David Allen "Organízate con eficacia" (resumen del libro)

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Después de leer el libro de David Allen, se me ocurrió hacer un resumen en formato power point para fijar mejor los conceptos contenidos en él. Lo comparto por si resulta de interés para alguien.

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  • 1. IDEAS CENTRALES DEL LIBRO (resumen realizado por Lidia Enrich) DAVID ALLEN: ORGANZATE CON EFICACIA 1

2. OBJETIVOS DE ESTE MTODO 2 1. Captar todas las cosas que hay que hacer , para colocarlas en un sistema lgico y fiable que no tengamos que llevar en la cabeza (recordar). 2. Adquirir la disciplina necesaria para tomar decisiones sobre todo aquello que entra en nuestras vidas, de modo que tengamos siempre un plan para nuestras acciones siguientes que podamos poner en marcha o reconsiderar en 3. LA REGLA DE LOS 2 MINUTOS 3 Cualquier cosa que tenga que hacer y que no le lleve ms de 2 minutos HGALA INMEDIATAMENTE!! 4. REQUISITOS BSICOS PARA GESTIONAR LOS COMPROMISOS Cualquier cosa (TODO) que considere inacabada ha de quedar en un sistema que sea EXTERIOR A SU MENTE Debe aclarar exactamente cul es su compromiso y decidir qu ha de hacer (ACCIONES) Debe mantener los recordatorios de las acciones BIEN ORGANIZADOS en un sistema que revise con regularidad 4 EJERCICIO: Escriba el proyecto o situacin que tenga en en mente en este momento. Escriba la primera ACCIN FSICA necesaria para que la situacin 5. 5 PASOS PARA DOMINAR EL FLUJO DE TRABAJO 5 1 RECOPILAR 2 PROCESAR 3 ORGANIZAR 4 EVALUAR 5 HACER 6. REQUISITOS BSICOS PARA GESTIONAR LOS COMPROMISOS 6 DIAGRAMA DEL FLUJO DE TRABAJO PROCESAMIENTO Autor: David Allen 7. Cosas que hacer Asuntos Cul es la accin siguiente? delegarlo Requiere accin? le llevar menos de 2 minutos? S NO Qu es hacerl o posponerl o Pendiente (de que alguien lo haga) Agenda (fijar fecha para hacerlo) Acciones siguientes (hacerlo en cuanto pueda) Desechar (papelera) Algn da/tal vez (conservar/incubar) (archivo de seguimiento) Consulta (recuperable cuando haga falta) Proyectos (planificacin) Planes del proyecto (evaluar para determinar acciones Proyecto s de varios pasos Bandeja de entrada Cesto de recopilacin DIAGRAMA DEL FLUJO DE TRABAJO PROCESAMIENT O Autor: David Allen S N O 7 8. PRODUCTIVIDAD SIN ESTRS ANTES DE EMPEZAR: TIEMPO, ESPACIO Y HERRAMIENTAS 8 COSAS QUE HACER = PONER LAS COSAS EN LA PUERTA (de nuestra mente) RESERVARSE TIEMPO El proceso de recopilacin es largo Dedique al menos dos das PREPARAR EL ESPACIO Es imprescindible un lugar fsico de trabajo donde poner una bandeja de entrada Disponga de un sistema domstico satlite idntico al de la oficina Si viaja, disponga de un microdespacho mvil (maletn, porttil,) No comparta su espacio! HERRAMIENTAS NECESARIAS Material de papelera (papel, clips, grapadora, archivadores, etc.) Un organizador (libreta, papeles, evernote o similar, etc) para no guardar la informacin en su cabeza. Un buen sistema de archivo (ver siguiente diapositiva) 9. PRODUCTIVIDAD SIN ESTRS ANTES DE EMPEZAR: TIEMPO, ESPACIO Y HERRAMIENTAS 9 Debera llevarle menos de un minuto sacar algo de la bandeja de entrada o imprimirlo desde el programa de correo electrnico, decidir que no requiere ninguna accin, aunque s tiene algn tipo de valor potencial para el futuro, y terminar archivndolo en algn sistema fiable.Si completar la secuencia de acciones le lleva ms de un minuto, entonces tiene una importante oportunidad de mejorar, ya que probablemente no archivar el documento, sino que lo amontonar. (David Allen) 10. PRODUCTIVIDAD SIN ESTRS ANTES DE EMPEZAR: TIEMPO, ESPACIO Y HERRAMIENTAS 7 directrices para archivar con xito 10 Tenga sus archivos de consulta general AL ALCANCE DE LA MANO Tenga UN SOLO sistema de archivo alfabetizado, no varios. Puede aadir un subgrupo de temas en cada letra (Ej.: Jardn: ideas) Mantenga los cajones a menos de tres cuartos de su capacidad. (Si estn llenos, inconscientement e no querr introducir ms cosas. Etiquete sus carpetas CON LETRA IMPRESA (no a mano) No escatime en la calidad de los archivadores Si puede, deshgase de los archivadores colgantes Haga limpieza de sus archivos por lo menos una vez al ao Instaure el Da anual del contenedor de basura 11. PRODUCTIVIDAD SIN ESTRS PRIMER PASO: RECOPILAR 11 1 RECOPILAR 2 PROCESAR 3 ORGANIZAR 4 EVALUAR 5 HACER 12. PRODUCTIVIDAD SIN ESTRS PRIMER PASO: RECOPILAR 12 El cesto de las cosas por hacer , o bandeja de entrada es el lugar donde reunir todas las tareas incompletas y/o las cosas que estn fuera de su lugarAlgunas normas para la recopilacin fsica: 1. Si le resulta fsicamente imposible trasladar algoo a la bandeja de entrada, escriba una nota en una hoja de papel que lo represente (Ej: cambiar cuadro de la pared) 2. Si encuentra algo que ya no le sirve para nada, trelo directamente. 3. Comience por su escritorio y siga con los armarios, estantes, paredes, etc. Recopilacin mental: DESPEJE SU MENTE (VACELA) Escriba cada pensamiento, cada idea, cada proyecto que merezca su atencin en una hoja aparte Lista de recordatorios:profesionales, personales. 13. PRODUCTIVIDAD SIN ESTRS SEGUNDO PASO: PROCESAR 13 1 RECOPILAR 2 PROCESAR 3 ORGANIZAR 4 EVALUAR 5 HACER 14. PRODUCTIVIDAD SIN ESTRS SEGUNDO PASO: PROCESAR 14 Procesar = Vaciar el cesto No significa llevar a cabo todas las acciones y proyectos que ha ido recopilando, sino slo identificar cada uno de los elementos y decidir qu son, qu significan y qu va a hacer con ellos Cuando termine de procesar el contenido del cesto habr: Eliminado todo lo que no necesita Completado todas las acciones que requieren menos de 2 minutos Confiado a otros las tareas que se pueden delegar Colocado en su sistema organizativo recordatoriossobre accions que requieren ms de dos minutos Identificado cualquier compromiso mayor (proyecto)que tenga basndose en la informacin disponible 15. PRODUCTIVIDAD SIN ESTRS SEGUNDO PASO: PROCESAR 15 Procese en primer lugar el elemento que est arriba del todo Procese los elementos de uno en uno Nunca vuelva a meter nada en el cesto por segunda vez REGLAS BSICAS DE PROCESAMIENTO 16. Cosas que hacer Asuntos Cul es la accin siguiente? delegarlo Requiere accin? le llevar menos de 2 minutos? S NO Qu es hacerl o posponerl o Pendiente (de que alguien lo haga) Agenda (fijar fecha para hacerlo) Acciones siguientes (hacerlo en cuanto pueda) Desechar (papelera) Algn da/tal vez (conservar/incubar) (archivo de seguimiento) Consulta (recuperable cuando haga falta) Proyectos (planificacin) Planes del proyecto (evaluar para determinar acciones Proyecto s de varios pasos Bandeja de entrada Cesto de recopilacin PROCESAMIENT O Autor: David Allen S N O 16 17. PRODUCTIVIDAD SIN ESTRS SEGUNDO PASO: PROCESAR 17 LA PREGUNTA CLAVE DEL PROCESAMIENTO ES CUL ES LA ACCIN SIGUIENTE?? 18. PRODUCTIVIDAD SIN ESTRS TERCER PASO: ORGANIZAR (o crear los recipientes apropiados) 18 1 RECOPILAR 2 PROCESAR 3 ORGANIZAR 4 EVALUAR 5 HACER 19. PRODUCTIVIDAD SIN ESTRS TERCER PASO: ORGANIZAR (o crear los recipientes apropiados) 19 Existen siete tipos primarios de cosas a las que deber seguir la pista y manejar de forma organizadas: 1. Una lista de proyectos 2. Material de apoyo para los proyectos 3. Acciones e informacin con fecha fijada de antemano (agenda) 4. Una lista de acciones siguientes 5. Una lista de a la espera (cosas delegadas o pendientes de otras personas) 6. Material de consulta 7. Una lista de algn da/tal vez Ver cada apartado en el diagrama de procesamiento Las categoras deben mantenerse visual, fsica y psicolgicamente separadas 20. Cosas que hacer Asuntos Cul es la accin siguiente? delegarlo Requiere accin? le llevar menos de 2 minutos? S NO Qu es hacerl o posponerl o Pendiente (de que alguien lo haga) Agenda (fijar fecha para hacerlo) Acciones siguientes (hacerlo en cuanto pueda) Desechar (papelera) Algn da/tal vez (conservar/incubar) (archivo de seguimiento) Consulta (recuperable cuando haga falta) Proyectos (planificacin) Planes del proyecto (evaluar para determinar acciones Proyecto s de varios pasos Bandeja de entrada Cesto de recopilacin PROCESAMIENT O Autor: David Allen S N O 20 21. PRODUCTIVIDAD SIN ESTRS TERCER PASO: ORGANIZAR (o crear los recipientes apropiados) 21 Documentosimpresos Los recordatorios deben estar clasificados en categoras abiertas basadas en la accin siguiente requerida Dos ejemplos: leer/revisar y entrada de datos Correoselectrnicos Nuevas carpetas: A@CCIN A@LA ESPERA A@LGUN DA/TAL VEZ Vaciar la bandeja de entrada: - BORRAR - ARCHIVAR (si no requiere ninguna accin) - HACER lo que requiera menos de dos minutos, y - PASAR los mensajes a alguna de las tres nuevas carpetas 22. PRODUCTIVIDAD SIN ESTRS CUARTO PASO: EVALUAR / REVISAR 22 1 RECOPILAR 2 PROCESAR 3 ORGANIZAR 4 EVALUAR / REVISAR 5 HACER 23. PRODUCTIVIDAD SIN ESTRS CUARTO PASO: EVALUAR / REVISAR 23 QU COSAS DEBE TENER EN CUENTA Y CUNDO Primero: mirar el calendario y la carpeta de asuntos diarios Revisar las listas de acciones siguientes (no para hacerlas inmediatamente, sino para tenerlas en mente) En cada contexto (oficina, viaje, casa,) ACTUALIZACIN DEL SISTEMA REVISIN SEMANAL de notas, citas, proyectos, lista s, etc. Importante: tener un RITUAL DE REVISIN SEMANAL (da y hora concreto, lugar, etc.) REVISIONES GENERALES Objetivos a largo plazo, puntos de vista, principios, 24. PRODUCTIVIDAD SIN ESTRS QUINTO PASO: HACER 24 1 RECOPILAR 2 PROCESAR 3 ORGANIZAR 4 EVALUAR / REVISAR 5 HACER 25. PRODUCTIVIDAD SIN ESTRS QUINTO PASO: HACER (tres posibles modelos a elegir) 25 EL MODELO DE CUATRO CRITERIOS PARA ELEGIR ACCIONES AL MOMENTO EL MODELO TRIPLE PARA ELEGIR EL TRABAJO DIARIO EL MODELO DE SEIS NIVELES PARA REVISAR SU PROPIO TRABAJO 26. PRODUCTIVIDAD SIN ESTRS QUINTO PASO: HACER (tres posibles modelos a elegir) 26 EL MODELO DE CUATRO CRITERIOS PARA ELEGIR ACCIONES AL MOMENTO Valorar qu puede hacer, teniendo en cuenta el lugar donde se encuentra y las herramientas de que dispone til: organizar sus recordatorios de accin por situacin (en casa, al ordenador, recados, citas, etc.) SITUACIN Aprovechar las pequeas ventanas de tiempo de cada da para llevar a cabo pequeas acciones TIEMPO DISPONIBLE Es interesante poder cerrar aquellas tareas que requieren poca energa o creatividad, para estar disponible para o