Directiva Legajo Personal

UNIVERSIDAD NACIONAL DEL SANTA OFICINA CENTRAL DE PERSONAL

OFICINA DE ESCALAFON

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“Año de la Inversión para el Desarrollo Rural y la Seguridad Alimentaria”

DIRECTIVA N° 001-2013-UNS-OCPER-OESC

ORGANIZACION, MANTENIMIENTO Y ACTUALIZACION

DEL LEGAJO PERSONAL U.N.S.

CONCEPTO: El Legajo Personal es el conjunto de documentos que permiten identificar al docente y dejar registrada su formación profesional, así como su carrera docente y administrativa. Para el caso del servidor administrativo dejar registrada su formación técnico profesional, experiencia y carrera administrativa. Es un documento oficial de carácter estrictamente confidencial donde se ordenan documentos oficiales y personales del trabajador a partir de su ingreso a la Universidad incrementándose con los que se generen durante su vida laboral. FINALIDAD: Dar normas que unifiquen a nivel de la Universidad Nacional del Santa, la organización y renovación de información, con criterio técnico, del Legajo Personal y la automatización del procesamiento de sus datos con fines a obtener información actualizada y confiable para la evaluación continua del personal y la concesión de sus derechos. BASE LEGAL: D. Legislativo 276 D. S. 005-90-PCM - Capit. VIII- Art. 86 al 96. AMBITO DE APLICACIÓN: La aplicación de la presente Directiva abarca todo el ámbito de la Universidad Nacional del Santa a nivel de la Oficina Central de Personal y la Oficina de Escalafón, siendo la primera la rectora de este sistema. RESPONSABILIDAD: Es responsable de la aplicación de las normas de esta Directiva, el Jefe de la Oficina Central de Personal. El responsable de su normatividad y control de ejecución a nivel Universidad Nacional del Santa, la jefatura de la Oficina de Escalafón. I. NORMAS GENERALES

1.1. El Legajo Personal es un documento único de manejo centralizado cuyo archivo, ordenamiento y conservación se efectuará a nivel de la Oficina de Escalafón.

1.2. Todo trabajador: docente y administrativo, en condición de nombrado y

contratado, deberá tener su Legajo completo y actualizado periódicamente.



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1.3. La información que poseen los Legajos son de manejo confidencial y reservado,

su acceso está permitido sólo a las personas autorizadas según las normas del Manual de Organización y Funciones de la UNS o al titular del Legajo.

1.4. Los Legajos Personales son bienes intangibles de la Oficina de Escalafón donde

se archivan, por ningún motivo podrán salir fuera de ella, salvo solicitud expresa del titular..

1.5. En los Legajos personales se archivarán los documentos obligatorios y los

documentos facultativos.

Los documentos obligatorios serán copias legalizadas por Secretaria General de la UNS o Funcionario autorizado por la Universidad, a nivel de la administración central y de las facultades. Los documentos facultativos serán originales o copias refrendadas por el propio trabajador, como declaración jurada (Ley 25035) y el funcionario responsable de la Oficina de Escalafón.

1.6. Ningún documento que exista en el Legajo, que no sea original, tendrá validez

sino cuenta con Legalización del Fedatario de la UNS ó de la Secretaria General de la Universidad de Origen (caso de grados y títulos profesionales)

1.7. Los documentos que se presenten no deben estar deteriorados, o con

enmendaduras, ni manchas que dejen dudas sobre su autenticidad. 1.8. Los documentos que ingresen deben tener un sello que identifique fecha,

nombre y firma de quien lo recibió e ingresó al Legajo de Personal, salvo el caso de las Resoluciones emitidas por Rectorado, Consejo Universitario o Decanatura.

1.9. Cuando los documentos a archivar lo constituyan Resoluciones Rectorales,

Decanaturales o de Consejo Universitario, estas se registrarán dentro del Legajo Personal que corresponda y la copia original de la Resolución se archivará en el Archivo Central de Resoluciones de la Oficina de Escalafón.

1.10. Constituyen documentos obligatorios:

Partida de Nacimiento/ Resolución de Nacionalización (caso docentes extranjeros)

Documento Nacional de Identidad (DNI) Certificados, Diplomas, Títulos que acrediten formación técnico, formación

profesional de pre-grado y post-grado. Resoluciones relacionados en su carrera laboral Certificado de Habilidad Profesional (Caso de docentes y personal administrativo

profesional) 1.11. Constituyen documentos facultativos:



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Todos aquellos que el titular considere importante y proporciona para calificar su condición y calificación laboral.

1.12. Cuando los trabajos impresos se sustenten en los documentos de sus

publicaciones, estos serán registrados en el Legajo Personal quedando únicamente una fotocopia de la carátula del mismo certificada por el Jefe de la Oficina de Personal y los trabajos luego serán enviados a la Biblioteca de la Facultad adonde corresponda su contratación o nombramiento anotando en el Legajo el lugar adonde se remitió.

1.13. Periódicamente se actualizará el Legajo devolviendo al trabajador los

documentos facultativos que tengan más de 5 años de vigencia y que no constituyan aporte para fines de evaluación.

1.14. Para los procesos de evaluación y promoción del personal: Una vez derivado el

file al Comité evaluador, el docente o administrativo, podrá adjuntar nuevos documentos directamente al Comité Evaluador, respetando los plazos establecidos.

1.15. Los Legajos físicos del personal, deben ser actualizadas en períodos no

mayores de seis meses por el propio trabajador, asi mismo será actualizada la DATA por el técnico responsable de la administración del SIIGAA-OESC de Oficina de Escalafón para la administración.

1.16. Los Legajos de las personas que se retiran por cese, renuncia, destitución o

fallecimiento pasarán a un archivo pasivo de la Oficina Escalafón. 1.17. La confiabilidad de los documentos es de responsabilidad del titular del legajo

(Ley 25035) y la responsabilidad de su conservación del Legajo Personal es de la Oficina de Escalafón.

1.18. Periódicamente, la Oficina de Escalafón efectuará actualización computarizada

del Legajo Personal de cada trabajador.

II. DE LA ORGANIZACION DEL LEGAJO PERSONAL:

La estructura del Legajo Personal tendrá la organización que se detalla en el formato del anexo adjunto:

2.1. DATOS PERSONALES: La descripción de cada uno de los acápites del

formato es como sigue: Nombres y Apellidos. Documentos de identidad. Fecha de nacimiento. Dirección real. Teléfono/Celular Correo electrónico

Ver Anexo (I).



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2.2. DATOS FAMILIARES: Copia de Documento Nacional de Identidad (DNI) del conyugue

Partida de Matrimonio Partida de Nacimiento de los hijos. Ver Anexo (II).

2.3. CARRERA LABORAL:

Contiene todos los documentos legales probatorios que demuestren su experiencia laboral en el estado o en el sector privado, tales como:

Contratos, prórrogas de contrato, nombramientos, reingreso, rotaciones. Encargaturas, designaciones de cargos y término de las mismas Cambios de categoría y clase o de grupo ocupacional y nivel, promociones Reconocimiento de tiempo de servicios Rescisión de contrato, cese temporal y definitivo, destitución

Se registrará en el Anexo (III), cronológicamente; excepcionalmente se incluirán documentos que no sean Resoluciones.

2.4. BENEFICIOS: Registrará todas las resoluciones de los beneficios concedidos al trabajador como consecuencia de su desempeño laboral tales como:

Vacaciones acumuladas, vacaciones truncas Régimen de pensiones, cambio de régimen de pensiones, suspensión de

pensión, restitución de pensión, nivelaciones, mayor nivel, pensión de viudez, orfandad, ascendientes, bonificaciones por edad ( Art.49 D.L.20530)

Subsidios por sepelio y luto, gastos de sepelio. Ver el Anexo (IV)

2.5. ESTUDIOS Y CAPACITACION:

Registrará los documentos que acrediten estudios, formación técnico ó formación profesional de pre grado y post grado, actualización, perfeccionamiento, así como su colegiación de ser personal profesional, en forma cronológica; la copia legalizada del documento se archivará en el Legajo Persona en el Anexo (V).

2.6. LICENCIAS: Registrará todos los permisos autorizados y Resoluciones Rectorales de licencias concedidas por: Enfermedad, maternidad, accidente de trabajo: en el Registro Individual de

Descansos Médicos en el Anexo (VI). Capacitación: en el Registro de Permisos y Licencias por Capacitación

Anexo (VII). Asuntos personales: en el Registro de Permisos y Licencias por Asuntos

Personales Anexo (VIII).

2.7. INVESTIGACIONES Y PUBLICACIONES Se registraran los documentos que acreditan la publicación de la investigación



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en revistas o libros o el documento, que acredite el trabajo, emitido por Institución reconocida, en forma cronológica, el nombre de la investigación o trabajo publicado, y las características bibliográficas para su identificación, en el Anexo (IX). De presentarse el libro o revista donde se publicó, se sacará copia a la carátula, la que certificará el Jefe de la Oficina de Personal para archivarlo en el Legajo Personal; el documento se remitirá la biblioteca a la Facultad que corresponda o a la Biblioteca Central.

2.8. MERITOS Se registraran los documentos que reconozcan el trabajo realizado mediante Resolución Rectoral o de otro nivel, diplomas, certificados, emitidos por la propia Universidad u otra entidad y la participación calificada, no relacionada con su trabajo, en actividades culturales, deportivas y de proyección social a la comunidad que tenga trascendencia como atributos para configurar el perfil integral de la persona, en el Anexo (X).

2.9. DEMERITOS

Se registraran los documentos que signifiquen sanciones aplicadas por la UNS, en cualquier nivel, o entidad ajena a ella, registrándolos cronológicamente en el Anexo (XI).

III. DEL SISTEMA DIGITAL ESCALAFONARIO DEL LEGAJO PERSONAL

3.1. Toda la información consignada dentro del Legajo Personal se registrará en el denominado Sistema Digital Escalafonario de Legajo Personal.

3.2. La información del Legajo Personal a nivel de la UNS ingresada al Sistema

Digital Escalafonario se mantendrá actualizada en el Oficina de Escalafón. 3.3. El Sistema Digital Escalafonario del Legajo Personal constará de:

Las fichas de datos personales (Anexo I) De datos familiares (Anexo II) Las Resoluciones de la Carrera Laboral (Anexo III) Registro de Resoluciones de Beneficios (Anexo IV) Registro de Documentos de Estudios y Capacitación (Anexo V). Registro de Descansos médicos (Anexo VI). Registro de Permisos y Licencias por Capacitación (Anexo VII). Registro de Permisos y Licencias por Asuntos Personales (Anexo VIII). Investigación y Publicaciones (Anexo IX) Méritos (Anexo X) Deméritos (Anexo XI)

3.4. En todos los documentos del Legajo Personal cuya información sea ingresada

al Sistema Digital Escalafonario, deberá colocársele un sello con la siguiente leyenda. Digitado por: Apellidos y Nombres.



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Fecha de digitación. Firma del técnico responsable.

3.5. Cada vez que se actualice la información en el Sistema Digital Escalafonario,

se imprimirá la nueva ficha actualizada, que reemplazará a la que existe en el Legajo Personal debiendo quedar la anterior como antecedente por un periodo máximo de 3 años, salvo que repita la información anterior y ésta se encuentre en el Sistema Digital Escalafonario, en este caso deberá ser eliminada la anterior.

3.6. La información que ingresa al Sistema Digital Escalafonario no podrá ser

borrada ni modificada; la corrección que hubiese necesidad de hacer se efectuará con un nuevo ingreso autorizado por autoridad responsable cuyo código queda registrado.

3.7. El Sistema Digital Escalafonario permite el acceso solo a la persona autorizada

y el ingreso de información se cierra con la fecha y el código del usuario.

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Directiva Legajo Personal

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