Ingeniera del SoftwareTema 2. Introduccin a los sistemas de informacin

Tema 2. Introd. a los SI. EstructuraConcepto de sistemaInformacin y datosSistemas de informacin (SI)Sistemas de informacin automatizado y empresarialElementos de un SIEstructura de un SIOtros conceptos tiles en SI:MISDSSOIS

Tema 2. Introd. a los SI. Bibliografa.(Piattini et al. 96) cap.1En el cap. 2 hay ejemplos de sistemas de informacin en la empresa

Introduccin a los SI.Concepto de sistemaSistema es un conjunto de cosas que ordenadamente relacionadas entre s contribuyen a un determinado objetivo. (Real Academia Espaola)Un modelo formado por una serie de elementos interrelacionados entre s, que opera en un entorno cambiante y con unos determinados objetivos.Elementos de un sistema:Los componentes del sistema.Las relaciones entre ellos, que determinan la estructura del sistema.El objetivo del sistema.El entorno del sistema: aquello que lo rodea, dentro del cual est ubicado.Los lmites del sistema: la frontera entre lo que es el sistema y lo que constituye el entorno.

Concepto de sistema (II)En muchos sistemas la salida influye en el estado del sistema (realimentacin).

Entorno

Entrada

Salida

Lmites o contorno

Realimentacin

Sistema

Teora General de SistemasAnlisis de sistemas:Definicin del problemaComprensin y definicin del sistemaDescomposicin jerrquica en subsistemasElaboracin de alternativasEleccin de una de las alternativas definidas en el paso anteriorPuesta en prctica de la solucin elegidaEvaluacin del impacto de los cambios introducidos en el sistema

Informacin y datosLos datos estn constituidos por los registros de los hechos, acontecimientos, transacciones, etc.La informacin implica que los datos estn procesados de tal manera que resulten tiles o significativos para el receptor de los mismos.Los datos se pueden considerar la materia prima para obtener la informacin.

Sistema de Informacin (SI)Una definicin de Sistema de Informacin:Un conjunto formal de procesos que, operando sobre una coleccin de datos estructurada segn las necesidades de la empresa, recopilan, elaboran y distribuyen la informacin (o parte de ella) necesaria para las operaciones de dicha empresa y para las actividades de direccin y control correspondientes (decisiones) para desempear su actividad de acuerdo a su estrategia de negocio. (Andreu et al. 91)

Sistema de informacin (II)Otras definiciones de SI enfatizan que el objetivo es proporcionar informacin de calidad:El objetivo del SI es ayudar al desempeo de las actividades en todos los niveles de la organizacin, mediante el suministro de la informacin adecuada, con la calidad suficiente, a la persona apropiada, en el momento y lugar oportunos, y con el formato ms til para el receptor.

Sistema de informacin. EjemploSI de un hipermercado

Procesos

Validacin de entradas

Clculo de valor de stock

Control de cajeras

Clculos estadsticos

Impresin de informes

Impresin de pagos

Estudios de mrketing

Emisin de pedidos

Informes varios

Mejoras en la eficacia

Estadstica

Datos para contabilidad

Pagos

rdenes de almacn

Pedidos

Datos de cajas

Datos de almacn

Ventas de perecederos

Caducidad

Fecha

SI y valor de un SISI: un conjunto integrado de personas y equipos que tiene por objetivo proveer a una organizacin de la informacin necesaria para apoyar las operaciones, la administracin y la toma de decisiones.El valor de un SI depende de su eficacia, su extensin, su aceptacin por parte de los que lo utilizan, su coste, la calidad de la informacin que trata y produce, etc.

Sistema de informacin automatizado (SIA)Un SI no necesita, para existir, estar obligatoriamente basado en el uso de ordenadores. El SI existe siempre, est mecanizado o no.La aplicacin del ordenador a los SI produce los sistemas de informacin basados en computadora o Sistemas de Informacin Automatizados (SIA).

Organizacin, SI y SIA(Piattini et al. 96)Sistema informtico de soporteSIASINegocio/empresa

Ejemplos de sistemas de informacinAlgunas funciones que hay que desarrollar en la empresa:Controlar y gestionar el empleo de los recursos financieros, del dinero, a travs de la funcin (o sistema) contable y de gestin econmica.Comercializar de manera ptima los productos o servicios en los que la empresa basa su negocio: la actividad comercial y de ventas.Fabricar productos o crear servicios que vender en el mercado: se trata de la funcin o departamento de produccin.

Ejemplos de sistemas de informacin (II)Sistemas ERP (Enterprise-resource planning)Sistemas de flujo de trabajo (Workflow management systems)Sistemas de trabajo cooperativo (Groupware systems)Sistemas de comercio electrnico (E-commerce systems)Sistemas EDI (Electronic Data Interchange)

SI empresarialEl SI empresarial es el sistema encargado de coordinar los flujos y registros de informacin necesarios para llevar a cabo las funciones de una empresa de acuerdo con su planteamiento o estrategia de negocio (Andreu 96) La estrategia de negocio es fundamental.

SI empresarial (II)Adaptado de (Pechun 96)

ESTRATEGIA DE NEGOCIO

(Factores Crticos de xito)

(Necesidades de Informacin)

SISTEMA DE INFORMACIN

TECNOLOGAS DE LA INFORMACIN Y LAS COMUNICACIONES

Elementos de un SILos procedimientos y las prcticas habituales de trabajo que se siguen al ejecutar toda clase de actividades necesarias para el buen funcionamiento de la empresa.La informacin.Las personas o usuarios.El equipo de soporte para la comunicacin, el procesamiento y el almacenamiento de informacin.Papel, lpiz,...,ordenadores

Los elementos del SI y sus relaciones (Piattini et al. 96)InformacinPersonalEquipoOBJETIVOS

Estructura de un SIINF. RESUMIDA YABSTRACTA, DEMBITO MSGENERALINFORMACINDETALLADA YESPECFICACOMPRIMIRY RESUMIRAlta direccinSistema de transaccionesDireccin operativaDireccin tcticaEstratgicaLARGO PLAZO>3-5 AOSMEDIO PLAZO1 AOCORTO PLAZODpto. ComercialDpto. FinanzasORDENES, PLANES, ETC.INFORMESHISTRICOS

Sistema de transaccionesEste nivel incluye el procesamiento de las actividades diarias o transacciones, los acontecimientos rutinarios que afectan a la organizacin: facturacin, pagos, entrega de productos, etc.Los procedimientos de tratamiento se comprenden bien y se pueden describir en detalle.Aparecen pocas excepciones a los procedimientos normales.Hay un gran volumen de transacciones.Existe una gran similitud entre transacciones.

Nivel operativo de direccinSe preocupa del anlisis de los resultados, esencialmente respecto de los recursos consumidos en las transacciones, para tomar decisiones a corto plazo y de consecuencias limitadas (reaprovisionamiento de materiales, ordenacin de la produccin)Se trabaja con informacin del tipo:Repetitiva (informes peridicos de ventas, pagos, etc.)Centrada en el pasado (resultados histricos).Con datos originados internamente.Los datos cuentan con un formato bien estructurado.Los datos son detallados y precisos.

Nivel tctico de direccinSe ocupa de la asignacin efectiva de los recursos a medio plazo para mejorar el rendimiento de la empresa.Se basa en anlisis de informes:Resmenes con medidas estadsticas.De excepciones.Especficos, que no se han pedido antes, y que los directivos necesitan con rapidez para resolver un problema muy concreto.

Nivel estratgico de direccinTrabaja con plazos largos para acometer la difcil tarea de decidir las lneas maestras que debe seguir la empresa en el futuro.La informacin debe aparecer en formato muy resumido.La informacin se encuentra en formatos muy variables y de fuentes externas ms inesperadas.Las decisiones estn poco formalizadas y tienen un fuerte componente subjetivo.

Flujos de informacin formalesFlujos de informacin vertical (Jerarqua)Flujos verticales ascendentes, de subordinado a superior.Flujos verticales descendentes, de jefe a subordinado.Flujos de informacin horizontal (Coordinacin)Flujos horizontales, entre personas del mismo nivel de autoridad (p.ej. Vendedor y dpto. de produccin).

Ejemplo de flujos de informacin

Otras estructuras organizativasOtras formas de analizar una compaa, sin atender a su estructura jerrquica de proceso de la informacin:Por funciones o departamentos (unidad de produccin, comercial, de gestin, econmica y contabilidad, de personal, etc.)Divisin geogrfica (por sedes, etc.)Divisin por productos (por modelos, por sectores de actividad, etc.)

Otros conceptos tiles en SIMIS (Management Information System)MIS, SI para la direccin.Pertenece a los niveles operativo, tctico y estratgico de direccin.Ms ligado con el nivel tctico.Debe proporcionar a los directivos la informacin y ayuda necesaria para tomar decisiones, normalmente de control administrativo.Proporciona soporte a los directivos en las tareas estructuradas, realizadas regularmente, con procesos bien definidos y sabiendo a priori qu informacin se necesita.

Otros conceptos tiles en SIDSS (Decision Support System)DSS, Sistema de Apoyo a la Decisin.DSS: sistema informtico interactivo, que ayuda al usuario en la toma de decisiones, utilizando modelos para resolver problemas no estructurados.La parte del SI que ofrece soporte a las decisiones poco estructuradas, en las que no existen mtodos claros para cmo tomarlas, ni se conocen los factores que hay que considerar.Orientado generalmente a la alta direccin y a facilitar las decisiones estratgicas.Planificacin, anlisis de alternativas, ensayo y error para la bsqueda de soluciones.

Otros conceptos tiles en SIOIS (Operating Information Systems)OIS, Sistema de Procesamiento de Transacciones.Es la parte del SI dedicada al procesamiento de las operaciones rutinarias diarias (transacciones)Grandes volmenes de actividades repetitivasDatos muy estructuradosTratamientos simples y claros

Antes de ofrecer una definicin del concepto de sistema de informacin, comenzaremos por definir los trminos que lo constituyen: sistema e informacin.La palabra sistema se emplea actualmente en muchos mbitos distintos: se habla de sistemas elctricos, sistemas monetarios, sistemas de seguridad, el sistema solar e, incluso, de sistemas de juego en equipos de ftbol. La razn es que, al igual que le ocurre con otras palabras como conjunto, el trmino sistema se emplea para designar un concepto, una herramienta genrica que se puede emplear para explicar o analizar mejor cmo es o qu ocurre en una determinada rea social, econmica, fsica, etc. El diccionario de la Real Academia Espaola nos dice que sistema es un conjunto de cosas que ordenadamente relacionadas entre s contribuyen a un determinado objetivo. A partir de esta definicin, podemos identificar cules son los principales elementos presentes en cualquier sistema:Los componentes del sistema.Las relaciones entre ellos, que determinan la estructura del sistema.El objetivo del sistema.En cualquier tipo de sistema podemos identificar estos elementos. En el sistema circulatorio del ser humano podemos determinar sus rganos constitutivos (corazn, arterias, venas, etc.), las relaciones entre ellos (el corazn bombea sangre hacia las arterias que estn dispuestas segn una determinada estructura, etc.) y el objetivo (asegurar el suministro de sangre a todo el cuerpo). En todos los sistemas tambin podemos identificar otros elementos importantes para comprender cmo son y cmo funcionan:El entorno del sistema: aquello que lo rodea, dentro del cual est ubicado.Los lmites del sistema: la frontera entre lo que es el sistema y lo que constituye el entorno.En el caso del sistema circulatorio de los humanos, el entorno donde se localiza es el cuerpo, y la frontera la constituye la membrana o el lmite de cada uno de sus rganos con el resto del cuerpo que no pertenece al sistema. Tambin suelen existir relaciones entre el sistema o sus componentes y el exterior representado por el entorno (el sistema nervioso enva rdenes al corazn o para modificar sus latidos). Estas relaciones con el exterior suelen conocerse como entradas y salidas del sistema.Para nuestro propsito, la definicin de sistema nos ser til para estudiar la manera en la que las empresas u organizaciones, que constituyen sistemas, manejan la informacin necesaria para su funcionamiento. Para este estudio nos basamos no slo en la definicin de sistema, sino en todas las tcnicas creadas para el anlisis de los sistemas siguiendo el enfoque sistmico o teora general de sistemas.Para nuestro propsito, la definicin de sistema nos ser til para estudiar la manera en que empresas u organizaciones, que constituyen sistemas, manejan la informacin necesaria para su funcionamiento.La Teora General de Sistemas es el antecedente conceptual en el que se apoya la teora sobre los sistemas de informacin a los que la ingeniera del software intenta aportar soluciones.En el marco de la Teora General de Sistemas, el anlisis de sistemas tiene como objetivo general la comprensin de los sistemas complejos para abordar su modificacin de forma que se mejore el funcionamiento interno para hacerlo ms eficiente, para modificar sus objetivos, etc. Las modificaciones pueden consistir en el desarrollo de un subsistema nuevo, en la agregacin de nuevos componentes, en la incorporacin de nuevas transformaciones, etc. En general, el anlisis de sistemas (enfoque sistmico u holstico) establece los siguientes pasos a seguir:Definicin del problema. En este paso se identifican los elementos de insatisfaccin, los posibles cambios en las entradas y/o salidas al sistema y los objetivos del anlisis del sistema.Comprensin y definicin del sistema. En este paso se identifica y descompone el sistema jerrquicamente en sus partes constituyentes o subsistemas junto con las relaciones existentes entre los mismos.Elaboracin de alternativas. En este paso se estudian las diferentes alternativas existentes para la modificacin y mejora del sistema, atendiendo a los costes y perspectivas de realizacin.Eleccin de una de las alternativas definidas en el paso anterior.Puesta en prctica de la solucin elegida.Evaluacin del impacto de los cambios introducidos en el sistema.Muchas de las tcnicas y mtodos actuales de ingeniera del software intentan dar respuesta a estas cuestiones, y siguen una estructura similar a la anterior (por ejemplo, lo veremos al estudiar Mtrica 3).

Cuanto ms grande y complejo es un sistema, ms importante es la comunicacin de informacin entre sus componentes, ya que se deben coordinar para la consecucin de su objetivo. Disponer de la informacin adecuada significa poder tomar las decisiones ms apropiadas para cada situacin. No hay que confundir entre datos e informacin.Los datos estn constituidos por los registros de los hechos, acontecimientos, transacciones, etc. Por el contrario, la informacin implica que los datos estn procesados de tal manera que resulten tiles o significativos para el receptor de los mismos, por lo que, en cierto modo, los datos se pueden considerar la materia prima para obtener informacin.Cuando hablamos de procesamiento queremos decir que situamos los datos en un contexto determinado o complementamos su significado incompleto.Por utilidad o significacin queremos decir que la informacin estimula a la accin y que su valor reside en que permite decidir mejor, ya que la decisin es el paso previo para toda accin.Los datos pueden ser simplemente series de nmeros o de caracteres. Por ejemplo: 260664 o Maana 1.952. Estos caracteres o nmeros, por si mismos, no constituyen informacin, ya que para nosotros no significan nada. Sin embargo, si nos indican que 260664 simboliza la fecha de nacimiento (26 de junio de 1.964) de una persona o que Maana 1.952 quiere indicar que la cita con el dentista es maana a las 19 horas y 52 minutos, podemos decir que tenemos informacin.Hemos necesitado un procesamiento, completar el significado o situar en un contexto, para que los datos sean significativos y podamos tomar decisiones: saber si debemos ira a comprar un regalo de cumpleaos o si podemos quedar maana para ir al cine.No obstante, la informacin depende mucho del contexto: 260664 tambin podra significar que un viaje cuesta 260.664 pesetas y Maana 1952 podra informar de que maana una accin de la empresa X se cotizar a 1.952 pesetas.Aunque todos los tipos de comunicacin y de informaciones que fluyen por la empresa pueden tener importancia para su funcionamiento, la casi totalidad de definiciones de sistema de informacin se centran en la informacin formalizada.Muchos autores aclaran que la razn para este enfoque reside en la limitacin para estudiar, planificar y dirigir el flujo y el tratamiento de la informacin informal (rumores, dilogos personales o por telfono, etc.) de forma cohesionada y global.Las definiciones ms empleadas de sistema de informacin subrayan, ante todo, su objetivo ms que lo que es o cmo es. En este sentido, una de las definiciones ms completas es la ofrecida por R. Andreu. Inspirados en ella podemos decir que un sistema de informacin es:Un conjunto formal de proceso que, operando sobre una coleccin de datos estructurada segn las necesidades de la empresa, recopilan, elaboran y distribuyen la informacin (o parte de ella) necesaria para las operaciones de dicha empresa y para las actividades de direccin y control correspondientes (decisiones) para desempear su actividad de acuerdo a su estrategia de negocio.En esta definicin, cuando se habla de que los datos deben estar adaptados a las necesidades de la empresa significa que deben reflejar la percepcin de la informacin que tienen las personas que los utilizan para su trabajo.Tambin se enfatiza que, tanto las operaciones diarias (por ejemplo, atender un pedido de un cliente, facturar una venta, etc.) como las actividades de direccin y control basadas en la toma de decisiones requieren informacin para su realizacin y deben ser atendidas por el SI.Por ltimo cabe destacar que el sistema debe estar al servicio de la estrategia de negocio de la empresa, ya que slo se trata de un elemento ms que sta emplea para conseguir sus objetivos.Por el contrario, otras definiciones de SI enfatizan que el objetivo es proporcionar informacin de calidad. Por lo tanto, el objetivo del SI es ayudar al desempeo de las actividades en todos los niveles de la organizacin, mediante el suministro de la informacin adecuada, con la calidad suficiente, a la persona apropiada, en el momento y lugar oportunos, y con el formato ms til para el receptor.

[Desde otra perspectiva, Le Moigne concibe los sistemas formados por tres subsistemas interrelacionados: el de decisin, el de informacin y el fsico. El sistema de decisin procede a la regulacin y control del sistema fsico decidiendo su comportamiento en funcin de los objetivos marcados. El sistema fsico transforma un flujo fsico de entradas en un flujo fsico de salidas. En interconexin entre el sistema fsico y el sistema de decisin se encuentra el sistema de informacin. El sistema de informacin est compuesto por diversos elementos encargados de almacenar y tratar la informacin relativa al sistema fsico a fin de ponerla a disposicin del sistema de decisin. El sistema automatizado de informacin es un subsistema del sistema de informacin en el que todas las transformaciones significativas de informacin son efectuadas por mquinas de tratamiento automtico de la informacin. Una parte del sistema automatizado de informacin se puede basar en equipos informticos, dando lugar al sistema informtico o sistema de informacin basado en computadora.]

Tras analizar el objetivo del SI a travs de algunas de sus definiciones, pasamos a conocer algo ms sobre los elementos que lo constituyen (el qu) y la estructura que los cohesiona (el cmo).A modo de ejemplo, en la figura se observa el esquema conceptual del sistema de informacin de un hipermercado. Observamos como entre las entradas y las salidas existe un proceso de validacin de entradas, de control del rendimiento de las cajeras, de valoracin de mercaderas, etc. Mediante el anlisis de una de las salidas obtenidas (Estadstica), es posible modificar las entradas para mejorar los productos finales.

El sistema de informacin existe siempre, est mecanizado o no. En el ejemplo anterior del hipermercado, todas las tareas que se mencionan podran ser realizadas manualmente por personas.Ahora bien, el ordenador interviene para mejorar todos los factores que determinan el valor de un sistema de informacin (eficacia, bajo coste, calidad, etc.), o a veces incluso para hacerlos simplemente posibles. La complejidad del mundo empresarial actual hace que el ordenador sea hoy da un elemento prcticamente imprescindible para casi cualquier sistema de informacin, de cualquier empresa y organismo. El ordenador puede participar de manera efectiva en casi todos los flujos de informacin que se producen en la empresa: informacin econmica, laboral, de materias y de productos. Por estas razones, cuando se habla de sistemas de informacin en la empresa, se entiende a veces sistemas de informacin basados en computadora, cuando en realidad son dos conceptos distintos. Los principales objetivos de los sistemas de informacin basados en computadora son:Simplificar o realizar automticamente procesos que tradicionalmente se realizaban de forma manual: por ejemplo, pueden realizar los reiterativos clculos contables sin errores en las operaciones y con una rapidez inigualable, o permiten el uso de mtodos matemticos inabordables sin estas herramientas, o controlan el proceso de fabricacin, evitando errores y mejorando la velocidad y precisin de medida.Deben proporcionar informaciones que faciliten la toma de decisiones, dejando libertad plena a los usuarios. Se incrementa de esta manera la calidad de la funcin directiva, al apoyar cada decisin en una base slida de informacin debidamente presentada y procesada. La informacin debe llegar siempre a aquellas personas para las que sea relevante, y a nadie ms (pero tampoco a nadie menos). La informacin se debe proporcionar de manera concisa, evitando generar grandes listados imposibles de analizar.Ver ms ejemplos en (Piattini et al. 96) Captulo 2.Toda empresa, grande o pequea, necesita una infraestructura para poder desarrollar sus actividades. Esta estructura organizativa suele descansar en una red de funciones que hay que desarrollar y que, entre otras, incluye a las siguientes:Controlar y gestionar el empleo de los recursos financieros, del dinero, a travs de la funcin (o sistema) contable y de gestin econmica.Comercializar de manera ptima los productos o servicios en los que la empresa basa su negocio: la actividad comercial y de ventas.Fabricar productos o crear servicios que vender en el mercado: se trata de la funcin o departamento de produccin.(Wieringa 2003) p.4-5Este es uno de los puntos ms importantes que debemos destacar: la estrategia de negocio. No se trata de elegir una tecnologa, comprar unos ordenadores y unos programas, y ver despus para qu nos pueden servir. En la figura vemos como primero hay que identificar la estrategia del negocio, los factores crticos de xito de la empresa, identificar las necesidades de informacin que potencien esos factores crticos, y elegir entonces las TICs que sean ms adecuadas para gestionar y potenciar esa informacin. Todo este proceso es cclico: una vez implantado hay que volver a reevaluar la estrategia de negocio para replantear de nuevo cmo potenciar los recursos estratgicos de nuestra empresa. Como vemos, la estrategia de negocio es fundamental en el diseo de los sistemas de informacin: a partir de estos objetivos de alto nivel se determinan las necesidades de informacin de la organizacin, que darn lugar al diseo de los sistemas de informacin, y de acuerdo con dichas necesidades se seleccionarn las tecnologas de la informacin y las comunicaciones adecuadas para construir tales sistemas de informacin. Una vez construidos, habr un proceso de realimentacin para comprobar si se satisfacen los objetivos del negocio, y para que stos evolucionen, si fuera necesario.Ejemplo: empresa de autobusesMejorar atencin a clientes -> instalar pantallas con tiempos de paso en cada parada -> tecnologa GPS, etc. (y cerrar el ciclo evaluando si se ha mejorado la atencin a clientes)Ejemplo: en la universidad(campus virtual) disminuir la presencia fsica de alumnos en clase, potenciando las actividades libres de los alumnos -> conexin alumno-profesor en horario flexible y an distanciados geogrficamente -> tecnologas de internet (y vuelta a evaluar la consecucin de la estrategia del negocio)

Para comprender mejor el concepto de SI, debemos tambin conocer los elementos que los componen. Existe unanimidad en la bibliografa sobre SI en designar como componentes de un sistema a los siguientes:Los procedimientos y las prcticas habituales de trabajo que se siguen al ejecutar toda clase de actividades necesarias para el buen funcionamiento de la empresa. Los directivos y los tcnicos de organizacin suelen marcar unas guas o procedimientos bsicos para coordinar los distintos elementos de la compaa. Pero no todas las acciones pueden regularse so pena de hacer demasiado rgido (y, por lo tanto, poco eficaz) el trabajo. En las actividades no reguladas suelen existir, no obstante, prcticas habituales para llevar a cabo dichas acciones con una mnima eficacia. El SI existe porque debe dar un soporte a la gestin de informacin que hay que proporcionar en funcin de todas estas formas de trabajar.La informacin. Es el elemento fundamental del sistema y su razn de ser. Se debe adaptar a las personas que la manejan y al equipo disponible, segn los procedimientos de trabajo que la empresa ha creado para que las actividades se realicen de forma eficaz.Las personas o usuarios. Se trata de individuos o unidades de la organizacin que introducen, manejan o usan la informacin para realizar sus actividades en funcin de los procedimientos de trabajo establecidos.El equipo de soporte para la comunicacin, el procesamiento y el almacenamiento de informacin. Constituye la parte ms visible del SI, su realidad fsica y tangible. Este sistema fsico puede incluir elementos de los ms variados niveles tecnolgicos: papel, lpiz, mquina de escribir, archivadores, ordenadores, cintas magnticas, etc. Podemos representar a los elementos del SI dentro de un dibujo donde se destacan las relaciones que se establecen entre ellos. El SI, como ya se ha comentado, debe estar al servicio de los objetivos generales de la empresa. Para lograr dichos objetivos, la organizacin y sus individuos adoptan las maneras de trabajar que resultan ms tiles y eficaces. Estas prcticas de trabajo marcan:Qu informacin se necesita. Por ejemplo, se requiere saber el NIF de un cliente antes de pasar a facturar los productos o servicios pedidos.Cmo se ven implicadas las personas. La facturacin provoca un trabajo contable que debe poder asumir la persona que atiende la tarea. Adems, los procedimientos marcan una cierta disciplina de accin que los trabajadores deben respetar.Qu equipo se precisa para un trabajo eficaz. En pequeos negocios, la facturacin se puede gestionar manualmente, con impresos y bolgrafo. En otros mbitos es imprescindible el apoyo de sistemas informticos o de tecnologas de la informacin sofisticadas.Pero las relaciones tambin funcionan en sentido inverso. Los procedimientos se deben adaptar a los elementos disponibles:As, no pueden implicar el uso de informacin de la que no se puede disponer. Por ejemplo, no se puede exigir que los informes de consumo elctrico de la oficina se desglosen por despachos si se carece de contadores individuales para conocer dicha informacinLas prcticas de trabajo obligan a la gente a adoptar una cierta manera de actuar, pero deben, a su vez, adaptarse a las caractersticas de las personas implicadas para ser eficaces. Por ejemplo, no puede exigirse que los empleados soporten ritmos de trabajo excesivos (atender demasiados pedidos, etc.) so pena de ver disminuir la calidad y la produccin, aparte de la moral de la plantilla.Por ltimo, evidentemente, los procedimientos deben acomodarse al equipo o tecnologa existente. Por ejemplo, no se pueden cumplir determinados plazos si los medios no son lo bastante rpidos porque no se dispone de un lector de cdigo de barras y hay que marcar todos los productos a mano.Aunque la estructura de los SI depende totalmente de la empresa u organizacin concreta a la que pertenezca, se puede identificar una base comn que es bastante tpica en la mayora de las empresas. La estructura de casi todas las empresas se puede describir bastante bien mediante una pirmide en la que se puede distinguir una jerarqua de diversos niveles de actuacin y gestin.La anchura de la pirmide indica la cantidad de personas que existen en cada nivel jerrquico. Arriba es ms estrecha, ya que hay menos directivos que empleados.Estos sistemas se encuentran integrados, de manera que cada nivel utiliza la informacin generada por el nivel inmediatamente inferior. El hecho de que estn integrados evita tambin que se produzcan incompatibilidades entre los datos, o redundancias innecesarias.[En (Piattini et al. 96) cap. 2 se encuentran ejemplos de operaciones tpicas en los niveles operativos, tcticos y estratgicos de direccin, en cuanto a los sistemas de subsistema de recursos humanossubsistema de gestin contablesubsistema de gestin comercialsubsistema de control de las existencias]

Un ejemplo de la pirmide: embotelladora de refrescosTransacciones: compra de etiquetas (factura, pagos)Operativa: reaprovisionamiento de etiquetasTctica: buscar mejores condiciones (proveedores) para las etiquetas de los productos (en particular, de los ms vendidos)Estratgica: cambiar de etiquetas en papel a etiquetas de plstico???

Operaciones y transacciones. Este nivel incluye el procesamiento de las actividades diarias o transacciones, los acontecimientos rutinarios que afectan a la organizacin: facturacin, pagos, entrega de productos, etc. Las transacciones constituyen la mayor parte de las actividades cotidianas y suelen contar en todas las empresas con caractersticas similares:Los procedimientos de tratamiento se comprenden bien y se pueden describir en detalle.Aparecen pocas excepciones a los procedimientos normales.Hay un gran volumen de transacciones.Existe una gran similitud entre transacciones.Los procedimientos de procesamiento de transacciones se suelen denominar procedimientos de operacin estndar y describen tanto la rutina de pasos a seguir normalmente como lo que hay que hacer en caso de que ocurra algo excepcional. Por ejemplo, en los terminales de venta o cajas de los grandes almacenes, se comienza por marcar el cdigo de los artculos comprobando su precio, despus se marca el nmero del vendedor y si el pago se hace con tarjeta, se debe pasar sta por el lector magntico y comprobar la firma. En caso de firma sospechosa, se anula la operacin y se llama al supervisor.El nivel operativo de direccin se preocupa del anlisis de los resultados, esencialmente respecto de los recursos (dinero, tiempo, personal, etc.) consumidos en las transacciones, para tomar decisiones a corto plazo y de consecuencias limitadas (reprovisionamiento de materiales, ordenacin de la produccin, etc.).Se suele trabajar con informacin procedente del registro de transacciones cuyas caractersticas son:Es repetitiva (informes peridicos de ventas, pagos, etc.).Centrada en el pasado (resultados histricos).Con datos originados internamente.Los datos cuentan con un formato bien estructurado.Los datos son detallados y precisos.El nivel tctico de direccin se suele preocupar de la asignacin efectiva de recursos a medio plazo (suele ser tpico actuar a un mnimo de un ao vista) para mejorar el rendimiento de la empresa. Habitualmente se concentra en anlisis de informes de los tipos siguientes:Resmenes con medidas estadsticas: media de ventas por departamento, total de horas extras, etc.De excepciones: aquellos departamentos que han consumido ms de la media, centros con prdidas, etc.Especficos, que no se haban pedido antes, y que los directivos necesitan normalmente con rapidez para resolver un problema muy concreto (que se suele detectar gracias a algn informe de excepciones). Por ejemplo, cuando los costes de un departamento se disparan, se puede pedir un resumen de gastos corrientes desglosado por partidas especficas (telfono, electricidad, etc.).El manejo de informacin se centra en la informacin tanto peridica y rutinaria como excepcional y de necesidad inmediata. Se trabaja con el propsito de descubrir algo nuevo en los datos, no slo lo evidente, siempre actuando sobre informacin resumida (habitualmente estadsticas) y de naturaleza comparativa ms que descriptiva. Las fuentes de datos son tanto internas (de las transacciones ) como externas (por ejemplo, para comparar los resultados con lo que ocurre en otras compaas). El nivel estratgico de direccin trabaja con plazos largos (mnimo 3-5 aos) para acometer la difcil tarea de decidir las lneas maestras que debe seguir la empresa en el futuro.La informacin que se maneja debe aparecer en un formato muy resumido, con el objetivo de predecir qu ser lo mejor para el xito futuro de la compaa. Se incluye informacin en formatos muy variables y de las fuentes externas ms inesperadas.Las decisiones que se deben tomar en este nivel estn poco formalizadas y tienen un fuerte componente subjetivo.Existen dos grupos principales de flujo de informacin en la empresa: horizontales (para la coordinacin) y verticales (basados en la jerarqua). En consecuencia, los tipos de flujos que cabe distinguir en una organizacin son los siguientes:Flujos verticales ascendentes, de subordinado a superior. Suelen consistir en informes, ms o menos formales, sobre resultados de las actividades o de las gestiones y avisos sobre incidencias. Tienen un marcado carcter histrico, de orientacin al pasado.Flujos verticales descendentes, de jefe a subordinado. Normalmente se trata de rdenes: decisiones, objetivos que hay que cumplir, planes que se van a implantar, etc. Tambin puede consistir en solicitudes especficas de informacin para tomar decisiones o controlar el funcionamiento.Flujos horizontales, entre personas del mismo nivel de autoridad (o sin relacin jerrquica directa), bien entre compaeros de la misma unidad o bien entre personas de departamentos distintos. Frecuentemente, el contenido se suele denominar informacin de coordinacin para poder manejar responsabilidades compartidas (el vendedor debe consultar con el departamento de produccin para saber si se puede instalar un accesorio extra a ese modelo de coche que le pide el cliente). Estos flujos constituyen un medio esencial para adaptarse mejor al mercado, por lo que actualmente se trata de fomentar que existan canales horizontales de comunicacin giles y eficaces en las empresas. En las organizaciones muy jerrquicas y rgidas (lo que se conoce popularmente como burocracia) la informacin no fluye horizontalmente con agilidad: un empleado de un departamento que quiera coordinarse con un colega de otra unidad debe pedir a su superior que le pida al jefe del otro empleado que autorice a su subordinado a compartir informacin o gastar tiempo de su jornada con l. Estos tipos de flujos son los que consideramos formales, ya que aparecen reflejados en los organigramas y en los procedimientos de operacin.Existen otras comunicaciones informales (conversaciones, compartir un caf, llamadas de telfono, etc.) que, actualmente, los directivos intentan fomentar para crear un mejor clima de trabajo e incentivar la comunicacin distendida de experiencias profesionales.

Hemos visto una forma de organizacin basada en la jerarqua para explicar la estructura de comunicacin y utilizacin de informacin, pero tambin podemos estudiar la organizacin atendiendo a otros puntos de vista.MIS (Management Information Systems), sistemas de informacin para la direccin, que suelen producir la informacin de gestin y control que necesitan los directivos en el nivel tctico (nivel de direccin intermedio). Se trata de la toma de decisiones relacionada con el control administrativo (no son decisiones estratgicas, como las apoyadas por el DSS).Ejemplos: todo lo que no pertenece al procesamiento rutinario de las transacciones: pedir listados de volmenes de ventas por cliente, listado de gasto por departamento con excepciones, incrementos en la produccin de determinados tipos de productos, etc.

DSS (Decision Support Systems), sistemas de soporte a la decisin, orientados generalmente a la alta direccin, y a facilitar las decisiones estratgicas, las polticas en los niveles ms altos de la administracin. El DSS tiende a utilizarse en la planificacin, el anlisis de alternativas, y el ensayo y error para la bsqueda de soluciones.A menudo la calidad de las decisiones de los directivos se ve influenciada por la informacin disponible, de manera que muchas veces no se toma una decisin mejor porque no se dispone de los datos necesarios, o porque no se dispone del tiempo necesario para analizarlos. Con el DSS se trata de evitar el tpico de la falta de informacin por el exceso de la informacin. Un DSS se puede definir como un sistema informtico interactivo, que ayuda al usuario en la toma de decisiones, utilizando modelos para resolver problemas no estructurados. Es interactivo ya que no se trata de un dispositivo de control automtico: debe producirse una interaccin entre el programa y el directivo que recibe la informacin. El problema no es estructurado, ya que ste es el tipo de problemas que normalmente aparecen en el nivel estratgico de la empresa, que es el nivel en que se plantean directrices a largo plazo. Un ejemplo de problema no estructurado sera el ajedrez. En cambio, cuando la toma de decisin est muy estructurada, lo ms habitual es que la realice directamente una mquina. En los DSS se suelen utilizar modelos de inteligencia artificial y sistemas expertos.Ejemplos: predecir el nivel de consumo en los pases de Amrica Latina a partir de las tasas estimadas de inflacin, crecimiento anual, tipos de inters, etc., con el fin de saber si merece la pena comprar un empresa de comunicaciones (ntese como esta decisin no se puede automatizar).

OIS (Operating Information Systems), sistemas de informacin de operaciones, que tratan al detalle la operatoria o funciones bsicas de la empresa: contabilidad, almacn, control de facturas y albaranes, etc.El OIS representa la automatizacin del proceso rutinario, y es fundamental para soportar las operaciones bsicas de la empresa, y producir informes que puedan ser analizados por los MIS y los DSS.