Decalogo_simplificaciónInnova_mayo2014.pdf

7/25/2019 Decalogo_simplificacinInnova_mayo2014.pdf

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Captulo: Declogo sobre innovacin ysimplificacin administrativa

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El presente declogo ha sido elaborado a partir de las reflexiones eintercambio de experiencias y pareceres del curso:

Taller sobre innovacin administrativa.

Simplificando trmites a travs de la mejora continuade procesos en la administracin local

2, 3 y 4 de abril de 2014 en Bilbao dentro delPlan de formacin transversal 2014


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ndice

1. Innovacin administrativa 4

2. Diez recomendaciones que generan innovacinadministrativa 6

3. Bonus track: cunto valor aadido podemosgenerar? 15

4. Conclusin 20


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Declogo sobre innovacin y

simplificacin administrativaAutor: Fermn Cerezo Peco

1. Innovacin administrativa

A qu nos referimos con el trmino de innovacin administrativa?

Innovar no es slo inventar algo nuevo

Sin duda, tambin en el mbito del sector pblico, innovar es crear un nuevoproducto o servicio que llegue a la sociedad y que ayude a generar calidad de vida ybienestar social (Innovacin de producto o de servicio). Sin embargo, no debemosolvidar que Innovar es tambin hacer lo que hemos hecho siempre en el sectorpblico (nuestra razn de ser) pero de una forma distinta a la que conocemos hastaahora, de una forma que generemos valor tanto en la sociedad como en las propiasorganizaciones pblicas.

Innovacin Barata

Esta innovacin, a la que se conoce como Innovacin de proceso, es unainnovacin que no requiere grandes inversiones y esfuerzos; es una innovacinextremadamente barata en comparacin con otros tipos de innovacin.

Riesgo alentado + Talento + Creatividad = Innovacin

Numerosos estudios en organizaciones innovadoras demuestran que ms del 70%de las innovaciones de proceso en dichas organizaciones procede de sus personasa las que se les incentiva para que se arriesguen, para que utilicen su talento y sucreatividad en pro del beneficio de la organizacin en la que trabajan y de laspersonas destinatarias de sus servicios.

No hay innovacin sin ideas y no hay ideas sin personas motivadas, conmargen de actuacin y de agrupacin en equipos y a las que se les permite fallarcuando utilizan su creatividad para generar valor pblico. El riesgo a equivocarse nosolo debe ser permitido sino incentivado.


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Captulo: 1. Innovacin administrativa

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Innovacin Administrativa

Por todo ello, definimos la innovacin administrativacomo el conjunto de tcnicasy buenas prcticas llevadas al entorno de la atencin ciudadana y la gestin

administrativa y burocrtica de nuestros procedimientos y expedientesadministrativos que nos permite pensar y ver de forma diferente la racionalizacin ysimplificacin de nuestras actuaciones administrativas en pro de una administracingil, con una cultura de orientacin al servicio, transversal, eficiente, proactiva einnovadora.

Por qu es importante actuar?

En muchas administraciones y para muchas personas empleadas pblicasexiste unsentido de urgencia para dar solucin a una situacin insostenible en la relacin dela ciudadana y las empresas con sus administraciones pblicas. Esta situacininsostenible y urgente viene caracterizada por un exceso de burocracia queocasiona los siguientes perjuicios a la sociedad:

1. Derechos de los ciudadanos y las ciudadanas no garantizados debido a quede forma habitual y reiterada se les solicita una serie de documentos yacciones que son innecesarias e injustificadas.

2. La ciudadana y las empresas soportan unos altos costes asociados a dichaburocracia de obligado cumplimiento y a la espera de la respuestaadministrativa que en demasiadas ocasiones se alarga ms de lo legalmenteestablecido.

3. La incertidumbre en la relacin ciudadana-administracin se sita siempre en

la parte ciudadana que es quien debe resolverla mientras que laadministracin se mantiene a la espera de forma inmovilista.4. Una administracin con esquemas del siglo XIX y atascada en su zona de

confort que les impide desarrollar sus capacidades y adaptarse a tiempo a loscambios del entorno.

5. Una percepcin ciudadana negativa respecto a los servicios administrativosdel sector pblico.


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Captulo: 2. Diez recomendaciones que generan innovacin administrativa

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2. Diez recomendaciones que generan innovacinadministrativa

Recomendacin 1:Gestiona dibujando a la ciudadana en tuorganigrama y trabaja en equipo

La primera de las recomendaciones es dibujar a la ciudadana en nuestroorganigrama. La ciudadana y la sociedad en general demandan unos serviciospblicos (inicio) y recibe servicios pblicos (final) que generan una percepcin sobreel sector pblico. Nuestras administraciones deben hace el esfuerzo de organizarsey trabajar con una visin transversal de sus actividades y personas teniendo

presente la orientacin hacia esa ciudadana y el valor pblico que aadimos desdeese inicio hasta ese final.

En definitiva, podemos aunque sea en pequea medida incorporar en nuestrasadministraciones las siguientes buenas prcticas:

- Capacita a las personas de tu organizacin en tcnicas de gestin deequipos, trabajo en equipo, visin transversal y orientacin hacia losresultados y la mejora continua.

- Forma equipos de trabajo multidisciplinares estables para abordar losprincipales servicios, proyectos y problemas transversales de nuestra

administracin de forma que sean agentes del cambio.- Asigna objetivos y proyectosa esos equipos de trabajo multidisciplinares,

dales autonoma y responsabilidad sobre los objetivos asignados.- Establece indicadores de gestin que nos indiquen cmo nos va y qu

resultados se consiguen.- Pdeles a esos equipos de trabajo que una vez al ao aporten ideas de

mejora e innovacinsobre sus mbitos de trabajo e influencia y en base alos resultados y a lo aprendido. Pdeles que prioricen esas ideasseleccionando aquellas que tengan un mayor impacto con un menor esfuerzoy aydalesa que esas ideas se hagan realidad.

- Buscaresultadosmenores a corto plazo y reconcelos para construir sobreellos resultados mayores a largo plazo. Recuerda que buscamos un cambiocultural.

Si conseguimos incorporar en la cultura organizativa estas pautas de gestin, losretos y proyectos organizativos que nos plateemos sern mucho ms fciles.


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Recomendacin 2:Consigue una Sede Electrnica al 200%

Hoy en da, todava son muchas las administraciones pblicas que no disponen deun catlogo actualizado de los trmites municipales con toda su informacin:descripcin, requisitos, documentacin a aportar, plantillas, impresos o formulariosasociados, tasas o impuestos, plazos de respuesta, efectos del silencio, informacinde contacto del personal empleado pblico responsable del trmite, preguntas ududas ciudadanas ms frecuentes, etc.

Ese ser el primer objetivo recomendado. No hay excusa: es un derecho de laciudadana disponer de dicha informacin en la sede electrnica.Pero una sedeelectrnica con el 100% de los trmites publicados no es suficiente si no se permitela iniciacin electrnica de los mismos.

Buscamos sumarle otro 100%. Queremos que el 100% de los trmites publicados enla sede electrnica permita su iniciacin por Internet. En este hito tampoco hayexcusas: para la sociedad es un derecho tener la opcin de iniciacin electrnica desus relaciones con el sector pblico; para la administracin es una obligacin y undeber ofrecer dicha posibilidad.

Pero hay un problema para el inicio electrnico de los trmites: Qu hacemoscuando entre la documentacin a aportar se solicita un original?

Es obvio que la documentacin en papel original no puede presentarse a travs dela Sede Electrnica. Nuestro consejo: analiza si esta documentacin es

imprescindible. Si no lo es, elimnala y si, por el contrario, s es necesaria, aceptacopias digitalizadas de los originales y firmadas electrnicamente tal y como nospermite el artculo 35.2 de la Ley 11/2007 LAECSP.

Recomendacin 3:Dejar de pedir un clsico, la fotocopia del DNI

Solicitar una fotocopia del DNI de la persona interesada para la iniciacin decualquier tramitacin con el Ayuntamiento es una prctica comn en la mayora de

administraciones. Esta prctica incluso puede calificarse de hbito o tradicin.Nuestra recomendacin es eliminar este requisito documental de la iniciacin detoda tramitacin administrativa. Ser una buena declaracin de intenciones para elcambio cultural administrativo deseado.

Podemos tramitar expedientes sin la fotocopia del DNI?

Sin duda podemos. Solo debemos hacer el ejercicio de analizar lo que realmentenecesitamos y distinguir entre lo que es el documento requerido (la fotocopia del DNIo similar) y el dato o informacin necesaria para la tramitacin administrativa (el datodel DNI o similar). Tan solo necesitamos el segundo: el dato del DNI que se captura

sin problemas en los dos escenarios posibles:


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1. En atencin ciudadana el dato del DNI o similar se toma por el funcionario o lafuncionaria que atiende en persona, acredita la identidad y registra la entradade la solicitud ciudadana.

2. En la sede electrnica, el dato del DNI o similar se extrae automticamente

del DNI electrnico o el certificado digital de cualquiera de las Autoridades deCertificacin reconocidas con las que trabajemos.

La prctica nos hace ser contundentes en la respuesta: efectivamente podemostramitar los expedientes administrativos sin la fotocopia del DNI.

Recomendacin 4:Ya puestos, si nos hemos atrevido con unclsico Por qu no eliminamos tambin todo lo que sobra?

Si nos hemos atrevido con un clsico, el DNI o similar, podemos seguir la estela yanalizar crticamente el resto de documentos que se solicitan a la ciudadana deforma reiterada y que podemos eliminar.

En este caso, tampoco hay excusas: la ciudadana tiene derecho a no aportardocumentos que ya obran en nuestro poder o documentos que acreditan situacionesque ya tenemos posibilidad de consultar en nuestros sistemas de informacin(empadronamiento, deudas municipales, etc.)

Recomendamos eliminar la solicitud de la siguiente documentacin asociada a

muchos trmites municipales:

1. Certificado de empadronamiento (otro clsico de nuestros trmites).2. Certificado de estar al corriente de deudas municipales.3. Cualquier otro certificado que emita la misma administracin.4. Fotocopias de recibos y tributos municipales.5. Fotocopias de resoluciones de alcalda o fotocopias de licencias y

autorizaciones otorgadas previamente.6. Justificante de pago en entidad bancaria de tasas asociadas a la iniciacin de

los trmites administrativos. Tenemos dos posibilidades:i. Aceptamos el pago en el mismo momento de la atencin

ciudadana con cargo a una tarjeta de crdito/dbito.ii. Esperamos a que las entidades bancarias nos enven (muchas

entidades lo hacen con periodicidad diaria) la informacin decobro para procesarla directamente en los sistemas deinformacin administrativa.

7. Fotocopia de la cuenta bancaria. Planteemos las siguientes preguntas: Porqu exigimos la fotocopia de la cuenta bancaria (el documento) cuando slonecesitados los dgitos de la cuenta bancaria o ahora el IBAN (el dato)?, Porqu hacemos rellenar a la ciudadana una hoja de terceros con todos losdatos bancarios y les pedimos que se desplacen, primero a su entidadbancaria para que el personal de dicha entidad valide o certifique dichainformacin y luego, de vuelta a la administracin para entregarnos dichahoja?. Como ciudadanos y ciudadanas, cuando tenemos que introducir la


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cuenta bancaria para que nos ingresen dinero o nos domicilien facturas no larepasamos varias veces?, Qu hacemos cuando la declaracin de renta nossale a devolver? La repasamos dos veces, verdad? Y hasta tres veces, sihace falta... No existen dgitos de control en esa cuenta bancaria que alertan

y evitan errores en su introduccin en los sistemas de informacin? Sin duda,el error puede ocurrir pero no creemos que el margen de error es tan mnimoy tan fcil de subsanar por telfono o correo electrnico que quiz nojustifique los sobrecostes y molestias ocasionadas?

Recomendacin 5:Declaraciones responsables y comunicacionesprevias versus licencias y autorizaciones ms all de lo exigidolegalmente

Recomendacin 5.a)Son muchos los cambios legislativos que se estn produciendo en los que se estsustituyendo el tradicional rgimen de concesin de licencias y autorizaciones por loque la directiva de servicios y su normativa de transposicin denominancomunicacin previa y declaracin responsable, y que permite el ejercicio inmediatode derechos desde el mismo momento de la presentacin. La sociedad se haceresponsable de lo que hace y solicita, y como contrapartida, evita las esperas demeses a la autorizacin administrativa previa.

Nuestra recomendacin es revisar todo el catlogo de trmites sujetos a licencias oautorizaciones para valorar si tambin es posible extender el cambio de modelo

hacia declaraciones responsables y comunicaciones previas a otros trmitesmunicipales ms all de los meramente obligados por el ordenamiento jurdico.

Nos sorprender descubrir algunos trmites municipales que sometemos a licencia yautorizacin cuando no es necesario y una mera comunicacin de una accin ohecho o declaracin responsable es suficiente.

Recomendacin 5.b)Adicionalmente, existe otro escenario de valor en el uso de las declaracionesresponsables. Este escenario es la sustitucin de la aportacin de un conjuntoamplio de documentos y requisitos que anteriormente se presentaban de forma

reiterada y que ahora se sustituyen por la presentacin de una declaracinresponsable que ratifica el cumplimiento de dichos requisitos y la posesin de ladocumentacin exigida que as lo acredita fehacientemente.

Recomendacin 6:Usemos la interoperabilidad entreadministraciones y resolvamos nosotros la incertidumbre

A la ciudadana no le gusta que le hagamos pasearse por las distintas

administraciones pblicas en busca de documentos y certificados que luego nosaportan para que nosotros podamos iniciar, instruir y resolver un expediente.


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Existe un amplio conjunto de documentos y requisitos que suelen ser fundamentalespara la valoracin tcnica y toma de decisin administrativa en la fase de instruccindel procedimiento, y para cuya obtencin, pedimos a la ciudadana que acuda aotras administraciones pblicas del mbito autonmico o estatal. En aadidura,

muchos trmites relacionados con ayudas sociales exigen que estos documentos yrequisitos no slo hagan referencia a la persona solicitante sino a todas las personasintegrantes de la unidad familiar (acreditacin del nivel de ingresos y propiedades dela unidad familiar) por lo que los desplazamientos y sobrecostes innecesarios crecenexponencialmente.

Nuestra recomendacin es evitar desplazamientos de la ciudadana a otrasadministraciones utilizando los servicios de la plataforma de intermediacin de laAdministracin General del Estado y otras plataformas autonmicas (accesibles atravs de la red SARA). La aparicin de estas plataformas de intermediacin es elresultado del desarrollo tecnolgico de la administracin electrnica entre las propias

administraciones pblicas. Este resultado, conocido como interoperabilidad, est anuestra disposicin desde hace aos y nos permite, con el previo consentimiento dela ciudadana, obtener dicha informacin en cuestin de segundos.

Realmente nos encontramos por primera vez ante la posibilidad real de cumpliraquel antiguo derecho de la ciudadana de no aportar documentacin que obre enpoder de la administracin, entendiendo sta en su sentido ms amplio.

Nuestra obligacin es estar atentos a este cambio tecnolgico y aprovechar laoportunidad para generar valor. A continuacin, se enumeran los servicios ydocumentos asociados que otras administraciones ponen a nuestra disposicin encuestin de segundos por va electrnica, y que sin duda, ir consolidndose ycreciendo paulatinamente a medida que se incorporen nuevos organismos yservicios procedentes de las distintas administraciones competentes en cadaterritorio.

Servicios accesibles por va electrnicaCertificado del Impuesto sobre la Renta de las Personas FsicasCertificado de estar al corriente de obligaciones tributarias para contratacin con

Administraciones PblicasCertificado de estar al corriente de obligaciones tributarias para la obtencin de licencias detransporte

Certificado de estar al corriente de obligaciones tributarias para tramitacin de permisos deresidencia y trabajoCertificado de estar al corriente de las obligaciones tributarias para la solicitud de ayudas ysubvencionesCertificado de domicilio fiscalCertificado del Impuesto sobre Actividades EconmicasCertificado de rendimientos del trabajoNivel de rentaConsulta de Bienes InmueblesCertificado de Consulta de Datos CatastralesCertificado de Descriptiva y Grfica

Certificacin de TitularidadVerificacin de datos de identidadConsulta de datos de identidad


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Servicios accesibles por va electrnicaAltas y eliminacin de vehculos por un impago en el Registro de Deudores de IVTMEliminacin masiva de impagos del Registro de Deudores de IVTMConsulta de impagos en el Registro de Deudores de IVTM

Consulta del estado de las Remesas de publicacin enviadas a TESTRANotificaciones electrnicas Direccin Electrnica VialEnvo de Remesas de publicaciones a TESTRAOperaciones varias para la gestin de las Remesas de publicaciones enviadas a TESTRAConsulta al Registro de VehculosConsulta del nivel y grado de dependenciaConsulta de Prestaciones Sociales PblicasTtulos no universitarios oficialesTtulos universitarios oficialesVerificacin de Datos de Residencia ExtendidoVerificacin de Datos de DesempleoVerificacin de Importes Actuales por desempleo

Verificacin de Importes por Periodos de desempleoConsulta de estar dado de alta en la Seguridad Social en fecha concretaVerificacin de estar al corriente de pago de obligaciones con la Seguridad Social Certificado de Dependencia (IMSERSO)

Certificado de Mediadores de seguros y reaseguros

Certificado de Planes y fondos de pensiones

Certificado de aseguradoras y reaseguradoras

Certificado de Solvencia

Certificado de Nacimiento del Registro Civil

Certificado de Defuncin del Registro Civil

Certificado de Matrimonio del Registro Civil

Certificado de Familia NumerosaCertificado de Discapacidad

Recomendacin 7: Respuesta inmediata

La persona interesada est habituada a presentar una solicitud y esperar un plazo aque la Administracin conteste. Este plazo en ocasiones se demora demasiado, msall incluso del recogido en normas y procedimientos aprobados. En algunos casoses posible que la propia oficina presencial o virtual est en condiciones de emitir laresolucin correspondiente en el mismo momento de la solicitud. No se trata en estecaso de una reduccin de los requisitos que debe cumplir la persona interesada sinoque por el contrario, manteniendo esos mismos requisitos, se han implantado lasinnovaciones necesarias para poder comprobar en ese mismo momento elcumplimiento o no de todos los requisitos que dan paso a la resolucin favorable odenegatoria de la solicitud. A pesar de no eliminar requisitos, esta mejora s conllevala eliminacin del tiempo de espera y ahorro de costes con la consiguientesatisfaccin de las personas usuarias del servicio.


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Pongamos un ejemplo. Si somos capaces de utilizar en nuestros servicios deatencin ciudadana los avances en materia de interoperabilidad entreadministraciones pblicas (recomendacin 6), nos daremos cuenta que estamos alas puertas de otra innovacin administrativa en el sector pblico local. Existen un

conjunto de nuestros trmites municipales (subvenciones, ayudas sociales, becas,etc.) que se resuelven por resolucin de alcalda, y cuya concesin favorable odenegacin slo depende de que el personal funcionarioconstate el cumplimiento ono de unos requisitos normalmente relacionados con ingresos, propiedades,residencia y ausencia de deudas, y que formalmente vienen aprobados previamentepor una ordenanza reguladora.

La constatacin de estos requisitos puede hacerse hoy en da en cuestin desegundos y siempre contando con el consentimiento expreso del ciudadano ociudadana, por lo que en la prctica, existen servicios de atencin ciudadana queinforman y adelantan de palabra el sentido de la respuesta administrativa en dichos

trmites.

Adicionalmente, en estos escenarios administrativos suele darse un hechorelevante:cuando se informa y se muestra a la ciudadana los datos procedentes deotras administraciones que constatan el incumplimiento de los requisitos paraacceder a unos derechos, ayudas o becas, la ciudadana desiste en su pretensininicial de solicitar dichos derechos o ayudas pblicas. Este hecho genera a su vezuna capacidad aadida en los servicios de gestin interna que pueden dedicarsemejor a estudiar los casos ms sensibles y a mejorar los tiempos de respuestaadministrativa.

La pregunta actual es la siguiente:Si somos capaces de informar de palabra delsentido futuro de la propuesta administrativa, no podramos adaptar nuestrossistemas de informacin para proporcionar una resolucin exprs en estosescenarios utilizando las herramientas de la firma automatizada y los sellos dergano que nos proporciona la legislacin vigente en materia de administracinelectrnica? Creemos que s.

La pregunta futura ser:Podremos adaptar los sistemas de informacin para quesondeen de oficio estos escenarios de cumplimientos o incumplimientos derequisitos de acceso a derechos y ayudas de forma que la administracin acte

proactivamente cuando se detecten estos casos? Creemos que tambin.(Recomendacin 9).


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Recomendacin 8:Renovaciones automticas

Existen diversas autorizaciones, licencias, permisos, que tienen una vigenciadeterminada, transcurrida la cual se abre la posibilidad de renovacin. Confrecuencia, la Administracin establece un procedimiento de solicitud de renovacintan complejo como el que dio origen al derecho inicial, exigiendo a la personainteresada la presentacin de una nueva solicitud, aportacin de datos ydocumentos, que en la mayora de los supuestos obran ya en poder de laAdministracin.

Con la renovacin automtica, se valora que la Administracin acta de oficio,eliminando cargas a la persona interesada.

Algunos ejemplos de usopueden valorarse con las siguientes preguntas:

1. Podemos extender de oficio la bonificacin del IBI por familia numerosadurante todos los aos de validez del ttulo de familia numerosa en lugar depedir que sea una bonificacin rogada con carcter anual?

2. Podemos renovar automticamente las autorizaciones de uso de dominiopblico para instalacin de terrazas previamente concedidas si no hayvariacin de los cumplimientos y las condiciones inicialmente establecidassolicitando meramente el pago de tributos que correspondan en cada caso?

Recomendacin 9:Tramitacin proactiva

La implantacin de tramitacin proactiva y personalizada es el nivel ms alto decalidad de servicios por parte de la Administracin dentro de los baremos de laUnin Europea.

Cul es el mejor trmite para la ciudadana? Aquel trmite que debe realizar enpersona en una oficina o aqul trmite que puede realizar por Internet? No nossorprenderemos si la respuesta va en el sentido de que el mejor trmite municipalpara la ciudadana es aqul que no deben realizar.

La tramitacin proactiva proporciona a la persona interesada la informacin y datosque tiene en su poder la Administracin, de tal forma que la persona nicamentetiene que validar esa informacin y dar su autorizacin para iniciar o continuar con latramitacin.

Pongamos algn ejemplo de transversalidadaplicada al ofrecimiento de serviciosy tramitacin de forma proactiva. Siguiendo con nuestro ejemplo anterior, cuando unciudadano o una ciudadana se acerca a una oficina de atencin y solicita porejemplo una bonificacin del Impuesto de Bienes Inmuebles por familia numerosanos est ofreciendo una informacin, un hecho vital (ser familia numerosa), muy

valiosa para la mejora de la calidad de los servicios pblicos. Si la administracinpblica est coordinada y organizada transversalmente, este conocimiento puede


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lanzar de forma proactiva el ofrecimiento de informacin, derechos e inclusoiniciacin administrativa de otros beneficios y trmites destinados a familiasnumerosas. La percepcin ciudadana del servicio recibido ser muy superior alesperado y los valores de eficacia, buen servicio pblico y transparencia formarn

parte del mapa mental del ciudadano o ciudadana al salir de las dependenciasmunicipales.

Hechos vitales que aparecen en la atencin e iniciacin administrativa hay muchosy, sin duda, son buenos escenarios para innovar administrativamente en estesentido y ofrecer servicios ms all de lo inicialmente solicitado. Algunos ejemplosms que abren un abanico de posibilidades son: cambiar de residencia, tener un hijoo hija, iniciar estudios universitarios, comprarse una vivienda, jubilarse, padecer unaminusvala, etc.

Pongamos un caso globalque supone proactividad y transversalidad entre todoslos niveles competenciales de la Administracin y en el que seguramente nosveremos muy identificados e identificadas. Cuando una familia crece por elnacimiento de un hijo o una hija en un hospital podemos plantearnos la siguientecuestin: Existe alguna razn tcnica o jurdica que impida hoy en da que esafamilia vuelva a casa a cuidar de su hijo o hija con todos los trmites administrativosvinculados a este hecho vital realizados, o al menos iniciados, desde el propiohospital? La inscripcin en el registro civil, la actualizacin del libro de familia, laobtencin de la tarjeta sanitaria para su beb, la tramitacin del permiso dematernidad para la madre y el permiso de paternidad para el padre, el alta deempadronamiento municipal, etc., son algunos de los trmites que nos ocupan enesas primeras semanas de nuestra descendencia y ante los cuales unaadministracin gil, coordinada y transversal podra ofrecer algunas solucionesinnovadoras. El informe CORA de reforma de la administracin plantea comomejora la interconexin de los nacimientos y otros acontecimientos vitales con elregistro civil pero hay mucho margen adicional de actuacin.

Cul sera la percepcin ciudadana si el sector pblico pudiera coordinarse paradar este enfoque?, cuntas seran las molestias y desplazamientos evitados?, ylos ahorros ocasionados tambin en las arcas pblicas?. Tan solo son algunascuestiones y ejemplos para analizar y reflexionar.

Recomendacin 10:Reduccin de plazos de tramitacin: Anlisisde valor aadido de nuestras actividades

En las ltimas dcadas las Administraciones Pblicas estn haciendo un granesfuerzo para reducir los plazos legales de tramitacin de los procedimientos. Con laintroduccin plena de la administracin electrnica es posible seguir acortando losplazos de tramitacin y los tiempos de espera por parte de la ciudadana y puedeque estemos en disposicin de ajustar los plazos establecidos inicialmente.


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Captulo: 3. Bonus track: Cunto valor aadido podemos generar?

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Una tcnica muy utilizada en la reduccin de plazos de tramitacin administrativoses la conocida como anlisis de valor aadido de nuestras actividades. Consiste enclasificar todas las actividades que se realizan en la tramitacin administrativa de undeterminado procedimiento en una de las siguientes tres categoras:

1. Actividades con valor real aadido: son actividades que aaden unbeneficio directo para la ciudadana o clientela del servicio.

2. Actividades con valor para la administracin: son actividades que notienen valor aadido para la ciudadana pero que son necesarias al estarestablecidas en nuestro entorno jurdico y administrativo o proporcionaneficiencia en la gestin.

3. Actividades sin valor aadido: son actividades que no tienen valor aadidopara la ciudadana, que no son exigidas por el entorno jurdico y que noprovocan eficiencia en la gestin.

Una vez desplegado el ejercicio de anlisis de valor aadido de todas las actividadesde un procedimiento, deben tomarse las siguientes medidasque provocarn unareduccin de los plazos de tramitacin:

1. Las actividades con valor real aadido deben respetarse, cuidarse e inclusomejorar la asignacin de recursos para las mismas.

2. Las actividades con valor para la administracin se mantienen pero debemosintentar ser eficientes y reducir el tiempo de ejecucin y la dedicacin queconllevan.

3. Las actividades sin valor aadido, simplemente se eliminan.

3. Bonus track: Cunto valor aadido podemos generar?

Legitimando nuestros proyectos

El valor aadido es el resultado que legitima los proyectos de innovacin . Por

ello, es necesario buscar y medir este valor aadido tanto en la sociedad y en susdistintos actores como en la mejora de la eficiencia en los procesos de las propiasorganizaciones pblicas. No hay nada ms clarificador para medir el valor aadidode nuestras innovaciones que traducir las mejoras, las innovaciones y los cambiosinternos producidos a los impactos econmicos de ahorro por reduccin de costestanto para la sociedad (reduccin de cargas administrativas a ciudadana yempresas) como para las propias administraciones pblicas.

Dos son las referencias que nos permitirn poner en valor econmico lasinnovaciones administrativas que seamos capaces de generar en nuestrasorganizaciones pblicas. Estas referencias proceden de dos fuentes distintas yconstituyen estudios de referencia en la materia dentro del sector pblico:


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a) El mtodo simplificado de reduccin de cargas administrativas y sureduccin del Ministerio de Hacienda y Administraciones Pblicas basado enel Standard Cost Model de la Unin Europea. Este mtodo nos permitirponer en valor los ahorros en la sociedad por reduccin de cargas

administrativas a la ciudadana y las empresas.b) ARCAS - Anlisis del Retorno de la Inversin y Costes Administrativos del

Ministerio de Industria, Energa y Turismo que nos permitir poner en valor losahorros producidos por la transicin de nuestro funcionamiento en papel anuestro funcionamiento electrnico.

A continuacin exponemos las imgenes de las tablas de trabajo para medir elvalor generado de nuestras innovaciones administrativas recomendadas.

(A) Tabla de costes directos de las principales cargas administrativas

Fuente: Mtodo simplificado del Modelo de Costes Estndar (MINHAP)


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(B) Tabla de ahorros por buenas prcticas en eliminacinde cargas administrativas

Fuente: Mtodo simplificado del Modelo de Costes Estndar (MINHAP)


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(C) Tabla de cuantificacin de costes internos de actuaciones administrativasen gestin de papel versusgestin electrnica. Tabla para el clculo del ahorro

de la transicin de la gestin en papel hacia la gestin electrnica deexpedientes

Fuente: Proyecto ARCAS del Ministerio de Industria, Economa y Turismo


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Diez razones para aprovechar la oportunidad de generar valor

Por ltimo, esbozamos una pregunta y 10 razones de peso que argumentan laimportancia de aprovechar la oportunidad a la vez que muestran las ventajas ybeneficios de la innovacin administrativa propuesta:

Por qu debemos aprovechar la oportunidad?

1. Porque eliminamos unos costes que actualmente soportan las empresas, loque contribuye a que puedan ser ms competitivas, obtengan mejoresresultados y puedan fomentar el empleo.

2. Porque eliminamos unos costes y desplazamientos reiterados a laciudadana, lo que nos permite aportar nuestro grano de arena en la mejorade la calidad de vida de la misma.

3. Porque las mejoras implantadas son fcilmente traducibles a euros, con loque la cuantificacin econmica del ahorroprovocado en la sociedad esinmediata.

4. Porque al eliminar documentos y requisitos innecesarios, facilitamos demanera muy considerable la iniciacin electrnica de los procedimientos.Dicho de otra forma, la administracin electrnica ser posible si lahacemos simple.

5. Porque el mejor trmite no es ni el que debe hacerse presencialmente ni elque puede hacerse electrnicamente: el mejor trmite para la ciudadanaes aquel que no debe hacer porque ya se lo hemos hecho desde laadministracin. La palabra clave es proactividad.

6. Porque nos permite cumplir de una vez por todas con el derecho de laciudadana de no aportar documentacin que obra en poder de lasadministraciones pblicas.

7. Porque nos permite a las administraciones pblicas salir del inmovilismo(lohacemos as porque siempre lo hemos hecho as)y apostar por la innovacinde proceso desde dentro, desde los in-prendedores e in-prendedoras.

8. Porque la ciudadana mejora su percepcin hacia sus administraciones alobservar nuestros esfuerzos en ser giles, competitivas y orientadas a susnecesidades y expectativas.

9. Porque apoyamos la estrategia de la Unin Europea de mejora ysimplificacin de la regulacin para empresas que fijaba como objetivo la

eliminacin del 25% de trabas burocrticas con un impacto estimado de unaumento del 1,4% del PIB de la UE (150 mil millones de euros).

10. Y por ltimo, porque si un servicio pblico puede funcionar mejor, porqu no intentarlo?


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Captulo: 4. Conclusin

4. Conclusin

No nos atrevemos a muchas cosas porque son difciles

pero son difciles porque no nos atrevemos a hacerlas.

Lucio Anneo Sneca. Filsofo latino

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