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CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICACONTRALORIA REGIONAL DEL BIOBÍO

DEPARTAMENTO DE AUDITORÍA E INSPECCIÓN

Informe SeguimientoMunicipalidad de Ninhue

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CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICAContraloría Regional del Biobío

Departamento de Auditoría e Inspección

PREG: 8025

REMITE INFORME DE SEGUIMIENTOIF.M-25/09.-

CONCEPCIÓN , U 77.3 3 22,12. 10

El Contralor Regional que suscribe cumplecon remitir copia del Informe de Seguimiento IF.M-25/09, que contiene losresultados de una auditoría que este Organismo Fiscalizador efectuó en eseservicio.

Saluda atentamente a Ud.,

MANUEL CERDA SEPULvEDÍABOGADO

Contralor Regional de, El 8i ;Contrelofía General de la Rept;h{ir

AL SEÑORLUIS MOLINA MELOALCALDE DE LA MUNICIPALIDAD DENINHUEVAP/hop.-


Unidad de Auditoría e Inspección

PREG: 8025

ER ANT 1-^°-ii, i

SOBRE INFORMESEGUIMIENTO IF.M-25109.-

DE

CONCEPCIÓN , 0 7 7 3 -9 2 7.17. 10

El Contralor Regional que suscribecumple con remitir a Ud., copia del Informe de Seguimiento IF.M-25/09,relacionado con una visita efectuada en la Municipalidad de Ninhue, por elfuncionario de este Organismo Fiscalizador señor Jorge Ulloa Illanes, con elpropósito que en su condición de Secretario Municipal de la citada comuna,se sirva entregarlo a ese cuerpo colegiado en la primera sesión que lleve acabo tal órgano, luego de la recepción del presente informe, ello en virtudde lo dispuesto en el artículo 55°, de la ley N° 18.695, OrgánicaConstitucional de Municipalidades.

Al respecto, cabe hacer presenteque deberá informar a este Organismo Contralor sobre el cumplimiento detales diligencias en el mismo día en que éstas se materialicen.


AL SEÑORSECRETARIO MUNICIPALDE LA MUNICIPALIDAD DENINHUEJJL/hop.-

MANUEL CERDA SEPUL.VEDAABOGADO

Contralor Regional dei Bi .- >í.,

Contraloría General de la Repúbi',.?

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PREG: 8025


Departamento de Auditoría e Inspección

REMITE INFORME DE SEGUIMIENTOIF.M-25109.-

CONCEPCIÓN, 077 31 22.12. 10

El Contralor Regional que suscribe cumplecon remitir copia del Informe de Seguimiento IF.M-25/09, que contiene losresultados de una auditoría que este Organismo Fiscalizador efectuó en eseservicio.


MANUEL CERDA SEPULVEDAABOGADO

Contralor Regional dei Bío-BícContraloría General de la República

AL SEÑORJEFE DE CONTROLDE LA MUNICIPALIDAD DENINHUEVAP/hop.-

CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICACONTRALORÍA REGIONAL DEL BIOBÍOUNIDAD DE AUDITORÍA E INSPECCIÓN

PREG 8025 INFORME DE SEGUIMIENTO DE LASOBSERVACIONES CONTENIDAS EN ELINFORME FINAL N° M-25 DE 2009, DE LAMUNICIPALIDAD DE NINHUE.

CONCEPCIÓN , 2 2 OJC, 2010

En cumplimiento del plan anual de fiscalizaciónde esta Contraloría Regional para el año 2010, se efectuó en la Municipalidad deNinhue, un seguimiento a las medidas adoptadas por esa entidad respecto de lasobservaciones formuladas en el informe N° IF-M-25, de 2009, remitido por oficio N°9.629, de 2009, sobre auditoría de transacciones a los gastos de los macroprocesosde abastecimiento y finanzas, efectuados durante el período 2008.

Para el desarrollo de este cometido se tuvopresente el señalado informe de fiscalización, el cual fue analizado al tenor de losnuevos antecedentes recopilados y de las validaciones efectuadas, determinándose losiguiente:

1.- Sobre aspectos de control interno

a) Sobre lo observado en el punto 1.1 delinforme final N° IF-M-25, respecto a la no actualización del reglamento municipal quedefine la organización interna, funciones y coordinación conforme a lo establecido enel artículo 31, de la ley N° 18.695, Orgánica Constitucional de Municipalidades, seconstató que mediante decreto alcaldicio N° 2.128, de 26 de agosto de 2010, fueactualizado dicho reglamento, situación que permite levantar la observación.

b) En relación a lo observado en el punto1.2 del mencionado informe, en cuanto a que el manual de procedimientos deadquisiciones aprobado mediante el decreto alcaldicio N° 1.194, de 18 de agosto de2005, no se ajusta íntegramente a las disposiciones contenidas en artículo 4°, delreglamento de la ley N° 19.886, sobre contratos administrativos de suministro yprestación de servicios, se constató que mediante el decreto alcaldicio N°2.129, de 26de agosto de 2010, éste fue actualizado incluyéndose en él las materias noconsideradas en su oportunidad.

AL SEÑORMANUEL CERDA SEPÚLVEDACONTRALOR REGIONAL DEL BIOBÍOPRESENTEJUI/

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observación en esta materia.En consecuencia corresponde levantar la

c) Sobre la observación signada con elnúmero 1 . 3 del informe final, que dice relación con la inexistencia de una unidad decompras centralizada y un acto administrativo que designe a los funcionariosmunicipales que intervienen en el portal www.mercadopublico.cl, se comprobó que laadministración municipal ha implementado una sola unidad de compra municipalcuyas funciones han sido descritas en el manual de procedimientos de adquisicionesvigente y, faltando solamente que las personas que operan el sistema de compraspúblicas sean designadas mediante un decreto alcaldicio y se les formalice la entregade claves de acceso y la definición de perfiles de usuarios.

De acuerdo a lo anterior , esta ContraloríaRegional resuelve levantar parcialmente la observación.

Respecto de la observación que indica quese contraviene el principio de control interno sobre separación de funciones que afectaal encargado de adquisiciones quién cumple el rol de comprador y supervisor a la vez,se comprobó que dicha situación todavía no ha sido regularizada por la entidadedilicia.

Asimismo , se constató que el perfil deauditor del sistema de compras públicas no ha sido asignado al encargado suplentede la unidad de control, aun cuando el titular del cargo dejó de prestar servicios en lamunicipalidad.

observaciones antes señaladas.En consecuencia corresponde mantener las

En relación a la observación formuladarespecto a la inexistencia de una autorización o solicitud de informe sobredisponibilidades presupuestarias dirigida al departamento de administración y finanzaspor parte de las unidades requirentes que intervienen en el proceso de adquisiciones,se constató que la entidad edilicia implementó un formulario de solicitud de compra elque debe ser suscrito por cada jefatura y visado por la jefa del departamento deadministración y finanzas respecto a la disponibilidad presupuestaria y pertinencia delgasto , razón por la cual se da por subsanada la observación.

d) Sobre lo observado en el punto 1.4 delinforme final N° IF-M-25 , que dice relación con que el encargado de control no haelaborado un programa de auditoría anual, se constató que para el ejerciciopresupuestario 2010, tampoco se confeccionó dicha planificación, toda vez que elfuncionario que desempeña la función de control renunció voluntariamente almunicipio , cumpliendo en la actualidad la subrogancia de dicho cargo el secretariomunicipal a partir del 7 de junio de 2010.

De acuerdo a lo anterior , esta Contraloríaregional resuelve mantener la observación.

e) La observación que figura signada con elnúmero 1 . 5, sobre la ausencia de órdenes de compras en la bodega municipal lascuales no son remitidas oportunamente por la unidad de adquisiciones para lasrespectivas validaciones con la factura y/o guía de despacho del proveedor, secomprobó que mediante oficio N°7, de 6 de enero de 2010, la jefa del departamentode administración y finanzas impartió instrucciones al respecto , a objeto de subsanarla observación , lo que fue verificado en terreno.

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En cuanto a la no actualización del libro decontrol de existencias se verificó que éste se encontraba al día, situación por la cualpermite levantar la observación sobre esta materia.

f) La observación del punto 1.6 del informefinal, sobre la omisión de colocar el número de la licitación en los decretos alcaldiciosque aprueban adquisiciones y en las órdenes de compras respectivas, lo que dificultavalidar los procesos respectivos, se comprobó que en el ejercicio presupuestario delaño 2010, la municipalidad ha implementado el procedimiento de dejar constancia delN° de licitación en el decreto alcaldicio y en la orden de compra pertinente.

observación.En consecuencia, se levanta la

g) En relación a la observación formuladaen el número 1.7 del informe final, referida a que los vehículos municipales que seencontraban asignados mediante decreto alcaldicio a las unidades respectivas nocontaban con el disco estatal adosado al costado del mismo, conforme se dispone enel artículo 3° del decreto ley N° 799 de 1974, que regula el uso de los vehículos delEstado, se constató que mediante memorándum N° 73, de 7 de diciembre de 2010, elencargado de movilización indica que dichas situaciones han sido subsanadas, lo cualfue verificado, correspondiendo por lo tanto dar por subsanada la observación.

h) En relación a la observación signada conel número 1.7 del informe final, sobre las bitácoras de los vehículos municipales quepresentaban omisiones en el kilometraje recorrido, se comprobó que en la actualidadéstas se mantienen al día, las cuales son revisadas periódicamente por el encargadode movilización, situación que permite levantar la observación planteada.

i) Sobre la observación formulada en elpunto 1.8 del informe final, que se relaciona con las hojas de vida de los vehículos depropiedad municipal, se comprobó que la municipalidad implementó dichas hojas devida que contienen la información de los vehículos, situación que permite subsanar laobservación en la materia.

j) Lo observado en el punto 1.9 del informefinal, relativo al reglamento o instrucciones impartidas por la autoridad comunal parael control y uso de los teléfonos móviles que tienen a cargo los funcionariosmunicipales y concejales, se comprobó que todavía no se ha implementado algúnmecanismo de control sobre esta materia, sin embargo, la administración comunalseñala que se está en el proceso de elaboración de instrucciones sobre el particular.

Lo anterior no permite salvar laobservación, en tanto no se pongan en aplicación las instrucciones que se encuentranen proceso de elaboración.

k) En relación a la observación signada conel número 1.10, referida a que en los programas de actividades municipales, sociales,deportivas y culturales, que son aprobados con un marco presupuestario determinado,pero sin que se elabore un detalle de los gastos específicos a incurrir ni se proceda adictar un decreto alcaldicio que apruebe dicho programa, se constató que para elejercicio presupuestario del año 2010, la municipalidad ha implementado un detalle delos gastos que involucra cada actividad municipal, y se verificó la emisión delrespectivo acto administrativo que la aprueba.

En consecuencia, se resuelve dar porsubsanado lo observado.

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1) Respecto a la observación formulada enel punto 1.11 del informe final, relacionada con la existencia de garantías de fielcumplimiento de contratos de bienes y servicios generales que no consignan elobjetivo de la caución, se comprobó que dicha situación todavía permanece sincorregirse. A modo de ejemplo se indica el vale vista N° 4773422, de 7 de mayo de2010 por la suma de $ 189.919, del BancoEstado, cuyo documento mercantil no aludeal contrato ni se refiere al tipo de caución.

De acuerdo a lo anterior, esta Contraloríaregional resuelve mantener la observación.

II.- Sobre examen de cuentas

1.- Macroproceso de abastecimiento

el título enunciado, se verificó lo siguiente:Sobre las observaciones consignadas bajo

a) En relación a la observación signada conel número 1.1, del informe final, que se refiere a la contratación de servicios mediantetrato directo o contratación directa efectuada por la entidad, sin que se hayanefectuado cotizaciones abiertas a los proveedores del rubro a través del sistema deinformación Chilecompra, se comprobó que la Municipalidad de Ninhue ha seguidoutilizando en algunos casos dicha práctica la que no se ajusta a la normativa legal queregula la materia.

A modo de ejemplo, se indica el decreto depago N° 1.357, de 29 de septiembre de 2010, mediante el cual se pagó la suma de$ 250.000, a la proveedora doña Alicia Sepúlveda Torres, cuyo procedimiento decontratación se realizó mediante trato directo sin que se hayan efectuado cotizacionesabiertas a través del sistema de información Chilecompra, y sin que exista un decretoque justifique la necesidad de recurrir a dicho procedimiento.

observación en todos sus términos.Al respecto corresponde mantener la

b) En cuanto a la observación formuladabajo el punto 1.2, del informe final, sobre la entrega de equipos móviles a funcionariosy concejales sin que exista un acto administrativo mediante el cual se hayan asignadotales bienes, se constató que la entidad edilicia mediante decreto alcaldicio N° 69, de13 de enero de 2009 asignó los equipos móviles a los funcionarios y cuerpo deconcejales, por lo que se subsana la observación.

c) Lo observado en el punto 1 . 3 del informefinal, respecto a la inexistencia de un contrato de suministro por concepto decombustible y lubricantes para el año 2008 , que respalde las transacciones realizadaspor los proveedores doña Irma Cavalleri Vignozzi y Martínez Urrejola Ltda., seconstató que mediante licitación pública N° 4121-8-LE09 , se adjudicó dicho suministropor el periodo 2009-2010 , a la Compañía de Petróleos de Chile COPEC S.A., a travésdel decreto alcaldicio N° 839 , de 23 de marzo de 2009 , razón por la cual correspondelevantar la observación planteada.

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d) Lo observado en el punto 1.4 del informefinal, referido a que los decretos de pago por la adquisición de combustible serespaldaban con el documento denominado "órdenes de Combustible", que enmuchos casos, no contaba con la firma del encargado de adquisiciones en señal deconformidad con la compra, se comprobó que en la actualidad dicho procedimiento hamejorado toda vez que el encargado de vehículos municipales realiza un informe derequerimiento de combustible al encargado de adquisiciones quién procede aautorizar las cargas del mismo mediante tarjetas habilitadas al efecto, enconsecuencia se levanta la observación en esta materia.

e) La observación formulada en el punto 1.5del informe final, sobre la adquisición y contratación de servicios de mantenimiento yreparación de vehículos, repuestos y accesorios mediante trato directo y sin ladictación de un acto administrativo que apruebe y justifique tal procedimiento decompra, se constató que el municipio regularizó dicha anomalía por cuanto, mediantelicitación pública múltiple N° 4121-15-LE10, denominada "Sistema de Abastecimientopor Contratos de Suministros años 2010-2011" adjudicó a las empresas MauricioTapia Toro, José Araneda Cerda y Cía. Ltda., Automotora Antumalal Ltda., y HéctorLagos Sepúlveda el suministro de mantención y reparación de vehículos pesados ylivianos de la entidad comunal.

en su oportunidad.Lo anterior permite subsanar lo observado

2.- Macroproceso de finanzas

señalar lo siguiente:En relación con el rubro, corresponde

a) Sobre la observación formulada en elpunto 2.1 del informe final, respecto a las diferencias que se arrastran de añosanteriores entre el saldo contable de algunas cuentas corrientes bancarias delmunicipio y el saldo determinado según libro banco, la entidad edilicia se encuentraanalizando dichas discrepancias, sin que, a la fecha de la presente auditoría deseguimiento, éstas se hayan regularizado, situación por la cual se mantiene laobservación planteada.

b) En cuanto a lo observado en el punto 2.2del informe final sobre un cheque caducado por la suma de $380.000, incluido en lanómina de cheques girados y no cobrados al 31 de diciembre de 2008, en laconciliación bancaria de la cuenta corriente N° 51509015566, "Fondos Municipales",se comprobó que mediante comprobante de traspaso N° 2 de 26 de febrero de 2009,se realizó el ajuste pertinente, reingresando dicho monto al movimiento de fondos, y almismo tiempo reconociendo la obligación en la cuenta contable código 216-01,denominada "Documentos Caducados".

observación.En consecuencia, se da por subsanada la

c) La observación signada con el número2.3 del informe final, que dice relación con la contravención del principio de controlinterno sobre separación de funciones que afecta al tesorero municipal, quien ademásde las funciones propias del cargo, cumple con la labor de cajero, efectúa la

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recaudación de los ingresos municipales , realiza los registros en el sistema deinformación de tesorería y, posteriormente, deposita los valores recaudados, severificó que dicha situación todavía no se ha subsanado, por lo que la observación semantiene a firme.

d) Lo observado en el punto 2.4 del informefinal, sobre las diferencias existentes en algunos meses del año 2008, entre losingresos municipales registrados en el libro banco y los montos contabilizados en lacuenta código 111-02-01, correspondientes a la cuenta corriente N° 51509015566,"Fondos Municipales ", se constató que la entidad edilicia se encuentra analizandodicha discrepancias , sin que éstas hayan sido regularizadas , situación por la cual semantiene la observación planteada.

e) La observación formulada en el punto 2.5del informe final , referida a que se depositaron cheques en la cuenta corriente"Fondos Municipales", por concepto de garantías de fiel cumplimiento de contratos ycorrecta ejecución de los mismos, en circunstancias que ello no correspondía, severificó que la jefatura del departamento de administración y finanzas impartióinstrucciones sobre la materia al tesorero municipal para que regularizara dichapráctica, lo que se verificó en terreno. Por lo tanto, se da por subsanada laobservación.

f) Sobre la observación que figura en elpunto 2.6 del informe final que dice relación con que el municipio contabilizasimultáneamente el devengamiento y el pago de las facturas , en circunstancias que setrata de instancias que ocurren en momentos distintos , no quedando con ello reflejadoel concepto de deuda exigible a una fecha determinada, se constató que dichapráctica todavía acontece, lo que no permite subsanar lo observado. En consecuenciaésta se mantiene.

g) Lo observado en el punto 2.7 del informefinal, en cuanto a que el municipio contabilizó obligaciones presupuestarias en base a laemisión de órdenes de compras en el Subtítulo 34 , ítem 07 , denominada "DeudaFlotante ", en circunstancias que el registro en esa cuenta presupuestaria sólo esprocedente en la medida que al termino del ejercicio presupuestario, se hubieraregistrado el devengamiento de facturas que no se alcanzaron a pagar (deuda exigible),se verificó que dicho procedimiento irregular fue subsanado, razón por la cual se levantala observación planteada.

h) Las observación consignada en el punto2.8 del informe final, sobre la adquisición de bienes y servicios que no han sidoingresados a la bodega municipal, se constató que el municipio ha dado cumplimientoa lo prescrito en el artículo 74 del manual de procedimientos de adquisiciones,aprobado mediante decreto alcaldicio N° 2.129, de 26 de agosto de 2010, en términosque todos lo bienes muebles adquiridos se han ingresado a la bodega.

Regional resuelve levantar la observación.De acuerdo a lo anterior, esta Contraloría

i) Sobre la observación formulada en elpunto 2.10 del informe final, relativa a que determinados gastos relacionados con laejecución de obras menores, ascendentes a $ 2.358.737, fueron imputados alSubtítulo 22, ítem 04, Asignación 010, "Materiales para Mantención y Reparación deInmuebles ", en circunstancias que correspondían ser contabilizados en el Subtítulo 31,Ítem 02 "Iniciativas de Inversión", dicha práctica continúa efectuándose en el ejerciciopresupuestario del año 2010.

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En efecto, a modo de ejemplo, se indica eldecreto de pago N°1.373, de 29 de septiembre de 2010, por la suma de $ 1.387.309,mediante el cual se adquieren materiales de riesgo para la habilitación de aguapotable del sector Parque Ramadero Municipal y pozos del sector Reloca, sin que sehaya creado un proyecto al efecto, asignándole un código correspondiente,desembolsos que debieron haberse imputado al subtítulo 31, ya mencionado..

observación en todos sus términos.Al respecto corresponde mantener la

j) En relación a la observación consignadaen el punto 2.11 del informe final, que se refiere a que liquidaciones de sueldos desiete trabajadores contratados por la empresa que realizaba el servicio de aseo de lacomuna, adjuntas a los decreto de pagos N°s 525, 983 y 1.894, todos de 2008, no seencontraban con la firma correspondiente, se comprobó que dicha situación fuesubsanada por el municipio, por lo que corresponde levantar la observación.

k) Sobre lo observado en el punto 2.12 delinforme final, relativo al incumplimiento de las cláusulas sexta y séptima del contratode servicio de mantención de recintos municipales, sobre reajustabilidad del mismo,se verificó que la administración municipal impartió instrucciones sobre la materia paraque en lo sucesivo el administrador del referido contrato efectúe el calculo delporcentaje de reajuste en los términos convenidos, lo cual se ha venido aplicando. Enconsecuencia se levanta la observación planteada.

1) La observación 2.13 del informe final quese refiere a que el municipio no efectuó una investigación sumaria para establecer lascausas del accidente que sufrió la camioneta municipal marca Ford Ranger XLT año2008, placa patente BRPP-31, el 26 de agosto de 2008, se verificó que medianteoficio N° 325, de 7 de octubre de 2010, la municipalidad había enviado a estaContraloría Regional el expediente sumarial.

Control resuelve levantar la observación.

lo siguiente:

En consecuencia, este Organismo de

CONCLUSIONES

Con el mérito de lo expuesto, cabe concluir

1a.- La Municipalidad de Ninhue haadoptado , en general , las medidas tendientes a subsanar las observacionesseñaladas en el informe materia del presente análisis, faltando por subsanar lasestablecidas en las letras c), d), j) y h ) del párrafo 1, sobre aspectos de control interno;letra a ), del punto 1 "Macroproceso de Abastecimiento ", y letras c), f) e i) del punto 2" Macroproceso de Finanzas ", del presente informe de seguimiento.

Por consiguiente, la autoridad comunaldeberá solucionar definitivamente las observaciones pendientes, lo que será verificadoen una próxima visita inspectiva.

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2a.- En relación con lo señalado en lasletras a ) y d) del numeral 2 "Macroproceso de Finanzas", del presente informe deseguimiento , esto es , la existencia de algunas diferencias que se arrastran por variosaños , entre el saldo de algunas cuentas corrientes del municipio y el saldo del librobanco ; y sobre las diferencias existentes en algunos meses del año 2008 , entre losingresos municipales depositados y lo contabilizado , corresponde que la autoridadcomunal ordene la instrucción de un sumario para determinar si los funcionariosinvolucrados en los hechos que se observan vulneraron sus deberes y/o prohibicionesestatutarias , el que una vez afinado deberá remitirse conjuntamente con el decretoque lo termine , a esta Contraloría Regional para su examen.

Saluda atentamente a Ud.

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