DIRECCIÓN GENERAL DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS GENERALES 

  

   

DIRECCIÓN DE ADQUISICIONES Y SUMINISTROS   

LINEAMIENTOS PARA EL PROGRAMA ANUAL DE COMPRAS   PARA EL EJERCICIO FISCAL 2007 

 

 

 

 

 

CONTENIDO 

 

Artículos  Página          PRESENTACION        CAPÍTULO PRIMERO   5 ‐ 9 Procedimientos y Disposiciones     Denominación de los tipos de contratación      ……….    1°    5 De la programación de compras     ………………………….    2°    5 De los SubComités         ………………………….    3°    5 De los proveedores        ………………………….    4°    6 Responsabilidades de las Dependencias y Entidades  .……………….    5° ‐ 15°    6 De Control Patrimonial        ………………………….    16°    8  De las prórrogas         ………………………….    17°    8 De los gastos de convocatoria      ………………………….    18°    9   CAPÍTULO SEGUNDO  9 ‐ 15 Operación del Programa Anual de Compras   Del proceso de captura        ………………………….    19° ‐ 22°  9  De los procedimientos de contratación    ………………………….    23° ‐ 24°  10  Del catálogo de bienes        ………………………….    25° ‐ 27°  12  De la creación de activos       ………………………….    28° ‐ 29°  12 De las autorizaciones        ………………………….    30° ‐ 32°  13 Redefinición de características      ………………………….    33°    14 De las muestras         ………………………….    34°       14 De las imputaciones        ………………………….    35°    14 Del certificado de firma electrónica    ………………………….    36°    15  CAPÍTULO TERCERO   15 ‐ 18 Estrategia para Ejecución de Compra   Consolidación de Solicitudes      ………………………….    37°    15 Contrataciones de LIBERADAS      ………………………….    38°    15 Partidas liberadas para el presente ejercicio  ………………………….    39°    16  De los pasivos          ………………………….    40°    18  CAPÍTULO CUARTO    18 ‐ 19 Pagos   Del incumplimiento de proveedores    ………………………….    41° ‐ 43°  18 De las contrataciones        …………………………..   44° ‐ 46°  19   CAPÍTULO QUINTO    19 ‐ 20 Transitorios                        ………………………….        19 Anexos           ………………………….        20    

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 Jorge Zúñiga Urbiola, Director General de Recursos Materiales y Servicios Generales,  en  atención  a  las  atribuciones  conferidas  a  la  Secretaria  de Finanzas y Administración por conducto de esta Unidad Administrativa en los artículos: 24 fracción IV inciso d) de la Ley Orgánica del Poder Ejecutivo para el Estado de Guanajuato; 1, 2 fracción III inciso b) punto 1, 3, 8, 9 , 75 y 76 del Reglamento Interior de la Secretaria de Finanzas y Administración; y en observancia a  lo dispuesto en  los artículos 35, 37, 38 y 39 de  la Ley del Presupuesto General de Egresos del Estado de Guanajuato para el Ejercicio Fiscal 2007; 55 de la Ley para el Ejercicio y Control de los Recursos Públicos para  el  Estado  y  los Municipios,  y  11  de  los  Lineamientos  Generales  de Racionabilidad y Disciplina Presupuestal de  la Administración Estatal para el Ejercicio fiscal 2007 y;    

C O N S I D E R A N DO    Que    de  conformidad  con  la  normatividad  en  materia  de  gasto  público, resulta  imperativo  que  al  interior  de  la Administración  Pública  Estatal  se establezcan  y  apliquen  disposiciones  jurídicas  y  controles  administrativos que permitan un correcto y eficiente ejercicio de los fondos públicos.  Los presentes Lineamientos están llamados a optimizar los recursos públicos que  las   Entidades  aplican  en  la  adquisición de  los bienes o  servicios que resultan  indispensables  para  un  adecuado  cumplimiento  de  los  fines encomendados.  Que el puntual cumplimiento a estas normas  jurídicas permitirá consolidar una  cultura  de  legalidad  y  transparencia  por  parte  de  este  gobierno  en beneficio de la sociedad guanajuatense.      

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   Para los efectos de los presentes lineamientos se entenderá por: 

Catálogo de Materiales: Menú de Bienes Inventariables y no Inventariables disponibles en el sistema SAP R/3 para el llenado de las solicitudes de compra del Programa Anual. 

Entidades: 

Fecha de entrega: Deberán considerarse las fechas marcadas en las Disposiciones administrativas, según punto 3.4 del apartado Operación del Programa Anual de Compras. 

Mobiliario de fabricación especial: Aquellos muebles que son adaptados a un espacio físico o a un inmueble. 

 Nuevas necesidades: Artículos no existentes en el catálogo de artículos que para su alta requieren de la validación de la Dirección de Adquisiciones y Suministros. 

Partida Presupuestal: Se refiere al grupo de artículos que afectan el presupuesto de egresos, ejemplo: 5206. 

Proveedor sugerido: Aquel que únicamente en el caso de requerimientos especiales será proporcionado por el  Área Solicitante sin que ello implique que la compra se realice con el mismo. 

Recurso asignado: El presupuesto autorizado a la dependencia para el presente ejercicio fiscal. 

Recurso comprometido: Es el costo aproximado de los artículos a adquirir, considerando precios de lista. 

Requerimiento especial: Es aquel que no se encuentra contemplado dentro del catálogo de artículos y/o por su naturaleza es difícil de conseguir en el mercado y que como su nombre lo dice es especializado. Ejemplo: semen de ballena. 

Solicitud Especial: Todas aquellas compras extemporáneas, que se registran en los formatos No. 190000000, del sistema SAP R/3 del mismo nombre. 

Ley:  Ley  de  Adquisiciones,  Enajenaciones,  Arrendamientos  y  Contratación  de  Servicios  del Sector Público en el Estado de Guanajuato. 

Reglamento:  Reglamento  de  la  Ley  de  Adquisiciones,  Enajenaciones,  Arrendamientos  y Contratación de Servicios del Sector Público en el Estado de Guanajuato para el Poder Ejecutivo. 

     

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CAPÍTULO PRIMERO  Procedimiento y Disposiciones  

 Denominación de los tipos de contratación 

 Artículo  1°.  Se  refiere  a  la  definición  del  tipo  de  ejecución  a  realizar  bajo  cualquiera  de  los procedimientos administrativos de contratación, que contempla la Ley, los cuales servirán como estrategia por parte de  la Dirección de Adquisiciones y  Suministros para  el desarrollo de  los mismos  procesos  de  Contratación,  para  el  presente  “Programa  Anual  de  Compras”, considerando su naturaleza, el importe, el tipo y/o el uso del bien o servicio a contratar; así como también los factores de mercado o tipo de proveeduría.  Dichas contrataciones podrán ser clasificadas para su ejecución de la siguiente manera:   a)  Contrataciones  Periódicas.‐  Se  les  llama  así  por  tratarse  de  contrataciones  de  bienes  y/o servicios de uso continuo e  indefinido,  son ejecutadas normalmente en más de un periodo de compra según el proceso de captura a que se refiere el articulo 23° de los propios lineamientos, y que  por  su  naturaleza  existe  la  posibilidad  de  caducar  o  de  que  sufran  afectación  por fluctuaciones de precios, por condiciones de mercado y/o que por su importe a contratar o tipo de  programa, son contrataciones afectas a calendarización en el transcurso del ejercicio.  b)  Contrataciones  Especiales.‐  Reciben  este  nombre  aquellos  contratos  que  no  fueron programados  en  su  plan  anual,  y  se  refieren  a  servicios  o  bienes  no  presupuestados  en  su proyecto original.  c)  Contrataciones  Liberadas.‐    Son  los  que  hacen  referencia  a  la  adquisición  de  bienes  o contratación de  servicios, que afectan partidas presupuestarias previstas para  solventar gastos necesarios, para mantener la operación diaria y básica o que por su naturaleza y/o uso tienen un alto grado de necesidad de adquirirlos de forma inmediata.  Todo  lo  anterior  se  realiza  con base  en  la  acumulación de  solicitudes de pedido, que  señalan artículos y/o servicios que afecten una misma partida presupuestal, similar naturaleza y/o  tipo de proveeduría.  

De la programación de compras Artículo  2°. Las Unidades Responsables de  cada Dependencia  y/o Entidad, programarán  sus compras de  acuerdo  a  la  forma  y  tiempos  que  señala  el  presente documento,  respetando  las fechas indicadas en el Artículo 23° del Capítulo Segundo, bajo consideraciones del tiempo que se requiere para el suministro de los bienes o servicios.  

De los SubComités 

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Artículo 3°. Los SubComités autorizados conforme a la Ley y el reglamento deberán de someter sus  Programas  Operativos  a  la  aprobación  del  Comité  del  Poder  Ejecutivo,  observar  la 

normatividad que establezcan y rendir los informes trimestrales de sus actividades (Art. 30 y 31 del Reglamento para el Poder Ejecutivo de la Ley).  

 De los proveedores 

Artículo 4°. Todos  los proveedores de bienes y servicios objeto de  la Ley que se contraten con Entidades de manera directa, o a través de la Dirección de Adquisiciones y Suministros deberán estar inscritos en el Padrón Único de Proveedores del Gobierno del Estado para efectos del pago respectivo.   Para el caso del desarrollo del procedimiento administrativo de contratación en  las modalidades de:  “Licitación  Restringida”  o  de  “Concurso”  deberán  considerar  la  invitación  a  participar únicamente  a  proveedores  registrados  en  el  Padrón Único  de  Proveedores  del Gobierno  del Estado  a  cargo  de  la  Dirección  General  de  Recursos Materiales  y  Servicios  Generales  de  la Secretaría de Finanzas y Administración (Art. 71 de Ley).   

 Responsabilidades de las Dependencias y Entidades 

Artículo 5°. En el procedimiento de ejecución de  la compra no  intervendrá  la Dependencia y/o Entidad solicitante, excepto en la elaboración del Dictamen Técnico, que servirá como base de la evaluación  y  de  las  adjudicaciones  que  realice  la  propia  Dirección  de  Adquisiciones  y Suministros  y  el  Comité  de  Adquisiciones,  Arrendamientos  y  Contratación  de  Servicios  del Poder  Ejecutivo.  Así mismo  la  Dependencia  y/o  Entidad  será  la  responsable  de  verificar  el cumplimiento y la entrega oportuna de los servicios o bienes contratados.  El dictamen  técnico de  la Dependencia y/o Entidad, deberá  contener  todas y  cada una de  las especificaciones solicitadas, señalando en ellas si el proveedor cumple o no cumple. En caso de no cumplir con alguno de ellos, deberá indicar la razón por la que no cumple con lo solicitado; ejemplo: 

 

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Concepto  (descripción Completa de los bienes)  

Proveedor 1, s.a. de c.v.  Proveedor 2, s.a. de c.v. 

Escritorio ejecutivo     Fabricado en madera  Cumple  Cumple Patas de aluminio y ruedas   

Cumple No  cumple  porque  oferta patas de madera 

Medidas: 20x39x89  Cumple  Cumple Incluye porta teclado  Cumple  Cumple cajones lapiceros 2  Cumple  No cumple ya que oferta un 

solo cajón lapicero  cajón archivero  Cumple  Cumple 

 De igual forma dicho dictamen deberá estar firmado por la persona que lo realice, en caso de no tomarse  en  cuenta  lo  anterior,  la Dirección  de Adquisiciones  y  Suministros  regresará  dichos dictámenes para su corrección.  Artículo 6°. Los productos serán entregados por el Proveedor directamente en las instalaciones de la Dependencia y/o Entidad que ésta determine en su solicitud, por lo que se deberá señalar al momento de capturar en el sistema SAP R/3,  los  lugares de entrega (almacenes) previstos para que éstos queden  indicados en el contrato; en caso de no encontrarse  registrado en el  sistema SAP R/3  el almacén  requerido, podrá  solicitar  el alta  en  el Sistema, proporcionando  los datos respectivos  al  administrador  del módulo  en  la  Dirección  General  de  Recursos Materiales  y Servicios Generales; los cuales son:   a) Dirección y número b) Ciudad, estado y teléfono c) Nombre de la persona o contacto.   Artículo  7°.  La Dependencia  y/o  Entidad  es  la  responsable  de  realizar  la  verificación  del cumplimiento  de  los  contratos  por  parte  del  proveedor,  a  través  de  la  recepción  de  conformidad,  para  garantizar  que  la  entrega  de  los  bienes  y/o  servicios  se  realicen  en cumplimiento de las características, especificaciones y condiciones solicitadas y/o adjudicadas, conforme a  lo pactado en el contrato. Bajo ningún concepto  la Dependencia y/o Entidad podrá aceptar el suministro de bienes y/o servicios que cuenten con características,, especificaciones y/o condiciones distintas a las establecidas en el contrato (Art.94 de Ley).   Así mismo realizarán la recepción y aceptación de conformidad de los bienes y la verificación de la  facturación  respectiva,  conforme  al  procedimiento  que  indica  el  Anexo  “B”  del  presente documento.  Artículo 8°. La rescisión de Contratos por parte de la Dirección General de Recursos Materiales y Servicios Generales, podrá proceder por incumplimiento del proveedor en los términos previstos en la Ley; correspondiendo a la Dependencia y Entidad acreditar técnica y  jurídicamente dicho incumplimiento (Art.104, 105, 106, 107 y 108 de Ley), el cual deberá hacerse del conocimiento de la citada Dirección General dentro del término de 5 días hábiles que señala el artículo 41 de los presente lineamientos.  Artículo 9°. Las Dependencias y/o Entidades que a la fecha mantienen liberado el presupuesto, ejecutarán el pago de manera directa, debiendo solicitar al área de pagos de la Dirección General de  Recursos  Materiales  y  Servicios  Generales  el  cálculo  de  la  sanción  en  su  caso  para  su aplicación y cobro; sujetándose a lo señalado en este documento y al procedimiento de recepción de bienes señalado en el anexo “B”, ambos de este documento.  

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Artículo 10°. En el caso de compras a  través de Licitación Pública o Restringida será necesario que participe una persona representando a cada Dependencia y/o Entidad, preferentemente con conocimientos técnicos del bien o servicio por contratar, quien además deberá presentar el oficio de comisión respectivo, o estar acreditado en el registro de representantes y/o vocales del Comité de Adquisiciones de Gobierno del Estado (Art.27 de Ley   y 25 de su Reglamento para el Poder Ejecutivo).  

 Artículo  11°.  En  todos  los  casos  la Dependencia  y/o  Entidad  debe  registrar  de  inmediato  la entrada de  la mercancía en el sistema SAP R/3 una vez que se haya aceptado de conformidad, posteriormente deberá efectuar la entrada preeliminar de factura.  Artículo 12°. Para efectos del pago de las contrataciones con imputaciones “K” realizadas por la Dirección de Adquisiciones y Suministros, el proveedor dejará una copia en la Dependencia y/o Entidad correspondiente y la original será entregada en el área de pagos de la Dirección General de Recursos Materiales y Servicios Generales; en  cualquier  caso,  la  factura deberá encontrarse debidamente sellada y firmada con el nombre de la persona que recibe de conformidad por parte de la Dependencia y/o Entidad, señalando la fecha real de entrega para determinación del pago y/o cálculo de sanciones que resulten procedentes.  Artículo  13°. Para  efectos del  trámite del pago de  todas  las  compras  liberadas,  éstos deberán realizarse por parte de la Dependencia y/o Entidad.   Artículo 14°. Para efecto del trámite de pago de Solicitudes de Bienes o Servicios realizados por la  Dirección  de  Adquisiciones  y  Suministros  aquellos  con  imputaciones  “X”  o  “Z”,  serán directamente  las  Dependencias  y  Entidades  quienes  previa  recepción  y  aceptación  de conformidad de los bienes y/o servicios por parte de sus áreas receptoras, realizaran lo necesario para la materialización del pago y comprobación del gasto.  Artículo  15°. Cualquier  caso  de  liberación,  la Dependencia  y/o  Entidad  será  quien  realice  el trámite de pago, la determinación del cálculo de las sanciones procedentes y la comprobación del gasto ante el área competente de pagos  (Dirección General de Recursos Materiales y Servicios Generales; Dirección General de Egresos u Órgano administrativo, según corresponda).  

De Control Patrimonial Artículo 16°. En el caso de contrataciones para bienes clasificados como activos, las Direcciones o Coordinaciones Generales Administrativas  de  las Dependencias  y/o  Entidades  remitirán  a  la Dirección de Control Patrimonial las facturas originales de bienes activos o de inversión, para su trámite de definición del número de activo definitivo e inventario de bienes correspondiente.   

De las Prórrogas 

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Artículo  17°.  Las  Prórrogas  a  Proveedores  concedidas  en  la  entrega  de  mercancías,  serán gestionadas a través de la Dirección de Adquisiciones y Suministros de la Dirección General de 

Recursos  Materiales  y  Servicios  Generales  y  en  su  caso  del  Órgano  de  Administración correspondiente (Art.101 Ley).  

De los gastos de convocatoria Artículo 18°. El gasto  inherente a  la publicación de  las Convocatorias de Licitaciones Públicas, para contrataciones de bienes o servicios para Dependencias y/o Entidades de manera conjunta, serán a  cargo de  la Secretaría de Finanzas y Administración; excepto aquellas  realizadas para atender contrataciones sólo de Entidades u Organismos Descentralizados y Autónomos, ya que en este caso serán ellos los responsables directos de cubrir dichos gastos.  

   

CAPÍTULO SEGUNDO Operación del Programa Anual de Compras  

 Del proceso de captura 

Artículo 19°. El  Inicio  del  programa  anual  de  compras  por  parte  de  las  Dependencias  y Entidades,  será  en  el periodo  comprendido del  01  al  13 de  febrero de  2007,  considerando  el calendario asignado para el ejercicio de su gasto.   Artículo 20°. La Dependencia y/o Entidad deberá llenar todos los campos que indique el sistema SAP R/3, conforme a  lo dispuesto en el presente documento, a  fin de que  le permita grabar  la misma  solicitud  de  compra  y  permita  su  ejecución  debidamente  soportada  en  los  aspectos normativos. Una vez grabada, automáticamente el sistema le asignará un número consecutivo a su solicitud de compra (anual, periódica o especial).  Artículo 21°. Cada Entidad realizará la captura de sus solicitudes de compras anuales utilizando el formato de numeración 110000000, para la generación de sus solicitudes periódicas respectivas se utilizarán  los  formatos  con numeración 120000000,  estas últimas deberán  ser enviadas por medio  electrónico  y  digitalizadas  a  la Dirección  de Adquisiciones  y  Suministros,  con  fecha posterior a la del cierre del periodo de captura, acompañándola en su caso, de la documentación necesaria soporte. Las solicitudes con formato 110000000 no serán tramitadas por la Dirección de Adquisiciones y Suministros.   El periodo de cambios de solicitudes anuales a periódicas, será dentro de  los  tres días hábiles posteriores a la fecha del cierre de sistema para captura de las solicitudes anuales, de acuerdo a la circular que emita la Dirección General de Recursos Materiales y Servicios Generales.  

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La captura de solicitudes especiales será utilizada para aquellos requerimientos no registrados en el periodo inicial de captura referida en el Artículo 1°, estando sujetas a que se ajusten a los supuestos señalados en el Artículo 23°, en consideración de  los  lineamientos aplicables para el presente  ejercicio  presupuestal.  Las  solicitudes  especiales  se  capturarán  en  el  formato  con numeración (190000000).   

 Artículo 22°. Las Dependencias y/o Entidades deberán de capturar en cada solicitud de pedido, sólo bienes que correspondan a una misma partida presupuestal, de esa manera les será útil para el  seguimiento  de  la misma  durante  su  proceso  de  compra,  la  verificación  de  la  entrega  del contrato y la debida integración del expediente.   Ejemplo:  no  debe  contemplar  en  una  solicitud  artículos  de  la  partida  5206  con  artículos  que afecten a la partida 2105.   Aplica lo mismo para el caso de bienes de diferente origen de recursos.  Ejemplo:  solicitudes  de  recursos  estatales  no  deben  contener  recursos  federales,  FOSEG  o cualquier otro origen.   

  

De los procedimientos de contratación Artículo 23°. Cada uno de los procedimientos administrativos de contratación realizados, para la ejecución  de  los  requerimientos  señalados  en  las  solicitudes  de  pedido  capturadas,  serán clasificados y analizados a  fin de sujetarlos a  la modalidad que  le corresponda, con base en el importe por ejecutar como techo presupuestal, conforme a la tabla de montos máximos incluida en  la  Ley  del  Presupuesto General  de  Egresos  del  Estado  de Guanajuato  correspondiente  al Ejercicio vigente; y de acuerdo a lo establecido en Ley:  a) Compra Directa          d) Licitación Restringida b) Compra Directa con tres Proveedores    e) Licitación Pública c) Asunto de Comité         f) Concurso  La consolidación se realizará, definiendo la estrategia de ejecución según la partida presupuestal de  que  se  trate,  por  lo  que  para  efectos  de  la  recepción  de  sus  bienes  y  servicios  deberá considerar al programar su solicitud de compra, que el tiempo promedio de ejecución es de 50 días naturales, más 25 días aproximadamente para que el proveedor entregue; salvo en los casos de bienes de importación o de manufactura especial el cual se pueden llevar hasta 45 días como mínimo.  Los periodos de  ejecución de  las  solicitudes  ingresadas  en  el Plan Anual de Compras para  el Ejercicio  Fiscal  2007,  están  considerados  en  base  al  comportamiento  histórico,  los  cuales  se proyectan en los periodos de ingreso de solicitudes:     

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PRIMER PERIODO PLAN ANUAL 

DEL 1 AL 13 DE FEBRERO DE 2007 

CAPÍTULOS  2000, 3000 Y 5000 

GENERACIÓN DE PERIÓDICAS DE ACUERDO A LA PARTIDA PRESUPUESTAL 

SEGUNDO  PERIODO PLAN ANUAL 

DEL  1  AL  14  DE  JUNIO DE 2007 

CAPÍTULOS 2000, 3000 Y 5000 

GENERACIÓN DE PERIÓDICAS POR EL SEGUNDO SEMESTRE 

 PRIMER  PERIODO ESPECIAL 

DEL  1  AL  14  DE  JUNIO DE 2007 

CAPÍTULOS  2000, 3000 Y 5000 

 

SEGUNDO  PERIODO ESPECIAL 

DEL  1  AL  15  DE OCTUBRE DE 2007 

CAPÍTULOS 2000, 3000 Y 5000 

 

    Notas:  a) La generación de las solicitudes periódicas se notificarán por medio de la circular correspondiente y por el sistema SAP R/3.  b) Todas las Dependencias y/o Entidades deberán planear sus adquisiciones de todo el año, distribuyendo las fechas de entrega para el último día hábil del mes de los bienes licitados en la consolidación del programa anual.  c)  La  ejecución de  los procesos de  compras,  iniciará una vez  concluido  el periodo de captura según las fechas señaladas en la tabla anterior y de acuerdo a  los  Oficios  Circulares  emitidos  por  la  Dirección  de  Adquisiciones  y Suministros para tal efecto.   d)  El  calendario de  captura y/o  ejecución  se podrá  ajustar por parte de  la Dirección General de Recursos Materiales y Servicios Generales conforme a las necesidades operativas y la disponibilidad de recursos, así como también para efecto de atender Programas Especiales o de Fondos Específicos diferentes a los estatales.  e)  Se aclara que sin perjuicio de que algunas partidas estén liberadas total o parcialmente  en  el  Artículo  39°,  se  establecerán  fechas  de  concursos  como apoyo para aquellas Dependencias y/o Entidades que requieran soporte para la ejecución de su contratación.  

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f)  En  todas  las  contrataciones  de  bienes  y  servicios  se  deben  atender  los lineamientos y  legislación que resulten aplicables en el Estado de Guanajuato  

y  de  conformidad  a  las  facultades  que mantenga,  debiendo  contar  con  las autorizaciones  referidas  en  los  Artículos  30°,  31°  y  32°  de  los  presente lineamientos; además de realizar todo lo necesario para el pago, comprobación del gasto, plaqueo e inventario.   g)  La Dirección General de Recursos Materiales y Servicios Generales no se responsabilizará del recurso que no llegase a ejercerse, en caso de presentarse procedimientos  de  compra  iniciados  dentro  de  los  tres  últimos  meses  del ejercicio 2007.    

 Artículo 24°. Se podrán  solicitar marcas y/o modelos  específicos, o una  empresa determinada dentro  de  las  características  o  especificaciones  de  los  bienes  y/o  servicios  que  pretenden contratar, debiendo sujetarse al efecto a los términos señalados en el artículo 40 de Ley.   

Del catálogo Artículo 25°. Para atender  los  requerimientos de  las Dependencias y/o Entidades  en  cuanto a diferentes necesidades que  en  características y  especificaciones  tienen  sobre un mismo bien o servicio, el Catálogo (Maestro de Materiales) de Bienes y/o Servicios dentro del sistema SAP R/3, considera  solamente  la descripción  corta para  cada bien o  servicio, de  tal  forma que  serán  las Dependencias y/o Entidades, al momento de capturar su Solicitud de pedido, quienes realicen la captura  de  la  descripción  larga  (características,  especificaciones,  condiciones  y  cualquier requerimiento especial además de no especificar marca o modelo  si no está autorizada) de  su requerimiento, ingresará el techo presupuestal estimado que se tiene autorizado para el mismo y que será considerado para efectos del precio por adjudicar.   Artículo  26°.  Sólo  podrán  ser  solicitados  los  artículos  que  se  encuentren  registrados  en  el Catálogo (Maestro de Materiales), los cuales están ligados a la cuenta presupuestal, y en su caso a la cuenta del activo respectivo, por lo que debe considerarlo en su planeación. Sin embargo, los requerimientos que realicen las Dependencias y Entidades que no se encuentren en el Catálogo (Maestro de Materiales), que se definan como una “Nueva necesidad”, se sujetarán al proceso de validación  y  políticas  de  captura  de  la Dirección General  de Recursos Materiales  y  Servicios Generales, según lo señalado en el Anexo “C” del presente documento. En caso de no respetarse lo  anterior,  el  Área  Técnica  solicitante  será  responsable  de  la  demora  que  esto  cause  en  el Procedimiento Administrativo de Contratación.   Artículo  27°.  NO  deberán  agregar  características  adicionales  a  los  materiales  que  señalen descripción predefinida dentro del Catálogo (Maestro de Materiales), ya que no serán tomados en cuenta debido a que el sistema genera sólo los anexos basándose en el texto de material.  

De la creación de activos 

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Artículo  28°.  Cuando  se  trate  de  Solicitudes  de  pedido  donde  se  requieran  bienes correspondientes  al  capítulo  5000  (activos),  la  Dependencia  y  Entidad  respectiva  deberá  de realizar la correcta creación de los activos dentro de su solicitud en el sistema SAP R/3, conforme 

al procedimiento establecido por la Dirección de Adquisiciones y Suministros para “Creación de Activos”, mismo que forma parte de los presentes Lineamientos en su Anexo “A”.   En caso de no cumplirse lo anterior, será cancelada y devuelta su solicitud de pedido sin atender, y será responsabilidad de la Dependencia y/o Entidad su no ejecución y/o contratación.   Si  se  actualiza  el  supuesto  a  que  se  refiere  el  párrafo  anterior,  la Dependencia  y/o  Entidad responsable de dicha solicitud, deberá solicitar la cancelación por escrito de los activos creados  incorrectamente,  a  la Dirección  de  Control  Patrimonial  de  la Dirección General  de  Recursos Materiales y Servicios Generales.  Artículo  29°.  Tratándose  de  compra  de  bienes  de  activos  de Dependencias  y/o  Entidades  de Gobierno, independientemente del origen de los recursos y de quien ejecute el procedimiento de contratación,  éstas  quedan  obligadas    a  realizar  el  trámite  de  plaqueo  e  inventario,  ante  la Dirección de Control Patrimonial de  la Dirección General de Recursos Materiales  y  Servicios Generales.   

De las autorizaciones  Artículo  30°.  En  el  caso  de  solicitudes  de  pedido  donde  se  requiera  adquirir  Vehículos, Mobiliario, Equipo de Administración y Bienes Informáticos, tales solicitudes deberán contar con la  autorización  de  la  Subsecretaría  de  Administración  de  la  Secretaría  de  Finanzas  y Administración. Para solicitar dicha autorización, deberá expedirse la justificación emitida por el titular  de  la Dependencia  y/o  Entidad  solicitante.  En  el  caso  de  las  entidades,  deberá  contar además con la autorización de su órgano de gobierno.  En caso de no cumplirse lo anterior, NO será atendida su solicitud y podrá ser devuelta para su debido soporte.  Artículo 31°. Tratándose de solicitudes de pedido que requieran Equipo de Radiocomunicación y Bienes informáticos, deberán contar con el número de validación o autorización emitida por la Dirección General del Sistema de Cómputo, Comando, Comunicaciones y Control (C4) y por la Dirección  General  de  Informática  y  Telecomunicaciones  de  la  Secretaria  de  Finanzas  y Administración, respectivamente.  En caso de no cumplirse lo anterior, NO será atendida su solicitud y podrá ser devuelta para su debido soporte.   Artículo 32°. En el caso de solicitudes de pedido donde se requiera la contratación de servicios de asesorías, capacitaciones,  informáticos, estudios e  investigaciones relacionadas con el objeto de  la  ley,  se  requiere  la  autorización  por  escrito  del  Titular  de  la Dependencia  y/o  Entidad solicitante, donde justifique que son indispensables y que no se cuenta con personal adscrito a la misma que esté capacitado o disponible para su realización. 

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En caso de no cumplirse lo anterior, NO será atendida su solicitud y podrá ser devuelta para su debido soporte (Art. 83 de Ley).    

Redefinición de características Artículo  33°. Cualquier modificación  a  las  solicitudes de  pedido, deberá  enviarse  por  escrito expedido por la Dirección o Coordinación General Administrativa de la Dependencia y Entidad respectiva,  misma  que  deberá  enviarse  de  manera  previa  al  inicio  del  Procedimiento Administrativo  de  Contratación;  de  lo  contrario  no  es  posible  considerar  ningún  cambio  en características, especificaciones y/o condiciones diferentes a las señaladas en su solicitud.   

De las muestras Artículo  34°.  En  aquellos  casos  en  los  que  la  Dependencia  y/o  Entidad  considere  necesario proponer muestras  o solicitar estas a los proveedores, se obliga a presentarlas o solicitarlas con todas  las especificaciones  técnicas necesarias, además proporcionará  los criterios que utilizarán para realizar la evaluación de las mismas, previo al inicio del Procedimiento Administrativo de Contratación; De lo contrario, se ejecutará su compra con la información que se haya ingresado en la solicitud de pedido quedando bajo su responsabilidad.  

De las imputaciones Artículo 35°. En la captura de Solicitudes deberá atenderse a lo siguiente, respecto al uso de las imputaciones en el sistema SAP R/3:  a) Solicitudes con Recursos Estatales,  se utilizará  la  imputación “K” para bienes de consumo (capítulos 2000 y 3000); y la imputación “A” cuando se trate de bienes de activo (capítulo 5000). Aplica lo mismo en el caso de recursos del Banco Mundial. b)  Solicitudes  con  Recursos  Federales,  se  utilizará  solamente  la  imputación  “X”, independientemente de que se trate de bienes de consumo o activos.  c) Solicitudes de Organismos Autónomos u otros Fideicomisos, todos aquellos que cuentan con la  administración  de  su  presupuesto,  siempre  utilizarán  en  la  captura  la  imputación  “Z”, independientemente  de  que  se  trate  de  bienes  de  consumo  o  activos;  para  el  caso  de  los requerimientos con  recursos FOSEG deberá de utilizar la imputación “Y”.  d) Solicitudes de Organismos Descentralizados, utilizarán  la  imputación “K” para bienes de consumo  (capítulos 2000 y 3000); y  la “A” cuando se  trate de bienes de activo  (capítulo 5000); sólo  utilizarán  la  imputación  “Z”  cuando  ejerzan  recursos  propios  que  no  se  encuentren considerados dentro del gasto calendarizado.   

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En   caso de capturar solicitudes de pedido con Recurso del Banco Mundial, deberán informar por  escrito  a  la Dirección  de  Adquisiciones  y  Suministros  indicando  los  números  de  las solicitudes que cuentan con dicho recurso, a más tardar el último día de captura del periodo que corresponda.  En caso contrario, ésta Dirección no se hace responsable de la normatividad que al afecto se aplique. 

 Del certificado de firma electrónica 

Artículo  36°.  Para  agilizar  los  procesos  correspondientes  a  la Dirección General  de Recursos Materiales  y  Servicios  Generales,  todas  las  Dependencias  y/o  Entidades,  preferentemente deberán contar con su Certificado de Firma Electrónica, para cualquier trámite relacionado con sus requerimientos.   

 CAPÍTULO TERCERO 

Estrategia para Ejecución de Compras   

Consolidación de solicitudes Artículo  37°.  La  Estrategia  de  Ejecución  de Contrataciones  para  el  ejercicio  fiscal  2007,  es  la  Consolidación de Solicitudes que afectan a una misma partida presupuestal, bienes de la misma naturaleza o afectas un mismo tipo de proveeduría, atendiendo al efecto los periodos señalados en  el  Artículo  23°  y  considerando  factores  como:  oportunidad  de  suministro  y  condiciones especiales requeridas.  En  caso  de  que  una  Entidad  requiera  bienes  de  cualquier  partida  presupuestal  y  que  en  su conjunto no rebasen  la cantidad de $45,000.00 (cuarenta y cinco mil pesos 00/100 m.n.) en cada periodo de consolidación, tales solicitudes podrán ser procesados por separado o con las de otras Entidades que se encuentren en la misma situación, en la modalidad que dé lugar de acuerdo al importe de dicha consolidación. Lo anterior sujeto a validación de la Dirección de Adquisiciones y Suministros.   

Contratación de liberadas Artículo  38°.  En  el  caso  de  contrataciones  bajo  el  concepto  de  LIBERADAS,  éstas  deberán atender a lo siguiente: 

a) La ejecución de estas contrataciones deberán, sin excepción, apegarse a  los  lineamientos que se establecen en la Ley y su Reglamento para el Poder Ejecutivo, debiendo sujetarse a lo previsto para cada Procedimiento Administrativo de Contratación Directa   en la tabla de montos máximos,  señalada  en  el  artículo  39 de  la Ley del  Presupuesto General de Egresos del Estado de Guanajuato para el ejercicio 2007. 

 b) Pierden el carácter de Liberadas las contrataciones que por su importe a ejercer conforme 

a la Tabla de Montos Máximos de las adquisiciones, contenida en la Ley del Presupuesto General  de  Egresos  antes  citada,  requieran  del  procedimiento  de  contratación  en  la modalidad de Licitación Pública, Licitación Restringida o Concurso. 

 

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c) En  el  caso  de  contrataciones  realizadas  bajo  el  concepto  de  “Liberadas,”  cuando  el adjudicado  incurra en demora, no sostener  la Oferta o cualquier otro  incumplimiento de  Contrato,  las  Dependencias  y/o  Entidades,  si  así  procede,  podrán  realizar  la reasignación o  seguimiento de  la  contratación;  en  todo  caso,  además deberán  seguir  el 

procedimiento establecido en  los Artículos 9°, 45° y 46° de  los presentes Lineamientos, para  que  se  inicien  los  trámites  correspondientes  que  den  a  lugar  de  acuerdo  a  lo establecido en la Ley. 

 Partidas liberadas para el presente ejercicio 

Artículo  39°. En  el presente  ejercicio  fiscal  las partidas que  a  continuación  se  indican quedan liberadas  para  su  ejercicio  de manera  directa  por  parte  de  las Dependencias  y/o  Entidades, mismas  que  no  requieren  del  envío  de  oficio  solicitud  para  ser  autorizadas  por  parte  de  la Dirección General de Recursos Materiales y Servicios Generales para su contratación, siempre y cuando se apeguen a lo señalado en el último párrafo de este articulo, obligándose a comprobar su  gasto  y  afectación  presupuestal  para  el  pago,  directamente  ante  la Dirección  General  de Egresos de la Secretaria de Finanzas y Administración, así como también  la creación del activo para su plaqueo e  inventario ante la Dirección de Control Patrimonial, tratándose de bienes de activo.  

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PARTIDA  DESCRIPCIÓN  PARTIDA  DESCRIPCIÓN 

2101  Materiales y útiles de oficina  2404  Material eléctrico 

2102  Materiales  de limpieza  2405  Material agropecuario 

2103  Material  didáctico  y  de  apoyo informativo 

2406  Materiales diversos 

2104  Material estadístico y geográfico  2502  Plaguicidas  abonos  y fertilizantes 

2105  Materiales  y  útiles  de  impresión  y reproducción 

2503  Medicinas  y  productos farmacéuticos 

2107  Material  de  fotográfica  y cinematografía 

2507  Materias primas 

2203  Utensilio para alimentación  2802  Materiales  de  seguridad publica 

2204  Productos alimenticios para personas  5201  Maquinaria  y  equipo agropecuario 

2301  Materias primas  5202  Maquinaria  y  equipo industrial 

2302  Refacciones, accesorios y herramientas menores 

5205  Maquinaria  y  equipo eléctrico 

2303  Refacciones  y  accesorios  para  equipo de cómputo 

5305  Vehículos  y  equipo auxiliar de transporte 

2401  Materiales de construcción  5502  Refacciones  y  accesorios mayores 

2403  Materiales complementarios  5801  Maquinaria y  equipo de la defensa pública 

 Para el caso de las siguientes partidas, el monto parcialmente liberado será en el porcentaje que se señala a continuación, esto con el  fin de no  retrasar sus metas y proyectos, obligándose  las Dependencias yo/ Entidades a realizar la contratación del porcentaje no liberado a través de la Dirección  de Adquisiciones  y  Suministros,  por  lo  que  lo  no  liberado  deberá  ingresarse  en  el sistema SAP R/3 como parte del programa anual:  

PARTIDA  DESCRIPCIÓN  PORCENTAJE 

2106  Materiales  y  útiles  para  el  procesamiento  en  equipos  y bienes informáticos 

10%    del presupuesto autorizado 

2501  Sustancias químicas   5%    del presupuesto autorizado 

2504  Materiales, accesorios y suministros médicos.   5%    del presupuesto autorizado 

2505  Materiales, accesorios y suministros de laboratorio.   5%    del presupuesto autorizado 

2703  Artículos deportivos.  15%    del presupuesto autorizado 

2704  Vestuario,  uniformes  y  blancos  para  el  desempeño  de funciones 

10%    del presupuesto autorizado 

 En  el  caso  de  la  ejecución  de  las  contrataciones  relativas  a  las  liberaciones  parciales  antes señaladas, deberán  las Dependencias  y/o Entidades manifestar  el porcentaje  acumulado  en  la orden de pago a terceros, quedando bajo absoluta responsabilidad de la Dependencia y Entidad el sujetarse al porcentaje señalado.   Quedan  liberados  los siguientes bienes y/o servicios siempre y cuando formen parte de alguna orden  de  servicio  relativa  a  algún  proyecto  o  programa  de mantenimiento  o  adaptación  que atienda  la  Dirección  de  Servicios  Generales  adscrita  a  la  Dirección  General  de  Recursos Materiales y Servicios Generales:   

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Aires acondicionados  Transformadores eléctricos 

Tanques estacionarios de gas  Cableados estructurados 

Software y sus actualizaciones  Estructuras  metálicas  inclusive  para comunicaciones 

Muebles  de  fabricación  especial  o personalizada (sin derechos ni patentes) 

Antenas de comunicación 

 Las anteriores liberaciones se sujetan a lo dispuesto por la Dirección de Servicios Generales de la Dirección General de Recursos Materiales y Servicios Generales, para efecto del Procedimiento Administrativo de Contratación que de lugar la orden de servicio.  Cualquier otro bien o servicio que no se contemple en el listado anterior, aún cuando forme parte de  alguna Orden  de  Servicio  de Mantenimiento  o Adaptación,  deberá    contar  con  oficio  de liberación de la Dirección General de Recursos Materiales y Servicios Generales o de la Dirección de Adquisiciones y Suministros de manera previa a su ejecución.  

De los pasivos Artículo 40°. Los pasivos que se generen de requerimientos de Dependencias y Entidades, que a la fecha tengan descentralizado el ejercicio del presupuesto, así como las imputaciones FOSEG, FEDERAL  y  BANCO  MUNDIAL,  deberán  ser  creados  por  ellos  mismos,  conforme  a  los lineamientos  emitidos  por  la  Secretaría  de  Finanzas  y  Administración  en  Materia  de Racionalidad,  Austeridad  y  Disciplina  Presupuestal  para  el  Ejercicio  Fiscal  2007  de  la Administración Pública Estatal.   En  los demás casos,  los pasivos serán creados por el área de pagos de  la Dirección General de Recursos  Materiales  y  Servicios  Generales,  siempre  y  cuando  exista  el  contrato  o  pedido, quedando  bajo  responsabilidad  de  las  Dependencias  y  Entidades  solicitantes,  solicitar  la cancelación de dichos pasivos en los casos de incumplimiento de los contratos.  

  

CAPÍTULO CUARTO Pagos  

Del incumplimiento de proveedores Artículo  41°.  Será  responsabilidad de  la Dependencia  y/o Entidad notificar por  escrito,  sobre cualquier cambio, anomalía o incumplimiento que presente la entrega de la mercancía o servicio en relación a  lo adjudicado y/o contratado, a  la Dirección de Adquisiciones y Suministros o al Órgano Administrativo, en un plazo no mayor a 5 días hábiles,  Artículo  42°. Cualquier  recepción de bienes o  servicios que no  se  apegue  a  lo  señalado  en  el Contrato o Pedido, deberá soportarse en su caso con el Convenio Modificatorio realizado por la Dirección de Adquisiciones y Suministros, o por el Órgano de Administración correspondiente con base al Escrito de Solicitud del proveedor y con la aceptación del  (Art. 102 de Ley).  

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Artículo 43°. Para el caso del cálculo de sanciones e infracciones a proveedores en contrataciones realizadas  directamente  por  Organismos  Descentralizados,  serán  estos  quienes  se  harán responsables de su aplicación y cobro.  

 De las contrataciones 

Artículo  44°.  Para  efectos  del  pago  de  todas  las  contrataciones,  el  proveedor  deberá  haber entregado la totalidad de los bienes adquiridos en cada una de las partidas según se señale en un contrato o pedido respectivo, considerando que en su caso deberá de entregar la totalidad de las partidas que tengan una misma fecha de entrega.   Artículo 45°. En todas las contrataciones que realicen las Dependencias y/o Entidades, el cálculo de las sanciones por incumplimiento de entrega en la fecha pactada (moratoria), las realizará el Área de Pagos de la Dirección General de Recursos Materiales y Servicios Generales conforme a sus formatos previstos, conforme al anexo “B” de los presentes lineamientos.  

 Artículo 46°. Las contrataciones ejecutadas directamente por  los Organismos Descentralizados y/o sus SubComités, no deben ser capturadas en el sistema SAP R/3, ya que serán  las propias instancias quienes deberán de  realizar  las mismas  en  apego  a  los Lineamientos  y Legislación aplicable en el Estado de Guanajuato  (Ley de Adquisiciones, Enajenaciones, Arrendamientos y Contratación de Servicios del  Sector Público en el Estado de Guanajuato y su Reglamento para el Poder Ejecutivo; Ley del Presupuesto General de Egresos para el Estado de Guanajuato del presente Ejercicio).  

CAPÍTULO QUINTO  

T R A N S I T O R I O  Articulo  Único.‐  Los  presentes  lineamientos  estarán  vigentes  durante  el ejercicio presupuestal del año 2007. Dado en la sede de la Dirección General de Recursos Materiales y Servicios Generales, en la ciudad de Guanajuato, Guanajuato, al primer día del mes de febrero de 2007.  EL DIRECTOR GENERAL DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS 

GENERALES  

JORGE ZUÑIGA URBIOLA      

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 Anexos 

 ANEXO “A”  CREACIÓN DE SOLICITUDES DE PEDIDO   Entrar al sistema SAP R/3 en producción iniciando con el usuario y su contraseña. 1.‐ Una vez que ingrese al sistema aparecerá la pantalla principal en donde ingresará a la carpeta Logística: podrá utilizar la transacción ME51N (PASO 1 AL 5),  2.‐ Se desplegará una serie de carpetas y seleccionará Gestión de materiales,  3.‐ Una vez hecho esto, se desplegará otra serie carpetas en donde ingresará a Compras,  4.‐ En Compras seleccionará la carpeta Solicitudes de pedido,  5.‐ Y por último seleccionará la opción Crear.  Aparecerá la ventana de captura de solicitudes que es en la que se crearán las mismas siguiendo los siguientes pasos:  6.‐ Lo primero que deberá hacer será seleccionar el  tipo de solicitud que en este caso es anual, misma que corresponde a la opción Plan anual,  7.‐  El  siguiente  paso  será  buscar  el  material  el  Centro  CGEG  que  requiera  comprar posicionándose en Material y seleccionando  la pestaña que se encuentra en el  lado derecho del renglón donde capturará el material correspondiente,  8.‐ Entrará  a  una  pantalla donde  visualizará  la  pestaña denominada material  correspondiente  a jerarquía  de  productos  y  aparecerá  la  ventana donde  buscará  el material,  posicionándose  en  el primer recuadro jerarquía productos y presionando la flecha que aparece a la derecha.  Aparecerá una lista de familias de las cuales sólo considerará las tres últimas que corresponden al capítulo 2000, 3000 y 5000. Deberá marcar la relacionada con el producto solicitado y presionar el ícono nivel +, y así irá avanzando hasta seleccionar el material que necesite. En el cuarto nivel presionará el botón seleccionar, lo que lo regresará a la pantalla del material y presionará ENTER para que le proporcione la lista de los materiales contenidos en esa familia.  9.‐ En seguida indicará la cantidad que requiere del producto solicitado.  10.‐ Una vez hecho esto, completará los siguientes campos requeridos: Tipo posición: será Normal. 

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Tipo de Imputación: A, K, X, Y o Z, según corresponda. 

Fecha entrega: La fecha en la que preferentemente requiere sus bienes. Centro: Siempre será CGEG Almacén: Pondrá el almacén correspondiente en donde serán entregados los bienes solicitados. Solicitante: el usuario solicitante. No. Necesidad: El número del documento en donde se autoriza la compra o el recurso, cuando se trate de solicitudes especiales. Hecho esto, presionará ENTER en su teclado.  Otra forma de realizar el paso 10 es el siguiente: En la misma pantalla seleccionará el icono Parametriz personal y aparecerá la siguiente ventana en donde abrirá  la pestaña Val. Propuesta y aparecerán una serie de datos que deberá  llenar según corresponda: Tipo posición: Será Normal Tipo de Imputación: A, K, X, Y o Z, según corresponda. Fecha entrega: La fecha en la que preferentemente requiere sus bienes. Centro: Siempre será CGEG Almacén: pondrá el almacén correspondiente en donde serán entregados los bienes solicitados. Solicitante: el usuario solicitante. No. Necesidad: El número del documento en donde se autoriza la compra o el recurso, cuando se trate de solicitudes especiales. Una vez completados todos estos datos, presionará el ícono Guardar.  11.‐ Sólo aplica para solicitudes con bienes del capítulo 5000. (IMPUTACIÓN A) Aparecerá la ventana en donde deberá ingresar los activos para darlos de alta: En esta pantalla tendrá que ingresar los siguientes campos: Centro de coste División Elemento PEP Centro gestor Esto lo repetirá en cada renglón hasta igualar con la cantidad de bienes solicitados: Ahora seleccionará todos los renglones con el botón Marcar todo y presionará la opción Act. Fijos para  fijar  su  número  de  activo  aparecerá  la  siguiente  ventana  en  donde  indicará  la  clase  de activos  fijos de que se  trate,  la división y el centro de coste y presionará el botón de distribuir (PALOMA VERDE): Aparecerá la pantalla en donde tendrá que ingresar la palabra ALTA e inmediatamente después presionará ENTER en su teclado:  12.‐ En caso de ser bienes diferentes a los del capítulo 5000, únicamente tendrán que completar en la pestaña de Imputación: Tipo de Imputación Cuenta de mayor 

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División 

Centro de Coste Elemento PEP Aparecerá una ventana en donde confirmará que desea crear los activos, seleccionara la opción CREAR y los activos de su primera posición de la solicitud estarán creados. En  la  pestaña de Textos,  en  el  campo  correspondiente  a  texto  pedido  de material,  capturará  las especificaciones del producto solicitado, quedando bajo su absoluta responsabilidad el contenido del mismo.  13.‐ Completados  los campos anteriores, pasará a  la pestaña Valoración, en donde capturará el precio unitario presupuestado para su compra, importe a comprometer.   14.‐ Finalmente presionará el ícono Guardar y su solicitud quedará grabada con el número que le marca el mensaje que el sistema le proporcionará en la parte inferior de la pantalla: Ahora,  creada  su  solicitud  anual,  regresará  al  menú  principal  del  sistema.  Al  cambiar  de pantalla, le aparecerá un mensaje urgente de liberación de solicitud. Presionará la de ENTRADA. Entrará a la solicitud para liberarla haciendo doble click en ella: Una vez dentro de la solicitud, liberará la misma presionando el botón liberar y guardar . Aparecerá un mensaje de aviso y presionara ENTER. Con esto se ha concluido con la creación y con el primer proceso de liberación de la solicitud anual, ya que pasará a la bandeja de entrada del  Coordinador  Administrativo  (CA),  mismo  que  deberá  liberar  la  solicitud  de  la  misma manera para que llegue a la bandeja de entrada del Director Administrativo (DA) y proceda con la liberación de igual forma.  Es hasta la última liberación del DA, cuando la solicitud pasará a la Dirección de Adquisiciones y Suministros, misma que  les  enviará varios días después  el mensaje para  crear  sus  solicitudes periódicas.   CREACIÓN DE SOLICITUDES PERIÓDICAS  Para  la  creación  de  sus  solicitudes  periódicas,  el  Coordinador  Administrativo  (CA)  deberá esperar  el  aviso  por  parte  de  la  Coordinación  de  Programación  (CO)  de  la  Dirección  de Adquisiciones y Suministros que le dará la autorización para convertir sus solicitudes anuales en periódicas.  La  transacción  que  utilizará  será  zmm_inicio,  con  la  cual  ingresará  sus  solicitudes anuales y ejecutará para convertirlas en periódicas. Una vez que sus solicitudes sean periódicas, liberará para que el Director   Administrativo  libere de  igual manera y así dar por finalizado el proceso de creación y liberación de sus solicitudes.  Para mayor información consultar el Manual de captura de solicitudes de pedido en el Sistema SAP R3  publicado en la página www.sfa.guanajuato.gob.mx .      

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ANEXO “B”  PROCEDIMIENTO DE RECEPCIÓN DE FACTURA Y PROGRAMACIÓN DE PAGO  1. Las Áreas Usuarias de Gobierno del Estado, para facilitar el proceso de recepción de bienes e inventario, deberán considerar los siguientes aspectos para la facturación: ‐Facturación por Centro Gestor. ‐Facturación por procedencia de Recurso. ‐Facturación por Fechas de Vencimiento y Centro Gestor. ‐Los conceptos del pedido o contrato en características, deberán de ser iguales a los contenidos en la factura. ‐En caso de que correspondan números de serie, modelo a los artículos entregados, dichos datos deberán ser plasmados en la factura para su correcta validación e inventario.  2.  El  Área  Usuaria  al momento  de  recibir  la  factura  del  proveedor,  deberá  asegurarse  que contengan  los  requisitos  fiscales que establece el Código Fiscal de  la Federación; a nombre de Gobierno del Estado de Guanajuato o en su caso de organismo descentralizado o Autónomo que solicitó  los  bienes;  que  contenga  las  características  y/o  especificaciones  de  los  artículos  o servicios;  así  como  además  el  que  señale  el  número  de  contrato,  números  de  serie  etc.; invariablemente deberá contar con copia anexa del pedido o contrato; e ingresarla al sistema SAP R/3, en la transacción MIGO (Entrada de Mercancía), los artículos que están siendo entregados.  3. El proveedor deberá de  entregar partidas  completas para proceder  a  su pago; no  se harán pagos a partidas parcialmente entregadas.  4. Una vez que se dio de entrada a la Mercancía, el Área Usuaria ingresará en el sistema SAP R/3 la factura en forma preliminar con la transacción MIR7 (Entrada de factura Preeliminar) en donde deberá programar la fecha probable de pago al proveedor.  5. Después de haber efectuado los dos pasos anteriores el responsable de la recepción por parte del  área  usuaria,  sellará  y  firmará  al  proveedor,  la  factura  con  la  fecha  de  recepción  de  la mercancía  o  servicio;  entregándola directamente  al  área de pagos de  la Dirección General de Recursos  Materiales  y  Servicios  Generales  o  enviándola  a  través  del  propio  proveedor, quedándose con una copia de la factura, para sus trámites internos.   6. Las Dependencias y Entidades que  tienen a  la  fecha el presupuesto descentralizado podrán proceder  a  realizar  el pago de  las  facturas  atendiendo  al procedimiento  señalado  en  el punto anterior al proveedor, debiendo considerar  la procedencia de  las sanciones respectivas en caso de proceder, solicitándole en todos los casos el cálculo al área de pagos de la Dirección General de Recursos Materiales y Servicios Generales.  

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7. En  caso de que el proveedor hubiera  solicitado previamente una prórroga y ésta haya  sido aceptada, su contrato deberá contar con el convenio modificatorio respectivo realizado por parte 

de la Dirección de Adquisiciones, y en su caso adjuntar la documentación que sea necesaria, a fin de que no resulte sancionado en su pago.  8. El  área de pagos de  la Dirección de General de Recursos Materiales y Servicios Generales, programará  la fecha de pago al proveedor, calculando  las posibles sanciones, considerando  las modificaciones que existieran al contrato.  9.  El  área  de  pagos  enviará  la  información  y  documentación  respectiva  a  la  Secretaría  de Finanzas y Administración, para comprobación del pago al proveedor.   ANEXO “C”   PROCEDIMIENTO  PARA  DAR  DE  ALTA  MATERIALES  AL  CATÁLOGO  DE MATERIALES  1. La Dependencia consulta en el sistema SAP R/3 el Catálogo Maestro de Materiales, y procede a buscar el artículo de acuerdo a las diferentes posibilidades de búsqueda que ofrece el sistema.  2. En caso de no encontrar el material, deberá de consultar y valorar las posibles opciones de los artículos similares que pudieran satisfacer sus necesidades.  3. Si las opciones no reúnen las características básicas, deberá hacer lo siguiente: ‐A través de oficio dirigido al Director de Recursos Materiales y Servicios Generales, solicitará la autorización  de  captura  de  las  características  y  especificaciones  de  una  nueva  necesidad (artículo),  acompañado  del  archivo  electrónico  respectivo,  para  dar  fluidez  al  proceso  de creación y alta del material. ‐En  el  caso  de  adquisición  de  Vehículos,  Mobiliario  y  Equipo,  Bienes  informáticos  y  de Telecomunicaciones, Equipos de radio y comunicación, deberán acompañar el oficio también con su respectiva validación técnica y/ó autorización correspondiente. Sólo podrá darse de alta con autorización.  4. En caso de no autorizarse,   la Dirección de Adquisiciones realizará la consulta al catálogo de materiales y sugerirá al área usuaria, las posibles opciones que se encontraran en el sistema SAP R/3.  5. En  caso de  autorizarse,  se dará de  alta  el  artículo  en  el Maestro  de Materiales,  recabando  el respectivo anexo de alta de materiales ó artículos:  a. Partida Presupuestal a afectar. b. Descripción corta del artículo c. Descripción larga del artículo 

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d. Características específicas o particulares. 

e. Unidad de medida f. Importe estimado del precio unitario de la compra g. Familia de Materiales, etc.  6. Una vez capturado, se dará aviso a la Dependencia o Entidad, sobre el número de material con que se encuentra dado de alta el nuevo artículo dentro del Maestro de Materiales.  7. El, procederá en su caso a realizar la captura respectiva de su solicitud de pedido en el sistema SAP R/3.  8. Lo anterior previa autorización de captura por parte de la Dirección General de Recursos Materiales y Servicios Generales, en caso de tratarse de solicitud especial. 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

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CREACION DE SOLICITUDES DE PEDIDO PERIODICAS Entrar al sistema R3 en producción iniciando con el usuario y su contraseña. 1.- Una vez que ingrese al sistema aparecerá la pantalla principal en donde ingresará a la carpeta “Logística”: Podrá utilizar la transacción ME51N (PASO 1 AL 5)

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2.- Se desplegara una serie de carpetas y seleccionara “Gestión de materiales”

3.- Una vez hecho esto, se desplegará otra serie carpetas en donde ingresará a “Compras”

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4.- En “Compras” seleccionara la carpeta “Solicitudes de Pedido”

5.- Y por último seleccionará la opción “Crear”.

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6.- Aparecerá la ventana de captura de solicitudes que es en la que se crearán las mismas siguiendo los siguientes pasos:

7.- Lo primero que deberá hacer será seleccionar el tipo de solicitud que en este caso es anual, misma que corresponde a la opción “Plan anual”:

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8.- El siguiente paso será buscar el material del Centro CGEG que requiera comprar posicionándose en “Material” y seleccionando la pestaña que se encuentra en el lado derecho del renglón donde capturara el material:

9.- Entrará a una pantalla donde visualizará la pestaña denominada “material corresp. a jerarquía de productos” y aparecerá la ventana donde buscara el material posicionándose en el primer recuadro “jerarquía productos” y presionando la flecha que aparece a la derecha.

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Aparecerá una lista de familias de las cuales solo considerará las tres ultimas que corresponden al capitulo 2000, 3000 o 5000. Deberá macar la relacionada con el producto solicitado y presionar el icono “ nivel +”, y así irá avanzando hasta seleccionar el material que necesite. En el cuarto nivel presionará el botón “seleccionar”, lo que lo regresara a la pantalla del material y presionara ENTER para que le proporcione la lista de los materiales contenidos en esa familia.

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10.- En seguida indicará la cantidad que requiere del producto solicitado.

11.- Una vez hecho esto, completará los siguientes campos requeridos: Tipo posición: Será “Normal” . Tipo de Imputación: A, K, X, Y ò Z, según corresponda. Fecha entrega: La fecha en la que preferentemente requiere sus bienes. Centro: Siempre será “CGEG” Almacén: Pondrá el lugar donde serán entregados los bienes solicitados. Solicitante: el usuario solicitante No. Necesidad: El Documento que autoriza la compra o el recurso. Hecho esto, presionara ENTER en su teclado.

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Otra forma de realizar el paso 11 es el siguiente:

En la misma pantalla seleccionara el icono “Parametriz personal” y aparecerá la siguiente ventana en donde abrirá la pestaña “Val. propuesta” y aparecerán una serie de datos que deberá llenar según corresponda:

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Tipo posición: Será “Normal” . Tipo de Imputación: A, K, X, Y ò Z, según corresponda. Fecha entrega: La fecha en la que preferentemente requiere sus bienes. Centro: Siempre será “CGEG” Almacén: Pondrá el lugar donde serán entregados los bienes solicitados. Solicitante: el usuario solicitante No. Necesidad: El Documento que autoriza la compra o el recurso. Una vez completados todos estos datos, presionara el icono “Guardar”. 12.- SOLO APLICA PARA SOLICITUDES CON BIENES DEL CAPITULO 5000 (IMPUTACION A). Aparecerá la ventana en donde deberá ingresar los activos para darlos de alta:

En esta pantalla tendrá que ingresar los siguientes campos: Centro de coste División Elemento PEP

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Centro gestor

Esto lo repetirá en cada renglón hasta igualar con la cantidad de bienes solicitados:

Ahora seleccionara todos los renglones con el botón “Marcar todo” y presionara la opción “Act. Fijos” para fijar su numero de activo

En este paso deberá asegurarse que la imputación este distribuida por cantidades. Únicamente usará la distribución porcentual cuando el recurso se comparte de más de un fondo.

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Aparecerá la siguiente ventana en donde indicara la clase de activos fijos de que se trate, la división y el centro de coste y presionara el botón de “distribuir” (PALOMA VERDE): Aparecerá la pantalla en donde tendrá que ingresar la palabra “ALTA” e inmediatamente después presionara ENTER en su teclado:

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13.- En caso de ser bienes diferentes a los del capitulo 5000, únicamente tendrán que completar en la pestaña de “Imputación”:

Tipo de Imputación Cuenta de mayor División Centro de Coste Elemento PEP

En la pestaña de “Textos”, en el campo correspondiente a “texto pedido de material”, capturará las especificaciones del producto solicitado, quedando bajo su absoluta responsabilidad el contenido del mismo.

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Aparecerá una ventana en donde confirmara que desea crear los activos, seleccionara la opción “CREAR” y los activos de su primera posición de la solicitud estarán creados.

14.- Completados los campos anteriores, pasará a la pestaña “Valoración”, en donde capturara el precio unitario presupuestado para su compra, importe a comprometer.

15.- Finalmente presionara el icono “guardar” y su solicitud quedara grabada con el numero que le marca el mensaje que el sistema le proporcionara en la parte inferior de la pantalla:

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Ahora, creada su solicitud anual, regresara al menú principal del sistema. Al cambiar de pantalla, le aparecerá un mensaje urgente de liberación de solicitud. Presionara la de “ENTRADA”.

Entrara a la solicitud para liberarla haciendo doble click en ella:

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Una vez dentro de la solicitud, liberara la misma presionando el botón “liberar y guardar.

Aparecerá un mensaje de aviso y presionara ENTER.

Con esto se ha concluido con la creación y con el primer proceso de liberación de la solicitud anual, ya que pasara a la bandeja de entrada del Coordinador Administrativo (CA), mismo que deberá liberar la solicitud de la misma manera para que llegue a la bandeja de entrada del Director Administrativo (DA) y proceda con la liberación de igual forma. Es hasta la ultima liberación del DA, cuando la solicitud pasara a la Dirección de Adquisiciones y Suministros, misma que les enviara varios días después el mensaje para crear sus solicitudes periódicas.

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CREACION DE SOLICITUDES PERIODICAS Para la creación de sus solicitudes periódicas, el Coordinador Administrativo (CA) deberá esperar el aviso por parte de la Coordinación de Programación (CO) de la Dirección de Adquisiciones y Suministros que le dará el permiso para convertir sus solicitudes anuales en periódicas. La transacción que utilizará será zm_periodica, con la cual ingresara sus solicitudes anuales y ejecutará para convertirlas en periódicas. Una vez que sus solicitudes sean periódicas, liberará para que el Director Administrativo libere de igual manera y así dar por finalizado el proceso de creación y liberación de sus solicitudes periódicas.

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PROCEDIMIENTO DE BORRADO DE ACTIVOS FIJOS EN EL SISTEMA SAP R3

Para borrar activos en las posiciones en las solicitudes de compra utilizará la siguiente transacción: me52n (modificar solicitud) Aparecerá la ventana para que se modifique la solicitud de pedido a la que requiere borrarle activos fijos.

Seleccionará el botón “otra solped”

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Aparecerá una ventana en donde pondrá el número de la solicitud a modificar: y presionaras el botón “otro documento”

Aparecerá la solicitud a modificar y buscará la posición a la que debe borrarle el (los) activo (s) fijo (s) y la seleccionará:

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Con estos botones podrás moverte para seleccionar otra partida

Ahora en las pestañas de la parte inferior seleccionaras la de “imputación”. aparecerá el listado de los activos que fueron creados para dicha la partida seleccionada.

Seleccionara marcando cada uno de los activos fijos

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Una vez seleccionados los activos fijos, hará click en el botón de borrado para que queden eliminados.

Finalmente, seleccionará la partida en la parte superior haciendo clik en el botón de borrado.

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El sistema le hará confirmar la petición de borrado, lo cual confirmara ejecutando la función.

Finalmente guardara los cambios y los activos de la partida borrada, quedarán eliminados del sistema y libres para volverse a utilizar.

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