TECNOLÓGICO NACIONAL DE MÉXICO INSTITUTO TECNOLÓGICO DE GUAYMAS

Esta última unidad está dedicada a que sepamos cómo elaborar diagramas que se

requieran en el ámbito laboral. Existen varios tipos de diagramas, en esta unidad veremos

los diagramas organizacionales y los diagramas de proceso o de flujo. Veremos a

continuación qué es cada uno de estos y sus ejemplos, así como su elaboración, por medio

de videos ejemplo.

Diagramas organizacionales

Se denomina estructura organizacional a la manera elegida por una entidad para gestionar

su actividad y sus recursos. Esta estructura está dada por una serie de relaciones formales

e informales que la corporación desarrolla para alcanzar sus objetivos y cumplir sus metas.1

La estructura organizacional de una empresa, implica disponer los roles que desempeñan

cada uno de los empleados y ejecutivos, acomodadas de un cierto modo que represente

gráficamente la jerarquía u orden de dichos roles, para en un solo vistazo apreciar los

niveles de mando o soporte dentro de la empresa. Con una buena estructura, las

interrelaciones fluyen de manera óptima y cada uno de los actores de la empresa reconoce

a quién reporta sus actividades y quiénes dependen de él. La representación gráfica de

esta estructura organizacional, se le conoce también como diagrama organizacional u

organigrama.

Por lo anterior, puede decirse que, a nivel general, el primer paso para el establecimiento

de una estructura organizacional consiste en identificar las actividades que deben llevarse

a cabo para clasificarlas y agruparlas; lo siguiente es identificar jerarquías o cadenas de

mando o soporte, para así designar un responsable para que supervise cada grupo de

actividades y tome las decisiones necesarias. Este ordenamiento vertical tiene que estar

coordinado horizontalmente con el resto de los grupos de actividades para el buen

funcionamiento de la estructura organizacional.

TECNOLÓGICO NACIONAL DE MÉXICO INSTITUTO TECNOLÓGICO DE GUAYMAS

El organigrama puede ser desarrollado de forma vertical u horizontal. Pueden ser

identificados todos los puestos dentro de la organización o solo los principales. También

puede incluirse los nombres de los puestos o roles, así como los nombres de las personas

que los ostentan y sus fotografías. No importa el tamaño de la empresa o institución, lo

importante es que se demuestre visualmente cómo se compone la misma, en roles y

jerarquías. Puede agregarse más información sobre roles, pero es a criterio del

desarrollador y sus necesidades de demostración de información visual.

A continuación, veremos unos ejemplos:

TECNOLÓGICO NACIONAL DE MÉXICO INSTITUTO TECNOLÓGICO DE GUAYMAS

Este es un ejemplo de organigrama para un restaurante. El puesto principal se encuentra

en la parte superior, apreciándose los 4 niveles con 4 colores diferentes. El principal, que

en este caso es el franquiciatario en color gris, después le siguen sus subalternos de color

azul claro, que ambos están al mismo nivel, siendo el gerente de unidad y el jefe de oficina

administrativa. Debajo de los anteriores, en tercer nivel están los de color verde, los cuales

son el capitán de meseros, jefe de cocina, ambos bajo el gerente de unidad y por último el

auxiliar de compras y el cajero, quienes están bajo el mando del jefe de oficina

administrativa. En último nivel, están los de color azul, que son en total siete puestos, 3 bajo

el capitán de meseros y 4 bajo el jefe de cocina.

Para apreciar los niveles antes descritos, a continuación, se muestra el mismo organigrama,

usando otro diseño.

También vamos a ver otro ejemplo de diagrama organizacional u organigrama, el cual, en

esta ocasión, es para representar los puestos de un hotel de 5 estrellas.

FRANQUICITARIO

GERENTE DE

UNIDAD

CAPI

TÁN DE MESEROS

ANFITRIONA O

HOSTESSMESEROS

GARROTERO

JEFE DE COCINA

ENCARGADO DE

COCINA FRÍA

ENCARGADO DE

COCINA CALIENTE

MOZO COCHAMB

RERO

LAVATRASTES

JEFE DE OFICINA

ADMINISTRATIVA

AUXILIAR DE

COMPRAS

CAJERO

TECNOLÓGICO NACIONAL DE MÉXICO INSTITUTO TECNOLÓGICO DE GUAYMAS

DIRECTOR DE ALOJAMIENTO

JEFE DE RECEPCIÓN

RECEPCIONISTAS

AYUDANTE DE RECEPCIÓN

GOBERNANTA GENERAL

AFANADORAS

LAVANDERÍA

DIRECTOR DE SERVICIOS

RESTAURANTE

BAR

BANQUETES

JEFE DE COCINA

COCINERO COMIDA FRÍA

COCINERO COMIDA CALIENTE

LAVAPLATOS

JEFE DE COMPRAS

APOYO SERVICIOS

APOYO GOBERNANTA

APOYO MANTENIMIENTO

JEFE DE MANTTO. E INFORMÁTICA

MANTENIMIENTO CUARTOS

MANTENIMIENTO CÓMPUTO

MANTENIMIENTO PÁGINA Y

TELEFONÍA

ÁREA DE PROMOCIONES

AGENCIA DE VIAJES

PROMOCIÓN DE IMAGEN DE EMPRESA

REC. HUMANOS

TECNOLÓGICO NACIONAL DE MÉXICO INSTITUTO TECNOLÓGICO DE GUAYMAS

Este organigrama cuenta con un elemento adicional, el cual se denomina como tipo “staff”

o de apoyo, específicamente estamos hablando del departamento de Recursos Humanos,

que en este organigrama, se denota como tipo staff, siendo el apoyo para el que se

encuentra directamente superior a él en el diagrama, es decir, el director del hotel.

Un departamento staff puede servir de apoyo a cualquier nivel, ubicándose enlazado al

mismo a su nivel inferior, no directamente ubicado debajo de él.

En el siguiente ejemplo, podemos apreciar que hay dos puestos nivel staff o de apoyo,

ubicados bajo el principal puesto de la empresa (gerente general), los cuales son el

asistente del gerente general y la auxiliar secretarial.2

TECNOLÓGICO NACIONAL DE MÉXICO INSTITUTO TECNOLÓGICO DE GUAYMAS

Con este ejemplo puede apreciarse que se puede diseñar un organigrama para una parte

específica de la estructura organizacional, que en este ejemplo es la Gerencia general.

Puedes ver en la página, los enlaces a los videos publicados en Youtube, donde se te

explica cómo hacer un organigrama, usando el programa Word. También puedes buscar

en internet aplicaciones que te ofrecen gratuitamente el uso de plantillas de organigramas,

para rellenarlas con tu propia información y, de esa manera, hacer más rápido tu diseño de

un organigrama.

Diagramas de flujo o de proceso

El diagrama de flujo o flujograma o diagrama de actividades o de proceso, es la

representación gráfica de un algoritmo o proceso. Se utiliza en disciplinas como

programación, economía, procesos industriales y psicología cognitiva. 3

Los diagramas son entonces, representaciones gráficas o semi gráficas de los pasos de un

algoritmo o proceso. Por lo anterior, es necesario establecer la diferencia entre algoritmo y

un diagrama de flujo, donde el diagrama representa gráficamente los pasos, pero cuando

los pasos son explicados solo con palabras, entonces estamos hablando de un algoritmo;

un algoritmo, es entonces, la serie de pasos que son necesarios para la resolución de un

problema. Por ejemplo, los pasos para la elaboración de un pastel, son el ejemplo de un

algoritmo (la receta). Un manual de usuario que indique cómo armar, por ejemplo, una

bicicleta, es un algoritmo. El manual que publica un banco, donde indica al usuario cuáles

son los pasos que requiere seguir para solicitar un crédito, es un ejemplo de algoritmo.

Hacer algoritmos no será tema de esta unidad, pero sí elaboraremos diagramas de flujo,

los cuales podrán ser de dos maneras, tipo diagrama de flujo para la resolución de un

problema, o bien un diagrama de actividades, que son los que interesan más para el área

de estudio de su carrera.

TECNOLÓGICO NACIONAL DE MÉXICO INSTITUTO TECNOLÓGICO DE GUAYMAS

Como ya vimos, un diagrama de flujo o también diagrama de actividades, es una manera

de representar gráficamente un algoritmo o un proceso de alguna naturaleza, a través de

una serie de pasos estructurados y vinculados que permiten su revisión como un todo.4

La representación gráfica de estos procesos emplea, en los diagramas de flujo, una serie

determinada de figuras geométricas que representan cada paso puntual del proceso que

está siendo evaluado. Estas formas definidas de antemano se conectan entre sí a través

de flechas y líneas que marcan la dirección del flujo y establecen el recorrido del proceso,

como si de un mapa se tratara.

Es importante remarcar que un correcto diagrama de flujo:

• Siempre tiene la figura correspondiente que indica el INICIO al principio del

diagrama, y la misma figura al final del mismo, con la palabra FIN.

• Se unen todas las figuras con flechas, las cuales indican el flujo de las actividades.

• Cuando se establece que hay una decisión, indicada con la figura del rombo, ésta

solo tiene dos salidas, la correspondiente al SI y la correspondiente al NO.

• Solo es indicada una actividad por proceso, donde el proceso se indica con un

rectángulo.

• Normalmente se desarrollan iniciando el parte superior de la hoja y siguiendo el

orden de arriba hacia abajo.

• Si la cantidad de operaciones no alcanzan a caber en una misma hoja, se puede

continuar en la siguiente hoja, usando un conector (indicado con un círculo).

Hay cuatro tipos de diagrama de flujo en base al modo de su representación y según las

necesidades de diseño de su creador:

▪ Horizontal. Va de derecha a izquierda, según el orden de la lectura.

▪ Vertical. Va de arriba hacia abajo, como una lista ordenada (es el más usado).

▪ Panorámico. Permiten ver el proceso entero en una sola hoja, usando el modelo

vertical y el horizontal.

▪ Arquitectónico. Representa un itinerario de trabajo o un área de trabajo.

TECNOLÓGICO NACIONAL DE MÉXICO INSTITUTO TECNOLÓGICO DE GUAYMAS

Los diagramas de flujo son un mecanismo de control y descripción de procesos, que

permiten una mayor organización, evaluación o replanteamiento de secuencias de

actividades y procesos de distinta índole, dado que son versátiles y sencillos.

Simbología de un diagrama de flujo

Los principales símbolos convencionales que se emplean en los diagramas de flujo son los

siguientes5:

A continuación, veremos algunos ejemplos de diagramas de flujo.

TECNOLÓGICO NACIONAL DE MÉXICO INSTITUTO TECNOLÓGICO DE GUAYMAS

Este diagrama, como podemos ver, usa colores distintivos para cada tipo de operación,

donde inicio y fin son las elipses de color crema, la lectura de datos (o entrada/salida de

información) es de color rosa (leer la edad), la decisión indicada con un rombo es de color

azul (preguntar si la edad proporcionada es mayor o igual a 18); esta figura de decisión,

como se indicó anteriormente, solo tiene dos salidas, la del SI, que es el camino que se

sigue cuando SÍ se cumple la condición de la decisión (que la edad sí fue mayor o igual a

18, es decir, que tenga la salida “Es mayor de edad”) y la del NO, que sirve para indicar

qué hacer cuando NO se cumple la condición (que tenga la salida del mensaje “Es menor

de edad”).

Este diagrama sirve para cualquier situación, en la cual un usuario proporciona una edad y

el diagrama evalúa si la edad proporcionada es mayor o menor de edad.

Otro ejemplo:

TECNOLÓGICO NACIONAL DE MÉXICO INSTITUTO TECNOLÓGICO DE GUAYMAS

Este diagrama muestra los pasos para estudiar resolviendo problemas, indicando como

siempre, dónde inicia y donde termina, el flujo del diagrama con las flechas, una operación

por rectángulo (proceso) y una decisión, con un rombo, el cual solo tiene dos salidas, la del

SI y la del NO.

Un último ejemplo, este es para un diagrama de actividades administrativas, indicando

quiénes intervienen en dichas actividades y qué hacen.

TECNOLÓGICO NACIONAL DE MÉXICO INSTITUTO TECNOLÓGICO DE GUAYMAS

Con este ejemplo podemos apreciar todos los pasos que realizan los participantes en el

proceso de SERVICIO SOCIAL en un tecnológico, donde se denota la participación del

departamento de Gestión y Vinculación del instituto, el prestante del servicio social (el

alumno) y la instancia (institución dónde se prestará el servicio social). Se muestra el inicio

con una elipse con la palabra INICIO y el final con la palabra FIN. Se indica el flujo del

TECNOLÓGICO NACIONAL DE MÉXICO INSTITUTO TECNOLÓGICO DE GUAYMAS

proceso con el uso de flechas, además de que se numeran los pasos, para mayor claridad

del flujo de los mismos. Aquí también se pueden usar decisiones, aunque este ejemplo no

usa dicha operación. Como cada paso es un proceso, éstos se encierran dentro de

rectángulos.

Como conclusión, podemos ver que la comprensión, el aprendizaje y buen diseño de estas

representaciones gráficas, son muy importantes para su correcta aplicación, cualquiera que

sea el giro de la empresa en la cual se vayan a requerir. Por lo anterior, es necesario que

el estudiante desde el inicio, valore y ponga en práctica estas herramientas, para su puesta

en práctica en el ámbito laboral.

Referencias bibliográficas

1. Definición de diagramas organizacionales. Recuperado de

https://definicion.de/estructura-organizacional/ el 7 de abril de 2020.

2. Ejemplo de organigrama de gerencia general. Recuperado de

http://cursoco201202.blogspot.com/2012/04/estructura-organizacional.html el 8 de

abril de 2020.

3. Concepto de diagrama de flujo. Recuperado de

https://es.wikipedia.org/wiki/Diagrama_de_flujo el 8 de abril de 2020.

4. Diagramas de flujo. Recuperado de https://concepto.de/diagrama-de-

flujo/#ixzz6JAS0eTtt el 8 de abril de 2020.

5. Simbología de diagramas de flujo. Recuperado de

http://jimenatovars.blogspot.com/2016/03/ejemplos-de-diagramas-de-flujo.html el 9

de abril de 2020.