Descripcion Archivistica

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DESCRIPCION ARCHIVISTICA SISTEMAS INTEGRADOS NORA E. GRAJALES

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DESCRIPCION ARCHIVISTICA

SISTEMAS INTEGRADOS

NORA E. GRAJALES

Page 2: Descripcion Archivistica

A-DESCRIPCION DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA

B-CUADRO COMPARATIVO (SISTEMAS INTEGRADOS

C-LA NORMA ISO 5964 COMPARACION CON LAS

NORMAS ISAAD G-ISAAG CPF

D-DESCRIPCION DE LA COLECCIÓN DE PINTURAS

E-EVALUACION DE LA BASE DE DATOS

F-DESCRIPCION DE MAPAS

G-DIGITALIZACION EN EL TRIBUNAL ELECTORAL

TABLA DE CONTENIDO

Page 3: Descripcion Archivistica

Área de Identificación

Código de referencia : PA-AGUP-ACFH-DSA

Titulo: Secretaria Administrativa

Fecha: 2010

Nivel de descripción: Fondos

Volumen y soporte: Un gabinete de 4 contenedores

Área de Contexto

Nombre del Productor: Secretaría administrativa de la

Facultad de Humanidades

DESCRIPCION DE LA UNIDAD

ADMINISTRATIVA

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Historia Institucional:Creada mediante Resolución N 1de Consejo Académico, emitida en Reunión 2-85 de 8 deenero de 1985, mediante la cual se divide la Facultad deFilosofía, Letras y Educación

Historia Archivística: La documentación que se encuentraen este archivo es de gestión creada y recibida de acuerdoa sus funciones

:Área de Contenido

Alcance y Contenido: La documentación que se maneja cartas de contabilidad, memorándum, circulares, reclamos, solicitudes de pedidos, cotizaciones etc. En soporte papel

Organización: Clasificación funcional-cronologica

A-DESCRIPCION DE LA UNIDAD

ADMINISTRATIVA

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Condicione es de acceso y utilización

Condiciones de acceso: Acceso restringido por ser confidencial

Lengua/escritura: La documentación toda en español

Área de Notas

Notas; Toda la documentación se encuentra en perfecto estado

Área de Control de la Descripción

Nota del Archivero: Nora E Grajales

Reglas o normas: ISAD (G)

Fecha de la descripción: 2011-11-24

SECRETARIA ADMINISTRATIVA

Page 6: Descripcion Archivistica

NOMBRE SEDE DEPOSITO SERVICIOS PRODUCTOS

Evolusoft

Panama

Panama Suiza, reino

Unido. México,

Perú

Scanner,

Indizacion,ase

soria

Documanage

E-volusoft

-Secure-

archives

-Plataforma

De Oper

Albala -Baratz España Baratz

Panamá

Distribuidores

Oficiales en

Europa y

latinoameric

a

Gestión

Documental,

Catalogación

Retrospectiva,

Consultoría,

Soporte

Técnico,

La 1ra en

usar so soft

on line

B-SISTEMAS INTEGRADOS

Page 7: Descripcion Archivistica

NOMBRE SEDE DEPOSITOS SERVICIOS PRODUCTOS

ARCHIVO 3,000

ODILO TID

Cartagena

,España

España,

Madrid,

México

OdiloA3W.

Gestione su

archivo de la

forma más

eficiente.Con

OdiloA3W todos

los procesos

archivísticos

OdiloDD.

Conserve la

documentación

electrónica y los

metadatos de

toda su

organización.

Con Odilo

Depósito Digital

SISTEMAS INTEGRADOS

Page 8: Descripcion Archivistica

ISAD (g) ISAAR CPF ISO 5964

LENGUA Y ESCRITURAS DE

LOS DOCUMENTOS

OBJETIVO: IDENTIFICAR

LAS LENGUAS Y

ESCRITURAS Y SISTEMAS

DE SIMBOLOS UTILIZADOS

EN LA UNIDAD DE

DESCRIPCION.

REGLA: CONSIGNAR LA

LENGUA Y ESCRITURAS DE

LOS DOCUMENTOS QUE

FORMAN LA UNIDAD DE

DESCRIPCION.

ESPECIFICAR CUALQUIER

TIPO DE ALFABETO,

ESCRITURA, SISTEMA DE

SIMBOLOS O

ABREVIATURAS

ULITIZADAS.

LENGUA Y ESCRITURAS,

REGISTRO DE AUTORIDAD

DE ARCHIVO RELATIVO A

INSTITUCIONES, DE

PERSONAS O FAMILIA.

OBJETIVOS INDICAR LAS

LENGUAS Y/O ESCRITURAS

UTILIZADAS EN LA

ELABORACION DEL

REGISTRO DE AUTORIDAD.

REGLA: REGISTRAR LAS

LENGUAS Y ESCRITURAS

DEL REGISTRO DE

AUTORIDAD DE ARCHIVOS.

DDOCUMENTACION-

DIRECTRISIS PARA EL

ESTABLECIMIENTO Y

DESARROLLO DE UN

TESAURO

. REGLAS OFRECIDAS EN

ESTA NORMA DEBEN

UTILIZARSE EN CONJUNTO

CON LA NORMA ISO 2788

(GUÍA PARA EL

ESTABLECIMIENTO Y

DESARROLLO DE

TESAUROS

MONOLINGÜES), PUES LA

MAYORÍA DE LOS

MÉTODOS Y

RECOMENDACIONES

CONSIDERADAS EN ÉSTA

SON IGUALMENTE

VÁLIDAS PARA LOS

C-NORMA ISO 5964

Page 9: Descripcion Archivistica

La norma ISO 5964 busca la homogeneidad entre los manuales y resolver los problemas que puedan surgir a partir de más de dos lenguajes.

-Cuando las lenguas tienen el mismos status, cada término preferente en unas de las lenguas tiene que corresponder a un término preferente en cada unas de las otras.

Ejemplos:

Alemán Español Ingles

TELEFON TELEFONO TELEPHONE

BF fersprecher

Bs FERSPRECHER

BS Telefon

EJEMPLO DE LA NORMA 5964

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La presente norma se considera como un pasofundamental en el perfeccionamiento de larecuperación de la información y el logro de lacompatibilidad entre los tesauros producidos porinstituciones que indizan con términos seleccionadosa partir de más de dos lenguajes naturales (idiomas).Su contenido abarca los problemas multilingües quepueden surgir durante la creación de un tesauroconvencional.

LA NORMA 5964

Page 11: Descripcion Archivistica

ISAD (G) ISAAR CPF

A-AREA DE

IDENTIFICACION

A. CÓDIGO DE

IDENTIFICACIÓN

1-Signatura/código de deferencia 1-Codigo de países: Pa

2-Titulo: Paz de marzo y Abril

(cuadro No.1)

2Tipo de Encabezado autorizado-

persona

3-Fecha:2011-2010 3- Entrada autorizada- Olivella,

José M.

4-Nivel de descripción: Pinturas -

5-Volumen y soporte: Dim.36x40

mixta

D-DESCRIPCION DE LAS

PINTURAS

Page 12: Descripcion Archivistica

B.Area de contexto

6-Nombre del productor

Olivella, José María

7-historiaBibliografica: José

maría olivella nació en

Barcelona, España

, en 1943 Joyero de profesión,

llega a Panamá en 1967.

Su pasión por la pintura lo lleva

a tomar el pincel hace más de 20

años.

Con 4 exposiciones y 32

colectivas.

-Fecha y lugares de existencia:

Nace en Barcelona, España en

1943.

5-lugar y área geográfica de

Residencia: Desde 1967 vive en

panamá

6-Nacionalidad: Española

7-Ocupaciones desempeñadas:

Su primera profesión fue la

joyería, abandona esta por su

interés en la pintura hace más

de 20 años.

Page 13: Descripcion Archivistica

8-Historia archivística: Los

cuadros se

Encuentran bajo la custodia del

Inst. Cultural GSI para la

exposición 09-22

C-Area de contenido y

estructura

9-Alcance y contenido. Una

pintura que se aprecia un

Paisaje: cielo azul. Arboles con

troncos rojos y sus Hojas no son

verde sino terracota y un lago

profundo.

0.

DESCRIPCION DE LA COLECCIÓN

Page 14: Descripcion Archivistica

D-Área de condiciones y

acceso

8-Nota del archivero:

Descripción realizada por Nora

E. Grajales, Escuela de

Archivología

10-Condiciones y acceso:

Libre al público.

E Área de control de la

descripción:

11-Nota del Archivero:

Descripción realizada por Nora

E. Grajales, Escuela de

Archivología

9-Reglas y normas: el manual de

descripción ISAAR (CPF)

edición 2004

Fecha: 2011-11-24 Fecha: 2011-11-24

CONTINUACION

Page 15: Descripcion Archivistica

MISION DE LA DIRECCION DE RECURSOS HUMANOS DE LA UNIVERSIDAD DE PANAMA:

Es la unidad responsable de la gestión institucional

de los recursos con valores éticos y pensamiento

innovador

VISION Ser una dirección nacional líder en la gestión

de los recursos humanos con una cultura

organizacional reconocida a nivel nacional

E-EVALUACION DE LA BASE DE DATO VISUAL FOX-PRO

Page 16: Descripcion Archivistica

NOMBRE DEL PROYECTO: Organización de los

documentos de archivo de la dirección de recursos

humanos. j 2

OBJETIVOS: Permitir al área de recursos humanos

automatizar los procesos y lograr una mejor

administración de los mismo

PROPOSITO DE LA EVALUACION

Determinar las características mínimas a considerar

para el desarrollo del nuevo sistema de recursos

humanos y control de acceso.

EVALUACION DE LA BASE DE DATOS

Page 17: Descripcion Archivistica

DEPARTAMENTO QUE

CAPTURA LOS DATOS

Page 18: Descripcion Archivistica

BASE DE DATOS Programas que permiten

manipular grandes cantidades de información, son

utilizados para administrar los sistemas de

información de las empresas como control de

inventario, facturación, control escolar, recursos

humanos, etc. Por ejemplo: SQL, Access, Visual

FoxPro son programas manejadores de bases de

datos.

BASE DE DATOSVISUAL FOX

PRO

Page 19: Descripcion Archivistica

EN EL ÁREA DE RECURSOS HUMANOS2, LA BASE DE DATOS PUEDE OBTENER Y ALMACENAR DATOS DE DIFERENTES ESTRATOS O NIVELES

DATOS PERSONALES DE CADA EMPLEADO, QUE CONFORMAN UN REGISTRO DE PERSONAL.

DATOS DE LOS OCUPANTES DE CADA CARGO,

DATOS DE LOS EMPLEADOS DE CADA SECCIÓN, DEPARTAMENTO O DIVISIÓN

DATOS DE LOS SALARIOS E INCENTIVOS SALÁRIALES, QUE CONSTITUYEN UN REGISTRO DE REMUNERACIÓN

DATOS DE LOS BENEFICIOS Y SERVICIOS SOCIALES,

BASE DE DATOS VISUAL

Page 20: Descripcion Archivistica

Nombre Del Departamento: digitalización

Persona Responsable: Lic. María Tejada

Fecha: Del 25 de oct. Al 15 de nov.2011

Objetivos:

Identificar las tres estaciones que se encargan de la

digitalización de las actas resientes y las actas

históricas

Digitalización de actas resientes: Nacimientos,

matrimonios, bautizos, defunción-

LA DIGITALIZACION EN EL

TRIBUNAL ELECTORAL

Page 21: Descripcion Archivistica

Nombre del software: SCAN MANAGER (documentos resientes)

Nombre del software: Unisys e-workflow & image (actas históricas)

Para el scanner de la documentación: Los documentos,se,entregan al digitalizador en lotes llamados libros organizados

Configurar el scanner:

Resolucion: 200x200

Tipo de scanner: Lado frontal ADF (Una cara

DIGITALIZACION EN EL

TRIBUNAL ELECTORAL

Page 22: Descripcion Archivistica

Si el documentos tiene dos cara: Dúplex

Tamaño del papel: 8 ½ x 14Tipo oficio

Activar la imagen: Solo en blanco y negro

Brillo: 224 ( cuando esta nítida

Manejador de twain. En esta etapa se empieza a

escannear (se tiene que revisar la documentación que

este en orden y no tenga hojas dobladas.

Quality check: se eliminan bordes negros

Deskew: enderezan las hojas

DIGITALIZACION

Page 23: Descripcion Archivistica

ACTA DE NACIMIENTO

Page 24: Descripcion Archivistica

INDIZACION