Diseño de archivos y uso de archivo y (2)
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DISEÑO DE ARCHIVOS Y USO DE ARCHIVO Y USO DE DISPOSITIVOS DE ALMACENAMIENTO SECUNDARIO
ESTUDIANTES:LUZ ANGELA JOYA ALMEYDA
ARMANDO MASMELAS BOJACÁCESAR TULIO RIVERA ZULUAGA
YEIMY ANDREA GARAY MORALESCAMILO ANDRÉS BRAVO FLÓREZ
LEIDY YOJANA CASTAÑEDA HURTADONATALIA CAROLINA RODRIGUEZ CARDENAS
DOCENTE:JORGE MARIO ZULUAGA CAMPUZANO
UNIVERSIDAD DEL QUINDIOFACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES
CIENCIADELA INFORMACIÓN Y LA DOUMENTACIÓN BILIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSITICAARMENIA, QUINDIO
2016
CONTENIDO
INTRODUCCION
OBJETIVO
DISEÑO DE ARCHIVO
1. Terminología básica
2. Diagrama de estructura de datos
3. Tipos de archivo
4. Respaldo y recuperación de archivo
DISPOSITIVOS DE ALMACENAMIENTO SECUNDARIO
CONCLUSIONES
BIBLIOGRAFIA
INTRODUCCION
Los sistemas de información de las entidades, están encaminados hacia el uso de archivos y bases de datos. Los datos son acumulados en los archivos, los cuales son procesados o mantenidos por el sistema; las bases de datos se encargan de acumular los datos producto de las transacciones y otros archivos generados por cada entidad, con el fin de ser usados bajo diferentes aplicaciones.
En este trabajo se pretende conocer algunos de los términos que hacen parte del lenguaje de archivos y el papel que juegan dentro de un sistema de información
OBJETIVOS
GENERALAdquirir un panorama de diseño de archivos y el uso de los dispositivos de almacenamiento secundarios.
ESPECIFICOS Familiarizarnos con el lenguaje de diseño de archivos. Conocer los dispositivos de uso secundario para el almacenamiento de datos.
DISEÑO DE ARCHIVOS¿Qué es?
Es la recopilación de datos, los cuales son ordenados y procesados en un programa de archivos dentro de un sistema, teniendo en cuenta que las entidades de hoy en día están encaminadas al uso de archivos sistematizados y bases de datos. Estos datos se acumulan en archivos que son procesados y mantenidos por el sistema.
Se debe tener en cuenta: Los datos que se van a incluir La longitud de cada registro, con base en las características de los datos La secuencia de los registros dentro del archivo. No obedecen a un tamaño predeterminado, pueden ser archivos pequeños o
grandes
1.TERMINOLOGÍA BÁSICA DE ARCHIVOS
Dato: cada uno de los elementos de un archivo, conocido como campos. Como por ejemplo los campos que hay que llenar en un cheque
Registro: Conjunto completo de datos relacionados, pertenecientes a una entrada
Llave de registro: Dato del registro cuyo valor es único en todos los registros del archivo, es utilizado con fines de identificación
1.Terminología básica de archivos
Entidad: Es cualquier persona, lugar, cosa o evento de interés para la organización, acerca de la cual se capturan, almacenan o procesan datos. Ejemplo: Los pacientes y los exámenes son entidades de interés en los hospitales.
Archivo: Es una colección de registros relacionados, se incluye cada registro en un archivo, ya que pertenece a la misma entidad.
Bases de datos: Colección integrada de datos almacenados en distintos tipos de registros, de forma que sean accesibles para múltiples aplicaciones.
2. DIAGRAMA DE ESTRUCTURA DE DATOS
Los diagramas de estructuras de datos, son herramientas básicas que muestran los requerimientos lógicos, para la aplicación n de un sistema de información. Tienen cuatro finalidades:
1. Verificar los requerimientos de información
2. Describir los datos asociados con las entidades
3. Mostrar la relación entre entidades
4. Comunicar los requerimientos de datos a un diseñador de archivo o administrador de la base de datos.
5. Construir un modelo lógico del sistema que facilite su comprensión.
FASES PARA LA CONSTRUCCION DE LA ESTRUCTURA DE DATOS
Identificar las entidades dentro del sistema, pueden ser: personas, objetos, actividades etc.
Determinar las claves de las entidades Establecer las relaciones entre las entidades Diseñar el modelo de datos Identificar y describir los atributos de las
entidades Verificación sobre el diagrama
EJEMPLO DE ESTRUCTURA DE DATOS PARA UN CHEQUE
NOMBRE DE LA ENTIDAD
LLAVE DE REGISTRO
CAMPOS
CHEQUE
NOMBRE DE LA CUENTA
Número de chequeFechaPortadorMonto de la transacción
3. TIPOS DE ARCHIVO
ARCHIVO MAESTRO: Es un conjunto de registros importantes acerca de las actividades de una organización. Por ejemplo:
El archivo maestro de un sistema de pagos de cuenta, muestra el balance de cada vendedor o proveedor, al cual se le compra provisiones o servicios.
ARCHIVO MAESTRO
Información del estado actual
Resumen histórico del año
Vendedor N° 1258 NombreHECHO EN COLOMBIA
Balance actual13.846.450
Compras desde el 1° de Enero hasta la fecha5.234.678
fecha compras compras pagos
3. TIPOS DE ARCHIVO
ARCHIVOS DE TRANSACCIONES: Es un archivo temporal con dos propósitos: Actualizar datos al momento en el que ocurran Actualizar los archivos maestros para reflejar los resultados de las
transacciones actuales.CARPETAS DE EVENTOS
COMPRASDatos de
documento fuente
PROCESO DE ACTUALIZACIÓ
NLas
transacciones se procesan
para actualizar el archivo maestro
pagosDetalles
de la transacció
n
Archivo maestro actualiz
ado
Cambios de
registros
Archivosmaestro
s
Transacción de la Cía.
proveedora
datos con balance inicial
datos del nuevo
balance
Transacciones de la Cía.
TRANSACCIONES
TIPOS DE ARCHIVO ARCHIVO DE TABLAS: Los archivos de tablas contienen datos de
referencia utilizados en el procesamiento de transacciones, actualización de los archivos maestros o producción de salidas.
.
TIPOS DE ARCHIVO ARCHIVO DE REPORTES: Son
archivos temporales, que se utilizan cuando el tiempo de impresión no está disponible para todos los reporte producidos.
La computadora escribe el documento a un archivo en disco o cinta magnética, donde permanece hasta que pueda imprimirse.
los archivos de reporte se pueden usar con dispositivos de salida como: graficadoras,
unidades de microfilm, y microficha o sistema tipográfico comercial.
TIPOS DE ARCHIVO
También se encuentran de acuerdo a: ELMENTOS: Archivos de entrada: estos
archivos están compuestos por una serie de datos almacenados en un dispositivo de entrada.
Archivos de salida: estos archivos contienen aquella información que se la visualiza desde la computadora.
Archivos de situación: estos archivos contienen información que es actualizada constantemente.
Archivos constantes: estos archivos están conformados por registros cuyos campos son fijos o bien, de baja frecuencia de variación.
Archivos históricos: está compuesto por datos que varían en el tiempo y con información de los archivos actualizados.
Archivos de movimiento: esta clase de archivos se utilizan junto con los constantes y poseen en común algún campo.
Archivos de maniobra: estos se crean en el momento en que se ejecuta algún programa y se borran una vez que finaliza la ejecución, son auxiliares.
TIPOS DE ARCHIVO DATOS QUE ALMACENA: ASCII: en este tipo de archivo los
datos son almacenados a través de un simple texto. Esto permite intercambiar a los datos que contienen así como también para crear archivos que el propio usuario pueda modificar.
BINARIO: esta clase de archivos, en cambio, almacena información en un lenguaje al que sólo la propia computadora comprende, por ejemplo colores, sonidos, imágenes u órdenes. Estos archivos son de menor peso que los anteriores.
TIPOS DE ARCHIVO MECANISMO ACCEDER A LOS
ARCHIVOS: Archivos directos: en estos cada
registro puede leerse y escribirse directamente. Esto se logra con la expresión de su dirección en el fichero.
Archivos secuenciales: en estos archivos los registros se organizan de manera secuencial de manera tal que para leer uno, se deben haber leído los anteriores.
Archivos de índices: en estos archivos se puede acceder a los registros a partir de la contraseña que posean.
4. RESPALDO Y RECUPERACIÓN DE ARCHIVOS
Debido a que los sistemas de información son vulnerables a problemas que pueden causar la perdida accidental de los datos, los analistas, en su tarea de preservación de los datos de los archivos tanto maestros como de transacción, desde la fase de diseño y durante toda la vida del sistema.
Los archivos de respaldo duplican el conjunto original de datos
La naturaleza de los archivos con archivo secuencial, proporciona un esquema listo y virtualmente automático de respaldo.
Método de respaldo de archivos
,
GENERACION DE UN ARCHIVO MAESTRO
Técnica del padre- hijo: Esta técnica desarrolla las dos generaciones de archivos maestros que generalmente existen como resultado del ciclo de actualización normal, en archivos secuenciales, por lo menos tres generaciones
ARCHIVO
MAESTRO
CREADO AYER
ACTUALIZACION DEL PROCESO CON
LAS TRANSACCIONES
DEL LUNES
ARCHIVO MAESTR
O CREADO
EL MARTES
ACTUALIZACION DEL PROCESO CON LAS TRANSACCIONES
DEL MARTES
ACTUALIZACION DEL PROCESO CON LAS TRANSACCIONES DEL MIERCOLES
ARCHIVO MAESTRO CREADO
EL MIERCOLE
S
ARCHIVO MAESTRO CREADO
EL JUEVES
TRANSACCIONES ACUMULADAS
DEL LUNES
TRANSACCIONES
ACUMULADAS DEL MARTES
TRANSACCIONES
ACUMULADAS DEL
MIERCOLES
Lunes
Martes
Miércoles
abuelo
padre
hijo
GENERACION DE UN SISTEMA DE RESPALDOPARA ARCHIVOSSECUENCIALES
MÉTODO DE RESPALDO DE ARCHIVOS
VACIADO DE UN ARCHIVO MAESTROEs el proceso de duplicar un archivo para crear otra copia e él. Un programa aparte del sistema se ejecuta para leer los datos del archivo maestro y escribe los datos de este en un archivo de respaldo.
MÉTODO DE RESPALDO DE ARCHIVOS
COPIAS IMÁGENES DEL REGISTRO
En entidades grandes, por ejemplo los registros del seguro social.
DISPOSITIVOS DE ALMACENAMIENTO SECUNDARIO
DISCOS FLEXIBLES:
Se utilizan para almacenar información de naturaleza informática, para lo cual
se insertan en un dispositivo —la unidad de disco— donde una cabeza de lectura/escritura puede
escribir información alterando la orientación
magnética de las partículas de su superficie
DISCOS DUROEs un dispositivo de
almacenamiento el cual, para almacenar los datos o los
programas, utiliza un conjunto de discos rotatorios con un recubrimiento magnético,
llamados platos [platters]. En el uso cotidiano, los términos disco duro, unidad de disco
duro y unidad dura [hard disk, hard disk drive y hard drive]
son intercambiables, debido a que el disco y el mecanismo de la unidad conforman una
misma entidad
CINTAS MAGNÉTICASSoporte flexible de
almacenamiento o medio utilizado para guardar
información, esta se graba en pistas sobre una banda plástica donde se deposita
una fina película magnética, generalmente óxido de hierro, Cr, Fe-Co,
Co-Ni. Es posible almacenar información
variada como vídeo, audio y datos.
DISPOSITIVOS DE ALMACENAMIENTO SECUNDARIO
ALMACENAMIENTO OPTICO
Las grandes cantidades de documentos y archivos que producen y reciben las entidades, han creado la necesidad de dispositivos de almacenamiento con mayor capacidad.
Los dispositivos de almacenamiento óptico hacen posible que la localización de la información sea precisa porque actúan rayos laser.
Escribir información en un medio óptico es algo complicado ya que ellos perforan físicamente la superficie para reflejar la luz del laser.
DISPOSITIVOS DE ALMACENAMIENTO OPTICO
CD y DVD. Los discos ópticos son medios de almacenamiento movibles que tienen la capacidad de guardar grandes cantidades de datos en espacio reducido. Los discos ópticos son un plástico de forma circular con picos y valles, que son leídos por un rayo láser.
CONCLUSION
Para nosotros como futuros profesionales de la información, es importante tener conocimiento sobre como se forman los archivos sistematizados, su alcances dentro de una compañía, así como la forma de operar de estos, la manera de respaldo de estos archivos, los dispositivos existentes para guardar información . Esto hará de nuestro trabajo de salvaguardas de la información más sencillo, rápido, eficaz tanto para nosotros, como para los usuarios a la hora de acceder a la información.
El correcto diseño de archivos es necesario para preservar la información y facilitarla a los usuarios, si esto se hace de una manera organizada ayuda a la productividad de las entidades donde se lleva a cabo
Los dispositivos de almacenamiento secundario son necesarios para conservar la información frente a posibles daños en los equipos o en su memoria primaria
BIBLIOGRAFIA
https://www.ecured.cu/images/b/b6/Soporte_CD_01_1.jpghttps://www.google.com.co/search?q=diagrama+de+estructura+de+datosEnciclopedia de Clasificaciones. (2016). Tipos de archivos. Recuperado de: Fuente: http://www.tiposde.org/informatica/105-tipos-de-archivos/#ixzz4Nph9xxbJ
Senn, J. A, Análisis y diseño de sistemas de información, México, McGraw-Hill