Imagine que su organizacin requiere de un anlisis pormenorizado sobre los ciclos de entrega, los proveedores, la cantidad necesaria de un producto, los inventarios de seguridad - y un poco ms precisa de conocer los costos de conservacin, de ordenar pedidos, la cantidad de alimentos ya elaborados que se deben almacenar, entre otras cuestiones.

Igualmente imagine que su organizacin cuenta con uno de los mejores sistemas de gestin creados. Sera fcil y rpido; con solo un clic obtendra unos cuantos reportes con la informacin que quiere. Pero imagine tambin, que cuando est procesando toda esa informacin ese sistema, por casualidades de la vida, deja de funcionar, se bloquea o sencillamente, uno de sus operadores no ha introducido la informacin correctamente, entre otras. Cmo lo solucionara si usted no sabe determinarlo manualmente? Sencillo, usted no dispondr de la informacin en el momento adecuado y con los datos adecuados

Pues bien, no se asuste, la intencin de este artculo es proveerlo de ella. Facilitarle los medios necesarios, para que ante la ocurrencia de un hecho de este tipo, usted pueda obtener lo que quiere.

Qu son los inventarios?Como toda empresa, un restaurante requiere para la continuidad de su trabajo de la existencia de productos suficientes para que el proceso de elaboracin servicio no se vea afectado por la carencia de algunos de ellos. Y es ah donde radica el kit del asunto. Se precisa estar abastecido, pero se corre un gran riesgo cuando se est sobre-abastecido o las existencias son inferiores a las necesidades cotidianas. Es por eso que se plantea que el gran problema de decisin en la administracin de los inventarios est en saber aplicar las tcnicas necesarias para obtener las respuestas necesarias a las siguientes preguntas:

1. Qu comprar?2. Cunto comprar?3. Cundo comprar?4. A quin comprar ?

Estas no solo son cuatro preguntas que deben responderse, para poder hacerlo, se debe conocer de que tipo de inventarios se habla y la base para ello es conocer el comportamiento de la demanda del (os) producto (s) que se analiza (n). Ella es el punto de referencia de todo un sistema que lo componen, adems, el suministro, el almacenamiento y el costo.

La literatura sobre el asunto es amplia. En todas se habla sobre demanda dependiente e independiente y determinista o probabilista. La definicin de cada una y la metodologa a aplicar la pueden encontrar fcilmente en cualquier libro. Por tal razn y en virtud de que operamos restaurantes, considero que debo centrar este artculo en algo que con poca frecuencia hacemos y que forma parte tambin de ese engranaje de la administracin de inventarios: mo determinar la cantidad necesaria de alimentos a almacenar.

Determinacin de la cantidad necesaria de alimentos a almacenar

Lo primero que debemos saber para la aplicacin de la metodologa que ms adelante se expone, es conocer su capacidad de carga y la demanda promedio de comensales que usted recibe en su restaurante. Ello le permitir aplicar los clculos necesarios y la cual denotaremos con la letra (d)De igual manera es importante conocer el consumo de materia prima por men persona. Estudios nutricionales realizados han podido determinar que el comportamiento promedio de este indicador es el de 0.953 Kg de materia prima. Este valor se definir con la letra (m)De igual manera, otro dato importante es el por ciento de materia prima a almacenar, para la cual se han definido como constantes los siguientes valores y que sern identificados con la letra (p):

- 45,5 % Refrigeracin.- 31,5 % Congelacin.- 23,0 % Ambiente.

Y finalmente, como dato necesario para este clculo, se precisa conocer la cantidad de das promedio por cada tipo de almacenamiento (t). En este caso seran:

- Refrigeracin 7 das.- Congelacin 10 das. - Secos 15 das.

La expresin matemtica para la determinacin de la Cantidad de la necesaria de alimentos a almacenar, la cual ser identificada con las siglas Cta. es la siguiente:

Cta. = d * m * p * tEl resultado de esta informacin facilitar la obtencin de otros de igual importancia.

El primero de ellos es el volumen interior (Vi) del almacn. Su determinacin est relacionada con el ndice de capacidad segn cada tipo de almacn a usar (Ica) y que es expresado en metros cbicos:

- 241 Kg/m Refrigeracin. - 353 Kg/m Congelacin.

Y sera como sigue:

Vi = Cta. / IcaPero no solo basta con esto, sino que tambin son necesarios calcular las dimensiones del rea interior requerida en metros cuadrados (Ai), as como el rea exterior (Ae) y el rea del almacn para productos secos (Aas).

Para la determinacin de Ai, se debe tener en cuenta que la altura sugerida para las cmaras es de 2.3 m y se obtiene a partir de la siguiente frmula:

Ai = Vi / 2.3 mAl realizar este clculo es importante que quien lo realiza tenga en cuenta las dimensiones mnimas establecidas para el almacenamiento de productos ya sea para la refrigeracin como para la congelacin:

- Refrigeracin mayor o igual a 6 m2.- Congelacin mayor o igual a 4,5 m2.

El rea exterior en metros cuadrados se obtendr de la aplicacin del siguiente clculo:

Ae = Ai / 0.86 (factor constante)

Y la determinacin del rea necesaria en metros cuadrados para el almacenamiento de los productos secos sera a partir de:

Aas = Cta. / 70.9 Kg/m (este valor ltimo representa el ndice de capacidad constante)

Finalmente, se deben tener en cuenta los siguientes aspectos:

Emplazamiento en territorio alto, seco, de buenas propiedades filtrantes, no inundables por aguas pluviales o fluviales.

Orientacin con el eje longitudinal perpendicular a la direccin de las brisas diurnas predominantes en el pas.

Las reas locales que produzcan malos olores se colocarn a sotaventar.

La solucin volumtrica deber permitir el crecimiento perspectivo de las reas de almacenamiento.

La ventilacin de los almacenes no climatizados ser natural, siempre y cuando el fenestraje garantice el nmero de cambios por hora previsto.

Los sistemas de ventilacin artificial se disearn independientemente de la solucin adoptada para la ventilacin natural.

Por ltimo y en funcin del tema abordado, se muestran algunos ejemplos de tiempos de conservacin establecidos para los distintos tipos de alimentos en horas, das y temperaturas.

Temperatura y tiempo de conservacin de productos elaboradosProductosTemperatura (C)Tiempo mximo de conservacin

Carnes asadas0-430 horas

Carnes y pollos hervidos0-430 horas

Pescados fritos y albndigas0-430 horas

Alimentos cocinados 0-4No se ofertan para el consumo el da siguiente de su elaboracin.

Tiempos de conservacin de los alimentosAlimentosTiempos (das)

Carne de res3

Vsceras de res y de cerdo 3

Aves3

Vsceras de aves2

Pescado2

Jamn de pierna y paleta15

Jamn Visknig8

Jamn de pierna (cura seca)45

Lomo ahumado15

Tocino30

Jamonada8

Mortadella8

Chorizos 30

Ancas de ranas2

Butifarras de perro4

Fritas, croquetas, pastas de bocadito3

Leche pasteurizada2

Yogurt10

Yogurt batido y queso crema7

Crema de leche2

Queso blanco y queso proceso30

Requesn10

Mantequilla15

Quesos semiduros120

Quesos duros180

Temperatura y tiempo de conservacin de productos pre-elaboradosProductosTemp (C)Tiempo mx.de conserv (Hrs)

Carnes:

Porciones de carne (0,5-1,5) Kg, limpia para asar.0-448

Porciones de carne (100-200) g Bistec, etc.0-436

Porciones de carne (10-50) g lonjas de filete, etc.0-424

Carnes empanizadas.0-430

Aves:

Porciones de pollo.0-436

Vsceras de pollo.0-430

Pescado:

Pescado preparado en ruedas y filete de pescado.0-324

Picadillo de pescado, cortes para aperln, etc.0-36

Vegetales:

Patatas peladas sin cortar, conservadas en agua.Ambiente4

Zanahoria, apio, cebolla, remolacha, pelados y limpios.0-424

Col limpia.0-448

Tomate, aj sin semilla, lechuga, habichuelas, cebollinos (lavados).0-412

Papa, malanga, yuca y otras viandas peladas y conservadas en agua.0-412

Yosvanys R. Guerra Valverde

Profesor del Centro de Estudios Turisticos de la Universidad de La Habana