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DIRECCIÓN DE PLANIFICACIÓN
EVALUACIÓN DEL PRIMER SEMESTRE
DEL
PLAN OPERATIVO ANUAL INSTITUCIONAL 2014
28 de julio 2014
1
Tabla de contenido
Glosario .............................................................................................................................................. 2
I. Presentación .............................................................................................................................. 4
II. Aspectos Básicos de Planeación ............................................................................................ 5
i. Misión de Correos de Costa Rica. ........................................................................................... 5
ii. Visión de Correos de Costa Rica. ............................................................................................ 5
iii. . Políticas Institucionales ......................................................................................................... 5
iv. Objetivos estratégicos .............................................................................................................. 6
III. Metodología de Evaluación ...................................................................................................... 7
IV. Evaluación del Primer Semestre del Plan Operativo Institucional (POI) 2014 .................. 10
1-1 Sub programa Operaciones del POI 2014 .............................................................................. 12
1-2 Sub programa Comercial ........................................................................................................ 18
2-1. Sub programa Auditoria .......................................................................................................... 21
2-2. Sub programa Nivel Superior ................................................................................................. 22
2-3. Sub programa Informática ...................................................................................................... 26
2-4. Sub programa. Administración y Finanzas ........................................................................... 30
V. Conclusiones y Recomendaciones ....................................................................................... 33
2
Glosario
Área estratégica: Nombre utilizado para agrupar los programas, proyectos
o acciones del Plan Estratégico.
Beneficiario: personas físicas o jurídicas o agrupaciones de ellas, a quienes están destinados, en forma específica, los bienes y servicios que provee el programa presupuestario.
Indicador: variable o relación entre variables de nivel cuantitativo o
cualitativo, que permite medir el grado de cumplimiento del objeto a evaluar. El indicador corresponde a una variable, cuando mide la cantidad de bienes y servicios generados.
Meta anual: es el resultado anual que se prevé alcanzar mediante la gestión sectorial e institucional.
Misión institucional: declaración concisa sobre la razón de ser o el propósito último de la institución (qué somos, qué hacemos y para quién).
Objetivo estratégico institucional: logros que la institución espera concretar en uno o más años, para el cumplimiento de su misión de forma eficiente y eficaz. Estos logros se refieren, principalmente, a la capacidad institucional en el cumplimiento de su finalidad y cómo ésta se expresa en los resultados o cómo impacta sobre el bienestar de los ciudadanos. Los objetivos estratégicos institucionales constituyen la base para el establecimiento de los indicadores, que permitirán medir el avance de las acciones gubernamentales hacia los resultados.
Objetivo estratégico del programa o subprograma presupuestario: Logros que el programa o subprograma presupuestario espera concretar en uno o más años, para el cumplimiento de su misión de forma eficiente y eficaz. En el caso de los programas y subprogramas los logros se refieren principalmente a los beneficios y efectos generados en la población objetivo por los bienes y servicios brindados. Los objetivos estratégicos del programa o subprograma también constituyen la base para el establecimiento de los indicadores, que permitirán medir el avance de las acciones gubernamentales hacia los resultados.
Políticas Institucionales: lineamientos dictados por el máximo jerarca, que
orientan la acción institucional, acorde con el marco jurídico actual.
3
Prioridades institucionales: compromisos de carácter estratégico que se definen a nivel institucional y permiten centrar los recursos y las prioridades de la gestión, sobre los cuales debe responder a la ciudadanía; tomando como referencia el PND y las políticas institucionales.
Producto final: bienes y servicios generados por los programas y subprogramas presupuestarios, que están en estrecha relación con la misión institucional y la del programa presupuestario. Son permanentes en el tiempo, una vez generados no sufren transformación a lo interno de la institución y son dirigidos a los usuarios externos de ésta.
Programa presupuestario: categoría programática de mayor nivel en el proceso de presupuesto, conformada por un conjunto de subprogramas, actividades o proyectos que conducen a uno o más productos finales para el cumplimiento de objetivos y metas, también se debe considerar como tal al programa de apoyo (actividades centrales o administración superior).
Funcionario responsable: Persona responsable del cumplimiento de la
meta.
Subprograma presupuestario: desagregación de un programa presupuestario complejo, para facilitar su ejecución, control y evaluación. Tiene las mismas características del programa y contribuye a alcanzar la producción total del programa.
Unidad de medida. Elemento que permite cuantificar el volumen de producción. Debe ser significativa, expresada en términos simples, coherentes y consistentes con la producción.
Usuario: personas físicas o jurídicas o agrupaciones de ellas, a quienes
van dirigidos directamente los bienes y servicios que provee el programa presupuestario.
Visión: declaración que enuncia lo que la organización desea ser en el futuro.
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I. Presentación
La Dirección de Planificación Institucional tiene el gusto de presentar a la Contraloría General de la República, a la comunidad y las autoridades de Correos de Costa Rica, S,A, la primera ―Evaluación del Plan Operativo Anual y su Vinculación con el Presupuesto Institucional 2014. Es importante decir que este Plan Operativo Anual 2014 está vinculado al Plan Estratégico Institucional 2014-2018, y además internamente se enlaza a las políticas, que engloban el proceso y que fueron formuladas por la Administración. La misma se basa en la normativa que rige a la planificación y presupuesto establecido por la Contraloría General de la República y su normativa vigente, como son las leyes y reglamentos, en específico, las Normas Técnicas sobre Presupuesto Público N-1-2012-DC-DFOE y la circular 8720 del 17 de agosto de 2000 con algunas disposiciones legales y técnicas sobre el sistema de planificación – presupuestos de los entes y órganos públicos sujetos a la aprobación presupuestaria de la Contraloría General de la República. Como parte de las etapas del proceso de la vinculación del Plan Operativo Anual – Presupuesto Institucional, una de las mismas consiste en el control y la evaluación de las actividades programadas. Con esta etapa se pretende además de evaluar lo que se hace, a constituir un proceso de mejora institucional, y de encontrar estrategias innovadoras de ―hacer cosas importantes aprovechando todo tipo de recursos humanos, técnicos y de otra índole; para ser más eficientes y eficaces a la hora de desarrollar metas estratégicas con el fin de cumplir los objetivos institucionales y mejorar la calidad de servicio. En todo caso, en esta etapa se determina el nivel de ejecución de las metas formuladas, tanto desde la perspectiva de la ejecución operativa (física) como presupuestaria. Es importante indicar que como parte del proceso de planificación institucional, internamente se revisaron los avances y los resultados de los proyectos con las áreas responsables vinculados a la evaluación; y finalmente con respecto al Presupuesto Institucional. Este último, aspecto se muestra en esta evaluación, siempre con la idea de racionalizar e invertir eficaz y eficientemente los recursos disponibles. Por último, agradezco a los señores Gerentes, Directores, Jefes y Coordinadores por la información suministrada y a los colaboradores de la Dirección de Planificación que trabajaron en la coordinación de dicha evaluación. Este Informe de Evaluación del Primer Semestre del Plan Operativo Institucional 2014, fue aprobado por Junta Directiva en la sesión ordinaria número 1269 , mediante el acuerdo 7113, celebrada el 29 de julio del 2014.
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II. Aspectos Básicos de Planeación
i. Misión de Correos de Costa Rica.
“Correos de Costa Rica proporciona soluciones modernas e integrales en servicios de logística, comunicación y afines que generan valor agregado y lealtad de nuestros clientes”
ii. Visión de Correos de Costa Rica.
“Ser líderes e innovadores en el mercado de servicios de logística, de comunicación y afines, brindando a nuestros clientes soluciones integrales a sus necesidades”
iii. . Políticas Institucionales
Fortalecer el mercadeo de servicios postales básicos y servicios de paquetería.
Fortalecimiento y diversificación de los servicios para ofrecer soluciones integrales a los clientes.
Incremento de los niveles de productividad de la empresa. Cumplir la promesa
básica que establecen las normas de calidad, y asegurar estabilidad y sostenibilidad financiera a la empresa.
Incremento de la competitividad. Desarrollo humano e incorporación de tecnología
adecuada a las demandas y necesidades del mercado y la empresa. Desarrollo de la imagen corporativa. Reforzar la confianza de los clientes en Correo
Oficial de la República. Implantar un nuevo modelo de gestión. Desconcentración e impulso de una gestión
flexible basada en los procesos operativos. Desarrollo Humano. Generar un marco de relaciones concertadas entre la empresa y
los trabajadores. Calidad y Servicios. Implantación de los principios rectores de la calidad en los
servicios postales, con el propósito de satisfacer las demandas crecientes de los clientes.
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iv. Objetivos estratégicos
Fuente: Plan Estratégico 2014-2018
7
III. Metodología de Evaluación
La metodología utilizada para elaborar esta Evaluación del Primer Semestre del 2014 del Plan Operativo Institucional (POI), consistió en los siguientes procesos:
1. La Dirección de Planificación revisó los proyectos y objetivos aprobados en el Plan Operativo Institucional 2014, y de cada uno se elabora una matriz; de acuerdo a lo requerido en el Sistema Información sobre Planes y Presupuestos de la Contraloría y Circular 8720 y la Norma técnica sobre presupuestos públicos N-1-2012-DC-DFOE establecido por la Contraloría General de la República.
La misma se compone de dos partes, primeramente, la información base que está contenida en el Plan Operativo Anual 2014, y que contempla la siguiente información: nombre del proyecto, objetivos, metas e indicadores, asignación del presupuesto, incluye el ordinario y extraordinario del año y la cantidad de unidad prevista de la meta como información base. Por otra parte, el segundo grupo de información que compone la evaluación consiste en: cantidad de la meta alcanzada, porcentaje de la cantidad de la meta alcanzada, categorización del avance según escala de valoración, presupuesto ejecutado, observaciones que incluyen las causas de las desviaciones detectadas y acciones correctivas que incidieron para cumplir con lo programado, documentos de referencia y responsables.
2. La programación del Plan Operativo Institucional 2014, fue aprobado por Junta Directiva mediante acuerdo N° 6673 en la sesión número mil doscientos diecinueve, del 24 septiembre de 2013.
3. Cada Matriz de Evaluación del Plan Operativo Institucional 2014, fue enviado a las
áreas correspondientes por correo electrónico y por medio del oficio No. DPL-119-2014 del 14 de julio del 2014, con la información y los aspectos básicos de la normativa para ser considerados durante el proceso de evaluación.
4. Se realizó un taller que permitió recopilar la información necesaria para la evaluación, además, de una presentación con los aspectos a considerar de la normativa e información necesaria para el proceso.
5. Cada área completó la información de la matriz de seguimiento y evaluación con asesoría de los colaboradores de la Dirección de Planificación en un taller realizado el 21 de julio de 2014.
6. Una vez completa la matriz de seguimiento y evaluación que resume los resultados
obtenidos en el primer semestre, la Dirección de Planificación revisó y analizó toda la información recibida en las matrices, donde en ciertos casos los datos suministrados debieron ser corregidos o verificados con las diferentes áreas; con el fin de realizar ajustes o ampliar las explicaciones suministradas; dicha información se validó con los Gerentes de Área.
7. El análisis de la información se realizó en forma independiente de acuerdo a la clasificación programática de la institución: 01 Servicios (compuesto por los
8
subprogramas: 1-1 Operaciones y 1-2 Comercial) y 02 Administrativo (compuesto por los subprogramas: 2-1. Auditoria, 2-2 Nivel Superior, 2-3 Informática y 2-4 Administración y Finanzas).
8. El análisis de cada programa operativo y administrativo consideró una comparación de los niveles de ejecución operativa de las metas –cantidad ejecutada contra cantidad programada por cada meta—; para lo cual, se calculó el porcentaje de ejecución operativa de las metas, además de incorporar la sección de observaciones donde se explican las causas de las desviaciones detectadas clasificándolas en internas o externas, según deriven de circunstancias propias o ajenas a la gestión; y las acciones correctivas que se adoptarán según el caso.
9. Además, como valor agregado se determinó el porcentaje del resultado de la
meta/indicador, con el objetivo clasificarlos en una escala de evaluación para los planes operativos anuales; aprobada por la Junta Directiva en la sesión ordinaria número mil doscientos ocho, celebrada el día 23 de julio del 2013, mediante el acuerdo 6586. En la tabla N° 1, se presentan los porcentajes, calificación y criterios generales de evaluación:
Tabla N° 1: Escala de Evaluación de Metas para los Planes Anuales Operativos de Correos de Costa Rica, S.A.
Valoración Calificación Criterios Generales de Evaluación
0% Meta incumplida inicialmente (MII)
No hubo avance considerable de las actividades planificadas para el cumplimiento de la meta debido a:
Factores externos que no permitieron el inicio de las actividades.
No existe a lo interno un enfoque o sistema establecido para el desarrollo de las actividades.
No existe información que permita iniciar las actividades.
Estudios de pre factibilidad fueron negativos.
1% a 75% Meta Parcialmente Cumplida (MPC)
Al menos el 75% de las actividades planificadas para el cumplimiento de la meta se ejecutaron.
Factores externos o internos modificaron las prioridades empresariales.
Información escasa que restringe el desarrollo de las actividades.
Los análisis determinaron altos niveles de riesgo en algunas actividades, lo que restringe su desarrollo.
Factores externos o internos restringieron el avance de las actividades.
76% a 99% Meta Aceptablemente Cumplida (MAC)
Al menos el 99% de las actividades planificadas para el cumplimiento de la meta se ejecutaron.
Información insuficiente pero no vinculante para la interrupción de las actividades.
Factores externos o internos que facilitaron o no el avance de las actividades.
100% Meta Cumplida (MC)
La totalidad de las actividades planificadas para el cumplimiento de la meta se ejecutó.
Fuente: Dirección de Planificación.
9
10. En la segunda parte de esta evaluación, se analizó la ejecución presupuestaria de cada programa y sub-programa, con la información suministrada en el Informe Estados Presupuestarios al 30 de junio del 2014, elaborado por la Gerencia de Administración y Finanzas de Correos de Costa Rica, S.A y aprobado por Junta Directiva.
11. Por último, se dieron algunas conclusiones y recomendaciones, de acuerdo con la información suministrada por los responsables con el objetivo de lograr el cumplimiento de las metas y objetivos institucionales.
10
IV. Evaluación del Primer Semestre del Plan Operativo Institucional (POI) 2014
En la planificación institucional contempló un presupuesto institucional de ₡21.028.369.990 millones de colones para el cumplimiento de los objetivos y metas estratégicos y operativos. Al 30 de junio del 2014 de acuerdo los resultados de la evaluación del primer semestre se ejecutaron un total ₡8.099,258.059,17 millones de colones, sin contemplar compromiso. Esto representó un porcentaje de ejecución del 38,52%. Por Subprogramas, el programa operativo fue el que represento el mayor porcentaje de ejecución un 39,71%, seguido por el de la gerencia general con un 38,09%, y auditoria con un 37,40%, además tanto el subprograma de informática y administración y finanzas alcanzaron un 36,46% y 36,43% respectivamente, por último se encuentra el sub-programa comercial con apenas un 32,60%; es importante indicar que los resultados obedecen a la operación normal de la empresa (ver tabla No. 2).
Tabla 2: Resultados de la Ejecución Presupuestaría por Programas Primer Semestre de 2014 de Correos de Costa Rica, S.A.- Sin compromisos y con
Compromisos .
Sub-ProgramasPresupuesto por
Sub - Programa
% Del
Presupuesto
Total
Total Egresos Junio
2014 (c/compromisos)
% de
Ejecución del
Total a Junio
% de Ejecución
p/sub-
programa
1-1. Operaciones ₡13.860.323.641,00 65,91% ₡5.991.937.084,84 65,72% 43,23%
1-2. Comercial ₡820.964.540,00 3,90% ₡359.403.375,26 3,94% 43,78%
2-1. Auditoría ₡245.593.000,00 1,17% ₡102.195.902,75 1,12% 41,61%
2-2. Nivel Superior ₡728.729.200,00 3,47% ₡297.307.954,72 3,26% 40,80%
2-3. Informática ₡875.699.405,00 4,16% ₡393.424.339,46 4,32% 44,93%
2-4. Administración y Finanzas ₡4.497.060.204,00 21,39% ₡1.972.708.653,24 21,64% 43,87%
Total ₡21.028.369.990,00 100,00% ₡9.116.977.310,27 100,00% 43,36%
Fuente: Elaboración propia con datos de la Dirección Financiera
11
Sub-ProgramasPresupuesto por
Sub - Programa
% Del
Presupuesto
Total
Total Egresos Junio
2014 (s/compromisos)
% de
Ejecución del
Total a Junio
% de Ejecución
p/sub-
programa
1-1. Operaciones ₡13.860.323.641,00 65,91% ₡5.504.525.264,83 60,38% 39,71%
1-2. Comercial ₡820.964.540,00 3,90% ₡267.638.781,68 2,94% 32,60%
2-1. Auditoría ₡245.593.000,00 1,17% ₡91.839.722,05 1,01% 37,40%
2-2. Nivel Superior ₡728.729.200,00 3,47% ₡277.591.115,30 3,04% 38,09%
2-3. Informática ₡875.699.405,00 4,16% ₡319.257.616,24 3,50% 36,46%
2-4. Administración y Finanzas ₡4.497.060.204,00 21,39% ₡1.638.405.559,17 17,97% 36,43%
Total ₡21.028.369.990,00 100,00% ₡8.099.258.059,27 88,84% 38,52%
Fuente: Elaboración propia con datos de la Dirección Financiera
Por otro, lado como parte de la evaluación física (operativa) en las siguientes tablas No.3. y No.4, se presentan los resultados de la evaluación por Sub-programa. Los resultados evidencian que un 62% de las metas fueron Metas Cumplidas (100%), seguidamente un 21% fueron Metas Parcialmente Cumplidas (1-75%) y un 10% fueron metas inicialmente incumplidas, y por último un 8% fueron metas aceptablemente cumplidas.
Tabla. No. 3. Resultado de la Evaluación de Metas Semestral por Sub-Programa
Sub-Programas de Programa 01: Servicios y Programa 02:
Administrativo
Escala de Evaluación
Porcentaje Global de la Evaluación
MII (0%)
MPC (1-75%)
MAC (76-99%)
MC (100%)
Total
Operaciones 4 3 1 12 20 65%
Comercial 0 0 1 7 8 99%
Auditoría 0 1 0 0 1 48%
Nivel Superior 0 4 2 10 16 86%
Informática 2 4 1 3 10 60%
Administración y Finanzas 0 1 0 7 8 82%
Total 6 13 5 39 63 73%
12
MII (0%)
MPC (1-75%)
MAC (76-99%)
MC (100%)
Total
24% 14% 5% 57% 100%
0% 0% 13% 88% 100%
Sub-programa 2-1: Auditoría 0% 100% 0% 0% 100%
Sub-programa 2-2: Nivel Superior 0% 25% 13% 63% 100%
Sub-programa 2-3: Informática 20% 40% 10% 30% 100%
Total 10% 21% 8% 62% 100%
Fuente: Elaboración propia con datos suminis trados por las Gerencias de Área y Direcciones
Resultado de la Evaluación de Metas Semestral por Sub-Programa (en
porcentajes)
Sub-Programas de Programa 01:
Servicios y Programa 02:
Admistrativo
Escala de Evaluación
Sub-programa 1-1: Operaciones
Sub-programa 1-2: Comercial
100%Sub-programa 2-4:
Administración y Finanzas0% 13% 0% 88%
11--11 SSuubb pprrooggrraammaa OOppeerraacciioonneess ddeell PPOOII 22001144 El sub programa de operaciones presenta un 57% de los resultados como meta cumplida (100%), un 24% como meta inicialmente incumplida, un 14% como meta parcialmente cumplida y un 5% como meta aceptablemente cumplida, los resultados se presentan en el siguiente gráfico. Es importante indicar que la siguiente tabla, presenta las justificaciones de las metas que inicialmente no se cumplieron así como las medidas correctivas.
Fuente: Elaboración propia con datos suministrados por las Gerencias de Área y Direcciones
13
Se desprende de la siguiente tabla que el Programa 01 Sub Programa 1-1 Operativo, alcanzó en promedio un nivel de evaluación de 65%, sea “Meta Parcialmente Cumplida (MPC)”, en cumplimiento de los 7 proyectos y 21 metas planteados en el POI 2014. Esto de acuerdo a los parámetros institucionales, que asignan las categorías actuales, en la siguiente tabla se presenta los resultados:
Tabla N° 5: Nivel de cumplimiento y ejecución de las metas programadas y subprogramas en el Programa 1. Servicios. Sub programa 1-1. Operaciones
-Al 30 de junio del 2014-
Porcentaje
Cantidad
Alcanzada (%)
MII (0%)
MPC (1-75%)
MAC (76-99%)
MC (100%)
Presupuesto ejecutado
(Monto Gastado en
Colones)
Presupuesto (Monto
Previsto en Colones)
1.1. 50% del mapeo de los
procesos críticos
1.1. Cantidad de procesos
críticos mapeados / Cantidad
de procesos críticos
identificados.
Cantidad procesos x 12 12 100% 1
Se realizó un estudio de evaluación de los procesos del CTP y EMS,
en donde se encontraron aquellos que fueron críticos para
aumentar la capacidad operativa, luego de este estudio se presento
el proyecto a la junta Directiva. Se encuentra el total de la meta
anual cumplida. Cantidad de procesos críticos mapeados (12) /
Cantidad de procesos críticos identificados(12)= 100%
N/A
1.2. 50% de los procesos críticos
identificados en la cadena de
servicios EMS y postales, de
admisión a tratamiento.
1.2-Cantidad de procesos
críticos mejorados / Cantidad
de procesos críticos mapeados.
Cantidad procesos x 12 6 100% 1
Luego de identificados los procesos críticos, se procedio a mejorar
los siguientes procesos. Se logra cumplir al 100% la meta semestral.
Cantidad de procesos críticos mejorados (6)/ Cantidad de procesos
críticos mapeados(12)= 50%
N/A
1.3. 25% de los estándares de
producción y rendimiento de las
unidades EMS y CTP redefinido y
aprobado.
1.3 Estándares redefinidos /
Estándares establecidos Estándares Estalecidos x 8 2 100% 1
Se procedio a definir los siguientes estandares. Se cumple la meta
semestral Estándares redefinidos (2)/ Estándares establecidos (8)=
25 %
N/A
Incrementar la capacidad
operativa en los procesos de
Tratamiento de servicios
Courier y servicios de correo
tradicional
Cumplimiento Presupuestario
Cantidad
Alcanzada
Evaluación Operativa y Presupuestaria I Semestre
Director de EMS y
Jefatura de CTP-
Gerente de
Operaciones
₡ 9.510.789,16 1
Rediseño de
procesos en EMS/
servicios postales
Unidad de
Medida (magnitud
física o patron
relacionado
directamente con ese
indicador o meta)
Cantidad Unidad
Prevista (se deben
anotar las unidades que
se esperan alcanzar
durante el periodo) De Gestión
De
Resultados
₡ 22.000.000,00
Objetivo Estrategico: Mapear y Rediseñar los procesos operativos con el fin de aumentar la eficiencia de la empresa
NoNombre del
Proyectos Objetivos Generales Meta Semestral Indicador (fórmula)
Tipo de Indicador
Monto
Presupuestado
Anual
ResponsableObservaciones (se deben agregar los comentarios que se consideren
convenientes, relacionados con la meta o sobre los resultados que se
obtengan)
Acciones Correctivas
Escala de Evaluación
₡ 12.489.210,84
14
Porcentaje
Cantidad
Alcanzada (%)
MII (0%)
MPC (1-75%)
MAC (76-99%)
MC (100%)
Presupuesto ejecutado
(Monto Gastado en
Colones)
Presupuesto (Monto
Previsto en Colones)
2.1. Mapeo de proceso de
distribución en 35 de los 360
sectores de entrega.
2.1. Sectores mapeados / total
de sectoresSectores x 35 14 41% 1
El mapeo de los sectores de distribución se encuentra en la etapa
de levantamiento de la información, ya que las entidades
correspondientes no cuentan con información cartográfica en
regiones de la periferia del país.
Cronograma con proceso de inicio de
la base del levantamiento del mapeo
de los sectores de distribución por
región.
2.2. 50% de los centros de
carteros organizados (Limón,
Turrialba y Occidente)
2.2. Número de centros de
carteros organizados. Centros de Carteros x 1,5 1 67% 1
Implementado: Centro de Carteros de Limón
Etapa de Diseño Centro de Carteros Occidente y Turrialba
Negociar la dotación de plazas de
Jefe para iniciar la implementación
de los Centros de Carteros de
Occidente y Turrialba.
2.3. 40 motos de 200 CC
sustituidas.
2.3. Cantidad de motos
adquiridas / 80 motos Motos x 40 0 0% 0%
La Gerencia amplió la orden de compra de 30 motocicletas, lo cual
esta en refrendo interno en el Departamento de Legal. Se tiene
programado ingresen durante el II semestre de 2014. Adicional se
iniciará en el II semestre un nuevo proceso concursal en merlink
para un nuevo lote de sustitución de motos.
Solicitud al Departamento de Legal
sobre el estado del refrendo de la
amplición de orden de compra y
programación de un nuevo proceso
concursal en merlink para un nuevo
lote de sustitución de motos.
2.4. 150 maleteros para motos
colocados.
1.4. Cantidad de Cajones
adquiridos e instalados / 300 Cajones x 300 0 0% 0%
La adquisición de los maleteros se encuentra en la elaboración de la
ficha técnica debido a lo complejo del artículo y sus definiciones
técnicas.
Solicitar una muestra para demostrar
el cumplimiento de los
requerimientos técnicos
establecidos por la unidad
solicitante.
₡ 31.223.027,10
Objetivo Estrategico: Mapear y Rediseñar los procesos operativos con el fin de aumentar la eficiencia de la empresa
NoNombre del
Proyectos Objetivos Generales Meta Semestral Indicador (fórmula)
Tipo de Indicador
Monto
Presupuestado
Anual
ResponsableObservaciones (se deben agregar los comentarios que se consideren
convenientes, relacionados con la meta o sobre los resultados que se
obtengan)
Acciones Correctivas
Escala de Evaluación
PROGRAMA 01: SERVICIOS / SUB-PROGRAMA 1-1: Operaciones
Evaluación Operativa y Presupuestaria I Semestre
2
Rediseño de
procesos de
distribución
Mejorar la calidad de la
prestación de los servicios de
entrega domiciliaria en zonas
urbanas y rurales, proveyendo
un servicio con mejores
tiempos de entrega y
condiciones operativas más
seguras, para la satisfacción de
las necesidades crecientes del
mercado.
Director de
Distribución-Gerente
de Operaciones
Unidad de
Medida (magnitud
física o patron
relacionado
directamente con ese
indicador o meta)
Cantidad Unidad
Prevista (se deben
anotar las unidades que
se esperan alcanzar
durante el periodo) De Gestión
De
Resultados
₡ 55.000.000,00
Cumplimiento Presupuestario
Cantidad
Alcanzada
₡ 23.776.972,90
15
Porcentaje
Cantidad
Alcanzada (%)
MII (0%)
MPC (1-75%)
MAC (76-99%)
MC (100%)
Presupuesto ejecutado
(Monto Gastado en
Colones)
Presupuesto (Monto
Previsto en Colones)
3.1. 50% personal que labora en
las unidades de servicios
especiales habrá sido capacitado
en la función especializada del
puesto
3.1Personal
capacitado/personal de las
unidades especializadas (UEN)
Personal capacitados x 509 509 100% 1
1. El 100% del personal que labora en alguna de las unidades estrategicas de
negocios (UEN) ha sido capacitado en el I semestre del año en curso, tanto a
nivel de las jefaturas, asistentes y el personal operativo, abarcando temas de
gestion administrativa de los contratos y de prestación del servico propiamente
dicha, siendo esa capacitación actualizada con frecuencia de acuerdo a las
necesidades de los clientes. Cabe indicar que por las características propias de
estos servicios, toda persona que ingresa a laborar recibe la capacitación
necesaria con respecto a la función especializada del puesto a desempeñar en
cada UEN, sea de las UEN de Trajetas, Notificaciones, Mensajerías y de Call
Center, de ahí los excelentes resultados obtenidos en la gestión de los
diferentes proyectos de servicios especiales que ejecuta la empresa.
Finalmente se procura facilitar recursos de capacitacion externa con entes como
el INA, en temas específicos como son Servcio al cliente, normativa laboral, ley
de protección de datos, manejo de hojas electrónicas, etc, en lo cual hemos
invertido en varios colaboradores. 2. Para cada unidad se han producido
módulos de capacitación que se desarrollan en los talleres, lo cual pasa a formar
parte del compendio de capacitación en el puesto que desarrolla la Gerencia de
Operaciones. 3. Finalmente sobre esta materia, es preciso indicar que la
Direccion de Servicios Especiales, en coordinación con cada una de las Unidades
estratégicas de Negocios (UEN) así como con el Depto de Capacitación y la
Gerencia de Operacioens, ha realizado diversos talleres de capacitación que han
cubierto todas las unidades de trabajo a nivel nacional. Esos talleres han versado
sobre las condiciones de operacion y calidad d eservico de tarjetas y
notificaciones principalmente, asi como para el inicio del servico de tramite y
entrega de papel notariado; estas capacitaciones han abarcado la totalidad de
sucursales, jefaturas, auxiliares postales y carteros en las diferentes regiones.
N/A
3.2. Al menos 7 mensajeros
especializados en la entrega de
tarjetas, notificaciones y afines
en las regiones fuera del GAM.
3.2. Personal especializado en
regiones/15 funcionarios.
Cantidad de
mensajeros x 7 0 0% 1
Esta meta lo que busca es disponer de cierto número de mensajeros dedicados
en exclusiva a la entrega de envios de servicos especiales, para mejorar su
eficiencia y eficacia en regiones. Dado que en el primer semestre se ha abocado
a analizar en qué sectores de entrega y en que unidades de trabajo es
conveniente extraer de la operación normal a personal para especializarlo en la
entrega de servicios especiales (como tarjetas o notificaciones) sin ver afectada
dotación del servicio, una vez identificado se programaróa para el II semestre
del año.
1. Iniciar proceso de especialización
de 2 mensajeros por región y 3
mensajeros al mes.
3.3. Dos Unidades Estratégicas
de Negocios (UEN) con los
espacios físicos y equipamiento
necesario para el desarrollo de
sus funciones.
3.3. Oficinas de UEN
equipadas/ total de oficinas Unidades estratégicas x 4 4 100%
1. Cada UEN cuenta con un área independiente (Area física) para realizar sus
funciones.
2. Equipamiento tecnológico necesario para videoconferencias (por ejemplo,
cámaras, skype, otros) no está, esta implementación evita traslados, y asuntos
se pueden resolver desde la oficina Central. , principalmente para UEN
Telecomunicaciones.
3. Equipamiento tecnológico para asegurar trazabilidad y seguridad de los
paquetes, tulas, otros (por ejemplo RFID) no hay.
4. Uso de tecnología GPS en seguimiento y seguridad de lo trasegado sin
implementar.
1. Definir y documentar el equipo
tecnológico necesario para cada UEN.
2. Realizar cálculo de inversión de
equipo tecnológico
₡ 10.218.445,23 ₡ 7.781.554,77
MATRIZ DE SEGUIMIENTO, OPERACIONES
Objetivo Estrategico: Mapear y Rediseñar los procesos operativos con el fin de aumentar la eficiencia de la empresa
NoNombre del
Proyectos Objetivos Generales Meta Semestral Indicador (fórmula)
Tipo de Indicador
Monto
Presupuestado
Anual
ResponsableObservaciones (se deben agregar los comentarios que se consideren convenientes,
relacionados con la meta o sobre los resultados que se obtengan)Acciones Correctivas
Escala de Evaluación
PROGRAMA 01: SERVICIOS / SUB-PROGRAMA 1-1: Operaciones
Evaluación Operativa y Presupuestaria I Semestre Unidad de
Medida (magnitud
física o patron
relacionado
directamente con ese
indicador o meta)
Cantidad Unidad
Prevista (se deben
anotar las unidades que
se esperan alcanzar
durante el periodo) De Gestión
De
Resultados
Cumplimiento Presupuestario
3
Consolidación de
la Red de Servicios
Especiales
Ampliar la red nacional de
Servicios Especiales en las
dimensiones física,
electrónica y financiera y
servicios afines, con el fin de
satisfacer la demanda del
mercado institucional y
empresarial.
₡ 18.000.000,00
Director de Servicios
Especiales - Gerente
de Operaciones
Cantidad
Alcanzada
16
Porcentaje
Cantidad
Alcanzada (%)
MII (0%)
MPC (1-75%)
MAC (76-99%)
MC (100%)
Presupuesto ejecutado
(Monto Gastado en
Colones)
Presupuesto (Monto
Previsto en Colones)
5.1. Crecimiento del costo
operativo no superior al índice
de inflación.
5.1. Tasa Crecimiento del
Costo Operativo Porcentaje x 4,14% 3,29% 100% 1
Inflación acumulada del periodo (4,14) versus el gasto Operativo
(3,29) N/A
5.2 Cumplimiento de tabla de
plazos.
5.2 % de cumplimiento de tabla
de plazos.-Porcentaje x 80% 88% 100% 1
Se logro un porcentaje de un 88% en plazo por zonas de entrega,
siento la meta en tabla de plazos de 80%N/A
6.1. 10 rutas reestructuras de las
20 rutas de encaminamiento.
1.1. Rutas reestructuradas /
total de rutas. Rutas reestructuradas x 10 9 90% 1
Se restructuraron las siguientes rutas: Monteverde, Tilarán, Pacífico,
Cartago, Heredia, Alajuela, San Ramón, Naranjo y Sabana.
Restructurar la ruta pendiente en el
II semestre.
6.2. 10 vehículos con
compartimiento especial.
1.2 Vehículos con
compartimientos/ total de
vehículos .
vehículos x 10 0 0% 1
Durante el I semetre se analizó la viabildidad del proyecto
determinando que la capacidad de carga de las unidades esta
comprometida dado el incremento de volumen de la paquetería así
como las dimensiones de los paquetes, lo cual impide que se
coloquen en los vehículos algún tipo de compartimiento fijo. Por
tanto, se va implementar una tula especial bajo el diseño adaptado
del Correo de Brasil, dado que el proyecto se origina por la
necesidad de proteger envíos muy fragiles, estas maletas ya estan
en proceso de compras y contrataciones.
Incorporación maleta de seguridad
para los vehículos.
6.3Levantaminto de Información
de 20 rutas
Porcentaje de levantamiento
de información de las rutas Porcentaje x 20 20 100% 1 Se cuenta con el levantamiento de las 20 rutas nacionales. N/A
6.4. Estudio técnico que provea a
la Unidad de Transportes de un
sistema integral para el control
de la flota, tanto para el rastreo
de vehículos como el control de
consumos en aras del máximo
ahorro según las siguientes
etapas: a) al 30 de junio 2014 se
contará con las especificaciones
técnicas b) al 31 de diciembre se
habrá concluido estudio técnico
con la propuesta de contratación
Porcentaje de avance en
específicaciones técnicas Porcentaje x 100% 100% 100% 1
Se tienen las especificaciones del sistema integral de rastreo, las
cuales estan en análisis en la Gerencia de Informática.N/A
6.5. 50% del Estudios técnicos
para la reestructuración de la
Unidad de Transportes.
2.1. Porcentaje de avance del
documentoPorcentaje x 50% 0% 0% 1
Por la gestión propia de la Gerencia de Operaciones el estudio se
programó para inicar en Julio del 2014.
Establecer las necesidades de
espacio físico, tecnológico,
herramientas y recurso humano
6.6 50% del departamento de
transportes restructurado.
2.2. Porcentaje de avance de
estructura Porcentaje x 50% 0% 0% 1
El avance de esta meta estará sujeto al estudio de implementación
de la homologación, por parte de la DRRHH, dicha meta esta
vinculado a la meta 6,2.
Valorar con la Dirección Financiera
los ajustes presupuestarios para su
implementación.
Gerente de
Operaciones
Cumplimiento Presupuestario
5
Cantidad
Alcanzada
Asegurar la prestación óptima
de los servicios postales y
afines que brinda correos de
costa Rica, en aras de
satisfacer las necesidades de
los clientes
Optimización de la
gestión del
funcionamiento
básico de la
estructura
operativa de la
empresa.
₡ 13.676.823.641,00
Rediseño de la red
de
encaminamiento
6
Evaluación Operativa y Presupuestaria I Semestre Unidad de
Medida (magnitud
física o patron
relacionado
directamente con ese
indicador o meta)
Cantidad Unidad
Prevista (se deben
anotar las unidades que
se esperan alcanzar
durante el periodo) De Gestión
De
Resultados
Proveer a la empresa de la
capacidad logística e
instrumental suficiente que
permita captar la demanda
creciente de transporte
seguro de envíos en todo el
territorio nacional
Jefatura de
Transportes-Gerente
de Operaciones
Gerente de
Operaciones
₡ 50.000.000,00
Objetivo Estrategico: Mapear y Rediseñar los procesos operativos con el fin de aumentar la eficiencia de la empresa
NoNombre del
Proyectos Objetivos Generales Meta Semestral Indicador (fórmula)
Tipo de Indicador
Monto
Presupuestado
Anual
ResponsableObservaciones (se deben agregar los comentarios que se consideren
convenientes, relacionados con la meta o sobre los resultados que se
obtengan)
Acciones Correctivas
Escala de Evaluación
₡ 21.615.429,91 ₡ 28.384.570,09
₡ 7.764.215.183,94 ₡ 5.912.608.457,06
17
Porcentaje
Cantidad
Alcanzada (%)
MII (0%)
MPC (1-75%)
MAC (76-99%)
MC (100%)
Presupuesto ejecutado
(Monto Gastado en
Colones)
Presupuesto (Monto
Previsto en Colones)
7.1. 2 módulos desarrollados (de
capacitación de puestos de
trabajo, segmentos principales
de la cadena operativa:
admisión, encaminamiento,
tratamiento y entrega).
1.1. Módulos de capacitación
confeccionados / Total de
módulos.
Módulos x 2 3 100% 1Se logra la recoleción de 3 de los modulos requeridos. Para obtener
el 100% de la meta semestral.N/A
7.2. 12,5 % del personal
operativo capacitado.
1.2 Personal operativo
capacitado / total del personal
operativo .
Personal capacitado x 400 400 100% 1Se cuenta con 400 personas capacitadas, por lo que se cumple con el
100% de la meta semestral.N/A
₡ 13.828.823.641,00 65% ₡ 5.991.937.084,84 ₡ 7.868.386.556,16
Cumplimiento Presupuestario
Cantidad
Alcanzada
Evaluación Operativa y Presupuestaria I Semestre Unidad de
Medida (magnitud
física o patron
relacionado
directamente con ese
indicador o meta)
Cantidad Unidad
Prevista (se deben
anotar las unidades que
se esperan alcanzar
durante el periodo) De Gestión
De
Resultados
Gerente de
Operaciones
Objetivo Estrategico: Mapear y Rediseñar los procesos operativos con el fin de aumentar la eficiencia de la empresa
NoNombre del
Proyectos Objetivos Generales Meta Semestral Indicador (fórmula)
Tipo de Indicador
Monto
Presupuestado
Anual
ResponsableObservaciones (se deben agregar los comentarios que se consideren
convenientes, relacionados con la meta o sobre los resultados que se
obtengan)
Acciones Correctivas
Escala de Evaluación
Nota: N/A dado que se alcanzó con la meta prevista.
TOTALES
₡ 31.500.000,00 ₡ 13.617.720,85 ₡ 17.882.279,15 7
Sistema de
capacitación
operativa
Disponer de un Potencial
Humano capaz de asumir los
retos de crecimiento en
servicios que genera el
mercado en términos de su
calidad, cantidad y adopción
tecnológica
Fuente: Elaboración propia con información suministrada por la Gerencia de Operaciones.
18
11--22 SSuubb pprrooggrraammaa CCoommeerrcciiaall
El sub programa de comercial presenta un 88% de los resultados como meta cumplida (100%), un 13% como meta aceptablemente cumplida, tal y como se muestra en el siguiente gráfico.
Fuente: Elaboración propia con datos suministrados por las Gerencias de Área y Direcciones
19
Se desprende de la siguiente tabla que el Programa 01 Sub Programa 1-2 comercial, alcanzó en promedio un nivel de evaluación de 99%, sea “Meta Aceptablemente Cumplida (76-99%)”, en cumplimiento de los 4 proyectos y 8 metas planteados en el POI 2014. Esto de acuerdo a los parámetros institucionales, que asignan las categorías actuales, en la siguiente tabla se presenta los resultados:
Tabla 6: Nivel de ejecución de las metas programadas y subprogramas en el Programa 1. Servicios. Sub programa 1-2. Comercial -Al 30 de Junio del 2014-
Porcentaje
Cantidad
Alcanzada (%)
MII (0%)
MPC (1-75%)
MAC (76-99%)
MC (100%)
Presupuesto ejecutado (Monto
Gastado en Colones)
1.1 Ingresos presupuestados en
el semestre1.1 Cantidad de ingresos Colones x ₡10.514.184.995,00 ₡9.631.768.621,99 92% 1
Dado que los ingresos son estacionales, además se están
presupuestó un monto de 1,300.000.000 millones para plazas
nuevas del servicio Call Center (6% del presupuesto total) y
este es un servicio por demanda de los clientes.
1.2 2.5% de deserción de
clientes.
1.2 Tasa de deserción de
clientes.Porcentaje x 2,50% 1% 100% 1
La tasa de deserción es del 1%, ya que de 529 clientes de
cartera, 6 han desertado. Los clientes que han desertado son
los siguientes: (1) Cierre de las 5 oficinas del Banco Nacional
que brindaban el servicio de tulas y la pérdida aproximada es
de 6.640.000 anuales. (2). OPAR pérdida valijas 200.000
mensuales por incumplimiento de los estándares de servicio
(3). Inversiones CANVI (cierre de oficinas). (4). Servicio de
Tarjetas de Caja de Ande. (5). Facturación mensual de
2.500.000. (6). Incumplimiento de los estándares del servicio
y extravío de envíos. (7). FRUNO, 22.000.000 anuales de
incumplimiento de los estándares del servicio. (8). Imprenta
Nacional. (9) Migración a correo eléctronico 125.000.000
anuales. (10) Medios de pago fue absorbido por
CREDOMATIC (143.000.000 anuales). (11) INA y Coopenae es
pérdida de valijas 7.000.000. Las principales causas de por
que estos clientes dejaron de utilizar los servicios son:
sustitución de correo físico por correo electrónico, recesión
del servicio además de influir factores internos donde la
logísca de operación de la empresa no se puedeajustar a lo
solicitado por el cliente (especificamente del servicio de
lógistica inversa); y el cierre de operación de oficinas de los
clientes.
1.3. 5% de crecimiento de los
ingresos por ventas reales.
1.3. Tasa de crecimiento de los
ingresos por ventas reales.Porcentaje x 5% 18% 100% 1
(a) Correo tradicional ingreso 14% con respecto al año pasado
(b) EMS crecimiento un 20% con respecto al año pasado (c)
EMS Internacional: Crecimiento 5% (d) EMS Nacional:
Crecimiento 21% (e) Servicios financieros: Crecimiento 29%
(f) Servicios electronicos: Crecimiento 55% (g) Productos: -
63% en los estados financieros el único servicio registrado en
esta partida son tarjetas prefranquedas (h) Otros productos y
servicios:-50% en esta partida se encuentran los servicios de
apartados postales, alquileres, sobrantes de arqueos, entre
otros. (i) Servicios de mensajería: 32% (j) Servicios de Call
Center: 86%
Objetivo Estrategico: Consolidar la cartera de servicios postales físicos, electronicos, financieros y de comunicación bajo parametros de fidelización, evaluación y mejora continua con el fin de aumentar la participación de la empresa en el mercado y consolidar la sostenibilidad financiera de la empresa
1Consolidación de los
servicios actuales.
Consolidar los servicios financieros actuales y establecer
una plataforma que permita a la empresa incrementar el
volumen y variedad de los servicios financieros que
ofrece al mercado.
₡ 585.182.132,00 ₡ 256.182.116,44
Gerente Comercial
Gerente de
Operaciones
ResponsableEscala de Evaluación
Cumplimiento
Presupuestario Observaciones (se deben agregar los comentarios que se
consideren convenientes, relacionados con la meta o sobre los
resultados que se obtengan)
Evaluación Operativa y Presupuestaria I Semestre
MATRIZ DE SEGUIMIENTO, COMERCIAL
PROGRAMA 01: SERVICIOS / SUB-PROGRAMA 1-2: Comercial
NoNombre del
Proyectos Objetivos Generales Meta Semestral Indicador (fórmula)
Tipo de Indicador Unidad de Medida (magnitud
física o patron relacionado
directamente con ese indicador o
meta)
Cantidad Unidad
Prevista (se deben
anotar las unidades que
se esperan alcanzar
durante el periodo)
Cantidad Alcanzada De
Gestión
De
Resultados
Monto
Presupuestado
Anual
20
Porcentaje
Cantidad
Alcanzada (%)
MII (0%)
MPC (1-75%)
MAC (76-99%)
MC (100%)
Presupuesto ejecutado (Monto
Gastado en Colones)
2
Programa de Mejoramiento
Continuo del Servicio al
Cliente.
Mejorar de manera continua la calidad del servicio al
cliente que existe en todos los servicios que ofrece
Correos de Costa Rica, mediante el diseño e
implememtación de una estategia integral.
2.1. 85% de Satisfacción del
Cliente
2.1.% de Satisfacción del
ClientePorcentaje x ₡ 113.013.750,00 85% 95% 100% 1 ₡ 49.475.368,57
Se evaluó la Satisfacción del cliente en las sucursales.
Muestra de clientes: 157 personas. Total de sucursales: 34
El estudio se aplicó de marzo a junio 2014.
Gerente Comercial
–Gerente de
Informática
–Control de Calidad
3.1. 1% participación de
mercado. 3.1.Porcentaje de participación Porcentaje x 1% 8% 100% 1
La participación del mercado es de un 8% en el volumen de
paquetería en conformidad con la estimación realizada por
Deloitte.
3.2. 3.5% Anual3.1.Porcentaje de los ingresos
en Comercio ElectronicoPorcentaje x 3,50% 64% 100% 1
A junio del 2014, el servicio Box Correos ha crecido 64%
(58.000.000) con respecto de los ingresos del 2013. Los
ingresos del I semestre del año 91 millones y en el año 2014
149 millones en el 2014.
4.1.50% de las sucursales
diagnosticadas.
4.1 Sucursales diagnósticas/
ImplementadasSucursales x 40 40 100% 1
Las 40 sucursales que tiene la Gerencia Comercial a su cargo
si están diagnósticadas.
4.2. Incremento de ingresos vía
sucursales del 5% en el año
4.2 % de incremento de
ingresos en sucursalesPorcentaje x 5,00% 48,00% 100% 1
Los ingresos de las sucursales tiene un crecimiento del 48%
en relación a las ingresos de las sucursales del año pasado
₡ 820.964.540,00 Promedio Global 99% ₡ 359.403.375,26 TOTALES
Gerencia Comercial
Gerencia de
Operaciones (Box
Correos
4
Optimización de la red de
punto de venta de las
oficinas
Optimizar la Red de Sucursales de Correos de Costa Rica,
mediante un análisis de situación y propuestas de mejora
en función de sus resultados, con el fin de tener mayor y
mejor respuesta ante las necesidades del mercado.
₡ 75.342.500,00 ₡ 32.983.579,05
Gerente Comercial
y Gerente de
Operaciones
3
Fortalecimiento Integral y
crecimiento de la
plataforma de comercio
electrónico
Fortalecer integralmente la plataforma de comercio
electrónico con que cuenta Correos de Costa Rica,
mediante acciones de mejora basadas en un diagnóstico
del servicio.
₡ 47.426.158,00 ₡ 20.762.311,20
Objetivo Estrategico: Consolidar la cartera de servicios postales físicos, electronicos, financieros y de comunicación bajo parametros de fidelización, evaluación y mejora continua con el fin de aumentar la participación de la empresa en el mercado y consolidar la sostenibilidad financiera de la empresa
ResponsableEscala de Evaluación
Cumplimiento
Presupuestario Observaciones (se deben agregar los comentarios que se
consideren convenientes, relacionados con la meta o sobre los
resultados que se obtengan)
Evaluación Operativa y Presupuestaria I Semestre
Nota: N/A dado que se alcanzó con la meta prevista.
MATRIZ DE SEGUIMIENTO, COMERCIAL
PROGRAMA 01: SERVICIOS / SUB-PROGRAMA 1-2: Comercial
NoNombre del
Proyectos Objetivos Generales Meta Semestral Indicador (fórmula)
Tipo de Indicador Unidad de Medida (magnitud
física o patron relacionado
directamente con ese indicador o
meta)
Cantidad Unidad
Prevista (se deben
anotar las unidades que
se esperan alcanzar
durante el periodo)
Cantidad Alcanzada De
Gestión
De
Resultados
Monto
Presupuestado
Anual
Fuente: Elaboración propia con información suministrada por la Gerencia Comercial.
21
22--11.. SSuubb pprrooggrraammaa AAuuddiittoorriiaa
Se desprende de la tabla 7 que el Programa 02 Sub Programa 2-1 Auditoría, alcanzó en promedio un nivel de cumplimiento de 48%, sea “Meta Parcialmente Cumplida”, en cumplimiento de un proyecto y una meta planteados en el POI 2014.
Tabla 7: Nivel de ejecución de las metas programadas y subprogramas en el Programa 2. Administrativo. Sub programa 2-1. Auditoria-Al 30 de junio de 2014-
Porcentaje
Cantidad
Alcanzada (%)
MII (0%)
MPC (1-75%)
MAC (76-99%)
MC (100%)
Presupuesto
ejecutado (Monto
Gastado en Colones)
Presupuesto
(Monto Previsto en
Colones)
1
Estudios que permitan evaluar en
forma oportuna el Sistema de
control interno de la empresa
fundamentados en los objetivos
estratégicos de la empresa y en el
plan estratégico de la auditoria.
Evaluacion de las areas de mayor
riesgo de la empresa de manera
que se pueda proporcionar una
garantia razonable que la
actuacion del jerarca y la del
resto de la administracionse
ejecuta conforme al marco legal
y tecnico y a las sanas praticas.
10,5 Estudios Número de Estudios Realizados Estudios x ₡ 245.593.000,00 10,5 5,0 48% 1 ₡102.195.902,75 ₡143.397.097,25
En el primer semestre se
han emitido 5 informes: 1)
002-2014-AII Sucursal
Liberia. 2) 009A-2013-AII
Autoevaluación Calidad AI,
3) 010-2013-AII Sucursales
2013, 4) 011-2013-AII
Celulares, 5) 001-RH-AII-
2014. Es importante indicar
que de los estudios
pendientes se encuentra un
avance de un 75% ,esto
principalmente por la
naturaleza de los estudios.
Informes para el segundo
semestre y nivel de avance: 1)
Relación de hechos 002-RH-AII-
2014, 99%. 2)Relación de hechos
003-RH-AII-2014; 98%. 3) Call
Center 95%. 4) Visas 90%. 5)
Pasaportes 60%. 6) Viajes al
exterior 30%. 7) Cajas chicas
regionales 50%. 8) Sucursales
2014 50%
Informes Auditora y Sub
auditora
₡ 245.593.000,00 ₡ 102.195.902,75 ₡ 143.397.097,25
MATRIZ DE SEGUIMIENTO, AUDITORÍA INTERNA
Objetivo Estrategico: Rediseñar los procesos administrativos con el fin de mejorar la eficiencia de la empresa
PROGRAMA 02: ADMINISTRATIVO / SUB-PROGRAMA 2-1: Auditoría
No Nombre del Proyectos Objetivos Generales Meta Semestral Indicador (fórmula)
Tipo de Indicador (si
Monto
Presupuestado
Anual Acciones Correctivas
Unidad de Medida (magnitud
física o patron relacionado
directamente con ese indicador o
meta)
Cantidad
Unidad
Prevista (se
deben anotar las
unidades que se
esperan alcanzar
durante el periodo)
Cantidad
Alcanzada Responsable
Evaluación Operativa y Presupuestaria I Semestre
TOTALES
Cumplimiento PresupuestarioObservaciones (se deben
agregar los comentarios que se
consideren convenientes,
relacionados con la meta o
sobre los resultados que se
obtengan)
Documentos de
referencia
De
Gestión
De
Resultados
Escala de Evaluación
Fuente: Elaboración propia con información suministrada por el Departamento de Auditoria.
22
22--22.. SSuubb pprrooggrraammaa NNiivveell SSuuppeerriioorr El sub programa del nivel superior presenta un 63% de los resultados como meta cumplida (100%), un 25% como meta parcialmente cumplida, y un 13% como meta aceptablemente cumplida, los resultados se presentan en el siguiente gráfico. Es importante indicar que la siguiente tabla, presenta las justificaciones de las metas que parcialmente cumplidas así como las medidas correctivas.
Fuente: Elaboración propia con datos suministrados por las Gerencias de Área y Direcciones
23
Se desprende de la tabla 8 que el Programa 02 Sub Programa 2-2 Administrativo Nivel Superior, alcanzó en promedio un nivel de ejecución de un 85%, sea “Meta Aceptablemente Cumplida”, en cumplimiento de los 7 proyectos y 14 metas planteados en el POI 2014.
Tabla 8: Nivel de ejecución de las metas programadas y subprogramas en el Programa 2. Administrativo. Sub programa 2-2. Nivel Superior, al 30 de junio del 2014-
Porcentaje
Cantidad
Alcanzada
(%)
MII (0%)MPC
(1-75%)
MAC (76-
99%)
MC (100%)
Presupuesto
ejecutado (Monto
Gastado en Colones)
Presupuesto (Monto
Previsto en Colones)
1
Estudio de Ampliación del
Circuito Cerrado de
Televisión a más áreas de
la empresa
Realizar un estudio para la instalación de cámaras y
domos en sucursales y centros de carteros
1.1 Estudio de
evaluación de la
instalación en el primer
semestre.
1.1 Porcentataje de avance
del estudio Porcentaje x ₡ 10.000.000,00 100% 100% 100% 1 ₡ 4.079.813,94 ₡ 5.920.186,06
Se realizó el estudio y se presentó el proyecto de Extensión del Proyecto
del Circuito Cerrado de Televisión a la Unión Postal Universal (UPU).
Abarcando un total de 15 sucursales. Total monto solicitado 71 mil dólares
para la compra de 40 cámaras para 15 sucursales. . Y será conocido por el
cómite fiduciario del UPU en Septiembre del 2014.
NA
Gerente General-Sub
Gerente-Jefe de
Departamento de
Inspección
2.1. 50% Sucursales de
Regiones Atlántica,
Brunca y Huetar Norte
capacitadas (57
sucursales)
2. 1. Número de sucursales
capacitadas Sucursales x 57 18 32% 1
30% del personal Capacitado. Zona Sur-Región Oriental-Región Occidental.
18 oficinas.
1. Replantear el cronograma de capacitaciones,
dado que se tuvo que cumplir las
recomendaciones de auditoría.
Gerente General-Sub
Gerente-Jefe de
Departamento de
Inspección
2.2.Estudio de análisis
de las necesidades
empresariales ( I
trimestre)
2.2 Porcentaje de avance Porcentaje x 100% 100% 100% 1 1
Se aprobó un estudio con necesidades de recursos para la gestión del
Departamento de Inspección. Mediante el acuerdo 6804 del 03 de
diciembre del 2014, además se aprobaron 3 plazas.
N/A
Gerente General-Sub
Gerente-Jefe de
Departamento de
Inspección
2.3. Revisión del
manual de puestos y
condiciones laborales
para el área de
inspección.
2. 3. Acuerdo de Junta
Directiva con aprobación o
no aprobado
Acuerdo x 100% 100% 100% 1
Se aprobaron las funciones y se incorporaron en el manual de puestos.
Además, en el acuerdo 6327 se aprueba el contrato de servicios de
seguridad y vigilancia en los edificios de centro postal Zapote, Correo
Central San José, San Pedro Montes de Ocá y Correo en Limón.
N/A
Gerente General-Sub
Gerente-Jefe de
Departamento de
Inspección
PROGRAMA 02: ADMINISTRATIVO / SUBPROGRAMA 2-2: Nivel Superior
MATRIZ DE SEGUIMIENTO, NIVEL SUPERIOR
Responsable
Cumplimiento PresupuestarioEscala de Evaluación
Observaciones (se deben agregar los comentarios que se consideren
convenientes, relacionados con la meta o sobre los resultados que se obtengan)Acciones Correctivas
NoNombre del
Proyectos Objetivos Generales
Evaluación Operativa y Presupuestaria I Semestre
De
Resultados
Unidad de
Medida (magnitud
física o patron
relacionado
directamente con ese
indicador o meta)
Meta Semestral Indicador (fórmula)
Tipo de Indicador (si
Objetivo Estrategico: Rediseñar los procesos administrativos con el fin de aumentar la eficiencia de la empresa
2
Acreditación Internacional
de Seguridad por parte de
la UPAEP y Gestión del
Departamento de
Inspección
Promover acciones que permitan la acreditación
Internacional de Seguridad por parte de la UPAEP ₡ 70.467.020,00
Monto
Presupuestado
Anual
Cantidad
Unidad
Prevista (se
deben anotar las
unidades que se
esperan alcanzar
durante el periodo)
Cantidad
Alcanzada De Gestión
₡ 28.749.233,04 ₡ 41.717.786,96
24
Porcentaje
Cantidad
Alcanzada
(%)
MII (0%)MPC
(1-75%)
MAC (76-
99%)
MC (100%)
Presupuesto
ejecutado (Monto
Gastado en Colones)
3
Optimización de la gestión
empresarial de la
Gerencia General
Continuar con gestión estratégica empresarial3.1. 45% de ejecución
presupuestaria.(+-5%)
3.1. Gastos reales
ejecutados/
gastos programadosPorcentaje x ₡ 442.621.642,00 ₡364.364.600,00 ₡277.591.115,30 76% 1 ₡180.581.394,43
1. A nivel externo se ha dado incertidumbre por la transición política a pesar de esto se han realizado gestiones ante
Cancillería, MICIT, COMEX,IMAS. 2. Se logra consolidar y darle certeza jurídica a la empresa con la setencia 000518-f-s1-
2014 del expediente 10-00-2087-1027-ca donde se define que le correponde a Correos manejar todo lo
correspondiente a LC. 3. Acercamiento de la Gerencia con diputados de diversar fracciones con el fin sensibilizar a los
mismo, referente al proyecto de Ley Postal. 4. Se envío nota al Ministro de la Presidencia para que el proyecto Ley
Postal sea sometido en el periodo de sesiones extraordinarias. 5. Se presentó en el Consejo de Explotación Postal
diversos proyectos de mejora de la operación . 6. Mejora temática capacitación a nivel interno ( Control de calidad-
control interno-compras- naturaleza jurídica).
N/A Gerente General-
Subgerente
4
Determinación de
oportunidades de
participación de mercado
y definición de la
estrategia de participación
Determinar oportunidades de participación y
creación de estrategias de acción.
4.1.Determinar
oportunidades de
participación y creación
de estrategias de
acción.
4.1.Porcentaje de avance Porcentaje x ₡ 13.504.373,00 100% 100% 100% 1 ₡ 5.509.532,92
Durante el primer semestre del 2014, Correos de Costa Rica ha enfocado parte de sus esfuerzos en propiciar un
acercamiento con diferentes sectores de la sociedad, que le permitan crear nuevos negocios y alianzas.
Se detallan las actividades en las que se han participado:
• Feria del Consumidor: Organizada por la Defensoría del Consumidor del Ministerio de Economía, Industria y
Comercio, que tuvo contacto con la Aresep, AyA, RECOPE, Municipalidad de San José, quienes tuvieron presencia con
un stand.
• Expo PYMES: Organizada por Ministerio de Economía, Industria y Comercio, con esta participación se promocionaron
entre diferentes servicios de la empresa como Exporta Fácil y Box Correos.
• Feria Notarial: Organizada por UNEBAN, realizada en Pérez Zeledón. Orientada a especialistas en Derecho y se
promocionaron los servicios de Certificaciones Registrales, Notificaciones Judiciales, entre otros.
• Feria Cámara de Comercio de Cartago. Organizada por la Cámara local y se realizó en Cartago, se contó con la
participación de decenas de comercios y empresas de la zona.
• Cámara de Comercio de Costa Rica: Se participó en el almuerzo con el señor Presidente de la República, Luis
Guillermo Solís y estuvieron presentes las empresas que forman parte de la Cámara.
Por otro lado, durante el mes de mayo, se enviaron notas a todos los nuevos jerarcas del sector público, donde se
expuso la realidad de Correos de Costa Rica y la variedad de servicios que ofrece, haciendo ver a Correos de Costa
Rica como el brazo logístico del Estado. Esta ha sido una herramienta muy efectiva para dar a conocer al Correo entre
el nuevo gobierno y así ir creando lazos estratégicos.
Es importante mencionar, que durante los primeros meses del año, realizar alguna reunión o estrategia política o
publicitaria era imposible por la veda política. Además, el informe mensual de noticias del semestre muestra como
resultado un total de 84 (99%) noticas positivas y 1 (1%) noticia negativa . Y las mismas se difunden un 23% en
televisión, 29% prensa, 31% internet y 17% radio; esto representa aproximadamente 25 millones en Publicity.
N/A
Gerente General-Sub
gerente Directora de
Mercadeo
PROGRAMA 02: ADMINISTRATIVO / SUBPROGRAMA 2-2: Nivel Superior
MATRIZ DE SEGUIMIENTO, NIVEL SUPERIOR
ResponsableObservaciones (se deben agregar los comentarios que se consideren convenientes, relacionados con la meta o sobre los
resultados que se obtengan)Acciones Correctivas
NoNombre del
Proyectos Objetivos Generales
Evaluación Operativa y Presupuestaria I Semestre
De
Resultados
Escala de Evaluación
Meta Semestral Indicador (fórmula)
Tipo de Indicador (si
Objetivo Estrategico: Rediseñar los procesos administrativos con el fin de aumentar la eficiencia de la empresa
Monto
Presupuestado
Anual
Cantidad Unidad
Prevista (se deben
anotar las unidades que
se esperan alcanzar
durante el periodo)
Cantidad Alcanzada De Gestión
Unidad de
Medida (magnitud
física o patron
relacionado
directamente con ese
indicador o meta)
25
Porcentaje
Cantidad
Alcanzada
(%)
MII (0%)MPC
(1-75%)
MAC (76-
99%)
MC (100%)
Presupuesto
ejecutado (Monto
Gastado en Colones)
Presupuesto (Monto
Previsto en Colones)
1.1 50% de la totalidad
de los requerimientos
de representación legal
de la empresa.
1.1 Cantidad de
representaciones
ejercidas/ total de
representaciones.
Cantidad de
representacionesx 100% 1
En total se han realizado 25 intervenciones jurídicas y se cumplienton con
todas.
1.2 50% de la totalidad
de las solicitudes de
asesoría jurídica que el
departamento reciba.
1.2 Cantidad de criterios
emitidos/ Total de
solicitudes
Cantidad de criterios x 1.011 457 45% 1A nivel interno se trasladoron dos plazos por un tema de rehacomodo de la
estrategia de la empresa, para brindar servicios.
1. Reposición de una plaza ( para procesos
disciplinarios se realicen de forma expedita)
lograndose la protección de los trabajadores.
1.1.50% del personal
del departamento
capacitado.
1.1 Total de funcionarios
capacitados/total de
funcionarios
Porcentaje 7 funcionarios
capacitados70% 100% 1
Todos los funcionarios han asistido a diversos cursos sobre las siguiente
temáticas: Compra de bienes según demanda, Acoso laboral, SEVRI, Curso
regimen de nulidades de los actos administrativos, Ley de protección de
datos, Sistema de gestión de Calidad
1.Continuar con la capacitación continua de todos
los colaboradores de cursos especializados.
1.2.50% reposición de
las plazas.
1.2. Reclutamiento y
Selección de Personal. Porcentaje 1 1 100% 1 Se repuso una plaza de asesor legal
1. Reponer para el II semestra una plaza adicional
para procesos disciplinarios se realicen de forma
expedita.
1.3. 50 Equipo de
cómputo y vehículo
necesario para los
asesores
Cantidad de equipo y
vehículo Equipo x
1 vehículo y X
computadoras
1 vehículo y X
computadoras 100% 1
El departamento cuenta con vehículo y se han sustituidos 2 computadoras. Y
dentro del Plan de la Gerencia de Informática esta contemplado la
sustitución de todas las computadoras del área administrativas.
N/A
1.1 Estudio de un
informe de diagnóstico
de la empresa sobre
temas de calidad y
carbono neutralidad.
1.1 Porcentataje de avance
del estudio Porcentaje x 100% 100% 100% 1
Se prensenta el proyecto del Sistema de Gestión de Calidad y se aprueba
mediante el acuerdo 7022 del 20 de mayo del 2014, los siguientes aspectos:
Alcance, mapa de procesos, política de calidad, representante de la
dirección y equipo que se encargara de imprementar.
N/A
45% de los funcionarios
capacitados
1.1 Personal capacitado
/Total funcionarios
programados
x 972 182 36% 1 1
Debido a la necesidad de realizar estudios técnicos dicho proyecto se
presenta y aprueba hasta el 20 de mayo del 2014, razón por la cual no se
pudo cumplir con meta del semestre establecida.
1. Se elaborará un cronograma para cumplir con
la cantidad de funcionarios sensilizados para el II
semestre.
Diseño del modelo del
Sistema de Gestión de
Calidad.
Porcentaje de avance Porcentaje x 100% 100% 100% 1
Se prensenta el proyecto del Sistema de Gestión de Calidad y se aprueba
mediante el acuerdo 7022 del 20 de mayo del 2014, los siguientes aspectos:
Alcance, mapa de procesos, política de calidad, representante de la
dirección y equipo que se encargara de imprementar.
N/A
₡ 728.729.200,00 Promedio Global 86% ₡ 297.307.954,72 ₡ 431.421.245,28
Gerente de Operaciones
y Control de Calidad
Gerente General-Sub
gerente –Jefe del
Departamento Legal
Jefe y Subjefe del
Departamento de Legal
PROGRAMA 02: ADMINISTRATIVO / SUBPROGRAMA 2-2: Nivel Superior
MATRIZ DE SEGUIMIENTO, NIVEL SUPERIOR
Responsable
Cumplimiento PresupuestarioEscala de Evaluación
Observaciones (se deben agregar los comentarios que se consideren
convenientes, relacionados con la meta o sobre los resultados que se obtengan)Acciones Correctivas
NoNombre del
Proyectos Objetivos Generales
Evaluación Operativa y Presupuestaria I Semestre
De
Resultados
Unidad de
Medida (magnitud
física o patron
relacionado
directamente con ese
indicador o meta)
5
Optimización de la gestión
de asesoramiento jurídico
a las diferentes instancias
de las empresa y conducir
los asuntos de carácter
legal que garantice la
defensa de los intereses
de la misma.
Dar asesoría jurídica sobre las diversas materias y
servicios
Optimizar el uso de recursos humanos y materiales
en las diferentes labores de los asesores legales para
lograr una mayor eficacia y eficiencia en los procesos
en que esté involucrando el departamento
₡ 83.330.485,00
₡ 83.330.485,00
Meta Semestral Indicador (fórmula)
Tipo de Indicador (si
Objetivo Estrategico: Rediseñar los procesos administrativos con el fin de aumentar la eficiencia de la empresa
Monto
Presupuestado
Anual
Cantidad
Unidad
Prevista (se
deben anotar las
unidades que se
esperan alcanzar
durante el periodo)
Cantidad
Alcanzada De Gestión
Nota: N/A dado que se alcanzó con la meta prevista. TOTALES
₡ 10.393.405,56 15.081.789,44₡
₡ 33.997.287,42 49.333.197,58₡
₡ 33.997.287,42 49.333.197,58₡
7
Establecimiento de un
Sistema de Gestión de
Calidad.
Adoptar un Sistema de Gestión de Calidad en Correos
de Costa Rica, con el fin de mejorar la satisfacción del
cliente interno y externo.
₡ 25.475.195,00
6
Fortalecimiento de la
capacidad de gestión del
Departamento Legal
Fuente: Elaboración propia con información suministrada por la Gerencia General.
26
22--33.. SSuubb pprrooggrraammaa IInnffoorrmmááttiiccaa
El sub programa del informática presenta un 40% de los resultados como meta parcialmente cumplida, un 20% como meta inicialmente incumplida, un 30% de las metas son cumplidas y un 10% meta aceptablemente cumplida, los resultados se presentan en el siguiente gráfico. Es importante indicar que la siguiente tabla, presenta las justificaciones de las metas que parcialmente cumplidas así como las medidas correctivas.
20%
40%
10%
30%
Gráfico N°4. Resultado de la Evaluación Semestral por Metas: Informática
MII (0%)
MPC (1-75%)
MAC (76-99%)
MC (100%)
Fuente: Elaboración propia con datos suministrados por las Gerencias de Área y Direcciones
27
Se desprende de la tabla 9 que el Programa 02 Sub Programa 2-3 Informática, alcanzó en promedio un nivel de eficacia de 60%, sea “Meta Parcialmente Cumplida”, en cumplimiento de los 6 proyectos y 11 metas planteados en el POI 2014.
Tabla 2: Nivel de ejecución de las metas programadas y subprogramas en el Programa 2. Administrativo. Sub programa 2-3. Informática, al 30 de junio de 2014-
Porcentaje Cantidad Alcanzada
(%)MII (0%)
MPC (1-75%)
MAC (76-99%)
MC (100%)
Presupuesto
ejecutado (Monto
Gastado en Colones)
Presupuesto (Monto
Previsto en Colones)
1.1 100% del sistema de automatización
implementado. De acuerdo a las siguientes
etapas:
a. Estudio de requerimientos para el
proceso de automatización en la digitación
de ingresos de contado y estudio de la
factivilidad de integrar los ingresos de
crédito y débito del sistema de punto de
venta (I trimestre).
a.Porcentaje de
avance de la
implementación
Porcentaje x 100% 100% 100% 1
b. Desarrollo de la interface para los
sistemas. (II y III trimestre).
b.Porcentaje de
avance de la
implementación
Porcentaje x 100% 50% 50% 1
c. Implementación del sistemas y mejoras
(iv trimestre)
c.Porcentaje de
avance de la
implementación
Porcentaje x 50% N/A N/A
1.1 Estudio de identificación de los
equipos a cambiar (I trimestre)
1.1. Porcentaje
de avance del
Estudio Plan de
cambio
Porcentaje x 100% 100% 100% 1La identificacón del equipo que se cambiará
186 equiposN/A
2.1 Adendum del contrato (II trimestre) 2.1. Aprobado o
no aprobado.Aprobado o no aprobado x 100% 0% 0% 1
El retraso del proyecto se debe ha se estaban
instalando los equipos en las sucursales
(proyecto del año anterior, equipos que
ingresaron en mayo) y era necesario
terminar con la implementacion de la
primera etapa para determinar cuantas
computadoras se iban a solicitar en el
adendum.
Hacer solicitud a la
Junta Directiva
para hacer un
adendum al
contrato actual.
2.2. 100 equipos remplazados
2.2. Total de
equipos
remplazados
Equipos x 100 N/A N/AEl cumplimiento de esta meta esta vinculada
a la meta 2.1.
Generar el
cronograma de
instalación.
ResponsableDe
Gestión
Cumplimiento PresupuestarioObservaciones (se deben agregar los
comentarios que se consideren convenientes,
relacionados con la meta o sobre los resultados que
se obtengan)
MATRIZ DE SEGUIMIENTO, INFORMÁTICA
PROGRAMA 02: ADMINISTRATIVO / SUB-PROGRAMA 2-3: Informática
Abreviaturas: MII (0%): Meta Incumplida Inicialmente / MPC (1%-75%): Meta Parcialmente cumplida / MAC (76%-99%): Meta Aceptablemente Cumplida / MC (100%): Meta Cumplida
NoNombre del
Proyectos Objetivos Generales Meta Semestral
Indicador (fórmula)
Unidad de Medida (magnitud física o
patron relacionado directamente con ese
indicador o meta)
Tipo de Indicador Monto
Presupuestado
Anual
Cantidad
Unidad
Prevista (se
deben anotar las
unidades que se
esperan alcanzar
Evaluación Operativa y Presupuestaria I Semestre
Acciones
Correctivas
Objetivo Estrategico: Mapear y Rediseñar los procesos operativos con el fin de aumentar la eficiencia de la empresa
1
Automatización
parcial del proceso
de digitación de
ingresos en el
Departamento de
Contabilidad
Agilizar el proceso manual
de digitación de ingresos
en contabilidad mediante
la integración del punto
de venta con el NAF de
manera que los procesos
administrativos sean más
eficientes
₡ 25.000.000,00 ₡ 11.231.717,68 ₡ 13.768.282,32
Son tres etapas: 1) Ingresos de Contado, 2)
Ingresos Debito y 3) Ingresos Crédito.
• El proyecto se desarrolla por etapas, donde
la primera era la integración de los ingresos
de Contado, misma que está ejecutada en un
100% concluida completamente hasta la
implementación;
• La segunda es la integración de los ingresos
de débito la cual se encuentra en un 100% de
los requerimientos realizados, desarrollo de
la interfaz en un 50%;
• En el caso de crédito el estudio de
factibilidad determinó que se ejecutará en
otro momento.
N/ASistemas-Gerente
de Informática
De
Resultados
Cantidad
Alcanzada
Escala de Evaluación
₡ 26.985.833,35
Gerente de
Informática-
Gerente de
Administración y
Finanzas.
2
Sustitución de 200
computadoras por
obsolescencia del
Centro Postal
Zapote
2.1 Identificar las
computadoras que son
necesarias sustituir.
₡ 49.000.000,00 ₡ 22.014.166,65
28
Porcentaje Cantidad Alcanzada
(%)MII (0%)
MPC (1-75%)
MAC (76-99%)
MC (100%)
Presupuesto
ejecutado (Monto
Gastado en Colones)
Presupuesto (Monto
Previsto en Colones)
3.1. Estudio de rediseño del data center (I
Semestre) que contempla las siguientes
etapas:
a. Estado actual
b. Identificar las limitaciones del data
center
c. Analizar las alternativas tecnológicas
posibles a implementar
3.1 Porcentaje de
avance. Porcentaje x 100% 66% 66% 1
Se tiene clara la situación actual e
identificadas las limitaciones del centro de
datos.
El análisis de alternativas de solución se
tiene que complementar con los
requerimientos que se definan en la ruta
tecnológica y el PETI para garantizar una
capacidad y compativilidad del crecimiento a
futuro.
Continuar con el
análisis de las
tecnologías de
acuerdo a la
información que se
optenga de la ruta
tecnológica y del
PETI.
3.2. Levantamiento de especificaciones
técnicas (II semestre)3.2 Documento Porcentaje x 100% N/A N/A
4
Gestión del
funcionamiento
básico de la
infraestructura
tecnologica de la
empresa en cuánto
a Hardware,
Software, sistemas
de negocio,
comunicaciones y
seguridad
Asegurar la continuidad en
los servicios postales,
Financieros y afines que
brinda correos de costa
Rica, en procura de
satisfacer las necesidades
de los clientes tanto
internos como externos
4.1 95% de las solicitudes de servicios
atendidos
4.1 Solicitudes
atendidas/
solicitudes
realizadas
Solicitudes x ₡ 734.699.405,00 9.646 9.640 99,9% 1 ₡ 330.077.451,76 ₡ 404.621.953,24
El área de soporte realizó entre enero a julio
373 reparaciones, distribuidas de la
siguiente manera: transformador: 1, CPU:
159, impresoras: 38, lectores: 13, monitores:
27, mouse: 55, parlantes: 1, teclados: 44, UPS:
15, computadoras portátiles: 13, switches: 2,
Hub: 3, patch panel: 2.
El área de soporte atendió entre enero a
junio 2813 solicitudes (tel-sitio-correo-
otros), distribuidas de la siguiente manera:
correo electrónico: 24, en sitio 1507, por
teléfono: 1237 y por otro medio: 45.
El área de sistemas atendió entre enero a
junio solicitudes 6443, distribuidas de la
siguiente manera: apartados postales: 158,
audinet: 8, control box: 766, control fox: 4,
help desk 10, intranet: 10, IPS: 16, NAF: 768,
otros: 202, SCE: 993, CSIE: 2834, serv: 522,
sicor: 16, sitio web: 14, telegramas: 71, otros:
202.
Además, el área de sistemas atendió un total
de 41 requerimientos de software de 47
recibidos a la fecha así como asistieron a un
total de 51 reuniones de trabajo.
Gerente de
Informática
ResponsableDe
Gestión
Cumplimiento PresupuestarioObservaciones (se deben agregar los
comentarios que se consideren convenientes,
relacionados con la meta o sobre los resultados que
se obtengan)
MATRIZ DE SEGUIMIENTO, INFORMÁTICA
PROGRAMA 02: ADMINISTRATIVO / SUB-PROGRAMA 2-3: Informática
Abreviaturas: MII (0%): Meta Incumplida Inicialmente / MPC (1%-75%): Meta Parcialmente cumplida / MAC (76%-99%): Meta Aceptablemente Cumplida / MC (100%): Meta Cumplida
NoNombre del
Proyectos Objetivos Generales Meta Semestral
Indicador (fórmula)
Unidad de Medida (magnitud física o
patron relacionado directamente con ese
indicador o meta)
Tipo de Indicador Monto
Presupuestado
Anual
Cantidad
Unidad
Prevista (se
deben anotar las
unidades que se
esperan alcanzar
Evaluación Operativa y Presupuestaria I Semestre
Acciones
Correctivas
Objetivo Estrategico: Mapear y Rediseñar los procesos operativos con el fin de aumentar la eficiencia de la empresa
De
Resultados
Cantidad
Alcanzada
Escala de Evaluación
3
Analisis para el
rediseño del Data
Center
Proveer a la empresa de la
capacidad de la
tecnológica suficiente que
permita captar la demanda
creciente de recursos
informáticas para el data
center
₡ 17.000.000,00 ₡ 7.637.568,02 ₡ 9.362.431,98 Gerente de
Informática
29
Porcentaje Cantidad Alcanzada
(%)MII (0%)
MPC (1-75%)
MAC (76-99%)
MC (100%)
Presupuesto
ejecutado (Monto
Gastado en Colones)
Presupuesto (Monto
Previsto en Colones)
5.1.Estudio de Factibilidad (I trimestre) 5.1 Porcentaje de
avance estudio Porcentaje x 100% 100% 100% 1
La factibilidad fue analizada por el equipo de
la Gerencia de Informática.
5.2.Desarrollo o hacer contratación. (II y III
trimestre)
5.2. Porcentaje de
avance del
desarrollo.
Porcentaje x 100% 35% 35% 1
El proyecto en mención a sufrido atrasos
principalmente por las siguientes razones
internas y externas:
1- Problemas de conexión de ambiente de
pruebas con el BNCR.
2- Ausencia de código fuente de web Service
para consumir el webservice del bncr.
3- Desarrollo de otros proyectos han limitado
la dedicación a este proyecto.
Dedicar de forma
exclusiva un
recurso humano
para desarrollar el
proyecto en el II
semestre.
5.3.Implementación de la versión del punto
de venta integrado con Conectividad.
5.3. Porcentaje de
sucursales
implementadas
Porcentaje x 100% 0% 0% 1El cumplimiento de esta meta esta vinculada
a la meta 5.2.
6
Soluciones
tecnologicas a los
Procesos Operativos
y Comerciales
Potenciar las capacidades
operativas y comerciales
de la empresa mediante la
incorporación de
soluciones tecnológicas
modernas para responder
a las necesidades de los
clientes de la empresa.
6.1 Estudio técnico que ofrezca a la empresa
una solución tecnológica para la
trazabilidad de envíos y captura de datos en
los procesos de recolección y entrega
6.1 Porcentaje de
avance del
estudio.
Porcentaje x ₡ 25.000.000,00 100% 50% 50% 1 ₡ 11.231.717,68 ₡ 13.768.282,32
La propuesta se planteó inicialmente en la
Ruta Tecnológica en el primer trimestre del
año, y posteriormente se incorporó al PETI
2014-2018, después de presentado el PETI a
la Junta Directiva estos determinaron
conformar una comisión interdisciplinaria
para evaluar los proyectos que ahí se
plantearon dentro de los cuales están las
posibles soluciones tecnológicas que la
empresa desea. Sin embargo, se está
coordinando con la Gerencia Comercial
plantear un modelo piloto para la
incorporación de tecnología de entrega y
trasabilida que utilice el SCE como sistema,
pero que pueda ser escalable a futuro hacia
la nueva tecnología, lo cual implica la
Continuar con el
cumplimiento de la
metodología
diseñada por la GI
para la ejecución
del PETI.
Gerente de
Informática-
Gerentes de Área.
₡ 875.699.405,00 60% ₡393.424.339,46 ₡482.275.065,54
ResponsableDe
Gestión
Cumplimiento PresupuestarioObservaciones (se deben agregar los
comentarios que se consideren convenientes,
relacionados con la meta o sobre los resultados que
se obtengan)
MATRIZ DE SEGUIMIENTO, INFORMÁTICA
PROGRAMA 02: ADMINISTRATIVO / SUB-PROGRAMA 2-3: Informática
Abreviaturas: MII (0%): Meta Incumplida Inicialmente / MPC (1%-75%): Meta Parcialmente cumplida / MAC (76%-99%): Meta Aceptablemente Cumplida / MC (100%): Meta Cumplida
NoNombre del
Proyectos Objetivos Generales Meta Semestral
Indicador (fórmula)
Unidad de Medida (magnitud física o
patron relacionado directamente con ese
indicador o meta)
Tipo de Indicador Monto
Presupuestado
Anual
Cantidad
Unidad
Prevista (se
deben anotar las
unidades que se
esperan alcanzar
Evaluación Operativa y Presupuestaria I Semestre
Acciones
Correctivas
Objetivo Estrategico: Mapear y Rediseñar los procesos operativos con el fin de aumentar la eficiencia de la empresa
De
Resultados
Cantidad
Alcanzada
Escala de Evaluación
Gerente de
Informática
TOTALES
5
Análisis y Desarrollo
para la Integración
de la Plataforma BN-
Conectividad con el
Punto de Venta
Analizar la factibilidad de
integrar el sistema de
punto de venta con la
plataforma BN-
Conectividad haciendo un
desarrollo interno o
externo.
₡ 25.000.000,00 ₡ 11.231.717,68 ₡ 13.768.282,32
Nota: N/A dado que se alcanzó con la meta prevista. Fuente: Elaboración propia con información suministrada por la Gerencia de Informática.
30
22--44.. SSuubb pprrooggrraammaa.. AAddmmiinniissttrraacciióónn yy FFiinnaannzzaass El sub programa de administración y finanzas presenta un 88% de los resultados como meta cumplida, y un 13% de las metas son parcialmente cumplidas, los resultados se presentan en el siguiente gráfico. Es importante indicar que la siguiente tabla, presenta las justificaciones de las metas que parcialmente cumplidas así como las medidas correctivas.
13%
88%
Gráfico N°5. Resultado de la Evaluación Semestral por Metas: Administración y Finanzas
MII (0%)
MPC (1-75%)
MC (100%)
Fuente: Elaboración propia con datos suministrados por las Gerencias de Área y Direcciones
31
Se desprende de la tabla 11 que el Programa 02 Sub Programa 2-4 Administrativo, alcanzó en promedio un nivel de eficacia de 82%, sea “Meta Aceptablemente Cumplida (76%-99%)”, en cumplimiento de los seis proyectos y diez metas planteadas en el POI 2014.
Tabla 11: Nivel de ejecución de las metas programadas y subprogramas en el Programa 2. Administrativo. Sub programa 2-4. Administración y Finanzas, al 30 de junio de 2014
Porcentaje
Cantidad
Alcanzada (%)
MII (0%)
MPC (1-75%)
MAC (76-99%)
MC (100%)
Presupuesto ejecutado
(Monto Gastado en
Colones)
Presupuesto (Monto
Previsto en Colones)
1
Buenas prácticas en los
plazos de recuperación
de deudas clientes a
crédito nacionales
Mejorar la restructuración
de las políticas en los plazos
de recuperación de clientes
a crédito nacional.
1.1. 45 días promedio de cobro para cartera
nacional
1.1. Cantidad de días obtenidos en la
aplicación de la razón de promedio medio
de cobro para la cartera nacional.
Fórmula: Saldo CxC x días acum./ Total
Ventas a Crédito
Días x ₡ 225.079.634,00 45 45 100% 1 ₡ 98.734.844,88 ₡ 126.344.789,12
Para el I Semestre se realizó el análisis de indicadores con el fin de dar
seguimiento a los dáas promedio de cobro para reducir el plazo de recuperación de
cuentas por cobrar. Se logra la aplicación de la fórmula para establecer que los
plazos se cumplan, a la vez se realizaron capacitaciones en gestión de cobro a la
jefatura y miembros de departamento, la elaboración de un SEVRI, la segregación
de la cartera de clientes, envíos frecuente de recordatorios de pago a los clientes,
reuniones con clientes, y por último análisis de los indicadores.
N/A
Directora Financiera-
Jefe de
Departamento de
Facturación y Cobro-
Gerente de
Administración y
Finanzas
1. 1. Estudio de levantamiento de requerimientos
para automatizar el proceso. (I semestre)1.1 Porcentaje de avance del estudio Porcentaje x 100% 100% 100% 1
Para el I Semestre se elaboró un documento entre la direccion Financiera y la
Gerencia de Informatica el cual contiene los requerimiento para automatizar
parcialmente el proceso de digitacion de las ventas registradas en el sistema punto
de venta, por parte de las sucursales y el sistema contable.
N/A
1.2. Implementación de mejoras (II Semestre del
2014)1.2 Porcentaje de implementación Porcentaje x 100% N/A N/A Esta meta estaba definida para el II Semestre del 2014
Se trabajará en el II
Semestre
3
Instalación de
mecanismos de control
de grifos ahorrativos de
agua en las sucursales
Satisfacer los objetivos
planteados en la política de
responsabilidad social
empresarial, en el eje de
impacto ambiental de las
operaciones de la Empresa.
1.1 Reducir el consumo de agua en un 5% Porcentaje de reducción Porcentaje x ₡ 213.849.634,00 5% 5% 100% 1 ₡ 93.808.622,60 ₡ 120.041.011,40
En el primer semestre se instalaron mecanismos de control de grifos ahorrativos de
agua para las 15 sucursales que representan un 80% del consumo de agua total de
la empresa. Al corte del reporte al mes de mayo hubo una reducción del 6% m3
N/A
Director
Administrativo-
Gerente de GAF
MATRIZ DE SEGUIMIENTO, ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS
PROGRAMA 02: ADMINISTRATIVO / SUB-PROGRAMA 2-4: Administración y Finanzas
Abreviaturas: MII (0%): Meta Incumplida Inicialmente / MPC (1%-75%): Meta Parcialmente cumplida / MAC (76%-99%): Meta Aceptablemente Cumplida / MC (100%): Meta Cumplida
NoNombre del
Proyectos Objetivos Generales Meta Semestral Indicador (fórmula)
Unidad de Medida (magnitud física o
patron relacionado directamente con ese
indicador o meta)
Tipo de Indicador (si Monto
Presupuestado
Anual
Cantidad
Unidad
Prevista (se
deben anotar las
unidades que se
Evaluación Operativa y Presupuestaria I Semestre
ResponsableDe
Gestión Acciones Correctivas
Objetivo Estrategico: Aumentar la rentabilidad, fortalecer la liquidez para hacer frente a las obligaciones y mantener la sostenibilidad financiera de la empresa
2
Automatización de los
ingresos generados por el
punto de venta
Implementar la
automatización parcial del
proceso de digitación de
ingresos generados por el
punto de venta.
₡ 202.729.634,00 ₡ 88.930.653,61 ₡ 113.798.980,39
Dirección de
Finanzas, Depto. de
Contabilidad y
Gerencia de
Informática.
De
Resultados
Cantidad
Alcanzada
Escala de Evaluación Cumplimiento PresupuestarioObservaciones (se deben agregar los comentarios que se consideren convenientes,
relacionados con la meta o sobre los resultados que se obtengan)
32
Porcentaje
Cantidad
Alcanzada (%)
MII (0%)
MPC (1-75%)
MAC (76-99%)
MC (100%)
Presupuesto ejecutado
(Monto Gastado en
Colones)
Presupuesto (Monto
Previsto en Colones)
4
Separación de la
distribución de lámparas
por apagadores que
permitan iluminación por
áreas pequeñas
Satisfacer los objetivos
planteados en la política de
responsabilidad social
Empresarial, en el eje de
impacto ambiental de las
operaciones de la Empresa.
1.1.Disminución del consumo de electricidad en
un 5%.1.1 Porcentaje de reducción. Porcentaje x ₡ 213.849.634,00 5% 5% 100% 1 ₡ 93.808.622,60 ₡ 120.041.011,40
En el primer semestre se realizarón la separación de la distribución de lámparas
por apagadores que permitan iluminación por áreas al 48% de las sucursales
planteadas para una disminución promedio al semestre del 5% del total. En los
últimos meses la reducción fue menor (1% KWH) debido a que se compró aires
acondicionados para las Sucursales de Liberia y Jaco y estó aumentó el consumo en
las mismas, reduciendo el porcentaje general.
N/A
Director
Administrativo-
Gerente de GAF
5.1. Estudio de cultura organizacional de acuerdo a
las siguientes etapas:
a. Recopilación de la información (20%)
b. Análisis e interpretación de la información
(40%)
c. Presentación de resultados 20%.
d. Documento completo (Resultados del
diagnóstico, conclusiones y recomendaciones).
20%
5.1 Porcentaje de avance.Porcentaje x 100% 30% 30% 1
En el semestre se ha trabajado en la elaboración de la metodología a aplicar para
realizar el diagnóstico, en este momento se encuentra en proceso de análisis y
ajuste del mismo, esto por cuanto nos estamos refiriendo a valores que no pueden
ser medibles cuantitativamente, sino cualitativamente. Metodológicamente
tienen que estar plasmadas las apresiaciones que condicionan el comportamiento
de las personas. Para ello se ha estado buscando la estandarización del
conocimiento y la percepción para identificar cuales son los posibles resultados y
que las personas manejen un mismo concepto. Adicional a esto, se ha participado
en reuniones y visitas a diferentes sucursales donde se sondea el conocimiento y
la aplicación que realizan los funcionarios sobre los valores institucionales. Se ha
avanzado un100% en la elaboración de los insumos, al mismo tiempo se ha venido
trabajando en la siguiente fase para el segundo semestre que es la realización del
diagnostico y la implementación de acciones que permitan que las personas no
solamente conozcan los valores institucionales, sino que también lo lleven a la
práctica, esto se ha realizado en coordinación con el departamento de
comunicación.
5.2. II semestre 2014 Implementación de acciones
producto del diagnóstico obtenido.5.2. Porcentaje de implementación. Porcentaje x 100% N/A N/A 1 Esta meta estaba definida para el II Semestre del 2014
6.1. Seis Estados Financieros y Presupuestarios
presentados ante la Gerencia General a más tardar
los días 20 de cada mes.
6.1. Informes elaborados/total de informes
programados Informes x 12 3 25% 1
Para el I Semestre la meta se esta cumpliendo en un 25% debido a que solamente 3
estados presupuestarios se presentaron a tiempo con la fecha estipulada en la
meta mientras que los restantes 3 Estados Presupuestarios y los 6 Estados
Financieros se atrazaron en promedio 4 días en realación a la fecha de entrega.
Esto debido al sistema de facturación de la empresa.
N/A
6.2. 6 informes de procesos de compras y
contratación. Presentación de informes
mensuales de los procesos de contrataciones
generales, especiales y de extrema urgencia.
6.2. Informes elaborados/total de informes
programados Informes
x
6 6 100% 1
Para el I semestre a partir del mes de febrero se empezo a tramitar todos los
procesos de compras y contrataciones por medio de la plataforma Mer-Link. Hasta
la fecha llevamos 72 procesos de compras realizados. N/A
6.3. 6 informes de reportes de recursos humanos6.2. Informes elaborados/total de informes
programados Informes
x
6 6 100% 1
En el I semestre se garantiza de forma eficiente y eficaz los procesos generales de
Recursos Humanos. En la actualidad todos los reportes se realizan: Comprobantes
de pago, planilla, acciones de personal, reporte de plazas ocupadas y vacantes
(quincenal), reporte CCSS, INS, reporte de deducciones, reporte personal
incapacitado por gerencia (mensual), reporte de Salud Ocupacional (trimestral),
provisión de vacaciones, de cesantía (semestral). N/A
₡ 4.497.060.204,00 82% ₡ 1.972.708.653,24 ₡ 2.524.351.550,76
MATRIZ DE SEGUIMIENTO, ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS
PROGRAMA 02: ADMINISTRATIVO / SUB-PROGRAMA 2-4: Administración y Finanzas
Abreviaturas: MII (0%): Meta Incumplida Inicialmente / MPC (1%-75%): Meta Parcialmente cumplida / MAC (76%-99%): Meta Aceptablemente Cumplida / MC (100%): Meta Cumplida
NoNombre del
Proyectos Objetivos Generales Meta Semestral Indicador (fórmula)
Unidad de Medida (magnitud física o
patron relacionado directamente con ese
indicador o meta)
Tipo de Indicador (si Monto
Presupuestado
Anual
Cantidad
Unidad
Prevista (se
deben anotar las
unidades que se
Evaluación Operativa y Presupuestaria I Semestre
ResponsableDe
Gestión Acciones Correctivas
Objetivo Estrategico: Aumentar la rentabilidad, fortalecer la liquidez para hacer frente a las obligaciones y mantener la sostenibilidad financiera de la empresa
De
Resultados
Cantidad
Alcanzada
Escala de Evaluación Cumplimiento PresupuestarioObservaciones (se deben agregar los comentarios que se consideren convenientes,
relacionados con la meta o sobre los resultados que se obtengan)
5
Estudio de la cultura
organizacional dirigida a
los valores empresariales
Elaborar un diagnóstico
organizacional de la
empresa referente a la
cultura.
₡ 225.259.634,00 ₡98.813.804,81
₡1.498.612.104,74
₡126.445.829,19
El trabajo fuerte para
el cumplimiento de
ésta meta, está
enfocado al segundo
semestre que es
cuándo se realizará el
diagnóstico, el análisis
de la información y las
acciones para aplicar el
diagnóstico de clima
organizacional.
Director de Recursos
Humanos-Gerente
GAF-Gerencia
General
Gerente GAF,
Directora de Finanzas-
Director
Administrativo
Director Recursos
Humanos.
₡1.917.679.929,26
Nota: N/A dado que se alcanzó con la meta prevista.
6
Gestión administrativa y
financiera para cumplir
con todos los procesos
administrativos,
financieros y de recursos
humanos de la Empresa
Administrar los recursos
financieros y disponer de
los recursos materiales y
humanos oportunamente
₡ 3.416.292.034,00
TOTALES
Fuente: Elaboración propia con información suministrada por la Gerencia de Administración y Finanzas.
33
V. Conclusiones y Recomendaciones La planeación conlleva el control y la evaluación, de modo que permita dar seguimiento, medir, evaluar y corregir el desempeño de las actividades a fin de realizar los ajustes que nos permitan cumplir con los objetivos institucionales, de esta evaluación se desprende a nivel general un nivel de cumplimiento de 73%, sea “Meta Parcialmente Cumplida (1-75%)” para las sesenta y tres metas planteados en el POI 2014 para el primer semestre. El Programa 1- Servicios alcanzó en promedio un nivel de cumplimiento de 82%, sea “Meta Aceptablemente Cumplida”, para las veinte nueve metas planteadas en el POI 2014. A nivel de sub programa se alcanzaron los siguientes niveles de eficacia en Operaciones 65% (Meta parcialmente cumplida) y en Comercial 99% (Meta Aceptablemente Cumplida). Con respecto al Programa 2- Administrativo alcanzó en promedio un nivel de cumplimiento de 69%, sea “Meta Parcialmente Cumplida” para las cuarenta metas planteadas en el POI 2014. A nivel de sub programa se alcanzaron los siguientes niveles de cumplimiento en Auditoría de un 48% (Meta parcialmente cumplida), el Nivel Superior con un 85% (Meta Aceptablemente Cumplida), Informática 60% (Meta Parcialmente Cumplida) y en Administración y Finanzas 82% (Meta Parcialmente Cumplida) (ver gráfico no. 6).
Gráfico No.6 Porcentaje de Global de Evaluación
Los resultados tomaron en cuenta las observaciones que explican las razones de las desviaciones detectadas, y se evidenció el origen de las mismas, incluso en algunos casos las mismas se deben a circunstancias propias o ajenas la gestión tal y como se aprecia en las justificaciones. Además como parte del plan de mejora se establecieron acciones correctivas para evitar las desviaciones internas y lograr un adecuado cumplimiento de objetivos. Como recomendación es importante que las Gerencias de Área en conjunto con la Dirección Financiera, evalué los recursos requeridos durante el segundo semestre que faciliten el cumplimiento de objetivos y fines institucionales con el fin de garantizar la disponibilidad de recursos, para que la institución pueda orientar su gestión, conocer su respectivo desempeño, y finalmente, medir si está alcanzando las metas propuestas y realizar la rendición de cuentas a que está obligada la administración pública.