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Manual de
Procedimientos
Dirección de Contabilidad y Finanzas
agosto 2015
Manual de
Procedimientos
Dirección de Contabilidad y
Finanzas
Elaboró Presentó Validó
”Validado de acuerdo a lo establecido en el art ículo 26,
Apartado B fracción XI de la Ley Orgánica del Poder
Ejecutivo del Estado de Sonoraa, según oficio
S-1661-2015 de fecha 17/08/2015”.
María Guadalupe Ruiz Durazo
Secretaria de la Contraloría GeneralC.P Jesús José Calderon Ortuz Director
Administrativo
Lic. Maria Mercedes Corral Aguilar
Directora General
ContenidoI. Introducción
II. Objetivo del Manual
III. Red de Procesos
IV. Lista Maestra
V. Presentación de los procedimientos
Introducción
El Instituto de Crédito Educativo del Estado de Sonora tiene como objetivo fundamental otorgar
financiamiento a jóvenes con deseos y capacidad para el estudio, que no cuenten con los
recursos económicos para ello.
Para cumplir con este propósito, el Instituto se conforma de diferentes unidades
administrativas. El presente manual corresponde a la descripción de los procedimientos de la
Dirección de Contabilidad, Finanzas y Administración.
Esta Dirección tiene como objetivo fundamental realizar el registro contable y financiero de la
operación del Instituto, así como el manejo y control de sus recursos materiales y financieros;
llevar a cabo el análisis y presentación de informes y estados financieros, que contribuyan de
manera razonable, veraz y oportuna a la toma de decisiones.
1
Objetivo del Manual
El presente Manual de Procedimientos tiene como objeto servir de instrumento de apoyo en el
funcionamiento institucional, al integrar en forma ordenada, secuencial y detallada las
operaciones realizadas por la Dirección de Contabilidad, Finanzas y Administración. Contempla
la descripción de procedimientos, revisión, autorización de cada una de las fases que los
componen, así como la documentación soporte que deben llevar; las políticas de operación que
rigen las actividades y que permiten dar cumplimiento a la normatividad establecida; se incluye
además los diagramas de flujo de la operación de los procedimientos.
Presenta además la relación que tiene la Dirección de Contabilidad, Finanzas y
Administración con las demás áreas del Instituto, con el propósito de facilitar y agilizar el proceso
de operación del Instituto.
2
Facultad
No.
Macro. No. Subproceso Tipo Responsable Producto Indicador No, ProcedimientoDir. Productos Indicadores Cliente
RED DE PROCESOSInstituto de Crédito Educativo del Estado de Sonora
Dirección de Contabilidad y Finanzas
Fecha de
ElaboraciónHojas
Código de la Red
16/10/2014
42-DCF-RP/Rev.00
Hoja 1 de 1
3.19 A 4 1 Administracion
Contable y
Financiera
De Soporte Subdirectora CF. C.P.
Manuela Adela López
Espinoza
Cumplimiento de
compromisos
establecidos de
acuerdo a la
normatividad
01 Elaboración del presupuesto anual Programa operativo anual.
Presupuesto de ingresos y
egresos
Metas y objetivos
alcanzados/metas y objetivos
programados
Secretaria de Educación
y Cultura, Secretaria de
Hacienda,Acreditados,
Fondos en
Administración, personal
del ICEES,Direcciones
del ICEES
Compromisos
cumplidos/compromi
sos establecidos
3.19 A 4 1 Administracion
Contable y
Financiera
De Soporte Subdirectora CF. C.P.
Manuela Adela López
Espinoza
Cumplimiento de
compromisos
establecidos de
acuerdo a la
normatividad
02 Manejo y Control de Tesorería Disposición de recursos
financieros
Compromisos establecidos
cumplidos
Ejecución del gasto
presupuestado
Importe de compromisos
cumplidos/importe de
compromisos establecidos
Ingresos obtenidos/ingresos
programados
Egresos aplicados/egresos
programados
Instancias de gobierno,
acreditados, fondos en
administración, personal
ICEES, direcciones del
ICEES.
Compromisos
cumplidos/compromi
sos establecidos
3.19 A 4 1 Administracion
Contable y
Financiera
De Soporte Subdirectora CF. C.P.
Manuela Adela López
Espinoza
Cumplimiento de
compromisos
establecidos de
acuerdo a la
normatividad
03 Presentación de Informes Informes Informes elaborados/informes
requeridos
Instancias de gobierno,
direcciones del ICEES,
órganos de fiscalización.
Compromisos
cumplidos/compromi
sos establecidos
Catálogo de Macroprocesos
1 Administracion Estratégica
2 Colocación de Crédito
3 Recuperación de Crédito
4 Control y Desarrollo Administrativo
Catálogo de Facultades
A Gestión y Administración de Recursos
B Otorgamiento de Crédito Educativo
C Recuperación de Crédito Educativo
Elaboró Revisó Validó
C.P Manuela Adela
López Espinoza
Subdirectora de
Contabilidad y
Finanzas
C.P Jesús José Calderon
Ortuz Director
Administrativo
Lic. Maria Mercedes
Corral Aguilar
Directora General
3
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:
CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO:
Elaboración del presupuesto anual
42-DCF-P1/Rev.00
ELABORACIÓN DE PROCEDIMIENTOS
FECHA DE EMISIÓN:
Dirección de Contabilidad y Finanzas
13/08/2015
Instituto de Crédito Educativo del Estado de Sonora
Cuantificar los programas, metas y objetivos para el ejercicio, atendiento a los lineamientos establecidos por por la
SEC y Oficialia Mayor.
I.- OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO
A todas las unidades administrativas y empleados del ICEES.
II.- ALCANCE
SEC: Secretaria de Educación y Cultura.
OF: Oficialia Mayor.
ICEES: Instituto de Crédito Educativo del Estado de Sonora.
DCF: Dirección de Contabilidad y Finanzas.
UA: Unidades Administrativas.
III.- DEFINICIONES
• Ley 106 que crea al ICEES
• Reglamento Interior.
• Manual para la elaboración del Programa Operativo Anual.
• Lineamientos para la elaboración del anteproyecto de
presupuesto.
• Plan Estatal de Desarrollo 2004-2009.
• Programas de mediano plazo.
• Ley del presupuesto de egresos, contabilidad gubernamental y
gasto publico estatal.
• Decreto de la ley de presupuesto de egresos, contabilidad
gubernamental y gasto publico estatal.
• Medidas de austeridad y disciplina presupuestal.
• Clasificador por objeto del gasto.
• Ley de Contabilidad Gubernamental.
• Manual de Contabilidad Gubernamental.
IV.- REFERENCIAS
• En la elaboración y preparación del presupuesto anual deben considerarse las medidas de austeridad y disciplina
presupuestal establecidas por el Gobierno del Estado.
• El presupuesto, programas anuales, metas y objetivos para cada ejercicio deben estar autorizados por la H .
Junta Directiva del Instituto, de igual forma las modificaciones o adecuaciones que estos pudieran tener durante el
ejercicio fiscal.
• Las transferencias y adecuaciones presupuestales deben ser autorizadas por la H. Junta Directiva , Oficialia
Mayor y la SEC.
• La preparación de la información se deberá sujetar al clasificador por objeto del gasto.
• El presupuesto deberá capturarse en el sistema SIPREP.
V.- POLITICAS
Clave de Formato/Instructivo Nombre del Formato/Instructivo
VI.- FORMATOS E INSTRUCTIVOS
42-DCF-P1-I01/Rev.00 TUTORIAL DE COSTEO DE PRESUPUESTO UNIDAD
EJECUTORA
42-DCF-P1-I02/Rev.00 CAPTURA DE PRESUPUESTO ANUAL
4
Clave de Anexo Nombre
VII.- ANEXOS
DIAGRAMA DE ELABORACIÓN DE PRESUPUESTO42-DCF-P1-A01/Rev.00
5
NO RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES REGISTRO
VIII.- DESCRIPCIÓN DE LA OPERACIÓN DEL PROCEDIMIENTO
1 Director Administrativo Establecimiento de Programas, metas y
objetivos para el ejercicio.
Programa Operativo Anual del
ICEES
1.1 Establece los programas para el Instituto de:
a) Programa de Otorgamiento de Crédito
b) Programa de Recuperación
c) Fuentes de financiamiento adicionales a
la aportación Estatal, como Fondos en
Administración, productos financieros, etc.
d) Inversión en Activos
e) Pago de pasivos
1.2 Entrega a al DFC el programa operativo anual
del ICEES.
Programa operativo anual del
ICEES
2 Subdirector de DCF Elaboración del presupuesto anual Correo electrónico o
memorando de solicitud de
información de programas de
cada UA
2.1 Solicita a las UA la información de sus
programas para el ejercicio de cada una de las
Áreas.
2.2 Informa a las UA sobre el calendario de
entrega de la información.
2.3 Recibe la información de las UA sobre sus
requerimientos y necesidades del ejercicio a
presupuestar.
2.4 Realiza la valoración de las necesidades de
UA para integrarlas al presupuesto.
2.5 Captura de la información por capítulo del
gasto y partida presupuestal en los formatos
de Presupuesto que Oficialia Mayor ha
establecido.
2.6 Elabora el estado de fuentes de financiamiento
y aplicaciones para el ejercicio.
2.7 Presenta la información al Director General.
2.8 “Si Existen modificaciones se aplican”
Y se Integra la información realizada para la
elaboración del cuaderno de presupuesto a
presentar a la junta Directiva.
3 Presentación, aprobación y autorización del
de presupuesto.
3.1 Director General Presenta a la H. Junta Directiva el proyecto de
presupuesto.
3.2 Junta Directiva Revisa y aprueba el presupuesto ( la
aprobación queda asentada en el acta de
sesión de la Junta Directiva).
Acta de sesión de Junta
Directiva
3.3 Director de DCF Realiza las modificaciones indicadas por la
Junta Directiva al presupuesto aprobado.
3.4 Subdirector de DCF Realiza captura de presupuesto en el sistema
SIPRED, para que la información sea Integrada
por la Secretaria de Hacienda. segun los
instructivos correspondientes.
Impresion de la Información
capturada en el SIPRED.
3.5 Director General Recibe el oficio de autorización del
presupuesto a ejercer de la Secretaria de
Educación y Cultura.
Oficio de autorización del
presupuesto
6
3.6 Director General Entrega al Director de DCF para su
comparación con el presupuesto presentado.
3.7 Director de DCF Informa al Director General las modificaciones
al proyecto presentado, así como alternativas
para el cumplimiento de los programas.
3.8 Director General Revisa las alternativas presentadas y
selecciona las que considera factibles.
3.9 Presenta a la Junta Directiva la propuesta de
ajuste de presupuesto.
3.10 Junta Directiva Aprueba las Modificaciónes al Proyecto de
Presupuesto.
Acta de sesión de Junta
Directiva
4 Captura de Presupuesto Autorizado
4.1 Coordinador Técnico
Contable
Recibe del director de Contabilidad y Finanzas
el cuaderno del presupuesto para su registro
en el sistema (Ver instructivo Captura del
presupuesto anual 42-DCF-P1-I02/REV.00).
Presupuesto de egresos a
ejercer, póliza de registro
contable presupuesto por
ejercer
4.2 Entrega Cuaderno de Presupuesto Anual al
Director de DCF, para su resguardo.
4.3 Director de DCF Recibe Cuaderno de Presupuesto para su
resguardo.
Cuaderno del presupuesto
aprobado
FIN DEL PROCEDIMIENTO
Aprobó:Revisó:Elaboró:
SIP-F02/REV.02
LIC. MARIA ENRIQUETA LEON
CECEÑA
COORDINADOR TECNICO
CONTABLE Y
ADMINISTRATIVO
LIC. MARIA MERCEDES
CORRAL AGUILAR
DIRECTORA GENERAL
C. P. MANUELA ADELA LOPEZ
ESPINOZA
SUBDIRECTORA DE
CONTABILIDAD Y FINANZAS
7
INVENTARIO DE REGISTROS DE PROCEDIMIENTO
Instituto de Crédito Educativo del Estado de Sonora
Dirección de Contabilidad y Finanzas
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:
CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO: Fecha de elaboración:
Elaboración del presupuesto anual
42-DCF-P1/Rev.00 13/08/2015 01:28:54p.m.
Hoja 1 de 1
No. Registro Puesto Responsable* TipoTiempo Ubicación
Resguardo Disposición
final
Programa operativo anula
del ICEES
1 Director Administrativo Papel 14 años Dirección
Administrativa y
DCF
Archivo de la
DCF
Correo electrónico o
memorando de solicitud
de información de
programas de cada UA
2 Subdirectora de
Contabilidad y Finanzas
Papel 14 años Subdirecciónde
Contabilidad y
Finanzas
Archivo de la
DCF
Acta de sesión de Junta
Directiva
3 Analista Técnico de la
Dirección General
Papel 14 Años Oficina de la
Dirección General
Oficina de la
Dirección
General
Impresión de la
Información capturada en
el SIPRED
4 Subdirectora de
Contabilidad y Finanzas
Papel 1 año Oficina de la
Subdirección de
Contabilidad y
Finanzas
Oficina de la
Subdirección
de Contabilidad
y Finanzas
Oficio de autorización del
presupuesto
5 Dirección Administrativa Papel 14 Dirección de
Contabilidad y
Finanzas
Archivo DCF
Presupuesto de egresos
a ejercer.
6 Director de CFA Electrónico 14 ICEES, Módulo de
Presupuesto
Sistema Plasa
ICEES, Módulo
de
Presupuesto
Póliza de registro
contable presupuesto por
ejercer
7 Subdirectora de DCF Papel 14 Archivo DCF Archivo DCF
Cuaderno del
Presupuesto aprobado
8 Director de DCF Papel 14 Direccion de
Contabilidad y
Finanzas
Direccion de
Contabilidad y
Finanzas
SIP-F03/REV.02* El responsable del resguardo será responsable de su protección.
8
VERIFICACIÓN DE LA EJECUCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Instituto de Crédito Educativo del Estado de Sonora
Dirección de Contabilidad y Finanzas
Hoja 1 de 2NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:
Fecha de la verificación:CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO:
No. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES NOTAS:SI NO
Elaboración del presupuesto anual
42-DCF-P1/Rev.00
1 ¿Se establecieron los programas para el Instituto?
2 ¿Se estableció el Programa de Otorgamiento de Crédito?
3 ¿Se estableció el Programa de Recuperación?
4 Se definió y establecieron las Fuentes de financiamiento
adicionales a la aportación Estatal?
5 ¿Se estableció la Inversión en Activos Fijos?
6 ¿Se estableció el programa de Pago de pasivos?
7 ¿Se solicitó a las UA la información de sus programas para el
ejercicio?
8 ¿Se Informó a las UA del calendario de entrega de la
información?
9 ¿Se recibió información de programas y requerimientos de las
UA para el ejercicio a presupuestar?
10 ¿Se realizó la valoración monetaria de los programas y
requerimientos de las UA?
11 ¿Se capturó la información integrada del ICEES en los formatos
que emite la Secretaria de Hacienda?
12 ¿Se elaboró el Estado de Fuentes de Financiamiento y
Aplicación para el ejercicio?
13 ¿Se presentó la información del Presupuesto al Director General
del ICEES?
14 ¿Se presentó a la Junta Directiva el cuaderno del Presupuesto?
15 ¿Se aprobó el Presupuesto por la Junta Directiva?
9
16 ¿Se realizaron las modificaciones al presupuesto indicadas por
parte de la Junta Directiva?
17 ¿Se realizó la captura en el sistema SIPRED, para que la
información sea integrada por la Secretaría de Hacienda?
18 ¿Se recibió el oficio de autorización del presupuesto por parte de
la SEC?
19 ¿Se entregó a la DCF el oficio de autorización para su
comparación con el anteproyecto presentado?
20 ¿Se informó al Director General sobre las modificaciones y
alternativas de solución para el cumplimiento de los programas?
21 ¿Se presentó a la Junta Directiva la propuesta de ajuste o
modificación de presupuesto?
22 ¿Se selecciono de las alternativas presentadas las que se
consideraron factibles?
23 ¿Se presentó a la Junta Directiva la propuesta de ajuste de
Presupuesto?
24 ¿Se aprobó la propuesta de ajuste o modificación de
presupuesto?
25 ¿Se capturó en el sistema electrónico el presupuesto
autorizado?
26 ¿Se resguardo el cuaderno del presupuesto en la dirección de
DFC?
SIP-F04/REV.0110
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:
CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO:
Manejo y Control de Tesorería
42-DCF-P2/Rev.00
ELABORACIÓN DE PROCEDIMIENTOS
FECHA DE EMISIÓN:
Dirección de Contabilidad y Finanzas
18/08/2015
Instituto de Crédito Educativo del Estado de Sonora
Manejar y controlar adecuadamente los recursos del Instituto, verificar que los ingresos y egresos del ICEES se
obtengan y realicen en función de los programas, metas y objetivos que se tengan establecidos y registrar
contablemente todas las operaciones realizadas en el ICEES de acuerdo a principios de contabilidad.
I.- OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO
A todas las unidades administrativas del ICEES, a los Acreditados, Proveedores, a las Universidades, a las
diferentes instancias de Gobierno.
II.- ALCANCE
SEC: Secretaria de Educación y Cultura
OF: Oficialia Mayor.
ICEES: Instituto de Crédito Educativo del Estado de Sonora
DCF: Dirección de Contabilidad y Finanzas.
UA: Unidades Administrativas
DS: Dirección de Servicios
DCR: Dirección de Cartera y Recuperación
CTCA: Coordinador Técnico Contable Administrativo
DDO: Dirección de Desarrollo Organizacional
MC: Momentos Contables
CONAC: Consejo Nacional de Armonización Contable.
III.- DEFINICIONES
• Reglamento Interior del ICEES
• Ley del presupuesto de egresos, contabilidad gubernamental y gasto publico estatal.
• Decreto de la ley de presupuesto de egresos, contabilidad gubernamental y gasto publico estatal
• Medidas de austeridad y disciplina presupuestal
• Clasificador por objeto del gasto.
• Ley de Adquisiciones, arrendamientos y servicios de la Admón. Publica Estatal
• Ley 106 que crea el ICEES
• Ley de Adquisiciones, Arrendamiento y Prestaciones de Servicios relacionado con Bienes Muebles de la
Administración Pública Estatal y su Reglamento.
• Ley del Impuesto Sobre la Renta
• Ley del Impuesto al Valor Agregado
• Catalogo de cuentas contables del ICEES
• Normativida emitida por el CONAC
IV.- REFERENCIAS
V.- POLITICAS
11
• Los ingresos y egresos del Instituto deben estar debidamente documentados y autorizados.
• Debe llevarse un control y seguimiento de los ingresos y egresos programados y realizados.
• Debe respetarse las reglas de autorización para el ejercicio del gasto y de adquisiciones.
• Para la aplicación de los ingresos propios debe atenderse el Manual de Ingresos propios del Instituto.
• En el ejercicio del gasto debe atenderse a la normatividad vigente establecida.
• Para las inversiones bancarias debe revisarse que los instrumentos no sean de riesgo.
• Se debe vigilar el calendario de Pago a los acreditados y a las escuelas con el prop ósito de tener los recursos
disponibles y cubrir con oportunidad estos pagos.
• Se debe establecer una fecha de recepción de facturas y una fecha programada de pago.
• La información del Instituto sujeta a registro contable, debe contar con el soporte documental especificado en
cada uno de los registros.
• Las operaciones de registro contable deben firmarse por las personas que elaboran, revisan y autorizan los
registros.
• Para la adquisición de bienes y servicios debe verificarse el proceso de adquisici ón según la Ley de
Adquisiciones, Arrendamiento y Prestaciones de Servicios relacionado con Bienes Muebles de la Administraci ón
Pública Estatal.
• Para gastos menores de $400.00 (importe a revisar cada seis meses) se tiene asignado un fondo fijo de caja
chica, el cual para su uso debe seguir las reglas de soporte documental
• Periódicamente debe realizar arqueos de caja chica.
• Los días martes se reciben las facturas de los proveedores para ser pagadas los viernes seg ún el plazo de
credito otorgado.
• Toda adquisición debe contar con el soporte documental debidamente llenado, firmado y autorizado como son :
requisición, oficios de comisión, contratos vigentes, facturas que cumplan con requisitos fiscales vigentes.
• Para la adquisición de activos fijos, debe revisarse si se encuentra presupuestado, de no encontrarse
presupuestado, justificar ampliamente y solicitar autorización del Director General.
• Todas las adquisiciones de activo fijo, independientemente de su monto, deben contar con el visto bueno del
Comité de adquisiciones
• Para el trámite de las adquisiciones de activo fijo, el personal debe llenar un formato de requisici ón. el cual lo
firma de solicitud el Director del área, de visto bueno el Comité de Adquisiciones y de autorizado por el Director
General.
• La comprobación de los gastos a comprobar deberá efectuarse dentro de los 5 días siguientes a la fecha de
regreso en el caso de viáticos o a la fecha de entrega del efectivo si son gastos locales, de no ser así serán
descontados de la nomina quincenal.
• Todas las adquisiciones deben incluirse en el inventario de activo fijo, deben contar con la identificaci ón del
Instituto y su código de inventario.
• Deben elaborarse los vales de resguardo a la o las personas responsables de su uso.
• La revisión del inventario debe realizarse por lo menos una vez al año por el personal de la Dirección de
Contabilidad, Finanzas.
• El activo fijo debe de estar asegurado.
• De acuerdo al bien a asegurar se puede agrupar en:
Automóvil, Equipo electrónico, Edificio.
Clave de Formato/Instructivo Nombre del Formato/Instructivo
VI.- FORMATOS E INSTRUCTIVOS
42-DCF-P2-I01/Rev.00 INSTRUCTIVO DE ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS
42-DCF-P2-I02/Rev.00 INSTRUCTIVO DE NOMINA DE ACREDITADOS
42-DCF-P2-I03/Rev.00 INSTRUCTIVO DE OPERACIONES FINANCIERAS
42-DCF-P2-I04/Rev.00 INSTRUCTIVO DE NOMINA DE ACREDITADOS
Clave de Anexo Nombre
VII.- ANEXOS
DIAGRAMA DE MANEJO Y CONTROL DE TESORERIA42-DCF-P2-A01/Rev.00
12
NO RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES REGISTRO
VIII.- DESCRIPCIÓN DE LA OPERACIÓN DEL PROCEDIMIENTO
1 Captación de Ingresos por la aportación
Estatal
1.1 Director de DCF Recibe el oficio de autorización del
presupuesto, para su aplicación por parte del
Director General.
Oficio de autorización del
presupuesto
1.2 Llena los formatos de ordenes de pago
establecidos por Oficialia Mayor, de acuerdo al
Calendario autorizado para tramitar el Recurso
Estatal ante la SEC y el recibo.
Correspondiente por cada orden de pago.
Orden de pago
Recibo de recursos por orden
de pago trámitada
1.3 Auxiliar administrativo Solicita al Director General la autorización y
firma de las Órdenes de pago y recibos.
1.4 Recibe del Director General las ordenes de
pago y los recibos autorizados y firmados para
su envío a registro y firma a la SEC.
1.5 Entrega a la SEC los recibos y ordenes de
pago para su registro y firma.
1.6 Recibe de la SEC las ordenes de pago
firmadas y Autorizadas.
1.7 Entrega las ordenes de pago y recibos
autorizados a Pagaduría de Oficialia Mayor
para su Programación y pago.
1.8 Recibe de Oficialia Mayor la aportación estatal
mediante Transferencia bancaria o con
cheque, en este caso realiza el depósito a la
cuenta bancaria del ICEES (continua en la
actividad 13.2).
Comprobante de depósito
bancario
2 Captación de Ingresos por Financiamiento
externos.
2.1 Director General Hace la solicitud de préstamo a la Institución
financiera u Organismo correspondiente, previa
autorización de la H. Junta Directiva.
Acuse de recibo de oficio de
solicitud de préstamo
2.2 Envía la documentación solicitada por la
institución Financiera u Organismo, con los
requisitos establecidos para su aprobación.
2.3 Director de DCF Recibe mediante oficio, la autorización del
préstamo con las condiciones del
financiamiento. En caso de su autorización.
Contrato de Financiamiento
2.4 Formaliza mediante la documentación
correspondiente el préstamo autorizado con
las condiciones de negociación que se
acordaron.
2.5 Asigna una cuenta bancaria para el depósito
respectivo y se recibe el efectivo en el banco.
Continua en la actividad 13.2.
Ficha o comprobante de
deposito
3 Captación de Ingresos por recuperación de
Crédito Educativo.
3.1 Responsable de caja Recibe los pagos de Crédito Educativo
mediante efectivo, Cheque o pagos con
tarjetas de debito o crédito en la caja de las
oficinas del ICEES, depósitos bancarios pagos
vía Internet, giros postales.
Recibo de pago de crédito
educativo
13
3.2 Coordinador Técnico
Contable
Administrativo.
Recibe corte diario de caja donde revisa que
todas las entradas por pagos de recuperación
hayan sido correctamente ingresados y coteja
el recibo de envío del dinero por el servicio de
recolección.
Reporte de corte diario de
caja.
3.3 Auxiliar Administrativo. Recoge en el Banco las fichas de depósito que
se realizaron mediante el servicio de
recolección de valores.
Fichas o comprobantes de
depósito.
3.4 Entrega fichas de depósito al coordinador
técnico contable para realizar registro
(continua en la actividad 13.3)
4 Captación de Ingresos por aportaciones de
Fondos en Administración, Donativos y otros
ingresos
4.1 Directora de DCF Recibe el efectivo de las aportaciones de
fondos en Administración, donativos u otros
ingresos.
4.2 Recibo de dinero por aportaciones de fondos
en Admón., Donativos y otros ingresos.
Recibo de dinero por
aportaciones de fondos en
Admón., Donativos y otros
ingresos.
4.3 Coordinador Técnico
Contable Administrativo
Elabora la ficha de depósito y lo entrega al
auxiliar administrativo para su depósito al
banco ( continua en actividad 13.2)
5 Captación de Ingresos por Aportación del
Estado para el pago de nómina al personal
(proceso que realiza la Dirección General de
Recursos Humanos del Estado)
5.1 Director de DCF Recibe la orden de pago de la nómina de
empleados por parte de la Dirección de
Recursos Humanos del Estado, donde se nos
informa del importe depositado en la cuenta
bancaria del ICEES. Y lo entrega al CTCA
Ordenes de pago de nómina
de personal
5.2 CTCA Recibe la Orden de Pago de la nómina de
empleados y (continua en la actividad 13.2).
6 Captación de Ingresos no efectivos
6.1 Asistente Técnico Contable Recibe reporte de intereses devengados,
intereses normales, moratorios y gastos de
cobranza por parte de la DCR. (continua en la
actividad 14.5)
Reporte de intereses gastos
de cobranza devengados
7 Aplicación de recursos en el pago de Crédito
Educativo.
7.1 Director de DCF Recibe de la DS la requisición de pago de
crédito Educativo. (Continua en la actividad
14.1)
Requisiciones para el pago de
credito educativo
7.2 Programa el efectivo para realizar el pago, de
acuerdo al calendario de pagos de crédito
educativo tanto de acreditados como de
escuelas o a la fecha de solicitud en el caso
de pago de con cheque.
Calendario de programación
de pago de crédito educativo
7.3 Asistente Técnico Contable Realiza el pago de crédito educativo solicitado.
Si el pago de crédito es con cheque ver
instructivo “Pagos con cheque y transferencia
bancaria" 42-DCF-P02-I01/REV.00 actividad 9”.
Copia de cheque de pago de
Crédito educativo
7.4 Revisa y pasa a firma los cheques para pago
de Crédito.
14
7.5 Director Administrativo,
Director General y/o Director
de Seguimiento
Firma los cheques para pago de crédito
educativo
7.6 Asistente Tecnico Contable Entrega a la DS los cheques de acreditados a
los que se les pagará directamente; una vez
entregados los Cheques a los acreditados,
(continua en la actividad 7.9).
7.7 Entrega para depósito bancario o envió de giro
postal los cheques de acreditados al Auxiliar
administrativo
7.8 Auxiliar Administrativo Realiza el depósito o envía giro postal. Ficha de depósito
Comprobante de envio de giro
postal
7.9 Asistente Tecnico Contable Recibe de la DS y del auxiliar administrativo
las pólizas de cheque y sus comprobantes y
los envía al archivo. Continua en actividad 4.3.3
Si el pago de crédito educativo es de nómina
de acreditados. Ver instructivo “ Nómina de
acreditados 42-DCF-P02-I02/REV.00 ”.
7.10 Director Administrativo,
Director General y/o Director
de Seguimiento
Firma la carta de instrucción de pago para que
se realice la transferencia a los acreditados
7.11 Coordinador Contable Realiza la transferencia de recursos a los
acreditados. Ver Instructivo nómina de
acreditados 42-DCF-P02-I02-/Rev.00 actividad
1, 2 y 3.
7.12 Consulta e importa la confirmación de
depósitos del banco.
7.13 Realiza la aplicación de los depósitos en
PLASA ICEES. Ver Instructivo
42-DCF-P02-I02/Rev.00, y continua en la
actividad 14.1 y las envía al archivo.
8 Aplicación de recursos en el Pago del gasto
de operación
8.1 Coordinador Técnico
Contable
Recibe de las UA, las requisiciones y orden de
compra para la adquisición de bienes y
servicios (Ver instructivo de Adquisición de
bienes y servicios 42-DCF-PO2-I01-REV/00)
actividad 1. (Continua en la actividad 14.2).
Formato de requisición, orden
de compra
8.2 Recibe las facturas y/o los documentos que
requieren cubrirse, de acuerdo a su
programación. Clasificando los pagos con
cheque o transferencia bancaria (Ver
instructivo de Adquisición de bienes y servicios
42-DCF-PO2-I01/Rev.00) actividad 6 y 7.
(Continua en la actividad 14.2)
Copia de cheque de
adquisición de bienes y
servicios.
8.3 Programa el efectivo para realizar el pago con
cheque o transferencia bancaria (Ver
instructivo de Adquisición de Bienes y
Servicios) 42-DCF-PO2-I01/REV.00) ) actividad
8.
8.4 Programa y elabora el cheque (Ver instructivo
de Adquisición de bienes y servicios
42-DCF-PO2-I01/Rev.00) ) actividad 9.
(continua en la actividad 14.2)
8.5 Subdirector DCF Revisa y pasa a firma los cheques y Solicitud
de Transferencia Bancaria, para pago de
Adquisiciones de bienes y servicios.
15
8.6 Director General, Director
Administrativo y/o Director
de Seguimiento
Firma los cheques y/o relación de solicitudes
de transferencia bancaria, para pago de
Adquisiciones de bienes y servicios.
8.7 Coordinador
Técnico Contable
Recibe los cheques firmados y los entrega a
los Proveedores. (Continua en la actividad
14.2).
8.8 Revisa las pólizas y sus comprobantes y los
envía al archivo. En caso de pagos por
transferencia bancaria
8.9 Programa y elabora el archivo para el pago por
transferencia electrónica bancaria.
8.10 Imprime solicitud de autorización de pagos por
transferencia bancaria.
8.11 Envía archivo y solicitud de autorización de
pagos por transferencia bancaria al
coordinador contable para pago de proveedores
por transferencia bancaria
8.12 Coordinador Contable Realiza el envio de transferencias bancarias en
el portal del banco.
8.13 Resguarda los comprobantes bancarios de las
transferencias y las entrega a Coordinador
Técnico Contable.
8.14 Cordinador Tecnico Contable realiza la aplicación de los pagos realizados,
mediante transferencia electrónica bancaria, a
proveedores. Ver Instructivo
42-DCF-P02-I01/Rev.00 actividad 9 (Continua
en actividad 14.2)
8.15 Envía comprobantes de transferencia a
proveedores
8.16 Si se trata de adquisiciones de bienes
muebles e Inmuebles realiza el registro en el
sistema de inventario de activo fijo y en la
póliza de seguros el equipo que lo requiere.
(Ver instructivo de Adquisición de bienes y
servicios 42-DCF-PO2 I01/Rev.00) actividad 14
a la 18
9 Aplicación de recursos en el Pago de nómina
de empleados
9.1 Subdirector de DCF Recibe de DDO los reportes de nómina de
personal
Reporte de nómina de
personal
9.2 Recibe de DDO las Ordenes de Pago del
recurso que se aplicara para el pago de la
nómina
Ordenes de pago
9.3 Entrega al CTCA la información ( continua en
la actividad 13.2 y 14.3)
10 Aplicación de recursos en el Pago de pasivos
10.1 Subdirector de DCF Recibe y revisa los diferente compromisos de
pago como las tablas de amortización de la
deuda con instituciones financieras; adeudos
por retenciones a los empleados por
FONACOT; Sindicato; etc. (Ver instructivo de
Adquisición de bienes y servicios
42-05DCF-PO2-I01/REV.00) ) actividad 6, 7 y
8.
10.2 Programa el efectivo para realizar el pago
16
10.3 Coordinador Técnico
Contable
Programa y elabora el cheque y /o realiza el
pago por transferencia electrónica Ver
instructivo de (continua en la actividad 14.4).
10.4 Subdirector de Contabilidad
y Finanzas
Revisa y pasa a firma los cheques para pago
de Pasivos.
10.5 Director Administrativo,
Director General y/o Director
de Seguimiento
Firma los cheques o transferencia para el pago
de pasivos.
10.6 Coordinador Técnico
Contable
Recibe los cheques firmados y los entrega a
los Acreedores.
10.7 Revisa las pólizas de cheque y sus
comprobantes y los envía archivo.
10.8 Coordinador Contable Realiza la transferencia bancaria en el portal
del banco correspondiente. En caso de que el
pago se realice por transferencia bancaria
10.9 Entrega la comprobación de la transferencia
bancaria al Coordinador Técnico Contable
10.10 Coordinador Técnico
Contable
Recibe la comprobación bancaria (continua
con la actividad 14.4).
Comprobante del pago
realizado
11 Egresos no efectivos.
11.1 Coordinador Técnico
Contable
Recibe los reportes de compromisos de parte
de la DS y por parte de la DCR los reportes de
estimación de Cuentas incobrables. (Continua
en la actividad 14.6 y 14.7)
Reporte de compromisos de
pago de crédito educativo y de
estimación de cuentas
incobrables.
12 Inversión de recursos
12.1 Coordinador Contable Solicita diariamente los saldos bancarios y de
Inversiones.
Relación de control diario de
saldos bancarios e
inversiones
12.2 Registra diariamente en el sistema Plasa
ICEES los saldos bancarios de cada una de
las cuentas del Instituto.
12.3 Revisa los calendarios de pago de acreditados,
de escuelas , pagos de gastos, adquisiciones,
de nómina de personal.
12.4 Revisa las necesidades de efectivo, si va o no
a ocupar traspaso de recursos de una cuenta
a otra o de un banco a otro.
12.5 Realiza los traspasos necesarios
12.6 Invierte los recursos que ese día no se
ocuparan, registra en el Modulo de
Operaciones financiera, las inversiones
correspondientes.
Realiza el cierre de operación financiera diaria
(Ver instructivo Registro de operaciones
financieras código 42-05DCF-PO2-I03/REV.00)
( continua en la actividad 13.1).
Ficha de operación financiera
12.7 Informa a la Dirección de Contabilidad y
Finanzas, sobre las inversiones bancarias y
saldos bancarios realizados.
12.8 Subdirector de DCF Revisa la información sobre inversiones
bancarias y saldos bancarios e informa a la
Dirección General y a la Dirección
Administrativa.
13 Registro contable de captación de ingresos, e
inversión de recursos
17
13.1 Coordinador Técnico
Contable
Registra la inversión diaria de recursos, (Ver
instructivo Registro de operaciones financieras
código 42-DCF-PO2-I03/REV.00)
Póliza de registro Contable de
operaciones financieras
13.2 Coordinador Técnico
Contable Administrativo
Registro de aportación Estatal para gasto de
operación y servicios personales, ingresos por
Financiamientos Externos, ingresos por
aportación de Fondos en Administración y
Donativos y Otros Ingresos
a) Póliza de registro de
Ingresos devengados b) póliza
de ingresos recaudados.
13.3 Cordinador Tecnico Registra los ingresos por recuperación de
Crédito Educativo,
Póliza de registro Contable de
recuperación
14 Registro de la Aplicación de Recursos
14.1 Coordinador Técnico
Contable
Registro de los egresos por pago de Crédito
Educativo a través de cheques y transferencias
Póliza de cheque, póliza de
C.E devengado, poliza de C.E
Ejercido y pagado,
póliza de C.E Pagado.
14.2 Coordinador Técnico
Contable
Pago de Gasto de Operación con cheque y
transferencia electrónica provisionado y
pagado
Cheque y transferencia
bancaria Póliza contable de
MC comprometido,
devengado, ejercido, pagado.
14.3 CTCA Registro de Nómina de Empleados Póliza Percepciones y
deducciones de la nómina de
personal.Póliza de registro de
obligaciones (ISSSTESON.
Ayuda para defunción y
aportación para la caja de
ahorro del
sindicato.INFONAVIT.
Poliza Seguro de retiro
colectivo).
14.4 Coordinador Técnico
Contable
Registro de pago de pasivos por transferencia
electrónica.
Póliza de registro contable de
pago de pasivos por
transferrencia electrónica
14.5 Coordinador Técnico
Contable
Registro de Interés normal, moratorio y gasto
de cobranza Devengado.
Póliza de registro contable de
Interés normal,Interes
moratorio y Gasto de
cobranza devengados.
14.6 Coordinador Técnico
Contable y Administrativo
Registro de Compromisos de Crédito
Educativo
Póliza de registro contable de
Compromisos de Crédito
Educativo
14.7 Coordinador Técnico
Contable
Registro de Estimación de Cuentas
Incobrables
Póliza de registro contable de
la Estimación de Cuentas
Incobrables
FIN DEL PROCEDIMIENTO
Aprobó:Revisó:Elaboró:
SIP-F02/REV.02
LIC. MARÍA ENRIQUETA LEON
CECEÑA
COORDINADOR TECNICO
CONTABLE Y
ADMINISTRATIVO
LIC. MARÏA MERCEDES
CORRAL AGUILAR
DIRECTORA GENERAL
C.P. MANUELA ADELA LOPEZ
ESPINOZA
SUBDIRECTORA DE
CONTABILIDAD Y FINANZAS
18
INVENTARIO DE REGISTROS DE PROCEDIMIENTO
Instituto de Crédito Educativo del Estado de Sonora
Dirección de Contabilidad y Finanzas
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:
CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO: Fecha de elaboración:
Manejo y Control de Tesorería
42-DCF-P2/Rev.00 18/08/2015 03:49:43p.m.
Hoja 1 de 2
No. Registro Puesto Responsable* TipoTiempo Ubicación
Resguardo Disposición
final
Oficio de autorización del
presupuesto
1 Director de Contabilidad y
Finanzas
Papel 14 años DCF DCF
Recibo de recurso por
orden de pago tramitada
2 Directora de Contabilidad y
FinanzaS.
Papel 14 AÑOS DCF DCF
Acuse de recibo de oficio
de solicitud de préstamo
3 Directora de Contabilidad y
Finanzas.
Papel 14 AÑOS DCF DCF
Contrato de
Financiamiento
4 Directora de Contabilidad y
Finanzas.
Papel 14 AÑOS DCF DCF
Ficha o comprobante de
deposito.
5 Directora de Contabilidad y
Finanzas
Papel 14 años DCF DCF
Recibo de pago de crédito
educativo
6 Jefe de Depto. De Cartera y
Recuperación
Papel 14 AÑOS DCF DCF
Reporte de corte diario de
caja
7 Coordinador Técnico
Contable Admvo.
Papel 14 AÑOS DCF DCF
Fichas o Comprobantes
de Depósitos por
Recuperación
8 Auxiliar Admvo. Papel 14 AÑOS DCF DCF
Recibo de dinero de
aportaciones de fondos
en Admón. donativos y
otros ingresos
9 Directora de Contabilidad y
Finanzas.
Papel 14 AÑOS DCF DCF
Ordenes de Pago de
nomina de Personal
10 Directora de Contabilidad y
Finanzas.
Papel 14 AÑOS DCF DCF
Reporte de intereses y
gastos de cobranza
devengados
11 Coordinador Técnico
Contable
Papel 14 AÑOS DCF DCF
Requisición para pago de
Credito Educativo
12 Coordinador Técnico
Contable
Papel 14 AÑOS DCF DCF
Calendario de
Programación de Pago
C.E.
13 Coordinador Técnico
Contable
Papel 14 AÑOS DCF DCF
Copia de cheque de pago
de Crédito educativo
14 Coordinador Técnico
Contable
Papel 14 AÑOS DCF DCF
Ficha de Deposito
comprobante de envío
Giro Postal
15 Coordinador Técnico
Contable
Papel 14 AÑOS DCF DCF
Formato de Requisición
De bienes y servicios
16 Coordinador Técnico
Contable
Papel 14 AÑOS DCF DCF
Copia de cheque de
adquisición de bienes y
servicios
17 Coordinador Técnico
Contable
Papel 14 AÑOS DCF DCF
Reporte de nómina de
personal
18 Subdirectora de
Contabilidad y Finanzas.
Papel 14 AÑOS DCF DCF
19
Ordenes de Pago19 Directora de Contabilidad y
Finanzas.
Papel 14 AÑOS DCF DCF
Reporte de compromisos
de pago crédito educativo
y de estimación de
cuentas incobrables.
20 Coordinador Técnico
Contable
Papel 14 AÑOS DCF DCF
Relación de Control diario
de Saldos Bancarios e
Inversiones.
21 Coordinador Técnico
Contable
Electrónico 14 AÑOS PLAZA ICEES PLAZA ICEES
Ficha de operación
financiera
22 Coordinador Técnico
Contable
Papel 14 AÑOS DCF DCF
Póliza de registro
contable de operaciones
financieras
23 Coordinador Técnico
Contable
Papel 14 AÑOS DCF DCF
Póliza de Registro de
Ingresos Devengados y
Póliza de Ingresos
Recaudados
24 coordinador Técnico
Contable Admvo
Papel 14 años DCF DCF
Póliza de registro
contable de recuperación
25 coordinador Técnico
Contable
Papel 14 AÑOS DCF DCF
poliza de C.E devengado,
póliza de C.E ejercido y
póliza de C.E pagado
26 Cordinador Tecnico
Contable
Papel 14 años DCF DCF
Cheque y transferencia
bancaria
Póliza contable de MC
comprometido,
devengado, ejercido,
pagado del gasto
27 Cordinador Tecnico
Contable
Papel 14 años DCF DCF
Póliza de registro
contable de Percepciones
y Deducciones de la
nómina de personal
28 coordinador Técnico
Contable Admvo
Papel 14 AÑOS DCF DCF
Póliza de registro
contable de Provisiones
de Obligaciones
(Isssteson, Infonavit,
Seguro colectivo)
29 coordinador Técnico
Contable Admvo
Papel 14 AÑOS DCF DCF
Póliza de registro
contable de Pago de
pasivos por transferencia
electrónica
30 coordinador Técnico
Contable
Papel 14 AÑOS DCF DCF
Polizza de registro
contable de Interés
normal, moratorio y gasto
de Cobranza devengados.
31 coordinador Técnico
Contable
Papel 14 AÑOS DCF DCF
Póliza de registro
contable de estimación
de cuentas incobrables
32 coordinador Técnico
Contable
Papel 14 AÑOS DCF DCF
Pólizas de registro
contable de compromisos
de crédito
33 coordinador Técnico
Contable
Papel 14 AÑOS DCF DCF
SIP-F03/REV.02* El responsable del resguardo será responsable de su protección.
20
VERIFICACIÓN DE LA EJECUCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Instituto de Crédito Educativo del Estado de Sonora
Dirección de Contabilidad y Finanzas
Hoja 1 de 5NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:
Fecha de la verificación:CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO:
No. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES NOTAS:SI NO
Manejo y Control de Tesorería
42-DCF-P2/Rev.00
1 ¿Se recibió el oficio de autorización de la aportación Estatal?
2 ¿Se llenaron los formatos de solicitud de órdenes de pago?
3 ¿Se solicitó la autorización y firma de las órdenes de pago y
recibos al Director General?
4 ¿Se recibieron las órdenes de pago y recibos autorizados y
firmados por el Director General?
5 ¿Se entregó a la SEC las órdenes de pago para su registro y
firma?
6 ¿Se recibió de la SEC las órdenes de pago firmadas y
autorizadas?
7 ¿Se entregó a la SH las órdenes de pago y recibos autorizados
para la programación y pagos?
8 ¿Se recibió y depositaron los cheques o las transferencias de
Recursos del Estado en las cuentas bancarias del ICEES?
9 ¿Se realizó el registro contable de la aportación Estatal
recibida?
10 ¿Se tramitaron solicitudes de préstamo ante Instituciones
financieras u organismos?
11 ¿Se recibió oficio de autorización del préstamo?
12 ¿Se formalizó el préstamo autorizado?
13 ¿Se asignó una cuenta bancaria para el depósito del préstamo?
14 ¿Se recibió el efectivo en el banco?
15 ¿Se realizó el registro contable del préstamo?
21
16 ¿Se recibieron pagos de crédito Educativo?
17 ¿Se recibió y revisó el corte diario de caja de pagos de crédito
educativo?
18 ¿Se Cotejó el recibo de envío de dinero del servicio de
recolección de valores con el reporte de corte diario de caja?
19 ¿Se recogieron en el Banco las fichas de depósito por
recuperación que entregó el servicio de recolección de valores en
el Banco?
20 ¿Se entregó las fichas de depósito por recuperación al
coordinador técnico contable para su registro?
21 ¿Se realizó el registro contable de la recuperación de crédito
educativo?
22 ¿Se recibió el efectivo de las aportaciones de fondos en
Administración, donativos u otros ingresos?
23 ¿Se expidió y autorizó el recibo correspondiente por
aportaciones de fondos en administración, donativos u otros
ingresos?
24 ¿Se elaboró la ficha de depósito por aportaciones de fondos en
administración, donativos u otros ingresos?
25 ¿Se envío el depósito al Banco por las aportaciones de Fondos
en Administración, donativos u otros ingresos?
26 ¿Se realizó el registro contable de las aportaciones de fondos en
administración, donativos u otros ingresos?
27 ¿Se recibió la orden de pago de la nómina de empleados de la
Dirección General de Recursos Humanos de Gobierno del
Estado, donde se informa del importe depositado en al cuenta
bancaria del ICEES?
28 ¿Se realizó registro contable de la aportacion del Gobierno del
Estado para el pago de la nómina de empleados?
29 ¿Se recibió el reporte de intereses devengados, intereses
normales, moratorios y gastos de cobranza por parte de la DCR?
30 ¿Se realizó registro contable de Interes normal interés moratorio
y gastos de cobranza devengados en el mes?
31 ¿Se recibió de la DS la requisición de pago de crédito educativo?
32 ¿Se programó el efectivo para realizar el pago, de acuerdo al
calendario de pagos de crédito educativo tanto de
acreditados como de escuelas?
33 ¿Se elaboraron los cheques para pago de crédito educativo?
34 ¿Se revisaron y pasaron a firma los cheques para pago de
crédito educativo?
35 ¿Se entregaron a la DS los cheques de acreditados a los que se
pagara directamente?
22
36 ¿Se entregó para depósito bancario o para envío de giro postal
los cheques de los acreditados?
37 ¿Se realizó el deposito bancario o el envió de giro postal a los
acreditados?
38 ¿Se recibió de la DS las pólizas de cheques de los acreditados
a los que pago directamente y los comprobantes respectivos?
39 ¿Se recibió las pólizas de cheques y sus comprobantes de los
pagos de acreditados de deposito bancario o de envió de giro
postal?
40 ¿Se revisaron las pólizas de cheques y sus comprobantes y se
enviaron al archivo?
41 ¿Se realizo pago de nómina de acreditados?
42 ¿Se recibió de la DS las ministraciones efectivas de la nomina
de acreditados?
43 ¿Se realizó póliza de registro contable de la nómina de
acreditados?
44 ¿Se enviaron las pólizas al archivo?
45 ¿Se recibieron las requisiciones de las UA para la adquisición de
bienes y/o servicios?
46 ¿Se recibió las facturas y/o los documentos que requieren
cubrirse, de acuerdo a su programación?
47 ¿Se programó el efectivo en las cuentas bancarias para poder
efectuar el pago a los proveedores?
48 ¿Se programó y elaboro cheque para pago de adquisición de
bienes y servicios?
49 ¿Se revisaron y pasaron a firma los cheques para pago de
adquisición de bienes y servicios?
50 ¿Se firmó y autorizó los cheques para el pago de adquisiciones
de bienes y servicios?
51 ¿Se recibieron los cheques firmados para el pago de
adquisiciones de bienes y servicios?
52 ¿Se entregaron los cheques a los proveedores?
53 ¿Se revisaron los cheques y sus comprobantes y se enviaron al
archivo?
54 ¿Se registraron en el inventario de activo fijo los bienes muebles
e inmuebles adquiridos?
55 ¿Se aseguro el activo fijo que así lo requiere?
56 ¿Se realizó la póliza de registro contable de Percepciones y
Deducciones de nomina de Personal Icees?
23
57 ¿Se realizó la póliza de registro contable de las provisiones de
las obligaciones de nomina de personal ICEES?
58 ¿Se recibieron y revisaron los diferentes compromisos de pago
de pasivos?
59 ¿Se programó el efectivo para cubrir los pagos de los
compromisos contraídos?
60 ¿Se programó y elaboró el cheque?
61 ¿Se revisaron y pasaron a firma los cheques para pago de
pasivos?
62 ¿Se firmó y autorizó los cheques para el pago de pasivos?
63 ¿Se recibieron los cheques firmados para el pago de pasivos?
64 ¿Se entregaron los cheques a los acreedores?
65 ¿Se revisaron los cheques y sus comprobantes y se enviaron al
archivo?
66 ¿Se recibieron los reportes de compromisos de crédito educativo
por parte de la DS?
67 ¿Se realizó el registro contable de los compromisos de crédito
educativo?
68 ¿Se recibió de la DCR los reportes de estimación de cuentas
incobrables.?
69 ¿Se realizó el registro contable de la estimación de cuentas
incobrables?
70 ¿Se solicitó diariamente los saldos bancarios y de Inversiones?
71 ¿Se llevó un registro diario de los saldos bancarios de cada una
de las cuentas del Instituto?
72 ¿Se revisó los calendarios de pago de acreditados, de
escuelas, pagos de gastos, adquisiciones, de nómina de
personal?
73 ¿Se revisó las necesidades de efectivo, si va o no a ocupar
traspaso de recursos de una cuenta a otra; de un banco a otro.?
74 ¿Se realizaron los traspasos bancarios necesarios para el pago
de compromisos contraídos?
75 ¿Se invirtieron los recursos que no se ocuparon en el día?
76 ¿Se registraron en el modulo de operaciones financieras las
inversiones correspondientes, así como los ingresos
provenientes de la aportación de gobierno del Estado, fondos en
Admón., donativos y depósitos por financiamientos externos y
otros?
24
77 ¿Se realizó el cierre de la operación financiera?
78 ¿Se realizó el registro contable de las operaciones financieras?
79 ¿Se reviso y superviso el registro contable de las operaciones?
SIP-F04/REV.0125
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:
CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO:
Presentación de Informes
42-DCF-P3/Rev.00
ELABORACIÓN DE PROCEDIMIENTOS
FECHA DE EMISIÓN:
Dirección de Contabilidad y Finanzas
23/04/2015
Instituto de Crédito Educativo del Estado de Sonora
Cumplir en tiempo y en forma con los requerimientos de información (Financiera, Contable, Presupuestal y fiscal),
establecida en normatividad, así como la solicitada por las diferentes instancias de gobierno y por las Direcciones del
ICEES.
I.- OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO
Dirección de Contabilidad y Finanzas
II.- ALCANCE
SEC: Secretaria de Educación y Cultura
SH: Secretaria de Hacienda
ICEES: Instituto de Crédito Educativo del Estado de Sonora
ISR: Impuesto sobre la renta
EVTOP-01: Seguimiento Financiero De Ingresos Y Egresos.
EVTOP-02: Analítico De Recursos Ejercidos Por Partida Presupuestal.
EVTOP-03: Informe De Avance Programático
EVTOP-04: Resultados Del Análisis Programático – Presupuestal.
N.P.O.P. Creación De Nuevas Plazas
DCF: Dirección de Contabilidad y Finanzas
DG: Dirección General
DDO: Director de Desarrollo Organizacional
CONAC: Consejo Nacional de Armonización Contable
DIOT: Declaración Informativa de Operaciones con Terceros
SAT: Sistema de Administración Tributaria
ISPT: Impuesto Sobre el Producto del Trabajo
DIM: Declaración Informativa Múltiple
DEM: Declaración Empresarial Múltiple
III.- DEFINICIONES
• Ley 106 que crea al ICEES
• Reglamento Interior
• Ley del presupuesto de egresos, contabilidad gubernamental y gasto publico estatal.
• Decreto de la ley de presupuesto de egresos, contabilidad gubernamental y gasto publico estatal
• Ley del ISR
• Reglamento de la ley de ISR
• Guía para la elaboración de informes trimestrales
• Guía para la Elaboración de la Cuenta de la Hacienda Pública Para Organismos y Entidades de la Administración
Pública Estatal
• Guía para la elaboración del Programa Operativo Anual
• Normatividad emitida por el CONAC
IV.- REFERENCIAS
V.- POLITICAS
26
Los Informes financieros y presupuestales deberán ser presentados de acuerdo a la normatividad emitida por la
CONAC.
Los informes financieros y presupuestales deberán presentarse a más tardar en la fecha que se solicite su
presentación.
Los informes fiscales se presentan de acuerdo a las disposiciones establecidas en la ley y reglamento del ISR .
(declaraciones mensuales y anuales)
Los estados financieros se deben presentar debidamente firmados y sellados
Atender los requerimientos de Información en tiempo y forma
Clave de Formato/Instructivo Nombre del Formato/Instructivo
VI.- FORMATOS E INSTRUCTIVOS
N/A
Clave de Anexo Nombre
VII.- ANEXOS
DIAGRAMA DE MANEJO Y CONTROL DE TESORERIA42-DCF-P3-A01/Rev.00
27
NO RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES REGISTRO
VIII.- DESCRIPCIÓN DE LA OPERACIÓN DEL PROCEDIMIENTO
1 Elaboración de relación y calendarización de
Compromisos de entrega de información
1.1 Director de DCF Revisa la normatividad inherente al ICEES para
relacionar los compromisos de entrega de
información que en ella se establecen.
1.2 Recibe los oficios de requerimiento de
información de las diferentes secretarías.
1.3 Elabora un calendario de entrega de informes y
reportes requeridos a la DCF en base a la
normatividad que aplica al ICEES y/o las
solicitudes de las diferentes secretarias.
1.4 Envía el calendario de entrega de informes a la
subdirectora de DCF
2 Elaboración de Reportes e Informes
2.1 Subdirector de DCF Recibe y archiva el calendario de entrega de
informes
Calendario de Entrega de
Informes
2.2 Elabora los siguientes informes a entregar:
a) Estados Financieros (Estado de Situación
Financiera, Estado de Actividades, Estado de
Cambios en la Situación Financiera, Estado de
Flujo de Efectivo, Estado de Variaciones en la
Hacienda Pública, Estado Analítico del Activo,
Estado Analítico de la Deuda y Otros Pasivos,
Notas a los Estados Financieros).
b) Informes presupuestales (Estado Analítico
del Ingreso y EStado Analítico del Ejercicio del
Presupuesto)
c) Cuenta pública Trimestral y anual
d) Programa Operativo anual y trimestral
e) Programa Anual de Adquisiciones
f) Declaraciones Fiscales Mensuales
(retenciones del 10% y Retenciones Sueldos y
Salarios, DIOT )
g) Estado de fuentes y aplicación para Junta
Directiva
h) Declaraciones anuales Informativas
retenciones del 10%, Sueldos y salarios, ISR)
3 Revisión y Presentación de Informes y
Reportes ya elaborados.
3.1 Auxiliar Administrativo de
DG
Elabora Oficio de envío de Informes y lo pasa
para su firma a la Directora General
3.2 Directora del CF Revisa los informes y reportes ya elaborados
3.3 Firma los reportes e informes y los turna junto
con el oficio de envío de informes, al
Director General.
3.4 Directora General Firma el Oficio de envío de Informes, los
informes y reportes y los turna nuevamente a
la DCF para su entrega.
3.5 Auxiliar Administrativo de
DG
Recibe el oficio de envío de informes, los
informes y reportes y los entrega al auxiliar
administrativo de DCF para su entrega a las
diferentes secretarias.
28
3.6 Auxiliar Administrativo de
DCF
Recibe el Oficio de envío de informes y
reportes para su entrega a las diferentes
instancias de gobierno, recabando en el Oficio,
el acuse de recibo de cada instancia que
recibió la información.
3.7 Entrega el oficio con acuse de recibo de los
informes y reportes entregados a las diferentes
secretarias a la DCF del ICEES.
3.8 Directora de CF Recibe y archiva los oficios e informes y
reportes ya Entregados.
a) Estados Financieros
(Estado de Situación
Financiera, Estado de
Actividades, Estado de
Cambios en la Situación
Financiera, Estado de Flujo
de Efectivo, Estado de
Variaciones en la Hacienda
Pública, Estado Analítico del
Activo, Estado Analítico de la
Deuda y Otros Pasivos, Notas
a los Estados Financieros). b)
Informes presupuestales
(Estado Analítico del Ingreso
y EStado Analítico del
Ejercicio del Presupuesto) c)
Cuenta pública Trimestral y
anual d) Programa Operativo
anual y trimestral e) Programa
Anual de Adquisiciones
4 Presentación de Declaraciones Informativas
Anuales de retenciones ISPT
4.1 DDO Solicita información detallada de las
percepciones y deducciones acumuladas de
cada uno de los empleados
Archivo de percepciones y
deducciones acumuladas
4.2 Subdirector de CF Coteja la información del Archivo de
percepciones y deducciones acumuladas con
los registros contables de cada uno de los
conceptos.
Auxiliares contables
4.3 Registra la información en el formato para el
cálculo anual de ISPT.
Formato calculo anual ISPT
4.4 Coordinador Técnico
Contable y Administrativo.
Registra la información obtenida en los puntos
4.2 y 4.3 en el archivo DIM que sirve para subir
la información en el portal del SAT.
4.5 Sube el archivo DIM en el portal del SAT
4.6 Obtiene la información comprobatoria de que
se realizó correctamente la presentación.
• INFORMATIVA 2012
ICE850610UY2_Anexo 1_
• Archivo dec de INFORMATIVA
• Acuse de recibo de la información
Acuse de presentación de
Declaraciones Informativas
Anuales
4.7 Archiva y resguarda información
5 Presentación de Declaraciones Informativas de
ISR (DEM)
5.1 Coordinador Técnico
Contable
Obtiene y coteja información requerida para
llenar los formatos de la declaración anual de
ISR, en Estados Financieros y Cuenta
Pública
Estados Financieros y Cuenta
Pública anual.
5.2 Captura la información en el portal del SAT
29
5.3 Obtiene los comprobantes de envío de la
Información
Acuse de recibo de
Declaraciónes Informativas
Anuales
5.4 Archiva Información
FIN DEL PROCEDIMIENTO
Aprobó:Revisó:Elaboró:
SIP-F02/REV.02
LIC. MARIA ENRIQUETA LEON
CECEÑA
COORDINADOR TECNICO
CONTABLE Y
ADMINISTRATIVO
LIC. MARIA MERCEDES
CORRAL AGUILAR
DIRECTORA GENERAL
C.P. MANUELA ADELA LOPEZ
ESPINOZA
SUBDIRECTORA DE
CONTABILIDAD Y FINANZAS
30
INVENTARIO DE REGISTROS DE PROCEDIMIENTO
Instituto de Crédito Educativo del Estado de Sonora
Dirección de Contabilidad y Finanzas
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:
CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO: Fecha de elaboración:
Presentación de Informes
42-DCF-P3/Rev.00 23/04/2015 03:32:57p.m.
Hoja 1 de 1
No. Registro Puesto Responsable* TipoTiempo Ubicación
Resguardo Disposición
final
Calendario de Entrega de
informes
1 Subdirectora de DCF Papel 14 Años DCF DCF
Estados Financieros2 Directora de DCF Papel 14 Años DCF DCF
Informes
presupuestales
3 Directora de DCF Papel 14 Años DCF DCF
Cuenta Publica5 Directora de DCF Papel 14 Años DCF DCF
Programa Operativo Anual
y Trimestral
6 Directora de DCF Papel 14 Años DCF DCF
Programa Anual de
Adquisiciones
7 Directora de DCF Papel 14 Años DCF DCF
Estados de fuentes y
aplicacion de recursos
8 Director de DCF Papel 14 Años DCF DCF
Oficio de Acuse de recibo
de Informes y Reportes
9 Director de DCF Papel 14 Años DCF DCF
Acuse de presentación de
Declaraciones Mensuales
Fiscales(Retenciones de
ISR, 10% y sueldos y
salarios, DIOT
10 CTCA Papel 14 Años Area de operación
de la DCF
Oficina de la
Subdirección
de DCF
Archivo de Percepciones
y Deducciones
Acumuladas
11 Subdirector de DCF Papel 14 Subdirección de
DCF
Subdirección
de DCF
Auxiliares Contable de
Percepciones y
Deducciones
12 Subdirección de DCF Papel 14 Subdirección de
DCF
Archivo Fiscal
DCF
Formato de Cálculo Anual13 Subdirección de DCF Papel 14 Subdirección de
DCF
Archivo Fiscal
DCF
Estados Financieros y
Cuenta Pública Anual
14 CTC Papel 14 Area de Operación
de DCF
Archivo Fiscal
de la DCF
Acuse de Presentación
de Declaraciones
Informativas Anuales
15 Subdirector de DCF Papel 14 Area de operación
de la DCF
Archivo Fiscal
DCF
SIP-F03/REV.02* El responsable del resguardo será responsable de su protección.
31
VERIFICACIÓN DE LA EJECUCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Instituto de Crédito Educativo del Estado de Sonora
Dirección de Contabilidad y Finanzas
Hoja 1 de 2NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:
Fecha de la verificación:CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO:
No. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES NOTAS:SI NO
Presentación de Informes
42-DCF-P3/Rev.00
1 ¿Se revisó la normatividad inherente al ICEES así como las
solicitudes de las diferentes instancias de gobierno para
determinar los compromisos de entrega de Información?
2 ¿Se recibieron Oficios de requerimiento de información de las
diferentes Secretarías?
3 ¿Se elaboró Calendario de elaboración y entrega de Informes y
reportes?
4 ¿Se elaboró los Estados Financieros (Estado de Situación
Financiera, Estado de Actividades, Estado de Cambios en la
Situación Financiera, Estado de Flujo de Efectivo, Estado de
Variaciones en la Hacienda Pública, Estado Analítico del Activo,
Estado Analítico de la Deuda y Otros Pasivos) .?
5 ¿Se elaboró los Informes Presupuestales (Estado Analítico del
Ingreso y Estado Analítico del Ejercicio del Presupuesto)?
7 ¿Se elaboró la Cuenta Pública Trimestral y anual?
8 ¿Se elaboró el Programa Operativo Anual y Trimestral?
9 ¿Se elaboró el Programa Anual de Adquisiciones?
10 ¿Se elaboró las declaraciones mensuales ( Retenciones del
10% de ISR, Retenciones de Sueldos y Salarios, DIOT)?
11 ¿Se elaboró Estados de Fuentes y Aplicación de Recursos?
12 ¿Se Elaboró las Declaraciones Anuales de retenciones e ISR?
13 ¿Se elaboró Oficio de Envío de Información cuando así se
requiere?
14 ¿Se revisó los Informes y reportes ya elaborados
15 ¿Se turnó los informes y el oficio de envío de información al
Director General para su firma?
32
16 ¿El Director General firmó los oficios de envío de información, así
como los informes y reportes que lo requieran?
17 ¿Se recibió de la Dirección General, los oficios de envío de
información con los informes y reportes?
18 ¿Se entregó la información, a las diferentes Secretarías,
recabando en el oficio de envío de información el acuse de
recibo?
19 ¿Se entregó a la DCF los Oficios con acuse de recibo y los
informes y reportes entregados?
20 ¿La DCF recibió y archivó los Oficios con acuse de recibo y los
informes y reportes entregados?
21 Se solicitó a la DGRH, la información detallada de las
percepciones y deducciones acumuladas de cada uno de los
emppleados; para la Declaración Informativa de retenciones de
ISR?
22 ¿Se concilió la información del archivo de percepciones y
deducciones acumuladas por empleado con los registros
contables?
23 ¿Se realizó Cálculo Anual de ISPT?
24 ¿Se registro la información en el Archivo DIM para subir al portal
del SAT?
25 ¿Se subió información en el portal del SAT para la presentación
de Declaración Informativa de retenciones de ISR?
26 ¿Se obtuvo la información comprobatoria de que se realizó la
correctamente la presentación de la declaración informativo de
retenciones de ISR?
27 ¿Se archivó y resguardó la información comprobatoria de la
presentación de declaración anual informativa de retenciones
ISR?
28 ¿Se obtuvo y cotejó la información requerida para llenar los
formatod de la declaración anual de ISR(DEM)?
29 ¿Se capturó en el portal del SAT la información para la
presentación de la declaración anual informativo de ISR?
30 ¿Se obtuvo los comprobantes de la presentación de la
declaración anual de ISR(DEM)?
31 Se archivó la información de la declaración anual de ISR(DEM)
SIP-F04/REV.0133