Diplomado en Gestión Documental

Organización de los Fondos Acumulados en los Archivos

Nelva González

INTRODUCCIÓN

El archivo Nacional ha presentado dificultades de tipo Administrativas por falta de recursos económicos, los archivos de las instituciones públicas se ha convertido en verdaderos depósitos de papeles donde se arruman grandes masas de documentos sin ningún criterio de organización y conservación creando los ya conocidos fondos acumulados

Historia

• Epoca Republicana • Creación del Archivo

Nacional 1924, Dr. Belisario Porras.

• Año 1931 y 1932 (Ricardo J. Alfaro y Armodio Arias).

I – Marco JurÍdico

• Ley 13 de 1957 creación del Archivo Nacional.

Definición De Fondos

Acumulados

• Son documentos reunidos por una entidad en el transcurso de su vida institucional sin ningun criterio archivístico determinado de organización y conservación (Manual de Organización – Colombia)

Como identificar los Fondos Acumulados de una Institución

• Con la Tablas de Valoración Documental.• Tablas de Retención • Diagnostico Situacional• Historia Institucional (Antecedentes, creación,

desarrollo)

La Valoración

• Fase del tratamiento archivístico que consiste en analizar y determinar los valores primarios y secundarios de los documentos, fijando los plazos de transferencia, accesos y conservación o eliminación, total o parcial.

Valor Primario: aquel que va unido a la finalidad inmediata por la cual el documento se ha producido por la institución de carácter fiscal, judicial, jurídico, administrativos etc.

Valor Secundario: Es aquel que obedece a otras motivaciones que no son la propia finalidad del documento, tales como el valor historico y informativo.

Plan de Trabajo

• Luego de haber identificado el fondo, se debe proceder a la organización de un plan de Trabajo el cual nos permitira la clasificación, ordenación, descripción.

• TRABAJO INTEGRA

Organización Documental

• Es el conjunto de procesos técnicos y administrativos orientados a facilitar la consulta y recuperación de la información.

• Incluye las diferentes etapas: - Identificación - Clasificación - Eliminación - Ordenación - Descripción

IDENTIFICACIÓN

Fase del tratamiento archivístico que consiste en la Investigación y sistematización de las categorías administrativas y archivísticas en las que sustenta la estructura del fondo.

CLASIFICACIÓN

Es la operación básica en la organización de un fondo. Es dividir un fondo documental en sus sub – Fondos y series, de acuerdo con su procedencia o su origen; ya se tomando en cuenta la estructura orgánica o las funciones, actividades, trámites, o asuntos de una institución, segun sea el caso.

ORDENACIÓN

Se refiere a la actividad de establecer secuencia a los documentos dentro de las categorías o grupos previamente clasificados según una unidad de orden pre establecida.

Eliminación

Destrucción física de unidades o series documentales que hayan perdido su valor administrativo, probatorio o constitutivo, o extintivo de derechos y que no hayan desarrollado ni se prevea que vallan a desarrollar valores históricos. Esta destrucción debe realizar con cualquier método que garantice la destrucción del documento

DESCRIPCIÓN

Es el análisis realizado por el archivísta sobre los fondos y los documentos de archivos agrupados natural o artificialmente a fin de sintetizar y condensar la información en ellos contenida para ofrecerla a los interesados.

Equivale a dar al documento de archivo o sus agrupaciones su seña de identidad, aquellos rasgos que lo definen con presición (eligiendo los elementos que mejor los identifiquen) y que permitiran la comunicación consulta y recuperación.

GRACIAS