Diseño de un sistema de control interno
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DISEÑO DE UN SISTEMA DE CONTROL INTERNO DISEÑO DE UN SISTEMA DE CONTROL INTERNO PARA LA ASOCIACIÓN DE USUARIOS DE LA PARA LA ASOCIACIÓN DE USUARIOS DE LA
ANTENA PARABOLICA SAN JORGE DE OCAÑA ANTENA PARABOLICA SAN JORGE DE OCAÑA NORTE DE SANTANDERNORTE DE SANTANDER
Alexis Carrascal Contreras Alexis Carrascal Contreras Raúl Rolando Castro OjedaRaúl Rolando Castro Ojeda
Introducción
La Constitución Política de Colombia promulgada en 1991, como nuevo ordenamiento jurídico, establece la cultura del control como mecanismo eficaz, esto permite evaluar el proceso de gestión pública y privada de todas las entidades y personas involucradas con el erario público y responsables del manejo administrativo y financiero de empresas privadas y del sector solidario respectivamente.
Paralelamente en el caso del sector de la economía solidaria, fundamenta igualmente estos principios en la filosofía Asociativa sin ánimo de lucro, manejo transparente de los dineros y acciones tendientes a beneficiar siempre al asociado.
Capítulos
Marco Referencial1
Análisis de la información2
Resultados de la Investigación3
Conclusiones4
Recomendaciones5
Hechos Históricos
El control existe de los tiempos de la colonización
La Constitución en sus artículos 209 y 269 establece que la administración pública deberá ejercerse bajo los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad.
El 20 de mayo de 2005, mediante decreto 1599, se adopta el modelo estándar de Control Interno para el Estado colombiano, conocido como MECI 1000:2005, el cual introduce elementos de gestión modernos basados en estándares internacionales de control interno de probada valides como son COSO, COCO, CADBURY y COBIT
Conceptos
Sistema. “Un sistema es un conjunto de elementos, entidades o componentes que se caracterizan por ciertos atributos identificables que tienen relación entre sí, y que funcionan para lograr un objetivo en común”.
Control. “El propósito final del control es, en esencia, preservar la existencia de cualquier organización y apoyar su desarrollo; Su objetivo es contribuir con los resultados esperados”.
Control interno. Es considerado como uno de los pilares fundamentales de la contabilidad, mediante el cual se puede medir el grado de vulnerabilidad y fortaleza que posee una organización en la consecución de sus procesos más rutinarios y elementales.
• El Control Interno es importante debido a que ayuda a que la entidad consiga sus objetivos de rentabilidad y prevención ante la pérdida de recursos, así como también a la obtención de información financiera y contable”. Coopers y otros.
Análisis
Procesos contables:
Los funcionarios tienen claridad solo en algunos casos
Procesos Contables Organigrama
Organigrama
No existe un organigrama que permita claridad en las funciones del personal del área contable.
Análisis
Planeación:
Uno de los principales problemas de la Asociación es la falta de Planeación, en especial en temas contables. Se actua por instinto.
Planeación Fortalezas y Debilidades
Fortalezas y Debilidades:
Los empleados tienen claras las fortalezas y las debilidades pero no se encuentran afianzadas en un documento.
Análisis
CONTROL
INDUCCIÓN
INCENTIVOS Y SANCIONES
METODOLOGÍA
No existe un Sistema ni un No existe un Sistema ni un ambiente de controlambiente de control
No existe inducción al personalNo existe inducción al personal
Se carece por completoSe carece por completo
Ausencia
Resultados
FORTALEZASFORTALEZAS
DIAGNÓSTICO INTERNODIAGNÓSTICO INTERNO
Org. Empresarial
Imagen
Posicionamiento Tecnología
Credibilidad Financiera
Liquidez
Resultados
DEBILIDADESDEBILIDADES
DIAGNÓSTICO INTERNODIAGNÓSTICO INTERNO
Planeación
Control Inducción
Sel. De Personal
Resultados
OPORTUNIDADOPORTUNIDAD
DIAGNÓSTICO EXTERNODIAGNÓSTICO EXTERNO
Incentivos Tributarios
Competencia Tecnología
Economía Solidaria
Resultados
AMENAZASAMENAZAS
DIAGNÓSTICO EXTERNODIAGNÓSTICO EXTERNO
Evolución Económica
Nuevos Impuestos
Matriz DOFA
Debilidades
Amenazas Oportunidades
Fortalezas
Matriz DOFA
Falta de socialización con los empleados sobre la planeación estratégica de la Asociación
No existe claridad en los procesos organizacionales.
Falta capacitación e inducción al personal.
Organigrama y manual de funciones
desactualizado
No existen sistemas de incentivos y sanciones a los empleados.
DebilidadesDebilidades
Matriz DOFA
El auge de las empresas de economía Solidaria.
Incentivos tributarios a las entidades del régimen tributario especial.
Facilidad de acceso a la tecnología
y a las telecomunicaciones.
Existe mercado potencial para la consecución de nuevos asociados
Variedad de Instituciones dedicadas
a brindar capacitación actualizada
OportunidadesOportunidades
Matriz DOFA
Buen numero de asociados.
Los servicios prestados satisfacen las necesidades de los asociados.
Atención integral, amable
y oportuna al asociado.
Estabilidad laboral.
Planta física e instalaciones adecuadas
Para el desempeño de las labores
FortalezasFortalezas
Matriz DOFA
Proyecto de Ley para que las entidades de
economía solidaria paguen impuestos.
La Competencia.
No estar preparados para la Evolución de la Economía
AmenazasAmenazas
Estrategias
Estrategias FO
Estrategias FA
Estrategias DO
Estrategias DA
Estrategias DO
Evaluar la gestión anual Evaluar la gestión anual de ASUCAP San Jorgede ASUCAP San Jorge
Implementar sistemas de Implementar sistemas de incentivos y sanciones como incentivos y sanciones como
en otras empresasen otras empresas
Crear cursos o charlas que Crear cursos o charlas que permitan actualizar y capacitar permitan actualizar y capacitar
a los empleadosa los empleados
1.1 4.1 7.5
Estrategias FO
Aprovechar el auge y Aprovechar el auge y credibilidad de la asociación credibilidad de la asociación con el objeto de incrementar con el objeto de incrementar
el capital de trabajoel capital de trabajo
Utilizar los incentivos tributarios Utilizar los incentivos tributarios ofrecidos por el Gobierno para ofrecidos por el Gobierno para
contribuir con educación formalcontribuir con educación formal
Involucrar paulatinamente Involucrar paulatinamente tecnología para agilizar tecnología para agilizar
los procesoslos procesos
5.1 6.2 4.3
Estrategias DA
Rediseñar un portafolio de Rediseñar un portafolio de nuevos servicios a nuevos servicios a
los asociadoslos asociados
Aplicar e involucrar el proceso Aplicar e involucrar el proceso de planeación estratégica de planeación estratégica
a todas las áreas a todas las áreas
de la asociación.de la asociación.
Capacitación y Asesoría Capacitación y Asesoría profesional a la junta directiva profesional a la junta directiva
en la toma de decisiones.en la toma de decisiones.
2.1 5.3 7.1
Estrategias FA
Crear un banco de proyectos Crear un banco de proyectos para microempresas con el fin para microempresas con el fin
de generar empleo.de generar empleo.
Vincular empleados con mejores Vincular empleados con mejores
perfiles y experienciaperfiles y experiencia
Actualizar permanentemente Actualizar permanentemente a los empleados ena los empleados en
todas las áreastodas las áreas
1.1 2.3 2.3
Plan de Acción
Asucap
Controlar los factores de riesgo
Programar visitas de evaluación del Sistema
de Control Interno
Aplicar reingeniería organizacional
Inculcar la cultura del Control Interno contable
Elaborar una revista que informe sobre las actividades realizadas
por la asociación
Propiciar un clima de culturización hacia los
objetivos y metas del SCI
Otros resultados
OOOrganigrama
MFMFManual de Funciones.
MPMPManual de procedimientos
Conclusiones
Es importante connotar la enseñanza extraída por la aplicabilidad de procedimientos elementales, diseñados y aplicados uniformemente a fin de que enuncie los resultados de las operaciones en la Asociación de Usuarios de la Antena Parabólica San Jorge. A través del diseño de un sistema de control interno contable en dicho ente se busca que esta pueda proporcionar bases esenciales que nos enseñan a garantizar la existencia de los activos y pasivos así como los derechos y obligaciones registrados dando pie a un ejercicio contable razonable de acuerdo al corte de sus documentos.
Es claro así el concepto de control interno ya que este nos enseña a crear un orden en las actividades lo cual trae como resultado el fortalecimiento de los entes económicos y nos brinda una agilidad en la búsqueda de la información dándonos un servicio eficiente y con calidad.
Conclusiones
Dentro de este trabajo es importante resaltar que quedaron consagradas en el capitulo 4 la separación de actividades y la aplicabilidad de responsabilidades por áreas determinadas ya que esto conlleva a que cada departamento ejerza control y responda por sus manejos y actividades; en especial el departamento de estudio, finanzas (contable) ;como también que se tenga conocimiento del comportamiento en las labores a fin de evitar extracciones indebidas de información que conduzca al robo o saqueo de sus activos.
Con base en los resultados obtenidos de las encuestas, se planteó un plan de acción y una ruta de procedimientos básicos encaminados hacia la cultura de control interno, además se resalta la necesidad de crear estímulos para los trabajadores pues ellos dentro de las encuestas y por las respuestas observadas manifestaron la necesidad de que existan dichos reconocimientos.
Recomendaciones
Es necesario enunciar algunos aspectos indispensables hacia el buen manejo contable de la Asociación de Usuarios de la Antena Parabólica San Jorge como son:
Oficiar la autorización de pago de cuentas a fin de que quede registrado en el archivo como soporte dicha orden dada por el jefe.
Todo funcionario o persona que de cualquier manera deba responder por el manejo de fondos o bienes de la Asociación de Usuarios Comunitarios de la Antena Parabólica San Jorge debe contar con una póliza de manejo.
Se deben realizar informes mensuales del área contable a fin de conocer fortalezas y debilidades y así poder hacer un estudio minucioso y establecer mecanismos si se hacen necesarios que ayuden a su buen manejo.
Recomendaciones
Con el fin de fortalecer el área financiera de los Usuarios Comunitarios de la Antena Parabólica San Jorge y así mismo generar excedentes que la hagan sólida y le den liquidez, es importante adoptar la cultura del control interno y realizar evaluaciones constantes al mismo tiempo que el personal de la entidad este en constantes capacitaciones y que estos eleven su perfil profesional.
Los manuales de funciones y de procedimientos deben estar actualizándose de acuerdo a los requerimientos y exigencias de los cargos para mejorar el servicio, teniendo en cuenta la teoría del mejoramiento continuo; Además crear unos perfiles mas definidos sobre el personal que se necesita.
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