David Sánchez
-
Upload
jse -
Category
Technology
-
view
1.079 -
download
2
description
Transcript of David Sánchez
![Page 1: David Sánchez](https://reader033.fdocumento.com/reader033/viewer/2022061223/54c6946c4a795967508b45b1/html5/thumbnails/1.jpg)
![Page 2: David Sánchez](https://reader033.fdocumento.com/reader033/viewer/2022061223/54c6946c4a795967508b45b1/html5/thumbnails/2.jpg)
Fem realitat l’administració sense papers
CATCERTJornades de signatura electrònica 2010
David Sánchez
![Page 3: David Sánchez](https://reader033.fdocumento.com/reader033/viewer/2022061223/54c6946c4a795967508b45b1/html5/thumbnails/3.jpg)
Índex
1. Les fases de l’administració electrònica (eAdministració)
2. La situació actual de l’eAdministració
3. El document electrònic
4. L’expedient electrònic
5. El camí per desfer-nos del paper
![Page 4: David Sánchez](https://reader033.fdocumento.com/reader033/viewer/2022061223/54c6946c4a795967508b45b1/html5/thumbnails/4.jpg)
1. Les fases de l’eAdministració
![Page 5: David Sánchez](https://reader033.fdocumento.com/reader033/viewer/2022061223/54c6946c4a795967508b45b1/html5/thumbnails/5.jpg)
1. Fases de l’eAdministració
Fase 1
Iniciem l’AE quan els gestors públics comencen a generar documents electrònics mitjançant aplicacions informàtiques (editors de text i registres d’expedients senzills).
Fase 2
Amb el desenvolupament de les comunicacions i d’Internet, l’AE permet que la ciutadania es comuniqui amb l’administració i realitzi tràmits per Internet.
![Page 6: David Sánchez](https://reader033.fdocumento.com/reader033/viewer/2022061223/54c6946c4a795967508b45b1/html5/thumbnails/6.jpg)
1. Fases de l’eAdministració
Fase 3
L’AE fa que no calgui emmagatzemar els documents en format paper i per tant l’Administració pugui “desfer-se del paper”
![Page 7: David Sánchez](https://reader033.fdocumento.com/reader033/viewer/2022061223/54c6946c4a795967508b45b1/html5/thumbnails/7.jpg)
2. Situació actual
![Page 8: David Sánchez](https://reader033.fdocumento.com/reader033/viewer/2022061223/54c6946c4a795967508b45b1/html5/thumbnails/8.jpg)
2. Situació actual
No hem arribat al ple desenvolupament i operativitat de la signatura electrònica
La preservació digital ha quedat disgregada entre les normes del procediment administratiu, la regulació de les relacions telemàtiques entre administració i ciutadania, i una normativa arxivística i de protecció del patrimoni documental pensada per la conservació en suport paper
Falta d’aposta institucional, a escala estatal, dirigida a recolzar projectes de preservació digital
![Page 9: David Sánchez](https://reader033.fdocumento.com/reader033/viewer/2022061223/54c6946c4a795967508b45b1/html5/thumbnails/9.jpg)
2. Situació actual
No hem completat la digitalització dels tràmits i dels procediments administratius
En la digitalització de tràmits i procediments no hem tingut en compte els requeriments dels documents electrònics per tal que arribin correctament a l’arxiu electrònic i, si cal, es conservin a llarg termini
Estem iniciant projectes de digitalització massiva d’expedients integrats per documents en format paper
![Page 10: David Sánchez](https://reader033.fdocumento.com/reader033/viewer/2022061223/54c6946c4a795967508b45b1/html5/thumbnails/10.jpg)
3. Document electrònic
![Page 11: David Sánchez](https://reader033.fdocumento.com/reader033/viewer/2022061223/54c6946c4a795967508b45b1/html5/thumbnails/11.jpg)
Document electrònic (segons la Llei 11/2007, de 22 de juny, d'accés electrònic dels ciutadans als serveis públics)
• Informació de qualsevol naturalesa en forma electrònica, segons un format determinat i susceptible d’identificació i tractament diferenciat.
• Té validesa jurídica només mentre és electrònic.
Document administratiu electrònic o d’arxiu
Document electrònic que té valor probatori per l’entitat de la realització d’una activitat o fet.
3. Document electrònic Definicions
![Page 12: David Sánchez](https://reader033.fdocumento.com/reader033/viewer/2022061223/54c6946c4a795967508b45b1/html5/thumbnails/12.jpg)
3. Document electrònicRequeriments
Integritat (que no s’alteri i estigui complet) – hash o signatura
Autenticitat (que sigui vàlid) – signatura electrònica
Disponibilitat (que pugui recuperar-se quan calgui) - metadades
Confidencialitat (que s’impedeixin els accessos no autoritzats) – control d’accés
Conservació (que sigui accessible durant el temps necessari, independentment dels canvis tecnològics)
![Page 13: David Sánchez](https://reader033.fdocumento.com/reader033/viewer/2022061223/54c6946c4a795967508b45b1/html5/thumbnails/13.jpg)
3. Document electrònic Característiques principals
Usuaris
Documents electrònics
Interficíe tecnològica
L’eDocument no és directament accessible per l’usuari
Necessitem d’una interfície tecnològica que pugui reproduir-lo per fer possible la seva lectura
Tot document té una estructura, un contingut i un context
El format no és el més important
No cal signar-los perquè siguin vàlids
![Page 14: David Sánchez](https://reader033.fdocumento.com/reader033/viewer/2022061223/54c6946c4a795967508b45b1/html5/thumbnails/14.jpg)
3. Document electrònic Cicle de vida del document
![Page 15: David Sánchez](https://reader033.fdocumento.com/reader033/viewer/2022061223/54c6946c4a795967508b45b1/html5/thumbnails/15.jpg)
3. Document electrònicFases
Activa i semi-activa
Els documents són importants pel seu valor probatori
Inactiva
Els documents són importants pel seu valor històric
![Page 16: David Sánchez](https://reader033.fdocumento.com/reader033/viewer/2022061223/54c6946c4a795967508b45b1/html5/thumbnails/16.jpg)
4. Expedient electrònic
![Page 17: David Sánchez](https://reader033.fdocumento.com/reader033/viewer/2022061223/54c6946c4a795967508b45b1/html5/thumbnails/17.jpg)
4. Expedient electrònicDefinició
Conjunt de documents electrònics corresponents a un procediment administratiu sigui quin sigui el tipus d’informació que continguin.
Un expedient electrònic pot contenir també referències a altres expedients.
![Page 18: David Sánchez](https://reader033.fdocumento.com/reader033/viewer/2022061223/54c6946c4a795967508b45b1/html5/thumbnails/18.jpg)
4. Expedient electrònicFases
Inici (sol·licitud, aportació de documentació, …)
• Creació de la carpeta de l’expedient assignant-li la sèrie documental que determinarà el cicle de vida de tots els seus documents – creació de la carpeta al gestor documental
Instrucció (estudi, resolució, notificació,…)
• Generació i captura de documents (assignació de metadades)
• Signatura electrònica de documents , creació de còpies autèntiques amb codi segur de validació, …
• Possible canvi de la sèrie documental de l’expedient,que comporta canvi de carpeta al gestor documental i assignació de noves metadades d’expedient i document
![Page 19: David Sánchez](https://reader033.fdocumento.com/reader033/viewer/2022061223/54c6946c4a795967508b45b1/html5/thumbnails/19.jpg)
Tancament
• Foliat de l’expedient : creació de l’índex de documents que conté l’expedient i signatura electrònica d’aquest
Disposició
• Destrucció dels documents que no cal conservar
• Trasllat dels documents a conservar
4. Expedient electrònicFases
![Page 20: David Sánchez](https://reader033.fdocumento.com/reader033/viewer/2022061223/54c6946c4a795967508b45b1/html5/thumbnails/20.jpg)
5. El camí per desfer-nos del paper
![Page 21: David Sánchez](https://reader033.fdocumento.com/reader033/viewer/2022061223/54c6946c4a795967508b45b1/html5/thumbnails/21.jpg)
5. El camí per desfer-nos del paper Llista de necessitats
Sistemes d’informació necessaris
![Page 22: David Sánchez](https://reader033.fdocumento.com/reader033/viewer/2022061223/54c6946c4a795967508b45b1/html5/thumbnails/22.jpg)
5. El camí per desfer-nos del paperLlista de necessitats
Sistemes de Gestió de Documents Electrònics
• Generació de documents electrònics• Captura de documents electrònics• Captura de documents en format paper (generació de còpies autèntiques de documents - compulsa electrònica)• Signatura electrònica• Validació de signatures• Generació de còpies autèntiques dels documents amb codi segur de validació (csv)• Validació de documents• Assignació de metadades descriptives i administratives
![Page 23: David Sánchez](https://reader033.fdocumento.com/reader033/viewer/2022061223/54c6946c4a795967508b45b1/html5/thumbnails/23.jpg)
5. El camí per desfer-nos del paper Llista de necessitats
Sistema de Gestió documental i de l’Arxiu Electrònic
• Repositori segur de documents electrònics• Definició del quadre de classificació de l’entitat• Definició i assignació de les metadades de preservació• Definició i aplicació de les regles que defineixen els cicles de vida dels documents• Destrucció segura de documents • Trasllat segur de documents a una plataforma de custodia i preservació
Plataforma de custodia i preservació a llarg termini
Magatzem de documents electrònics que garanteix la integritat, fiabilitat, autenticitat i accessibilitat a llarg termini dels documents
![Page 24: David Sánchez](https://reader033.fdocumento.com/reader033/viewer/2022061223/54c6946c4a795967508b45b1/html5/thumbnails/24.jpg)
5. El camí per desfer-nos del paper Llista de necessitats
Confeccionar el Quadre de classificació de documents (QdC)
• Estructura jeràrquica i lògica que reflecteixi totes les funcions i activitats d’entitat.
• Recull totes les sèries documentals dels fons documentals
de l’entitat
Definir els Cicles de vida dels documents
• Conjunt de calendaris i regles sobre els documents que
determinen els seus terminis i les condiciones de conservació
![Page 25: David Sánchez](https://reader033.fdocumento.com/reader033/viewer/2022061223/54c6946c4a795967508b45b1/html5/thumbnails/25.jpg)
5. El camí per desfer-nos del paper Llista de necessitats
Metadades dels document
S’han de definir totes les metadades dels documents i expedients electrònics.
Es diferencien els següents tipus de metadades:• Descriptives • Administratives• de Preservació
![Page 26: David Sánchez](https://reader033.fdocumento.com/reader033/viewer/2022061223/54c6946c4a795967508b45b1/html5/thumbnails/26.jpg)
5. El camí per desfer-nos del paper Llista de necessitats
Pre-classificació dels documents
Pre-classifiquem els documents que formaran part d’un expedient, assignant a cada procediment administratiu les sèries documentals corresponents a les activitats/funcions per les que s’ha definit el procediment
Procediment Quadre de classificació
Sèries documentalsassignades
Expedient
Expedient
Expedient
Sèrie documental predeterminada pels expedients
![Page 27: David Sánchez](https://reader033.fdocumento.com/reader033/viewer/2022061223/54c6946c4a795967508b45b1/html5/thumbnails/27.jpg)
5. El camí per desfer-nos del paper Llista de necessitats
Exemple de assignació de sèries documentals als procediments
![Page 28: David Sánchez](https://reader033.fdocumento.com/reader033/viewer/2022061223/54c6946c4a795967508b45b1/html5/thumbnails/28.jpg)
5. El camí per desfer-nos del paper Incoació de l’expedient
A l’incoar l’expedient li assignemuna sèrie documental, aquesta Indicará “la carpeta” del gestor documental on quedaran emmagatzemats els seus documents i definiráquin serà el seu cicle de vida.
Expedient 2010/77 Procediment
Sèrie documental N147
Classificació semi-automàtica dels documents
N147
Sol·licitud
Informe jurídic
Resolució d’alcaldia
Notificació resolució
2010/77
![Page 29: David Sánchez](https://reader033.fdocumento.com/reader033/viewer/2022061223/54c6946c4a795967508b45b1/html5/thumbnails/29.jpg)
5. El camí per desfer-nos del paperTancament de l’expedient
Al tancar l’expedient es realitzen les següent actuacions
• Creació de l’índex de documents de l’expedient
• Signatura de l’índex de documents de l’expedient
• Actualització de les metadades de l’expedient al gestor documental
![Page 30: David Sánchez](https://reader033.fdocumento.com/reader033/viewer/2022061223/54c6946c4a795967508b45b1/html5/thumbnails/30.jpg)
5. El camí per desfer-nos del paperAplicació del cicle de vida
L’aplicació del cicle de vida del documents de l’expedient comportarà la:
• Destrucció definitiva d’alguns dels documents
• Custodia d’alguns documents durant un termini determinat (fase semi-activa)
• Trasllat d’alguns documents a una plataforma de custodia (fase històrica)