En esta parte, es la oportunidad para hacerel primer registro de las cifrascorrespondientes a los indicadores almomento de iniciar el proceso demejoramiento.

Estos valores serán la línea de base contrala cual se compararán los indicadores encada momento de seguimiento al plan, loque permitirá dimensionar los avances.

El seguimiento al desarrollo de cada una delas acciones del plan se hará en lasreuniones de los órganos de dirección delestablecimiento educativo. El estado decada actividad se revisará y registrará deacuerdo con categorías como: “no iniciada”,“en ejecución”, “en espera”, “finalizada” o“cancelada”.

Estimar un porcentaje de ejecución para lasactividades que se encuentran “en ejecución”,“en espera”, o a fin de contar con unparámetro adicional para identificar suestado de avance.

Se deberán registrar las causas por las quealgunas acciones se encuentran clasificadasen las categorías “no iniciada”, “en espera” y“cancelada”.

Al finalizar la revisión del estado de lasactividades el rector o director y su equipode gestión harán un balance general de losavances. La discusión sobre este punto puedebasarse en las siguientes preguntas:

• ¿Cuáles son las actividades que se estánejecutando oportunamente?

• ¿Qué factores inciden en esta situación?

• ¿Cuáles son las actividades que presentanretrasos en la ejecución?

• ¿Cuáles son las principales causas de estosretrasos?

• ¿Qué actividades no se están ejecutando?

• ¿Cuáles son las principales causas por las que nose ejecutan estas actividades?

• ¿Estas causas se relacionan con los factorescríticos de riesgo identificados durante laelaboración del plan?

• Con base en el estado de ejecución de lasactividades, ¿cuáles metas del plan demejoramiento presentan las mayores dificultadesen cuanto a su cumplimiento?

• ¿Qué medidas deben tomarse para subsanar lasdificultades de ejecución de ciertas actividades?

• ¿Estas medidas implican la reasignación defunciones, recursos o plazos?

Para la recolección de la información sobre elestado de ejecución de las actividades delplan de mejoramiento se propone usar unformato como el siguiente:

FECHA DE SEGUIMIENTO: día / mes / año

METAS ACTIVIDADES PLAZA ESTADO EJECUCIÓN OBSERVACIONES

INICIO FINAL NI ESP CANC FIN EJ %EJ

CONVENCIONES: ESP: en espera, CANC: cancelada, FIN: finalizada, NI: no iniciada, EJ: en ejecución, % EJ: porcentaje de ejecución.

Al finalizar este paso el establecimientoeducativo contará con un sistema deseguimiento a las actividades del plande mejoramiento implementado. Losresultados de este proceso seránregistrados, analizados y consignadosen actas.

Las reuniones de seguimiento deben serconsideradas por los participantes comoespacios de aprendizaje institucional dondetodos analizan y reflexionan sobre losresultados, dentro de una atmósfera propiciay motivadora. Así, todos se sienten cómodosal expresar sus puntos de vista, se indican loserrores sin señalar culpables y se formulanlas acciones correctivas. Este tipo dereuniones contribuye al fortalecimiento deuna cultura institucional enfocada almejoramiento.