DIRECCIÓN DE GESTIÓN DE RECURSOS Y LOGÍSTICA

GUIA PARA LA EJECUCIÓN DE RECURSOS Y PRESENTACIÓN DE

INFORMES FINANCIEROS

CODIGO A102PR02G01

Versión 05

Fecha Vigente desde su publicación en GINA

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SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD DE COLCIENCIAS Una vez descargado o impreso este documento se considerará una COPIA NO CONTROLADA.

Los documentos actualizados del S.G.C. se encuentran en el Portal de Colciencias http://www.colciencias.gov.co Micro-sitio S.G.C. o en GINA

GUÍA PARA LA EJECUCIÓN DE RECURSOS Y PRESENTACIÓN DE INFORMES FINANCIEROS

EN EL MARCO DE LOS CRÉDITOS BID 2335/OC-CO Y BIRF 7944-CO.

http://www.colciencias.gov.co/



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CONTROL DE CAMBIOS

Versión Fecha Numerales Descripción de la modificación

00 Septiembre 9

de 2013 Todos Se crea el documento

01 2014-05-30 Se rediseña el SGC

02 2014-10 Todos Se realiza una descripción para acceder a la Guía a través del micrositio del SGC

03 2015-05-27 3,4,5,6,7

Se suprimen los formatos: 1. Formato de proyección financiera Recursos

Colciencias A102PR02F01 2. Conciliación de la cuenta bancaria de

destinación específica A102PR02F04 3. Informe de traslados de recursos entre rubros

A102PR02F05 Se ajustan la guía con respecto al cambio en los formatos.

04 2015-08-06 3,6

Se ajustan la guía con respecto al código de los formatos: Informe de ejecución financiera global A102PR02F02 e Informe de ejecución financiera detallada A102PR02F03, de manera tal que estos tengan correspondencia entre el contenido y la codificación de los mencionados formatos.

05

Los cambios rigen a partir de su publicación

en GINA

5 Se modifica la dirección web de las ubicación de la Guía en el portal de Colciencias

1. OBJETIVO

Establecer las líneas de trabajo básicas en la ejecución de recursos provenientes de los créditos (BIRF 7944-CO) y BID (2335/OC-CO) destinados para proyectos o actividades de Ciencia, Tecnología e Innovación, haciendo énfasis en las buenas prácticas de ejecución de recursos de financiamiento, en especial, los




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provenientes de la Banca Multilateral y los informes requeridos para dar cumplimiento con los procesos establecidos por estas Entidades.

2. ALCANCE

La presente guía tiene como fundamento el Manual Operativo de los Créditos (BIRF 7944-CO) y BID (2335/OC-CO), el cual comprende una serie de buenas prácticas para la ejecución de recursos provenientes de la banca multilateral así como las herramientas necesarias para una adecuada rendición de cuentas sobre la ejecución financiera de los proyectos o contratos, y la orientación a los mismos respecto del proceso y política de solicitudes de desembolso y presentación de informes financieros.

Se recuerda a las Entidades Ejecutora y/o Beneficiaria, en adelante LA ENTIDAD tener en cuenta que en caso de discrepancia entre la presente guía y el contrato, prima lo establecido puntualmente en el contrato.

3. DISPOSICIONES GENERALES

El Gobierno de Colombia solicitó el apoyo de la Banca Multilateral para financiar un programa de apoyo a la Innovación Tecnológica según lo contemplado en su Política Nacional de Ciencia, Tecnología e Innovación, formulada en el documento “Colombia Construye y Siembra Futuro” de 2008, desarrollada en el Consejo Nacional de Política Económica y Social CONPES (CONPES) 3582 del año 2009 y dentro del marco normativo establecido en la Ley 1286 de 2009. Esta política fija para los próximos 10 años metas presupuestarias de inversión en el sector de Ciencia, Tecnología e Innovación -CTeI- y designa al anterior Instituto Colombiano para el Desarrollo de la Ciencia y la Tecnología, hoy Departamento Administrativo de Ciencia, Tecnología e Innovación (COLCIENCIAS), como ente rector de la política de este sector. Este esfuerzo es consistente con la necesidad identificada por el gobierno de aumentar la inversión en CTeI y de fortalecer el Sistema Nacional de Ciencia, Tecnología e Innovación (SNCTI) para propender por la transformación productiva y social del país.

Para apoyar la ejecución del Proyecto, se cuenta con dos operaciones vigentes de crédito, una con el Banco Mundial (BIRF 7944-CO) y otra con el Banco Interamericano de Desarrollo - BID (2335/OC-CO), operaciones independientes pero coordinadas que tienen como objetivo general incrementar la capacidad del país para producir, identificar, difundir, usar e integrar conocimiento con el propósito de acelerar el crecimiento económico y disminuir la inequidad. Se pretende contribuir al aumento y efectividad de la inversión en actividades científicas, tecnológicas y de innovación del país, para mejorar así la competitividad del sector productivo y las condiciones de vida de la población. El objetivo particular es contribuir al fortalecimiento del SNCTI a través del crecimiento de COLCIENCIAS, el aumento y la coordinación de las capacidades innovadoras en sectores económicos específicos y el incremento de las inversiones privadas en innovación.

La presente Guía forma parte del Sistema de Gestión de Calidad de Colciencias, siendo un documento controlado por este mismo. Forman parte integral de la Guía los siguientes formatos debidamente aprobados y controlados por el Sistema de Gestión de la Calidad:

4. Informe de ejecución financiera global A102PR02F02 5. Informe de ejecución financiera detallada A102PR02F03




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La guía y los formatos están disponibles en el portal institucional http://www.colciencias.gov.co/sistemadegestiondecalidad, sección Apoyo Institucional- Gestión de Recursos Financieros, tal como se muestra en la siguiente imagen:


http://www.colciencias.gov.co/sistemadegestiondecalidad



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4. GENERALIDADES – BUENAS PRÁCTICAS EN LA EJECUCIÓN DE RECURSOS DE

FINANCIAMIENTO PROVENIENTES DE LA BANCA MULTILATERAL

Con el fin de presentar un adecuado y eficiente manejo de los recursos de financiamiento, se constituye de obligatorio cumplimiento y revisión los siguientes temas:

a. Los ejecutores se comprometen a aplicar los recursos única y exclusivamente para el logro de los objetivos planteados en el Contrato/Convenio, con sentido de eficiencia, transparencia y economía.

b. Bajo ninguna circunstancia se aceptará el uso diferente de los recursos de financiamiento. No se permitirá financiar necesidades ajenas al proyecto, tales como:

Compras y/o pagos de bienes y servicios que requiera la Entidad. Necesidades de caja ajenas al proyecto. Financiación de gastos de manera temporal.

Pagos de salarios, prestaciones, parafiscales y seguridad social a personal de nómina permanente o de apoyo vinculados al organismo ejecutor y/o coejecutores.

c. Los recursos de financiamiento se deben manejar en una Cuenta Corriente en un banco comercial colombiano con destinación específica y de uso exclusivo, para el manejo de los recursos desembolsados por COLCIENCIAS, para la ejecución del proyecto. Lo anterior en cumplimiento de los requisitos exigidos por los bancos financiadores (Banco Mundial, Banco Interamericano de Desarrollo).

Los recursos de Financiamiento desembolsados deberán estar debidamente registrados en la contabilidad de la Entidad. Los extractos bancarios que proporcione la cuenta servirán como insumo de las conciliaciones contables.

RENDIMIENTOS FINANCIEROS: En caso tal que la cuenta donde se manejan los recursos de financiamiento genere rendimientos financieros, estos se deben reconocer dentro de las respectivas conciliaciones bancarias y solo podrán reinvertirse en actividades propias del subproyecto y se contabilizarán como aporte adicional de contrapartida.

SOBRE REINTEGROS: Solo se recibirán reintegros de los recursos desembolsados y no ejecutados y/o que no se reconozcan como ejecución (no se ejecuten correctamente y por eso se serán catalogados como Gastos no elegibles).

Los Gastos Administrativos y/o costos generados en la apertura y manejo de la cuenta

bancaria tales como gravamen a los movimientos financieros (GMF), la expedición de chequera, cuota de manejo, comisiones de transferencia, etc…, NO serán reconocidos con recursos de financiamiento. Deberán ser cubiertos con recursos de Contrapartida de LA ENTIDAD.

El impuesto al valor agregado (IVA), a cargo de LA ENTIDAD, que se cancele dentro de la

ejecución, se asociará al rubro del gasto realizado y se aceptará con cargo a los recursos




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de financiamiento siempre y cuando no sea un impuesto recuperable por LA ENTIDAD (mediante un reintegro solicitado y aplicado por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales), teniendo en cuenta su naturaleza jurídica y las normas tributarias que le sean aplicables.

d. En el caso en que se presente alguna dificultad para la apertura de la cuenta, Colciencias podrá, sujeto a su análisis, autorizar el uso de un sistema contable y financiero que garantice que los recursos están como mínimo, registrados en el sistema de información (contable-financiero) de LA ENTIDAD y que permite hacer un seguimiento de origen y destino de fondos por fuente de financiamiento y que es fácilmente verificable por parte de la firma auditora del Programa, quienes auditarán en forma expost los gastos. Para que se otorgue esta autorización, LA ENTIDAD deberá: solicitar expresamente a Colciencias que no se le exija la apertura de una cuenta separada; exponer las razones que justifican esta solicitud y describir el sistema contable y financiero de que dispondrá para el manejo de los recursos, el cual deberá cumplir como mínimo con lo siguiente:

Cuando los recursos ingresen a una cuenta general de LA ENTIDAD, estos se deben registrar en la contabilidad a nivel de subcuenta, a partir de un Centro de Costos, para un mejor ordenamiento de la información, que permita diferenciar la ejecución de los recursos de cada uno de los contratos, mostrando los ingresos y ejecuciones de los recursos de financiamiento del proyecto o a través de cuentas de orden, donde igualmente se registren los ingresos y egresos.

Para la justificación de ejecución de los recursos de financiamiento, se deberá anexar un CERTIFICADO debidamente suscrito por la Gerencia Financiera de (La ENTIDAD) o de quien haga sus veces, donde se refleje el valor recibido, los gastos realizados y el saldo disponible.

e. En caso que los recursos de financiamiento recibidos no se comprometan, no se ejecuten o no se reconozcan1 como ejecución por parte de COLCIENCIAS, se hará efectiva la cláusula del contrato denominada REINTEGRO. Esto quiere decir, que la Entidad está en la obligación de hacer devolución parcial o total de los recursos.

f. Tener en cuenta el presupuesto final aprobado por COLCIENCIAS, pues es la base para la presentación y ejecución de los recursos.

g. La Entidad Ejecutora de los recursos de financiamiento es la responsable ante Colciencias de la presentación de los informes de ejecución financiera dentro de los plazos establecidos, con los

1 Gasto No Elegible.




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parámetros y periodicidad fijada. Por lo anterior, la Entidad solicitará la información pertinente a la Entidad Beneficiaria2 para la consolidación de los informes.

h. El Ejecutor de los recursos, deberá mantener y tener a disposición de COLCIENCIAS y/o de los Entes de Supervisión y Control, un archivo (en físico y virtual), de forma ordenada y asequible, con toda la información inherente al proyecto, que incluya entre otros documentos los siguientes:

Términos de referencia de la convocatoria en la cual participó. Memorando para la elaboración del contrato. Propuesta del proyecto aprobada. Contratos suscritos y ejecutados. Formatos de proyección financiera diligenciados. Informes de ejecución financiera con sus respectivos soportes (contratos, facturas,

comprobantes de egreso, etc.). Comunicaciones con el Supervisor del contrato. Compras, adquisiciones y gastos. Cartas de aceptación de gastos, cambios de presupuesto entre rubros.

g. Las Entidades deben presentar los informes financieros requeridos en los formatos dispuestos por

COLCIENCIAS para tal fin.

h. El valor de los datos ingresados en los documentos debe ser reflejado en pesos colombianos.

5. DESEMBOLSOS DE RECURSOS

Una vez legalizados los contratos/convenios, LA ENTIDAD debe leer atentamente el documento y cumplir con

lo establecido en el Contrato/Convenio, por tal razón se recomienda tener en cuenta:

a. Abrir una cuenta corriente en un banco comercial colombiano con destinación específica, de uso

exclusivo para el manejo de los recursos desembolsados por COLCIENCIAS para el

Contrato/Convenio. Una vez LA ENTIDAD indique el número de cuenta, todos los desembolsos con

cargo al contrato/convenio se transferirán a la misma.

b. De acuerdo con las condiciones establecidas3 en el Contrato/Convenio, se estipulará el porcentaje a

girar en el primer desembolso y la Entidad deberá programar sus gastos de acuerdo a este

desembolso4.

c. LA ENTIDAD deberá aportar la documentación adicional requerida por COLCIENCIAS y/o por la

Fiduciaria y que no se encuentre relacionada en la presente Guía.

d. Se reconocerán gastos dentro de los plazos establecidos en el Contrato/Convenio.

2 Cuando el Contrato/Convenio establezca la existencia de Entidad Ejecutora y Entidad Beneficiaria. De lo contrario, la Entidad que recibe los recursos de Colciencias es responsable de reportar los informes financieros. 3 Dichas condiciones se encuentran específicas en el Contrato/Convenio, de obligatorio cumplimiento y de acuerdo a los requisitos solicitados en la Convocatoria o solicitados por el Supervisor. 4 Recuerde que la Programación de los pagos la debe realizar la Entidad una vez tenga conocimiento de las condiciones de desembolso de recursos.




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e. En los casos en que LA ENTIDAD deba reportar gastos de Contrapartida en Especie, se debe

adjuntar certificación avalada por el Director del Proyecto y el Revisor Fiscal (o Contador si no tuviere

Revisor Fiscal) donde se indique el valor ejecutado por rubro de acuerdo al período presentado.

6. INFORMES DE EJECUCIÓN FINANCIERA Las Entidades deben presentar el informe financiero para respaldar la ejecución de recursos desembolsados

por Colciencias, mediante el diligenciamiento de los formatos:

Informe de ejecución financiera global A102PR02F02

Informe de ejecución financiera detallada A102PR02F03 Es importante recordar que se entiende por ejecución los compromisos que hacen exigible su pago y por tanto ya han sido cancelados.

Para los casos en los cuales se requiera realizar desembolsos restantes (segundo desembolso), LAS

ENTIDADES pueden presentar el informe financiero en cualquier momento, siempre y cuando, tenga una

ejecución de recursos por un monto igual o superior al 80% del monto inicialmente desembolsado o el

porcentaje que establezca el Contrato/Convenio.

LA ENTIDAD debe consolidar la información5, tenerla disponible en caso que se requiera y remitir a

COLCIENCIAS el Informe de Ejecución Financiera con todos los anexos completamente diligenciados.

Para el efecto, se requiere que:

Junto con el informe y de acuerdo con la relación de pagos detallada por rubro (Informe de

ejecución financiera detallada A102PR02F03), se remita un archivo digital que contenga los soportes de facturación y pago escaneados en formato PDF o JPG. Recuerde que no es necesario enviar los soportes de pago en físico, éstos deben reposar en las carpetas de la Entidad los cuales podrán ser solicitados en cualquier momento.

Se deben anexar al informe financiero los extractos de la cuenta bancaria o CERTIFICACIÓN.

Remitir los Formatos del Informe de Ejecución Financiera diligenciados en EXCEL, de

acuerdo al modelo establecido y publicado por Colciencias.

NOTA 1: Si se autorizó el manejo de recursos a través de un registro contable por Centro de

Costos, deberá adjuntar el auxiliar contable que refleje los movimientos y pagos realizados a la

fecha de corte y la Certificación expedida por el Director Financiero o quien haga sus veces,

del valor recibido, los gastos realizados y el saldo disponible, con corte a la presentación del

informe.

5 En caso de tener Entidad Beneficiaria, de acuerdo a los actores identificados en el Contrato y/o convenio.




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Una vez revisado el Informe de Ejecución Financiera, se determinarán los gastos avalados y sobre éste monto se emitirá la evaluación financiera sobre la ejecución de los recursos desembolsados, y se seguirán evaluando los gastos hasta completar la totalidad de los recursos de financiamiento desembolsados a la Entidad. LA ENTIDAD deberá verificar las obligaciones contractuales en donde se encuentra estipulada la periodicidad de la presentación de los informes de avance técnico y financiero del proyecto a efectos de su presentación oportuna. Igualmente para la terminación del Contrato/Convenio se debe presentar un informe financiero final con el acumulado total de acuerdo con los formatos establecidos anteriormente. 6.1 INSUMOS A ENTREGAR CON LOS INFORMES FINANCIEROS

Carta de remisión del Informe Financiero donde indique el número Consecutivo del informe enviado, relacionando el valor de ejecución con recursos COLCIENCIAS y de la Contrapartida que se está reportando.

Formatos A102PR02F02 y A102PR02F03 en original y debidamente firmados por las personas responsables (Director del Proyecto y/o Director Financiero y por el Contador y/o Revisor Fiscal).

Un CD que contenga: Los formatos escaneados firmados. Los formatos del F02 y F03 diligenciados en EXCEL. Los soportes de pago escaneados en formato PDF o JPG de acuerdo con la relación de

pagos detallada por rubro en el formato Informe de ejecución financiera detallada A102PR02F03.

Los extractos de la cuenta bancaria de destinación específica como soporte del Anexo 1, o la respectiva certificación de disponibilidad de los recursos.

La presente guía y los anexos en formato Excel se pueden descargar de la página web de Colciencias, tal como se explicó en la sección 3.” Disposiciones Generales” del presente documento. A continuación se presenta una explicación del diligenciamiento de los formatos que se deben realizar por parte de los Ejecutores de los recursos de financiamiento entregados por Colciencias.

7 DILIGENCIAMIENTO DE FORMATOS

Para registrar la información financiera se deben diligenciar los formatos A102PR02F02 y A102PR02F03 , durante el periodo de ejecución del Contrato/Convenio, por lo tanto es de aclarar que estos formatos no se

deben suprimir ni modificar ya que son los avalados por la Banca Multilateral. Se recuerda a las Entidades tener en cuenta que se entiende por ejecución los compromisos que hacen exigible su pago y por tanto ya han sido efectivamente cancelados al tercero.




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Es indispensable que todos los formatos estén debidamente firmados y en original, las firmas deben ser así:

FIRMA DIRECTOR DEL PROYECTO y/o DIRECTOR FINANCIERO: Se debe registrar el nombre

completo, número de cédula y la firma de la persona que avala la información consignada.

FIRMA DEL REVISOR FISCAL y en caso que no hubiere DEL CONTADOR PÚBLICO: Se debe indicar el

nombre completo, número de la tarjeta profesional, número de cédula y firma.

7.1 DILIGENCIAMIENTO DEL FORMATO DE INFORME DE EJECUCIÓN FINANCIERA GLOBAL

A102PR02F02

Este formato le permite a COLCIENCIAS visualizar la ejecución financiera real de los recursos del contrato en un periodo determinado, de acuerdo al presupuesto aprobado y la ejecución acumulada. Dentro de este formato, se registra la información para recursos de financiamiento y para recursos de contrapartida. Este formato, se encuentra publicado en el portal institucional, tal como se explicó en la sección 3.” Disposiciones Generales” del presente documento. El formato consta de cuatro partes: Una primera, con los datos que identifican el proyecto, una segunda parte, que debe reflejar el presupuesto aprobado y su ejecución global por rubros, una tercera parte, que resume los desembolsos realizados y una cuarta parte, que corresponde a los datos y firmas de las personas responsables de la información presentada. A continuación se realiza una breve explicación sobre el diligenciamiento del formato: Parte 1. Datos de identificación del proyecto/contrato

1. PERÍODO DE EJECUCIÓN QUE SE REPORTA: Se diligencia el período de ejecución financiera. Es

importante resaltar que la información debe realizarse con la misma fecha de corte que manejen los

extractos bancarios, con el fin de validar el saldo de la Cuenta Corriente de Destinación Específica.

2. NOMBRE O TÍTULO DEL PROYECTO: Es el nombre del proyecto financiado.

3. EJECUTOR: Es la Entidad que recibe los recursos por parte de COLCIENCIAS.

4. BENEFICIARIO: Es la Entidad que se identifica como beneficiaria en el contrato, y aporta recursos

de contrapartida para el desarrollo del proyecto.

5. CONVOCATORIA No.: Es la identificación del número de la Convocatoria mediante la cual se

seleccionó el Proyecto/Contrato a ejecutar.

6. CONTRATO/CONVENIO No.: Corresponde al número del contrato asignado por COLCIENCIAS y/o

la fiduciaria.

7. VALOR COLCIENCIAS: Es el monto de financiamiento aportado por COLCIENCIAS para el contrato.

8. VALOR CONTRAPARTIDA: Es el monto total de la contrapartida de acuerdo a lo establecido en el

Contrato/Convenio.

9. CÓDIGO DEL PROYECTO: Corresponde al número de identificación asignado por COLCIENCIAS.

Se indica cuando haya lugar.




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Parte 2. Presupuesto y ejecución global por rubro.

Recursos de Financiamiento.

La información aquí consignada debe contener la información desagregada por rubros.

10. RUBROS: Se registran los nombres de cada uno de los rubros financiados y que tengan presupuesto

con forme al memorando de elaboración de contrato.

11. PRESUPUESTO INICIAL APROBADO: Es el presupuesto asignado según memorando de

elaboración de contrato por COLCIENCIAS, para el desarrollo de los objetivos planteados en el

Contrato.

12. MODIFICACIONES REDUCCIÓN: Se refleja el monto en que se disminuye un rubro para ser

transferido a otro, previa autorización del supervisor conforme a lo establecido en el

contrato/convenio.

13. MODIFICACIONES AUMENTO: Es el monto en que se incrementa un rubro a causa de

transferencias de recursos de otro(s) rubro(s), previa autorización del supervisor conforme a lo

establecido contrato/convenio.

14. PRESUPUESTO VIGENTE: Muestra la distribución del presupuesto definitivo, incluidas la

modificaciones aprobadas.

15. EJECUCIÓN DURANTE ESTE PERIODO: Se incluyen los valores correspondientes al periodo de

ejecución que se reporta y que están sustentados en el formato denominado “INFORME DE

EJECUCIÓN FINANCIERA DETALLADA” (Anexo No. 2) con fecha de corte igual a los extractos

bancarios.

16. EJECUCIÓN ACUMULADA: Se refiere al valor total acumulado de la ejecución del proyecto, a la

fecha de presentación del informe.

Recursos Contrapartida

17. PRESUPUESTO INICIAL APROBADO: Es el presupuesto que se aporta como contrapartida, según

el memorando de elaboración de contrato/convenio para el desarrollo de los objetivos planteados en

el contrato.

18. EJECUCIÓN DURANTE ESTE PERIODO: Se incluyen los valores correspondientes al periodo de

ejecución que se reporta y que están sustentados en el formato denominado “INFORME DE

EJECUCIÓN FINANCIERA DETALLADA” (Anexo No. 2).



Parte 3. Resumen de Caja.

20. NOMBRE DEL BANCO: Entidad bancaria donde se encuentra la Cuenta Bancaria.




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21. NÚMERO DE CUENTA BANCARIA: Registrar el número de la cuenta corriente, en la cual se

manejan los recursos asignados por COLCIENCIAS. Resaltamos la importancia de tener una Cuenta

exclusiva para manejar los recursos del financiamiento asignados por COLCIENCIAS.

22. DESEMBOLSO No.: Se relacionan en estas casillas el número de desembolsos que se hayan

realizado a la Entidad.

23. TOTAL DESEMBOLSOS ACUMULADOS: Es la sumatoria de los desembolsos realizados.

24. EJECUCIÓN ACUMULADA: Trae el valor total de la columna (16).

25. SALDO DISPONIBLE – RECURSOS POR EJECUTAR: Es la diferencia entre EL TOTAL DE

DESEMBOLSOS ACUMULADOS (23) y el valor correspondiente a la EJECUCIÓN ACUMULADA

(24)

26. SALDO CUENTA BANCARIA: Es el saldo que refleja el extracto bancario o la CERTIFICACIÓN del

periodo que se está reportando gastos.

27. DIFERENCIA PROYECTO (Saldo Disponible - Recursos por Ejecutar) vs BANCO: Esta casilla refleja

la diferencia entre el saldo disponible por ejecutar y el saldo en banco.

28. OBSERVACIONES: Si llegase a existir diferencia, se debe explicar y relacionar los pagos que lo

están afectando.

Parte 4. Firmas.

FIRMA DIRECTOR DEL PROYECTO y/o DIRECTOR FINANCIERO: Se debe registrar el nombre

completo, número de cédula y la firma de la persona que avala la información consignada.

FIRMA REVISOR FISCAL y en caso que no hubiere DEL CONTADOR PÚBLICO: Se debe indicar el

nombre completo, número de la tarjeta profesional, número de cédula y firma.

7.2 DILIGENCIAMIENTO DEL FORMATO DE INFORME DE EJECUCIÓN FINANCIERA DETALLADA A102PR02F03

En este anexo se registra la información de ejecución por rubro. El formato se encuentra publicado en

el portal institucional, tal como se explicó en la sección 3.” Disposiciones Generales” del presente documento. RUBRO DE (…): Se debe mencionar el nombre del rubro que se está reportando. Se deben realizar tantos

anexos como rubros que presenten ejecución en el periodo de reporte del informe, tanto para recursos

COLCIENCIAS como para recursos de Contrapartida.

El formato consta de tres partes: Una primera, con los datos que identifican el proyecto, una segunda parte, que debe reflejar el presupuesto aprobado y su ejecución global por rubros y una tercera parte, que corresponde a los datos y firmas de las personas responsables de la información presentada. A continuación se realiza una breve explicación sobre el diligenciamiento del formato:




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Parte 1. Datos de identificación del proyecto

1. PERÍODO DE EJECUCIÓN QUE SE REPORTA: Se diligencia el período de ejecución financiera. Es

importante resaltar que la información debe realizarse con la misma fecha de corte que manejen los

extractos bancarios, con el fin de validar el saldo de la Cuenta Corriente de Destinación Específica.

2. NOMBRE O TÍTULO DEL PROYECTO: Es el nombre del proyecto financiado.

3. EJECUTOR: Es la Entidad que recibe los recursos por parte de COLCIENCIAS.

4. BENEFICIARIO: Es la Entidad que se identifica como beneficiaria en el contrato, y aporta recursos

de contrapartida para el desarrollo del proyecto.

5. CONVOCATORIA No.: Es la identificación del número de la Convocatoria mediante la cual se

seleccionó el Proyecto/Contrato a ejecutar.

6. CONTRATO/CONVENIO No.: Corresponde al número del contrato asignado por COLCIENCIAS y/o

la fiduciaria.

7. VALOR COLCIENCIAS: Es el monto de financiamiento aportado por COLCIENCIAS para el contrato.

8. VALOR CONTRAPARTIDA: Es el monto total de la contrapartida de acuerdo a lo establecido en el

Contrato/Convenio.

9. CÓDIGO DEL PROYECTO: Corresponde al número de identificación asignado por COLCIENCIAS.

Se indica cuando haya lugar.

Parte 2. Ejecución detallada por rubro.

Recursos de Financiamiento.

10. DESCRIPCIÓN DEL GASTO: Es la actividad desarrollada dentro del rubro.

11. PROVEEDOR DEL BIEN O SERVICIO: Se relaciona la persona natural o jurídica que presta el

servicio o provee el bien.

12. PAÍS DEL PROVEEDOR: Registrar el país de domicilio del proveedor.

Países Miembros cuando el financiamiento provenga del Banco Interamericano de Desarrollo. a) Países Prestatarios:

(i) Argentina, Bahamas, Barbados, Belice, Bolivia, Brasil, Chile, Colombia, Costa Rica, Ecuador, El Salvador, Guatemala, Guyana, Haití, Honduras, Jamaica, México, Nicaragua, Panamá, Paraguay, Perú, República Dominicana, Suriname, Trinidad y Tobago, Uruguay, y Venezuela.

b) Países no Prestatarios: (i) Alemania, Austria, Bélgica, Canadá, Croacia, Dinamarca, Eslovenia, España, Estados

Unidos, Finlandia, Francia, Israel, Italia, Japón, Noruega, Países Bajos, Portugal, Reino Unido, República de Corea, República Popular de China, Suecia y Suiza.

Cuando el financiamiento provenga del Banco Mundial. Los bienes suministrados y los Servicios de Consultoría prestados bajo el contrato pueden tener su origen en cualquier país excepto si: (a) Por cuestión de ley o regulaciones oficiales el país del Prestatario prohíbe relaciones

comerciales con ese país; o




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(b) por un acto de conformidad con una decisión del Consejo de Seguridad de las Naciones Unidas, adoptada en virtud del Capítulo VII de la Carta de esa Organización, el país del prestatario prohíbe las importaciones de bienes de ese país o cualquier pago a personas o entidades en ese país.

13. No. FACTURA O CUENTA DE COBRO: Se relaciona el número de la factura o cuenta de cobro.

14. No. COMPROBANTE DE PAGO: Es el número del documento mediante el cual LA ENTIDAD

efectuó el pago.

15. FECHA DE PAGO: Utilizar formato DD/MM/AAAA para identificar el día que se realizó el pago al

proveedor de los servicios.

16. EJECUCIÓN DURANTE ESTE PERIODO: Se relacionan los valores que se están reportando en el

actual período de ejecución.



Recursos de Contrapartida.

Aquí se registran ejecución de contrapartida, identificando claramente6 los pagos por parte de la Entidad

Beneficiaria como de las demás Entidades participantes en el Contrato7.

Por cada rubro presupuestal aprobado que presento ejecución en el periodo del informe, se debe identificar lo

siguiente:

18. EJECUCIÓN DURANTE ESTE PERIODO: Se relacionan los valores que se están reportando en el

actual período de ejecución.



Contrapartida En Especie

Cuando la contrapartida se aporte en especie, adicional a la información que solicita el formato, se debe

adjuntar una Certificación firmada por el Director del Proyecto y por el Revisor Fiscal (y en caso que no

hubiere, del Contador Público). Dicha certificación se debe realizar por cada rubro que presente ejecución

y debe contener, por ejemplo:

Para el Rubro de Personal: El nombre del funcionario, el tiempo dedicado al proyecto y el valor que

asume la entidad con cargo al proyecto.

Para el Otros Rubros: La descripción del bien o servicio asumido por la Entidad, el tiempo dedicado

al proyecto y el costo.

6 Se recomienda identificarlo en la columna denominada Actividad (No.15). 7 Se identificará de acuerdo a como este identificada en el Contrato/Convenio.




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Elaboró Revisó y Aprobó:

Nombre: Ruth María Torres Pineda Carlos Zambrano Salamanca

Nombre: Ángela María González

Cargo: Coordinadora de Seguimiento Financiero– DGRL. Consultor Equipo de Gestión Banca Multilateral.

Cargo: Directora de Gestión de Recursos y Logística


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