Diagnostico

Proyecto de transformación organizacional Intorvolca


INFORME FINAL

DIAGNOSTICO EMPRESARIAL

Aspecto Confidencial

“Es importante resaltar que el presente Diagnostico Empresarial es un instrumento de uso

exclusivo y único de la Presidencia del Grupo, pues contiene información, opiniones,

análisis y comentarios que si no son asumidos y tomados con objetividad por quienes lean

esta información puede ser interpretados de manera equivocada desvirtuándose del

objetivo inicial de este proyecto.“

OBJETIVO:

Realizar Diagnóstico Empresarial, con el fin de detectar posibles problemas que impidan el

crecimiento, sobrevivencia o desarrollo; como también el destacar las buenas prácticas con el fin de

hacerlas extensivas, a través de metodologías previstas para la evaluación de trabajo de campo.

Detectar las causas principales de sus procesos internos y externos al igual que riesgos,

oportunidades de negocio, esfuerzos, análisis de personal proactivo o negativo, midiendo

las fortalezas de desarrollo empresarial.

Aplicar la metodología del Diagnóstico Empresarial, con el fin de conocer la situación actual

del Grupo Empresarial; determinar su organización y detectar no solo los posibles

problemas que impiden su crecimiento, sino también sus fuertes como; personal clave,

imagen corporativa, clima laboral, procesos efectivos, operativos, administrativos,

financieros y métodos de trabajo por País en cada una de sus oficinas, destacando sus

fortalezas y Habilidades empresariales.


EMPRESA:

GRUPO EMPRESARIAL

La Empresa tiene como actividad principal dentro de su portafolio de servicios importación,

exportación, transito, asesoría y comercio internacional.

Lo componen:

VOLCANES PRADA AGENTES ADUANALES

VENEZUELA TRANSPORT

INTORVOLCA

DESARROLLO DE LA ACTIVIDAD Y METODOLOGIA UTILIZADA

Se inicia el contacto a través de una Consultoría especializada en C.I., para la transformación

organizacional, por lo cual se desarrolló la intervención en diferentes metodológicos especializados,

con el fin de brindar resultados tangibles y duraderos que permitan el empalme con la siguiente

etapa y culminar con éxito todas las dimensiones de la empresa la continuidad en el desarrollo de

un proyecto empresarial.

El desarrollo de esta metodología se obtuvo en los siguientes pasos

CONOCIMIENTO Y DISEÑO DE INTERVENCION

1. Solicitud a Presidencia: El apoyo permanente y compromiso de la Presidencia del Grupo

para iniciar y culminar la primera parte del proyecto (diagnostico empresarial).

Se obtuvo por parte de la Presidencia el interés permanente tanto en la programación,

como en la gestión y la coordinación de las diferentes visitas por parte de las consultoras.

Igualmente fue punto central de motivación y emprendimiento a fin de que todos sus

empleados y colaboradores se involucraran, en la participación activa, estando presto a

cualquier solicitud.

2. Revisión de información: Se analizó la información general encontrada en página web,

internet y la entregada por la Presidencia del Grupo.

3. Consulta de la empresa en listas de seguridad internacional, como lista Clinton.


4. Se establece Análisis Integral: Desde el punto de vista de Direccionamiento,

Funcionamiento y Talento Humano

5. Trabajo de campo; se enfocó al reconocimiento físico de las diferentes oficinas,

comprensión inicial de funcionamiento y conocimiento del equipo del talento humano.

a. Se estableció una programación de visitas con la asesoría de Presidencia, con el fin de

visitar cada punto de la compañía. (ver anexo 1)

b. Se diseñó una guía de trabajo para dar inicio en cada oficina:

Guía Inicial de trabajo: (ver anexo 2).

Presentación general de la actividad de recolección de información

“Señores y Señoras: Para nosotras es un placer estar acá, teniendo la oportunidad de conocer empresas que han venido

siendo exitosas y poder contribuir a su mantenimiento y desarrollo empresarial, enfocado en las personas, por lo cual vamos

a requerir de su tiempo para tener una aproximación sobre lo que hacen, las expectativas y comentarios generales”.

Identificación de la empresa y de la oficina

Fecha de inicio de actividades de la oficina

Quienes hacen parte del equipo

Foto del equipo de trabajo

Organización y datos generales de la oficina

Entrevista individual: Datos personales (incluye fecha de cumpleaños); Datos

estudio; Datos experiencia; Datos empresa (incluye fecha de ingreso, tipo de

contrato, descripción de la actividad que realiza, expectativas y comentarios)

o Diseño de intervención en la visita Tanto para nivel de staff como para nivel

de personas claves y directivas, se diseñó una guía especial de trabajo

flexible según condiciones y situaciones puntuales de dichas personas,

donde se evaluó la parte cognitiva, comportamental, profesional y manejo

de situaciones tanto en la toma de decisiones como manejo de personal;

para lo cual se aprovecharon diversos espacios dentro de la oficina y fuera

de ella.

Cierre de la visita, Con la pregunta “si estuviera en tus manos cambiar algo para la

empresa, qué cambiarias?”


COMPAÑIA

Gracias a la información en varias reuniones y en el acompañamiento por parte de la Presidencia

durante el desarrollo del proyecto, y en el diligenciamiento parcial del formato de Análisis de

Direccionamiento, entregamos la siguiente reseña.

Fundada: El 6 de Octubre de 1994 – Volcanes Prada Agentes Aduanales C.

Reseña:

Se crea inicialmente VOLCANES PRADA, por el instinto emprendedor del

Fundador JAVIER ALI VOLCANES PRADA, quien vio la oportunidad de

independizarse y emprender su propio negocio en algo que ya conocía, al

haber estado inmerso en el sector desde una empresa familiar. Es así como en

el año 1994, crea su propia Agencia Aduanal, con su propio estilo.

Posteriormente se crea VENEZUELA TRANSPORT, Transporte terrestre, como

complemento de la Agencia Aduanal, para darle un servicio integral al cliente,

en Venezuela.

Y finalmente, INTORVOLCA, en el año 2010, para consolidar aún más el

servicio integral al cliente, pues permitiría manejar fuera de Venezuela

mercancías de los clientes.

Composición:

EMPRESA QUE FUNDADA ACTIVIDAD SERVICIOS QUE PRESTA PAIS Y CIUDADES

DONDE OPERA

VOLCANES

PRADA

Agentes

Aduanales

3 de enero

de 1994

(son creadas

las

sucursales

de puerto

cabello,

Maracaibo,

puerto de la

cruz y san

Antonio).

Atender las

mercancías que

vienen de

importaciones,

exportaciones y

tránsito en la

República de

Venezuela.

Presta servicios de comercio

exterior en lo concerniente a:

Agenciamiento

Aduanal

Consultoría

Venezuela:

Puerto Cabello

Guaira

Maracaibo

San Antonio

VENEZUELA

TRANSPORT

Transporte

de Carga

Terrestre

22 de

septiembre

de 2006

Dedicada al

transporte

nacional en

Venezuela,

específicamente

, con los

contenedores

Soluciones específicas en

procesos logísticos de

trasporte con el objetivo de

planear, optimizar y organizar

los movimientos físicos de

diferentes operaciones en

cualquier punto de Venezuela.

Venezuela:

Puerto Cabello


EMPRESA QUE FUNDADA ACTIVIDAD SERVICIOS QUE PRESTA PAIS Y CIUDADES

DONDE OPERA

y/o clientes de

Volcanes Prada,

para prestar el

servicio

completo.

INTORVOLC

A

Apoyo

logístico en

la operación

de comercio

internaciona

l

Intorvolca

internationa

l

Intorvolca

Logistic

8 de abril de

2011

(Venezuela)

*

1 de Abril de

2012

(Bogotá-

Colombia)

27 de

febrero de

2007

(Cúcuta-

Colombia)

18 de junio

de 2012

(México-

D.F.)

Junio del

2011

(Miami-

EEUU)

Operadora

logística que les

da la posibilidad

a los clientes a

que se les

manejen las

cargas o

mercancías

desde cualquier

parte del

mundo para ser

ingresada al

territorio

venezolano o al

resto del

mundo

Apoyo logístico:

Trasporte terrestre

nacional e

internacional

Agencia de Carga

internacional y

operador de

trasporte

multimodal (OTM)

Almacenamiento y

distribución de

mercancías

Venezuela:

Valencia

San Antonio

Miami (a

revisión)

Colombia:

Bogotá

Cúcuta

México:

México D.F.

Estados Unidos:

Miami

NOTA: En el año 2011, se hace cambio de nombre de INTORVOLCA LOGIST A INTORVOLCA

INTERNATIONAL PARA VENEZUELA.


INFORMACION INICIAL ENTREGADA:

En reunión con presidencia se recibe información de trabajos anteriormente realizados sin continuidad alguna de Volcanes

Prada Agentes Aduanales y para Venezuela Transport e Intorvolca fueron apreciaciones del presidente; con estos insumos

se hace el siguiente esquema:

VOLCANES PRADA-Agentes Aduanales CA VENEZUELA TRANSPORT INTORVOLCA

Información al vacío de dos trabajos:

1. Trabajo: Proyecto organización y métodos, etapa uno (2004)

Se encuentra un trabajo estructurado, bajo lineamientos básicos administrativos, que dejan ver algunos puntos clave de diagnóstico empresarial. Enuncian aspectos como visión, misión, y objetivos de manera que es fuente importante de información. Realizan una aproximación al organigrama. Realizan un análisis de la situación actual, donde mencionan fortalezas. Consideraciones de la consultoría especializada *No se sabe cómo logran realizar la conclusión estratégica sobre visión, misión, valores y objetivos, es importante determinar si fue un trabajo conjunto para lograr estas definiciones y si son compartidas con la presidencia y los diferentes niveles de la organización. *Se evidenciaron fortalezas, debilidades y recomendaciones que lamentablemente no se llevaron a cabo en el transcurrir del ejercicio, lo que genera una pérdida de tiempo, esfuerzo y dinero.

2. Trabajo: Manual de organización (2010).

Encontramos que es un trabajo de descripción narrativa de las funciones que en su momento realizaban las personas en sus diferentes cargos, denominado Funciones de las Unidades Organizativas, descripción de puesto; Se menciona en el informe sobre la relación de VOLCANES PRADA con INTORVOLCA y VENEZUELA TRANSPORT como filiales; Es importante resaltar que en este punto no se concreta una figura legal. Se realiza un bosquejo sobre un organigrama basado en descripción de puesto. Consideraciones de la consultoría especializada *Es un trabajo que realiza una aproximación y un avance de recolección de información, no tiene un análisis de mejora frente a la estrategia de la empresa. *Por parte de la Gerencia y de quien corresponda, no se hace seguimiento a este trabajo; considerando que es una pérdida tanto en tiempo como en dinero.

La información inicial que se da, es por parte del Presidente de la empresa, la cual es básica y general sobre todos los aspectos de ubicación en las oficinas y de su interacción con las demás. Se da algunos detalles sobre el manejo que se tiene en la actualidad, sobre las personas claves de la organización como es el Gerente Financiero, los Gerentes de las oficinas y el vicepresidente.

La información inicial que se da, es por parte del Presidente de la empresa, la cual es básica y general sobre todos los aspectos de ubicación en las oficinas y de su interacción con las demás. Se da algunos detalles sobre el manejo que se tiene en la actualidad, sobre las personas claves de la organización como es el Gerente Financiero, los Gerentes de las oficinas y el vicepresidente.


MISION, VISION OBJETIVOS

En un esfuerzo por realizar la plataforma estratégica se observan evoluciones de los conceptos de

Misión, Visión y Objetivos, los cuales se encuentran plasmados en la página Web actual; sin

embargo es necesario revisarla a la luz de un trabajo integrado con los integrantes de las empresas

a fin de lograr uno de los pasos de la llamada ALINEACION ESTRATEGICA.

En la página Web se encuentra:

“Es una empresa constituida por tres sucursales (INTORVOLCA LOGISTIC LLC, en MIAMI USA,

INTORVOLCA LOGISTIC C.A., en Venezuela e INTORVOLCA LOGISTIC Ltda. En Colombia e

INTORVOLCA LOGISTICS DE MEXICO SA DE CV en el DF-México…”

Consideración de la consultoría: Se nombra “empresa constituida por tres sucursales” como

sugerencia en el futuro la introducción deberá ir guiado hacia Grupo empresarial y no decir

sucursales sino sedes. Igualmente hacer la aclaración de las diferentes razones sociales.

“…actualmente es una organización capaz de ofrecer excelentes servicios de importación,

exportación, transito, asesoría y comercio exterior….-“

Consideración de la consultoría: eliminar el “actualmente” y redactar con fuerza en ES. Es

importante que lo que se ofrece debe estar respaldado dentro de la compañía por eso, al decir que

ofrece un excelente servicio.., hay que trabajar en todos los procesos de calidad que garanticen

que esa promesa sea real.

“…Cuenta con un eficiente grupo de profesionales con amplia experiencia en el mercado, de esta

manera se conjuga un servicio eficiente y personalizado, el cual ha generado una estrecha relación

con cada uno de nuestros clientes, logrando así diseñar las estrategias adecuadas de acuerdo a sus

necesidades, superando constantemente costos y tiempos de entrega de sus embarques…”.

Consideraciones de la consultoría: Se hacen varias promesas de servicio que deben ser cumplidas o

de lo contrario sería a futuro un riesgo alto de pérdida de credibilidad. Es importante generar

planes de desarrollo que garantice un grupo de profesionales eficiente y con amplia experiencia;

como también generar las políticas necesarias de manejo de cliente para el “servicio eficiente y

personalizado”, por lo cual hay que formar al personal en este aspecto, con el fin de que lean al

cliente en un alto grado de profundidad para poder diseñar el servicio que requiera “a su medida”

siendo atractivos por los tiempos de entrega y los costos adecuados.

“Misión: Proveer a través de un excelente asesoramiento soluciones efectivas en materia aduanal y

trafico internación a todos sus clientes en Venezuela y el mundo entero, con la finalidad de hacer

de sus empresas, organizaciones exitosas garantizando así una administración tributaria eficaz”.


“Visión: Ser los mejores en brindar los servicios de soporte logístico en la cadena del comercio

exterior, satisfaciendo las necesidades de los clientes y logrando el bienestar de nuestros

colaboradores, desarrollando un ambiente en la cual puedan innovar y sobresalir”.

“Objetivos; Ofrecer mayores y mejores servicios a nuestros clientes, comprometidos a ser

reconocidos como un factor de bienestar económico, intelectual y social en cada comunidad, región

y país donde operemos. Fortalecer el proceso aduanal con la finalidad de agilizar los trámites de

comercio nacional e internacional. Mantener e impulsar un desarrollo continuo orientado a la

aplicación, en forma correcta y oportuna de legislación tributaria”.

Consideraciones de la consultoría: son tres conceptos los que se observan, sin embargo se

encuentran en lenguaje de objetivos. La información es interesante pero debe existir la definición

de los términos que en adelante se deben manejar…por ejemplo “comercio exterior” o “comercio

internacional”….buscando unificación. Es conveniente validar estos conceptos con jornadas de

Alineación Estratégica con el fin de que se identifiquen todos y cada uno de los integrantes de las

empresas.

VENTAS, MARKETING E IMAGEN CORPORATIVA

En estos conceptos las empresas han venido manejando acciones aisladas que en algunos

momentos han salido exitosas, debido a la experiencia y experticia del Presidente de la compañía,

como también de personas que soportan la labor en cargos medios como la persona encargada de

operaciones en Valencia-Venezuela quien realiza acercamientos claros de esquemas de costos y

pensamiento integral del servicio a ofrecer.

Sin embargo, es claro que para todo el grupo a nivel de las tres (3) empresas no se presenta un

responsable directo de estos conceptos, como también el desarrollo de los mismos.

Se encuentran los siguientes aspectos:

Logos: Se encontraron múltiples logos en un afán de identificar las empresas, con énfasis

en INTORVOLCA, donde se encuentran más de tres.

Identificación de las empresas: Todas tienen alguna identificación, menos la de Bogotá-

Colombia. Pero esta identificación no guarda una misma línea.

Se ve el intento y el interés de las personas de unificar las empresas, según indicación de la

presidencia se hace “página WEB”, que agrupa las tres empresas en una y que genera

información general de cada una de las oficinas; sin embargo, este intento debe ir guiado

por una “alineación estratégica” que unifique e integre el servicio que quiere ser

presentado ante el público en general.


Es necesario realizar un estudio y generar plan de trabajo frente a la generación de imagen

corporativa unificada, lo que guiará de manera permanente la parte comercial.

Existen a nivel local, por países y/o por oficinas, acciones aisladas de manejo de imagen

corporativa, encontrando inconsistencias en:

Manejo de imagen corporativa a nivel de planta física, donde se encuentran diversos

estilos de logo, nombres de cada una de las empresas y espacios manejado

aleatoriamente.

A nivel de uniformes, en algunos sitios existen la uniformidad y en otros carecen

completamente de identificación; igualmente el uso del carné no está unificado ni es

exigido a menos que sean los cargos que involucren las entradas a puerto.

Tarjetas de presentación existen para algunos cargos, no se tiene unificada la imagen y

contienen en algunos casos enmendaduras, lo que deteriora la imagen de la empresa.

Portafolio de servicios, se encuentra atomizado por oficinas y no está integrado a la

estrategia empresarial, lo que hace que no se lea claramente la intención de brindar un

“servicio integral” a nuestros clientes y/o futuros clientes.

Presentaciones empresariales, no existen

Personas encargadas de generar directorio de posibles clientes, seguimiento y

captación no se encuentra definidas, llamados Ejecutivos de Cuenta.

Responsabilidad comercial centrada en el Presidente de la compañía, aunque se ha

hecho intentos en la ciudad de México D.F.; para lo cual se deberá entregar

parámetros de funcionamiento, límites y gestión para captar clientes.

No se encuentra estipulada la FUNCION COMERCIAL en los Gerentes; estos se mueven

solo por comisión inicial de cliente por el manejo que se tiene al respecto, ocasionando

pérdida de dinero, pues el deber ser, es que sea parte de sus funciones y no como

beneficios extralegales.

No se tiene estructura comercial en la búsqueda de nuevos clientes

No hay un programa de fidelización ni de fortalecimiento a los clientes existentes

No existe un departamento comercial ni un represente como ejecutivo de cuenta para

los clientes VIP.

No se tiene definido el portafolio de servicios del Grupo para ofrecerlo y hacer un

programa de mercadeo.

Desarrollar estrategias que permitan la continuidad del posicionamiento del Colombia y la

posibilidad de llegar de manera efectiva a nuevos clientes y mercados.


Poca participación en actividades y eventos gremiales

Situación preocupante tanto a nivel Comercial como Financiero, es la DEPENDENCIA DE UN

SOLO CLIENTE.; punto a ser trabajado de manera inmediata.

Se debe revisar las perspectivas del sector, buscando la oportunidad real, revisando el servicio que

se ofrece, quien es nuestro cliente, cual es el mercado potencial, cual es nuestra competencia, cual

es nuestro diferencial, a nivel de marketing realizar un análisis, establecer políticas, estrategia de

comunicación, publicidad y promoción, plan de acción de marketing, estrategia de ventas, los

responsables, plan de ventas y las proyecciones de ventas.

ESTRUCTURA HALLADA

Marco Estratégico:

ESTRATEGIA EMPRESARIAL:

Se encuentra un interés real desde la presidencia de crecimiento y fortalecimiento de la empresa,

como también el buscar su funcionamiento a todo nivel, generando mayor autonomía, en éste

reconocimiento y en la intervención realizada por esta consultoría, podemos detectar que la

estrategia empresarial está enfocada CRECIMIENTO Y FORTALECIMIENTO de la empresa

UNIFICADA, con el fin de prestar el SERVICIO INTEGRAL desde el inicio del proceso de comercio

internacional hasta su culminación ; Sin embargo, es evidente que la estrategia empresarial no ha

bajado de presidencia a los niveles altos, medios y bajos esto quizá por la falta del despliegue

estratégico y la claridad de la estrategia empresarial.

MISION, VISION y OBJETIVOS:

Aunque se denota que existe la preocupación sobre tener estos conceptos; se encuentran

publicados en la página web y han sido revisados por la presidencia, no se encuentran

debidamente trabajados bajo el esquema de alineación estratégica, no están unificados, ni

difundidos dentro de la empresa lo que se hace evidente cuando se les pregunta a las diferentes

personas dentro de la organización y su respuesta es evasiva ante estos conceptos o nula en

muchos casos. Surge la pregunta, si esta responde a la Estrategia Empresarial.

Gobierno Corporativo:

Hay una preocupación sobre la conformación del gobierno corporativo; es necesario se ajuste al

lineamiento que se va a dar, si se constituirá como grupo y la revisión de unas empresas de las

cuales no se tenían hasta el momento del envío de la composición accionaria.

Composición accionaria:


Por parte de la Presidencia se hace entrega de cuadro resumen de la composición accionaria del

grupo como lo denominan “Volcanes Prada”, con unas notas pie de página, (ver anexo 3)

Porcentaje en la empresa

Capital c/u de Acc. en las empresa Consideraciones

de la consultoria EMPRESAS

Capital Social

Accionistas Nº de acciones

Volcanes Prada; Ag.Ad. C.A.

Bs. 600.000,00

Javier Alí Volcanes P. 450.000 75%

Bs. 450.000,00 Según anotación de pie de página como

se puede observar en el anexo 3, se

menciona que el 100% ya se encuentra

en cabeza de Javier Alí Volcanes P.

Bs. 150.000,00

Doc. Aut. Prop. 100 % acc.

Javier Eduardo Volcanes U.

150.000 25%

Intorvolca International C.A.

Bs. 400.000,00

Javier Alí Volcanes Prada 38.000 95% Bs.

380.000,00 Falta la información de Intorvolca Logistic, Colombia, México y

EEUU Javier Eduardo Volcanes U.

2.000 5% Bs. 20.000,00

Venezuela Transport C.A.

Bs. 170.000,00 Javier Alí Volcanes Prada 17.000 100% Bs. 170.000,00

Voluzca Inversiones C.A.

Bs, 200.000,00 Javier Alí Volcanes Prada 20.000 100% Bs. 200.000,00

Esta empresa se conoció hasta el momento del

levantamiento de información de

campo; igualmente se debe hacer la

precisión si entrarán dentro del "grupo".

Volpra RR Transp. Bs. 40.000,00

Javier Alí Volcanes Prada 34.000 85% Bs. 34.000,00

Esta empresa se conoció hasta el

momento del levantamiento de

información de campo; igualmente se

debe hacer la precisión si entrarán dentro del "grupo". Igualmente llama la

atención quienes integran la

composición accionaria; pues

aparecen dos hermanos Rodríguez

lo cual es de aclarar si se trata de alguien que pertenece al grupo o son otras

personas.

Javier Eduardo Volcanes U. 2.000 5% Bs. 2.000.oo

Hnos. Rodríguez 2.000 5% Bs. 2000,oo

2.000 5% Bs. 2.000.,oo


Organigrama:

Se encuentran organigramas a nivel de cargos, ahí aproximaciones a esquemas de operación,

Estos organigramas no obedecen a un esquema general de empresa, no se encuentran unificados,

ni socializados al interior de la empresa. No se cuenta con una estructura organizativa que

responda a la estrategia empresarial.

El personal de acuerdo a la entrevistas sabe lo que tiene que hacer en un 70% pero no saben hacia

dónde va la empresa como organización.

Responsabilidad de cada integrante

Se evidencia durante la revisión y levantamiento de información, que aunque existen intentos de

organigramas y por ende de determinar sus líneas conectoras con las responsabilidades y funciones

que se deben determinar; como también la existencia de funciones que fueron generadas a nivel

del País de Venezuela para efectos de contratación; No existe claridad en las responsabilidades y

acciones de las personas, sobretodo en el nivel gerencial, generando con ello pérdida de tiempo,

desgaste administrativo y demora en la acción.

Nivel de empoderamiento

En los últimos meses, por interés de la Presidencia , se ha venido adelantando acciones tendientes

a generar responsabilidades directas para lograr un acercamiento al empoderamiento de las

personas claves de la organización, lo que se evidencia en la creación de cargos como: Adjunto de

presidencia, Vicepresidente, Gerente Administrativo y Financiero, Directores de oficinas, Gerentes

de oficinas, personales encargados y la contratación de consultorías; sin embargo cabe anotar que

el proceso para que se dé el empoderamiento dentro de las personas, va más allá de dar

indicaciones y nombramientos; pues debe existir además vínculos de confianza, comunicación,

procesos y procedimientos claros, indicadores de gestión, generación de límites y campos de

acción, toma de decisiones, control y seguimiento a la gestión, retroalimentación, y estímulos a la

labor.

Estilo de dirección

Dentro del análisis realizado, se destaca el estilo de dirección entendido Cómo la persona directiva

se relaciona con sus mandos medios para conducir la organización, en ese orden de ideas y

comparándolo con lo encontrado durante las diferentes visitas, podemos ver rasgos en la

Presidencia del Estilo de Dirección AUTOCRATICO; en el cual, se reserva las funciones de:

Definición de los objetivos y metas y/o problemas, evidenciado esto en todas las vistas de las

diferentes oficinas a nivel internacional, encontrándose siempre un problema de cualquier índole

sea financiero, administrativo, personal u/o operativo, selección de las alternativas posibles de

acción, no por sus encargados si no a la espera directa del Presidente evaluación de las diferentes

alternativas, decisión de cuál de las alternativas se llevará a cabo, generar indicaciones a sus

subordinados (donde define la tarea y la función para ese caso en particular), control sobre la

acción (compara lo real con lo presupuestado); lo que significaque normalmente en este estilo de

dirección se selecciona personal no muy profesional, con el fin de que se hagan las cosas tal y


como él las define, lo que pone en riesgo el crecimiento y desarrollo de la empresa y genera una

centralización que en ocasiones puede llegar a ser nociva en torno a él. Igualmente este estilo de

dirección llega a ser efectivo mientras la persona esté presente, pero es obvio que nadie puede

estar presente en todo momento ni en todas las instancias de la organización, generando con ello

dependencia en las tomas de decisión.

A nivel de los Gerentes, podemos ver rasgos del Estilo Laissez faire, donde el jefe no interviene en las decisiones, no motiva, no da instrucciones de trabajo, deja libertad de actuación a los

empleados, los cuales en ocasiones realizan su trabajo libremente, este tipo de dirección conduce a un desconcierto generalizado, al no estar definidas las pautas de trabajo. Un claro ejemplo de esta

percepción es el trabajo de campo en las diferentes reuniones con directivos, jefes en cargados o líderes que se encontrara especificado en la tercera etapa del diagnóstico de problemas puntuales

y riesgos

Valores

Dentro de la definición de los valores de la empresa, no se encuentran explícitos ni enunciados, sin

embargo se evidencias dentro de las personas y el ambiente vivido, se pueden destacar a niveles

parcialmente y en algunas oficinas los siguientes: Compromiso y Trabajo en equipo

Relaciones industriales

Tomando en cuenta que las relaciones industriales son un conjunto de normas, procedimiento y

recomendaciones que se desarrollan con el objeto de alcanzar eficiencia y cumplir con los objetivos

de la empresa, dentro de la GRUPO claramente no existe un vínculo que una todos los

componentes y funciones de las relaciones industriales, como son el reclutamiento de personal,

selección de personal, salud ocupacional, capacitación, evaluación de personal, administración de

remuneraciones, comunicaciones internas, movimientos internos del personal, negociaciones,

control de personal,

Cultura empresarial

En una organización es necesario que se identifique claramente la CULTURA EMPRESARIAL o

también llamada CULTURA ORGANIZACIONAL, la cual debe expresar los valores centrales que

comparten la gran mayoría de los miembros de la organización.

Cuando se habla de cultura organizacional se habla de CULTURA DOMINANTE, teniendo en cuenta

lo anterior se puede afirmar que para el grupo empresarial, no se encontró claramente una

identificación sobre valores que se compartan; si es cierto, como se comentó en el anterior ítem de

valores no se encuentran explícitos ni enunciados, se puede decir que existen rasgos de los valores

de compromiso y trabajo en equipo, pero a nivel focalizado y no generalizado; por lo cual se

encuentra una deficiencia de Cultura claramente identificable.

Lo que se detecta en este levantamiento de información es que dentro del grupo se encontraron

SUBCULTURAS, que reflejan problemas, situaciones y experiencias que comparten algunos de

miembros. Encontrando Subculturas según oficinas y /o países, como la subcultura donde

predomina el temor, miedo, otras en donde esta las dudas en ejecución y en dar sus propias

opiniones, falta de sentido de pertenencia, subculturas de necesidad económica personal, de dobles


intereses y no de crecimiento profesional. Igualmente se detectó el comportamiento de idoneidad

de algunos de los miembros en donde las personas toman su estadía dentro de la empresa como

una situación temporal para tener experiencia y luego buscar en otras empresas mejores

condiciones.

Al no tener una CULTURA DOMINANTE y prevalecer SUBCULTURAS, la empresa perderá el valor del

hilo conductor a lograr de manera conjunta los objetivos corporativos y determinar un marco de

referencia de conducta.

Capacidad Académica

Este punto es supremamente importante dentro del desarrollo de las organizaciones; la capacidad

académica en este informe obedece no sólo y exclusivo al “nivel” educativo; sino a la capacidad

cognitiva, conocimientos que pueden haberse dado por su formación académica o por su

experiencia en el medio, que desde todo punto de vista es homologable.

Realizando esta aclaración, referente al concepto que se tomó en la revisión de la información, se

resalta que la CAPACIDAD ACADEMICA del grupo en general se encuentra en un NIVEL MEDIO-

BAJO, correlacionándose con lo mencionado anteriormente en lo referente al estilo de dirección, las

subculturas y la falta de conocimiento integrado de la empresa.

En una aproximación por identificar los perfiles requeridos de la empresa, se puede mencionar que

las personas carecen en su mayoría de evaluaciones que permitan identificar su desempeño

profesional y apoyarlos en su desarrollo y formación; igualmente existen personas que podrían

estar ocupando cargos de mayor responsabilidad al tener conocimientos, experiencia y actitud,

pero no son tomadas en cuenta ni evaluadas por no existir un departamento de recursos humanos

que lo realice junto con la presidencia.

Han existido casos dentro de la empresa, en los cuales se han realizado ascensos y/o ubicaciones

en diferentes cargos de responsabilidad, sin tener una evaluación previa y ajustada al perfil, lo que

ha ocasionado una perdida invaluable de tiempo, esfuerzo y dinero, generando situaciones

riesgosas de toma de decisiones inadecuadas y desarrollo del cargo.

Una clasificación inicial de los niveles en la empresa, se podrían determinar de la siguiente manera:

Nivel Gerencial: Nivel Bajo Carencias habilidades gerenciales

Nivel Directivo: Nivel Bajo Carencias planeación y seguimiento

Nivel Coordinador: Nivel Medio Carencias en pensamiento integral

Nivel Asistente: Nivel Medio-bajo Carencias de información

Nivel Operativo; Nivel Medio-bajo Carencias de información


SISTEMAS DE DIRECCION

Se encontró que existen acciones aisladas, tendientes a dar respuesta a los componentes que se

enumeran a continuación:

Selección:

En la actualidad se realizan los procesos de selección de manera desarticulada tanto con la

estrategia empresarial, quizá por desconocimiento; como con políticas generales; es así

como el proceso se reduce a cumplir con los siguientes pasos:

-Necesidad: La cual se determina a raíz de situaciones de observación sin sustento de

impacto en la empresa. No existe formato de requisición de personal, obviamente carece

de sustento de la solicitud. No existen perfiles; se encuentran en algunas oficinas: caso

Venezuela, descripción de funciones.

-Reclutamiento de hojas de vida: Se realiza a través de internet en algunos casos o por

referencia de alguna persona “conocida” de los mandos gerenciales o líderes.

No contar con el apoyo de baterías de pruebas psicotécnicas para procesos de selección y

evaluación de desempeño

-Evaluación Hoja de vida: No existe formalmente. Se hace una revisión general en el

momento que se convoca a entrevista única

-Entrevista Técnica: No existe formalmente. Se hace en el momento que se convoca a

entrevista única

-Entrevista Psicológica: No existe.

-Estudio de seguridad: Cuando se requiera por nivel de responsabilidad. No existe

-Evaluación final y elección del candidato., Se realiza según la revisión del Presidente y/o

vicepresidente y/o Adjunto, en el caso de Venezuela y Colombia. En el caso de México se

realiza a través de la Gerente de la oficina.

Entrenamiento – Capacitación – Formación

Existen acciones aisladas dentro de algunas de las oficinas en donde las personas de la

organización asisten a cursos de actualización o reciben algún tipo de apoyo para su formación;

sin embargo esta situación es aislada, poco frecuente y en algunas oficinas es nula.


No hay parámetros de formación, por ausencia nuevamente de los perfiles y estos a su vez por

la ausencia de la estrategia formal empresarial, es así como planes de entrenamiento,

capacitación y formación no están vigentes dentro del Grupo empresarial.

Hacen énfasis en los cursos especializados en actualización de valoración, operaciones, logística

y tema de agenciamiento aduanal.

Inducción – Re-inducción

Actualmente las personas que ingresan a la empresa no tienen ningún proceso de

Inducción Empresarial ni entrega de su cargo mediante el jefe inmediato y la persona a

cargo de dicho cargo que corresponda.

No existe un área de Recursos Humanos o una persona explícitamente encargada para las

funciones propias de un área como la mencionan. Estas funciones están siendo

desempeñadas por los mismos jefes inmediatos

Salud ocupacional (seguridad industrial, medicina laboral).

Tomando en cuenta que Salud ocupacional se define como una disciplina que busca el bienestar

físico, mental y social de los empleados en sus diferentes sitos de trabajo.

En las diferentes visitas se encontró que no existe un plan elaborado para la compañía, se

encuentran acciones referentes al tema de manera aislada y cumpliendo con lo básico

reglamentado por la ley sin tener una continuidad ni la exigencia necesaria para cumplir con el

objetivo y el tema de ley.

Es así, como en algunos sitios se encontraron implementos de seguridad industrial como chalecos

reflectivos en mal estado, cascos, linternas, entre otros; que si bien estaban no cumplían con los

requisitos para proveer la seguridad al empleado. Igualmente la carencia de botiquines y rutas de

evacuación, como claros ejemplos de incumplimiento.

Seguimiento

A nivel grupo este punto esta descubierto desde la dimensión de la planeación, se realiza de

manera aislada frente a la dimensión del día a día y no representa una exigencia en ninguna de las

oficinas.

El seguimiento se realiza telefónicamente y por múltiples mails que pierden su objetivo al ser

dirigidos de manera indiscriminada a todos los niveles de la compañía, generando un “MAIL-MANIA

INTORVOLCA”, que está lejos de cualquier tipo eficiente de comunicación y mucho menos de

seguimiento.

Se han realizado intentos sobre seguimientos a nivel gerencial por medio de un cuadro de

“pendientes”, en el país de Venezuela, donde todos los viernes deben entregar “informe” sobre

estos puntos y sus avances; al revisarlo se puede observar que realmente no se tiene avance

significativo, carece de ejecución real, la toma de decisión debe esperar a la Presidencia de la

compañía; igualmente, se denota que no está siendo interiorizado, pues a la primera


“imposibilidad” de reunirse con el Presidente, se deja a un lado por parte de los Gerentes y no

tienen continuidad.

Remuneración – Imperativos – Beneficios

La remuneración a nivel de Grupo empresarial, se encuentra por debajo del mercado laboral en

todos los países visitados, lo que significa que en su generalidad las personas tienen expectativa de

mejora.

Existen algunos beneficios o imperativos, pero estos no llegan a todos los empleados, ya que son

manejados con preferencias o negociaciones personales, que hacen que se vea una

“discriminación” en este tema y no un reconocimiento por labor, experiencia y nivel profesional,

bajo un estudio de escala salarial para cada País.

Hay situaciones puntuales, en las que esta situación genera descontento

Políticas

Hay aproximaciones sobre algunas indicaciones que ha venido haciendo la Presidencia, el Gerente

Administrativo y algunos jefes o personas coordinadora; sin embargo no existen políticas generales

en ninguna área, se encuentran indicaciones por mail, difíciles de recordar y por ende de darle

seguimiento.

Entorno

Esta variable aunque se ha tomado en cuenta y de ahí han surgido varias decisiones desde

presidencia, existe una seria dificultad en profundizar más sobre el tema, antes de decidir sobre el

futuro de las empresas.

Personas Claves iniciales

Javier volcanes

Presidente

Javier Edo. Volcanes

Vicepresidente (encargado de la oficina de Valencia-Intorvolca logistic); (encargado de la

oficina de Maracaibo-Volcanes Prada); (encargado de la oficina de Puerto Cabello)

José Francisco Rodríguez

Adjunto de Presidencia

Gerente Administrativo y Financiero

Encargado de Valencia y Puerto Cabello

Ana Ibis

Gerente Oficina México

José Manuel Rodríguez


Encargado Oficina Miami (EEUU)

Pedro Guardado

Contador EEUU

Rubén Colmenares

Gerente oficina Bogotá-Colombia

Judith Hernández

Asistente encargada oficina Cúcuta-Colombia

Luis Carlos Fuentes

Revisor Fiscal oficina Cúcuta, Bogotá – Colombia

Yorley Jaimes (Diana

Contadora oficinas Cúcuta y Bogotá-Colombia

Luis Edhgardo Jiménez

Gerente oficina de San Antonio

Humberto Arrayana

Gerente oficina de la Guaira

Idelfonso Volcanes

Director oficina de Puerto Cabello

Angie Ramírez

Asistente de presidencia

Amadalys Conde Morales

Asistente de presidenci

Yetsydelia del Carmen Aular Chirinos

Contadora de oficina Puerto Cabello

Marylin de Caibes

Abogada


DIAGNOSTICO DE PAISES POR OFICINA

Para el desarrollo de esta información se determinó un análisis situacional de la forma como se

maneja la información entre países y sucursales de cada oficina a nivel general con la información y

el manejo que se tiene por cada una. En este campo enfocamos la estructura organizativa definida

a la actualidad dado que no están los cargos y las funciones de cada miembro de la sucursal y/o

oficina Internacional y Nacional.

Es de aclarar las siguientes descripciones se complementan con la presentación en PP, la cual hace

parte del presente informe.

Igualmente se hizo entrevista con TODOS los empleados, las cuales quedan como sustento de la

información y podrá servir en el desarrollo de los planes futuros de desarrollo.

COLOMBIA-BOGOTÁ

Visita; Intorvolca Logistic

Fecha; 4, 6 y 13 de Febrero de 2013.

Atendidas por; Rubén Colmenares

Jenny Ramírez

Desarrollo de la vista;

La vista se hace fraccionada en tres momentos, debido a la agenda de trabajo. En un primer

momento se habla con la señora Jenny Ramírez quien nos hace un bosquejo general del

funcionamiento la oficina en Bogotá y concreta con el Gerente Encargado de la Oficina la

segunda reunión, debido a la imposibilidad de su acompañamiento.

La oficina tiene como empleados directos a (2) personas Rubén Colmenares como Gerente Bogotá

y Jenny Paola Ramírez como Asistente Oficina Bogotá. Personal indirecto (1) a tiempo parcial por

out-sourcing para el área de aseo y mantenimiento de oficina.

Se tienen dos tipos diferentes de contratos firmados, en el momento de pedirlos no se encontraba

el del Gerente de la oficina; igualmente no se tiene una carpeta de hoja de vida empresarial con la

documentación legal, por lo cual, se hace una intervención básica orientándolos a tener el archivo

recuperado, unificado y actualizado, donde se tenga fácil acceso a la misma.

Se encuentran inconsistencias como;


el valor con que se realiza las cotizaciones al sistema de seguridad social son diferentes

entre lo real asignado en el contrato laboral y lo pagado cotizado a nombre de la empresa.

Dificultades en afiliar a la caja de compensación familiar al gerente encargado de la oficina

de Bogotá

En el cuerpo del contrato del Gerente de la oficina de Bogotá, se encuentran porcentajes a

revisar.

No se encuentran formalizados ni legalizados los valores percibidos por el empleado,

diferentes a salarios; lo que se hizo evidente al realizar por parte de esta consultoría una

revisión debido a que la información no se dio claramente al inicio y por indicios

encontrados, se dio a la tarea de revisar los manejos no legalizados por la empresa,

detectando que existen valores o porcentajes pactados que no se encuentran estipulados

en ningún documento que soporte la cuenta de cobro, no teniendo claro el concepto de

cobro; y solo al hacer esta revisión fuimos enteradas; ejemplo de ello “los porcentajes que

ganan las cabezas líderes y familiares”.

No se tienen formalizados los beneficios extralegales que gozan los empleados, ejemplo:

automóvil Bogotá, auxilios celulares, entre otros.

No existe un ente dentro de la empresa que haga seguimiento a los contratos, a la

documentación y a los otro si, que puedan surgir.

En el contrato con el Gerente de la oficina Bogotá, el nombre del empleador es JAVIER ELI

VOLCANES PRADA, sin involucrar a ninguna de las tres empresas; en el contrato de La

Asistente, el nombre del empleador es INTORVOLCA

No existe la figura de Asesor Laboral especializado, con lo que se cuenta es con la revisión

por parte del Revisor Fiscal que se encuentra en Cúcuta, quien no cuenta con el

conocimiento adecuado y lo hace por intuición bajo modelos de página web; creando un

riesgo laboral creciente.

La selección del personal, se hace de manera empírica y por recomendación personal, sin

levantamiento de perfiles de cargo, ni evaluación técnica ni psicológica; este el caso de la Asistente

de la Oficina, quien llego por intermedio de la recomendación de un allegado de la empresa, sus

estudios son en estética y técnico de administración de empresas. Igualmente el Cargo de Gerente

de Oficina es asumido por conexión familiar cumpliendo parcialmente las necesidades del cargo a

nivel operativo con necesidad prioritaria de desarrollar en él habilidades gerenciales.

No existe inducción formalizada para ninguno de los cargos, ni general para la empresa ni para el

grupo, inexistencia del Manual de Inducción; La asistente fue orientada por el personal de Cúcuta

vía mail y telefónicamente; en el caso del Gerente de la oficina, asistió a las oficinas principales de

INTORVOLCA en Valencia-Venezuela, con el fin de adelantar instrucción practica en el manejo de

los procesos generales.

No hay evidencias ni los respectivos soportes académicos en los empleados directos. No existe un

programa institucional o de asistencia a eventos.

Los procesos administrativos son llevados por la Asistente, quien organiza y tiene a cargo la parte

de caja menor, aseo y mantenimiento, mensajería, correspondencia, archivo, recepción y aspectos

generales de la oficina.


No existen evidencias de procesos ni procedimientos que guíen su labor; al preguntarle sobre los

instructivos, normas y procedimientos no existen formalizados lo que dificulta su seguimiento y

control, ejemplo; caja menor, menciona que existen indicaciones vía mail, sin tener instructivo

formalizado alguno.

No se realiza ningún informe de actividades de gestión, no hay seguimiento puntual a las funciones

que se deben realizar.

No existe gestión documental, ejemplo: archivo de la oficina, inventarios de activos fijos,

información general de la oficina

Los pagos realizados por nomina a los dos empleados directos son por Colombia; y los adicionales

en el caso del Gerente son por transferencia directamente desde Venezuela.

Se encuentra un control negligente sobre las facturas emitidas y requeridas por los clientes, en

especial por el cliente PEPSICO COLOMBIA, para esto nos basamos en una información registrada

por correo electrónico, donde como referencia se coloca “solicitud DEX”, donde se encuentran las

siguientes inconsistencias:

No hay control del registro de facturación, lo que se evidencia en la solicitud directa por

parte del cliente en especial Pepsico, con la búsqueda de más de 20 facturas entre el 2010

y el 2012.

Manejo inadecuado de la información presentando incongruencias en la redacción,

generación de copias masivas a 18 personas, lo que se podría denominar “MAIL-MANIA

INTORVOLCA”.

Las operaciones de la oficina de Bogotá, se realizan a través de la intervención tanto de la Asistente

como del Gerente, sin tener un jefe inmediato constante a quien se le reporte el informe de sus

actividades y control de las mismas.

Se encontraron varias deficiencias en el manejo operativo:

Las órdenes de compra se realizan basadas en cotizaciones más no en contratos, como

anteriormente si se realizaban

En la negociación con los proveedores de transporte encontramos un alto riesgo en el

manejo de dinero, respecto al valor del alquiler y la tarifa de arrendamiento, toda vez que

no existe una tabla definida de precios debidamente acordada y aprobada con la

presidencia.

Anteriormente se manejaban contratos de arrendamiento de contenedores, llama la

atención que a la fecha se hacen por cotizaciones o verbalmente; afectando que los

valores no son constantes sino que sufren volatilidad de precio.

No existe un auto regulador del proceso o contrato de arrendamiento de contenedores, lo

que puede generar una mala utilización de los mismos, poniendo en mercancía y la

compañía en general.

Se hace la anotación directa al Gerente de la oficina, respecto a las buenas prácticas que se

tiene en San Antonio, como es el control fotográfico y documental de las condiciones en


que salen e ingresan dichos contenedores, con el fin de que el Gerente de Bogotá,

implemente las buenas prácticas de las otras oficinas.

Las firmas autorizadas son únicamente las del mismo Gerente, quien revisa, autoriza y

cierra la negociación.

No existe el debido proceso de evaluación para la contratación de proveedores, en las

cuales deberían evaluarse varios aspectos de antecedentes legales, financieros, precios,

oportunidad, tiempo de entrega, clientes con los que han trabajado, entre otros.

Es importante revisar la comunicación escrita donde una vez definida se involucre la debida imagen

corporativa.

Se detecta que no existe una identificación clara con el logo, no existe portafolio de servicios

adecuado para reuniones comerciales, el mal manejo de la información en las tarjetas de

presentación, igualmente la oficina no cuenta con íconos de imagen corporativa “logotipo” siendo

así la única oficina que no tiene ninguna identificación comercial del grupo.

Se ha venido manejando desde su apertura un solo cliente que es PEPSICO COLOMBIA

manteniendo un desarrollo netamente operativo más no comercial, se han intentado buscar nuevos

clientes por intermedio la Presidencia.

No se tiene estructura comercial en la búsqueda de nuevos clientes prospectivos.

No hay un programa de fidelización ni de fortalecimiento a los clientes existentes.

No existe un departamento comercial ni un represente como ejecutivo de cuenta para

los clientes VIP.

No se tiene definido el portafolio de servicios del Grupo para ofrecerlo y hacer un

programa de mercadeo.

Aproximaciones sobre seguimiento y controles aislados. No existe estructurado.

COLOMBIA-CÚCUTA

Visita; Intorvolca Logistic

Fecha; 7 Y 8 de Febrero de 2013.

Atendidas por; Luis Carlos Fuentes

Judith Hernández

Yorley Jaimes Valencia


La vista se tenía programada para dos días, sin embargo se ajustó a un día una vez se tuvo

información respecto a la oficina de San Antonio y la consultoría teniendo en cuenta la optimización

de recursos tanto económicos y de tiempo, decidió en coordinación con la Presidencia, realizar la

visita en este tiempo y dejar un día para realizar la de San Antonio.


La primera persona con la que se tuvo contacto fue la Señora Yorley Jaimes Valencia, quien se

mostró receptiva durante toda la jornada, sin embargo llamo la atención el hecho que ella maneja

el área contable, pero quien firma es otra persona de “confianza”, quien es la encargada de firmar

los libros contables; esta situación obedece al hecho de tener una inhabilidad por sostener una

relación familiar con el Revisor Fiscal (esposos); así las cosas, el Revisor Fiscal no debe tener

ningún vínculo con el contador a quien le revisará todo su trabajo; igualmente el hecho de que

otra persona se encuentre firmando y quien haga la labor sea otra, es tema de revisión y ajuste,

con el fin de evitar futuros inconvenientes tanto administrativos, legales como económicos.

Se solicitó la presencia del Sr. Luis Carlos Fuentes y hasta horas de la tarde pudo atender nuestro

requerimiento, se conversó sobre varios temas y se detectaron situaciones que generan

preocupación y que más adelante detallaremos.

La oficina tiene como empleados directos a (1) persona Judith Hernández como Asistente Cúcuta.

Personal indirecto (2) a tiempo parcial por turno. En este punto se vuelven a presentar las

relaciones familiares al interior de la oficina.

Relaciones personales:

REVISOR FISCAL COMPADRE PRESIDENTE

ESPOSO CONTADORA REAL

AMIGOS CONTADORA FIRMANTE

CONTADORA REAL COMADRE PRESIDENTE

AMIGA CONTADORA FIRMANTE

HIJA AUX. OFICINA

ESPOSA REVISOR FISCAL

AUXILIAR OFICINA MAMA CONTADORA REAL

SUEGRA REVISOR FISCAL

ASISTENTE DE OFICINA AMIGA REVISOR FISCAL

AMIGA CONTADORA REAL

HIJA AUX. SERVICIOS GENERALES


Se tienen un contrato firmado de Judith. No se encontró documento sobre la contratación de la

parte contable.

el valor con que se realiza las cotizaciones al sistema de seguridad social son diferentes

entre lo real asignado en el contrato laboral y lo pagado cotizado a nombre de la empresa.

No se encuentran formalizados ni legalizados los valores percibidos por el empleado,

diferentes a salarios;

No existe un ente dentro de la empresa que haga seguimiento a los contratos, a la

documentación y a los otro si, que puedan surgir.

No existe la figura de Asesor Laboral especializado, con lo que se cuenta es con la revisión

por parte del Revisor Fiscal que se encuentra en Cúcuta, quien no cuenta con el

conocimiento adecuado y lo hace por intuición bajo modelos de página web; creando un

riesgo laboral creciente.


levantamiento de perfiles de cargo, ni evaluación técnica ni psicológica


grupo, inexistencia del Manual de Inducción;


programa institucional o de asistencia a eventos.

La oficina en cuanto a los procesos administrativos es llevada por la Asistente de la Oficina Judith,

quien tiene a cargo todo el proceso de afiliaciones tanto de las personas de Bogotá como de

Cúcuta, la nómina, caja chica, compras de útiles de oficina y demás procesos administrativos.

Existen unos pocos instructivos y algunas normas que ejercen un valor organizativo pero no

se encuentran debidamente formalizados, lo que impide llevar un control puntual de los

mismos.

No se realiza ningún informe de actividades de gestión, no hay seguimiento puntual a las

funciones que se deben realizar.

No existe gestión documental, ejemplo: archivo de la oficina, inventarios de activos fijos,

información general de la oficina

Falencia en las actas de las reuniones de los socios, hay que registrarlas. Revisar a la fecha

que se ha hecho con la recuperación de la información de las actas de socios, que

menciona el Revisor Fiscal, se perdieron.

Se hacen las depreciaciones pero no se tienen los elementos identificados.

Los estados financieros se sacan a necesidad.


El Revisor Fiscal permanentemente prepara información a solicitud del presidente para

toma de decisiones en aspectos tributarios y negocios.

Maneja y revisa conceptos para el manejo y aclaración de los procesos de facturación.

El Revisor Fiscal le realiza a Presidencia asesoramiento a nivel laboral, finca raíz,

convirtiéndose en hombre de confianza para el Presidente.

Hay una situación puntual que llama la atención y de la cual se debe tener mucha

prudencia y es el de generar una cuenta de cobro por parte del revisor fiscal por un valor

superior, posterior a ello se hace la trasferencia y el Revisor Fiscal debe devolver parte del

dinero. Esta situación es riesgosa toda vez que puede llegar a generar conflictos

personales, laborales y legales.

Las operaciones de la oficina de Cúcuta, se realizan a través de la intervención de la Asistente en

coordinación con las diferentes oficinas; en ésta oficina hace mayor presencia el Presidente de la

compañía; el control se realiza vía telefónica, no se ve la presencia de un gerente de oficina.

VOLCANES PRADA Agentes Aduanales

SAN ANTONIO

Visita; VOLCANES PRADA, Agentes aduanales

Fecha; 8 de Febrero de 2013.

Atendidas por; Luis Edgardo Jiménez Sanabria


La visita se concertó vía telefónica directamente con Luis Edgardo Jiménez quien es el Encargado

de la Oficina, y quien aunque no tenía conocimiento del proyecto, programo y organizo de manera

efectiva nuestra llegada y la intervención con cada integrante de su equipo.

Es de resaltar que el señor Luis, presenta controles de su gestión que le permiten generar

instrucciones claras, indicaciones y mantiene un nivel de motivación adecuado en la oficina. Es

importante apoyar al Sr. Jiménez en su formación y actualización.

El equipo de trabajo reconoce como líder al Sr. Luis, clara y abiertamente; mantienen un buen

clima laboral.


A nivel Venezuela, se realizó una organización de contratos laborales, en los cuales la abogada

contratada realizo un solo modelo, donde incluía la descripción de las funciones y/o actividades que

viene realizando, con el fin de dar alcance a la legislación actual.


levantamiento de perfiles de cargo, ni evaluación técnica ni psicológica.


grupo, inexistencia del Manual de Inducción. Las personas que han llegado nuevas, como

organización propia de la oficina han estado inmersas en un proceso montado por el Sr. Luis en

cuanto a conocimiento de los procedimientos básicos en permanente contacto con puerto cabello-

Venezuela.


programa institucional o de asistencia a eventos. Para esta oficina es importante tener en cuenta el

interés general que tienen las personas en las actualizaciones permanentes y la terminación de

estudios que se han visto truncados por las distancias en las que quedan las entidades educativas.

Igualmente las personas sienten que debe existir mayor apoyo en este aspecto a nivel empresa.

Hay situaciones puntuales a trabajar, como los espacios físicos y la redistribución de espacios con el

fin de adecuar sitios tanto para manejo de documentación como para archivo. Es una constante

que se repite en todas las oficinas (espacio adecuado para archivo de expedientes).

Las operaciones de la oficina de San Antonio, se realizan a través de la forma coordinada del

equipo que lleva a cabo un buen funcionamiento.

Toman correctivos inmediatos y ajustan situaciones que pueden generarse a nivel externo, como

los controles que han montado con el fin de garantizar la Buena Utilización de los contenedores,

haciendo el seguimiento fotográfico y generando permanente control sobre la mercancía.

Según sus propios términos la empresa se dedica a todos los trámites de importación, exportación

y todo lo que tenga que ver con trámites aduaneros.

Los negocios son manejados desde puerto cabello a través de Presidencia y Vicepresidencia y los

dineros son enviados desde allí para la operación.

El funcionamiento de la oficina reporta directamente y permanentemente se comunica con Puerto

cabello que es desde allí donde se imparten indicaciones, se le reporta directamente a presidencia o

vicepresidencia. La figura del adjunto o del gerente administrativo y financiero no le es clara a la

oficina de San Antonio.

Existe a la entrada un logo como Volcanes Prada, agente aduanal, y se trabaja bajo este; no hay

línea conductora en el manejo de la imagen corporativa.

Revisar continuas idas de luz.


INTORVOLCA INTERNATIONAL

VALENCIA

Visita; INTORVOLCA INTERNATIONAL

Fecha; 4 Y 5 Marzo de 2013.

Atendidas por; Javier Eduardo Volcanes

José Francisco Rodríguez


Se establece agenda desde Bogotá y se inicia con un almuerzo de trabajo donde se comienza a

indagar sobre la generalidad de la oficina, su funcionamiento y su composición.

Se hace entrevista con cada uno de los integrantes del equipo, se incluye a las personas

encargadas, a saber, José Francisco y Javier Eduardo.

Se detecta la primera prioridad a trabajar y es la claridad que debe existir entre las dos figuras,

debido a que se diluye la responsabilidad de muchas situaciones en las cuales deberían estar

concretas.

Para fortalecer la figura de vicepresidente, se debe generar un plan de sucesión, en el cual se

determine un orden lógico y efectivo para ir integrando todos los conocimientos que debe tener con

el fin de aliviar el trabajo del Presidente. Hay que desarrollarle habilidades gerenciales, que le

permita generar vínculos fuertes encaminados a cumplir la estrategia empresarial.


A nivel del adjunto de presidencia, debe haber claridad de su figura, sus funciones y así mismo la

exigencia de sus resultados, pues es aquí donde se pierde la responsabilidad, generando

situaciones en las que no se responde claramente y se generan pérdidas de tiempo.

En la oficina de Valencia llama poderosamente la atención el equipo que se ha venido

conformando, debido a que hay dos personas que convocan y organizan desde su saber y las

cuales presentan una buena actitud, conocimiento y gestión positiva con respecto al desarrollo de

la empresa, estos son Angie Ramírez y Josverth Colmenares, quienes manejan de forma integral

los procesos de la oficina.

Por lo anterior, se considera que se podría pensar en ir trabajando sobre la nueva estructura, e

involucrar a Josverth en posiciones de coordinación de todo el Grupo Empresarial.

A nivel Venezuela, se realizó una organización de contratos en los cuales la abogada contratada

realizo un solo modelo de contratos donde incluía la descripción de las funciones y/o actividades

que viene realizando, con el fin de dar alcance a la legislación actual. Se tienen todos los contratos

menos los de las personas que cumplieron el periodo de prueba.


levantamiento de perfiles de cargo, ni evaluación técnica ni psicológica. Durante la permanencia

en Valencia se pudo constatar la falencia en este punto, debido a que la contadora Isis, renunció y

se encontraban en la búsqueda de quien debería ser su reemplazo; así llega por recomendación

una candidata y es atendida por el Adjunto y el vicepresidente, donde le hacen preguntas generales

sin llegar a un nivel de profundidad sugerido para este tipo de cargos.


grupo, inexistencia del Manual de Inducción. Las personas que han llegado nuevas, son atendidas

por cualquiera de sus integrantes y han constituido unos procedimientos propios para ayudar a sus

compañeros.


programa institucional o de asistencia a eventos. Para esta oficina se encuentra que a Josverth se

le ha ayudado en un pequeño porcentaje con una Maestría de logística que en el momento se

encuentra cursando.

Respecto a las funciones administrativas y financieras fueron asumidas por el Señor José Francisco

Rodríguez, se espera que se focalicen y se logren sacar procesos, procedimientos y normas para su

funcionamiento, pues hasta el momento no existe ninguna formalización de los mismos; al

preguntar el porqué de las ausencias de estos conceptos, el señor Rodríguez menciona que ha

tenido que asumir “múltiples” funciones y no ha podido dedicar el tiempo suficiente a lo que debe

ser su cargo.

Las operaciones de la oficina quedaron a cargo del Vicepresidente, con el fin de no entrar en

conflicto con la otra persona encargada (adjunto de presidencia), y así Javier Eduardo Volcanes

estuviera al tanto de toda la operación.


Esta distribución se ha tratado de manejar, sin embargo se puede observar situaciones incomodas

de manejo y responsabilidad, donde terminan o “todos” respondiendo, o “ninguno”.

En general se hace una retroalimentación al Vicepresidente sobre las intervenciones y las relaciones

que tiene con el Adjunto de presidencia, en la cual se le menciona, entre muchas de las

situaciones, que debe prevalecer una posición gerencial con distribución de responsabilidades y

asumir su posición como vicepresidencia y de sucesor, más no el de responder como subordinado a

la figura del Adjunto.

Igualmente es importante se revise la distribución de tareas, debido a que el equipo es un grupo

proactivo, generan entre ellos mismos la coordinación y distribución con el fin de optimizar el

tiempo y dar respuesta oportuna a los requerimientos; sin embargo al parecer por una indicación

de la Presidencia, no se podrán distribuir las tareas, a fin de que todos respondan por todo, tema a

reevaluar.

El grupo en general sostiene tener una comunicación fluida y apoyo como equipo de trabajo, lo que

no sucede con otras oficinas, por lo cual sugieren mayor integración, revisión de todos los procesos

y generación de políticas que ayuden en que se vean como grupo empresarial.

Igualmente el grupo sostiene que es importante revisar la estructura y definición de prioridades y

que la idea de generar mayores niveles de decisión con el fin de que las cosas no se demoren a

causa de la no definición de otras personas diferentes al presidente.

Igualmente hay que revisar la parte motivacional de las personas de las oficinas, por cuanto se ha

detectado que la retención del personal se da por necesidad y no por que se sientan plenos en la

empresa.

Una oportunidad que menciona Josverth es utilizar la figura de SOUCING, que es el desde ubicar el

producto, comprarlo y traerlo al cliente. Se menciona que puede ser una buena oportunidad en el

momento que atraviesa Venezuela.

Es importante que se revise y se defina de manera prioritaria la situación de nombre e

identificación de la oficina, pues aunque se trabaja allí todos los procesos de INTORVOLCA y es allí

donde se centran todos sus trabajos; no se puede identificar como tal, ya que por situaciones de

propiedad aparece con el nombre de VOLCANES PRADA, así las cosas se deberá solucionar este

aspecto; situación de la cual está enterada la parte Directiva de las empresas.


VOLCANES PRADA Agentes aduanales

LA GUAIRA

Visita; VOLCANES PRADA

Fecha; 4 Y 5 de marzo.

Atendidas por; José Ángel López

Coralia Fernández


Inicialmente se realiza entrevista con el señor Humberto Arellano vía Skype debido a su

imposibilidad de estar presente en las fechas programadas para dicha reunión. En el contacto que

se realizó con el Sr. Arellano, se hablaron sobre generalidades y situaciones puntuales sobre el

funcionamiento, donde se destacaron los temas de su relación frente a la estructura de la oficina,

su relación estrecha con el presidente y sus convenios anteriores por comisiones al 50% de la

facturación, y las nuevas propuestas que al respecto se han venido hablando con la presidencia.

Es de anotar acá, que esta situación ha sido tema de discusión y que deberá ser resuelta con el fin

de generar un ambiente mejor, no solo al interior de la Guaira, sino con respecto a las otras

oficinas.

La entrevista física es atendida de manera amplia y efectiva por todo el grupo de trabajo (10)

personas que se encuentran con la mejor disposición y realizan un trabajo realmente constructivo

al generar los flujo gramas de sus procesos con base en la recomendación dada por la consultora,

con el fin de dar claridad a lo que realizan

Cuentan con un equipo humano comprometido, calificado y motivado, en torno a lo que han

logrado con el Gerente. Sin embargo sienten que están alejados de las demás oficinas y que

deberían estar más al pendiente de las situaciones que se viven dentro de la organización.

Los procesos en general son manejados desde la Gerencia y es de resaltar que todas las personas

que integran el equipo de trabajo están en la capacidad de reemplazarse llegada la necesidad,

debido a que han logrado un conocimiento general de la operación que sería digno de adoptar en

otras oficinas.

La relación que se tiene entre el Gerente de la Guaira y el Presidente, junto con sus negociaciones

y convenios, han venido revisándose con el fin de llegar a acuerdos que en la actualidad favorezcan

a las dos partes; por lo tanto esta en el proceso de revisión.

Sin embargo es importante tener en cuenta que esta situación es de prioridad, pues ha venido

generando pérdidas por la forma convenida de distribución de ingresos y el desequilibrio que se

encuentra en los gastos que son asumidos según convenio por el Gerente, como también la

cantidad de clientes que se tiene y la relación con ellos.


Hay que aclarar lo asumido por el gerente versus lo que realmente es entregado al empleado y a la

oficina, teniendo en cuenta que el riesgo total es de la empresa.

VOLCANES PRADA Agentes aduanales, VENEZUELA

TRANSPORT

PUERTO CABELLO

Visita; VOLCANES PRADA-VENEZUELA TRANSPORT


Atendidas por; José Francisco Rodríguez

Javier Eduardo Volcanes

Idelfonso Volcanes


Se establecen programaciones para generar las diversas entrevistas por grupos y por prioridad en

tiempo; se observa en diferentes momentos tanto directamente como en espacios de interacción

con equipos de trabajo de subordinados como de directivos, al director de la oficina Idelfonso

Volcanes, con el fin de revisar sus habilidades.

Es importante mencionar que en los días visitados se contó con las tres personas que han sido

asignadas por presidencia, como las responsables de la oficina.

Igualmente se programan con cada equipo de trabajo las entrevistas, equipo que mostró

disposición, apoyo y generó un ambiente adecuado.

A nivel de área física la oficina cuenta con unos espacios que han sido ajustados a medida de su

crecimiento, que para la actualidad resultan ser insuficientes e incomodos para la labor. Se debe

realizar un rediseño con el fin de optimizar los puestos de trabajo y generar políticas para archivo y

gestión documental.


Esta oficina es el punto neurálgico de las relaciones industriales que pueden llegar a darse en el

Grupo Empresarial, pues es aquí donde se maneja la mayor cantidad de procesos encontrados; en

esta oficina si existe una persona encargada de los procesos administrativos y de talento humano;

sin embargo están dedicados al cumplimiento básico de ley, manejo de nómina y los programas de

salud ocupacional se dan por intervención de la ley.

Salud Ocupacional: Existe un proveedor que se ocupa de realizar charlas sobre el tema, son

programadas bajo el cumplimiento de la ley, pero como programa institucional no existe y mucho

menos que abarque a las otras oficinas o empresas.

Se encuentra falta de acompañamiento al trabajador frente a temas personales que afecten su

permanencia en la oficina.

No hay actividades como empresa a nivel de bienestar, si se hace alguna actividad, esta se da por

iniciativa de alguna persona o grupo que quiera generarla.

Se revisan cada uno de los procesos, con el fin de confirmar el grado de interiorización con los que

cuentan cada uno de los integrantes del equipo; llevando a confirmar que el grupo en su gran

mayoría saben que hacer por su experiencia y por su práctica.

Se pueden mencionar algunas deficiencias detectadas:

Toma de decisiones por parte de los encargados de la oficina, es demorada y debe ser

consultada a presidencia-

No se hace un análisis de situaciones que permita ver como, por ejemplo: la compra de una

impresora, puede llegar a generar demora en la operación, o si realmente es necesaria, por

lo que no se indaga y se da una respuesta no oportuna.

Acciones aisladas de salud ocupacional y el no seguimiento de las mismas dentro de un

programa que permita elevar el nivel del personal. Igualmente las situaciones que no son

generalizadas para las demás empresas.

El proceso de selección ha venido ajustándose, pero sigue manteniéndose en las fases

iniciales de recolección de hojas de vida y entrevistas por parte de alguno de los encargado

Tres figuras de autoridad que diluyen la responsabilidad y generan confusión entre las

personas, generando situaciones conflictivas entre ellos.

Falta de dotación mínima para las personas que ingresan a puerto

Mejora en los auxilios para moto de 250 bolívares, el cual no había sido ajustado en el

último año; de lo que tenía conocimiento el Sr. José Francisco y que hasta la semana de

nuestra visita se dio respuesta.

Solicitan se revise la forma en que se están dando las vacaciones, los auxilios de ley, como

la guardería y otros adicionales.

Dentro del marco de desarrollo del personal, no se encuentra estructurado un plan de capacitación,

ni de desarrollo de carrera que sostenga la promesa de servicio. Esto debido a que se desconoce

las necesidades de capacitación, entrenamiento y formación que requieren las personas, según su

participación dentro del proceso de la empresa.


Situaciones puntuales frente a las diversas maneras en que se ha venido adelantando la gestión de

la oficina, llaman la atención; ejemplo de ello, es el manejo de situaciones como es el caso de la

del robo continuado detectado y puesto en conocimiento de las autoridades; situación que debió

haber ameritado la generación de procesos no solo legales, sino disciplinarios y revisión de todos

los procesos y procedimientos junto con las personas responsables tanto a nivel directivo como

operativo; generando con ello normas y correctivos inmediatos que procuren dar controles más

efectivos.

Igualmente importante, es el generar revisión de todos los puntos de control que deben existir en

la oficina, puesto que no se evidencia que se haga un seguimiento puntual tanto a los procesos

como a las personas, es decir, no existen reuniones de revisión de la gestión de cada uno de los

grupos con el fin no solo de solicitar resultados, sino de apoyarlos y darles las herramientas e

información necesarias en miras a mejorar día a día.

Se detectaron situaciones donde es importante generar acciones inmediatas de organización del

trabajo y posibles reubicaciones de personal; igualmente situaciones de manejo de información que

generan malestar dentro de los diferentes canales de comunicación.

Se debe trabajar más en el área de Administración con la persona encargada, ya que debe ser de

allí, donde se irradie la organización,

Hay situaciones que deben ser revisadas, como son las salidas de dinero para pagar aportes;

aunque esta situación fue comentada con el Gerente Administrativo y Financiero, es importante que

se revise cuál será su procedimiento y la forma de actuación con el fin de evitar situaciones

complejas en el futuro.

Tema a revisar es la operatividad de las diferentes empresas de transporte y su relación con

Venezuela Transport, esto debido a la generación de diferentes informaciones y tarifas que deben

estar coherentes con la empresa.

VOLCANES PRADA Agentes Aduanales

MARACAIBO

Visita; VOLCANES PRADA


Atendidas por; Kenya, Andreina y Alfredo


Se hace reunión con todos los integrantes del equipo, (3) personas y se incluyó a la señora de

servicios generales con el fin de revisar todos los puntos de vista posibles.


Al llegar a la oficina, se encuentra personal con muchas expectativas y con el agrado de sentirse

escuchados y parte de la empresa.

Este trabajo les generó las expectativas de volver a ser una oficina fuerte, mencionan tener

enormes ilusiones de trabajar y producir, pues sienten que no están siendo productivos, que se

están atrasando en los conceptos del sector, que van a dejar de ser competitivos y que puede

llegar a peligra no solo la estabilidad de la oficina sino la de ellos mismos.

El talento humano, da fuertes rasgos de compromiso, pero en un grado importante de

desmotivación e incertidumbre, debido a la situación de baja en las operaciones de la oficina. Es

un grupo humano con fuertes conocimientos por su experiencia en el sector, por sus estudios y por

el ánimo que proyectan.

Es ejemplo de ello Alfredo, quien lleva 11 años de antigüedad y ha sido tramitador con 24 años de

experiencia en el sector, persona que ha estado al tanto de la operación y que ha generado

cuestionamientos frente al porqué la operación de la oficina viene decayendo y al parecer no se

han tomado medidas al respecto.

Así mismo, Kenya, quien es la persona que se encuentra encargada en general de la oficina, y que

por sus estudios y experiencia proyecta seguridad en el manejo del tema; siente preocupación por

quedarse desactualizada, ella que es TSU en Aduanas y Profesional en Administración de Empresas,

manifiesta la preocupación por la estabilidad económica debido a la falta de operación continua de

la oficina, llegando a sentirse en ocasiones sin orientación alguna.

Andreina, por su lado, es la más joven del grupo, llego a la oficina sin inducción alguna y con

muchas expectativas, la personas la han acogido y la han entrenado en el manejo de su funciones

con apoyo de puerto cabello. Está pendiente de realizar sus prácticas empresarias en el área de

ingeniería industrial, aspecto que podría ser de utilidad en el levantamiento de procesos y

procedimientos que se avecina con la continuidad de este proyecto.

Hay una preocupación generalizada por la pérdida de clientes y la falta de acciones tendientes a la

recuperación de los mismos, como también en la falta de consecución de nuevos clientes.

Comparados con las demás agencias, y sabiendo del manejo que ellas realizan, considera el grupo

que debería hacerse un ejercicio y tomar acciones que permitan ir recuperarse; pero para esto es

indispensable que se tenga en cuenta a las personas, su sentir, lo que ellos viven a diario y que

entregan una realidad muy aproximada de lo que está sucediendo en el medio.

Se han perdido clientes como COLOMBINA, quien se fue por falta de confianza en la agencia

aduanera, se molestó por un manejo inadecuado en la atención con dicho cliente, y después de

esta situación no se hizo ninguna gestión por recuperarlo. Igualmente se tenían aproximadamente

12 clientes y se fueron perdiendo, las causas? Pueden ser múltiples, pero no existe un argumento

sólido que permita decir el por qué.

Al preguntarles porque consideran ésta perdida, salen a discusión varias situaciones, en las cuales

se menciona: las nuevas disposiciones del gobierno, las acciones que toman otras agencias y el

no seguimiento por parte nuestra, las cuales podrían ser parte de la respuesta.


Ellos consideran que para volver a crecer en operaciones se necesita de apoyo permanente del

Grupo, en especial de INTORVOLCA Colombia, para que la oficina pueda a ayudar a impulsar la

mercancía por Maracaibo. Para esto sería conveniente revisar y hacer pruebas con análisis

numérico de cómo se nacionaliza por San Antonio y Maracaibo, y los requerimientos de los clientes

y las ofertas que INTORVOLCA pueda hacer. Es importante acá revisar los puntos de intereses

ocultos o manejos inadecuados sobre la operación.

La oficina de Maracaibo, en el proceso operativo se están demorando dos a tres días, situación que

genera una oportunidad de agilidad en la respuesta a nuestro cliente y alivio en operaciones de

otras de nuestras oficinas, consideran que conocen el negocio, que están inmersos en las

situaciones actuales que les permite ver con mayor visión lo que sucede y poder anticiparse a los

movimientos de otras agencias; pero que sin embargo, en los últimos meses no se han tomado en

cuenta.

No tienen claro porque Pepsico se fue para San Antonio, ya que ellos dicen, que era más ágil por

Maracaibo, según lo que mencionan podríamos decir que sucedió un evento entre la empresa de

canibalismo, pues comenzó la operación en San Antonio de este cliente y murió en Maracaibo.

En la actualidad carecen de figura Gerencial, para ellos sigue siendo su jefe el sr. Javier Eduardo

Volcanes, quien estuvo muchos años ejerciendo su función allí, y a quien recuerdan como buen

jefe, una persona que sabe, pero que lamentablemente no va continuamente.

Hubo un intento de mandar una figura gerencial “Moisés Volcanes” quien lamentablemente no tenía

experiencia en el sector aduanero dejando falencias en el acompañamiento del equipo de trabajo y

en su orientación.

Como anomalías, se presentan falta de respuesta a solicitudes puntuales de las personas, en lo

referente a manejo del talento humano (descanso por maternidad – apoyo frente a las entidades y

guardería); como también el no pago del seguro del señor Alfredo, a quien esta situación lo tiene

con incertidumbre, pues no encuentra respuesta del porque no lo han renovado


MÉXICO

Visita; INTORVOLCA

Fecha; 19 Y 20 de Febrero de 2013.

Atendidas por; Ana Ibis Anton


Se concertó con tiempo la entrevista, no solo con la Gerente sino también con todo el equipo.

Se presentó la oportunidad de ir revisando desde el inicio las habilidades gerenciales de la Sra. Ana

Ibis, con el fin de emitir un primer concepto al Presidente; esto debido a la preocupación que

surgió al enterarse ésta consultoría, sobre las previas negociaciones y proyecciones que se tenían o

se tienen con la Sra. Anton por parte de la Presidencia, al dejarla a cargo de toda la oficina y como

representante legal.


La señora Anton, es una persona que posee habilidades operativas y comerciales en la línea de su

experiencia de más de 15 años en el sector y su capacidad de relacionarse con las personas; sin

embargo es necesario brindarle mayor apoyo en lo que se refiere a que adquiera las habilidades

gerenciales que requiere para prestar adecuadamente su labor como Gerente.

Demostró falencias en el alistamiento de información y formulación de agenda en lo que se refiere

a las diversas visitas que organizo entre los proveedores y la presidencia; llegando a dichas

reuniones sin información analizada y sin eventos puntuales que permitieran generar discusión en

las negociaciones para el nuevo año, pese a que algunos de los temas habían sido abordados por

personas a cargo que con preocupación le habían informado de impases para ser tratados en la

reunión.

Igualmente se ve debilidad en el seguimiento y control de la actividad gerencial perteneciente a la

parte administrativa y financiera, situación que fue evidenciada al preguntar por los contratos, la

nómina y los estados financieros, junto con toda la información de esta índole, a lo que

sorpresivamente se encontró atraso y por ende ausencia del cierre contable.

En lo referente a los contratos con los empleados, se encuentra atraso y falta de gestión para que

fueran entregados a tiempo, generando con ello incertidumbre en las personas que se encuentran

laborando en la oficina.

Las instalaciones de las oficinas son nuevas, es la que mejor maneja la imagen corporativa.

Se revisaron los procesos a nivel general y de intervención de las personas, se detectó que aunque

tienen una comunicación fluida entre el equipo, deben mejorar de manera puntual, la calidad, la

oportunidad y el apoyo entre el equipo de trabajo.

Debe existir mayor apoyo por parte de la Gerencia en el manejo de la información y en la

actualización de las personas a cargo.

Es relevante mencionar que México, como las demás oficinas debe trabajar en concordancia con

todo un equipo empresarial, esto es el deber estar alineado con lo que se va a proponer, de ser el

caso, desde la casa matriz.

El equipo de trabajo lo componen 3 personas, es de resaltar la capacidad que tiene Claudia, quien

se desempeña en la parte de operaciones y quien ha asumido su labor de manera clara y efectiva.

Es contadora, pero su expectativa esta puesta en mejorar sus conocimientos en la parte de

comercio internacional, pues es ésta la parte que más le gusta y la cual ha venido desempeñando.

Por lo anterior y sabiendo que es una persona que tiene capacidad académica y formación por

experiencia, podría pasar a un nivel más alto y así mismo servir más de apoyo al desarrollo de la

oficina si se le garantiza los espacios y se le dan las herramienta para que asista a formación y

actualización con el fin de reforzar conceptos y generar pensamiento integral.

La persona que realiza actividades administrativas Maryan Pacheco, tiene estudios sobre atención al

público, piloto comercial y maneja idiomas; esto sería un valor agregado para la oficina, si estos


conceptos fueran bien manejados frente a las reales expectativas de la señorita Pacheco y de la

empresa. Vemos como el desequilibrio entre lo que se “quiere” y lo que “toca” realizar va

generando distancias entre lo que realmente se necesita, es decir, Maryan cuenta con habilidades

que le permitirían ejercer bien el cargo, sin embargo sus intereses están puestos de manera

diferente y ha causado que el integrarse a la labor sea difícil y haya presentado dificultades en el

manejo con el cliente interno, situación que deberá revisarse y delimitar claramente con el fin de

generar oportunidades de mejora.

Se estaba solicitando una persona de apoyo, sin embargo, no existía la claridad de el para qué.

Con el fin de aclarar esta solicitud, se hizo una intervención por parte de ésta consultoría, en lo

que se refiere a analizar la situación general actual, junto con sus integrantes y generar puntos de

quiebre donde se requeriría de mayor apoyo, esto con el fin de revisar qué tipo de persona se

requeriría y qué entraría hacer; o si, simplemente se requería de reorganizar las actividades.

Se realizó intervención directa por parte de la Consultoría en lo referente a asistir a reuniones que

no estaban programadas, como resultado de las primeras revisiones, que dieron lugar a la directriz

del presidente en buscar un nuevo escritorio de contadores y de abogados. Estar intervenciones

tenía como fin generar una evaluación sobre estas nuevas propuestas y apoyar en las primeras

reuniones; igualmente se realizó revisión de documentación y generación de conceptos.

Hay que tener y dejar claramente estipulado en un manual de ética empresarial, las relaciones que

deben tener las personas de la empresa, con respecto a proveedores, clientes y competencia.

Puntualmente, revisar relaciones que puedan llegar a generar sospecha de triangulación.

Existen situaciones que serán dignas de revisar del actuar de la Gerente actual.


EE.UU. MIAMI

Visita; INTORVOLCA, Agentes aduanales

Fecha; 22 y 23 de Febrero de 2013.

Atendidas por; José Manuel Rodríguez


Se coordinó la reunión a través de la Presidencia, y fue atendida por el Señor José Manuel en

primera instancia y posteriormente se adelantó con el señor Pedro Guardado.

El señor José Manual tiene una condición de ser Venezolano de nacimiento, Español por residencia

y con visa de trabajo en estados unidos.

Presenta una dificultad con respecto a la entrada y salida a Venezuela, por lo cual es importante

que se le apoye a solucionar el inconveniente que presenta con su documentación venezolana,

debido a que en el momento que se requiera el señor José Manuel deberá asistir a las oficinas con

sede Venezuela y deberá tener todo en regla.

Dentro de la oficina solo se encuentra el Señor José Manuel, quien según legislación Americana, no

requiere de contrato físico, ya que las condiciones americanas son diferentes, se cumple con todo

lo estipulado y permanentemente están revisando los temas legales con la oficina de contadores.

Se considera que la persona que se encuentra a cargo de la oficina, tiene las capacidades para

ejercer el cargo; sin embargo deberá dársele más apoyo, entregarle herramientas suficientes para

que desarrolle su labor, claridad en sus responsabilidades y espacios de formación básica y puntual

en temas relacionados con el fortalecimiento de la empresa y su desarrollo.

José Manuel, ha contado con el apoyo de las oficinas de Venezuela, en especial de Valencia, donde

han mantenido un contacto directo y han generado una formación no formal, de lo relacionado con

todos los temas de INTORVOLCA.

Tratando de que “todo el personal se encuentre enterado de todo” y así pueda “dar respuesta de

todo”, se ha generado en toda la organización una “MAIL-MANIA INTORVOLCA”, donde se copia de

todo a todos, donde se pierde la razón de un buen mail, donde se generan órdenes contradictorias

y multitud de instrucciones que lo que generan son pérdida de tiempo, poca claridad en lo que se

requiere y las prioridades. Al hacer la revisión detectamos miles de mails que llegan y de los cuales

no tienen por qué llegar a manos del señor José Manuel (esta revisión se tiene en físico).

Es necesario revisar la parte salarial y los auxilios a que tiene lugar, se solicita revisar la posibilidad

de un auxilio para el seguro de salud, y otras prerrogativas que mejorarían su condición y

generarían mayores resultados.


El proceso de la facturación se emite para la ciudad de México y se realiza un permanente

seguimiento a las cuentas.

Se vienen adelantando algunas acciones tendientes a incrementar las operaciones desde estados

unidos, que en estos casos, son la consecución de elementos que requieren nuestros clientes,

ubicarlos y suministrárselos. Este trabajo requiere de mayor énfasis y estudio para poder

desarrollar.

Se puede ver la gran posibilidad que existe al tener la oficina en territorio Americano y el desarrollo

que tiene el generar desde allí todo lo relacionado con el Grupo, volviéndose la Casa Matriz, debido

a las prerrogativas que presenta el estar en un país que abre puertas y que genera posición dentro

del mercado, al igual, que cuenta con una persona de apoyo en el área contable que conoce del

tema y que podría desarrollar el proyecto junto con algunas personas claves de la organización,

generando con ello un equipo de trabajo eficiente.

Es importante comenzar a revisar la construcción de la casa matriz en compañía del Señor Pedro ,

quien conoce la normatividad americana y quien sería un apoyo invaluable en la generación de los

lineamientos.


PROBLEMA Y RIESGO EJEMPLO DE SITUACION ENCONTRADA

Falta de Análisis a Nivel Gerencial:

Fundamental

Técnico

Financiero.

Dentro las reuniones de campo se evidencia que quien toma las decisiones, la estructura y

quien genera instrucciones es la Presidencia sin que exista un previo análisis de la situación

encontrada de los lideres encargados de cada oficina de esta manera no se cumple el nivel

gerencial ni el desarrollo del nombre del cargo. ejemplos puntales

Son situaciones que se presentaron a nivel de todos los países visitados, ejemplo

de ello:

México: La falta de análisis en la situación financiera de la oficina y el

seguimiento a la parte contable que hace que su acción como gerente se vea

limitada. Desconocimiento general de la información contable y financiera por

parte de la Gerente encargada Ana Ibis Antón, falta de preparación de

información y agenda de trabajo puntual con respecto a las reuniones con sus

clientes y/o proveedores.

Colombia-Bogotá: Se limita a la operatividad de la oficina, siendo consciente de

su falta de habilidades gerenciales y comerciales donde profundice en el análisis

de situaciones que conduzcan al crecimiento y fortalecimiento de la oficina.

Colombia-Cúcuta: Ausencia de figura como Gerente, la persona que se encarga

de algunos de los análisis es el revisor fiscal como aporte personal.

Venezuela-Valencia y Puerto Cabello: Se encuentran dos figuras gerenciales, en

donde se han dividido la tarea “administrativa” y “operativa”, con componentes

adicionales de cargos como Adjunto de presidencia y vicepresidente. En ninguno

de los dos se observa un análisis gerencial de ningún nivel, pues se han dedicado

al día a día

En el caso del Gerente Administrativo y Financiero, José Francisco, y según la

información recibida de lo que debería realizar, se esperaría que hiciera:

proyecciones financieras en diversos escenarios con el fin de orientar la gestión

financiera y administrativa de las oficinas, Presupuestos específicos para cada

sucursal a cargo y su ejecución. Procuramiento de fondos. Análisis financieros

periódicos. Análisis y control de costos, disminución de gastos. Procedimientos

en las decisiones de efectivo., Apoyo en el desarrollo de estructura de costos de

la logística a nivel nacional e internacional, análisis financiero por cliente entre

otros.

Venezuela Puerto Cabello: Donde existe la figura nueva de Director de Oficina

pero por la intervención directa de los dos gerentes antes mencionados, esta

persona se encuentra realizando la labor sin una previa inducción de director,

realiza parte de la operación sin poder de decisión y con análisis de situaciones

bajo.

Venezuela Guaira: La figura de la persona que se encuentra a cargo, tiene

mayor poder de análisis y genera mejores resultados, esto debido a intereses

personales, sin embargo no tiene la concepción de empresa como grupo,

haciendo que sus acciones no trasciendan y se torne en un enfoque individualista.

Falta de Toma de decisiones a nivel

Gerencial

La toma de decisiones se torna lenta y en ocasiones tiene el riesgo de perder

oportunidades valiosas en generar eficientemente respuestas ante cualquier

solicitud. Es el caso que hasta que no se tenga la decisión por parte del

Presidente no se da movimiento a la acción, lo que deja ver la falta de

lineamientos claros de actuación con responsabilidades. Ej: Demora en

cotizaciones.

Déficit en el desarrollo, conocimiento e implementación correcta para todas las



oficinas del sistema OPENPLUS y PROFIPLUS.

Riesgo en el manejo de control y captación de cartera como de facturación a nivel

de las tres empresa, no hay quien lo regule de sus funciones.

Percepción por parte del empleado que el nivel gerencial, poco o nada tiene poder

de decisión.

Firmas autorizadas sin que medie

documento en el que estipule

restricciones, límites o privilegios.

Ejemplo: Firma autorizada en la mayor parte financiera y movimientos de

autorización de operaciones nacionales e internacionales, menos con EE.UU.

Las personas como el Gerente Administrativo y Financiero, la Gerente de México y

demás gerentes, tienen autorizadas por Presidencia algunos privilegios que

deberían quedar consignados en un documento de confidencialidad de la

información, generación de compromisos, manejo adecuado de los recursos,

límites en monto y generación de pólizas y posibles acciones legales de no dar

cumplimiento al buen nombre de la compañía.

Igualmente, existen cargos diferentes dentro de la empresa con firmas

autorizadas por la Presidencia, pero no se tiene claridad de su proceder.

Centralización de la toma de decisión

en la figura de presidencia

Por la falta de conocimiento de su equipo y confianza en el manejo se ha

centralizado en la presidencia gran parte de las decisiones de la empresa desde

las cosas básicas hasta las más complejas.

Es importante compartir que más del 80 % del personal tienen una percepción

acerca del cargo del Director Administrativo y Financiero; José Francisco

Rodríguez de poco interés y apoyo en el desarrollo del ejercicio de las

diferentes áreas de la empresa.

Similar a la toma de decisión.

Conflicto de intereses Conflictos de relaciones interpersonales laborales como lo son;

Mejorar la comunicación empresarial interna y externa, entre oficinas hacerla más clara y

fluida para evitar posibles errores por falta de direccionamiento.

Intermediación de clientes a externos en Maracaibo “Transporte Carvajal” “Botero Soto”

están importando Jarabe de Maíz para otras empresas sin tener en cuenta que Intorvolca es

el Proveedor de base.

Se nota en muchos empleados el interés y el resguardo de su estrategia frente al negocio y

por la estabilidad financiera, mas no por su interés de proyección profesional.

Se destaca una generalidad por todas las oficinas a nivel internacional en cuento las buenas

prácticas y relaciones industriales y encontramos que todas las personas se quejan por el

mal manejo en las instrucciones generadas, la toma de decisiones en algunos momentos, el

mal trato a las personas y la posición de querer tener la misma figura de mando del

Presidente del Grupo. De la misma manera hacia el Vicepresidente.

Intereses ocultos Por las relaciones que se han mantenido y las diversas negociaciones realizadas

con las personas que dirigen

Priman el interés financiero personal a los laborales; esto se puede observar en



varias actuaciones.

Riesgo del mal manejo administrativo y financiero en no cerrar y puntualizar los

casos de verdadera importancia. Este es el caso de Katiuska Gómez en realizar

una Pre auditoría Interna al caso de “ Desfalco Empresa”

La liquidación y paz y salvo - recibo de saldo y finiquito frene a la empresa no se

ha cerrado, sigue abierto.

Tiene copia de todas las claves empresariales de correo electrónico. No se ha

hecho ninguna gestión al respecto. Tiene acceso a información de la empresa

para usarla en beneficio propio.

Las actuaciones de los Gerentes, deben ser transparentes y dar crédito a quienes

debe ser; con el fin de evitar suspicacias o generar inconsistencias en la

información; este es uno de los casos, en el cual y luego de entrevistar a todo el

equipo se detecta que quienes dieron aviso inicial en el caso del robo continuado

en puerto cabello fueron la contadora y la asistente de dirección y no fue de

manera exclusiva el Gerente Administrativo y Financiero, como él lo reportó y

como debería ser, de haber hecho realmente un seguimiento puntual con puntos

de control, pues al realizar una revisión y seguimiento continuo, debió haberse

dado cuenta, de esta situación.

Información omitida o errada al inicio

del proyecto

Con respecto a este punto, se ve claramente como no hay claridad en la información

general que compone el grupo, de tal manera que al inicio se omite la oficina de San

Antonio y Maracaibo; posterior a este punto, se encuentra la situación sobre la composición

de cada una de las oficinas donde no hubo claridad de cuantas personas existían y en qué

condiciones.

Manejo de divisas Situación que de expandirse el negocio y tener como casa matriz tendría que generar un

procedimiento especial y confidencial.

Déficit en el control de manejo de efectivo entrada y salida sin control en el “Manejo de

Divisas”, manejado como una caja abierta bajo una figura de cooperativa, sin ánimo de

lucro con la objetividad de varios servicios. (Mercado Negro) bajo una persona de confianza

del Adjunto Financiero y para el resto del mundo, (Familiar de Cúcuta) siendo esto un riesgo

interno de manejo de efectivo para prestarse figuras de doble interés compartido.

Tipo de cambio Las fluctuaciones que genera la situación venezolana con respecto a los otros países donde

se opera y el análisis que se debe hacer como grupo para disminuir los riesgos.

Políticas País Las políticas cambiantes en la actualidad tres de los cuatro países donde se operan, están

sufriendo cambios frente a las diferentes leyes.

Inexistencia del Reglamento Interno de Trabajo para todos los Países a nivel internación

con sus respectivas funciones de ley del trabajo.

Falencia de los perfiles de los Niveles

Gerenciales

El Adjunto de Presidencia que hace funciones Financieras; tiene fortalezas a nivel comercial,

pero presenta altas falencias en el manejo del sector real, a nivel financiero, no presenta

evaluación de escenarios, proyecciones, estrategias financieras a nivel empresarial,; esto

quizá debido a que su experiencia se ubica en el sector bancario y no en el sector real.

Beneficios diversificados para todas las oficinas a nivel de Venezuela como; Auxilio de moto,

Póliza de Seguro de Vida (HCM), Comisiones por Expediente, entre otros beneficio

personales más cercanos a familia y amistades sin un eje conductor o políticas establecidas.

No se tiene una asignación de proyecciones financieras por oficina a nivel país, no tiene



definida la estructura financiera para todo el grupo a nivel internacional y de las oficinas

que tiene a cargo; visto que la empresa le patrocino una inversión en hacer las vistas

internacionales y conocer la metodología de trabajo en cuento la parte administrativa y

financiera desde su comienzo en la empresa y este quedo nulo en su ejecución hasta la

fecha.

Los gerentes no cuentan con habilidades gerenciales.

No se realizan reuniones gerenciales, seguimiento a la gestión y no manejan indicadores

que garanticen la evaluación continua de su qué hacer.

No existe, formación interna sobre el GERENTE INTORVOLCA

Diferencias entre los niveles

gerencias o encargados de las

oficinas

Existen diferencias notorias entre las condiciones entre oficinas y sus encargados, no se

encuentran nivelados ni establecidas funciones, responsabilidades y límites. Ejemplo: Las

diferencias entre México y EEUU; las de las oficinas de San Antonio y las de Puerto Cabello

y la Guaira.

Multiplicidad de funciones en algunos

cargos

Se observa multiplicidad de funciones que afectan claramente la definición de

responsabilidades dentro de los procesos de la empresa, es el caso de Puerto Cabello

donde se confunden funciones entre empresas, y entre cargos. El caso del nivel gerencial

donde se encuentran a tres figuras en la actualidad, entre otros.

Claridad en manejo de personal por

conflictos

Necesidad de crecimiento de calidad para el servicio al cliente interno y externo como del

personal de todas las empresas.

Manejo en la mejora de relaciones industriales “ Manejo de Poderes Personales- “

Creación de vínculos de sociedades que pueden ser perjudícales en el tiempo dado que

traspasan todo límite de confianza como es el caso de Humberto Arellano Oficina la Guaira,

José Francisco Rodríguez- oficinas de Venezuela, Ana Ibis Antón- Oficina México, Luis Carlos

Fuentes – Oficina de Cúcuta, Rubén Colmenares – Oficina Bogotá se convierten en socios

con el tiempo en las diversas formas de convenios y/o acuerdos.

Falta de definición de funciones,

responsabilidades, seguimiento y

control

Cuadro de ASUNTOS PENDIENTES, donde se hace una aproximación de control y

seguimiento a tareas puntuales en una reunión de trabajo de instrucciones, donde se debe

presentar avance cada ocho días, presentándolos los días viernes junto con los temas que

salgan durante la semana. Es evidente que no existe avance significativo, no hay toma de

decisiones respecto a las indicaciones que genera presidencia.

Falta de supervisión, entrega y desarrollo del Vicepresidente Javier Eduardo Volcanes en

cuento a tomar decisiones, estar empapado del funcionamiento de las tres empresas del

grupo y control del adjunto financiero.

Régimen Especial para Extranjeros –

Visa de Trabajo y Permisos para

trabajo en todos los países.

Bogotá Gerente de oficina Venezolano.

México Gerente de oficina Cubana pero con nacionalidad Mexicana.

EE.UU. Encargado de Oficina Miami – Venezolano con nacionalidad Española y

visa de trabajo Americana.

Presidente venezolano con intervención en todos los países.

Blindaje de la información

No hay ningún manejo de contrato por servicios, alquiler o acuerdos con ninguno



de los transportistas en Bogotá y Cúcuta a cargo de Rubén Colmenares.

Riegos de inspecciones sanitarias a los contenedores y mercancías bajo un

formato de diligenciamiento que hace la oficina de San Antonio – Venezuela y la

resistencia de la Oficina de Bogotá al realizar este mismo procedimiento y

registros de control en cuento registro fotográfico y soportes de legalización de

envió.

Rubén Colmenares Gerente de la Oficina de Bogotá no está a cargo como debe

ser de la dirección como jefe inmediato de la persona encargada de Intorvolca

(Jean Alfred Leal García, en la Oficina de San Antonio de Venezuela y Cúcuta.

Rubén Colmenares tiene un apoyo completo de formación de un Curso de Inglés

del cual no hay un seguimiento ni rol de formación para su cargo y es visto como

un gasto de la empresa a nombre del el particularmente.

Se encuentra una generalidad del adjunto Financiero, que no tiene ninguna

vinculación de contratación laboral con la empresa, No tiene contrato bajo ningún

esquema, solo de “dichos acuerdos “. Ahora bien el pago sus servicios llama

mucho la atención, una factura por cada una de las empresas mensualmente de $

7.000 bolívares, porcentaje de comisiones por un valor de del 0,35% sobre la

operación de base disponible en Colombia por Pepsico, sin razones tangibles “”

por agradecimiento del señor volcanes por haber revisado temas de la oficina de

San Antonio por las tres empresas.

Rotación de personal directivo Se encuentra inconsistencias en la rotación y en el comportamiento administrativo,

operativo y financiero de:

Gerente oficina de Bogotá, basado en observaciones sobre Venezuela y el porqué

de la razón del ascenso cuando se tienen dificultades en las áreas que

anteriormente ha manejado.

Inexistencia de Reporte gerenciales No es exigencia los reportes gerenciales, ni los informes de gestión de cada

oficina. Se han realizado intentos sobre el tema, pero sin continuidad ni análisis

integral.

Manejo inadecuado de contratación

laboral y falta de asesoría

permanente en algunos países del

grupo

Errores en el proceso de selección de personal por impresión y acercamientos de

amistad, familiar y referenciados; mas no por méritos de convocatoria y procesos

de selección profesional.

Firma de documentos por confianza

personal, familiar e intuitiva por parte

de la presidencia

Situación con el contrato del Gerente de oficina Bogotá, donde existe un contrato

sin el debido soporte legal, inconsistencias serias, donde se contrata por servicios

personales, siendo el presidente el directo patrono sin tener el nombre de la

empresa, entre otros. Situaciones Gerentes varios.

Desinterés Comercial y Actitud frente

al cambio

Bogotá; Al indagar con su asistente, menciona que ha habido diferentes

alternativas comerciales y o contactos los cuales no han sido trabajados por el

gerente, esperado que el Presidente tome la acción correspondiente y en alguno

de sus viajes a Colombia tenga tiempo en la agenda para programar alguna

reunión.

México: Situaciones donde prevalecen intereses personales



Venezuela. Situaciones con la Guaira y Puerto Cabello

Diferentes empresas que no están contempladas en el grupo.

Problemas de traslados de la

mercancía en los contenedores

Situaciones riesgosas entre San Antonio-Bogotá-Cúcuta-México, donde no existe

control y se puede generar mala utilización de los contenedores y usos

inadecuados que generen contaminación de la mercancía y descontento del

cliente. Ejemplo: Utilización inadecuada de los contenedores desde Bogotá a San

Antonio con malos olores, manchados de aceite, olor fuerte a detergente, entre

otros.

Relaciones existentes entre los

diferentes directivos de la empresa

con proveedores

Bogotá: Relación a evaluar con respecto a Botero Soto

México: Relación con las navieras en especial, CCV, debido a

incumplimiento; Asesora Legal Laboral, Gerente Administrativo y Financiero,

Vicepresidente. Respecto de una situación como lo establece el Reglamento de la

Ley Orgánica del Trabajador Art. 102 Literal B. El pago de la matricula o

mensualidades a la guardería o servicio de educación inicial, debidamente inscrita

ante las autoridades competentes, es del 40 % del salario mínimo obligatorio de

Ley. La empresa le realizara el pago directamente a la guardería, por ende la

factura deberá cumplir con todos los requisitos exigidos por el Seniat.

Contratación laboral países Bogotá: No se cumplen su totalidad con los requisitos de ley laboral Colombiana.

Cúcuta: Triangulo de relaciones afectivas y familiares en las diferentes

contrataciones de la oficina. Contador con Revisor Fiscal esposos; Revisor Fiscal

con Auxiliar de oficina. Contador Ficticio que solo cobra por la firma y colocar su

número de tarjeta profesional como contadora

México : Pendiente nuevos proveedores o contratación.

Venezuela; Manejo de conflictos de intereses en la Oficina de la Guaira, un tema

es la contratación indefinida del Gerente a Cargo y los pagos, incentivos,

promesas a favor de interés a los empleados.

EEUU: Por condiciones puntuales, riesgo en oportunidades más atractivas en el

mercado.

Remuneración Salarial a nivel País

Plan y líneas de carrera

Encontramos situaciones que se presentan a nivel de todos los países con casos

específicos,

MEXICO: Ana Ibis Antón Gerente Oficina

VENEZUELA: José Francisco Rodríguez

Josbelt Colmenares

COLOMBIA: Rubén Colmenares

ESTADOS UNIDOS : José Manuel Rodríguez

Problema de Insatisfacción Laboral

causal de riesgos específicos

Un posible sindicato

Existen demasiados temores en la mayoría de empleados para decir las cosas y se

restringen en decir malos movimientos o mala información vista entre los



funcionarios que son netamente responsables.

Baja productividad

Incertidumbres

Desconocimiento para dónde va la empresa.

No se sienten parte del grupo empresarial, por desconocimiento y falta de

información.

Generación de subculturas que impiden el crecimiento de la empresa.

Errores y accidentes laborales

Perdida de talento humano valioso.


La siguiente propuesta se base en presentar aspectos fundamentales a tener en cuenta

y desarrollar frente a las falencias y fortalezas que se han podido detectar en el

diagnóstico previo.

Se trata entonces de enmarcarlo en:

Marco Estratégico Propuesto.


Orientadores Estratégicos

Crecimiento Financiero y

Rentable

Busca focalizar al grupo de empresas en la incursión en nuevos sectores con perspectivas de crecimiento, ofreciendo servicios integrados y propuestas integrales, usando como ventaja el Grupo Empresarial. Así mismo conformar un equipo y modelo de gestión comercial que permita mejorar las relaciones con los clientes actuales y diversificar los clientes en Latinoamérica, mitigando los riesgos para incrementar la participación en el mercado y garantizar los márgenes de rentabilidad por encima de la media del sector.

Busca ofrecer estándares de Operación, HSEQ, Mantenimiento, Gestión de Proyectos, Diseños de Reingeniería de clase mundial a través del cumplimiento de la normatividad técnica, laboral, ambiental, contractual y legal que permitan garantizar la satisfacción de los grupos de interés en términos de oportunidad, costo y especificaciones y así asegurar márgenes de rentabilidad por encima de la media del sector.

Busca implementar un Modelo Organizacional y de Procesos que asegure las sinergias necesarias para desarrollar la cultura, el ambiente laboral y el “Talento Humano” definido en Nuestra Esencia Empresarial, implementando Sistemas de Información y Comunicación necesarios para garantizar una toma de decisiones oportuna, relacionarnos con los grupos de interés y gestionar el conocimiento a través de la implementación de tecnologías y buenas prácticas que nos diferencien de la competencia.

Excelencia Operativa

Consolidación Organizacional


Alineación de los orientadores estratégicos con Nuestra Esencia


ASPECTOS A TENER EN CUENTA

Dentro de los aspectos que se tendrán que comenzar a trabajar se encuentran:

DECISION DE CONVERTIRSE EN GRUPO EMPRESARIAL

De acuerdo con la ideología de las empresas y su éxito de expansión en el mercado internacional y

en el análisis emprendido en este proyecto empresarial de transformación Organizacional vemos la

necesidad y la propuesta de crearse como Grupo empresarial - Multinacional. Encontramos que el

Grupo de las (3) tres empresas tiene una extensión y tamaño de una concentración que supera

las fronteras nacionales e internacionales y este se denomina multinacional o transnacional. Este

es un conglomerado empresarial o conglomerado industrial en la unificación de varias empresas

que dependen todas de una misma empresa con una casa matriz ( proponemos sea Estados

unidos en la Oficina de Miami), porque ésta tiene una participación económica suficiente y amplia

en su capital para tomar las decisiones a nivel nacional e internacional y sea por su mismo

presidente u socios. Es claro que para que se configure un grupo empresarial, se requiere la

concurrencia de dos elementos a saber:

La subordinación y la existencia de unidad de propósito y dirección.

Es importante ver los beneficios y requisitos que se requieren en este proyecto y tener en cuenta

que cada empresa es una persona jurídica diferente, en ocasiones se tienen en cuenta las

regulaciones especiales de cada país y para los grupos de empresas con el fin de evitar fraudes de

ley que provoquen perjuicios a terceros.

Motivos para la creación de Grupo Empresarial- Multinacional

En el tráfico económico es habitual acudir a la formación de grupos de empresas por distintos

motivos:

Fusiones: En ocasiones, para evitar una fusión completa de dos sociedades, con toda su

complejidad administrativa, se procede a una simple adquisición de las acciones. La

sociedad adquirente pasa a ser matriz de la adquirida, tomando el control de sus

decisiones.

http://es.wikipedia.org/wiki/Multinacional

http://es.wikipedia.org/wiki/Empresa

http://es.wikipedia.org/w/index.php?title=Empresa_matriz&action=edit&redlink=1

http://es.wikipedia.org/w/index.php?title=Participaci%C3%B3n_(inversi%C3%B3n)&action=edit&redlink=1

http://es.wikipedia.org/wiki/Capital_(econom%C3%ADa)

http://es.wikipedia.org/wiki/Persona_jur%C3%ADdica

http://es.wikipedia.org/wiki/Fraude_de_ley

http://es.wikipedia.org/wiki/Fraude_de_ley

http://es.wikipedia.org/wiki/Fusiones_y_adquisiciones


Motivos organizativos: Una empresa decide dividir su negocio en diferentes particiones,

cada una controlada por una empresa con órganos de administración específicos. Con ello

logra un control más especializado, y convierte a la matriz en una empresa holding, o

simple propietaria de acciones.

Limitación de responsabilidad: Ante la implantación de negocios nuevos con cierto riesgo,

en ocasiones se decide crear una sociedad nueva que los lleve a cabo con un capital

específico, limitando los riesgos de la operación.

Inversión en el extranjero: Para simplificar las operaciones, se crean empresas nuevas en el

país en el que se va a invertir. Con ello se evitan desde problemas administrativos hasta

aranceles

SE HACE UN BOSQUEJO DE COMO SE MANEJARIA LA TRANSICION A GRUPO EMPRESARIAL – MULTINACIONAL

Identificación de Empresas que lo compondrán:

La nueva organización agrupará las empresas INTORVOLCA, VOLCANES PRADA AGENTES ADUNALES Y VENEZUELA

TRANSPORT …. Definir cuales otras empresas, teniendo en cuenta el cuadro entregado de composición accionaria donde se

ven otras empresas

Propósito

Con el propósito de lograr mayores niveles de integración y contribuir con el desarrollo del comercio internacional, y como parte del proceso

de transformación empresarial que se lleva desde el 2013 por solicitud del Presidente de la compañía con la intervención de un grupo de

consultores, es que surge el Grupo Empresarial….Definir nombre, opciones Grupo Empresarial Intorvolca, o Grupo Empresarial Volcanes…

El surgimiento de “Grupo Empresarial…….” consolidará……..

La nueva Organización reunirá las empresas de agencias aduanales, transporte terrestre, marítimo y aéreo y logística, con el fin de brindar el

servicio integral cubriendo la necesidad del cliente atendiendo las mercancías que requieran de importaciones, exportaciones y tránsito; con el

servicio de transporte, a través de una operadora logística que les de posibilidades a los clientes que se le manejen la mercancía desde

cualquier parte del mundo para ser ingresada a cualquier territorio.

Esta nueva organización permitirá elevar estándares de calidad y niveles oportunidad; emplear con mayor eficiencia los recursos y

fundamentalmente, el capital humano que se posee.

El servicio integral figura entre las funciones del grupo.

El proceso de formación del Grupo Empresarial “………." se producirá gradualmente en un plazo de hasta XXXXXXX.

Para realizar este trabajo debe existir la participación de personas claves como lo es el Señor Pedro Guardado quien apoyaría la creación del

grupo como casa Matriz EEUU y sedes México, Colombia, y Venezuela ……

EL NUEVO GRUPO EMPRESARIAL

Crear la misión del grupo…….La misión que guiará el trabajo del Grupo Empresarial será ………… destinados al desarrollo del comercio

internacional…….. la generación de ……

Crear los objetivos del grupo……los cuales guiaran las diferentes sedes ……….. que contará, con un Órgano Superior de Dirección Empresarial,

denominado “presidencia del grupo” …..

La nueva organización funcionará íntegramente bajo los principios empresariales, por lo que las entidades empresariales……..

LA REORGANIZACIÓN EMPRESARIAL: DE CARA A LA EFICIENCIA

Uno de los pilares en que se sustenta el progreso y sostenibilidad de del sector de comercio internacional son la legalidad, oportunidad, justo

a tiempo y calidad del servicio que se presta.

http://es.wikipedia.org/wiki/Holding

http://es.wikipedia.org/wiki/Acci%C3%B3n_(finanzas)


De ahí que se hace necesario crear el concepto de "empresas de servicio integral", definidas como aquellas que tienen ciclo completo de

manejar desde cualquier parte del mundo las mercancías, con las legalizaciones en cada país, hasta el punto de entrega.

La integración de los servicios en comercio internacional representa una obtención de beneficios para los clientes, proveedores y para el

grupo. De un lado los clientes podrán obtener un servicio consolidado y tener………..los proveedores podrán tener………..y el grupo podrá

elevar sus estándares de calidad a partir control total ……..

Con la creación del Grupo "XXXXXXXX" surge una nueva organización que solo cumplirá funciones empresariales, de elevado nivel científico y

productivo a escala nacional e internacional. ……

LA PLATAFORMA ESTRATEGICA:

Debe responder a la unificación de la empresa para ser expresada y confrontada a nivel

internacional.

Esta plataforma debe incluir la siguiente información: Estructura (organigrama) general de la

empresa, historia, misión, visión y filosofía corporativa, socios del Grupo, Manual de Marca,

Reglamento Interno de Trabajo por País posicionamiento en el mercado, servicios que presta el

Grupo, proyectos de certificación en los cuales está trabajando la Organización, horario de trabajo,

tiempos de alimentación, prestaciones y beneficios, días de pago, políticas de presentación

personal, manual de conducta, seguridad interna, ubicación de baños, comedor, salidas de

emergencia, parqueaderos, y procedimiento básico en caso de accidente o emergencia (salidas de

emergencia, rutas de evacuación y ubicación de los extintores) seguridad industrial siendo una

empresa del sector real , entre otros aspectos importantes más de estructura empresarial

ESTRUCTURA FUNCIONAL:

Definir Estructura Gerencial para manejo de los procesos macros de la empresa

EXPECTAIVAS DEL GRUPO A NIVEL GENERAL

Conscientes de que las empresas las hacen las personas y son el factor humano para desarrollarse

e integrasen y crecer la guía de trabajo o formato de entrevista personal y laboral mediante (2)

preguntas muy puntuales para medir la necesidades, exceptivas, ideas, críticas constructivas y

negativas.

“si estuviera en tus manos cambiar algo para la empresa, qué cambiarias?”

Que desearías desarrollar dentro de la empresa?

Es así como el sentir de las personas se tratará de resumir en el siguiente listado:

Actualización sobre los servicios que presta la empresa, comercio internacional, logística y

transporte.

Realizar programas de visitas a las empresas del grupo a fin de conocer el funcionamiento

general y hacer entrenamiento por ciudades.

Continuar con estudios permanente y generar oportunidades de mejora

Solicitud de mejora en beneficios empresariales.


Creación de una área que se preocupe por el desarrollo integral del empleado

Continuidad en el proceso que se inició con el diagnostico empresarial

Manejar con mayor confidencialidad la información

Tener conciencia de lo valioso de las personas que tiene la empresa y buscar retenerlo con

beneficios que sean atractivos.

Buscar ser competitivo en los niveles salarias, generando aumentos y/o reubicaciones

según las condiciones de las personas.

Organizarían las empresas y definirían los cargos, harían la estructura real y definirían los

cargos, manuales de procesos y procedimientos, pues la empresa es muy empírica.

Tratarían de que no dependiera todo del dueño, pues por esto se demoran muchas

decisiones.

Trabajar en el sentido de pertenencia

Observan que hace falta gerencia

Estandarizarían las firmas al pie del correo

Trabajarían imagen corporativa, tarjetas de presentación.

Ven con preocupación que no se buscan más clientes

Trabajar más en las importaciones desde Venezuela

Invertir en otros países como Colombia

Hacer mas Soucing, ubicación de productos, comprarlos y traerlos al cliente.

Que no exista discriminación entre las oficinas

Actualización de infraestructura tecnológica, equipos de trabajo, computadores, tableros

acrílicos y todo elemento que contribuya a la ejecución de la labor.

Efectividad de la comunicación entre todos los empleados de la empresa

Tener capacitaciones permanentes, conocimientos de las funciones básicas.

Beneficios de póliza de seguros HCM

Revisión de los salarios frente al mercado laboral.

CONTROL DE LA GESTION

Es una aproximación, pues según lo que se desarrolle estaría generandose el esquema propio para

el grupo.


ESTILO DE DIRECCION

A la hora de dirigir un grupo de personas en una empresa u organización, es importante identificar

el estilo de dirección que se va a aplicar, en función del tipo de trabajo y de la capacidad de los

colaboradores.

Dicho estilo de dirección, debe estar enmarcada en la estrategia empresarial contribuyendo a la

consecución de los objetivos y al clima laboral de la empresa.

Revisaremos que o cuales sería los estilos de dirección que se ajustaría a la necesidad de la

empresa y se podrían implementar y combinar según sea el caso.

Estilo Autocrático:

El jefe impone las normas y sus criterios, sin consultar con sus subordinados. Es el jefe

quien diseña, planifica y asigna el trabajo. El grado de autoridad es muy elevado y suele

generar ambientes de trabajo tensos.

Estilo Paternalista:

Establece una actitud protectora con los subordinados, interesándose por sus problemas.

No obstante, es el jefe el que toma las decisiones y ejerce la máxima autoridad.

Estilo Laissez faire:

El jefe no interviene en las decisiones, no motiva, no da instrucciones de trabajo, deja

libertad de actuación a los empleados, los cuales realizan libremente su trabajo, tomando

sus propias decisiones.

Este tipo de dirección conduce a un desconcierto generalizado, al no estar definidas las

pautas de trabajo.

Estilo Democrático:

Se obstaculizan la tomas de decisiones importantes a largo o corto plazo como debería de

ser por un tema de Democracia Familiar y falta de personal con alto nivel profesional y

gerencial, esto es un nivel destructivo y totalmente improductivo para la organización,

El directivo mantiene un equilibrio entre autoridad (dando orientaciones y marcando

pautas) y la libertad de los empleados, que participan en la toma de decisiones.

Contribuye a crear un clima agradable de trabajo, aunque no siempre es eficiente.

Estilo Burocrático:

La organización establece una estructura jerárquica, con normas, pautas de actuación

rígidas, de manera que todo se debe desarrollar conforme a las mismas.


Estilo Institucional:

El directivo se adapta a la situación de trabajo. Es un buen comunicador, tolerante, con

confianza en sus colaboradores que procura fomentar la participación y sabe recompensar

el trabajo realizado.

VALORES EMPRESARIALES

Tomados como principios-guías que orientan y comparten los miembros de una organización, son

creencias que energizan o motivan al cumplimiento de acciones y pueden lograr que una empresa

sea más o menos competitiva.

Los valores de la empresa son los pilares importantes de cualquier organización, e identifican la

realidad de la misma, debido a que son los valores de sus miembros, y especialmente los de sus

dirigentes. Igualmente son necesarios para producir cambios a favor del desarrollo empresarial y

deben ser más que un simple enunciado.

Se propondría trabajar en los siguientes valores, debido a que guardan correlación entre lo que se

pretende sea el grupo y a desarrollar dentro del equipo de trabajo.

Compromiso

Entregamos nuestro mejor esfuerzo en el logro de los objetivos de la empresa y la

satisfacción del cliente, a través de la responsabilidad y la lealtad en nuestras

relaciones con los compañeros, clientes y proveedores.

Integridad

Actuamos conforme a altos valores morales que brindan seguridad y confianza a

nuestros clientes, personal y proveedores.

Comunicación

Trabajamos con sistema fluido de comunicación cordial y confidencial, el cual

proporciona información transparente, oportuna y veraz para el mejoramiento

continuo.

Trabajo en Equipo

Contamos con un personal que se complementa para alcanzar los objetivos de la

empresa de manera responsable, a través de la cooperación y el compromiso

aprovechando al máximo los recursos disponibles.

Se debe diseñar conjuntamente entre las divisiones y para todos los países y el área

de TH, sistemas de incentivos de diferente índole que les ayuden a disminuir los altos

niveles de rotación de personal.


Actitud de Liderazgo:

Buscamos el mejoramiento continuo, para constituirnos en el mejor referente del desarrollo local,

regional, nacional e internacional, desarrollando el liderazgo en cada uno de los miembros de la

organización los cuales sumados harán de una empresa líder.

COMUNICACIÓN EMPRESARIAL

Es necesario levantar un esquema de comunicación empresarial tanto a nivel interno como externo,

lo que permita que a nivel de empresa se tengan claros los flujos de comunicación, se tenga un

esquema claro y objetivo de comunicar el mensaje, se disminuya el correo inoficioso e injustificado

a todas las áreas

Comunicación interna

Redacción

Ortografía

Orden de ideas

Estilo flash informativos a nivel memorando por tipo, circulares y generales.

A quien van dirigidos

Comunicación externa

Que guarde el equilibrio entre lo que se quiere trasmitir y lo que llega al cliente y lo que se

confronta al interior de la organización.

POLITICAS

Algunas de las políticas a desarrollar:

Política de Grupo Empresarial – Multinacional

Política Manejo de caja menor

Política Viáticos

Política Legalización y gastos de viaje

Política Beneficios de ejecutivos y gerentes

Política Gastos personales

Política Gastos de representación

Política de gastos operacionales

Política de compras

Política de contratación

Política de imagen corporativa

Política de comunicaciones internas y externas

Política de gobierno corporativo-empresa familiar

Política de Talento Humano


Política de Facturación

Política de proveedores

Política de formación, capacitación y líneas de carrera

Política de Remuneración

Política de Calidad

Política de Producto y Servicio

Política de Precios

Política de Servicio y Atención al cliente

Política de Aceptación de clientes

Política de Antigüedad

SALUD OCUPACIONAL

Tomando en cuenta que Salud ocupacional se define como una disciplina que busca el bienestar

físico, mental y social de los empleados en sus diferentes sitos de trabajo.

De acuerdo al tipo de necesidad que vemos en la empresa se debe implementar

Con tres planes a saber:

Plan de medicina preventiva del trabajo (acciones que se tomarán a fin de mantener

a su personal informado en todo aquello que sea necesario a fin de prevenir cualquier tipo

de enfermedad, como también establecer su condición inicial al ingresar al trabajo y su

permanencia, exámenes de ingreso, exámenes periódicos, exámenes pre-vacacionales,

exámenes ejecutivos y exámenes de retiro).

Plan de higiene industrial, (se relaciona con la asepsia y la seguridad en torno a las

cuestiones higiénicas de los puestos de trabajo, junto con la integridad física y las pausas

activas).

Plan de seguridad industrial, (es indispensable para asegurar la vida de los empleados,

en aspectos relacionados con riesgos, o accidentes laborales).

CONSOLIDACION DE LA INFORMACION CONTABLE Y FINANCIERA.

Se debe despertar la conciencia para empezar en este punto la falta del Recurso Humano para

definir la importancia en mecanismos de control para la entrega y uso de los recursos físicos y el

registro de la información en los formatos previamente definidos para efectuar controles internos

administrativos y contables.

Riesgos en el apalancamiento financiero de sus operaciones productivas y de nuevas inversiones en

las diferentes servicios de la empresa basada bajo unas figuras de mala manejo llamadas

estrategias financieras por el Adjunto de Presidencia.

No se encuentra un andamiaje ni una estructura Financiera a nivel internacional – nacional o de

casa matriz del grupo.


Gran cantidad las erogaciones solicitadas por las divisiones a nivel nacional e internacional son

apresuradas (no debidamente planeadas ni estructuradas)

La mala Comunicación interna entre las diferentes divisiones y el área administrativa y financiera no

es clara ni tiene dirección gerencial por el Adjunto de Presidencia el señor José Francisco

Rodríguez.

Las bases de datos en nómina a nivel de todo el grupo es de manejo fuera del cumplimiento legal

para cada legislación de País y la contabilidad están en programaciones diferentes como hacer las

nóminas en Excel y no tener el debido análisis y persona encargada. Allí se encuentra información

como el mal manejo de los dineros no laborales como comisiones, préstamos, ganancias por mera

liberalidad, auxilios,

REMUNERACION

Retomando el tema, es de manera prioritaria y luego de establecer toda la plataforma estratégica,

la estructura funcional y la organización de la empresa en cuanto a los perfiles requeridos, se debe

establecer una política de remuneración basada en los siguientes ítems:

Remuneración Básica

Remuneración Incentivos Salariales

Remuneración indirecta

Remuneración beneficios

Con el objetivo de diseñar un sistema de remuneración empresarial unificada para mejorar y tener

claro los objetivos en cuanto a:

Motivación, Evaluación y Compromiso del Personal

Aumento de la productividad

Control de costos y escala salarial

Trato justo de los empleados

Cumplimiento de la legislación por País.

MANUAL DE FIRMAS: Es importante generar este tipo de manual, con el fin de que todas las

personas se encuentren debidamente informadas sobre que privilegios tienen frente a la firma en

aspectos empresariales y cuáles son sus responsabilidades.

ATOMIZAR EL MERCADO, PARA DISMINUIR LOS RIESGOS

SE CONCLUIRIA CON EL DILIGENCIAMIENTO DE LO QUE SE PODRIA DEFINIR COMO EL PLAN DE NEGOCIO

DEL GRUPO EMPRESARIAL, UNA VEZ SE TRABAJEN LOS ITEMS DE DIRECCIONAMIENTO Y ANALISIS,

ENTREGANDOSE UN DOCUMENTO DEBIDAMENTE INTERIORIZADO POR CADA MIEMBRO DEL GRUPO.

Proyecto y Objetivos

La idea: Grupo Empresarial Por qué: DIFERENCIAL

Los promotores:


Misión

Visión

Objetivos

Sector, Producto y Mercado

Perspectivas del Sector:

Oportunidad real

Crecimiento de los usuarios:

Nuestro producto y servicios

Puntos fuertes y desventajas:

El cliente

Target

El mercado potencial

Claves de futuro

Competitividad

La competencia

Principales competidores

Análisis de la competencia.

Competitividad

Plan de Marketing

DOFA

Política de Producto y Servicio

Política de Precios

Política de Servicio y Atención al cliente

Política de promociones y descuentos

Estrategia de comunicación

Estrategia de penetración en el mercado

Publicidad y Promoción

Plan de acción de marketing

Plan de Ventas

Estrategia de ventas

Fuerza de ventas

Plan de ventas anual

Estimados de ventas

Organización y Recursos Humanos

Dirección de la empresa

Personas claves del proyecto

Organización funcional de la empresa

Condiciones de trabajo y remuneración

Plan de recursos humanos

Provisión de recursos humanos

Aspectos Legales y Societarios

Sociedad y sede social y operativa

Licencias y Derechos

Obligaciones legales

Permisos y limitaciones

Establecimiento, lanzamiento e inversiones

Plan de establecimiento

Plan de lanzamiento

Resultados previstos

Para cerrar, nos permitimos entregarles las siguientes consideraciones:

1. Las Empresas que hasta el momento han venido funcionando bajo la dirección del Sr. Javier Ali

Volcanes Prada; son empresas de proyección, con alta definición de quien las dirige, que han tenido

éxito a nivel Nacional y las cuales buscan encontrar una expansión de manera tal que se fortalezcan y

crezcan en pro del Comercio Internacional y como legado de su Fundador Internacionalmente.


2. Que cuenta con un factor de éxito clave en lo referente a que tiene un “doliente”, persona que se

interesa por la definición, interiorización y continuidad de la filosofía de la empresa buscando un

mayor crecimiento.

3. Que posee altos conocimientos del manejo de las operaciones y que cuenta con conexiones propias

del sector que le facilitan su actuar y su futuro en el mercado.

4. Que posee un alto interés en lograr posicionarse como la empresa líder y generar altos dividendos

con el fin de expandir su operación en más países.

Por lo cual, se han interesado en generar el presente diagnóstico empresarial, realizado de manera prioritaria y

en un tiempo record, se ha logrado tener una visión general de lo que es la empresa y en lo que podría llegar

a evolucionar.

La propuesta como se mencionó anteriormente se manejaría por medio de un plan de trabajo, con

entregables y por niveles estratégicos, con el fin de dar un alcance a lo que en una primera sesión de

alineación estratégica se pueda concretar con la parte directiva. Igualmente se requerirá de estudios

adicionales con proyecciones que generaran puntos de encuentro y negociación con el fin de evitar situaciones

no coordinadas.

Se considera que se realizará la intervención del trabajo de manera continua y por periodos revisados

mensualmente, con el fin de ir avanzando e ir obteniendo resultados tangibles que permitan ver de manera

concreta la mejora de las empresas. Esto es, que por una asignación mensual y por un periodo no inferior a

un año, estaríamos dispuestos a concretar el plan de trabajo.

Esperamos que este valioso trabajo no solo implique a una parte económica o de inversión de tiempo, sino

que, sea un aporte de alta importancia y enriquecida por los múltiples aportes recibidos de manera directa o

indirecta de toda la organización; no sea objeto de un trabajo más que queda en el olvido y que deja las

expectativas de todo el talento humano truncadas, sino que al contrario, se le encuentre eco y continuidad

con el fin de lograr lo que el Presidente de la compañía se ha puesto como meta “Ser líderes” y “generar

productividad” negocios. Con mucho que aportar y con un enorme ánimo de contribuir a que sus empresas

avancen a otro nivel, quedamos atentas a cualquier situación, negociación y/o aporte.

Cordialmente,

Consultoras Especializadas

PSI. MILENA CASTILLO P. PSI. HOLMYS WALTEROS

Especialista en Gerencia de Recursos Humanos Especialista en Dirección de Empresas MBA

Diagnostico

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