ADMINISTRACIÓN DEL PROYECTO.

Todo proyecto es un aspecto técnico y científico, y uno debe mirar cómo va a realizar el proyecto y los problemas que hubo para desarrollar este y buscar soluciones.

Los aspectos de administración y control pueden considerarse comunes a cualquier trabajo que se planifique y programarse antes de realizarse.

Si los aspectos científico-técnicos del proyecto se refieren a los elementos estructurales propios de la investigación científica contenidos en su definición los aspectos de administración y control del proyecto hacen referencia a la estrategia operativa del proyecto

CRONOGRAMA

Es la descripción de las actividades en relación con el tiempo el cual se va a emplear para desarrollar dicha actividad, esto implica poner con exactitud cuáles son las actividades a realizar y que día se realizara.

De acuerdo con el tiempo total y equipo humano con que se cuenta para que cada cosa, se calcule el tiempo en el que va a ser desarrollado este cálculo debe hacerse en horas/hombre y se debe presentar tolerancia con los imprevistos.

Para presentar un cronograma se usan casi siempre diagramas lo cual permite ver el tiempo de actividad muy bien y a la vez organizado y más en casos donde hay varias actividades al tiempo.

Los diagramas más comunes son los de barras, conocidos con el nombre de diagrama de Gantt y se utilizan en proyectos sencillos para proyectos más complejos se usan diagramas de flechas o redes como lo es el PERT y el CPM

EL METODO CPM

El primer paso como en cualquier otro diagrama es identificación y lista de las diversas actividades, el segundo paso es proceder a analizar las actividades para ver cuales se pueden hacer juntas y responder preguntas como ¿qué actividades proceden? ¿Qué actividades siguen? ¿Cuáles pueden realizarse simultáneamente?

Hay diferentes formas de organizar como lo son lineales pero esta es cuando algo se va a demorar mucho, por esto nos permiten organizar las cosas de acuerdo al tiempo que se gastara y optimizar los recursos y el tiempo.

Para realizar mejor el paso anterior se puede poner en la columna del centro la actividad y en la de la izquierda y derecha las actividades posteriores a esta.

Se debe poner las actividades a realizar y el tiempo que más o menos se demorara en hacer este, podría ser por ejemplo: Diseñar encuestas (4 meses)

LA TECNICA DE PERT

También llamado diagrama de flechas es la segunda clase de diagramas. Su forma de diseñarlo es semejante a la del CPM la diferencia es que en el PERT la duración se calcula matemáticamente y los demás pasos son similares.

El diagrama PERT se diseña de forma semejante al CPM pero por debajo de la flecha se indican los valores esperados de duración de cada actividad. EJEMPLO:

Ve= to+4tm+tp

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También nos permite saber la desviación estándar del valor esperado en el proyecto y la varianza de cada una de las actividades.

ELABORACIÓN DEL PRESUPUESTO.

Elaborar un presupuesto significa efectuar el cómputo de gastos e ingresos. Tal como lo dice la palabra etimológicamente pre-supuesto este es un cómputo anticipado de los costos de la obra o actividad.

Si el proyecto se justifica y planifican los diferentes elementos científico-técnicos y se organizan las diversas actividades es indispensable justificar y establecer una estrategia para la consecución de los recursos financieros que permitan llevar a cabo la investigación.

El procedimiento para la elaboración del presupuesto sigue este orden: se hace el cálculo luego se procede a la distribución de los

costos por fuentes financieras.

Los costos directamente imputables al proyecto son fácilmente identificables pues se producen en el desarrollo de actividades especificadas estos pueden ser: el personal investigativo de la planta que lleva todo el proceso a cabo.

Además del salario que recibe el investigador por adelantar su proyecto, también se le debe pagar unas prestaciones sociales legales y extralegales y también son costos indirectos del proyecto.

Hay personas que no calculan los costos indirectos o a veces los calculan muy bajos como por ejemplo de un 0.1% sin saber que esto puede afectar sus cálculos

Los salarios del personal investigativo de la planta en la institución está compuesto básicamente por un principal investigativo, unos co-investigadores y unos auxiliares de investigación y los salarios están de la siguiente forma: número de personas, salario mensual, dedicación real al proyecto, duración total del trabajo, costo.

Quiere decir que aunque el investigador reciba de su institución en la suma de los meses al menos unos $9.600.000.00 al proyecto no se puede imputar si no la mitad pues quizás en un mañana la persona cumpla otro trabajo o estudios en dicha institución.

Es conveniente advertir que al capítulo de personal investigativo no pertenece ni el personal de la institución que no cumple funciones de investigación ni aquellas personas que no son de planta y las cuales se contratan solo para un proyecto específico.

Formulas usadas: costo de los elementos de consumo: c=n.p

Costo por uso de equipos: c=t.p ó c=pc-pv

En ocasiones entidades como lo es el del ICFES como una manera de contribuir al desarrollo de la infraestructura investigativa técnica de las instituciones admiten solicitar la compra de equipos que después es donado o dejado en usufructo.

El rubro de gastos varios por servicio se comprenden todos aquellos gastos que influyeron en el proyecto prestados por la institución o por personas naturales o jurídicas diferentes a ella tales como: impresión de materias hospedaje y alimentación etc.

Los costos indirectos pueden ser llamados en inglés como overhead es decir “sobrecarga a la cabeza” de cada investigador. La forma objetiva más adecuada para su cálculo es por medio del factor multiplicador de costos indirectos propio de cada institución.

Un ejemplo de cómo se haría podría ser -investigador principal $1.6000.000.00 de salario dedicación medio tiempo, trabaja seis meses $4.800.000.00Costos indirectos (multiplicador 2.5) $12.000.000.00

Cabe volver a decir que dentro del multiplicador de costos indirectos está incluido el pago de las secretarias, aseadoras, mensajeros, servicios generales y de administración así como presentaciones sociales y cosas por el estilo

De esta forma hemos acabado el cálculo de costos indirectos, el otro paso para la elaboración de presupuesto seria plantear una estrategia general para conseguir la financiación

Rubros y renglones

Personal investigativo1. Investigador principal $ 1.600.000, oo de salario, dedicación medio tiempo, seis meses de duraciónCostos indirectos (multiplicar por 2.5)2. Co-investigadores $1.200.000, oo de salario c/u, dedicación 1/3 tiempo, 3meses de duración c/ucostos indirectos (multiplicar 2.5)1. Auxiliar de investigación (laboratorista) $500.000, oo salario, tiempo completo, 4 meses de duración.Costos indirectos (multiplicar 2.5)

Material Fungible40 ratas blancas (cotización 001 adjunta)200 kilos concentrado para animales (cotización 3521)25cajas de hormonas X (cotización 1328)100 jeringas desechables (cotización 1328)Equipo8 Jaulas múltiples (cotización 3511)1 balanza electrónica de precisión marca X (cotización A34281)Gastos variosPago tabulación información. Aproximadamente 1300 registros $ 80.oo C/u (cotización 3821)Media hora CPU ( cotización 3821])Reproducción xerografía de los informes, 20 copias, 100 paginas X $ 30.oo Pagina

Total

$9.600.000,oo

$12.000.000,oo

$2.400.000,oo

$6.000.000.oo

$2.000.000,oo$5.000.000.oo

$600.000.oo

$800.000.oo

$367.000.oo

$20.000.oo

$4000.000.oo$1.200.000.oo

$104.000.oo

$300.000.oo

$60.000.oo

$40.851.000.oo

Pero si suponemos que los proponentes de este proyecto hipotético hubieran decidido que lo más conveniente era buscar la co-financiación del proyecto por parte de la entidad que lo realizara (una universidad por ejemplo), el icfes y el laboratorio Farmacéutico y entonces se estudiaran las normas financieras de estas entidades, asignándoles a cada una de los rubros y renglones que probablemente financiarían.

Es muy importante dejar consignado en el documento del proyecto la distribución de costos, con la finalidad de hacerla conocer de todas las entidades a las cuales se dirige la solicitud de financiación. De esa forma cada entidad sabe que le ha sido solicitado y que montos financiarían las otras

Dados los costos cada vez más elevados de los proyectos de investigación y la relativa escasez de recursos de las diferentes entidades financieras de proyectos ante la creciente demanda por parte de los investigadores, la estrategia de cofinanciación de los costos es cada vez más necesaria

Debe tenerse en cuenta que bien existen entidades especializadas en el fomento y financiación de investigaciones, no debemos olvidar que nosotros podemos convertir a cualquier entidad gubernamental o privada, de servicios de producción . en entidades que financien total o parcialmente propuestas de investigación

El factor multiplicador de costos indirectos

Como su nombre lo indica una sobre carga diferente a los costos directamente causados por las actividades del proyecto, pero debe cubrirse como condición para que esas actividades se puedan llevar a cabo

La forma de calcularlos es porcentualmente. Para ello se toman como base los salarios del investigador, equivale al 100%

Cada año hay que pagar una prima legal de navidad, que equivale a una docena (1/12) del total de los sueldos devengados por el trabajador en el año, mas los factores salariales tales como auxilio de alimentación, de transporte, gastos de representación, etc.

El porcentaje de os costos de operación se calcula comparando los costos es de cada rubro frente al promedio general de los costos salariales del personal investigativo.

Así por ejemplo, si la nómina mensual promedio del personal investigativo institución es de $24.000.000.oo y los costos de arrendamiento son de400.000.oo mensuales, estos representan el 15% de los salarios de los estucadores, Este será entonces el porcentaje que se carga sobre los ríos del personal investigativo por concepto de pago de arrendamientos de forma semejante se calculan los demás costos.

Tendríamos así que las bases para calcular el factor multiplicador de esa empresa serian 50 % como sobrecarga por prestaciones sociales y 85% por gastos generales y de administración, es decir un total de 135%. Lo que significa que esa empresa hipotética trabajar con un factor multiplicador de costos equivalentes a 1.35

Este multiplicador se aplica a los salarios del personal investigativo de planta.El detalle del cálculo de este factor se adjunta, generalmente, como un componente de la información de los aspectos infraestructurales de la institución que trataremos a continuación

Esquema de contenido de un proyecto de investigación científica

Atendiendo al orden de presentación en el documento del proyecto, hemos elaborado para su guía, el siguiente esquema de contenido que le resume lo visto en este modulo . Se encuentran encerrados en un circulo y en letra script los elementos minimos necesarios, es decir aquellos sin los cuales la planificación de la investigacion es incompleta

Infraestructura disponible del proyecto

Se trata de una información sencilla, que debe proporcionarse de una forma clara y adecuada, con el objeto de que sirva de instrumento evaluativo por parte de quienes deben decidir sobre la puesta en marcha de la investigación

Aspectos de identificación

Título de la investigación Brevísimo resumen de los aspectos más sobresalientes de la investigación (problema, objetivos, metodología, tiempo total, costo discriminados por fuentes de financiación, investigadores e institución proponente)

Aspectos científicos de la investigación

El problema y objetivos de la investigación Metodología general

Aspectos de administración y control

Determinación de las actividades que se

Determinación del cronograma de actividades

En caso necesario anexar cotizaciones de los costos

Determinación del presupuesto de la investigación discriminado por fuentes y rubros