Diagramas de Procesos Clave del Centro de Formación Permanente

38
DIAGRAMAS DE PROCESOS CLAVE CENTRO DE FORMACIÓN PERMANENTE DIAGRAMAS DE PROCESOS CLAVE · Centro de Formación Permanente ENERO 2008

description

Diagramas de Procesos Clave del Centro de Formación Permanente

Transcript of Diagramas de Procesos Clave del Centro de Formación Permanente

Page 1: Diagramas de Procesos Clave del Centro de Formación Permanente

DIAGRAMAS DE PROCESOS CLAVE

CENTRO DE FORMACIÓN PERMANENTE

DIAGRAMAS DE PROCESOS CLAVE · Centro de Formación Permanente

ENERO 2008

Page 2: Diagramas de Procesos Clave del Centro de Formación Permanente

SÍMBOLOS

DIAGRAMAS DE PROCESOS CLAVE · Centro de Formación Permanente

ENERO 2007

Page 3: Diagramas de Procesos Clave del Centro de Formación Permanente

���������� � ����������������

����������

����������� ���

���!���� �"

���#�������

���$�������������������

��!%�&�&���������!���&%'�%����%(&�&%�)������&*��&% �!+

���,%�

� %

������&*��&-

�%

����.�����/��� ����0��& 1������

����2����� � ����������� �������� ����&- ���!��,������

� %

� %

�������������%���%3&%

����&�����&- ������

�������4

�&3%����

5����3�%6��%7

��,&!&- ������!���%������!�"��������!

�1��%!����" %!���������8

5%�&�&�����������7

�%!�&�%

���"&���&- ���� ��,%������������

�3������������19 &���:����,��

�!3���(&���������;

���& !��&3�&- ������

�������<

5�&� ��3��& !��&3�&- 7

������&*��&- ����������=

5��!��,����������7

��,%���&- ����"��������!

� ����&- �������

�������������" %

�������������" %

�%!�&�%

�5>�:���"6&%!�� ������&- �

%��� %"& ��&- 7

� %

5�(&�&� ��!�"��������!7

%�&�&�������� ����&- �����

���!%� %

5� ����&- 7

�%

�����&���&% �!����" %!���������?

����2����� � ����������� ���������!��,���������

��!�&- �����%!��%6�%!����"��������

���������������� ���

Page 4: Diagramas de Procesos Clave del Centro de Formación Permanente

������������������� � ���� �$����

���$�������������������

��1&!��%����� �����

�&�"��%�3%���%!�3�%(�!%��!�3���&�&3� ��!�:���� �1� %���!3% !�6���������3�%3��!��@

��,&!&- ��������%��"� ���&-

��1&!��%

5��%��%�(�����

A�!�&(&���&- 7�

%�&�&��������%�����&% �!

����&*��&- �����%�����&% �!

����3�&- ��������%��"� ���&-

"&!&- �& (%�"������3�%6��&- ������������3�%3��!��

�%"&!&- �����%�"��&- ����"� � ��

����3�&- ������� %�&(&���&- �����3�%6��&- B�� �1��&-

�% !�A%�����%6&�� %

�% !�A%�%�&��

��6�&�&���������!�3�%3��!��!���� ��,%!����� �

C �6�

�4����!� �������!����3�6�&�&���'�������!3�������%6!��,��&% �!�3%��3����������1D �-�1� %��%��1&��%@

� %�

�,&!%�3%���%���%�������- &�%����%�%!��%!��&����%��!������ ��%'���3����"� �%���� !�&���%�� &,��!&���&%�:�

�%���!3% �&� ��!�!���������!@

� %

� (%�"������3�%6��&- �

�����

��1&!��%

>�!����4����!�� ��!�������(��#��3��,&!������������ &- ��������%"&!&- �����%!�1���%

��A� �����6!��,��&% �!������3�%3��!������

��,%���

5�6!��,��&% �!������3�%3��!��7

,�%��������%��"� ���&- �

��1&!��%����� �����

�%�&(&���&- ��3�%6��&- B

�� �1��&- ��

�%�"����&%������������ ��,%���

�%�&(&���&- ��3�%6��&- B

�� �1��&- ���

��� ,��������$&�������%����% ��%3&������������&%��� �����:�!��3&���E���!��& ,&������%!��&����%��!�����%!���@

����3�&- ������� %�&(&���&- �����3�%6��&- B�� �1��&-

���������������� ���

Page 5: Diagramas de Procesos Clave del Centro de Formación Permanente

�������=���������F��� � ���

���$�������������������

�%

����3�&- ��������%��"� ���&-

,�%�!%�&�&��������%�����&% �!

��1&!��%����� �����

5��%��%�(�����

A�!�&(&���&- 7�

����&*��&- �����%�����&% �!

��,&!&- ��������%��"� ���&-

,�%����!%�&�&�������

������&*��&- ������

�"�:%

�%�"����&%����������&*��&- �

�����

>�!����������3�&- ����!%�&�&����!

��1&!��%

���������������� ���

Page 6: Diagramas de Procesos Clave del Centro de Formación Permanente

�������;���������������G� ����H����$��������

���$�������������������

%�&�&��������3������������19 &��B���,��

!3���(&��

I� �%������!%�&�&�����������������

��,&!&- ����E������%�19 &��� %�

�!�J�������������

5K&!��7

� %

�����&- ���������19 &��

�� ��L�M��NO�������������%"6���L�� ��P���������ON'�� ������N

��3����"� �%�

���

�� �� &"&� �

%�������!% �!

�3�������������,��!3���(&��

���

�� �� &"&� �

%����

��%:���%!

�&3%�L�2�'��6,� �&- �-�&1%�L��.<�KKKK

�%"6���L�� %"6���������!������&,&����L������%!���%3&%!

�%6�%�L���!�!'�� !��&3�&% �!���#������ &�&%�L������������

��!�%��L��- &����-3�*!���%�L�M�%��$��&����� �������N���!% �������&% ����L���QQQQ

$��&���&- ����������,��!3���(&���

)���+�!���%L�M$��&���%����N

��,&!&- �������,��&���&-

�"3%����&- ����������,��� ��%!�&�-

%�&�&�������,��&���&- ����������,��!3���(&��

��,&�&%�����& � �&��&- �:����!�3��!�%

%�&�&����������,�����,�

�3�%6��&- ������%�

��%3&%��

,�%��������%��"� ���&- �,����%���%�������- &�%

�%!�&�%

���������������� ���

Page 7: Diagramas de Procesos Clave del Centro de Formación Permanente

�������<������������ � �����

���$�������������������

����3�&- �������%�&�&�������

3��& !��&3�&- ��������" %

5��#����� �������7

,�%�������" %������!����������

������� %

���%1&���B���,&!&- ��������%��"� ���&-

��,&!&- �B�������&*��&- �����%!����%!�����

���" %

���& !��&3�&-

5%�&�&���(&�#��3��& !��&3�&- 7

�"3��!&- ��������&�#�����

3��& !��&3�&- �

�&�#�����& !��&3�&- �%

5>�:����&6%����3��& !��&3�&- 7

�%

"&!&- ��������&6%

���&6%

������&*��&- �B�1� ����&- �����K3��&� ��

�&�"���������&�#�����

3��& !��&3�&- �3%��������" %

���#&,%��������&�#�����

3��& !��&3�&-

�%!�&�%

!���%����"���������L�3��& !��&�%

���������������� ���

Page 8: Diagramas de Procesos Clave del Centro de Formación Permanente

�������4������������� � �����

���$�������������������

� %

� %

�� %

� %

� %

%�&�&��������%��"� ���&- �

��&�&% ��

� %�&(&���&- �������" %

5�%"&�&�&��&- 7

�"3��!&- �������!%�&�&����3����

(&�"���������" %

%�&�&��������%"&�&�&��&- �

"&!&- �����3�&"��%BD &�%�

���&6%

5>�:�3��& !��&3�&- 7

5!�9����3���%7

��,&!&- �B�������&*��&- �����%!����%!��������" %�:�"��������

���%1&���B���,&!&- ��������%��"� ���&-

�� ����&- �����%!����&6%!�3��,&!�%!

���1���������&6%�������" %�

5P����&%7

�� ����&- ������!�

�%"&�&�&��&% �!�3��,&!��!

������� �1��3%!

������%��%"%�M6����&%N

5�������%��"� ���&- 7

���&6%

������&*��&- �B�1� ����&- �������K3��&� ��

����3�&- �������%�&�&�������"�������������

���" %����3�%3&%����" %�%������,J!����������������������

!���%����"���������L����3���%�%!�&�%

��3�%(�!%����!3% !�6��� %�&(&�������% �&�&- ����6����&%

�&3%����"���������L�6����&%

�%!�&�%

��3�%(�!%����!3% !�6���3��������%�&*���%� %���%"&�&�&��&% �!

���#&,%�������!%�&�&����(&�"����3%��������" %

���������������� ���

Page 9: Diagramas de Procesos Clave del Centro de Formación Permanente

�������8�������������������������������

���$�������������������

,�%������&!���%�����!�1����%!�3��,&!�%!������

����������������

��,&!&- �:�"%�&(&���&% �!'�!&�3�%����

5�%�&(&���&% �!7����1�%����"��������!

��3���� �#�����"%�&(&���&% �!�#�!�����������<�����"�!

,�%���������"�!����(& &�&,��������%"3�R����!�1����%��

�%

�������4�����"�!

���#&,%�� �������3��������1��%!)��"�!�!�&"3�1��%!+

S %�&�&�����!�1����%!@S I�!�&(&�� ������� ,�%�(�K@

%�&�&�����!�1����%!

"3��!�!��!�1����%��!

,�%����������������������������&!���%�����%!��!�1����%!�:����

!%�&�&��������%�&(&���&- ������J�&�%

%�&�&�����!�1����%!

�%�&(&���&- ������J�&�%

����3�&- ��������%��"� ���&-

���#&,%�� �������3��������1��%!�

)�"3�1��%!+

�&�"��������!%�&�&�������

�%�&(&���&- ������J�&�%

����3�&- �������!%�&�&����

�%�&(&���&- ������J�&�%�(&�"���

���#&,%�� �������3�������!�1��%!

)��1��%!�O���+

���3�&"����!�"� ������"�!�!&1�&� ��

�% (&�"��&- ����� ,�%����(�K

%�&�&��������%�&(&���&- ����

��J�&�%

��,&�&%�����& � �&��&- �:����!�3��!�%

�% (&�"��&- �����%�&(&���&- ������J�&�%�����&*���

����3�&- �(������

�%"3�%6��&- �������(������

��1%���"3��!�!�

�!�1����%��!

���&-�&��"� ���!����,&!� ���!�!%�&�&����!�3� �&� ��!@�&���!�#�:'�!���,&!�������������������������%���!3% �&� ��@

���������������� ���

Page 10: Diagramas de Procesos Clave del Centro de Formación Permanente

�������?�����������������������

���������� ���$���������

����3�&- ������!�!%�&�&����!����

��� J

�%"3�%6��&- �������"����������������" %

�%"3���&- ��������!%�&�&���������� J�:�(%�%�3�1���

>�!���,��&���&- �������� J�3%������3�&���&- @

�6�� �&- ��������� J�3�%,&!&% ��

�6�� �&- ������A�!�&(&�� ������

��� �������%���%

��������" %��K��� A��%�!��3% ������&����&- ���������� �����3�&���&- ������� J!

���1������!����������!�������3����!����3���%

&�����% ��%�� �&��� �����!����'�!����3������&�����"� ��

�,&!%�3%���S"�&������%!����" %!�

3����E���3�!� ������%1���% &�����% ��%�� �&��

� �����!����'�!����3������&�����"� ��

���1������!����������!�������3����!����3���%

5�&� ����� J����&,%7

� %�&�&���������� J

� %

,�%�����%!�����% �!�:�!%�&�&���������� J!

P� ��A�

5 ���1��� �!����������

��7

�&�"������������3�&- �3%��3���������%!����" %!

�%

�������������" %

��� J !

����3�&- �����%!���� J!�

��(& &�&,%!

���������������� ���

Page 11: Diagramas de Procesos Clave del Centro de Formación Permanente

CFP02: GESTIÓN DE CURSOS DE FORMACIÓN ESPECÍFICA

Alt

a de

cur

so F

EM

atrí

cula

cur

so F

EP

uest

a en

mar

cha

del c

urso

PROPIETARIO PROVEEDORESUSUARIOS

CFP09: MARKETING DE LA FORMACIÓN PERMANENTE

Matriculación de FE

CFP02P03

Revisión del estado de las

matrículas

Alta Curso de Formación EspecíficaCFP02P01

Alta Clave Especifica para

FECFP02P02

¿Suficientes matrículas?

No

Solicitud deClave específica

Solicitud deaula CFP

CFP08: GESTIÓN DE LA LOGÍSTICA NO DOCENTEReserva de Aulas

Conciliación bancaria de los

ingresos

A solicitud del usuario

Para cada alumno

Anulación del curso y

devolución de matrículas

Solicitud de anulación del

curso¿Anulación?

No

¿Curso aprobado? SíNo

Por defecto

En caso de bajas éstas se suplen con los alumnos en lista de espera, si los hubiera.

Versión 1 - Enero 2007

Page 12: Diagramas de Procesos Clave del Centro de Formación Permanente

CFP02P01: ALTA DE CURSO DE FORMACIÓN ESPECÍFICA

PROVEEDORESPROPIETARIOUSUARIOS

Revisión de la documentación

de alta

¿Documentación completa?

Solicitud de subsanación

No

Alta del curso

Pos

eidó

n

Notificación al usuario

(responsable del FE)

Subsanación de errores

¿Subsanado?

No

Revisión por la Dirección CFP / Coordinación de

la FE

¿Correcto?No

Aprobación del curso

Solicitud de alta de Curso de

FE

Subsanación

Registro de entradaR

egis

tro

Estado Curso: “en trámite”

Estado Curso: “aprobado”

Pos

eidó

n

Estado Curso: “anulado”

Anulación del cursoP

osei

dón

Versión 1 - Enero 2007

Page 13: Diagramas de Procesos Clave del Centro de Formación Permanente

CFP02P02: ALTA DE CLAVE ESPECÍFICA PARA FE

PROVEEDORESPROPIETARIOUSUARIOS

Estado = “Validado CTT”

SER

PIS

Validación de Clave Específica

(CFP)

Servicio de Financiación y Presupuesto

Apertura de Clave Específica

Solicitud de validación de la Clave Específica

Revisión de la validación

Mantenimiento de proyectos

Tipo = 80, SubvenciónCódigo = 1920xxxx

Nombre = Nombre de la Jornada/CongresoActividad

Cobro = Tasas, InscripcionesFecha de Inicio = La del Alta

Gestor = Mónica LópezEstado = “Por Validar en el CTT”

Persona Relacionada = Director del curso

Actualización de la Clave

específica en el curso

Pos

eido

nImportación de la Clave

Pos

eido

n

Versión 1 - Enero 2007

Page 14: Diagramas de Procesos Clave del Centro de Formación Permanente

CFP02P03: MATRÍCULACIÓN DE FE (on-line / Presencial)

PROVEEDORESPROPIETARIOUSUARIOS

Recepción de la solicitud de matrícula

Comprobación de que se ajusta a los requisitos

del curso

Actualización de los datos del

alumno y áreas de interés

¿Cumple requisitos?

Notificación al alumno y

anulación de la matrícula

No

¿Hay plazas?

NoActualización en lista de espera

Generación de la matrícula

Emisión del recibo

Recibo

Entrega del recibo/factura al

alumno

¿Se solicita

factura?

Actualizar datos del pagador

Emisión de la factura

SíNo

- Matrícula en ventanilla.- Matrícula On-line.

- Si matrícula en ventanilla, entrega en mano.- Si matrícula On-line, envío del recibo (pdf) por correo electrónico.

Factura

Versión 1 - Enero 2007

Page 15: Diagramas de Procesos Clave del Centro de Formación Permanente

���������� ��������������������

���������� �������������

���������������� ���!"#�$�

�%��&�'��������%� �%�"�#&�!��&�(�"#�'�$�#����#)"��%��"#�'�$�#�$�*)��")�%���#�� �+�# �

����$� ���&���,)%����� ������������������

)����!"#�$�

��%�������%� ����-�������

�#�$&������%��$�#-����

.�$&��*)��$��%�'����� �$�&/#!���$�%� ����-����

� ���&)%�%�����0�������-������� �$�"#�'�$�#�$����� �$�%�&�$����%/!���$�

%� ��)#$�

���������&#���%$�#�&�$� ���&�� ��&#�!�&������

%��)�����-������,1�

�#�$&������%��$�#-����%��'�#!�����

��"�

!"#�$�$� ���&��'�#!�����

��"�

�#�!�&������%�����-����$�%���)#$�$���2����!��%�������&#�$��%$�#�&�$

�������3

�#�!�&������%����

�������4

�#�$&�����%��$�#-����

���-����

��"��%�����-����

�)#$�$���2����!��%� ���&#���%$�#�&�

���-���� ����&��%�����#��

��$� ���&)%�%� �)$)�#�����%���'����

� &��%���)#$�$���2��%�!��%���������

���0�������-����

���������������� ���

Page 16: Diagramas de Procesos Clave del Centro de Formación Permanente

�������3����������� ������������������������������������������

�����������������������

��#!��%� ����-����

�-5��%� ����-������� ��

�!"#�$��"�#��$)�'�#!�

�-5��%� ����-�������'�#!��

%� �#��&�#

�� �%������%� ����-����6�)7�����8

���&�#

��-�$����%�� ��"#�")�$&��%�����-����

9��##��&�:� ���&)%�%��

��##�������$�� ����-����

��� �+������%����##�������$

��

5

9��#!�%��"�#� ���!"#�$�:

��

� &��%� ����-����

5

��

9�)�-��� �-��$"��5'���:

�)�-��� �-��$"��5'����"�#�����-����$�,���

�������;

����$&#��%��$� �%�

�-5��%� ����-�������!"#�$��,��#�'�$�#�

#�$"��$�< �

��&)� �+������%� ����-����

5

�#�������%�� �$�"#�-�$����$�%��

��<#�

�#�=�-��%�� ��%��)!��&�����

> � &�����-�������������> ���=���?��?> ���=���������,�'��> ���=���)$&�'�������

���� �

����"�����%� ����-�����'�#!�%�

����"�����%� ����-�����'�#!�%�

��&)� �+������%�� ��'��=��%��

�"#�<�����

��&)� �+������%�� �$�"#�-�$����$�%����<#��,�'��=��%��#�-�$��� �

��� �

���� �

����$&#�

���������������� ���

Page 17: Diagramas de Procesos Clave del Centro de Formación Permanente

�������4����������� ������������������������������� �

�����������������������

�� 9��##��&�:� ���&)%�%����##�������%��

%�&�$

��-�$����%�� ��%��)!��&������

%�� ����

��� �+������%����##�������$

����$&#��%����&#�%�

5

9������� �-��$"��5'����%��

��:

�)�-��� �-��$"��5'����"�#�����-����$�,���

�������;

��

� &��%����

5

> � &�����-��������> ���=���?�?> ���=���"#�<������

��� �

��&)� �+������%�� �$�"#�-�$����$�%����<#��,�'��=��%��#�-�$���

�#�������%�� �$�"#�-�$����$�%��

��<#����� �

����$&#�

���������������� ���

Page 18: Diagramas de Procesos Clave del Centro de Formación Permanente

�����������@�������������������

�����������������������

��� ���&)�%��

��##�������%�� ��%��)!��&�����

����$&#��%����&#�%�

��-�$����%�� ��%��)!��&�����

9��##��&�:��##�������%��

�##�#�$

� &��%� ��)#$����2��%�!��%�

�#�=�-��%�� ��%��)!��&�����

���� �

����$&#�

����) ������%� ��)#$��� ����-�����

��� �

���������������� ���

Page 19: Diagramas de Procesos Clave del Centro de Formación Permanente

�������;��������@�����A������������������B���

�����������������������

$&�%�C�D�� �%�%�����E

� ���&)%�%��-� �%������%�� ��� �-��$"��5'���

�#-�����%���������������,��#�$)")�$&�

�� �%�#�� �-��$"��5'����6���8�

��-�$����%�� ��-� �%�����

���

���&���!���&

��%���#�,��&�$

�"�#&)#��%��� �-��$"��5'���

��$��%���!"�#&������%��

��� �-�������$��%��

��&)� �+������%�� ��� �-��

�$"��5'����%� ����-����

��"��C�F�(�)<-��������%����C�3G4�0000�6���-����$8�3G430000�6"$'8

��!<#��C���!<#��%� ����-������&�-�%�%�

��<#��C���$�$(���$�#�"�����$���=��%���������C�@��%� �� &�

��$&�#�C��������@�"�+$&�%��C�D��#��� �%�#����� ����E

��#$������ ������%��C���#��&�#�%� ��)#$�

��$��%��

���������������� ���

Page 20: Diagramas de Procesos Clave del Centro de Formación Permanente

CFP04: SECRETARÍA TÉCNICA JORNADAS Y CONGRESOS

PROPIETARIO PROVEEDORESUSUARIOS

A solicitud del usuario o desde CTT07

Reserva aulas CFP

CFP08: GESTIÓN DE LA LOGÍSTICA NO DOCENTEReserva de Aulas

Alta Jornadas Técnicas o CongresosCFP02P01

Entrevista y Identificación de

los servicios requeridos

Reservaotros espacios

Solicitud de reserva espacios

Servicio de Asuntos

GeneralesInstituciones

Empresas

Recepción de la confirmación de

reservaGestión del alojamiento

Servicio de marketing

o publicidad

Inscripción a Congresos o

Jornadas Técnicas

CFP04P02

Gestión del AlojamientoCFP04P03

Inscripción

CFP09: MARKETING DE LA FORMACIÓN PERMANENTEServicios específicos de marketing

CFP06: CERTIFICACIÓN DE LA FORMACIÓN PERMANENTECertificados de los alumnos y certificados de ponentes

Para cada uno de los participantes

Centro de Apoyo a la Innovación, la Investigación y la Transferencia de TecnologíaCTT07: ASESORAMIENTO, ESTABLECIMIENTO Y SEGUIMIENTO DE CONGRESOS CIENTÍFICOS

Ayudaspúblicas opatrocinios

Serviciosrequeridos

Servicio de Asuntos Generales

SAG09: RESERVA DE ESPACIOS

Versión 2 - Enero 2008

Page 21: Diagramas de Procesos Clave del Centro de Formación Permanente

CFP04P01: ALTA DE JORNADAS TÉCNICAS O CONGRESOS

PROVEEDORESPROPIETARIOUSUARIOS

Recepción de la documentación R

egis

tro

Solicitud de Alta de

Jornada/Congreso

Realización de correcciones

Registro de entrada

¿Necesita correcciones?

Solicitud de correcciones

Revisión de la documentación

Alta jornada/congreso

PO

SEID

ON

Estado Curso = En trámite

Estado= “Validado CTT”

Revisión de la validación

AG

RES

Importación de la Clave en Poseidón

Validación Clave Específica (CFP)

Solicitud de validación de la Clave Específica

Apertura de Clave Específica

Mantenimiento de Proyectos

Tipo = 80, SubvenciónCódigo = 1930xxxx

Nombre = Nombre de la Jornada/CongresoActividad

Cobro = Tasas, InscripcionesFecha de Inicio = La del Alta

Gestor = Mónica LópezEstado = “Por Validar en el CTT”

Persona Relacionada = Director del congreso/jornada

Actualización de la Clave

Específica en Jornada/Congreso

No

SFP04GESTIÓN PRESUPUESTARIA DE CLAVES ESPECÍFICASFase I: Validación de la estructura presupuestaria de claves específicas

Servicio de Financiación y Presupuesto

Versión 2 - Enero 2008

Page 22: Diagramas de Procesos Clave del Centro de Formación Permanente

CFP04P02: INSCRIPCIÓN A CONGRESOS O JORNADAS TECNICAS

PROVEEDORESPROPIETARIOUSUARIOS

SíNo

- Matrícula en ventanilla.- Matrícula On-line.

- Si matrícula en ventanilla, entrega en mano.- Si matrícula On-line, envío del recibo (pdf) por correo electrónico.

Entrega del recibo/factura al

alumno

Generación de la inscripción

Emisión de la factura

Factura

Recepción de la solicitud de inscripción

¿Se solicita

factura?

Actualización de los datos del

alumno y áreas de interés

ReciboEmisión del

recibo

Actualización de los datos del

pagador

¿Solicitan actualización

áreas interés?Sí

No

¿Solicita pago por

Visa?

Cobro con Tarjeta VISA

No

El usuario ha de autorizar que se pueda

pagar con tarjeta

Versión 2 - Enero 2008

Page 23: Diagramas de Procesos Clave del Centro de Formación Permanente

CFP04P03: GESTIÓN DEL ALOJAMIENTO

PROPIETARIO PROVEEDORESUSUARIOS

Recogida de las especificaciones del alojamiento

según el responsable

Fechas, condiciones, etc

Contacto con Agencia de viajes y alta el evento

Solicitud de actualización de

hoteles y condiciones económicas

C.M. Galileo Galilei

Agencia de Viajes

Recepción de la lista de hoteles y

condiciones

Elaboración de la documentación para adjuntar a la inscripción

Notificación a los responsables

para ponerlo en la publicidad

Pre-reserva de las plazas previstas

Periódicamente durante la inscripción

Revisión del estado de las

reservas y previsiones

¿Cambios?

Modificaciones en las pre-reservas y notificación de los

cambios a los organizadores

No

Versión 2 - Enero 2008

Page 24: Diagramas de Procesos Clave del Centro de Formación Permanente

CFP05: SECRETARIA TÉCNICA DE PROYECTOS DE FORMACIÓN

PROPIETARIO PROVEEDORESUSUARIOS

A solicitud del usuario, o de oficio

PDI solicita ayuda en la presentación del proyecto o bien el CFP hace una búsqueda de convocatorias

<

¿Aprobado?

Anulación del proyecto

No

PO

SEID

ÓN

¿Solicita gestión del

gasto?

Justificación económicaCFP05P02

Definición del presupuesto y

gastos elegibles

Recepción de la petición de gasto

del usuario

Gestión del gasto y remisión a

firma del responsable

Según los procedimientos de gestión económica de la universidad (proceso de apoyo del CFP).

Mientras existan gastos durante todo el periodo de ejecución

Hasta la finalización del proyecto

Estado = Anulado

No

A la espera de la resolución de la convocatoria por parte del organismo convocante

Procedimientos de IniciaciónCFP05P01

Versión 1 - Enero 2007

Page 25: Diagramas de Procesos Clave del Centro de Formación Permanente

CFP05P01: PROCEDIMIENTOS DE INICIACIÓN

PROPIETARIO PROVEEDORESUSUARIOS

Elaboración del la propuesta de

proyecto

Identificación del departamento,

profesor o grupo de profesores que pueden realizarlo

Petición de Documentos acreditativos específicos

Servicio de Contabilidad

CTT

Recopilación de los documentos

específicos

Identificación de la convocatoria y

revisión de requisitos,

documentos y plazos

Petición firma Rector para documentos

finales

Propuesta de

proyecto

Propuesta de

proyectofirmada

Rector

Recepción de las documentación

firmada

Envío al organismo convocante

Instituciones externas

Registro de entrada en el organismo o

justificante de recepción

Registro de salidaR

egis

tro

Registro de entrada y archivo R

egis

tro

Alta de proyecto

PO

SEID

ÓN

Estado = previsto

Versión 1 - Enero 2007

Page 26: Diagramas de Procesos Clave del Centro de Formación Permanente

CFP05P02: JUSTIFICACIÓN ECONÓMICA

USUARIOS PROVEEDORESPROPIETARIO

Normas económicas

Revisión de las normas

económicas

Reparto de los gastos a

justificar según partidas y/o

acciones

Elaboración del borrador de la

justificación económica

Envío para revisión por

parte del usuario

Revisión por parte del usuario

Recopilación de la

documentación acreditativa de de cada gasto

¿Se precisa de información adicional?

Servicio de ContabilidadServicio de Recursos Humanos

Servicio de Gestión EconómicaServicio de

ContrataciónServicio de

Asuntos GeneralesServicio de

FiscalizaciónCTT

Solicitud de información /

documentación adicional

Recepción de la documentación

Elaboración de la memoria

económica

RectorGerencia

Registro de salida de la

memoria económica final

Entrega en el organismo

correspondiente

Reg

istr

o

Instituciones externas

Registro de entrada y archivo

Registro de entrada en el organismo o

justificante de recepción

Hasta su validación definitiva

Reg

istr

o

Recepción de los documentos y certificados justificativos

firmados

Remisión a firma de documentos y

certificados justificativos

Versión 1 - Enero 2007

Page 27: Diagramas de Procesos Clave del Centro de Formación Permanente

CFP06: CERTIFICACIÓN DE LA FORMACIÓN PERMANENTE

PROPIETARIO PROVEEDORESUSUARIOS

A solicitud del usuario, o de oficio (revisión de los cursos que finalizan). Cada 15 días

Impresión del listado de cursos

finalizados sin solicitud de certificados

¿Avisado?

Envío de e-mail recordatorio al responsable, junto con la

solicitud

No

TipoDe oficio

A solicitud del usuario

Certificados de Asistencia /

AprovechamientoCFP06P01

Solicitud delresponsable

de la actividad

En cualquier caso

Actualización de la finalización de

certificadosPO

SEID

ÖN

Certificados de profesorado /

cargoCFP06P02

Solicitud de Expedición de TP

CFP06P03

Título Propio

Campo fecha: “todohechocertificados”

Versión 1 - Enero 2007

Page 28: Diagramas de Procesos Clave del Centro de Formación Permanente

CFP06P01: CERTIFICADOS DE ASISTENCIA / APROVECHAMIENTO

PROPIETARIO PROVEEDORESUSUARIOS

Registro y escaneo de la

documentación

Comprobación de los datos de la tramitación

Solicitud de Asistencia /

Aprovechamiento

Comprobación de pagos

pendientes del alumno

¿Correcto?

Petición de los datos necesarios

para subsanación

NoSubsanación

Emisión del certificado de asistencia /

aprovechamiento

Recepción de certificados firmados y

actualización de fecha de entrada

¿Pagado?

No

Para cada alumno, mientras existan certificados que emitir en la solicitud.

Campo fecha: “fecha de emisión”

¿Firma el director del curso?

Envío a la firma del responsable y actualización de fecha salida

Certificados

Firma de los certificados y devolución al

CFP

No

Firma del Director CFP

Actualización de la fecha de

entrega

Envío de certificados a los

alumnos por correo postal

Reg

istr

o

PO

SEID

ÖN

Campo fecha: “fecha de entrada” (Certificados)

Campo fecha: “fecha de salida” (Certificados)

PO

SEID

ÖN

PO

SEID

ÖN

Versión 1 - Enero 2007

Page 29: Diagramas de Procesos Clave del Centro de Formación Permanente

CFP06P02: CERTIFICADOS DE PROFESORADO / CARGO

PROPIETARIO PROVEEDORESUSUARIOS

Recepción de la solicitud

Solicitud de certificados de profesor/cargo

¿Cambios?

Notificación al profesor

¿Coincide con la encuesta?

No SíActualización de

datosNo

Edición de la ficha de profesor

y emisión del certificado

(nº registro)

Registro de entrada

Impresión del “Hace constar”

Tipo

Impresión del Certificado de

profesor

Impresión del Certificado de

cargo (director/coordinador)

Notificación al Coordinador CFP del tipo de curso

Certificado cargo

Certificadoprofesor

<10 horas >=10 horas

Firma del Director CFP

Envío al director del curso por correo interno

Respecto a la planificación inicial del cursoCotejado de

encuestas de satisfacción de

los alumnos

Para cada profesor, en función de los datos de

la encuesta, mientras existan certificados

que emitir en la solicitud.

TipoR

egis

tro

PO

SEID

ÖN

Versión 1 - Enero 2007

Page 30: Diagramas de Procesos Clave del Centro de Formación Permanente

CFP06P03: SOLICITUD DE EXPEDICIÓN DE TP

PROPIETARIOUSUARIOS PROVEEDORES

Registro de entrada

Solicitud de

expedición de un TP

¿Formato Poseidón?

Comprobación de la

documentación

Cotejado de los datos personales y académicos del

curso

No

¿Datos coherentes con Poseidón y

requisitos validados?

Registro de salida y envío a

los responsables

No

Nota interior con

comentarios

Volcado de los datos en la BBDD del

Servicio de Alumnado

¿Se solicita provisional?

Mija

res

Generación del certificado de expedición de

trámite

Certificado de

expedición en trámite

Agrupación de solicitudes en la

misma tanda

No

Impresión del informe de la

tanda

Firmar por el Director del CFP

Impresión de informe por cada

alumno de la tanda

Registro de salida y remisión

Recepción de conformidad

Servicio de Alumnado

Para cada solicitud individual del alumno

Unidad de Títulos

Enlace de los títulos emitidos con la ficha de

Titulación

Reg

istr

o

Solicitud de

expedición de un TP

SíP

OSE

IDÖ

N

Versión 1 - Enero 2007

Page 31: Diagramas de Procesos Clave del Centro de Formación Permanente

CFP07: EVALUACIÓN DE LA FORMACIÓN PERMANENTE (I)

PROPIETARIO PROVEEDORESUSUARIOS

Dos semanas antes de la finalización del curso.

Revisión de los pases de

encuesta de las dos semanas

siguientes

Confirmación del aula, fecha, hora

y profesorado

Asignación de la persona que va a realizar el pase de la encuesta

Procesado de la encuesta por

medio de lectura óptica

Hasta el día programado para la realización de la encuesta

Ficha de

cita

No

Apunte de los errores en las

observaciones de la ficha

Sí ¿Modificaciones?Incorporación de

las modificaciones

No

No

Campo fecha: “Fecha de confirmación”(Encuestas).

Pos

eidó

n

Pos

eidó

n

Actualización de la fecha de

realización del pase.

Pos

eidó

n

Revisión de errores de

lectura

¿Errores?

Campo fecha: “Fecha de realizado”

(Encuestas). Pos

eidó

n

Corrección de errores

Hojas de encuestas

Pase y recogida de las hojas de respuesta de la

encuesta

Pase y recogida de las hojas de respuesta de la encuesta, según la modificación

Campo fecha: “Fecha de realización del pase”

(Encuestas).

A

¿Modificaciones?

Por parte del encuestador

Pos

eidó

n Incorporación de las

modificaciones

Versión 1 - Enero 2007

Page 32: Diagramas de Procesos Clave del Centro de Formación Permanente

CFP07: EVALUACIÓN DE LA FORMACIÓN PERMANENTE (II)

PROVEEDORESPROPIETARIOUSUARIOS

No

No

¿Resultados fuera de rango?

Envío de copia al Coordinador CFP del tipo de curso

con observaciones

Actualiza Finalización de

encuestas

Envío a cada profesor por

e-mail

¿Es encuesta de

profesorado?

Envío de los informes por

e-mail al director del

curso

Archivo de la ficha de cita

relacionadas con las hojas de respuesta

Emisión de informes

Campo fecha: “Fecha de enviado”(Encuestas).

Pos

eidó

n

Campo fecha: “todohechoencuestas”(Encuestas).

Pos

eidó

n

Hojas de respuesta

Ficha de cita

A

Versión 1 - Enero 2007

Page 33: Diagramas de Procesos Clave del Centro de Formación Permanente

CFP08: GESTIÓN DE LA LOGÍSTICA NO DOCENTE

USUARIOS PROPIETARIO PROVEEDORES

TipoA solicitud del usuario, o desde CFP01, CFP02, CFP03 y CFP04.

Reserva TP(desde CFP01)

Anualmente, en julio, para todas las solicitudes de TP, hasta que se asignen todos los espacios disponibles

Resto reservas

Reserva de aulasCFP08P01

Servicio de aulasCFP08P02

No

Asignación de aulas según

solicitud

Notificación al profesor

responsable

Hasta fecha previa a la de inicio establecida en la solicitud de reserva

AulasinformáticasEn cualquier caso

¿Tiene aula asignada?

No

Anulación

¿Solapamientos?

Propuesta de cambios en la

solicitud

Periódicamente, mientras se desarrolle la actividad para la que se solicitó la reserva de aula

Instalación de software en

aulasCFP08P03

Copia y revisión de la imagen en

todos los ordenadores del

aula

¿Reserva es de aula

informática?Sí

No

Anulación de reserva

Versión 1 - Enero 2007

Page 34: Diagramas de Procesos Clave del Centro de Formación Permanente

CFP08P01: RESERVA DE AULAS

PROVEEDORESPROPIETARIOUSUARIOS

No

No

No

Verificación de los datos de la

reserva

Revisión de los datos

¿VºBº?

Notificación de la posibilidad

condicionada a la subsanación

Solicitud Reserva

Aulas

Realización de la reserva

Incorporación de la notificación al expediente de la

reserva (escaneo)

Notificación al usuario

Solicitud de revisión de datos

Notificación al usuario

Solicitud deVºBº

Coordinador CFP

Registro de entrada de la solicitud de

reserva

¿Completa?

Prioridades:1= TP2= Convenios3= FE (plazo 2 meses)4= Otros

Notificación al usuario, incluidas

alternativas si las hubiera

SíNecesidad Subsanación

Subsanación

Reg

istr

o

¿Está dadode alta en Poseidón?

¿Hay dsiponibilidad

?

NoSí

Versión 1 - Enero 2007

Page 35: Diagramas de Procesos Clave del Centro de Formación Permanente

CFP08P02: SERVICIO DE AULAS

PROVEEDORESPROPIETARIOUSUARIOS

Entrega de documentación

Suministro de Hojas de firmas

Apertura del aula

Distribución de las mesas

Verificación de que está todo listo para el

curso

Aviso de cierre de aulas

Recogida de lista de firmas y

apagado de los aparatos

Revisión general y

cierre del aula

Ordenador, pantalla...etc., conforme a lo previsto en la solicitud

Revisión de posibles

incidencia que requieran parte

Redacción del parte de limpieza

para el día siguiente

(sólo tardes)

- Aula presencial: a solicitud del profesor, o como mínimo, 10 minutos antes del inicio de la actividad.- Aula informática: siempre a solicitud del profesor.

Hasta 5 minutos antes de la finalización de la actividad del turno/día, si no ha finalizado antes

Diariamente, por turnos

Versión 1 - Enero 2007

Page 36: Diagramas de Procesos Clave del Centro de Formación Permanente

CFP08P03: INSTALACIÓN DE SOFTWARE EN AULAS

PROVEEDORESPROPIETARIOUSUARIOS

Contacto con el responsable

para revisar los detalles de la

instalación

¿Requiere licencias

adicionales?

El CFP dispone de un número determinado de programas con licencias. Si son programas específicos deben ser licencias de los organizadores

Solicitud de licencias e

instrucciones de instalación

Entrega licencias e instrucciones

Recepción de licencias e

instrucciones

No

Instalación completa en un

ordenador

Generación de la imagen

Versión 1 - Enero 2007

Page 37: Diagramas de Procesos Clave del Centro de Formación Permanente

CFP09: MARKETING DE LA FORMACIÓN PERMANENTE

PROPIETARIO PROVEEDORESUSUARIOS

A solicitud del usuario, o de oficio (inicio desde CFP01, CFP02 y CFP04).

Comprobación de las fechas de

inicio y fin

TipoDifusión periódica

Inclusión en el boletín semanal de aquellos cursos que se vayan a impartir en el mes siguiente

Envío semanal por e-mail del

boletín

Servicios específicos de

MarketingCFP09P01

Servicios específicosde Marketing

PO

SEID

ON E-mail personalizado según

las áreas de interés señaladas por cada persona inscrita

Para cada curso dado de alta

Publicación en Web CFP y

Agenda del AI

Versión 1 - Enero 2007

Page 38: Diagramas de Procesos Clave del Centro de Formación Permanente

CFP09P01: SERVICIOS ESPECÍFICOS DE MARKETING

USUARIOS PROVEEDORESPROPIETARIO

Revisiónboceto/s

Envío del boceto/s para revisión

Pedido final del producto

VºBº del presupuesto

Recepción de presupuestos

Petición de presupuesto/s al

proveedor/es

Pedido a proveedor

¿VºBº?

Envío de presupuesto

para VºBº

Petición servicio

MK

Recepción Producto final y

factura

Recepción de solicitud de servicios de Marketing

Empresas

Internos(CFP)

Proveedores externos

Tiposervicio

Empresas

Recepción boceto

Realización de boceto

Hasta validación por parte del usuario

Proveedorexterno Empresas

Realización del producto o

servicio

Internos(CFP)

- Empresas de edición multimedia- Empresas de edición impresa y reprografía- Empresas de servicios audiovisuales- Empresas de marketing y publicidad

SíNo

Envío al solicitante

Versión 1 - Enero 2007