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CENTRO DE INVESTIGACIÓN Y DE ESTUDIOS AVANZADOS DEL
INSTITUTO POLITÉCNICO NACIONAL
Departamento de Ingeniería Eléctrica
Sección de Computación
“SISTEMATIZACIÓN DE RUTAS DE VENTA UTILIZANDO CÓMPUTO
MÓVIL”
Tesis que presenta
Eduardo Rodríguez Flores
para obtener el grado de
Maestro en Ciencias
en la Especialidad de
Ingeniería Eléctrica
Director de la tesis: Dr. Adriano de Luca
México, D.F. Abril 2005.
i
ÍNDICE
RESUMEN
ABSTRACT
PROBLEMÁTICA
1. INTRODUCCIÓN
1.1 Objetivo y Organización............................................................................... 1-3
2. JUSTIFICACIÓN Y CRITERIOS DE SELECCIÓN DE EQUIPO 2.1 Justificación ................................................................................................. 2-1 2.1.1 Descripción de las Justificaciones ............................................................... 2-1 2.2 Reseña Histórica ......................................................................................... 2-7 2.2.1 Historia del uso de las computadoras en las ventas .................................... 2-7 2.2.2 HandHelds y su evolución ........................................................................... 2-9 2.2.3 Desarrollo en nuestros días ......................................................................... 2-13 2.2.4 Historia del uso de las HandHeld en México ............................................... 2-14 2.3 Selección del equipo.................................................................................... 2-15 2.3.1 LapTops....................................................................................................... 2-18 2.3.2 LapTops de trabajo pesado ......................................................................... 2-19 2.3.3 HandHelds de uso ejecutivo ........................................................................ 2-19 2.3.4 HandHelds de uso rudo ............................................................................... 2-20 2.3.5 Equipo vestible (weareable) ........................................................................ 2-21 2.3.6 Toma de decisión para seleccionar el equipo.............................................. 2-22
3. APLICACIÓN 3.1 Empresa de estudio..................................................................................... 3-1 3.2 Justificación…………………………………………………………………………………………………………………………… .. 3-2 3.3 Operación actual ......................................................................................... 3-4 3.3.1 Personal involucrado ................................................................................... 3-5 3.3.2 Proceso de venta......................................................................................... 3-5
• Actividades de inicio de día ................................................................. 3-6 • Actividades del vendedor en ruta......................................................... 3-13 • Actividades durante la visita al cliente ................................................. 3-15 • Actividades de fin de día...................................................................... 3-23
ii
4. PROPUESTA DE SOLUCIÓN 4.1 Alcances del sistema utilizando Computo Móvil .......................................... 4-1 4.2 Propuesta de operación utilizando Cómputo Móvil...................................... 4-4
• Actividades de inicio de día ................................................................. 4-4 • Actividades del vendedor en ruta......................................................... 4-11 • Actividades durante la visita al cliente ................................................. 4-13 • Registro de cobranza........................................................................... 4-20 • Actividades de fin de día...................................................................... 4-23
4.3 Selección de Equipo .................................................................................... 4-33 4.3.1 Selección de la terminal portátil ................................................................... 4-33
• Intermec serie 700 ............................................................................... 4-36 • Symbol PDT8100 ................................................................................ 4-37
4.3.2 Selección de la impresora ........................................................................... 4-38 • Oneil 2i ................................................................................................ 4-39
4.3.3 Comunicación con el sistema administrativo ............................................... 4-40 • Conexión con terminales portátiles...................................................... 4-41
4.4 Selección de software de desarrollo ............................................................ 4-44 4.4.1 Selección del lenguaje de programación ..................................................... 4-44
• Embedded visual basic........................................................................ 4-44 • Embedded visual c++ .......................................................................... 4-44 • Java me ............................................................................................... 4-44
4.4.2 Selección del manejador de registros o del manejador de la BD................. 4-45 • Manejador de Bases de Datos............................................................. 4-45 • Manejador de Registros....................................................................... 4-45
5. CONSTRUCCIÓN DE LA APLICACIÓN 5.1 Diseño de la Aplicación ............................................................................... 5-1 5.1.1 Carga........................................................................................................... 5-1 5.1.2 Pedidos........................................................................................................ 5-10 5.1.3 Cobranza ..................................................................................................... 5-18 5.2 Puesta en marcha........................................................................................ 5-22 5.2.1 Pruebas ....................................................................................................... 5-22 5.2.2 Corrección de fallas ..................................................................................... 5-23 5.2.3 Implantación ................................................................................................ 5-23 5.3 Evaluación de la operación con el sistema móvil......................................... 5-24
6. CONCLUSIONES
iii
ÍNDICE DE FIGURAS Y TABLAS
Figura 2.1 Ejemplos de HandHelds en los 80’s.................................................. 2-9 Figura 2.2 Telxon 701 con PCTCOS.................................................................. 2-9 Figura 2.3 Telxon PTC – 860 .............................................................................. 2-10 Figura 2.4 Equipos DOS con Symbol PDT–7500 y Symbol PDT...................... 2-11 Figura 2.5 Equipos de uso rudo con PocketPC y con PalmOs.......................... 2-13 Figura 2.6 Árbol de decisión para equipo móvil ................................................. 2-17 Figura 3.1 Actividades de Inicio de día............................................................... 3-6 Figura 3.2 Actividades del Vendedor en Ruta.................................................... 3-13 Figura 3.3 Actividades Durante la Visita al Cliente ............................................ 3-16 Figura 3.4 Actividades de Fin de Día ................................................................. 3-23 Figura 4.1 Actividades de Inicio de día............................................................... 4-4 Figura 4.2 Actividades del Vendedor en Ruta.................................................... 4-11 Figura 4.3 Actividades Durante la Visita al Cliente ............................................ 4-13 Figura 4.4 Registro de Cobranza ....................................................................... 4-20 Figura 4.5 Actividades de Fin de Día ................................................................. 4-23 Figura 4.6 Cunero de la Terminal Portátil PDT 8100 ......................................... 4-43 Figura 5.1 Diagrama de Procesos para Carga................................................... 5-2 Figura 5.2 Diagrama de Navegación de Pantallas para Carga .......................... 5-8 Figura 5.3 Diagrama de Clases Estáticas para Carga ....................................... 5-9 Figura 5.4 Diagrama de Procesos para Pedidos................................................ 5-10 Figura 5.5 Diagrama de Proceso Agregar Pedido............................................. 5-10 Figura 5.6 Diagrama de Proceso Captura de Productos.................................... 5-11 Figura 5.7 Diagrama de Navegación de Pantallas para Captura de Productos . 5-16 Figura 5.8 Diagrama de Pantallas para Productos en Movimiento .................... 5-16 Figura 5.9 Diagrama de Clases Estáticas para Pedidos .................................... 5-17 Figura 5.10 Diagrama del Proceso Cobranza ...................................................... 5-18 Figura 5.11 Diagrama de Navegación de Pantallas para Cobranza .................... 5-20 Figura 5.12 Diagrama de Clases Estáticas para Cobranza ................................. 5-21 Tabla 2.1 Lista de verificación para Selección de Equipo 2-22
RESUMEN
A últimos años, el uso de las computadoras portátiles abarca cada vez más
actividades, desde el ejecutivo que lo utiliza como agenda, libreta de anotaciones y
teléfono celular, hasta el levantador de lecturas en los medidores de electricidad y
gas de nuestras casas. El presente trabajo trata sobre el desarrollo de aplicaciones
que utilizan cómputo móvil como ayuda en las actividades de los vendedores de
mercancía a detalle, como son los de Bimbo o Sabritas. El trabajo se divide en dos
grandes bloques. En el primero se analizan los principales elementos a ser
considerados en el desarrollo de este tipo de aplicaciones, desde la tecnología
disponible hasta los criterios de negocio aplicables. En el segundo bloque se utilizan
los conceptos vistos en el primero para un caso de estudio real, el cuál es visto en
todas sus etapas a nivel de detalle, desde la justificación hasta la evaluación de los
resultados después de la implantación en las primeras rutas de venta.
ABSTRACT
In the last years, the use of portable computers covers more and more activities, from
an executive who uses them as an address book, note pad and cell phone, to the man
that records the electricity and gas consumption in the houses. The aim is the present
document is to show how the development that use portable computers helps to the
goods sellers activities in detail, as are Bimbo and Sabritas salesmen. This writing is
divided in to big blocks. The first one analyzes the principal elements to be considered
in the development of this kind of applications, from the available technology to the
applicable business criteria. The second block uses the concepts seen in the first
each real case of study, which is reviewed in detail in all its steps, from the
justification to the evaluation of the results after the first sales route implantation.
PROBLEMÁTICA
Con el desarrollo de las nuevas tecnologías, el campo de la producción y
comercialización de productos, entre otros, se ha visto sometido a profundas
transformaciones con el fin de mejorar la eficiencia y con esto los costos,
considerando en esta, todos los parámetros que la caracterizan, como por ejemplo:
menor tiempo de respuesta, menos pérdidas, menores costos administrativos, etc.
La comercialización, como es fácil imaginar, tuvo que abocarse a la importante
necesidad de integrar en sus esquemas las nuevas tecnologías. Esta integración
modificó, en muchísimos casos, la forma de operar y de concebir los objetivos del
negocio, se pasó del simple hecho de vender más al de vender mejor. Al inicio, sin
experiencias previas, las tareas para realizar los cambios fueron muy arduas, en
muchas ocasiones fue a prueba y error, consumiendo mucho tiempo y recursos.
Como parte de los convenios patrocinados entre la Universidad Autónoma
Metropolitana y la industria, se planteó el proyecto de desarrollar un sistema que
permitiera asistir a vendedores de productos a detalle (como son los de Bimbo o
Sabritas) utilizando computadoras portátiles.
Como era de esperarse, el primer acercamiento entre el departamento de ventas y
nosotros como expertos en la tecnologías de cómputo, fue severamente confuso. No
existía algo a lo que pudiéramos hacer referencia como punto de partida. Era
sintomático que las dos partes esperaban que el otro diera la solución completa e
inmediata del problema.
Superado esta primera fase se inició el análisis de los puntos importantes en el ciclo
de venta, lo primero fue definir las secuencias de las acciones y las desviaciones
indeseables que se habían detectado. La adaptación de la tecnología móvil fue
inicialmente con el objetivo de solamente resolver los problemas detectados en la
operación sin tener en cuenta sus características específicas. En un segundo tiempo
fue cuando se inició el análisis de la tecnología misma para detectar, entre las
opciones disponibles, la más adecuada, y ofrecer, no solo correcciones a las
desviaciones, sino, mejoras que permitieran aumentar la eficiencia de la operación.
Al avanzar en este proceso de transformación, surgieron más problemas, por
ejemplo, si la tecnología sería aceptada, dada su carencia de preparación técnica, por
los agentes de venta y almacenistas, elementos de seguridad sobre el manejo de
bienes (tanto mercancía como dinero), diseño de interfaces hombre-máquina que
permitieran que los tiempos de captura no fueran mas allá de los que se consumen
en las operaciones manuales, entre muchos otros. Lo anterior fue realizado a través
de la elaboración de diversos prototipos que nos permitieran efectuar pruebas de
campo y determinar la efectividad de la solución planteada.
El presente trabajo propone los elementos para el análisis y toma de decisiones para
el desarrollo de aplicaciones de cómputo móvil en fuerzas de venta con base a las
experiencias obtenidas durante el desarrollo del proyecto, el cual fue implantado y
que actualmente funciona en cerca de 1000 rutas de venta.
Introducción Cap 1-1
1. INTRODUCCIÓN
La disminución de tamaño y costo de los equipos de cómputo, permitió el desarrollo
de un nuevo concepto en el uso de computadoras: el cómputo móvil [1]. Este consiste
en el uso de aplicaciones sobre computadoras que pueden ser portadas en la palma
de mano, con capacidades de cálculo y de comunicación, vía inalámbrica, similares a
equipos de mayor tamaño con algunas limitaciones, principalmente el tamaño de la
interfaz visual. La portabilidad así como la capacidad de utilizarlas mientras se
desarrollan las actividades a las que ayudan, ha permitido el desarrollo de
innumerables aplicaciones, donde se ha pasado, del uso de “escritorio” para registro
de datos y eventos ya ocurridos, al móvil que permite el control de las actividades
mientras éstas se realizan.
Desde finales de los 80´s hasta la actualidad, la utilización de computadoras
portátiles como auxiliares a los vendedores de ruta (i.e. Bimbo, Nestlé, CocaCola,
etc.) se ha incrementado y para algunas compañías sería imposible operar sin su
ayuda. Ahora vemos sistemas de control de almacén, basados en computadoras
móviles utilizadas por los almacenistas mientras acomodan la mercancía, sistemas
de mantenimiento, que dan órdenes a brigadas a través de computadoras portátiles
comunicadas por radiofrecuencia, o tomadores de lecturas de medidores de
diferentes servicios que pueden facturar en el sitio.
El presente estudio pretende dar una imagen integrada de los conocimientos
necesarios para el desarrollo de proyectos de automatización de la fuerza de ventas,
utilizando cómputo móvil. El término automatización es utilizado en el mercado para
denotar el uso de herramientas computarizadas para asistir al vendedor en sus
labores, tanto administrativas como ante sus clientes.
El estudio se divide en dos grandes secciones: en la primera se hace un análisis de
los elementos a considerar en un proyecto de este estilo: comienza con una breve
reseña histórica, elementos para justificar el proyecto y el análisis de las tecnologías
existentes y criterios para la selección del equipo. La segunda parte aplica los
conceptos de la primera en la solución de un problema real, el cual consistió en el
Introducción Cap 1-2
desarrollo de un sistema para la automatización de la fuerza de ventas en una
compañía de alimentos importante en su ramo: describe la operación antes de la
utilización de cómputo móvil y los principales problemas, los requerimientos
generales que debió cumplir el proyecto, la propuesta de operación considerando el
uso de cómputo móvil, y finalmente la selección de equipo y diseño de los principales
módulos. Esta solución se realizó al amparo de un convenio patrocinado con la
Universidad Autónoma Metropolitana.
1.1 OBJETIVO Y ORGANIZACIÓN
Objetivo
Sugerir los criterios generales que se pueden utilizar para el análisis y desarrollo de
sistemas de automatización de fuerzas de ventas utilizando cómputo móvil, y
aplicarlos a un caso de estudio para justificar, obtener requerimientos, proponer la
operación, seleccionar el equipo, construir e implantar un sistema de cómputo móvil
que asista a los vendedores de una empresa cuyo negocio es la venta, y distribución
de productos alimenticios a detalle.
Los criterios para su análisis se dividen en tres grupos:
Criterios para la justificación financiera
Criterios para la selección del equipo
Criterios sobre la operación
Los criterios sobre la operación se exponen a través del análisis de la operación de
una empresa y las oportunidades de mejora que ofrece el uso de la tecnología de
cómputo móvil. Aunque el análisis presenta una solución para una empresa en
específico, dada la variedad de su operación, tipos de productos e inclusión de todas
las fases del ciclo de venta en la automatización, nos permite mostrar una
panorámica general de los puntos a considerar para la implantación exitosa de un
sistema de cómputo móvil en empresas que distribuyan mercancías a sus clientes, a
través de vendedores, a nivel de detalle.
Introducción Cap 1-3
Organización
El estudio se presenta en dos grandes bloques dentro de los cuales se exponen los
conocimientos necesarios para realizar sistemas automatizados de fuerzas de venta
utilizando cómputo móvil, así como un caso práctico sobre una empresa del sector
alimenticio.
El primer bloque consta de:
• Los criterios que se pueden considerar en la Justificación Financiera al
Adquirir Cómputo Móvil para el Proyecto. Este es uno de los puntos más
importantes, porque como todo proyecto que puede llegar a consumir grandes
recursos humanos y financieros, tiene que justificarse en función de la
generación de valor a la empresa. Aunque algunos puntos son comunes a la
justificación de cualquier proyecto que implique automatización utilizando
computadoras, hay elementos interesantes desde el punto de logística y
operación que son propios de la tecnología móvil.
• Una breve Historia de los Equipos de Cómputo Móvil. Su ánimo es mostrar
que su uso no es nuevo y que se remonta a por lo menos dos décadas, pero
que con la disminución de costo de los equipos y su estandarización, ha
provocado un estallido en su uso en el último lustro. Se hace una breve reseña
de su uso en México, que a diferencia de otras tecnologías, ésta fue adoptada
en forma casi simultánea a Estados Unidos.
• Criterios para la Selección del Equipo. El mercado de equipo móvil presenta
un alto grado de especialización, ligado principalmente a dos factores: primero
a su alto contenido de soporte en campo de las aplicaciones, lo que lo ha
llevado a desarrollar equipos especiales, por ejemplo: equipos para utilizarse
en montacargas, vestibles o los que se colocan sobre alguna parte del cuerpo
o equipos para toma de lecturas de servicios, y segundo a que las empresas
proveedoras del ramo iniciaron con tecnologías propietarias, lo que generó
una gran diversidad de plataformas y acercamientos variados a los mismos
conflictos. En este punto se dan los criterios que pueden ser útiles para elegir
el equipo más adecuado a las necesidades del problema.
Introducción Cap 1-4
El segundo bloque consta de:
• El Planteamiento del problema real. Se hace una presentación del caso de
estudio con una breve introducción de lo que es la empresa, y se presenta en
forma detallada la forma de operación actual y los problemas que ésta
presenta. Este punto, además de dar a conocer el caso, mostrar los
principales problemas que se presentan en la operación, provee al lector
conocimientos acerca del funcionamiento de rutas de ventas y lo introduce a la
terminología del medio, como son la liquidación o la descarga.
• La Propuesta de Solución. Se propone una nueva forma de operación
utilizando cómputo móvil, tratando de eliminar o minimizar los problemas
expuestos en la operación manual. Utilizando los criterios expuestos sobre la
selección de equipo, se realiza la elección del mismo. Además se exponen
algunas disyuntivas de solución, y se menciona cual se eligió y por qué. Se
hace hincapié en la selección del lenguaje de programación y el administrador
de registros.
• La Construcción del Sistema de Cómputo Móvil. Se describe el diseño (a nivel
de caso de uso y de navegación de pantallas) de los módulos más
importantes. Se muestra como se construyó la aplicación y las soluciones a
algunos de los problemas planteados desde el punto de vista de la interfaz
usuario-máquina.
Justificación y Criterios de Selección de Equipo Cáp. 2-1
2 JUSTIFICACIÓN Y CRITERIOS DE SELECCIÓN DE EQUIPO
2.1 JUSTIFICACIÓN Como se esperaría de cualquier inversión, los proyectos de automatización de
fuerzas de ventas utilizando equipo de cómputo móvil, se justifican en función de los
beneficios que su uso acarreé [2]. Hay justificaciones que dan beneficios económicos
claros, hasta las que no son fácilmente mesurables en estos términos, pero no por
ello son menos importantes. A continuación se hace una descripción detallada de las
principales justificaciones, algunas son extensiones de las presentadas por O´Driscoll
en su estudio del comercio móvil [3]. Algunos de estos criterios se utilizarán para
justificar el proyecto que se utiliza como caso de estudio en 3.2.
2.1.1 DESCRIPCIÓN DE LAS JUSTIFICACIONES
Para su revisión en este trabajo, se dividirán en:
• Aumento en las ventas
• Logísticas
• Disminución de costos
• Información para toma de decisiones
• Conclusiones
a) AUMENTO EN VENTAS
Este es uno de los puntos más socorridos para justificar la adquisición de cualquier
proyecto de ayuda a vendedores, pero es uno de los más difíciles de defender debido
a que son cualitativos y difícilmente cuantificables; más aún, si hubiera recetas
simples para aumentar las ventas, cualquiera las podría implantar.
Las principales razones esgrimidas en un posible aumento a las ventas son:
I) Mejorar la imagen de la compañía. Este es un punto muy común, ya que el
uso de los equipos permite dar una imagen más tecnológica a la empresa, ya
sea que la competencia la posea (por lo que se iguala) o no la posea (y se
toma ventaja) [2]. Es difícil probar esto, pero es de lo más argumentado.
Justificación y Criterios de Selección de Equipo Cáp. 2-2
Estimar un retorno de inversión con alguna base que no sea la de comparar
con otro caso similar es poco factible, y aún teniendo un caso similar sigue
siendo muy complicado medir la percepción que van a tener los clientes del
uso tecnológico de su proveedor.
II) Mejorar prácticas comerciales. Con la ayuda de la tecnología se pueden
llevar al punto de venta las políticas comerciales, que de otra forma sería
muy difícil o imposibles de implantar. Por ejemplo, a nivel de la compañía se
puede decidir que antes de levantar un pedido ante un cliente, el vendedor
debe consultar la cobranza de ese cliente para ejercer presión en los pagos.
En un equipo portátil se le puede obligar al vendedor a consultar la cobranza
antes de levantar el pedido, por lo que en el momento que su superior le
reclame la poca efectividad en la cobranza, no podrá argumentar no saber
que el cliente debía dinero antes de levantar el pedido.
Este ejemplo, aunque sencillo, es altamente valorado, ya que la disminución
en puntos porcentuales de una cartera voluminosa o la disminución en el
rechazo de pedidos por falta de cobranza, puede justificar la implantación de
cómputo móvil y es posible manejarlo de 2 maneras: como un porcentaje del
costo financiero sobre la cobranza, y como una disminución de costos por
mover mercancía que no va a ser entregada.
III) Información de gestión en el Punto de Venta. Se pueden obtener estadísticas
previas, imágenes de nuevos productos, descuentos y promociones en el
momento de la venta. Aquí se esperaría que con más información se pueda
gestionar espacios en anaqueles, para tiendas de autoservicio, y en tiendas
pequeñas tratar de presionar al tendero para que adquiera una mayor
cantidad de productos.
Este punto también resulta difícil de cuantificar para retorno de inversión,
pero considerar un aumento de unos cuantos puntos porcentuales de ventas
puede justificar el proyecto.
IV) Generar esquemas de costeo personalizados por cliente. Permite un trato
diferenciado con los clientes, así como diferentes precios de ventas,
descuentos por volumen, etc. Realizarlo manualmente requeriría un esfuerzo
Justificación y Criterios de Selección de Equipo Cáp. 2-3
y un nivel de escolaridad del vendedor que es difícil obtener en un mercado
de venta con mercancía a bordo. Utilizando cómputo móvil es muy simple
implantar esquemas complejos de costeo, además de evitar un fenómeno
común como es el de falsear la facturación para simular ventas a clientes
con mayores descuentos y el vendedor retenga el descuento no otorgado.
Al igual que el punto anterior, no hay justificación en el retorno de inversión
por él mismo, pero si por la implantación del trato diferenciado a los clientes.
V) Esquemas de venta diferenciados. Es posible manejar esquemas distintos al
tradicional, como la consignación o el préstamo de algunos elementos de
soporte o ayuda para los clientes (botellas o exhibidores). El control de estos
esquemas puede llegar a ser complejo como cuando se factura por
diferencias en la consignación; en este caso, el vendedor toma inventarios y
factura la diferencia entre lo que dejó originalmente y lo que queda.
La utilización de equipo portátil puede ayudar a automatizar estas tareas y
disminuir la presión sobre el nivel de escolaridad y entrenamiento del
vendedor, así como bajar los tiempos de visita del vendedor por cliente.
En suma, considerar el aumento en ventas como una justificación no es fácil, tendría
que fundamentarse más en ahorros al vender mejor que en vender más o
simplemente en permitir negocios nuevos, como el caso de la venta a consignación.
b) LOGÍSTICA
Logística es el conjunto de medios y métodos necesarios para llevar a cabo la
organización de una empresa o de un servicio, especialmente de distribución. [4].
Aunque los elementos logísticos tienen una fuerte influencia en los costos de venta,
aquí se presentan separados por su carácter más operativo y para darles una mayor
relevancia como justificantes en la implantación de sistemas de cómputo móvil:
I) Manejo del negocio. Existen empresas que por su volumen o tiempos de
respuesta requeridos sería imposible operar o sumamente costoso sin apoyo
tecnológico. En este caso, la ayuda del cómputo móvil es muy importante.
Por ejemplo, en el área farmacéutica se requiere que los pedidos sean
levantados por la noche y surtidos durante la mañana del día siguiente. Los
Justificación y Criterios de Selección de Equipo Cáp. 2-4
distribuidores farmacéuticos manejan alrededor de doce mil productos
diferentes y cada vendedor levanta en promedio, alrededor de 12 pedidos de
300 productos diferentes, por cliente. Supóngase una operación manual,
donde el vendedor levanta los pedidos en una hoja o formato preimpreso con
renglones para llenar, ya que el número de productos en el catálogo impide
utilizar formatos con el catálogo preimpreso (estamos hablando de 240 hojas
con 50 productos por hoja). Después lo envía vía fax, los dicta vía telefónica
o en el peor de los casos se presenta en el centro de distribución en
persona. Cuando los pedidos son recibidos en la oficina son capturados en
algún sistema de cómputo durante un par de horas. Con algunos cientos de
vendedores, la operación sería extremadamente compleja, propensa a una
gran cantidad de errores, y costosa debido al personal de oficina necesario.
En este ejemplo la justificación es simple: es casi imposible operar sin la
ayuda de equipos de cómputo móvil que permitan al vendedor levantar los
pedidos y transmitirlos directamente al sistema administrativo de inventario,
así como realizar la facturación sin necesidad de recapturas.
II) Procesos muy largos. Uno de los procesos más comunes es lo que en el
medio se le conoce como liquidación, que es el proceso que efectúa el
vendedor al final del día de venta; se compone del conteo de la mercancía de
regreso, cálculo de faltantes y sobrantes de producto, liquidación de valores,
tanto efectivo como cheques y una de las tareas más pesadas: la generación
de reportes de fin de día, que incluyen algunos estadísticos de venta e
incidencias.
Cuando estos procesos son manuales, los vendedores pueden tardar varias
horas en llevarlos a cabo, lo que disminuye por un lado el tiempo dedicado
por el vendedor a las actividades propias de venta y aumenta las jornadas de
trabajo, que es uno de los principales factores de rotación laboral. Al utilizar
cómputo móvil los cálculos de la liquidación son simples y se obtienen
directamente de la información generada durante la jornada, así como los
reportes de fin de día, que reflejan los tiempos reales de las visitas y no los
que inventa el vendedor al final del día.
Justificación y Criterios de Selección de Equipo Cáp. 2-5
c) DISMINUCIÓN DE COSTOS
Los costos se pueden a su vez subdividir en:
Costos de Administración:
I) Reducción del personal de oficina, para soporte a vendedores. Esta es una
de las justificaciones más simples de argumentar. Por ejemplo, se tiene
personal para capturar los pedidos de los vendedores o las liquidaciones; si
esa información es almacenada en la terminal y descargada al final del día
directamente en el sistema administrativo central, este personal podría
dedicarse a otras tareas y sólo se necesitaría tener unas cuantas personas
para el caso de que falle un equipo y el proceso se haga manual. Lo mismo
es aplicado al personal que administra y aplica los pagos a la cobranza, la
cual se automatiza y desaparecen sus funciones.
II) Capacidad de incrementar vendedores sin aumentar el costo administrativo.
Cuando el número de vendedores crece, generalmente el costo de la
estructura administrativa lo hace también, y en el mejor de los casos es lineal
con el aumento en las ventas.
La utilización de cómputo móvil permite que con una infraestructura central
bien organizada este crecimiento se soporte con un incremento menor en la
estructura administrativa (capturistas, cajeros, liquidadores, etc.).
Costos por Pérdidas
I) Disminución de devoluciones. Si la empresa maneja mercancía en
devolución, ya sea por mal estado (caducó su vigencia, mal empacado, etc.)
o por falta de desplazamiento, se puede dotar al vendedor con información
que permita al momento de vender un producto a un cliente que ha tenido
devoluciones repetidas del mismo, se genere una advertencia al vendedor
para que limite la venta según la capacidad de desplazamiento del cliente.
Este punto es difícil de cuantificar, pero una disminución pequeña del
porcentaje de devolución puede justificar un proyecto de automatización de
fuerza de ventas.
Justificación y Criterios de Selección de Equipo Cáp. 2-6
II) Control de activos en préstamo o comodato. Para ayudar a la administración
de los activos de la empresa en poder de los clientes, a las computadoras
portátiles se les puede dotar de módulos de inventario y registro de activos,
que permitan mantener control sobre su ubicación.
d) INFORMACIÓN PARA LA TOMA DE DECISIONES
Este es uno de los puntos mas utilizados para la justificación de la inversión. Todas
las áreas de ventas consideran que si tienen más información sobre los hábitos y
características de sus clientes, así como del comportamiento de su competencia
estarán en mejor posición de incrementar las ventas. Lo anterior es parcialmente
cierto, ya que no sólo basta con tener la información, es necesario tener los
procedimientos y conocimientos para tomar decisiones con ella. Generalmente este
es uno de los beneficios que se obtiene después de mucho tiempo de implantado el
sistema, cuando la organización ha alcanzado la madurez necesaria.
I) Información detallada de consumo, cliente por cliente. Actualmente, la
optimización de los esquemas comerciales obliga a tener información
detallada de los hábitos de consumo de los clientes, los cuales pueden variar
de zona a zona y de forma estacional.
Sin la utilización de cómputo móvil, puede resultar complejo y costoso tener
esta información; la mayoría de las empresas que no poseen tecnología
manejan la información de sus ventas a nivel de vendedor y no saben el
detalle de lo que cada cliente consume.
II) Información del comportamiento del vendedor durante la ruta. Para optimizar
los costos de distribución, lo cual suele ser uno de los mayores problemas en
entregas al menudeo, es necesario optimizar los recorridos de los
vendedores, y para esto se necesita información detallada de visitas y
tiempos. Una forma de llevarlo a cabo es con bitácoras llenadas a mano por
el vendedor y después capturadas en algún sistema administrativo. Este
esquema generalmente no funciona, ya que las bitácoras son llenadas al
final del día con datos inventados.
Justificación y Criterios de Selección de Equipo Cáp. 2-7
Con la utilización de cómputo móvil es posible generar esta información
durante la operación diaria, sin que el vendedor tenga que alimentarla.
Cuando se elige un cliente para visitar, es cuando se considera que inicia la
visita, cuando se levanta un pedido éste se registra, etc. Al final del día se
tiene una bitácora detallada del orden, duración y actividades realizadas por
el vendedor, cliente por cliente.
III) Información sobre productos y desplazamientos de la competencia. Esta
información puede ser sumamente valiosa, por ejemplo si la competencia
disminuye el precio de un producto o lanza una promoción. La capacidad de
contrarrestar su efecto dependerá fuertemente del tiempo que tarden en
enterarse y reaccionar los niveles directivos de la organización.
Para ayudar se puede dotar a los equipos móviles de módulos de encuestas,
donde se registren precios de competencia o promociones; esta información
al ser descargada al final del día y procesada, permitiría tomar acciones
rápidas a niveles ejecutivos.
e) CONCLUSIÓN
El justificar la inversión en un proyecto de automatización de fuerza de ventas debe
estar más enfocado en el concepto de vender mejor que en el de vender más, donde
vender mejor significa hacerlo con un menor costo, una mayor eficiencia y con
información suficiente que ayude a una mejor toma de decisiones y que permita
mejorar el proceso en forma continua.
2.2 RESEÑA HISTÓRICA
2.2.1 HISTORIA DEL USO DE LAS COMPUTADORAS EN LAS VENTAS
El uso de la computación en las ventas nació como soporte administrativo, en
actividades como: el surtido de productos, administración del crédito y facturación,
sustituyendo los equipos electromecánicos de cálculo, impresión y actividades
manuales. Estas actividades relacionadas a las ventas estaban muy lejanas del
vendedor; prácticamente el vendedor sólo entregaba documentación y esperaba
reportes donde se le daba información de su gestión, que en el mejor de los casos se
Justificación y Criterios de Selección de Equipo Cáp. 2-8
utilizaba para informar al cliente sobre su situación, por ejemplo reportarle la
cobranza vencida o el estado de sus pedidos; en este momento los sistemas no
apoyaban propiamente la labor de ventas en campo, sólo ayudaban en lo que
conocemos como Soporte de Oficina.
A medida que las computadoras fueron mas pequeñas, disminuyeron los costos de
adquisición, logrando una confiabilidad aceptable y haciéndolas más amigables; la
captura de los datos inició su migración de los grandes centros de captura y
procesamiento hacia los lugares donde se generaban los datos; es cuando los puntos
de venta POS (Point Of Sales), hicieron su aparición en las tiendas departamentales
y de autoservicios. Los vendedores tuvieron contacto con las computadoras en sus
actividades diarias y pudieron registrar por ellos mismos sus ventas; además de la
inmediata disminución de los recursos humanos necesarios en la captura, pues ya no
era necesario registrar los movimientos, se tuvo como ventajas la disminución de los
errores en los datos, porque la captura pasó, de ser llevada a cabo por capturistas a
los mismos vendedores, quienes tienen una retroalimentación inmediata (emisión de
recibos), mayor interés en la calidad de la información, además de que pueden
generar reportes inmediatos a los cuadros superiores.
Este proceso de migrar cada vez más el uso de las computadoras hacia los usuarios
finales así como el registro y administración de los procesos automatizados, continúa
hasta hoy en día y es cada vez más raro encontrar personal de captura o que ejecute
procesos en las empresas. Pero aquellos vendedores que su labor la hacían fuera de
oficinas y grandes almacenes, esto es, en las instalaciones de los clientes,
continuaba sin tener una herramienta de cómputo que les ayudara con su labor. Fue
con la aparición de los equipos portátiles, como las LapTops y las HandHelds que se
pudo llevar los recursos de cómputo a las manos de la fuerza de ventas para
utilizarlos en donde se realiza su función. Primero como un apoyo de captura y
disminución del flujo de papel y después como una herramienta que le proveía
información para ayudarlo con su negociación, así como de información fidedigna a
las áreas de mercadotecnia y logística, para una mejor toma de decisiones.
Este cambio ha ido acompañado de la modificación en las funciones del vendedor,
que ha pasado de ser un simple levantador de pedido a un gestor de espacios (la
Justificación y Criterios de Selección de Equipo Cáp. 2-9
Figura 2.2. Telxon 701 con PCTCOS
llamada guerra de los anaqueles), y de la presentación de productos, donde el
objetivo primario de venderle al administrador del comercio donde se expenden sus
productos ha sido remplazado por venderle al cliente final, a través del intermediario.
¿De qué sirve sobrellenar un anaquel, si el producto se daña y caduca en los
anaqueles sin llegar al consumidor final? Actualmente con la ayuda de las
comunicaciones inalámbricas los vendedores tienen la posibilidad de consultar
existencias, estado de cobranza, promociones e información relevante en línea.
2.2.2 HANDHELDS Y SU EVOLUCIÓN
Una HandHeld (HH) es una computadora que puede ser guardada de forma cómoda
en el bolsillo y utilizada mientras se sujeta con la mano [6]. Actualmente a las
HandHelds también se les conoce como PDA’s (Portable Data Assistant).
Figura 2.1. Ejemplos de HandHelds en los 80´s: Symbol Plus y Telxon 610
PRINCIPIOS DE LOS 80’S
En esta época, aparecieron los primeros equipos portátiles; poseían procesadores
pequeños (8 bits, 4 Mhz) y memoria muy limitada (16Kb de memoria y 64Kb de
EPROM para almacenar las aplicaciones). Podían ser alimentados con pilas
desechables o recargables (NiCd) y tenían una autonomía de 8 hrs., suficiente para
utilizarlas durante una jornada de trabajo.
Para las comunicaciones se utilizaban moduladores
FSK, lo que les permitía comunicarse en forma remota
en una sola vía a través de una línea telefónica de voz, a
un máximo1200 bps.
Justificación y Criterios de Selección de Equipo Cáp. 2-10
Figura 2.3. Telxon PTC – 860
Lo anterior imponía fuertes restricciones sobre la complejidad de las aplicaciones,
principalmente la memoria, la cual se utilizaba tanto para guardar las aplicaciones
como los datos, lo que las limitaba a ser básicamente aplicaciones de captura de
datos, con pocas validaciones. Sus principales aplicaciones fueron la automatización
de fuerzas de ventas para el levantamiento de pedidos, e inventarios tipo batch.
Como sistema operativo utilizaban sistemas propietarios, como por ejemplo PCTCOS
de Telxon, y lenguajes también propietarios como TCAL de Telxon.
El que fueran sistemas propietarios imponía fuertes restricciones para que los
clientes pudieran cambiar de equipo y casi los obligaba a seguir comprándole al
mismo proveedor si no querían rehacer por completo sus aplicaciones. Los
principales proveedores eran los especializados en uso rudo, como Telxon, PSION y
Norand. Los precios oscilaban entre los $1,000 y los $2,500 USD por equipo, lo que
los hacía difíciles de adquirir, limitándolos sólo a grandes empresas.
FINALES DE LOS 80´S Y PRINCIPIOS DE LOS 90´S
Para entonces, el crecimiento del tamaño de la memoria fue espectacular y era
común encontrar equipos con 4 Mb, que almacenaban
aplicaciones y datos. Además se incorporaron los primeros
módems de dos vías, lo que permitía enviar y recibir datos
en forma remota.
En este momento las aplicaciones ya fueron capaces de
traer catálogos y permitir validaciones y cálculos in-situ. Los
sistemas operativos seguían siendo propietarios. Grandes
exponentes de estos tiempos fueron las PTC860 de Telxon
y su equivalente con una pantalla más pequeña la PTC710.
MEDIADOS DE LOS 90´S
Forzados por el mercado, los proveedores comenzaron a utilizar sistemas operativos
más “comerciales”; la mayoría de ellos optó por DOS de Microsoft, pero debido a que
estos equipos no eran PCs compatibles, cada uno de ellos adaptó partes del BIOS
para su configuración de hardware, así como funcionalidades especiales para la
administración de la memoria (por ejemplo RAMSAVER de Telxon), lo que impedía
Justificación y Criterios de Selección de Equipo Cáp. 2-11
migrar fácilmente aplicaciones entre equipos de la misma o de diferentes marcas. Las
máquinas utilizaban procesadores Intel o compatibles de 8 bits, con frecuencias de
reloj entre 4 y 10 Mhz y memoria hasta 16 Mb.
Esta ampliación de capacidades y la utilización de DOS como estándar de facto,
permitió utilizar herramientas para desarrollar en PC´s y crear aplicaciones en
lenguajes mas potentes como C; se pasó de sistemas simples de captura, a sistemas
bastante complejos, capaces de realizar facturaciones o controles de inventario. A
estos equipos se les agregó los primeros radios que permitieron utilizarlas en redes
locales con protocolos propietarios, principalmente para control de almacenes. Sus
costos, sin radio, oscilaban entre los $1,000 y los $2,500 USD. Si se les agregaba el
radio era común encontrar precios arriba de los $4,000 USD. En este momento los
fabricantes conservaban su tecnología propietaria y la basada en DOS.
FINALES DE LOS 90´S
Hasta este momento, el mercado era controlado por proveedores de equipo
especializado; hubo algunos intentos de lanzar equipos portátiles de bajo costo
(Apple) pero con poco éxito. Fue hasta que se lanzó la Palm, con su sistema
operativo PalmOS, que la utilización de las HH se popularizó en el mercado de
consumo, al proveer un equipo con características interesantes a bajo precio.
Figura 2.4. Equipos DOS con Symbol PDT–7500 (Procesador 386) y Symbol PDT–3100 (Procesador 8086 y
hasta 16 Mb de RAM)
Justificación y Criterios de Selección de Equipo Cáp. 2-12
Su reinado al principio fue disputado por Psion, una empresa inglesa especializada
en la fabricación de agendas electrónicas personales. Microsoft vislumbrando el
potencial, lanzó al mercado su sistema operativo especializado para equipos móviles
WindowsCE y utilizando su capacidad de mover el mercado, convenció a varios
fabricantes de adoptarlo (HP, Casio y Compaq). Dados sus requerimientos de
memoria y procesador, los equipos que utilizaban este sistema operativo eran mucho
más costosos que los basados en Palm. Los primeros equipos con WindowsCE
poseían procesadores de 75Mhz y 16M de RAM. Actualmente, la diferencia de precio
es mínima y los dos mantienen una posición importante en el mercado.
Los fabricantes de equipos especializados, al ver el gran éxito de los sistemas
operativos Palm y WindowsCE, los adoptaron para sus equipos de uso rudo. Symbol
con su modelo 1500 (con PalmOS) y con la 2700 (con WindowsCE) fueron de los
pioneros. Actualmente la mayoría de los fabricantes están lanzando sus nuevos
modelos con WindowsCE o PocketPC, el cual ha sido el más exitoso en este
mercado de uso rudo.
EN LA ACTUALIDAD
Al día de hoy, los equipos se pueden adquirir con WindowsCE 3.0, PocketPC 2002 o
Mobile 2003, y vienen dotados con procesadores Intel Scale de 400 Mhz y 64Mb de
memoria mínimo. Es común que vengan equipados con WiFi (red inalámbrica de 11 y
54 Mb) y Bluetooth para la comunicación con periféricos.
Como competencia se han lanzado algunos equipos con Linux y han tenido un éxito
relativo; pero existe una pregunta: ¿Será éste el sistema operativo del futuro para
equipos portátiles?
Justificación y Criterios de Selección de Equipo Cáp. 2-13
Figura 2.5. Equipos de uso rudo con PocketPC (izquierda y al centro) y con PalmOs (derecha)
2.2.3 DESARROLLO EN NUESTROS DIAS
a) COMUNICACIONES DE COBERTURA AMPLIA
Uno de los puntos más débiles del cómputo móvil son sus comunicaciones, ya que no
sólo dependen de adquirir el equipo, sino de que exista una infraestructura muy
costosa que necesita una gran cantidad de usuarios, para prorratear el costo. En este
punto se están realizando fuertes avances en México. La implantación de algunas
tecnologías se han bloqueado por la falta de clientes, pero a medida que los costos
bajen y las condiciones económicas de la población mejoren, se tendrán esquemas
mucho más rápidos y baratos de los que actualmente poseemos.
b) REDES DE ÁREA PERSONAL (PAN)
Este es una de las áreas de mayor desarrollo, gracias a la adopción de bluetooth
como estándar de interconexión de equipos personales. Actualmente es común
encontrar HH con esta tecnología así como los periféricos más comunes como
impresoras, lectoras de código de barras y audífonos.
Debido a la baja en los precios de las redes locales inalámbricas (802.11) y su mayor
fiabilidad, puede ser que en el futuro las dos tecnologías compitan. Actualmente sus
precios son muy cercanos y es común ver equipos, como impresoras, que tienen
interfaces tanto bluetooh como 802.11 simultáneamente.
Justificación y Criterios de Selección de Equipo Cáp. 2-14
c) AUTONOMÍA
La autonomía de los equipos está basada en tres puntos:
• Consumo de energía.
• La capacidad de almacenarla, esto es, las baterías.
• Software para disminuir el consumo.
En el ahorro o disminución de consumo, el comportamiento ha sido contradictorio;
por un lado el aumento en las capacidades de procesamiento, almacenamiento de
los datos y agregar periféricos (como los utilizados para soportar las redes
inalámbricas) aumenta la demanda de energía, mientras que las técnicas de menor
voltaje en los circuitos y las técnicas de hibernación han mejorado el consumo [7,8],
pero el resultado neto ha sido un aumento notable del consumo de energía, por
ejemplo los primeros equipos podían operar con un par de baterías AA de 1.5V a
1200 mAHr; las actuales operan con baterías de 9 V. a 2200 mAHr.
En contraste, los medios de almacenamiento de energía han tenido un avance lento;
aunque la tecnología de almacenamiento de energía ha mejorado, todavía uno de los
componentes que contribuyen fuertemente al volumen y peso de los equipos son sus
baterías. Aquí lo que se esperaría ver son sistemas livianos y de menor volumen a un
precio accesible.
d) CAPACIDAD
Como ha estado ocurriendo en la computación desde su creación, veremos equipos
cada vez más potentes a un menor precio, mayores capacidades de memoria y
procesadores más rápidos; el límite es desconocido.
e) SISTEMAS OPERATIVOS
Veremos al vencedor entre Palm, WindowsCE y Linux. En general podemos esperar
una homologación entre los sistemas operativos de escritorio y los portátiles, con lo
que se tendrían aplicaciones fácilmente portables entre los dos mundos,
considerando las limitaciones de la interfaz.
Justificación y Criterios de Selección de Equipo Cáp. 2-15
2.2.4 HISTORIA DEL USO DE LAS HANDHELD EN MÉXICO
Las primeras empresas en utilizar HandHelds para sus procesos fueron las
distribuidoras farmacéuticas, debido a la necesidad logística de poder levantar
pedidos en los puntos de venta (farmacias), transmitirlos de algún modo a los centros
de distribución y finalmente surtir al día siguiente. Este esquema impone fuertes
requisitos logísticos, como el de ser capaces de capturar los pedidos de los clientes
entre las 20:00 hrs y las 23:00 hrs, enviarlos a sus oficinas, preparar el surtido
durante la madrugada y después entregarlos a cada una de las farmacias por la
mañana. Si consideramos que hace algunos años se tenían cerca de 1,000
representantes y cada uno atendía alrededor de 10 farmacias, se tenían al día cerca
de 10,000 pedidos. El más grande de ellos en aquel momento, Casa Autrey (ahora
Casa Saba) introdujo un modelo de la marca MSI, seguida rápidamente por Nacional
de Drogas que introdujo un modelo de la marca Norand.
Después del éxito de su utilización, CFE decidió lanzar un sistema para el personal
que toma las lecturas, que como alcance original capturaba la lectura de los
medidores y facturaba in situ, propuesta que permitiría reducir los puestos de captura,
disminuir errores de captura y ahorrar varios días de cartera (cobranza) con los
consiguientes costos financieros. Para lo anterior se desarrolló una impresora portátil
del tamaño de un pequeño portafolio donde se colocaba la HH; este sistema
finalmente no pudo ser implantado con el alcance propuesto, debido principalmente a
problemas sindicales y se terminó sólo capturando las lecturas con algunas
validaciones locales para después descargar las lecturas en las oficinas y
posteriormente facturar en los equipos administrativos. Actualmente este sistema
sigue en operación con cera de 12,000 equipos.
Después de estos grandes consumidores de equipos portátiles, otras empresas como
Nestlé, CocaCola, PepsiCola, Drogueros y Proveedora de Medicamentos adoptaron
la tecnología, principalmente para la fuerza de ventas.
Una constante ha sido el tamaño de las empresas, esta tecnología ha estado
restringida a grandes empresas capaces de costearla y absorberla; el reto es tratar
de permitir el acceso a empresas más pequeñas. Con la disminución en el costo de
los equipos, el problema en el monto de la inversión disminuye, pero el de la madurez
Justificación y Criterios de Selección de Equipo Cáp. 2-16
para implantar procesos capaces de utilizar la tecnología continúa como una
limitación importante. Dado este último punto, aún no se vislumbra como las
empresas pequeñas puedan utilizar cómputo móvil en sus procesos.
2.3 SELECCIÓN DEL EQUIPO Ya tomada la decisión de dotar a la fuerza de ventas con equipo portátil, la pregunta
obligada es ¿Cuál?. El equipo que se vaya a elegir dependerá fuertemente de los
requerimientos de uso por parte de los usuarios: donde se va a usar, por cuánto
tiempo, interfaz de captura, etc., y de la aplicación que se espera ejecutar en ella [9].
En el mercado existe una amplia variedad de marcas, modelos y tecnologías.
A continuación se presenta un esquema que puede ayudar a la toma de decisión de
qué equipo adquirir. El esquema presentado considera que la mejor elección es el
equipo más económico y más comercial, que cumpla con los requerimientos de la
aplicación. Entiéndase por comercial la cantidad de unidades que de ese producto se
desplazan en el mercado y el número de proveedores que los ofrecen.
En seguida se presenta un árbol de decisión con los tipos de equipos disponibles en
el mercado; la presentación en forma de árbol no pretende ser un ejercicio formal de
clasificación, pero puede ser una ayuda gráfica, relativamente sencilla, en qué
apoyarse para tomar una decisión. Se entiende que puede haber varias posibilidades
que satisfagan una necesidad y que otros factores pueden ser los determinantes,
como el costo, la disponibilidad del equipo o el servicio, y que por lo tanto hay grados
de cumplimiento en el requerimiento. Por ejemplo, una aplicación por su demanda de
captura puede necesitar un teclado independiente, pero podría trabajar con algunas
molestias en un equipo con teclado simulado en pantalla; las dos posibilidades son
válidas, pero el teclado daría una mayor comodidad.
En los nodos se encuentran las preguntas que se tendrían que responder para irnos
por una opción u otra. En las hojas se encuentran los tipos de equipos propuestos;
De cada hoja existe en el mercado un sinnúmero de productos que cumplen con las
características.
Posterior al árbol, se da una explicación detallada de cada tipo de equipo móvil que
se considera como opción. Se trató de dar un tratamiento homogéneo que permitiera
Justificación y Criterios de Selección de Equipo Cáp. 2-17
Pantallas de formato completo
Trabajo pesado
Teclado Teclado
PenBasedde trabajoligero
LapTop detrabajo ligero
PenBased detrabajo pesado
LapTop detrabajo pesado
NO
NO
SI
NOSI SI
SI
Uso especializado
MontacargasDOS 4x16
SI NO
Teclado
Medición
NO
NO SI
NO SI
NO SI
Alta capacidadde procesamientoy almacenamiento
Trabajopesado
Vestible
Pantallas de formato completo
Trabajo pesado
Teclado Teclado
PenBasedde trabajoligero
LapTop detrabajo ligero
PenBased detrabajo pesado
LapTop detrabajo pesado
NO
NO
SI
NOSI SI
SI
Uso especializado
MontacargasDOS 4x16
SI NO
Teclado
Teclado numérico Y afnanumpérico
NO
NO SI
NO SI
NO SI
Alta capacidadde procesamientoy almacenamiento
Trabajopesado
Vestible
una comparación entre ellos. Primero se describen las características del equipo, se
analizan sus ventajas y desventajas y al final se da una conclusión de cuál puede ser
su uso. No se pretende decir si un tipo de equipo es mejor que otro, si no de mostrar
cual puede ser el más adecuado.
Cuando se describen los puntos de un equipo, tal vez puede causar confusión el
punto del sellado, aquí se utiliza para describir que tan resistente es la intrusión de
partículas sólidas (objetos y polvo) en sus diferentes diámetros, y de agua en
diferentes intensidades y ángulos, desde gotas, chorro directo, etc., hasta inmersión
temporal o permanente. La mayoría de los equipos utilizan para describir esta
característica, el código de Protección Internacional o más conocido como IPXY,
donde X denota la resistencia a la intrusión de sólidos, siendo el mayor nivel 6, que
no permite la entrada de polvo, y la Y denota el nivel de intrusión de líquidos, siendo
el mayor nivel el 8, que denota que el equipo puede permanecer sumergido sin sufrir
desperfectos [10].
Figura 2.6. Árbol de decisión para equipo móvil
Justificación y Criterios de Selección de Equipo Cáp. 2-18
2.3.1 LAPTOPS
La primera opción a ser considerada son las LapTops de uso ligero.
Característica Descripción Procesadores: PC compatibles Pentium o centrino, con frecuencias de reloj
de los 800Mhz a los 3.2 Ghz. o MAC con procesadores PowerPC G4 de 1.33 Ghz.
Memoria RAM: de 256Mb a 1Gb Almacenamiento secundario: Discos duros mecánicos de hasta 80Gb Pantallas: de 14” a 16” de color Teclados: Completos, de tipo QWERTY Peso: de 3 a 5 Kg. Autonomía: de 3 a 5 hrs Interfaces: USB, serie, paralelo, FireWire Sellado: Sin nivel de sellado, sensibles a polvo y agua Soporte de caídas: Nula o muy pequeña Ventajas: 1. Gran cantidad de proveedores
2. Precios bajos y a la baja (1000 a los 3000 USD) 3. Software fácil de encontrar 4. Las pantallas amplias permiten mostrar gráficos e
imágenes 5. El teclado completo permite captura fácil de textos y
números Desventajas:
1. Extremadamente frágiles, impide su utilización en ambientes con riesgo, y este puede ser desde un supermercado donde no haya una superficie plana para colocarla, hasta dejarla dentro de un auto a temperaturas que pueden alcanzar los 47°C.
2. Nivel de sellado pobre, no soporta polvo ni lluvia, lo que puede llegar a ser muy común en ambientes de almacén o venta en calle.
3. Muy pesadas para cargarlas por jornadas largas o junto con mercancía. (en el caso de vendedores que reparten)
4. Alto índice de robos, dado su alto valor comercial y su uso general
5. Pueden tener usos más allá del autorizado para el trabajo 6. Autonomía baja, a los más 5 hrs. de operación
PERFIL DE USUARIO:
Este tipo de equipo es adecuado para vendedores de perfil ejecutivo, no propio para
vendedores de rutas de perfil bajo, como aquellos que además de vender, reparten el
producto.
Justificación y Criterios de Selección de Equipo Cáp. 2-19
2.3.2 LAPTOPS DE TRABAJO PESADO Característica Descripción Procesadores: Pentium III con frecuencias de reloj de 800Mhz hasta 1Ghz. Memoria RAM: de 256Mb a los 512Mb Almacenamiento secundario: Discos duros mecánicos de hasta 20Gb Pantallas: de 14”o menores Teclados: Completos, de tipo QWERTY Peso: de 3 a 5 Kg Autonomía: máximo 6 hrs Interfaces: USB, serie, paralelo, FireWire Sellado: IP67 o superiores Soporte de caídas: Repetidas de 1.5m a 2m. Ventajas: 1. Software fácil de encontrar (son PC compatibles)
2. Las pantallas amplias permiten mostrar gráficos e imágenes
3. El teclado completo permite la captura fácil de textos y números
4. Son extremadamente fuertes para ambientes hostiles y caídas repetidas
5. Generalmente poseen periféricos especializados, como interfaces para sistemas de medición (inalámbrica o por lectores ópticos)
Desventajas:
1. Costo elevado, superiores a los 4000 USD para configuraciones pequeñas
2. Pocos fabricantes, el más conocido es Itronix 3. Muy pesadas para cargarlas por jornadas largas o junto
con mercancía. (en el caso de vendedores que reparten)
PERFIL DE USUARIO:
Equipo adecuado para personal de mantenimiento en plantas, supervisión industrial y
personal de toma de lecturas. Por su peso y costo no son adecuados para
vendedores de ruta, ni ejecutivos ni de bajo nivel, como los que entregan mercancía.
2.3.3 HANDHELDS DE USO EJECUTIVO
Son equipos portátiles de baja resistencia, cuyos usos principales son como
agendas, reproducir música y una mezcla con celular.
Característica Descripción Procesadores: Dependerá del sistema operativo, si es PocketPC sería
StrongArm o Xcale y para PALMOS hay una variedad mayor, como: OMAP 1510 o el mismo ARM.
Memoria RAM: de 8Mb a 64Mb Almacenamiento secundario: Discos duros de estado sólido hasta 1Gb Pantallas: De un máximo de 5” con pantallas en color o blanco y negro,
opcionalmente con pantallas de contacto (touch screen) Teclados: Sin teclado. Se les puede agregar teclado como periférico, en
Justificación y Criterios de Selección de Equipo Cáp. 2-20
configuraciones tipo máquina de escribir (QWERTY). Peso: de 500g a 800g Autonomía: 8hrs o más Interfaces: USB Sellado: No poseen Soporte de caídas: No soporta Ventajas: 1. Ligeras y muy portables por sus dimensiones.
2. Baratas: menos de 600 USD en configuraciones altas 3. Fáciles de usar 4. Disponibilidad de periféricos a bajo precio 5. Disponibilidad de proveedores
Desventajas:
1. La facilidad de encontrar software en todos los casos, es menor que en una PC compatible
2. Pantallas pequeñas comparadas con las LapTops. 3. Para algunas aplicaciones su fragilidad es su principal
desventaja. 4. Tiempo medio entre fallas bajo
PERFIL DE USUARIO:
Equipo adecuado para personal ejecutivo con un uso ligero y personal. Algunas
empresas los están empezando a utilizar para remplazar los equipos de uso rudo
como una forma de disminuir costos, pero su principal desventaja es su fragilidad.
2.3.4 HANDHELDS DE USO RUDO
Una HandHeld es una computadora que se puede portar en la mano. Dentro de está
tecnología hay equipos muy variados, desde los que utilizan sistemas propietarios
(Ej. SipherLab), hasta los que utilizan DOS, PocketPC o PalmOS. En general, estos
equipos se pueden clasificar en dos grandes grupos: De uso ligero y De uso pesado,
los cuales pueden tener un amplio rango de fortalezas.
Característica Descripción Procesadores: Intel 486 o equivalentes, StrongArm o propietarios Memoria RAM: de los 128Kb a los 64Mb Almacenamiento secundario: Discos duros de estado sólido hasta 1Gb Pantallas: de un máximo de 5” con pantallas en color o blanco y negro,
opcionalmente con pantallas de contacto (touch screen) Teclados: Sin teclado. Numéricos y alfanuméricos, generalmente con
una distribución no estándar Peso: de 500g a 800g Autonomía: 8 hrs o más Interfaces: USB, serie o especiales para lectores industriales Sellado: IP65 o superiores Soporte de caídas: Repetidas de 1.5m a 2m. Ventajas: 1. Ligeras y muy portables por sus dimensiones.
2. Son extremadamente fuertes para ambientes hostiles y
Justificación y Criterios de Selección de Equipo Cáp. 2-21
caídas repetidas 3. Generalmente poseen periféricos especializados, como
interfaces para sistemas de medición (inalámbrica o por lectores ópticos), lectores de código de barras o de memorias de contacto
4. Tiempo medio entre fallas muy alto 5. Al ser equipo poco común en el mercado el riesgo de robo
es menor y por lo tanto el costos de asegurarlo. Desventajas:
1. La facilidad de encontrar software en todos los casos es menor que en una PC compatible y depende fuertemente de la plataforma. Para las HH estándares como PocketPC hay una mayor variedad, pero para las que trabajan con sistemas propietarios, la disponibilidad es casi nula.
2. Pantallas pequeñas comparadas con LapTops. 3. Costo elevado: arriba de los 500 USD para
configuraciones pequeñas 4. Pocos fabricantes: Intermec, Itron y Symbol 5. Sus periféricos son costosos y muchos sólo son proveídos
por los fabricantes.
PERFIL DE USUARIO:
Este tipo de equipo es adecuado para personal que requiera un equipo ligero,
resistente, pero que no necesite ver mucha información a un tiempo, debido a que las
pantallas son pequeñas. Equipo propio para vendedores-repartidores, tomadores de
lecturas, brigadas de mantenimiento, sistemas de inventarios, etc. Se recomienda el
uso de teclados si la captura de datos va a ser intensiva, aunque estos pueden ser
remplazados por teclados que se muestran en las pantallas con una menor
durabilidad [11].
2.3.5 EQUIPO VESTIBLE (WEARABLE)
Son equipos que el usuario viste como si fuera ropa. Generalmente son equipos
resistentes, con interfaces especiales para ser usadas dejando las manos libres.
Característica Descripción Ventajas: 1. Ligeras y muy portables por sus dimensiones.
2. Son extremadamente fuertes para ambientes hostiles y caídas repetidas
3. Tiempo medio entre fallas muy alto 4. Poseen interfaces, que permiten su uso dejando las
manos libres Desventajas:
1. La facilidad de encontrar software en todos los casos es menor que en una PC compatible y depende fuertemente de la plataforma. Para las HH estándares como PocketPC hay una mayor variedad, pero para las que trabajan con sistemas propietarios la disponibilidad es casi nula,
2. Pantallas pequeñas comparadas con las HH 3. Costo elevado: arriba de los 1000 USD para
Justificación y Criterios de Selección de Equipo Cáp. 2-22
configuraciones pequeñas 4. Pocos fabricantes: Intermec, Itron y Symbol 5. Sus periféricos son costosos y muchos sólo son proveídos
solo por los fabricantes. 6. Requieren software de diseño especializado pensado
para disminuir las teclas necesarias para operarlos.
PERFIL DE USUARIO:
Equipo adecuado para personal que requiera un equipo ligero, resistente y que
necesitan las manos libres para cargar o mover objetos. Son apropiados para
almacenistas que trabajan en áreas de surtido de mercancías.
2.3.6 TOMA DE DECISIÓN PARA SELECCIONAR EL EQUIPO
Dada la clasificación anterior, las principales preguntas para la selección de un tipo
de equipo, no de una marca, se presenta en la siguiente lista de verificación:
PREGUNTA SI / NO
1. ¿Debe de soportar caídas?
2. ¿Debe de soportar polvo?
3. ¿Debe de soportar agua? (gotas, chorro o inmersión)
4. ¿Cuánto es el tiempo de autonomía que se requiere?
5. ¿Necesidades de almacenamiento?
6. ¿Capacidad de cómputo requerida de acuerdo a la aplicación?
7. ¿Qué periféricos se requieren, como sondas de lectura, lectores de código de barras, lectores de RFIds, etc.
8. ¿Se necesitan interfaces especiales, como puertos para lectores o puertos serie adicionales?
9. ¿Se necesitan capacidades inalámbricas ya sea de redes locales, amplias o personales del tipo Bluetooth?
10. Necesidades para el ingreso de datos, pantalla táctil, teclados numéricos o alfanuméricos. ¿Se necesita capturar muchos datos?, ¿de qué tipo son estos?, ¿los puede elegir de una lista o sobrepasan la capacidad de esta técnica?
Tabla 2.1. Lista de verificación para Selección de Equipo
La selección del proveedor sigue criterios comerciales, como el precio, la calidad
conocida de su soporte, si tiene representación local o en los sitios donde se van a
utilizar los equipos, tiempos de respuesta en reparación y entrega, etc.
Todos estos criterios se utilizarán en el caso de estudio (sección 4.3.1) como guías
para la selección del equipo.
Aplicación Cáp. 3-1
3. APLICACIÓN
Con el fin de dejar poner en practica los conceptos expuestos en el capítulo 2 y
explicar la operación de una empresa de distribución y los problemas que presenta
que pueden ser eliminados o disminuidos con el uso del cómputo móvil, se presenta
un caso práctico desarrollado bajo un convenio patrocinado entre la Universidad
Autónoma Metropolitana y una empresa de producción y distribución de productos
alimenticios. Inicia con el estudio de la operación actual y problemas que se
presentan, luego la propuesta de la operación nueva, la selección equipo de cómputo
móvil y se concluye con la construcción del sistema. Está empresa, por su variedad
de productos y esquemas de distribución, constituye un muy buen caso de estudio
para observar una amplia variedad de procedimientos que las empresas de
distribución siguen.
3.1 EMPRESA DE ESTUDIO La empresa está formada por distintas divisiones, cada una de ellas posiciona una
línea de productos bajo esquemas de distribución distintos, los cuales responden a la
naturaleza del producto y al mercado objetivo:
• Secos. Son los productos que forman la mayor parte de sus ventas: café
deshidratado, leche deshidratada, leche concentrada y edulcorada, etc.
• Congelados: Son los productos precocidos y congelados, los cuales necesitan
un manejo especial para mantenerlas a temperaturas menores a -20°C.
• Refrigerados: Son productos que necesitan una cadena de frío como los
anteriores pero en el intervalo de 0 a 6°C, En esta categoría se considera a los
quesos frescos y a los madurados.
• Cereales: Cereales empacados de diferentes granos: maíz, arroz, trigo, etc.
• Helados: Consisten en todos los productos impulsivos considerados en la línea
de helados, como los sorbetes, helados de leche y paletas de agua y leche.
• Chocolates: Productos de chocolate, tanto en barra para consumo masivo, así
como a granel para su uso en restaurantes y repostería.
Aplicación Cáp. 3-2
• Agua embotellada: En presentaciones de botellas de ½ litro hasta garrafones
de 20 litros.
Para la distribución de los productos, se utilizan los siguientes esquemas:
Preventa. El vendedor se presenta ante el encargado de compras y levanta el
pedido, lo envía al centro de distribución, se surte, factura en el almacén, y se
entrega al cliente junto con la factura, uno o varios días después. Este
esquema lo maneja la división de secos y cereales.
Distribución con Mercancía a Bordo. Lo utilizan las demás divisiones, debido a
que su cliente objetivo (farmacias y misceláneas) son de menor tamaño y el
costo de oportunidad lo justifica El vendedor además de levantar el pedido,
trae la mercancía con él, lo que le permite surtir y facturar en el punto de venta.
3.2 JUSTIFICACIÓN Como se mencionó en 2.1, es necesario justificar el proyecto. A continuación se
analizarán los principales puntos que se consideraron tomando como base lo
expuesto en 2.1. Hay que tomar en cuenta, que la aplicación será utilizada por más
de 1000 vendedores en ruta, por lo que pequeños ahorros en lo individual pueden
llegar a sumar grandes ahorros en lo general.
a) AUMENTO EN VENTAS Mejorar la imagen de la compañía. Este punto es considerado pero no se le
da gran peso debido a que el valor de marca de la empresa es muy alto y el
uso o no de computadoras portátiles no afecta.
Mejorar prácticas comerciales. Este punto es considerado importante en dos
aspectos: disminuir la cartera vencida al aplicar mas firmemente los criterios
de no venta por cartera vencida y en la aplicación de descuentos
personalizados que con el manejo manual eran muy complejos de implantar.
Información de gestión en el Punto de Venta. Este punto también se
consideró importante ya que bajo el manejo manual, el vendedor difícilmente
tenía actualizada esta información.
Aplicación Cáp. 3-3
Generar esquemas de costeo personalizados por cliente. Este punto es
considerado importante, debido a que se tienen graves problemas con el
control en el otorgamiento de descuentos por cliente.
Esquemas de venta diferenciados. Este punto no se considera aplicable, ya
que los únicos esquemas de venta que manejan es contado o crédito.
b) LOGÍSTICA Manejo del negocio. No es considerado importante, el negocio se ha
realizado por muchos años sin la ayuda de cómputo móvil.
Procesos muy largos. Es punto se considera importante, actualmente los
tiempos de liquidación (proceso llevado al final del día) les puede llegar a
tomar hasta 3 horas, además de que hay una gran cantidad de errores que
producen conflictos en la operación. Si consideramos que se tienen 1000
vendedores, si se disminuye el tiempo de liquidación de 3 a 1 hora (lo que se
considera posible) se tendría un ahorro de 2000 horas hombre al día, lo cual
puede justificar en gran parte el proyecto.
c) DISMINUCIÓN DE COSTOS
Costos de Administración:
Reducción del personal de oficina, para soporte a vendedores. Se espera
eliminar los puestos de capturistas de liquidación, capturistas en el área de
almacén, capturistas en el área de cobranza, gran parte del soporte de
oficina y parte de los cajeros considerando una disminución fuerte del tiempo
de dedicación para recibir valores por vendedor. Para la administración de
los equipos se considera utilizar el personal que actualmente administra los
centros de cómputo y crear un área centralizada de no más de 3 personas
para resolución de problemas y administración de cambios y versiones.
Capacidad de incrementar vendedores sin aumentar el costo administrativo.
Este punto es considerado muy importante, porque la empresa espera migrar
parte de la venta que realiza a través de distribuidores a vendedores propios,
por lo que espera un crecimiento en su número y basa parte de esta
estrategia en no incrementar fuertemente sus costos.
Aplicación Cáp. 3-4
Costos por Pérdidas Disminución de devoluciones. No se considera un punto importante, tal vez
se espera lograr una pequeña disminución de las devoluciones al tener un
mejor control de las devoluciones por cliente.
Control de activos en préstamo o comodato. Este punto es considerado muy
importante, debido a que la empresa maneja cerca de 100,000 congeladores
en comodato para su división de helados, mas anaqueles para la división de
chocolates, y el control de estos ha sido muy complejo. Se espera agregar
un módulo para la solicitud de mantenimiento que ayude a mejorar el
servicio.
d) INFORMACIÓN PARA LA TOMA DE DECISIONES Información detallada de consumo, cliente por cliente. Este punto es muy
importante, ya que actualmente se están desarrollando sistemas de minería
de datos para proveer información para toma de decisiones, desde nivel
supervisor de ventas hasta las gerencias nacionales de división.
I) Información del comportamiento del vendedor durante la ruta. Este punto es
considerado muy importante, porque se estima que el vendedor no está
haciendo un uso eficiente del tiempo y del equipo de transporte, se estima
que hay una gran cantidad de faltantes de visitas por un lado, y de exceso de
visitas a unos clientes por otro. Con la información que provea el sistema
esperan ayudar a reestructurar las rutas y tener indicadores de desempeño
que permitan evaluar si los ajustes son adecuados.
Información sobre productos y desplazamientos de la competencia. Este
punto no es considerado, debido a que la empresa obtiene esta información
a través de empresas especializadas (como A.C. Nielsen).
3.3 OPERACIÓN ACTUAL A fin de detectar las necesidades y poder elegir el equipo adecuado, a continuación
se hace un análisis de la operación actual; ésta es totalmente manual del lado del
vendedor, y por parte del área administrativa se cuenta con un sistema desarrollado
por la empresa con un nivel alto de automatización sobre una plataforma AS/400.
Aplicación Cáp. 3-5
3.3.1 Personal involucrado
Las actividades de la ruta son efectuadas por uno o más empleados en los siguientes
roles:
• Vendedor: Empleado responsable de la atención de los clientes, facturación,
surtido de los productos y administración del inventario de mercancía en la
camioneta.
• Supervisor: Empleado que tiene varios vendedores a su cargo y su labor es
vigilar el buen cumplimiento de los procedimientos por parte de los
vendedores, además de apoyarlos en su labor de ventas con los clientes.
• Almacenista: Empleado encargado de suministrar y recibir la mercancía de los
vendedores. Son la contraparte de seguridad para el conteo de productos y
detección de faltantes y sobrantes en las mercancías.
• Cajero: Empleado que se encarga de recibir de los vendedores, los valores
recolectados durante la ruta: cheques y efectivo, y de generar el vale de
faltantes al vendedor, en caso de que sea necesario.
3.3.2 Proceso de Venta
Con el fin de analizar el proceso, se dividirán las actividades del vendedor en cuatro
grandes bloques:
• Las actividades de Inicio de día, que son las que realiza dentro del centro de
distribución o almacén por las mañanas antes de salir a visitar a sus clientes.
• Las actividades en ruta, esto es fuera del centro de distribución, pero sin estar
visitando un cliente.
• Las actividades frente al cliente, como el surtido de producto, facturación y
cobranza
• Las actividades de fin de día, que son las que se realizan después de visitar a
sus clientes en el centro de distribución o almacén.
Aplicación Cáp. 3-6
a) ACTIVIDADES DE INICIO DE DÍA
Son las actividades que se realizan durante la mañana, inmediatamente de que el
vendedor llega al centro de distribución en el centro de distribución. Inician con el
registro de entrada del vendedor al centro de distribución y terminan con la salida del
centro de distribución para iniciar las visitas a los clientes. La descripción del detalle
de esta actividad, se presenta a continuación en el siguiente diagrama:
Registro de entrada delvendedor
Recoger laplantilla dela cobranza
Recoger facturas
en blanco
Recarga demercancía
para el mismodía
Actualización deinventario en el
sistema administrativo
Recoger lista de precios
Hay cobranza?
Se terminólos folios de
facturas?
¿Hay cambios de
precios?
Recarga odescarga demercancía
Solicitud de carga para eldía siguiente
Registro desalida del
centro
Seleccionar yordenar clientes
de la ruta
Asistió elvendedor
Cambio de vendedorasignado
SI
NO
NO
NO
NO
NO
NO
Llenado de formade producto parael día siguiente
SI
SI
SI
SI
SI
Se necesita asignar
ayudante
Asignación deayudante
SI
NORegistro de entrada delvendedor
Recoger laplantilla dela cobranza
Recoger facturas
en blanco
Recarga demercancía
para el mismodía
Actualización deinventario en el
sistema administrativo
Recoger lista de precios
Hay cobranza?
Se terminólos folios de
facturas?
¿Hay cambios de
precios?
Recarga odescarga demercancía
Solicitud de carga para eldía siguiente
Registro desalida del
centro
Seleccionar yordenar clientes
de la ruta
Asistió elvendedor
Cambio de vendedorasignado
SI
NO
NO
NO
NO
NO
NO
Llenado de formade producto parael día siguiente
SI
SI
SI
SI
SI
Se necesita asignar
ayudante
Asignación deayudante
SI
NO
Figura 3.1. Actividades de Inicio de día
Registro de entrada del vendedor
Dependiendo de las instalaciones, el vendedor firma la lista de asistencia o
utiliza el reloj de registro de entrada (checador).
Aplicación Cáp. 3-7
¿Asistió el vendedor?
El supervisor verifica si el vendedor asignado a la ruta se presentó, si no lo hizo,
utilizará el procedimiento de Cambio de Vendedor Asignado para asignar a otro
vendedor; este puede ser un vendedor de otra ruta, un temporal, un ayudante o
incluso el mismo supervisor, si no hay nadie más disponible.
Cambio de vendedor asignado
Este punto es importante porque de la correcta asignación del vendedor y del
ayudante depende el pago de comisiones que generan las ventas. La
asignación de un nuevo vendedor es verbal y al momento de la liquidación el
número de vendedor es colocado en la liquidación.
PROBLEMAS: Falta de control formal. Si al fin del día no se realiza el ajuste, se producen
errores de asignación de comisiones, que después tienen que ser corregidos
a través de procedimientos administrativos complejos.
Seleccionar y ordenar clientes de la ruta
Cuando un cliente es dado de alta para ser atendido por un vendedor, se le
asigna el o los días de la semana que va a ser visitado. Este control se lleva a
cabo en forma manual por el vendedor a través de sus Hojas de Ruta. La Hoja
de Ruta es un documento que se elabora para cada cliente; en él se encuentran
los datos generales, condiciones comerciales (por ejemplo si la venta es a
crédito o solo contado), los días de visita, descuentos y lo vendido en forma
detallada en visitas previas. Al conjunto de todas las hojas de ruta de los
clientes asignadas a un vendedor, se le llama Rutero.
Durante las mañanas se eligen las hojas de ruta de los clientes a visitar ese día,
más algunos no programados, pero que tiene que visitarlos por condiciones
especiales, como: cobranza, entrega de productos no surtidos en una visita
previa, etc. A estos clientes se les llama Fuera de Ruta. El vendedor coloca las
hojas de ruta en el orden en que espera visitarlos; este orden se asigna con
base en el recorrido y horario disponible de los clientes para recibir al vendedor.
Aplicación Cáp. 3-8
PROBLEMAS: Mantener vigente la información de los días de visita. Durante la operación
los vendedores realizan ajustes a los días de visita, los cuales no se reportan
y tampoco se anotan en la hoja de ruta, por lo que es difícil auditar por parte
de la empresa, que se cumplan los itinerarios y con ello mantener un alto
estándar en la periodicidad y puntualidad de las visitas.
Falta de información por parte del vendedor. Si el vendedor encargado no se
llega a presentar a laborar, no se tiene la información necesaria para asignar
fácilmente a otro vendedor a la ruta.
Falta de información para toma de decisiones. Al no tenerse la información
de los Ruteros en forma electrónica, esta no puede ser fácilmente utilizada
como entrada para sistemas especializados de análisis de ruta. Esta
situación complica la evaluación de los sistemas automatizados de análisis
de rutas para una posible adquisición.
Aumento de clientes Fuera de Ruta. Se tiene un alto índice de clientes que
no les correspondía ser visitados y se visitan, lo que incrementa fuertemente
los costos de distribución.
¿Se necesita asignar ayudante?
Dependiendo de la división, algunas rutas pueden utilizar un ayudante de
vendedor y otras no; en el caso de que sea necesario, el supervisor puede
asignar un ayudante a la ruta. Su asignación es importante porque al igual que
al vendedor, le corresponde un porcentaje de comisión sobre las ventas.
PROBLEMAS: No existe un control de la asignación del ayudante. No existe un registro de
dicha asignación, lo que provoca conflictos y trámites administrativos.
Asignación de ayudante
Asignación verbal del ayudante a la ruta. La asignación administrativa se lleva a
cabo al momento de la liquidación, donde se anota su número de empleado
para ser considerado para el pago de las comisiones.
Aplicación Cáp. 3-9
¿Hay cobranza?
Se presenta el vendedor con el encargado de la cobranza para recoger las
facturas, notas de crédito y cheques devueltos, que tenga que cobrar en el día.
Por seguridad, generalmente sólo se lleva la cobranza de los clientes que se
tiene planeado visitar, pero en casos graves, puede llevarse la cobranza de
clientes fuera de ruta (no planeados para ser visitados). En otras divisiones se
observó que se llevaban todos los documentos de cobranza.
Recoger planilla de cobranza
El encargado de la cobranza entrega al vendedor un formato impreso por el
sistema administrativo, en original y copia, con el inventario de los documentos
por cobrar llamado planilla de cobranza, junto con los documentos originales. El
vendedor firma el formato impreso original y se lo entrega al encargado de la
cobranza.
PROBLEMAS: Pérdida de documentos o errores para agendarlos.
Manejo inadecuado por parte del vendedor. El vendedor puede decidir que
NO desea bloquear a algún cliente con cobranza vencida. Aquí se considera
que el vendedor no recibe comisión por la cobranza y sí por las ventas,
entonces si a un cliente por razones de cobranza no se le puede vender es
una pérdida de ingresos para el vendedor.
¿Se terminaron los folios de las facturas?
El vendedor revisa si todavía le quedan folios de facturas, es decir facturas en
blanco preimpresas y foliadas; si estima que no le son suficientes para el día de
venta, pasa a recoger facturas en blanco.
PROBLEMAS: Olvido del vendedor de recoger las facturas en blanco, saliendo a la ruta sin
facturas suficientes, impidiendo vender a clientes que exigen factura.
Aplicación Cáp. 3-10
Recoger facturas en blanco
Pasa con su supervisor o la persona designada para tal fin y llena un formato
donde se anota el folio inicial y el folio final de las facturas en blanco que se le
están asignando. Dado que estos documentos tienen validez fiscal, se tiene que
vigilar en forma estricta su uso.
PROBLEMAS: Tiempo en el proceso. Depende del número y de la disponibilidad del
personal encargado el entregar los folios preimpresos.
Problemas en el control de los folios. En caso de discrepancias, se tiene que
acudir al archivo manual para ver las asignaciones.
Durante la ruta puede llegarse a perder algún folio. Esto provoca un
procedimiento complejo para cancelar dichos folios y en algunos casos se
tiene que recurrir a levantar un acta ante el ministerio público.
¿Hay cambios de precios?
Cuando hay algún cambio de precio o de condiciones en la venta de algún
producto, se le indica al vendedor por medio de mensajes en un pizarrón
colocado en su área de trabajo; si ya se han acumulado muchos cambios se le
pide que recoja una nueva lista de precios.
PROBLEMAS: El vendedor puede llegar a ignorar o no darse cuenta de los mensajes, con
la consiguiente falta de aplicación del precio o condición nueva.
Recoger lista de precios
Se le entrega un listado con los precios de todos los productos y condiciones
especiales en la venta de alguno de ellos.
PROBLEMAS: Logística en la elaboración de las listas. Puede que no estén listas
oportunamente. Se puede presentar el caso de que sea necesario responder
rápidamente a un cambio de precios o promoción de la competencia.
El vendedor no recoge la lista, e ignora los nuevos precios y condiciones.
Aplicación Cáp. 3-11
¿Se recarga o descarga mercancía?
Durante la mañana se puede presentar que el vendedor necesite cargar algún
producto o descargar alguno que traiga en exceso. Las condiciones por lo que
se puede presentar lo anterior van desde un mal cálculo del vendedor al solicitar
el producto, hasta que llegó durante la noche producto al almacén que no se le
había surtido al vendedor el día anterior y le es entregado hasta la mañana
siguiente.
Recarga de mercancía para el mismo día.
El vendedor llena una solicitud a mano de los productos que desea cargar y se
la entrega al almacenista. El almacenista la surte y elabora un documento con la
carga solicitada (en original y varias copias). Después de contar el producto, el
original y las copias son firmadas de conformidad por el vendedor y el
almacenista.
PROBLEMAS: Manejo de papel.
Claridad en el llenado de las formas.
En caso de que se hayan agregado códigos de productos nuevos a la venta
hay que actualizar la papelería. Como lo anterior no se efectúa con la
suficiente frecuencia, las formas preimpresas con el listado de los productos
se vuelven obsoletas y se tienen que usar las áreas en blanco para anotar
los productos que no aparecen en la lista.
Actualización del inventario en el sistema administrativo
Una vez terminada la recarga, el almacenista entrega al área de captura dentro
del almacén, el documento con el contenido de la mercancía recargada, para
que sea capturado en el sistema de control de inventario. Es hasta este
momento que el stock del almacén se actualiza.
Aplicación Cáp. 3-12
PROBLEMAS: Errores de captura, que provocan diferencias en el stock, tanto del almacén
como el de la camioneta.
Retrazo entre la salida de la mercancía y su actualización en el sistema
administrativo, provocando problemas de surtido de otras salidas generadas
por la pre-facturación, ya que por un tiempo aparecen productos en el stock
del almacén que ya no existen para ser entregados.
¿Hay una solicitud de carga para el día siguiente?
El vendedor anota en un formato los productos que solicita para la venta del día
siguiente. Estos productos se surten en el almacén durante el día y al regreso
del vendedor están listos para que se carguen en la camioneta, o pueden ser
agregados al stock de la camioneta durante la noche, por el personal del
almacén. Este procedimiento no es común en todas las divisiones de la
compañía.
PROBLEMAS: Legibilidad de la solicitud
Recaptura de la solicitud, con el consiguiente gasto de tiempo, personal y
errores de llenado.
Registro de salida del centro
Al momento de abandonar el centro de distribución para salir a ruta, el vigilante
que resguarda la puerta anota el número de placas del vehículo, vendedor,
kilometraje y en algunas divisiones la temperatura de la caja (productos
refrigerados y congelados).
PROBLEMAS: Errores en las anotaciones.
Dificultades para usar esta información en otras áreas, ya que requiere de su
captura.
Aplicación Cáp. 3-13
b) ACTIVIDADES DEL VENDEDOR EN RUTA
Son las actividades que realiza el vendedor entre visita y visita a cliente. Las
actividades con cada cliente se analizan después.
Supervisión enruta
Salidas diversasno asociadas a
un cliente
Supervisión en ruta?
Conteo deproducto encamioneta
Salidas noasociadas a un cliente?
Hay clientespendientes?
Visitar clientes
Consulta destock?
Consulta manual del
stock
Figura 3.2. Actividades del Vendedor en Ruta
Supervisión en ruta
Para fines de determinar la calidad del servicio, los supervisores pueden
abordar al vendedor durante la ruta y efectuar algunas tareas de verificación:
Stock esperado.
Que no traiga productos de otras marcas para vender o artículos personales
que desee transportar.
Que haya cubierto el itinerario esperado.
Aplicación Cáp. 3-14
Conteo de producto en camioneta
Con base en el stock inicial, a las salidas de producto por facturación y a salidas
diversas, el supervisor estima el stock que debe traer el vendedor en la
camioneta; en caso de algún faltante o sobrante, el supervisor anota estas
cantidades en una forma preimpresa.
PROBLEMAS: No se guarda la información de conteo. La información generada por la
supervisión, principalmente los faltantes de inventario, no tienen impacto si
no se consolidan durante la liquidación. Puede suceder que durante la
supervisión haya un faltante y el vendedor lo compense entregando de
menos a los clientes que faltan, y llegue a la liquidación sin faltantes.
El cálculo del stock esperado es muy tardado. El supervisor tiene que
calcular el stock esperado con base al stock inicial, facturación, devoluciones
y salidas diversas. Generalmente no se realiza este procedimiento por el
tiempo que hay que invertir en él.
¿Salidas no asociadas a un cliente?
Son movimientos generalmente de salida de mercancía, que no son entregados
a un cliente; por ejemplo la entrega de producto para degustación en mercados
públicos o como soborno a los agentes de tránsito.
Salidas diversas no asociadas a un cliente
El vendedor anota en cualquier hoja de papel o memoriza el movimiento, y al
final del día lo platica con su supervisor; si el supervisor lo autoriza, se llena un
formato especial de salida, para que el producto no sea considerado un faltante
al momento de la liquidación.
PROBLEMAS: Llenado de la documentación y costo de procesamiento administrativo,
desde la autorización hasta su descuento de los faltantes en stock.
No se tienen causas estandarizadas para estos movimientos, por lo que
hacer un análisis estadístico es muy difícil.
Aplicación Cáp. 3-15
Visitar Clientes
Mientras haya clientes durante la ruta, se elegirá el siguiente para visitarlo.
Estos pueden ser clientes en ruta o fuera de ruta. Se considera que la ruta
terminó cuando se visitaron todos los clientes programados o un percance, falta
de tiempo o falta de producto, impiden continuar visitando clientes.
¿Consulta de stock?
Durante la ruta, el vendedor puede necesitar consultar su stock; si lo desea
pasa a la consulta manual del stock.
Consulta manual del stock
Se cuenta directamente el o los productos, que se necesitan conocer para el
stock, directamente en la camioneta.
c) ACTIVIDADES DURANTE LA VISITA AL CLIENTE Son las actividades que realiza el vendedor al visitar a un cliente, desde elegirlo de su Rutero hasta la venta, cobranza y demás actividades.
Selección del cliente
Consulta el Rutero para determinar cual es el siguiente cliente a visitar; puede
ser alguno de los programados (en ruta) o no programados (fuera de ruta). Si el
vendedor tiene experiencia en su ruta, generalmente recuerda la secuencia de
visitas sin consultar el rutero.
PROBLEMAS: Mal llenado de la forma de ventas. Dado lo laborioso del trabajo, cuando la
hoja de ruta de un cliente se llena con la información de las ventas
realizadas, difícilmente llenan una nueva forma, y terminan anotando en el
reverso de la hoja o simplemente dejan de hacerlo. La verificación del
llenado correcto es una tarea del supervisor.
Aplicación Cáp. 3-16
Selección delcliente
Venta a crédito
Venta de contado
Devolución deproducto
Salidas diversas
Inventariode activos
en comodato
Causa de noventa
Causa de novisita
Actualización del libro de
ruta
El local no está abiertoo no se pudo
llegar?
Tienecobranza?
Tienecobranzavencida?
Autorizadaventa acrédito?
Va a comprar?
Registro decobranza
Compra a crédito?
Hay producto paradevolución?
Salidasdiversas?
Inventario deactivos?
Tieneproductosque surtir?
Surtido de productos en
camión
Modificacionesal pedido?
Cancelaciónde folio de
factura
Re-expediciónde facturas
A
A
NO
SI
SI
NO
NO
NO
SI
SI
NO
SI
NO
SI
NO
NO
NO
SI
SI
SI
NO
Selección delcliente
Venta a crédito
Venta de contado
Devolución deproducto
Salidas diversas
Inventariode activos
en comodato
Causa de noventa
Causa de novisita
Actualización del libro de
ruta
El local no está abiertoo no se pudo
llegar?
Tienecobranza?
Tienecobranzavencida?
Autorizadaventa acrédito?
Va a comprar?
Registro decobranza
Compra a crédito?
Hay producto paradevolución?
Salidasdiversas?
Inventario deactivos?
Tieneproductosque surtir?
Surtido de productos en
camión
Modificacionesal pedido?
Cancelaciónde folio de
factura
Re-expediciónde facturas
A
A
NO
SI
SI
NO
NO
NO
SI
SI
NO
SI
NO
SI
NO
NO
NO
SI
SI
SI
NO
Figura 3.3. Actividades Durante la Visita al Cliente
El rutero puede no estar actualizado. Si hay un cambio de datos del cliente o
de la secuencia de visita, en muchas ocasiones no se registra. Lo anterior
provoca serios problemas cuando hay un cambio de vendedor, ya que el
nuevo vendedor sólo cuenta con el rutero para guiarse.
Tomar información del rutero para análisis posteriores (estadísticos). No es
simple, implica que la información debe de ser capturada y correcta.
No se visita al cliente en el horario esperado, provocando mala calidad del
servicio. Para los clientes es muy importante que el vendedor los visite en el
horario esperado, para estar presente y tener el pedido y el dinero listos (en
caso de venta de contado).
Aplicación Cáp. 3-17
¿El local no está abierto o no se puede llegar?
Si por alguna razón no se puede llegar al local o éste se encuentra cerrado, el
vendedor pasa al proceso de No Visita.
Causa de No Visita
El vendedor anota en la hoja de ruta la razón por la que no pudo visitar al
cliente.
PROBLEMAS: Falta de uniformidad en las causas.
La información no alimenta procesos posteriores; eventualmente se utiliza
para que el supervisor verifique con el cliente si lo anotado es cierto o no.
¿Tiene cobranza?
El vendedor revisa en la planilla de cobranza si el cliente que se está visitando
tiene facturas pendientes de cobro o cheques devueltos. Si los hay, debe pasar
a hacer su labor de cobranza.
PROBLEMAS: El vendedor ignora la cobranza, ya sea por olvido o por pactos extraoficiales
con el cliente.
En ocasiones no se cargan todos los documentos que adeuda el cliente.
Registro de la cobranza
Si el cliente decide liquidar o abonar a uno o más documentos de la cobranza,
se pueden presentarse dos casos:
a) El cliente liquida el total del documento. En este caso el vendedor hace
entrega del documento original al cliente, como comprobante de pago.
b) El cliente no liquida el total del documento. En este caso el vendedor anota
en el reverso del documento la cantidad que abonó el cliente; el cliente no
se queda con ningún comprobante del pago parcial.
PROBLEMAS: No existen comprobantes de pagos parciales para el cliente. Lo que da lugar
a que algunos vendedores puedan hacer malos manejos del dinero.
Aplicación Cáp. 3-18
Los datos de la cobranza recolectada se capturan en el sistema
administrativo para su consolidación. Esto produce retrasos en la captura
(en algunos casos de días) y errores.
Retrazo en la captura de la cobranza. Lo que provoca bloqueos de venta a
clientes que efectivamente sí pagaron.
¿Va a comprar?
Si el cliente decide no comprar o no se le puede vender, el motivo se anota en la
hoja de ruta.
PROBLEMAS: Poco control sobre las causas.
Dificultad para utilizar esta información para análisis posteriores.
¿Tiene cobranza vencida?
Como política, no se está permitida la venta a crédito si el cliente tiene cobranza
vencida, pero sí se permite la venta de contado.
PROBLEMAS: Política difícil de verificar. El vendedor puede tomar la decisión de vender en
el punto de venta y sólo se le podría reprender al momento de verificar la
facturación en el fin de día. En estos casos el vendedor argumenta que no se
dio cuenta del estado de la cobranza o que el cliente es muy importante para
negarle la venta.
¿Autorizada venta a crédito?
Sólo a algunos clientes de la ruta se les autoriza la venta a crédito. Esta
autorización es otorgada por la empresa, previa solicitud del cliente. El límite de
crédito, número de días y demás condiciones son particulares para cada cliente.
PROBLEMAS: No se respeta el límite de crédito.
Se pueden otorgar créditos a clientes no autorizados, utilizando como
fachada de la venta a clientes que sí lo tienen autorizado.
Aplicación Cáp. 3-19
Venta
El vendedor le pregunta al cliente que productos desea y además sugiere los
que necesita, con base en las existencias actuales y las ventas anteriores
(consultando su hoja de ruta); además puede considerar la existencia de
promociones o campañas publicitarias. Sobre una forma preimpresa de la
factura, el vendedor va anotando las cantidades de producto y valida
mentalmente contra el stock en la camioneta; cuando se terminan de pactar las
cantidades o durante el avance, a solicitud del cliente, el vendedor calcula el
total del pedido. El cálculo implica:
Aplicar la lista de precios, dependiendo del cliente (mayoreo, cadena de
tiendas, estanquillo, etc.)
Considerar diferentes tipos de descuentos: por volumen, por promociones,
por condiciones comerciales del cliente y por condiciones financieras del
cliente, además de considerar si paga de contado o utiliza crédito. Después
de lo anterior se aplican impuestos si los hay. Todas estas condiciones
pueden llegar a ser individuales para cada cliente.
Anotar los datos detallados del cliente para los requerimientos fiscales.
PROBLEMAS: Falta de datos del cliente o ilegibilidad de los mismos.
Anotación de productos que no se tiene en el stock, provocando que tenga
que cancelar la factura y elaborarla de nuevo.
Cálculos complejos; cuando se aplican descuentos e impuestos, las
posibilidades de que el vendedor se equivoque son altas.
No se pueden tener varias condiciones por cliente-ruta, ya que el vendedor
le es difícil administrarlas.
Las promociones se aplican en forma discrecional por el vendedor.
Las facturas emitidas durante la ruta se recapturan al final del día.
Se efectúan ventas a crédito a pesar de que el cliente tenga documentos
vencidos.
Aplicación Cáp. 3-20
En ventas a crédito el vendedor no respeta el límite de crédito, generalmente
porque es complejo calcularlo o va contra sus comisiones al vender de
menos.
¿Hay producto para devolución?
En algunas divisiones, se acepta que el cliente pueda regresar productos en
buen o mal estado, con cargo total o parcial hacia la empresa. Esta devolución
se puede deber a una de las siguientes razones:
Producto en buen estado:
a) Porque el cliente no lo puede desplazar y negocia su devolución antes
del vencimiento.
b) En el caso de refrigerados o congelados, se puede presentar que al
cliente le falle el congelador o el refrigerador, por lo que se prefiere
recoger el producto antes de que se dañe por falta de condiciones de
frío y se le tenga que reponer con costo a la empresa.
Producto en mal estado:
a) Producto que caducó.
b) Producto que por alguna condición de fabricación tiene problemas. A
esto se le llama Falla Técnica.
Después de recibido el producto, el vendedor puede optar por el cambio físico,
esto es, regresar en su lugar los mismos productos en buen estado o productos
similares, o generar una nota de crédito que puede ser aplicada en compras
futuras. Generalmente se utiliza la primera acción, debido a que es más simple.
PROBLEMAS: Se pierde el rastro de la devolución con el cambio de producto. No se sabe
qué cliente devolvió qué evitando que se puedan tomar medidas para
disminuir las devoluciones. En algunas ocasiones el vendedor recibe el
100% de devolución del mismo producto.
Si se genera la nota de crédito, se presentan los mismos problemas que en
pedido, ya que se utilizan los mismos cálculos para determinar el costo.
Aplicación Cáp. 3-21
¿Salidas diversas?
Las Salidas Diversas son entregas de mercancía no costeada al cliente, por
razones diferentes a la venta, como son: regalo de producto para degustación,
promoción por introducción de nuevos productos, productos promocionales sin
costo o promociones de regalo de producto. Estas salidas diversas tienen que
ser autorizadas por un supervisor en el proceso de fin de día.
Salidas diversas
El vendedor anota en una forma preimpresa los datos del cliente, el concepto de
la salida de mercancía y los productos que se le entregan al cliente.
PROBLEMAS: Tienen que recapturarse al final del día para calcular la liquidación.
No hay garantía de que el cliente anotado sea efectivamente al que se le
entregó el producto o inclusive que haya existido un cliente.
No existe validación contra las mercancías vendidas. Se utilizan las salidas
diversas para entregar regalo de productos por promoción y se puede
entregar producto de más o de menos.
¿Tiene productos que surtir?
Después de gestionar con el cliente los pedidos y las salidas diversas, si tiene
productos que surtir, pasa a surtido de productos en camión.
Surtido de productos en camión
El vendedor se dirige al camión a surtir el producto y lo surte cotejando con los
documentos que llenó ante el cliente; en caso de que se presente la falta de
algún producto, lo corrige sobre la forma preimpresa (factura o salida diversa).
Modificaciones al pedido y reexpedición de factura
Si hubo algún problema durante el surtido del producto o modificaciones
solicitadas por el cliente, el vendedor cancela el folio de la factura y reexpide
una nueva con la corrección.
Aplicación Cáp. 3-22
PROBLEMAS: Control de la papelería. Al final del día debe de entregar tanto los folios
vigentes como los cancelados.
Tiempo en reexpedir la factura.
¿Inventario de activos?
Algunas de las divisiones manejan la opción de ofrecer algunos bienes en
comodato a los clientes, como los refrigeradores, congeladores, exhibidores,
etc. Bajo procedimiento, se le puede ordenar al vendedor levantar un inventario
de estos bienes a los clientes de la ruta.
Inventario de activos en comodato
En un formato preimpreso, el vendedor anota el número de cliente, el tipo de
bien, el número de serie (si aplica, ya que algunos bienes no tienen número de
serie) y el número de inventario de la compañía.
PROBLEMAS: Recaptura al fin de día la información recopilada durante la ruta.
Falta de legibilidad de los datos.
Falta de uniformidad en la descripción de los bienes.
Actualización del libro de ruta
Al final de la visita, el vendedor actualiza los datos del libro de ruta con:
Fecha y hora de visita.
Productos vendidos al cliente.
Anotaciones sobre la cobranza.
PROBLEMAS: El vendedor frecuentemente no anota los datos.
Tiempo invertido en llenar los formatos.
Aplicación Cáp. 3-23
d) ACTIVIDADES DE FIN DE DÍA
Conteo de producto
Entrega de lacobranza
Preparaciónde la
documentaciónpara la liquidación
Llenado de planilla deliquidación
Creación del control de
carga
Autorización desalidas diversas
Liquidación conel cajero
Liquidación conel supervisor
Captura de ladocumentación
Generación dela liquidación
Recarga demercancía
para el mismodía
Entrada alcentro de
distribución
Conteo o descarga deproducto?
Carga para eldía siguiente?
Carga demercancía
Inicia fin dedía?
Hay salidasdiversas? Recibo de
faltantes enliquidación
Hay cajero?
Hay faltantes?
No
Si
A
AActualización deinventario en el
sistema administrativo
Reporte de fin de día
Captura delcontrol de
carga
Actualización deinventario en el
sistema administrativo
A
No
Si
No
Si
No
Si
No
Si
No
Conteo de producto
Entrega de lacobranza
Preparaciónde la
documentaciónpara la liquidación
Llenado de planilla deliquidación
Creación del control de
carga
Autorización desalidas diversas
Liquidación conel cajero
Liquidación conel supervisor
Captura de ladocumentación
Generación dela liquidación
Recarga demercancía
para el mismodía
Entrada alcentro de
distribución
Conteo o descarga deproducto?
Carga para eldía siguiente?
Carga demercancía
Inicia fin dedía?
Hay salidasdiversas? Recibo de
faltantes enliquidación
Hay cajero?
Hay faltantes?
No
Si
A
AActualización deinventario en el
sistema administrativo
Reporte de fin de día
Captura delcontrol de
carga
Actualización deinventario en el
sistema administrativo
A
No
Si
No
Si
No
Si
No
Si
No
Figura 3.4. Actividades de Fin de Día
Entrada al centro de distribución
Al momento de que el vendedor regresa al centro de distribución, el vigilante
toma los siguientes datos:
Fecha y hora de entrada.
Número de camión.
Número de vendedor.
Kilometraje que marca el odómetro del camión.
Temperatura del refrigerador o congelador, si aplica.
Aplicación Cáp. 3-24
PROBLEMAS: La datos obtenidos no pueden ser fácilmente utilizados para su análisis
Inicia fin de día
El vendedor una vez en el centro de distribución, puede recargar producto y
volver a salir o iniciar el proceso de fin de día, y dar por terminada la ruta.
Recarga de mercancía para el mismo día
Descrito anteriormente
Actualización de inventario en el sistema administrativo
Descrito anteriormente
Entrega de la cobranza
El vendedor reúne las facturas que se llevó para cobro y que los clientes no
pagaron, junto con la planilla de cobranza, y las entrega al encargado de la
cobranza para su control; se asume que las que no regresa fueron pagadas y
deberán ser reportadas al cajero para la recepción del pago.
PROBLEMAS: Omisión de pagos parciales por parte del vendedor.
El control de la documentación es complejo y propenso a errores.
Forma adicional sobre lo cobrado, que se anexa al momento de liquidar en
caja, además de lo vendido en efectivo.
¿Conteo o descarga de producto?
Dependiendo de la división que se analice, se tienen los siguientes casos:
Se cuenta el producto en camioneta. Sólo los fines de semana y rara vez, se
descarga completamente, por ejemplo en la división de chocolates.
Los productos se descargan e ingresan al almacén todos los días, por
ejemplo en la división de helados.
Los productos son contados todos los días de la semana, y el fin de semana
o un día antes de un día festivo descargan la camioneta y regresan los
productos al almacén, por ejemplo en la división de refrigerados.
Aplicación Cáp. 3-25
Conteo de producto
Utilizando el control de carga como base, el almacenista cuenta el producto en
la camioneta; las cantidades las anota en el control de carga de conformidad
con el vendedor.
Captura del control de carga
El almacenista determina la diferencia de productos entre los que se le
entregaron al vendedor y los que cuenta el almacenista al final del día. Ya
acordado con el vendedor, firman el control de carga.
¿Carga para el día siguiente?
Dependiendo de la división que se analice, la carga de productos para el día
siguiente se puede hacer, en presencia del vendedor durante las actividades del
fin de día, o en la noche en el centro de distribución por los empleados del
almacén, cuando el vendedor ya no se encuentra.
Creación del control de carga
El almacenista toma una forma en blanco, previamente foliada del control de
carga, y la llena con los datos del vendedor y la fecha. Del control de carga
anterior, traslada las cantidades de producto que tiene en el camión (si las hay).
Este control de carga quedará vigente hasta el fin del siguiente día.
Carga de mercancía
El almacenista, de conformidad con el vendedor, cuentan la mercancía a ser
cargada; las cantidades se anotan en el control de carga nuevo y se suman al
producto que quedó en el camión (si lo hay); esta suma se considera el stock
inicial del día siguiente.
Los procedimientos antes descritos donde interviene el almacenista, adolecen
de problemas comunes, estos se listan a continuación.
Aplicación Cáp. 3-26
PROBLEMAS: Legibilidad en el llenado de las formas.
Recaptura en el sistema administrativo de los controles de carga, para
descontar de las existencias de almacén los productos cargados por los
vendedores.
Errores de captura, que provocan costosas correcciones en tiempo y
conflictos, ya que estos errores pueden representar cargos indebidos a los
vendedores.
¿Hay salidas diversas?
Si el vendedor generó alguna salida diversa durante la ruta, tiene que pasar con
su supervisor a que la autorice.
Autorización de salidas diversas
El vendedor se presenta con su supervisor, con las formas de salidas diversas
generadas durante la ruta; el supervisor tiene la prerrogativa de rechazarlas, de
modificar las salidas diversas a la baja o aceptarlas tal como se las presentan.
Si decide disminuirlas, modifica las cantidades directamente sobre las formas.
Termina firmando el documento de conformidad.
PROBLEMAS: No queda registro de rechazos, modificaciones a las salidas diversas ni de
causas, lo que no permite llevar estadísticos del comportamiento del
vendedor.
Preparación de la documentación para liquidación
El vendedor prepara la documentación para entregarla en el área de captura:
Control de carga, con las cantidades de producto con que regresó al centro
de distribución.
Facturas de crédito y contado, generadas durante el día.
Salidas diversas, autorizadas por el supervisor.
La planilla de cobranza.
Aplicación Cáp. 3-27
Una vez relacionada la documentación, el vendedor obtiene los totales vendidos
y cobrados, y lo compara con el efectivo y cheques que trae; si son iguales
considera que la documentación está completa, si no, trata de encontrar el
origen de la diferencia, porque puede que no haya contado correctamente el
efectivo o sumado los documentos, o no haya considerado alguna factura.
PROBLEMAS: Lentitud del procedimiento, en algunos casos hasta 1 hora
Errores en las operaciones, que le provocan tener que repetirlas varias
veces, como medida de seguridad.
Generación de la liquidación
Después de lo anterior, el vendedor presenta la liquidación en el área de
procesamiento de datos, donde la documentación es capturada en el sistema
administrativo; si hay alguna duda sobre un número o letras, los capturistas le
preguntan al vendedor.
PROBLEMAS: Tiempo en esta tarea. Si no hay problemas le puede tomar unos 15 minutos,
pero si encuentra diferencias el proceso puede tardar hasta 1 hora.
Errores de captura, por parte del personal del área de procesamiento de
datos, que generan aclaraciones que se tardan en resolver y en algunas
ocasiones conflictos con los vendedores.
Tiempo de atención. En momentos pico puede haber varios vendedores
esperando a ser atendidos en el área de procesamiento de datos.
Generación de la liquidación
Después de capturados y procesados los documentos, se le entrega al
vendedor un documento impreso donde se le dice los totales vendidos, los
faltantes y sobrantes valorizados, si los hay, y el total de dinero que debe de
presentar en cheques y efectivo, no separa uno del otro, ya que no se tienen
información detallada de cómo pagó el cliente. El proceso en este punto no
puede detectar los montos por cada uno.
Aplicación Cáp. 3-28
Llenado de la planilla de liquidación
El vendedor llena esta forma antes de presentarse con el cajero, relacionando:
Los cheques por número y cliente, y su total.
El efectivo, indicando el número de unidades por denominación y el total.
PROBLEMAS: Tiempo de llenado de la plantilla de cheques, en algunos casos el emisor del
cheque recibido puede no corresponder al del cliente que lo recibió, por lo
que se tiene que recordar cual cliente se lo dio.
¿Hay cajero?
Dependiendo de la hora en que el vendedor se presente con el cajero, puede
que éste ya no se encuentre porque su turno terminó. Lo anterior sucede
cuando las rutas son muy largar y se regresa tarde, o se tuvo un percance con
el vehículo. Cuando el cajero ya no se encuentra se presenta el vendedor ante
su supervisor para liquidar.
Liquidación con el supervisor
El vendedor coloca todos los valores junto con la planilla de liquidación en una
bolsa, se le sella con un fleje de seguridad y se introduce en la caja fuerte del
centro, el supervisor no verifica ni cantidades ni documentos; el cajero al día
siguiente los cuenta y termina el procedimiento.
Liquidación con el cajero
El vendedor se presenta con los valores, la planilla de liquidación y la
liquidación. El cajero cuenta los valores y revisa si los cheques son aceptados;
si rechaza alguno, se lo entrega al vendedor, por ejemplo cuando falta alguna
firma o está mal llenada la cantidad.
¿Hay faltantes?
El total de los valores se compara con el total de la liquidación; si es menor, se
genera un vale por el faltante, que se le descontará al vendedor vía nómina; si
es mayor (caso extraño) se puede regresar la diferencia al vendedor. En este
faltante se considera el monto por cheques rechazados.
Aplicación Cáp. 3-29
Reporte de fin de día
Al terminar su día de labores, los vendedores deben de elaborar un reporte que
contempla la siguiente información:
Efectividad de la visita, que es el porcentaje de clientes que se les vendió o
se les cobró de entre todos los visitados.
Total de clientes visitados en ruta y fuera de ruta.
Causa de no venta, no visita o visita fuera de ruta de cada cliente.
Total cobrado.
Total vendido de contado y a crédito.
Total de productos vendidos por clave.
PROBLEMAS: El tiempo de elaboración, puede ser de hasta 30 minutos.
Por cansancio o falta de disciplina no se llenan en su oportunidad.
Errores en el llenado.
Si desea tomar información del reporte es necesario capturarla.
Se desea más información sobre la ruta, pero aumentar los requerimientos
del reporte puede ser inaceptable por los vendedores.
Propuesta de Solución Cáp. 4-1
4 PROPUESTA DE SOLUCIÓN
La propuesta de solución plantea la siguiente ruta:
• Alcances del sistema utilizando cómputo móvil. Objetivos generales del
sistema de acuerdo con los diferentes niveles de usuario del sistema.
• La propuesta de operación utilizando cómputo móvil. Se describe en forma
detallada cómo la aplicación propuesta articula la operación administrativa
desde el punto de vista de los usuarios.
• Selección de equipo. Con base a los requerimientos y las restricciones físicas
impuestas por la forma y el lugar de uso de los equipos, se proponen las
opciones y se elige un tipo de acuerdo a los criterios de selección propuestos.
• Selección de elementos de interfaz, con los sistemas administrativos así como
de elementos de desarrollo.
• Arquitectura de la aplicación. Se describe la arquitectura del sistema y su
colocación en los diferentes elementos (servidores y equipos portátiles) así
como los distintos módulos de la aplicación en el equipo portátil.
• Elementos de diseño de la aplicación en el equipo portátil. Los principales
casos de uso, bases de datos y navegación.
• Puesta en operación. Se describe la estrategia de pruebas y puesta en marcha.
• Evaluación de la operación, con el sistema móvil.
4.1 ALCANCES DEL SISTEMA UTILIZANDO CÓMPUTO MÓVIL Ya una vez conocida la operación manual, se procede a establecer los alcances del
sistema automatizado utilizando cómputo móvil.
Como una ayuda sobre las posibilidades de uso, se analizaron diferentes productos
de software, ya desarrollados en este campo, para ver cuál es la funcionalidad que
ofrecen. Se revisaron los siguientes:
Propuesta de Solución Cáp. 4-2
• MOBILE ASCROUTE™ SOFTWARE
• Si Sales Pro™
La solución a un problema, antes de revisar los detalles, debe de darse en un marco
general de requerimientos funcionales, no funcionales y restricciones que debe de
cumplir. Estos requerimientos son las directrices sobre las que el proyecto en su
conjunto deberá desarrollarse. Para lo anterior se debe acordar con los usuarios de
los diferentes niveles (vendedores, ejecutivos, áreas técnicas y de operación) los
objetivos generales que se deben de cumplir. Para este estudio, se listan los
acuerdos tomados:
I) Minimizar la utilización de documentos preimpresos: facturas, notas de
crédito, controles de cobranza, etc., y algunos remplazarlos por documentos
impresos, generados durante la operación.
II) Pasar la mayor parte de las actividades al control del vendedor,
permitiéndole mayor autonomía, sin perder las reglas de seguridad y control,
con el fin de disminuir el tiempo que el vendedor invierte en interfaces con
otros sistemas u otras personas, por ejemplo el cálculo de la liquidación.
III) Disminuir las recapturas; para sólo tener una fuente de la información y que
la generación la realice quien la pueda hacer con la mayor calidad, que es
generalmente el usuario que lleva a cabo el proceso.
IV) Disminuir la interacción entre los diferentes roles. Que cada uno se limite a
manejar un subconjunto de la información, sin que sea importante como
llegó a ella, es decir, que el sistema automatizado sea el hilo conductor de la
operación; por ejemplo si el sistema genera un reporte, el que lo recibe no
debe de cuestionar su veracidad, sólo debe restringirse a hacer los cotejos
con la documentación, si ésto aplica.
V) Permitir de forma simple la implantación de los esquemas de facturación
corporativa para su utilización en los puntos de venta con mercancía a bordo.
Lo anterior por si desean en un futuro pasar o mezclar algunas de las
divisiones de prefactura a este esquema.
Propuesta de Solución Cáp. 4-3
VI) De muy fácil operación. No debe entorpecer la operación y que permita con
el mínimo entrenamiento, ser utilizado por vendedores con un escaso o nulo
conocimiento de aplicaciones de cómputo.
VII) El sistema deberá ser lo suficientemente estable y robusto, permitiendo una
operación de bajo costo y una participación mínima del personal de
sistemas. En caso de fallas, se podrá recuperar por si mismo y permitir la
operación del vendedor.
VIII) El hardware deberá ser lo suficientemente robusto y autónomo, permitiendo
su uso durante la jornada de trabajo y una operación de bajo mantenimiento.
IX) Tener un equipo asignado por ruta, no por vendedor. Lo anterior permitirá
asignar al vendedor que va a atender la ruta.
Propuesta de Solución Cáp. 4-4
4.2 PROPUESTA DE OPERACIÓN UTILIZANDO CÓMPUTO MÓVIL Se presenta la modificación del procedimiento especificado en el capítulo anterior,
utilizando cómputo móvil. En el esquema general, las actividades que son auxiliadas
por la terminal portátil se muestran en color verde, y aquellas que se realizan junto
con el sistema administrativo se muestran en color verde oscuro y las que continúan
siendo manuales se presentan en azul. Cuando se considera necesario, se hace
hincapié en los problemas que resuelve de los planteados en la operación manual.
a) ACTIVIDADES DE INICIO DE DÍA
Carga de datosen el equipo
móvil
Recoger laplanilla de
la cobranza
Recarga demercancía
para el mismodía
Actualización electrónica del
inventario
Hay cobranza?
Recarga odescarga demercancía?
Solicitud de carga para eldía siguiente
Asistió elvendedor
Cambio de vendedorasignado
SI
NO
NO
NO
NO
Captura de solicitud de
carga
SI
SI
SI
SI
Cambio deayudante?
Asignación deayudante porel supervisor
SI
NOAlta del vendedor
Consulta stock?
Consulta del stock en
camioneta
Cambio devehículo?
Captura decambio devehículo
NO
NO
SI
A
Reordenar se-cuencia de
visita
Captura desalidas diversas
Reordenar secuencia de
visita?
Salidas diversas?
Registro desalida del
centro
NO
NO
SI
SI
A
Carga de datosen el equipo
móvil
Recoger laplanilla de
la cobranza
Recarga demercancía
para el mismodía
Actualización electrónica del
inventario
Hay cobranza?
Recarga odescarga demercancía?
Solicitud de carga para eldía siguiente
Asistió elvendedor
Cambio de vendedorasignado
SI
NO
NO
NO
NO
Captura de solicitud de
carga
SI
SI
SI
SI
Cambio deayudante?
Asignación deayudante porel supervisor
SI
NOAlta del vendedor
Consulta stock?
Consulta del stock en
camioneta
Cambio devehículo?
Captura decambio devehículo
NO
NO
SI
A
Reordenar se-cuencia de
visita
Captura desalidas diversas
Reordenar secuencia de
visita?
Salidas diversas?
Registro desalida del
centro
NO
NO
SI
SI
A
Figura 4.1. Actividades de Inicio de Día
Propuesta de Solución Cáp. 4-5
Carga de datos en el equipo móvil
El equipo se cargará con los datos iniciales necesarios para su operación. Los
datos se tomarán del sistema administrativo. Esta carga deberá de ser
automática y no requerir de asistencia por parte del personal de sistemas:
Catálogo de clientes con la ruta y la secuencia de visita preasignadas.
Catálogo de productos.
Datos necesarios para el calculo del precio producto-cliente.
Datos necesarios para la aplicación de ofertas, descuentos e impuestos.
Datos de la cobranza.
Stock inicial de la camioneta.
Personal que puede utilizar la terminal:
Vendedores
Ayudantes
Supervisores
Almacenistas
Cajeros
Vendedor asignado a la ruta
Vehículo asignado a la ruta.
Ayudante asignado a la ruta.
¿Asistió el vendedor?
Si el vendedor no asistió, el supervisor deberá de tomar el equipo y asignar un
nuevo vendedor a través de la terminal.
Cambio de vendedor asignado
El supervisor se deberá de dar de alta en la terminal con usuario y contraseña,
la terminal le presentará una lista con los empleados que pueden ser asignados
y deberá elegir uno de la lista. Entre los empleados elegibles también se
encontrarán los supervisores y los ayudantes. Elimina, junto de obligar al
vendedor a firmarse en el equipo con usuario y contraseña, los problemas en el
pago de comisiones, por errores en la asignación del vendedor.
Propuesta de Solución Cáp. 4-6
Alta del vendedor
El vendedor deberá darse de alta en el equipo con su contraseña; sólo el
vendedor asignado se podrá de dar de alta.
¿Cambio de ayudante?
Si el ayudante asignado por el sistema al momento de la descarga de datos no
es el que va a salir a ruta con el vendedor, se tendrá que ejecutar el
procedimiento de asignación de ayudante por el supervisor.
Asignación de ayudante por el supervisor
El supervisor se dará de alta en la terminal con su identificador de usuario y
contraseña (sólo supervisores). La terminal le presentará una lista con los
empleados elegibles como ayudantes: vendedores, ayudantes y supervisores.
Se podrá elegir al vendedor asignado a la ruta como ayudante también.
¿Hay cobranza?
El vendedor se presentará ante el encargado de la cobranza para preguntar si
tiene cobranza pendiente para el día; si es así, pasará a recoger la planilla de la
cobranza, preimpresa por el sistema administrativo, junto con los documentos
originales. El encargado de la cobranza le entregará las facturas originales,
notas de crédito, notas de cargo y cheques devueltos, y se firmará la planilla de
la cobranza. Para ese momento, esta misma información el vendedor ya la
tendrá cargada en la terminal.
En este punto se decidió mantener el formato de la planilla de cobranza
preimpreso, debido a que el formato en que se presenta es tamaño carta
completo y no se podría imprimir en un equipo portátil. No se pudo condensar
con el área administrativa a un formato más pequeño.
¿Consulta stock?
Si lo desea, el vendedor estará en posibilidad de consultar el stock registrado en
la terminal. Las razones pueden ser varias, la principal es que si en la división
donde trabaja se le efectúa la recarga durante las noches sin su presencia, él
puede verificar que el stock registrado es el que tenga en la camioneta.
Propuesta de Solución Cáp. 4-7
Consulta del stock en la camioneta
La terminal le mostrará el stock registrado en la camioneta, producto por
producto, en las unidades utilizadas para cada uno. Se le permitirá realizar
búsquedas e imprimir, por si desea tener un respaldo en documento. En este
punto como en otros donde se permite la impresión, se espera que el vendedor
al principio imprima frecuentemente y a medida que adquiera confianza en el
sistema irá disminuyendo su uso.
¿Cambio de vehículo?
Si el camión asignado a la ruta no es el que está registrado en la terminal o este
se descompuso y es necesario remplazarlo, se pasará al procedimiento captura
de cambio de vehículo.
Captura de cambio de vehículo
El vendedor capturará el número de vehículo y el kilometraje mostrado en el
odómetro; la validación de esta asignación se realizará al momento que el
vehículo abandone el centro de distribución. Estos datos se almacenarán en
una bitácora para su descarga en el sistema administrativo. Se decidió no
validar el número de camión o camioneta contra un catálogo porque el parque
vehicular es muy volátil.
¿Recarga o descarga de mercancía?
Por las razones anteriormente expuestas, el vendedor puede decidir cargar o
descargar mercancía.
Actualización electrónica del inventario
Con el fin de eliminar las recapturas y los errores en inventario causados por el
desfase entre el surtido y la actualización del inventario en el almacén, se
propone un esquema donde la terminal portátil se comunique directamente con
el sistema de control de inventario y se realice la actualización en línea. Pero si
por alguna razón el sistema de control de inventario no está activo, el sistema
debe de permitir la operación manual y no detener a los vendedores para salir a
su ruta. El proceso constará de tres fases:
Propuesta de Solución Cáp. 4-8
Solicitud: El vendedor capturará, utilizando un catálogo de productos, los
artículos que desea cargar. Una vez revisado, puede optar por imprimir la
solicitud o simplemente entregar la terminal al almacenista.
Alta del almacenista en la terminal: El almacenista se dará de alta en la
terminal con su identificador de usuario y contraseña. Sólo podrán darse de
alta como almacenistas los empleados con este perfil.
Confirmación de la solicitud y surtido. Estarán disponibles dos mecanismos
para realizar la confirmación:
En línea: Consta de 3 etapas:
La solicitud: El sistema de control de almacén administra los
productos disponibles para venta en forma independiente de la
disponibilidad física, por lo que se puede presentar que el
producto esté físicamente en el almacén pero no esté disponible
para surtido de las rutas de autoventa. Por ello primero se le
envía una solicitud de producto, vía conexión de datos, de la
terminal portátil al sistema de almacén y este responderá con lo
que teóricamente puede surtir; con este proceso el producto en
el almacén se reserva y deja de estar disponible.
Surtido: El almacenista se dirige a las secciones del almacén a
tomar el producto, de acuerdo a las instrucciones proporcionadas
por el sistema de control de almacén. Aquí se puede presentar
que a pesar de decir que el producto está disponible, éste no se
encuentre físicamente en el almacén; por ello el almacenista
puede ajustar a la baja el producto solicitado. Los ajustes a las
cantidades las capturará en la terminal portátil.
Confirmación: El almacenista de nuevo enlazará el equipo móvil
con el sistema de almacén y se confirmará la salida física de los
productos del almacén. En el equipo portátil se imprimirá la
salida oficial del almacén (original y copia), la cual deberá de ser
firmada por el vendedor y el almacenista (original y copia
también). Si por alguna razón está confirmación no se da, el
Propuesta de Solución Cáp. 4-9
sistema de control de almacén deberá de liberar los productos
reservados para poder ser asignados a otras órdenes.
Manual: El proceso manual constará de 3 etapas:
Surtido: El almacenista surtirá el producto del almacén, y en caso
de no tener producto disponible, ajustará las cantidades en la
terminal portátil. No hay solicitud al sistema de control de
almacén.
Confirmación en el Equipo Móvil: El almacenista confirmará en la
terminal portátil la carga, e imprimirá el comprobante oficial que
deberá ser firmado por el almacenista y el vendedor.
Captura en el sistema administrativo: La salida de mercancía se
recapturará en el sistema de control de almacén para reflejar el
ajuste en el stock y la asignación del producto al vendedor.
Bajo el esquema de confirmación en línea, se eliminan los problemas que se
presentan en la operación manual, como los errores en el stock y los desfases
entre el producto reportado en existencia y el que realmente posee el almacén,
además de eliminar la doble captura y sus errores (parte se elimina por el uso
de lectores de código de barras).
Captura de la solicitud de carga para
Si el procedimiento es aplicable a la división, el vendedor podrá capturar la
solicitud de mercancía para el día siguiente. La terminal presentará un listado de
los productos que el sistema administrativo le sugiere como carga, con base en
estadísticas o por manejo de lo que se le llama carga estándar. El vendedor
tendrá la libertad de modificarla a su conveniencia. Una vez terminada, imprime
la solicitud y se la entrega al almacenista para que se prepare el producto
durante el día y cuando regrese por la tarde esté listo para cargarlo.
¿Reordenar la secuencia de visita?
Como se vio en la operación manual, uno de los principales problemas con la
administración de la secuencia de visita es su mantenimiento, por lo que aquí se
proponen dos mecanismos:
Propuesta de Solución Cáp. 4-10
El primero consiste en que el vendedor cambia la secuencia y la captura en
el equipo portátil.
El segundo es generar la secuencia con base a la secuencia real que utiliza
durante el día. Esta información se actualizará automáticamente durante las
descargas de fin de día y será cargada como secuencia nueva para cuando
esa ruta se vuelva a recorrer.
¿Salidas diversas?
El vendedor podrá realizar ajustes al inventario utilizando los siguientes
movimientos: dar de baja producto o pasarlo de buen estado a mal estado.
Captura de salidas diversas
El vendedor podrá capturar en la terminal portátil movimientos al inventario.
Deberá de registrar la causa, de una lista previamente cargada, lo que evitará la
no legibilidad, diversidad de opciones y facilitará el análisis estadístico; también
deberá registrar los productos y cantidades que desea afectar.
Dependiendo de la causa se efectuarán los movimientos al inventario; por
ejemplo si la causa es daño en tránsito, el producto será pasado de buen estado
a mal estado. Junto con los movimientos se validará en línea la existencia del
producto en el camión y en su caso se realizará la afectación al stock
almacenado en la terminal portátil.
Registro de salida del centro
Al momento de abandonar el centro de distribución, el vendedor capturará en la
terminal el kilometraje, y si es aplicable, la temperatura de la caja. Imprimirá el
comprobante de salida y se lo entregará al vigilante, el cual verificará que los
datos impresos sean correctos y permitirá la salida. Ya almacenados estos
datos, se descargarán en el fin de día para que sean registrados y procesados
por el sistema administrativo.
Propuesta de Solución Cáp. 4-11
b) ACTIVIDADES DEL VENDEDOR EN RUTA
Alta del supervisor
Salidas diversasno asociadas a
un cliente
Supervisión en ruta?
Afectación delstock
Salidas diversas noasociadas a un cliente?
Consulta destock?
Consulta del stock en la terminal
Conteo deproducto encamioneta
Generación defaltantes y
sobrantes porinventario
Impresión desobrantes y
faltantes
Estadísticasde visita?
Muestraestadísticasde visitas
NO
NO
NO
NO
SI
SI
SI
SI
Figura 4.2. Actividades del Vendedor en Ruta
¿Supervisión en ruta?
El supervisor se podrá presentar por sorpresa a realizar labores de supervisión,
entre ellas el conteo del producto en la camioneta.
Alta del supervisor
El supervisor se dará de alta con su número de empleado y su contraseña. Sólo
se autorizará esta función a los supervisores.
Conteo de producto en camioneta
Utilizando la terminal portátil el supervisor contará el stock en camioneta de los
productos en buen estado, y si es aplicable, en mal estado.
Propuesta de Solución Cáp. 4-12
Generación de faltantes y sobrantes por inventario
La terminal, con base en el stock teórico y lo contado por el supervisor,
generará los posibles faltantes y sobrantes en el stock. Estos se reportarán
durante las actividades de fin de día y no podrán ser contrarrestados con
movimientos posteriores, evitando que los vendedores puedan tomar productos
de clientes que visiten después.
Afectación al stock
La terminal ajustará el stock teórico de las cantidades capturadas a lo
inventariado por el supervisor.
Impresión de faltantes y sobrantes
Se generará un reporte impreso del inventario con los faltantes y los sobrantes;
este deberá ser firmado por el supervisor y el vendedor.
¿Estadísticas de visita?
El vendedor entre visita y visita, podrá consultar sus estadísticas de visita.
Muestra estadísticas de visita
La terminal mostrará el total de clientes de la ruta: los ya visitados, los que falta
de visitar y los clientes visitados fuera de ruta.
¿Salidas diversas no asociadas a un cliente?
Si por algunos de los eventos descritos en las actividades manuales el vendedor
está en la necesidad de hacer un movimiento al inventario no asociado a un
cliente (daño en tránsito, entrega para degustación o pago a servidores
públicos), pasará a la captura de salidas diversas no asociadas a un cliente.
Salidas diversas no asociadas a un cliente
El vendedor capturará la causa y los productos que se van a incluir. La terminal
validará las existencias y hará los ajustes correspondientes al stock.
Propuesta de Solución Cáp. 4-13
¿Consulta de stock?
El vendedor podrá consultar el stock en la terminal, entre visita y visita a cliente.
Dependiendo del stock puede decidir detener la ruta y regresar al centro a
recargar.
Consulta de stock en la terminal
El vendedor podrá consultar el stock en la terminal, y si lo desea lo podrá
imprimir para revisarlo.
c) ACTIVIDADES DURANTE LA VISITA AL CLIENTE
Selección delcliente
Levantamientode pedido a
crédito
Levantamientode pedido de
contado
Captura delas salidas
diversas
Inventariode activos
en comodato
Causa de noventa
Causa de novisita
Actualización del libro de
ruta
El local no está abiertoo no se pudo
llegar?
Tienecobranza?
Tienecobranzavencida?
Autorizadaventa acrédito?
Va a comprar?
Registro decobranza
Compra a crédito?
Salidasdiversas?
Inventario deactivos?
Tieneproductosque surtir?
Surtido de productos en
camión
Cancelaciónde un pedidofacturado?
Cancelaciónde folio de
factura
Afectación definitiva del
stock
A
A
NO
SI
SI
NO
NO
NO
SI
SI
NO
SI NO
SI
NO
NO
NO
SI
SI
SI
NO
Excede límitede crédito?
Valorizacióndel pedido
Mensaje deerror
Generación eimpresión de
facturas
Afectacióndefinitiva del
stock
Hay producto paradevolución?
Captura dela devoluciónde producto
Impresión dela nota de
crédito
Afectacióndel stock pordevolución
Afectaciónde la cobranzapor devolución
Impresión del comprobante
Afectación definitiva del
stock
SI
SI
NO
Figura 4.3. Actividades durante la Visita al Cliente
Selección de cliente
La terminal presentará a los clientes en orden de visita. El vendedor deberá
elegir un cliente para iniciar las actividades ante cliente; puede ser el primero de
la lista o cualquier otro. Además de los en ruta, podrá elegir a los que no están
Propuesta de Solución Cáp. 4-14
en ruta, los llamados fuera de ruta. Si selecciona uno de estos, la terminal le
pedirá que elija de una lista la causa de por qué lo está visitando. Tendrá las
opciones de buscar un cliente por su número, nombre o parte del nombre. Con
el fin de garantizar la asistencia del vendedor a cada uno de los clientes, se
agregará la opción de utilizar el escáner láser para leer una etiqueta que se
colocará en el local de los clientes y se almacenará en la bitácora interna, si el
cliente fue elegido, utilizando el teclado o el lector de código de barras.
¿El local no está abierto o no se pudo llegar?
Si la visita no se puede efectuar, el vendedor deberá de elegir la causa.
Causa de no visita
El vendedor deberá elegir de una lista, de causas de no visita (la que más se
acomode al porque no está visitando al cliente). Esta causa se almacenará en la
bitácora del sistema y se descargará durante el fin de día. El que se le obligue a
elegir una causa de un catálogo en lugar de que la describa, es con el fin de
poder efectuar un análisis estadístico automatizado.
¿Tiene cobranza?
La máquina revisa en forma automática si el cliente tiene cobranza; si es así
pasará automáticamente al módulo de registro de cobranza.
Registro de cobranza
Con el fin de implantar las políticas de cobranza que impiden vender productos
a crédito, si el cliente tiene cobranza vencida, se le agregará a los documentos
un estado generado por el sistema administrativo, de acuerdo a sus políticas, y
podrá tener alguno de los siguientes 3 valores:
No vencido: Son aquellos documentos que aún están dentro de su plazo de
pago. El cliente podrá pagarlos o no. Si el cliente desea pagarlos se deberá
aceptar el pago.
Vencido con cobro facultativo: Son aquellos documentos que ya están
vencidos pero que se encuentran en periodo de gracia. Si no son cobrados
Propuesta de Solución Cáp. 4-15
en su totalidad, el vendedor deberá de capturar en la terminal una causa de
no cobro, para permitirle vender a crédito.
Vencido: Son documentos que si no son pagados en su totalidad no se
permite la venta a crédito.
¿Va a comprar?
Si el cliente no va a comprar, el vendedor deberá de registrar una causa de no
venta; no podrá abandonar la visita si no da esta causa.
Causa de no venta
La terminal le presentará un listado de causas de no venta; estas se
descargarán durante el fin de día para alimentar las estadísticas de efectividad
de la ruta. Se elimina el problema de su manejo y recaptura posterior que ocurre
durante el esquema manual.
¿Tiene cobranza vencida?
La terminal verificará si el cliente tiene algún documento con estado vencido, no
pagado o con estado de cobro facultativo sin causa de no cobro y con saldo. Si
cualquiera de las condiciones anteriores se presenta, sólo se permitirá la venta
de contado.
Levantamiento de pedido a crédito y Levantamiento de pedido de contado
El sistema permitirá el levantamiento de uno o varios pedidos a crédito. La
mecánica para los pedidos a crédito y de contado es la misma, la diferencia
radica en el costeo de los productos. Para la compra a crédito algunos
descuentos no son aplicables.
La terminal le mostrará los productos que tiene disponibles para venta; la
captura la podrá hacer buscando en el catálogo, utilizando una clave corta, por
descripción o por el código de barras. Al elegir un producto se presentará la
cantidad disponible para venta y permitirá capturar la cantidad negociada con el
cliente. No se permitirá capturar más que el disponible. Si el producto tiene una
o más promociones aplicables a ese cliente, el sistema las mostrará y permitirá
elegir una o ninguna.
Propuesta de Solución Cáp. 4-16
Una vez elegida, el sistema calculará el costo del pedido. Al agregar un nuevo
producto puede que el precio de otros se modifique, por ejemplo, si un producto
participa con otros en un descuento por volumen, el agregar el nuevo producto
puede colocar el descuento en otro intervalo, con lo que el descuento
aumentaría (si se elimina podría suceder el efecto contrario). El vendedor podrá
modificar y eliminar productos del pedido, además de agregar productos.
Durante el proceso de captura de productos, se le deberá permitir al vendedor
consultar las ventas anteriores de ese producto del cliente, con el fin de analizar
el desplazamiento y negociar las cantidades del pedido.
Una vez capturados los productos del pedido, si hay alguna promoción de
regalo de producto aplicable, se presentarán las promociones y los productos
que se pueden regalar. El sistema permitirá capturar los productos de regalo
hasta por la cantidad autorizada. El vendedor podrá dar de menos si lo
considera pertinente, pero en los movimientos al stock solo quedará lo regalado.
Valorización del pedido
Como se mencionó, a medida que se agregan, modifican o eliminan productos
del pedido, el cálculo del costeo se ejecutará; con esto, el vendedor podrá
negociar con el cliente el pedido, en función de su capacidad de pago. El dato
del costo del pedido será utilizado discrecionalmente por el vendedor. Algunos
clientes con capacidad de compra se arredran al oír el monto del pedido y
pueden comprar de menos, mientras que otros, llegan a pedir de mas de lo que
pueden comprar y este dato lo puede utilizar el vendedor para advertirles sobre
esta posibilidad.
¿Excede el límite de crédito?
Ya terminado de capturar el pedido y valorizado, se valida que la suma de lo
que adeuda en documentos, más los pedidos a crédito levantados durante la
sesión, no superen el límite de crédito preestablecido al momento de cargar los
datos del cliente. Si es así, se emite un mensaje de error y no permitirá salir de
la captura de pedido hasta que se ajuste a las condiciones de crédito.
Propuesta de Solución Cáp. 4-17
La validación se colocó como un evento único al final y no durante la captura del
pedido, porque el precio de los productos puede variar durante la captura y el
total se tiene hasta que todos los productos son capturados.
Esta opción elimina el problema de aplicación discrecional del límite de crédito.
Generación e impresión de facturas
Una vez terminada la captura del pedido y validado el límite de crédito (si es
aplicable), los pedidos quedarán en estado de Listos para Facturar. Mientras no
se facturen se podrán modificar sin necesidad de paso alguno. Una vez que el
vendedor decida facturarlos, se imprimirán la o las facturas en su impresora
portátil; el equipo generará los folios de facturación en forma automática.
Los pedidos quedan con estado de facturados y con un folio de facturación
asignado. Dependiendo si el pedido fue de contado o a crédito se imprimirán los
formatos correspondientes y el número de copias necesario para cada caso.
Lo anterior corregirá los problemas de legibilidad, cálculo, recaptura y manejo
de la papelería que se tiene en el sistema actual.
Afectación definitiva del stock
Una vez facturado el pedido, el producto reservado en el stock de la camioneta
pasa a Entregado a Cliente y ya no estará disponible para venta.
¿Hay producto para devolución?
Si el cliente tiene producto de devolución, el vendedor deberá de pasar a la
captura de devoluciones.
Captura de la devolución de producto
Los productos de la devolución deberán ser valorizados de la misma forma que
un pedido de contado, considerando los descuentos, promociones de descuento
e impuestos. No se considerarán las promociones de regalo.
Dependiendo de las razones que dieron origen a la devolución del producto, se
puede considerar un porcentaje de recompra del producto inferior al 100%. Este
Propuesta de Solución Cáp. 4-18
porcentaje lo negocia el vendedor con el cliente por lo que no puede ser
calculado en forma automática.
El vendedor podrá capturar los productos de la devolución utilizando el
catálogo, el escáner láser o la clave corta de producto. Cada vez que capture un
producto se deberá de indicar el porcentaje al que lo tomará y el estado en que
lo está recibiendo (buen estado o mal estado), para evitar que cada vez que se
captura un producto se tenga que dar el porcentaje de recompra; se considerará
por omisión el porcentaje capturado en el producto anterior.
Una vez terminada la captura, el sistema valorizará la devolución.
Impresión de la nota de crédito
Una vez valorizada la devolución, el vendedor procederá a imprimir la nota de
crédito que amparará la recepción del producto. Esta nota podrá aplicarse a
compra inmediata de producto o quedar almacenada para futuras compras. No
se permitirá la devolución de efectivo contra notas de crédito.
Afectación del stock por devolución
Una vez impresa la nota de crédito que ampara la recepción de producto por
devolución, éste es agregado al stock de la camioneta; si es buen estado,
queda disponible para venta; si está en mal estado, el producto se abonará al
stock en mal estado y será considerado para la descarga y los inventarios. No
quedará disponible para venta.
¿Salidas diversas?
El vendedor podrá entregar mercancía al cliente por medio de una salida diversa
que deberá ser autorizada por su supervisor a fin de día.
Captura de las salidas diversas
El vendedor podrá capturar una o más salidas diversas. Para cada salida
diversa deberá de elegir una causa de un catálogo, y capturar los productos y
sus cantidades. Dado que las salidas diversas son de producto en buen estado,
la captura se validará contra el disponible en el stock.
Propuesta de Solución Cáp. 4-19
Impresión del comprobante
Una vez terminada la captura de las salidas diversas, se podrán imprimir éstas,
con los datos del cliente y un folio asignado automáticamente por la terminal. El
vendedor recabará la firma en una copia del documento y se lo presentará a su
supervisor para la autorización durante las actividades de fin de día.
Afectación definitiva del stock
Descrito anteriormente.
¿Tiene productos que surtir?
Si el vendedor tiene productos que surtir al cliente, producto de ventas y/o
salidas diversas, deberá de dirigirse al camión a recoger la mercancía.
Surtido de productos en camión
El vendedor consultara la terminal portátil o sus documentos para armar la
entrega de productos. En este punto se podría presentar que a pesar de que el
stock automático en la terminal haya indicado que un producto estaba
disponible, el producto no se encuentre físicamente en el vehículo, por lo que
tendrá que cancelar el pedido y modificar la cantidad de producto que faltó.
¿Cancelación de un pedido facturado?
Si el vendedor, por que no pudo surtir los productos, o el cliente al momento de
entrega decide rechazar alguno, tendrá que pasar a cancelar el pedido ya
facturado.
Cancelación de folio de factura
Para fines fiscales, el sistema deberá cancelar el folio de la factura
(internamente lo marcará como cancelado) y el pedido quedará en modo de
edición para que pueda ser modificado. Se procederá a liberar hacia el stock los
productos de la factura para dejarlos disponibles para venta.
¿Inventario de activos?
La acción de levantar inventarios de activos va ha ser activada por
configuración, al momento de la carga de datos, por lo que su uso no será
Propuesta de Solución Cáp. 4-20
discrecional por parte del vendedor. Si esta actividad está habilitada, se le
permitirá entrar a este módulo y capturar los diferentes activos de la compañía
como refrigeradores, congeladores, exhibidores, etc., de acuerdo a sus
características. Para facilitar su actividad, se podrá realizar utilizando el código
de barras colocado en los bienes. Esta información se almacenará en la
terminal y será descargada durante las actividades de fin de día.
Actualización del libro de ruta
Al finalizar la visita, la terminal dejará la información necesaria para que el libro
electrónico de ruta se actualice en forma automática; con esto evitará al
vendedor la necesidad de llenar a mano estadística, como qué productos fueron
vendidos y en que cantidades.
d) REGISTRO DE COBRANZA
La cobranza es una parte importante dentro de este proceso. Para explicar con
mayor precisión éste módulo, a continuación se presenta un diagrama más detallado:
Muestracondición de
error
Pagó mas queel saldo?
Pago menosque el saldo?
Causa de nocobro
Cambia aestado deno vencido
Hay montoa pagar?
Si
Si
Si
No
No
Aplicación depago a
un documento
Tiene estadode cobro
facultativo?
Captura dechequesCheques?
Captura deefectivoEfectivo?
No
No
No
Si
Si
Si
Figura 4.4. Registro de Cobranza
Propuesta de Solución Cáp. 4-21
Aplicación de pago de documento
La terminal presentará al vendedor todos los documentos pendientes de pago,
tanto a favor del cliente como en contra. Presentará el tipo de documento, la
fecha de emisión, el estado y el saldo; puede que difiera del monto original,
debido a pagos parciales o recargos por el pago. Deberá de elegir uno a uno los
documentos y aplicarles un pago de acuerdo a lo que pacte con el cliente.
¿Pago más que el saldo?
Si el pago recibido es mayor que el saldo y el documento es a favor del cliente,
se generará un mensaje de error y no dejará aplicar el pago. Si el documento es
en contra del cliente, sí se permitirá aplicar un pago mayor.
¿Pago menos que el saldo?
Si el documento es en contra del cliente y se aplica una cantidad menor, pasará
a las validaciones correspondientes. Se considera que la aplicación de pagos
parciales, aunque no es una política que se incentive, está permitida, pero si el
documento no está totalmente pagado, se considerará como no pagado para
efectos de validaciones.
¿Tiene estado de cobro facultativo?
Si el documento tiene estado de cobro facultativo (vencido pero que aún permite
la venta a crédito) pasará a captura de causa de no cobro.
Causa de no cobro
Para los documentos con estado de cobro facultativo y no pagados, o con pago
parcial, el vendedor deberá de elegir una causa de por qué no cobró el total; si
no lo hace, no podrá capturar pedidos a crédito.
Cambia a estado de no vencido
Si el vendedor da una causa de no cobro a un documento con estado de cobro
facultativo, el sistema lo considerará no vencido para fines de venta a crédito.
Propuesta de Solución Cáp. 4-22
¿Hay monto a pagar?
Se suman los montos a pagar, de documentos en contra del cliente, menos los
que son a su favor, más los pedidos de contado vendidos en esa visita. Si el
neto es en contra del cliente, se pasará a la captura de efectivo y cheques. No
se permite que quede un saldo a favor del cliente ya que no existe un
procedimiento para regresar efectivo.
¿Cheques?
El cliente puede pagar con uno o más cheques y pasa a la captura de cheques.
Captura de cheques
La terminal permitirá al vendedor la captura de uno o varios cheques. Para cada
uno se capturará el banco, número de cheque y monto. La suma de los cheques
no deberá de ser mayor al neto a pagar.
¿Efectivo?
Si el cliente paga una parte o el total del saldo en efectivo, el vendedor deberá
pasar a la captura en efectivo.
Captura en efectivo
Sólo se permitirá un pago en efectivo; este deberá de estar redondeado a 5
centavos como lo marca la ley para pagos en efectivo. La suma de cheques y
efectivo no deberá a exceder el neto a pagar.
Propuesta de Solución Cáp. 4-23
e) ACTIVIDADES DE FIN DE DÍA
Impresión de lapreliquidación
Alta del supervisor
Verificación delefectivo
Consolidación de la
liquidación
Hay salidasdiversas?
Recibo de faltantes enliquidación
Hay cajero?
A
Reporte de fin de día
No
Si
No
Si
No
Si
NoAutorización desalidas diversas
Impresión de salidas diversas
definitiva
Generación defaltantes
Captura delefectivo
Impresión dela liquidación con efectivo
Verificación delos cheques
Alta del cajero
Impresión dela liquidación
definitiva
Hay faltantesen valores?
Alta del supervisor
Bandera desolicitud de
carga?
Hay cargasugerida?
Coloca cargasugerida como
solicitud de carga
Edita solicitudde carga
Impresiónsolicitud de
carga para eldía siguiente
Se imprimesolicitud
de carga?
Captura de material POP
Descargade datos
No
No
Si
Si
Si
Confirmación dela liquidación sin
cajero
Figura 4.5. Actividades de Fin de Día
Generación delreporte de cobranza
Entrada alcentro de
distribución
Banderade carga paradía siguiente?
Inicia fin dedía?
No
Si
No
Hay clientesno visitados?
Causa de novisita
obligatoria
Bandera deinventario?
Alta dealmacenista
Captura deinventario
Generación defaltantes ysobrantes
Afectación delstock porinventario
Bandera dedescarga?
Captura deinventario
Bandera de descarga
parcial?
Bandera de descarga
total?
Alta dealmacenista
Generaciónde sobrantes
Generación defaltantes ysobrantes
Impresión delcierre de control
de carga
Impresión del nuevo control
de carga
Generación deinformación de
carga
Afectación delstock pordescarga
Hay productoen camioneta?
Cierre del control de
carga
Recarga demercancía
para el mismodía
Actualizaciónelectrónica del
inventario
ANo
No
No
No
No
No
Si
Si
Si
Si
SiSi
Si
Actividades enel centro dedistribución
Propuesta de Solución Cáp. 4-24
Entrada al centro de distribución
El vendedor capturará en la terminal el kilometraje que marca el odómetro y
dependiendo de la compañía, la temperatura de la caja. Imprimirá el
comprobante de entrada y se lo entregará al vigilante, el cual verificara los datos
y permitirá la entrada.
¿Inicia fin de día?
La terminal le permitirá elegir al vendedor si da inicio a las actividades de fin de
día; en caso contrario pasa a las actividades en el centro de distribución.
Actividades en el centro de distribución
Actividades mencionadas en el inicio de día, como la recarga para el mismo día,
consulta de stock y la salida del centro de distribución.
¿Hay clientes no visitados?
La terminal verificará que todos los clientes que estaban considerados en ruta
hayan sido visitados o tengan causa de no visita; si falta alguno, pasa a la causa
de No visita obligatoria.
Causa de no visita obligatoria
La terminal presenta una lista de posibles causas de no visita; el vendedor
deberá elegir una y esa se le colocará a todos los clientes en ruta que tengan
estado de no visitado.
Generación del reporte de cobranza
La terminal generará un reporte donde se indica:
Documentos de la cobranza totalmente pagados.
Documentos de la cobranza parcialmente pagados.
Documentos no cobrados.
Facturas canceladas.
Facturas de pedidos de contado.
Facturas de pedidos a crédito.
Propuesta de Solución Cáp. 4-25
Este reporte junto con los documentos se presenta al encargado de la cobranza
para su resguardo.
Esquemas de liquidación de la mercancía
Con el fin de acomodar en el sistema los diferentes esquemas de liquidación de
la mercancía, se implantará un esquema de banderas de configuración, que
podrán fijarse al momento de la carga de datos, de acuerdo a las necesidades
de cada división.
¿Bandera de inventario?
Si esta bandera está activa, la terminal considerará que no hay descarga de la
mercancía y se levantará el inventario por parte del encargado del almacén.
Alta del almacenista
El almacenista se da de alta con su número de empleado y contraseña.
Captura de inventario
La terminal presentará todos los productos que hay en el stock teórico de la
camioneta (en buen y mal estado) y permitirá capturar las cantidades, producto
del conteo de la mercancía. Se podrán agregar claves que no estaban
previamente en el stock.
Generación de faltantes y sobrantes
Después del inventario, se asume que los productos que están realmente en la
camioneta son los contados y que si falta un producto es un faltante que se le
deberá de cobrar al vendedor, y si sobra algún producto, fue causado por un
error de operación. Los sobrantes no se cruzan con los faltantes.
Afectación del stock por inventario
El stock teórico de la camioneta se ajusta a las cantidades obtenidas durante el
inventario.
¿Bandera de descarga?
Esta bandera indicará que dentro del procedimiento de manejo de la mercancía,
durante el fin de día podrá existir descarga de mercancía, parcial o total.
Propuesta de Solución Cáp. 4-26
Alta de almacenista
Descrito anteriormente.
Captura de inventario
Descrito anteriormente.
¿Bandera de descarga parcial?
Si esta bandera está activa, indicará que se efectuará una descarga parcial, la
cual consistirá en que el vendedor descargue del camión lo que considere
conveniente y lo que quede se asumirá como que está en el stock del camión.
Generación de sobrantes
Si la descarga es parcial, se pueden presentar tres condiciones:
Que se descargue el total del stock teórico. El stock resultante en el camión
es cero.
Que se descargue menos que el stock teórico. Se asume que el resto se
queda en el camión.
Que se descargue más que el stock teórico. Se considera que no queda
nada en el camión y la cantidad en exceso se tratará como un sobrante.
Generación de faltantes y sobrantes
Descrito anteriormente.
Impresión del cierre de control de carga.
El sistema imprimirá el cierre del control de carga del día, considerando las
cantidades cargadas de producto del día anterior, las cantidades entregadas a
los clientes, las cantidades descargadas y las que quedan en el camión (si no
fue una descarga total).
Afectación del stock por descarga
Se consolidará el stock en camión, considerando los productos descargados.
Propuesta de Solución Cáp. 4-27
Cierre del control de carga
Con el fin de hacer compatible la nueva forma de operación con el sistema
administrativo que está en operación, se simulará una descarga total del camión
(cierre del control de carga del día).
¿Bandera de carga para el día siguiente?
Se plantean dos esquemas de carga de mercancía para el día siguiente:
Con el vendedor presente y utilizando la terminal portátil como medio de
captura.
Por las noches cuando el vendedor ya no esté presente. En este caso, la
carga se capturará en el sistema administrativo y se actualizará el stock
almacenado en la terminal portátil durante el proceso de carga de datos.
Esta bandera indicará si dentro del procedimiento de fin de día se realiza la
carga de producto, previamente preparado para el día siguiente.
Recarga de mercancía para el mismo día
Descrito anteriormente.
Actualización electrónica del inventario
Descrito anteriormente.
¿Hay producto en la camioneta?
Se verificará si en la camioneta queda producto; este puede ser la suma del que
quedó de la venta del día, más la carga de producto para el día siguiente.
Impresión del nuevo control de carga
Se generará el nuevo control de carga con el folio preasignado; en este se
consideran los producto cargados, más los que restaron de la operación del día.
Generación de información de carga
Para fines de hacer compatible la nueva operación con la actual, se plantea
simular una carga con todo el producto que está en el camión (producto que
quedó de la venta del día y de la carga para el día siguiente). Esta información
se almacena para su descarga durante las actividades de fin de día.
Propuesta de Solución Cáp. 4-28
¿Hay salidas diversas?
Si durante las actividades de la ruta se levantaron salidas diversas que
requieren la autorización del supervisor, la aplicación deberá de pasar
automáticamente a la autorización.
Alta del supervisor
Cualquier empleado con rol de supervisor podrá darse de alta, proporcionando
su número de empleado y su contraseña personal.
Autorización de salidas diversas
El supervisor podrá rechazar total o parcialmente una salida diversa. No se le
permitirá agregar producto a la misma.
Generación de faltantes
Cualquier modificación de bajas, rechazo total o parcial, de una salida diversa
generará que el producto no aceptado pase automáticamente a ser un faltante
cobrable al vendedor. No se podrá compensar con algún sobrante de stock del
mismo producto.
Impresión de salidas diversas definitivas
Una vez que el supervisor haya terminado de aceptar o modificar las salidas
diversas presentadas para su autorización, se imprimirá el listado definitivo de
las salidas diversas aceptadas, para su firma. Se deberá de almacenar en la
base de datos la cantidad originalmente solicitada y la aceptada por el
supervisor, para futuras aclaraciones.
¿Bandera de solicitud de carga?
Si esta bandera está activa, permitirá al vendedor levantar una solicitud de
producto para ser surtida por el almacén al día siguiente.
¿Hay carga sugerida?
El sistema permitirá que pueda existir una solicitud sugerida por el sistema
administrativo. Si ésta existe se pasará a considerarla como solicitud en edición.
Propuesta de Solución Cáp. 4-29
Coloca carga sugerida como solicitud de carga
La solicitud de carga sugerida se colocará como solicitud de carga, para que
pueda ser editada por el vendedor.
Edita solicitud de carga
El vendedor podrá agregar, eliminar y modificar cantidades de la solicitud de
carga. Estas cantidades reflejan sus estimados sobre lo que espera vender dos
rutas adelante; la carga se preparará durante el siguiente día laboral para ser
utilizada dos días adelante.
¿Se imprime solicitud de carga?
El vendedor podrá decidir si imprime o no la solicitud de carga. El procedimiento
esta concebido para que no se utilice papel y la solicitud de carga pase
directamente, vía el sistema administrativo, al control de almacén y a su surtido;
el papel sólo lo utilizaría para quedarse con un comprobante, mientras adquiere
la seguridad de que la nueva forma de operación funciona correctamente.
Impresión de la solicitud de carga para el día siguiente
La terminal imprime la solicitud de carga, indicando producto y cantidad
solicitada.
Impresión de la preliquidación
Este será el primer paso para la liquidación de los valores en caja. Se imprimirá
un reporte que consiste de:
Relación de los pedidos vendidos de contado.
Documentos de cobranza a los que se les efectuó un pago durante la ruta.
Faltantes de producto y su valorización.
Sobrantes de producto y su valorización.
Relación de cheques recibidos.
Total recibido en efectivo.
Total a liquidar, que incluye los valores recibidos de los clientes, más la
valorización de los faltantes. Los sobrantes no son considerados.
Propuesta de Solución Cáp. 4-30
Este documento lo utilizará el vendedor para preparar los cheques y el efectivo
que va a entregar a la caja.
Captura del efectivo
La terminal le pedirá al vendedor que relacione por monedas y su
denominación, el total del efectivo a entregar.
Impresión de la liquidación con efectivo
La terminal imprimirá un documento similar al de la impresión de la
preliquidación, pero con el detalle del efectivo. Si el efectivo es inferior que el
esperado, indicará un faltante. Hay que recordar que la cantidad a liquidar
incluye los faltantes en producto.
¿Hay cajero?
Si a la hora en que esté listo el vendedor para entregar su liquidación es muy
tarde, quizá el cajero se haya retirado, por lo que pasará a un procedimiento
alterno de liquidación con su supervisor.
Alta del supervisor
El Supervisor se dará de alta en la terminal con su número de empleado y
contraseña.
Confirmación de la liquidación sin cajero
El supervisor deberá confirmar que el vendedor va a liquidar, sin utilizar al
cajero.
Alta del cajero
El cajero se dará de alta en la terminal con su número de empleado y su
contraseña.
Verificación de los cheques
La terminal permitirá al cajero modificar los datos de los cheques, incluyendo la
cantidad, o rechazarlos por considerarlos inválidos, por ejemplo por falta de
firma. Cualquier modificación en el monto a la baja, incluyendo el rechazo, se
considera como un faltante que el vendedor deberá liquidar en ese momento.
Propuesta de Solución Cáp. 4-31
Verificación del efectivo
El cajero validará contra la preliquidación si el efectivo y las denominaciones
que el vendedor indicó son correctas; en caso de un error, podrá modificar las
cantidades directamente en la terminal. En caso de modificación de baja en la
cantidad de un cheque o cheques, o su rechazo, ésta se abonará al efectivo a
liquidar, por lo que la captura del cajero en este punto podrá variar.
Impresión de la liquidación definitiva
Una vez que el cajero y el vendedor estén de acuerdo, el cajero imprimirá la
liquidación definitiva que será un reporte similar a la de la preliquidación, pero
incluirá las posibles modificaciones a los cheques, el efectivo, en qué
denominaciones lo recibió y espacio para las firmas, tanto del vendedor como
del cajero. Esta información también se almacenará en la terminal para su
descarga en el fin de día, por lo que los comprobantes impresos sólo se
utilizarán en caso de falla del equipo.
¿Hay faltantes en valores?
Si en la liquidación llegara a ver algún faltante en: productos, cheques,
cobranza o venta de contado, y no se liquidó con efectivo, se generará un vale
por faltantes en liquidación que el vendedor deberá firmar y le será descontado
vía nómina. La terminal emitirá en forma automática este vale con los datos del
vendedor, la cantidad faltante (tanto en número como en letra), los datos del
vendedor y la leyenda donde éste se compromete a pagar.
Consolidación de la liquidación
Una vez terminada la liquidación, se procesarán los elementos estadísticos,
descargas y demás información, con el fin de dejarla lista para la descarga.
Captura de material POP
La terminal le permitirá al vendedor capturar un número de piezas colocadas de
material promocional. Esta información se presentará en el informe de labor
diaria y en los estadísticos que genera la terminal, junto con las actividades de
fin de día.
Propuesta de Solución Cáp. 4-32
Reporte de fin de día
Con la información almacenada en la terminal, se emitirá en forma totalmente
automática, el reporte de fin de día, con lo que se eliminará la necesidad de
llenado por parte del vendedor; en él se reportará:
Estadísticas de la efectividad de las visitas.
Reporte sobre la cobranza.
Causas de no visita y no venta por cliente.
Productos vendidos durante la ruta.
Duración de cada visita e intervalos entre cada una de ellas.
Este reporte en una primera fase será para el vendedor y su supervisor, el cual
lo capturará para obtener sus reportes; en una segunda fase sólo será para el
vendedor, y supervisores así como niveles superiores podrán consultar la
información y los resúmenes dentro del sistema administrativo.
Propuesta de Solución Cáp. 4-33
4.3 SELECCIÓN DE EQUIPO Dada la descripción de las actividades a automatizar con la terminal portátil, se
requerirá por cada vendedor:
• Una terminal portátil.
• Una impresora portátil, para ser portada por el vendedor.
• Un dispositivo para la carga y descarga de los datos.
A continuación se describe las necesidades para cada uno de los componentes y la
recomendación para su mejor funcionamiento de acuerdo a las recomendaciones
descritas en la sección 2.3.6 “selección de equipo”.
4.3.1 Selección de la terminal portátil
Se utiliza el esquema propuesto (sección 2.3.6), listando las preguntas, respuestas y
justificación.
1) ¿Debe de soportar caídas?
Si. Las actividades del vendedor se realizarán en lugares potencialmente
inseguros y la posibilidad de caídas es alta.
2) ¿Debe de soportar polvo?
Si. Su trabajo lo realiza en lugares como el almacén, su vehículo y las
tiendas de sus clientes, lo que se puede considerar como actividades a la
intemperie.
3) ¿Debe de soportar agua? (Gotas, chorro o inmersión)
Si. Parte del trabajo del vendedor lo hace a la intemperie, por lo que la
posibilidad que se exponga a lluvia ligera o en lugares húmedos como el
sureste, es alta. Soportar chorro de agua o inmersión es poco probable; si se
eligiera un equipo que soportara estas dos últimas condiciones, el costo y el
peso del mismo se elevarían sustancialmente.
Propuesta de Solución Cáp. 4-34
4) ¿Cuánto es el tiempo de autonomía que se requiere?
Se requiere que soporte una jornada de trabajo, que inicia a las 7:00 hrs. y
en muchos casos puede llegar terminar a las 20:00 hrs. Se estima que 6 hrs.
de operación continua es suficiente, si no se desea utilizar algún esquema de
recarga en el vehículo.
5) ¿Necesidades de almacenamiento?
Se estima que cargando la aplicación, el total de las estadísticas de ventas y
la cobranza de todos los clientes, el espacio ocupado no supere los 10 Mb.
Es necesario que el medio de almacenamiento sea removible fácilmente
para poderlo pasar a otro equipo en caso de fallas.
6) ¿Capacidad de cómputo requerida de acuerdo a la aplicación?
Debe de permitir que el valor del pedido sea recalculado, captura por captura
de producto y no entorpezca el ingreso del pedido. Esto, con base en la
experiencia, descarta a los equipos con procesadores de menos de 33 Mhz.
7) ¿Qué periféricos se requieren, como sondas de lectura, lectores de código
de barras, lectores de RFIds, etc.?
Lector de código de barras láser de corto alcance. Se sugiere el de tipo láser,
por su índice de éxito a la primera lectura.
8) ¿Se necesitan interfaces especiales, como puertos para lectores, puertos
serie adicionales?
Se requiere que tenga un almacenamiento no volátil fácilmente
removible; puede utilizarse una interfaz PCMCIA por ejemplo.
Se requiere algún esquema de comunicación inalámbrica para
conectarse con la impresora, como IrDA o Bluetooth.
9) ¿Se necesitan capacidades inalámbricas ya sea de redes locales o amplias?
Que soporte en un futuro redes inalámbricas locales, para efectos de
comunicarse con el sistema administrativo. Actualmente no se cuenta con
estas facilidades en los centros de distribución.
Propuesta de Solución Cáp. 4-35
10) Necesidades de ingreso de datos, pantalla táctil, teclados numéricos o
alfanuméricos.
Teclado numérico. Dado que la mayoría de la captura de los productos
se espera utilizando su clave numérica, se considera indispensable que
tenga un teclado numérico independiente. Si se utilizara uno sobre la
pantalla, además de pequeño para captura rápida, se degradaría
rápidamente bajo el nivel de uso que se espera. Las pantallas resistivas
de los equipos portátiles se deterioran rápidamente ante un uso intenso;
en algunos casos se observa que su duración es solo unos meses.
Cuando se utilice la descripción de producto para la búsqueda en
catálogo, podría utilizarse un teclado alfanumérico externo, pero los
equipos disponibles al agregar esta opción, el teclado resultante tiene
las teclas muy pequeñas. Debido a que el uso de esta opción se espera
no sea frecuente, se puede utilizar un teclado simulado en la pantalla
táctil.
Resumen:
Con base en lo anterior se recomienda una terminal portátil de uso rudo-ligero, con
un procesador arriba de los 33 Mhz, con capacidad de tener memoria volátil
removible, escáner láser de corto alcance integrado, puerto IrDA y pantalla sensible
al tacto.
Sobre el sistema operativo se tienen equipos con DOS, WinCE y PalmOS que
cumplen con estas condiciones. Dado el comportamiento del mercado, se prefiere
WinCE [12], ya que DOS es obsoleto y PalmOS en equipo rudo sólo es vendido por
una compañía (Symbol), lo que le restringiría en el futuro poder cambiar de
proveedor.
Opciones dentro del mercado Mexicano
Analizando el mercado en México se tienen las siguientes opciones:
• Intermec 700.
• Symbol PDT8100
Propuesta de Solución Cáp. 4-36
A continuación se transcriben las características de cada una de ellas. Se señala en
rojo los puntos relevantes de acuerdo a las necesidades del equipo planteadas.
a) INTERMEC SERIE 700
Característica Descripción Physical Characteristics
Length: 184 mm (7.25 in.) Width: 89 mm (3.5 in.) Height: 38 mm (1.5 in.) Weight: Under 454 grams (16oz) with battery
Environment Operating Temp: -20° to +60°C (-4° to 140°F),0° to +40°C (+32° to 104°F) for Bluetooth compatible devices
Storage Temp: -30° to +70°C (-22° to +158°F) Relative Humidity: 5% to 95% (non-condensing) Rain & Dust Resistance: IP64 compliant Drop Spec: 5' drop, 26 times onto concrete
Power Battery Type: Lithium-Ion Battery System: 1800 mAh, customer replaceable Battery Life: 8-10 hours (application dependent) Recharging Time: 4 hours
Operating System Microsoft Windows for Pocket PC 2002 Hardware RAM Memory: 64MB (approximately 45MB available for
customer use) Microprocessor: Intel StrongARM SA-1110 RISC processor,
206MHz Internal Cards: * CompactFlash (32MB standard) * PC Card Type II (not user accessible) Display: Monochrome LCD, 3.8" (97mm), 240x320
pixels, Electroluminescent (EL) backlight Standard Communications
RS232, IrDA 1.1 (115kbps), 10 Base-T Ethernet
Scanners Integrated linear or PDF417 laser scanner Integrated Radio Options
LAN: 802.11b (Wi-Fi certified) WAN: GSM/GPRS, CDPD, DataTAC, Mobitex PAN: Bluetooth compatible wireless printing
Propuesta de Solución Cáp. 4-37
b) SYMBOL PDT8100
Características Generales Beneficios Microsoft® Pocket PC Platform Portable convenience and a familiar, flexible
computing platform Rugged construction–sealed to IP54 standards with 4 ft./1.2 drop to concrete
Operates in harsh environments
WLAN or WWAN communication Anytime, anywhere information access Symbol's miniature scan engine High-performance scanning even in bright light 64 MB RAM, 32 MB ROM Ample storage capacity for data and
applications 1/4 VGA display Large, easy-to-read display (color optional) Rechargeable lithium-ion battery Maximum usage between charges Keyboard and touchscreen data entry Multiple modes of data entry for maximum
efficiency Multiple keyboard options (Choice of 28-, 37- and 47-key)
Optimized features, functionality and key layout for mobile applications
Back-lit keyboard Usable under low-light conditions IrDA port Enables data transfer to peripherals such as
printers User-accessible Compact Flash card slot
Provides flexibility for expansion and storage; protection against data loss
Physical Characteristics Descripción Dimensions: Overall: 8.4" L x 3.7" W x 1.8" D/213 mm L x 93.9 mm W x 45.7 mm D;
Grip Area: 3.0" W x 1.0" D/76.1 mm W x 25.4 mm D
Weight (including battery): 14.5 oz./410 g w/battery (batch version); 15.5 oz./440 g (wireless version)
Drop Specification: 4 ft. (1.2m) to concrete
Display: 1/4 VGA (320 x 240 portrait) with16-level grayscale, optional 64k color
Battery: 1550 mAh lithium-ion
Environmental Sealing: IP54 (windblown dust and rain)
Operating Temperature: Monochrome: Color:
-4° to 122° F/-20° to 50° C (or better depending on the application) 32° to 122° F/0° to 50° C (or better depending on the application)
Storage Temperature: -13o to 122o F/-25o to 50o C
Humidity: 5% to 90% RH noncondensing
Electrostatic Discharge (ESD): 8 kVdc air; 4 kVdc contact
Expansion Capabilities: Type 2 PC (internal); Type 2 CF (user-accessible)
Back-lit Display: EL
Back-lit Keyboard: LED
Keypads: Choice of 28-, 37-, 47-keys; plus 2 side scan keys
Performance Characteristics
Descripción
CPU: Intel SA1110 @ 206MHz
Operating Platform: Microsoft® Pocket PC
Memory: 64 MB RAM/32 MB ROM
Application Development: Fully compatible with Microsoft SDK for Pocket PCs; Symbol SDK available to support bar code scanning
Communications: IrDA 1.1; RS-232
Propuesta de Solución Cáp. 4-38
Wireless Data Comunications
Descripción
Wireless Local Area Network: Optional IEEE standards-based Spectrum24 802.11 or 802.11b
Data Rate: 2 Mbps (frequency hopping) and 11 Mbps (direct sequence)
Frequency Range: Country dependent; typically 2.4 to 2.5 GHz
Output Power: 500 mW U.S.; 100 mW international
Wireless Wide Area Network: Monochrome only: Optional CDPD, GSM/GPRS; user-accessible SIM socket for GSM/GPRS
Antenna: Internal (WLAN), External (WWAN)
Peripherals & Accessories Descripción
Cradles: 1 slot serial charge cradle; 4 slot Ethernet charge cradle; Vehicle cradle (spare battery charge, terminal charger data interface)
Communication and Charging Cables:
DEX cable; auto-charge cable; serial/charge cable; printer cables
Speaker/Microphone: Integrated, plus headset jack Magnetic Stripe Reader (MSR):
Snap-on serial connection swipe reader attachment
4-Slot Universal Battery Charger (UBC):
Simultaneous charge of 1-4 batteries; requires adapters for PDT 8100 batteries
Other Accessories: Snap-on land line modem; carrying case; portable printer (8.5" format) with terminal slot
Regulatory Descripción
Electrical Safety: Certified to UL 1950, CSA C22.2 No 950, EN60950/IEC950 EMI/RFI: FCC Part 15 Class B, ICES-003 Class B, European Union EMC
Directive, Australian SMA Laser Safety: CDRH Class II, IEC Class 2
4.3.2 Selección de la impresora
Se desea una impresora portátil de uso rudo capaz de imprimir 2 tantos (original y
copia) y que se pueda comunicar en forma inalámbrica con la terminal portátil por
medio de IrDA.
Sobre la tecnología de impresión se tienen dos opciones: impacto con uso de cinta
entintada y térmica directa. No se tiene disponible en equipos portátiles la
transferencia térmica. Las impresiones serán para los clientes documentos con valor
fiscal, por lo que se requiere que la impresión no se deteriore al menos en 5 años,
para fines de archivo. Con base en el requerimiento anterior se recomienda la técnica
de impacto, debido a que no presenta el defecto de desvanecimiento del sistema de
impresión térmica.
Propuesta de Solución Cáp. 4-39
Opciones dentro del mercado Mexicano
Después de revisar las opciones disponibles en el mercado mexicano, se recomienda
la siguiente opción (se señala en rojo las características solicitadas):
a) ONEIL 2I SPECIFICATIONS
Característica Descripción Physical Characteristics
Size: 7.375” x 4.675” x 2.415”, 187.3 x 118.7 x 61.3 mm Weight: 13.8oz / 391.2g
Environment Operating Temp: 0º C to 50º C Storage Temp: -30º C to 60º C Charging Temp: -10º C to 40º C Relative Humidity: 10% to 90% noncondensing ESD Protection: 8kV Air, 4 kV Contact
Print Technology Dot matriz: 1.85” (48.8mm) print width, 127 DPI, 5 dots/mm Print Head Life: 1,000,000 Dot Lines Print Speed: 1.9 lines per second Ribbon Cartridge: 600,000 Characters
Fonts & Languages: Memory Capacity: Flash/RAM Memory: 4/1 Mbit Available Fonts: 5 x 7 matrix Int’l Characters: Latin, Hebrew Graphics: Supports storage of graphics/logos in flash memory
Power Source (Input): Battery: User Replacable 6V Nickel Metal Hydride 1800 mAh (DR10)
DC Input: 12-15V, spike and surge protection built into the printer
Battery Characteristics:
Type: 6V NIMH 1800mAH (DR10) Endurance: Prints approx. 2,496” on a single battery charge Battery Life: 80% of original capacity after 300 cycles Recharging: 6-9 hours from AC Adapter or Cigarette Adapter
Communications: RS-232 Serial: Up to 38.4k baud. Cables available for most popular laptops and handhelds.
IrDA: IrDA compliant infrared data communications up to 115.2k baud.
Media: Roll Capacity: Carbonless, 2 ply Impact paper: 540” / 13.7m Paper Width: 2.25” / 57.2mm Number of Copies: Original + 1 copy
Propuesta de Solución Cáp. 4-40
4.3.3 Comunicación con el sistema administrativo
Para la empresa de estudio, el sistema administrativo se ejecuta en un AS/400; la
comunicación con ella presenta retos interesantes:
• En primer lugar, la aplicación administrativa está desarrollada en RPG, con un
manejador de archivos propietario, no utiliza DB2/400 por lo que las
posibilidades de comunicación entre las terminales portátiles y este sistema
son muy limitadas. Considerando lo anterior se recomienda utilizar archivos
planos para la transferencia de datos (carga y descarga).
• El otro problema es la sincronización entre las aplicaciones que se ejecutan en
el AS/400 (que para fines prácticos le llamaremos SAC = Sistema de
Administración y Control), y la carga y descarga de los datos de las terminales
portátiles. Se exploraron varias posibilidades, las cuales se exponen a
continuación:
Utilizar un esquema de sincronización basado en streams, sockets o
semáforos. Aquí el problema es que aunque son esquemas soportados
por el AS/400 y el OS/400, el personal técnico nunca los ha utilizado y
no los aceptaron como propuesta.
Utilizar Rumba. Rumba es un software de IBM que permite la
comunicación entre equipos con Windows y AS/400, entre algunas de
sus funciones están la transferencia de archivos y la ejecución de
procesos remotos ordenados desde Windows o el AS/400. Está
propuesta se desechó debido a que generaba la necesidad de tener
una PC dedicada en cada centro de distribución y no se desea tener
personal encargado de la administración.
Archivos de sincronización. Para esta propuesta se planteó crear un
área de intercambio en el AS/400, que es un sistema de archivos PC
compatible en el AS/400. Cuando se almacena un archivo en esta área,
automáticamente se realiza la conversión de EBCDIC (nativo de
AS/400) a ASCII y viceversa, al retirar un archivo de esa área. Para
indicar que una terminal finiquitó su descarga dejaría un archivo de
Propuesta de Solución Cáp. 4-41
bandera, indicando esta situación, por lo que la aplicación de interfaz en
el AS/400 sondearía para revisar si hay este tipo de archivos; en el
momento que lo haya inicia la integración de los archivos hacia el SAC.
Para la carga de archivos la interfaz que se ejecuta en el AS/400 deja
un archivo de bandera y la aplicación en la terminal sondea hasta
encontrar este archivo, iniciándose la carga de archivos. Para la
transferencia de archivos se propone la utilización de FTP el cual es
soportado por el AS/400 y las terminales portátiles.
La propuesta que se considera la más adecuada tomando en cuenta la experiencia
de los técnicos del AS/400 y los recursos disponibles fue archivos de sincronización.
a) CONEXIÓN CON TERMINALES PORTÁTILES
Otro aspecto importante es la conexión de las terminales portátiles a los AS/400, para
lo cual se propusieron los siguientes esquemas de comunicación:
Por el puerto serie
La Comunicación se realizaría utilizando un cable, del puerto serie de la terminal
a una PC como puente, utilizando ActiveSync.
Ventajas:
Economía en cuanto al hardware y al software. ActiveSync es gratuito; se
requiere una PC de bajas prestaciones y un cable simple.
La configuración del equipo es sencilla. En el caso del ActiveSync sólo hay
que elegir el puerto serie y generalmente no da problemas de instalación.
Desventajas:
Sólo soporta una máquina a un tiempo, lo que puede provocar cuellos de
botella al momento de la descarga.
Bajo uso frecuente, los cables se deterioran rápidamente, lo que puede
producir fallos recurrentes.
Se requiere una PC con Windows, la cual puede generar problemas de
administración, como su uso para otras actividades.
Propuesta de Solución Cáp. 4-42
No permite un esquema centralizado para los equipos, en diferentes centros
de distribución.
Por radiofrecuencia (WiFi)
Consiste en que cada terminal portátil posea una tarjeta de red 802.11b y en
cada centro de distribución se instalen puntos de acceso inalámbricos.
Ventajas:
No es necesario que el vendedor se acerque a un sitio en específico, la
comunicación la podría realizar desde cualquier punto dentro de la
cobertura.
Soporta varias terminales comunicándose simultáneamente.
No necesita una PC como interfaz.
Desventajas:
Costo.
Necesita infraestructura de red donde se pueda comunicar la terminal.
Por cuneros
Comunicación se realizaría utilizando bases especiales, que permiten conectar
las terminales a la red. A estos dispositivos se les llama Cuneros.
Ventajas:
Permiten la comunicación simultánea de varias terminales.
Al tiempo que se cargan y descargan los datos, se pueden recargar las
baterías de las terminales.
No necesitan una PC como interfaz.
Desventajas:
Necesita infraestructura de red donde se colocan los cuneros.
El vendedor debe de poner su terminal en el cunero y esperar por el proceso
de descarga y carga de datos. Esto no es un problema en la aplicación
planteada, porque estas actividades se realizarían durante la noche.
Es de costo intermedio, entre el uso de ActiveSync e inalámbrico.
Propuesta de Solución Cáp. 4-43
Comunicación inalámbrica utilizando bluetooth
Ventajas:
Similares al uso inalámbrico con 802.11b, pero con una cobertura mucho
menor (si no se utilizan antenas especiales).
Desventajas:
Sólo se puede comunicar una terminal a un tiempo.
El costo es similar al de 802.11b
Se requiere de una PC que sirva de puente con ActiveSync.
Con base a las opciones disponibles, la operación y el costo, se considera el uso de
cuneros la mejor opción.
El modelo y características de los cuneros dependen de la terminal portátil que se
elija. Debido a que no existen estándares, cada proveedor ofrece una solución
diferente para sus equipos.
Figura 4.6. Cunero de la Terminal Portátil PDT 8100
Propuesta de Solución Cáp. 4-44
4.4 SELECCIÓN DE SOFTWARE DE DESARROLLO
4.4.1 Selección del lenguaje de programación
Para desarrollo bajo WinCE se tiene principalmente tres opciones:
a) EMBEDDED VISUAL BASIC
Esta herramienta es provista por Microsoft en forma gratuita. Se realizaron
pruebas de rendimiento y se le preguntó a gente que ha trabajado con esta
herramienta y se tienen las siguientes conclusiones:
Es fácil desarrollar.
Presenta problemas con su manejo de ADOCE.
Su desempeño es lento.
b) EMBEDDED VISUAL C++
Esta herramienta es proveída por Microsoft, también en forma gratuita. Se
realizaron pruebas de rendimiento y se preguntó a gente que ha trabajado con
esta herramienta y se tienen las siguientes conclusiones:
Es más complejo desarrollar que con Visual Basic.
Tiene algunos errores en las comunicaciones.
Su desempeño es excelente.
Hay proveedores de manejadores de registros y de bases de datos.
c) JAVA ME (MICRO EDITION) Se tiene que adquirir una licencia de máquina virtual por equipo.
Su desempeño es pobre.
Su facilidad de programación es la común a Java.
No hay muchos proveedores de manejadores de registros y de bases de
datos para esta plataforma bajo WinCE.
Basándose principalmente en el desempeño, el cual es un requisito fuerte del
proyecto, se decide por Embedded Visual C++.
Propuesta de Solución Cáp. 4-45
4.4.2 Selección del manejador de registros o del manejador de la base de datos.
La primera disyuntiva en la decisión es sobre el uso de un manejador de bases de
datos o un manejador de registros. A continuación se hace un análisis de las ventajas
y desventajas para nuestra aplicación de cada uno de ellos:
a) MANEJADOR DE BASES DE DATOS • El manejo de los datos es más simple porque se puede utilizar SQL para su
acceso.
• Su rendimiento puede ser pobre, debido a que los equipos portátiles son de
baja capacidad de procesamiento y las versiones ligeras no tienen todos los
elementos de optimización.
• Se tiene que pagar una licencia por cada máquina (Oracle Light o Sybase
Ligth) o adquirir un servidor con el cual se deberán de sincronizar.
• Se puede utilizar la opción de sincronización de bases de datos, lo cual es un
esquema simple pero en muchas ocasiones es lento, y para nuestro caso no se
puede montar un servidor de los mencionados en AS/400
b) MANEJADOR DE REGISTROS • Su manejo es más complicado, ya que cualquier operación entre tablas tiene
que realizarse sin la utilización de SQL.
• Hay proveedores con amplia experiencia que venden licencias de desarrollo,
con lo que se evita tener que pagar una licencia por máquina, (en el caso de
cientos puede ser onerosa).
• Su desempeño es muy bueno; las optimizaciones son realizadas por el
programador
Con base a lo anterior se decidió utilizar un manejador de registros.
Después de revisar las opciones en el mercado se decidió por CodeBase de Sequiter
el cual su soporte es de buena calidad, además de que su costo es bajo (cerca de
500 USD por licencia de desarrollo).
Construcción de la aplicación Cáp. 5-1
5 CONSTRUCCIÓN DE LA APLICACIÓN
5.1 DISEÑO DE LA APLICACIÓN En este capitulo describimos el diseño de algunos de los módulos principales, con el
objetivo de mostrar como se implantaron los elementos de la propuesta de solución, y
como se dio cumplimiento a requerimientos sobre facilidad de uso, por lo que se hace
un fuerte hincapié en la interfaz hombre-máquina. Para lo anterior se muestran las
pantallas y la navegación. Como se verá, las pantallas no están en “estilo Windows”,
esto es, no se hace uso de pop-up menús ni de ventanas parciales o de navegación
entre varias pantallas simultáneamente. Con los puntos anteriores se desea forzar al
vendedor a seguir caminos claros de la operación, mostrar elementos de pantalla con
textos del tamaño necesario para que los pueda observar sin gran esfuerzo y a
moverse con el uso de pocas teclas en los módulos que son mas sensibles a los
tiempos de captura, como son el de carga y pedidos.
A continuación describiremos el diseño de 3 de los módulos principales de la
empresa de estudio: Carga, Pedido y Cobranza. Para lo anterior y basados en RUP
[13, 14 y 15], se presenta para cada módulo los diagramas de procesos, navegación
de las pantallas y diagrama de datos persistentes.
5.1.1 CARGA
Como se mencionó en el capitulo 4, a través del módulo de carga se realizará las
recargas y carga de producto en el almacén, la solicitud de la carga deberá ser
elaborada por el vendedor con los productos que a su criterio el necesita, y deberá
ser autorizada y consolidada por un almacenista. La afectación del stock en el
almacén podrá hacerse por una conexión a través de la red (a lo que se le llama
“electrónica”) o manualmente recapturando la salida de almacén generada por la
computadora portátil.
Construcción de la aplicación Cáp. 5-2
a) DIAGRAMA DE PROCESOS
Figura 5.1. Diagrama de Procesos para Carga
Como se muestra en la figura 5.1, la carga se puede dividir en la captura de
productos, de donde se puede pasar a la edición (eliminación o edición de
cantidades) y la liberación de la carga. Como se describió en el capitulo 4, la carga se
puede liberar manualmente, esto es, sin afectar automáticamente al sistema de
control de almacén o “electrónicamente”, donde la afectación al sistema de control de
almacén se a hace conectando la Terminal con el sistema de almacén vía la red de
local.
Captura de productos Impresión
Almacenista
Servidor Liberarelectronicamente
Carga Vendedor
<<uses>> <<uses>>
Liberación manual
Alta del almacenista
Elimina producto
Modifica producto
Edición de productos capturados
<<uses>>
Liberación decarga
<<extend>><<extend>>
Construcción de la aplicación Cáp. 5-3
b) DESCRIPCIÓN DE PROCESOS
Carga • El vendedor pide la carga en el proceso de Fin de día.
• El sistema pregunta si se quiere la carga sugerida.
• El vendedor elige la opción OK.
• El sistema pide se le entregue la maquina al almacenista y que se identifique.
• El almacenista introduce sus claves.
• El sistema verifica el alta del almacenista.
• El sistema muestra los productos capturados.
• El almacenista elige la opción Liberar.
• El sistema presenta la opción de liberar Manualmente o Electrónicamente.
• El almacenista selecciona su opción.
• El sistema consolida la información capturada.
• El sistema imprime el reporte de lo capturado.
• Fin.
Captura de productos • El vendedor busca el producto que desea agregar en el Catalogo de productos.
• El vendedor selecciona el producto, dando un clic sobre él.
• El sistema muestra la pantalla de Captura de Producto.
• El vendedor introduce la cantidad deseada del producto seleccionado.
• El vendedor elige la opción OK.
• El sistema guarda la información.
• El vendedor agrega los demás productos de la misma manera.
• El vendedor elige la opción Terminar.
• Fin.
Construcción de la aplicación Cáp. 5-4
Alta del almacenista • El sistema pide la clave del almacenista.
• El almacenista proporciona su clave.
• El sistema valida que la clave exista.
• El sistema pide el NIP del almacenista.
• El almacenista proporciona su NIP.
• El sistema verifica que el NIP pertenezca a la clave proporcionada y que el
empleado sea de tipo Almacenista.
• El sistema da acceso al almacenista.
• Fin
Elimina producto • El vendedor selecciona el producto a eliminar.
• El vendedor da un clic en el botón [Eliminar].
• El sistema pide confirmación.
• El vendedor elige la opción OK.
• El sistema elimina toda referencia al producto capturado.
• Fin.
Modifica producto • El almacenista selecciona el producto que desea editar.
• El almacenista da un clic sobre el producto.
• El sistema muestra la pantalla de Edición de Producto.
• El almacenista modifica las cantidades.
• El vendedor elige la opción OK.
• El sistema guarda la modificación.
• El sistema cierra la pantalla de edición de producto.
• Fin.
Construcción de la aplicación Cáp. 5-5
Liberación manual • El almacenista elige la opción Liberar, dando un clic sobre ella.
• El sistema muestra la pantalla de opciones de confirmación.
• El almacenista selecciona Confirmación Manual.
• El sistema consolida la información en archivo.
• El sistema imprime el reporte de la recarga.
• Fin
Liberar electrónicamente • El almacenista elige la opción Liberar, dando un clic sobre ella.
• El sistema muestra la pantalla de opciones de confirmación.
• El almacenista selecciona Enviar Solicitud.
• El sistema genera el archivo de solicitud.
• El sistema envía el archivo al servidor remoto.
• El almacenista selecciona Confirmación electrónica.
• El sistema obtiene el archivo confirmado del servidor.
• El sistema modifica el stock con el contenido del archivo.
• El sistema imprime el reporte de la recarga.
• Fin.
c) MODELO DE INTERFAZ
Pantallas principales
DCAPPRODSGEN
Es la pantalla principal de captura de
productos, el vendedor puede elegir un
producto utilizando su código de producto
asignado por la empresa, EAN/UPC
(código de barras) o presionar elegir en la
pantalla el símbolo de teclado para pasar a
una búsqueda alfabética. Lo anterior se
Construcción de la aplicación Cáp. 5-6
basa en que los vendedores conocen las claves de los productos mas vendidos y
sólo recurren a la búsqueda alfabética (que es mas lenta) en caso de ser poco
vendido o un producto nuevo.
CITECLADO
Para un mejor desempeño del vendedor durante la
búsqueda de productos. Se agregó un teclado
virtual de gran tamaño con funcionalidad especial. A
medida que se proporcionan la descripción, se
presenta el primer producto que cumple con el
criterio. Después puede regresar al listado de los
que cumplen y elegir cualquiera de ellos. Esto es
útil para capturar varias presentaciones de un
mismo producto.
CIPIDEUNPRODGEN
Esta es la pantalla auxiliar donde se captura
la cantidad del producto que se desea.
Dependiendo del producto o la configuración
del sistema se pedirán las siguientes
cantidades: Cajas, fracciones o piezas.
CIALTAALMACENISTA
Con esta pantalla se permite el alta del almacenista
en la aplicación a través de un número de empleado
y contraseña. El sistema validara que el empleado
sea un almacenista registrado.
Construcción de la aplicación Cáp. 5-7
CIPRODSCAPT
Esta pantalla muestra los productos
capturados por el vendedor, los cuales el
almacenista puede editar de acuerdo a la
disponibilidad. Después de aprobada la
carga el almacenista procederá a liberar la
carga.
CIMENUCONFIRMACION
En esta pantalla el almacenista
selecciona el tipo de confirmación de
carga que desea realizar para liberar la
carga. Como se explica en el nuevo
procedimiento, el objetivo es poder
consolidar la carga de la camioneta a
pesar de que no haya sistema
administrativo para consolidar los
inventarios en el almacén.
Construcción de la aplicación Cáp. 5-8
d) DIAGRAMA DE NAVEGACIÓN DE PANTALLAS
cIPrincipal
cISolcargaPrincipal cICaptProdsGen
Sel. Recarga / DoModal
cIMenuConfirmacion
cIPideUnProdGen
cIProdsCapt
cITeclado
cIAltaAlmacenista
Cancel
OnInitDialog[ sin carga predeterminada ] / DoModal
Ok / Guarda Empleado
Cancelar / Eliminar Capturado
Confirmacion manual / DestroyWindow
Enviar solicitud / Transmitir archivo
Confirmación Electronica / Obetner consolidación,
imprimir.
Ok, Cancel, Botón > / DestroyWindow
Cancelar / DestroyWindow
Seleccionar / DoModal
Terminar[ Sin productos ] / DestroyWindow
Terminar[ Con productos ] / DoModal
Teclado / DoModal
Aceptar, Cancelar
OnInitDialog / DoModal
Agregar / DestroyWindow
Liberar[ No Conf. manual ] / DoModal
Liberar[ Conf. manual ] / Consolidar,Imprimir
Modificar / DoModal
OnInitDialog[ Carga predeterminada ] / DoModal
Figura 5.2. Diagrama de Navegación de Pantallas para Carga
En la Fig. 5.2 se muestra la navegación de pantallas del módulo de carga, como se
ve, la captura de productos está centrada en la pantalla de selección de un producto
(clCapProdsGen), de la cual se puede pasar a capturar las cantidades de uno
(cPideUnProdGen), a buscar alfabéticamente con la ayuda de teclado en pantalla
(clTeclado). Una vez capturado los productos, se pasa a revisar el listado de los
productos capturados (clProdsCapt), donde se puede regresar a agregar mas,
modificar cantidades o eliminar el producto. También se aprecian las opciones de
confirmación electrónica o confirmación manual y la llamada a la alta del almacenista
(clAlmacenista), quien es el único que puede confirmar la solicitud de la carga.
Construcción de la aplicación Cáp. 5-9
e) MODELO DEL DOMINIO DEL PROBLEMA
Figura 5.3. Diagrama de Clases Estáticas para Carga
En la Fig. 5.3 se muestra las clases estáticas para el módulo de carga, la clase
cPedidoTemp es una tabla temporal donde se almacenan las capturas, en caso de
falla del software o del equipo durante el proceso de carga, al iniciarse el equipo
estas clases son destruidas, si la carga es consolidada, los datos afectan las tablas
en forma definitiva. Recuérdese que no se utiliza un manejador de bases de datos,
por la funcionalidad de recuperación en caso de falla tiene que efectuarse por
programación.
Construcción de la aplicación Cáp. 5-10
5.1.2 PEDIDOS
a) DIAGRAMAS DE PROCESOS
Vendedor
Agregar Pedido Eliminar Pedido Consultar Pedido
Facturación
Modificar Pedido
Pedidos
Causa No venta
<<extend>>
Figura 5.4. Diagrama de Procesos para Pedidos
Captura de Productos
Verifica Contado Verifica Crédito
Verifica Condiciónde Venta
Agregar PedidoVendedor
<<use>> <<use>>
Figura 5.5. Diagrama de Proceso Agregar Pedido
Construcción de la aplicación Cáp. 5-11
Captura de ProductosVendedor
PideUnProducto
<<use>>
Eliminar TodosEliminar Un Producto Modificar Un producto
<<extend>>
Cerrar
Productos en Movimiento
<<use>>
Figura 5.6. Diagrama de Proceso Captura de Productos
En la figura 5.4 se muestra las operaciones que se pueden hacer con los pedidos de
un cliente, (agregar, eliminar, consultar y facturar). Téngase en cuenta que para un
mismo cliente se pueden tener varios pedidos. En la 5.5 se presenta la selección del
tipo de pedido (a crédito o de contado) y las validaciones que se realizan en caso de
que sea a crédito. Por último, la Fig. 5.6 muestra la edición de un pedido, con las
clásicas, altas, bajas cambios.
b) DESCRIPCIÓN DE PROCESOS
Pedidos (Primer Pedido) • El vendedor selecciona pedidos del menú del cliente.
• El sistema crea una tabla temporal de productos, de los que trae en el stock
únicamente.
• El sistema verifica la Causa No venta
• El sistema utiliza el proceso Agregar Pedido.
• El sistema actualiza el control de encabezados de pedidos.
• Fin.
Construcción de la aplicación Cáp. 5-12
Liberar electrónicamente • El sistema Verifica Condición de Venta.
• El sistema obtiene el siguiente número consecutivo del pedido.
• El sistema utiliza el proceso Captura de Productos.
• El sistema actualiza el control de encabezados de pedidos.
• Fin.
Verifica Condición de Venta - Contado • El sistema pregunta si se desea continuar con el pedido de contado.
• El vendedor responde SI.
• El sistema actualiza el Tipo de Venta.
• Fin.
Verifica Condición de Venta - Crédito • El sistema verifica el límite de crédito del cliente.
• El sistema despliega el límite de crédito y permite al vendedor escoger entre
pedido de contado o crédito.
• El vendedor selecciona el Tipo de Pedido.
• El sistema actualiza el Tipo de Venta.
• Fin.
Pide un Producto • El vendedor selecciona un producto.
• El sistema pasa los parámetros de Encabezado, Producto y Cliente.
• El sistema obtiene el precio de la lista del producto.
• El sistema valida existencias de Stock.
• El sistema determina el tipo de producto (CF, PZA, granel) y adapta la pantalla.
• El sistema despliega datos del producto.
• El sistema trae las promociones inherentes al producto.
• El sistema carga las promociones al control.
• El sistema espera la respuesta del usuario.
• Fin.
Construcción de la aplicación Cáp. 5-13
Captura de Productos • El sistema pasa los parámetros de TipoMovimiento, ClaveMovimiento y Cliente.
• El sistema trae los productos disponibles del stock.
• El sistema los carga para visualizarlos en pantalla.
• El sistema habilita el scanner.
• El sistema actualiza el valor total del pedido en pantalla.
• El sistema espera la respuesta del usuario.
• Fin.
Productos en Movimiento • El usuario selecciona Terminar Captura de Productos.
• El sistema coloca encabezado de movimiento y cliente.
• El sistema trae los productos relacionados con el movimiento.
• El sistema carga los productos para mostrarlos en pantalla.
• El sistema espera la respuesta del usuario.
• Fin.
c) MODELO DE INTERFAZ
Pantallas principales
Pantalla donde el vendedor selecciona el
Tipo de Venta que el cliente le pide. Sólo
aparece si el cliente tiene permitida la
venta a crédito; en caso contrario indica
que la venta es obligatoriamente de
contado. También se valida si el cliente
no tiene impedimentos para venderle,
como cobranza vencida.
Construcción de la aplicación Cáp. 5-14
CICAPTURAPRODUCTOS
En esta pantalla el vendedor elije los productos
que el cliente le pide, utilizando la clave de
producto de la empresa. Muestra el total
acumulado del pedido (considerando descuentos
e impuestos) y permite, en forma similar a otros
productos, la búsqueda alfabética o la selección a
través del lector de código de barras.
CICAPTURAPRODUCTOS
Pantalla de selección de producto donde sólo
se muestran los productos que cumplieron
con el criterio de selección alfabético. El
vendedor puede elegir uno o más sin realizar
una nueva selección. Lo anterior le permite al
vendedor elegir diferentes presentaciones del
mismo producto, lo cual es una forma común
de ingreso del pedido.
Pantalla de captura de un producto. En este
caso es de Venta por Fracciones (se
configura de acuerdo al tipo de producto y la
venta autorizada al cliente).
Se muestran los campos principales, como
promociones aplicables de ese producto al
cliente que se está visitando, el precio de
venta y la descripción.
Construcción de la aplicación Cáp. 5-15
Pantalla que muestra datos adicionales del
producto y la información sobre las ventas en
visitas pasadas. El vendedor utiliza está
información para negociar las cantidades de
producto con el encargado del negocio.
Pantalla que muestra los pedidos levantados al
cliente, su estado (si es de contado o a crédito), y
si ya fue facturado o todavía puede modificarse
sin necesidad de cancelar la factura.
Construcción de la aplicación Cáp. 5-16
d) DIAGRAMA DE NAVEGACIÓN DE PANTALLAS
cICaptura Productos
Entrar
cIProductos EnPedido
Salir
Eliminar Todos
Eliminar UnProducto
Terminar
Terminar
cIPideUn ProductoOnTerminar( cEncPedDev, cCliente
)[ Modificar ] / DoModal
OnCapturaProducto( cEncPedDev, cProducto, cCliente )[ Nuevo ] /
DoModalOnTerminar
OnEliminarTodosOnEliminarUnProducto
OnModificar( cEncPedDev, cProducto, cCliente )[ Modificar ] / DoModal
OnTerminar[ Nuevo ]
OnTerminar[ Modificar ]
Figura 5.7. Diagrama de Navegación de Pantallas para Captura de Productos
Entrar
cIPedido Movimiento
cICaptura Productos
Eliminar Movimiento
Terminar
cIProductosEnPedido
OnTerminar
Facturacion
cIProductosEnPedido
Salir
Terminar
OnAgregar / DoModal
OnEliminar / DoModal
OnConsulta( cEncPedDev, cCliente )[ Consulta ] / DoModal
OnFactura( cEncPedDev, cCliente ) / Imprimir
OnModificar( cEncPedDev, cCliente )[ Modificar ] / DoModalOnTerminar
OnCancel
VerificaCondicionVenta
Figura 5.8. Diagrama de Navegación de Pantallas para Productos en Movimiento
Construcción de la aplicación Cáp. 5-17
La navegación en el módulo de pedidos se puede dividir en dos grandes bloques, en
a edición de un pedido y la edición de los pedidos. En la Fig. 5.7, se muestra la
edición de un pedido, donde se tiene la captura de un producto y la edición de los
productos de un pedido. En la Fig. 5.8 se muestra los movimientos aplicables a un
pedido, como son: el alta, baja, cambio, facturación y consulta.
e) MODELO DEL DOMINIO DEL PROBLEMA
cCli entei_Cons ecutivo : in tPoblacion : CStringEs tado : CStringFactEnCajas : CStringSoloCajas : CStringFechaProxVis ita : CStringCauVFueraRuta : CStringZonaIm p : CStringClvPrecAnt : CStringCauNVenta : CStringGrupoVenta : CStringCondFin : CStringCondCom : CStringCopias : CStringClas if : CStringLim Cre : CStringLis tPre : CStringAs ociacion : CStringConVenta : CStringRFCClie : CStringColC lie : CStringDirC lie : CStringNom Clie2 : CStringNom Clie : CStringNum Clie : CStringRutaNoRuta : CString
cEncPedDevcs _fechaFactura : CStringcs _caus aCancela : CStringcs _folioCancela : CStringi_tipoEnc : intcs _tipoVenta : CStringi_fo lios Ocupados : intcs _folioUltim o : CStringcs _folio Inicio : CStringi_totalProductos : in td_im porte : doublecs _es tado : CStringcs _idC liente : CStringcs _idPedDev : CString
n
1
n
1
cPedidoTempm_d_totalProducto : doublem_d_cantImpBase2 : doublem_d_porImpBase2 : doublem_d_antImpBase2 : doublem_cs_impTasaB2 : CStringm_cs_impTipoB2 : CStringm_d_cantImpBase1 : doublem_d_porImpBase1 : doublem_d_antImpBase1 : doublem_cs_impTasaB1 : CStringm_cs_impTipoB1 : CStringm_d_devXPiezaProm : doublem_d_cantDescFin5 : doublem_d_porDescFin5 : doublem_d_cantDescFin4 : doublem_d_porDescFin4 : doublem_d_cantDescFin3 : doublem_d_porDescFin3 : doublem_d_cantDescFin2 : doublem_d_porDescFin2 : doublem_d_cantDescFin1 : doublem_d_porDescFin1 : doublem_d_cantDescProm : doublem_d_porDescProm : doublem_d_cantDescVol : doublem_d_porDescVol : doublem_cs_tieneDescuentoVolumen : CStringm_d_cantDescApl : doublem_d_porDescApl : doublem_d_cantDescPacto : doublem_d_porDescPacto : doublem_cs_CodPacto : CStringm_d_porRecompra : doublem_cs_unidadRegalo : CStringm_cs_unidadSuma : CStringm_cs_codProm : CStringm_d_impBruto : doublem_d_prec ioLista : doublem_cs_lis taPre : CStringm_i_piezas : intm_l_fracGramo : longm_i_gruFact : intm_cs_estado : CStringm_cs_idPedDev : CStringm_cs_idCliente : CString
n
1
n
1
cProductom _cs _ad uana : C Str ingm _cs _fechaIm portacion : CStrin gm _cs _no PedAduanal : C Str ingm _i _unid adVentaMin : in tm _d_pes o Prom XP ieza : doublem _cs _GPCF : CStrin gm _cs _GPCC : CStr ingm _d_pes o XFrac : do ublem _i _fr acXCaj a : intm _cs _ti poProd : CStringm _cs _de s cripcion : CStrin gm _cs _c lave : CStringm _cs _en Pedido : CString
cStockm_s_ClvProducto : CStringm_l_PzSotckIni : longm_l_FGSotckIni : longm_l_FGPromo : longm_l_PzSalDiversa : longm_l_FGSalDiversa : longm_l_PzVentaAcum : longm_l_FGVentaAcum : longm_l_PzMalEdo : longm_l_FGMalEdo : longm_l_PzBuenEdo : longm_l_FGBuenEdo : long
1n
1n
1
0.. 1
1
0.. 1
Figura 5.9. Diagrama de Clases Estáticas para Pedidos
Construcción de la aplicación Cáp. 5-18
En la figura 5.9 se muestran las clases estáticas. Es de notarse, que el pedido
mientras se captura se almacena en un área temporal (no en la clase definitiva de
pedidos), lo anterior es necesario porque en caso de falla del sistema o de la
computadora portátil es posible recuperar la operación eliminando las tablas
temporales. Al final de la visita, la información de las tablas temporales pasa a otras
definitivas y estas son eliminadas. Hay que tener en cuenta que no se dispone un
manejador de bases de datos robusto por lo que algunos esquemas de seguridad
(como este) son implantados por programación.
5.1.3 COBRANZA
a) DIAGRAMA DE PROCESOS
Modificar Eliminar Ignorar
CobranzaVendedor
Imprimir
<<uses>>
Figura 5.10. Diagrama del Proceso Cobranza
En la figura 5.10 se muestra las operaciones básicas a realizar con la cobranza,
además de las clásicas altas, bajas y cambios se tiene la de ignorar, que como se vio
en el capitulo 4 es utilizada para indicar que un documento no va a ser pagado e
indicar la causa.
b) DESCRIPCIÓN DE PROCESOS
Modificar • El vendedor selecciona el documento a modificar.
• El vendedor da clic en Modificar.
• El sistema muestra la pantalla de edición de documento.
• El sistema inicializa las cantidades.
Construcción de la aplicación Cáp. 5-19
• El vendedor modifica el pago.
• El vendedor elige la opción OK.
• El sistema verifica el pago.
• Fin
Eliminar • El vendedor selecciona el documento a eliminar.
• El vendedor da clic en Eliminar.
• El sistema pide confirmación de eliminación.
• El vendedor elige la opción OK.
• El sistema pone a cero el pago del documento.
• Fin.
Ignorar • El vendedor selecciona el documento vencido, a ignorar.
• El vendedor da clic en Ignorar.
• El sistema pide Causa de No Pago.
• El vendedor selecciona la causa.
• El sistema marca como Ignorado a el documento.
• Fin.
c) MODELO DE INTERFAZ
Pantallas principales
CICOBPRINCIPAL
Pantalla de operaciones con documentos
de cobranza, aquí el vendedor podrá operar
con los documentos del cliente al que visita.
Construcción de la aplicación Cáp. 5-20
CIMODDOCUMENTO
Aquí se presenta la información de un
documento seleccionado por el vendedor
donde podrá modificar el pago que el
cliente desee hacer; además de mostrarle
el total pagado.
CIRESUMENCOBRANZA
Esta pantalla se muestra cuando el vendedor
inicia la visita a un cliente que tiene documentos,
mostrándole el estado de los mismos.
d) DIAGRAMA DE NAVEGACIÓN DE PANTALLAS
cIOpCliente
cICobPrincipal cIModDocumento
cIResumenCobranza
cICausaNoVis
Salir / DestroyWindow
Modificar / DoModal
Cancel / DestroyWindow
Eliminar, Imprimir
Sel. Cobranza / DoModal
OnInitDialog[ Cliente con documentos ] / DoModal
Ignorar / DoModal
Selección / DestroyWindowOK [Pago valido]/ DBUpdate, DestroyWindow
Figura 5.11. Diagrama de Navegación de Pantallas para Cobranza
Construcción de la aplicación Cáp. 5-21
En la figura 5.11 se muestra la navegación en el módulo de cobranza. Está centrada
en la pantalla que muestra los documentos que adeuda el cliente (clCobPrincipal) los
cuales trae cargados el equipo al momento de la carga de datos. Se puede mostrar
un resumen de la cobranza (especie de estado de cuenta), editar la cantidad a pagar
de un documento y elegir una causa de no cobro (se muestra NoVis por ser la misma
pantalla) para aquellos documentos vencidos con cobro facultativo.
e) MODELO DEL DOMINIO DEL PROBLEMA
cDocCobCausaNoPag : CStringEdoImp : CStringImpPagTran : CStringImpPagado : CStringImpTotal : CStringReferencia : CStringNumero : CStringEstado : CStringTipoMov : CStringCveCte : CString
cClientei_Consecutivo : intPoblacion : CStringEstado : CStringFactEnCajas : CStringSoloCajas : CStringFechaProxVisita : CStringCauVFueraRuta : CStringZonaImp : CStringClvPrecAnt : CStringCauNVenta : CStringGrupoVenta : CStringCondFin : CStringCondCom : CStringCopias : CStringClasif : CStringLimCre : CStringLis tPre : CStringAsociacion : CStringConVenta : CStringRFCClie : CStringColClie : CStringDirClie : CStringNomClie2 : CStringNomClie : CStringNumClie : CStringRutaNoRuta : CString
0..n1 0..n1
Figura 5.12. Diagrama de Clases Estáticas para Cobranza
En la figura 5.12 se muestra el diagrama de clases estáticas, donde se tiene la
asociación de la cobranza con el cliente.
Construcción de la aplicación Cáp. 5-22
5.2 PUESTA EN MARCHA
5.2.1 PRUEBAS
Como se describió en los requerimientos generales, la densidad de defectos de la
aplicación debe de ser muy baja para garantizar una operación libre de problemas. Si
consideramos que la aplicación se va a ejecutar en alrededor de 1000 equipos, en
diferentes centros de distribución del país, se acordó que no debían de presentarse
mas de 5 fallas graves de software (que impidan continuar con la operación) al día.
Para lograr el estándar de fallas solicitado se propuso el siguiente protocolo de
pruebas:
I) Pruebas funcionales. En esta fase se probó que la aplicación, en sus
diferentes módulos, se debía comportar de acuerdo a lo especificado.
El tiempo invertido en la realización de pruebas y correcciones a los
diferentes módulos, fue cerca de 1 mes.
Los principales problemas presentados fueron fallas menores y ajustes de
navegación, a solicitud de la gente de pruebas para mejorar el uso.
II) Pruebas integradas. Se probó que los módulos trabajaran en conjunto:
comunicaciones, interfaces y sincronización de datos. Se probaron ciclos
completos, desde la carga de datos, venta, liquidación, descarga y
generación de reportes en la aplicación administrativa que se ejecuta en el
AS/400.
El tiempo invertido en esta fase fue cerca de 2 meses.
Los principales problemas fueron: no graves con el formato de los datos,
graves con las comunicaciones, no se encontraba un esquema para conectar
las terminales portátiles directamente al AS/400, y su configuración de FTP
no era estándar por lo que se tuvo que colocar un servidor intermedio, el cual
a su vez tuvo problemas de seguridad y conectividad con el AS/400.
III) Pruebas de campo: Las pruebas de campo se realizaron en paralelo con
vendedores de ruta: primero uno durante una semana, después se
agregaron 9 más. Al agregar mas vendedores se presentaron problemas con
Construcción de la aplicación Cáp. 5-23
la aplicación en la terminal portátil, bajo condiciones que se desconocían: el
software se bloqueaba, impidiendo al vendedor continuar su trabajo. Lo
anterior fue considerado una falla grave que impedía la puesta en marcha del
proyecto. Se observó que el problema generalmente se presentaba durante
las consolidaciones, tanto al final del cliente como durante los procesos de
fin de día.
5.2.2 CORRECCIÓN DE FALLAS
Sobre la falla de la prueba de campo, se trató de localizar la anomalía y se
encontraron algunos problemas con el manejo de algunas cadenas y arreglos que
podían desbordarse, pero la incertidumbre continuaba sobre la posibilidad de que se
siguiera presentando la falla, por lo que se propuso un esquema que aumentara la
robustez de la aplicación en caso de que se presentaran fallas; este consistió en
colocar puntos de reinicio antes de los procesos mas largos, en caso de que el
sistema fallara (se congelara), el vendedor podría reiniciar el equipo y
automáticamente la aplicación restauraría el último estado guardado, continuando
con la aplicación después de este punto.
Después se descubrió que el problema se presentaba con la batería baja. Cuando la
batería disminuía su carga por debajo del 20% (que no es propiamente una condición
crítica), y si se realizaban escrituras masivas al FlashCard (común durante los
procesos de consolidación), se dañaban las tablas que se estaban actualizando.
Después de corregida la aplicación, se reanudaron las pruebas de campo y se
convino que si no se presentaba un error grave durante una semana se evaluaría la
posibilidad de ponerlo en producción.
5.2.3 IMPLANTACIÓN Una vez autorizada la aplicación para su instalación, se realizó una implantación que consistió en:
• Una semana de capacitación a vendedores durante las tardes. Durante esta, se
le entrenaría sobre los cambios administrativos y el uso de la aplicación.
• Instalación del software en los servidores (tanto AS/400) como servidor de FTP.
Al mismo tiempo que la capacitación se desarrollaba, se entrenaba al
Construcción de la aplicación Cáp. 5-24
responsable del área de procesamiento de datos del centro de distribución,
para la administración de los equipos y el uso del software de interfaz.
• Envío de vendedores con su equipo portátil. Esto se realizó después de la
primera semana y se mantenía una guardia en el centro de distribución para el
caso de dudas o problemas. Esta guardia permaneció alrededor de una
semana.
• El esquema se reprodujo a nivel nacional.
5.3 EVALUACIÓN DE LA OPERACIÓN CON EL SISTEMA MÓVIL Durante la primera fase se instalaron alrededor de 400 equipos en la fuerza de ventas
de chocolates y helados. Se consideró que el objetivo se había cubierto, se
disminuyeron tiempos de liquidación y se tuvo información detallada a nivel cliente de
las ventas y devoluciones. Se presentaron problemas menores, principalmente en las
comunicaciones, al aumentar el número de equipos. Se tuvo que cambiar el esquema
de asignación de direcciones IP de DHCP a NAT, lo que provoco fallas en el servidor
de comunicaciones. En un futuro se esperaría generar una nueva versión que
agregue módulos nuevos y una nueva interfaz con el nuevo sistema administrativo
basado en SAP.
Conclusiones Cáp. 6-1
6 CONCLUSIONES
Este trabajo plantea un esquema general para la utilización del cómputo móvil, en la
automatización de algunas de las tareas llevadas a cabo por los vendedores de ruta
durante sus actividades cotidianas.
Está dividido en dos grandes bloques; en el primero se cubren los antecedentes, así
como una breve historia, los elementos para la justificación financiera y los criterios
para la selección de equipos. En el segundo se toma una empresa ejemplo y se
realizan las fases de análisis de la operación actual, definición de los alcances de
automatización y criterios generales que debe de cumplir ésta, el planteamiento de la
operación utilizando cómputo móvil, donde se muestra una gama de posibilidades y
algunos problemas típicos como la interfaz y las comunicaciones, hasta la selección
de equipo y elementos del desarrollo, como el lenguaje y el manejador de bases de
datos.
Aunque la segunda parte de este trabajo implica también la solución en la empresa
ejemplo, los elementos son generales y fácilmente extrapolables a problemáticas en
otras empresas, cuidando las peculiaridades del producto que se distribuya y su
operación, como por ejemplo la industria refresquera, distribución de partes
automotrices, etc.
Se mostró, que además de los factores de éxito que se necesitan en cualquier
aplicación de cómputo, en los sistemas que involucran cómputo móvil se tienen
factores adicionales como el tipo de equipo (teclados, pantallas, tamaño, interfaces
especiales, etc.) la velocidad y facilidad de la captura y una estabilidad mucho
mayores que las requeridas en los sistemas de escritorio.
Desde el punto de vista de la interfaz con otros sistemas (administrativos, almacén,
etc.), dado que generalmente los sistemas móviles son los últimos en implantarse, los
demás sistemas no lo tienen considerado, por lo que la conexión del equipo móvil
con los demás sistemas es otro factor a ser fuertemente considerado.
La principal aportación de este trabajo es dar una imagen integrada del desarrollo de
Conclusiones Cáp. 6-2
estas aplicaciones, que a pesar de existir algunas en el mercado, no hay un estudio
sistemático de los elementos que deben ser considerados y que sirvan de guía para
aquellos que deseen incursionar en este fascinante, al menos para mí, campo del
desarrollo de aplicaciones, con un alto contenido de soporte de operación para
usuarios con un escaso o nulo conocimiento de la computación.
Sobre este tema siempre habrá mucho por hacer, no sólo por cambios tecnológicos
que impactan fuertemente sobre el alcance de las soluciones y sus costos, si no, y tal
vez aún más importante, los cambios en la forma de hacer negocios, y como las
empresas los implantan dentro de sus políticas comerciales.
Posibles trabajos futuros
Como todo trabajo desarrollado, siempre quedan puntos en los que se puede seguir,
a continuación se presentan algunos sobre los que se podría seguir trabajando en
este tema:
• Análisis de interfaces. Uno de los elementos críticos para el éxito de estos
proyectos es la interfaz hombre-máquina. Sobre este punto se podría explorar
desde el punto de vista de tiempos y facilidad de uso la mezcla teclado-
pantalla táctil-sonido, con el fin de disminuir: los tiempos de captura, el número
de errores de captura, el desgaste de las pantallas de contacto y el cansancio
que causa el uso del equipo. A partir de lo anterior se podrían crear reglas para
la selección del equipo con base en las necesidades de la aplicación y
patrones de interfaz (i.e. esquemas de búsqueda y selección) que mejoren el
nivel de uso y la velocidad de captura.
• Selección de equipo. El problema de elegir el equipo de cómputo adecuado es
muy antiguo, y en la mayoría de los casos está elección es llevada a cabo con
criterios poco claros, y mas aún, sin saber si esos criterios fueron elegidos con
base a una necesidad específica. En el cómputo móvil, los usuarios con gran
experiencia (que llevan varias generaciones de equipo con una aplicación
específica), han refinado sus criterios con base a prueba y error, pero los
Conclusiones Cáp. 6-3
inexpertos son vulnerables a las presiones y “recomendaciones” de los
vendedores. Sobre este punto se podría trabajar en generar criterios de
evaluación claros y reglas que permitan asociar esos criterios a necesidades
específicas. Parte de este punto se trató en las consideraciones de la interfaz,
pero hay elementos adicionales, como los periféricos necesarios, necesidades
de memoria y energía, etc.
• Dado los altos costos de los equipos y la implantación, las empresas necesitan
tener mayor certeza de que su inversión será productiva. La obtención de
indicadores de mejora a través del análisis de casos de estudio tanto exitosos
como fracasos, que permitan una mejor estimación de los impactos en los
costos y operación, podrían ayudar a mejorar las estimaciones de rentabilidad
y dar (si es aplicable) justificaciones claras de las mejoría que se podría
obtener con el uso de esta tecnología. Si uno se remite a la información que
dan los proveedores, están fuertemente sesgadas a su producto y no ofrecen
información clara, ya sea porque es confidencial o porque simplemente no les
interesa proporcionarla. Además, en los pocos casos en los que se consigue
información, esta es sobre casos en otros países, que aunque las necesidades
puedan ser similares, no son fácilmente aplicables en nuestro entorno, dados
principalmente por nuestra idiosincrasia, costos laborales y mas comúnmente
a la forma en que se desarrollan los negocios en nuestro país.
• Metodologías. Siguiendo la filosofía expresada por A. Cockburn en [16] sobre
el uso de las metodologías ágiles, y considerando que la mayoría de las
aplicaciones de cómputo móviles caen en equipos de desarrollo pequeños (al
menos la componente que se ejecuta en la computadora portátil) estos
sistemas son buenos candidatos para esté tipo de metodologías de desarrollo.
Con base en que él establece de que cada proyecto o tipo de desarrollo debe
hacer adaptaciones a la metodología de acuerdo a las necesidades, sería
interesante con base en pruebas obtener los ajustes al la metodología original
preservando los elementos que contribuyen positivamente, eliminar los que no
funcionan para este tipo de desarrollo y plantear los nuevos que podrían ser
útiles.
Conclusiones Cáp. 6-4
• Con el desarrollo de las comunicaciones inalámbricas de amplio rango y su
baja de costos, es de esperarse que muchas aplicaciones de cómputo móvil
que actualmente se realizan de forma local, esto es, la aplicación se ejecuta
en la computadora portátil y eventualmente se comunica con un sistema
administrativo para sincronizarse, se migren a una aplicación centrada en
servidores y en el equipo portátil sólo se ejecutaría un buscador de Internet,
este esquema plantea retos interesantes sobre los modelos de interfaz, el
estilo de navegación de las aplicaciones bajo Internet y como cambiará la
operación ya que se tenga la información de cómo se va desarrollando la ruta
en tiempo real desde las oficinas.
REFERENCIAS
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International Conference on Magnament Data, ACM SIGMOD RECORD, Vol,
22: 388-392. (1993)
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University, Department of Accounting and Information Systems. Oct 2001.
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Disruptive Technology or Untethered Extension of business as usual?.
EBusiness Research Center Working Paper 08-2002. PennState. 2002.
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[5] Coello, Carlos A. Breve Historia de la computación y sus pioneros. Fondo de
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University. 1999.
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Rutgers University, junio 1998.
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[11] Mackenzie, Scott. Soukoreff, R. William. Text Entry for Mobile Computing:
Models and Methonds, Theory and Practice. Human-computer interaction.
Volume 17, pp 147-198. 2002
[12] Mastrianni, Steven J. Windows CE- the best choice in handheld systems for the
corporate mobile work force. A thesis presented to the faculty of the school of
computer science Kennedy-Western University. Master of Science in Computer
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BIBLIOGRAFÍA
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[14] Kruchten, Philippe. The Rational Unified Process: An Introduction, Addison
Wesley 1999
[15] Kroll, Per. Kruchten, Philippe. The Rational Unified Process Made Easy: A
Practitioner's Approach Guide to Rational Unified Process. Addison Wesley
2003
[16] Cockburn, Alistair. Agile Software Development, Addison Wesley Professional
2001