DISEÑO DE CARGOS

Introducción

En este trabajo presentaremos el resultado de nuestra investigación, cuya finalidad es resaltar la gran importancia que a nuestro juicio tiene el subsistema de aplicación de recursos humanos en lo referente al “Diseño de los Puestos de Trabajo”, ya que entendemos que éste representa el punto de partida y una fuerza motora importante en el desarrollo productivo de las organizaciones en todo sentido.

Gran parte del éxito del empleado en el desempeño de su trabajo se da por su grado de adaptación al puesto y al entorno. Es por eso que las organizaciones buscan equilibrar la armonía del trabajador con la competitividad de la empresa, por lo que, encontrar un acoplamiento óptimo entre empleado y puesto de trabajo es un objetivo que debe ser establecido desde el principio.

Uno de los requisitos para que un profesional se sienta motivadoy rinda en su trabajo, es que se sienta cómodo en su puesto, que haga lo que realmente debe o está destinado a hacer, ni más ni menos. Y esto será el resultado de una serie de factores que están estrecha o directamente relacionados con un buen diseño, análisis y descripción de puestos.

Características del Diseño de puestos

• Se realiza el diseño de puestos cuando:

1. Se funda una organización por primera vez. 2. Se crean nuevos puestos3. Se modifican de manera significativa los puestos como resultado de

nuevas tecnologías, métodos, procedimientos o sistemas.

• Todo diseño de puesto nace de una necesidad, un requerimiento.

• Por lo general, los diseños de puestos se dan con el crecimiento de las organizaciones.

• Las funciones determinan el puesto. Y según estas funciones, el especialista de RRHH investiga y designa el puesto apropiado.

• Un mal requerimiento o un diseño de puesto de trabajo erróneo conllevan a fenómenos como rotación de personal, quejas, desmotivación, insatisfacción y baja productividad de los trabajadores.

Realidad de la Empresa Peruana

• Crecimiento en las organizaciones

• Notoria y exagerada Rotación de personal

• Minimizar costos

• Especialización en los puestos

• Personas en las áreas que ocupan, no cumplen con el perfil requerido. No son idóneas para el puesto.

• Consecuencia de esto, la gente se aburre, y cambian de trabajo. Dejando una plaza sin cubrir en la empresa.

• Al renunciar esta persona, ya se han incurrido en muchos gastos:

Se gastó ante el ministerio un pago de contratación, así como de beneficios sociales de este trabajador.

Es un gasto el contratar a otra persona ya que se optará tal vez por poner avisos en el periódico, enviar requerimientos a bolsas de trabajo de distintas organizaciones.

Hay pérdida en la empresa ya que hay un puesto que esta vacío por tanto no está produciendo…, etc.

…Y de esta forma enumeraríamos muchas mas consecuencias que se manifiestan debido a un mal diseño de puestos.

• Pero obviamente no en todas las empresas peruanas sucede lo mismo.

• Por tanto, el especialista en diseñar los puestos en la organización, deberá trabajar de la mano con las personas encargadas de hacer las requisiciones y éstas otras, especificar las funciones a realizar de los supuestos trabajadores debiendo ser sumamente específicos en lo que necesitan para así crear el puesto idóneo para desempeñar su cargo exitosamente y evitar así tanto descontento en las áreas.

VENTAJAS• El hecho de que los puestos estén cubiertos

de gente idónea, conllevan a una positiva evolución dentro de la empresa y a un logro de objetivos de ambas partes.

• En una organización pequeña que recién se forma, resulta una tarea simple. En una grande el analista debe recurrir a la nómina y a los organigramas vigentes, o a una investigación directa con los empleados, supervisores y gerentes, siendo así más engorroso el trabajo pero finalmente positivo.

• Disminución de los índices de rotación de personal

• El Personal no se desgastará ni perderá tiempo valioso requerido de sus funciones inherentes o en temas de mayor prioridad...No tendrá una disminución de la productividad de sus áreas

• Explotación adecuada de las capacidades de cada individuo y mejor aprovechamiento de la jornada laboral

DESVENTAJAS

• Pueden surgir por ejemplo, al momento de realizar una reestructuración de puestos en las distintas áreas de una empresa grande. Ya que puede suceder que al momento de pedir a los jefes las funciones de cada empleado y lo mismo pedírselo al empleado, las funciones discrepen por el hecho de que se están cumpliendo mas funciones de las debidas. De ese modo se hace más trabajosa la investigación.

• Cuando los especialistas en personal consideran que los puestos no se encuentran suficientemente especializados, proceden a la simplificación de las labores. Las tareas de un puesto pueden dividirse en dos puestos. El riesgo de esto es el aburrimiento del empleado, problema que se da con más frecuencia a mayor grado de preparación académica.

• Cuando hay serias deficiencias en el diseño, se presentan fenómenos como rotación del personal, ausentismo, quejas, protestas, etc.

Caso Nacional

Se llevó a cabo una reingeniería de sistemas en la Clínica Maison de Santè. La cual presentó un crecimiento en sus 4 sedes, y se vio en la necesidad de crear nuevos puestos a partir de la aplicación de un procedimiento propio para el diseño de estos, y a rediseñar los ya existentes.

Además de esto, el proyecto exigiría la creación de nuevas áreas debido al crecimiento de la empresa.

Se realizó el análisis de correspondencia entre el ocupante actual y el profesiograma del cargo, lográndose una mayor organización y satisfacción del ocupante en el puesto.

Antecedentes

Mediante la aplicación de encuestas y entrevistas al personal de todos los rangos, se detectaron problemas de organización del trabajo que afectaban el buen desarrollo del mismo y que confirmaban la necesidad de realizar el diseño de los puestos de trabajo.

Se detectó lo siguiente:

• Desactualización en los puestos

• Falta de organización por departamentos, ya que no se sabía que jefaturas pertenecían a que áreas.

• Necesitaban crear más áreas en la organización.

• Entre otras deficiencias.

Aplicación de la estrategia

La clínica se divide en 2 partes: La parte organizacional, que corresponde a la planta ejecutiva; y la planta médica. Estas dos son independientes una de la otra pero ambas son manejadas por un solo directorio que es la Dirección médica.

La reestructuración, se realizó en la planta médica.

El especialista contratado debía tener claramente el organigrama bien estructurado de toda la empresa.

Entrevista a los jefes inmediatos

Entrevista a los subordinados

Creación de MOF por área para organizar la institución.

Una vez entrevistados todos los miembros, Se debía crear un MOF por área para organizar la institución.

Diseñaron una plantilla con procedimientos a seguir por los gerentes de toda la organización con el objetivo de aprender a llenar el MOF de cada área.

Los puntos que contenía este documento eran los siguientes:

MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES SEDE LIMA

GERENCIA ADMINISTRATIVA Y FINANZAS

I.- VISION

II.- MISIÓN

III.- ORGANIGRAMA

IV.- ESTRUCTURA ORGANICA

V.- DEFINICIÓN DE LA GERENCIA

VI.- LINEAS DE AUTORIDAD DE LA GERENCIA

VII.- DESCRIPCION DEL PUESTO1.1. FUNCIONES ESPECÍFICAS 1.2. LINEAS DE AUTORIDAD1.3. REQUISITOS MINIMOS

Fue trabajoso para ellos el hecho de Pasar oficina por oficina controlando estrictamente que cada gerente de área desarrolle correctamente su MOF.

El levantamiento de la información tomó mas tiempo que el mismo diseño de los puestos. Aproximadamente 3 meses sólo para este levantamiento por sus 4 sedes (Lima, Sur, Este y San Isidro)

Sucedió en muchas áreas, que las personas que ocupaban los puestos, no eran las idóneas, ni cumplían estrictamente el perfil requerido.

Esta herramienta fue una de las más importantes para sanear las necesidades y tener la base para diseñar los puestos.

Impacto o resultados de la aplicación

Una vez recopilada la información como resultado de la última fase, la misma fue revisada por cada jefe inmediato al puesto y analizada, mediante el trabajo en equipo, por el grupo de expertos, quienes determinaron las funciones, responsabilidades, requisitos, condiciones y medios para realizar el trabajo.

Por último se definieron las características físicas y personológicas necesarias para el correcto desarrollo del puesto por parte del ocupante, dando como resultado el profesiograma de cada cargo.

Con la elaboración de los profesiogramas de los cargos quedaron establecidos los requisitos y habilidades que debe poseer la persona que desempeña el puesto, por lo que se realizó el análisis de correspondencia entre puestos diseñados y el ocupante actual, determinándose que:

• No existían problemas en el cumplimiento de los requisitos físicos y personológicos.

• Este estudio, permitió cubrir las plazas que se encontraban vacantes en la Organización y realizar movimientos internos en los Dptos. Así como la creación de 2 o 3 áreas más.

• Este estudio, permitió cubrir las plazas que se encontraban vacantes en la Organización y realizar movimientos internos en los Dptos. Así como la creación de 2 o 3 áreas más.

• Además se detectaron necesidades de aprendizaje, para las cuales se establecieron planes de formación.

En consecuencia a lo planteado en esta etapa, a los 6 meses de implementado el diseño, se aplicó una encuesta para medir el nivel de satisfacción del ocupante en el puesto, dirigido a 4 aspectos fundamentales:

1. Nivel de organización alcanzado en el desarrollo de sus funciones

2. Optimización de su tiempo

3. Conocimientos en su puesto de funciones, responsabilidades, relaciones y condiciones

4. Nivel de satisfacción

CONCLUSIONES• Los resultados mostraron un 90% de

satisfacción del ocupante en su puesto de trabajo mejorando así el desempeño en esta organización.

• La mayoría de trabajadores coincidieron en que había una correcta distribución de las cargas en todos los puestos que permitía un aprovechamiento del tiempo más favorable

BRIDGEPORT INTERNATIONAL ACADEMY (BIA)

CASO INTERNACIONAL

Address : 285 Lafayette Street, Suite 202 Bridgeport, CT 06604

Phone : 203 334-3434 Fax: 203 334-8651

Email : office@bridgeportacademy.org

DATOS RELEVANTES DELA EMPRESA

Colegio ubicado en el campus de la Universidad de Bridgeport. BridgeportInternational Academy tiene un curriculum balanceado con la oportunidad para los alumnos de tomar cursos universitarios.

VISION

• Bridgeport International Academy es un colegio privado del nivel secundario y bachillerato comprometido a la excelencia académica, desarrollo moral, ciudadanía global, diversidad cultural, y el avance del entendimiento internacional, intercultural e interreligioso.

FILOSOFIA EDUCACIONAL• Bridgeport International Academy fomenta

un ambiente social y espiritual. La Academia provee un ambiente positivo de aprendizaje que busca infundir en cada estudiante la reverencia a Dios, el respeto a los demás, responsabilidad al ambiente y, un sentido de participación en la comunidad global.

El 15 de marzo del 2007, BridgeportInternational Academy fue seleccionado y acreditado para los siguientes diez años por NEASC, New England Association of Schoolsand Colleges. El 9 de marzo del 2007, BIA fue otorgado nuevamente aprobación estatal del estado de Connecticut como colegio privado.

• Entrevista realizada por: Jong Hwa S. Bessell• Entrevistado: Dr. Hugh Spurgin

• Cargo: Presidente

ENTREVISTA - TRADUCCION

• How do you develop a job design and what are the factors that you take into consideration?

• ¿Cómo desarrolla usted un diseño de cargos y cuales son los factores que toma en consideración para ello?

Hay una diferencia entre una empresa inicial y una empresa establecida. Cuando nosotros empezamos, hace once años, usamos una plantilla de diseño de cargos con las descripciones de los cargos de otro colegio como guía.

El trabajo en si y por consecuente la descripción de cargo cambia, evoluciona constantemente, dependiendo en su mayoría de las personas q ocupan los cargos.

• En una empresa pequeña, como la nuestra, las personas ocupan varios cargos simultáneamente. Tenemos que ser flexibles con la descripción de cargos basado en las habilidades y formación del empleado.

• Al principio teníamos una descripción de cargo, pero conforme fue pasando el tiempo nos dimos cuenta que las personas tienen sus fortalezas en un área y sus debilidades en otra.

• Por ejemplo, el departamento de admisión (ingreso).

El departamento de admisión puede estar con el decano académico, puede ser una función y cargo completamente aparte o, puede estar conectado a otras posiciones en el departamento de Marketing, Reclutamiento, o Inscripción.

En instituciones grandes, este cargo estaría ocupado por el vice-presidente en el departamento de Inscripciones. El supervisaría todas las actividades de admisión.

• Pero a cambio de una institución grande, en nuestro colegio una persona se ocupa de varios cargos, siempre dependiendo de sus habilidades y formación. Podemos decir por ejemplo q una persona se enfoca en lo que es reclutamiento y el contacto personal, mientras que otra persona sea mas sabia con nuestro software y en general orientada a la tecnología.

• La descripción de cargo refleja las habilidades del empleado; no esta escrito en concreto, incambiable, ya que nuestras vidas cambian todo el tiempo y en una institución pequeña hay nuevos desarrollos muy a menudo. Entonces lo que pasa es que hay diferentes experiencias todo el tiempo al igual que nuevas. Estas nuevas experiencias afectan a largo plazo las políticas y procesos, teniendo al final un impacto también en las funciones y cargos de los empleados.

• El diseño de cargos se desarrolla claramente anualmente ya que los compromisos que tenemos son de un plazo de uno o dos años, cambiando en el verano para preparación para el siguiente ciclo escolar. La descripción de cargo provee los parámetros de cada empleado.

• Estos parámetros no siempre cubren todos los espacios necesarios. Nuestro equipo administrativo, la directora y el decano académico entre otros, se ocupan de cubrir las áreas donde hace falta.

• Es por la misma razón que las responsabilidades del equipo administrativo están definidas en una forma muy general. Comparado a una universidad donde hay cientos de empleados, cada uno cumpliendo con sus funciones especificas, las personas de nuestro equipo administrativo muchas lleva a cabo los cargos de mas de dos personas.

CONCLUSIONES

Por lo expuesto hasta aquí, podemos argumentar que es indispensable el diseño de los puestos, esto permitirá la posibilidad de obtener todas las características e información relativa para cada uno de los cargos.

CONCLUSIONES

Además el uso de la información obtenida permitirá establecer la descripción y especificación de cada puesto, y a su vez proporcionará la base para unir los subsistemas que conforman la gestión de los recursos humanos.

CONCLUSIONES

El diseño de puestos logra, que la reunión de todas aquellas actividades realizadas por una sola persona pueda unificarse en un solo concepto y ocupen un lugar formal en el organigrama.

CONCLUSIONES

El problema de algunos puestos mal diseñados es que no permiten que el empleado se identifique con su tarea, ocurriendo que muchas veces empleados superponen tareas que en realidad no les compete, duplicando de esta manera esfuerzos innecesarios.

Finalmente, todo esta sujeto a cambios constantes, el mundo, las personas, costumbres, ideas, conductas, etc. y la empresa no es la excepción, lo cual obliga a que periódicamente, se hagan nuevos diseños para aprovechar al máximo los recursos y potencial humano.