Desarrollo y Administración de Equipos en TI · Los Factores Ambientales hacen referencia a...

25-05-2016

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UNIVERSIDAD TÉCNICA FEDERICO SANTA MARÍA

Procesos y Proyectos TI – L. Hevia

Desarrollo y Administración de Equipos en TI

Sesión 3 con LUIS HEVIA



• Objetivo de la sesión: utilizar con eficacia y eficiencia la Guía PMBOK en lo relativo a la Planificación, Adquisición y Desarrollar los Recursos Humanos del Proyecto

Contenidos:- Planificar la Gestión de Recursos Humanos - Adquirir el Equipo del Proyecto- Desarrollar el Equipo del Proyecto

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Contextualización Conceptualización Experimentación Evaluación Reflexión

“La disciplina hace formidable a un grupo, les da fuerza los débiles y sube la autoestima a todos”. -George Washington

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• Activos de Procesos son los planes, procesos, políticas, procedimientos y bases de conocimiento específicos de la organización ejecutora y utilizados por ella. Incluyen cualquier objeto, datos, prácticas o conocimiento en la Org. que participan en un proyecto, incluyendo información histórica, y que pueden usarse para influir en el éxito del proyecto. Se pueden agrupar en:

A) Procesos y Procedimientos (que se requieren en las 5 grupos de procesos)– Guías y criterios para adaptar el conjunto de Procesos y Procedimientos

estándares de la Org. – Estándares específicos de la Org, como Políticas para ….– Plantillas (organigramas, documental, etc.) y Registros– Requisitos de Comunicación….B) Base del Conocimiento Corporativo:– Gestión de la configuración, Financieras (relacionadas con proyectos), de

Incidentes y defectos, de Medición de procesos, – Información históricas y lecciones aprendidas (Legados de proyectos, etc.)– Archivos de proyectos.

¿Cómo se manejan en su Org. los Activos de Procesos?

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Organización Empresarial: ACTIVOS DE PROCESOS DE LA ORG.

Organización / Empresa



Los Factores Ambientales hacen referencia a condiciones que no están bajo control del equipo del proyecto, y que influyen o restringen su dirección:

• Cultura, estructura y gobierno de la Org.

• Distribución geográfica de instalaciones

• Estándares de la industria y gubernamentales

• Infraestructuras

• Recursos humanos existentes y Gestión del personal (como pautas de selección y retención, retención, políticas de incentivos y horas extras, etc.)

• Sistemas de autorización de trabajos

• Condiciones del mercado

• Tolerancia al riesgo por parte de los interesados

• Clima político

• Canales de comunicación

• Sistema de información para dirección de proyectos (herramientas, etc)

¿ Cómo afectan los Factores Ambientales en su Org. a los proyectos?

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Organización Empresarial: FACTORES AMBIENTALES DE LA ORG.

Organización / Empresa

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Procesos y Proyectos TI – L. Hevia 5

Contextualización



9.1 PLANIFICAR LA GESTIÓN DE LOS RECURSOS HUMANOS

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9.1 PLANIFICAR LA GESTIÓN DE LOS RECURSOS HUMANOS

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• Requerimientos requeridos para las actividades:– Requisitos preliminares y competencias requeridas.

• Factores Ambientales de la empresa:– Cultura y estructura organizacional.– Dispersión geográfica de los miembros.– Recursos humanos existentes.– Políticas de administración de personal.– Condiciones de mercado o económicas ….

• Activos de los procesos de la organización:– Procesos y políticas de la Org., descripciones de roles– Plantillas para organigramas y descripción de cargos.– Lecciones aprendidas – Procedimientos de escalamiento en gestión de incidencias …

¿Cómo se manejan en su Org.?

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9.1 PLANIFICAR LA GESTIÓN DE RECURSOS HUMANOS: ENTRADAS

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• Organigramas y descripción de puestos de trabajo

• Juicio de Expertos• Reuniones• Creación de conexiones o relaciones de trabajo• Elementos de la Teoría de la Organización¿Qué experiencia tiene Ud. en Juicio de Expertos y buen manejo de reuniones?

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9.1 PLANIFICAR LA GESTIÓN DE RECURSOS HUMANOS: HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS




9.1 PLANIFICAR LA GESTIÓN DE RECURSOS HUMANOS: HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS

Sobre Matrices de Asignación de Responsabilidades (RAM), donde un tipo especial es la RACI (Responsables de la Ejecución, Acountable o el Aprobador o único responsable último, personas a ser Consultadas, personas a ser Informadas)

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Estructura Org. en los Proyectos

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Estructura Org. en los Proyectos

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• La que permite máximo control sobre los recursos es la denominada “proyectizada”.

• La EO de tipo matricial fuerte es la que mejor maneja un equilibrio de poderes.

• En una EO matricial fuerte, la gestión efectiva dual es responsabilidad del Jefe de Proyecto.

• La EO afecta el grado de autoridad de los Gerentes, Jefes o Coordinadores de Proyecto.

• La EO es una restricción para organizar a su equipo.


IMPACTO DE LA ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL.




A. Roles y responsabilidades.• Rol:

– Responsabilidad de una persona en el proyecto. Su claridad es esencial para el éxito del proyecto.

• Autoridad:– Es el derecho de utilizar los recursos del proyecto. Implica tomar

decisiones y firmar las aprobaciones.

• Responsabilidad:– Trabajo que se espera que haga un miembro del equipo

• Competencias:– Habilidades y capacidades requeridas para completar las

actividades. Mal manejo puede conducir a errores en las contrataciones, cambios en el cronograma y cambios en el alcance.

B. Organigrama del proyecto.

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9.1 PLANIFICAR LA GESTIÓN DE RECURSOS HUMANOS:SALIDAS: PLAN DE GESTIÓN RH

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C. Plan para la Gestión o Dirección del Personal

– Es una componente del Plan de Recursos Humanos.

– Describe cuando y cómo se cumplirán los requisitos del personal (Recursos Humanos) necesario. Considera:

i. Adquisición del Personal requerido

i. Calendarización del personal requerido

ii. Liberación del personal

iii. Necesidades de entrenamiento (capacitaciones)

iv. Reconocimientos y recompensas

v. Cumplimientos exigidos

vi. Seguridad y normativas imperantes.


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9.1 PLANIFICAR LA GESTIÓN DE RECURSOS HUMANOS:SALIDAS: PLAN DE GESTIÓN RH



Calendario de Recursos (1)

• Ejemplo de histograma de RH

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Calendario de Recursos (2)

• Los calendarios de recursos nos indican los marcos temporales donde participará cada integrante del equipo de trabajo.

• Los histogramas permiten representar visualmente la asignación de los recursos humanos, ya sea individual o colectivamente.

• Su utilidad reside en que identifican los recursos sobre-asignados y sub-asignados, ayudando a definir estrategias de optimización de recursos.

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Identificando competencias y habilidades del equipo

• Al adquirir el equipo de proyecto, necesitamos identificar las competencias y habilidades presentes, para confeccionar un plan de proyecto ajustado a la realidad.

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• Podemos utilizar matrices para esto:

– Matriz de competencias y habilidades por rol

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• Podemos utilizar matrices para esto:

– Matriz de competencias y habilidades por persona

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• Una vez evaluadas las competencias y habilidades de los integrantes del equipo de proyecto, se debe determinar las brechas, para definir un plan de trabajo que permita cerrarlas, ya sea parcial o totalmente

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9.2 ADQUIRIR EL EQUIPO DEL PROYECTO

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9.2 ADQUIRIR EL EQUIPO DEL PROYECTO



• Plan de Gestión de los Recursos Humanos, incluye:

– Roles y responsabilidades definiendo cargos, y competencias – Organigrama indicando cantidad de personas necesarias.– Plan para la Gestión del Personal, indicando el tiempo que cada integrante

• Factores Ambientales de la empresa.– Información disponible (competencias, experiencias, intereses, costos)– Políticas de administración de personal.– Estructura organizacional.– Co-Ubicación geográfica.

• Activos de los Procesos de la organización.– Políticas, Procesos y Procedimientos.– GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO EN PROYECTOS

¿Qué políticas hay en su Org. respecto a participar en proyectos?¿Existe en su Org. una práctica de gestión del conocimiento?

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9.2 ADQUIRIR EL EQUIPO DEL PROYECTO:ENTRADAS

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• Equipos virtuales.– Son grupos de personas con objetivo común y roles, que no

tienen prácticamente reuniones cara a cara.– Estos equipos hacen posible lo siguiente:

• Formar equipos de la misma compañía que viven muy dispersos.• Aportar con experiencia de expertos lejanos.• Tener empleados que trabajan desde su casa.• Formar equipos que trabajan en diferentes turnos u horarios.• Incluir personas con discapacidades de movilidad.• Logra concretar proyectos que por costos de movilidad NO se hubieran

efectuado.

¿Qué experiencia posee Ud. con equipos virtuales?

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9.2 ADQUIRIR EL EQUIPO DEL PROYECTO:HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS



• Asignación previa (los miembros ya fueron asignados).

• Adquisición (contratación de los requeridos).

• Análisis de decisionales multicriterios necesarios, por:

disponibilidad, costo, experiencia, capacidad, conocimiento, habilidades, actitud, factores internacionales

• Negociación:– Con gerentes funcionales, para asegurar que el proyecto reciba

personal apropiado, dentro del plazo y por un tiempo apropiado.

– Con otros equipos de dirección de proyectos para asignar de manera apropiada recursos escasos o especializados.

– Con agentes externos en general.


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9.2 ADQUIRIR EL EQUIPO DEL PROYECTO:

HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS

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Técnica de Negociación: Modelo de Harvard

1. Intereses: saber lo que realmente desean las partes (lo que esta detrás de la posiciones en conflicto)

2. Opciones: descubriendo valores agregados

3. Alternativas: el MAAN (Mejor Alternativa a Acuerdo Negociado). Evitando un mal acuerdo. Curso de acción si no logra acuerdo. Conociendo el precio de reserva o retiro

4. Legitimidad: siendo objetivos e independientes

5. Comunicación: evitar malas interpretaciones

6. Relaciones: la necesidad de mantenerlas positivas

7. Compromiso si: existe claridad operativa, es suficiente el acuerdo logrado, y es realista

CASO: RECONOZCA LOS 7 ASPECTOS QUE SE DIERON EN EL FILM EXPUESTO

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• Asignaciones del personal al proyecto:– Directorio del Equipo del proyecto.– Organigrama y cronograma del proyecto.– Comunicaciones entre los miembros del equipo.

• Calendario de Recursos requeridos.– Documenta los períodos de tiempos de los miembros del equipo.– Implica existe una Estimación de los RH de las Actividades– Implica existe una Estimación de la Duración de las Actividades

• Actualizaciones al Plan de Gestión del Proyecto.– Por ejemplo atrasos en las entrega comprometerían por mayor

tiempo al personal, o bien no poder contar con los recursos solicitados.


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9.2 ADQUIRIR EL EQUIPO DEL PROYECTO: SALIDAS

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• Es el proceso para obtener los recursos humanos necesarios para completar el proyecto.

• Se debe tener en cuenta los siguientes factores:

– Capacidad de influenciar y negociar para que se incorporen al proyecto los recursos humanos requeridos.

– Fallar en la adquisición de personal necesario puede afectar al proyecto, disminuyendo la probabilidad de término en los plazos o incluso llegar a una cancelación del proyecto.

– Requerir recursos alternativos, si los recursos requeridos no están disponibles o poseen menor competencias (pero sin violar lo legal, y siguiendo algún criterio).

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ADQUIRIR EL EQUIPO DEL PROYECTO IMPLICA



9.3 DESARROLLAR EL EQUIPO DEL PROYECTO

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9.3 DESARROLLAR EL EQUIPO DEL PROYECTO¿Qué H&T operan en su Org.?

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1. Plan de Gestión del Recurso Humano

Guía para definir, adquirir, controlar y liberal recursos delproyecto, identificando las estrategias de formación y planesde desarrollo del equipo de proyecto, como capacitaciones,recompensas, etc (resultado de evaluaciones).

2. Asignación del personal al proyecto

Identificar a las personas que estarán en el equipo.

3. Calendarización de recursos

Identificar los momentos en los que los miembros del equipodel proyecto pueden participar en las actividades dedesarrollo.

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9.3 DESARROLLAR EL EQUIPO DEL PROYECTO: ENTRADAS

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1. Habilidades Interpersonales2. Formación requerida (capacitaciones)3. Desarrollar Actividades para fomentar el Espíritu del Equipo4. Inducir Reglas y normas5. Reubicaciones (Co-location) para mejorar desempeños6. Otorgar Reconocimiento y Premios7. Herramientas de Evaluación del personal

9.3 DESARROLLAR EL EQUIPO DEL PROYECTO:HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS




1. Evaluación del Desempeño del Equipo• Se mide en términos del éxito técnico, de acuerdo con los

objetivos del proyecto, cumplimiento del calendario de ejecución,y el rendimiento (o desempeño) sobre el presupuestado.

• Puede requerir la necesidad de formación, entrenamiento,tutorías, asistencia o cambios necesarios.

• Requiere fijar Indicadores para medir desempeños como mejorar competencias a nivel de personas y equipos, reducir índices de rotación y aumentar la cohesión.

¿Cómo es evaluado el personal en sus proyectos en su Org.?¿Ventajas y desventajas observadas de los métodos usados?2. Actualización de los Factores Ambientales de la Org.

Incluyen (no se limitan a) administración de personal, evaluaciones, actualizaciones de registros de la capacitación y formación.

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9.3 DESARROLLAR EL EQUIPO DEL PROYECTO: SALIDAS

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DESARROLLAR EL EQUIPO DEL PROYECTO IMPLICA

• Adquirir las habilidades para identificar, conformar, mantener, motivar y liderar a los equipos de proyecto en post de lograr un alto desempeño del equipo, creando las condiciones necesarias para ello. Implica:

– Mejorar las competencias del equipo.

– Mejorar las emociones asociadas a la confianza y cohesión.

– Crear una cultura de equipo dinámico, cohesivo y colaborativo.

– Mejorar la interacción entre los miembros y el entorno general del equipo.

• Su Objetivo es lograr un mejor desempeño del proyecto y en las habilidades de los involucrados.

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Contextualización

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Contextualización



¿Qué ha APRENDIDO hoy (ahora)?

¿Cómo puede APLICAR lo que ha aprendido

hoy?

¿Qué REFLEXION le provoca lo visto hoy?

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Reflexión: Aprendizaje de HoyContextualización Conceptualización Experimentación Eval uación Reflexión

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