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DIRECCIÓN DE FINANZAS
NOMBRE Y CLAVE DEL DOCUMENTO
Procedimiento para el registro de las operaciones contables de los bienes de consumo a través de la interfaz SAI-PREI
6110–003–016
AUTORIZACIÓN
Aprobó
Dr. Eduardo González Pier Director de Finanzas
Revisó
__________________________ C.P. Carlos E. Benítez de la Rosa
Coordinador de Contabilidad y Tramite de Erogaciones
Elaboró
C.P. Noé Rojo Hernandez Titular de la División de Contabilidad
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Clave: 6110-003-016
ÍNDICE
Página 1 Base normativa 3 2 Objetivo 3 3 Ámbito de aplicación 3 4 Políticas 3 5 Definiciones 4 6 Descripción de actividades 6 7 Diagrama de flujo 9 8
Relación de documentos que intervienen en el procedimiento Anexo 1
Oficio mancomunado número 960
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Procedimiento para el registro de las operaciones contables de los bienes de consumo a través de la interfaz SAI-PREI
1 Base normativa
Ley General de Contabilidad Gubernamental, Título Primero, Capítulo Único, Artículo 2; Título Tercero, Capítulo I, Artículos 16, 20 y 21.
Normas Específicas de Información Financiera Gubernamental para el Sector Paraestatal NEIFGSP 001.
Norma de Información Financiera Gubernamental NIFG 012—INVENTARIOS.
Manual de Organización de la Dirección de Finanzas, apartados 8.1, 8.4 y 8.4.1.
2 Objetivo Establecer las políticas y actividades para el registro contable de las operaciones de los bienes de consumo del Instituto generados a través de la Interfaz SAI-PREI. 3 Ámbito de aplicación El presente procedimiento es de cumplimiento obligatorio para el Área de Catálogos Financieros y Bienes de Consumos de la División de Contabilidad, dependiente de la Coordinación de Contabilidad y Trámite de Erogaciones, del Departamento de Presupuesto, Contabilidad y Erogaciones de las Delegaciones, y del Departamento de Finanzas en la Unidad Médica de Alta Especialidad. 4 Políticas 4.1 El Personal de la División de Contabilidad, el Departamento de Presupuesto, Contabilidad y Erogaciones de las delegaciones y el Departamento de Finanzas en la Unidad Médica de Alta Especialidad, serán los responsables de coordinar, verificar y vigilar mensualmente que el área de abastecimientos envíe la información de salidas, traspasos y reclasificaciones de los bienes de consumo del Instituto, a efecto de registrar su información financiera en forma oportuna, con base a lo establecido en el oficio mancomunado número 960, de fecha 22 de septiembre de 2006, dirigido a los CC. Delegados Estatales, Regionales, Distrito Federal y Directores en la Unidad Médica de Alta Especialidad, signado por el Coordinador de Contabilidad y Tramite de Erogaciones y el Coordinador de Abastecimiento y Equipamiento. (anexo No. 1) 4.2 El personal de la División de Contabilidad, del Departamento de Presupuesto, Contabilidad y Erogaciones de las delegaciones y del Departamento de Finanzas en la Unidad Médica de Alta Especialidad será el responsable de ejecutar el proceso de interfaz SAI-PREI, más no de la información contenida en el archivo de texto (.txt) enviado por las Áreas de Abastecimiento.
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4.3 EL personal del Área Catálogos Financieros y Bienes de Consumo de la División de Contabilidad, será responsable de la contabilización de las pólizas generadas a Nivel Nacional derivadas del proceso de interfaz SAI-PREI. 4.4 El presente documento actualiza el “Procedimiento para el registro de las operaciones contables de los bienes de consumo a través de la interfaz SAI-PREI” clave 6113-003-001 registrado el 25 de enero de 2008.
5 Definiciones
Para efectos del presente procedimiento se entenderá por: 5.1 AB: Área de Suministro de Nivel Central dependiente de la Coordinación de Control del Abasto, la Coordinación de Abastecimiento y Equipamiento en delegaciones y el Departamento de Abastecimiento de la Unidad Médica de Alta Especialidad.
5.2 ACFBC: Área de Catálogos Financieros y Bienes de Consumo.
5.3 DC: División de Contabilidad.
5.4 documentación soporte: Elementos que justifican los registros contables a realizar.
5.5 DFUMAE: Departamento de finanzas en la UMAE.
5.6 DPCYE: Departamento de Presupuesto, Contabilidad y Erogaciones en delegaciones.
5.7 guía funcional: Documento que muestra el desarrollo de las actividades que se deberán seguir para operar el Sistema PREI Millenium. 5.8 IMSS o instituto: Instituto Mexicano del Seguro Social. 5.9 interfaz: Elemento, actividad o evento de interconexión de sistemas. 5.10 registro contable: Es la afectación o póliza que se realiza en los libros de contabilidad en un ente económico, con objeto de proporcionar los elementos necesarios para elaborar la información financiera del mismo. 5.11 SAI: Sistema de Abasto Institucional.
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5.12 sistema PREI Millenium: Sistema de Planeación de Recursos Institucionales. Sistema informático aplicativo financiero que provee información integral y en línea, a través de un software financiero denominado ERP (Enterprise Resource Planning Planeación de los Recursos Empresariales).
5.13 UMAE: Unidad Médica de Alta Especialidad.
Responsable Actividad Documentos involucrados
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6. Descripción de actividades del procedimiento para el registro de las operaciones contables de los bienes de consumo a través de la interfaz SAI-PREI
División de Contabilidad, Área de Catálogos Financieros y Bienes de Consumos, Departamento de Presupuesto, Contabilidad y Erogaciones en delegaciones y Departamento de Finanzas en la UMAE
Etapa I
1. Recibe “Correo electrónico” del Área de Abastecimientos correspondiente en el cual anexan “Archivo en formato de texto (.txt)” que incluye los movimientos contables de traspasos, bajas y reclasificaciones del Área de Abastecimientos.
2. Recibe “Oficio” del Área de Abastecimientos,
en el cual debe venir anexo el reporte que arroja el sistema Prei-Millenium del proceso prevalidación y la “Documentación Soporte” del registro contable.
3. Verifica que la información contenida en el
“Archivo de texto (.txt)” sea correcta en base a la “Documentación Soporte” del registro contable.
Es correcta la información No
4. Elabora y envía “Correo electrónico” dirigido
al Área de Abastecimientos, solicitando corrección del archivo de texto (.txt) de la información enviada.
5. Recibe “Correo electrónico” en el cual debe venir adjunto “Archivo de texto (.txt)” con las correcciones efectuadas.
Continúa en la actividad 3.
Correo electrónico con archivo de texto (.txt) Oficio Reporte de prevalidación Documentación soporte Archivo de texto (.txt) Documentación Soporte Correo electrónico Correo electrónico respuesta con Archivo de texto (.txt)
Responsable Actividad Documentos involucrados
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División de Contabilidad, Área de Catálogos Financieros y Bienes de Consumos, Departamento de Presupuesto, Contabilidad y Erogaciones en delegaciones y Departamento de Finanzas en la UMAE Área de Catálogos Financieros y Bienes de Consumos División de Contabilidad, Área de Catálogos Financieros y Bienes de Consumos, Departamento de Presupuesto, Contabilidad y Erogaciones en delegaciones y Departamento de Finanzas en la UMAE
Es correcta la información Si
6. Accede al sistema PREI Millenium, con base
a la “Guía Funcional 00: Conexión al Sistema PREI People Soft.”
7. Ejecuta el proceso de interfaz SAI-PREI con
base a la “Guía funcional: Interfaz SAI-PREI para bienes de consumo, GF_GL_IMSS_SAI_01” y edita la o las pólizas generadas.
8. Contabiliza las pólizas a nivel nacional
generadas en el proceso de Interfaz SAI-PREI, para ser incluidas en la contabilidad del Instituto, Generadas de la actividad 7.
Etapa II
9. Ejecuta y deposita en el servidor
correspondiente del sistema Prei-Millenium, el reporte denominado “Listado de existencias de los bienes de consumo” con base a la “Guía Funcional: Ejecución del Listado de Existencias, GF_GL_IMSS_SAI_02” para consultas posteriores.
10. Verifica con base en la “Guía Funcional:
Consulta del listado de existencias, GF_GL_IMSS_SAI_03” que las unidades de información y los centros de costos sean los correctos, así como que las cuentas contables no representen saldos contrarios de acuerdo a la naturaleza de estas.
Guía Funcional 00: “Conexión al Sistema PREI People Soft” Guía funcional: “Interfaz SAI-PREI para bienes de consumo, GF_GL_IMSS_SAI_01” Pólizas Pólizas Listado de existencias de los bienes de consumo Guía Funcional: GF_GL_IMSS_SAI_02 Guía Funcional: Consulta del listado de existencias, GF_GL_IMSS_SAI_03
Responsable Actividad Documentos involucrados
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División de Contabilidad, Área de Catálogos Financieros y Bienes de Consumos, Departamento de Presupuesto, Contabilidad y Erogaciones en delegaciones y Departamento de Finanzas en la UMAE
No es correcta la información de unidades de información y centro de costos
NO 11. Elabora “Oficio” y se envía por “Correo
electrónico” dirigido al Área de Abastecimientos, correspondiente, en el cual reporta las inconsistencias detectadas en el “Listado de existencias de los bienes de consumo” y se solicita su corrección.
12. Recibe “Correo electrónico” y “Oficio” del Área de Suministro de Área de Abastecimientos, correspondiente, en el cual debe venir anexo “Archivo en formato de texto (.txt)”, con las correcciones efectuadas. Continúa en la actividad 3.
Es correcta la información de unidades de información y centro de costos
SI
Fin del procedimiento
Correo electrónico Oficio saldos contrarios Listado de existencias de los bienes de consumo Correo electrónico Respuesta Oficio Respuesta Archivo de Texto (.txt)
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7. Diagrama de flujo del procedimiento para el registro de las operaciones contables de los bienes de consumo a través de la interfaz SAI-PREI
INICIO
DC, ACFBC, DPCYE y
DFUMAE
Archivo
de texto
Recibe
información
electrónica
Hoja
Prevalidación
Oficio
Documentación
SoporteRecibe
documentación
Archivo
de texto
Documentación
SoporteVerifica
información
¿Es correcta la
información?
Archivo
de texto
Elabora y Envía
información para
corrección
Recibe
información
corregida
Guía Funcional
00
Accede al
Sistema PREI-
Milenium
A
Etapa I
1
2
3
5
12
NO
SI
4
5
6
3
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A
PolizaGF_GL_IMSS_
SAI_03
Ejecuta guía y
Edita poliza
ACFBC
PolizaContabiliza
GF_GL_IMSS_
SAI_02
Listado de
Existencias
Sistema PREI-MilleniumLstado de
Existencias
Ejecución y
Deposita
DC, ACFBC, DPCYE y
DFUMAE
B
7
8
9
Etapa II
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B
GF_GL_IMSS_
SAI_03Verifica
informacion
¿Es correcta la
información?
Listado de
ExistenciasOficio
Archivo
de texto
Oficio
Elabora y Envía
información para
su corrección
Recibe
información
corregida
FIN
10
NO
SI
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8. Relación de documentos que intervienen en el procedimiento para el registro de las operaciones contables de los bienes de consumo a través de la interfaz SAI-PREI
Clave
Título del documento
Observaciones
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Oficio mancomunado 960
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ANEXO 1 “Oficio mancomunado número 960”
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