Dinámica de Grupos y Dinámica de Grupos y

Administración de la Administración de la Comunicación en la Comunicación en la

Organización.Organización.

DINAMICA DE GRUPOS

El proceso social por medio del cual las

personas interactúan frente a frente en grupos

pequeños se denomina Dinámica de Grupos,

esta se refiere al estudio de las fuerzas que

operan en un grupo.

“Dinámica” = Vocablo griego “fuerza”

TIPOS DE GRUPOS

Grupos Formales

Grupos Informales

se crean para llevar acabo una tarea a corto plazo y después se desintegran, como por ejemplo; comités o fuerza de tarea en la que los miembros de un grupo analizan ideas o resuelven problemas y se les conoce con el nombre de reunión (temporales). El otro tipo de grupo formal, se forma cuando las personas regularmente realizan en conjunto ciertas tareas como parte de sus asignaciones laborales y se les denomina equipo (permanentes).

Surgen debido a intereses comunes, la proximidad y amistades. Son una influencia poderosa sobre la productividad y la satisfacción laboral.

ORGANIZACIÓN INFORMAL

Red de relaciones personales y sociales no establecidas o requeridas por la organización formal. Surgen espontáneamente cuando las personas se asocian entre sí y otorga importancia prioritaria a las personas y sus relaciones. El poder informal se atribuye a una persona.

EFECTOS DE LA ORGANIZACIÓN INFORMAL

1. Los empleados actúan de manera diferente a lo que se requiere.

2. Los empleados interactúan a menudo con personas distintas.

3. Los trabajadores adoptan una serie de actitudes, creencias y sentimientos diferentes a los que la organización espera de ellos.

BENEFICIOS DE LA ORGANIZACIÓN INFORMAL

1. Crea un sistema más eficaz al fusionarse con los sistemas formales.

2. Aligera la carga de trabajo de la administración.3. Ayuda a complementar el trabajo.4. Tiende a fomentar la cooperación.5. Llena brechas en las habilidades de un administrador.6. Proporciona satisfacción y estabilidad a los grupos de

trabajo.7. Mejora la comunicación.8. Proporciona una válvula de seguridad para las emociones

de los empleados.9. Estimula a los administradores a planificar y actuar de

manera mas cuidadosa.10.Contribuye a lograr una mayor cohesión

PROBLEMAS DE LA ORGANIZACIÓN INFORMAL

• Desarrolla rumores indeseables.• Fomenta las actitudes negativas.• Se resiste al cambio.• Conduce conflictos interpersonales e intergrupales.• Rechaza y acosa a algunos empleados.• Debilita la motivación y la satisfacción.• Opera fuera del control de la administración.• Apoya la conformidad.• Genera conflicto de roles.

ORGANIZACIÓN FORMAL

Destaca las posturas oficiales en términos de

autoridad y responsabilidad. La autoridad formal

se atribuye a un puesto y una persona la posee

solo cuando lo ocupa. Este tipo de autoridad es

institucional. Estas pueden alcanzar un tamaño

inmenso.

Factores que Contribuyen a las Actitudes Negativas sobre el tiempo dedicado a

reuniones de comité de Grupos Formales

• La falta de confianza ocasiona que los participantes oculten sus verdaderos sentimientos.

• Existe una opinión negativa de que “las reuniones no son trabajo real” y, por lo tanto, las personas no las toman en serio.

• La información faltante o incompleta impide que los participantes tomen decisiones importantes cuando es pertinente.

• Las reuniones tienen una dirección deficiente.

• Las reuniones son vistas como el resultado final, no como los medios para llegar a un fin,

COMITES

Es un grupo específico de reunión de en el que sus

miembros, en su rol grupal, han recibido autoridad para

manejar el problema que deben de resolver. Por lo general,

la autoridad del grupo se expresa en términos de un voto por

cada miembro. Con frecuencia, los comités crean problemas

humanos especiales porque las personas no son capaces de

realizar ajustes en sus roles y relaciones laborales normales.

FACTORES A CONSIDERAR

• Tamaño.

• Composición

• Agendas.- Agenda Explicita y Agenda Implícita.

ENFOQUES ESTRUCTURADOS

• Tormenta de Ideas

• Ventajas.- los miembros son entusiastas, tienen una participación

mayor a la normal, el grupo mantiene una fuerte orientación hacia

las tareas, los miembros sienten que el producto final es una

solución de equipo

• Desventajas.- miedo residual de que sus pensamientos creativos

sean despreciados, el hecho de que el pensamiento independiente y

la critica posterior de las ideas de uno no contribuyan a la cohesión

del grupo y el hecho real de que solo una persona puede hablar a la

vez.

ENFOQUES ESTRUCTURADOS

• Grupo Nominal

• Ventajas.-oportunidad de participación equitativa de todos los

miembros, debate que no es dominado por ningún miembro y el

control estricto del tiempo que el proceso permite.

• Desventajas.- los miembros del grupo se sienten frustrados por la

rigidez del procedimiento, no adquieren sentimientos de cohesión,

no tienen la oportunidad de beneficiarse del intercambio de ideas.

ENFOQUES ESTRUCTURADOS

• Toma de decisiones Delphi

• Ventajas.- eliminación de problemas interpersonales entre los

panelistas, el uso eficiente del tiempo de los expertos, el tiempo

adecuado para que los encuestados lleven a cabo una reflexión y

análisis, diversidad y cantidad de ideas generadas, exactitud de las

predicciones y los pronósticos realizados.

ENFOQUES ESTRUCTURADOS

• Métodos didácticos de decisión

• Ventajas.-mejor comprensión de las propuestas, los

miembros se sienten mas confiados con la decisión que

tomaron.

• Desventajas.- tendencia a establecer un compromiso para

evitar tomar partido y el sesgo a centrarse mas en quienes

fueron los mejores participantes en el debate que en cual

debe de ser la mejor decisión

Resultados potenciales de los procesos de grupos formales

• Apoyo para las decisiones

• Calidad de las decisiones

• Desarrollo individual

• Efecto positivo de los demás

Consenso: Un aspecto clave en los grupos de toma de decisiones

Algunas ideas específicas para llegar a un consenso son las

siguientes;

• Realice un sondeo para identificar las posiciones de las

personas.

• Sugiera una votación de súper mayoría.

• Pida a los miembros eliminar las propuestas controvertidas,

excluir sus intereses o hacerse a un lado para permitir que el

propio grupo prosiga sin ellos.

• Cree un subgrupo y confiérale poder para tomar una decisión.

• Separe los asuntos en grupos principales para identificar

patrones de problemas.

• Agilicé el cierre del debate por medio del uso de una ronda.

Debilidades de los comités

1. Lentitud y costo elevado.

2. Pensamiento Grupal.

3. Polarización.

4. Escalamiento del compromiso.

5. Responsabilidad dividida.

La Comunicación y el La Comunicación y el Comportamiento Comportamiento OrganizacionalOrganizacional

Que es Comunicación?Que es Comunicación?

Es la transferencia de Es la transferencia de información de un emisor a un información de un emisor a un receptor, siendo la información receptor, siendo la información comprendida por el receptor.comprendida por el receptor.

El propósito y función de la El propósito y función de la comunicacióncomunicación

Modelo del proceso de Modelo del proceso de comunicacióncomunicación

• El proceso de comunicación, incluye al emisor, la transmisión de un mensaje a través de un canal

seleccionado y el receptor.

Proceso de ComunicaciónProceso de Comunicación

Emisor del mensajeEmisor del mensaje Uso de un canal para transmitir el Uso de un canal para transmitir el

mensajemensaje Receptor del mensajeReceptor del mensaje Ruido que entorpece la comunicaciónRuido que entorpece la comunicación Realimentación en la comunicaciónRealimentación en la comunicación Factores situacionales y Factores situacionales y

organizacionales en la comunicaciónorganizacionales en la comunicación

El flujo de la El flujo de la comunicacióncomunicación

en la organizaciónen la organización

Comunicación descendenteComunicación descendente Comunicación ascendenteComunicación ascendente Comunicación HorizontalComunicación Horizontal es la es la

información entre personas al mismo información entre personas al mismo nivel organizacional o uno similar.nivel organizacional o uno similar.

Comunicación DiagonalComunicación Diagonal es entre es entre personaspersonas

de diferentes niveles que no tienen de diferentes niveles que no tienen relaciones de reporte directas entre ellas.relaciones de reporte directas entre ellas.

Flujo de la información Flujo de la información en una organizaciónen una organización

Comunicación en la OrganizaciónComunicación en la Organización

Comunicación EscritaComunicación Escrita Comunicación OralComunicación Oral Comunicación No verbalComunicación No verbal

Barreras e interrupcionesBarreras e interrupcionesen la comunicaciónen la comunicación

Falta de planeaciónFalta de planeación Suposiciones no aclaradasSuposiciones no aclaradas Distorsión semánticaDistorsión semántica Mensajes mal expresadosMensajes mal expresados Barreras a la comunicación en el Barreras a la comunicación en el

ambiente internacionalambiente internacional

Pérdidas por transmisión y mala retenciónPérdidas por transmisión y mala retención Escucha deficiente y evaluación prematuraEscucha deficiente y evaluación prematura Comunicación impersonalComunicación impersonal Desconfianza, amenaza y temorDesconfianza, amenaza y temor Periodo insuficiente para ajustarse al Periodo insuficiente para ajustarse al

cambiocambio Sobrecarga de informaciónSobrecarga de información

Cont. …Cont. …

Otras barreras a la Otras barreras a la comunicacióncomunicación

Percepción selectivaPercepción selectiva,, las personas tienden a las personas tienden a percibir lo que esperan percibir.percibir lo que esperan percibir.

Actitud,Actitud, que es la predisposición a actuar o no que es la predisposición a actuar o no de una cierta manera; es una posición mental de una cierta manera; es una posición mental relativa a un hecho o estado.relativa a un hecho o estado.

Diferencias de Diferencias de estatus y poderestatus y poder entre el entre el emisor y el receptor de la informaciónemisor y el receptor de la información..

La información que pasa por varios La información que pasa por varios niveles niveles organizacionalesorganizacionales, tiende a distorsionarse, tiende a distorsionarse..

Guías para mejorar la Guías para mejorar la comunicacióncomunicación

1.1. Aclarar el propósito del mensajeAclarar el propósito del mensaje2. Utilizar codificación inteligible2. Utilizar codificación inteligible3. Consultar los puntos de vista de otros3. Consultar los puntos de vista de otros4. Considere las necesidades de los 4. Considere las necesidades de los

receptoresreceptores5. Utilice el tono y lenguaje apropiados para 5. Utilice el tono y lenguaje apropiados para

asegurar la credibilidadasegurar la credibilidad6. Obtenga realimentación6. Obtenga realimentación7. Considere las emociones y motivaciones 7. Considere las emociones y motivaciones

de los receptoresde los receptores8. Escuche8. Escuche

Sugerencias para Sugerencias para mejorarmejorar

la comunicación la comunicación escritaescrita

• Utilice palabras y frases sencillas.Utilice palabras y frases sencillas.• • Utilice palabras cortas y familiares.Utilice palabras cortas y familiares.• • Utilice pronombres personales (como Utilice pronombres personales (como

“usted”) cuando sea apropiado.“usted”) cuando sea apropiado.• • Presente ilustraciones y ejemplos; gráficas.Presente ilustraciones y ejemplos; gráficas.• • Utilice oraciones y párrafos cortos.Utilice oraciones y párrafos cortos.• • Utilice verbos activos, como “El gerente Utilice verbos activos, como “El gerente

proyecta...”proyecta...”• • Evite palabras innecesarias.Evite palabras innecesarias.

Medios electrónicos en la Medios electrónicos en la comunicacióncomunicación

TelecomunicacionesTelecomunicaciones Teleconferencias.- Grupo de personas Teleconferencias.- Grupo de personas

que interactúan entre ellas mediante que interactúan entre ellas mediante medios de audio y video con medios de audio y video con imágenes fijas o en movimiento.imágenes fijas o en movimiento.

Uso de computadoras para el manejoUso de computadoras para el manejo

de la información y el trabajo en de la información y el trabajo en redesredes

TareaTarea

Conceptos FundamentalesConceptos FundamentalesNaturaleza de la Gente:Naturaleza de la Gente:

DiferenciasDiferenciasPercepciónPercepciónIntegridadIntegridadConductaConductaDeseo de part.Deseo de part.Valor de la personaValor de la persona

Naturaleza de la organización:Naturaleza de la organización:Sistemas socialesSistemas socialesInterés mutuoInterés mutuoÉticaÉtica