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Código: 127-INSGR-02

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Vigencia desde: 28/04/2014

PROCESO: GESTIÓN DE RECURSOS. PROCEDIMIENTO: ADQUISICIÓN Y ADMINISTRACIÓN DE BIENES Y SERVICIOS.

INSTRUCTIVO: Gestión Contractual

Código: 127-FORDE-04 Versión: 1 Vigencia desde: 28/04/2014

DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA DEFENSORÍA DEL ESPACIO PÚBLICO

INSTRUCTIVO

CONTROL DE CAMBIOS

VERSIÓN FECHA DESCRIPCIÓN DE MODIFICACIÓN

N.A N.A N.A

TABLA DE CONTENIDO

1. OBJETIVO. ................................................................................................................. 2

2. ALCANCE. .................................................................................................................. 2

3. DEFINICIONES Y SIGLAS. ................................................................................................. 2

4. INSTRUCCIONES. .......................................................................................................... 4

4.1. ELABORACIÓN DE ESTUDIOS PREVIOS. .................................................................................... 4

4.2. MODALIDAD DE SELECCIÓN DE LICITACIÓN PÚBLICA. .................................................................. 5

4.2.1. Modalidad de Selección de Licitación Pública - Subasta Inversa. ................................................... 9

4.3. Modalidad de Selección Abreviada de Menor Cuantía ............................................................... 14

4.3.1. Modalidad de Selección Abreviada de Menor Cuantía - Subasta Inversa ......................................... 17

4.4. Modalidad de Selección de Concurso de Méritos ..................................................................... 22

4.5. Modalidad de Selección de Contratación Directa .................................................................... 24

4.6. Modalidad de Selección de Contratación de Mínima Cuantía:. .................................................... 25

4.7. Etapa Contractual, Suscripción, Legalización, Ejecución, Certificación de Cumplimiento, Liquidación del Contrato e Informes a los Entes de Control. .................................................................................... 28

4.8. Incumplimientos Contractuales… ....................................................................................... 31


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INSTRUCTIVO

1. OBJETIVO

Orientar las actividades para el adelanto de los procesos contractuales que se requieran, para la adquisición de bienes y servicios en la entidad.

2. ALCANCE

Inicia con la incorporación de las necesidades de las diferentes áreas en el plan de contratación y termina con la ejecución de cada uno de los contratos adjudicados. Aplica a todos los procesos de la entidad.

3. DEFINICIONES Y SIGLAS

3.1 DEFINICIONES:

a. ADENDAS: Acto Administrativo por medio del cual se modifica el pliego de condiciones.

b. ADJUDICACIÓN: Acto Administrativo por medio del cual el ordenador del Gasto acoge la Recomendación del Comité Asesor Evaluador, seleccionando formalmente a un proponente, para que este celebre y ejecute el contrato estatal.

c. ANEXO TÉCNICO: Documento expedido por el dependencia técnica que describe las características y condiciones del bien y/o servicio requerido.

d. APERTURA: Acto Administrativo por medio del cual se ordena la apertura del proceso de selección; se fija la fecha y hora a partir de la cual los interesados pueden presentar sus propuestas y se determina el período durante el cual permanecerá abierto el proceso de selección y su duración.

e. AUDIENCIA DE ACLARACIÓN DEL PLIEGO: Sesión abierta al público que debe celebrarse dentro del término indicado por la normatividad vigente, cuyo objeto es precisar el contenido y alcance de los pliegos de condiciones.

f. AVISO DE CONVOCATORIA: Es el mecanismo de publicidad mediante el cual la Entidad da a conocer el objeto a contratar, la modalidad de selección que se utilizará, el lugar físico o electrónico donde puede consultarse el proyecto de pliego de condiciones, el presupuesto oficial del contrato, así como los estudios y documentos previos.

g. CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL - CDP: Documento expedido por el responsable del presupuesto o quién haga sus veces, para afectar en forma preliminar un rubro presupuestal, garantizando la existencia de apropiación presupuestal disponible, libre de toda afectación y suficiente para respaldar los actos administrativos con los cuales se procede a afectar el presupuesto o hacer uso de la apropiación presupuestal.

h. COMITÉ EVALUADOR: Comité integrado mediante acto administrativo para los fines de evaluación y recomendación de selección de proponentes dentro del proceso de selección.


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INSTRUCTIVO

i. JUNTA DE CONTRATACIÓN: Instancia interna y oficial del Departamento Administrativo de la Defensoría del Espacio Público, creada para efectos de coordinación, consulta, definición, orientación y decisión de los lineamientos que rigen la actividad precontractual, contractual y post contractual de la entidad.

j. DECLARATORIA DE DESIERTA: Acto Administrativo que contiene las razones por las cuales la entidad decide no adjudicar el contrato.

k. ESTUDIOS PREVIOS: Son aquellos análisis y documentos que sirven de soporte para dar inicio al proceso de contratación al interior de la entidad y se constituyen en el sustento para la definición y elaboración del proyecto de pliego de condiciones.

l. EXPEDIENTE ÚNICO CONTRACTUAL: Expediente bajo el cual se organizan archivísticamente y de manera integral los documentos producto de la ejecución de las actividades de los procedimientos contractuales, de manera que se convierta en evidencia documental única para efectos de seguimiento, verificación y evaluación.

m. INFORME DE EVALUACIÓN: Documento mediante el cual se registra la evaluación y comparación de las propuestas en relación con los parámetros definidos en los pliegos de condiciones.

n. LICITACIÓN: Es una modalidad de selección, por medio de la cual se promueve la participación general y competencia de proponentes para la selección de contratistas.

o. LIMITACIÓN A MYPIMES: En un proceso de selección la escogencia del contratista se limitará únicamente a micro, pequeñas y medianas empresas, a petición de tres (3) de éstas y previo cumplimiento de los requisitos que exige la normatividad vigente (cuando aplique).

p. OBSERVACIONES AL INFORME DE EVALUACIÓN: Manifestaciones realizadas por los interesados y/o proponentes frente al informe de evaluación, con el fin de que se aclaren, modifiquen o supriman asuntos de su contenido.

q. PROPUESTA: Documento con el cual el interesado participa y oferta a la Entidad conforme a lo establecido en la invitación.

r. RESPUESTA A OBSERVACIONES: Respuesta emitida por el Comité Evaluador a las observaciones realizadas por los oferentes.

3.2 SIGLAS:

a. CDP: Certificado de Disponibilidad Presupuestal.

b. CRP: Certificado de Registro Presupuestal.

c. OAJ: Oficina Asesora Jurídica.

d. OAP: Oficina Asesora de Planeación.

e. SAF: Subdirección Administrativa Financiera y de Control Disciplinario.

f. SARI: Solicitud afectación recursos de Inversión.

g. SISCO: Sistema de Información Contractual


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INSTRUCTIVO

h. SECOP: Sistema Electrónico de Contratación Pública.

4. INSTRUCCIONES.

A continuación se detallan las etapas pre t contractual para el desarrollo de cualquier proceso de contratación:

4.1 Elaboración de estudios previos

Para el realizar la Elaboración de los estudios previos, tenga en cuenta las siguientes instrucciones:

No. INSTRUCCIÓN QUIEN LO HACE DOCUMENTOS Y/O REGISTROS

4.2.1.1.1. Solicitar certificado de inexistencia de personal mediante memorando (en caso de contratar servicios) o certificado de no existencia en el almacén de materiales, mediante correo electrónico (en caso de la adquisición de un bien).

Servidor asignado de la Oficina o Subdirección

interesada en la contratación.

Coreo electrónico

4.2.1.1.2. Expedir certificado de inexistencia de personal (en caso de contratar servicios) o Certificado de no existencia en el almacén de materiales (en caso de la adquisición de un bien), debidamente firmado por Subdirector(a) Administrativa Financiera y de Control Disciplinario.

Servidor asignado del proceso de

gestión de recursos o gestión de

Talento humano

Formato de memorando

4.2.1.1.3. Realizar estudio de mercado:

Si es para la adquisición de bienes, realizar cotizaciones generando un cuadro comparativo y promediando los valores.

Si es para la adquisición de prestación de servicios profesionales y/o de apoyo, se debe tener en cuenta la tabla de honorarios adoptada por la entidad.

Servidor responsable de los

proyectos de inversión en cada

dependencia interesada en la

contratación

Cotizaciones y cuadro resumen de estudio de

mercado.

4.2.1.1.4. Solicitar la afectación de recursos de inversión, mediante correo electrónico a la Oficina Asesora


Formato solicitud de afectación de recursos


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INSTRUCTIVO

Planeación. proyectos de inversión en cada


contratación

de inversión (SARI).

4.2.1.1.5. Verificar frente al plan de contratación, ajustar, asignar número de SARI, relacionar en el consecutivo, imprimir y remitir para firmas de Jefe Oficina Asesora de Planeación.

Servidor proceso de direccionamiento

estratégico


de inversión (sari).

Firmado por Jefe Oficina de Planeación

4.2.1.1.6. Trasladar al Despacho para aprobación y firma del Ordenador del Gasto.

Secretario (a) de OAP


de inversión.

Firmado por Ordenador del Gasto y Jefe Oficina

de Planeación

4.2.1.1.7. Radicar la SARI en la Subdirección Administrativa Financiera y de Control Disciplinario, entregando copia a OAP, para Solicitar la expedición de CDP.

Secretario (a) del Despacho Solicitud (SARI)

Radicado

4.2.1.1.8. Expedir Certificado de disponibilidad presupuestal.

Nota: Si es presupuesto de funcionamiento se solicita directamente CDP a través del Formato de Solicitud CDP con visto bueno Subdirector SAF.

Servidor responsable del

Presupuesto entidad

Formato arrojado PREDIS

4.2.1.1.9.

Realizar los estudios previos del proceso de Selección, en formato de estudios previos y en SISCO, previo analisis de la necesidad y justificación.


proyectos de inversión en cada


contratación.

Formato Estudios previos y Formato

SISCO

4.2 Modalidad de selección de licitación pública

Para modalidad de selección de licitación pública, tenga en cuenta las siguientes instrucciones:


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INSTRUCTIVO


4.2.1.2.1. Remitir a la Oficina Asesora Jurídica, proyecto de pliego de condiciones y documentos previos necesarios para adelantar el proceso.

Subdirección u Oficina interesada

A través de correo electrónico

4.2.1.2.2. Verificar que obren dentro de la carpeta todos los documentos necesarios para adelantar el proceso de contratación y verificar que el contenido se ajuste a la normatividad vigente: Disponibilidad presupuestal, inexistencias de personal bienes, estudio previos estudio de mercado, proyecto de pliego, tabla de riesgos y documentos anexos de documento de pliego definidos en las normas de contratación.

Profesional del proceso de gestión

de recursos

Documentos del proceso de

contratación

4.2.1.2.3. Convocar a la Junta de Contratación para hacer presentación del proceso y aprobación para su publicación en el portal de contratación a la vista y SECOP.

Nota: una vez revisados los documentos si se encuentra acorde continúa con el paso siguiente. En caso contrario debe ser devuelto al área de origen para los ajustes recomendados.

Jefe de la Oficina Asesora Jurídica

Correo electrónico

4.2.1.2.4. Publicar en el portal de contratación a la vista, SECOP, veedurías ciudadanas, Mi PYMES y pagina web de la entidad, el aviso de convocatoria del proceso, estudios previos, proyecto de pliego de condiciones y demás documentos necesarios para el proceso de contratación.

Con relación a la publicación en la página de la entidad, se remitirá la información pertinente al Jefe de la Oficina de Sistemas o al profesional por este designado para su correspondiente publicación.

Jefe Oficina de Sistemas y


de recursos

Portal de contratación a la vista, SECOP y

página web

4.2.1.2.5. Descargar las observaciones presentadas por los oferentes en el SECOP o portal de contratación y realizar el reparto en las áreas dependiendo de su contenido (Jurídicas, técnicas, financieras o

Profesional del proceso de gestión de recursos

Correo electrónico


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INSTRUCTIVO

económicas).

4.2.1.2.6. Recibir las respuestas dadas por las distintas áreas a las observaciones y consolidar el documento de respuesta para ser publicado, e igualmente verificar los cambios en el proyecto de pliegos o estudios previos si hay lugar a observaciones.


de recursos

SECOP, Contratación a la vista y carpeta de

expediente

4.2.1.2.7. Elaborar el Acto Administrativo de Apertura del proceso de contratación y la designación del comité evaluador.


de recursos

Memorando y Resolución

4.2.1.2.8. Aprobar y firmar el Acto administrativo de apertura. Jefe Oficina Jurídica,

Directora.

4.2.1.2.9. Publicar el Acto Administrativo, estudios previos y pliego de condiciones definitivo.


de recursos

Portal de Contratación a la vista, SECOP

4.2.1.2.10. Realizar Audiencia de aclaración de pliegos y asignación de riesgos.

Nota: Si de la audiencia resulta que se deben corregir los pliegos, se genera una adenda.

Jefe Oficina Jurídica y


de recursos

Acta

4.2.1.2.11. Descargar las observaciones presentadas en el SECOP o portal de contratación y/o las allegadas en ventanilla de radicación y realizar el reparto a las áreas competentes.

Nota: Si las observaciones son aceptadas, se modifica el pliego a través de una adenda.


de recursos

Correo electrónico

4.2.1.2.12. Publicar el consolidado de respuestas de observaciones al pliego de condiciones definitivo.


de recursos

SECOP

Contratación a la vista.

4.2.1.2.13. Realizar audiencia de Cierre para Recibir y revisar los documentos de las propuestas radicadas por los oferentes, hacer apertura de las mismas Y proyectar el acta de cierre.


de recursos

Acta.

4.2.1.2.14. Entregar las propuestas a los miembros del Comité Profesional del Correo electrónico.


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INSTRUCTIVO

evaluador para verificar los requisitos habilitantes. proceso de gestión de recursos

4.2.1.2.15. Verificar el cumplimiento de los requisitos habilitantes para la participación en el proceso.

Nota: Una vez verificada la propuesta si hay lugar a la solicitud de aclaraciones de los requisitos habilitantes, se requerirá a las proponentes aclaraciones al respecto, mediante correo electrónico.

Comité evaluador


de recursos

Documentos remitidos miembros del comité.

4.2.1.2.16. Descargar del portal o recibir de la ventanilla de radicación las aclaraciones de los proponentes y enviar al integrante del comité evaluador que solicito la aclaración.


de recursos

Correo electrónico

4.2.1.2.17. Habilitar o no habilitar al proponente, teniendo en cuenta si las aclaraciones allegadas satisfacen lo requerido.

Comité evaluador

4.2.1.2.18. Elaborar informe de verificación de los requisitos habilitantes e informar al responsable de la evaluación y ponderación de las propuestas cuales quedaron habilitadas.

Comité evaluador SECOP y Contratación a la vista.

4.2.1.2.19. Consolidar el informe técnico, económico, financiero y jurídico.


de recursos

4.2.1.2.20. Publicar el consolidado de requisitos habilitantes de contenido técnico, financiero, económico, jurídico y la calificación de las propuestas habilitadas.

Nota: Dentro de los cinco días siguientes a la publicación, los proponentes pueden hacer observaciones a la verificación de requisitos habilitantes y evaluación preliminar.


de recursos

Portal de contratación a la vista, SECOP

4.2.1.2.21. Trasladar la observación a los miembros de comité competente para que le den respuesta.


de recursos

Correo electrónico

4.2.1.2.22. Revisar y analizar las observaciones estableciendo si se confirma la evaluación o se corrige.

Comité evaluador


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INSTRUCTIVO

4.2.1.2.23. Recomendar al Director a quien se debe adjudicar el contrato.

Nota: en caso de ser necesario convocar y exponer a la junta de contratación de la entidad el informe de evaluación y las respuestas a las observaciones.

Comité evaluador Acta

4.2.1.2.24. Realizar la audiencia de adjudicación. Donde se presentan las respuestas a las observaciones presentadas al informe de evaluación.

Nota: En caso de que el informe de evaluación señale que no hay propuestas habilitadas, se declara desierto el proceso.

Comité evaluador Correo electrónico

4.2.1.2.25. Elaborar el Acto de Adjudicación para su aprobación y firma por parte del ordenador del gasto y Notificar el acto de adjudicación.


de recursos

Resolución

4.2.1.2.26. Publicar del Acto de Adjudicación en SECOP y contratación a la vista.


de recursos

Portal de Contratación a la vista secop.

4.2.1.2.27. Diligenciar e imprimir la minuta del contrato. Profesional del proceso de gestión

de recursos

Minuta del contrato

4.2.1.2.28. Aprobar la minuta del contrato Profesional del proceso de gestión de recursos

Minuta del contrato

4.2.1.2.29. Citar al futuro contratista para firmar la minuta del contrato y entrega de documentos para su suscripción.


Correo electrónico

4.2.1.2.30. Firmar la minuta del contrato. Director (a), contratista

Minuta del contrato

4.3 Modalidad de selección de licitación pública - subasta inversa

Para la Modalidad de Selección de Licitación Pública - Subasta Inversa, tenga en cuenta las siguientes instrucciones:


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INSTRUCTIVO


4.3.1 Remitir a la Oficina Asesora Jurídica, proyecto de pliego de condiciones y documentos previos necesarios para adelantar el proceso.



4.3.2

Verificar que obren dentro de la carpeta todos los documentos necesarios para adelantar el proceso de contratación y verificar que el contenido se ajuste a la normatividad vigente: Disponibilidad presupuestal, inexistencias de personal bienes, estudio previos estudio de mercado, proyecto de pliego, tabla de riesgos y documentos anexos de documento de pliego definidos en las normas de contratación.


de recursos

Documentos del proceso de contratación

4.3.3

Convocar a la Junta de Contratación para hacer presentación del proceso y aprobación para su publicación en el portal de contratación a la vista y SECOP.



Correo electrónico

4.3.4

Publicar en el portal de contratación a la vista, SECOP, veedurías ciudadanas, Mi PYMES y pagina web de la entidad, el aviso de convocatoria del proceso, estudios previos, proyecto de pliego de condiciones y demás documentos necesarios para el proceso de contratación.


Profesional del proceso de gestión de recursos y Jefe

Oficina de Sistemas


página web

4.3.5

Descargar las observaciones presentadas por los oferentes en el SECOP o portal de contratación y realizar el reparto en las áreas dependiendo de su contenido (Jurídicas, técnicas, financieras o

Abogado Oficina Jurídica

Correo electrónico


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INSTRUCTIVO

económicas).

4.3.6

Recibir las respuestas dadas por las distintas áreas a las observaciones y consolidar el documento de respuesta para ser publicado, e igualmente verificar los cambios en el proyecto de pliegos o estudios previos si hay lugar a observaciones.


de recursos


expediente

4.3.7 Elaborar el Acto Administrativo de Apertura del proceso de contratación y la designación del comité evaluador.


de recursos

Memorando y Resolución

4.3.8 Aprobar y firmar el Acto administrativo de apertura. Jefe Oficina

Jurídica, Directora.

4.3.9 Publicar el Acto Administrativo, estudios previos y pliego de condiciones definitivo.


de recursos

Portal de Contratación a la vista, SECOP

4.3.10

Realizar Audiencia de aclaración de pliegos y asignación de riesgos.


Jefe Oficina Jurídica y


de recursos

Acta

4.3.11

Descargar las observaciones presentadas en el SECOP o portal de contratación y/o las allegadas en ventanilla de radicación y realizar el reparto a las áreas competentes.



Correo electrónico

4.3.12 Publicar el consolidado de respuestas de observaciones al pliego de condiciones definitivo.


SECOP


4.3.13

Realizar audiencia de Cierre para Recibir y revisar los documentos de las propuestas radicadas por los oferentes, hacer apertura de las mismas Y proyectar el acta de cierre.


Acta.

4.3.14 Entregar las propuestas a los miembros del Comité evaluador para verificar los requisitos habilitantes.


Correo electrónico.


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INSTRUCTIVO

de recursos

4.3.15

Verificar el cumplimiento de los requisitos habilitantes para la participación en el proceso.

Nota: Una vez verificada la propuesta si hay lugar a la solicitud de aclaraciones de los requisitos habilitantes, se requerirá a las proponentes aclaraciones al respecto, mediante correo electrónico.



4.3.16

Descargar del portal o recibir de la ventanilla de radicación las aclaraciones de los proponentes y enviar al integrante del comité evaluador que solicito la aclaración.


Correo electrónico

4.3.17 Habilitar o no habilitar al proponente, teniendo en cuenta si las aclaraciones allegadas satisfacen lo requerido.

Comité evaluador

4.3.18

Elaborar informe de verificación de los requisitos habilitantes e informar al responsable de la evaluación y ponderación de las propuestas cuales quedaron habilitadas.


4.3.19 Consolidar el informe técnico, económico, financiero y jurídico.


4.3.20

Publicar el consolidado de requisitos habilitantes de contenido técnico, financiero, económico, jurídico y la calificación de las propuestas habilitadas.






4.3.22

Publicar el consolidado de requisitos habilitantes de contenido técnico, financiero, económico, jurídico y la calificación de las propuestas habilitadas.




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INSTRUCTIVO


4.3.23 Trasladar la observación a los miembros de comité competente para que le den respuesta.


de recursos

Correo electrónico

4.3.24 Revisar y analizar las observaciones estableciendo si se confirma la evaluación o se corrige.

Comité evaluador

4.3.25 Citar a los proponentes habilitados para la celebración de la subasta inversa.


de recursos

Correo electrónico

4.3.26 Abrir los sobres que contienen la oferta inicial de precio, ordenación en orden descendente y publicación de la menor oferta.

Comité evaluador Acta de audiencia

4.3.27 Suministrar los sobres y formularios diseñados para que los proponentes realicen el primer lance.

Comité evaluador

4.3.28

Verificar el descuento o porcentaje para mejorar la menor oferta del primer lance. Publicación de la menor oferta y suministro de los sobres y formularios para efectuar el segundo lance.

Nota: Esta actividad se debe repetir cuantas veces sea necesario hasta cuando los proponentes no realicen mas lances.

Comité evaluador

4.3.29

Realizar la lectura del Acto de Adjudicación por parte del ordenador del gasto.

Notificar el acto de adjudicación.

Director (a)


de recursos

Resolución

4.3.30 Publicar del Acto de Adjudicación. Profesional del

proceso de gestión de recursos

Portal de Contratación a la vista SECOP.

4.3.31 Diligenciar e imprimir la minuta del contrato. Profesional del


Minuta


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INSTRUCTIVO

4.3.32 Aprobar la minuta del contrato. Jefe Oficina

Jurídica Minuta

4.3.33 Firma de la minuta del contrato. Ordenador del

gasto contratista Minuta

4.3.34 Citar al futuro contratista para firmar la minuta del contrato y entrega de documentos para su suscripción.


de recursos

Correo electrónico

4.4 Modalidad de Selección Abreviada de Menor Cuantía

Para la Modalidad de Selección Abreviada de Menor Cuantía, tenga en cuenta las siguientes instrucciones:


4.4.1

Remitir a la Oficina Asesora Jurídica, proyecto de pliego de condiciones y documentos previos necesarios para adelantar el proceso.

Subdirección Oficina, u Oficina Asesora interesada


4.4.2

Verificar que obren dentro de la carpeta todos los documentos necesarios para adelantar el proceso de contratación.

Nota: Si toda la documentación está en orden la Jefe de la Oficina Asesora Jurídica convocará a la Junta de Contratación para hacer una presentación del proceso y la aprobación para su correspondiente publicación en el Portal de Contratación a la Vista y SECOP.


de recursos

4.4.3

Publicar en el Portal de Contratación a la Vista, SECOP veedurías ciudadanas, MIPYMES y página web de la entidad el aviso de convocatoria del proceso.

Con relación a la publicación en la página de la entidad, se remitirá la información pertinente al Departamento de Comunicaciones y al Jefe de la Oficina de Sistemas o al profesional por éste designado para su correspondiente publicación.


de Sistemas

Portal de Contratación a la

vista y SECOP


Versión: 01

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INSTRUCTIVO

4.4.4

Descargar las observaciones presentadas en el Portal de Contratación a la Vista o ventanilla de radicación de la entidad y realizar el reparto en las áreas dependiendo del contenido (jurídicas, técnicas, financieras o económicas).


Radicados

SECOP

4.4.5

Recibir las respuestas dadas por las distintas áreas a las observaciones y consolidar el documento de respuesta para ser publicado e igualmente verificar los cambios en el proyecto de pliegos o estudios previos si hay lugar a observaciones.

Profesional del proceso de gestión de recursos Documento

4.4.6 Elaborar el Acto Administrativo de Apertura del proceso. Profesional del


Resolución

4.4.7 Aprobar el acto administrativo. Jefe Oficina Asesora

Jurídica - Directora Resolución

4.4.8

Publicar el acto administrativo, estudios previos y de pliegos de condiciones definitivos del proceso.



Vista y SECOP

Acto administrativo

4.4.9 Verificar las manifestaciones de interés y si es del caso realizar el sorteo respectivo cuando se presenten más de 10 manifestaciones.



Vista y SECOP

4.4.10

Descargar las observaciones presentadas al pliego de condiciones en el Portal de Contratación a la Vista o las allegadas en la ventanilla de radicación y realizar el reparto a las áreas competentes.

Si las observaciones son aceptadas por el comité evaluador se expide una adenda


Radicados

Correo electrónico

Adenda

4.4.11

Publicar el consolidado de respuestas de observaciones al pliego de condiciones definitivo y las adendas.


de recursos

SECOP

Contratación a la vista

Carpeta del Proceso


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INSTRUCTIVO

4.4.12

Elaboración de adenda, visto bueno de la Jefe de Oficina y firma de la Directora.


de recursos – Jefe de Oficina Asesora

Jurídica Directora

Adenda

4.4.13

Realizar audiencia de cierre para recibir y revisar los documentos de las propuestas radicadas por los oferentes, hacer apertura de las mismas, proyectar el acta de cierre y elaborar la designación del Comité Evaluador previas instrucciones dadas por el Director (a).

Profesional del proceso de gestión de recursos Acta

Memorando

4.4.14 Entregar las propuestas a los miembros del Comité Evaluador para verificar los requisitos habilitantes.


Correo electrónico

4.4.15

Verificar el cumplimiento de los requisitos habilitantes para la participación en el proceso.

NOTA: En caso de ser necesario el comité evaluador solicitará las aclaraciones de la propuesta.

Comité evaluador

Documentos realizados por los

miembros del Comité.

4.4.16 Consolidar, elaborar, radicar y enviar las aclaraciones a los proponentes.


Correo electrónico

4.4.17

Descargar del Portal de Contratación a la Vista o recibir de la ventanilla de radicación las aclaraciones de los proponentes y enviar al integrante del comité evaluador que solicitó la aclaración.

Nota en caso de no remitir las aclaraciones requeridas inhabilitará al proponente.


Correo electrónico

4.4.18

Elaborar informe de verificación de los requisitos habilitantes e informar al responsable de la evaluación y ponderación de las propuestas cuales quedaron habilitadas.

Comité evaluador Correo electrónico



Informe

44.20 Publicar el consolidado de requisitos habilitantes de contenido técnico, financiero, económico, jurídico y la




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INSTRUCTIVO

calificación de las propuestas habilitadas.

Si durante el traslado se presentan observaciones, Trasladar la observación a los miembros del comité evaluador para que le den respuesta.

de recursos Vista y SECOP

Coreo Electrónico

4.4.21 Exponer el informe de evaluación y recomendar al Director (a) la adjudicación del contrato.

Comité Evaluador Informe

4.4.22

Publicar las respuestas a las observaciones presentadas al informe de evaluación y del acto administrativo de adjudicación.

Nota: de no presentarse propuestas habilitadas, Se realiza acto administrativo de declaratoria de desierta y se publica en el SECOP y Portal de Contratación a la Vista. Notificación.

Comité Evaluador


Vista y SECOP

Resolución

4.4.23 Elaborar e imprimir la minuta del contrato.


de recursos

Minuta del Contrato

4.4.24 Aprobar la minuta del contrato. Jefe Oficina Asesora

Jurídica Minuta del Contrato

4.4.25 Citar al futuro contratista para firmar la minuta del contrato.


de recursos

Minuta del Contrato

4.4.26 Firmar la minuta del contrato y la solicitud de registro presupuestal previamente elaborada por el abogado de la Oficina.

Director (a) – Contratista

Minuta del Contrato

4.5 Modalidad de Selección Abreviada de Menor Cuantía - Subasta Inversa

Para la Modalidad de Selección Abreviada de Menor Cuantía - Subasta Inversa, tenga en cuenta las siguientes instrucciones:


4.5.1 Remitir a la Oficina Asesora Jurídica, proyecto de pliego de condiciones y documentos previos necesarios para adelantar el proceso.




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INSTRUCTIVO

4.5.2 Verificar que obren dentro de la carpeta todos los documentos necesarios para adelantar el proceso de contratación y verificar que el contenido se ajuste a la normatividad vigente: Disponibilidad presupuestal, inexistencias de personal bienes, estudio previos estudio de mercado, proyecto de pliego, tabla de riesgos y documentos anexos de documento de pliego definidos en las normas de contratación.


de recursos

Documentos del proceso de

contratación

4.5.3 Convocar a la Junta de Contratación para hacer presentación del proceso y aprobación para su publicación en el portal de contratación a la vista y SECOP.



Correo electrónico

4.5.4 Publicar en el portal de contratación a la vista, SECOP, veedurías ciudadanas, Mi PYMES y pagina web de la entidad, el aviso de convocatoria del proceso, estudios previos, proyecto de pliego de condiciones y demás documentos necesarios para el proceso de contratación.



Oficina de Sistemas

Portal de contratación a la

vista, SECOP y página web

4.5.5 Descargar las observaciones presentadas por los oferentes en el SECOP o portal de contratación y realizar el reparto en las áreas dependiendo de su contenido (Jurídicas, técnicas, financieras o económicas).


Correo electrónico

4.5.6 Recibir las respuestas dadas por las distintas áreas a las observaciones y consolidar el documento de respuesta para ser publicado, e igualmente verificar los cambios en el proyecto de pliegos o estudios previos si hay lugar a observaciones.



expediente

4.5.7 Elaborar el Acto Administrativo de Apertura del proceso Profesional del Memorando y


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INSTRUCTIVO

de contratación y la designación del comité evaluador. proceso de gestión de recursos

Resolución

4.5.8 Aprobar y firmar el Acto administrativo de apertura. Jefe Oficina Jurídica, Directora.

4.5.9 Publicar el Acto Administrativo, estudios previos y pliego de condiciones definitivo.


de recursos


vista, SECOP

4.5.10 Realizar Audiencia de aclaración de pliegos y asignación de riesgos.


Jefe Oficina Jurídica y Profesional del


Acta

4.5.11 Descargar las observaciones presentadas en el SECOP o portal de contratación y/o las allegadas en ventanilla de radicación y realizar el reparto a las áreas competentes.



de recursos

Correo electrónico

4.5.12 Publicar el consolidado de respuestas de observaciones al pliego de condiciones definitivo.


SECOP


4.5.13 Realizar audiencia de Cierre para Recibir y revisar los documentos de las propuestas radicadas por los oferentes, hacer apertura de las mismas Y proyectar el acta de cierre.


Acta.

4.5.14 Entregar las propuestas a los miembros del Comité evaluador para verificar los requisitos habilitantes.


Correo electrónico.

4.5.15 Verificar el cumplimiento de los requisitos habilitantes para la participación en el proceso.

Nota: Una vez verificada la propuesta si hay lugar a la solicitud de aclaraciones de los requisitos habilitantes, se requerirá a las proponentes aclaraciones al respecto,

Comité evaluador


de recursos



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INSTRUCTIVO

mediante correo electrónico.

4.5.16 Descargar del portal o recibir de la ventanilla de radicación las aclaraciones de los proponentes y enviar al integrante del comité evaluador que solicito la aclaración.


de recursos

Correo electrónico

4.5.17 Habilitar o no habilitar al proponente, teniendo en cuenta si las aclaraciones allegadas satisfacen lo requerido.

Comité evaluador

4.5.18 Elaborar informe de verificación de los requisitos habilitantes e informar al responsable de la evaluación y ponderación de las propuestas cuales quedaron habilitadas.




4.5.20 Publicar el consolidado de requisitos habilitantes de contenido técnico, financiero, económico, jurídico y la calificación de las propuestas habilitadas.




vista, SECOP



4.5.22 Publicar el consolidado de requisitos habilitantes de contenido técnico, financiero, económico, jurídico y la calificación de las propuestas habilitadas.




vista, SECOP

4.5.23 Trasladar la observación a los miembros de comité competente para que le den respuesta.


Correo electrónico


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INSTRUCTIVO

4.5.24 Revisar y analizar las observaciones estableciendo si se confirma la evaluación o se corrige.

Comité evaluador

4.5.25 Citar a los proponentes habilitados para la celebración de la subasta inversa.


de recursos

Correo electrónico

4.5.26 Abrir los sobres que contienen la oferta inicial de precio, ordenación en orden descendente y publicación de la menor oferta.

Comité evaluador Acta de audiencia

4.5.27 Suministrar los sobres y formularios diseñados para que los proponentes realicen el primer lance.

Comité evaluador

4.5.28 Verificar el descuento o porcentaje para mejorar la menor oferta del primer lance. Publicación de la menor oferta y suministro de los sobres y formularios para efectuar el segundo lance.

Nota: Esta actividad se debe repetir cuantas veces sea necesario hasta cuando los proponentes no realicen mas lances.

Comité evaluador

4.5.29 Realizar la lectura del Acto de Adjudicación por parte del ordenador del gasto.

Notificar el acto de adjudicación.

Director (a)


de recursos

Resolución

4.5.30 Publicar del Acto de Adjudicación. Profesional del proceso de gestión de recursos


vista SECOP.

4.5.31 Diligenciar e imprimir la minuta del contrato. Profesional del proceso de gestión de recursos

Minuta

4.5.32 Aprobar la minuta del contrato. Jefe Oficina Jurídica Minuta

4.5.33 Firma de la minuta del contrato. Ordenador del gasto contratista

Minuta



Correo electrónico


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INSTRUCTIVO

de recursos

4.6 Modalidad de Selección de Concurso de Méritos

(Concurso abierto-concurso cerrado)

Para la Modalidad de Selección de Concurso de Méritos, tenga en cuenta las siguientes instrucciones:


4.6.1 Remitir a la Oficina Asesora Jurídica proyecto de pliego de condiciones y documentos previos necesarios para adelantar el proceso.



4.6.2 Verificar que obren dentro de la carpeta todos los documentos necesarios para adelantar el proceso de contratación.

Oficina Asesora Jurídica

4.6.3 Citar Junta de Contratación para la presentación del proceso, una vez aprobado, obtener la autorización para la publicación del mismo en el Portal de Contratación a la Vista y SECOP.

Nota Si los documentos no cumple con los requisitos se devolverán al área interesada, para los correspondientes ajustes

Profesional del proceso de gestión de recursos – Jefe Oficina Asesora

Jurídica

Correo Electrónico

4.6.4 Publicar en el portal de contratación a la vista, SECOP, veedurías ciudadanas, Mi PYMES y pagina web de la entidad, el aviso de convocatoria del proceso, estudios previos, proyecto de pliego de condiciones y demás documentos necesarios para el proceso de contratación.



Oficina de Sistemas


página web

4.6.5 Presentar las manifestaciones de interés y demás requisitos habilitantes.

Interesados Ventanilla de

Correspondencia

4.6.6 Verificar los requisitos para la precalificación. Comité evaluador Informe de evaluación


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INSTRUCTIVO

4.6.7 Solicitar las aclaraciones de la precalificación a los proponentes interesados en la precalificación.

Comité evaluador Correo electrónico o

comunicación escrita.

4.6.8 Publicar del informe de los precalificados Comité evaluador

Secop, Contratación a la vista.

4.6.9 Recibir observaciones al informe de precalificación Comité evaluador

Documento escrito o correo electrónico

4.6.10 Realizar la audiencia para la conformación de la lista de precalificados y notificación.

Nota: Cuando el número de preclasificados exceda el número permitido por la entidad, se realizará un sorteo en la forma establecida por la Entidad.

Acta Secop, contratación a

la vista

4.6.11 Recibir y dar respuesta a las observaciones y/o sugerencias al proyecto del pliego de condiciones


de recursos

Portal de Contratación a la Vista y SECOP.

4.6.12 Acreditar la calidad de Mipymes

Nota: Cuando la cuantía del proceso sea inferior a us$125.000 dólares, solo se podrán presentar empresas que ostenten la calidad de Mipymes

Interesados Portal de Contratación

a la vista.

4.6.13 Realizar la apertura del proceso y publicación del pliego de condiciones definitivo



4.6.14

Recibir las observaciones al pliego definitivo.



4.6.15

Dar respuesta a las observaciones pliegos definitivos y expedición de adendas.

Comité evaluador


de recursos


4.6.16 Realizar el cierre y la entrega de propuestas

Nota:


Acta


4.6.17 Evaluar las propuestas técnicas.


Propuesta técnica


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INSTRUCTIVO

de recursos

4.6.18 Realizar Informe de Evaluación y plazo para presentar observaciones a dicha evaluación.


Informe de Evaluación

4.6.19 Recibir respuesta a las observaciones sobre evaluación, apertura del sobre de la oferta económica y Adjudicación


4.6.20 Realizar la lectura del Acto de Adjudicación por parte del ordenador del gasto.

Director (a) Resolución

4.6.21 Publicar el Acto de Adjudicación. Profesional del proceso de gestión de recursos

Portal de Contratación a la Vista y SECOP

4.6.22 Diligenciar e imprimir la minuta del contrato. Profesional del proceso de gestión de recursos

Minuta del Contrato

4.6.23 Aprobar la minuta del contrato. Jefe Oficina Asesora Jurídica

Minuta del Contrato

4.6.24 Firmar de la minuta del contrato. Director (a) – Contratista

Minuta del Contrato

4.7 Modalidad de Selección de Contratación Directa

Para la Modalidad de Selección de Contratación Directa, tenga en cuenta las siguientes instrucciones:


4.7.1 Remitir solicitud de contratación con los estudios previos y documentos necesarios para adelantar el contrato, a la Oficina Asesora Jurídica si el valor a contratar es superior al 10% de la menor cuantía del presupuesto y si es inferior al 10%, se traslada a la SAF.


traslado aceptación de especificaciones especiales mediante correo electrónico-

Sistema de correspondencia

4.7.2 Verificar que obren dentro de la carpeta todos los documentos necesarios para adelantar el proceso de

Profesional asignado Proceso Gestión de

Expediente


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INSTRUCTIVO

contratación. recursos

4.7.3 Elaborar la minuta del contrato Profesional asignado Proceso Gestión de

recursos Formato Sisco

4.7.4 Trasladar para V°B° a Jefe Oficina Asesora Jurídica y/o Subdirector (a) Administrativa Financiero (a) y de Control Disciplinario y Elaborar el acto administrativo de justificación.

Secretario (a) OAJ y/o SAF.

Proceso Gestión de recursos


4.7.5 Llamar al contratista para firma del contrato. Profesional asignado Oficina Asesora Jurídica y/o SAF

Correo electrónico o llamada telefónica

4.7.6 Trasladar al despacho para firma del contrato. Secretaria SAF o OAJ


4.7.7 Publicar del Acto de Adjudicación en SECOP y contratación a la vista.

Profesional asignado Proceso Gestión de recursos

Portal de Contratación a la vista y SECOP.

4.7.8 Diligenciar e imprimir la minuta del contrato. Profesional asignado Proceso Gestión de recursos

Minuta del contrato

4.7.9 Aprobar la minuta del contrato. Jefe Oficina Jurídica Minuta del contrato



Correo electrónico

4.7.11 Firmar la minuta del contrato. Director (a), contratista

Minuta del contrato

4.8 Modalidad de Selección de Contratación de Mínima Cuantía

Esta modalidad de selección se adelanta para las adquisiciones de bienes, servicios y obras cuyo valor no exceda del diez por ciento (10%) de la menor cuantía de la Entidad, independiente de su objeto, para la Modalidad de Selección de Contratación de Mínima Cuantía, igualmente aplica para contratos de administración, mantenimiento y aprovechamiento económico de espacio público, tenga en cuenta las siguientes instrucciones:


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INSTRUCTIVO


4.8.1 Remitir a la Subdirección Administrativa, Financiera y de Control Disciplinario, los documentos previos necesarios para adelantar el proceso.

Jefe del dependencia y/o responsable del

proyecto interesado en la contratación

carpeta

4.8.3 Verificar que obren dentro de la carpeta todos los documentos necesarios para adelantar el proceso de contratación.

Nota: En caso de requerirse aclaraciones, los documentos serán devueltos al responsable (del proyecto y/o del rubro de funcionamiento) para su ajuste.


Correo o memorando

4.8.4 Proyectar el documento de la invitación y el memorando de designación del comité evaluador.


Invitación

4.8.5 Revisar y aprobar la invitación y cronograma para inicio el proceso de contratación.

Subdirector Administrativo

Financiero y de Control Disciplinario.

Invitación

4.8.6 Entregar al despacho la invitación para firma del Ordenador del Gasto. Secretaria de la SAF

Documento firmado por el ordenador del

gasto.

4.8.7 Publicar la invitación, estudios previos, y demás documentos necesarios para el proceso de contratación, mínimo por un día hábil.


Publicación SECOP y Portal Unico de Contratación.

4.8.8 Descargar las observaciones presentadas en el correo electrónico del Servidor encargado y/o las allegadas en ventanilla de radicación y realizar el reparto a las áreas competentes, en caso de presentarse observaciones a la invitación por los proponentes.

Nota: Si es procedente la modificación de la invitación,


Radicados y/o correos electrónicos

SECOP


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INSTRUCTIVO

Publicar el consolidado de respuestas de observaciones a la invitación, publicar adendas y extender los plazos que sean necesarios con motivo de la adenda.

4.8.9 Recibir y revisar los documentos de las propuestas radicadas por los oferentes, hacer apertura de las mismas y proyectar el acta de cierre.


Acta de cierre

4.8.10 Entregar las propuestas al Comité evaluador para verificación de los requisitos habilitantes.


Traslado de Sistema de información de correspondencia

4.8.11 Verificar el cumplimiento de los requisitos habilitantes para la participación en el proceso, a la propuesta que ocupe el primer puesto en el precio más bajo.

Nota 1: En caso de empate, la Entidad aceptará la oferta que haya sido presentada primero en el tiempo.

Nota 2: Se debe elaborar y enviar solicitud de las aclaraciones al proponente, y a ello hubiere lugar.

Comité evaluador y Profesional asignado Proceso Gestión de

recursos

Evaluación preliminar

4.8.12 Descargar del correo electrónico o ventanilla de correspondencia las respuestas a la solicitud de aclaraciones o documentos allegados por los proponentes y enviar al Comité evaluador.


recursos

Documento respuesta radicado o correo electrónico

4.8.13 Elaborar informe de verificación de los requisitos habilitantes y evaluación económica. (Evaluación preliminar).


recursos

Evaluación preliminar

4.8.14 Pasar al despacho la evaluación preliminar para aprobación del ordenador del gasto previa revisión del Subdirector Administrativo Financiero….

Secretaria de la SAF Documento para

firma

4.8.15 Publicar el consolidado de evaluación preliminar indicando la propuesta habilitada mínimo por un día hábil.

Nota: Si Dentro del término de traslado de la evaluación, se presentan observaciones, trasladar la observación a los miembros de comité evaluador para que le den respuesta al igual que a los proponentes publicando en el SECOP.


recursos publicación


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INSTRUCTIVO

4.8.16 Absolver las observaciones presentadas al informe de evaluación; proyectar la evaluación final y adjudicación del contrato, en el cual se recomienda al ordenador del gasto a quien se debe adjudicar el mismo.


recursos

Respuesta de observaciones, evaluación final

4.8.17 Proyectar aceptación propuesta (Carta contrato), pasar al ordenador del gasto para firma y solicitud del CRP.


recursos y la Secretaria de la SAF

Minuta Contrato Sisco

4.8.18 Publicar documento aceptación propuesta.(contrato). Profesional asignado Proceso Gestión de

recursos

Publicación Colombia compra

eficiente

4.8.19 Organizar, archivar, foliar y escanear los documentos que conforman la carpeta. Servidor designado.

carpeta debidamente organizada

4.9 Etapa Contractual, Suscripción, Legalización, Ejecución, Certificación de Cumplimiento, Liquidación del Contrato e Informes a los Entes de Control

Para la Etapa Contractual, Suscripción, Legalización, Ejecución, Certificación de Cumplimiento, Liquidación del Contrato e Informes a los Entes de Control, tenga en cuenta las siguientes instrucciones:


4.9.1 Diligenciar formato de “Solicitud de Registro Presupuestal y liberación de saldos resultantes de procesos de contratación y proyectos de inversión”

Funcionario del procesos de Gestión

de Recursos

Formato de solicitud de Registro

Presupuestal y liberación de saldos

resultantes de procesos de

contratación y proyectos de

inversión”

4.9.2 Firmar la “Solicitud de Registro Presupuestal y liberación de saldos resultantes de procesos de contratación y proyectos de inversión” del contrato celebrado.

Director (a), previo Visto bueno Jefe

Oficina

"Solicitud de Registro Presupuestal y

liberación de saldos resultantes de


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INSTRUCTIVO

procesos de contratación y proyectos de

inversión

4.9.3 Trasladar la “Solicitud de Registro Presupuestal y liberación de saldos resultantes de procesos de contratación y proyectos de inversión” a la Subdirección Administrativa, Financiera y de Control Interno Disciplinario, Dependencia de Presupuesto. previa radicación y copia del documento soporte (contrato)

Secretaría de Despacho

Solicitud radicado

4.9.4 Emitir el Certificado de Registro Presupuestal (CRP) y entregar copia a la Oficina Asesora Jurídica y/o al Servidor responsable de la SAF

Responsable del Presupuesto

Formato arrojado PREDIS

4.9.5 Entregar al contratista copia del contrato, para su legalización y otorgamiento de las garantías exigidas en el pliego de condiciones.


de Recursos

4.9.6 Actualizar el SISCO y se elabora la comunicación interna de perfeccionamiento y legalización del contrato dirigida al supervisor del contrato, la cual suscribe el Jefe Oficina Jurídica y/o Subdirector SAF según corresponda


de Recursos

comunicación interna, registro del

SISCO

4.9.7 Suscribir el acta de inicio y trasladar un original a SAF o OAJ para la carpeta del contrato

Supervisor o interventor

acta de inicio

4.9.8 Recibir y archivar acta de inicio del contrato suscrita por el supervisor y el contratista, y actualizar cuadro de contratación.


de Recursos Carpeta

4.9.9 Recibir y revisar el informe de ejecución periódico entregado por el contratista.


4.9.10 Aprobar informes de ejecución.

Nota: en caso de que los informes ameriten modificación o aclaración, se deben requerir al contratista, previos al pago.



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INSTRUCTIVO

4.9.11 Verificar aportes al sistema de seguridad social. Supervisor o interventor

4.9.12 Diligenciar planilla de certificación de aprobación del “Informe de actividades contratista prestación de servicios” presentado por el contratista y autorizar los pagos en la forma pactada en el contrato.


4.9.13 Recibir y archivar el informe de actividades con la certificación de cumplimiento y la orden de pago. (Se escanean los documentos) y se archivan en la carpeta del contrato correspondiente.

4.9.14 Trasladar el informe de ejecución junto con la certificación a la Subdirección Administrativa, Financiera y de Control Interno Disciplinario

Funcionario del proceso de atención

al cliente y/o usuario

cordis

4.9.15 Revisar en la dependencia de contabilidad la viabilidad del pago.

Funcionario del procesos de Gestión de Recursos - contabilidad

cordis

4.9.16 Trasladar a la dependencia de presupuesto para realizar el pago correspondiente. Generando la orden de pago.

Funcionario del procesos de Gestión de Recursos - Presupuesto

cordis

4.9.17 Trasladar al Despacho del Ordenador del gasto, para firma de la orden de pago.

Secretaria de la SAF cordis

4.9.18 Trasladar a SAF para tramite pago ante SHD. Secretario (a) del despacho

cordis

4.9.19 Entregar para archivo el informe de actividades con la certificación de cumplimiento y la orden de pago.

Funcionario del procesos de Gestión de Recursos - Presupuesto

4.9.20 Entregar para archivo el informe de actividades con la certificación de cumplimiento y la orden de pago. (Se escanean los documentos) y se archivan en la carpeta del contrato correspondiente.


de Recursos - Presupuesto


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INSTRUCTIVO

4.9.21 Proyectar acta de liquidación del contrato, cuando se haya cumplido con la ejecución del plazo.


Acta de liquidación

4.9.22 Revisar con el contratista el proyecto de acta de liquidación y determinar si hay lugar a ajustes o reconocimiento a favor de alguna de las partes, y trasladar a la Oficina Asesora Jurídica junto con el informe de actividades, planillas de certificación, paz y salvos y demás documentación correspondiente para su revisión.


Acta de liquidación

4.9.23 Revisar el acta de liquidación y remitir el documento al ordenador del gasto.

Profesional del proceso de Gestión

de Recursos Acta de liquidación

4.10 Incumplimientos Contractuales. (Artículo 86 de ley 1474 de 2011).

Evidenciado un posible incumplimiento de las obligaciones a cargo del contratista, tenga en cuenta las siguientes instrucciones:


4.2.1.10.1. Presentar un informe detallado del incumplimiento, dirigido al Subdirector o Jefe de Oficina respectivo.

Nota: El informe debe contener: los hechos, normas o cláusulas posiblemente violadas y las consecuencias que podrían derivarse para el contratista en desarrollo de la actuación: multa, efectividad de las garantía, aplicación de la clausula penal, o declaratoria de incumplimiento. En dicho informe, se cuantificarán los perjuicios causados a la entidad por cuenta del posible incumplimiento atribuible al contratista o la tasación de la multa.

Supervisor Informe

4.2.1.10.2. Proyectar la citación del contratista para firma del Subdirector o Jefe respectivo, con el objeto de realizar una audiencia.

Nota 1: En la citación se establecerá el lugar, fecha y hora para la realización de la audiencia, atendida la

Supervisor Escrito citación


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INSTRUCTIVO

naturaleza del contrato y la periodicidad establecida para el cumplimiento de las obligaciones contractuales. En el evento en que la garantía de cumplimiento consista en póliza de seguros, el garante será citado de la misma manera.

Nota 2: La citación, hará mención expresa y detallada de los hechos que la soportan, acompañando el informe de interventoría o de supervisión en el que se sustente la actuación y enunciará las normas o cláusulas posiblemente violadas, la cuantificación de los perjuicios o tasación de la multa y las consecuencias que podrían derivarse para el contratista en desarrollo de la actuación.

4.2.1.10.3. Desarrollar la audiencia.

Nota 1: Se presentarán las circunstancias de hecho que motivan la actuación y se concederá el uso de la palabra al representante legal del contratista o a quien lo represente, y al garante, para que presenten sus descargos.

Nota 2. Se podrá suspender la audiencia cuando de oficio o a petición de parte, ello resulte en su criterio necesario para allegar o practicar pruebas que estime conducentes y pertinentes, o cuando por cualquier otra razón debidamente sustentada, ello resulte necesario para el correcto desarrollo de la actuación administrativa. En todo caso, al adoptar la decisión, se señalará el lugar, la fecha y la hora para reanudar la audiencia.

Subdirector o Jefe de Oficina

Acta

4.2.1.10.4. Decidir sobre la imposición o no de la multa, sanción o declaratoria de incumplimiento.

Nota 1: El acto administrativo será proyectado para la revisión y firma del subdirector o jefe de Oficina, del supervisor y/o interventor, previa revisión del asesor o, en su defecto, por el profesional de planta de mayor rango de la dependencia.

Nota 2: Si procede el recurso de reposición, se interpondrá, sustentará y decidirá en la misma audiencia. La decisión sobre el recurso se entenderá notificada en la


Resolución


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INSTRUCTIVO

misma audiencia.

4.2.1.10.5. Realizar los descuentos pertinentes, si a ello hubiere lugar.

Remitir todos los antecedentes e informes respectivos a la Oficina Asesora Jurídica con el fin de iniciar las acciones legales que correspondan, en el evento de no tener descuentos o si existe un faltante, se iniciará el cobro al contratista y a la compañía aseguradora del valor total o valor restante de la multa o de los perjuicios.

Subdirección Administrativa, Financiera y de

Control Disciplinario – Oficina Asesora

Jurídica

Escrito – Cobro judicial

4.2.1.10.6. Terminar el procedimiento en cualquier momento si por algún medio se tiene conocimiento de la cesación de situación de incumplimiento, la cual será verificada por el supervisor y/o interventor del respectivo contratista mediante.


Acta

AUTORIZACION

Elaboró:

Fanny Ortiz Londoño

Mario Enriquez

Profesionales Subdirección Administrativa Financiera y de Control Disciplinario y Oficina Asesora Jurídica

Revisó:

Nayiber Neira Rubiano

Jefe Oficina Asesora de Planeación

Aprobó:

MARGARITA MARIA MUÑOZ

Jefe Oficina Asesora Jurídica

DORIS PATRICIA NIVIA PEÑA

Subdirectora Administrativa, Financiera y de Control Disciplinario.

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