CURSO DE GESTIÓN Y JUSTIFICACIÓN ECONÓMICA Y

TÉCNICA DE PROYECTOS EUROPEOS H2020

Universidad de Cádiz, 11 Mayo 2016

Erika Sela, Consultor Senior y CO-Fundador, INNOVATEC

CONTENIDO DEL CURSO -1

• INTRODUCCIÓN a los proyecto europeos del programa H2020 y El portal del participante.

• BLOQUE 1: Aprobación de proyecto: Firma del Acuerdo de Subvención. El Acuerdo de Consorcio.

• BLOQUE 2: Coordinar y gestionar un proyecto europeo de H2020. El ciclo del proyecto. Justificaciones técnicas. Los pagos de la CE.

CONTENIDO DEL CURSO -2

• BLOQUE 3: Justificación económica de los proyectos. Gastos elegibles.

• BLOQUE 4: Auditorias, Enmiendas al Acuerdo de subvención.

• Casos prácticos: – Elaboración de un presupuesto para un proyecto – Justificación Económica: preparación del

Financial Statement.

INNOVATEC (www.innovatec.es)

• INNOVATEC es una empresa privada fundada en 1999 que proporciona su conocimiento y experiencia profesional para el desarrollo y la coordinación de proyectos de Investigación, Desarrollo e Innovación (I+D+i). Ofrecemos servicios de consultoría cualificados y personalizados en el campo de la I+D+i a instituciones públicas, empresas privadas y organismos de investigación, así como nuestra colaboración para poner en marcha y coordinar proyectos de investigación del programa HORIZON 2020.

EXPERIENCIA EN PROYECTO EUROPEOS • COMO COORDINADORES

– H2020: RegHealth-RI: The European Regions Network for Health Research & Innovation. (Nov 2014-Oct 2017). http://www.rhing-net.eu/reghealth-ri/

– FP7: EVAL-HEALTH: Developing and Testing of New Methodologies to Monitor and Evaluate Health Related EU-Funded Interventions in Cooperation Partner Countries. Jan 2013 - Oct 2014. www.eval-health.eu

– FP7. EUROECOTOX: European Network for Alternative Testing Strategies in Ecotoxicology. Dec 2010 -Nov 2012 ZF Biolabs. https://sites.google.com/a/euroecotox.eu/networkeuroecotox/HOME

• COMO PARTNERS – H2020: COLUMBUS: Monitoring, Managing and Transferring Marine and Maritime

Knowledge for Sustainable Blue Growth. Mar 2015-Feb 2018.

– H2020: HEIRRI: Higher education institutions and responsible research and Innovation. Under grant agreement negotiation.

– FP7 EU-LAC Health: Defining a Roadmap for Cooperative Health Research between the EU and Latin America-Caribbean countries: a Policy Oriented Approach. Oct 2011-Sept 2016. www.eulachealth.eu

INTRODUCCIÓN

• HORIZONTE 2020 (H2020) es el Programa Marco de Investigación e Innovación de la Unión Europea para el periodo 2014-2020. Cuenta con un presupuesto total de 77.028 M€ para financiar iniciativas y proyectos de investigación, desarrollo tecnológico, demostración e innovación de claro valor añadido europeo.

• H2020 tiene como objetivo apoyar la implementación de dos políticas Europeas relevantes: la Estrategia “Europa 2020” y la iniciativa emblemática “Unión por la Innovación (Innovation Union)”.

HORIZONTE 2020

¿QUÉ FINANCIA H2020?(1) 1. Ciencia Excelente

2. Liderazgo Industrial 3. Retos Sociales

Se financian Acciones individuales (principalmente Consejo Europeo de Investigación y MSCA) y en consorcio (sobre todo, proyectos FET y alguna MSCA)

COLLABORATIVE PROJECTS (CPs): proyectos colaborativos de investigación e innovación realizados en consorcio, con al menos tres entidades (públicas y/o privadas), de tres países distintos de la UE o países asociados al H2020 (regla general)

COORDINATION AND SUPPORT ACTION (CSA): Son acciones de coordinación y apoyo, financiadas al 100%, A veces, una persona física o una sola entidad pueden ser beneficiarios de una CSA.

RESEARCH AND INNOVATION ACTION (RIA): proyectos de investigación e innovación financiados al 100%.

INNOVATION ACTION (IA): proyectos de innovación financiados al 70% a empresas y al 100% a organismos sin ánimo de lucro.

SME INSTRUMENT (SME): proyectos que sólo podrán solicitar PYMEs (incluso una sola), aunque otras entidades podrán participar como subcontratadas.

¿QUÉ FINANCIA H2020? (2) • H2020 financia proyectos, en general en colaboración

transnacional, en todas las fases del proceso que lleva de la investigación al mercado: actividades de investigación, desarrollo tecnológico, demostración e innovación (incluyendo innovación social y no tecnológica), así como actividades horizontales de apoyo a la investigación y la innovación.

• Los proyectos han de ajustarse a las líneas específicas de investigación e innovación detalladas en LOS PROGRAMAS DE TRABAJO y las convocatorias correspondientes, que suelen incluir también recomendaciones de presupuesto, que puede variar entre 0,5 y varios millones de Euros, y de duración (en general entre 1 y 5 años).

COMO SON LOS PROYECTOS H2020? • CONSORCIOS INTERNACIONALES CON PARTICIPANTES MUY VARIADOS • PROYECTOS EN COLABORACIÓN CON TAREAS DISTRIBUIDAS (WPs) • PRESUPUESTOS Y DURACIÓN FIJOS • RESPONSABILIDAD COMPARTIDA ENTRE SOCIOS, PERO MAYOR ROL Y

VISIBILIDAD PARA EL COORDINADOR • SUJETO A MULTIPLES NORMAS EXTERNAS (Grant Agreement no negociable) pero

con libertad para establecer las NORMAS INTERNAS (Consortium agreement) • LA PLANIFICACIÓN DEL TRABAJO SE HACE A VECES DE MANERA RÁPIDA Y POCO

PRECISA DURANTE LA FASE DE PREPARACION DE LA PROPUESTA

UNA MAYOR DIFICULTAD EN LA GESTIÓN TÉCNICA Y ECONOMICA DE LOS PROYECTOS

RESEARCH AND INNOVATION PARTICIPANT PORTAL (https://ec.europa.eu/research/participants/portal/desktop/en/home.html)

• El PORTAL DEL PARTICIPANTE recoge toda la información y

documentación necesaria sobre Horizonte 2020. • A través de este portal desde donde se realiza toda la

gestión de los proyectos en este programa, desde la elaboración y presentación de la propuesta, hasta la propia gestión de los proyectos, pasando por la preparación y firma de los acuerdos de subvención asociados a los mismos.

• En el H2020 todo se realiza de forma electrónica y no se requiere la firma de documentos en ninguna etapa del proceso.

Research and Innovation PARTICIPANT PORTAL (https://ec.europa.eu/research/participants/portal/desktop/en/home.html)

TODAS las CONVOCATORIAS (incluida la documentación asociada) y TODAS las COMUNICACIONES (firma electrónica, amendments, informes financieros y técnicos, etc.) a través del PORTAL DEL PARTICIPANTE Único trámite en papel es el nombramiento del LEAR por el representante legal del participante

ROLES Y DERECHOS DE ACCESO

LEAR: Legal Entity Appointed Representative.

TRAMITACIÓN ELECTRÓNICA COMPLETA European Commission Authentication Service

(ECAS)

• Servicio de identificación individual y acceso al PP • ECAS accounts vinculadas a personas naturales (NO a entidades)

BLOQUE 1: APROBACIÓN DE PROYECTO: FIRMA DEL ACUERDO DE SUBVENCIÓN. El ACUERDO DE

CONSORCIO

Universidad de Cádiz, 11 Mayo 2016

Erika Sela, Consultor Senior y CO-Fundador, INNOVATEC

FASES DEL PROCESO DE PRESENTACIÓN Y APROBACIÓN DE UNA PROPUESTA AL H2020

Fuente: CDTI(2014): Guía del participante Horizonte 2020

El calendario asociado al proceso de evaluación dependerá de cada convocatoria. Entre las condiciones de cada convocatoria, incluidas en el programa de trabajo correspondiente, se especifican las fechas previstas en el proceso de evaluación y para la firma del acuerdo de subvención (si la preparación del acuerdo de subvención termina con éxito).

CALENDARIO GENERAL APROXIMADO DEL PROCESO DE EVALUACIÓN EN UNA ETAPA (ONE STAGE)

HITO FECHA APROXIMADA Cierre de la convocatoria Fecha de cierre

Acuse de recibo electrónico (e-receipt) Tras fecha de cierre

Evaluación por parte de expertos y clasificación por parte de la CE

Fecha de cierre + 2 a 4 meses

Comunicación de los resultados al coordinador e invitación a la preparación del acuerdo de subvención en el caso de propuestas en lista prioritaria

Fecha cierre + máx. 5 meses

Firma del acuerdo de subvención (fin de la fase de preparación)

Fecha cierre + máx. 8 meses

En las convocatorias con evaluación en dos etapas (two stage), Resultados evaluación first stage: fecha de cierre + tres meses segunda etapa de la evaluación sigue el mismo calendario de las evaluaciones en una etapa.

EL ACUERDO DE SUBVENCIÓN (GRANT AGREEMENT – GA)

• El acuerdo de subvención (Grant agreement) es el documento legal que vincula a los participantes de un proyecto y la Comisión Europea/ Agencia delegada, estableciendo los derechos y obligaciones de ambos para la ejecución del proyecto y su financiación.

• El GA contiene información relevante sobre el proyecto como es: ‒ Fecha comienzo y fin del proyecto ‒ Presupuesto del proyecto, subvención máxima y el calendario de pagos ‒ Los informes periódicos y finales a entregar a la CE y los plazos para ello.

• EL GA incluye también las obligaciones en temas de Propiedad Intelectual, Open Access, obligaciones de los participantes, procedimientos a seguir para cambios en el GA, suspensiones, cambios de socio, etc.

• Como 1er. Anexo al Contrato se incluye la Descripción Técnica del proyecto (Part A + Parte B de la propuesta)

Guide for Grant Agreement Preparation: http://ec.europa.eu/research/participants/data/ref/h2020/grants_manual/gap/h2020-guide-gap_en.pdf

ESTRUCTURA GENERAL DEL H2020 GRANT AGREEMENT

PREPARACIÓN Y FIRMA DEL GRANT AGREEMENT -1-

• Tarea llevada a cabo por el coordinador del proyecto, que actúa como interlocutor del consorcio ante la CE.

• Como interlocutor de la CE se nombra un Project Officer

• Todo el proceso se realiza en el Participant portal (Grant management Module).

• Es importante cumplir con los plazos que va marcando la CE durante el proceso.

PREPARACIÓN Y FIRMA DEL GRANT AGREEMENT -2-

• Las principales tareas a desarrollar durante este periodo son: Elaboración del documento “Description of Action

-DoA” Cumplimentación y envío a la CE de los

formularios Grant Agreement Preparation Form – GPF, de cada una de las entidades que participa. Elaboración, negociación y firma del Acuerdo de

consorcio.

FIRMA DEL GRANT AGREEMENT (GA)

• La firma del GA se lleva a cabo entre la CE (o la agencia designada para la gestión –REA) y el coordinador, en representación de todo el consorcio.

• El coordinador debe tener constancia del compromiso final y acuerdo de participación del resto de los beneficiarios con anterioridad a la firma del GA.

• EL GA entra en vigor en la fecha de la firma por ambas partes: CE/agencia y Coordinador.

• Todos los socios deben de firmar el ANEXO 3 (Formulario de Acceso) a través del Sistema electrónico de intercambio (Electronic Exchange system) en el Portal del participante en un plazo de 30 días desde la entrada en vigor del GA

NOVEDADES CON RESPECTO AL FP7

• Los plazos de negociación se acortan (max de 8 meses desde cierre de la convocatoria).

• No se permiten grandes cambios en la descripción técnica del proyecto sobre lo escrito en la propuesta

• Es necesario tener firmado el Acuerdo de Consorcio antes de la firma del Gran Agreement

• Todo se lleva a cabo por firma electrónica y no hay envío de documentos en papel, todo a través del participant portal.

• Es posible que se requiera un visita presencial a Bruselas del Coordinador. (Este gasto no se puede cargar al proyecto)

IMPORTANTE • Descargar y leer el modelo de acuerdo de subvención aplicado

y los anexos (H2020 online manual) • Comunicar a todo el consorcio la invitación de la CE a preparar

el acuerdo de subvención y la necesidad de cumplir los plazos en la cumplimentación de las GPFs y cualquier otra solicitud requerida

• Todas las entidades que vayan a firmar el acuerdo tiene que tener asignado un LEAR (Legal Entity Appointed Representative) y su PIC (Participant Identification Code) validado

• La CE validará la capacidad financiera de la entidad coordinadora (no para Instituciones de educación secundaria o superior).

• Mantener un estrecho y continuo contacto con el Project Officer, que debe de guiar todo el proceso y ayudar en lo que haga falta.

EL ACUERDO DE CONSORCIO • Es un acuerdo entre los participantes en

una acción financiada por el H2020 Qué es?

• Para regular todas las cuestiones que pueden surgir entre los participantes Para qué sirve?

• Si, Salvo que en la convocatoria se indique los contrario.

Es obligatorio?

• Antes del acuerdo de subvención

Cuando hay que firmarlo?

• No, el acuerdo de consorcio se firma únicamente por todos los miembros del consorcio.

La CE es parte del acuerdo?

¿Qué aspectos contempla el Acuerdo de consorcio ?

• El título del proyecto, las partes (miembros del consorcio) y las definiciones Cláusulas introductorias

• Tareas de cada participante, recursos no financieros a disposición del proyecto, cambios, calendario de actividades, …

Cláusulas técnicas

• Estructura de gestión, seguimiento del proyecto, poderes y responsabilidades,

Cláusulas de gestión

•Conocimiento aportado al proyecto, derechos de acceso, protección de los resultados del proyecto, política de publicaciones

Cláusulas de propiedad intelectual

• Entrada en vigor/Terminación, Modificaciones AC, Confidencialidad, Ley aplicable/Jurisdicción competente, Otras cuestiones (firma, versión válida)

Cuestiones generales y finales

Recomendaciones

• Utilizar modelos ya existentes y adaptarlos al proyecto. Modelos Disponibles – DESCA (http://www.desca-2020.eu) – EUCAR (http://www.eucar.be) – DIGITAL EUROPE

(http://www.digitaleurope.org/Services/H2020ModelConsortiumAgreement.aspx)

• Gestión de los resultados (propiedad intelectual): IPR helpdesk (https://www.iprhelpdesk.eu/)

COMIENZO DEL PROYECTO • El primer día del mes siguiente a cuando entra

en vigor el GA • Se puede acordar la fecha del inicio del

proyecto con el Project Officer y que esta sea anterior al contrato

• Siempre un día 1 de mes.

Ejemplos En el proyecto STAMPA, el coordinador firma el GA en 30 de diciembre de 2014. La CE firma el GA el 5 de enero de 2015. El proyecto comienza el 1 de Febrero de 2015. Un caso real : El proyecto REGHEALTH El Coordinador firma el GA el 11/11/2014 La CE Firma el GA el 13/11/2014 El partner 1 firma el contrato el 13/11/2014 El partner 2 firma el contrato el 14/11/2014 Fecha estimada de comienzo: 01/12/2014 El coordinador acuerda con la CE (a través del project officer) comenzar el 01/11/2014.

BLOQUE 2: COORDINAR Y GESTIONAR UN PROYECTO

EUROPEO DE H2020. EL CICLO DEL PROYECTO. CONTROL DE GASTOS.

JUSTIFICACIONES TÉCNICAS

Universidad de Cádiz, 11 Mayo 2016 Erika Sela, Consultor Senior y CO-Fundador,

INNOVATEC

COMO SON LOS PROYECTOS H2020? • CONSORCIOS INTERNACIONALES CON PARTICIPANTES MUY VARIADOS • PROYECTOS EN COLABORACIÓN CON TAREAS DISTRIBUIDAS (WPs) • PRESUPUESTOS Y DURACIÓN FIJOS • RESPONSABILIDAD COMPARTIDA ENTRE SOCIOS, PERO MAYOR ROL Y

VISIBILIDAD PARA EL COORDINADOR • SUJETO A MULTIPLES NORMAS EXTERNAS (Grant Agreement no negociable) pero

con libertad para establecer las NORMAS INTERNAS (Consortium agreement) • LA PLANIFICACIÓN DEL TRABAJO SE HACE A VECES DE MANERA RÁPIDA Y POCO

PRECISA DURANTE LA FASE DE PREPARACION DE LA PROPUESTA

UNA MAYOR DIFICULTAD EN LA GESTIÓN TÉCNICA Y ECONOMICA DE LOS PROYECTOS

EL CICLO DE VIDA DE UN PROYECTO EUROPEO

ANEXO 1 GA – Description of Action

Especificado en el GA

Fuente: Guía práctica de gestión de proyectos europeos. Fundación IBIT para el Govern des Illes Balears (2007)

PRINCIPALES PREOCUPACIONES A LAS QUE SE ENFRENTA UN GESTOR/COORDINADOR DE PROYECTOS

H2020

1. La necesidad de gestionar un plan de trabajo distribuido. 2. La necesidad de coordinar un consorcio internacional con

variedad de perfiles. 3. La necesidad de gestionar los múltiples trámites y

requerimientos administrativos. 4. La necesidad de gestión financiera.

RETOS EN LA COORDINACIÓN Y GESTIÓN DE UN PROYECTO H2020

PROYECTO EXITOSO

RESULTADOS

PROCESOS PERSONAS

BUENAS PRÁCTICAS EN LA GESTIÓN DE PROYECTOS H2020

CREAR EQUIPO

Kick off meeting Reuniones de consorcio presenciales Workshops técnicas Teleconferencias Dinámicas de grupo/motivación/ Tener en cuenta y aceptar la diversidad sociocultural del grupo

COMUNICACIÓN INTERNA FLUIDA Y EFICAZ

Establecer reglas claras y precisas de los canales de comunicación interna del proyecto Importante no olvidar la comunicación persona a persona

ESTRUCTURA DE GESTIÓN Y ROLES DE PROYECTO CLAROS Y DEFINIDOS

Separar las tareas de coordinación técnica (Project coordinator) y administrativa (project manager). Dar relevancia a los lideres de los Wps Proceso de toma de decisiones definido (Consortium Agreement)

GESTIÓN DE RECURSOS Utilizar mecanismos internos para el control de los Person-Month (horas de trabajo), fondos económicos y el tiempo

GESTIÓN DE RIESGOS Establecer un Plan de Gestión de riesgos, incluyendo planes de contingencia (muy recomendable incluirlo en la propuesta)

GESTIÓN DE LA CALIDAD Evaluaciones internas, Comité de expertos externo

SEGUIMIENTO Y JUSTIFICACIÓN DE PROYECTOS •El Grant Agreement establece en cuantos reporting period está divido el proyecto. Pueden ser periodos anuales, de 18 meses, .. (EJ. Un proyecto de 36 meses, tendría dos reporting periods: P1:M1-M18 y el P2: M19-M36 • Para cada reporting period, el consorcio ha de presentar a la CE/Agencia los PERIODIC REPORTS • El PERIODIC REPORT consta de dos partes:

‒ Technical report ‒ Financial Report

• Al final del proyecto se presenta un FINAL REPORT • Todo se hace a través del PARTICIPANT PORTAL • Los deliverables del proyecto son parte del seguimiento y

justificación (Continuous reporting)

EL CICLO DE VIDA DE UN PROYECTO EUROPEO

CONTINUOS REPORTING

PERIODIC REPORTING

PROCESO PARA EL ENVIO DE LOS PERIDOIC REPORTS

EL INFORME TÉCNICO (PERIODIC TECHNICAL REPORT)

De forma general, estos informes incluyen:

• Una descripción del trabajo llevado a cabo por el consorcio

• Un resumen del progreso logrado con respecto a los objetivos del proyecto, incluyendo la consecución de los hitos (milestones) y los entregables (deliverables) especificados en el ANEXO 1 del Acuerdo de Subvención

• Un resumen que pueda ser publicado por la CE/Agencia

• Respuestas a un cuestionario relativo a la implementación del proyecto/acción y su impacto económico y social

H2020 Online Manual: Periodic reporting

EL INFORME FINANCIERO (PERIODIC FINANCIAL REPORT)

De forma general, este informe incluye:

• Una declaración individua de costes por cada beneficiario - Individual Financial Statements.

• Explicación del uso de los recursos (use of resources), e información de subcontrataciones y contribuciones en especie de terceros si las hubieres

• Un informe financiero resumido (periodic summary financial statement), creado automáticamente por el sistema electrónico y que muestra de forma consolidada la declaración de costes de todos los beneficiarios, incluyendo la solicitud de pago intermedios (excepto para el último periodo)

• Todos los costes se declaran en EUROS. En caso de que sean costes en otras divisas, hay que utilizar el cambio establecido por la CE y publicado en la serie C del DOUE.

H2020 Online Manual: Periodic reporting

HERRAMIENTA ONLINE PARA EL SEGUIMIENTO Y JUSTIFICACIÓN (portal participante)

INDIVIDUAL FINANCIAL STATEMENT

QUÉ PASA SI NO SE PRESENTAN A TIEMPO LOS REPORTS?

A. El consorcio se retrasa, no presenta los reports a tiempo: La CE/Agencia manda un recordatorio El plazo para el pago se suspende. Si no se manda en un plazo de 30 días, la CE puede dar por

finalizado el Acuerdo de consorcio B. Un beneficiario se retrasa y no presenta su report financiero: El coordinador puede tomar la decisión de enviar los reports del

resto de los beneficiarios. Los costes del beneficiario que no ha presentado report se

consdieran 0 para este periodo, pero puede declarar los costes en el siguiente periodo.

COMO PAGA LA COMISIÓN EUROPEA?

IMPORTANTE: Los pagos son siempre al coordinador del proyecto

PRE-FINANCING PAYMENT

IMPORTANTE: Los pagos son siempre al coordinador del proyecto, que tendrá que transferirlos a los socios lo antes posible o según establezca el CA

• El importe de la prefinanciación viene establecido en el artículo 21.2 del Acuerdo de Subvención

• Mínimo un 5% y normalmente el 100% de la contribución financiera media por periodo;

• Del importe de la prefinanciación se descontará un 5% de la contribución máxima en concepto de FONDO DE GARANTÍA (FdG).

• El fondo de garantía cubre posibles riesgos de que la CE no recupere dinero debido por los beneficiarios de un proyecto. Todos los proyectos contribuyen al inicio con un 5% de su contribución financiera máxima, que se retrae de la prefinanciación.

• El fondo de garantía se devuelve al final del proyecto, con el último pago, si el balance final es positivo.

EJEMPLO PRÁCTICO – Pago inicial Consorcio de tres socios: A, B y C Presupuesto máximo aprobado: 1.000.000€ Contribución financiera máxima (CFM): 1.000.000€ Duración del proyecto: 36 meses (3 años) 3 Reporting periods (RP) P1: M1-M12 / P2: M13-M24 / P3: M25-M36

Contrib. Financiera Max: 1.000.000€

5%

Fondo de garantía FdG: 50.000€

CFM/RP

Pre-financing -PF: 333.333€

Cantidad a transferir al coordinador (PF – FdG): 283.333€

PAGOS INTERMEDIOS (Interim payments)

• El cálculo de los pagos intermedios depende de los costes elegibles justificados por el consorcio en los informes financieros periódicos presentados.

• Se calculan teniendo en cuenta la tasa de reembolso y el limite de 90% sobre la contribución máxima.

• Los pagos intermedios se hacen en un plazo de 90 días a partir de la entrega de los informes periódicos, previa aceptación de los costes declarados y aprobación del informe técnico presentado.

• La suma de los pagos intermedios + la prefinanciación (incluido la cantidad que va al FG) no podrá superar el 90% de la contribución financiera máxima del proyecto.

EJEMPLO PRÁCTICO – Pago intermedio Consorcio de tres socios: A, B y C Contribución financiera máxima (CFM): 1.000.000€ Duración del proyecto: 36 meses (3 años) con 3 Reporting periods (RP) Prefinancing (PF): 333.333€

Costes declarados al final del Periodo 1: 500.000 (costes directos) + 125.000€ de costes indirectos (25%) = 625.000€

1) Por tasa de rembolso (100%): 585.000€ 2) Limite del 90% CFM: 900.000€ 900.000€-333.333 (PF): 566.667€

Cantidad a transferir al coordinador periodo 1: 566.667€

Tras la revisión por la CE, se rechazan 32.000€ de costes directos que no son elegibles (+25% Costes Indirectos). Se deducen 40.000€

Costes aceptados al final del periodo 1: 625.000€ - 40.000€: 585.000€

En este caso, en sucesivos periodos (2 y 3) se justifican gastos pero la CE no paga, ya que se ha llegado al límite del 90% en el primer periodo.

PAGO FINAL (Payment of the balance) • El pago final del proyecto se calcula como la diferencia entre la

contribución financiera final del proyecto (final grant amount) y la suma de la prefinanciación y los pagos intermedios que haya habido.

• El Final Grant Amount lo calcula la CE en función de los costes total declarados y aceptados, la tasa de reembolso, el limite máximo de la ayuda y los posibles INGRESOS que se hayan podido producir (non-profit rule).

• El balance puede ser – POSITIVO (Payment): La CE hace un último pago al consorcio, +

la cantidad que se puso en el Fondo de Garantía. – NEGATIVO (Recovery): La CE recupera la diferencia

deduciendola del FdG. Si fuese mayor, la CE emprende proceso para recuperar la cantidad pagada en exceso.

• El pago final está sujeto a la aprobación del informe final presentado en plazo por el consorcio, a través del coordinador.

Se consideran INGRESOS • Contribuciones financieras de terceros para uso especifico en la acción • Contribuciones en especie de terceros proporcionadas de manera gratuita y para uso especifico en la acción (siempre que sean declaradas como coste elegible) • Ingresos generados por la acción (excepción: explotación de resultados) • Ingresos generados por la venta de bienes adquiridos bajo el GA con el limite del coste imputado a la acción LOS INGRESOS SE DECLARAN EL EN ÚLTIMO PERIODO

QUÉ SON LOS INGRESOS DE UN PROYECTO

En caso de no cumplir esa ecuación, la contribución europea se minorará en el importe necesario para asegurar que se cumpla la condición.

EJEMPLO PRÁCTICO – Pago final Consorcio de tres socios: A, B y C Contribución financiera máxima (CFM): 1.000.000€ Duración del proyecto: 36 meses (3 años) con 3 Reporting periods (RP) Prefinancing (PF): 333.334€ Fondo de Garantía: 50.000€ Costes elegibles aceptados en P1: 570.000€

1er pago intermedio: 566.666€ 2º pago intermedio: 0 € (el límite de 90% se alcanzó en el P1) 3er pago: O (aunque se justifiquen gastos)

CASO 1. El consorcio justifica para el P2 un total de 50.000€ en gastos elegibles. ‒ Final Grant Amount: 750.000€ (lo calcula la CE) ‒ Pagos ya hechos por la CE: 333.334€ (PF) + 566.666€ (P1): 900.000€ El balance final es negativo para el consorcio, ya que ha cobrado 150.000€ de más. La Comisión recupera 50.000€ del fondo de garantía y 100.000 del coordinador.

EJEMPLO PRÁCTICO – Pago final Consorcio de tres socios: A, B y C Contribución financiera máxima (CFM): 1.000.000€ Duración del proyecto: 36 meses (3 años) con 3 Reporting periods (RP) Prefinancing (PF): 333.334€ Fondo de Garantía: 50.000€ Costes elegibles aceptados en P1: 570.000€

1er pago intermedio: 566.666€ Costes elegibles el P2: 162.500€

2º pago intermedio: 0 € (el límite de 90% se alcanzó en el P1)

CASO 2. El consorcio justifica para el P3 un total de 312.500 € en gastos elegibles. Total gastos elegibles justificados y aceptados: 570.000 + 162.500 + 312.500= 1.045.000€ ‒ Final Grant Amount: 1.000.000€ (lo calcula la CE) ‒ Pagos ya hechos por la CE: 333.334€ (PF) + 566.666€ (P1): 900.000€ El balance final es positivo para el consorcio, ya que ha cobrado 100.000€ de menos. El pago final que la CE realizará al Coordinador será: 100.000€ como pago final (payment of the balance) 50.000€ del fondo de Garantía. La Comisión recupera 50.000€ del fondo de garantía y 100.000 del coordinador.

EJEMPLO PRÁCTICO – Pago final Consorcio de tres socios: A, B y C Contribución financiera máxima (CFM): 1.000.000€ Duración del proyecto: 36 meses (3 años) con 3 Reporting periods (RP) Prefinancing (PF): 333.334€ Fondo de Garantía: 50.000€ Costes elegibles aceptados en P1: 570.000€

1er pago intermedio: 566.666€ Costes elegibles el P2: 162.500€

2º pago intermedio: 0 € (el límite de 90% se alcanzó en el P1)

CASO 3. El consorcio justifica para el P3 un total de 155.000€ en gastos elegibles. Total gastos elegibles justificados y aceptados: 570.000 + 162.500 + 155.000 = 887.500€ ‒ Final Grant Amount: 1.000.000€ (lo calcula la CE) ‒ Pagos ya hechos por la CE: 333.334€ (PF) + 566.666€ (P1): 900.000€ El balance final es negativo para el consorcio, ya que ha cobrado 12.500€ de más. La CE deduce del Fondo de Garantía la cantidad abonada de más. No hay pago final al coordinador LA CE transfiere al coordinador 50.000 – 12.500= 37.500€ como remanente del fondo de garantía.

BLOQUE 3: JUSTIFICACIÓN ECONÓMICA DE LOS PROYECTOS

Universidad de Cádiz, 11 Mayo 2016 Erika Sela, Consultor Senior y CO-Fundador,

INNOVATEC

COMO FINANCIA H2020

SUBVENCIONES como principal instrumento de financiación, La misma TASA DE FINANCIACIÓN POR PROYECTO para TODOS los participantes, Una TASA fija para COSTES INDIRECTOS (25%)

EL PRESUPUESTO DEL PROYECTO

EL PRESUPUESTO DEL PROYECTO • El presupuesto estimado del proyecto se incluye el Grant Agreement como

ANNEXO 2.

• Contiene los costes elegibles ESTIMADOS por Beneficiario y Tipo de gasto

• Esta estimación puede sufrir variaciones y ajustes, con transferencias entre beneficiarios y/o entre categorías de costes sin necesidad de realizar enmiendas al contrato (se pueden transferir costes pero no tareas!).

• No se pueden añadir gastos de subcontratación que no aparezcan en en presupuesto estimado. Si fuese necesario incluir una subcontratación no prevista inicialmente, hay que hacer una enmienda al contrato.

• El presupuesto estimado sirve para determinar el “Maximum grant amount” del proyecto.

• En el caso de que hubiese beneficiarios que participan con presupuesto pero que no reciben financiación de la CE, se debe de indicar en el Anexo 2 pero no se incluye como coste elegible y no computa para el Maximum Grant Amount.

TIPOS DE COSTES

ACTUAL COSTS: Costes reales, incurridos, identificables, verificables y contabilizados UNIT COSTS : Ejemplos: SME owners' unit cost o siguiendo las prácticas habituales del beneficiario para average personnel costs FLAT RATE: Ejemplo: 25% de Costes indirectos LUMP SUM : Ejemplo: Phase 1 of the SME instrument

TIPOS DE COSTES

REQUISITOS PARA QUE UN GASTO SEA ELEGIBLE EN H2020

• Ser gastos reales. • Incurridos por el beneficiario. •Incurridos durante el periodo de ejecución del proyecto (con excepción de los gastos de preparación del Informe final: 60 días adicionales) • Presupuestados en el Anexo 2 del GA • Generados exclusivamente para lograr los objetivos del proyecto descritos en el Anexo 1 del GA. •Registrados en la contabilidad del beneficiario (o en la del tercero). •Cumplir con la normativa nacional fiscal y laboral, sin contradecir el GA. •Ser razonables, justificables y cumplir con el principio de economía y eficiencia.

COSTES NO ELEGIBLES • Dividendos, • Gastos financieros, • Provisiones, • Intereses, • Deudas de dudoso cobro, • Pérdidas por cambio de moneda, • Comisiones bancarias por transferencias recibidas desde la CE, • Gastos irracional o excesivo • IVA recuperable • Costes incurridos durante el periodo de suspensión del proyecto.

PRESUPUESTO DE LOS PROYECTOS H2020 ESTADOS FINANCIEROS (ANEXO 2 del GA)

Incluye las siguientes partidas: – Costes Directos de Personal (A) – Subcontrataciones (B) – Coste de proporcionar Apoyo Financiero a terceros (C) – Otros Costes Directos (D) – Costes Indirectos(E) – Unit Costs especiales (F) – Ingresos – Gastos totakes /Contribución UE – Costes de contribuciones de terceros trabajando fuera de las instalaciones del beneficiario

No hay limites cuantitativos ni % entre tipos de Costes • Aviso automático del PP cuando Other Direct Costs >15% Personnel Costs, es necesario detallar esos Other Direct Costs

PRESUPUESTO DE LOS PROYECTOS H2020: CATEGORIAS DE COSTES

COSTES DIRECTOS: Gastos que pueden ser directamente atribuidos a un proyecto (i.e: horas investigadores, viajes proyecto, compra fungibles para proyecto, uso de equipos para proyecto, etc.) – Costes imputables por completo a la acción – Costes imputables a varias acciones y su atribución individualizada es medible directamente – Su vinculo directo con la acción debe probarse en base a pruebas suficientes /convincentes – Registrado correctamente = ser auditable – El sistema de medida utilizado por el beneficiario de cuantificar el coste adecuadamente – La medicion directa de costes NO significa aproximaciones, proxies o cost drivers (coste indirecto)

COSTES INDIRECTOS: Gastos que NO se pueden atribuir directamente a un proyecto sino que su imputación se realiza siguiendo un criterio de reparto (i.e: teléfono, alquileres, electricidad, agua, personal de administración, etc.)

COSTES DIRECTOS Costes relacionados de manera directa con la acción y que por ello pueden ser imputados de forma clara (completa o parcialmente) a la misma. Pueden ser: – COSTES DIRECTOS DE PERSONAL. – COSTES DE SUBCONTRATACIÓN. – COSTES DE SUBCONTRATACIÓN - costs of providing financial support to third parties – OTROS COSTES DIRECTOS

1. Costes de viajes y Dietas 2. Equipos 3. Costes de otros bienes y servicios 4. Costes operativos de Large Research Infrastructures

COSTES INDIRECTOS

En H2020, los costes indirectos se imputan como el 25% de los costes directos, excluyendo subcontrataciones y contribuciones en especie de third parties.

COSTES DE PERSONAL ELEGIBLES EN H2020

PERSONAL CON CONTRATO DE TRABAJO CON EL BENEFICIARIO PERSONAL CONTRATADO POR UNA “THIRD PARTY” PERO

ADSCRITO AL BENEFICIARIO PERSONAS FÍSICAS CONTRATADAS DIRECTAMENTE POR EL

BENEFICIARIO CON OTRO TIPO DE CONTRATO NO LABORAL: Consultores in-house

CÓMO CALCULAMOS LOS GASTOS DE PERSONAL

HORAS DEDICADAS AL PROYECTO

X COSTE/HORA +

Remuneración adicional, solo para entidades sin animo de lucro

Indemnización fin de contrato (cuando se pague efectivamente y en el porcentaje correspondiente

• Se determina a partir de la dedicación documentada en horas/ días/ meses de cada individuo a la acción

• Debe ser resultado de lo recogido en los registros de tiempos (TIME SHEETS). (excepto dedicación 100%: declaración)

• En ningún caso las horas trabajadas ≥ horas productivas /trabajables • No se pueden cargar más horas a proyectos europeos que las

utilizadas para el cálculo de horas productivas (ojo cuando estamos en varios programas)

• Las bajas de maternidad/paternidad se restan en los tres métodos de cálculo

• Recomendable usar “time sheets” escritos (o electrónicos) como mínimo validados por la persona que trabaje en la acción y sus supervisores con carácter mensual

• Obligación de guardar documentos originales por 5 años (Vs 2 para Auditorias). También aplica a las Linked TP

HORAS DEDICADAS AL PROYECTO

Modelo de TIME SHEET

CERTIFICADO PERSONAL EXCLUSIVO ACCIÓN

CÁLCULO DEL COSTE-HORA (Hourly rate)

COSTE DE REMUNERACIÓN ANUAL

NUMERO DE HORAS DE TRABAJO PRODUCTIVAS

EJEMPLO Sueldo anual : 30.000€

Horas de trabajo: 1720 horas Coste hora: 30000/1720: 17,44€

CÁLCULO DEL COSTE-HORA (Hourly rate) • Para el cálculo del coste hora, el beneficiario debe de

usar el coste de remuneración anual y el numero de horas productivas para cada año financiero cubierto por el periodo a justificar .

• Si el año financiero no se ha cerrado cuando toca hacer el reporting, hay que usar el coste horario del año anterior-

• No se pueden hacer ajustes posteriores •Excepcionalmente, si no hay datos históricos, se puede usar el datos real (Contrato nuevo el 01/01/2017)

COSTE DE RETRIBUCIÓN ANUAL • Para el cálculo del coste hora, el beneficiario debe de

usar el coste de remuneración anual y el numero de horas productivas para cada año financiero cubierto por el periodo a justificar .

• Si el año financiero no se ha cerrado cuando toca hacer el reporting, hay que usar el coste horario del año anterior-

• No se pueden hacer ajustes posteriores •Excepcionalmente, si no hay datos históricos, se puede usar el datos real (Contrato nuevo el 01/01/2017)

RETRIBUCIÓN ADICIONAL

Sólo es aplicable a entidades sin ánimo de lucro, bajo los siguientes criterios: - formar parte de la política habitual del beneficiario; - criterios de cálculo sean objetivos; se pague siempre que se realice un determinado trabajo; - sea de aplicación general con independencia del origen de los fondos - esté directamente relacionado con el proyecto. Limitado a 8.000€/persona/año

Ejemplo: A un trabajador se le paga una retribución adicional por actuar de investigador principal del proyecto WUFU un importe de 6.000 €. Horas productivas: 1.720 Horas dedicadas al proyecto: 602 Cálculo de la retribución adicional máxima del proyecto: De los 6.000 € pagados, únicamente se podrán cargar al proyecto 2.800 €

HORAS PRODUCTIVAS vs HORAS TRABAJABLES HORAS PRODUCTIVAS es el total de horas anuales que un trabajador está

realizando trabajo activo remunerado. Para su cálculo, es necesario determinar antes el concepto de horas trabajables retribuidas:

Ejemplo de cálculo de horas trabajables (fijadas en convenio, ley, contrato,…)

365 días al año -104 fines de semana -22 días de vacaciones

-13 festivos 226 días trabajables * 8 horas =1.808

Las horas productivas pueden coincidir, o no, con las horas trabajables

Ejemplo 1: cálculo costes personal

Fuente: EUROFusion: H2020 Fact Sheet 1.2: Eligible Rules for Direct personnel Cost Link https://www.euro-fusion.org/collaborators/coordinator-unit/fact-sheets/

Ejemplo 2: cálculo costes personal

Fuente: EUROFusion: H2020 Fact Sheet 1.2: Eligible Rules for Direct personnel Cost Link https://www.euro-fusion.org/collaborators/coordinator-unit/fact-sheets/

Ejemplo 3: cálculo costes personal

Fuente: EUROFusion: H2020 Fact Sheet 1.2: Eligible Rules for Direct personnel Cost Link https://www.euro-fusion.org/collaborators/coordinator-unit/fact-sheets/

EJEMPLO PRÁCTICO cálculo costes personal

Una persona está contratada por un Centro de Investigación sin ánimo de lucro para tareas de I+D. Ha sido nombrado investigador principal de un proyecto por lo que, siguiendo la política habitual del Centro, ha recibido un bonus de 9.000 €. Esta persona ha dedicado 150 horas a un proyecto financiado con fondos de Horizonte 2020. Sueldo anual: 60.000 € Seguridad Social a cargo de la empresa: 13.337 € Horas productivas: según el método 1 : 1720 HORAS

EJEMPLO PRÁCTICO cálculo costes personal

COSTES DIRECTOS COSTES DE PERSONAL: OTROS

• Costes de contratación: NO elegibles como regla general (salvo en

ERC) • Contratos de formación (100%): NO elegibles • Indemnizaciones por despido: NO son elegibles salvo que

provenga de una obligación legal (calculo en proporción al tiempo dedicado al proyecto) y se devenga durante la duración del proyecto.

• Teletrabajo: Se acepta si es practica habitual de la entidad y se rige por una normativa interna clara y es posible identificar y justificar las horas dedicadas al proyecto

• Contribuciones en especie (coche de empresa, tickets restaurante, etc.): SI elegibles si son practica habitual de la entidad y cumplen con todos los criterios generales de elegibilidad

COSTES DIRECTOS COSTES DE PERSONAL: OTROS

CONSULTORES IN-HOUSE: Coste de personas físicas trabajando para el beneficiario (part-time or full-time) con un vínculo contractual distinto al laboral y cumpliendo unas determinadas condiciones:

–Contrato entre la persona y el beneficiario (no con una empresa) –Contrato por horas (no por resultados) –trabajar bajo las instrucciones del beneficiario y en principio en las instalaciones del beneficiario; –el resultado del trabajo pertenece al beneficiario y –su coste no difiere de manera significativa del personal realizando tareas similares bajo contrato laboral). - Se justifican como gasto de personal.

• Su remuneración se basa en working hours (time sheets) • Coste de estas personas se calculará al igual que para el personal del beneficiario y como HOURLY RATE se utilizará el que aparezca en el contrato. •Si el contrato fija un coste total pero no establece un número de horas, estos costes deberán declararse como “purchase of service (Art 10) or subcontract (Art 13) y NO como costes de personal.

COSTES DIRECTOS: VIAJES Y DIETAS

•Se pueden incluir como GASTOS del proyecto , los gastos de viajes y las dietas, siguiendo las prácticas habituales del beneficiario. •Gastos: billetes de avión, hotel, dietas, taxis, tren, …. •Guardar tarjetas de embarque, agendas y minutes de reuniones para justificar el viaje. • Gastos de viajes de expertos

NUEVO EN H2020 El IVA NO recuperable (o NO identificable) es elegible –Los gastos de desplazamiento para el KoM pueden ser anteriores al proyecto siempre que : •El KoM tenga lugar durante el periodo del proyecto y •Se justifica que es la opción más económica (NB: si el importe es significativo, el AMGA recomienda consultarlo con el PO)

COSTES DIRECTOS: EQUIPOS H2020 NO financia la adquisición de equipos, sino su uso, es decir, la AMORTIZACIÓN de equipos, infraestructuras y otros bienes usados en proyecto, salvo que su vida útil sea menor o igual que la del proyecto. Se considera Bienes de equipo o inventariables, aquellos materiales que nos son susceptibles de un rápido deterioro por su uso, formando parte del inventariado de una entidad. –En Algunos casos se podrán recoger el 100% del coste de compra de equipos, infraestructura u otros bienes si se especifica en el WP –Alquileres (incluyendo los impuestos y tasas no deducibles) siempre que sea demostrable que precio es igual o inferior a compra y quitando gastos financieros extras asociados al propio alquiler, leasing, rental, etc..) •Importe a justificar para AMORTIZACIONES siguiendo la siguiente formula:

COSTES DIRECTOS: EQUIPOS

Matizaciones: • Incluye todos los gastos hasta la puesta en condiciones de funcionamiento; • Pueden ser equipos adquiridos con anterioridad al inicio del proyecto (siempre que no se encuentren totalmente amortizados) • Incluye el IVA cuando no sea recuperable; • Ojo con los equipos financiados con fondos FEDER

COSTES DIRECTOS: EQUIPOS

Matizaciones: • Puede resultar complicado saber el % de amortización de un bien si lo estamos dedicando a investigación; • Utilizar el porcentaje habitualmente empleado para bienes similares; • Se justificará normalmente con las Cuentas Anuales; • Cuando no existan bienes similares, analizar si procede la utilización de tablas fiscales.

COSTES DIRECTOS: EQUIPOS

Matizaciones: • Es el tiempo de dedicación efectiva del equipo al proyecto; • Se debe disponer de un sistema de registro de tiempos que justifique la dedicación; • Es muy importante guardar documentación justificativa de dicha dedicación de cara a una auditoría de la CE.

COSTES DIRECTOS: EQUIPOS

Matizaciones: • Corrector que se utiliza cuando se justifican periodos distintos al año o equipos comprados durante el proyecto: a) Periodo igual al año: 100.000 € x 10% x 100% x 365/365 = 10.000€ b) Periodos inferiores al año (6 meses= 182,5 días ): 100.000 € x 10% x 100% x 182,5/365 =5.000€ c) Periodos superiores al año (2 años= 730 días ): 100.000 € x 10% x 100% x 730/365 = 20.000€

OTROS COSTES DIRECTOS: PROTOTIPOS

Fuente: Las reglas de juego de HORIZON 2020. Principales novedades y su impacto a nivel operativo. Presentación A. Martinez, NCP aspectos legales.. Valencia Octubre 2014.

RECURSOS DE BENEFICIARIOS ARTICLE 8 — RESOURCES TO IMPLEMENT THE ACTION

“The beneficiaries must have the appropriate resources (technical and financial) to implement the action”. “Other entities which participate in the action but do not sign the GA (including entities linked to the beneficiaries) are considered as ‘THIRD PARTIES INVOLVED IN THE ACTION’ (see Article 8)”.

¿QUÉ ES UN THIRD PARTE? Cualquier entidad legal que no firma el GA, pero que de una forma u otra está presente en el desarrollo del proyecto, proporcionando apoyo para la realización de uno o mas tareas del proyecto. Es importante identificar a los third parties en la propuesta para poder incluir su coste. El Beneficiario que utiliza Third parties es siempre responsable ante la CE

THIRD PARTIES – TERCERAS PARTES

NOTA: No existe un campo en los formularios de solicitud de propuestas (Parte A) para situar a las Third parties, por lo que deben de ser incluidas en la parte B , dentro del apartado destinado a la descripción de la entidad.

IMPORTANTE!! Hay que incluir en la propuesta que se va a hacer uso de las terceras partes (parte 4) Verificar que se han incluido en el Acuerdo de subvención

THIRD PARTIES – TERCERAS PARTES

Fuente: Baumgartner M. (2016): Webinar on third parties in Horizon 2020. Organizado por FitForhealth 2.0 www.fitforhealth.eu

CUADRO RESUMEN TERCERAS PARTES

Fuente. CET Auditores. http://sp.cetauditores.com/

THIRD PARTIES – TERCERAS PARTES COMPRA DE BIENES Y SERVICIOS

• El beneficiario requiere ayuda adicional en forma de servicio o equipamiento para la realización de uno o mas tareas asignadas en el proyecto, y para ello firma un contrato , cuyo objetivo es exclusivamente el bien o servicio. •Estos gastos se presupuestan y se justifican como OTROS GASTOS DIRECTOS Y Generan Costes Indirectos, •No se tienen que incluir en el Anexo 1 y no cubren acciones del proyecto como tales •Son servicios no científico-técnicos limitados por regla general en coste y alcance, •Han de respetar la regla de mejor relación Calidad-Precio (Best Value for money) y evitar conflictos de interés, • El Precio pagado suele incluir un margen de beneficio, •IVA NO recuperable es elegible, OJO con las facturas internas (Asegurarse que es el coste real). Se elimina el riesgo si se dispone de tarifas reales del coste de los servicios.

EJEMPLOS CONTRATOS DE COMPRA DE BIENES Y SERVICIOS

EJEMPLOS: -Certificados de Auditoría - compra de un ordenador - Consumibles y suministros, - -Publicaciones y actividades de difusión, diseminación (incluyendo “open access “ durante la acción) -- Traducciones, - Organización de eventos, Catering, -Gastos IPR (incluyendo costes para proteger los resultados y royalties pagados por derechos de acceso necesarios para la acción) -Creación de una web para la gestión online del proyecto (si esto no es una tarea especifica del proyecto)

LA SUBCONTRATACIÓN DE TAREAS EN H2020 (Direct cost of subcontracting)

H2020 permite la subcontratación de determinadas tareas del proyecto La subcontratación debe de venir explicada en el anexo 1 (DoA) del grant Agreement y el presupuesto estimado en el Anexo 2 (razón, tarea y coste) No se pueden subcontratar actividades claves del proyecto En ningún caso se puede subcontratar como forma de evitar las condiciones de elegibilidad (socio no elegible para ser financiado). El precio de la subcontratación no computa para gastos indirectos. La subcontratación debe de seguir el proceso utilizado normalmente por el beneficiario (concurso público, tres ofertas) y garantizar best value for money El subcontratista no tiene derechos ni obligaciones en relación con la CE ni con el resto del consorcio La propiedad intelectual generada es propiedad del beneficiario

Algunas tareas del coordinador no pueden subcontratarse (Art. 41.2 (b)) : distribución de los fondos, revisión de reports, .. Prohibida la Subcontratación entre beneficiarios y a entidades afiliadas (excepto que exista un framework contrac)

EJEMPLOS DE SUBCONTRATACIONES

• CONSTRUCCIÓN DE UN PROTOTIPO

• LLEVAR A CABO UNA ENCUESTA DE OPINIÓN

• DISEÑO DE LA PÁGINA WEB

• PRUEBAS DE RESISTENCIA DE MATERIALES

LINKED THIRD PARTIES

Son entidades que tiene establecida una relación contractual y estable con un beneficiario (hay una vinculación legal), entidades afiliadas o vinculadas legalmente. La relación no está ligada a un contrato para la adquisición de bienes, equipos o servicios, ni para la implementación de tareas especificas. Ejemplos - Empresa matriz y sus filiales - Una Asociación o Fundación y sus miembros - Unidades de investigación conjunta (Joint Research Units).

El Instituto está constituido por el Servicio Madrileño de Salud (SERMAS), a través del Hospital Universitario Gregorio Marañón, por la Universidad Complutense de Madrid (UCM), la Universidad Carlos III de Madrid (UCIII MADRID), la Fundación para la investigación biomédica del Hospital Gregorio Marañón (FIBHGM) y la Dirección General de Investigación, Formación e Infraestructuras Sanitarias de la Consejería de Sanidad de la Comunidad de Madrid.

Ejemplo real de LINKED THIRD PARTIES para H2020: El Instituto de Investigación Sanitaria Gregorio Marañón

BENEFICIARIO: SERMAS, firma el Grant Agreement, representante legal del Hospital. Linked Third parties: FIBHGM: Tiene un acuerdo con el Hospital para la gestión administrativa y financiera de los Proyecto de investigación del hospital, incluido la contratación y pagos de personal adscrito a proyectos, compra de equipos y fungible. La Fundación está en el Propio hospital La UCM y la UCIII aportan personal al Instituto. En el caso participar en el proyecto, se debe de indicar que también son linked third parties.

IMPLEMENTACIÓN DE TAREAS POR LINKED THIRD PARTIES

Las Linked Third parties no cargan un precio, sino que declaran sus propios costes de implementación de tareas. Las Linked Third parties llevan a cabo tareas del proyecto y son responsables de las mismas ante el beneficiario. No firman el GA, por lo que el responsable final ante la CE es el beneficiario. El trabajo que lleva a cabo el Linked Third Party viene especificado en el Annex I (DoW) y normalmente se lleva a cabo en sus propias instalaciones. Aparecen mencionadas en el Grant Agreement (Articulo 14), tanto las tareas a realizar (Annexo I) como los costes (Annexo 2). En caso de que se incorporen después, hay que hacer un Ammenment. Las linked third parties deben de cumplir las condiciones generales de participación y elegibilidad de H2020

DECLARACIÓN DE COSTES POR PARTE DE LAS LINKED THIRD PARTIES

• Las Linked Third parties DECLARAN sus propios costes, igual que si fuesen

beneficiarios. • Los costes aparecen en la contabilidad del Third party • Pueden declarar costes en todas las categorias (incluidos costes indirectos) • No aparecen incluidos en el Financial Statement (FS) del beneficiario • El beneficiario se encarga de subir al portal de justificación el FS del third

party, ya que estos no tiene acceso. Deben de mandar el Certificado firmado en papel al beneficiario

• El tope máximo permitido de contribución a un linked third party es de 325.000€ (independientemente de la contribución que reciba el beneficiario).

• Los beneficiarios deben poder asegurar que la CE y otras agencias de la UE puedan realizar controles y auditorias a los Linked Third Parties

IN-KIND CONTRIBUTIONS PROVIDED BY THIRD PARTIES

En algunos casos, un beneficiario puede utilizar contribuciones en especie (in-kind contributions) para realizar determinadas tareas del proyecto porvenientes de third parties. In kind contributions: personas adscritas, equipos, infraestruturas, .. (nunca contribuciones financieras). Esta contribución puede ser : • Gratuita (In kind contribution free of charge) • Con un coste para el beneficiario (in kind contribution against

payment)

IN-KIND CONTRIBUTIONS PROVIDED BY THIRD PARTIES AGAINST PAYMENT

• La contribución en especie tiene un COSTE para el beneficiario • Este coste puede ser elegible (la factura emitida por el TP) • El coste elegible no puede incluir margen de beneficio, sino que

tiene que ser el coste real que tenga el TP. Solo se admiten costes indirectos si la contribución tiene lugar en las instalaciones del third party.

• Es necesario identificar al third party, justificación de sus contribuciones y estimación de su coste en Anexo 1

• Los Third parties están sujetos a revisiones y auditorias por parte de la CE y sus agencias de control.

IN-KIND CONTRIBUTIONS PROVIDED BY THIRD PARTIES AGAINST PAYMENT –ejemplo

CASO 1: Un funcionario trabajando como profesor en una universidad pública, beneficiaria en H2020. El salario los paga el ministerio o consejería correspondiente. Puede existir un acuerdo de cesión de personal, mediante el cual la Universidad ha de rembolsar al ministerio el salario del profesor. Este salario supone un coste para el beneficiario, y como tal, aparece reflejado en su contabilidad. En este caso, si el profesor trabaja en el proyecto, la universidad (beneficiario) puede declarar este coste en su Financial Statement.

CASO 2: Una empresa cede un equipo médico a un Hospital para un proyecto H2020 por su coste de amortización real

IN-KIND CONTRIBUTIONS PROVIDED BY THIRD PARTIES FREE OF CHARGE

• La contribución en especie No tiene un coste ara el beneficiario • Este coste, aunque no se reembolse, se tiene que declarar como coste del beneficiairo. • Es necesario identificar al third party, justificación de sus

contribuciones y estimación de su coste en Anexo 1 • Los Third parties están sujetos a revisiones y auditorias por

parte de la CE y sus agencias de control.

IN-KIND CONTRIBUTIONS PROVIDED BY THIRD PARTIES FREE OF CHARGE –ejemplo

CASO 3: Un funcionario trabajando como profesor en una universidad pública, beneficiaria en H2020. El salario los paga el ministerio o consejería correspondiente. La Universidad no esta obligada a rembolsar al ministerio el salario del profesor. La universidad (beneficiario) tiene que declarar estos costes de personal en su Financial statement, aunque el pago del sueldo lo haga el ministerio (third party).

EJEMPLO REAL: LINKED THIRD PARTY, PROVIDING IN KIND CONTRIBUTIONS FREE OF CHARGE

The third party associated to Universidad de Sevilla is Fundacion de Investigacion de la Universidad de Sevilla (FIUS). FIUS is a non profit legal entity which is linked to the US through the Framework Agreement signed on the 29th of May 2007 between the University of Seville and FIUS. FIUS acts on US's behalf for the administrative and financial management of costs engaged by US in its participation in EU Research and Innovation projects including issues related to employment and payment of personnel, purchase of equipment, consumables, etc. FIUS does not perform scientific/technical work in the project. As foreseen by the EC in its H2020 Annotated General Grant Agreement (Article 12 – Use of in-kind contributions provided by third parties free of charge), FIUS is to be considered a third party in charge of the financial and administrative aspects of the beneficiary’ involvement in RTD actions to improve and rationalise the administrative and financial management of the public body.”

Universidad de Sevilla ANEXO III. Guía De Ayuda Para Investigadores Participantes En Programas Europeos E Internacionales De Investigación y Transferencia(*) http://otri.us.es/otri/images/noticias/Archivos/horizonte2020/Guia_investigador_H2020.pdf

PREGUNTAS Y RESPUESTAS -1

PREGUNTAS Y RESPUESTAS -2

PREGUNTAS Y RESPUESTAS -3

PREGUNTAS Y RESPUESTAS -4

PREGUNTAS Y RESPUESTAS - 5

EVITAR ERRORES MAS COMUNES •Verificar que se han incluido las TERCERAS PARTES (Art. 6, 11, 12, 14 MGA), • Verificar que se han incluido las SUBCONTRATACIONES (Art. 13 MGA): NUNCA caben subcontrataciones entre socios. • Si se utilizan “IN-HOUSE CONSULTANTS”, verificar que se cumplen con las condiciones establecidas (Art. 6.2 A2 MGA), • COSTES DE PERSONAL se refieren en principio a empleados, valorar la participación de entidades sin personal como subcontratistas(Art. 6.2 A1 MGA), • Utilizar “TIME RECORDS”, • Declarar COSTES REALES (Art. 5, 6(1) MGA), ojo con las facturas internas que no tengan relación con coste real, • Declarar TODOS LOS COSTES (incluidos aquellos para los que no se vaya a solicitar aportación UE), • Incluir únicamente las AMORTIZACIONES de EQUIPOS en función de su utilización para el proyecto, • Relación de los CONSUMIBLES con el proyecto. • Demostrar “BEST VALUE" en compras de bienes, trabajos y servicios (Art. 10 MGA) y en Subcontrataciones (Art. 13 MGA) a través de tender, 3 ofertas, estudios de Mercado, etc. La CE aceptará las practicas habituales y acuerdos comerciales previos siempre que se apliquen de forma coherente… • Nunca caben subcontrataciones entre socios

RECOMENDACIONES PARA UNA BUENA GESTIÓN

ENTENDER LEER Y ENTENDER LAS REGLAS DE H2020

ORGANIZAR ORGANIZAR LA GESTIÓN ADMINISTRATIVA

DENTRO DE LA ORGANIZACIÓN SIGUIENDO LAS REGLAS DEL H2020

VERIFICAR VERIFICAR LA ELEGIBILIDAD DE LOS GASTOS ANTES DE EJECUTARLO ENTE LA DUDA, NCPS O EL PROJECT OFFICER

GUARDAR RECOGER Y GUARDAR TODA LA

DOCUMENTACIÓN QUE SOPORTE LOS GASTOS JUSTIFICADOS PARA FUTUROS CONTROLES Y

AUDITORIAS

BLOQUE 4: AUDITORIAS Y ENMIENDAS AL ACUERDO DE

SUBVENCIÓN

Universidad de Cádiz, 11 Mayo 2016 Erika Sela, Consultor Senior y CO-Fundador,

INNOVATEC

AUDITORIAS Existen 3 tipos de auditoría: AUDITORÍAS SOBRE ESTADOS FINANCIEROS (Certificate on the Financial

Statement: CFS) Obligatoria únicamente cuando la contribución financiera por proyecto y

beneficiario supere los 325.000 €. Para el cómputo de este importe no se considerarán las tarifas fijas

(por ejemplo los gastos indirectos); Se realiza al final del proyecto; El gasto de la auditoría será financiable sólo si es obligatoria

AUDITORÍA METODOLÓGICAS (Certificate on the Methodology: CoM): Cuando se utilizan Costes unitarios (Costes medios de personal) AUDITORÍAS DE LA COMISIÓN EUROPEA (ex post Audits) : La Comisión Europea se reserva el derecho de auditar los proyectos hasta 2 años

después de su finalización. • La propia Comisión Europea; • Alguna empresa de auditoría contratada por la CE; • La Corte de los Auditores; • La Oficina Europea de lucha contra el fraude.

AUDITORIAS DE LA CE

CONTROLES Y REVISIONES

CONTROLES: La CE/Agencia directamente o a través de expertos externos puede chequear y/o solicitar información adicional al beneficiario y terceras partes en cualquier momento. REVISIONES: La CE/Agencia directamente o a través de expertos externos puede revisar la correcta implementación técnica por parte del beneficiario y/o terceras partes en cualquier momento y hasta 2 años tras el “payment of the balance”

ENMIENDAS AL ACUERDO DE SUBVENCIÓN AMENDMENTS TO THE GRANT AGREEMENT

PROCEDIMIENTO Se pueden solicitar por cualquiera de las partes (la CE y el coordinador) a través de un

procedimiento online a través del PP (My Area) El coordinador entrega y recibe las solicitudes de amendment de parte de los

beneficiarios (Anexo 3) Normalmente, el consorcio llega a un acuerdo para solicitar un amendment, pero

puede ocurrir que se solicite el cambio del coordinador La notificación debe incluir: – Las razones – Los documentos justificativos necesarios, y – Para cambios de coordinador sin su acuerdo, su opinión por escrito Si la parte que recibe la solicitud esta de acuerdo , debe firmar el amendment a través

del PP en 45 días desde su notificación. Si no está de acuerdo debe comunicarlo por la misma vía en el mismo plazo

¿CUANDO HAY QUE HACER UNA SOLICITUD DE ENMIENDA ?

1. Removing a beneficiary 2. Adding a new beneficiary 3. Change of beneficiary due to partial takeover (called ‘partial transfer of rights and obligations’ in FP7) 4. Change of coordinator 5. Change of the coordinator’s bank account for payments 6. Change of the starting date, duration of the action or reporting periods 7. Significant changes to Annex 1 (description of the action), in particular: 1. tasks are added/removed) or of their division among the beneficiaries 2. changes concerning in-kind contributions provided by third parties (against payment or free-of-charge) or subcontracts 8. Changes to Annex 2 (estimated budget) which require an amendment (Art. 4), in particular: – transfer of amounts between beneficiaries or between budget categories (or both) which arises from a significant change that affects the action’s work (i.e. Annex 1) – a budget transfer to a form of costs that is not provided for in Annex 2 (e.g. from actual costs to unit costs)

¿CUANDO NO HAY QUE HACER UNA SOLICITUD DE ENMIENDA ?

1. Budget transfers not listed above (Financiación máxima concedida al proyecto y Naturaleza de la acción (anexo I) 2. Change of name or address of a beneficiary or coordinator (La validación en el portal es suficiente) 3. Change of beneficiary due to universal takeover (called ‘universal transfer of rights and obligations’ in FP7)

Más detalle en el Art 55 of the H2020 Annotated Model Grant Agreement (pág. 286 y sgts)

Cases where no amendment is needed: Certain budget transfers

Budget transfers and re-allocation Amendment needed?

From one beneficiary to another NO

From one budget category to another NO

Addition/removal of tasks in Annex 1 Re-allocation of tasks in Annex 1 YES

Transfers between different forms of costs (actual costs, unit costs, etc.)

YES if no budget was foreseen for the 'form of cost' receiving the transfer

New subcontracts, new in-kind contributions YES (strongly advised)

B. Direct costs of subcontracting

[C. Direct costs of fin.

support] D. Other direct costs

A.1 Personnel D.1 Travel

D.2 Equipment

D.3 Other goods and services

D.4 Costs of large research infrastructure

Beneficiary 1 500.000 100 3.213 150.000 0 325.000

Beneficiary 2 0 0 0 0 0 125.000

A. Direct personnel costs

A.4 SME owners without salary

Estimated eligible* costs (per budget category)

(d) (e) (f)

A.2 Natural persons under direct contract

A.5 Beneficiaries that are natural persons without salary

A.3 Seconded persons

[A.6 Personnel for providing access to research infrastructure]

Unit

0

300.000

XX EUR/hour

(a) Total (b) No hours Total (c)

Actual Actual Actual Unit ActualForm of costs****

Budget transfers - examples