir y evaluar los cambios del proyecto que se han solicitado Reprogramar el proyecto segn sea necesario Cambiar el alcance del proyecto Regresar a la etapa de planeacin para hacer los ajustes a las metas del proyecto y obtener aprobacin de los responsables
Los grupos No son fases del proyecto
Se pueden repetirpara cada fase o
subproyecto
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Captulo PueblaDesarrollando profesionalismo en project management.
Flujo de comunicacin:
MODELO DE LA ADMINISTRACIN DE PROYECTOS
Grupos de Proceso - Macromodelo
Procesos
de IniciacinProcesos de
Planeacin
Procesos
de Ejecucin
Procesos
de Control y
Seguimiento
Procesos
de Cierre
Autorizacin
Inicio
Cambios
Planes y
Actualizaciones
Estado
Gua
DireccinOperaciones
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Captulo PueblaDesarrollando profesionalismo en project management.
Los grupos de proceso estn relacionados por los resultados que
producen
La salida de un proceso generalmente es entrada de otro o es un
producto entregable
Rara vez son discretos o de ejecucin nica
Son actividades inter-relacionadas que tienen lugar con distintos niveles
de intensidad a travs de todo el proyecto
MODELO DE LA ADMINISTRACIN DE PROYECTOS
Modelo de Referencia
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Captulo PueblaDesarrollando profesionalismo en project management.
Traslape de procesos en un proyecto o en una fase:
Nivel deActividades
Tiempo
Procesos deInicio
Procesos dePlaneacin
Procesos deEjecucin
Procesos deControl
Procesos deCierre
Inicio defase
Trmino de fase
MODELO DE LA ADMINISTRACIN DE PROYECTOS
Grupos de Proceso - Macromodelo
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Captulo PueblaDesarrollando profesionalismo en project management.
PMI / PMBOK (Project Management Institute/ Project Management
Body of Knowledge): The Project Management Knowledge Areas
PMBOK
4.0 Integracin
5.0Alcance
6.0Tiempo
7.0Costos
8.0Calidad
9.0Recursos Humanos
10.0Comunicaciones
12.0Adquisiciones
11.0Riesgos
MODELO DE LA ADMINISTRACIN DE PROYECTOS
reas de Conocimiento
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Captulo PueblaDesarrollando profesionalismo en project management.
MODELO DE LA ADMINISTRACIN DE PROYECTOS
reas de Conocimiento
Alc
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Administracin de Proyectos
PMI / PMBOK (Project Management Institute/ Project Management
Body of Knowledge): The Project Management Knowledge Areas
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Captulo PueblaDesarrollando profesionalismo en project management.
I P E C C
A B C D
I P E C C I P E C C I P E C C
Ciclo de Vida del Proyecto
Administracin del Proyecto
MODELO DE LA ADMINISTRACIN DE PROYECTOS
Modelo de Referencia
-
Captulo PueblaDesarrollando profesionalismo en project management.
MODELO DE LA ADMINISTRACIN DE PROYECTOS
Modelo de Referencia
Desarrollo del WBS/ OBS Definicin del Mecanismo de Control y medicin de avance Desarrollo de los planes del proyecto:
Tiempo y Costo Riesgo Comunicacin Calidad Compras R.H.
Establecimiento de la Lnea Base del proyecto
Ejecucin del Plan del Proyecto Peticin de cambios
Aplicacin del Mecanismo de Control del Proyecto Control de Cambios(comunicacin, reporte de estado e integracin)
Cierre Administrativo Lecciones Aprendidas
PLANNING
EXECUTION
CONTROL
CLOSING
I
P
E
C
C
INITIATING
Definicin de requerimientos con base a la descripcin del producto del proyecto Integracin del equipo del proyecto Creacin del Acta del Proyecto Kick off meeting
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Captulo PueblaDesarrollando profesionalismo en project management.
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Captulo PueblaDesarrollando profesionalismo en project management.
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Captulo PueblaDesarrollando profesionalismo en project management.
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Captulo PueblaDesarrollando profesionalismo en project management.
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Captulo PueblaDesarrollando profesionalismo en project management.
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Captulo PueblaDesarrollando profesionalismo en project management.
Procesos
de IniciacinProcesos de
Planeacin
Procesos
de Ejecucin
Procesos
de Control y
Seguimiento
Procesos
de Cierre
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Captulo PueblaDesarrollando profesionalismo en project management.
Procesos
de IniciacinProcesos de
Planeacin
Procesos
de Ejecucin
Procesos
de Control y
Seguimiento
Procesos
de Cierre
Procesos de Planeacin
Alc
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8.3 Ctrl
Calidad
10.2DistribucinInformacin
11.4Respuesta de Ctrl Riesgo
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Captulo PueblaDesarrollando profesionalismo en project management.
3. Proceso de Iniciacin
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Captulo PueblaDesarrollando profesionalismo en project management.
Proceso de INICIACIN
Al final de esta sesin los participantes:
Obtendrn los conceptos bsicos asociados a la iniciacin Identificarn los entregables principales Desarrollarn los entregables de la fase de Iniciacin
Agenda:
Acta del Proyecto y Anlisis de Interesados Reunin de arranque (kick-off) Creacin / revisin de documentos
-
Captulo PueblaDesarrollando profesionalismo en project management.
Facilita la definicin y autorizacin formal para comenzar un proyecto
o una fase del mismo
Comprometer a la organizacin a un proyecto o a una fase
Fijar la direccin general de la solucin
Definir objetivos del proyecto de alto nivel
Asegurar las aprobaciones necesarias y los recursos
Validar alineacin con objetivos estratgicos
Asignar al Project Manager
Propsito:
PROCESO DE INICIACINProcesos
de IniciacinProcesos de
Planeacin
Procesos
de Ejecucin
Procesos
de Control y
Seguimiento
Procesos
de Cierre
-
Captulo PueblaDesarrollando profesionalismo en project management.
Documento que autoriza formalmente un proyecto o una fase y documenta
los requisitos iniciales que satisfacen las necesidades y expectativas de
los interesados.
Definicin:
PROCESO DE INICIACIN
Acta del Proyecto (Project Charter)
Plan del
Proyecto
Anlisis de
Riesgo
Plan de
Mitigacin
Anlisis de
interesados
OBS
(Estructura
Organizacio
nal)
Acta del
Proyecto
Entregables
Procesos
de IniciacinProcesos de
Planeacin
Procesos
de Ejecucin
Procesos
de Control y
Seguimiento
Procesos
de Cierre
Ejemplo de
Un proyecto
grande
-
Captulo PueblaDesarrollando profesionalismo en project management.
Propsito:
Integrar a los stakeholders y darles a conocer el proyecto
Agenda:
Interesados (stakeholders) / Acta del Proyecto (Project Charter)
WBS (Work Breakdown Structure) Plan de Plazos a nivel general
OBS (Organizational Breakdown Structure) Organigrama
Otros Planes
Compromisos
PROCESO DE INICIACIN
Reunin de Arranque (Kick off meeting)Procesos
de IniciacinProcesos de
Planeacin
Procesos
de Ejecucin
Procesos
de Control y
Seguimiento
Procesos
de Cierre
-
Captulo PueblaDesarrollando profesionalismo en project management.
Por equipos de 5 miembros
Crear el Project Charter (Acta del Proyecto); el anlisis de stakeholdersy determinar qu informacin incluiran en la Reunin de Arranque (Kickoff)
Presentar
PROCESO DE INICIACIN
Acta del Proyecto (Project Charter)
Procesos
de IniciacinProcesos de
Planeacin
Procesos
de Ejecucin
Procesos
de Control y
Seguimiento
Procesos
de Cierre
-
Captulo PueblaDesarrollando profesionalismo en project management.
4. Proceso de Planificacin
-
Captulo PueblaDesarrollando profesionalismo en project management.
El proceso de planificacin requiere que se le
invierta tiempo suficiente para cubrir todos lo
requerimientos y facilitar los siguientes
procesos: Ejecucin, Control y Seguimiento
Slow Sueco
-
Captulo PueblaDesarrollando profesionalismo en project management.
Proceso de PLANIFICACIN
Al final de esta sesin los participantes:
Obtendrn los conceptos bsicos asociados al proceso Identificarn los entregables:
WBS EDT (Work Breakdown Structure o Estructura de Desglose de Trabajo)
OBS (Organizational Breakdown Structure) RAM (Responsibility Assignment Matrix) Plan de Riesgos Plan de Comunicacin y Plan de Calidad Plan de Compras
-
Captulo PueblaDesarrollando profesionalismo en project management.
Ayudar a recoger informacin de distintas fuentes
Identificar, definir y madurar, el alcance, el costo y la realizacin de
actividades del proyecto
Aprovechar las habilidades y conocimiento de los interesados
Los planes son revisados conforme cambios significativos ocurren en
el transcurso del proyecto; es un proceso repetitivo y continuo
PROCESO DE PLANIFICACIN
Objetivo de los Procesos de Planificacin
-
Captulo PueblaDesarrollando profesionalismo en project management.
Crear y mantener los planes del proyecto con actividades detalladas Establecer la organizacin y planeacin general del proyecto Estimar los recursos y plazos necesarios Especificar el alcance, riesgos, comunicacin, compras, personal y necesidades de calidad del proyecto
Propsito:
PROCESO DE PLANIFICACIN
Definicin de Planes
Procesos
de IniciacinProcesos de
Planeacin
Procesos
de Ejecucin
Procesos
de Control y
Seguimiento
Procesos
de Cierre
-
Captulo PueblaDesarrollando profesionalismo en project management.
PROCESO DE PLANIFICACIN
Gestin del Alcance
Definicin
Incluye los procesos necesarios para asegurar que el proyecto incluya todo y slo el trabajo requerido para completar el
proyecto satisfactoriamente.
Procesos
Iniciacin
Planeacin del alcance
Definicin del Alcance
Verificacin del Alcance
Control de cambios del Alcance
- Creacin de la WBS o EDT (Estructura de Desglose de Trabajo)
Procesos
de IniciacinProcesos de
Planeacin
Procesos
de Ejecucin
Procesos
de Control y
Seguimiento
Procesos
de Cierre
-
Captulo PueblaDesarrollando profesionalismo en project management.
PROCESO DE PLANIFICACIN
Definicin del Alcance
Grupo de elementos del proyecto orientados a entregables que
organizan y definen el alcance total del proyecto
Cada nivel descendente representa una definicin incremental de detalle
de un componente del proyecto
Los componentes del proyecto pueden ser productos o servicios y se
descomponen en paquetes de trabajo.
Estructura de Desglose del Trabajo (EDT / WBS)
Procesos
de IniciacinProcesos de
Planeacin
Procesos
de Ejecucin
Procesos
de Control y
Seguimiento
Procesos
de Cierre
-
Captulo PueblaDesarrollando profesionalismo en project management.
Han sido identificados todos los componentes principales de alto nivel?
Los elementos de niveles mas bajos son necesarios, estn todos
incluidos?
Los stakeholders estaran de acuerdo en que la EDT, es satisfactoria?
Pueden los elementos ser calendarizados, presupuestados y
asignados a un responsable?
Hay demasiada visibilidad y control, o muy poco?
Se pueden generar reportes de avance a todos los niveles?
Validacin de la EDT (Estructura de Desglose de trabajo)
PROCESO DE PLANIFICACIN
Definicin del AlcanceProcesos
de IniciacinProcesos de
Planeacin
Procesos
de Ejecucin
Procesos
de Control y
Seguimiento
Procesos
de Cierre
-
Captulo PueblaDesarrollando profesionalismo en project management.
PROCESO DE PLANIFICACIN
Gestin de los Recursos Humanos
Definicin
Incluye los procesos necesarios para organizar, dirigir y aprovechar el conocimiento y habilidades del equipo del
proyecto
Procesos
Planificacin de los Recursos Humanos
Adquisicin del Equipo del Proyecto
Gestionar, Integrar y Desarrollar al Equipo del Proyecto
Procesos
de IniciacinProcesos de
Planeacin
Procesos
de Ejecucin
Procesos
de Control y
Seguimiento
Procesos
de Cierre
-
Captulo PueblaDesarrollando profesionalismo en project management.
Lder del proyecto
Lder Tcnico
Mdulo A
Especialista Especialista
Lder Tcnico
Mdulo B
Especialista Especialista
Especialista Especialista Especialista
Especialista
OBS -Organizational Breakdown Structure
PROCESO DE PLANIFICACIN
Definicin de la Estructura Organizacional
-
Captulo PueblaDesarrollando profesionalismo en project management.
Matriz de Asignacin de Responsabilidades (RAM)
PROCESO DE PLANIFICACIN
Definicin de la Estructura Organizacional
A B C D E F
RV RE PA PA
AU RE PA
AT RV RE
PA AT IN IN
AT AC RE
...
AC
PA
PERSONA
EDT
1. Requerimientos
2. Funcionalidad
3. Diseo
4. Desarrollo
5. Pruebas
RE = Responsable RV = Revisa PA = Participante AU = Autoriza
AC = Acepta IN = Provee Informacin AT = Provee Asesora Tcnica
-
Captulo PueblaDesarrollando profesionalismo en project management.
Definicin
Incluye los procesos necesarios para asegurar la terminacin oportuna del proyecto
Procesos
Definicin de actividades Secuenciacin de actividades Estimacin de duracin Desarrollo del Cronograma Control del Cronograma
PROCESO DE PLANIFICACIN
Gestin del TiempoProcesos
de IniciacinProcesos de
Planeacin
Procesos
de Ejecucin
Procesos
de Control y
Seguimiento
Procesos
de Cierre
-
Captulo PueblaDesarrollando profesionalismo en project management.
Secuenciacin de Actividades (vinculacin):
PROCESO DE PLANIFICACIN
Gestin del Tiempo
Actividad 2Actividad 1
Fin - Comienzo
Actividad 2
Actividad 1
Comienzo - Comienzo
Actividad 2
Actividad 1
Fin - Fin
Juicio experto
Estimacin anloga
Delphi
Proyeccin del ciclo de vida
Tcnicas de Estimacin:
Actividad 2
Actividad 1
Comienzo - Fin
Procesos
de IniciacinProcesos de
Planeacin
Procesos
de Ejecucin
Procesos
de Control y
Seguimiento
Procesos
de Cierre
-
Captulo PueblaDesarrollando profesionalismo en project management.
PROCESO DE PLANIFICACIN
Gestin del Tiempo
Estructura de red para planeacin del proyecto: CPM (Critical Path Method) - se usa cuando las duraciones pueden estimarse con cierto nivel de confianza.
PERT (Program Evaluation and Review Technique) - se usa cuando las duraciones no pueden estimarse con base en la experiencia.
Dur. estimada =(optimista + 4*ms probable + pesimista)/6
ejemplo: (5 + 4*7 + 10) / 6 7.16
Planeacin: definicin de todas las actividades, su liga a una estructura de red para mostrar interdependencias y asignacin de duracin y recursos
Programacin: Asignar fechas de realizacin a cada actividad del plan
Desarrollo del Programa
Procesos
de IniciacinProcesos de
Planeacin
Procesos
de Ejecucin
Procesos
de Control y
Seguimiento
Procesos
de Cierre
-
Captulo PueblaDesarrollando profesionalismo en project management.
PROCESO DE PLANIFICACIN
Gestin del Tiempo
Desarrollo del Programa
Predecesor: actividad que antecede a otra
Sucesor: actividad que sucede a otra
Hito (milestone): evento significativo en el proyecto, actividad con duracin cero, se le puede asignar responsable pero no recursos.
Definiciones bsicas
Procesos
de IniciacinProcesos de
Planeacin
Procesos
de Ejecucin
Procesos
de Control y
Seguimiento
Procesos
de Cierre
-
Captulo PueblaDesarrollando profesionalismo en project management.
Planear fechas de inicio y termino
Ilustrar la interdependencia de las actividades
Monitorear y controlar el tiempo del trabajo
Gua la asignacin de recursos, su disponibilidad y actividades
Convierte el plan del proyecto en un plan operativo que es la
herramienta bsica para controlar las actividades del proyecto
Especifica plazos en los que el personal debe estar disponible
Contexto para manejar actividades crticas del proyecto
Desarrollo del Programa
PROCESO DE PLANIFICACIN
Gestin del Tiempo
Propsito
Procesos
de IniciacinProcesos de
Planeacin
Procesos
de Ejecucin
Procesos
de Control y
Seguimiento
Procesos
de Cierre
-
Captulo PueblaDesarrollando profesionalismo en project management.
Definicin
Incluye los procesos necesarios para asegurar la terminacin del proyecto dentro del presupuesto aprobado
Procesos
Planeacin de Recursos
Estimados de Costos
Elaboracin de Presupuestos
Control Presupuestal
PROCESO DE PLANIFICACIN
Gestin de los CostosProcesos
de IniciacinProcesos de
Planeacin
Procesos
de Ejecucin
Procesos
de Control y
Seguimiento
Procesos
de Cierre
-
Captulo PueblaDesarrollando profesionalismo en project management.
PROCESO DE PLANIFICACIN
Gestin de los Costos
Mtodos de estimacin de costos:
Estimacin Ascendente (mayor precisin) Conceptual (top down) (informacin limitada) Estimacin Anloga Estimacin por Tres Valores:
(optimista + 4*ms probable + pesimista)/6
La EDT es el principal input en el proceso
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Manejo de costos en MS-Project
Costos fijos.- En la vista Diagrama de Gantt, en el men Ver,
seale Tabla y clic en Costo. En el campo Costo Fijo escriba la
cantidad a la tarea correspondiente.
Costos variables.- Costo/hr, depende de las hrs. que cada
recurso interviene en el proyecto, tasa por hr. estndar y extra.
PROCESO DE PLANIFICACIN
Gestin de los Costos
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Crear EDT del proyecto de forma grupal
PROCESO DE PLANIFICACIN
Definicin del AlcanceProcesos
de IniciacinProcesos de
Planeacin
Procesos
de Ejecucin
Procesos
de Control y
Seguimiento
Procesos
de Cierre
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PROCESO DE PLANIFICACIN
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Definicin
Incluye los procesos necesarios para la gestin efectiva de los riesgos para incrementar los resultados de eventos positivos y
minimizar las consecuencias de eventos adversos, se divide
en:
Procesos
Identificacin de Riesgos Cuantificacin de Riesgos Planeacin de la Respuesta al Riesgo Seguimiento y Control del Riesgo
PROCESO DE PLANIFICACIN
Gestin de los RiesgosProcesos
de IniciacinProcesos de
Planeacin
Procesos
de Ejecucin
Procesos
de Control y
Seguimiento
Procesos
de Cierre
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Definicin
Evento o condicin incierta, que si ocurre puede tener un efecto positivo o negativo, en al menos un objetivo del proyecto
(tiempo, costo, alcance o calidad).
Puede tener una o ms causas y uno o ms impactos
Los riesgos deben ser abordados proactiva y consistentemente durante todo el proyecto.
Procesos
de IniciacinProcesos de
Planeacin
Procesos
de Ejecucin
Procesos
de Control y
Seguimiento
Procesos
de Cierre
PROCESO DE PLANIFICACIN
Gestin de los Riesgos
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PROCESO DE PLANIFICACIN
Gestin de los RiesgosProcesos
de IniciacinProcesos de
Planeacin
Procesos
de Ejecucin
Procesos
de Control y
Seguimiento
Procesos
de Cierre
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Plantilla de Registro de Riesgos
Nombre del Proyecto: Nm. de Proyecto: Creado en:
Project Manager: email: Ext.: Creado por: Modificado en:
No. Fecha Elemento
WBS
Categora Descripcin del Riesgo Causa del Riesgo Probab. Impacto Calif.
P * I
Prioridad Impacto
en $
Impacto en Tpo.
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
Suma
Firmas de Aceptacin del Plan de Gestin de Riesgos
Nombre Rol Firma Fecha
Las firmas anteriores indican el entendimiento y la aceptacin del propsito y contenido de este documento.
Identificacin del Riesgo Evaluacin del Riesgo
Project
Manager
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Estado:
abierto detectado y sin solucin
anlisis reconocido, solucin en anlisis
resuelto solucin terminada e implementada
cerrado resuelto y verificado/validado
Plan de Respuesta Fecha Costo
Planeado
Responsable Accin Actual Ejecutada Fecha Costo
Real
Responsable
Actual
Estado
abierto
abierto
abierto
abierto
abierto
abierto
abierto
abierto
abierto
abierto
Suma Suma
Control del RiesgoPlan de Respuesta al Riesgo
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EDT WBS MS-Project
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PROCESO DE PLANIFICACIN
Identificar los Riesgos
EDT WBS MS-Project
Procesos
de IniciacinProcesos de
Planeacin
Procesos
de Ejecucin
Procesos
de Control y
Seguimiento
Procesos
de Cierre
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Condiciones definidas para Escalas de Impacto de un Riesgo en los Principales Objetivos del Proyecto
nicamente se muestran escalas numricas o relativas
Objetivo del
Proyecto
Muy bajo / 1-2 Bajo / 3-4 Moderado / 5-6 Elevado / 7-8 Muy Elevado / 9-10
Costo Insignificante
incremento del
costo
< 10% de
incremento en
costo
10-20%
incremento en
costo
20-40%
incremento en
costo
>40% incremento
en costo
Tiempo Insignificante
incremento de
tiempo
20% incremento
en tiempo
Alcance El alcance
disminuye
insignificantement
e
Se afectan reas
de poca
importancia del
alcance
Se afectan reas
importantes del
alcance
Reduccin del
alcance
inaceptable para el
patrocinador
El elemento final
del proyecto es
totalmente intil
Calidad La degradacin de
calidad es
escasamente
notoria
Slo aplicaciones
muy exigentes son
afectadas
La reduccin de
calidad requiere
aprobacin del
sponsor
La reduccin de
calidad es
inaceptable para el
sponsor
El elemento final
del proyecto es
totalmente intil
PROCESO DE PLANIFICACIN
Determinacin del Impacto
-
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La evaluacin de las consecuencias y severidad de los riesgos proporcionar un monto y un nivel de gravedad.
Se puede realizar mediante un anlisis simple con los datos disponibles; en situaciones complejas, se utilizan modelos
matemticos.
Tcnicas:
1. Entrevistas, experiencia y datos histricos
2. Distribuciones de probabilidad
PROCESO DE PLANIFICACIN
Gestin de los RiesgosProcesos
de IniciacinProcesos de
Planeacin
Procesos
de Ejecucin
Procesos
de Control y
Seguimiento
Procesos
de Cierre
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-
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Evitacin: Reorganizar las facetas del proyecto, reprogramar los elementos del trabajo, modificar las relaciones de la tarea
asociada.
Transferencia: Transferir el elemento a otra rea de la misma organizacin o a otra organizacin.
Mitigacin: Preparar y comunicar planes de respuesta de riesgo con
acciones especficas
Administrar el desempeo del trabajo tcnico
Crear una reserva de fondos
PROCESO DE PLANIFICACIN
Plan de Respuesta al Riesgo
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Es un plan de contingencia que determina acciones especficas para atacar directamente un problema en el momento en que se
presente; ayudar a planificar y coordinar las acciones de
respuesta en tiempo.
PROCESO DE PLANIFICACIN
Plan de Respuesta al Riesgo
Procesos
de IniciacinProcesos de
Planeacin
Procesos
de Ejecucin
Procesos
de Control y
Seguimiento
Procesos
de Cierre
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N/A
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Estado:
abierto detectado y sin solucin
anlisis reconocido, solucin en anlisis
resuelto solucin terminada e implementada
cerrado resuelto y verificado/validado
Plan de Respuesta Fecha Costo
Planeado
Responsable Accin Actual Ejecutada Fecha Costo
Real
Responsable
Actual
Estado
abierto
abierto
abierto
abierto
abierto
abierto
abierto
abierto
abierto
abierto
Suma Suma
Control del RiesgoPlan de Respuesta al Riesgo
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PROCESO DE PLANIFICACIN
Gestin de las Comunicaciones
Definicin
Su propsito es asegurar que toda la informacin para el proyecto sea generada, recopilada, distribuida y almacenada
de forma adecuada y en el momento correcto.
Procesos
Planificacin de la Comunicacin
Distribucin de la Informacin
Informar el Rendimiento
Gestionar a los Interesados
Cierre Administrativo
Procesos
de IniciacinProcesos de
Planeacin
Procesos
de Ejecucin
Procesos
de Control y
Seguimiento
Procesos
de Cierre
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Captulo PueblaDesarrollando profesionalismo en project management.
La comunicacin se refiere al
intercambio de informacin que
crea un entendimiento mutuo
para la unificacin de
actividades, las cuales estn
encaminadas al logro de
objetivos organizacionales
PROCESO DE PLANIFICACIN
Gestin de las ComunicacionesProcesos
de IniciacinProcesos de
Planeacin
Procesos
de Ejecucin
Procesos
de Control y
Seguimiento
Procesos
de Cierre
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EMISORMEDIO
RUIDO
MENSAJE
RUIDO
MENSAJERECEPTOR
EMISION DE MENSAJES
RETROALIMENTACION (MEDICION DEL IMPACTO)
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PROCESO DE PLANIFICACIN
Gestin de las Comunicaciones
El Rumor
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Captulo PueblaDesarrollando profesionalismo en project management.
MENSAJE
RUIDO MENSAJES
DISTORSIONADOS
PERCEPCION
FINAL
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70%
30%
Lo que yo pienso
Lo que yo digo
Lo que el otro escucha
Lo que el otro entiende
Lo que el otro retiene
100%Utilizar ayudas visuales como
grficas y presentaciones
Celulares en modo de
silencio, ser puntuales,
poner atencin.
Hacer preguntas para
unificar el entendimiento
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PROCESO DE PLANIFICACIN
Gestin de las Comunicaciones
Cmo pueden mejorar la comunicacin en su trabajo?
Tomar notas
Escuchar con todos los sentidos
Ser claros en el mensaje
Realizar preguntas para aclarar el mensaje
Verificar si la persona entendi el mensaje pidindole parafrasear lo que acaba de escuchar
Evitar distracciones
Poner atencin
Disear un plan de comunicacin y darle seguimiento
Procesos
de IniciacinProcesos de
Planeacin
Procesos
de Ejecucin
Procesos
de Control y
Seguimiento
Procesos
de Cierre
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Captulo PueblaDesarrollando profesionalismo en project management.
PROCESO DE PLANIFICACIN
Gestin de las Comunicaciones
Revisin de documentacin:
Plan de Comunicacin
Procesos
de IniciacinProcesos de
Planeacin
Procesos
de Ejecucin
Procesos
de Control y
Seguimiento
Procesos
de Cierre
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PROCESO DE CIERRE
Por equipos
Desarrollar un plan de comunicacin
Presentar
-
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MODELO DE LA ADMINISTRACIN DE PROYECTOS
Control de Calidad
Calidad
Procesos requeridos para asegurar que el proyecto cumple con
las necesidades por las cuales fue emprendido. Los procesos
principales del rea son:
Planeacin de Calidad
Aseguramiento de Calidad
Control de Calidad
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PROCESO DE PLANIFICACIN
Control de Calidad
Revisin Check- list de inspeccin
Acciones correctivas
Auto-control
Especialista
Determinar los entregables
en c/fase del
proyecto
Plan de Calidad
Acciones
correctivas
Persona asignada para la verificacin
de calidad
Existencia del entregable
en c/ fase del
proyecto
Minuta de reunin
Bitcora de
control de
cambios
Usuario / Cliente Aceptacin de c/ fase del
Proyecto
Verificacin
Validacin
Ciclo de AQ Alcance Participante Instrumento
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MODELO DE LA ADMINISTRACIN DE PROYECTOS
Adquisiciones
Abastecimiento
Proceso requerido para adquirir bienes y servicios fuera de la
organizacin a cargo del proyecto, incluye:
Planeacin de las compras y adquisiciones
Planeacin de concursos y cotizaciones
Seleccin de proveedores
Control/ Administracin de contratos
Cierre del contrato
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MODELO DE LA ADMINISTRACIN DE PROYECTOS
Adquisiciones
Desarrollo del plan del proyecto (plazos, recursos, costos)
RAM (Matriz de Asignacin de Responsabilidades)
Desarrollo de las estimaciones de costos y recursos
Obtencin de la aprobacin del presupuesto para la contratacin de personal
externo y activos requeridos para el proyecto
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5. Proceso de Control y
Seguimiento
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CONTROL Y SEGUIMIENTO
Al final de esta sesin los participantes:
Conocern los conceptos bsicos asociados Identificarn los entregables principales Sern capaces de desarrollar un mecanismo de control y
aplicar las herramientas de control
Procesos
de IniciacinProcesos de
Planeacin
Procesos
de Ejecucin
Procesos
de Control y
Seguimiento
Procesos
de Cierre
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Proceso de Control y Seguimiento
Agenda:
Reporte de Estado del Proyecto (Semforo) Mecanismo de Control
Procesos
de IniciacinProcesos de
Planeacin
Procesos
de Ejecucin
Procesos
de Control y
Seguimiento
Procesos
de Cierre
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MODELO DE LA ADMINISTRACIN DE PROYECTOS
Integracin del Proyecto
En el seguimiento del proyecto se aplica el rea de conocimiento
de la Integracin que es el proceso para asegurar que todos los
elementos de un proyecto estn coordinados, incluye:
Desarrollo del Plan del Proyecto
Ejecucin del Plan de Proyecto
Control de Cambios global
Procesos
de IniciacinProcesos de
Planeacin
Procesos
de Ejecucin
Procesos
de Control y
Seguimiento
Procesos
de Cierre
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PROCESO DE CONTROL Y SEGUIMIENTO
Control de Cambios
Determinar que el plan ha cambiado
Manejar los cambios desde que surgen
Ejemplo de un Sistema de Control de Cambios
Requerimiento de Cambio
Evaluacin del Cambio
Revisin por Comit
Registro
Rechazado
Aprobacin?SI
NO
Slo aplica
para proyectos
grandes
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PROCESO DE CONTROL Y SEGUIMIENTO
Informar el rendimiento
Revisiones del rendimiento del proyecto
Son reuniones en las que se evala el estado y progreso de la
actividad del cronograma, el paquete de trabajo o la cuenta de
costos.
Utiliza tcnicas como Anlisis de Variacin, Anlisis de
Tendencias y Tcnica del Valor Ganado.
Procesos
de IniciacinProcesos de
Planeacin
Procesos
de Ejecucin
Procesos
de Control y
Seguimiento
Procesos
de Cierre
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PROCESO DE CONTROL Y SEGUIMIENTO
Informar el rendimiento
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PROCESO DE CONTROL Y SEGUIMIENTO
Informar el rendimiento
Anlisis de medicin del rendimientoValor Ganado (Earned Value)
Es un mtodo para medir el rendimiento del proyecto.
Compara la cantidad de trabajo que fue planeada contra la que
fue realizada para determinar si el rendimiento en costo y tiempo
se comporta de acuerdo a lo planeado.
Control
Es el proceso de comparar el rendimiento actual con el planeado,
analizar variaciones, evaluar posibles alternativas y tomar
acciones correctivas adecuadas cuando se requieran.
Procesos
de IniciacinProcesos de
Planeacin
Procesos
de Ejecucin
Procesos
de Control y
Seguimiento
Procesos
de Cierre
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PROCESO DE CONTROL Y SEGUIMIENTO
Informar el rendimiento
DIRECCIONSPONSOR
EQUIPO
RESPONSABLE
INF
OR
MA
CI
N D
EL
PR
OY
EC
TO
Status
Report
SE
GT
O. Y
CO
NT
RO
L
DE
L P
RO
YE
CT
O
REA - 1
01
REA - 2
NREA - 3
Status
Report
Responsable
de
proyecto
Retroalimentacin
Plan de
Plazos
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PROCESO DE CONTROL Y SEGUIMIENTO
Administracin del ContratoPuntos que merecen especial atencin y cuidado en un contrato:
Modificaciones al contrato
Mecanismos para medir niveles de servicio
Penalizaciones
Mecanismos de ajuste de precios
Causas de terminacin anticipada
Causas de incumplimiento
Calendario de ejecucin de servicios / tiempos de entrega
Legislacin aplicable
Jurisdiccin competente
Garantas
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6. Proceso de Cierre
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Proceso de CIERRE
Agenda:
Reporte de Cierre
Lecciones Aprendidas
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PROCESO DE CIERRE
Lecciones Aprendidas
Definicin de
participantes
y roles
Enviar
invitacin y
agenda
Anlisis previo
del proyecto
con base en la
documentacin
del cierre
Sesin de
Lecciones
Aprendidas
Conclusiones y
documentacin
de las
Lecciones
Aprendidas
Difusin y
transferencia
de
conocimiento
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si
no
no
siS hacerlo?
siMejorar
no
si
no
Desecharprctica
Adquirir
Desarrollar
Experiencia
Documentar
Documentar
Qu mejorar?
Cmo mejorar?
Plan de Adquisicin
Plan de desarrollo
Documentar
Transferir
Capitalizar
Mejorar
Qu se hizo?
Cmo se hizo?
Funciona en el mercado?
Funcion ?
Lo necesito?Desecharprctica
PROCESO DE CIERRE
Lecciones Aprendidas
-
Captulo PueblaDesarrollando profesionalismo en project management.
Repetir
No repetir
Hubiera hecho
Procesos
de IniciacinProcesos de
Planeacin
Procesos
de Ejecucin
Procesos
de Control y
Seguimiento
Procesos
de Cierre
Lecciones Aprendidas
Organizacin del proyecto (WBS, OBS)
Aspectos valorados como positivos
Aspectos valorados como negativos o mejorables
Recomendaciones
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De forma grupal
Conducir sesin de Lecciones Aprendidas del curso