Curso IDEA Versión Ocho Final

GERENCIA DE AUDITORIA INTERNA CURSO BÁSICO “IDEA”

- 1 - Febrero 2010

IDEA Versión Ocho


- 2 - Febrero 2010

CONTENIDO

• Introducción

• Carpeta de Trabajo

• Impor tación y Manejo de Archivos (Ejercicios)

• Exportar Bases de Datos

• Eliminar Bases de Datos

• Macro “Tienda” y “Boutique”

• Dudas o Comentarios

• Pantallas, Ventanas y Barra de Herramientas


- 3 - Febrero 2010

IDEA (originalmente la abreviación de Interactive Data Extraction and Analysis “Extracción y análisis interactivos de datos”) otorga a auditores, contadores y profesionales en sistemas y finanzas, la posibilidad de leer, visualizar, analizar, manipular, obtener muestras y extraer datos de cualquier fuente mainframe a computador personal incluyendo reportes impresos, así como realzar y extender el alcance de su trabajo.

• Introducción


- 4 - Febrero 2010

• Pantallas, Ventanas y Barra de Herramientas


- 5 - Febrero 2010

Descripción 1 Barra de Menú: En la parte superior de la aplicación para acceder a las funciones y

herramientas de IDEA. 2 Barra de Herramientas de Operaciones: Esta es una barra flotante que puede ser

personalizada y que contiene botones de acceso rápido a las funciones más frecuentemente utilizadas.

3 Barra de Herramientas del Explorador de Archivos: Localizada en la parte superior de la Ventana Explorador de Archivos con botones para el manejo de archivos.

4 Ventana de Explorador de Archivos: Esta ventana muestra todas las bases de datos de IDEA pertenecientes a la Carpeta de Trabajo y al Proyecto de IDEA Server (si posee acceso a IDEA Server). Puede ajustar el tamaño de esta ventana para visualizar mayores detalles acerca de las bases de datos como por ejemplo cantidad de registros o fecha de la última modificación.

5 Ventana de Base de Datos: La ventana principal de IDEA. IDEA abrirá cada base de datos en una ventana por separado.

6 Ventanas movibles: Ventanas que son accesibles desde las solapas situadas en la parte inferior de la pantalla.

7 Barra de Estado: Con Ayuda sensible al contexto, la ruta de la Carpeta de Trabajo, la cantidad de registros en la base de datos activa, y el espacio disponible en disco para la Carpeta de Trabajo .

8 Ventana de Propiedades: Desde esta ventana, tendrá acceso a las principales propiedades de as bases de datos activa (Datos, Historial , Estadísticas de Campo, Total de Control, Criterio ) así como también acceso a los Resultados. También podrá crear, eliminar y regenerar índices y agregar comentarios.

Ventanas y Barras de Herramientas de IDEA IDEA utiliza las siguientes ventanas principales:

• Ventana de Base de Datos • Ventana de Propiedades • Ventana de Explorador de Archivos • Ventana de IDEAScript • Ventanas movibles

VENTANAS DE BASE DE DATOS Y PROPIEDADES La ventana de Base de Datos le permite ver los campos contenidos dentro de una base de datos. Si bien pueden abrirse múltiples bases de datos a la vez, cada una de ellas se abre en una Ventana de Base de Datos distinta y se muestra el nombre de la base de datos activa en la barra de título de IDEA.


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Cada base de datos posee diferentes propiedades asociadas que pueden ser accedidas desde la ventana Propiedades. Estas propiedades son:

• Datos • Historial • Estadísticas de Campo • Total de Control • Criterio • Resultados • Índices • Comentarios

Cuando una propiedad se encuentra activa aparecerá una tilde a su lado dentro de la ventana de Propiedades. PROPIEDAD DATOS La propiedad Datos se utiliza para visualizar los datos del archivo en forma de tabla con los nombres de campos como encabezados de columnas y los números de registros como números de filas.

Limitaciones de Base de Datos:

• 2.1 billones de registros (100.000 registros para IDEA Express) dependiendo del sistema operativo.

• 1.8 Exabytes por tamaño de archivo


- 7 - Febrero 2010

Todas las columnas (campos) se pueden cambiar de tamaño. Haciendo doble click en los separadores de campo se puede ajustar la longitud de los mismos. Alternativamente la longitud del campo se puede modificar moviendo los separadores de nombre de campo, haciendo click y arrastrándolos hacia la posición deseada. Este ajuste modifica la longitud de la información del campo en la vista y consecuentemente en un reporte a ser impreso. PROPIEDAD HISTORIAL La propiedad Historial es utilizada para ver el historial de todas las operaciones llevadas a cabo sobre el archivo. Cada base de datos posee su propio Historial . Para ver el historial de todas las operaciones ejecutadas sobre todas las bases de datos de la Carpeta de Trabajo y/o Proyecto, observe la información del Diagrama Global del Proyecto seleccionando Archivo > Diagrama Global del Proyecto. La propiedad Historial de la ventana de Base de Datos aparece en la siguiente figura. La información del Historial es acumulativa, es decir, se van agregando sucesivamente las distintas pruebas realizadas sobre las base de datos. Haciendo click en las cruces, cada sección se expande mostrando los detalles de las pruebas. Pueden copiarse, inclusive, los códigos de IDEA Script a una Ventana de IDEA Script para volverse a ejecutar las tareas.


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PROPIEDAD ESTADISTICA DE CAMPO La propiedad Estadísticas de Campo es utilizada para acceder a las estadísticas de los campos con tipo Numérico, Fecha u Hora pertenecientes a la base de datos activa. A continuación se muestra la propiedad Estadísticas de Campo de la ventana de Base de Datos:


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PROPIEDAD TOTAL CONTROL La propiedad Total de Control es utilizada para visualizar el total de un campo Numérico seleccionado a los efectos de su conciliación. Cuando la propiedad Total de Control se encuentra activa, el total del campo Numérico seleccionado en el diálogo Seleccionar Total de Control aparecerá al lado del enlace Total de Control dentro de la ventana de Propiedades. Por defecto, IDEA mostrará el mismo campo de total de control para las bases de datos hijas de la base de datos activa. Para poder acceder a la propiedad Total de Control, la propiedad Datos deberá estar activa.

PROPIEDAD CRITERIO La propiedad Criterio es utilizada para visualizar registros que satisfagan un criterio determinado. Cuando la propiedad Criterio se encuentra activa, el criterio ingresado aparecerá al lado del enlace Criterio dentro de la ventana de Propiedades.

Sin embargo la opción Criterios de Presentación no genera una base de datos de salida, simplemente muestra, en la Ventana de Base de Datos sólo aquellos registros que satisfacen el criterio. La barra de Estado muestra la cantidad de registros de la base de


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datos que satisfacen el criterio especificado como una porción de la cantidad total de registros de la base de datos. PROPIEDAD RESULTADOS La propiedad Resultados es utilizada para visualizar los Resultados de las funciones aplicadas.

Cada Resultado cuenta con una barra de herramientas con opciones relevantes para exportar los resultados a un archivo, graficar los resultados, y ver los registros asociados con los datos seleccionados. Todos los Resultados son automáticamente guardados como parte de la base de datos. Los Resultados no son guardados como archivos independientes de la base de datos. Si lo desea puede eliminar Resultados desde el área Resultados dentro de la ventana de Propiedades. El área Resultados de la ventana de Propiedades sólo mostrará los Resultados de la base de datos que se encuentre actualmente activa. Las siguientes funciones pueden generar Resultados:

• Detección de Omisiones (opcional) • Estratificación (opcional) • Sumarización (opcional) • Antigüedad (opcional) • Generar Números Aleatorios • Tabla Pivot • Graficar Datos


- 11 - Febrero 2010

PROPIEDAD ÍNDICES La propiedad Índices es utilizada para ver los datos ordenados a través de índices creados, para eliminar índices o para quitar un índice de la base de datos activa. Puede generar un índice ya sea haciendo doble click sobre el encabezado de campo requerido o seleccionando en el menú Datos > Índices. Una vez creado un índice, IDEA mostrará los registros en la base de datos en base al índice especificado. El índice activo aparecerá marcado con una tilde.

IDEA mostrará, a su vez, una flecha en el encabezado de columna del índice, para poder identificar fácilmente el campo indexado y su dirección (Ascendente o Descendente). La clave primaria será indicada con una flecha roja en tanto que las claves secundarias aparecerán con una flecha azul.

PROPIEDAD COMENTARIOS La propiedad Comentarios es utilizada para agregar comentarios a la base de datos activa. También es utilizada por IDEA para mostrar mensajes de advertencia relacionados con la base de datos activa.


- 12 - Febrero 2010

Haciendo click en el enlace Agregar comentario del área Comentarios de la ventana de Propiedades, podrá acceder al diálogo Comentarios Base de Datos.


- 13 - Febrero 2010

BARRA DE HERRAMIENTAS DE OPERACIONES La Barra de Herramientas de Operaciones contiene una serie de botones que proporcionan un rápido acceso a las funciones más frecuentemente utilizadas. Se encuentran disponibles herramientas adicionales para cada opción del menú a través de la opción Personalizar Barra de Herramientas (Ver > Personalizar Barra de Herramientas). En la barra de herramientas de Operaciones se encuentran disponibles los siguientes botones predeterminados:

Importar en IDEA Importar en IDEA Server Conector Visual

Unir Bases de Datos Agregar Bases de Datos Crear un Reporte

Editar en PDF Editar en Microsoft Word Vista Previa

Imprimir Copiar Pegar

Volver a Ejecutar Tarea Configuración de Columna Símbolo de Moneda

Separador de Miles Dividir Campos Caracter Agrupar registros

Índices Manejo de Campos Definir Campo de Acción

Graficar Datos Búsqueda Extracción Directa

Detección de Omisiones Detectar Clave Duplicada Estratificación

Sumarización Tabla Pivot Correlación

Análisis de Tendencias Series de Tiempo Muestreo Aleatorio de Registros

Grabar/detener grabación de una macro


- 14 - Febrero 2010

Una Carpeta de Trabajo es simplemente una carpeta que contiene las bases de datos de IDEA que desea analizar. Es recomendable que todos los archivos relacionados con cada auditoría o investigación sean almacenados en carpetas o directorios diferentes para simplificar el mantenimiento del trabajo. Por defecto, al abrir IDEA por primera vez, la Carpeta de Trabajo será: C:\MisDocumentos\IDEA\Samples. Este ejercicio le explicará cómo establecer una Carpeta de Trabajo e ingresar información del proyecto que luego aparecerá en todos los reportes. 1. Seleccione Archivo > Establecer Carpeta de Trabajo. Alternativamente, en la barra de herramientas del Explorador de Archivos, haga click en el botón Manejo de archivos, y luego seleccione Establecer Carpeta de Trabajo. Aparecerá el diálogo Establecer Carpeta de Trabajo.

• Carpeta de Trabajo


- 15 - Febrero 2010

2. Busque y haga doble click en la carpeta C:\Mis Documentos\IDEA\Tutorial . Notas:

• Este ejercicio asume que tiene instalado IDEA en la carpeta predeterminada en el disco C. De no ser así, seleccione la carpeta correspondiente.

• Si lo desea puede agregar una sub-carpeta dentro de la Carpeta de Trabajo actual haciendo click en el botón Manejo de archivos de la Barra de herramientas del Explorador de Archivos, y luego seleccionando la opción Crear carpeta.

3. Haga click en Abrir . Aparecerá el diálogo Propiedades de Proyecto. En el diálogo Propiedades de Proyecto ingrese lo siguiente:

• Nombre Proyecto: Tutorial • Período: Feb 24 2010 – Feb 25 2010

4. Haga click en Aceptar. La carpeta Tutorial se convertirá en la Carpeta de Trabajo, cerrando la carpeta Samples (la Carpeta de Trabajo predeterminada). El Explorador de Archivos aparecerá ahora vacío.


- 16 - Febrero 2010

Este ejercicio le explica cómo importar un archivo de Excel en IDEA. 1. Seleccione Archivo > Asistente de Importación > Importar en IDEA . Alternativamente, en la Barra de herramientas de Operaciones, haga click en el botón Importar en IDEA . Aparecerá el Asistente de Importación. 2. En el Asistente de Importación, marque la opción Microsoft Excel.

3. Haga click en el botón Examinar al lado del cuadro Nombre para seleccionar la base de datos de Microsoft Excel que desea importar. Aparecerá el diálogo Seleccionar Archivo. 4. Busque y seleccione C:\Mis Documentos\IDEA\Tutorial\Clientes.XLS. 5. Haga click en Abrir .

• Impor tación y Manejo de Archivos (Ejercicios)


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Se cerrará el diálogo Seleccionar Archivo y la ruta seleccionada aparecerá dentro del cuadro Nombre en el Asistente de Importación. 6. Haga click en Siguiente. Aparecerá el diálogo Microsoft Excel®.

7. En el cuadro Seleccionar las hojas a importar, seleccione Base de Datos1. 8. Seleccione el recuadro Primera fila son nombres del campo para que dicha fila sea el encabezado de las columnas en la base de datos. 9. Acepte el nombre de archivo predeterminado (Clientes), y luego haga click en Aceptar. Al importar el archivo el nombre de la base de datos pasará a ser nombre de archivo - nombre de tabla. En este caso la base de datos importada en IDEA pasará a llamarse Clientes-Base de Datos1.


- 18 - Febrero 2010

Objetivos:

• Cambiar el formato de las columnas de datos. • Secuenciar (indexar) los registros en la Ventana de Base de Datos.

1. Asegúrese que la base de datos Clientes - Base de Datos 1 se encuentre activa con la propiedad Datos seleccionada en la ventana de Propiedades. 2. Ajuste y optimice las longitudes de los campos:

• Posicione el cursor en el separador de campo de los dos primeros campos. Haga click en el separador de columna y reduzca la longitud del campo NUM_CLI para ajustar los datos.

• Posicione el cursor sobre el primer campo y observe la sugerencia mostrando el nombre completo del campo NUM_CLI . Esto ocurrirá cada que vez que IDEA no muestre en la vista el nombre completo de un campo.

• Optimice la longitud del campo NUM_CLI para ver el nombre completo y sus datos haciendo doble click en el separador de campo.

3. Secuencie los registros: IDEA proporciona dos opciones para secuenciar los registros: ordenar e indexar. Mientras que indexar ordena los registros en la base de datos activa, ordenar crear una nueva base de datos con los registros ordenados en base a la clave de orden ingresada. Se puede hacer una indexación “rápida” haciendo doble click en el encabezado de una columna para secuenciar el campo en orden Ascendente. Haciendo doble click una segunda vez el campo se secuenciará en orden Descendente.

• Ordene el campo LIM_CREDITO en sentido Ascendente haciendo doble click sobre su encabezado. Aparecerá una flecha hacia arriba en el encabezado del campo LIM_CREDITO indicando que el campo ha sido indexado en orden Ascendente. También, observe que el índice es mostrado en el área de Índices dentro de la ventana de Propiedades.

Formato de Datos


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• Regrese a la secuencia original de registros seleccionando la opción Sin índice en el

área de Índices de la ventana de Propiedades.

4. Cambie la configuración de las columnas:

1. En la ventana de Base de Datos, haga click en el botón derecho del mouse sobre el nombre de campo NUM_CLI para acceder a una lista de opciones generalmente utilizadas. Nota: haciendo click en el botón derecho del mouse sobre un registro de la Base de Datos aparecerá una lista de opciones diferentes.

2. Seleccione Configuración de Columna....

Aparecerá el diálogo Configuración de Columna. Observe que el campo NUM_CLI ya se encuentra seleccionado en el diálogo.

3. Ingrese las siguientes configuraciones para el campo NUM_CLI :

• Fuente: Negrita • Color de texto: Azul • Color de fondo: Gris claro

4. Dentro del diálogo Configuración de Columna, seleccione el campo

LIM_CREDITO e ingrese las siguientes configuraciones:

• Configuración de campo: Usar símbolo de moneda, Usar separador de miles • Color de texto: Rojo • Color de fondo: Gris claro


- 20 - Febrero 2010

5. Haga click en Aceptar para salir del diálogo Configuración de Columna. 5. Reordene los campos moviendo el campo LIM_CREDITO luego del campo NUM_CLI :

• Haga click en el campo LIM_CREDITO para seleccionarlo y luego haga click nuevamente sobre el mismo para que aparezca el ícono de arrastre.

• Arrastre la columna hacia el campo NUM_CLI . Observe que la línea roja indica la posición de arrastre.

• Suelte la columna a la derecha del campo NUM_CLI .

Nota: Una vez modificada una vista, IDEA guarda las configuraciones junto con la base de datos. Estas configuraciones permanecerán activas hasta que sean modificadas o restauradas. Cualquier base de datos hija creada a partir de esta base de datos heredará esta configuración.

6. Restaurar la vista seleccionando Ver > Vistas > Restaurar. IDEA quitará los cambios efectuados.


- 21 - Febrero 2010

Objetivo:

• Ver las estadísticas de campo para los campos numéricos de la Base de Datos activa.

Las estadísticas son usadas para reconciliar totales, obtener un panorama general de los valores de la base de datos, y para detectar errores potenciales focalizando las tareas a ejecutar. 1. Asegúrese que la base de datos Clientes - Base de Datos 1 se encuentre activa con la propiedad Datos seleccionada en la ventana de Propiedades. 2. Dentro de la ventana Propiedades, haga click en Estadísticas de campo. 3. Haga click en Sí para generar las estadísticas de campo para todos los campos.

Por defecto, la ventana Estadísticas de Campo mostrará las estadísticas para los campos numéricos. En este caso, aparecerán las estadísticas para el campo LIM_CREDITO , el único campo Numérico de la base de datos. Para visualizar las estadísticas de los campos Fecha y Hora de la base de datos, haga click en las opciones Fecha y Hora en el cuadro Tipo de campo dentro de la ventana Estadísticas de Campo. En la base de datos actual no existen campos Fecha ni campos Hora.

Vista de las Estadísticas de Campo


- 22 - Febrero 2010

Si la base de datos contiene más de un campo, ya sea Numérico, Fecha u Hora, las estadísticas aparecerían juntas en la misma pantalla para todos los campos facilitando la comparación de los valores. 4. Verifique las estadísticas de campo para el campo LIM_CREDITO . Observe en particular lo siguiente:

• # de Registros: 341 • # Elementos Cero: 0 • Valor Medio : $62.475,07 • Valor Mínimo : $2.000 • Valor Máximo : $3.901.000


- 23 - Febrero 2010

5. Si su máquina se encuentra conectada a una impresora, imprima las estadísticas de campo haciendo click en el botón Imprimir de la Barra de herramientas de Operaciones. 6. Vea el registro que posee el Valor Máximo haciendo click en el valor correspondiente al campo Valor Máximo .

Aparecerá el diálogo Valor Máximo de LIM_CREDITO , mostrando el registro de la base de datos que constituye el valor máximo. Podrá guardar o imprimir el registro. Haga click en Hecho.

7. En la ventana Propiedades haga click en Datos para regresar la vista original de la base de datos.


- 24 - Febrero 2010

Objetivo:

• Seleccionar una muestra de elementos aleatorios para analizar. 1. Asegúrese que la base de datos Clientes - Base de Datos 1 se encuentre activa con la propiedad Datos seleccionada en la ventana de Propiedades. 2. Seleccione Muestreo > Aleatorio.... Alternativamente haga click en el botón Muestreo Aleatorio de Registros de la Barra de herramientas de Operaciones. Aparecerá el diálogo Muestreo Aleatorio de Registros. 3. En el cuadro Cantidad de registros a seleccionar, ingrese 10. 4. Deje la semilla aleatoria proporcionada por IDEA. IDEA utilizará la semilla de números aleatorios para obtener los mismos. Si es necesario ampliar una muestra, ingrese la misma semilla pero con un tamaño de muestra mayor. Se obtendrá la misma selección original pero con el agregado de los elementos adicionales requeridos. 5. Acepte las opciones predeterminadas para Número registro inicial a seleccionar y Número registro final a seleccionar. IDEA establecerá por defecto al primer y último registro de la base de datos, en este caso 1 y 341. 6. Deje desmarcada la opción Permitir registros duplicados. 7. En el cuadro Archivo , ingrese Muestra de Clientes.

Selección de una Muestra Aleatoria de Registros


- 25 - Febrero 2010

8. Haga click en Campos. Aparecerá el diálogo Campos. Observe que, por defecto, IDEA selecciona todos los campos de la base de datos para extraer en la base de datos Muestra de Clientes.

9. Haga click en Aceptar. 10. En el diálogo Muestreo Aleatorio de Registros haga click en Aceptar. 11. Observe la base de datos resultante. Aparecerá un campo adicional llamado MUES_NUMREG agregado por IDEA al final de la base de datos. Este campo contiene el correspondiente número de registro en la base de datos original (Clientes-Base de Datos1). Observe que esta base de datos aparece como una base de datos hija de la Base de Datos Clientes-Base de Datos1 en la ventana Explorador de Archivos. 12. Expanda el Explorador de Archivos para visualizar toda su información.

13. Achique el Explorador de Archivos para visualizar sólo los nombres de los archivos. 14. Cierre la base de datos Muestra de Clientes seleccionando en el menú Ventana > Cerrar . Clientes-Base de Datos1 pasará ahora a ser la base de datos activa.


- 26 - Febrero 2010

Objetivo:

• Extraer clientes con límites de crédito elevados. 1. Asegúrese que la base de datos Clientes - Base de Datos 1 se encuentre activa con la propiedad Datos seleccionada en la ventana de Propiedades. 2. Seleccione Datos > Extracciones > Extracción Directa.... Alternativamente, haga click en el botón Extracción Directa de la Barra de Herramientas de Operaciones. Aparecerá el diálogo Extracción Directa. 3. En la primera fila de la columna Nombre de Archivo, reemplace el nombre de archivo predeterminado por Límites de crédito elevados.

4. Haga click en el botón Editor de Ecuaciones. Aparecerá el Editor de Ecuaciones.

Extraer Registros


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5. Ingrese la expresión LIM_CREDITO >= 30000 de la siguiente manera:

• Desde la lista de campos, en la parte inferior de la ventana Editor de Ecuaciones, haga doble click sobre LIM_CREDITO . IDEA mostrará su tipo, longitud, cantidad de decimales, parámetro y descripción.

• Haga click en el botón Mayor o igual que (>=). • En el área de Ecuación, luego del símbolo Mayor o igual que, ingrese 30000. No

agregue ni símbolos de monedas ni separador de miles. • Verifique la sintaxis haciendo click en el botón Validar . Si se ha producido un error

de sintaxis corrija la expresión y vuelva a comprobar la sintaxis. • Para salir del Editor de Ecuaciones, haga click en el botón Validar y salir .

La ecuación aparecerá en la columna Criterio del diálogo Extracción Directa.

6. Haga click en Aceptar para iniciar la extracción. La base de datos resultante, Límites de créditos elevados, aparecerá en la ventana de Base de Datos. La misma debería contener 61 registros.


- 28 - Febrero 2010

7. Seleccione Archivo > Cerrar Base de Datos para cerrar la base de datos Límites de crédito elevados. Alternativamente haga click en el botón derecho del mouse sobre la solapa Límites de crédito elevados en la parte superior de la ventana de Base de Datos y luego haga click en Cerrar . 8. Cierre la base de datos Clientes-Base de Datos 1.


- 29 - Febrero 2010

Objetivos: Importar el archivo de texto de longitud fija Ventas alojado en su Carpeta de Trabajo. Este ejercicio le mostrará cómo:

• Crear una definición para un archivo de texto de longitud fija. • Guardar la definición. • Importar datos en IDEA. • Seleccionar un campo numérico como total de control de la base de datos

Acceder al Asistente de Importación Seleccione Archivo > Asistente de Importación > Importar en IDEA . Aparecerá el Asistente de Importación. Seleccionar el archivo a importar 1. En el diálogo principal del Asistente de Importación, seleccione la opción Texto. 2. Haga click en el botón Examinar ubicado al lado del cuadro Nombre. Aparecerá el diálogo Seleccionar Archivo. 3. Seleccione el archivo ventas.txt en la carpeta C:\Mis Documentos\IDEA\Tutorial . Si lo desea puede modificar el filtro Tipo de archivos para ver sólo los archivos *.txt en la lista de archivos. 4. Haga click en Abrir . Se cerrará el diálogo Seleccionar Archivo y la ruta seleccionada aparecerá dentro del cuadro Nombre en el Asistente de Importación. 5. Haga click en Siguiente.

Importar un Archivo de Texto


- 30 - Febrero 2010

Paso Tipo de Archivo Una vez seleccionado el archivo de datos, el Asistente de Importación analizará los datos del archivo y tratará de determinar su tipo.

En este caso IDEA identificará correctamente el formato Longitud fija. Haga click en Siguiente. Paso Especificar Longitud de Registro Durante este paso, IDEA identificará la longitud de cada registro, en este caso 42 bytes (caracteres) incluyendo los delimitadores de registro. IDEA excluirá automáticamente de la importación los delimitadores de registro.


- 31 - Febrero 2010

1. Verifique el archivo en la sección vista previa ubicada en la parte inferior del diálogo. Navegue a lo largo de los registros y verifique que las columnas de datos (campos) se encuentren alineadas. 2. Haga click en Siguiente. Paso Especificar Delineadores de Campo En este paso puede identificar la posición de inicio y finalización de cada campo en los registros. El Asistente de Importación insertará líneas para un mejor ajuste en la presentación de los datos dentro de los registros.


- 32 - Febrero 2010

Puede crear, eliminar, o mover las líneas de los campos siguiendo las instrucciones detalladas en la parte superior del diálogo. 1. Es de suma utilidad obtener una definición de registro para archivos de este tipo. Modifique las posiciones de los delineadores de campo de acuerdo a la siguiente definición de registro:

Nombre de campo Tipo Inicio Long. Dec. Máscara Descripción

NUM_FACT N 1 7 Número de factura

FECHA_OPER F 8 8 AAAAMMDD Fecha de transacción

TIPO_PAGO C 16 4 Tipo de Pago

VENDEDOR N 20 3 ID Vendedor

NUM_CLI N 23 5 Número de Cliente

COD_PROD C 28 2 Código de Producto

IMPORTE N 30 11 2 Monto

Nota: En la definición anterior, el tipo de campo “C” significa caracter, “N” significa numérico y “F” significa fecha. 2. Haga click en Siguiente.


- 33 - Febrero 2010

Paso Detalles de Campo En este paso podrá definir el nombre y los detalles de cada campo, y descartar áreas o determinados campos de la importación. Utilice la información de la definición de registro proporcionada en el paso anterior para completar los detalles de cada campo.

1. Seleccione el campo en el área de datos. 2. En el cuadro Nombre de campo, ingrese un nuevo nombre para el campo. 3. Opcionalmente, en el cuadro Descripción, ingrese una breve descripción para el campo. 4. En el cuadro Tipo, acepte o modifique el tipo de campo. Tenga en cuenta que el primer registro de cada campo será convertido al tipo seleccionado y mostrado en el cuadro Ejemplo convertido. Si los datos mostrados en el cuadro Ejemplo convertido no son correctos, haga click en el botón desplegable Tipo y seleccione el tipo de campo apropiado. 5. Pulse aceptar, corrija o agregue información adicional al tipo de campo:

• Cantidad de decimales: Algunos campos Numéricos pueden requerir de decimales.


- 34 - Febrero 2010

• Máscara: Ingrese una máscara de fecha que describa el formato de fecha del

archivo, en este caso, AAAAMMDD. • No importar este campo: Si no desea importar algunos de los campos marque esta

opción para excluirlo. • Decimales implícitos: Seleccione esta opción si el campo Numérico que está

definiendo contiene decimales implícitos.

6. Una vez definidos todos los campos haga click en Siguiente. Paso Crear Campos Durante este paso podrá agregar campos Virtuales, Editables, Booleanos, o Multi-estado al archivo a importar.


- 35 - Febrero 2010

En este ejercicio no crearemos ningún campo. Haga click en Siguiente. Paso Criterio de Importación En esta etapa del proceso de importación podrá ingresar una ecuación para filtrar los datos a ser importados en IDEA.


- 36 - Febrero 2010

A los efectos de este ejercicio, no se ingresará ninguna ecuación. Todos los registros del archivo ventas.txt serán requeridos para posteriores ejercicios de este Tutorial. Haga click en Siguiente. Paso Especificar nombre de archivo de IDEA Durante el paso final deberá especificar las opciones de importación así como el nombre de la base de datos resultante. 1. Acepte la opción Importar base de datos (preferible a enlazar). IDEA se ejecuta más rápido cuando importa un archivo en lugar de enlazarlo. 2. Marque la opción Generar estadísticas de campo. Las estadísticas de campo pueden ser usadas para conciliación de datos. 3. IDEA guardará automáticamente en la carpeta de trabajo la definición de registro utilizada con el nombre Ventas.rdf/rdm Posteriormente, de ser necesario, podrá utilizar esta definición para importar archivos de datos de similares características, o para realizarle alguna modificación. 4. En el cuadro Nombre Base de Datos, ingrese Detalle de ventas.


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5. Haga click en Finalizar . IDEA importará el archivo en la Carpeta de Trabajo, mostrándolo en la ventana de Base de Datos. En caso de que exista algún dato erróneo en el archivo, por ejemplo caracteres en un campo Numérico, o una fecha errónea (ej. se define una columna usando la máscara de fecha DD/MM/AA y la columna contiene fechas como 05/15/02, 02/31/02, 31122002, 07/07/2002), IDEA generará un Archivo de datos erróneos con estos datos. Este archivo será alojado en el Explorador de Archivos justo debajo de la nueva base de datos y tendrá el mismo nombre que la base de datos más la expresión 'Datos Erróneos'. Nota: Si no desea generar un archivo de datos erróneos por separado, modifique la solapa Sistema del diálogo Opciones accediendo a través del menú Ver. Para ello marque la opción "No generar una base de datos erróneos al importar".

6. Maximice la Ventana de Base de Datos. 7. En la ventana Propiedades, haga click en Total de control. Aparecerá el diálogo Seleccionar Total de Control. 8. Seleccione el campo IMPORTE , y luego haga click en Aceptar. Aparecerá el total de control 6,406,119.08 al lado del enlace Total de Control en la ventana de Propiedades. Los auditores deberían conciliar este importe contra el total de ventas del período según la fuente externa con las correspondientes pruebas de auditoría.


- 38 - Febrero 2010

Objetivo:

• Totalizar las ventas por cliente para obtener una lista de saldos pendientes e identificar la cantidad de cuentas activas y el número de operaciones por cuenta.

1. Asegúrese que la base de datos Detalle de ventas se encuentre activa con la propiedad Datos seleccionada en la ventana de Propiedades. 2. Seleccione Análisis > Sumarización.... Aparecerá el diálogo Sumarización. 3. En el diálogo Sumarización seleccione lo siguiente:

• Campo para sumarizar: NUM_CLI • Campos numéricos para totalizar: IMPORTE

4. Haga click en Campos. Aparecerá el diálogo Campos. Observe que no hay campos seleccionados. Esto evita incluir información no deseada en el archivo de sumarización. 5. Haga click en Aceptar para regresar al diálogo Sumarización. 6. Marque la opción Usar Sumarización rápida. La opción Usar Sumarización rápida puede ser seleccionada para sumarizar más rápido la base de datos. Sin embargo, sólo puede efectuarse una Sumarización rápida si la base de datos no posee más de 4.000 claves únicas. A su vez, la Sumarización rápida le permite seleccionar sólo un campo para sumarizar. 7. Hay dos tipos de salidas para la función Sumarización:

• Base de Datos de Sumarización • Resultado de Sumarización

Acepte la opción Crear Base de Datos puesto que esta base de datos será unida con la base de datos Clientes-Base de Datos1 en el próximo ejercicio.

Sumarizar los Datos


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Al marcar la opción Crear resultado generará resultados accesibles a través del área de Resultados de la ventana de Propiedades. En este ejercicio no seleccionaremos esta opción. Como en la mayoría de las funciones de IDEA, puede aplicar un criterio a la función, por ejemplo, sumarizar sólo las operaciones de un período especificado. Como ocurre siempre que aplica un criterio, si aplica un criterio a la base de datos usando el enlace Criterio dentro de la ventana de Propiedades, la ecuación aparecerá en el cuadro Criterio dentro del diálogo de la función. Sin embargo, puede ingresar un nuevo criterio, o modificar uno existente usando el Editor de Ecuaciones. 8. En el cuadro Archivo , ingrese Operaciones sumarizadas.

9. En el área Estadísticas a incluir, acepte las configuraciones predeterminadas para Cantidad y Sum. 10. Haga click en Aceptar. 11. Observe en la base de datos resultante los siguientes campos:

• NUM_CLI - Lista todos los números de clientes únicos • NUM_DE_REGS - Cantidad de registros (operaciones) para cada cliente • IMPORTE_SUM - Total de ventas por cada cliente

Observe también la cantidad de registros en la barra de Estado (303). IDEA creará en forma automática un enlace a la base de datos madre Detalle de ventas. Este enlace le permitirá ver los registros de la base de datos Detalle de ventas desde el archivo Operaciones sumarizadas haciendo click sobre un valor (en color azul) del campo NUM_DE_REGS.


- 40 - Febrero 2010

Objetivo:

• Estratificar los saldos de ventas para obtener un perfil de la cantidad y los valores de las cuentas dentro de cada banda.

1. Asegúrese que la base de datos Operaciones sumarizadas se encuentre activa con la propiedad Datos seleccionada en la ventana de Propiedades. 2. Dentro de la ventana Propiedades, haga click en Estadísticas de campo. Se le consultará si desea crear estadísticas para todos los campos.

3. Haga click en Sí para generar las estadísticas. Observe las siguientes estadísticas para el campo IMPORTE_SUM :

• Valor Mínimo : 0.00 • Valor Máximo: 3,656,762.47

4. En la ventana Propiedades haga click en Datos. 5. Haga click en el botón derecho del mouse sobre cualquier registro dentro de la ventana de Base de Datos, y luego seleccione Estadísticas de campo…. Aparecerá el diálogo Seleccionar Estadísticas para Mostrar. 6. De la lista de estadísticas disponibles para campos numéricos, seleccione Valor neto, Valor absoluto, Valor mínimo , y Valor máximo.

Estratificar los Datos


- 41 - Febrero 2010

7. Haga click en Aceptar. Las estadísticas seleccionadas aparecerán sobre una banda de color amarillo en la parte superior de la ventana de Base de Datos. 8. Ajuste las longitudes de las columnas, incluyendo la columna Número de Registro/Nombre de Estadística, para ver los nombres y los valores de las estadísticas en forma completa. Mueva el curso a través de las filas y observe los mensajes con los nombres de las estadísticas.

9. Haga click en el botón derecho del mouse sobre cualquier registro de la base de datos, y seleccione la opción Estadísticas de campo, luego haga click en Quitar Todo . 10. Haga click en Aceptar para remover la banda amarilla con las estadísticas.


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11. Seleccione Análisis > Estratificación.... Aparecerá el diálogo Estratificación. 12. En el cuadro Campos para estratificar, seleccione IMPORTE_SUM . 13. En el cuadro Campos a totalizar, seleccione NUM_DE_REGS. 14. Especifique las bandas de estratificación.

I. Modifique el Incremento a 5.000,00

II. Haga click en el cuadro < Límite Superior de la primera fila. Observe que el cuadro de texto es completado con el valor 5.000,00.

III. Haga click en la segunda fila del área de hoja de cálculo. Esto colocará automáticamente las cantidades 5.000,00 a 10.000,00

IV. Marque las siguientes tres filas del área de hoja de cálculo hasta llevar el rango a 25.000,00.

V. Modifique el Incremento a 25.000,00

VI. Seleccione las siguientes 7 filas del área de hoja de cálculo, es decir hasta la fila 12.


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15. Asegúrese que la opción Crear resultado se encuentre seleccionada. 16. En el cuadro Nombre resultado, ingrese Estratificación Numérica. 17. Haga click en Aceptar. El resultado Estratificación Numérica de la base de datos Operaciones Sumarizadas pasará a estar activo y aparecerá como un enlace en el área de Resultados de la ventana Propiedades. Observe que existen 219 cuentas en la primera banda (mayor e igual a cero y menor a 5,000.00)

18. En la Barra de herramientas de Operaciones, haga click en el botón Vista Previa. 19. Ajuste el zoom para apreciar mejor el reporte (por ejemplo al 100%).


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20. Si su máquina se encuentra conectada a una impresora, imprima el reporte haciendo click en el botón Imprimir de la Barra de herramientas de la Vista Previa. 21. Vuelva a la vista de Resultados cerrando la ventana de Vista Previa.


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Objetivo:

• Crear un gráfico personalizado representando los resultados de la función Estratificación.

1. Asegúrese de que la base de datos Operaciones Sumarizadas sea la base de datos activa y que la opción Estratificación Numérica se encuentre seleccionada en el área de Resultados de la ventana de Propiedades. 2. Maximice la Ventana de Base de Datos. 3. Posiciónese con el cursor sobre cada botón de la barra de herramientas de Resultados y vea sus funciones descriptas en los respectivos mensajes. 4. Obtenga un gráfico de los resultados haciendo click sobre el botón Alternar entre ver los resultados en un gráfico o en una grilla. Aparecerá un gráfico representando los datos del Resultado. Si no puede ver el gráfico puede ocurrir que la ventana de Base de Datos no se encuentre maximizada.

Ver el Gráfico de Resultados


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5. En el menú Galería seleccione cada tipo de gráfico para ver las opciones disponibles. Al ir seleccionando distintos tipos de gráficos observe que el ícono Galería de la barra de herramientas de gráfico irá representando el tipo de gráfico seleccionado. 6. Vuelva a seleccionar la opción gráfico de barras. 7. Haga click en el botón Propiedades de la barra de herramientas de gráficos. 8. Seleccione la solapa Eje Y. 9. Asegúrese que la opción Mostrar Guías se encuentre seleccionada y haga click en Aceptar.

10. Ubique el cursor sobre el estrato 6 del gráfico y observe que su color es sólido y los valores de los ejes X e Y (número de estrato e importe total) aparecen en una sugerencia de color amarillo. 11. Haga click sobre la barra del estrato 6 y luego seleccione Mostrar Registros para acceder a las operaciones que conforman el importe. 12. Haga click en Hecho. 13. Regrese a la vista del Resultado Estratificación haciendo click en el botón Alternar entre ver los resultados en un gráfico o en una grilla de la Barra de Herramientas de Resultados. 14. En la ventana de Propiedades, haga click en Datos para regresar a la vista de la base de datos Operaciones sumarizadas. 15. Seleccione Ventana > Cerrar Todo .


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Objetivo:

• Obtener un perfil del archivo Detalle de ventas en formato tabla. Esta función permite al usuario crear múltiple sumarizaciones en una tabla calculando los totales, el promedio o la cantidad de registros. 1. Abra la base de datos Detalle de Ventas. 2. Seleccione Análisis > Tabla Pivot. Aparecerá el diálogo Campos Tabla Pivot. 3. En el cuadro Nombre resultado, ingrese Tabla Pivot Detalle de ventas y luego haga click en Aceptar. 4. En Campos Tabla Pivot, marque el campo TIPO_PAGO y llévelo con el mouse al área titulada como Colocar Campos de Fila Aquí. Marque el campo COD_PROD y llévelo con el mouse al área titulada como Colocar Campos de Columna Aquí. Marque el campo IMPORTE y llévelo con el mouse al área titulada como Colocar Elementos de Datos Aquí. Si los datos son demasiado largos para el campo, IDEA le mostrará los valores del campo con signos pound (#). Simplemente haga click y arrastre los separadores de campo para alargar los mismos y ver todos los valores. En el diálogo Campos Tabla Pivot haga click en Cerrar . De esta manera obtiene un perfil de la base de datos Detalle de ventas por Tipo de Pago y Código de Producto con los totales (IMPORTE) correspondientes a cada combinación.

Crear una Tabla Pivot


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Se muestran también los totales de columna y fila. Haga click en el botón derecho del mouse sobre uno de los códigos de producto para acceder al menú. Este menú cuenta con opciones para ocultar los totales o para revertir el orden mostrado para los códigos de productos. Seleccione las diversas opciones y observe sus consecuencias.

5. Modifique la tabla para calcular la cantidad de registros para cada combinación. Haga click en el botón derecho del mouse sobre cualquier registro de la tabla para invocar el diálogo Campo de Tabla Pivot.

6. Seleccione Cantidad y haga click en Aceptar. 7. Observe los registros correspondientes a las cuatro ventas del código de producto 02 que fueron pagadas usando American Express (AMEX) seleccionando el pie total para el código de producto 02 y luego haciendo click en el botón Vista de los registros que conforman un valor seleccionado en el Área de Datos de la Barra de Herramientas de Tabla Pivot.


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8. Haga click en Hecho. 9. La Tabla Pivot de IDEA permite a los usuarios tener múltiples campos en una fila, columna, o área de datos. Abra el diálogo Campos Tabla Pivot haciendo click en el botón Abrir el Diálogo Campos Tabla Pivot de la Barra de Herramientas de Tabla Pivot. Agregue el campo VENDEDOR en el área de columnas ubicándolo a la izquierda del campo COD_PROD. Haga click en Cerrar . A continuación veremos sólo las ventas para los códigos de producto “02” y “04”, pero tomando como eje principal al campo Vendedor. Haga click en el desplegable COD_PROD y seleccione sólo las opciones para los códigos de producto 02 y 04. Observe que puede comprimir o expandir los detalles de cada vendedor haciendo click sobre los símbolos – o + ubicados al lado de cada número de vendedor. Para comprimir todo, haga click con el botón derecho del mouse sobre el campo VENDEDOR en el área de columnas y seleccione la opción Comprimir todo . 10. En la ventana Propiedades haga click en Datos. 11. Seleccione Ventana > Cerrar .


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Objetivo:

• Con el fin de probar si los límites de crédito han sido excedidos es necesario unir la Base de Clientes-Base de Datos1, que contiene los límites de crédito, con la de Operaciones sumarizadas que contiene los saldos de venta.

Esta prueba identificará también clientes que no poseen saldos y operaciones para las cuales no existe un registro en la base de datos de Clientes-Base de Datos1. 1. Abra la base de datos Operaciones Sumarizadas. La clave en común a través de la cual se van a unir las bases de datos, es el campo Número de Cliente. El tipo de datos que contenga este campo clave debe ser el mismo para cada base de datos, pudiendo variar su longitud. Anteriormente ha importado la base de datos Detalle de ventas y ha definido este campo como Numérico. Sin embargo, el campo correspondiente en la base de datos Clientes-Base de Datos1 es de tipo Caracter. 2. Seleccione Datos > Manejo de Campos.... Aparecerá el diálogo Manejo de Campos. 3. Para el campo NUM_CLI despliegue la lista en tipos de datos y seleccione Caracter. Observe que aparecerá un asterisco junto con el nuevo tipo de datos seleccionado. Esto es un indicador de cambio. IDEA conservará el tipo de datos original y, cuando posteriormente, sea revertido el asterisco desaparecerá.

Unir Bases de Datos


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4. Haga click en Aceptar para cerrar el diálogo Manejo de Campos. 5. Aparecerá un mensaje de advertencia informándole que al efectuar cambios a la base de datos podría afectar los elementos relacionados con el campo modificado como por ejemplo los índices. Haga click en Sí.

Nota: En la base de datos Operaciones Sumarizadas, los enlaces del Campos de Acción NUM_DE_REGS ya no estarán activos. Esto es debido a que se ha modificado el Tipo del campo NUM_CLI a Caracter apuntando los enlaces al campo NUM_CLI de la base de datos Detalle de ventas, siendo este un campo Numérico. Debido a que estos dos campos ya no comparten un mismo tipo de datos los enlaces pasarán a estar truncos. En el futuro el campo NUM_CLI de la base de datos Operaciones Sumarizadas podrá ser modificado nuevamente al tipo Numérico para restaurar la Acción de enlace. 6. Seleccione Archivo > Unir Bases de Datos.... Aparecerá el diálogo Unir Bases de Datos con la base de datos Operaciones sumarizadas como la base de datos primaria. 7. Haga click en Campos para la base de datos primaria. Aparecerá el diálogo Campos. Observe que todos los campos se encuentran seleccionados para la base de datos resultante. 8. Haga click en Aceptar para cerrar el diálogo Campos.


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9. Haga click en el botón Seleccionar para poder elegir la base de datos secundaria. Aparecerá el diálogo Seleccionar Base de Datos. 10. Seleccione la base de datos Clientes-Base de Datos1 y haga click en Aceptar. 11. En el cuadro Archivo , ingrese Saldos de clientes. 12. Especifique la clave de coincidencia haciendo click en el botón Coincidencia. Aparecerá el diálogo Campos Clave de Coincidencia. 13. Haga click en la primera fila de la columna Primario y seleccione NUM_CLI en la lista de campos. Acepte la opción predeterminada Ascendente que aparece en el cuadro Orden. 14. Haga click en la primera fila de la columna Secundario y seleccione NUM_CLI en la lista de campos.

15. Haga click en Aceptar. 16. Marque la opción Todos los registros en ambos archivos. El diálogo Unir Bases de Datos aparecerá tal como se describe en la siguiente pantalla:


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17. Haga click en Aceptar para unir las bases de datos seleccionadas. 18. Observe la base de datos resultante Saldos de clientes. La misma debería contener 346 registros.


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Objetivos:

• Agregar un Campo Virtual (calculado) para calcular el nuevo límite de crédito. • Identificar los clientes que excedan el nuevo límite de crédito.

1. Asegúrese que la base de datos Saldos de clientes se encuentre activa con la propiedad Datos seleccionada en la ventana de Propiedades. 2. Seleccione Datos> Manejo de Campos.... Aparecerá el diálogo Manejo de Campos. 3. Haga click en el botón Agregar e ingrese lo siguiente:

• Nombre de campo: NUEVO_LIMITE • Tipo: Numérico virtual • Longitud : No aplicable para campos numéricos • Decimales: 2 • Parámetro: LIM_CREDITO * 1.1 • Etiqueta: No aplicable • Descripción: Límite de crédito actualizado

4. Haga click en Aceptar para agregar el campo NUEVO_LIMITE. 5. Aparecerá un mensaje de advertencia informándole que al efectuar cambios a la base de datos podría afectar los elementos relacionados con el campo modificado como por ejemplo los índices.

Agregar un Campo Virtual


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Haga click en Sí. 6. Observe que al final de la base de datos ha sido agregado un nuevo campo llamado NUEVO_LIMITE. El color de los campos virtuales está determinado por el color establecido en la solapa Configuración de Rejilla del diálogo Opciones (Ver > Opciones).


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Objetivo:

• Realizar una extracción con el fin de identificar los clientes que han excedido el nuevo límite de crédito.

1. Asegúrese que la base de datos Saldos de clientes se encuentre activa con la propiedad Datos seleccionada en la ventana de Propiedades. 2. Seleccione Datos > Extracciones > Extracción Directa.... Aparecerá el diálogo Extracción Directa. 3. En la columna Nombre de Archivo, reemplace el archivo predeterminado por Límites de crédito excedidos. 4. Haga click en el botón Editor de Ecuaciones y luego ingrese la ecuación IMPORTE_SUM > NUEVO_LIMITE . 5. Haga click en el botón Validar y salir para regresar al diálogo Extracción Directa.

6. Haga click en Aceptar. 7. Observe la base de datos resultante de 6 registros. 8. Cierre todas las bases de datos seleccionando Ventana > Cerrar Todo.

Realizar una Extracción de Registro


- 57 - Febrero 2010

Objetivos:

• Comprobar la validez de las facturas. • Verificar la existencia de números de facturas duplicados.

1. Abra la base de datos Detalle de Ventas. 2. Seleccione Análisis > Clave Duplicada > Detección.... Aparecerá el diálogo Detectar Clave Duplicada. 3. Deje seleccionada la opción Salida de Registros Duplicados. 4. En el cuadro Archivo , ingrese Facturas duplicadas.

5. Haga click en Clave. Aparecerá el diálogo Definir Clave. 6. En la columna Campo, seleccione NUM_FACT y deje la dirección Ascendente. 7. Haga click en Aceptar para regresar al diálogo Detectar Clave Duplicada. 8. Haga click en Aceptar para ejecutar la tarea. 9. Observe la base de datos resultante de 4 transacciones con 2 pares de facturas duplicadas (1000097 y 1000350) que deberían ser investigadas. 10. Cierre todas las bases de datos seleccionando Ventana > Cerrar Todo .

Identificar Facturas Duplicadas


- 58 - Febrero 2010

Objetivo:

• Prueba de integridad. • Realizar una prueba de omisiones en la secuencia de números de facturas para

comprobar que no existan faltantes. 1. Abra la base de datos Detalle de Ventas. 2. Seleccione Análisis> Detección de Omisiones.... Aparecerá el diálogo Detección omisiones. 3. En el desplegable Campo a usar, seleccione NUM_FACT .

4. En el área Numérico, marque la opción Todo para aceptar el rango completo de facturas para la prueba. 5. Acepte como incremento de omisión 1 para verificar todos los números faltantes. 6. En el área Salida, marque la opción Crear resultado. 7. En el cuadro Nombre resultado, ingrese Números de facturas faltantes. 8. Haga click en Aceptar.

Identificar Omisiones en una Secuencia de Facturas


- 59 - Febrero 2010

El Resultado Números de facturas faltantes pasará a estar activo.

9. Haga click en el botón Vista Previa de la Barra de herramientas de Operaciones. Se abrirá la ventana de Vista Previa.

10. Cierre la ventana de Vista Previa regresando al Resultado Números de facturas faltantes. 11. En la ventana Propiedades haga click en Datos.


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Objetivo:

• Seleccionar aquellos registros que respondan a un valor clave determinado para extraerlos a un archivo separado.

En este ejercicio se extraerán las ventas que fueron pagadas con VISA para los códigos de producto 05 y 06. 1. Asegúrese que la base de datos Detalle de ventas se encuentre activa con la propiedad Datos seleccionada en la ventana de Propiedades. 2. Seleccione Datos > Extracciones > Extracción por Valor Clave. Aparecerá el diálogo Extracción por Valor Clave. 3. En el desplegable Claves existentes seleccione TIPO_PAGO/A + COD_PROD/A. Todos los valores para TIPO_PAGO/A + COD_PROD/A aparecerán seleccionados en la parte inferior del diálogo.

Ejecutar una Extracción por Valor Clave


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4. Haga click en el botón Quitar Todo, y luego seleccione sólo los pagos con VISA para los códigos de producto 05 y 06.

5. Puede también, llegado el caso, agregar algún criterio. Dado que nuestro objetivo es extraer todas las ventas pagadas con VISA para dos códigos de producto dejaremos sin completar la propiedad Criterio . 6. Deje marcada la opción Crear una base de datos para cada clave única. Tenga en cuenta que puede optar por crear una única base de datos con todos los registros resultantes. 7. Haga click en Aceptar.


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En el Explorador de Archivos, IDEA creará dos bases de datos hijas debajo de la base de datos madre Detalle de ventas: ValCla=VISA + 05 y ValCla=VISA + 06. 8. Cierre todas las bases de datos seleccionando Ventana > Cerrar Todo. 9. Cambie el nombre de las dos bases de datos hijas haciendo click en el botón derecho del Mouse dentro del Explorador de Archivos seleccionando la opción Cambiar Nombre. Ingrese como nombre para las bases de datos Pagos con VISA para código de producto 05 y Pagos con VISA para código de producto 06.


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Objetivo:

• Realizar una prueba de excepción más avanzada, identificando todas las operaciones realizadas un día domingo.

El Editor de Ecuaciones proporciona @Funciones para la manipulación de datos. Este ejercicio le mostrará cómo utilizar una @Función simple y cómo obtener ayuda para utilizar todas las @Funciones. 1. Abra la base de datos Detalle de Ventas. 2. Seleccione Datos > Extracciones > Extracción Directa.... Aparecerá el diálogo Extracción Directa. 3. En la columna Nombre de Archivo, reemplace el archivo predeterminado por Operaciones día domingo. 4. Para crear un criterio haga click en el botón Editor de Ecuaciones. Aparecerá el Editor de Ecuaciones. 5. En el Editor de Ecuaciones, expanda la categoría Fecha / Hora y seleccione la función dow en la lista. La @Función seleccionada aparecerá en el área de Ecuación. 6. Complete la ecuación de la siguiente manera: @dow(FECHA_OPER) = 1.

7. Haga click en el botón Validar y salir .

Extraer Registros usando @Funciones


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El Editor de Ecuaciones desparecerá y regresará en la vista el diálogo Extracción Directa. El criterio ingresado aparecerá en la columna Criterio .

8. Haga click en Aceptar para ejecutar la extracción. 9. Observe la base de datos resultante y su Historial . Existen 30 operaciones en día Domingo. 10. Cierre la base de datos Operaciones día domingo.


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Objetivo:

• Importar datos desde un archivo de reporte impreso usando el módulo de IDEA Report Reader.

1. Seleccione Archivo > Asistente de Importación > Importar en IDEA . Aparecerá el Asistente de Importación. 2. Marque la opción Reporte Impreso y Adobe PDF.

3. Seleccione el archivo a importar haciendo click en el botón Examinar. Busque y seleccione C:\Mis Documentos\IDEA\Tutorial\Weblog.prn . 4. Haga click en Abrir .

Importar un archivote Reporte Impreso o un archivo Adobe PDF


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5. Haga click en Siguiente. Se abrirá Report Reader con el contenido del archivo weblog.prn.

Este archivo cuenta con un detalle de los sitios de Internet visitados por los empleados. Si lo desea podrá ver la totalidad del reporte. Observe atentamente el formato del reporte. Observe que si un sitio fue visitado más de una vez en el mismo día, IDEA repetirá la información del usuario. Vea el formato dentro del reporte, incluyendo los encabezados del mismo, la fecha y los registros de acceso. 6. La primera tarea a realizar al definir un reporte es identificar las líneas de detalle. Estas líneas tendrán la información a identificar como un registro en la base resultante de IDEA. En este caso se desea obtener una operación (registro) para cada acceso a la Web. Para ello seleccione la línea que contiene información acerca del usuario. 7. Aparecerá un mensaje consultándole si desea crear:

• Un diseño estándar: elija esta opción cuando el reporte se encuentre encolumnado.


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• Un diseño flotante: elija esta opción si los datos no se encuentran encolumnados. • La tercera opción Excluirla de la salida, sólo estará disponible una vez creado el

Diseño Base (primer diseño). Esta opción le permitirá excluir líneas no requeridas para la importación.

Seleccione Crear un diseño estándar, y haga click en Sí.

Tenga en cuenta que el primer diseño definido será el Diseño Base. El Diseño Base le indica a Report Reader ingresar un registro para cada aparición de la información definida en este diseño. La línea seleccionada será copiada en la parte superior de la pantalla de Report Reader conocida como Editor de Campo. El Editor de Campo es la sección comprendida entre las dos líneas amarillas con una flecha roja en el margen izquierdo. La ventana Detalles de campo aparecerá, a su vez, en el sector derecho de la pantalla. Al definir un campo, esta ventana mostrará las propiedades y atributos del campo.


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8. A esta altura deberá definir que distingue a la línea de detalle del resto de las líneas del reporte. Puede ser un texto específico (por ejemplo que cada operación comience con el texto "Salida:”) o un formato determinado como ser que las fechas tengan el formato NN NN-NNNN donde N puede ser cualquier número. En Report Reader estos formatos reciben el nombre de “Referencias". 9. Para este reporte, se puede observar que cada línea cuenta con información debajo del encabezado “HORA”. Utilizando esta información, puede definirse una referencia en la sección Editor de ancla situada por encima del Editor de campo. Para ello, posicione el cursor dentro de la sección Editor de Ancla directamente arriba de la primera información de HORA, justo a la altura de los últimos dos puntos (:). Puesto que se desean importar todos los accesos a la web (todas las horas), ingrese el símbolo dos puntos (:) y haga click dos veces en el botón Referencia numérica. Nota: Todas las líneas que cumplen con la condición o siguen ese patron son marcadas en azul lo que indica que han sido seleccionadas. Esto indica que las líneas han sido seleccionadas para la importación. Las otras opciones disponibles para las referencias son:

• Referencia de texto • Referencia de espacio • Referencia no en blanco


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Puede examinar el reporte para asegurarse que todas las líneas de detalle hayan sido seleccionadas. Si todas las líneas fueron seleccionadas, deberá definir los campos (la información de las líneas de detalle que desea importar en IDEA). En el Editor de Campo, seleccione los datos de la HORA. El color del campo seleccionado será naranja. IDEA marcará toda la información de HORA en las líneas de detalle del reporte. 10. Defina ahora el campo DURACIÓN dejando suficiente espacio para un número largo. Haga lo propio con USUARIO para seleccionar los nombres de usuarios.

11. Para cada uno de estos campos ingrese o modifique la información en la ventana Detalles de campo de acuerdo a la siguiente tabla. Para ingresar la información haga click en la celda situada a la izquierda para activar la fila (aparecerá en color azul) e ingrese los datos requeridos. La información existente se actualizará de acuerdo a lo ingresado en el margen derecho de la ventana. HORA

• Nombre: HORA • Tipo: Hora • Máscara: HH:MM:SS


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DURACION

• Nombre: DURACIÓN • Tipo: Numérico • Máscara: (ninguna)

USUARIO

• Nombre: USUARIO • Tipo: Caracter • Máscara: (ninguna)

Una vez ingresada la información haga click en el botón Guardar diseño de la Barra de herramientas de Report Reader. 12. De vuelta en el reporte crearemos dos nuevos diseños (Diseños Agregados) para definir los campos Fecha y Sitio. Éstos serán agregados a los datos definidos en el Diseño Base, es decir, el primer diseño creado. Para que Report Reader pueda importar la información correctamente, es importante que las muestras para la fecha y el sitio sean tomadas en el mismo registro que se tomó la muestra para el Diseño Base. Esto le indicará a Report Reader la posición relativa de los campos en el Diseño Agregado respecto de los campos el Diseño Base. En este caso los datos para los campos fecha y sitio se encuentran en la línea anterior a los campos definidos para el Diseño Base (Hora, Duración y Usuario), lo que convierte a este diseño en un Diseño Agregado Anterior . 13. Seleccione la primera línea con la fecha 2004-01-05 como la línea de muestra para capturar aquellas líneas del reporte que comiencen con una fecha.


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14. Ahora defina el Ancla de campo seleccionando 2004-01-05 en el Editor de campo y defina sus propiedades en la ventana Detalles de campo de acuerdo a lo siguiente:

• Nombre: FECHA • Tipo: Fecha • Máscara: AAAA-MM-DD

Como la información del campo fecha es compartida por varios registros, buscaremos repetir la información de cada registro (línea de detalle) que sea aplicable a los registros posteriores. Para indicarle a Report Reader que desea repetir la información seleccione en el cuadro Celdas en blanco la opción Usar valores de registros previos. Haga click en el botón Guardar diseño de la barra de herramientas. 15. Cree otro diseño para definir el campo Sitio. Nuevamente seleccione el primer URL del reporte como la línea de muestra y haga click en Sí para crear un nuevo diseño. Ingrese :// en el Editor de Ancla directamente arriba de los símbolos :// en el Editor de campo. No se utilizan las Referencias genéricas en este caso debido a que se desean seleccionar todas las líneas que posean ://. Esto difiere de utilizar los botones de referencias mediante los cuales se pueden hacer mención a cualquier número o caracter. Defina el campo Sitio seleccionando el sitio hasta el final de la línea asegurándose que el sitio más largo no sea cortado.


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Defina las propiedades de campo de acuerdo a la siguiente tabla y guarde el diseño.

• Nombre: SITIO • Tipo: Caracter • Celdas en blanco: Usar valores de registros previos

16. Finalmente defina y guarde el diseño para el campo Semana ingresando el caracter: como la referencia. Seleccione 200902 en el Editor de campo. Ingrese como nombre de campo SEMANA con tipo Numérico y seleccione la opción “Usar valores de registros previos".

Nota: El Editor de Ancla, por defecto, no es sensible al uso de mayúsculas /minúsculas. Esto puede modificarse cambiando la configuración de las Referencias en el diálogo Propiedades, al cual se accede vía Archivo > Propiedades. Si la referencia carácter ingresada en el Editor de Ancla no coincide con el caracter de la línea de muestra, la referencia aparecerá sobre un fondo de color rojo y no se seleccionará ninguna línea del reporte. Puede accederse a la vista previa de la base de datos resultante en cualquier momento haciendo click en el botón Vista previa Base de Datos de la Barra de herramientas de Report Reader. IDEA mostrará el reporte completo en la ventana Vista Previa Datos.


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Si necesita modificar el archivo antes de importar en IDEA, le recomendamos que ejecute la opción Búsqueda de errores haciendo click en el botón Análisis de errores de la Barra de herramientas de Report Reader. Report Reader examinará si en el reporte existe algún caracter contiguo a un campo definido que pudiese quedar afuera del mismo. Por ejemplo si definió el campo Sitio con una longitud de 46 caracteres y algunos nombres de sitios exceden dicha longitud, los mismos podrían ser identificados a través de la función Análisis de errores pudiendo incrementar la longitud del campo para ser capturados. 17. Una vez satisfecho con el diseño haga click en el botón Importar en IDEA de la Barra de herramientas de Report Reader. Si no ha guardado la plantilla, Report Reader le sugerirá hacerlo. La plantilla vendría a ser la definición de registro. La misma contiene toda la información definida en Report Reader. De esta forma, podrá volver a utilizar la plantilla para importar un reporte similar o para modificar alguna de sus especificaciones. 18. La última pantalla le permite ingresar el nombre de base de datos de IDEA. También puede seleccionar la opción para generar las estadísticas de campo. Sin embargo, si cuenta con un archivo muy grande, es recomendable no marcar la opción Generar estadísticas de campo para hacer más rápido el proceso de importación. Haga click en Finalizar .


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La siguiente figura muestra el contenido de la nueva base de datos weblog lista para trabajar en IDEA.


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Objetivo:

• Buscar registros basándose en un criterio que contenga un campo tipo hora. Ahora IDEA le permite importar, manipular y analizar campos horas. En este ejercicio, se extraerán aquellas operaciones que fueron llevadas a cabo fuera del horario de trabajo. Si sospecha que algunos empleados están usando sus máquinas por la noche para navegar por la web, la siguiente prueba verifica si esa sospecha es cierta. 1. Asegúrese que la base de datos weblog se encuentre activa con la propiedad Datos seleccionada en la ventana de Propiedades. 2. Seleccione Datos > Extracciones > Extracción Directa.... Aparecerá el diálogo Extracción Directa. 3. Ingrese el criterio HORA > “20:00:00” .OR. HORA < “06:00:00” . 4. Ingrese como nombre para el archivo resultante Accesos de noche y realice la extracción.

Obtendrá una base de datos con todos los accesos (66) ocurridos durante la noche. 5. Cierre la base de datos Accesos de noche.

Trabajar con Campos Hora


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Objetivos:

• Buscar registros que contengan textos o patrones en uno o más archivos. Esta función le permite realizar búsquedas de registros en base a un criterio específico en múltiples campos y múltiples archivos. Se utilizan criterios de búsqueda diferentes a los de una ecuación común debido a que la búsqueda no está basada en una coincidencia exacta sino en patrones. Puede especificar caracteres genéricos como asteriscos (*) para cualquier ocurrencia de caracteres que se presente una o más veces o un símbolo de pregunta (?) para buscar palabras compuestas en forma diferente. Por ejemplo, puede buscar las palabras blanco y blanca ingresando blanc? como criterio. Si la palabra no se encuentra al comienzo de un campo deberá agregar un asterisco antes de la expresión. Si las palabras blanco o blanca pueden estar en cualquier parte del campo, debe ingresar *blanc?* como criterio. Puede efectuar búsquedas de más de una palabra utilizando Operadores Lógicos como AND, OR o NOT. Si desea buscar una expresión, debe ingresar la expresión entre comillas. En este ejercicio aprenderá a cómo extraer cualquier registro que aparente ser un abuso del trabajo en internet. Podrá detectar si los empleados estuvieron usando sus máquinas para apostar por Internet. 1. Asegúrese que la base de datos weblog se encuentre activa con la propiedad Datos seleccionada en la ventana de Propiedades. 2. Seleccione Datos > Búsqueda.... Aparecerá el diálogo Búsqueda. 3. En el cuadro Texto a buscar, ingrese *Gambl* OR *casino* OR *Lotto* OR *vegas* . Nota: Se utilizan asteriscos * para indicar que se están buscando palabras independientemente de que exista un caracter antes o después de la palabra. 4. En este ejemplo la búsqueda se hizo en un solo archivo; sin embargo, de ser necesario, puede realizar búsquedas en otros archivos. Los resultados serán presentados en la ventana Resultado de la búsqueda en la parte inferior de la ventana de Base de Datos para todos los registros en todos los archivos y en todos los campos.

Búsqueda de Registros


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5. Seleccione los campos a búsqueda: En este caso, la búsqueda será sólo en el campo Sitio. 6. Marque la opción Crear una base de datos de extracción. 7. En el cuadro Archivo , ingrese como nombre Apuestas.

8. Haga click en Aceptar. Obtendrá una base de datos (Apuestas-Weblog) que tendrá los hallazgos (20 registros) así como los resultados mostrados en la ventana Resultado de la búsqueda. Observe que la información en el campo TEXTO es mostrada en forma de enlaces. Haciendo click en el enlace requerido aparecerá seleccionado el registro encontrado en la base de datos original. Los archivos de resultados indican la base de datos (en este caso la búsqueda fue en un archivo), el número de registro, y el nombre de campo donde fue encontrado el texto (en este caso la búsqueda fue en un campo).


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9. Al haber seleccionado la opción crear una base de datos de extracción, todos los registros que coincidan con el criterio de búsqueda serán extraídos a una base de datos por separado. De esta forma podrá ver a los “jugadores”, donde y cuando apostaron y el tiempo de trabajo perdido.

10. Seleccione Ventana > Cerrar Todo .


- 79 - Febrero 2010

Objetivo:

• Exportar las Bases de Datos necesarias para documentar sus observaciones. Para exportar la base de datos activa: 1. Seleccione Archivo > Exportar Base de Datos. Aparecerá el diálogo Exportar Base de Datos. 2. Despliegue las opciones Exportar como y seleccione el tipo de archivo en el que desea sea exportada la base de datos. (Microsoft Excel 97-2003) 3. Indique el nombre que desea dar a la hoja de cálculo. (Concentrado). 4. Haga click en el botón Examinar al lado del cuadro Nombre archivo para seleccionar la siguiente ruta C:\Mis documentos\IDEA\Tutorial\ y asigne el siguiente nombre para el archivo Ejemplo Exportar Base de Datos.XLS.

5. Haga click en Aceptar.

• Exportar Bases de Datos


- 80 - Febrero 2010

Objetivo: Eliminar Base de Datos innecesarias para liberar espacio en disco. Debería eliminar las bases de datos que ya no le son útiles. Antes de eliminar las bases de datos, los auditores deben considerar la posibilidad de hacer copias de seguridad necesarias como evidencia del trabajo. Se deberían hacer copias también de las vistas, ecuaciones, definiciones de registros y reportes. Para eliminar la base de datos activa: 1. Seleccione Archivo > Eliminar Base de Datos. 2. Confirme la eliminación haciendo click en Sí. Para eliminar bases de datos seleccionadas: 1. Asegúrese de que todas las bases de datos estén cerradas. 2. Desde la Barra de Herramientas del Explorador de Archivos expanda todos los nodos en el Explorador de Archivos para ver todos los archivos haciendo click en el botón Ver archivo y luego seleccione la opción Expandir todo. 3. Seleccione las bases de datos que desea eliminar. 4. Haga click en el botón Eliminar Base de Datos de la barra de herramientas del Explorador de Archivos. 5. Confirme la eliminación haciendo click en Sí. Nota: No podrá eliminar bases de datos que se encuentren abiertas en la Ventana de Base de Datos.

• Eliminar Bases de Datos


- 81 - Febrero 2010

@FUNCIONES UTILIZADAS EN MACRO

´@Funcion Descripción Utilizada para calcular

´@JustnumbersDevuelve todos los números (al inicio y al final)

Código Interno, EAN, Departamento y Numero de Proveedor

´@Year Devuelve el año en una fecha Año

´@Month Devuelve el mes en una fecha Mes

´@Round Redondea valores numéricos Porcentaje de Venta

´@AgeCalcula la cantidad de días entre dos fechas especificadas Días en Inventario

´@Date Devuelve la fecha actual Días en Inventario

´@CompifDetermina si un registro satisface un criterio múltiple

Antigüedad del Inventario y Clasificación

´@IfPermite optar por dos resultados en base a la evaluación de una condición Artículos a Revisar

PARAMETROS UTILIZADOS EN MACRO

"De 1 a 20 días" Días en Inventario <= 20

"De 21 a 45 días" Días en Inventario > 20 y >= 45"De 46 a 90 días" Días en Inventario > 45 y >= 90

"Más de 90 Días" Días en Inventario > 90

Antigüedad del Inventario

Posibles Lentos Desplazamientos Días en Inv. > 20 y <= 45, % Venta <= 10% y > 0%

Lentos Desplazamientos Días en Inv. > 45 y <= 90, % Venta <= 20% y > 0%Artículos sin Ventas Unid. Ult. Ent = Unid. Inv. Y Días en Inv. > 20

Artículos a Revisar % Venta <= 5% y Días en Inv. > 20

Clasificación del Inventario

• Macro “Tienda” y “Boutique”


- 82 - Febrero 2010

• Dudas o Comentarios

Curso IDEA Versión Ocho Final

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