DG-05-01 REV-0 Manual Modulo de Requerimientos en Extranet · Para ambos casos al terminar el...

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Requerimientos

1 FORMATO: OM-DGA-SGC-004-1

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DIRECCIÓN GENERAL DE ADQUISICIONES

CÓDIGO: DG-05-001 REV: 0 FECHA: 23/06/09 TITULO: MANUAL DEL MODULO DE REQUERIMIENTOS EN EXTRANET

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:

Manual del Modulo de Requerimientos en Extranet OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO:

Describir el funcionamiento de la Extranet de Oficialía Mayor, en particular para el Módulo de requerimientos y describir sus funciones.

ÁREAS DE APLICACIÓN:

Unidades administrativas que intervienen en el proceso:

Dirección General. Dirección de Compras. Dirección de Procedimientos Jurídicos y

Licitaciones Dependencias

Formuló

DIRECTOR DE INFORMÁTICA DE LA OFICIALÍA MAYOR

Revisó

REPRESENTANTE DE LA DIRECCIÓN Autorizó

TITULAR DE LA DIRECCIÓN

GENERAL DE ADQUISICIONS

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La pagina de Oficialía Mayor. Para acceder a la página de Oficialía Mayor en la Red (Internet), se necesita tener en su equipo de cómputo un explorador de Internet, algunos de ellos son: Internet Explorer, Mozilla Firefox, Netscape, etc., el más común es Internet Explorer. Una vez ya en la pantalla de su explorador teclee la siguiente dirección www.omayorslp.gob.mx que pertenece a la página de Oficialía Mayor.

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Pantalla principal. En la pantalla principal (img. I) la opción para acceder a la Extranet de Oficialía Mayor, se encuentra en el menú principal ubicado en el lado izquierdo de la pantalla. La forma de acceder a la Extranet es con un “clic” con el botón izquierdo del ratón.

Opción Extranet

img. I

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Pantalla de acceso En seguida se mostrará la pantalla de acceso a Extranet (img. II), para acceder debe iniciar una sesión y por lo tanto tener asignado un usuario y su contraseña. Si cuenta con ello, introduzca sus datos y presione el botón Entrar (img. III). En caso contrario comuníquese a Oficialía Mayor al Departamento de Informática.

img. III

Usuario

Contraseña

img. II

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Página de Inicio A continuación se mostrará la Página de Inicio (img. IV), que muestra el nombre del usuario que inicio sesión, el menú principal y las Dependencias a las que tiene acceso. Es importante mencionar que el listado del Menú principal (img. V) dependerá de las características y privilegios que tenga el usuario, así como también para el acceso a Dependencias. img. V

Usuario Menú

Principal

Dependencias

img. IV

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I. Requerimientos. Está opción contiene la información del control de Requerimientos, en la cual se puede realizar la captura y modificaciones de Requerimientos, el Reporte de Requerimientos, además la consulta de la Lista de Artículos Catalogados y la selección del Ejercicio. Las diferentes opciones de Requerimientos se encuentran ubicadas al centro de la pantalla (img. 1) y son:

Captura de Requerimientos.

Se capturara el encabezado y detalle del preliminar del Requerimiento, y queda pendiente la asignación de folio hasta su autorización.

Modificación de Requerimientos.

En esta opción se pueden realizar cambios en el encabezado y detalle de los Requerimientos preliminares que aún no han sido autorizados por el Director Administrativo.

Autorización de Requerimientos.

En esta sección se autorizan los requerimientos capturados y se genera el requerimiento que deberá ser firmado y enviado a la Dirección General de Adquisiciones de la Oficialía Mayor.

Requerimientos en transito.

En esta opción se pueden consultar los Requerimientos foliados que aún no han sido recibidos en la Dirección General de Adquisiciones.

Reporte de Requerimientos.

Muestra información y el estado de los Requerimientos seleccionados por el usuario.

Lista de artículos catalogados.

Muestra la lista de los artículos de la naturaleza seleccionada con información de descripción, unidad de medida y precio de los artículos.

Seleccionar ejercicio.

En esta opción se selecciona el ejercicio en el cual se desea trabajar. Por default el ejercicio a trabajar es el año en curso.

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Menú de Requerimientos

img. 1

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1.- Captura de Requerimientos.

En esta opción se capturara el encabezado y detalle del preliminar del requerimiento, y queda pendiente la asignación de folio hasta su autorización.

Al estar en esta opción se mostrará la siguiente pantalla (img. 2), donde se solicita que se capture los campos para el encabezado del Requerimiento, los cuales son:

1. Dirección

2. Naturaleza

3. Catalogado, No Catalogado

4. Programa Subprograma, Fuente Financiera, Obra, Techo Financiero

5. Lugar de pago

6. Características

7. Origen de los Recursos

8. Domicilio de entrega de los bienes.

Ver Anexo de Requerimientos para los menús que sean desplegables.

img. 2

1

2

3

4

5

6 7

8

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Una vez capturados todos los datos presione el botón continuar (img 3). Dependiendo de la opción de Catalogado es como se mostrará la siguiente pantalla. Sí se selecciono Catalogado significa que el Detalle del Requerimiento se encuentra en un catálogo ya existente con su correspondiente descripción, por el contrario No catalogado el usuario tendrá que describir el producto con su descripción correspondiente (img 4 ) .

Botón Continuar img. 3

Catalogado

No Catalogado img. 4

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Para ambos casos al terminar el detalle de Requerimiento hay que presionar el botón “Agregar Partida” (img. 5), y se mostrará la siguiente pantalla donde se irá enlistando cada detalle del Requerimiento que se vaya agregando. Existe la opción de Modificar el Detalle de Requerimiento, dando un clic en el número del detalle que se encuentra subrayado (img. 6). En este ejemplo se muestra como se modifica la descripción del producto y se corrige la palabra Transpaarente (mal capturada) por Transparente (img. 7). Una vez hecha la corrección se presiona el botón “Actualizar partida” para que se actualice el detalle del Requerimiento. Además se tiene la opción de No Actualizar partida y Eliminar partida con sus botones correspondientes.

img. 5

img. 6

img. 7

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Una vez actualizada la partida presione el botón “Finalizar” para terminar con la Captura del Requerimiento (img. 8). Al finalizar se mostrará la siguiente pantalla en donde aparece el Requerimiento Preliminar que contiene el encabezado y la lista del Detalle de Requerimiento (img.9). Para salir escoger otra opción hay que presionar el botón “Regresar al menú”.

Presione para regresar al menú de Requerimientos

img. 9

img. 8

Presione Finalizar para terminar con la captura

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2.- Modificación de Requerimientos.

En esta opción se pueden realizar cambios en el encabezado y detalle de los Requerimientos preliminares que aún no han sido autorizados por el Director Administrativo y se mostrará la siguiente pantalla (img. 10) en la que aparece un listado de los Requerimientos preliminares. Para modificar un requerimiento hay que dar un “clic” en link que es el Nombre de la Naturaleza y aparece subrayado.

Una vez seleccionado el Requerimiento, se mostrará la primera pantalla que muestra el encabezado del Requerimiento y en donde se puede modificar dicho encabezado (img. 11). Presione el botón “Continuar” para seguir con la modificación.

img. 10

Para modificar, presione en el link de Naturaleza del detalle de requerimiento

img. 10

Botón “Continuar”

img. 11

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Y donde también se puede modificar el detalle de Requerimiento (img.12). Para terminar presione el botón “Finalizar”.

Una vez terminada la modificación del Requerimiento se mostrará la pantalla con el Requerimiento Preeliminar donde muestra el encabezado y detalle del Requerimiento modificado. Para seleccionar otra opción presione el Botón “Regresar al menú” (img. 13).

Datos modificados

Botón “Finalizar”

img. 12

img. 13

Seleccione para seleccionar otra opción

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3.- Autorización de Requerimientos.

En esta sección se autorizan los requerimientos capturados y se genera el requerimiento que deberá ser firmado y enviado a la Dirección General de Adquisiciones de la Oficialía Mayor. Y muestra la siguiente pantalla en donde aparece un listado de los Requerimiento que esperan Autorización (img. 14). Para Autorizar un requerimiento hay que dar un “clic” en link que es el Nombre de la Naturaleza y aparece subrayado.

Una vez seleccionado el Requerimiento, se mostrará la siguiente pantalla que muestra el encabezado del Requerimiento, el Detalle del Requerimiento y el Nombre de las personas que firmaran el Requerimiento (img. 15).

img. 14

Para autorizar, presione en el link de Naturaleza del detalle de Requerimiento

img. 15

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En la pantalla anterior cuenta con 3 botones que son: Regresar a la lista. Realiza la acción de regresar a la lista de Requerimientos para Actualizar (img. 16). Cancelar Requerimiento. Que Cancela el Requerimiento preliminar. Y muestra un mensaje de advertencia en el que pregunta si esta seguro de cancelar el requerimiento y con la opción de los botones “Regresar a la lista” y “Cancelar Requerimiento” (img. 17).

img. 16

Presionar si se desea cancelar la cancelación del Requerimiento

Para continuar con la cancelación del Requerimiento

img. 17

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Autorizar Requerimiento. Que autoriza el Requerimiento. Una vez presionando el botón de Autorizar Requerimiento se mostrará la siguiente pantalla que contiene el encabezado del Requerimiento, el detalle del Requerimiento las firmas de quien autoriza el requerimiento, el formato y muy importante resaltar que contiene un número de folio del Requerimiento ya asignado (img. 18).

No. de Folio

Encabezado y detalle del Requerimiento

Firmas Formato

img. 18

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4.- Requerimientos en Transito.

En esta opción se pueden consultar los Requerimientos foliados que aún no han sido recibidos en la Dirección General de Adquisiciones. Y mostrará un Pantalla con un listado de los Requerimientos en transito, para acceder a ellos hay que dar un “clic” en el link de la Naturaleza del Requerimiento (img. 19 ).

Una vez presionando el link se mostrará la pantalla que contiene el encabezado del requerimiento y el detalle del Requerimiento (img. 20).

Para consultar, presione en el link de Naturaleza del detalle de Requerimiento

img. 19

img. 20

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5.- Reporte de Requerimientos.

Muestra información y el estado de los Requerimientos seleccionados por el usuario. Se mostrará la siguiente pantalla (img. 21) donde se piden los Criterios para seleccionar los requerimientos a desplegar, que incluye el campo del día y al día (fecha), la Dirección y la Naturaleza. Una vez capturados los criterios de búsqueda se necesita presionar el botón “Continuar” para desplegar los Requerimientos.

La siguiente pantalla muestra el listado de los Requerimientos según la captura de los criterios anteriores (img. 22).

Fecha de captura del Requerimiento

Dirección

Naturaleza

Presionar para desplegar el listado de los Requerimientos

img. 21

img. 22

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Se puede consultar por medio del link Número de folio que se encuentra subrayado y muestra la siguiente pantalla que contiene Requerimiento con su encabezado y detalle. (img 23). Y también por medio del link de Naturaleza que se encuentra subrayado y muestra la siguiente pantalla que contiene el encabezado del Requerimiento y el estado actual del Requerimiento, además un link que contiene la Lista de órdenes de compra de este requerimiento. (img. 24)

img. 23

img. 24

Encabezado

Estado Actual del

Requerimiento

Lista de Ordenes de Compra

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CUADRO DE CONTROL DEL DOCUMENTO

PUESTO FIRMA

FORMULÓ: DIRECTOR DE INFORMÁTICA DE LA OFICIALÍA MAYOR

REVISÓ: REPRESENTANTE DE LA DIRECCION

REVISÓ: COORDINADOR DEL SGC APROBÓ: TITULAR DE LA DIRECCIÓN GENERAL DE ADQUISICIONES

COPIA No: ESTE DOCUMENTO ES PROPIEDAD DE LA DIRECCIÓN

GENERAL DE ADQUISICIONES DE LA OFICIALÍA MAYOR

ESTE DOCUMENTO NO DEBE SER REPRODUCIDO SIN AUTORIZACIÓN

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